Veiligheidszorg bij erfgoedinstellingen Evaluatie van een subsidieregeling Eindrapport Een onderzoek in opdracht van de Mondriaan Stichting J.S. Zweers J. Wils Projectnummer: B3692 Zoetermeer, 31 mei 2010
De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij Research voor Beleid. Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van Research voor Beleid. Research voor Beleid aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.
2
Inhoudsopgave
Samenvatting en conclusies
1
2
3
4
5
6
5
Inleiding: achtergrond en onderzoeksvraag
11
1.1
Aandacht voor veiligheidszorg
11
1.2
Onderzoeksvraag en onderzoeksopzet
11
1.3
Leeswijzer
13
Veiligheidszorg en de subsidieregeling
15
2.1
Veiligheidszorg
15
2.2
Subsidieregeling Veiligheidszorg
15
2.3
Bij veiligheidszorg betrokken instituten
17
2.4
Deelname aan de regeling
17
2.5
Nadere typering van de deelnemende instellingen
20
Uitvoering van de risicoanalyse
23
3.1
Inleiding
23
3.2
Subsidieregeling externe risicoanalyse
23
3.3
Uitkomsten risicoanalyse
25
3.4
Combinatie externe risicoanalyse en netwerk
29
Regionale veiligheidsnetwerken
31
4.1
Inleiding
31
4.2
De netwerkaanpak in het kort
31
4.3
Netwerken in de praktijk: de voorbereidingsfase
31
4.4
Participatie door externe partijen
33
4.5
Het verloop van de netwerken: opbrengsten, knelpunten en succesfactoren
34
4.6
Afsluiting project en vervolg netwerken
37
Maatregelen en calamiteitenplan
41
5.1
Mate waarin benodigde maatregelen worden genomen
41
5.2
Aanwezigheid van een calamiteitenplan
42
5.3
Invoering calamiteitenplan in praktijk
43
Beschouwing: opbrengsten en een vervolg
45
6.1
Opbrengsten van de subsidieregeling
45
6.2
Hoe nu verder?
48
3
4
Samenvatting en conclusies A. Onderzoeksvragen en -aanpak Teneinde de veiligheidsinfrastructuur bij niet-rijksmusea, archieven, bibliotheken en andere collectiebeherende instellingen te verbeteren, is door het ministerie van OCW in 2006 een tijdelijke stimuleringsregeling voor deze doelgroep in het leven geroepen. Gedurende drie jaar is jaarlijks een half miljoen euro ter beschikking gesteld. De uitvoering van de regeling is ondergebracht bij de Mondriaan Stichting. Van de regeling kon op twee wijzen gebruik worden gemaakt. 1.
Individuele erfgoedinstellingen konden 100% subsidie krijgen voor het laten uitvoeren van een risicoanalyse door een extern veiligheidsdeskundige.
2.
Provinciale museumconsulenten konden voor het oprichten van regionale netwerken veiligheidszorg, waaraan een groep van erfgoedinstellingen deelneemt, 40% subsidie krijgen.
In opdracht van de Mondriaan Stichting is deze subsidieregeling geëvalueerd, met als hoofdvragen: Hoe is het proces verlopen? Wat zijn de resultaten? Wat zijn de knelpunten? Wat is de noodzaak en gewenste vorm van verdere ondersteuning? Het onderzoek bestond uit een internetenquête onder alle instellingen die aan de regeling hebben deelgenomen (hetzij direct via een gesubsidieerde risicoanalyse, hetzij indirect via deelname aan een netwerk), een vragenlijst onder museumconsulenten en telefonische interviews met externe veiligheidsdeskundigen en museumconsulenten.
B. Bevindingen Deelname aan de regeling In totaal zijn met de subsidieregeling, via directe subsidie of indirect via deelname aan een netwerk, ruim 500 culturele erfgoedinstellingen bereikt. Van deze groep hebben 124 instellingen een externe risicoanalyse uit laten voeren. Er zijn met hulp van de subsidie 49 netwerken opgezet, met een spreiding over 11 provincies. De variatie aan deelnemende instellingen is groot. Het gaat grotendeels om musea (klein, middelgroot en groot), maar ook kerken, archieven, molens, kastelen en landgoederen hebben van de regeling geprofiteerd. De omvang van de deelnemende instellingen naar aantal betaalde krachten verschilt sterk: van (vrijwel) geen betaalde krachten (26%) tot 15 fte of meer (22%). De dagelijkse verantwoordelijkheid voor veiligheidszorg ligt doorgaans bij de directie. Bij grotere musea ligt dit vaker bij het hoofd van de technische dienst of bij de beheerder.
5
De procedure voor instellingen voor het aanvragen van de subsidie is eenvoudig te noemen. Er vindt alleen een beperkte toets plaats op aanwezigheid en waarde van de collectie. Toch bleef de deelname in eerste instantie achter bij de verwachtingen. Redenen hiervoor zijn de combinatie van een beperkte communicatie, het laat starten van verschillende netwerken en de wijze van financiering. Na enige aanpassing in de financiering en met een verlenging van de regeling in 2009 zijn de beschikbare middelen (€ 1,5 miljoen) alsnog vrijwel volledig benut.1 Risicoanalyses Risicoanalyses zijn zowel extern, met subsidie, uitgevoerd als door de instelling zelf binnen het kader van een netwerk. Een vrij grote groep (43%) had daarvóór beperkt tot geen zicht op hoe het met de veiligheidszorg binnen de eigen instelling was gesteld, maar verkeerde (bijna 70%) wel in de veronderstelling dat het hiermee redelijk tot goed was gesteld. Desondanks laten de risicoanalyses volgens de erfgoedinstellingen zien dat op zowel organisatorisch vlak (75% van de instellingen) alsook op elektronisch en bouwkundig terrein (50% en 45%) maatregelen belangrijk zijn of zelfs hoge prioriteit hebben. Externe veiligheidsdeskundigen bevestigen dat vooral organisatorische maatregelen urgent zijn. Regionale veiligheidsnetwerken De deelnemende instellingen aan netwerken zijn hierover positief. De belangrijkste opbrengsten zijn gelegen in het verkrijgen van kennis over veiligheidszorg en bewustwording van het belang hiervan (beide door bijna 60% van de instellingen genoemd). Een calamiteitenplan en het leren opstellen hiervan waren voor ongeveer 30% van de instellingen één van de belangrijkste opbrengsten. Wel zijn er ook knelpunten geconstateerd: de voorbereiding (het bijeenkrijgen van voldoende financiering en het overtuigen van instellingen aan de netwerken deel te nemen) de afronding (het opstellen en invoeren van een calamiteitenplan blijkt voor veel instellingen een lastig proces) de voortzetting van de netwerken. Het is niet helemaal duidelijk hoeveel netwerken nu nog actief zijn, maar er zijn indicaties dat een substantieel aantal niet of nauwelijks meer bijeen komt. De belangrijkste reden hiervoor is dat erfgoedinstellingen huiverig zijn het coördinatorschap van een netwerk op zich te nemen. Ook vallen er kleine musea af omdat zij te weinig aansluiting vinden bij de voor hen iets te theoretische insteek van het netwerk. Overigens hoeven netwerken slechts één- of tweemaal per jaar bijeen te komen. Dit betekent dat over het voortbestaan van netwerken waarvan het project in 2009 is afgerond, nog geen duidelijk beeld bestaat. Genomen maatregelen De belangrijkste elektronische en bouwkundige maatregelen lijken in de regel wel genomen te worden. Instellingen kunnen hiervoor vaak aankloppen bij gemeenten, provincies en diverse stichtingen en fondsen, waarbij de risicoanalyse met succes als breekijzer fungeert. Niet alle instellingen hebben echter deze mogelijkheden. Een beperkte groep instellingen 1
Er moeten nog eindafrekeningen plaats vinden.
6
valt, vanwege de financieringswijze van de instelling, tussen wal en schip. Organisatorische maatregelen vergen niet zozeer geld, als wel tijd en organisatorische verandering. Vaak gaat het om relatief eenvoudige aanpassingen, die echter voor veel instellingen moeilijk te nemen blijken. Calamiteitenplannen Idealiter staan de maatregelen beschreven in een calamiteitenplan. De meeste erfgoedinstellingen zeggen inmiddels te beschikken over een volledig calamiteitenplan waarin de resultaten uit de risicoanalyse zijn verwerkt. Dit komt overeen met de indruk van de Mondriaan Stichting dat alle aanvragers van risicoanalyses die een eindafrekening sturen, daadwerkelijk een calamiteitenplan hebben opgesteld dan wel aangepast. Binnen de instellingen die zeggen over een adequaat calamiteitenplan te beschikken zijn vooral de directie en het hoofd van de technische dienst of de beheerder (grotere instellingen) op de hoogte van de inhoud hiervan. Betaalde suppoosten en rondleiders zijn aanmerkelijk minder goed op de hoogte, vrijwilligers zijn er nog minder vaak mee bekend. Externe veiligheidsdeskundigen menen dat juist zíj een belangrijke veiligheidstaak hebben. Van de instellingen zegt 44% dat het calamiteitenplan heeft geleid tot aanpassing of het opstellen van taakomschrijvingen van suppoosten en rondleiders. Bijna een kwart heeft dit niet gedaan, 28% heeft voor deze groep medewerkers (nog steeds) geen taakomschrijvingen. Zowel museumconsulenten als externe veiligheidsdeskundigen die bij netwerken of externe risicoanalyses betrokken waren, geven wel aan dat het opstellen en ten uitvoer brengen van een adequaat calamiteitenplan voor veel instellingen een lastig proces is. Zij menen dat meer begeleiding noodzakelijk is. Opbrengsten van de subsidieregeling Er zijn zes potentiële opbrengsten van de regeling te onderscheiden: kennis over veiligheidszorg bewustwording en agendering afspraken tussen instellingen afspraken met externe instanties adequate calamiteitenplannen (opgesteld/aangepast, ingevoerd en geborgd binnen de organisatie) concrete veiligheidsmaatregelen. De subsidieregeling heeft met name bijgedragen aan vergroting van de kennis over veiligheidszorg en bewustwording. Met bijna 60% scoren deze thema's het hoogst. De uitgevoerde risicoanalyses leveren hieraan een grote bijdrage. De bewustwording leidt ook tot blijvende aandacht. Tweederde van de instellingen zegt dat veiligheidszorg nu structureel op hoog niveau op de agenda staat. Afspraken met andere instellingen of externe instanties zijn minder vaak als belangrijke opbrengst genoemd. In het ene netwerk is hieraan dan ook meer aandacht besteed dan in het andere.
7
Zoals hierboven al is aangegeven, beschikken veel instellingen inmiddels wel over een calamiteitenplan, maar bestaat nog behoefte aan verdere begeleiding bij de invoering en borging hiervan binnen de eigen organisatie. De regeling heeft ook geleid tot het nemen van concrete maatregelen om de veiligheid te verbeteren. Met name noodzakelijke elektronische (63%) en bouwkundige maatregelen (56%) zijn door een meerderheid van de instellingen genomen. Nog eens een kwart tot een derde zegt hier op dit moment mee bezig te zijn. De te nemen organisatorische maatregelen blijven vooralsnog iets achter (38%). Een opvallend hoog percentage van 60% zegt hier nog mee bezig te zijn.
C. Conclusies Opbrengsten In totaal zijn met de subsidieregeling van de Mondriaan Stichting ruim 500 cultureel erfgoedinstellingen bereikt. De regeling heeft bij deze instellingen in grote mate bijgedragen aan kennisvergroting over veiligheidszorg, bewustwording van het belang ervan en agendering van het onderwerp. Hierin is zonder meer een belangrijke stap gezet. De deelnemende instellingen hebben met een andere blik naar hun eigen collectie en gebouwen leren kijken. Ook is duidelijk dat de regeling daadwerkelijk heeft bijgedragen aan betere veiligheidszorg in de erfgoedinstellingen: veel instellingen hebben concrete maatregelen genomen om de veiligheid te verbeteren. Soms betreft het relatief eenvoudige maatregelen op organisatorisch terrein die echter van groot belang kunnen zijn voor een betere veiligheidszorg. Ook maatregelen op elektronisch en bouwkundig terrein zijn genomen. De externe, dan wel door de instelling binnen netwerkverband zelf uitgevoerde, risicoanalyses worden gebruikt als breekijzer om bij gemeenten, provincies en andere fondsen financiering te verkrijgen voor het nemen van de benodigde maatregelen. Opvallend veel instellingen zijn echter nog bezig met het nemen van organisatorische maatregelen. Hoewel het vaak om relatief eenvoudige aanpassingen gaat, blijkt dit voor veel instellingen toch lastig. Zowel de deelnemende instellingen als ook de betrokken museumconsulenten en externe veiligheidsdeskundigen zijn tevreden over de opzet en de opbrengsten van de subsidieregeling voor de eigen organisatie. Opzet van de regeling Hoewel de regeling eenvoudig van opzet is, bleef de deelname aanvankelijk achter bij de verwachtingen. Zeker met de later aangebrachte wijzigingen is echter uiteindelijk sprake van een goed opgezette en uitgevoerde regeling. Dit beeld wordt ook bevestigd door de volledige benutting van de middelen en het positieve oordeel van instellingen over de procedure. Wat betreft de regionale netwerken valt op dat het bereiken en overtuigen van provincies, gemeenten en kleinere instellingen veel tijd kostte. De financiering van de netwerken kwam in veel gevallen moeizaam tot stand. Hier had de communicatie over de regeling krachtiger en de afstemming (in provinciaal verband) vooraf beter gekund.
8
Noodzaak en eventuele vorm van verdere ondersteuning De regeling heeft veel instellingen bereikt. Een voortzetting van de regeling in ongewijzigde vorm ligt dan ook niet voor de hand. Wel constateren deskundigen bij kerken een groeiende interesse voor de regeling, nu ook bij bisdommen en protestantse kerken. Bij een eventuele beperkte voortzetting van de regeling (voor bijvoorbeeld een bijzondere doelgroep als kerken) is het wel aan te bevelen een verplichte koppeling aan te brengen met deelname aan een veiligheidsnetwerk of een op de doelgroep toegesneden cursus. Dit, om de noodzakelijke nazorg te kunnen bieden bij het opstellen of aanpassen van een calamiteitenplan en invoering en borging hiervan binnen de organisatie. Voortzetting van de opgerichte netwerken heeft op dit moment nog zeker meerwaarde. Vooral voor het afronden en implementeren van calamiteitenplannen door deelnemers lijkt een voortzetting van de ondersteuning gewenst. Op dit moment hebben nog niet alle deelnemende instellingen een volledig actueel plan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Het voortbestaan van de opgerichte netwerken kan het beste worden geborgd door de coördinatie ervan onder te brengen bij de provinciale erfgoedhuizen of het KVCE. Hiermee is voortzetting niet langer afhankelijk van de inzet van de erfgoedinstelling die de coördinatie op zich heeft genomen. Ook maakt dit het eenvoudiger centraal, binnen LCM-verband, interessante onderwerpen te agenderen, trainingen en oefeningsprogramma’s uit te werken en aan te bieden. Coördinatie van netwerken valt echter momenteel niet binnen het takenpakket van museumconsulenten. Voor deze extra taak en voor de mogelijkheid programma’s uit te werken en sprekers uit te nodigen, zou extra financiering nodig zijn. Er is geen duidelijke behoefte aan financiering van elektronische of bouwkundige maatregelen. Uitzondering vormt een kleine groep erfgoedinstellingen (met name landgoederen en kastelen) die vanwege het financieringskarakter van de instelling geen aanspraak kan maken op externe subsidies. Zij kunnen elektronische of bouwkundige maatregelen daarmee niet financieren. Bij deze beperkte groep bestaat wel behoefte aan aanvullende financiering voor te nemen maatregelen
9
10
1
Inleiding: achtergrond en onderzoeksvraag
1.1
Aandacht voor veiligheidszorg
Cultureel erfgoed in Nederland is te vinden in allerhande instellingen, van musea en archieven tot molens en kerken. Erfgoed moet worden beschermd, onder meer tegen acute bedreigingen zoals diefstal, beschadiging, brand en waterschade. In 2005 ontwikkelde het ministerie van OCW een pakket maatregelen om cultureel erfgoed tegen acute risico’s te beschermen. Hoewel veiligheidszorg van de collectie in principe onder verantwoordelijkheid van de beherende instellingen valt, is samenwerking tussen instellingen onderling en met hulpverlenende partijen en gemeenten hierin een essentieel element. De maatregelen bestaan daarom voor een groot deel uit facilitering van samenwerkingsinitiatieven, waaronder de ontwikkeling van een landelijk model voor een netwerkaanpak veiligheidszorg op basis van een proef in Den Haag. Het pakket maatregelen is gericht op Rijksmusea. Om ook de veiligheidsinfrastructuur bij niet-rijksmusea, archieven, bibliotheken en andere collectiebeherende instellingen te verbeteren, is een tijdelijke stimuleringsregeling voor deze doelgroep in het leven geroepen. Hiervoor is gedurende drie jaar jaarlijks een half miljoen euro beschikbaar gesteld. De uitvoering van de regeling is ondergebracht bij de Mondriaan Stichting.1
1.2
Onderzoeksvraag en onderzoeksopzet
Onderzoeksvragen Dit onderzoek dient zicht te geven op het procesverloop van de regeling, de resultaten en het benodigde vervolg. Hiertoe dienen de volgende hoofdvragen te worden beantwoord. 1.
Proces: Hoe is het proces van de subsidieaanvraag en -toekenning verlopen? Hoe is het uitvoeringsproces van de risicoanalyses verlopen? Hoe is het uitvoeringsproces van de netwerken verlopen?
2.
Resultaten: Wat zijn de uitkomsten van de risicoanalyses? Welke maatregelen moeten worden genomen en wat is de omvang van benodigde investeringen? Zijn de instellingen erin geslaagd een calamiteitenplan op te stellen? Wat zijn de resultaten in termen van bewustwording en deskundigheidsbevordering?
1
Beleidsbrief Veiligheid voor Collecties van de staatssecretaris van onderwijs, Cultuur en Wetenschap aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten Generaal, 10 maart 2005.
11
3.
Vervolg: Met welke organisatorische-, financiële- en deskundigheidsproblemen hebben instellingen en netwerken te maken bij het borgen, uitvoeren en up-to-date houden van de calamiteitenplannen en netwerken? Welke ondersteuning hebben zij voor de oplossing hiervan nodig?
4.
Overkoepelend: Heeft de uitvoering van de regeling voldaan aan de verwachtingen? Zijn de beoogde resultaten bereikt? Wat is de noodzaak en gewenste vorm van verdere ondersteuning?
Doelgroepen Aangezien sprake is van subsidies aan individuele instellingen en subsidies voor het opzetten van netwerken, is het onderzoek ingestoken op zowel instellingsniveau als netwerkniveau. Er zijn dus twee doelgroepen die apart zijn benaderd: erfgoedinstellingen en beheerders van veiligheidsnetwerken. Doelgroep 1 bestaat uit erfgoedinstellingen. Hieronder verstaan we erfgoedinstellingen: die met subsidie van de Mondriaan Stichting een risicoanalyse hebben laten uitvoeren die een risicoanalyse met subsidie hebben laten uitvoeren én deel uitmaken van een veiligheidsnetwerk die deel uitmaken van een netwerk, maar geen externe risicoanalyse hebben laten uitvoeren. Doelgroep 2 bestaat uit beheerders van veiligheidsnetwerken. Het gaat hier om de museumconsulenten van provinciale erfgoedhuizen. In totaal zijn dit er twaalf. Onderzoeksopzet Het onderzoek is opgebouwd uit vier fasen. 1 Inventarisatie. Hierin zijn enkele dossiers bekeken en interviews gehouden met de Mondriaan Stichting zelf, een veiligheidsexpert en een vertegenwoordiger van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM). 2 Enquête. In deze fase is een internetenquête gehouden onder alle erfgoedinstellingen uit doelgroep 1. Daarnaast hebben alle netwerkbeheerders (museumconsulenten) een vragenlijst voorgelegd gekregen. 3 Verdiepende interviews. Om de uitkomsten van de enquête te toetsen en te verdiepen zijn vier aanvullende interviews gehouden. Een interview met een veiligheidsexpert betrokken bij meerdere netwerken, een veiligheidsexpert met ervaring met veiligheidszorg bij kerken, een museumconsulent en een vertegenwoordiger van zowel het Instituut Collectiebeheer Nederland (ICN) als het Kenniscentrum Veiligheid Cultureel Erfgoed (KVCE). 4 Analyse en rapportage. De uitkomsten van de voorgaande fasen zijn geanalyseerd en vastgelegd in deze rapportage. Respons Voor het afnemen van de enquête is een adressenbestand samengesteld van subsidieontvangers van de Mondriaan Stichting en deelnemers aan activiteiten van de netwerken. De adresbestanden bevatten regelmatig meerdere contactpersonen per instelling. Per instelling kon echter maar één vragenlijst worden ingevuld.
12
De respons op de enquête is in onderstaande tabel gepresenteerd. In totaal is door 47% van alle benaderde instellingen deelgenomen aan het onderzoek. Tabel 1.1
Respons internetenquête erfgoedinstellingen
Ingevulde enquêtes
Aantal
%
234
47%
Voldoet niet aan de criteria*
35
7%
E-mailadres onjuist
25
5%
Niet deelgenomen**
204
41%
Totaal
498
100%
*
Alle ontvangers van de subsidie en deelnemers aan de netwerken zijn ter bevestiging gevraagd of zij inderdaad hebben deelgenomen. Een deel van de respondenten bleek niet bekend met de regeling. ** Deze categorie bevat ook instellingen die ondertussen niet meer bestaan en contactpersonen die niet meer werkzaam zijn bij de betreffende instelling.
Ter controle is bij het afnemen van de vragenlijst gecheckt in hoeverre de respondent inderdaad heeft deelgenomen aan een netwerk dan wel een risicoanalyse heeft laten uitvoeren. Opvallend is dat 7% aangeeft dat dit niet correct is. Uit contacten per e-mail en telefoon met instellingen bleek dit vooral te komen doordat men zich niet realiseerde dat activiteiten plaatsvonden binnen een veiligheidsnetwerk of doordat men zeer beperkt activiteiten had bezocht. Alle 12 de museumconsulenten die betrokken zijn bij het beheer van één of meer netwerken hebben een vragenlijst toegestuurd gekregen. Hiervan hebben er 10 de vragenlijst uiteindelijk ingevuld, de andere twee moeten nog netwerken starten.
1.3
Leeswijzer
Het rapport is opgedeeld in zes hoofdstukken. Na de inleiding in dit hoofdstuk gaat hoofdstuk 2 nader in op veiligheidzorg in algemene zin en specifiek op de regeling bij de Mondriaan Stichting. Hoofdstuk 3 behandelt de uitvoering van de risicoanalyses bij de deelnemende instellingen. In het vierde hoofdstuk komen de opgezette netwerken aan de orde. Hoofdstuk vijf benoemt de genomen maatregelen en het calamiteitenplan. Hoofdstuk 6 gaat tenslotte in op de opbrengsten.
13
14
2
Veiligheidszorg en de subsidieregeling
2.1
Veiligheidszorg
Wat betekent veiligheidszorg voor erfgoedinstellingen? Er zijn twee hoofdstappen te onderscheiden. Veiligheidszorg begint met het maken van een risicoanalyse, waarbij alle potentiële gevaren voor mens, gebouw, datasystemen en de collectie in kaart worden gebracht. Op basis van de analyse kunnen beredeneerd prioriteiten worden gesteld en gerichte maatregelen worden genomen. Hiertoe wordt een calamiteitenplan 1 opgesteld en uitgevoerd. Er worden concrete maatregelen genomen om de kans op incidenten te verkleinen (preventief, zoals alarm- en detectiesystemen), ter voorbereiding op een incident of calamiteit (preparatief, zoals planvorming en oefening), en maatregelen om de effecten van een incident of calamiteit te verkleinen (repressief, zoals een evacuatieplan en sprinklerinstallaties). Bij de bovengenoemde maatregelen is veelal sprake van een combinatie van organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen (OBE). Maatregelen op organisatorisch vlak zijn gericht op procedures, instructies en afspraken. Gezien het grote aandeel onbetaalde medewerkers dat binnen de erfgoedsector werkzaam is (en vaak periodiek aanwezig), vragen deze maatregelen om extra aandacht. Iedereen moet in voldoende mate op de hoogte zijn van het calamiteitenplan. De borging van de veiligheidszorg binnen de organisatie (met duidelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden) verdient hier speciale aandacht. Oefeningen en periodieke audits maken veelal onderdeel uit van deze maatregelen. Bij bouwkundige maatregelen moet worden gedacht aan voorzieningen die bij inbraak en brand voor vertraging en belemmering zorgen, zoals hang- en sluitwerk, beglazing, het onderscheiden van fysieke beveiligingsschillen en brandcompartimenten, gebruik van onbrandbare materialen, etc. Voorbeelden van elektronische maatregelen zijn beveiligingscamera’s, detectiesystemen en installaties, bijvoorbeeld voor brandmelding, inbraakalarm en noodverlichting. Niet alleen de keuze van systemen, maar ook de plaatsing hiervan verdient speciale aandacht.
2.2
Subsidieregeling Veiligheidszorg
De subsidieregeling veiligheidszorg (officieel tijdelijke ondersteuningsmogelijkheid kwaliteit veiligheidszorg niet-rijksinstellingen) beoogt een impuls te geven aan de kwaliteit van de veiligheidszorg bij niet-rijksmusea en andere collectiebeherende instellingen. Voor de subsidieregeling zijn vier uitgangspunten geformuleerd.
1
Er zijn veel termen in omloop, zoals ‘integraal veiligheidsplan’, en ‘beveiliginsplan’, die door sommigen als synoniemen worden gebruikt, maar voor anderen een verschillende betekenis hebben. In dit rapport staat de term ‘calamiteitenplan’ centraal, waarmee we doelen op een integraal plan waar zowel beveiligingsaspecten (elektronische en bouwkundige maatregelen) als veiligheidsaspecten (voor mens en collectie) deel uitmaken.
15
Kortweg komen deze neer op: 1 De zorg voor de collecties is de verantwoordelijkheid van erfgoedinstellingen zelf. De regeling richt zich op verbetering van de kwaliteit van de zorg. 2 Na afloop beschikken de instellingen over een plan van aanpak voor de beveiliging. 3 Voorafgaand aan dit beveiligingsplan wordt een risicoanalyse uitgevoerd. 4 De plannen zijn gericht op maatregelen tegen acute risico's. Met de regeling worden twee soorten activiteiten ondersteund. De eerste is het financieren van risicoanalyses voor individuele instellingen door een externe expert. Daarnaast is de vorming van regionale veiligheidsnetwerken gesteund. Risicoanalyse Individuele instellingen kunnen subsidie aanvragen voor de uitvoering van een risicoanalyse. Hiervoor is specifieke expertise vereist van externe partijen. Erfgoedinstellingen kunnen 100% van de kosten vergoed krijgen via de regeling. Voorwaarde is wel dat de instelling daarna zelf een calamiteitenplan (“plan van aanpak voor de beveiliging”) maakt dat organisatorische, (bouw)technische en elektronische maatregelen bevat tegen risico’s als beschadiging, vernieling, diefstal en brand. In overleg met deskundigen zijn minimumeisen opgesteld voor zowel de risicoanalyse als het plan van aanpak. Regionale netwerken Daarnaast kan subsidie worden aangevraagd voor de vorming van regionale netwerken voor veiligheidszorg. De vorming van deze netwerken kan met de regeling tot maximaal 40% van de kosten worden ondersteund. De overige kosten moeten worden gefinancierd door de provincie, gemeenten en de erfgoedinstellingen. Doel van de netwerken is om in erfgoedbrede samenstelling te komen tot calamiteitenplannen voor alle deelnemers. Ook gerichte collegiale hulpverlening in geval van calamiteiten is een doel. Bovendien kan in samenwerking met de hulpdiensten gezocht worden naar verbetering van de rampenplanaanpak binnen de veiligheidsregio's. Samen zoeken naar plekken waar de collecties bij evacuatie naartoe kunnen, is eveneens een doelstelling van de netwerken. De netwerken worden gevormd op basis van het Landelijk Model Netwerkaanpak Veiligheidszorg. 1 De financiering van de netwerken en van de risicoanalyses zijn erop gericht elkaar aan te vullen. De externe risicoanalyse is de eerste stap die nodig is om tot een calamiteitenplan te komen. De netwerken ondersteunen de vervolgstappen en zijn daarnaast ook breder gericht op vergroting van de bewustwording op het gebied van veiligheidszorg, deskundigheidsbevordering en samenwerking en afspraken hierover onderling en met hulpdiensten en gemeenten te maken. Hiermee moeten borging van de aandacht voor en kennis over veiligheidszorg tot stand komen.
1
Dit landelijke model is gebaseerd op een aantal testen met netwerken in Den Haag, Leiden en Delft.
16
2.3
Bij veiligheidszorg betrokken instituten
Veiligheidszorg bij cultureel erfgoedinstellingen is een onderwerp waarbij de afgelopen jaren verschillende instanties betrokken zijn geweest. Het Instituut Collectie Nederland (ICN) stond aan de wieg van de netwerkaanpak, die in een pilotfase in Den Haag, Delft en Leiden is ontwikkeld en getest. Op basis van deze pilots is een handleiding ontwikkeld voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen. Deze handleiding vormt, in principe, de basis van de netwerkaanpak. Na de pilotfase is de landelijke coördinatie van de netwerkaanpak in 2005 overgenomen door het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM). In de provincies zijn het de museumconsulenten die, vanuit de provinciale erfgoedhuizen, het opzetten en de uitvoering van de netwerken coördineren. In de werkgroep Veiligheidszorg van het LCM wisselen zij ervaringen en ideeën uit over de aanpak van de netwerken. Ten slotte is met behulp van een projectsubsidie van het ministerie van OCW in 2008 een Kenniscentrum Veiligheid en Cultureel Erfgoed (KVCE) opgericht. Doel van het KVCE is kennis en informatie op het gebied van integrale veiligheidszorg voor het gehele erfgoedveld te bundelen en toegankelijk te maken. Op de website van het KVCE kan ieder netwerk een eigen pagina aanmaken, waarop verslagen, agenda’s, beeldmateriaal etc. te plaatsen zijn. Op deze wijze worden de netwerken gefaciliteerd, en kunnen zij met elkaar in contact treden en kennis en expertise delen. Hiervan wordt vooralsnog overigens niet veel gebruik gemaakt: tien netwerken hebben momenteel een eigen netwerkpagina op de site. Daarnaast verzorgt het KVCE voorlichting op netwerkbijeenkomsten en onderhoudt contact met de coördinatoren van netwerken. Doel hiervan is hen te stimuleren het netwerk voort te zetten en te attenderen op interessante ontwikkelingen waar in bijeenkomsten aandacht aan besteed zou kunnen worden.
2.4
Deelname aan de regeling
Deelnemers Gedurende de looptijd van de regeling is aan 105 instellingen en 49 netwerken subsidie verstrekt. Binnen de netwerken hebben ook diverse instellingen deelgenomen die geen aparte subsidie voor een externe risicoanalyse hebben aangevraagd. Het totaal aantal bereikte instellingen via zowel de subsidie voor de externe risicoanalyse als deelname aan de netwerken bedraagt 498. Een opmerking hierbij is dat één van 105 toegekende subsidies verstrekt is voor een gezamenlijke aanvraag van een groep van 19 kerken. Als deze kerken ook individueel worden meegerekend, ligt het aantal deelnemende instellingen op 517. Tabel 2.1
Aantal deelnemende instellingen aan de regeling Aantal
Ontvangers subsidie risicoanalyse Deelnemers netwerk zonder subsidie risicoanalyse Totaal *
105 393 498*
Het betreft het totaal aantal instellingen op basis van netwerkbestanden van het LCM en de Mondriaan Stichting.
17
De 49 netwerken hebben gezamenlijk een bijna gehele landelijke dekking. Er zijn in 11 provincies netwerken opgestart. Enige uitzondering is Flevoland. In de figuur hieronder is te zien hoeveel netwerken in welke provincie zijn opgezet. De netwerken in Drenthe en Friesland zijn nog in oprichting. Aangezien vóór aanvang in Zuid Holland al drie netwerken bestonden (de pilots) komt het totaal op 52 netwerken in Nederland. Aantal netwerken per provincie
Figuur 2.1
5 1 (in oprichting)
3 (in oprichting)
7
2
0
7
4 5 (+ 3 pilots)
4
8
3
Toekenningen Voor de gehele regeling was voor een periode van drie jaar in totaal € 1,5 miljoen beschikbaar. In het eerste jaar bleef de toekenning achter bij de verwachtingen (zie ook hoofdstuk 3). Op basis van de onderbesteding gedurende de eerste jaren is besloten de regeling te verlengen met een jaar tot en met 2009. Uiteindelijk is in de loop van 2009 vrijwel het volledige bedrag benut.1 In de volgende figuur zijn de jaarlijkse bestedingen en de cumulatieve bedragen vermeld. De figuur laat een gelijkmatige spreiding over de jaren zien. Gezien de omvang van de bestedingen in 2009 is een relatief groot deel van de instellingen nog vrij recent gestart met een risicoanalyse. Voor deze groep geldt dat zij naar verwachting nog minder ver zullen zijn in de opvolging van de analyses.
1
Er moeten nog eindafrekeningen plaats vinden; de verwachting is dat het gehele bedrag benut zal worden.
18
Figuur 2.2
Verdeling totaal toegekende subsidies per jaar (totaal is € 1.486.000)
1.500.000
1.250.000
1.000.000
Besteding per jaar C umulatief
750.000
500.000 371.974
415.034
391.300 307.365
250.000
0 2006
2007
2008
2009
Van het totale bedrag is (afgerond) € 677.000 besteed aan externe risicoanalyses en € 809.000 aan netwerken. Het totaal komt hiermee op € 1.486.000. Bij de toegekende subsidies voor de externe risicoanalyses is een onderverdeling te maken naar type instellingen. Het grootste deel is toegekend aan musea (65%). Kerken volgen met 26% en archieven met 5%. In de onderstaande figuur zijn de precieze bedragen per categorie vermeld. Figuur 2.3
Verdeling subsidies risicoanalyse over instellingen (totaal: € 677.000) Overig; € 28.362
Grote musea; € 99.880
Kerken; € 177.011
Middelgrote musea; € 169.650 Archieven; € 30.878
Kleine musea; € 171.173
Musea zijn nog nader onderverdeeld in groot, middelgroot en klein. Het zijn met name de middelgrote en kleinere musea die van de regeling gebruik hebben gemaakt. Niettemin is ook nog ongeveer € 100.000 aan grote musea toegekend. Deze verdeling komt redelijk overeen met de verhouding tussen musea van verschillende omvang in Nederland.
19
2.5
Nadere typering van de deelnemende instellingen
In de voorgaande paragraaf is een onderverdeling gemaakt van de erfgoedinstellingen die een subsidie voor een risicoanalyse hebben ontvangen. Op basis van de enquêteresultaten is een nadere typering van alle deelnemende instellingen (dus inclusief deelnemers aan de netwerken) te geven1. De deelnemende instellingen hebben een zeer uiteenlopende achtergrond. Zoals ook bij de toegekende middelen was te constateren, vormen musea de grootste groep (69%). Daarnaast is er een gemêleerd gezelschap van archieven, kerken, bibliotheken en molens. Ook is er nog een categorie ‘overig’ waaronder bijvoorbeeld landgoederen en instellingen vallen die meerdere functies (museum en archief) tegelijk vervullen. Tabel 2.2
Typering deelnemende instellingen
Type instelling
Percentage
Museum
69%
Archief
15%
Bibliotheek
2%
Molen
1%
Kerk of andere religieuze instelling
4%
Overig Totaal (n=233)
8% 100%
Tussen de groepen instellingen die aan netwerken hebben deelgenomen en/of een externe risicoanalyse uit hebben laten voeren, zitten wat dit betreft weinig verschillen. Iets meer archieven hebben voor netwerkdeelname gekozen zonder extern een risicoanalyse uit te laten voeren. Waarschijnlijk hadden zij wegens wettelijke verplichtingen2 minder behoefte aan een individuele aanvraag voor een risicoanalyse. Kerken hebben er juist relatief iets vaker voor gekozen wél extern een analyse uit te laten voeren. Overigens is door kerken een gezamenlijke aanvraag voor een risicoanalyse gedaan. Van deze groep is alleen de aanvrager benaderd in de enquête. Het aandeel kerken is in werkelijkheid daarom groter dan de verdeling in tabel 2.2. Als we naar de omvang van de instelling kijken in termen van aantal fte, dan ontstaat een nog diverser beeld. Ruim een kwart heeft (vrijwel) geen betaalde krachten (minder dan 1 fte). Ook de categorieën tot 5 en tot 15 fte zijn met ruim een kwart vertegenwoordigd. De grotere instellingen met meer dan 15 fte maken 22% van het totaal uit.
1
2
Dit kan alleen op basis van de enquête. Van deelnemers aan netwerken zijn alleen adresgegevens vastgelegd. Specifieke kenmerken zijn verder niet bekend. Archieven moeten voldoen aan de Archiefwet: hierin is al een aantal veiligheidseisen opgenomen.
20
Tabel 2.3
Aantal fte (betaalde krachten)
Aantal fte
Percentage
Minder dan 1 fte
26%
1 tot 5 fte
27%
5 tot 15 fte
26%
15 fte of meer
22%
Totaal (n=231)
100%
Overigens valt uit nadere analyse op dat de ontvangers van de subsidie voor risicoanalyse gemiddeld iets groter zijn dan de instellingen die alleen aan een netwerk hebben deelgenomen. Met name de categorie 15 fte of meer komt beduidend vaker voor bij de instellingen met een gesubsidieerde risicoanalyse. Naast betaalde krachten drijven erfgoedinstellingen voor een deel ook op vrijwilligers. Hierbij kan het gaan om een aanzienlijk aantal betrokkenen. Bij 77% van de instellingen gaat het om meer dan 10 vrijwilligers. Bij 26% zelfs om meer dan 50. Tabel 2.4
Aantal vrijwilligers
Aantal vrijwilligers
Percentage
0 t/m 10
23%
11 t/m 25
21%
26 t/m 50
30%
51 of meer Totaal (n=231)
26% 100%
Overigens is er enige relatie tussen het aantal vrijwilligers en het aantal betaalde fte. Vooral de categorie met het grootste aantal fte beschikt gemiddeld over minder vrijwilligers. Aan de kleinere erfgoedinstellingen zijn gemiddeld vaker grote aantallen vrijwilligers verbonden. Dagelijkse verantwoordelijkheid voor veiligheidszorg Specifiek voor veiligheidszorg zijn instellingen ook nog te typeren naar de toewijzing van de verantwoordelijkheid voor dit thema. Het blijkt dat bij instellingen de verantwoordelijkheid redelijk verspreid is over het bestuur, de directie/management en het hoofd technische dienst. Deze verdeling heeft vooral te maken met de structuur en de omvang van de organisatie. In de kleinste organisaties is vaker een bestuurder verantwoordelijk. Bij de grotere instellingen is dit vaak de directie of het management. De grootste categorie instellingen heeft vaker dan gemiddeld de verantwoordelijkheid gelegd bij het hoofd technische dienst of de beheerder.
21
Tabel 2.5
De dagelijkse verantwoordelijkheid voor veiligheidszorg
Functie
Percentage
Bestuur
22%
Directie / management
47%
Hoofd Technische Dienst / Beheerder
21%
Medewerker Beveiliging Overig Totaal (n=232)
22
2% 9% 100%
3
Uitvoering van de risicoanalyse
3.1
Inleiding
Er zijn meerdere manieren waarop een risicoanalyse kan worden uitgevoerd. De meest uitgebreide methode is via de subsidieregeling voor de externe risicoanalyse. In dat geval maakt een externe veiligheidsdeskundige een uitgebreide analyse en stelt een rapport op. Voor de analyse doorloopt de deskundige alle gebouwen, houdt interviews en bestudeert alle stukken over veiligheid en beveiliging. Ook binnen netwerken wordt aandacht besteed aan het in kaart brengen van de risico's. De wijze waarop dit plaatsvindt, verschilt per netwerk. In het ene netwerk gebeurt het onder de noemer van een risicoanalyse, soms heet het een risicokaart. Ook hierbij kan een aan een netwerk verbonden externe veiligheidsdeskundige een rol spelen, bijvoorbeeld door één of meer werkbezoeken aan de instelling af te leggen. De uitvoering van de risicoanalyse is echter duidelijk minder omvangrijk en uitgebreid en de eigen inbreng van de instelling veel groter. De noodzaak voor een uitgebreide analyse is vaak ook minder groot. Indien een veiligheidsdeskundige bij een werkbezoek voor het netwerk een riskante situatie aantrof, is vaak doorverwezen naar de subsidieregeling bij de Mondriaan Stichting. In dit hoofdstuk staan we stil bij de uitvoering en resultaten van de risicoanalyses. Hieronder worden zowel de externe risicoanalyses als de interne analyses in netwerkverband bedoeld. Eerst gaan we in op enkele aspecten van de subsidieregeling voor de externe risicoanalyses, vervolgens staan we stil bij de resultaten van de risicoanalyses gezamenlijk.
3.2
Subsidieregeling externe risicoanalyse
Procedure van aanvraag en toekenning De procedure voor de regeling is eenvoudig te noemen. De belangrijkste toets was de aanwezigheid en waarde van de collectie. Daarnaast diende de analyse door een externe adviseur te worden gedaan. Op onderdelen is de procedure gedurende de looptijd aangepast. In eerste instantie kon twee keer per jaar een aanvraag worden ingediend. Vanaf 2008 was het mogelijk het hele jaar een aanvraag in te dienen. Daarnaast is de wijze van financiering in 2007 gewijzigd. Deze bleek voor kleine instellingen een drempel. Door de wijziging kregen instellingen al na afronding van de risicoanalyse een aanzienlijk percentage van de kosten uitbetaald. De informatieverstrekking over de regeling heeft via nieuwsbrieven, berichten op websites en via het LCM plaatsgevonden. De communicatie was zeker in het begin redelijk lowprofile. Ook de netwerken en de veiligheidsexperts speelden een rol bij de bekendmaking van de regeling. Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven is de looptijd van de regeling verlengd. In eerste instantie bleef het aantal aanvragen achter bij de verwachting. De combinatie van vrij beperkte communicatie, het laat starten van verschillende netwerken en de procedurele eisen aan de indiening en de financiering zorgden voor een trage start. Door verlenging in 2009 zijn de beschikbare middelen echter alsnog volledig benut. De verlenging betekent wel dat
23
een deel van de instellingen risicoanalyses pas recent hebben afgerond. Vervolgacties zullen bij deze groep pas op termijn volgen. Oordeel over de procedure bij de Mondriaan Stichting Aanvragers van de subsidie voor de externe risicoanalyse is gevraagd naar de wijze waarop zij bekend zijn geraakt met de regeling en naar een oordeel over de uitvoering ervan. Opvallend is dat zij vooral via een museumconsulent (46%), de deelname aan een regionaal veiligheidsnetwerk (21%) of een veiligheidsexpert (28%) bekend zijn geraakt met de regeling. Direct via de Mondriaan Stichting komt beduidend minder vaak voor. De Mondriaan Stichting heeft de communicatie bewust via de erfgoedhuizen en veiligheidsdeskundigen laten lopen, vanwege het contact dat zij hebben met potentiële aanvragers. Tabel 3.1
Op welke wijze(n) bekend geraakt met de subsidie (meerdere antwoorden mogelijk)
Informatiebron
Percentage
Via een museumconsulent
46%
Via de Mondriaan Stichting
15%
Via de SKKN
8%
Via deelname aan een regionaal veiligheidsnetwerk
21%
Via een veiligheidsexpert
28%
Anders Totaal (n=39)
8% 100%
Deelnemers is gevraagd naar hun oordeel over de uitvoering van de regeling op drie aspecten. Zowel de snelheid van afhandeling, haalbaarheid van de subsidievoorwaarden als duidelijkheid van de informatie krijgen een positieve beoordeling. Het meest positief is het oordeel over de haalbaarheid. Iedereen vindt dit goed tot redelijk.
24
Figuur 3.1
Oordeel over uitvoering regeling
Hoe beoordeelt u de snelheid waarmee de toekenning is afgehandeld?
79%
Hoe beoordeelt u de haalbaarheid van de subsidievoorwaarden?
Goe d
77%
10%
20%
30%
Re de lijk
3%5%
15%
85%
Hoe beoordeelt u de duidelijkheid van deze informatie?
0%
13%
18%
40%
50%
Ma tig
60%
70%
80%
90%
0%
3% 3%
100%
w e e t nie t/ge e n me ning
De beperkte complexiteit van de regeling is terug te zien in het positieve oordeel over de uitvoering. Zeker met de doorgevoerde wijzigingen worden de voorwaarden als haalbaar beschouwd. De mate waarin instellingen voldoen of denken te gaan voldoen aan de voorwaarden komt aan de orde in hoofdstuk 5.
3.3
Uitkomsten risicoanalyse
Zoals in de inleiding van het hoofdstuk aangegeven zijn er niet alleen risicoanalyses uitgevoerd met subsidie van de Mondriaan Stichting, maar is dit ook (minder uitgebreid) binnen netwerkverband uitgevoerd. Aan alle instellingen die door een externe deskundige of met ondersteuning van het veiligheidsnetwerk een risicoanalyse hebben laten uitvoeren, is gevraagd naar de uitkomsten van de analyse. Inschatting van de situatie vooraf Instellingen zijn gevraagd aan te geven in hoeverre veiligheidszorg reeds goed geregeld was voor de uitvoering van de risicoanalyse. Een deel van de instellingen bleek redelijk onbekend met de stand van zaken op veiligheidsgebied. In totaal had 43% beperkt tot geen zicht op de stand van zaken. Tegelijkertijd dacht bijna 70% vooraf dat veiligheidszorg wel redelijk tot goed geregeld was. Dit percentage loopt iets terug op de vraag of de veiligheidszorg voor de risicoanalyse ook echt goed geregeld was. Of, zoals één van de erfgoedinstellingen het verwoordt: “We dachten alles goed geregeld te hebben, maar zijn met beide benen weer op de grond geplaatst”
25
Figuur 3.2
Vóórdat de risicoanalyse werd uitgevoerd …
… dacht ik dat de veiligheidszorg binnen onze instelling goed geregeld was
10%
60%
… had ik geen idee hoe het met de veiligheid binnen 3% onze instelling gesteld was
… was de veiligheidszorg binnen onze instelling al goed geregeld
40%
58%
10%
volledig mee eens
20%
1%
54%
8%
0%
30%
30%
gedeeltelijk mee eens
40%
2%
33%
50%
60%
70%
gedeeltelijk mee oneens
80%
1%
90%
100%
mee oneens
Uit een nadere analyse van de antwoorden van instellingen die een externe risicoanalyse met subsidie hebben laten uitvoeren en instellingen die hier alleen via netwerkverband aandacht aan hebben besteed, blijken verschillen op te treden. Instellingen met een gesubsidieerde analyse zijn iets negatiever over de veiligheidssituatie voorafgaand aan de analyse. Uitkomsten uit de risicoanalyses: te nemen maatregelen Er zijn drie typen maatregelen die voor instellingen relevant kunnen zijn. Het gaat om maatregelen van organisatorische, bouwkundige of elektronische aard. Instellingen is gevraagd aan te geven welk type maatregelen het meeste prioriteit dienen te krijgen volgens de uitgevoerde risicoanalyses. De volgende grafiek laat zien dat in veel instellingen maatregelen nodig zijn op alle drie de genoemde terreinen. Wel verschilt de mate van prioriteit. De noodzaak voor organisatorische maatregelen is gemiddeld het grootst. Hier bestaan de categorieën ‘hoge prioriteit’ en ‘belangrijk’ uit liefst driekwart (75%) van de ondervraagde instellingen. Slechts 8% zegt dat maatregelen op dit vlak niet nodig zijn. Een erfgoedinstelling: “Dat veiligheidszorg bij ons voor verbetering vatbaar was, was eigenlijk wel bekend. Een echte eye-opener was wel dat veiligheidszorg meer is dan bouwkundige en elektronische maatregelen. Ook de museumorganisatie is belangrijk. Daar zijn we sindsdien ook meer aandacht aan gaan besteden.” Het belang van maatregelen op bouwkundig dan wel elektronisch terrein ontloopt elkaar niet zoveel: voor 50% van de instellingen zijn elektronische maatregelen ‘belangrijk’ of hebben ‘hoge prioriteit’. Voor bouwkundige maatregelen geldt dit voor 45% van de instellingen.
26
Figuur 3.3
Prioriteit verschillende type maatregelen (n=145)
Organisatorisch
29%
Electronisch
46%
21%
Bouwkundig
29%
17%
0%
10%
16%
21%
28%
20%
30% Hoge prioriteit
27%
23%
40% Belangrijk
50% Gewenst
8%
1%
30%
60% Niet nodig
70%
80%
1%
2%
90%
100%
Weet niet
Bij instellingen die subsidie voor de externe risicoanalyse hebben ontvangen is de prioriteit van gewenste maatregelen over de hele linie groter. Zowel bij organisatorische, bouwtechnische als elektronische maatregelen is vaker sprake van hoge prioriteit of zijn maatregelen belangrijk. Hiervoor zijn meerdere verklaringen denkbaar. Ten eerste is het mogelijk dat de analyse diepgaander is uitgevoerd waardoor meer knelpunten boven tafel zijn gekomen. Ten tweede kan het zijn dat de noodzaak voor aanpassingen hoger was. Dit laatste lijkt te sporen met opmerkingen van een betrokken externe veiligheidsdeskundige bij netwerken. Deze verwees bij werkbezoeken instellingen met relatief grote achterstanden en complexe situaties, zoals meerdere gebouwen, door naar de subsidieregeling. Als organisatorische maatregelen zo belangrijk zijn, om wat voor soort maatregelen gaat het dan? We maken onderscheid tussen het maken van afspraken en geven van instructies over bedrijfshulpverlening (BHV), over collectiehulpverlening (CHV), oefeningen houden (bijvoorbeeld ontruimingsoefening) en het maken van afspraken met externe instanties, zoals brandweer, politie, museumwacht en transportbedrijven. Erfgoedinstellingen die hebben aangegeven dat organisatorische maatregelen hoge prioriteit hebben, noemen alle vier de specifiek genoemde maatregelen noodzakelijk. Iedere maatregel heeft bij 80% tot 90% hoge tot middelhoge prioriteit.
27
Figuur 3.4
Prioriteit verschillende organisatorische maatregelen
Afspraken externen
Oefeningen
Afspraken/instructies CHV
0%
10%
20%
30% Hoge prioriteit
12%
21%
60%
40%
50%
M iddelhoge prioriteit
60% Lage prioriteit
70%
7%
2%
10%
38%
50%
Afspraken/instructies BHV
5%
36%
52%
2%
10%
40%
48%
80%
7%
90%
100%
Geen prioriteit
De externe veiligheidsdeskundigen die betrokken zijn geweest bij de risicoanalyses zeggen zelf dat organisatorische maatregelen in de meeste instellingen verreweg de belangrijkste zijn. Het gaat dan veelal om relatief eenvoudige zaken, zoals een goede instructie van het personeel, een dagelijkse sluitronde lopen waarbij belangrijke zaken even worden gecontroleerd, zorgen dat de juiste medewerkers de juiste telefoonnummers in de mobiele telefoon hebben opgeslagen en de organisatie van de eigen alarmopvolging. Dat organisatorische maatregelen zo belangrijk zijn, is voor veel instellingen een echte eye opener. Risicoanalyses bij kerken Kerken vormen een bijzondere groep cultureel erfgoedinstellingen. Het gaat vaak om oude gebouwen met sterk verouderde elektrische installaties, die veel kunstschatten herbergen. Brandgevaar is vaak het grootste probleem, terwijl een groot deel van de kunstschatten (zeker die van de oud-katholieke kerken) uit brandbaar textiel bestaan. Wat de kerken vooral onderscheidt van andere erfgoedinstellingen, is dat zowel gebouw als kunstschatten nog dagelijks in gebruik zijn. Veel kerken drijven op oudere vrijwilligers die zich onvoldoende realiseren dat de spullen kostbaar zijn en welke risico’s ze lopen met dat dagelijkse gebruik. Tegelijkertijd kan een kerk niet als een museum worden beschouwd waar de kunstschatten achter glas en achter slot en grendel worden bewaard. Het gebouw wordt niet alleen voor kerkdiensten gebruikt; de ruimte wordt vaak ook verhuurd ten behoeve van tentoonstellingen, lessen, muzikale uitvoeringen, etc. Twintig kerken hebben een externe risicoanalyse uit laten voeren. Inmiddels zijn ook andere kerken en bisdommen geïnteresseerd geraakt. Evenals bij andere erfgoedinstellingen, zijn de risicoanalyses voor de kerken vaak eye-openers: ze leren door een andere bril naar hun eigen bezit te kijken en na te denken over welke risico’s ze lopen en hoe ze deze kunnen verminderen of wegnemen. Het gaat vaak om eenvoudige oplossingen die (bijna) niets kosten.
28
Voorbeeld: brandgevaar door naailes Een veiligheidsdeskundige trof in een kerk een ruimte aan die verhuurd was aan een vrijwilligersgroep die naailes verzorgde voor 12 allochtone vrouwen. Twaalf naaimachines waren met een wirwar aan snoeren en verlengsnoeren met elkaar verbonden, tafelpoten stonden bovenop de snoeren etc. Hier volstond het te wijzen op het kortsluitings- en brandgevaar van de situatie.
De betrokken veiligheidsdeskundige bij de risicoanalyses van de kerken constateert dat de interesse nu ook bij andere kerken is gewekt. Een voortzetting van de regeling voor deze groep wordt door hem dan ook geadviseerd. Wel worden daarbij enkele randvoorwaarden noodzakelijk gevonden, zoals een combinatie met een gerichte begeleiding door middel van cursussen en een bredere discussie binnen kerken over het omgaan met het gebouw en kunstschatten.
3.4
Combinatie externe risicoanalyse en netwerk
Instellingen kunnen alleen aan de subsidieregeling voor de externe risicoanalyse hebben deelgenomen, alleen aan een netwerk of aan beide. Van de instellingen die met subsidie een risicoanalyse hebben laten uitvoeren, zijn de meeste ook lid van een netwerk. Voor deze groep is het interessant te weten welk moment van uitvoering van de analyse het meeste resultaat oplevert. Er zijn meerdere combinaties mogelijk: instellingen die eerst een risicoanalyse extern uit lieten voeren en vervolgens aan een netwerk deelnamen instellingen die tijdens deelname aan een netwerk extern een analyse uit lieten voeren instellingen die analyse lieten doen na afloop van het netwerkproject. De instellingen zelf zijn enigszins verdeeld over het beste moment. De helft heeft geen specifieke voorkeur en vindt dat alle opties even zinvol zijn, 30% geeft de voorkeur aan eerst ervaring opdoen in een netwerk en dan een externe analyse. Ook veel consulenten zien voor- en nadelen in iedere volgorde. Overwegend lijkt de voorkeur te bestaan voor éérst netwerk, dán externe analyse. Voordeel van eerst een externe analyse en dán deelname aan een netwerk: de instelling kan de eerder uitgevoerde externe analyse ‘internaliseren’, verder uitwerken en implementeren het geeft meer aanknopingspunten voor discussie in het netwerk instellingen hebben al een beter inzicht in hun eigen situatie bij aanvang van het netwerk, waardoor het netwerk op een hoger niveau kan functioneren. Voordeel van gelijktijdigheid (externe analyse tijdens het netwerkproject): externe analyse tijdens de projectfase zet het onderwerp nog beter op de kaart. Eén consulent vindt dat externe risicoanalyses eigenlijk integraal onderdeel uit moeten maken van deelname aan een netwerk.
29
Voordeel van eerst deelname aan een netwerk, daarna een externe analyse tijdens de bijeenkomsten hebben de instellingen zelf leren nadenken over risico’s de instelling kan zelf vragen formuleren waar in een externe analyse op ingegaan kan worden. Er kan in de analyse op een hoger niveau worden ingestoken door deelname aan het netwerk is draagvlak binnen de organisatie ontstaan voor veiligheidszorg, waardoor de uitkomsten van een externe analyse een betere voedingsbodem krijgen. De analyse ‘landt’ beter. Zowel volgens deelnemers als de betrokken consulenten is er dus geen volgorde die sterk de voorkeur geniet. Alle mogelijkheden hebben voor- en nadelen en leveren resultaat op.
30
4
Regionale veiligheidsnetwerken
4.1
Inleiding
In het vorige hoofdstuk werd ingegaan op de uitvoering van risicoanalyses, hetzij extern uitgevoerd met behulp van subsidie, hetzij door de instelling zelf uitgevoerd in netwerkverband. In dit hoofdstuk gaan we nader in op het functioneren van de regionale veiligheidsnetwerken.
4.2
De netwerkaanpak in het kort
De netwerken worden door de museumconsulenten vanuit de provinciale erfgoedhuizen opgezet. Aan de start gaat in de regel een voorbereidingstijd vooraf waarin instellingen zich op kunnen geven voor een netwerk en waarin de financiering moet worden geregeld. De instellingen die bij het erfgoedhuis staan geregistreerd en waarvan het erfgoedhuis inschat dat deelname aan een netwerk zinvol is, ontvangen een schriftelijke uitnodiging tot deelname dat vergezeld gaat van een informatiepakket. Vervolgens worden alle instellingen nagebeld. Als zich een groep instellingen heeft aangemeld en ook de financiering is geregeld, dan kan het netwerk van start gaan. In theorie verloopt dit als volgt. Bij aanvang van een netwerk brengt de museumconsulent tezamen met een extern veiligheidsadviseur een bezoek aan alle deelnemende instellingen. Eventuele drempels voor deelname worden weggenomen, en er wordt een eerste blik geworpen op de potentiële risico’s in de instellingen. Vervolgens wordt in vijf bijeenkomsten van een dagdeel elk gezamenlijk gewerkt aan het in kaart brengen van de belangrijkste risico’s in de eigen instelling en aan een calamiteitenplan. Tijdens de bijeenkomsten worden ervaringen uitgewisseld en worden diverse externe partijen uitgenodigd om informatie en advies te geven en concrete afspraken te maken over samenwerking. Ook worden de instellingen in deze periode een tweede maal bezocht door de museumconsulent en de extern veiligheidsdeskundige, waarbij in een gezamenlijke rondgang door de gebouwen de risico’s in kaart worden gebracht en concrete oplossingsrichtingen worden besproken. Aan het einde van het project heeft iedere instelling, op basis van een risicoanalyse, een calamiteitenplan opgesteld. In de laatste bijeenkomst is het de bedoeling dat de deelnemende instellingen zich uitspreken vóór continuering van het netwerk. Eén van de deelnemers neemt het coördinatorschap op zich. De instellingen tekenen een convenant. Hiermee is het project voltooid.
4.3
Netwerken in de praktijk: de voorbereidingsfase
Zoals hierboven is aangegeven, kan een netwerk pas van start gaan wanneer zich voldoende instellingen hebben opgegeven en de financiering van het netwerk is geregeld. Drempels voor erfgoedinstellingen om deel te nemen Consulenten vonden het veelal moeilijk erfgoedinstellingen ervan te overtuigen aan een veiligheidsnetwerk deel te nemen. Zij noemen de volgende oorzaken.
31
Bij kleinere instellingen, vooral bij musea die op vrijwilligers draaien, is veelal sprake van tijdgebrek. Vaak wordt veiligheidszorg niet als een basistaak gezien, en staat daarom niet hoog op de agenda. Ook denken instellingen de veiligheidszorg soms al goed geregeld te hebben, een bezwaar dat met juiste informatieverstrekking overigens veelal kon worden weggenomen. Grotere instellingen hebben al separate afspraken met hulpdiensten, en zien daarom het nut van deelname niet altijd in: ze hebben er weinig zin in de kleinere musea ‘op sleeptouw’ te nemen. Archiefinstellingen wilden wel deelnemen, maar zagen er niet altijd het nut van in een netwerk te delen met musea. Een andere reden die regelmatig werd genoemd, is angst dat bekend wordt dat de veiligheidszorg in de instelling niet goed is geregeld of dat hoge investeringen moeten worden gedaan. Ten slotte moesten instellingen in sommige netwerken een overeenkomst ondertekenen waarbij ze zich verplichtten een integraal veiligheidsplan op te stellen. Dit had tot doel een vrijblijvende deelname te voorkomen. Mogelijk heeft dit instellingen afgeschrikt. Volgens de museumconsulenten hebben vooral de ‘gemiddeld grote’ musea en archieven deelgenomen. Kleine musea en grote musea, en andere erfgoedinstellingen namen minder vaak deel. Gebrek aan bekendheid met het landelijke initiatief werd eveneens genoemd als reden dat instellingen moeilijk te overtuigen waren. De consulenten schatten in dat ongeveer 25%-30% van de benaderde instellingen niet heeft deelgenomen. Meestal ging het om hele kleinschalige instellingen, of juist om grote. In een aantal gevallen werd niet deelgenomen omdat de instelling bezig was met een verbouwing. Redenen van deelname Wat waren voor erfgoedinstellingen de redenen om te besluiten wél deel te nemen? Uit de enquête blijken verreweg de belangrijkste redenen voor deelname het verkrijgen van kennis over veiligheidszorg en het uitwisselen van tips en kennis te zijn (beide door ongeveer tweederde van de instellingen genoemd). Eenderde noemt als reden het op (leren) stellen van een calamiteitenplan. Ook het leren kennen van andere collectiebeherende instellingen wordt vaak genoemd (31%). Voor grote instellingen met veel betaalde krachten waren deze redenen even belangrijk als voor de instellingen met weinig of geen betaalde krachten. Verschillen tussen beide traden wel op in redenen als het leren uitvoeren van een risicoanalyse en het op (leren) stellen van een calamiteitenplan: voor grote instellingen waren dit aanzienlijk minder vaak redenen voor deelname dan voor kleine instellingen. Tabel
4.1
Redenen van instellingen om aan een netwerk deel te nemen (meerdere antwoorden mogelijk)
Reden: Meer kennis verkrijgen over veiligheidszorg
Percentage 69%
Uitwisselen van tips en kennis
62%
Calamiteitenplan op (leren) stellen
33%
Andere collectiebeherende instellingen leren kennen
31%
Wij werden door de museumconsulent nadrukkelijk verzocht deel te nemen
16%
Risicoanalyse uit (leren) voeren
13%
Afspraken maken met politie en brandweer
12%
Om te voldoen aan de eisen van het museumregister
12%
Geen duidelijk reden: we wisten niet goed wat we ervan konden verwachten Totaal (n=220)
32
3% 100%
Financiering van de netwerken Van de financiering moest 60% door provincie, gemeenten en deelnemende instellingen worden opgebracht. De ervaringen met het vinden van voldoende financiering lopen sterk uiteen. Voor sommige consulenten was dit eenvoudig, anderen hadden hier veel moeite mee. De verschillen zijn goed te verklaren vanuit verschillen tussen provincies, de belangrijkste financieringsbron. Bij de ene provincie was het eenvoudiger financiering te verkrijgen dan bij de andere. Dergelijke verschillen konden ontstaan doordat vooraf, binnen IPO-verband, geen overleg over het initiatief had plaats gevonden met de provincies. Aangezien het thema niet goed paste binnen het provinciale beleid, werden subsidieaanvragen nogal eens heen en weer werden geschoven tussen ‘cultuur’ en ‘veiligheid’. Soms wilden provincies pas overgaan tot subsidieverstrekking na een inventarisatie van het aantal instellingen met een veiligheidsplan. Eén provincie heeft niet meebetaald. Ook de gemeenten van de deelnemende instellingen worden geacht een deel van de netwerken te financieren, maar niet alle gemeenten waren hiertoe bereid. Sommige gemeenten prefereerden een indirecte financiering door bijvoorbeeld een locatie beschikbaar te stellen. Soms was wel sprake van subsidie, maar zorgde het subsidieverleningsproces voor veel vertraging. Dergelijke financieringsperikelen betekenen dat in de regel meer tijd nodig was dan vooraf voorzien. In één provincie heeft het bijeen krijgen van de financiering zelfs twee jaar gekost. In één geval kwam een netwerk niet van de grond vanwege ontbrekende financiering.
4.4
Participatie door externe partijen
In de netwerken is een belangrijke rol weggelegd voor externe partijen. In ieder netwerk participeert een extern veiligheidsadviseur. Daarnaast worden brandweer, politie en andere deskundigen uitgenodigd om ervaringen te delen, advies te geven en afspraken te maken. Externe veiligheidsadviseurs Bijzonder positief was men over de inbreng van de externe veiligheidsdeskundigen, die een centrale rol in de netwerken speelden. Ze brachten werkbezoeken aan de individuele instellingen waar zij direct advies op maat konden geven. De meeste instellingen werden tweemaal bezocht. Eenmaal voorafgaande aan de bijeenkomsten en eenmaal tijdens het netwerk. Ook gaven de deskundigen voor een belangrijk deel invulling aan de bijeenkomsten of hadden de organisatie hiervan op zich genomen. Niet alleen de concrete, bruikbare en goedkope tips werden gewaardeerd. Ook vestigden zij de aandacht op het belang van een professionele en beleidsmatige aandacht voor veiligheidszorg in het algemeen en een calamiteitenplan in het bijzonder. Soms gaven zij leiding aan oefeningen. Ten slotte hadden zij een belangrijke rol bij de beoordeling van de opgestelde calamiteitenplannen. Participatie door de brandweer In vrijwel alle gevallen heeft de brandweer in de netwerken geparticipeerd. Hiermee kregen instellingen inzicht in de werkwijze van de brandweer en werd, in het verlengde hiervan,
33
duidelijk waar de eigen verantwoordelijkheden van de instelling liggen. Tegelijkertijd kreeg de brandweer beter inzicht in specifieke aandachtspunten bij brand in erfgoedinstellingen. Daarnaast ontstonden, in de ene provincie vaker en systematischer dan in andere, directe contacten tussen brandweer en individuele instellingen. In één provincie heeft de brandweer vrijwel alle instellingen bezocht en heeft er oefeningen gehouden. Daarnaast is ervoor gezorgd dat basisgegevens van alle erfgoedinstellingen op aanvalskaarten van de brandweer terecht kwamen. Ook in andere provincies ontstonden directe contacten tussen erfgoedinstellingen en de brandweer en, en werden (nieuwe) afspraken gemaakt over het handelen van de brandweer bij erfgoedorganisaties, zij het in mindere mate. In één provincie werd een convenant opgesteld met de brandweer. In enkele gevallen kon de brandweer niet overtuigd worden deel te nemen, omdat deze al afspraken gemaakt had met individuele instellingen en er geen tijd voor had. Participatie door de politie De politie staat duidelijk op een wat grotere afstand van de netwerken dan de brandweer. In enkele netwerken gaven zij voorlichting over inbraak- en diefstalpreventie; veel meer kan de politie in de netwerken niet betekenen. In de meeste netwerken namen zij echter niet deel omdat voorlichting en preventie niet (langer) een kerntaak van de politie is. Andere betrokken instanties In alle netwerken hebben ook andere externe partijen presentaties gegeven. De volgende partijen worden genoemd: Presentaties over collectiehulpverlening (CHV) door salvagebedrijven (Documentenwacht, Helicon Conservation Support), restauratieateliers, de Provinciale archiefinspectie, en door het Rijksarchief, Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek. Gemeentelijke ambtenaren (calamiteitenzorg, rampenbestrijding, openbare orde en veiligheid). Doel hiervan was mede meer bewustwording en bekendheid te genereren over veiligheidszorg bij cultureel erfgoed bij de gemeente. Voorlichting door het Kenniscentrum Veiligheid Cultureel Erfgoed (KVCE) over het belang van incidentenregistratie en over online kennisdeling. Medewerkers van veiligheidsregio’s, Taskforce Management Overstromingen (TMO). Monumentenwacht. Ervaringsdeskundigen, zoals museumvertegenwoordigers die te maken hebben gehad met een calamiteit, beveiligingsbureaus en verzekeraars.
4.5
Het verloop van de netwerken: opbrengsten, knelpunten en succesfactoren
Eenmaal over de streep getrokken, bleven instellingen in de regel aan de bijeenkomsten deelnemen. De netwerken hadden in de meeste provincies niet of nauwelijks te maken met instellingen die na de eerste of tweede bijeenkomst wegbleven. Twee provincies hadden hiermee ‘in enige mate’ te maken. Wat heeft deelname de instellingen uiteindelijk opgebracht, en welke knelpunten en succesfactoren zijn te benoemen?
34
Opbrengsten In de eerste plaats valt op dat slechts 1% vindt dat deelname hen niets heeft opgeleverd (zie onderstaande tabel). De belangrijkste opbrengsten zijn gelegen in kennisvergroting van veiligheidszorg en beter bewustzijn van het belang ervan. Beide werden door bijna 60% van de instellingen genoemd. Andere veel genoemde opbrengsten zijn een kijkje in de keuken nemen bij andere instellingen (35%) en een calamiteitenplan op (leren) stellen (ongeveer 30%). Tabel 4.2
Opbrengsten netwerkdeelname voor instellingen (per instelling max. 3 antwoorden mogelijk)
Opbrengst
Percentage
Grotere kennis over veiligheidszorg
59%
Beter bewust van belang van goede veiligheidszorg
58%
Kijkje in de keuken van andere instellingen
35%
Weten hoe calamiteitenplan op te stellen en uit te voeren
30%
Calamiteitenplan
29%
Kennis van, en afspraken met, politie/brandweer
21%
Kennismaking met andere cultureel erfgoedinstellingen
17%
Risicoanalyse
12%
Zelf risicoanalyse leren maken
8%
Geen opbrengsten Totaal (n=220)
1% 100%
Knelpunten Diversiteit van de instellingen Instellingen delen liever een netwerk met soortgelijke instellingen. Dit gold bijvoorbeeld voor kasteelmusea, maar ook voor archieven. Archieven zijn al bekend met de archiefwet, die wat betreft veiligheidszorg al diverse verplichtingen kent. Het verschil in kennis over veiligheidszorg tussen archieven en andere instellingen was soms groot. Voor kleine musea geldt dat het vaak allemaal iets te theoretisch en hoog gegrepen was (zie ook de volgende paragraaf) De insteek van de bijeenkomsten De meeste consulenten hebben de aanpak van ICN grotendeels gevolgd of stukken hieruit overgenomen. De deelnemers kregen aan het begin een dikke map met onder andere een handleiding voor het maken van een risicoanalyse en een calamiteitenplan, het waterschadewiel en een CD met allerlei bestanden. Zowel enkele consulenten als de extern veiligheidsdeskundige die aan de wieg van de aanpak heeft gestaan, zijn van mening dat de gehele handleiding te uitgebreid is. Het documentatiepakket is ontwikkeld op basis van een groot en professioneel museum. Kleinere instellingen hebben lang niet alles nodig. Voor hen kan de documentatie onnodig drempelverhogend werken. Uit open enquêteantwoorden blijkt inderdaad dat kleine musea het te theoretisch vinden. Eén consulent vindt dat er te weinig scholing/instructiemogelijkheden beschikbaar zijn op het gebied van collectiehulpverlening voor de bijeenkomsten, zoals het hanteren van objecten met waterschade, redding van objecten uit brand, verplaatsing van objecten, documenteren, etc. De instellingen zelf hebben op deze punten niet aangegeven iets te hebben gemist. Mogelijk realiseren zij zich echter nog onvoldoende welke training op het gebied van collectiehulpverlening mogelijk en wenselijk zou zijn.
35
Aantal bijeenkomsten Het aantal van vijf bijeenkomsten van een dagdeel legt teveel beslag op de tijd (waaronder voor veel instellingen ook veel reistijd). Hierdoor is de kans op uitval groot. Het verwezenlijken van het doel: calamiteitenplannen ontwikkelen Het blijkt lastig voor de deelnemers de bijeenkomsten ook daadwerkelijk met een calamiteitenplan af te sluiten (in hoofdstuk 5 gaan we hier nader op in). Hiervoor worden verschillende oorzaken genoemd.
Een te vrijblijvende opstelling van de deelnemers, waardoor het lastig is hen tot het opstellen van een calamiteitenplan te zetten.
De verkeerde personen worden naar de bijeenkomsten afgevaardigd: medewerkers die nauwelijks met veiligheid in aanraking komen of onvoldoende doorzettingsmacht in de eigen organisatie hebben.
De benodigde inspanningen voor het opstellen van calamiteitenplannen zijn te groot.
Succesfactoren Dekkend aanbod aan informatie en activiteiten De instellingen zelf zijn erg tevreden over het netwerk waaraan ze hebben deelgenomen. Hier en daar geven de instellingen wel aan graag meer aandacht voor bepaalde onderwerpen te hebben gehad (externe organisatie, collectiehulpverlening, adviezen van politie en brandweer en hulp bij het opstellen van een calamiteiteinplan). Maar wat vooral toch opvalt is dat maar liefst 39% zegt niets te hebben gemist (zie onderstaande tabel). Tabel
4.3
Wat hebben instellingen gemist
Onderdelen
Percentage
Adviezen van brandweer
8%
Adviezen van politie
9%
Meer aandacht voor Bedrijfshulpverlening (BHV)
7%
Meer aandacht voor Collectiehulpverlening (CHV)
9%
Meer aandacht voor externe organisatie
11%
Meer werkbezoeken aan de eigen instelling door museumconsulent
4%
Meer oefening en hulp bij opstellen calamiteitenplan
8%
Niets gemist
39%
Anders Totaal (n=202)
4% 100%
Diversiteit van de instellingen De grote diversiteit aan instellingen, hierboven als knelpunt gepresenteerd, wordt tegelijkertijd óók als succesfactor gezien. Bij de uitwisseling van ervaringen tussen medewerkers van verschillende erfgoedinstellingen leverde juist de mix tussen verschillende soorten instellingen nieuwe inzichten op. Aantal bijeenkomsten en locatie In diverse provincies is op gegeven moment overgegaan naar hele dagen in plaats van dagdelen (vooral in de beginperiode van een netwerk) om de reistijd terug te dringen, het onderwerp bij alle instellingen meteen goed op de agenda te zetten, en een ‘netwerkgevoel’ te creëren. Een bijkomend voordeel is dat meer tijd beschikbaar is voor het maken van huiswerk tussen de bijeenkomsten in. Twee hele dagen en één afsluitende middag lijkt het beste te werken.
36
De netwerkbijeenkomsten werden vrijwel altijd georganiseerd ‘op locatie’ (bij een erfgoedinstelling). De bijeenkomst werd dan afgesloten met een rondgang door het gebouw waarbij veiligheidsaspecten werden besproken. Ook dit werd als zeer succesvol beschouwd. De inzet van een extern veiligheidsdeskundige De betrokkenheid van de externe veiligheidsdeskundigen werd als bijzonder positief ervaren, want: “vreemde ogen dwingen”. Vooral de werkbezoeken van de extern deskundigen waren zeer waardevol. Instellingen stimuleren een calamiteitenplan op te stellen Er zijn verschillende methoden ingezet om instellingen ertoe te bewegen een calamiteitenplan op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door het uiteindelijke opstellen van een calamiteitenplan als voorwaarde voor deelname te stellen. In één provincie hebben hierdoor van de 43 deelnemende instellingen 31 het project inderdaad met een calamiteitenplan afgesloten. In de periode daarna volgden nog enkele instellingen. Keerzijde van dit beleid was wel dat instellingen die niet aan de voorwaarde konden voldoen, voortijdig afhaakten. Andere netwerken gaven de instellingen die het project volledig doorlopen hadden, na afloop een certificaat. Ook dit was een goede ‘stok achter de deur’. Soms werd door de museumconsulent of de veiligheidsdeskundige aangestuurd op afvaardiging vanuit de instelling door meerdere personen, bijvoorbeeld wanneer sprake was van gedeelde verantwoordelijkheden over verschillende functies. Hiermee kon vrijblijvendheid door verkeerde afvaardiging, een van de genoemde knelpunten, worden voorkomen.
4.6
Afsluiting project en vervolg netwerken
Het is de bedoeling dat de netwerken, na afsluiting van het project, op eigen kracht verder gaan. Dit betekent dat een coördinator (één van de deelnemers) er zorg voor draagt dat de instellingen één of tweemaal per jaar bijeen komen om interessante onderwerpen te bespreken en ervaringen uit te wisselen. De meerwaarde van blijvende samenwerking in netwerkverband is: kennis en ervaring delen, leren van elkaar (ook van elkaars fouten) instellingen het gevoel geven dat ze er niet alleen voor staan stok achter de deur om plannen af te maken mogelijkheid gezamenlijk op te treden richting gemeente en andere instanties efficiëntie: collectieve kennisoverdracht er ontstaan allerlei contacten en samenwerkingsvormen. Het tekenen van een convenant Eén van de doelen van een netwerk is collegiaal contact te bevorderen, zodat de erfgoedinstellingen elkaar in geval van nood kunnen bijstaan. Hierover kunnen onderlinge afspraken worden gemaakt, vast te leggen in een convenant. Ondertekenaars van een convenant spreken zich tevens uit voor voortzetting van het netwerk. In zes provincies zijn wel alle netwerken met een convenant afgesloten, die (meestal) ook door alle deelnemende instellingen is ondertekend.
37
In hoeverre zijn de netwerken nog actief? Het is lastig om een eenduidig antwoord te geven op de vraag of de netwerken nog actief zijn. In principe hoeven de netwerken immers maar eens of tweemaal per jaar bijeen te komen. Als een project een half jaar geleden is afgesloten, is het nog te vroeg iets over de voortgang ervan te kunnen zeggen. Van de instellingen die aan de enquête hebben deelgenomen, zegt ruim een kwart dat ze niet meer actief zijn in het netwerk, 15% weet dit niet. Ruim tweederde zegt nog wel actief te zijn in het netwerk. De belangrijkste reden niet meer actief te zijn, is dat het netwerk (waarschijnlijk) niet meer bestaat. Andere genoemde redenen zijn: deelname te tijdrovend vinden; onvoldoende profijt ervan hebben, en; andere prioriteiten stellen. Als we de instellingen buiten beschouwing laten die aan netwerken deelnamen die in 2009 werden afgesloten, komen we overigens op ongeveer dezelfde percentages uit. Tabel 4.4
Is uw instelling nog actief in het netwerk?
Nog actief in netwerk?
Percentage
Ja
67%
Nee
26%
Weet niet
15%
Totaal (n=219)
Tabel 4.5
100%
Indien vraag is beantwoord met ‘nee’ of ‘weet niet’: wat is hiervan de re den? (meerdere antwoorden mogelijk)
Reden
Percentage
Weet niet of netwerk nog actief is
36%
Kost teveel tijd
22%
Netwerk is niet meer actief
18%
Hebben er onvoldoende profijt van
18%
Anders* Totaal (n=72)
14% 100%
* De hier genoemde redenen komen vrijwel allemaal neer op het verleggen van prioriteiten.
De consulenten geven een iets minder positief beeld: volgens hen is nog slechts iets meer dan de helft van de netwerken actief. De meeste overige netwerken bestaan officieel nog wel, maar komen in praktijk zelden of nooit meer bijeen. Consulenten melden verder dat instellingen met uitsluitend vrijwilligers vaak het snelste afhaken. Dit beeld komt overeen met uitkomsten uit de enquête: instellingen met een personele capaciteit van 5 fte of meer nemen beduidend vaker nog deel aan een netwerk dan instellingen met minder dan 5 fte. Knelpunten in het voortbestaan van de netwerken Bovenstaande tabel laat een paar belangrijke knelpunten in het voortbestaan van netwerken zien, die deels te maken hebben met de instelling (geen tijd, geen prioriteit) en deels met het netwerk (komt niet meer bijeen). Gebrek aan belangstelling vanuit de instellingen Volgens de museumconsulenten heeft een gebrek aan prioriteit bij de instelling vaak ook te maken met een gebrek aan budget om de nodige maatregelen te nemen. Ook wordt de belangstelling van de afgevaardigde niet altijd voldoende gedeeld door de eigen organisatie. Zo ondervonden consulenten dat afgevaardigden soms onvoldoende gesteund werden door
38
de eigen organisatie, en dat de opgedane kennis over veiligheidszorg vaak bij de betreffende afgevaardigde bleef. Bij vertrek van medewerkers vertrok dan ook de opgedane kennis. Overigens is de extern veiligheidsdeskundige die aan veel netwerken heeft deelgenomen van mening dat een wat wegzakkende belangstelling in principe geen probleem hoeft te zijn. Er is de afgelopen acht jaar veel aandacht geweest voor veiligheidszorg in de culturele erfgoedsector; het onderwerp is op de agenda gezet. Het is logisch dat andere onderwerpen nu weer meer aandacht vragen en dat veiligheidszorg wat lager op de agenda komt. Het belangrijkste is dát het op de agenda staat en dat het erop blíjft. Gebrek aan coördinatie van het netwerk Juist het op de agenda houden van veiligheidszorg zou een belangrijke taak moeten zijn van de netwerken. Probleem is echter dat de meeste erfgoedinstellingen de taak van coördinator niet op zich willen nemen: ze vinden dat ze onvoldoende kennis hebben om de bijeenkomsten zinvol te vullen en het teveel tijd kost iedereen bijeen te brengen.
39
40
5
Maatregelen en calamiteitenplan
Zowel de risicoanalyses die extern met subsidie als intern in netwerkverband zijn uitgevoerd, geven inzicht in de belangrijkste te nemen maatregelen op organisatorisch, bouwkundig en elektronisch terrein. Idealiter worden deze maatregelen ook genomen en wordt beknopte en concrete beschrijving hiervan vastgelegd in een calamiteitenplan. In de voorgaande hoofdstukken kwam al naar voren dat het opstellen van een calamiteitenplan, zowel na een externe risicoanalyse als in netwerkverband, voor instellingen nog wel eens lastig kan zijn. In dit hoofdstuk gaan we hier dieper op in en gaan we na in hoeverre de erfgoedinstellingen erin zijn geslaagd een calamiteitenplan op te stellen en dit plan in praktijk in uitvoering te brengen. Welke knelpunten komen we hierbij tegen?
5.1
Mate waarin benodigde maatregelen worden genomen
Instellingen die op grond van de risicoanalyse maatregelen met hoge prioriteit dienen uit te voeren is gevraagd in hoeverre deze maatregelen ook daadwerkelijk genomen zijn. Dit verschilt per type maatregel. Opvallend genoeg blijven organisatorische maatregelen nog achter. Juist hier ligt het accent van de regeling. Over de hele linie is wel het beeld dat maatregelen ofwel genomen zijn of nu in uitvoering zijn. Figuur 5.1
Mate waarin maatregelen met hoge prioriteit zijn genomen
Organisatorische maatregelen genomen
38%
60%
Bouwkundige maatregelen genomen
56%
Elektronische/technische maatregelen genomen
0%
2%
36%
65%
10%
20%
Ja
30%
8%
23%
40%
50%
60%
70%
80%
13%
90%
W e zijn e rme e be zig / ga a n dit binne nkort doe n
100%
Ne e
Dit beeld wordt redelijk bevestigd door de geïnterviewde veiligheidsdeskundigen. Voor het nemen van bouwkundige en elektronische/technische maatregelen moeten meestal financiële investeringen worden gedaan. De opgestelde risicoanalyse wordt regelmatig als breekijzer gebruikt om bij gemeenten, provincies of andere fondsen subsidies te krijgen om deze
41
te bekostigen. Dit lijkt redelijk goed te lukken. Slechts één instelling gaf aan de nodige maatregelen op deze terreinen niet te kunnen treffen vanwege ontbrekende financiering. Een erfgoedinstelling: “Tot onze grote verrassing was de verhuurder van het pand (de gemeente) n.a.v. het rapport direct bereid de aanbeveling voor het compartimenteren van de cv-ketel over te nemen. Zaken die bij het bestuur bekend waren, kregen extra gewicht.”
Toch geven verschillende deskundigen en consulenten aan dat dit niet voor alle erfgoedinstellingen geldt. Subsidiemogelijkheden hangen vaak af van het eigenaarschap, en daarmee van de financieringswijze van de instelling. Voor landgoederen en kastelen bijvoorbeeld zijn subsidiemogelijkheden vaak beperkt. Volgens dezelfde deskundigen liggen de grootste problemen bij het nemen van organisatorische maatregelen. Vaak gaat het om relatief eenvoudige zaken zoals het regelen van de eigen alarmopvolging, het instellen of aanpassen van een dagelijkse controleronde waarbij vluchtdeuren en nooduitgangen worden gecontroleerd, etc. Ook oefeningen zijn belangrijk, maar vinden vaak onvoldoende plaats.
5.2
Aanwezigheid van een calamiteitenplan
Een erfgoedinstelling: “De veiligheidszorg heeft altijd de aandacht gehad, maar was vooral informeel geregeld. Als het er op aankomt weet men meestal wel hoe te handelen, maar het is lastig mensen aan te spreken op verantwoordelijkheden als die niet helder (=schriftelijk) vastliggen.”
Aan de instellingen die in de enquête hebben aangegeven een risicoanalyse te hebben gemaakt of laten maken, is gevraagd of zij daarvóór al beschikten over een calamiteitenplan. De helft van de instellingen zegt dat zo’n plan er was (zie tabel hieronder). Naarmate de instelling groter is (meer fte), was vaker een calamiteitenplan aanwezig. Van de grote instellingen beschikte 81% over een calamiteitenplan; bij kleine instellingen was dit slechts 19%. Tabel 5.1
Aanwezigheid calamiteitenplan voor uitvoering van de risicoanalyse
Antwoord Ja
Percentage 50%
Nee
50%
Totaal (n=145)
100%
Eén van de externe veiligheidsdeskundigen die bij veel netwerken betrokken was, bevestigt overigens dat veel instellingen wel iets op papier hebben staan. Hij bestrijdt de gedachte die vaak leeft dat veiligheidszorg voorheen in het geheel geen aandacht kreeg. Of datgene dat op papier staat ook voldoet, is echter de vraag. De meeste erfgoedinstellingen (79%) zeggen in de enquête dat aanpassingen na uitvoering van de risicoanalyse inderdaad nodig waren. De grootste groep (74%) zegt dat slechts ‘enige aanpassingen’ nodig waren. Vijf procent van de instellingen zegt dat het calamiteitenplan niet of nauwelijks voldeed (zie tabel hieronder).
42
Tabel 5.2
Noodzaak aanpassing plan na uitvoering van de risicoanalyse
Mate van aanpassing
Percentage
Voldeed goed: geen aanpassing nodig
19%
Voldeed enigszins: enige aanpassingen nodig
74%
Voldeed nauwelijks: veel aanpassingen nodig
1%
Voldeed geenszins: er moest een nieuw plan worden opgesteld
4%
Weet niet
1%
Totaal (n=73)
100%
Opvallend veel instellingen (82%) zeggen op dit moment te beschikken over een calamiteitenplan dat aansluit op de bevindingen van de risicoanalyse. Dit percentage ligt voor de instellingen die extern een analyse uit hebben laten voeren 11% lager dan voor de groep die de analyse in een netwerk heeft gemaakt. Erfgoedinstellingen die aangaven op dit moment niet te beschikken over een calamiteitenplan dat aansluit op de bevindingen uit de risicoanalyse, zeggen dat dit komt doordat ze: hiervoor de tijd niet hebben er de deskundigheid niet voor in huis hebben het geen prioriteit geven omdat de kans op calamiteiten te klein is. Uit toelichting van de Mondriaan Stichting blijkt dat alle aanvragers van risicoanalyses die tot nu toe een eindafrekening stuurden, daadwerkelijk een calamiteitenplan hebben opgesteld dan wel aangepast. De aanvragers uit 2006 en 2007 hebben vrijwel zonder uitzondering hun plannen ingeleverd. Toch zijn hier wel enige kanttekeningen bij te plaatsen. Zowel museumconsulenten als externe veiligheidsdeskundigen geven aan dat het opstellen van een adequaat calamiteitenplan en het ten uitvoer brengen hiervan, voor veel instellingen een lastig proces is. Door sommige museumconsulenten wordt een te vrijblijvende opstelling van deelnemers als knelpunt ervaren. In Zeeland is het opstellen van een calamiteitenplan daarom bij aanvang als voorwaarde gesteld voor deelname, waarmee uiteindelijk een percentage van ruim 75% instellingen met calamiteitenplan behaald kon worden. In sommige andere netwerken lukte het ongeveer de helft van de deelnemers een calamiteitenplan op te stellen. De externe veiligheidsdeskundigen zijn negatiever over de capaciteit van instellingen zelf een calamiteitenplan op te stellen en uit te voeren. Volgens hen is dit een duidelijk knelpunt.
5.3
Invoering calamiteitenplan in praktijk
Veiligheidsdeskundigen geven aan dat een calamiteitenplan géén lijvig document moet zijn, maar een concreet en bondig plan dat vooral in de hoofden van mensen zit. Het calamiteitenplan moet leven: iedereen moet op het juiste moment weten hoe te handelen. De eerste stap hiervoor is de inhoud van het calamiteitenplan te delen met de medewerkers binnen de organisatie. Iedere medewerker, van directeur tot vrijwillig suppoost, moet op de hoogte zijn van de onderdelen uit het calamiteitenplan die voor de eigen functie relevant zijn.
43
Een erfgoedinstelling: “Ons is opgevallen dat veiligheidszorg complexer is dan louter de deur op slot doen (...), dat veiligheidszorg organisatiebreed moet worden ondersteund (het meest lastig)”
De volgende figuur laat zien in hoeverre medewerkers binnen de instelling op de hoogte zijn van de inhoud van het calamiteitenplan. Het is duidelijk dat de directie en het hoofd van de technische dienst, beveiliging of de beheerder doorgaans het beste op de hoogte zijn. Bij kleine instellingen is vaak het bestuur het beste op de hoogte. Bij middelgrote instellingen is dit de directie, bij grote meestal het hoofd van de technische dienst. Suppoosten en rondleiders (betaalde krachten) en vrijwilligers zijn het minst goed op de hoogte. Figuur 5.1
Mate waarin medewerkers op de hoogte zijn van de inhoud van het calamiteitenplan, voor zover relevant voor de betreffende functie.
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0% Bestuur
Directie/management
Goed
Hoofd techn. Dienst/Beveiliging/Beheerder Redelijk
M atig
Suppoosten/rondleiders (betaald)
Vrijwilligers
Niet
Veel elementen in het calamiteitenplan betreffen instructies en afspraken, die doorgaans ook, of juist, voor suppoosten en rondleiders gelden. Onderstaande tabel laat zien dat 44% van de instellingen zegt het plan te hebben verwerkt in de taakomschrijvingen. Verder valt op dat bij 45% van de instellingen geen sprake was van taakomschrijvingen, en dat dit nu nog voor 28% geldt. Het calamiteitenplan heeft dus niet alleen geleid tot het aanpassen van taakomschrijvingen, maar ook tot het opstellen ervan waar ze er voorheen niet waren. Tabel 5.3
Mate waarin het calamiteitenplan verwerkt is in taakomschrijvingen van suppoosten en rondleiders (vrijwillig dan wel betaald)
Mate van aanpassing Ja, oude taakomschrijvingen zijn aangepast
Percentage 27%
Ja, er waren geen taakomschrijvingen; die zijn er nu wel
17%
Nee, oude taakomschrijvingen zijn niet aangepast
24%
Nee, er zijn geen taakomschrijvingen
28%
Weet niet Totaal (n=119)
44
5% 100%
6
Beschouwing: opbrengsten en een vervolg
6.1
Opbrengsten van de subsidieregeling
Een directe opbrengst van de subsidieregeling is uiteraard dat bij de deelnemende instellingen de belangrijkste risico’s in kaart zijn gebracht. Een risicoanalyse is echter geen doel op zich. Het is een belangrijke stap naar het opstellen van een calamiteitenplan en het nemen van concrete maatregelen. Er zijn zes potentiële opbrengsten van de regeling te benoemen: kennis over veiligheidszorg bewustwording en agendering afspraken tussen instellingen afspraken met externe instanties adequate calamiteitenplannen (opgesteld/aangepast en ingevoerd/geborgd binnen de organisatie) concrete veiligheidsmaatregelen Kennis over veiligheidszorg De subsidieregeling kan leiden tot meer kennis over de uitvoering van een risicoanalyse en meer in het algemeen over veiligheidszorg. In hoofdstuk 4 zagen we inderdaad dat bijna 60% van de instellingen die aan netwerken hadden deelgenomen een grotere kennis over veiligheidszorg als één van de drie belangrijkste opbrengsten beschouwt (tabel 4.2). Onderstaande grafiek laat zien dat de risicoanalyses hier een belangrijke bijdrage aan hebben geleverd. Figuur 6.1
Stellingen over opgedane kennis n.a.v. de risicoanalyse
Ik ben nu zelf goed in staat een risicoanalyse uit te voeren
25%
Ik heb veel geleerd van de manier waarop een risicoanalyse wordt uitgevoerd
22%
38%
De risicoanalyse heeft ons veel geleerd over wat veiligheidszorg eigenlijk inhoudt
10%
20%
enigszins mee eens
8%
42%
41%
0%
volledig mee eens
42%
11%
43%
30%
40%
neutraal
50%
60%
7%
12%
70%
mee oneens
80%
90%
4%
100%
weet niet
45
Maar liefst 84% zegt dat de risicoanalyse een bijdrage heeft geleverd aan kennis over veiligheidszorg. Iets minder instellingen zijn van mening dat ze veel hebben geleerd van de wijze waarop een risicoanalyse wordt uitgevoerd. Toch is nog altijd 80% het met deze stelling enigszins tot volledig eens. Ongeveer een kwart zegt nu zelf goed in staat te zijn een risicoanalyse uit te voeren en 42% denkt hiertoe enigszins in staat te zijn. Overigens zeggen instellingen die extern een risicoanalyse uit hebben laten voeren vaker dat ze veel kennis op hebben gedaan. Zij achten zichzelf juist weer minder goed in staat een analyse uit te voeren dan instellingen die alleen een analyse in netwerkverband hebben gemaakt. Hier spelen waarschijnlijk twee verschillende zaken. Instellingen die extern een analyse uit hebben laten voeren, hebben waarschijnlijk vaker te maken met een complexe situatie die lastiger te analyseren is. In deze groep zijn ook instellingen vertegenwoordigd die niet aan netwerken hebben deelgenomen en dus nooit hebben geleerd zelf een risicoanalyse te maken. Bewustwording en agendering Meer kennis over veiligheidszorg gaat hand in hand met een bewustwordingsproces over het belang van goede veiligheidszorg en blijvende agendering van het onderwerp binnen de instellingen. Bewustwording was voor 58% van de instellingen die aan een netwerk deelnamen een van de drie belangrijkste opbrengsten hiervan. De subsidieregeling beoogt een blijvende aandacht voor veiligheidszorg. De instellingen is daarom gevraagd in hoeverre binnen de directie of het management sinds de uitvoering van de risicoanalyse structurele (blijvende) aandacht is voor veiligheidszorg. Onderstaande tabel laat zien dat in tweederde van de erfgoedinstellingen veiligheidszorg structureel op hoog niveau op de agenda staat. Bij bijna eenderde van de instellingen staat het iets minder hoog op de agenda en wordt er incidenteel aandacht aan besteed. Instellingen die extern een analyse uit hebben laten voeren, lijken iets vaker structurele aandacht aan veiligheidszorg te geven. Tabel 6.1
Mate van structurele aandacht voor veiligheidszorg binnen directie/management sinds uitvoering risicoanalyse
Aandacht
Percentage
Er wordt regelmatig aandacht aan besteed
66%
Er wordt incidenteel aandacht aan besteed
29%
Er wordt niet of nauwelijks aandacht aan besteed Het is nog te vroeg om hier een uitspraak over te kunnen doen Totaal (n=145)
4% 1% 100%
Kennismaking en afspraken met andere erfgoedinstellingen Een kijkje nemen in de keuken van andere instellingen wordt als een belangrijke opbrengst van deelname aan de netwerken genoemd (35% van de instellingen). Voor 17% van de instellingen staat kennismaking met andere cultureel erfgoedinstellingen in de top drie van belangrijkste opbrengsten. Museumconsulenten bevestigen het belang van kennismaking. Niet alleen leren instellingen veel van elkaars fouten en oplossingen. Ook ontstaan andere relaties tussen instellingen die bijvoorbeeld leiden tot gezamenlijke tentoonstellingen.
46
In een aantal netwerken in Limburg en Overijssel hebben de deelnemende instellingen afspraken gemaakt over het onderbrengen van collecties bij elkaar in geval van een calamiteit. Afspraken met externe instanties In de meeste netwerken zijn op enigerlei wijze afspraken tot stand gekomen met de brandweer: in het ene netwerk meer en uitgebreider dan in het andere. Voor 21% van de instellingen was kennis van, en afspraken met de brandweer een van de drie belangrijkste opbrengsten van het netwerk. Het gezamenlijk optrekken binnen de netwerken biedt goede mogelijkheden om oefeningen te houden. Dit is in diverse provincies gebeurd. In de provincie Zeeland leidde samenwerking met de Veiligheidsregio tot een oefeningsprogramma waarbij de collectie van een Zeeuws museum is geëvacueerd. Hiervan is een film gemaakt. Sindsdien is al bij verschillende andere netwerkprojecten in Nederland aan het einde aan de hand van de film een lezing over evacuatie gegeven. Adequate calamiteitenplannen De meeste erfgoedinstellingen zeggen inmiddels te beschikken over een volledig calamiteitenplan waarin de resultaten uit de risicoanalyse zijn verwerkt. Dit komt overeen met de indruk van de Mondriaan Stichting dat alle aanvragers van risicoanalyses die een eindafrekening sturen, daadwerkelijk een calamiteitenplan hebben opgesteld dan wel aangepast. Zowel museumconsulenten als externe veiligheidsdeskundigen plaatsen wel de kanttekening dat het opstellen van een adequaat calamiteitenplan en het ten uitvoer brengen hiervan, voor veel instellingen een lastig proces is. Zo menen externe veiligheidsdeskundigen dat veel instellingen er niet in slagen een calamiteitenplan op te stellen dat voldoet aan de vereisten. Hoewel het in veel gevallen wel lukt een concept op te stellen, wordt dit vaak niet afgerond. Volgens de deskundigen maken veel instellingen het zichzelf te moeilijk: het moet niet om een dik boekwerk gaan, maar om een kort en bondig, uitvoeringsgericht plan. De implementatie van het plan en de borging hiervan blijken lastig. Uit de enquête onder instellingen blijkt weliswaar dat besturen, directies en hoofden van de technische dienst meestal goed op de hoogte zijn van de inhoud van het calamiteitenplan voor zover relevant voor hun functie. Dit lijkt echter in veel mindere mate te gelden voor suppoosten en rondleiders. Bijna een kwart van de instellingen heeft naar aanleiding van het calamiteitenplan aanpassing gedaan in taakomschrijving voor deze groep, of heeft deze opgesteld. Bijna een derde van de instellingen heeft voor deze groep in het geheel geen taakomschrijvingen. Vrijwilligers zijn nog minder vaak bekend met het calamiteitenplan. Juist suppoosten en rondleiders hebben belangrijke taken in de veiligheidszorg. Genomen maatregelen Het is lastig om uitspraken te doen over de mate waarin maatregelen zijn genomen. Volgens de instellingen zelf hebben zij de belangrijkste maatregelen al genomen of gaan zij dit binnenkort doen. Dit geldt met name voor elektronische en bouwkundige maatregelen. De risicoanalyse kan helpen hiervoor bij gemeenten, provincies, stichtingen en fondsen subsidies te krijgen en wordt hiervoor, volgens externe veiligheidsdeskundigen, ook regelmatig gebruikt.
47
Veel organisatorische maatregelen zijn relatief eenvoudig te bewerkstelligen. De risicoanalyses helpen de instellingen met een andere blik naar hun eigen gebouwen en collecties te kijken, waarmee ze zelf risicovolle situaties beter in kunnen schatten. Soms volstaat een eenvoudige aanpassing in de werkwijze. De belangrijkste organisatorische maatregelen hebben te maken met afspraken en instructies, zoals het dagelijks lopen van een sluitronde, het paraat hebben van belangrijke telefoonnummers en de eigen alarmopvolging. Hierboven (invoering en organisatorische borging) bleek al dat juist dergelijke maatregelen soms lastig te nemen zijn. Hoewel volgens externe veiligheidsdeskundigen organisatorische maatregelen vaak de belangrijkste zijn, blijven deze wat achter op het nemen van elektronische en bouwkundige maatregelen.
6.2
Hoe nu verder?
De subsidieregeling heeft in grote mate bijgedragen aan kennisvergroting, bewustwording van het belang van veiligheidszorg en agendering van het onderwerp bij de cultureel erfgoedinstellingen. Hierin is zonder meer een belangrijke stap gezet. Ook is duidelijk dat de regeling daadwerkelijk heeft bijgedragen aan betere veiligheidszorg in de erfgoedinstellingen, doordat veiligheidsmaatregelen zijn genomen. Tegelijkertijd dringen de volgende twee vragen zich op: Is met deze subsidieregeling de doelgroep voldoende bereikt? Is deze impuls gedurende vier jaar voor de erfgoedinstellingen die al deel hebben genomen voldoende om, individueel dan wel in samenwerkingsverband, de nodige vervolgstappen te zetten en de nodige aandacht aan veiligheidszorg te blijven besteden? De bereikte doelgroep In de afgelopen subsidieperiode hebben 124 erfgoedinstellingen gebruik gemaakt van de subsidie voor een extern uitgevoerde risicoanalyse. Tot nu toe heeft een groep van 20, met name oud-katholieke, kerken een externe risicoanalyse uit laten voeren en is in Limburg een netwerk van kerken opgezet. Deskundigen constateren bij kerken een groeiende interesse voor een voortzetting van de regeling, nu ook bij bisdommen en protestantse kerken. Wel wordt aanbevolen een eventuele voortzetting van de regeling voor kerken te koppelen aan deelname aan een regionaal veiligheidsnetwerk of een netwerk/cursus voor kerken. Verder is niet uit te sluiten dat onder andere groepen erfgoedinstellingen interesse bestaat voor voortzetting van de regeling. Veel risicoanalyses worden aangevraagd door instellingen die op deze mogelijkheid zijn gewezen binnen netwerkverband. Bij nieuwe deelnemers of het ontstaan van nieuwe netwerken kan behoefte ontstaan aan de uitvoering van een externe risicoanalyse. Vervolgstappen zetten en veiligheidszorg op de agenda houden De erfgoedinstellingen die al bereikt zijn, staan nu voor de uitdaging concreet met de opgedane kennis aan de slag te gaan.
48
Zo zijn uit de risicoanalyses prioriteiten naar voren gekomen die om aanpassing vragen. Doorgaans kunnen instellingen de hiervoor benodigde aanpassingen of investeringen zelf oppakken of extern regelen. Soms gaat het om kleine aanpassingen in werkwijze die geen financiering behoeven. Voor grotere bouwkundige of elektronische maatregelen kunnen erfgoedinstellingen, dankzij de risicoanalyse, voor financiering veelal aankloppen bij derden, zoals gemeenten, provincies en andere fondsen. Wel is sprake van een kleine groep erfgoedinstellingen (met name landgoederen en kastelen) die vanwege het eigenaarschap, en daarmee van het financieringskarakter, van de instelling geen aanspraak kan maken op externe subsidies. Hierdoor ontbreken financieringsmogelijkheden voor het nemen van elektronische of bouwkundige maatregelen. Bij deze groep bestaat wel behoefte aan aanvullende financiering voor te nemen maatregelen. De belangrijkste behoefte van de meeste erfgoedinstellingen is echter gelegen in meer begeleiding bij de organisatorische maatregelen die genomen moeten worden, borging van het calamiteitenplan in de organisatie en oefenen met implementatie van het calamiteitenplan. Zowel externe veiligheidsdeskundigen als museumconsulenten zijn het erover eens dat verdere nazorg en begeleiding op deze terreinen belangrijk is. Diverse erfgoedinstellingen hebben eveneens in de open antwoorden aangegeven hieraan behoefte te hebben. Dergelijke begeleiding zou goed in netwerkverband gerealiseerd kunnen worden. Voortzetting van de opgerichte netwerken heeft op dit moment nog zeker meerwaarde. Erfgoedinstellingen worden zo gestimuleerd: veiligheidszorg op de agenda te houden; het calamiteitenplan indien nodig af te ronden; het calamiteitenplan in de dagelijkse werkzaamheden in te voeren. Hierbij kan worden gedacht aan trainingen en oefeningen; geregeld gezamenlijke oefeningen te houden, zoals ontruimingen. Ten slotte is er (enige) interesse van erfgoedbeheerders die nog niet aan een netwerk hebben deelgenomen, voor deelname aan een nieuw op te richten netwerk. Indien nieuwe netwerken worden opgezet, is het nuttig aandacht te besteden aan de aanwezige diversiteit tussen instellingen. Indien ook kleinere instellingen van een netwerk deel uitmaken, is hiervoor speciale aandacht nodig. Zij hebben behoefte aan een beperkte hoeveelheid documentatie en een meer pragmatisch karakter van de activiteiten. Knelpunt voor de voortzetting van al opgezette netwerken is echter dat teveel netwerken niet of nauwelijks mee bijeen komen. Met name de coördinatie ervan blijkt in praktijk een probleem. Diverse museumconsulenten pleiten daarom voor continuering van professionele coördinatie van de netwerken, zodat terugkomdagen georganiseerd kunnen worden en contacten met landelijke expertisecentra onderhouden kunnen worden. Aangezien dit geen onderdeel uitmaakt van de reguliere steunfunctietaak van de museumconsulent, zou hiervoor extra financiering nodig zijn.
49
50
Research voor Beleid Bredewater 26 Postbus 602 2700 MG Zoetermeer tel: 079 322 22 22 fax: 079 322 22 12 e-mail:
[email protected] www.research.nl
51
