Veelgestelde vragen en antwoorden v6.0

Ell@: Veelgestelde vragen en antwoorden v6.0 Inhoudstafel 1.

Mijn Ell@-toestel werkt niet ...................................................................................... 3 1.1. Aan/uit-toets werkt niet/ het scherm blijft leeg........................................................... 3 1.2. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar je toestel geeft aan : identiteit niet gekend ................................................................................................................................ 3 1.3. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar toestel geeft de naam van een andere werknemer aan. ........................................................................................................... 3 1.4. Toestel is vergrendeld (sleutel blijft op het scherm staan, ondanks ingave e-ID kaart) 3 1.5. E-id-kaart cliënt wordt ingestoken, maar het toestel geeft aan ‘geen e-ID gevonden’ .................................................................................................................................. 3 1.6. Melding op Ell@ : “niet toegekend” ............................................................................. 3 2. Verbinding maken met www.e-zorg.be lukt niet ....................................................... 4 2.1. Ik krijg een foutmelding bij het aansluiten van mijn Ell@ toestel ........................... 4 2.2. Ik kom dadelijk op het scherm met de stappen en niet op het welkomstscherm van Landelijke Thuiszorg ......................................................................................................... 5 2.3. Ik steek mijn USB kabel in maar de stappen worden niet doorlopen .................... 5 2.4. Bij het inloggen geraak ik niet voorbij stap 1 ............................................................. 5 2.5. Bij het inloggen geraakt ik niet voorbij stap 4 ............................................................ 5 2.6. Ik heb geen bevestigingsmail ontvangen ................................................................... 6 2.7. Ik maak gebruik van het besturingssysteem Ubunto ............................................... 6 2.8. Ik maak gebruik van een Apple computer.................................................................. 6 2.9. Ik maak gebruik van Internet Explorer 11 (IE 11) ..................................................... 6 2.10. Ik maak gebruik van Windows XP, Vista ................................................................ 6 2.11. Ik maak gebruik van Google Chrome ..................................................................... 8 2.12. Ik maak gebruik van Firefox ..................................................................................... 8 2.13. Ik maak gebruik van Windows 10 .......................................................................... 11 3. Ik heb vragen bij het ingeven van een prestatie ..................................................... 12 3.1. Hoe maak ik een nieuwe prestatie aan, die niet in de planning staat? ............... 12 3.2. Ik heb een prestatie foutief ingegeven, kan ik deze prestatie nog wijzigen of verwijderen? ............................................................................................................................ 12 3.3. Bij het ingeven van 08:00 als beginuur van een prestatie verschijnt er 23:00 ... 12 3.4. Ik heb een prestatie ingegeven en doorgestuurd, maar deze verschijnt opnieuw in mijn planning. Wat doe ik? ................................................................................................ 12 3.5. Kan ik een prestatie in het verleden aanpassen? ................................................... 12 3.6. Ik heb geen adresgegevens van een door mij nieuw ingevoerde cliënt. ............ 12 4. Ik heb vragen bij het digitaal tekenen van een prestatie ......................................... 13 4.1. Mijn cliënt/mantelzorger kent zijn PIN-code niet. Wat doe ik? ............................. 13 4.2. De e-ID van mijn cliënt is niet aanwezig. Wat doe ik? .......................................... 13 4.3. De cliënt heeft een prestatie reeds afgetekend maar nadien breng ik hier nog een wijziging in aan. Wat doe ik?......................................................................................... 13 4.4. Moet ik dubbel blijven registreren (zowel op F53 als in Ell@) ?........................... 13 4.5. Moet ik prestaties zoals verlof, ziekte, … tekenen met mijn PIN-code? ............. 13 4.6. Hoeveel pogingen kan ik ondernemen om een PIN-code in te brengen? .......... 13 5. Berichten lezen ....................................................................................................... 14 5.1. Hoe weet ik dat er een ‘bericht’ beschikbaar is? .................................................... 14

17/09/2015

5.1.1. Bericht met planningsinformatie............................................................................. 14 5.1.2. Bericht met extra cliëntinformatie .......................................................................... 14 5.2. Waar kan ik een ‘bericht’ lezen?................................................................................ 14 5.2.1. Bericht met planningsinformatie............................................................................. 14 5.2.2. Bericht met extra cliëntinformatie .......................................................................... 14 6. Berichten invoeren ................................................................................................. 14 6.1. Bericht met planningsinformatie ................................................................................ 14 6.2. Bericht met cliënteninformatie.................................................................................... 14

2

1. Mijn Ell@-toestel werkt niet 1.1. Aan/uit-toets werkt niet/ het scherm blijft leeg Mogelijks zijn de batterijtjes aan vervanging toe. Je kan nieuwe batterijtjes vragen aan je regioverantwoordelijke. 1.2. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar je toestel geeft aan : identiteit niet gekend Dit kan voorkomen nadat (via www.e-zorg.be) een software up-date werd geïnstalleerd op je Ell@-toestel. Bedoeling is dat bij een software up-date de stappen op www.e-zorg.be 2 x doorlopen worden. Bij de eerste inlog worden de prestaties binnengehaald en de nieuwe versie de opgeladen. Bij de 2 keer wordt de gebruiker terug toegekend en de nieuwe planning opgeladen. Wanneer de stappen slechts 1 maal werden doorlopen wordt de identiteit niet herkend. Log dus nogmaals in en doorloop de stappen. 1.3. E-id-kaart verzorgende wordt ingestoken, maar toestel geeft de naam van een andere werknemer aan. Log normaals in op www.e-zorg.be en doorloop de 9 stappen. Het toestel herkent nu wel de eID-kaart van de werknemer.

1.4. Toestel is vergrendeld (sleutel blijft op het scherm staan, ondanks ingave e-ID kaart) Probeer nogmaals verbinding te maken met je PC via je USB kabel en doorloop de 9 stappen.

1.5. E-id-kaart cliënt wordt ingestoken, maar het toestel geeft aan ‘geen e-ID gevonden’ Steek de e-ID kaart pas in het Ell@-toestel wanneer het toestel vraagt om de e-ID in te steken Voer e-ID cliënt in of Druk OK (e-ID niet beschikbaar Zit de kaart reeds vroeger in het toestel, dan wordt deze niet gelezen en krijg je de boodschap “Geen e-ID gevonden. Druk Ok of terug”. 1.6. Melding op Ell@ : “niet toegekend” Log nogmaals in op www.e-zorg.be en doorloop de 9 stappen. Het toestel herkent nu wel jouw eID-kaart.

Zijn geen van deze antwoorden, een antwoord op je vraag, stuur dan een mail naar [email protected] met een beschrijving van je probleem. Je vraag zal binnen de 3 werkdagen worden opgenomen. Vermeld hierbij ook je telefoon of GSM nr. en de moment waarop je te bereiken bent.

3

2. Verbinding maken met www.e-zorg.be lukt niet 2.1. Ik krijg een foutmelding bij het aansluiten van mijn Ell@ toestel Bij het aansluiten van mijn Ell@-toestel krijg ik de boodschap:

Op je scherm verschijnt onderstaand bericht.

Je mag op ‘uitvoeren’ klikken. Wanneer de vraag nogmaals wordt gesteld mag je opnieuw op ‘uitvoeren’ klikken. Tijdens de installatie verschijnt dit schermpje:

Het schermpje verdwijnt zodra de installatie voltooid is. Ook de rode kader verdwijnt dan. Je kan nu alle volgende stappen doorlopen. Opmerking : - Mogelijks wordt het download scherm niet automatisch geopend maar vind je de download wel terug onder de rubriek “ mijn downloads”. Indien je hier de plug-in terugvind mag je deze openen of installeren afhankelijk van de keuzemogelijkheid. - Het kan ook zijn dat een beveiligingsprogramma vraagt dat je wil doorgaan met de installatie. Dit mag je bevestigen aangezien het om een veilige installatie gaat.

4

2.2. Ik kom dadelijk op het scherm met de stappen en niet op het welkomstscherm van Landelijke Thuiszorg Ga naar www.e-zorg.be en kies voor de bovenste e-zorglogboek :

2.3. Ik steek mijn USB kabel in maar de stappen worden niet doorlopen

De eerste keer dat je je Ell@ gebruikt op je computer, kan het een tijdje duren vooraleer je Ell@toestel door je computer wordt herkend. Wanneer dit te lang duurt, zou het kunnen dat je USBpoort Ell@ niet goed herkent. Probeer dan eens een andere USB-poort. Tip: de USB-poort is de plaats waar je ook je computer-muis op je computer kan aansluiten.

2.4. Bij het inloggen geraak ik niet voorbij stap 1 Er is een probleem met de connectie tussen ell@ en PC. Volgende stappen kunnen uitgevoerd worden : - Ell@ volledig afkoppelen en de eID verwijderen. - Ell@ afsluiten - De webbrowser volledig afsluiten en een ‘verse’ tab naar www.e-zorg.be openen - Ell@ aankoppelen, eventueel via een andere usb-poort Zie ook : ik maak gebruik van Internet Explorer, Google Chrome, Firefox

2.5. Bij het inloggen geraakt ik niet voorbij stap 4 Als je bij het opladen blijft hangen op stap 4 (het toetsel blijft vragen geef PIN-code en raakt niet uit die loop) dan is dat omdat er te lang gewacht werd met het ingeven van de PIN-code. De browser is in time-out gegaan. Je moet opnieuw beginnen bij stap 1 of bij de startknop.

5

2.6. Ik heb geen bevestigingsmail ontvangen Er zijn 2 mogelijke problemen : De upload is niet goed verlopen, dus herhaal nog eens de stappen. Ofwel is uw mailadres niet juist. Check uw mailadres dat gebruikt wordt door de personeelsdienst en geef eventueel het juiste door op [email protected]

2.7. Ik maak gebruik van het besturingssysteem Ubunto

Helaas wordt het besturingsprogramma Ubunto niet ondersteund en is het niet mogelijk om Ell@ te werken. 2.8. Ik maak gebruik van een Apple computer Helaas is het niet mogelijk om met Ell@ te werken op een Apple computer. De reden hiervoor is dat Apple niet standaard onder Windows als besturingssysteem draait. 2.9. Ik maak gebruik van Internet Explorer 11 (IE 11) Maak je gebruik van IE11 dan moet e-zorg.be toegevoegd worden aan de ‘Instellingen voor compatibiliteitsweergave’.

Open IE11 en Klik hiervoor rechts bovenaan op compabiliteitsweergave”

en kies in uitvalllijst “Instellingen voor

Typ e-zorg.be en klik op toevoegen

Sluit je alle schermen af en start terug op.

2.10. Ik maak gebruik van Windows XP, Vista Om gebruik te kunnen maken van Ell@ op jouw computer, is de installatie van een plugin vereist. U kan deze plugin (hotfix) zelf installeren. Hierbij vind je de nodig handleiding. Indien dit niet lukt of niet haalbaar is mag je altijd contact opnemen met onze helpdesk [email protected] om u hierin te ondersteunen.

6

Probleem : Er is connectie met e-zorg.be maar het toestel wordt uitgeworpen voordat de gebruiker de pin-code kan ingeven. Vaak geeft de pc de melding “Internet Explorer werkt niet meer” en de vermelding van synchronisatiefout 4-2810… Een oplossing is de hotfix voor CardReader-devices installeren, aangezien het om een Windows Vista installatie gaat. De hotfix kan je terugvinden op http://support.microsoft.com/kb/951373 Gebruik deze link om dadelijk naar het juiste scherm te gaan (CTRL + klikken) -

-

Volgende tekst vind je in je scherm Deze hotfix is als download beschikbaar Druk op het pijltje Ga akkoord met de gebruikersvoorwaarden Kies de gewenste hotfix : voorkeur voor de eerste in de rij Vermeld en bevestig je e-mail Bevestig met de tekens over te nemen Druk op hotfix aanvragen Het volgend scherm toont je dat de hotfix aangevraagd is In je mailbox vind je de link voor de hotfix Als je de mail opent krijg je een informatiescherm Scroll naar beneden en druk op een gelijkaardige link als deze : gebruik deze link niet : dit is een voorbeeld http://hotfixv4.microsoft.com/Windows%20Vista/sp2/Fix227351/6000/free/348352_intl_ia64_z ip.exe Volgend scherm verschijnt na te drukken op uw link

-

Klik op uitvoeren Volgend scherm verschijnt ter informatie :

-

Druk op continue Volgend scherm : de Pc vraagt waar hij de zip folder mag plaatsen. Meestal wordt dit bewaard binnen Program Files in een tijdelijke map (Temp) en bevestig met ok

-

Volgend scherm :

7

-

Bevestig met ok en sluit het scherm Ga nu het bestand hotfix zoeken (Program Files/Temp/hotfix) en installeer dit programma (openen en uitvoeren) Sluit nu alle schermen af en schakel je PC uit. Ga naar e-zorg.be en volg de stappen op je scherm. Als alles goed verlopen is zie je het startscherm van e-zorg.be met een welkomsttekst en een startscherm. Als je in het startscherm zit, sluit je je ell@ toestel (dat nog uit staat)aan en druk op start. Vanaf dan zie je de volgende stappen op je scherm die je systematisch volgt. Na ingave van je pincode bevestig je deze met ok. Het is geen garantie dat het probleem oplost geraakt, maar alleszins het proberen waard.

2.11. Ik maak gebruik van Google Chrome Bij gebruik van Google Chrome zijn er regelmatig hindernissen. Wij raden daarom aan om deze niet meer te gebruiken om naar e-zorg.be te gaan. Een andere oplossing is om gebruik te maken van Firefox, Internet Explorer of Safari als browser. (Installatie Firefox : zie verder : 2.12)

2.12. Ik maak gebruik van Firefox Ga naar Google en tik Firefox in Klik op Download Firefox , gratis webbrowser

In het volgend scherm klik je op de groene knop : gratis download

8

Klik op uitvoeren :

De installatie zal starten :

Indien je niets van gegevens wil overnemen van je andere browsers, klik je op niets importeren (aan te raden) en vervolgens op volgende

9

Indien je niet standaard wil starten vanuit Firefox duid je dit ook aan :

De installatie is nu voltooid. Je kan nu via zoeken naar e-zorg.be

Bij de eerste keer kan het zijn dat de plugin nog moet toegestaan worden :

Klik dan nog op toestaan en onthouden

Sluit nu Firefox af en start terug op.

Opm. : Indien je last hebt van vervelende reclames via Firefox kan je adblock plus installeren. De link om dit te installeren is : https://adblockplus.org/

10

2.13. Ik maak gebruik van Windows 10 Door de upgrade naar Windows 10 geraakt je Ell@ toestel niet meer geconnecteerd. Windows 10 gebruikt een andere standaard browser (Windows Edge te herkennen aan dit symbool) maar deze wordt niet ondersteund. Je hebt dus een andere browser nodig. Momenteel raden wij aan om Firefox te gebruiken. De uitleg om Firefox te instaleren en de nodige aanpassingen vind je onder rubriek 2.12.

Zijn geen van deze antwoorden, een antwoord op je vraag, stuur dan een mail naar [email protected] met een beschrijving van je probleem. Je vraag zal binnen de 3 werkdagen worden opgenomen.

11

3. Ik heb vragen bij het ingeven van een prestatie 3.1. Hoe maak ik een nieuwe prestatie aan, die niet in de planning staat? In het menu ‘invoeren prestatie’ kies je een willekeurige prestatie en duw je OK. Vervolgens selecteer je ‘invoeren nieuwe prestatie’ (laatste keuzemogelijkheid). 3.2. Ik heb een prestatie foutief ingegeven, kan ik deze prestatie nog wijzigen of verwijderen? In het menu ‘controleren F53’ kan je met de knop ‘bewerken’ een prestatie nog wijzigen of verwijderen indien nodig. 3.3. Bij het ingeven van 08:00 als beginuur van een prestatie verschijnt er 23:00 Om 08:00 uur in te geven tik je eerst een ‘0’ en dan een ‘8’. Tik je onmiddellijk een ‘8’ dan verschijnt het getal 23. 3.4. Ik heb een prestatie ingegeven en doorgestuurd, maar deze verschijnt opnieuw in mijn planning. Wat doe ik? Wanneer je een prestatie ingeeft voor vandaag of een dag in de toekomst en je maakt verbinding met www.e-zorg.be, worden deze gegevens naar het kantoor doorgestuurd, maar verschijnt deze prestatielijn opnieuw in je planningsoverzicht omdat die werkdag nog niet voorbij is. Het is niet nodig om de prestatie opnieuw te registreren en door te sturen. 3.5. Kan ik een prestatie in het verleden aanpassen? Zolang je geen verbinding hebt gemaakt met www.e-zorg.be, kan je de voorbije prestatiedagen nog wijzigen of verwijderen. Via controle F53 kan je de prestatie nog bewerken. 3.6. Ik heb geen adresgegevens van een door mij nieuw ingevoerde cliënt. Wanneer je zelf een nieuwe prestatie aanmaakt voor een nieuwe cliënt, verschijnt deze nieuwe cliënt in het menu ‘raadplegen cliëntenlijst’. De adresgegevens worden hier niet in opgenomen.

12

4. Ik heb vragen bij het digitaal tekenen van een prestatie 4.1. Mijn cliënt/mantelzorger kent zijn PIN-code niet. Wat doe ik? Een digitale handtekening is pas rechtsgeldig indien ook de PIN-code wordt gebruikt. Tracht daarom zoveel mogelijk te streven naar prestaties die getekend worden door de cliënt of de mantelzorger mét PIN-code. Ligt dit in een bepaalde situatie moeilijk, dan kan je dit met je verantwoordelijke bespreken. Het is mogelijk om een prestatie te registreren enkel met e-ID-kaart van de cliënt of mantelzorger en zonder PIN-code. Je noteert bij de reden : Cliënt of Mantelzorger tekent met e-ID zonder pin. Geef zeker nooit zelf de PIN-code in van je cliënt. 4.2. De e-ID van mijn cliënt is niet aanwezig. Wat doe ik? Je kan je prestatie uitzonderlijk tekenen zonder e-ID van de cliënt. Er zal gevraagd worden om een reden te kiezen waarom niet met e-ID werd getekend nl. geen e-ID van de cliënt/mantelzorger aanwezig. De mantelzorger kan ook tekenen voor de cliënt met of zonder PIN-code. Gebruik de E-id kaart van de mantelzorger en schrijf bij de reden geen e-ID cliënt aanwezig.

4.3. De cliënt heeft een prestatie reeds afgetekend maar nadien breng ik hier nog een wijziging in aan. Wat doe ik? Wanneer je een wijziging aanbrengt in een prestatie die reeds afgetekend werd door de cliënt, wordt opnieuw gevraagd om de prestatie door de cliënt te laten tekenen. Wanneer je enkel je woon-werkverkeer aanpast, is het voldoende dat je de prestatie met je eigen e-ID tekent, ook al wordt de e-ID van je cliënt gevraagd. 4.4. Moet ik dubbel blijven registreren (zowel op F53 als in Ell@) ? Vanuit de wetgeving wordt ons opgelegd dat alleen het gebruik van de E-id kaart in combinatie met de pincode rechtsgeldig is. Momenteel zijn er te weinig cliënten die met pincode tekenen om volledig over te schakelen op alleen registratie in Ell@. Van zodra het gebruik van de pincode meer een gewoonte is, kunnen we de registratie op papier beperken of op termijn zelfs stoppen. Van zodra hierin evolutie is zal je hiervan door de regioverantwoordelijke of regiomedewerker verwittigd worden. 4.5. Moet ik prestaties zoals verlof, ziekte, … tekenen met mijn PIN-code? Voorlopig vragen wij u om alle prestaties, ook prestaties zoals verlof, tijdskrediet, ouderschapsverlof, ziekte, … met e-ID en PIN af te tekenen. Bij afwezigheden van langer dan 2 weken, kan je maximum voor 2 weken voorruit tekenen. 4.6. Hoeveel pogingen kan ik ondernemen om een PIN-code in te brengen? Je kan 3 maal proberen om een PIN-code in te geven. Na 3 foutieve pogingen wordt de kaart geblokkeerd en dien je deze met behulp van de PUK-code op het gemeentehuis opnieuw te activeren. Het is veiliger om na 2 foutieve pogingen terug te keren en de prestatie goed te keuren zonder PIN-code.

13

5. Berichten lezen 5.1. Hoe weet ik dat er een ‘bericht’ beschikbaar is? 5.1.1.Bericht met planningsinformatie Wanneer er meer informatie beschikbaar is over de planning van de hulp bij een cliënt, staat voor de voornaam van de cliënt een * . 5.1.2.Bericht met extra cliëntinformatie Wanneer er meer informatie beschikbaar is over een cliënt, staat voor de familienaam van de cliënt een * . 5.2. Waar kan ik een ‘bericht’ lezen? 5.2.1.Bericht met planningsinformatie Berichten over de planning van de hulp bij een cliënt kan je lezen vanuit het menu ‘raadplegen planning’ en vanuit het menu ‘invoeren prestatie’. Dit kan je zelf kiezen. 5.2.2.Bericht met extra cliëntinformatie Berichten met meer informatie over een cliëntsituatie voor betere zorg op maat, kan je lezen in het menu ‘raadplegen cliëntenlijst’.

6. Berichten invoeren (enkel voor verantwoordelijken, coördinatoren en medewerkers) 6.1. Bericht met planningsinformatie Deze informatie wordt via de planning of de prestatie ingebracht. Het betreft hier informatie die met deze moment in de planning te maken heeft en vaak éénmalig is. Dubbelklik op de prestatie. Bij het veld opmerking kan je een bericht invoeren tot 20 karakters. Bijv. stagiaire Ann gaat mee 6.2. Bericht met cliënteninformatie Het gaat hier om bijkomende informatie betreffende de cliënt. Deze informatie vertrekt vanuit het cliëntendossier (max. 50 karakters), te vinden in het cliëntdossier: Tabblad Algemeen/ veld opmerking Ell@ (info is ook voor Klus-, poetsdienst,…) (bijv. code van het sleutelkastje,…)

14