Veilig wonen in bestaande voorraad. Handboek risicomanagement voor corporaties

Veilig wonen in bestaande voorraad Handboek risicomanagement voor corporaties

april 2011

Veilig wonen in bestaande voorraad Handboek risicomanagement voor corporaties

Auteurs Sjoerd Blokpoel, Twijnstra Gudde Marc Klaver, Mooiland Erik van Marle, Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement Inge van der Brug, Van der Brug communicatie

Colofon © Aedes, Hilversum

Auteurs Sjoerd Blokpoel, Twijnstra Gudde (H1) Marc Klaver, Mooiland (H2, 3 en 4) Erik van Marle, Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (H3 en 4) Inge van der Brug, Van der Brug communicatie (kaderteksten)

Programmamanagement Maarten Georgius, Aedes, Hilversum

Redactie en productiebegeleiding Van der Brug Communicatie, Hilversum

Vormgeving omslag Studio Typo Dynamo, Lelystad

Aedes vereniging van woningcorporaties Publicaties Postbus 611, 1200 AP Hilversum Telefoon (035) 626 83 11 Fax (035) 626 84 11 E-mail [email protected]

Voorwoord Asbest in het woningbezit, een legionella-uitbraak of een werknemer die van het dak naar beneden valt. Een corporatie loopt risico’s, die soms vérstrekkende gevolgen hebben. Voor haar bewoners, maar ook voor haar medewerkers. Regelmatig verschijnen er berichten in de media over incidenten waar het op veiligheidsgebied is misgegaan. Corporaties willen graag dat hun bewoners ‘veilig wonen’. Daarom gaan steeds meer corporaties aan de slag met risicomanagementbeleid om deze risico’s en incidenten te beperken. Maar het lukt nooit om alles tegelijk aan te pakken. Planmatig niet, maar ook financieel moeten er keuzes worden gemaakt. Deze publicatie helpt bij het maken van risicobeleid voor bestaand woningbezit. Het is geen blauwdruk, maar een handreiking, bedoeld als hulpmiddel voor de praktijk. Daarom bestaat de kern uit het beschrijven van een praktijktoepassing. Niet vanuit een puur theoretische benadering, maar vanuit een aantoonbaar hulpmiddel in de praktijk. In de bijlage zijn daarom een aantal praktische hulpmiddelen opgenomen die in de loop van de publicatie terugkomen. Allereerst gaat hoofdstuk 1 in op waarom risicogestuurd beheer van bestaande bouw belangrijk is. Hoofdstuk 2 definieert een risicohouding, voordat de corporatie aan de slag kan gaan. Daarna schetst hoofdstuk 3 de aanpak, waarvan Mooiland de laatste jaren de basis heeft ontwikkeld. Wat houdt deze aanpak in? Het gaat in op de ontwikkeling, de praktijktoepassing en de successen die ermee worden bereikt. Hoofdstuk 4 richt zich op de vraag hoe deze aanpak kan worden uitgerold; hoe is dit tot een succes gemaakt binnen Mooiland? Ook wordt de vertaling gemaakt naar andere corporaties. Welke succesfactoren zijn cruciaal, wat zijn de valkuilen, hoe breng je het naar je eigen corporatie? Verspreid door de publicatie staan drie verhalen van corporaties uit de praktijk. De publicatie was niet mogelijk geweest zonder inbreng van de Aedes-Klankbordgroep Bouwregelgeving. We willen de leden van deze klankbordgroep dan ook hartelijk danken voor hun kritisch meedenken. We hopen dat deze handreiking u inspireert om aan de slag te gaan met het opzetten of uitbouwen van uw risicomanagementbeleid.

Community Risicomanagement Op Aedesnet is een community over risicomanagement actief. Deze community biedt een plek voor uw ervaringen, uw vragen aan collega's, uw nieuws en uw meningen over risicomanagement. Hier kunt u kennisdelen met collega's bij andere corporaties. U kunt zich aanmelden voor de community via Aedesnet.

4

5

Inhoud 1

Inleiding

2

Risicohouding

11

Carolus Pieters (Rochdale): ‘Het is een kwestie van beperken, je kunt niet alles doen’

13

Het organiseren (stappenplan)

17

Kim Koot (Vestia Groep): ‘We moeten integraal bekijken of we de juiste prioriteiten stellen’

27

Het implementeren van beleid

31

Paul Biersteker (Ymere) ‘Aandacht voor risicomanagement is hard nodig’

36

Bijlagen

39

3

4

5

7

1 Voorbeeld risicotabel 41 2 Voorbeeld voorstel aan MT/bestuur over risicoparagraaf 43 3 Voorbeeld veiligheidsproject plan van aanpak 49 4 Overzicht van risico’s waarmee corporaties te maken (kunnen) krijgen 57 5 Stappenplan Risicomanagement bestaande bouw 59 6 Voorbeeld offerteaanvraag uitvoeren advieswerkzaamheden 60

6

7

1

Inleiding Instortende gevels, complexen met asbesthoudende materialen, legionella in waterleidingen en verhoogd brandgevaar in bepaalde typen woningen. Een onvolledige en willekeurige opsomming van risico’s en incidenten in de bestaande bouw waarmee corporaties regelmatig te maken hebben. Hoe ga je hiermee om? Waaraan geef je prioriteit? Hoe maak je hierover afspraken met je bestuurder? Deze publicatie neemt projectleiders en -managers die dagelijks met beheer en onderhoud bezig zijn, mee in een praktische aanpak. Op naar veilig wonen door risicogestuurd beheer van bestaande bouw. Woningcorporaties richten het beheer van het bestaande vastgoed, en de prioriteiten die zij daarin stellen, op een eigen manier in. Daarbij maken ze keuzes die voortkomen uit verschillende redenen. Bijvoorbeeld omdat er een meerjarenplan is, er recent een incident is geweest, bewoners specifieke aanpassingen vragen of omdat de bestuurder een nieuwe richting wil inslaan. Deze keuzes worden zelden bewust en transparant afgewogen, laat staan met een duidelijke risicoafweging onderbouwd. Hierdoor wordt bij incidenten vaak direct de nadruk verlegd op het zogenoemde ‘brandjes blussen’. Uit analyse blijkt dat een galerijwoning met een huurder van een corporatie de grootste kans op incidenten kent1. Tegelijkertijd lijken de media elk incident bij een corporatie representatief te stellen voor de hele sector. Dit vraagt om een professionele aanpak van veiligheidsmanagement in de bestaande voorraad. Keuzes maken In het beheren van vastgoed binnen corporaties staan projectleiders en -managers dagelijks voor keuzes. Investeren we in extra brandwerende materialen, gebruiken we het budget om elektriciteits- en/of gasleidingen te moderniseren of vervangen we warmwaterboilers? Er is per definitie onvoldoende budget om álles áltijd op peil te hebben. Naast veel andere factoren kan een risicoafweging helpen om de noodzakelijke prioriteiten te stellen. Deze publicatie biedt een werkwijze voor projectleiders en -managers om op basis van risico’s keuzes te maken in het beheren van het vastgoed. Daarnaast biedt de werkwijze houvast om deze keuzes ook op de agenda van de bestuurder te krijgen. Hiermee borgt de projectmanager dat de aanpak steun krijgt en niet bij het minste of geringste weer wordt aangepast. Binnen Aedes is een Klankbordgroep Bouwregelgeving actief, die enkele veelvoorkomende risico’s als ‘top’ heeft erkend. Voorbeelden2 daaruit zijn: − onvoldoende veilig werken op hoogte − beperkte brandveiligheid in relatie tot doorslaan van brand − falende constructiedelen door betonrot − onvoldoende ventilatiemogelijkheden − legionella in leidingensysteem.

1

NIFV-onderzoek naar oorzaken van woningbranden.

2

De volledige lijst van risico’s staat in bijlage 4.

8

Risicomanagement als hulpmiddel voor professioneel beheer van vastgoed Risicomanagement is op veel verschillende manieren een hulpmiddel voor corporaties. In Compact 45 gaat Aedes in op het risicomanagement zoals dat organisatiebreed kan helpen om corporaties te sturen. Die aanpak geeft vooral managers en bestuurders een handvat om in de breedte van alle activiteiten binnen een corporatie integraal risico’s te kunnen afwegen. De ervaring leert dat risicomanagement de laatste paar jaar steeds meer als sturingsinstrument wordt ingezet. Dit betekent dat informatie over risico’s als basis dient voor het nemen van belangrijke beslissingen. Beslissingen die op ieder niveau in de organisatie voorkomen. Deze publicatie maakt concreet hoe een projectmanager risicomanagement in de praktijk kan inzetten. Risicomanagement kan elke rol binnen een corporatie helpen in zijn taken, mits de aanpak en de focus op het type risico’s goed is doordacht. Deze publicatie richt zich op het inzetten van een risicoafweging bij het beheer van bestaande bouw. Ze geeft een handleiding om in de praktijk beter keuzes te kunnen maken én helpt bij het opstellen van een onderbouwing naar managementteam en bestuurders. Door inzicht in de meest risicovolle situaties en typen complexen, kan de volgorde van inzet van middelen worden bepaald. Risicomanagement waarmee het primaire proces van beheer en onderhoud (mede) gestuurd kan worden dus. Daarmee wordt het een sturingsvariabele voor de beslissers naast andere variabelen, zoals het periodieke onderhoudsplan en wet- en regelgeving. Deze publicatie stelt ‘veiligheid’ centraal. Een corporatie heeft in bepaalde mate als doel een veilige woonomgeving voor haar klanten (en/of een veilige werkomgeving voor haar onderhoudsmedewerkers) te borgen. Risico’s hierbij zijn incidenten of gebruikssituaties die de veiligheid (of gezondheid) van personen in en om een woning uit de voorraad in gevaar brengt. Dat kan zijn als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving, maar ook als gevolg van bepaalde gebruikseisen of gedrag van bewoners. Door gestructureerd, expliciet en transparant om te gaan met veiligheidsrisico’s in bestaand bezit kan het beheer en onderhoud beter. Beter, omdat onderbouwde keuzes worden gemaakt én iedereen hieraan vasthoudt. Op naar een veilige woningvoorraad! Handvat voor de projectleider en manager, noodzaak voor de bestuurder De bestuurder wordt vanuit intern en extern toezicht in toenemende mate geacht aan risicomanagement te doen. In de Governancecode is vastgelegd dat de corporatie invulling moet geven aan het risicomanagement. Daarbij gaat het niet over het ‘voldoen aan regels’ of ‘afleggen van verantwoording’, maar over het daadwerkelijk risicobewust handelen: weten welke risico’s er zijn en heel bewust keuzes maken hoe daarmee om te gaan. Bestuurders zijn daarom sterk gebaat bij de inzet van risicomanagement in het beheer van vastgoed. De in deze publicatie beschreven aanpak zorgt ervoor dat de projectleider, en daarmee ook de bestuurder, goed zicht heeft op de risico’s in de portefeuille en hieruit bewust een selectie kan maken. De aanpak voorkomt voor een belangrijk deel dat corporaties voor verrassingen worden gesteld van optredende risico’s. Door deze bedreigingen te categoriseren, te wegen en waar mogelijk te koppelen aan de onderhoudsplannen, legt de projectleider de bestuurder automatisch ook de vraag voor: waarin investeren we om de grootste veiligheidsbedreigingen te beheersen?

9

Door een juiste, gestructureerde aanpak kunnen stakeholders stapsgewijs worden meegenomen. Zo worden duidelijke afspraken gemaakt: welke risico’s zien we, welke vinden we het grootst, wat kunnen we daaraan doen en waarop zetten we de komende tijd in? De aanpak gaat dus niet over het vullen van lijstjes of een systeem, maar over het samen prioriteiten stellen, op basis van risico’s. Hierdoor wordt de afdeling geholpen minder incidentgedreven te handelen en bewust, structureel in te zetten op de belangrijkste risico’s. Daarmee kan de bestuurder aan de in- en externe toezichthouders duidelijk verantwoording afleggen welke structurele afwegingen hij maakt. En daarmee sluit hij aan bij een ontwikkeling die ook is terug te zien bij bijvoorbeeld ‘collega’-beheerders als de Rijksgebouwendienst, maar ook bij toezichthouders. Projectleiders, -managers of bestuurders die worden geacht ‘alles op orde te hebben’, staan echter voor een moeilijke taak. Voorraadbreed risico A sterk verlagen, kan betekenen dat de corporatie minder kan investeren in het terugbrengen van risico B. De aanpak helpt alleen als ook écht prioriteiten worden gesteld én het managementteam deze prioritering ook overneemt. Als beheerder van een forse woningvoorraad, met soms zeer diverse typen woningen, zitten corporaties altijd in een spanningsveld. Er is onvoldoende budget, tijd en gelegenheid om aan alle specifieke vragen en eisen tegelijkertijd invulling te geven. Risicomanagement in het onderhoudsbeleid (vaak onderdeel van integraal veiligheidsbeleid) betekent niet dat alle risico’s tot nul moeten worden teruggebracht. Waar houdt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van de corporatie op, en start die van de gemeente, de aannemer of de bewoner zelf!?

Dit hoofdstuk is geschreven door Sjoerd Blokpoel (Twijnstra Gudde).

10

11

2

Risicohouding De start van een praktische aanpak is om de focus in de aanpak en grove invulling daarvan vast te leggen in beleid. Waarop wil de corporatie precies sturen? Hoeveel risico wil en kan ze lopen? Hoeveel menskracht is beschikbaar om bepaalde projecten uit te voeren? Zonder de goede risicohouding bieden veel ‘lijstjes’ schijnzekerheid. Dit vraagt om een uitspraak van het management, voordat in de praktijk aan de slag kan worden gegaan. Naast beleidskeuzes zijn er meer kaders te definiëren, bijvoorbeeld relevante wet- en regelgeving of beleidsprioriteiten bij de overheid en/of andere toezichthouders. De ‘risicohouding’ definieert in welke mate een corporatie bepaalde risico’s wil lopen. Voor de veiligheid van de voorraad betreft dit vooral de vraag waarvoor corporaties zichzelf verantwoordelijk zien, en aan welke typen risico’s ze prioriteit willen geven. In de ’risicohouding’ kan een lijn worden getrokken tussen de verantwoordelijkheid van de corporatie (bijvoorbeeld in de fysieke brandbeveiliging) en de verantwoordelijkheid van bewoners (in gedrag om brand te voorkomen). De ’risicohouding’ impliceert ook dat het zijn van een corporatie per definitie risico’s met zich meebrengt, en dat niet het doel is (of kan zijn) deze tot nul te reduceren. Uit de risicohouding moet blijken welke (typen) risico’s meer of minder prioriteit hebben en tot hoever een corporatie deze wil reduceren (en ten koste van wat). Dit geeft een kader om individuele risico’s en beheer(s)activiteiten daartoe beter te kunnen managen. Afstemming met managementteam en bestuurder Een belangrijk aandachtspunt om deze aanpak in de praktijk écht te laten helpen, is dan ook niet in eerste instantie risicobeheersmaatregelen in praktijk te brengen, maar allereerst afstemming te zoeken met het managementteam en de bestuurder. Zij zijn een cruciaal startpunt hierin. Het overtuigen van het managementteam of de bestuurder komt terug in deze publicatie3; de beschreven aanpak biedt de projectleider hiervoor houvast. Implementatie van nieuw beleid staat of valt met draagvlak in de top van de organisatie. Een structurele borging is bijvoorbeeld mogelijk door aan het begin van de jaarcyclus met het managementteam samen te kijken welke prioriteiten nodig zijn (daar waar de risico’s het grootst zijn), waarop hoeveel wordt ingezet (daar waar risico’s groot zijn én investeringen lonen) en hoe dat wordt vastgelegd in jaarplannen en -begrotingen van dat jaar. Naar een concrete aanpak voor een veilige woningvoorraad Het inzetten van een risicoafweging bij het beheer van bestaande bouw betekent een aanvulling op het gangbare onderhoudsbeleid waarin vaste onderhoudstermijnen en -activiteiten staan opgenomen. De praktijk start met het gestructureerd inzicht krijgen in de daadwerkelijke risico’s van de (specifieke!) woningvoorraad. Mogelijk zijn ‘instortende gevels’ landelijk een groot issue, maar is dat in jouw voorraad helemaal niet aan de orde.

3

Bijlage 2 bevat bijvoorbeeld een voorstel aan managementteam/bestuur over een risicoparagraaf op basis van de

risicogestuurde aanpak.

12

Zijn de daadwerkelijke bedreigingen voor de veiligheid inzichtelijk gemaakt, dan kan de corporatie kijken naar de mogelijkheden om deze te verminderen. Dat kunnen onderhouds- of investeringsactiviteiten zijn, maar ook extra toezicht op een aannemer, communicatie met de bewoners of extra inspecties. Dat betekent kijken naar de hiaten, risico’s, kosten en technische mogelijkheden, om daarin een integrale keuze te maken voor de prioriteiten voor dat jaar, dat complex, dat type woningen of die bewonersgroep. Uiteindelijk kan de corporatie zo een afweging maken om juist die onderhoudsactiviteiten uit te voeren die economisch, maar vooral ook vanuit het beleid van de corporatie het meest logisch zijn.

Dit hoofdstuk is geschreven door Sjoerd Blokpoel (Twijnstra Gudde) en Marc Klaver (Mooiland).

13

Carolus Pieters (Rochdale): ‘Het is een kwestie van beperken, je kunt niet alles doen’ De brand in Hoofddorp in 2008 en het inspectiesignaal van het ministerie van VROM was voor Woningstichting Rochdale uit Amsterdam een belangrijke aanleiding om aan de slag te gaan met brandveiligheid. Speerpunt was het inspecteren van de brandveiligheid, met daaraan gekoppeld het ontwikkelen van een rookmelderbeleid. Omdat er meer aspecten bleken te zijn dan brandveiligheid was het derde speerpunt van Rochdale het opstellen van preventiebeleid in algemene zin. Carolus Pieters, beleidsmedewerker techniek van afdeling Rochdale Onderhoud bij Woningstichting Rochdale, legt uit waarom Rochdale ‘risicomanagement vastgoed bestaande bouw’ ofwel veiligheidsbeleid zo belangrijk vindt: ‘We willen inzicht krijgen in wat er allemaal speelt. We willen gestructureerd en beleidsmatig inspelen op actuele schade-incidenten en niet geconfronteerd worden met ad hoc situaties die de politiek oproept.’ Daarmee doelt Pieters op het brandinspectieverhaal na de brand in Hoofddorp in 2008. Bij die brand raakten dertien corporatiewoningen zwaar beschadigd. Oorzaak: de tekortschietende weerstand tegen branddoorslag van de woningscheidende constructie. ‘Het is een kwestie van prioriteiten stellen wat je kunt doen met die ene zak geld die je hebt. Wij wilden ons richten op gezondheid en veiligheid. Dan kom je automatisch op de top vier uit die we in de klankbordgroep risicomanagement van Aedes naar voren hebben gebracht. Je kunt niet alles doen. Niet vanwege de capaciteit, maar ook niet vanwege het geld dat we ter beschikking hebben’, aldus Pieters, die deel uitmaakt van de genoemde klankbordgroep. Drie speerpunten Op dit moment maakt Rochdale de keuze in prioriteiten nog niet. ‘Er ligt een notitie, waarmee we nog aan de slag gaan. We zijn er al een tijd mee bezig, eigenlijk sinds de brand in Hoofddorp en de notitie Inspectiejournaal van het ministerie van VROM. We wilden beginnen met brandveiligheidsinspecties, met daaraan gekoppeld als tweede speerpunt het ontwikkelen van een rookmelderbeleid. Derde speerpunt was het opstellen van preventiebeleid in algemene zin.’ Brandveiligheidsinspecties en rookmelderbeleid De brandveiligheidsinspecties voor de dak/wand-aansluitingen zijn in december 2010 afgerond. Daarmee heeft Rochdale inzicht in de complexen die als risico stonden aangegeven. Begin maart 2011 wordt het onderzoek afgerond in een groot aantal complexen naar alle brandveiligheidsaspecten volgens de eisen van het Bouwbesluit 2003 bestaande bouw, inclusief een inventarisatie naar soort verwarmingsinstallatie en warmtapwaterinstallatie en ventilatie. Het rookmelderbeleid is inmiddels ontwikkeld en goedgekeurd door de raad van bestuur. ‘We zijn terughoudend bij het plaatsen van rookmelders, want we plaatsen alleen rookmelders in risicovolle complexen’, licht Pieters toe. ‘Daar waar we niet kunnen voldoen aan de eisen van het Bouwbesluit bestaande bouw kunnen we rookmelders gebruiken om een vergelijkbaar veiligheidsniveau te creëren. In complexen met een risico plaatsen we meteen rookmelders. Aanvullend onderzoek moet dan uitwijzen welke maatregelen voor dat complex nog nodig zijn. Soms zijn maatregelen zo ingrijpend dat het een heleboel geld en moeite kost

14

om het volgens de letter van de wet te realiseren. Dan zijn rookmelders een goede oplossing om in elk geval de veiligheid van de huurder te garanderen. Bij nieuwbouw conformeren we ons bij het plaatsen van rookmelders aan het Bouwbesluit 2003. Bij woningverbetering bestaat er de optie om niet op het lichtnet aan te sluiten, maar rookmelders op batterijen te plaatsen die tien jaar meegaan en ook veiligheid bieden. In de rest van het bezit waar geen risico’s zijn, plaatsen we geen rookmelders, want dat zou de organisatie financieel en administratief te veel belasten.’ Campagne Mede vanuit het principe dat een huurder een eigen verantwoordelijkheid heeft bij het voorkomen van brand, start Rochdale een campagne om huurders te attenderen op mogelijke risico’s. Denk aan roken in bed, brandende kaarsen of kortsluiting door het (verkeerd) gebruik van verlengsnoeren. ‘We zijn natuurlijk wel verantwoordelijk voor het eventueel uitbreiden en doorslaan van brand naar andere panden. Als we daar hiaten ontdekken, nemen we maatregelen om dit te beperken. Kost dat te veel of is dat te ingrijpend in een bewoonde situatie, dan kunnen we dat eventueel doen tijdens verbeteringsingrepen en tijdelijk rookmelders plaatsen.’ Algemeen preventiebeleid Voor het algemene risicobeleid is inmiddels ook een aanzet gegeven. Dat bestaat uit vier elementen: brand, asbest, legionella en werken op hoogte. Pieters: ‘Voor het risicobeleid liften we mee op de inhoud van overleggen over schademanagement van Aedes. Op basis van een groslijst van alle mogelijke risico’s is binnen de klankbordgroep van Aedes deze top vier gemaakt en we hebben geen reden daarvan af te wijken. Die werken we nu verder zelf uit. Binnen Aedes hebben we samen met enkele corporaties in het BowTie-model al talloze maatregelen bedacht. Nu is het de kunst om die maatregelen te selecteren die Rochdale wil en kan ondernemen om oorzaken te voorkomen of om gevolgen te beperken. In het voorjaar van 2011 gaan we met vier werkgroepen aan de slag die dat per item uitwerken en keuzes maken in maatregelen die voor ons realistisch en financieel haalbaar zijn. Het resultaat leggen we voor aan de raad van bestuur, waarschijnlijk na de zomer 2011.’ Kerngroep Hoe gaat dat dan werken met die werkgroepen? Is er wel kruisbestuiving? Na de brand in Hoofddorp eind 2008 heeft Rochdale een kerngroep Schadepreventie in het leven geroepen die organisatiebreed ingaat op schaderisico’s. ‘Die kerngroep bestaat uit vijf à zes mensen die op afspraak mensen van andere afdelingen erbij kunnen halen om alles over schade- en risicobeleid in de onderneming centraal te regisseren. We reageren dus niet meer ad hoc. Iedereen die met schade of risico te maken heeft, en dan vooral gericht op bestaand vastgoed, is verzocht zich bij de kerngroep te melden met suggesties of voorstellen. Of als iemand iets wil ondernemen op dat gebied, om eerst bij de kerngroep te rade te gaan.’ Er zijn nog niet veel signalen vanuit de organisatie gekomen. Daarmee is volgens Pieters bewezen dat het hele verhaal van risicomanagement bestaand vastgoed nog niet erg actueel is. ‘Dat willen we hiermee accentueren. We willen beleid maken waarop onze drie vestigingen kunnen inzoomen. Het zijn geen losstaande eenheden waarbij iedere medewerker of vestiging een eigen beleid kan gaan ontwikkelen. We willen daar een centraal beleid achter hebben liggen. Die kerngroep zal ook de kar gaan trekken van de vier werkgroepen. We sluiten overigens niet uit dat we op zes in plaats van vier aspecten uitkomen. Dat is de kunst van het selecteren en elimineren.’

15

Niet achter politiek aanlopen Pieters vindt het belangrijk dat medewerkers zich gesteund voelen door een besluit van de raad van bestuur. ‘De raad moet aangeven dat we ons voorlopig gezien de capaciteit van personeel en geld op die en die aspecten richten; dat er ook andere risico’s zijn, maar dat er op dit moment geen aanleiding is om ons daar speciaal op te richten.’ Pieters vindt dat corporaties moeten oppassen dat ze niet blindelings achter de politiek en het ministerie van VROM aanlopen. ‘We moeten het signaal geven dat we over de materie hebben nagedacht: we kunnen niet alles tegelijk, dus we richten ons de komende tijd op die vier aspecten. Als er iets anders aan de orde is, is dat misschien een incident. Incidenten en ongevallen gebeuren nu eenmaal, maar laat dat geen aanleiding zijn om weer incidentenpolitiek te gaan voeren. Dat moet je kenbaar maken. Onze raad van bestuur kan dat ventileren naar gemeenten en politieke partijen en Aedes naar VROM. De branche heeft erover nagedacht en op die manier gaat elke corporatie inzoomen op die aspecten die voor haar van het meeste belang is. Dat is overigens de “boodschap” die in samenwerking met Aedes in de Klankbordgroep bouwregelgeving is ontwikkeld in samenwerking met andere corporaties.’ Tips? Pieters heeft nog twee tips voor corporaties die met preventiebeleid aan de slag gaan. ‘Wees pragmatisch. Leun op wat andere corporaties hebben gedaan. Corporaties zijn vergelijkbare organisaties en krijgen te maken met vergelijkbare risico’s in bezit. De essentie is hetzelfde. Laten we elkaar bestuiven en van elkaars resultaten gebruik maken.’ Tweede tip is om er zo veel mogelijk mensen bij te betrekken die input kunnen geven aan een centrale groep, bij Rochdale de kerngroep Schadepreventie. ‘Er zijn veel initiatieven in alle geledingen in de organisatie, die vaak te ad hoc worden uitgevoerd. Je moet oppassen dat het wiel niet ook binnen je eigen organisatie meerdere keren wordt uitgevonden. Vandaar de keuze voor een centralistische aanpak. Zo heeft iedereen de gelegenheid om naar één punt te reageren.’

Deze kadertekst is geschreven door Inge van der Brug (Van der Brug Communicatie).

16

17

3

Het organiseren (stappenplan) Er gebeurt iets! Er ontstaat een calamiteit, er is brand of er stort een dak in. De corporatie wordt door een toetsende instantie aangeschreven en moet hals over kop de planning, middelen en mensen anders inzetten. Deze gebeurtenissen kunnen een corporatie overkomen als er ergens (binnen of buiten het eigen bezit) een gebrek aan veiligheid wordt geconstateerd. Maar… we zijn toch volkshuisvester? Waarom houden we ons dan bezig met dit soort werk? Of: hoe kan ons dit nu overkomen; dit werk doen we toch niet voor het eerst? Corporaties lopen, door allerlei invloeden, in de bestaande voorraad risico’s die hen te veel ‘overkomen’. En deze risico’s hebben invloed op het primaire (onderhouds)proces. Stap 1: Gebruik de wetgeving Bovenstaande voelt voor Vastgoedmanagement/Beheerafdelingen binnen corporaties niet comfortabel. Duidelijk is dat corporaties het thema veiligheid beleidsmatig moeten inkaderen als volwaardig beleidsinstrument naast onderhoudsbeleid, energiebeleid en dergelijke om de voorraad optimaal te kunnen beheren. Het wordt een soort sturingsvariabele, een kritische succesfactor. Maar hoe doe je dat, wat komt er op je af? De eerste vraag die een projectleider of beleidsmedewerker moet beantwoorden is welke kaders er zijn. Pas als kaders bekend zijn, kan worden begonnen met het organiseren van risicomanagement. Het eerste kader is snel te vinden. Voor alle gebouwde onderdelen binnen woningen en woongebouwen is namelijk in het verleden een (bouw)vergunning verstrekt. Deze (bouw)vergunning kent zijn grond in wetgeving. Dat is dus het eerste kader: wetgeving. Wetgeving is niet altijd zwart-wit maar kan door juiste interpretatie of jurisprudentie zwart-wit worden gemaakt. Dit maakt later het uitdragen en verankeren gemakkelijker. De wetgeving geeft corporaties spelregels om risico’s te elimineren of te beheersen. Deze spelregels moeten positief worden gebruikt om de voorraad optimaal te beheren. Dit is een sterke compliancegerichte (voldoen aan) manier van risico’s elimineren of beheersen in de bestaande voorraad. Dit kader kan echter wel strijdig zijn met andere kaders. Want natuurlijk zijn er meer kaders. Deze zijn echter in dit stadium (nog) niet van belang. Stap 2: Onderzoek veiligheidsrisico’s De klassieke afdelingen Vastgoedmanagement of Vastgoedbeheer plannen hun werkzaamheden op de lange termijn, bereiden deze netjes voor en voeren ze uit. Daarbij gebruiken ze diverse instrumenten met als doel de werkzaamheden te kunnen managen en organiseren. Ook veiligheidsmanagement moet worden georganiseerd. Impliciet vraagt de projectleider of beleidsmedewerker zich af welke gevolgen risicomanagement heeft voor het ‘totale’ bezit. Dit moet hij expliciet maken. Dit gevolg is alleen te bepalen door te meten. Met een (pilot-)project kan in een dwarsdoorsnede van het ‘totale bezit’ worden onderzocht welke risico’s er zijn en hoe daarmee kan worden omgegaan. Dit project moet de volgende antwoorden genereren: − Welke typen bezit hebben we? Bepaal aan de hand van de in eigendom zijnde complexen welke typen bezit er zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld galerij-, corridor-, eengezins- en portiekwoningen zijn, maar ook

18

zorggerelateerd vastgoed. Bepaal ook de hoeveelheid van elk type naar complexen en woningen. Het verdient aanbeveling om dit aan te laten sluiten bij binnen de corporatie bekende typen bezit. Op deze wijze kunnen de later te genereren gegevens worden gebruikt en uitgewisseld. −

Welke soorten wetgeving zijn van toepassing in ons bezit? Een woningcorporatie komt (normaal gesproken) in aanraking met de volgende typen wetgeving: • Woningwet • Bouwbesluit • Gebruiksbesluit • Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) • Wet Milieubeheer • Activiteitenbesluit • Waterleidingwet • Asbestbesluit Milieubeheer. Deze wetten hebben allemaal hun eigen karakter en ‘wijze van interpreteren’.

−

Welke minimumnorm geldt er voor ons bezit per soort wetgeving? Per bovenstaand type wetgeving kan de corporatie bepalen welke minimumnorm er voor de verschillende typen woningen geldt. Waar moet ‘mijn’ bezit minimaal aan voldoen? Hierbij is het van belang dat de corporatie een afweging maakt welke afwijkingen ze wil tolereren. Geldt bijvoorbeeld het Bouwbesluit bestaande bouw of nieuwbouw? Daarnaast is er in het verleden op basis van ‘een plaatselijke bouwverordening’ een (bouw)vergunning verstrekt. Is dit de norm? Hierin moet de corporatie keuzes maken voordat een adviseur of een eigen medewerker in complexen kan bepalen of iets wel of niet voldoet. Deze minimumnorm moet worden verwerkt in een programma van eisen waaraan het bezit minimaal moet voldoen.

−

Welke omvang moet de steekproef voor het onderzoek hebben? Bepaal vooraf aan het project de grootte van de dwarsdoorsnede van het bezit. Dus hoeveel complexen/eenheden worden per type bezit onderzocht.

Bepaal vervolgens wie de meting gaat uitvoeren. Als er voldoende kennis van wetgeving in huis is, kunnen eigen medewerkers dit uitvoeren. Zo niet, dan kunnen adviseurs worden ingeschakeld. Let hierbij op dat vooraf de kennis en kunde op het betreffende onderdeel van de desbetreffende adviseur wordt getoetst. − Welke soorten hiaten (ten opzichte van de ontwikkelde norm per wetgevingstype) komen

voor in ons bezit? Voer per type bezit een bezitsinventarisatie uit van de hiaten ten opzichte van minimumnorm (= risico’s). De adviseur/eigen medewerker moet aan de hand van het door de corporatie ontwikkelde programma van eisen (= de minimumnorm) een inventarisatie van de gekozen steekproef houden. −

Waar komen de hiaten voor in het complex en de woning? De adviseur/eigen medewerker moet bepalen waar de hiaten voorkomen per type complex. Dit zegt iets over de omvang en de latere impact voor de bewoners van een complex. Komt het hoofdzakelijk voor in de woningen of in de algemene ruimten?

−

Waar komen de hiaten vandaan per type complex? Van belang is te bepalen waar de hiaten vandaan komen. Bijvoorbeeld: is het hier toegepaste bouwmateriaal in een bepaalde periode gemaakt? (zoals asbest). Dit zegt iets

19

over de mogelijkheid dat het toegepaste bouwmateriaal ook in andere dezelfde typen complexen van ongeveer hetzelfde bouwjaar kan zijn gebruikt. −

Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de hiaten op te lossen? Om de hiaten op te lossen moeten activiteiten worden uitgevoerd. Het is belangrijk om per type bezit een basisbestek/werkomschrijving te maken waaraan het om te bouwen (ge)bouwdeel waar het hiaat zich voordoet, moet voldoen.

−

Welke middelen (financieel, mensen, materialen, materieel en dergelijke) zijn nodig om de hiaten op te lossen? Laat uitrekenen wat de activiteiten per hiaat en per type complex kosten. Laat ook een uitspraak doen of deze kosten integraal kunnen worden geëxtrapoleerd.

Vervolgens komen er resultaten terug uit dit onderzoek. Dit zijn adviesrapporten met een vertaling naar activiteiten en een kostenraming. De resultaten moeten worden geclusterd naar type wetgeving en bij voorkeur uitgedrukt naar activiteiten per type complex en woning. De ervaring leert namelijk dat er minder risico’s bestaan binnen eengezinswoningen dan in bijvoorbeeld meergezinsgalerij- of corridorwoningen. De activiteiten, raming van kosten en soorten hiaten kunnen vervolgens worden geëxtrapoleerd naar het totale bezit. Zo ontstaat het tweede kader: de scope. De scope is (op dit moment) zo groot als het aangetroffen aantal hiaten per type bezit vertaald naar euro’s. Het extrapoleren gebeurt door het gemiddelde bedrag binnen typen complexen per woning te vermenigvuldigen met het aantal hetzelfde type woningen van hetzelfde type complexen. Natuurlijk bestaat er binnen de complexen differentiatie, maar dat is op dit ogenblik nog niet belangrijk. Het gaat hier eerst om de grote lijnen. Stap 3: Maak een risicobeoordeling van veiligheidsbeleid Als het te beheersen doel het optimaal beheren van de voorraad is en daarmee ‘het voldoen aan wet- en regelgeving’ en ‘de scope’ bekend zijn, dan zijn de risico’s eenvoudig te definiëren. Een risico bestaat namelijk altijd uit een gebeurtenis of hiaat in het bezit (met een bepaalde waarschijnlijkheid van optreden van een calamiteit/gebeurtenis) vermenigvuldigd met een bepaalde impact op de gestelde doelen. Elk hiaat in het bezit vormt een risico met een kans op een gebeurtenis die (door het aanwezige hiaat) negatieve effecten heeft voor het imago, financiën of personen. En die kans vermenigvuldigd met het negatieve effect bepaalt de grootte van het risico. De uitdaging is om de maatregelen zo efficiënt mogelijk in te zetten om de waarschijnlijkheid van optreden (de kans) zo klein mogelijk te laten zijn of het effect te minimaliseren. Verder is het van belang om per type complex en per type wetgeving een risicohouding te bepalen. Welk risico wordt wel en welk niet geaccepteerd? En ten koste van wat? Je kunt namelijk niet alle hiaten ineens wegnemen. Deze keuzes kunnen worden gemaakt op basis van een afwegingsmodel dat per corporatie moet worden ontwikkeld. Dit kan bijvoorbeeld een BowTie, stuk tekst, matrix of iets dergelijks zijn. Vervolgens blijkt daaruit welke type wetgeving of type complex het meest/minst risicovol voor de organisatie is.

Hoe vind je deze risico’s? In organisaties benoemen specialisten vaak vanuit hun expertise risico’s. Vanzelfsprekend zijn dit de personen die betrokken moeten zijn bij een risico-identificatie. De kracht van een goede analyse zit echter in het met meerdere personen aan dezelfde tafel gaan zitten. Dit betekent

20

concreet dat bij veilig wonen juridische, technische en praktische kennis (complexbeheerders) aanwezig moeten zijn. Vervolgens kun je het samen hebben over de onderwerpen (bijvoorbeeld brandveiligheid, legionella, asbest, werken op hoogte, overstroming en dergelijke). Benoem dan wel alleen realistische risico’s. Anders zou het risicoprofiel te veel vervuilen waardoor het kan inboeten op belangrijkheid.

Hoe kwantificeer je risico’s? Het kwantificeren van risico’s wordt vaak als lastig ervaren. Toch blijkt uit ervaring dat het in bepaalde mate best mogelijk is om negatieve effecten te kwantificeren. Wel is het hierbij noodzakelijk met elkaar de discussie aan te gaan over de juiste perceptie van het risico en de juiste inschatting van kansen en effecten. Maak bij het kwantificeren van risico’s onderscheid naar: 1. Kwantificeerbare risico’s: risico’s met een direct gevolg. Een goed voorbeeld hiervan is het risico ’niet optimaal beheren van de collectieve waterleidinginstallatie in complex X waardoor er een verhoogde kans op legionellabesmetting bestaat’. 2. Niet-kwantificeerbare risico’s: risico’s met mogelijk belangrijke gevolgen, maar waarvan de gevolgen niet direct financieel te vertalen zijn. ‘Onvoldoende inzicht in wetgeving rondom veiligheid wat leidt tot onjuiste informatievoorziening naar het bestuur en daarmee verkeerde strategische besluitvorming’. Door dit risico toch te benoemen, blijft het op de agenda staan en blijft men alert op wijzigingen in wetgeving. De praktijk leert dat wetgeving vaak lang in de ontwerpfase zit en dat daardoor een expliciete invulling lastig is, zeker als het om veiligheid gaat! Kwantificeren kan door referentieklassen te gebruiken. Hierbij schaalt iedere deelnemer langs dezelfde lat de risico’s in en worden risico’s vergelijkbaar. Een voorbeeld van zo’n referentieklasse-indeling is hieronder afgebeeld. Klasse

Percentage

Referentiebeeld

Klasse

1

10%

< of 1x per 10 jaar

1

2

30%

1x per 5-10 jaar

2

€ 25.000 < x < € 100.000

3

50%

1x per 2-5 jaar

3

€ 100.000 < x < € 250.000

4

70%

1x per 1-2 jaar

4

1x per jaar of >

5

5

90%

Financieel gevolg x < € 25.000

€ 250.000 < x < € 500.000 € 500.000 < x

Figuur 1. Voorbeelden van een kansklasse en een klasse voor financiële impact Het opstellen van deze klassen gebeurt aan de hand van de risicohouding die de organisatie heeft gekozen. Afhankelijk van hoeveel risico de organisatie wil lopen, zal ze klassen moeten indelen. Als vuistregel geldt dat alle risico’s in klasse 4 en 5 tot die groep behoren die meteen voorrang krijgen in de aanpak. In figuur 4 is een voorbeeld van een risicokaart opgenomen waaruit snel de prioriteitstelling naar voren komt.

Risicoketen Risico’s maken deel uit van een risicoketen. Dit wil zeggen dat één gebeurtenis (bijvoorbeeld een incident) zowel op zichzelf een risico kan zijn als een oorzaak voor een ander risico. Een veel voorkomende valkuil in het opstellen van risicoprofielen is dat onvoldoende zicht is op deze

21

risicoketen waardoor risico’s worden onderschat of overschat. Een heldere omschrijving met voldoende toelichting geeft snel inzicht waardoor inschatten eenvoudiger wordt.

Oorzaak

Gebeurtenis

Niet doorgegeven Niet onderzocht

Gevolg Extra kosten

Meer asbest bij sloop dan verwacht

Niet opgemerkt

Gevaar gezondheid Schadeclaims

Figuur 2. Voorbeeld duidelijke risico-omschrijving Het analyseren van risico’s Bij het in kaart brengen van meerdere risico’s verliest men dan ook al gauw het overzicht en is er meer behoefte aan structuur. Een oplossing hiervoor is het koppelen van risico’s aan functionele risicogebieden en bovendien de risico’s te categoriseren. Voor veilig wonen kunnen onder andere de volgende gebieden worden benoemd. Functionele risicogebieden: − strategie en beleid − communicatie en marketing − kwaliteitszorg − personeel en organisatie − juridische zaken − projecten (nieuwbouw) − projecten (bestaande bouw) − portfoliobeleid (strategisch voorraadbeleid). Functionele risicogebieden hoeven niet overeen te komen met bestaande afdelingen binnen een organisatie, al kan dit in de praktijk voor een groot deel wel overlappen. Door deze koppeling wordt het in de praktijk eenvoudig om mensen/afdelingen verantwoordelijk te maken voor een bepaald risico. Door risico’s te categoriseren kan de corporatie snel in kaart brengen welke typen risico’s veel voorkomen en expliciet aandacht vragen de komende tijd. De volgende categorieën kunnen als voorbeeld dienen. Risicocategorieën: − bedrijfsproces − politiek − informatievoorziening − juridisch/wettelijk − materieel − technisch − product

22

− − − −

milieu menselijk handelen organisatie omgeving.

Door gebruik te maken van de risicogebieden en categorieën kan de corporatie via een matrix snel inzicht krijgen in waar zich de meeste risico’s voordoen en welke typen risico’s dit voornamelijk zijn. Een voorbeeld van zo’n matrix staat in de volgende figuur. De getoonde getallen geven het aantal risico’s aan.

Figuur 3. Voorbeeld risicomatrix Een ander hulpmiddel bij het analyseren van het risicoprofiel is de risicokaart. Hier werd al eerder naar verwezen bij het opstellen van de kans- en gevolgklassen. In onderstaande figuur wordt duidelijk hoeveel risico’s zich in het rode gebied bevinden en dus direct een gevaar opleveren voor de doelstellingen waaraan ze zijn verbonden.

23

Figuur 4.Voorbeeld risicokaart Het opstellen van een risicokaart per complex maakt snel duidelijk wat de belangrijkste risico’s zijn en waar de prioriteit zou moeten liggen.

Bepaal de beheersstrategie Om goed de beheersstrategie te kunnen bepalen is het noodzakelijk om de risicohouding, de wetgeving, de risico’s en de scope als het ware ‘op elkaar’ te leggen. Zo ontstaat het derde kader: de beheersstrategie. Dit is iets anders dan hoe de wetgever ernaar kijkt. Die eist namelijk dat alle hiaten worden weggenomen. Die kent geen tolerantie. De beheersstrategie van de corporatie vertelt van welk type complex of welke type wetgeving de hiaten eerst worden opgepakt of uitgewerkt. Kort gezegd, op welke wijze en in welke volgorde wil je de aanwezige risico’s verminderen? Er zijn in hoofdlijnen drie beheerstrategieën te onderkennen: 1. Complexspecifiek: Als er in een bepaald type complex veel hiaten voorkomen (over één of meerdere typen wetgeving) of de intensiteit/impact van de hiaten is groot, dan verdient het aanbeveling om deze methode te kiezen.

24

2. Thematisch: Als bepaalde typen hiaten (over één of meerdere typen wetgeving) veel voorkomen over alle typen complexen, kies dan deze methode. 3. Incidentmatig: Als er weinig of geen hiaten worden aangetroffen (over één of meerdere typen complexen en typen wetgeving), kies dan deze methode. (Wellicht is koppeling mogelijk met een voor de corporatie geldend calamiteitenhandboek.)

Periodiek herijken van de vastgestelde risico’s Als de risico’s zijn gevonden, geanalyseerd en gekwantificeerd en er is vervolgens een beheersstrategie gekozen, dan moet dit periodiek worden herhaald. Vanwege externe en/of interne invloeden kan het namelijk voorkomen dat risico’s na verloop van tijd anders moeten worden ingeschaald. Bijvoorbeeld wetgeving wijzigt zo drastisch dat prioriteiten moeten worden verlegd. Het is belangrijk dit herijken niet alleen met dezelfde medewerkers te doen die in oorsprong het veiligheidsbeleid hebben opgesteld. Stap 4: Draag het veiligheidsbeleid uit Complexspecifiek of thematisch Als de onderzoeksstap is doorlopen en daaruit blijkt dat de complexspecifieke of de thematische aanpak de beste beheersstrategie is om de complexen veiliger te maken, kunnen alle stakeholders informeel en formeel worden geïnformeerd en/of geraadpleegd.

Stakeholders Stakeholders zijn alle belanghebbenden bij het uitvoeren van het beleid. Het zijn niet alleen de direct betrokkenen, maar ook leveranciers, toekomstige gebruikers, vergunningverleners, omwonenden, overheden en dergelijke. De volgende stakeholders zijn algemeen van belang (per corporatie kan deze opsomming verschillen): − vergunningverleners (gemeenten, provincies) − bewoners en klanten − topmanagement − afdelingsmanagers − HR-/P&O-afdeling − OR-leden − externe adviseurs − medewerkers. Voor het uitvoeren van het beleid is het van groot belang te weten wie de stakeholders zijn. De rol en houding van sommige stakeholders kunnen cruciaal zijn voor het slagen van de uitvoering van veiligheidsbeleid. Als deze stakeholders niet op tijd worden geïdentificeerd en geïnformeerd, dan worden ze ook niet betrokken. Breng daarom de stakeholders die voor het veiligheidsbeleid van belang kunnen zijn, in kaart, bijvoorbeeld met een stakeholderanalyse. Een stakeholderanalyse start altijd met een brainstorm om alle betrokkenen te identificeren. Na de brainstorm bepaalt de corporatie welke stakeholders echt belangrijk zijn voor het beleid. Vervolgens wordt hun basishouding ingeschat, hun opstelling en de machtsmiddelen waarover ze beschikken. Ook moet de corporatie bepalen welke kansen of bedreigingen de stakeholders voor de uitrol van het veiligheidsbeleid opleveren. Vervolgens bedenkt ze hoe ze de betreffende stakeholder bij het beleid zal betrekken. Keuzes daarin zijn: wel of niet betrekken en wel of niet informeren. De mate van informeren en betrekken kan per stakeholder worden gekozen.

25

Bewoners en klanten Een heel belangrijke stakeholder zijn de klanten. Vooral het raadplegen en op tijd informeren van de klantorganisaties kan veel nuttige informatie en input genereren voor het te maken beleid of de daadwerkelijke aanpassingen in complexen. De klant bepaalt namelijk sterk het afbreukrisico van het veiligheidsbeleid. Het complex kan nog zo veilig zijn ingericht, als de bewoner in slaap valt met een sigaret in zijn mond en de bank of het bed vat vlam, dan is alle inspanning wellicht voor niets geweest. Stem daarom de risicohouding en wellicht de scope van de corporatie af op het gedrag en cognitie van de klant. Of beïnvloed de opinie door themabijeenkomsten, vraag mensen na denken en te reflecteren op de eigen 'beleidsstukken'. Incidentmatig Als de onderzoeksstap is doorlopen en daaruit blijkt dat de incidentgestuurde aanpak de best mogelijke beheersstrategie is om de complexen veiliger te maken, dan is het niet strikt noodzakelijk om alle stakeholders informeel en formeel te informeren en/of te raadplegen. Pak dit pragmatisch op. Hierbij kan worden volstaan met: − duidelijke afspraken te maken wat er tijdens en na een incident gebeurt, wie wat doet en wie moet worden geïnformeerd − te bepalen wie tijdens een incident beslisbevoegd is en tot welke mate − (optioneel) de klanten te informeren dat het veiligheidsbeleid incidentmatig wordt opgepakt. Bouw bovenstaande informatie in, in een procedure die voor de betrokkenen beschikbaar en direct oproepbaar is. Stap 5: Veranker het veiligheidsbeleid Presenteer vervolgens de aanleiding, de uitkomsten van het onderzoek, de beoordeling ervan en de voorgestelde (veiligheids)beleidslijn in een notitie aan het managementteam (MT) of bestuur. Het is afhankelijk van de door het MT/bestuur gekozen risicohouding hoe omvangrijk deze beleidsnotitie is. Maak hierin duidelijk welke randvoorwaarden zijn gebruikt en gaandeweg zijn ontstaan. Leg uit welke risico’s gewogen zijn en hoe deze op te lossen of te elimineren. Leg ook uit welke risico’s de organisatie bereid is om te laten liggen. Presenteer de kosten, benodigdheden en effecten van de mogelijke aanpak. Vraag vervolgens om goedkeuring.

Personele inzet Een van de onderdelen bij het verankeren van het veiligheidsbeleid is het bepalen van de personele inzet voor de uitrol van het veiligheidsbeleid. Leg de acties echter niet neer bij één persoon. Er zijn namelijk drie typen mensen nodig: 1. Beleidsmedewerker(s). Voordat er daadwerkelijk een ‘spijker’ in de muur kan worden geslagen, moet elk wetgevingsterrein beleidsmatig zijn ingekaderd. Van elk wetgevingsterrein wordt bepaald wat wel en niet mag, welk type materiaal wordt toegepast en welk niet, welke methode wordt gebruikt en welke niet. 2. Projectleider(s). Als het beleid per wetgevingsterrein is bepaald, kan worden gestart met de uitvoering. Hiervoor zijn één of meerdere personen nodig die daadwerkelijk de voorzieningen in de complexen laten aanbrengen. 3. Beheerder. Nadat de complexen projectmatig zijn aangepakt, moet de veiligheid gewaarborgd blijven. Dit vraagt om een goede manier van beheren.

26

Bovenstaande persoonstypen kunnen uiteraard in meer dan één persoon zijn vertegenwoordigd. De juiste personen moeten met de juiste werkzaamheden bezig zijn met als uiteindelijk doel de complexen veilig te maken en te houden.

Dit hoofdstuk is geschreven door Marc Klaver (Mooiland) en Erik van Marle (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement).

27

Kim Koot (Vestia Groep): ‘We moeten integraal bekijken of we de juiste prioriteiten stellen’ Vestia Groep heeft het afgelopen jaar alle risico’s die voor haar bezit relevant zijn op een rij gezet. Voor dit jaar is een aantal prioriteiten gesteld. Vestia wil proberen te stoppen met ad hoc ingrijpen naar aanleiding van een incident. Kim Koot, adviseur Bouwzaken en Vastgoedbeleid van Vestia Groep, vertelt dat Vestia al langer werkt aan veiligheidsbeleid. Zo zijn bijvoorbeeld rookmelders aangebracht en is er beleid op het gebied van veilige toetreding, ‘Maar risicomanagement gaat echt over de integrale aanpak. Dat wordt steeds belangrijker, er komt steeds meer op ons af. Kijk bijvoorbeeld naar het probleem van de spouwankers en brandwerendheid. Als we ad hoc blijven reageren, lopen we het risico niet de juiste keuzes te maken. We hebben een verantwoordelijkheid naar onze huurders. En als er wat gebeurt, kan dat naast ellende voor bewoners grote financiële en bedrijfsmatige gevolgen hebben. Maar ook de aanpak is potentieel kostbaar. Als ergens bij een woning of blok een probleem wordt geconstateerd, ontstaat bijna automatisch de verplichting om je hele bezit daarop te screenen en of het wel voldoet aan de wet. Met 80.000 woningen is dat veel werk.’ Lokaal ondernemerschap De sturingsfilosofie van Vestia is lokaal ondernemerschap. Veertien woonbedrijven hebben hun eigen verantwoordelijkheid en worden ondersteund door de Vestia Groep. Lokaal is vaak ook al veel geregeld afhankelijk van het type bezit en issues die er in de gemeente spelen. Soms faciliteert de groep, soms is ze sturend. ‘Tot voor kort bedachten we vaak een projectmatige aanpak naar aanleiding van een incident. Begin vorig jaar hebben we tegen elkaar gezegd dat we die niet meer los van elkaar konden zien. We moeten integraal bekijken of we de juiste prioriteiten stellen en of we bij de geselecteerde onderwerpen wel de grootste risico’s hebben getackeld.’ Integraal beleid Ligt er eigenlijk al integraal beleid? Koot: ‘Integraal beleid klinkt alsof er een beleidsstuk is dat alle onderwerpen behandelt. Dat is er niet. Afgelopen jaar hebben we alle risico’s die voor ons bezit relevant zijn - en we zullen er best nog wat missen - naast elkaar gezet. We hebben bekeken wat we op dit moment doen, wat er moet volgens de wet en waar de pijnpunten zitten. Erg relevant daarbij is hoe groot het risico is. Soms voldoet een situatie niet aan de wet, maar is het risico minder urgent. Dat hebben we naast elkaar gezet en daarvoor aangegeven wat voorrang heeft. Dit jaar gaan we daarmee aan het werk en dat willen we jaarlijks herhalen. Hier hoort ook bij het monitoren van de aanpak, het verantwoording afleggen over de projecten: hoe ver zijn we nu met de aanpak?’ Nieuwe manier van denken Volgens Koot moet je gewoon beginnen en daarin groeien. ‘Je kunt het niet in één keer helemaal goed bedenken. Als je op onderwerpen een aanpak gaat voorstellen, moet je goed nadenken wat het risico is, wat er in de wet staat en waarin je kunt schakelen. Wat moet als

28

eerste en als snelste? Doordat je er op die manier met elkaar over praat, introduceer je een manier van denken die nog niet heel gewoon is in de techniekwereld. Er ontstaat een bepaald besef bij mensen.’ Met de prioriteiten gaat Vestia nu aan de slag. ‘De fase waarin we over kosten praten komt nog. Misschien kijken we daarna ook anders naar de fasering. Maar voor een aantal onderwerpen willen we dit jaar een basisniveau vaststellen. Bij dit soort onderwerpen word je snel uitgelokt om een projectplan te bedenken en om de hele voorraad projectmatig aan te pakken. Dat heeft grote kostenconsequenties. Moeten we deze actie wel voor alle woningen doen? Op het moment dat je met een specialist aan tafel zit - vaak een commercieel adviesbureau - wordt meestal een volledige bezitsinventarisatie voorgesteld. De snelle aanpak is vaak de duurste. Belangrijk is om te begrijpen waar de meeste ellende zit, hiervoor moet je soms flink doorvragen. We proberen te schakelen per onderwerp en het liefst voeren we dingen uit op een natuurlijk moment, zoals bij mutatie of planmatig onderhoud. Zo blijft het betaalbaar en is het ook organisatorisch beter in te passen. Mensen moeten eerst wennen aan zo’n nieuw onderwerp, maar op een gegeven moment loopt dit automatisch mee. Je voorkomt ook dat er drie projectleiders zijn die dit onderwerp goed beheersen, terwijl het voor de rest van de collega’s een “ver van mijn bed show” is. Het is prettig als de kennis beklijft bij de medewerkers onderhoud en dat het onderdeel wordt van het regulier beheer, bijvoorbeeld bij brandveiligheid.’ Activiteiten Vestia heeft al een aantal zaken geregeld. Er is bijvoorbeeld een actie gedaan om rookmelders en aardlekschakelaars aan te brengen in de woningen. Spouwankers worden onderzocht en indien nodig hersteld. Er loopt een traject met veiligheidsvoorzieningen op daken, die worden aangebracht bij planmatig onderhoud. Ook loopt een traject om op alle platte daken veilige toetreding aan te brengen, omdat het grootste risico bij werken op hoogte het betreden van het dak is. ‘Voor volgend jaar hebben we asbest, legionella, open verbrandingstoestellen en brandveiligheid op de agenda staan. Voor brandveiligheid betekent dit waarschijnlijk een aanpak waarbij we een deel van ons bezit projectmatig gaan oppakken en voor een ander deel checks gaan uitvoeren op natuurlijke momenten. Het asbestbeleid zal effect hebben op de manier waarop we met asbest omgaan in planmatig onderhoud: wanneer verwijderen we het of dekken we het af? Bij legionellabeleid zijn vooral zorgpanden een groter risico.’ In de voorbereiding op deze publicatie is vaak gesproken over screening van panden op een aantal onderwerpen. Vestia knipt dat liever, vooralsnog vooral op thema, in de veronderstelling dat vaak op basis van bouwjaar, type en bewoning de urgentie kan worden bepaald. Knelpunten Vestia Groep heeft in het traject te maken met inhoudelijke en organisatorische knelpunten. De organisatorische knelpunten vallen tot nu toe mee. ‘Iedereen vindt het verstandig om te doen. Het wordt spannend als het echt iets gaat betekenen voor de werkwijze. Dan blijkt of mensen het werkelijk belangrijk vinden. Het onderwerp krijgen de bedrijven er wel zo maar even bij. De grootste uitdaging is de enorme hoeveelheid onderwerpen. Tevens is het lastig een afweging te maken tussen de risico’s voor mensen, de financiën en het juridisch ingedekt zijn voor de gevolgen. Daarbij komt dat op een heleboel onderwerpen in de bestaande bouw veel punten zo maar niet zouden kunnen voldoen aan de wetgeving. Het blijkt moeilijk te zijn om een duidelijke wiskundige afweging te maken over timing en noodzaak. Dit is een lastige discussie. Er is nu toch een soort gedoogsituatie. We weten dat er hier en daar zaken niet voldoen - ook de

29

overheid weet dit - maar we kunnen het niet in één keer oplossen. En wanneer is het financieel te omvangrijk? Dat hangt ook af van andere dingen die op corporaties afkomen. Gezien de nieuwe ontwikkelingen is het beeld niet erg rooskleurig. Er komt ook nog een worsteling intern bij de toedeling van budgetten. Waar zit nu echt de urgentie?’ Cijfers voor inzicht In de klankbordgroep van Aedes, waar ook Kim Koot deel van uitmaakt, wordt gesproken over het bijhouden van gegevens om meer inzicht te krijgen. ‘Als het gaat over asbest of open toestellen, over hoeveel ongelukken hebben we het dan? Hoeveel schade? Misschien is er in jouw bedrijf net iemand overleden door een open toestel. Maar dat kun je niet als representatief beschouwen. Het zou mooi zijn als we op basis van landelijke cijfers conclusies kunnen trekken. Dat is natuurlijk bij risicomanagement wel een issue: hoe kom je aan de juiste informatie? We moeten bekijken wat we als corporaties met elkaar kunnen delen, zonder dat dat weer te kostenintensief wordt of lastig om aan te haken. Bij arbeidsongevallen kan het ook: daarvan hebben we al jaren cijfers.’ Tips Volgens Koot is het een win als je kunt aansluiten op het primaire proces. Het verdeelt de kosten op een natuurlijke manier, legt minder druk op de organisatie en deelt ook de kennis naar de medewerkers. Een tweede tip is gewoon te beginnen! ‘Maak het niet te groot, begin klein. Presenteer niet meteen een plan van twee miljoen euro. Zet risicomanagement apart in van je veiligheidsbeleid. Denk na over waar het hoogste risico ligt en waar je als eerste zou willen ingrijpen.’

Deze kadertekst is geschreven door Inge van der Brug (Van der Brug Communicatie).

30

31

4

Het implementeren van beleid Dan valt het besluit dat er moet worden geïnvesteerd in veilig bestaand vastgoed. De risico’s zijn helder in beeld gebracht en de gevolgen gepresenteerd. Het managementteam/bestuur heeft zijn goedkeuring gegeven en je wilt aan de slag. Hoe doe je dat? Stap 1. Maak een businessplan voor de uitrol Bepaal aan de hand van vooral de scope en de risicohouding de resultaten die je in een bepaalde periode wilt bereiken. Met resultaten wordt bedoeld de veiligheidsingrepen die je doet als is gekozen voor de complexspecifieke en/of themagerichte risicohouding. Stel met een werkgroep dit plan op. Dit plan moet de volgende onderdelen bevatten: − Doelstellingen van dit beleid. • Benoem per doelstelling de concrete meetpunten, bijvoorbeeld: ‘er zijn tien complexen zodanig aangepast dat wordt voldaan aan wetgeving’. Of: ‘voor het thema legionellapreventie zijn voor alle complexen de risico’s in kaart gebracht’. • Benoem per doelstelling wanneer de meetpunten zijn bereikt en waarvan je afhankelijk bent. • Benoem vervolgens per meetpunt welke acties moeten worden uitgevoerd om het meetpunt te bereiken. Meld ook wie deze acties uitvoert. • Concretiseer het bovenstaande in een planning waardoor inzicht ontstaat in de tijdslijn en vergeet hierin niet de regelmatige terugkoppeling te noemen naar het managementteam/bestuur. Neem in deze planning zo nodig ook (externe) communicatiemomenten op. − Korte introductie van het nieuwe stuk beleid voor het gehele personeel. Beschrijf het nieuwe beleid goed en kernachtig. Let ook op de ontwikkeling ervan, wanneer de lancering ervan is (of was) gepland. Zorg ervoor dat de beschrijving begrijpelijk is voor iedereen, dus ook voor mensen zonder voorkennis. − ‘Ver’marketing. Beschrijf de doelgroepen of soorten complexen waarop het veiligheidsbeleid zich richt: de zogenoemde doelmarkten. Dit is al onderzocht in stap 4 van het vorige hoofdstuk. Beschrijf ook de concurrentiepositie ten opzichte van de collega-corporaties. Omschrijf aan de hand van strategieën van complexen welke soort klanten nu in de complexen zijn gehuisvest en welke toekomstige klanten worden verwacht. Een voorbeeld hiervan is zorggerelateerd vastgoed dat in het verleden/toekomst een normale woning betrof/betreft. Breng hiervan de gevolgen in kaart. Wellicht is het nu noodzakelijk om extra te investeren of juist niet, om bijvoorbeeld zorgvastgoed in de toekomst mogelijk te maken. − Technische haalbaarheid. Behandel de technische haalbaarheid van het beleid. Maak een grafisch overzicht van het proces om te komen tot gewenste doelstellingen. Probeer dit te faseren zodat tussenmeetpunten ontstaan. Hierdoor wordt operationeel duidelijk welke successen moeten worden behaald.

32

−

Organogram. Stel een organogram op waarin een taakverdeling van de verschillende collega’s en afdelingen en de verantwoordelijke medewerkers worden genoemd.

−

Netwerk. Geef een beschrijving van het netwerk om het veiligheidsbeleid. Met welke partijen of afdelingen wordt samengewerkt? Welke partijen of bedrijven zorgen ervoor dat de kennis op peil blijft? Welke leveranciers zijn geselecteerd of worden geselecteerd? Hoe wordt aan kennisuitwisseling en/of kennisdeling gedaan intern en extern? Geef ook duidelijk aan of er onderlinge relaties zijn en zo ja hoe.

−

− −

Personeel. Geef een beschrijving van het personeel dat nodig is voor een goede opstelling, implementatie en uitvoering van het veiligheidsbeleid. Denk hierbij aan: • Hoeveel mensen zijn nodig voor: o Beleid: Hiervoor is één persoon nodig die beleidsmatig het veiligheidsbeleid vorm geeft. Deze persoon zorgt voor tijdige beleidsmatige inkadering van de verschillende wetgevingsterreinen en blijft ‘bij’ op deze terreinen. o Project: Hiervoor zijn één of meerdere personen nodig die daadwerkelijk de voorzieningen in de complexen gaan aanbrengen. o Beheer: Voor dit werk is één persoon nodig die contracten opstelt en beheert met partijen die dit beheer kunnen uitvoeren. Denk aan een partij die periodiek bijvoorbeeld de noodverlichting en vluchtwegaanduiding controleert en vervangt. • Wanneer zijn deze mensen nodig? • Welke kwalificaties moeten deze mensen hebben? • Welke opleidingen moeten deze mensen hebben of moeten ze volgen? Middelen. Welke middelen zijn voorradig en is dit afdoende om de werkzaamheden uit te voeren?

Financiële planning. Alle hiervoor genoemde punten moeten in geld worden uitgedrukt gedurende de gehele businessplanperiode. Deze planning geeft managers/bestuurders inzicht in het verdere financiële verloop van het beleid.

Als dit businessplan is opgesteld, kan ervoor worden gekozen om dit opnieuw voor akkoord aan te bieden aan het managementteam/bestuur. Dit hangt af van de implicaties die uit de samenstelling van het businessplan komen. Wijken er zaken af van het akkoord dat eerder is verkregen, dan is het noodzakelijk om voor de afwijking opnieuw een akkoord te vragen bij het managementteam/bestuur. Het businessplan ter informatie aanbieden verdient in elk geval aanbeveling. 2. Maak een communicatieplan voor de uitrol Vanwege de directe link met veiligheid van bewoners is communicatie van essentieel belang. Maak daarom een communicatieplan.

Analyse Met het veiligheidsbeleid wil de corporatie bereiken dat de woningen veiliger worden om in te wonen. Daarbij moet ze ook aandacht schenken aan de communicatie ervan. Wil ze de doelgroepen alleen informeren of wil ze dat de bewoners hun gedrag veranderen? Gaat het om een ingrijpende verandering? In welk tijdsbestek moet de uitrol van het beleidsterrein zijn

33

gedaan? Hoe kijkt de doelgroep ertegenaan? Hebben ze weerstanden of juist grote bereidheid om mee te werken? Welke andere grotere veranderingen (zoals een fusie of reorganisatie) spelen een rol? Ook de fasering van het uitvoeren van het veiligheidsbeleid moet in het communicatieplan worden verwerkt. Een keuze kan zijn om alleen over de eindresultaten te communiceren. Vaak zijn echter ook tussentijdse resultaten (mijlpalen) een goede aanleiding om te communiceren met de doelgroepen. Tussentijdse communicatie (om te berichten over bereikte mijlpalen maar ook voor inspraak, inventariseren van ideeën en dergelijke) kan het draagvlak vergroten.

Communicatiedoel Een communicatiedoel kan per groep mensen verschillen. Elke groep heeft behoefte aan een bepaald soort informatie en communicatie Voor het veiligheidsbeleidsterrein zijn vier groepen mensen te identificeren: − Opdrachtgever managementteam/bestuur: de beslissers. Deze mensen zijn op hoofdlijnen op de hoogte van wat er gebeurt binnen dit beleidsterrein. Ze zijn niet op de hoogte van de day-to-day activiteiten. Ze worden op de hoogte gebracht als er een calamiteit is. − Medewerkers. Deze groep mensen is op de hoogte van de doelen van het veiligheidsbeleid. De meest betrokken medewerkers zijn op de hoogte van de day-to-day acties. Als de medewerkers (thematische) acties moeten oppakken, dan zijn ze volledig op de hoogte van het doel van de acties en het hoger gelegen doel, te weten het thematisch veiligheidsdoel. Het beleid wordt gedragen door de directe medewerkers. − Bewoners/klanten. Deze groep mensen wordt op hoofdlijnen geïnformeerd over de risicohouding, de scope en de manier waarop complexen in het algemeen worden aangepast. Ook kan worden geprobeerd hun gedrag als bewoners te beïnvloeden. Als er directe acties in het complex van de bewoner worden uitgevoerd, worden ze in voldoende detail op de hoogte gebracht van de acties, planning en verwachtingen van hen als bewoner. Als er een (veiligheids)incident is, dan worden ze voldoende betrokken en geïnformeerd over de gezondheidsrisico’s en oplossingsrichtingen. − Leveranciers/adviseurs/aannemers. Deze groep mensen wordt algemeen geïnformeerd over de activiteiten die de corporatie ontplooit binnen het veiligheidsbeleid. Zijn er werken die de leverancier, adviseur of de aannemer moet uitvoeren, dan wordt in de aanhef van de werkaanvraag het hoger gelegen doel genoemd zodat deze partij daarmee rekening kan houden. De corporatie wil bij de start de ene groep alleen informeren over het beleidsterrein (bijvoorbeeld medewerkers op andere bedrijfsonderdelen), maar voor een andere groep is het belangrijk dat zij ook hun houding over een onderwerp of de verbetering veranderen, omdat ze daar nu of later ook mee worden geconfronteerd (bijvoorbeeld medewerkers van de uitvoerende afdeling). En sommige groepen mensen moeten hun gedrag gaan wijzigen om het beleidsterrein succesvol te kunnen doorvoeren (bijvoorbeeld omdat ze volgens een nieuw veilig-werken-op-hoogteprotocol gaan werken). Hierop moet de communicatiesoort, -manier, -frequentie en -houding worden aangepast.

34

Communicatiestrategie Een communicatiestrategie geeft in grote lijnen aan langs welke weg het communicatiedoel wordt bereikt en waarom. Vervolgens is het van belang welke communicatiestrategie de corporatie voorstaat. De strategie vormt de verantwoording van het communicatieplan. Er moeten op verschillende fronten keuzes worden gemaakt: − Benader je de doelgroepen proactief, actief of passief? − Welke mate van openheid is gewenst en/of mogelijk? − Hoe is de tone of voice (zakelijk of persoonlijk, informeel of formeel)? − Wat is de aard van de in te zetten middelen (mondeling, schriftelijk of een combinatie)? − Op welke wijze ga je de doelgroepen benaderen (massaal, groepsgewijs, individueel, via intermediairs)? − Met wie ga je samenwerken? − Welke prioriteiten stel je? − Wat is de globale planning? Kies je voor één communicatiemoment of juist voor een gefaseerde aanpak? − Wat doe je bij een incident, wie informeer je?

Boodschap Bij de kernboodschap gaat het erom de essentie van de communicatie-inhoud te formuleren. Per doelgroep kan dat verschillen. Geef in enkele steekwoorden aan welke informatie de doelgroep moet krijgen om de communicatiedoelstelling(en) te bereiken. Bijvoorbeeld: ‘Door te werken met deze richtlijn bied ik de klant de meest veilige uitgangspositie in legionellapreventie’. Werk daarna de kernboodschap uit in deelboodschappen. Dit kan in één of meerdere media (folder, bijeenkomst, les en dergelijke). Door de kernboodschap in steekwoorden te formuleren, geeft de beleidsmedewerker richting aan de verdere uitwerking van het communicatieplan. Het zorgt ervoor dat de beleidsmedewerker en de projectleider(s) regie houden op de inhoud. Besteed dus relatief veel tijd aan de formulering van de kernboodschap. Een pakkend motto kan deze kernboodschap versterken. Een goed motto heeft attentiewaarde, is creatief, cliënt- en doelgericht (wat betekent de verandering voor bewoners/medewerkers en wat is het doel), een goed motto kan als paraplu voor het beleidsterrein – en de communicatie daarover – dienen.

Organisatie van communicatie Wie is waarvoor verantwoordelijk en wie gaat wat doen? De beleidsmedewerker en projectleider(s) die betrokken zijn bij de uitrol van het beleidsterrein, hoeven in principe niet degenen te zijn die de communicatie uitvoeren. Dat kan ook iemand anders coördineren. Bedenk wel wat de verantwoordelijke afdeling zelf gaat doen en wat de afdeling of medewerker communicatie kan doen. Bij trajecten samen met andere organisatieonderdelen is het nog belangrijker om heldere afspraken te maken over de uitvoering van de communicatie. Bedenk ook wat eventuele knelpunten kunnen zijn die de uitvoering van het communicatieplan kunnen belemmeren. 3. Volg de wetgeving tijdens de uitrol Het is van essentieel belang dat de wet- en regelgeving voor de prioriteit verdienende wetgevingsterreinen en/of complexen een eigenaar krijgen. Het meest logisch is dat dezelfde beleidsmedewerker dit oppakt die ook het gehele beleid heeft samengesteld. Let hierbij op dat

35

de kennis wordt geborgd zodat afbreukrisico wordt voorkomen. Maar dit kan ook bij verschillende eigen medewerkers of zelfs externen worden neergelegd. Deze laatste twee opties geven uiteraard wel de nodige afstemmomenten. De voor het wetgevingsterrein en/of complexen geselecteerde eigenaar moet de wet- en regelgeving volgen. Hiervoor zijn diverse internetsites beschikbaar en uiteraard verschillende lectuurtypen.

De norm Als de afgesproken norm (vastgelegd in het programma van eisen in stap 2 van het vorige hoofdstuk) moet worden veranderd of bijgesteld door welke oorzaak dan ook, moet dit worden vertaald door het hele beleid en indien nodig ook het businessplan. 4. Veranker de uitrol Ruim niet alleen tijd in voor een eindevaluatie als het hele beleidsterrein is ingevuld in complexen en/of medewerkers. Plan ook tussentijdse evaluaties. De omstandigheden veranderen namelijk gaandeweg. Evalueren en bijstellen moet dus eigenlijk continu gebeuren. Houd dus voortdurend een vinger aan de pols om te zien of alles goed gaat. Is dat niet het geval, dan zul je het desbetreffende beleid of programma van eisen over het gehele beleidsthema of een onderdeel hieruit moeten bijstellen. Evalueer minimaal ééns per jaar. Rapporteer in de pccyclus de voortgang.

Dit hoofdstuk is geschreven door Marc Klaver (Mooiland) en Erik van Marle (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement).

36

Paul Biersteker (Ymere) ‘Aandacht voor risicomanagement is hard nodig’ Ymere is actief bezig met risicomanagement in veiligheidsbeleid. Omdat niet alle risico’s tegelijkertijd zijn aan te pakken en omdat er ook steeds nieuwe bijkomen, hanteert ze een risicomanagementbenadering. Zo weet ze of ze de juiste risico’s aanpakt en of ze haar beperkte middelen wel juist inzet. Risicomanagement in veiligheidsbeleid is steeds belangrijker. Waarom? Paul Biersteker, technisch adviseur Ymere: ‘Het aantal vastgoedrisico’s neemt nog steeds toe. Daarbij speelt de complexiteit van vastgoed een rol. Denk aan brandveiligheid, gezondheid, veilige installaties, klimaatproblematiek, duurzaamheid en energiebeheer. Ook is er meer maatschappelijke aandacht voor het onderwerp en weten we ook steeds meer. Uit bijvoorbeeld het recente rapport van de Gezondheidsraad blijkt asbest gevaarlijker te zijn dan we dachten. De vergrijzing neemt toe, net als het aantal mensen met een beperking. En de juridische aansprakelijkheid speelt steeds meer een rol, kijk bijvoorbeeld naar de gebeurtenissen bij de Amer-centrale waarvoor iedereen aansprakelijk is gesteld. Verantwoordelijkheden verschuiven steeds meer naar werkgevers. Dus is aandacht voor risicomanagement heel hard nodig. Omdat je niet alle risico’s tegelijkertijd kunt aanpakken en er ook steeds nieuwe bijkomen, moet je dat wel met een risicomanagementbenadering aanpakken om te weten of je de juiste risico’s aanpakt en of je je beperkte middelen wel juist inzet. Het proces van risicomanagement - pdca-cyclus – moet je gezamenlijk volgen om veiligheidsbeleid in te richten.’ Niet als corporatie alleen willen doen Volgens Biersteker wilde Ymere dit onderwerp niet alleen aanpakken en bracht het daarom bij Aedes onder de aandacht. ‘Een van de producten van risicomanagement is het selecteren van de belangrijkste risico’s. Dat kunnen we wel alleen doen, maar het helpt pas echt als je als branche de belangrijkste risico’s inventariseert, samen die risico’s aanpakt en het met VROM en de Arbeidsinspectie eens wordt over de belangrijkste risico’s. Anders loop je het risico dat je incidentgestuurd bezig bent. Je hebt een veiligheidsbeleid vastgesteld, maar zodra er een incident komt, moet je allemaal daarmee aan de gang. Dat geeft onrust en je komt niet toe aan je eigen beleid.’ Ymere is in 2010 begonnen om de risicomanagementgedachte te implementeren. De corporatie is een pilot gestart om te kijken hoe het in de praktijk gaat. Samen met enkele medewerkers van de vestiging Haarlem is geïdentificeerd wat de belangrijkste risico’s daar zijn, welke beheersmaatregelen er al zijn genomen en welke ze zouden moeten nemen. ‘Zo zijn we al lerend bezig om het op een projectmatige manier aan te pakken: we delen het belang van risico’s, en we delen de beheersmaatregelen. De ervaring die we daar hebben opgedaan, willen we gebruiken voor de overige vestigingen.’ Blanco beginnen In de klankbordgroep van Aedes, waarvan ook Biersteker deel uitmaakt, zijn de belangrijkste risico’s in het bezit van de corporatiebranche geïdentificeerd, beperkt tot bestaande bouw en ‘technische’ risico’s. ‘Dat hebben we - naast de risico-inventarisatie op de vestiging Haarlem meegenomen naar de vestigingen. We hebben niet al te veel gestuurd, anders kregen we niet

37

de belangrijkste risico’s boven tafel. Je moet eigenlijk blanco beginnen. Dan pas ontstaat discussie. En elke vestiging is weer anders. Zo kom je tot een lijst van risico’s, maak je een plan van aanpak en start je de begrotingscyclus.’ In eerste instantie heeft Ymere alleen de meer technisch georiënteerde mensen erbij betrokken. ‘Ondertussen heb ik anderen wel verteld wat we aan het doen waren en of dat in lijn was met wat zij zagen. We breiden het nu uit naar onder meer verhuurmakelaars en medewerkers gebiedsbeheer. Het is belangrijk ze erbij te betrekken anders komen er vraagtekens boven de hoofden. Eerst hebben we dat in klein comité uitgeprobeerd. Resultaat was een flinke toename van bewustzijn, het gaat leven.’ Integrale aanpak De belangrijkste risico’s zijn nu uitgefilterd. ‘We kunnen nog wel even doorgaan, maar dan verzanden we in een enorme lijst. We concentreren ons nu op de top 7 en prioriteren daarbinnen. De capaciteit en de financiële middelen zijn beperkt. Je kunt wel mensen inhuren om het project te begeleiden, maar die moeten ook weer met vragen langs bij de medewerkers. We willen het zo veel mogelijk integraal aanpakken, dus inspecties zijn belangrijk - is het risico ook aanwezig in dat complex? Als we toch in de woning zijn, kijken we meteen ook naar asbest, brandveiligheid en dergelijke, anders moeten we weer een keer terug. Dat is ook voor de bewoner storend. Daarom doen we de inspectie en aanpak zo veel mogelijk integraal. Natuurlijk pakken we ook zaken aan bij mutatie, bijvoorbeeld bij de veiligheidsinspectie van installaties, de zogenoemde woning-APK. Op basis van algemene inspecties, mutatieoverzichten en dergelijke maken we één overzicht van de informatie die we hebben. Daaruit selecteren we prioriteiten. De complexen met de hoogste gecombineerde risico’s krijgen voorrang bij de aanpak.’ Aansluiten bij besluitvorming Belangrijke succesfactor is volgens Biersteker om zo veel mogelijk aan te sluiten bij de besluitvorming. ‘We hebben thema’s als brand, legionella en dergelijke ter besluitvorming ook voorgelegd in projecten met niet-ingrijpende woningverbetering. In projecten met bijvoorbeeld een onderhoudsachterstand, hebben we criteria van brandveiligheid toegevoegd zodat het in de besluitvorming kan worden meegewogen. Als het management de keus heeft tussen twee complexen waar onderhoud nodig is en in een van beide is ook een veiligheidsrisico, dan kan het afgewogen kiezen voor het complex met het veiligheidsprobleem. Het wordt inzichtelijk en er wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de al bestaande programmering. Hoe eerder dat plaatsvindt, hoe beter. Beleid moet geïntegreerd worden in een vroeg stadium. Een corporatie moet rekening houden met een aantal elementen bij risico’s: huuropbrengsten, investeringen, vastgoedwaarde, exploitatiekosten, doelgroepen, verhuurbaarheid, aansluiting bij demografie, woonkwaliteit, onderhoudskwaliteit, energie en veiligheidsrisico. Maak de risicoanalyse onderdeel van het strategisch voorraadbeleid, borg deze in complexbeheerplannen.’ Risicotool De rol van informatiemanagement bij risicomanagement in het algemeen, maar meer specifiek bij de risicobeheersing wordt steeds groter. ‘Als we iets aanpakken bij een complex, dan moeten we het registreren, en wel op een goede manier. Daarmee zijn we nu hard bezig. Plaatsen we een rookmelder, dan moeten we registreren wanneer we dat doen. Er is immers later onderhoud nodig. Dat geldt ook voor een ketel. Zomaar een rookmelder ophangen bij

38

mutatie is niet voldoende.’ Volgens Biersteker zou het mooi zijn als de risicotool die Aedes nu samen met anderen ontwikkelt, er is. ‘Daarmee kunnen we op basis van bouwjaarklasse en bekende risico’s een risicomatrix maken. Zo heeft het management snel een overzicht van de risico’s in ons bezit en wat het kost om het op te lossen, zonder dat de details al zijn uitgewerkt. Samen met onze praktijkervaring geeft dat een orde van grootte. Dat is in eerste instantie voldoende. Op basis daarvan kunnen we een meerjarenplanning maken. Het moeilijkste is om dat uit te voeren. Het komt allemaal naast en bovenop de begroting. De crisis helpt daarbij niet. Het belang van risicomanagement wordt alleen maar groter met de crisis: het is belangrijk te weten waar je moet schrappen. Niet op de grote risico’s! En waarop moet je bezuinigen als je de risico’s niet in beeld hebt?’ Korte en lange termijn Biersteker kijkt bij risicomanagement altijd naar de korte en lange termijn. ‘Stel een bepaald percentage in je bezit is niet brandveilig. Dan wil je meteen het directe veiligheidsrisico oplossen. Ymere hangt dan rookmelders op, zodat de bewoner veilig de woning kan verlaten. Het bezit zelf is van secundair belang. De aanpassingen in het vastgoed worden dan zo veel mogelijk uitgevoerd in aansluiting op de al bestaande programmering.’

Deze kadertekst is geschreven door Inge van der Brug (Van der Brug Communicatie).

39

5

Bijlagen Bijlage 1 Voorbeeld risicotabel Bijlage 2 Voorbeeld voorstel aan MT/bestuur over risicoparagraaf Bijlage 3 Voorbeeld veiligheidsproject plan van aanpak Bijlage 4 Overzicht van risico’s waarmee corporaties te maken (kunnen) krijgen Bijlage 5 Stappenplan Risicomanagement bestaande bouw Bijlage 6 Voorbeeld offerteaanvraag uitvoeren advieswerkzaamheden

40

41

Bijlage 1

Voorbeeld risicotabel Onderdelen Plan van Aanpak Nr.

Onderdelen Plan van Aanpak

1

RI&E veilig werken op hoogte

2

Aanpassingen naar aanleiding van RI&E veilig werken op hoogte

3

Veilig werken aan gevel

4

RI&E laagspanningsinstallaties

5

Aanpassingen naar aanleiding van RI&E laagspanningsinstallaties

6

Inventarisatie liftinstallaties

7

Aanpassingen aan de hand van in inventarisatie gestelde risicocategorie

8

Inventarisatie brandveiligheid

9

Aanpassingen in kader van brandveiligheid

10

Oplossen bekende gebreken qua brandveiligheid

11

Onderzoek in kader van Waterleidingwet

12

Aanpassingen aan de hand van onderzoek Waterleidingwet

13

Oplossen bekende gebreken aan waterleidingsinstallaties

14

Plan maken voor beheer van de waterleidingsinstallaties

15

Keuren van ladders

16

Opstellen onderhoudscontract periodiek keuren ladders

17

EBI uitvoeren voor 30 cv-installaties

18

Oplossen gebreken komende uit de 30 EBI's

19

Opstellen contract periodieke inspectie (PI) en periodiek onderhoud (PO)

Prioriteiten Prioriteit

Risicoparagraaf

1

Situaties die ernstig en onmiddellijk gevaar opleveren Situaties waar een waarschuwing van de overheid, een aanschrijving op basis van de Woningwet is of een aanschrijving bestuursdwang is

2

Bekende situaties betreffende brandveiligheid en werken op hoogte voor eigen personeel

3

Bekende situaties betreffende elektriciteit en legionella

42

Prioriteit

Plan van Aanpak

1

Hoog (situaties waarin direct gevaar voor bewoner bestaat, bekende gevaarlijke situaties en grove hiaten ten opzichte van wetgeving)

2

Middel (situaties waarin geen direct gevaar optreedt voor bewoner, geen directe gevaarlijke situatie, hiaten ten opzichte van wetgeving)

3

Laag (situaties die samen met andere (onderhouds)werken kunnen worden opgelost

Vergelijking prioriteiten Plan van Aanpak en risicoparagraaf Nr.

Onderdelen Plan van Aanpak

Prioriteit vlg. PvA

Prioriteit vlg. risicoparagraaf

1 2

RI&E veilig werken op hoogte

2

2

Aanpassingen n.a.v. RI&E veilig werken op hoogte

2

2

3

Veilig werken aan gevel

3

2

4

RI&E laagspanningsinstallaties

2

3

5

Aanpassingen naar aanleiding van RI&E laagspanningsinstallaties

2

3

6

Inventarisatie liftinstallaties

1

1

7

Aanpassingen aan de hand van in inventarisatie gestelde risicocategorie

1

1

8

Inventarisatie brandveiligheid

1

1/2

9

Aanpassingen in kader van brandveiligheid

1

1/2

10

Oplossen bekende gebreken qua brandveiligheid

1

2

11

Onderzoek in kader van Waterleidingwet

2

3

12

Aanpassingen aan de hand van onderzoek Waterleidingwet

1

3*

13

Oplossen bekende gebreken aan waterleidingsinstallaties

1

3*

14

Plan maken voor beheer van de waterleidingsinstallaties

3

3

15

Keuren van ladders

1

1

16

Opstellen onderhoudscontract periodiek keuren ladders

1

1

17

EBI uitvoeren voor 30 cv-installaties

1

1

18

Oplossen gebreken komende uit de 30 EBI's

1

1

19

Opstellen contract periodieke inspectie (PI) en periodiek onderhoud (PO)

3

3

Voor onderdeel 12 en 13 van tabel 3 wijkt het PvA en de Risicoparagraaf het meest af van elkaar.

43

Bijlage 2

Voorbeeld voorstel aan MT/bestuur over risicoparagraaf Onderwerp: Risicoparagraaf veiligheidsbeleid Voorstel: Vaststellen van deze risicoparagraaf Toelichting: Net als bij vele aspecten gaat het ook bij het veiligheidsproject om het maken van de juiste keuzes. Vanuit bestuurlijk perspectief zou Vitalis moeten kijken naar de volgende aspecten: − Wat is een verantwoord niveau van veiligheid? Er moet vanuit gegaan worden dat wanneer voldaan wordt aan de regelgeving van de overheid zoals verwoord in de toepasselijke relevante regelingen zoals het Bouwbesluit 2003 voor bestaande bouw, de Bouwverordening (regels voor bestaande bouw) en Arboregelgeving er sprake is van een verantwoord niveau van veiligheid. De minister van MVROM schrijft daarover immers: ‘Uitgangspunt is dat de voorschriften die in het Bouwbesluit 2003 zijn opgenomen voor bestaande bouwwerken daarvoor toereikend zijn.’ (TK, vergaderjaar 2003-2004, 29 392, nr. 3, blz 6.) − Hoeveel middelen dienen aangewend te worden om onjuistheden op te sporen? − Waaraan dient prioriteit te worden toegekend? Deze laatste twee vragen laten zich als volgt uitwerken: − Waar ligt de primaire verantwoordelijkheid bij Vitalis, en waar bij derden? − Wat is de kans dat zich dodelijke ongelukken voordoen, er gewonden vallen of schade wordt veroorzaakt? − Indien zo’n evenement zich voordoet, hoe groot zijn dan de financiële gevolgen? − Wat is de kans op boetes, dwangsommen en andere punitieve sancties? − Op welke onderdelen draagt investeren in veiligheid het meest bij aan het vergroten van de veiligheid? − Wat zijn te verwachten imago-effecten? Binnen het veiligheidsbeleid van Vitalis vallen de volgende onderwerpen: − Brandveiligheid − Waterleidingen − Werken op hoogte − Glazenwassen − Elektrische installaties − Liften − Stookinstallaties.

44

De verantwoordelijkheid Op een aantal onderwerpen binnen het veiligheidsbeleid is de bouwregelgeving bepalend. Het gaat daarbij om brandveiligheid, legionella en elektrische installaties. Voor die onderwerpen ligt de primaire verantwoordelijkheid bij Vitalis. Op een aantal onderwerpen binnen het veiligheidsbeleid is de Arbo-regelgeving bepalend. Voor die onderwerpen ligt de primaire verantwoordelijkheid bij de werkgever. Daar waar het gaat om bouwen is het Arbo-bouwprocesbesluit van toepassing, waardoor er in dat geval ook verantwoordelijkheden bij de opdrachtgever liggen. Het gaat daarbij om werken op hoogte (primaire verantwoordelijkheid voor Vitalis bij Vitalis-medewerkers), glazenwassen, werken aan elektriciteit en liften. Voor stookinstallaties is de regelgeving gebaseerd op de Algemene Wet Milieubeheer en daaraan gekoppelde AMVB’s. Het gaat daar naast veiligheid om rendementen en emissie. De verantwoordelijkheid ligt hier bij Vitalis als eigenaar van de inrichting. De basiskeuring en periodieke keuringen zijn verplicht. Het risico Voor het risico dat een incident zich voordoet, moet worden opgemerkt dat de gepubliceerde gegevens niet zodanig gedetailleerd zijn als wenselijk. Het is dus roeien met de riemen die we hebben.

Brandveiligheid Uit de brandweerstatistiek is af te leiden dat er jaarlijks in Nederland gemiddeld 42 burgers overlijden en 674 burgers gewond raken als gevolg van woningbranden. Als belangrijkste oorzaken worden genoemd: onachtzaamheid en onvoorzichtigheid met vuur tijdens koken, kaarsen, klussen, rookgewoonten, kinderen die met vuur spelen. Ook worden slecht onderhoud of verkeerde installaties, branden in schoorstenen, oververhitting, kortsluiting in apparaten en toestellen en koolmonoxide genoemd.

Waterleidingen Uit de CBS-statistieken (Vademecum gezondheidsstatistiek 2003) is af te leiden dat zich in Nederland gemiddeld per jaar 147 gevallen van legionellabesmetting voordoen.

Werken op hoogte Jaarlijks worden circa 230 personen op de spoedeisende eerste hulp behandeld als gevolg van een arbeidsongeval waarbij iemand van, op of door een dak is gevallen. De helft van de ongevallen vindt plaats in de bouw en van een kwart is niet bekend in welke sector de persoon werkzaam is. In een zesde van de gevallen vindt het ongeval plaats op een woonhuis, maar in meer van de helft van de gevallen is niet bekend waar het ongeval heeft plaatsgevonden. (Consument en veiligheid). In 2002 waren er 365 ernstige ongevallen en 16 dodelijke ongevallen waarbij de oorzaak niet veilig stellen of borgen was (Arbeidsongevallenmonitor 2002 TNO).

45

Elektrische installaties Uit het rapport Risicoanalyse veiligheid Gas- en elektra-installaties in de woning van VROM van 2003 zijn de volgende gegevens te halen: Uit statistieken blijkt het gemiddelde aantal incidenten per jaar over geheel Nederland: − één dodelijk ongeluk als gevolg van brand door kortsluiting − één à twee dodelijke ongelukken door het werken aan elektriciteitsinstallaties. Hoofdoorzaak is in 90 procent van de gevallen menselijk falen tijdens werkzaamheden aan de installatie. − twee tot negen personen opgenomen vanwege ongevallen met elektrische stroom. − dertig tot veertig privéongevallen die samenhangen met doe-het-zelven aan elektriciteit. Slechts in een gering aantal van deze gevallen moet de oorzaak worden gezocht in een slecht functionerende installatie (bijvoorbeeld ontbreken aardlekschakelaar). Gebreken aan de installaties komen iets vaker voor bij particuliere huur en koop in vergelijking met sociale huur, en iets vaker bij oudere woningen in vergelijking met jongere woningen. Het ministerie van VROM concludeert: ‘Gelet op het huidige lage veiligheidsrisico van de aanwezigheid en het gebruik van de installaties in het totaal en het aandeel daarbinnen van het onvrijwillige risico als gevolg van disfunctioneren van de installatie zelf, zijn de te verwachten effecten van maatregelen die zich beperken tot een van de vele risicobronnen zo klein, dat er slechts geringe maatschappelijke kosten tegenover zouden mogen staan om de maatregel als wenselijk te kunnen kwalificeren.’ Het ministerie van VROM heeft met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) overeenstemming bereikt over een verplichte keuring door de woningeigenaar van risicowoningen in verband met de veiligheid van gas- en elektra-installaties. In een brief van mei 2005 van de minister van VROM aan de Tweede Kamer schrijft zij daarover: ‘Uit de risicoanalyse naar de veiligheid van gas- en elektravoorzieningen in woningen, landelijke gegevens over de woningkwaliteit en diverse gemeentelijke en door marktpartijen geïnitieerde onderzoeken van de afgelopen tijd, blijkt dat vooroorlogse particuliere huurwoningen relatief meer installatietechnische gebreken vertonen dan andere woningen. Dit wordt ten dele veroorzaakt door het relatief verhoogde onderhoudsrisico van deze woningen als gevolg van ouderdom, de hogere mutatiegraad en het feit dat de eigenaar het pand doorgaans niet zelf bewoont. Daarom ben ik voornemens de categorie vooroorlogse particuliere huurwoningen aan te wijzen als woningen die in eerste instantie in aanmerking komen voor een verplichte veiligheidskeuring. Kamerverhuurpanden, appartementsgewijs verhuurde panden en pensions maken deel uit van deze categorie. Het gaat in totaal om circa 300.000 woningen en vijf procent van de woningvoorraad. De verplichting tot uitvoering van de veiligheidskeuring komt bij de woningeigenaar (en dus niet de huurder) te liggen.’ Voor stookinstallaties zijn geen gegevens bekend over de risico’s. Conclusie: Met enige voorzichtigheid kan worden geconcludeerd dat brandveiligheid en werken op hoogte prioriteit verdienen voor legionella en elektrische installaties omdat de kans op dood of ernstig letsel bij brandveiligheid en werken op hoogte groter is.

46

Omvang van de schade

Brandveiligheid De grootte van de schade kan behoorlijk uiteenlopen. Opstalschade is gedekt op de opstalverzekering. Aansprakelijkheidsschade is gedekt op de AVB-polis. Op beide polissen geldt als uitsluiting voor de dekking opzet en bewuste roekeloosheid. Op de AVB-polis geldt verder een beperking van de dekking voor zuivere vermogensschade tot € 12.500.

Waterleidingen Als zich legionella voordoet, zal de schade bij ziekte kunnen bestaan uit het nemen van regres door de verzekeraar en bij overlijden van een huurder uit een aanspraak die gebaseerd is op smartengeld. Ook hier zal de AVB-polis dekking bieden.

Werken op hoogte In het rapport Arbeidsongevallenmonitor 2002 van TNO staat een voorbeeld waarbij een medewerker van een bouwbedrijf van een steiger valt. De arbeidsinspectie legt het werk een dag stil, maar ziet af van een boete. Door de val is de werknemer blijvend volledig arbeidsongeschikt. De totale kosten voor de werkgever bedragen € 88.000. Hiervan zijn de grootste kostenposten het verzuim zelf en het doorbetalen van het salaris. He bedrag is exclusief een schadeclaim van de medewerker zelf. Het bedrijf heeft geen gedifferentieerde WAO-premie. Bij een groter bedrijf, waar dat doorgaans wel het geval is, bedragen de kosten van zo’n ongeval al snel € 195.000. Vitalis heeft een ongevallenverzekering. Op die verzekering geldt kort gezegd opzet van de verzekerde en/of begunstigde en roekeloos gedrag als uitsluiting van de dekking. Het rapport van TNO vermeldt dat in het door hen gehanteerde model niet wordt berekend wat een dodelijk ongeval kost, maar dat cynisch genoeg de kosten van een dodelijk ongeval voor de werkgever vaak lager zijn dan bij invaliditeit van de werkgever. De arbeidsinspectie zal wellicht vaker een boete opleggen, doch juridische claims komen relatief weinig voor bij dodelijke ongevallen. Boetes worden niet gedekt door een verzekering. Kans op boetes, dwangsommen en andere punitieve sancties Volgens de minister van VROM geldt dat een bouwwerk niet zomaar in strijd is met het Bouwbesluit 2003. Gelet op het minimumniveau van de voorschriften voor bestaande bouwwerken is er sprake van een uiterst bedenkelijk kwaliteitsniveau indien de staat van een bouwwerk strijdig is met de voorschriften. Ook voor niet-deskundigen (gewone burgers) moet het doorgaans niet al te moeilijk zijn om vast te stellen dat een bouwwerk niet aan deze minimale eisen voldoet, volgens de minister. Voor wat betreft de bouwregelgeving is men momenteel doende met aanpassing van de Woningwet. Als er een aanpassing komt, wordt het burgers rechtstreeks verboden om af te wijken van de bouwvoorschriften. Er is dan geen aparte beschikking (aanschrijving) meer nodig om een verplichting tot naleving van deze voorschriften in het leven te roepen. Bij overtreding van de bouwvoorschriften kan worden opgetreden met het instrumentarium van artikel 125 Gemeentewet en de Awb (bestuursdwang of last onder dwangsom). Er dient dan een handhavingsbesluit te worden genomen waarin de overtreding concreet moet worden

47

aangeduid en er moet een termijn worden gesteld waarbinnen de overtreding moet worden beëindigd (tenzij er een dermate spoedeisende situatie is dat bestuursdwang onmiddellijk moet worden uitgevoerd). Overigens heeft de minister bij de behandeling van een wetsvoorstel over wijziging van de Woningwet en enkele andere wetten (verbetering naleving, handhaafbaarheid en handhaving bouwregelgeving) aangegeven dat in zijn algemeenheid van de strafrechtelijke sanctiemogelijkheid op het terrein van het ruimtelijk bestuursrecht en de bouwregelgeving een uitermate terughoudend gebruik wordt gemaakt. In het algemeen heeft strafrechtelijke handhaving niet het primaat en heeft bestuursrechtelijke sanctionering veelal de voorkeur. Dat geldt zeker voor overtredingen waarbij in alle redelijkheid geen verwijten aan de overtreder kunnen worden gemaakt. Dat neemt niet weg dat bij verwijtbare overtredingen die niet meer ongedaan kunnen worden gemaakt of bij delicten waarbij sprake is geweest van ernstige gevolgen of waarbij de rechtsorde in ernstige mate is geschokt, het strafrecht mogelijkheden biedt. In een strafprocedure wordt als vereiste gesteld dat er schuld is aan de zijde van de dader. Schuld kan ook voorwaardelijk opzet betreffen. Vanuit Arbo-regelgeving is van belang dat er voor ongevallen een meldingsplicht bij de Arbeidsinspectie geldt bij een ziekenhuisopname of blijvende invaliditeit. Als de Arbeidsinspectie een onderzoek instelt, kan er een boete worden gegeven. In het rapport van TNO staat dat volgens opgave van de Arbeidsinspectie die boete tussen de € 1.350 en € 11.250 bedraagt. Effectiviteit van investeringen Bij het vaststellen van de prioriteiten zal voorts voor zover mogelijk rekening moeten worden gehouden met de effectiviteit van investeringen. Voorbeeld: Het verwijderen van haken op de branddeuren op de corridor kost weinig, maar heeft groot effect op de brandveiligheid. Prioriteiten Bij het stellen van prioriteiten zou men als volgt te werk moeten gaan. Prioriteit 1: Situaties die ernstig en onmiddellijk gevaar opleveren Situaties waar een waarschuwing van de overheid, een aanschrijving op basis van de Woningwet is of een aanschrijving bestuursdwang is. Prioriteit 2: Bekende situaties betreffende brandveiligheid en werken op hoogte voor eigen personeel. Prioriteit 3: Bekende situaties betreffende elektriciteit en legionella. Voor stookinstallaties en liften zullen we in elk geval de vereiste werkzaamheden moeten uitvoeren om zaken goedgekeurd te krijgen. Voor Arbo-gerelateerde zaken is het van belang om de prioriteit mede te relateren aan financiële afwegingen. Levert een permanente voorziening op termijn een kostenvoordeel op ten opzichte van het telkens treffen van een incidentele voorziening?

48

Middelen Uiteraard moeten we voor de zaken die hoge prioriteit hebben, waar een waarschuwing, aanschrijving op grond van de Woningwet of aanzegging bestuursdwang hebben, middelen uittrekken. Zowel in financiële zin als in de zin van menskracht. Verder zal aan de hand van het voorgaande een oordeel moeten worden gevormd of als vertrekpunt bijvoorbeeld zal worden afgegaan op de signalen van bouwkundigen planmatig onderhoud (en het eventueel daarna erbij betrekken van gespecialiseerde bedrijven) of dat er voor wordt gekozen om actief door gespecialiseerde bedrijven onderzoeken te laten doen. Een en ander kan per deelterrein verschillen. Imago-effecten Het treffen van maatregelen zal een gering positief effect hebben op het beeld dat zittende huurders hebben. Wanneer er voor de huurders duidelijke zaken zijn die niet worden aangepakt, zal er een sterker imago-effect zijn. Voor de veiligheid voor huurders geldt dat met name voor zittende huurders, voor werken op hoogte vooral voor de bouwkundigen planmatig onderhoud van Vitalis, glazenwassers en voor aannemersbedrijven. Op het moment dat er ernstige calamiteiten zijn, waarbij gewonden en of zelfs doden vallen zal het imago-effect uiteraard sterker zijn. Dan heeft het zijn uitstraling niet enkel naar huurders, medewerkers en glazenwassers c.q. aannemers, maar ook naar potentiële huurders en gemeenten.

Besluit Bestuur:

49

Bijlage 3

Voorbeeld veiligheidsproject plan van aanpak Inleiding Op 23 november 2004 heeft het MT/bestuur ingestemd met het voorstel voor het uitvoeren van een proefproject voor diverse veiligheidsaspecten. Dit proefproject had alleen betrekking op het maken van een uitgebreide inventarisatie van een aantal veiligheidsaspecten, de uitvoering van de noodzakelijke en gewenste maatregelen waren geen onderdeel van het proefproject. De veiligheidsaspecten die zijn onderzocht zijn: a. veilig werken op daken en aan de gevel b. laagspanningsinstallaties c. liften d. brandveiligheid e. waterleidinginstallaties f. keuren ladders g. stookinstallaties. Op 12 april 2005 is aan het MT/bestuur een samenvatting van de voorlopige resultaten van het proefproject voorgelegd (bijlage 1). In onderhavige notitie worden de resultaten van dit proefproject gebruikt om te komen tot een plan van aanpak voor het vervolg van het veiligheidsproject. Resultaten proefproject Eén ding komt heel duidelijk naar voren: bij alle complexen in dit proefproject moeten diverse maatregelen genomen worden om te voldoen aan de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd. Deze norm is door het MT/bestuur op 23 november 2004 geaccordeerd. Tijdens het proefproject is twee keer melding gemaakt van een potentieel gevaarlijke situatie, die direct verholpen moest worden. (De eerste betrof een lekkage waarbij het water vlakbij een elektriciteitspunt stond en de tweede de aanwezigheid van verschroeide bedrading en een extreem hoge temperatuur in een verdeelinrichting). Bij de inventarisatie was aangegeven naast de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd ook eventuele gewenste maatregelen (meer dan norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd) aan te geven. Gebleken is dat er geen gewenste maatregelen naar voren zijn gekomen. Wel is het geven van voorlichting aangeraden. Wat is er na november 2004 gedaan? In de periode tussen het proefproject (voorjaar 2005) en heden heeft met name een intensief onderzoek plaatsgevonden naar de juridische aspecten van het veiligheidsproject. Samen met de afdeling BJZ is gekeken in hoeverre de onderzoeken inderdaad gebaseerd zijn op de door ons vastgestelde norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd . Er is met de betrokken adviseurs gesproken en gediscussieerd over de gehanteerde normering en over interpretaties van regelgeving. Uiteindelijk heeft dit geleid tot bijstellingen: zowel van de rapportages als op onderdelen van de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd. Ook is er intern gesproken over de taken en verantwoordelijkheden van de afdelingen BJZ en VM bij dit proefproject. Daarnaast zijn de gegevens van het proefproject

50

gebruikt om het voorliggende plan van aanpak te schrijven. Vooral het vertalen van de financiële paragraaf naar het totale bezit van Vitalis is verre van eenvoudig. Het aantal onderzochte complexen (5) is statistisch gezien erg klein om een vertaalslag naar het totale bezit te kunnen maken. Daarom moeten de uitkomsten van de extrapolatie naar het totale bezit worden gezien als een heel globale indicatie van de omvang van het veiligheidsproject. Toch is deze globale indicatie nodig om financiële middelen en capaciteit te kunnen reserveren voor de komende jaren. Als het veiligheidsproject een jaar in uitvoering is, kunnen de ramingen op basis van praktijkervaring worden bijgesteld. Er is bewust voor gekozen niet de proef uit te breiden (tot bijvoorbeeld 25 complexen), en wel om de volgende redenen: − Als het plan van aanpak voor het veiligheidsproject zo uitgevoerd mag worden als in deze notitie wordt voorgesteld, wordt gestart met die complexen waarvan de risico’s het grootst worden ingeschat en dus de hoogste prioriteit in het project hebben meegekregen. Als daarentegen besloten wordt het aantal proefcomplexen te vergroten, dan moet de selectie van complexen een enigszins representatieve doorsnede van het bezit zijn. Dat betekent dat bij het uitbreiden van de proef geen prioriteiten gegeven kunnen worden aan risicovolle complexen. − Een proef blijft altijd slechts een indicatie, er is geen concrete meerwaarde ten opzichte van starten en het tussentijds evalueren van het project. Bovendien moeten de complexen juridisch gezien toch worden aangepast. − Een imago-effect. Het uitbreiden van de proef betekent dat er nog vele onzekerheden zijn, dat er nog geen definitief besluit is genomen. Door goedkeuring te geven aan het plan van aanpak zoals dat nu wordt voorgesteld kan concreet aan de klant aangegeven worden waar Vitalis voor staat. Uitgangspunten

Juridische uitgangspunten De norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd, zoals die door het MT/bestuur op 23 november 2004 is vastgesteld, blijft van kracht, doch blijkt het nodig deze op onderdelen aan te vullen. Ook is duidelijk geworden dat door de inspecteur (ongeacht wie, intern of extern) de juridische basis van de gebreken én van de uit te voeren maatregelen expliciet moet worden aangegeven en dit kritisch getoetst moet (kunnen) worden door Vitalis. Degene die het complex onderzoekt moet gekwalificeerd en deskundig zijn. De juridische norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd, is weergegeven in de bijlagen bij het desbetreffende veiligheidsonderdeel.

Beleidsuitgangspunten Het doel van het veiligheidsproject is ervoor zorgen dat gebouwen dusdanig veilig zijn dat je er veilig in kunt wonen en werken. Het is niet onbelangrijk ons te realiseren dat de noodzakelijke maatregelen die in dit project naar voren komen, niet alleen zijn voor de bewoners maar juist vaak ook voor eigen personeel of externen die in opdracht van Vitalis aan onze gebouwen werken. Veilig werken op daken en aan de gevel, het onderhouden van de liften en het werken aan de laagspanningsinstallaties zijn daarvan concrete voorbeelden. Dit betekent dat het aanbrengen van maatregelen alleen niet afdoende is. Sterker nog, de kwaliteit van het veiligheidsbeleid hangt in bepaalde situaties in sterke mate af van de wijze van gebruik van de aangebrachte maatregelen en de wijze waarop de toezichthouder van Vitalis omgaat met wat hij signaleert bij de werkwijze van externen. Ook

51

het goed regelen van het beheer moet niet worden onderschat. Periodieke controles maken dat de kwaliteit van het beoogde beleid gewaarborgd blijft. Tevens is het belangrijk te weten dat bewoners zonder medeweten van Vitalis soms hun woning aanpassen. De gevolgen die hieruit voortvloeien kunnen wij niet voor onze rekening nemen. Daar waar bijvoorbeeld steekproefsgewijs de woningen worden onderzocht op de kwaliteit van de laagspanningsinstallatie en waar iets wordt geconstateerd dat niet kan, kunnen wij de bewoner hierop aanspreken. Het is echter onwerkbaar en te kostbaar om alle woningen geregeld te controleren, wat vervolgens dus wel een risico met zich meebrengt. Daarom is het geven van voorlichting zeer gewenst. Om het doel van veilig wonen en werken te bereiken, is het van belang dat Vitalis formuleert op welke wijze zij dit vorm wil geven. VM stelt voor de volgende aanpak te hanteren om dit doel te bereiken: 1. Er is behoefte aan inzicht in de veiligheidssituatie van de complexen, wat betekent dat hier onderzoek naar moet worden gedaan. 2. Er is behoefte aan inzicht in de veiligheidssituatie omtrent het werken aan/op en in onze gebouwen, zowel door interne als externe medewerkers. Dit betekent dat hier onderzoek naar moet worden gedaan. 3. Vóór het opstarten van het proefproject werd verondersteld dat de meeste onderzoeken zich konden beperken tot een selectie van complexen. Gebleken is dat dit niet opgaat. Zo werd verondersteld dat er vrijwel geen maatregelen nodig zouden zijn in de eengezinswoningen, gebleken is echter dat er toch wel aanpassingen nodig zijn voor deze categorie. Dit betekent dat alle complexen even kritisch bekeken moeten worden en er op zijn minst een globaal onderzoek op zijn plaats is (eventueel met behulp van eigen bouwkundigen). Prioriteit zal worden gegeven aan díe complexen waar inmiddels redelijkerwijs aangenomen kan worden dat het gebouw aanpassingen behoeft op het gebied van veiligheid. Aanleidingen blijven gewijzigde regelgeving, de controle van toezichthoudende instanties, de voorgevallen calamiteiten alsmede de ervaringen die Vitalis heeft opgedaan. 4. Uit wat wordt geconstateerd, zullen maatregelen voortvloeien, die tot concrete acties en investeringen zullen leiden. 5. Uitgangspunt is in principe de juridische norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd, er kunnen zich echter situaties voordoen waar een plusniveau wenselijk is: − De kwaliteit en eigenschappen van een complex zullen niet worden verlaagd, ook al zijn deze kwaliteiten en eigenschappen meer dan op huidig nieuwbouwniveau wordt vereist. Dit speelt bijvoorbeeld bij het vervangen van een brandmeldinstallatie. Huurders hebben immers getekend en betalen voor wat aanwezig was ten tijde van ondertekening. − Er wordt gestreefd naar zo veel mogelijk gelijkwaardige productgroepen (bijvoorbeeld: Spruitflats) voor wat betreft kwaliteit en eigenschappen, wat neer kan komen op een niveau dat iets hoger is dan de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd (= plusniveau). Dit komt dan omdat deze kwaliteiten en eigenschappen al in een deel van die productgroep aanwezig is. Een voorbeeld: de aanwezigheid van kleefmagneten, die ervoor zorgen dat deuren in de gangen open blijven staan. Door ze te combineren met rookdetectie ontstaat een brandveilige maar vooral ook een klantvriendelijke oplossing.

52

−

6.

7. 8.

9.

10.

11.

Er kunnen zich situaties voordoen waardoor om een andere reden een plusniveau gewenst of zelfs noodzakelijk is. Vitalis zal dergelijke situaties ter beoordeling aan het MT/bestuur voorleggen. Niet alleen het treffen van maatregelen is nodig, maar ook het geven van voorlichting aan bewoners over huurdersgebruik (wat mogen zij wel en niet aan een woning doen). Ook voorlichting en educatie (en/of training) naar medewerkers van Vitalis is noodzakelijk, zodat ook voor medewerkers duidelijk is wanneer een gebouw veilig is of hoe er veilig gewerkt moet worden. De inspecties worden uitsluitend gedaan door daartoe gekwalificeerde organisaties en/of personen (internen eventueel opleiden). In eerste instantie worden de onderzoeken gericht op complexen die in eigendom zijn van Vitalis. Complexen van derden betreffen vooral eengezinswoningen. De ervaringen met de Vitalis-complexen zullen eerst worden afgewacht, alvorens een eventuele actie komt naar de organisaties waarvoor wij gebouwen beheren. Op deze wijze kan een adequaat advies worden gegeven. Voor gebruik anders dan ‘wonen’ (bedrijven bijvoorbeeld) kunnen andere uitgangspunten gelden, vooral juridisch gezien. Hier is in het huidige voorstel geen rekening mee gehouden, deze situaties worden incidenteel opgelost en voorgelegd aan het MT/bestuur. Er wordt zo veel als mogelijk rekening gehouden met regelgeving waarvan nu al bekend is dat deze wellicht gaat wijzigen. Zo is het de bedoeling dat de regels over brandveiligheid die nu in de gemeentelijke bouwverordening staan (en dus plaatselijk gelden en van elkaar afwijkend kunnen zijn), zullen worden opgenomen in een landelijk geldend Gebruiksbesluit. Elementen waarvoor dit van toepassing is, kunnen bijvoorbeeld even worden uitgesteld (binnen het project op complexniveau) totdat er meer duidelijkheid over is. Het effect van dit punt is beperkt. De onderwerpen die in het Gebruiksbesluit zullen worden opgenomen betreffen onderwerpen die te maken hebben met het gebruik van het gebouw. Voorbeelden van onderwerpen: het nodig hebben van een gebruiksvergunning als er meer dan vijftig personen in één ruimte (recreatiezaal bijvoorbeeld) kunnen of de aanwezigheid van een brandmeldinstallatie die een enkele gemeente in haar bouwverordening nu eist bij bijvoorbeeld kamerbewoning. Extra aandacht moet worden besteed aan die complexen waar het onderdeel zorg een rol kan (gaan) spelen. Als er zorgpartijen van ons ruimten gaan huren, kan dit (op onderdelen) invloed hebben op welke regels er gelden voor het gebouw. De regelgeving wordt dan doorgaans strenger.

Andere corporaties Zijn wij nu de enige corporatie die op eigen initiatief de veiligheid van bestaande gebouwen wil garanderen? Wil Vitalis roomser zijn dan de Paus? Uit een willekeurige belronde met diverse corporaties blijkt dat niet elke corporatie het item veiligheid als een bewust en belangrijk onderwerp op haar agenda heeft staan. Dat kan betekenen dat Vitalis hierin verder is dan de opgebelde corporaties, maar dat hoeft natuurlijk niet. Bijna alle onderwerpen uit het veiligheidsproject zijn onderdelen die al in het verleden gerealiseerd hadden moeten (kunnen) zijn. Daarnaast hoeft de bouwtechnische kwaliteit van de gebouwen en de wijze waarop Vitalis met signalen over (het ontbreken van) veiligheidsaspecten van haar gebouwen in het verleden is omgegaan, niet vergelijkbaar te zijn met die van andere corporaties. Uit de belronde is gebleken dat de corporatie Woonzorg Nederland bijvoorbeeld al enige tijd met de onderwerpen uit het veiligheidsproject bezig is. Woonzorg Nederland heeft zowel

53

zelfstandige woonruimte als verschillende zorgcomplexen in haar bezit. Het bezit van Woonzorg Nederland is, ondanks dat zij ook zorgcomplexen bezitten, voor het veiligheidsproject goed vergelijkbaar met dat van Vitalis. Het gaat immers om een bouwtechnische beoordeling van bestaande gebouwen, het gebruik van het gebouw speelt daarin slechts een beperkte rol. Vervolgens heeft een ontmoeting plaatsgevonden waarbij ervaringen uitgewisseld zijn. Woonzorg Nederland is al jarenlang bezig op basis van haar centraal gestuurde beleid voorzieningen op complexniveau te treffen. De indruk die tijdens dit gesprek is ontstaan is dat, in tegenstelling tot Vitalis, Woonzorg wel haar centrale beleid laat overrulen door de lokale regels of de interpretatie van de regels door de (lokale) desbetreffende toezichthouder. Planning, kosten en capaciteit veiligheidsproject Om een indicatie te krijgen van de kosten van het totale veiligheidsproject, zijn de resultaten van het proefproject als basis genomen. De kosten voor de adviseurs voor het proefproject bedroegen € 37.400 exclusief btw. Voor de in het proefproject onderzochte complexen is een kostenraming gemaakt van de uit te voeren maatregelen op basis van de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd. Deze kosten zijn geraamd op € 257.000 exclusief btw.

Planning Als het onderhavige MT-voorstel akkoord bevonden is, wordt direct gestart met het vervolg/de realisatie van het veiligheidsproject, met uitzondering van het onderdeel laagspanningsinstallaties. Hierover wordt door de afdeling BJZ nog het één en ander uitgezocht. Het ligt in de verwachting dat de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd voor dit onderdeel bijgesteld moet gaan worden. Het spreekt voor zich dat een dergelijk omvangrijk project niet in één jaar te realiseren is. Het project zal lopen tot en met 2009. Omdat voor alle onderdelen van het veiligheidsproject geldt dat al lang aan de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd voldaan had moeten worden, is spreiding over een langere termijn zeker niet wenselijk. Een kortere termijn is praktisch (onder meer qua capaciteit en financiële middelen) niet haalbaar. Ondanks dat alle onderdelen betrekking hebben op veiligheid en ze allemaal belangrijk zijn, is een spreiding in de tijd gewenst. Daarom is voor elk onderdeel een tijdsplanning gemaakt voor meerdere jaren. Per jaar is het percentage te onderzoeken en uit te voeren complexen weergegeven. Bij het maken van deze verdeling is rekening gehouden met: − een min of meer evenwichtige financiële spreiding − kans/risico op onveilige situatie − aard van de onveilige situatie − schade na optreden onveilige situatie − omvang van het project (zowel qua werkzaamheden maar ook qua investeringskosten) − in hoeverre reeds bekend is wat er aan de complexen mankeert (bijvoorbeeld alle gemaakte legionellarisicoanalyses geven gebreken aan waterleidinginstallaties aan) − in hoeverre is er invloed uit te oefenen op de mate van veiligheid. Een bewoner moet ervan uit mogen gaan dat het gebouw waarin hij woont voldoet aan de norm die in het Bouwbesluit voor bestaande bouw wordt gehanteerd voor brandveiligheid, laagspanningsinstallaties en dergelijke (veranderingen in woning door klussende huurder

54

even daargelaten). Daar kan de bewoner zelf weinig aan veranderen. Anders is het met bijvoorbeeld veilig werken op hoogte, degene die op een dak werkt moet weten welke risico’s er zijn. Door voorzichtig te zijn kunnen ongelukken worden voorkomen. Daarnaast kunnen voor veilig werken op hoogte soms tijdelijke voorzieningen (hekwerken bijvoorbeeld) worden geplaatst. Deze procentuele verdeling maakt dat de uitvoering van de projecten zal lopen tot en met 2009. Voor de meeste onderdelen is voor 2005 gerekend met 3 procent uitgaven: als het enigszins mogelijk is wordt nog in 2005 gestart met de eerste onderzoeken ná de proefprojecten en de uitvoering van de proefprojecten.

Kosten Zoals reeds eerder is aangegeven zijn de gegevens vanuit het proefproject geëxtrapoleerd naar het totale bezit. Statistisch gezien kan dit eigenlijk niet, omdat de steekproef niet groot genoeg is om een waarheidsgetrouw beeld te kunnen geven voor het totale bezit. Echter is er toch een grote behoefte aan een indicatie van kosten voor het uitvoeren van een veiligheidsproject. Er zijn verschillende berekeningen gemaakt. Een overzicht is opgenomen in de bijlage. Ook zijn voor reeds lopende projecten (glaswas, liften) bijstellingen gemaakt. Omdat het slechts mogelijk is een globale indicatie van kosten te geven, is het in dit stadium niet reëel een vertaling te maken naar complex- of clusterniveau. Verdeling in % 2006 Veilig werken dak

3 30 30 37

Veilig werken gevel/ 3 97 glaswasproject

2007

2008

2009

2010

108.000 1.079.000 1.079.000 1.331.000 6.000

199.000

Totaal 3.598.000 205.000

Laagspanningsinstallatie

3 37 30 20 10

60.000

736.000

597.000

398.000

199.000

1.989.000

Liften

3 37 30 20 10

17.000

212.000

172.000

114.000

57.000

572.000

Brandveiligheid

3 37 30 20 10 116.000 1.433.000 1.162.000

775.000

387.000

3.874.000

Waterleidingsinstallatie

3 37 30 20 10 135.000 1.664.000 1.349.000

900.000

450.000

4.498.000

Keuren ladders

0 100

44.000

44.000

Stookinstallatie

0 100

32.000

32.000

Totaal Exclusief btw

442.000 5.400.000 4.359.000 3.518.000 1.093.000 14.812.000

Inclusief btw

526.000 6.426.000 5.187.000 4.186.000 1.301.000 17.626.000

Kostenraming investeringen in euro’s exclusief btw Bij het berekenen van de kosten is getracht een zo reëel mogelijk beeld te scheppen. Daarom zijn de volgende aanpassingen gedaan: − Er is een hoge en een lage variant berekend, namelijk door de gegevens zowel door te berekenen per woning als per complex. Er is vervolgens gekeken wat de meest reële doorberekening is (ofwel, is naar woning of naar complex reëler). Een overzicht hiervan is opgenomen in de bijlage.

55

−

−

−

−

−

Voor die onderdelen waar ook andere gegevens bekend zijn (bijvoorbeeld omdat het project reeds loopt of er reeds een kostenindicatie aanwezig was), zijn de bedragen bijgesteld. Bij de investeringskosten zijn daarnaast nog eens extra kosten bijgeteld. In de ramingen zijn namelijk geen bedragen meegenomen voor het maken van tekeningen, constructieberekeningen of leges als er bijvoorbeeld een vergunning moet worden aangevraagd. Ook zullen er kosten moeten worden gemaakt voor het geven van voorlichting aan bewoners. Er is een percentage van 1 procent voor deze beide onderdelen samen gerekend. Gerekend is met de kosten van adviseurs, doch zal bij het opdragen van grote aantallen een kwantumkorting optreden. Gestreefd wordt naar een gemiddelde korting van 25 procent op de advieskosten. Dit percentage is verwerkt in de kostenraming. Er zullen advieskosten nodig zijn om bijvoorbeeld specifieke werkomschrijvingen te maken, een opleveringskeuring te doen, ons bij te staan in overlegsituaties met externen. Onderdelen waar dit te verwachten is: laagspanningsinstallaties, waterleidinginstallaties en brandveiligheid. Gerekend is op 25 procent extra advieskosten, deze kosten zijn verwerkt in de raming. Waar is in het ramen van de kosten nog geen rekening mee gehouden: • Het zo veel mogelijk combineren van de werkzaamheden. Een voorbeeld: een aannemer kan opdracht krijgen voor meerdere complexen tegelijk, maar ook voor meerdere onderdelen, zoals aanpassingen voor zowel brand, elektra, waterleidinginstallatie en beveiliging op het dak. • Gerekend is naar 337 complexen, voor een aantal onderdelen (waterleidingsinstallaties) zijn al enkele complexen uitgevoerd, dus zal het aantal uit te voeren complexen iets minder zijn. • Gerekend is naar 337 complexen. Dit is inclusief de onderzochte proefcomplexen, dus feitelijk zouden de advieskosten voor het proefproject verrekend moeten worden.

Omdat verwacht wordt dat voornoemde aspecten geen grote invloed zullen hebben op het geheel, en het bovendien om een kostenindicatie gaat, wordt verondersteld dat de plussen en minnen in dit verband tegen elkaar wegvallen. Bij investeringen die voortkomen uit (gewijzigde) regelgeving (wat in deze situatie betekent de meeste van de uit te voeren maatregelen), spelen de strategieadviezen die voortkomen uit het SPOC een naar verhouding geringe rol. Omdat niet het werk tegelijkertijd uitgevoerd kan worden, zullen de SPOC strategieadviezen wél invloed hebben op de prioriteiten in uitvoering van deze complexen. Daarnaast kunnen de aangebrachte maatregelen financiële consequenties hebben voor het beheer. Een voorbeeld: als er keerkleppen worden aangebracht omdat deze inmiddels zijn vereist, moeten die na tien jaar worden vervangen. Deze kosten zijn niet meegenomen in de gemaakte ramingen, want deze zullen worden opgenomen in de meerjarenonderhoudsplanning. Net als bij andere investeringen die worden gedaan die consequenties hebben voor het onderhoud, zal dit bij het financieel doorrekenen moeten worden meevertaald. Een besparing op het onderhoud wordt niet voorzien. Speciale aandacht nog voor de post opleidingen. Voor met name de laagspanningsinstallatie is het van belang dat er cursussen door verschillende mensen (afdelingen V& W en VM) worden

56

gevolgd om te weten wat zij wel en niet mogen doen. Kostenindicatie: € 35.000 exclusief btw. Deze indicatie is ontstaan door een globale inschatting te maken van de cursussen die moeten/kunnen worden gevolgd en door wie. Deze kosten zijn niet opgenomen in de in deze notitie gepresenteerde overzichten. Bij goedkeuring van dit voorstel zullen de kosten voor educatie wel terug moeten komen in de beheerbegroting voor 2006.

Capaciteit Er blijkt dat er voor de komende jaren flink geïnvesteerd moet gaan worden. Dit betekent een enorm capaciteitsbeslag op de organisatie. Eén projectleider zal de eerstkomende jaren fulltime met dit project bezig zijn. Daarnaast komt er een behoorlijke capaciteitsdruk op de rest van de afdeling VM, zowel op de Bouwkundigen Planmatig Onderhoud in de rol van toezichthouder als op de administratieve afhandeling op kantoor Amersfoort (collega’s van VM, F&C en V&W). Voor 2006 is voor VM uitgegaan van een capaciteitslast van 5.000 uren, wordt er van BJZ een capaciteit gevraagd van 110 uren en van V&W 480 uren. Een capaciteitslast van 5.000 uren, waarvan 1.500 uren al zijn opgenomen binnen de bestaande 14,6 fte’s voor VM, maakt dat er 3.500 uren met de huidige formatie niet opgevangen kunnen worden. Derhalve is er behoefte aan uitbreiding van capaciteit voor dit project. Wordt een uurtarief van € 100 inclusief btw gehanteerd, dan betekent dit dat er voor 2006 (en wellicht ook voor enkele jaren daarna) een bedrag van circa € 350.000 inclusief btw gereserveerd moet worden om de extra benodigde capaciteit te kunnen opvangen. De capaciteitsvraag komt naar voren in de presentatie van het afdelingsplan van VM voor 2006. Overige veiligheidsaspecten Het veiligheidsproject heeft zich in eerste instantie gericht op de in de inleiding genoemde onderdelen. Dit komt of doordat de regelgeving voor dat onderdeel is gewijzigd, of doordat er een signaal kwam vanuit de toezichthoudende instanties naar Vitalis. Echter zijn er meer aspecten in een woning die gekoppeld zijn aan bouwtechniek en veiligheid. Eén daarvan is de gasinstallatie. Naar aanleiding van een situatie die zich zeer recent heeft voorgedaan, wordt nu binnen Vitalis ook kritisch gekeken naar het onderdeel gasinstallatie. In Hoorn (complex 151, Glazenwagen bouwjaar 1977) heeft zich namelijk de situatie voorgedaan dat er bij drie woningen een gaslekkage is geconstateerd. Deze lekkage werd geconstateerd na het afpersen van de leidingen wegens het vervangen van de cv’s. De situatie in Hoorn wordt inmiddels aangepast. Momenteel wordt onderzocht in hoeverre dezelfde situatie zou kunnen ontstaan in andere complexen. Er zijn nog andere bouwtechnische veiligheidsaspecten te noemen. Het al dan niet gezond zijn van het binnenmilieu (onder meer ventilatie), asbest dat aanwezig kan zijn, maar ook bijvoorbeeld de problemen die er geweest zijn met de Kwaaitaalvloeren en de Mantavloeren. Deze aspecten worden nauwlettend gevolgd, de situatie rond de Kwaaitaal- en Mantavloeren wordt binnenkort geëvalueerd. Bijlagen (zijn in deze publicatie niet opgenomen): − kopie MT voorstel 12 april 2005: samenvatting proefproject Veiligheid − overzicht plan van aanpak per onderdeel − overzicht bepalen kostenraming.

57

Bijlage 4

Overzicht van risico’s waarmee corporaties te maken (kunnen) krijgen Onderstaand overzicht is niet volledig. − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −

Afwezigheid aardlekschakelaars Asbest Blikseminslag Binnenklimaat Brand in de woning Brand in gemeenschappelijke ruimten Branddoorslag en brandoverslag Constructieve veiligheid: bezwijken van gevels, balkons, funderingspalen; verzakkingen (paalrot), betonrot en dergelijke Daklekkage Doorvalbeveiliging Doorvalbeveiliging glas Elektrische installatie (elektrocutie) Gaslek gaskraan voor kookgelegenheid Geluidhinder Grondwater(stand), vocht schimmel Inbraakschade (in relatie tot Politiekeurmerk) Klimaatveranderingen Koolmonoxide Kortsluiting Legionella Lekkage badkamers Lekkage door koperen gas-, cv- en waterleidingen in beton Lekkage riolering Loden leidingen Materialisering bergingsclusters Ongevallen met liften Open verbrandingstoestellen Radon Rookgassen Spouwankers Stormschade; lekkages Straling van GSM/UMTS-masten Uitlogen bouwmaterialen Uitstoot NO2 Uitstoot CO2 Vallen drempels / hoogteverschillen Vallen in badkamer (vloer) Vallende hijsbalken Vandalisme

58

− − − − − − − −

Veiligheid CVZ-kasten (centrale installaties) Ventilatie Vergiftiging, loden drinkwaterleidingen Verhuisschades Vocht en schimmels Voorvallen op anonieme plekken (sociale veiligheid) Vorstschade, lekkages Werken op hoogte ( inspecties)

59

Bijlage 5

Stappenplan Risicomanagement bestaande bouw Stap 1 Wet en regelgeving; maak er gebruik van Ga als corporatie na welke (bouw)regelgeving allemaal relevant is voor je bezit. Voor een studentenhuisvester bijvoorbeeld zijn sommige (bouw)regels meer of minder relevant. Stap 2 Onderzoek veiligheidsrisico’s Voer een risico-inventarisatie van je bezit uit. (Kun je ook uitbesteden.) − Welke typen bezit hebben we? − Welke soorten wetgeving zijn van toepassing in ons bezit? − Welke minimumnorm geldt er voor ons bezit per soort wetgeving? − Welke soorten hiaten (ten opzichte van de ontwikkelde norm per wetgevingstype) komen voor in ons bezit? − Waar komen de hiaten voor in het complex en de woning? − Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de hiaten op te lossen? − Welke middelen (financieel, mensen, materialen, materieel en dergelijke) zijn nodig om de hiaten op te lossen? Stap 3 Maak een risicobeoordeling van veiligheidsbeleid Analyseer op basis van stap 2, bij voorkeur met een aantal collega’s met elk een andere vakinhoudelijke achtergrond, of je de risico’s thematisch gaat aanvallen of complexgericht of een combinatie van beide. Stap 4 Draag het risicomanagementbeleid uit Als de onderzoeksstap is doorlopen en daaruit blijkt dat de complexspecifieke of de thematische aanpak de beste beheersstrategie is om de complexen veiliger te maken, kunnen alle stakeholders informeel en formeel worden geïnformeerd en/of geraadpleegd. Stap 5 Veranker het veiligheidsbeleid Presenteer vervolgens de aanleiding, de uitkomsten van het onderzoek, de beoordeling ervan en de voorgestelde (veiligheids)beleidslijn in een notitie aan het managementteam (MT) of bestuur. Committent en draagvlak van het bestuur is essentieel voor professioneel risicomanagementbeleid.

60

Bijlage 6

Voorbeeld offerteaanvraag uitvoeren advieswerkzaamheden [Naam organisatie] [adres] Onderwerp: Nummer: Bijlagen: Complex:

Offerteaanvraag [kenmerk] geen [nr], [aantal] woningen te [plaats]

[Vestigingsplaats], [datum] Geachte mijnheer/mevrouw, Hierbij verzoeken wij u, geheel vrijblijvend, een offerte uit te brengen voor bovengenoemd complex voor het uitvoeren van advieswerkzaamheden. Een en ander is uitgewerkt in deze brief. Doel van deze adviesaanvraag Doel van uw mogelijke advieswerkzaamheden is het inventariseren van de huidige situatie voor brandveiligheid, waterleiding-, elektra- en gasinstallaties in het gebouw. Voldoet het complex aan de minimaal voor het desbetreffende thema geldende wetgeving? Daarnaast zal een advies moeten worden opgesteld voor de te treffen maatregelen om aan de gestelde eisen te voldoen. Uitgangspunten − Het complex moet door u worden getoetst aan de oorspronkelijke situatie en Bouwbesluit 2003 bestaande bouw (toets 20 minuten). − De brandpreventiemiddelen worden visueel beoordeeld op functioneren. Tevens wordt beoordeeld of aan de benodigde wettelijke keuringsplichten is voldaan. Een grondige en volledige functietest voor de brandveiligheidsinstallatie mag achterwege blijven c.q. valt buiten de doelstelling van de rapportage. − Indien in een complex een brandmeldinstallatie is aangebracht, wordt dit separaat behandeld. − Uitgangspunt van het complex is de staat waarin deze zich bevindt op het moment van opname. Eventuele kosten in verband met toekomstige wijzigingen, aan- en/of verbouwplannen hoeven niet te worden opgenomen. − De tekeningen van de bestaande installatie(s) worden voor zover aanwezig, door Mooiland Vitalis ter beschikking gesteld. − De werkzaamheden worden uitgevoerd in 2010. Prijswijziging (in welk kader ook) moet worden meegenomen in de offerte. − De geproduceerde stukken binnen deze opdracht (rapporten en tekeningen) worden na betaling van de opdracht eigendom van Mooiland Vitalis. − Alle hiaten c.q. bemerkingen aangetroffen tijdens bureauonderzoek en/of de inventarisatie ter plaatse moeten inclusief oplossing worden gerapporteerd.

61

Advieswerkzaamheden

A. Inventarisatie en te treffen maatregelen brandveiligheid: Voor deze inventarisatie moeten de volgende onderdelen worden beoordeeld: − De aanwezigheid van brandpreventieve middelen, zoals blusapparaten, brandmeldcentrale, kleefmagneten, rook-/brandmelders, noodverlichting en dergelijke moet worden geïnventariseerd. • Van de aanwezige brandpreventieve middelen worden merk, type, leeftijd, conditie en werking (via onderhouds- en keuringsrapport) beoordeeld (eventueel aanwezige brandmeldinstallatie wordt hierbij uitgesloten; deze wordt, indien aanwezig, in overleg met Mooiland Vitalis door een gespecialiseerd bedrijf getest en onderhouden). • De aanwezige brandpreventieve middelen moeten worden getoetst aan de aanwezige middelen (op handen zijnde) normen of het rechtens verkregen niveau bij de bouwvergunning. − Het complex moet worden beoordeeld op brandveiligheid met betrekking tot vluchtmogelijkheden, brand- en rookcompartimentering, luchtbehandelings- en ventilatiekanalen. − De inrichting van het gebouw moet worden beoordeeld op de bijdrage van brandvoortplanting en rookontwikkeling. − Op basis van Bouwbesluit 2003 bestaande bouw moet worden beoordeeld of het gebouw met de geïnventariseerde voorzieningen aan de gestelde eisen voldoet. Indien er aanvullende eisen van kracht zijn, moeten deze in de beoordeling worden meegenomen. − Indien niet aan de gestelde eisen wordt voldaan, wordt in de brandveiligheidsrapportage aangegeven met welke voorzieningen aan de minimale eisen kan worden voldaan. − De te treffen maatregelen worden digitaal op tekeningen aangegeven.

B. Controle en te treffen maatregelen waterleidingsinstallatie: Voor de waterleidingsinstallaties moeten de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: − Op basis van Bouwbesluit 2003 bestaande bouw en de NEN 1006/waterwerkbladen moet worden beoordeeld of het gebouw met de geïnstalleerde voorzieningen aan de gestelde eisen voldoet. − De gehele waterinstallatie moet worden geïnventariseerd en beoordeeld. Hiervoor wordt minimaal elk woningtype één keer bezocht. − Voor complex 162 moeten schematische digitale waterleidingtekeningen worden gemaakt. Voor de algemene waterinstallaties gaat het om plattegronden en schema’s, voor de woninginstallaties alleen (waterleiding)schema’ s. − Het opstellen van een werkomschrijving van de aan te brengen voorzieningen in relatie tot de voorschriften. − Er moet een lijst worden gemaakt van toegepaste componenten die periodiek gecontroleerd of vervangen moeten worden.

C. Controle gasleidinginstallatie: Voor de gasleidinginstallaties moeten de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: − De gasleiding moet visueel worden beoordeeld. − Bij individuele cv-ketels in woningen worden steekproefsgewijs CO- en CO2-metingen uitgevoerd. Bij collectieve cv-installaties wordt dit niet uitgevoerd. Hierbij moet worden gelet op het materiaalgebruik en de ligging in het gebouw en de factoren die hierop van invloed kunnen zijn.

62

− − −

Het vaststellen welke verbindingsmethode(n) toegepast is/zijn en de staat waarin de diverse appendages zich bevinden. Er hoeven geen lektesten of drukmetingen uitgevoerd te worden. Het tracé van de gasleiding moet in de waterleidingplattegrondtekeningen worden ingetekend.

D. Controle en te treffen maatregelen elektrotechnische installatie: Voor de elektrotechnische inventarisatie moeten de volgende onderdelen worden beoordeeld: − De bestaande elektrotechnische installaties (licht en kracht) van de algemene ruimten van het gebouw worden visueel opgenomen. − Het meten van de isolatieweerstand van de wandcontactdozen van de elektrotechnische installaties van de algemene ruimten. − Het maken van de circuitweerstand die een foutstroom doorloopt (op het verste punt in de installatie). Het beoordelen van de gemeten waarde om vast te kunnen stellen of de voeding automatisch wordt afgeschakeld bij een foutstroom (de maximale aanraakspanning mag niet groter zijn dan 50V ~). − Tevens wordt beoordeeld of aan de benodigde wettelijke eisen wordt voldaan (overeenkomstig NEN 1010 en NEN 3140). − Visuele inspectie, meten van de elektrische installatie van maximaal vijf woningen.

E. Destructief onderzoek −

Indien nodig ondersteunt de adviseur bij de werkzaamheden voor een eventueel destructief onderzoek. Na overleg met de opdrachtgever zal dit op basis van bestede uren worden verrekend.

Advieskosten De kostenindicatie gemoeid met de advieswerkzaamheden wordt Mooiland Vitalis aangeboden per onderstaand onderdeel: − brandveiligheid − waterinstallaties − gasinstallaties − elektrotechnische installaties − destructief onderzoek. De advieskosten worden exclusief btw, inclusief het honorarium van de adviseur, alsmede reis- en verblijfskosten, de kosten voor vermenigvuldigen van overeenkomsten, berekeningen, rapporten (elk tot een maximum van vijf exemplaren) en de kosten van porti en telefoon, aangeboden. De externe lichtdrukkosten worden op basis van kostprijs verrekend. Tot slot Ik ga ervan uit dat bovenstaande aanleiding, uitleg en motivatie voldoende is om een offerte te kunnen uitbrengen. Mocht dit niet het geval zijn, dan hoor ik dit graag. De offerte dient u uiterlijk d.d. [datum] onder vermelding van [kenmerk] in tweevoud in te dienen bij: [naam]

www.aedesnet.nl