Průvodce demoverzí listopad 2009
Demoverze programu obsahuje uživatele objektů (byty, …)s předpisy a platbami od 10/2009 do 12/2009 včetně vyúčtování služeb za toto období. Také je zde provedeno účetnictví za dané období včetně zaúčtování vyúčtování v roce 2010 a ročních výkazů za rok 2009. Úhrady bytů jsou provedeny přes SIPO, bankou a pokladnou. Je vyplněno 12 bytů z toho 1 byt v regulovaném pořádku, 1 byt v osobním vlastnictví a 10 družstevních bytů. Byty mají spoluvlastnické podíly, plochy pro výpočet tepla, TUV, celkové plochy včetně místností jednotlivých bytů. Do této organizace nelze již byty přidávat, protože je plně vyčerpán limit. Ostatní organizace po 5 objektech si můžete naplnit podle svého na zkoušku.
Tato demoverze může být na počítači nainstalována současně s ostrou verzí a lze tak v začátcích se inspirovat touto demoverzí při řešení konkrétních problémů. Program může zpracovávat společenství vlastníků, bytová družstva, příspěvkové organizace i fyzické osoby (liší se především v účetní osnově podvojného účetnictví). Kombinace organizací je libovolná, každá se jeví samostatně, mohou mít různé položky předpisu nájemného, pevné i zálohové, přecházení z jedné organizace do druhé lze na mnoha místech programu. Všechny tisky se vytisknou přesně tak, jak se zobrazí, tisky lze převést do Wordu, excelu, pdf, … a následně zaslat internetem.
Záložka Soubor – slouží k výběru organizace se kterou chceme pracovat a jejímu základnímu nastavení.
Dále pro nastavení tisků, správa uživatelů (hesla, přístupové možnosti – vše, jen číst, ani číst), nastavení pošty a globální nastavení – kde jsou uložena data, …).
Záložka evidence
Uživatelé a majitelé objektů – seznam lidí nebo firem, kteří užívají byty, nebytové prostor, garáže, zahrádky apod.
Střediska Číslo bytu se skládá ze střediska 3 místa, vchodu 4 místa, bytu 3 místa xxx/xxxx/xxx toto jedinečné číslo provází byt všemi částmi programu. Číslo uživatele je 5 místné a spojením s bytem se vytvoří předpis nájemného.
Domy Jedná se pouze o informaci o základních údajích, více v pasportech domu.
Vchody V tomto souboru jsou adresy všech bytů a zde i zadáváme jaké druhy měřidel budeme ve vchodě sledovat.
Objekty
Soubor pro vytvoření konkrétního bytu s plochami, vztahem k ostatním bytům (lze výhodně použít pro skoro všechny tisky – filtr) a dalšími údaji – místnosti, vytápění, spoluvlastnický podíl, …)
Seznamy Požívají se v evidenci a lze je libovolně doplňovat a měnit.
Jednání a schůze Pro schůzi např. o čerpání fondu oprav, či schválení roční závěrky apod. si můžeme připravit jednotlivé body, presenční listinu včetně možnosti hlasování podle zvoleného klíče s určením procent pro schválení bodu programu. Vše pak můžeme přehledně vytisknout. Osobní pozvánku pro jednotlivé uživatele vytvoříme v Nástrojích – korespondence, texty.
Záložka Předpisy
Bydlící – seznam spolubydlících osob a další tisky Názvy položek předpisu – možno pojmenovat až 20 druhů položek předpisu Pevné a zálohové platby – určí u jednotlivých položek zda se vyúčtovává (zálohová) nebo je pevná Sazba DPH položek – položka, když podléhá DPH např. z hlediska vyúčtování zapíšeme výši DPH v % Hromadné výpočty – každou položku můžeme hromadně vypočítat podle různých kritérií (plochy, počty osob, rovnoměrně, podle spoluvlastnického podílu, vynásobení koeficientem, … cca 50 možností výpočtu) Splátky – při hromadné platbě např. SIPO lze zadat splátky na uhrazení dluhů Předpis podle vyúčtování – hromadně se upraví vyúčtovávaná položka dle skutečných nákladu minulého vyúčtování pro každý byt (lze volit nesnížit předpis i od jakého navýšení se uskuteční). Různé – upravuje data po opravách (změna předpisu zpětně, …) Seznamy – různé číselníky použité v záložce předpisy Jednotlivé předpisy Důležitá obrazovka, z níž můžete zodpovědět většinu dotazů uživatelů. Jdou v ní editovat předpisy, zjišťovat platby, vytvářet nové předpisy, doplňovat bydlící osoby, spolumajitelé objektu, nahlížet do objektů, …, měnit texty předpisů, tisknout předpisy, složenky, … .
Platby bytu
Editace předpisu, nový předpis (změna počátku období, nový uživatel nebo jen změna počtu osob či výše jednotlivých položek)
přesun / stornování platby
Přepínání mezi organizacemi
Záložka Úhrady
Platby – různé hromadné ruční platby, storna
Převod předpisu – jednou za měsíc se provede převod, který vytvoří pro každý byt požadavek na platbu Upomínky – po zvoleném nastavení tiskne upomínky pro jednotlivé byty s pozdní platbou nebo dluhem
Poplatky z prodlení – podrobný výpočet poplatků z prodlení
Vstupní stavy – lze vytvořit věty do úhrad, na které není předpis v jednotlivých předpisech – používá se pro staré dluhy či přeplatky, které navykly v tomto programu, nebo pro toho, kdo si celé vyúčtování nechá počítat dodavatelsky a přepíše pouze výsledky vyúčtování.
Záložka Vyúčtování V seznamech máme různé měrné jednotky (m2, osoby, m3, Kč, …), řady koeficientů (rovnoměrně, koef. Tepla – dány vyhláškou 372/2001 Sb. – váha jednotlivých měsíců v roce v %), dodatkové platby – zde můžeme doplnit další položky vyúčtování, které nebyly předmětem předpisu – prádelna, poplatky za psi, … .
Příprava souborů a vstupních dat Zde připravíme soubory pro zvolený rozsah vyúčtování včetně rozšířené přípravy – spotřební složky a dodatkové platby. Ve vstupních datech u hromadného vstupu převedeme počty osob z předpisů nebo můžeme kopírovat naplněnou položku do další (SV pro TUV – m3 cena za studenou vodu potřebnou k ohřevu teplé vody). Zrychlený vstup dat použijeme např. pro zápis Kč od firem, které vyúčtovávají teplo, nebo konkrétní spotřebu studené teplé vody, když nepoužijeme modul měřidel.
Parametry výpočtu a výpočet Zadání parametru – zde doplňujeme, nebo převádíme z účetnictví částky nákladů pro jednotlivé položky vyúčtování Parametry – vidíme přehled parametrů, ale také minulé parametry podle kterých lze tvořit nové vyúčtování, kdy již víme jak jsme loni vyúčovávali (na osob, metry celkové, spoluvlastnický podíl, …) Příprava nákladů a převod nákladů slouží především pro velké firmy, kde jeden pracovník v průběhu roku z faktur si připravuje podklady pro vyúčtování. Menší organizace vycházejí ze zůstatků účtů převážně 315. Výpočet – nejprve spustíme kontrolu a když se nenajdou chyby, můžeme spustit výpočet. Kontrola formálně zkontroluje parametry – plocha není v evidenci objektů, součet m3 je nulový, …
Tisky
Převod výsledků do úhrad
Jednotkové ceny tepla, TUV, SV pro TUV Slouží k zápisu průměrných cen GJ a m3 SV pro TUV
Záložka Účetnictví Podvojné účetnictví je úzce provázáno s ostatními částmi programu. Lze zapisovat z bankovních výpisů do úhrad bytů, zaúčtovávat fond oprav, zaúčtovat předpis nájemného, obdobně v pokladně, přijaté faktuře, vydávat faktury podle předpisu nájemného, pracovat i s DPH, … . Účetní roky jsou zvlášť a můžeme nezávisle hned v novém roce, bez nutnosti udělat roční uzávěrku, účtovat, stačí přepsat počáteční zůstatek banky a pokladny .
Seznamy
doklady – většina práce se odehrává v dokladech, kde zapisujeme do jednotlivých deníků
tisky
Počáteční stavy r 2010
převody z objektů
kontrola úhrad faktur
Záložka SIPO SIPO umožňuje automatizované zpracování plateb nájmů a vyúčtování s možností změn výše plateb. Šifrování dat na poštu tam i zpátky je přímo z programu. Smlouva je variabilní a lze i s jednou
smlouvou srážet více organizací nebo přes jednu smlouvu (hromadnou) sbalit více smluv dohromady – jedno šifrování.
Záložka Banky Sporožiro a Komerční banka je filosofií skoro zcela podobná principu SIPO Poukázky B umožňují vytvořit soubor pro poštu libovolným uživatelům (i kteří nejsou v evidenci uživatelů) pro nejrůznější platby (dohody, přeplatky vyúčtování, … ) Texty upomínek NIP slouží pro upomínky na byty, které hromadně platí sporožirem, ale nezaplatily.
Záložka Plán
Slouží k vytvoření plánu dlouhodobých plánovaných oprav a rekonstrukcí s výpočtem částky na m2 za měsíc do fondu oprav. Stanovíme podmínky zůstatku, roční nutné pravidelné platby, rezervu, … .
Záložka Měřidla Vodoměry – odečty … - zde zavádíme a pracujeme s bytovými vodoměry na studenou a teplou vodu Indikátory spotřeby tepla … - umožňují pracovat s indikátory spotřeby tepla na radiátorech či jeden měřič za celý byt s možností úpravy dle vyhlášky 372/2001Sb., kdy nesmí být větší rozdíl nákladu na 1m2 otopné plochy oproti průměru celého domu +- 40% Ostatní měřidla – odečty … - slouží ke sledování ostatních měřidel v bytech, garážích, … např. elektroměry, plynoměry, které se rozúčtovávají mezi konečné spotřebitele. Nejedná se o elektroměry, které jsou fakturační přímo na byt uživatele. Centrální měřidla – dají se přes ně sledovat centrální měřidla např. vody, kde můžeme také zjistit % odchylku od součtu bytových vodoměrů. Dají se sledovat i ceny m3 fakturační. Také lze sledovat elektroměry, podružné vodoměry pro kotelny na doplnění technické vody do otopné soustavy apod.
Záložka Fondy Evidence fondu – slouží pro zadávání jednotlivých nákladů nebo příjmů, pokud tak neuděláme z účetnictví Výpočet a tisky – výpočtem rozpočítáme náklady a příjmy na jednotlivé byty Typy nákladů a příjmů – náklady a příjmy rozdělíme do skupin (typů) do jaké hloubky je chceme rozlišovat Účty fondu – kromě klasického účtu pro opravy můžeme ještě sledovat a následně rozpočítat mezi byty příjmy a náklady z nebytových prostor nebo sledovat podrobně platby úvěru na jednotlivé byty s možností různé frekvence plateb úvěru (měsíční, pololetní, náhodné, …) Evidence požadavků oprav / údržby – slouží k evidenci požadavků na opravy a sledování průběhu údržby
Záložka Revize Vedení prvků – po zadání seznamů lze přejít k zakládání jednotlivých konkrétních prvků, jejich pravidelné kontroly, stupně revize a následné výměny. Tisky – různé sestavy dle výběru Připomínání – nastavíme, v jakém intervalu chceme po najetí programu připomenout objednávky revize (hromadně stejný interval), jinak lze u každého prvku nastavit i interval připomínání individuelní.
Záložka Pasporty Seznamy jsou z části společné s revizemi a evidencí domů a objektů.
Pasporty domů – nejprve zapíšeme základní vlastnosti domu (plocha, parcelní čísla, střecha, … , potom prostory a nakonec prvky – všude můžeme doplnit jejich vlastnosti (barva, cena, velikost, obrázky, naskenované zprávy, … )
Pasporty objektů -
objekty
Záložka Nástroje Je zde několik možností zálohování dat, vytváření dopisů, seznamů, tisk poukázek A adresních štítků (samolepek), obnova zálohy , … .
Záložka Nápověda Zde je řada možností jak začít s programem pracovat (Základní návody), specielní návody k jednotlivým záložkám (vyúčtování, pasporty, revize), popis rozdílů mezi verzemi (většinou roční).
O aplikaci Správa nemovitostí – informace o používané verzi a kontakty na autory.
