Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014 Aanwezigheid PMR: Mechteld Leemans (secretaris), Lieke Blaauw, Ireen van Lint, Jolanda van Tol, Elsje van Leeuwen OMR: Mario Verheijen (technisch voorzitter), Ellen van Es en Jeroen Peters LMR: Mathilde Wijnschenk, Olaf Bosman en Lieke van Harteveld SL: Frank van de Kamp, Simone Haak Bestuur: Ties Havinga, Harry de Groot (interim) Notulist: Wilma Honkoop Afwezig:
Dick Stam
1 Opening en vaststellen agenda Mario Verheijen is voorzitter en opent de vergadering. Er wordt een geluidsopname gemaakt.
1.1 Agenda Voorstel om punt 5 van de agenda als eerste te behandelen.
1.2 Notulen en actielijst vorige MR-vergadering d.d. 27 februari 2014. Hav heeft wijzigingen per e-mail naar Lem gestuurd; worden verwerkt en de notulen worden daarna vastgesteld en rondgestuurd. Opmerkingen n.a.v. notulen GMR-stukken OMR: GMR stukken: nog niets van gezien. LEM: wel wat ontvangen; staat in Dropbox. Betreft vastgestelde notulen. Enige gepasseerde stukken zijn ook ter beschikking gesteld. OMR: wil stukken en agenda van de volgende GMR-vergadering. Vergaderingen GMR zijn openbaar tenzij het persoonlijke zaken zijn. Vraag aan Bestuurder om zich aan de wet te houden. Staat in het MR-statuut dat wij de stukken moeten krijgen. Hav: GMR is daar niet voor. Staat er volgens mij niet. Goed om daar een apart overleg over te hebben. OMR: Bestuurder moet ervoor zorgen dat alle stukken naar ons komen en bij ons op de MRagenda te zetten. VZ: interessant dat GMR wellicht bezwaar tegen delen stukken heeft. Blijft een aandachtspunt. Profiel Rector OMR: hoe is het met het profiel van de rector, wat is de status? Hav: wel bericht uitgegaan naar personeel dat proces rond 1 mei weer wordt opgepakt. Streven naar invulling op 1 januari 2015. PMR: in de BAC is duidelijk afgesproken informatie niet buiten de BAC te delen, maar dat via bestuurder te laten lopen indien nodig. Er is dus ook niet gedeeld via de MR, anders dan het nieuwsbericht, dat vaak ook naar hen wordt gestuurd. vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014 1
OMR: Zelfs leden van de BAC kregen het te horen via het nieuwsbericht personeel. OMR: had MR daar een oordeel over moeten hebben of de BAC wordt opgeschort. Afspraak dat de rector niet per 1/8/14 wordt aangenomen, is niet voorgelegd aan MR. Hav: had inderdaad moeten gebeuren, ga ik niet ontkennen. OMR: wat is volgende traject? Halen we dat wel per 1/1/2015 die nieuwe rector. wil graag stappenplan inzake de werving van de nieuwe rector. Hav: profiel wordt openbaar gemaakt, dus ook advies MR in eindfase. We weten niet wanneer we dat hebben. Geen toezeggingen. OMR: zorgen over traject en termijn. Hav: eerst bezig met bezuiniging/formatieplan tot 1 mei komt nu op 1e plaats, daarna ruimte voor andere dingen. OMR: Ouderlid BAC gaat uit de MR: blijft huidige BAC zo bestaan? Hav: op zich kunnen dezelfde personen blijven. LMR: kost heel veel tijd, volgend jaar is niet duidelijk of huidig leerlinglid BAC daar tijd voor heeft. Hav: eerst even kortsluiten hoe we dit traject verder doen. VZ: samenvattend: MR wil op tijd geïnformeerd worden over het proces. Er zijn zorgen over het tijdspad. De samenstelling van de BAC behoeft aandacht.
2 Lessentabel December voorstellen ontvangen van een aantal uitbreidingen + berekening. Budgettair neutraal invoeren. Situatie is inmiddels anders: bezuinigen. Dit is niet het moment om de lessentabel uit te breiden; geen geld voor. Zou voor het onderwijs goed zijn om meer lessen te geven op een paar punten. Discussie had o.a. te maken met verzwaring van de exameneisen kernvakken. Voor de bovenbouw is alles van tafel, voor de onderbouw wel wat kleine aanpassingen: Nederlands en wiskunde hebben in het 1e en 2e leerjaar een half uur extra, zit in V&V. Voorstel om Wiskunde in 1e leerjaar te zetten en Nederlands in 2e leerjaar. Nog op tafel ligt het 3e leerjaar het vak Duits, dat is een groot probleem. Wordt vanaf 2e leerjaar gegeven. Heeft een achterstand. In het 3e leerjaar 1 extra uur geven, financieren uit de lessen V&V. PMR: Dus er worden een op een uren overgeheveld van V&V naar reguliere vak 1e en 2e leerjaar. Daarbij gaat er geen lestijd af van andere vakken, het is alleen een verschuiving van inhoud: V&V invulling van Wiskunde en Nederlands of “reguliere” invulling. Alleen Duits in 3e leerjaar betreft een uitbreiding. LMR: dingen die we aangeven als leerlingen, wanneer wordt daar naar gekeken? Betreft uitbreiding scheikunde. SL: is op lange baan geschoven, geen geld, wel geïnventariseerd waar behoefte aan is. LMR: techniek wordt niet als nuttig ervaren. Kan daar dan niet iets mee? Dat levert dan toch een besparing op? SL: OB lessentabel is 32 uur lesgeven. Zoiets levert geen besparing op. PMR: Dan de vermelding lessen loopbaanoriëntatie/voorlichting BB-docenten. SL: BB taken/ingeroosterd om voorlichting te geven over hun vak. Vraag is: moeten we daar mee doorgaan? Niet veel tevredenheid. Extra LOB-uur bovenop regulier mentoruur. vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014
2
PMR: Eigenlijk is dit geen vraag om instemming, maar meer een overzicht van de meest waarschijnlijke stappen. Gezien mogelijkheid van andere ingrepen graag in totaliteit bespreken. Er komt nog een voorstel: wanneer gaan we daarover spreken? SL: 31 maart Lesvraag/-aanbod op de agenda zetten. OMR: gezien de tijdsdruk is het voorstel om z.s.m. stukken door te sturen.
3 Jaaragenda/vakantieplanning PMR: over sommige vakanties kunnen we niet besluiten, sommige wel. Graag onderscheid maken. SL: zomervakantie, kerstvakantie en meivakantie liggen vast. Voor de herfstvakantie en krokusvakantie is een advies over, heb ik overgenomen. 4 feestdagen die vastliggen, 3 roostervrije dagen voor leerlingen en personeel, voorstel voor gedaan, Goede Vrijdag, dag na Hemelvaart en 1 dag in overleg. 9 roostervrije dagen leerlingen; ook graag in overleg met jullie vaststellen. PMR: die roostervrije dagen. CAO stond 5 dagen voor personeel en leerlingen. In de wet 3 dagen. Blijft een raar verschil. SL: hou me graag aan de wet. OMR: wet gaat boven CAO. PMR: Begrijpelijk, maar we hebben ook te maken met inzetbaarheid. Het is erg vroeg dit jaar, de vakantieplanning: kan ook niets bij andere scholen vinden. Vorig jaar hebben we andere afspraken gemaakt. Enquête geweest onder docenten. SL: 2 weken meivakantie geeft teveel examenstress, niet handig. Teveel deadlines. PMR: Aan de andere kant is voor onderwijsproces en planning ook irritant: lesgeven, vrije dag, lesgeven, vrije dag. SL: Dat is niet aan de hand. Het is een dag voor de krokusvakantie, Goede Vrijdag en dag na Hemelvaart. Enige onderbreking in de week is de Koningsdag, en die is niet zelf te plannen. OMR: Goede vrijdag vrij volgend schooljaar dat is fijn. Wordt nu niet gerealiseerd dat dit jaar niet zo is. LMR: voorstel vrijdag in overleg met MR: dag voor de krokusvakantie vrij. Fijn i.v.m. skireis. SL: instemming met ons voorstel? Studiedag nog in overleg vaststellen met de PMR. Graag voorstel van de PMR. Formeel vaststellen: 1 week meivakantie, 1 dag voor krokusvakantie. Instemming: 1 onthouding de rest stemt in.
4 Medezeggenschapsreglement MR RSG Broklede PMR: MZ-statuut is voor de hele Stichting. MR heeft allebei een MR reglement en een huishoudelijke reglement. Hier gaat het over het reglement. wijzigingen die zijn voorgesteld komen voort uit het aangeraden reglement n.a.v. wijzigingen in de wet WMS. Enige overige aanpassing: artikel 11: tekst over stembiljet uitdelen eruit halen. SL: bepaalt de MR het MR-reglement? Wij moeten er ook nog naar kijken? OMR: Bevoegd Gezag stelt het MR reglement vast na 2/3e instemming MR. SL: moet dus naar Bevoegd Gezag. Volgende vergadering komen we hier op terug.
vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014
3
5 Bezuinigingen 5.1 Toelichting op kosten bestuurskantoor Hav: verhoging kosten bestuurskantoor leidt tot verlaging van de kosten op de scholen, dat document spreekt voor zich. PMR: De vraag was wat de noodzaak was van de versterking, om daarmee nut en noodzaak van de verhoogde afdracht te kunnen beoordelen. Het control groep rapport geeft daar meer informatie over dan jouw overzicht. Geeft beter beeld waarom/wat beter bovenschools kan. Helaas pas vandaag ontvangen. We wisten niet dat dit stuk bestond, daarmee wordt het moeilijk om daar naar te vragen. SL: is een advies uitgebracht door een externe groep over het Bestuur, geen formeel stuk, maar veel beslissingen worden hierop gebaseerd. Het stuk is openbaar. Hav: Platform overleg begin oktober akkoord gegaan met dit stuk, lag ook bij de GMR. PMR: helaas zitten wij niet bij het platformoverleg, en krijgen we stukken van de GMR niet altijd. Voorzitter: moeilijk om exacte context te krijgen, was makkelijker geweest met dit rapport. PMR: stuk over de cijfers. Bruidsschat Gemeente, was toch voor Broklede bedoeld omdat we over gingen naar de Stichting? In dit overzicht lijkt de Rientjes mee te profiteren. Hav: bijdrage van de gemeente i.v.m. kosten na een fusie duurt max. 5 jaar. PMR: Dat weten we, maar het was voor de verzelfstandiging, de overgang van gemeente naar bestuur. Hav: hangt daar niet mee samen. Het gaat naar de Stichting. PMR: bruidsschat was m.i. voor Broklede om de overgang te bekostigen. Hav: door de toenmalige begeleider van het fusieproces bij de bestuursbegroting gezet. PMR: Op zich kan dat: het was wel voor het bestuur bestemd. Gaat hier over bijdrage verhoudingen: dit had van de bijdrage van Broklede moeten worden afgetrokken. SL: hadden dit misschien anders af moeten spreken als je terug krijgt, hebben we zo afgesproken, doen aan verdeelsleutel niets. Hav: nog nooit een opmerking over gemaakt. PMR: Het is ons dan ook nog nooit gevraagd. Waarom geen herberekening? Dan zijn de tekorten iets minder. SL: zou tekort 2014 wellicht iets minder maken, en dat van de Rientjes iets groter, maar lost niet veel op. PMR: Op stichtingsniveau is dat waar. Maar wel relevant voor Broklede. OMR: Begroting 2014 is nog niet vastgesteld. Voorzitter: Discussiepunt begroting 2014. OMR: wat valt onder kosten kantoormaterieel? Hav: In 2014 is dat een stuk afschrijving, huisvestingskosten, bekostiging AFAS, accountant en ook de interimmer. OMR: nuttig om dat aan te geven: fluctueert enorm. PMR: bezuinigingsopties die 6.000 van ICT. Is dat ICT op Bestuurskantoor? Hav: 3 kostenposten, allemaal op Bestuurskantoor bezuinigen. Dan Broklede deze kosten voor hun rekening. vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014
4
OMR: ik mis een visie wat bovenschools en wat schools gaat gebeuren. Komt dat nog? Hav: niet expliciet mee bezig, Harry heeft gezegd; niet alleen een financieel probleem, maar ook een organisatorisch probleem. OMR; Daarom is dat juist belangrijk. Waarom doen we dingen wel of niet bovenschools? PMR: vorige vergadering is gesproken over de dubbeling in de lasten P&O en F&A. Hoe weten we dat het in 2015 afgelopen is, zoals hier staat? Hav: 2014=overgangsjaar, kun je dubbele kosten hebben. Oktober al gezegd tijdens Platform-overleg. PMR: Maar daar zitten wij niet. Weet je dat zeker of is het een voornemen? Hav: Een begroting is altijd een plan met een datum. PMR: Natuurlijk, maar volgens mij hebben we het de laatste tijd veel over de noodzaak de realisatie meer in overeenkomst brengen met de plannen. Is dit reëel? Hav: in oktober al met elkaar besproken. PMR: Is dit ook met de medewerkers besproken? Hav: ja, de te volgen weg is gemeld aan hen / SL: die weten dat dit speelt. Harry: het gaat om 3 medewerkers. Afspraak om gesprekken met deze mensen te hebben binnen 1 tot 2 weken over hun toekomst. Hoe zo fatsoenlijk mogelijk centraliseren van F&A en HRM. Met 1 persoon is het gesprek reeds geweest, de andere 2 krijgen volgende week een uitnodiging. Beleid is gericht op het bundelen van kwaliteit op het Bestuurskantoor. PMR: gedwongen ontslagen zijn de eerste 2 jaar niet aan de orde. Dat lijkt dus januari 2016 te worden, die januari 2015. Harry: je kunt vragen of ze eerder weg gaan op vrijwillige basis. 2 medewerkers zijn 60+, wellicht aardige beleidszaken mee afspreken. Het zijn mensen die hart en ziel in deze organisatie hebben gelegd. Conclusie: deze organisatie moet geprofessionaliseerd: zwaardere HRM'er aangetrokken, F&A zwaarder, moet verbeterd worden. PMR: Kern van dit onderwerp is de verwachting van de toekomst. Wil graag later op onderwerp afdracht en verdeling taken en verantwoordelijkheden bestuur/school terugkomen als de begroting wordt besproken. Als we meer afdragen aan het bestuur, moeten we de lasten op schoolniveau zien afnemen: per saldo kiet draaien. Hav: vervolgplan control groep rapport zal ik doorsturen aan de MR. Harry: kort resumé van de studiedag van vandaag en de bijeenkomst OOP. Aantal highlights genoemd en waarom ik hier zit. Het is eigenlijk altijd zo dat er een financieel probleem is, maar ervaring leert dat het 99% een organisatorisch en cultureel probleem is. Rientjes en Broklede lieten hetzelfde patroon zien: ieder jaar overschrijding van de begroting op personeel. Situatie bestaat nog: Marap februari 2014 laat zien dat er 16.000 euro per maand teveel wordt uitgegeven aan personele lasten ten opzichte van de inkomsten voor die post. Als deze lijn wordt doorgezet dan is het eigen vermogen van Broklede in 2016 verdampt. Situatie Broklede rekenmodel bekostiging versus uitgaven personeel: Management 8,2 fte vergoed 4,7 fte geven we uit OP 74 fte vergoed 78 fte geven we uit OOP 13 fte vergoed 28 fte geven we uit Bij de aparte OOP-bijeenkomst was er een goede sfeer. Mevrouw van de AOB heeft een aantal dingen duidelijk gemaakt: u heeft een aantal dingen nagelaten waaronder een meerjarenformatieplan. Je hebt een meerjarenbegroting + meerjarenformatieplan nodig en vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014
5
daaraan gekoppeld een sociaal plan. Begonnen met formatieplan komend schooljaar.
Eerste berekening gemaakt (Ste en Haa) wat is de lesvraag en wat is het lesaanbod voor het komende schooljaar ervan uitgaande dat iedereen helemaal beter is, niemand overuren maakt en je kijkt naar de werktijdfactor op de gele formulieren. Dan kijk je wat de lesvraag is. Je hebt nodig voor de leerjaren 2 t/m 6: wie gaat er over, wie slaagt, hoeveel brugklasleerlingen komen er: 35 leerlingen minder dan het jaar daarvoor. Instroom hogere leerjaren instroom van buitenaf is nog wel behoorlijk. Nettoresultaat: 10 leerlingen minder dan het jaar daarvoor. Hopen op eenmalig proces. Leerlingen uit Loenen a/d Vecht gaan in grote getale naar Hilversum. Eerste opzet verfijnen, de getallen worden nog bijgesteld. Gaat om de richting. Aantal verbeteringen toepassingen bij bv. Foleta/Afas. Alle systemen naast elkaar geeft nuanceverschillen. Verschil begroting/reële getallen: onderliggende documenten sluiten niet goed aan. Mijn advies om z.s.m. HRM en F&A te centraliseren rekening houdend met de zittende mensen. Tegen OOP' ers gezegd: onrust direct wegnemen door bij mij langs te komen. Er komt een soort shortlist van mensen die weggaan. Wellicht 60+ ers met vervroegd pensioen op vrijwillige basis met een prijskaartje. Het vertrouwen in de organisatie moet terugkomen, er is veel pijn geleden. Met zorg naar kijken en aandacht aan besteden. Duidelijk maken: 22 april as. iedereen die geen verlenging krijgt of anderen die mindere berichten krijgen: krijgen een brief uitgereikt handmatig met een verhaal erbij. Voortgang bespreken o.a. met de MR. Onrust ventileren. Komende 2 jaar blijven we met een tekort zitten. Begroting 2014 sluitend maken in 5/12e van het jaar gaat niet als er 7/12e van het jaar al vastligt. AOB zegt: eigen vermogen opmaken. We zijn 1 Stichting: we hebben allemaal een bestuursaanstelling, eigenlijk 1 gemeenschappelijk vermogen. LMR: waarom vallen er geen ontslagen? Harry: Er is geen meerjarenformatieplan en sociaal plan. Nu snel maken, daarmee zijn de eerste twee jaar gevrijwaard van ontslag. LMR: als je dat plan niet hebt, waarom dan toegestemd in de opdracht? Hav: vanaf 2010 was er geen meerjarenbegroting + geen maraps. Dat hebben we eerst ontwikkeld. Daarna formatieplan. Zijn door de tijd ingehaald. PMR: 2016 is de koek op als we op deze wijze doorgaan. Afspraken en CAO's: je kunt mensen niet direct ontslaan. Mensen verleiden om weg te gaan kost ook geld. Harry: tegenprestatie: geldpremie mee is soms goedkoper dan aanblijven. Gaat bijna alleen over boventallige mensen. Alleen vak muziek heeft een tekort, verder allemaal een overschot. PMR: meerjarenbegroting, meerjarenformatieplan z.s.m. maken. Hoe stel je vast wat/wie boventallig is? Feitelijk hebben we het dan al over een sociaal plan. OMR: toegezegd op 27 maart de stukken is dat haalbaar? Harry: proberen dat te halen. Als het niet lukt, laten we dat weten. Voorzitter: afgesproken dat de stukken 27 maart toegezonden worden ter voorbereiding op de vergadering van 31 maart. OMR: gaan we dat halen? Harry: we gaan er naar streven. Gegevens Ste en Haa finetunen en rapport daarna naar MR vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014 6
sturen. Het betreft aanbevelingen. 1 mei is mijn contract voorbij. Formatieplan 22 april. Voor de zomervakantie duidelijkheid over het taakbeleid. Taakbeleid wijkt af op beide scholen. 4 april komen beide SL bijeen over een aantal onderwerpen o.a. het taakbeleid. De komende formatieronde baseren op het bestaande beleid. Aantal gevaarlijke beren op de wel. In het totale taakbeleid is 530 uur niet uitgekeerd. Iedereen hoort een formatieplaatje te hebben voor volgend schooljaar met taken, deskundigheidsbevordering, taakplaatje. Moet in control zijn. Betere taakcontrole. Fungerend document is van 2010, moet je aanscherpen. Afspreken vorm van controle=de achilleshiel. Inspectie controleert de cijfers maar bv. niet het taakbeleid. OMR: sociaal plan, wanneer komt dat? Harry: 31 maart dan is de AOB ook weer langs geweest, ook overleg met hen. Moet ook voor de zomervakantie klaar. Ontwikkelingen meenemen. PMR: zijn niet alleen de vakken, de docenten en de taken: we hebben het ook over het OOP, minder gebonden aan vakken. Harry: vaststellen waar we gebruik van maken de komende jaren. Toezichthouders/conciërges: 4. Avondconciërge is niet kostendekkend bij avondverhuur. Bij OOP: combinatieplekken Rientjes en Broklede mogelijk. Schuifmogelijkheid. PMR: hoe stel je dat vast? Hoeveel mensen heb je waar nodig? Wat is er boventallig? Harry: moeten we nog bespreken. PMR: 27 maart al met naam en toenaam bekend? Harry: nee, als het al bekend is, de categorieën. OMR: willen alleen categorieën, geen namen, wel de hoeveelheid formatieplaatsen. Harry: moeilijk dat er OOP in de MR zit. Zijn linke getallen, voorzichtig mee zijn, OOP is een kleine groep, luistert nauw. PMR: Dat is niet nodig. Je kunt afspreken dat e.e.a. binnen de MR moet blijven. Bovendien: we hebben het hier niet over namen. Voorzitter: voorzichtigheid mag duidelijkheid niet in de weg staan. Op tijd vrij concreet horen wat de volgende stappen zijn met een plan en een context. OMR: daarvoor is 31 maart de laatste mogelijkheid.
vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014
7
6 Rondvraag
Hoe is het met het Schoolplan? SL: Mie heeft uitstel gevraagd bij de Inspectie. Is een half jaar uitgesteld. Moet wel aan de MR worden voorgelegd. Voorstel komt.
OMR: zijn er al andere zaken bekend die gaan komen en wanneer? Dan alvast agendapunten./ PMR: voorlopige planning gemaakt met Hak.
Voorzitter: goed om nieuwe planning te maken.
OMR/Ellen van Es: ik heb me teruggetrokken uit de OPR (Samenwerkingsverband) Er moet dus een nieuwe ouder gekozen worden. Volgens Hav moet het via de GMR aangewezen worden. Volgens OMR niet; GMR geen enkele rol qua MR binnen passend onderwijs. Hav: afvaardiging: 1 ouder en 1 docent vanuit de Vechtstreek en niet per school. OMR: 1 docent via Rientjes, 1 ouder=Jeroen Peters via Broklede. Hav: volgens mij via de gemeenschappelijke MR; is juiste formele route. Es heeft het nagevraagd, hoeft niet via de weg. Jeroen is daar al aangemeld en geaccepteerd. Es is toen ook aangewezen.
PMR: moet de hele MR die aanwijzen? 31 maart op agenda zetten. Voordracht.
Voorstel MR vergadering van 22 april te vervroegen naar 15 april. Is mee ingestemd.
LMR: wil graag notulen ook op papier. Voorstel dat ze even langs secretariaat komen om kopie te maken.
SL: graag aandacht voor de ernstige situatie van Marieke de Boer, 5 havo. Acuut leverfalen, transplantatie noodzakelijk.
LMR: zo veel mogelijk communiceren tussentijds via de e-mail. Bv. wijzigingen voor leerlingen via geruchten verspreid. Bv. Examenfeest Geesberghe. SL: geruchten bereikten ons ook. Het blijkt een lastige datum, gaat niet lukken in Geesberghe.
7 Sluiting Voorzitter sluit de vergadering om 21.30 uur en bedankt de aanwezigen.
vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 18 maart 2014
8
