Bijlage 15 Informatiebeleid
Versie 1.0, definitief Onderwerp: Plan van aanpak BEL-samenwerking. vastgesteld 29 mei 2007 door de BEL-colleges (ter kennisgeving aan de raden gestuurd)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Inhoudsopgave Inleiding Strategie: koers en middel Informatiebeleid in het perspectief van dienstverlening Informatiebeleid ontleed naar de gebruikers P&C-cyclus als kapstok van het informatiebeleid Kwaliteit als uitgangspunt nader gedefinieerd Concluderend, operationalisering en prioritering
1
2 3 5 7 10 11 13
1.
Inleiding
1.1.
Inleiding De opbouw van de nieuwe gemeenschappelijke werkorganisatie voor de BEL-gemeenten is ondertussen in volle gang. De schets voor de organisatorische indeling ligt klaar en met de inrichting van de processen nadert de voltooiing van de uitwerking van het organisatie-model. Om tot een goede bedrijfsvoering te komen is echter ook een helder omschreven informatiebeleid noodzakelijk. Goed informatiemanagement is namelijk een voorwaarde voor een goed functionerende bedrijfsvoering. Zonder een soepele bedrijfsvoering is een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening ondenkbaar.
1.2.
Leeswijzer De strategische koers van het beleid wordt uiteengezet in hoofdstuk 2. Het derde hoofdstuk legt het verband tussen de visie op dienstverlening, zoals beschreven in het Dienstverleningsconcept, en informatiebeleid. In hoofdstuk 4 wordt het informatiebeleid ontleedt naar de gebruikers van de informatie, te weten: de burger, medewerkers, managers, bestuurders en derden. De P&C-cyclus als kapstok vormt de inhoud van het vijfde hoofdstuk. Hierin wordt beschreven hoe de P&C-cyclus niet alleen een structuur biedt om grote beslissingen in te nemen, maar ook veel informatie genereert. Hoofdstuk 6 geeft een overzicht van de eisen aan de kwaliteit van informatie en de informatievoorziening. Hoofdstuk 7 tenslotte operationaliseert de geschetste visie op (bestuurlijke) informatievoorziening en dienstverlening naar concrete projecten.
2
2.
2.1.
Strategie: koers en middel
Informatiebeleid in het perspectief van de strategische koers De gemeente zal de komende jaren steeds meer gaan functioneren als hèt loket voor de overheid. Het gaat dan niet alleen om de gemeentelijke diensten, maar om alle overheidsactiviteiten. Dit is het beeld dat de commissie Jorritsma in haar rapport schetst. De gemeente krijgt inmiddels concurrentie uit onverwachte hoek. De postkantoren proberen inmiddels delen van de gemeentelijke dienstverlening via hun loketten plaats te laten vinden. De BEL-gemeenten zullen met deze zware verantwoordelijkheid rekening moeten houden in het toekomstige informatiebeleid. De communicatie en gegevensuitwisseling met andere overheden speelt een belangrijke rol in de informatieverstrekking naar de burger. De interactie met burgers (en bedrijven) is de laatste jaren in een ander licht komen te staan. De burger is steeds mondiger en verwacht een service van de overheid - daarmee van zijn gemeente - die kan tippen aan die van de private sector. Ruime openingstijden en een goede bereikbaarheid zijn twee van de aspecten die daar bij horen. Bovendien streeft de BEL een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening na. Dat vraagt om de beschikbaarheid van informatie over bijvoorbeeld de status van een vergunningsafhandeling. Ook proactieve informatie verstrekking, bijvoorbeeld het e-mailen van bekendmakingen per postcodegebied, behoort tot de mogelijkheden. Het wordt makkelijker om informatie te vinden en te verstrekken. De digitalisering van de samenleving rukt steeds harder op. De BEL kan hierin niet achterblijven. Ook als het gaat om de ondersteuning van de eigen activiteiten in de dorpen zal de informatievoorziening bij de werkorganisatie een steeds belangrijker voorwaarde worden om bij de tijd te kunnen functioneren naar de burgers van de drie dorpen. Bij het formuleren van het informatiebeleid is digitalisering een wezenlijke voorwaarde. Een ontwikkeling als het gebruik van basisregistraties is hiervan een goed voorbeeld. Telefonie, automatisering, informatisering raken steeds meer geïntegreerd. De BEL wil geen voorloper zijn in deze ontwikkelingen, maar ziet eerder een positie als early adapter. Niet vooruitlopen op de ontwikkelingen, maar gebruikmaken van bewezen technologie past daarbij. In de uitwerking van het informatiebeleid wordt hiermee rekening gehouden.
2.2.
De kracht van informatie Het bestuur van de gemeente gebruikt ook zijn invloed op het realiseren van de vastgestelde doelstellingen. De kracht van informatie, de macht van kennis heeft hier eigenlijk de grootste invloed. Uiteindelijk is het de gemeenteraad als hoogste orgaan van de gemeente en vertegenwoordiging van de inwoners die de gemeente op koers houden om de burgers en bedrijven zo goed mogelijk te bedienen. Dit kan alleen als het college en de raadsleden op de hoogte blijven van de stand van zaken. Dat hoeft niet tot op detailniveau, maar de grote lijn moet wel helder zijn. Voor de collegeleden betekent het dat ze moeten beschikken over die informatie om de vragen van de raadsleden te beantwoorden en verantwoording naar de raad af te leggen. Zeker nu de werkorganisatie op grotere fysieke afstand van de bestuursleden komt te staan, is het zaak om van te voren goed na te denken over de noodzakelijke sturingsinformatie. 3
Informatie vormt de basis voor een goede bedrijfsvoering van de nieuwe werkorganisatie. Het gaat om verschillende niveaus in de organisatie. In dit document wordt de planning en control-cyclus (P&C-cyclus) als kapstok gebruikt voor het informatiebeleid. Informatie en gegevens zijn noodzakelijk als input voor de processen. Of het nu gaat om informatie in de vorm van persoonsgegevens voor op een reisdocument of een bestemmingsplan in verband met het verlenen van een vergunning, informatie vormt het uitgangspunt van het productieproces. Met de gekozen aanpak van een procesgerichte organisatie ligt de nadruk nog sterker op het integrale gebruik van informatie door meerdere gebruikers. Om de processen te sturen en beheersen wordt ook weer informatie gebruikt. Het gaat hier om management- en sturingsinformatie. Deze informatie geeft bijvoorbeeld aan in hoeverre de doelen uit de begroting al zijn gerealiseerd. Ligt de uitvoering van het nieuwbouwplan nog op schema? Is de wachttijd van de burgers niet te lang? Maar ook, is de interne werkdruk acceptabel gespreid om precies op tijd te leveren wat is afgesproken? Dit alles is gerelateerd aan de uitputting van de budgetten. Ook meer bedrijfmatige informatie als het ziekteverzuim, opleidingsplannen en aantal vacatures behoort tot deze categorie.
4
3.
Informatiebeleid in het perspectief van dienstverlening Dienstverlening aan burgers en bedrijven betreft de meest informatie-intensieve processen binnen de gemeente. Vanuit dat oogpunt gezien is er een nauwe relatie tussen de visie in het Dienstverleningsconcept en deze notitie. In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de belangrijkste raakvlakken.
3.1.
Focus De focus van de dienstverlening is in eerste instantie alleen gericht op de interactie en transacties met individuele burgers. Daar waar mogelijk zal ook de interactie met bedrijven worden meegenomen. De aansluiting met basisregistraties zoals het handelsregister heeft ook landelijk gezien een lagere prioriteit. Streven is om kwalitatief goede producten en diensten te leveren en zich klantgericht op te stellen. Het niveau van de te leveren kwaliteit zal in zogenaamde service level agreements (SLA’s) worden vastgelegd.
3.2.
Klantgericht en vraaggericht werken Klantgericht werken vraagt om een goede communicatie met de burger. De organisatie zal zo ingericht moeten worden dat de wensen van de burger over te leveren diensten en producten kenbaar worden. De dienstverlening wordt dan vraaggericht van karakter. Ook klachten en meldingen kunnen via die kanalen binnen komen. Het vraagt wel om periodiek marktonderzoek onder burgers. De organisatie zal de informatie die de burger zendt om moeten zetten in producten en diensten.
3.3.
Kanalen van dienstverlening De dienstverlening zal gezicht krijgen in de vorm van fysieke balies. Deze bevinden zich in het nieuwe gemeentehuis. Wel blijven in Blaricum en Laren aparte balies open. Naast de fysieke loketten, vindt communicatie en dienstverlening ook plaats via het internet, de (beeld)telefoon en sms-diensten1.
3.4.
Proces op hoofdlijnen Om een dergelijk niveau van dienstverlening te bereiken worden in het dienstverleningconcept een aantal stappen voorzien: • procesoptimalisatie: dit gebeurt nu met het vormgeven van de hoofdprocessen. Deze zullen later in het jaar wellicht nog verder worden geoptimaliseerd. Een andere inrichting van de processen heeft vaak een verandering van de informatiestromen tot gevolg. Hier ligt daarom een directe relatie met het informatiebeleid; • kanaaloptimalisatie (formule optimalisatie): hiervan is pas sprake als er marktonderzoek onder de burgers is gedaan. De uitkomsten van het onderzoek kunnen grote invloed
1 Een voorbeeld van een sms-dienst is de alarmering in crisissituaties via sms, in plaats van de sirene.
5
hebben op de informatievoorziening; • innovatie: de laatste stap waarbij de BEL een early adaptor wordt, maar daarbij gebruik maakt van bewezen technologie.
3.5.
Voorwaarden Om deze stappen te kunnen doorlopen moet een aantal randvoorwaarden worden gecreëerd. De voorwaarde die sterk verband houdt met de informatievoorziening betreft digitalisering van informatie en/of processen. Deze stap volgt op het afstemmen van de werkprocessen en de daarbij behorende informatievoorziening. Om tot een goed functionerende organisatie met een hoogwaardige dienstverlening te komen zal aan deze randvoorwaarden moeten worden voldaan. In het laatste hoofdstuk worden de projecten behandeld die de juiste basis voor de dienstverlening en de informatievoorziening moeten genereren.
6
4.
4.1.
Informatiebeleid ontleed naar de gebruikers
Inleiding De informatie vindt zijn weg door de organisatie via verschillende paden. Zo wordt informatie van de burger vaak via de frontoffice (balie, website of telefoon) doorgegeven aan de betreffende afdeling. De medewerkers in de afdelingen vormen gezamenlijk de backoffice. Hierdoor ontstaat een koppeling tussen twee van de gebruikers van de informatie, namelijk de burger en de medewerker in het werkproces. De doorgifte van informatie kent verschillende vormen. Zo wordt de sturings- en verantwoordingsinformatie bijvoorbeeld door de medewerkers aan het management gegeven. Zij sturen het op hun beurt, al dan niet in een bewerkte vorm, weer door aan de bestuurders. Onderstaand worden de groepen gebruikers verder toegelicht.
4.2.
Gebruikersgroepen Uitgangspunt is dat informatie in principe vijf gebruikersgroepen kent. Deze groepen volgend is het mogelijk om een volledig beeld van de informatiestromen binnen de werkorganisatie en tussen de werkorganisatie en de afzonderlijke gemeenten te krijgen. De informatiebehoefte komt in het algemeen voort uit het nemen van beslissingen, het laten functioneren van de organisatie, beheersen van de processen en het afleggen van verantwoording. De gebruikersgroepen die wij onderkennen zijn: • Burgers (en bedrijven) zoeken naar algemene informatie over de gemeenten en zijn producten. De contacten van de burger met de gemeente zullen bestaan uit het uitvoeren van transacties, zoals het kopen van een paspoort of het aanvragen van een vergunning. Afhankelijk van de rol die de burger op dat moment bekleed is de informatiebehoefte anders. De burgerrollen zijn: bezoeker, beïnvloeder, betaler, bewaker, browser; • Medewerkers gebruiken informatie om de operationele processen uit te voeren en waar gewenst te sturen. Dit kunnen gegevens zijn van externe partijen waarmee wordt samengewerkt; • Managers sturen vanuit hun rol per definitie en hebben daarvoor de beschikking nodig over stuurinformatie. De informatie heeft niet alleen betrekking op de primaire processen, maar ook op de bedrijfsvoering; • Bestuurders (in college en raad) geven net als managers sturing aan de werkorganisatie, zij het dan in hun rol van bestuurder op een meer strategisch niveau. Om die rol te vervullen moeten zij over relevante stuurinformatie kunnen beschikken. Deze informatie zal in het algemeen direct gekoppeld zijn aan de doelstellingen in de programmabegroting en visiedocumenten; • Derden zullen moeten worden voorzien van informatie. Hierbij gaat het om partijen als het CBS en verschillende ministeries in het geval van verstrekken van kengetallen en gegevens over geleverde prestaties ter verantwoording. Met de invoering van de basisregistraties geldt dat gemeenten het GBA en de BAG zullen beheren. Derden zullen gegevens uit deze registraties halen. Deze laatste gebruikersgroep heeft in principe niet veel invloed op het informatiemanagement, maar dient wel in het achterhoofd gehouden te worden.
7
4.3.
Transacties met burgers en bedrijven De burger kan gebruik maken van verschillende kanalen. De balie en telefoon zijn momenteel de meest gebruikte manieren om contact met de gemeente te zoeken. Met de introductie van internet (en email) als communicatiemedium is er een derde kanaal ontstaan. Burgers en bedrijven zullen steeds vaker gebruik willen maken van de diensten en producten van gemeenten op een moment dat het hun uitkomt. Internet, in de vorm van een website, biedt daartoe mogelijkheden. De ontwikkeling van de website van de gemeenten is op dit gebied het belangrijkste onderdeel. Goed benutten van de website en elektronische afhandeling van transacties verhoogt de efficiëntie. In de toekomst zal worden toegewerkt naar een gemeenschappelijke basis voor de websites, een zogenaamd CMS (Content management systeem). Dit maakt met name het beheer van de websites veel eenvoudiger. Voor de korte termijn is echter besloten om de samenwerking toe te spitsen op het gezamenlijk ontwikkelen van elektronische dienstverlening en het opzetten van een gemeenschappelijke communicatiestrategie.
4.4.
Medewerkers in de werkprocessen De medewerkers staan voor de uitvoering van de werkprocessen. Direct aan de uitvoering zijn twee aspecten op het gebied van informatiebeleid gekoppeld. Ten eerste gaat het om de ondersteuning van de werkprocessen. Op dit moment gebruiken de drie gemeenten niet altijd dezelfde applicatie voor de uitvoering van dezelfde taken. Binnen de werkorganisatie zal een keuze voor één systeem moeten worden gemaakt. Digitalisering van werkprocessen, zoals facturering, vraagt om de introductie van workflowmanagement. Dit kan worden ondersteund door de implementatie van een document management systeem (DMS). Een dergelijk systeem stelt de organisatie bovendien in staat om de postregistratie te digitaliseren. Ook de archieffunctie is vaak aan een dergelijk systeem gekoppeld. Het tweede aspect heeft betrekking op de uitvoering van de werkprocessen. Hier vragen nieuwe ontwikkelingen, zoals de invoering van de omgevingsvergunning en recent de Wmo om de aandacht. De uitvoering van deze nieuwe taak zal voor de organisatie leiden tot nieuwe processen en daarmee tot nieuwe informatiestromen. De basisregistraties die de gemeenten moeten gaan beheren vallen ook in deze categorie. De basisregistraties bevatten de authentieke gegevens die de gemeenten in hun processen moet gaan gebruiken. De gemeente is voor twee van de basisregistraties ook verantwoordelijk voor het beheer. Het gaat dan om de personenregistratie (GBA) en de adres- en gebouwenregistratie (BAG). Deze registraties moeten voor derden benaderbaar zijn. De gemeente zal op haar buurt weer gegevens raadplegen uit de registraties van het kadaster en topografie of van de RDW. De invoering van de basisregistraties is ingrijpend aangezien het invloed heeft op de uitvoering van de processen en dan met name op het gebruik van gegevens daarin. Dat is niet alleen een administratief feit, maar zal ook in de werkwijze en het handelen van de medewerker gevoeld worden. Daarnaast vragen de nieuwe basisregistraties om investeringen in nieuwe informatiesystemen.
8
4.5.
Managers in hun rol De informatie voor het managen van de werkorganisatie zal voor het grootste deel voorkomen uit de P&C-cyclus. De kengetallen en indicatoren zullen op een dusdanige manier moeten aansluiten bij de doelstellingen die de organisatie realiseert en de processen die worden uitgevoerd, dat er een getrouw beeld van de situatie ontstaat. Het gaat hier allereerst om informatie over de operationele, primaire processen. Bovendien zijn de managers ook verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie in zijn geheel. Voor die taak is informatie op de zogenaamde PIOFAH-gebieden noodzakelijk. Het voert te ver om hier uit te wijden over de eisen die aan doelstellingen en indicatoren worden gesteld. Dat zal bij de operationalisering in de volgende fasen een plek moeten krijgen.
4.6.
Bestuurders en de besturing In het duale stelsel zijn voor bestuurders twee rollen weggelegd. De raad stuurt in de basis vooral op hoofdlijnen. Het gaat om meer strategische keuzen over de ontwikkeling van de gemeente. De collegeleden zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de strategische doelstellingen. Voor beide groepen geldt dat de wensen op het gebied van informatie in overleg nog nader bepaald zullen worden. In Laren is reeds een raadsinformatiesysteem aangeschaft. Dat wordt nog dit jaar in de lucht gebracht. Bekeken zal worden in hoeverre dat systeem voor de drie gemeenten de gewenste functionaliteit levert en dus uitbreidbaar is.
4.7.
Derden Derden vormen een aparte categorie gebruikers. Zij hebben slechts zijdelings met de organisatie en de processen daarin te maken. Vanwege een heel aantal regelingen en wetten is de gemeenten echter wel verplicht om informatie aan deze organisaties te verstrekken. Het gaat dan om gegevens ter vergelijking voor het CBS. Ministeries, waarvoor de gemeente regelingen uitvoert, vragen de organisatie jaarlijks of per kwartaal om verantwoordingsinformatie. Aangezien deze informatievraag vaak niet aansluit bij de gebruikelijke informatiestromen in de organisatie, zal hier een extra maatregel genomen moeten worden. De inrichting van systemen moet ondersteunen dat door andere overheden met een single audit kan worden volstaan indien zij de gemeenten uit hoofde van hun eigen verantwoordelijkheid willen controleren (inspecteren). Mogelijk dat met de invoering van de basisregistraties de uitvraag minder wordt, omdat de betreffende instanties zelf de gegevens uit de basisregistraties kunnen halen.
9
5.
5.1.
P&C-cyclus als kapstok van het informatiebeleid
Ordening en sturing De P&C-cyclus geeft een aantal vaste momenten in het jaar waarop besluiten worden genomen over de begroting en daarmee over investeringen en exploitatie. Het opzetten en uitvoeren van het informatiebeleid zal de komende jaren gerealiseerd worden. Hieronder vallen bijvoorbeeld keuzen ten aanzien van de invoering van workflowmanagement en de implementatie van de basisregistraties. Beide zullen grote investeringen met zich meebrengen. De jaarcyclus geeft de mogelijkheid om deze keuzen op een gestructureerde manier te maken op vaste momenten in het jaar. Het gebruik van een investeringsplanning hoort dan ook tot de mogelijkheden, zodat de financiële kant van de zaak helder is en blijft in de loop van een boekjaar. Op deze ijkpunten in de P&C-cyclus worden ook beslissingen genomen over welke informatiesystemen nieuw worden opgezet en of welke beslissingen nodig zijn op het gebied van beheer en exploitatie.
5.2.
Genereren en gebruiken van informatie Planning en control, ofwel sturing en beheersing, vormt een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering van een organisatie. De uitwerking van de P&C-cyclus zelf en de besturingsfilosofie vinden in aparte werkgroepen plaats. Vanuit die groepen zal gerapporteerd worden over deze onderwerpen. Dat neemt niet weg dat de P&C-cyclus wel aandacht vraagt op deze plek. Het gaat dan niet om de exacte inrichting van de cyclus, maar wel om de omgang met de sturings- en managementinformatie die uit de P&C-cyclus voortkomt. Volgens het principe van PDCA (Plan – Do – Check – Act) moeten bestuurders en managers over voldoende, adequate informatie beschikken om besluiten te nemen ten aanzien van de richting waarin de organisatie zich ontwikkelt. Mocht (uit de informatie) blijken dat de koers niet meer de juiste is, dan zullen keuzen moeten worden gemaakt om bij te sturen. Op dit moment worden de begrotingen voor 2008 nog in de afzonderlijke gemeenten gemaakt. De vertaling van de afzonderlijke programmabegrotingen naar een productbegroting van de werkorganisatie volgt daarna. Er zullen voor de zomer nog geen keuzen worden gemaakt als het gaat om de indicatoren waarop gestuurd en gemonitord zal worden.
10
6.
6.1.
Kwaliteit als uitgangspunt nader gedefinieerd
Kader voor kwaliteit Informatiebeleid vraagt een duidelijk kader voor de kwaliteit van de informatie. Informatie is nodig om transacties met de burger uit te kunnen voeren via de diverse kanalen (als balie, telefoon, internet) en beleid te kunnen ontwikkelen en realiseren, maar ook voor besturing en verantwoording, bedrijfsvoering, bestandsbeheer en beveiliging. Kwaliteit heeft betrekking op: • doelmatigheid; • toegankelijkheid; • doeltreffendheid; • betrouwbaarheid; • tijdigheid. Begrippen die alle duidelijk gedefinieerd en operationeel gemaakt dienen te worden. Het zijn begrippen die voortkomen uit de theorie van de bestuurlijke informatievoorziening. Hieronder zullen de begrippen kort worden toegelicht. Aansluitend volgt een paragraaf die toelicht hoe met de invoering van de basisregistraties aan een deel van de eisen kan worden voldaan.
6.1.1.
Doelmatigheid Het aspect van doelmatigheid is gericht op de verhouding tussen de opbrengsten en het nut enerzijds en de kosten van de informatie anderzijds. Hoewel het lastig is om in sommige gevallen de meerwaarde van informatie te kwantificeren is het wel raadzaam om bij de doelmatigheid stil te staan. Met name betrouwbaarheid van de informatie vraagt soms om kostbare maatregelen. Het is de afweging waard of deze kosten de waarde van de informatie rechtvaardigen. Om politieke of andere redenen is het natuurlijk wel mogelijk om van deze kwaliteitseis af te wijken.
6.1.2.
Toegankelijkheid Toegankelijkheid heeft te maken met de manier van beschikbaar stellen van de informatie. Hier horen termen bij als begrijpelijkheid, leesbaarheid, gebruiksgemak, etc. De burger zal bijvoorbeeld baat hebben bij een overzichtelijke website met een geordende lijst van producten en diensten. Een bestuurder kan worden bediend met een rapportage met tabellen en grafieken in plaats van grote lappen tekst. De toegankelijkheid is erg afhankelijk van de gebruikersgroep.
6.1.3.
Doeltreffendheid De waarde van de informatie stijgt als die ook gebruikt kan worden voor het doel waarvoor deze in eerste instantie verstrekt is. Binnen veel organisaties bestaat de neiging om zoveel mogelijk informatie te verzamelen, vast te leggen en te verspreiden. In de praktijk blijkt het handiger om een informatieset te hebben, die er op gericht is een doel te bereiken. Dat betekent dan ook dat er op verschillende momenten en voor verschillende doelen andersoortige informatie nodig is. De informatie moet aansluiten bij de behoefte van de gebruiker.
11
6.1.4.
Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid van informatie gaat over de juistheid en de volledigheid van informatie. Onder de betrouwbaarheid van informatie wordt de mate verstaan waarin met zekerheid kan worden aangenomen dat de informatie ook daadwerkelijk weergeeft wat beoogd wordt weer te geven. De informatie moet een goede afspiegeling zijn van de werkelijkheid. In de praktijk blijkt vaak dat het voor de gebruiker wel mogelijk is om afwijkingen met de werkelijkheid vast te stellen. Waarom de informatie afwijkt is door de gebruiker lastiger te beoordelen. Om betrouwbaarheid te bewerkstelligen worden meestal maatregelen van interne controle genomen. Aangezien de gemeenten een monopolypositie heeft bij het verstrekken van bepaalde gegevens, moet de burger er van op aan kunnen dat de informatie ook juist is.
6.1.5.
Tijdigheid Informatie die niet op het juiste moment bij de gebruikers belandt, is eigenlijk waardeloze informatie. Die informatie geeft geen actueel beeld van de situatie. In het geval van besluitvorming zal de informatie bijvoorbeeld verstrekt moeten worden voordat een beslissing wordt genomen. Het opvoeren van de snelheid van verstrekking kan conflicteren met de betrouwbaarheid van de informatie.
6.2.
Basisregistraties De basisregistraties, voor gemeenten met name het GBA en de BAG, vormen een borg voor de kwaliteit van gegevens en informatie. De betrouwbaarheid van de informatie neemt toe, aangezien er slechts één bron voor de gegevens is, in plaats van vele aparte administraties. Het gebruik van de basisregistraties heeft ook gevolgen voor de doelmatigheid. Van adresbestanden is bekend dat er in een gemeente ongeveer veertig worden bijgehouden op de verschillende afdelingen. De tijd die nu met het beheer van deze bestanden gemoeid is, kan in het vervolg aan het primaire proces worden besteed. Basisregistraties brengen niet alleen voordelen met zich mee binnen de gemeentelijke organisatie, maar vooral ook in de samenwerking tussen overheden. Putten uit dezelfde bron van gegevens maakt communicatie over en weer een stuk makkelijker. Het referentiemodel voor gemeenten dient hiervoor als uitgangspunt.
12
7.
7.1.
Concluderend, operationalisering en prioritering
Concluderend Het bovenstaande bevat een groot aantal uitgangspunten en actielijnen waarbinnen prioriteiten gesteld moeten worden. Een meer technisch getint uitgangspunt is dat voor de inrichting van de informatievoorziening wordt aangesloten bij de EGEM-i referentiearchitectuur. De keuzes en prioriteiten bestaan uit zaken die nu opgepakt moeten en kunnen worden en de acties die tot een later moment kunnen wachten. Als basis voor deze besluiten is inzicht nodig in de termijnen waarop activiteiten afgerond moeten zijn. De projecten die nu worden opgepakt zijn voorwaardescheppend. In een later stadium kan hier op worden voortgeborduurd als het gaat om bijvoorbeeld de operationalisering van het dienstverleningsconcept. De daarin verwoorde ambitie op het gebied van (e-) dienstverlening kan dan worden gerealiseerd. Dit project staat voor komend najaar in de planning. Hoewel een bewuste keuze is gemaakt informatisering en automatisering te scheiden, vindt u in paragraaf 7.3 de verbinding tussen beide projecten.
7.2.
Werkgroepen I&A: operationalisering en priortering Op het gebied van I&A is een aantal projecten benoemd. Op dit moment wordt per project geïnventariseerd wat het exacte eindproduct is en volgens welk tijdspad het gerealiseerd zal worden. De projectgroep BEL is opdrachtgever voor deze werkgroepen. Nadere definiëring van de opdrachten zal plaatsvinden in overleg tussen de projectgroep en de werkgroepen. In deze paragraaf worden de projecten nader toegelicht. Het overzicht vindt u in het onderstaande schema.
1. Basisregistraties Het invoeren van de basisregistraties is één van de belangrijkste pijlers van het informatiebeleid. De gemeenten worden in de toekomst verantwoordelijk voor het beheer van de basisregistraties personen (GBA) en adressen en gebouwen (BAG). Gestart wordt met het maken van een plan van aanpak. De uitvoering van dit project zal zeker enkele jaren in beslag nemen. De gemeenten worden hierbij ondersteund door EGEM-i. Hoewel de implementatie van de Wet kenbaarheid publiekrechterlijke beperkingen (WKPB)niet tot de basisregistraties hoort, heeft de WKPB wel dezelfde kenmerken als een basisregistratie. Het ligt daarom voor de hand dit project bij de basisregistraties mee te nemen. Dat gebeurt echter pas als het project van de basisregistraties door de eerste planmatige fase heen is. Het project WKPB is namelijk al in een verder gevorderd stadium. 2. Softwarekeuzes en migraties De werkprocessen in de werkorganisatie zullen door adequate software moeten worden ondersteund. Een inventarisatie van alle software welke thans in de drie gemeenten wordt gebruikt is nagenoeg afgerond. Vervolgens zullen keuzes gemaakt moeten worden welke software in de werkorganisatie gebruikt gaat worden en zal de migratie van de huidige situatie naar de nieuwe situatie uitgevoerd moeten worden. Uitgangspunten zijn: enerzijds het mogelijk maken van de migratie op 1 januari 2008 en anderzijds de 13
doorontwikkeling naar 2010 mogelijk maken. 3. Consolidatie infrastructuur Het DB van de gemeenschappelijke regeling heeft inmiddels besloten tot het vroegtijdig consolideren van de huidige ICT-infrastructuur. Van de huidige vijf AS400-systemen zal voor 1 augustus worden gekomen tot één nieuwe AS400. Om dit mogelijk te maken zullen goede verbindingen tussen de lokaties worden gelegd. Hierdoor wordt het beheer op korte termijn vereenvoudigd en wordt de ICT-infrastructuur nu al voorbereid op de nieuwe situatie. Bovendien moet inzichtelijk worden hoe doorontwikkeld kan worden naar 2010. 4. DMS/WFM De ambitie is om in de toekomstige werkorganisatie de werkprocessen verregaand te digitaliseren. Dit vraagt tevens om digitalisering van de post- en archieffunctie. Documenten zullen gekoppeld moeten worden aan de werkprocessen. Dit vraagt om de invoering van een document management systeem (DMS) en om de introductie van workflowmanagement (WFM). Een DMS vraagt om een forse investering. Invoering van een DMS raakt zowel de post- en archieffunctie, de electronische dienstverlening, een raadsinformatiesysteem als de organisatie van de werkprocessen. Het betreft dan ook een belangrijke functie die goed voorbereid moet worden. In eerste instantie zal t.b.v. het bestuur van de gemeenschappelijke regeling een nut en noodzaaknotitie worden opgesteld. Deze notitie heeft een operationeel niveau en geeft inzicht in welke activiteiten de BEL gaat uitvoeren in het DMS. 5. Website Op dit moment beschikken de drie gemeenten ieder over een eigen website. Dit zal ook in de toekomst zo blijven. Door samenwerking tussen de webmasters is wel zoveel mogelijk voordeel te behalen. Verdere ontwikkeling van de websites en de elektronische dienstverlening is een onderdeel van het project DMS/WFM. Op korte termijn kan uitvoering worden gegeven aan enkele quick wins m.b.t. de websites. 6. Bestuurlijke informatievoorziening Deze werkgroep zal een startconferentie voorbereiden voor september. In deze startconferentie zal met raads- en collegeleden worden gesproken over het in de toekomst vormgeven van de bestuurlijke informatievoorziening. Het raadsinformatiesysteem van Laren zal bekeken worden op de mogelijkheden voor de drie gemeenten de gewenste functionaliteit te vervullen. 7. Stuurinformatie t.b.v. het management Deze werkgroep zal in het najaar starten nadat de organisatienota is vastgesteld. 8. Geografisch informatiesysteem (GIS) Een GIS is een informatiesysteem waarmee gegevens over geografische objecten kunnen worden opgeslagen, beheerd, bewerkt, geanalyseerd en/of gepresenteerd. GIS-systemen kunnen deze relaties bovendien visualiseren. In deze werkgroep worden de voorbereidingen getroffen om te komen tot één gemeenschappelijk GIS voor de werkorganisatie en de BELgemeenten.
14
Werkgroep
Opdracht
Deelnemers
Planning
Opmerkingen
1. Basisregistraties
Plan van aanpak maken
Claudia Heger Esther Velder Rob v. Weerdenburg
1 september PvA gereed
Is een langdurig project. Koppeling aan EGEM-i
2. Softwarekeuze + migraties
Inventarisatie maken en knelpunten benoemen (vastleggen in een beslisdocument)
Esther Velder Rob v.Weerdenburg
Oppakken nadat het organisatierapport gereed is
Verwachting is dat er weinig knelpunten zullen zijn.
3. Infrastructuur
Uitvoering besluit DB tot consolidatie infrastructuur
Ton de Wit Roy van Midde Jos Heynens Rob v. Weerdenburg
1 augustus consolidatie en verbindingen geïmplementeerd
Vervolgopdrachten: werkplekinrichting verhuizing
4. DMS/WFM
Komen tot een DMS/ WFM
Paul Mekking (tijdelijk) Ton Swan Jos Tabak Edith Hoefakker Esther Velder Rob v.Weerdenburg
Eerst nut- en noodzaaknotitie t.b.v. besluitvorming in DB opstellen. Vervolgens stappenplan opstellen
Breder zien dan alleen DIV: relateren aan dienstverleningsconcept en organisatieconcept. Koppelen aan digitale dienstverlening en productencatalogus. Op korte termijn komen tot één productencatalogus. Vraagt een forse investering in geld. Aanzet geven tot beperkt aantal pilots website op korte termijn (quick wins).
5. Web-site
Onderhouden bestaande websites + uitvoering aantal pilots
Gert-Jan van Baal Hanny van Schaik Gonda Klützow
Doorlopende activiteit
Op korte termijn komen tot één CMS heeft geen prioriteit. Wel uitvoering aantal quick wins. Dit project is nauw gekoppeld aan project 4.
6. Bestuurlijke informatievoorziening
Organiseren conferentie voor bestuurders
Claudia Heger Henk Bos Paul Mekking Herman Pannekoek
In september werkconferentie organiseren
7. Stuurinformatie t.b.v. management
In het najaar opstarten
8. GIS
Komen tot een GIS
15
Peter Kaspers Marvin Frost Corrie Holtslag Esther Velder Nieuwe medewerkster Laren ?
