Stand van zaken Regionale ICT Dienst Utrecht (RID) ICT-samenwerking van de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug.
Inleiding In juli 2012 zijn de bovenstaande gemeenten gestart met de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT Dienst Utrecht, kortweg RID Utrecht. De doelstelling van de RID was en is het zorgdragen voor een betere (adequate) ICT-dienstverlening voor de deelnemende organisaties. De intentie was om door samenwerking de inspanningen te delen die noodzakelijk zijn om bijvoorbeeld te kunnen voldoen aan de opdracht van de overheid “volledige digitalisering in 2017”. Dit gold ook voor belangrijke investeringen om gebruik te kunnen maken van landelijke voorzieningen (iNUP). De verwachting was ook dat de kwetsbaarheid van de gemeentelijke ICT-organisaties zou afnemen door het samenvoegen van de medewerkers van de diverse organisaties. Er werd indertijd gesproken over de 3 K’s: Kwaliteit (verbeteren), Kwetsbaarheid (verkleinen) en Kosten (minder meerkosten). Deze uitgangspunten en de planning voor de totstandkoming van de RID zijn verwoord in de raadsstukken die in 2012 zijn gepresenteerd. In deze stukken wordt ook aangegeven dat de RID zich vooralsnog richt op de zogenoemde ‘harde kant’ van de ICT (i.e. de ICT-infrastructuur, de werkplekken en de kantoorautomatisering). De realisatie werd vertaald in een plateauplanning:
plateau 1: één organisatie plateau 2: gekoppelde locaties plateau 3: centraal beheerde ICT-voorzieningen plateau 4: standaard werkplekken.
Ook werd bepaald dat het ICT-budget van de RID € 500.000,- lager zou zijn dan de opgetelde budgetten van de deelnemende gemeenten. Op het moment van schrijven van dit stuk is er voor de deelnemende gemeenten tot heden een voordeel geweest van opgeteld € 2.000.000,-.
Vandaag de dag - de I-samenleving De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan razendsnel . De wijze waarop mensen en organisaties met elkaar omgaan verandert door deze ontwikkelingen ingrijpend. Zowel communicatie als transacties verlopen steeds vaker digitaal. We gebruiken informatie als grondstof om als transparante overheid middenin de participatie- en informatiesamenleving te kunnen staan. Gemeenten creëren, gebruiken, verspreiden en integreren informatie. De gemeente is eigenaar van een grote hoeveelheid gegevens, onder meer vastgelegd in de basisregistraties. Gegevens die we actueel dienen te houden, die we combineren en analyseren en daarmee bestuurs- en management informatie opleveren, gegevens die de basis vormen voor onze dienstverlenings- en bedrijfsprocessen. Mede als gevolg van de decentralisatie van overheidstaken, bouwen gemeenten digitale dossiers met privacygevoelige informatie die we delen met elkaar en met derde partijen. Het belang van informatiebeveiliging is hierdoor ook sterk toegenomen.
Gemeenten zijn als professionele, meest nabije overheid verantwoordelijk voor het op orde hebben van de informatieveiligheid en -beveiliging. Deze verantwoordelijkheid strekt uiteraard verder dan de eigen organisatie. Gemeenten hebben er als collectief immers belang bij dat alle gemeenten en alle (keten)partners informatieveiligheid op orde hebben. Al met al is ICT steeds meer bepalend voor hoe we de dingen doen. ICT is een strategisch bedrijfsmiddel geworden en daarmee doorgedrongen tot de haarvaten van elke moderne organisatie, ook overheidsorganisaties. Informatieverwerking, informatievoorziening en informatiebeveiliging is voor gemeenten 'corebusiness' geworden. Met ICT kunnen we de kwaliteit en de efficiency verbeteren van zowel de ondersteunende als de primaire processen. Dit alles vraagt om nieuwe maatregelen en om nieuwe investeringen in een solide digitale infrastructuur en goede voorzieningen. Hier is de RID voor nodig. Het is zaak dat we op korte termijn de basis op orde krijgen zodat we klaar zijn voor morgen.
Wat hebben we met de RID inmiddels bereikt? Gemeenten en RID hebben veel energie gestoken in het bereiken van de onder de inleiding genoemde als plateaus gedefinieerde doelstellingen. Er is de afgelopen 3,5 jaar dan ook al veel bereikt. Onderstaand vindt u per plateau aan wat er gerealiseerd is. Plateau 1: één organisatie De RID Utrecht met daarin 25 medewerkers is één organisatie aangestuurd door een directeur, een Opdrachtgeversoverleg (OGO) en een Algemeen Bestuur (AB). Er is een Governance structuur ingericht die er in voorziet dat de Opdrachtgevers de richting van de RID bepalen. Vanuit dit overleg (OGO) wordt richting gegeven aan de doelstellingen van de RID en worden de plannen voor de toekomst gedefinieerd. Hiervoor worden indien noodzakelijk werkgroepen in het leven geroepen die specifieke thema’s behandelen en rapporteren aan het OGO. De strategische en financiële verantwoording ligt bij het Algemeen Bestuur. Zowel OGO als AB komen zeer regelmatig bijeen om de stand van zaken en richting te bepalen. Op deze wijze zijn OGO en AB en dus de gemeenten en de RDWI, “in control” daar waar het gaat om de aansturing en het geven van richting aan de RID. Hiermee is plateau 1 gerealiseerd. Plateau 2: gekoppelde locaties Nadat de RID in 2012 een feit werd, is meteen ingezet op het verbinden van de gemeenten in een netwerk. Hiervoor zijn glasvezelverbindingen gelegd tussen de gemeenten en de nieuw te bouwen datacentres in Doorn en Soest. Deze verbindingen zorgen voor een koppeling van de gemeenten. Tevens is het netwerk zo opgezet dat zogenaamde redundancy is aangebracht om de kwetsbaarheid van het netwerk te verkleinen en dus de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. De verschillende gemeenten zijn met elkaar verbonden in één netwerk. Hiermee is plateau 2 gerealiseerd. Plateau 3: centraal beheerde ICT voorzieningen Door het verbinden van de gemeenten in één netwerk is het ook mogelijk geworden om alle ICTvoorzieningen van de gemeenten centraal te beheren vanuit één locatie. In dit concept betekent het
dat alle apparatuur die bij de verschillende gemeenten en de RDI staat opgesteld van afstand kan worden bediend en beheerd. Tevens zijn er twee rekencentra opgezet - in Doorn en Soest - om het beheer op termijn te vereenvoudigen, één standaard werkplek aan te kunnen bieden en alle applicaties van de servers van de gemeenten te verhuizen naar de nieuwe rekencentra op de nieuwe de infrastructuur. Zo is een infrastructuur gecreëerd die voldoet aan de stand van techniek van dit moment. Er is gekozen voor bewezen concepten die breed in de markt gebruikt worden. Tevens is gekozen voor concepten (Citrix en virtualisatie) die het beheer zoveel mogelijk beperken en daardoor kostenbesparend zijn. Hiermee is plateau 3 gerealiseerd. Plateau 4: standaard werkplekken De realisatie van dit plateau is onderverdeeld in een aantal subonderdelen. Te weten: 1. migratie van de werkplekken van oud naar standaard nieuw (front-end); 2. migratie van de mail naar één centraal platform (exchange); 3. migratie van alle applicaties en hardware van de serverruimtes van de gemeenten naar de nieuwe infrastructuur van de RID (back-end). Om punt 1 van plateau 4 te kunnen realiseren is in samenwerking met de gemeenten een standaard werkplek gedefinieerd. Deze standaard werkplek zorgt ervoor dat de werkplek er op iedere gemeente hetzelfde uitziet. Op de standaard werkplek worden de office pakketten aangeboden zoals Word, Excel, PowerPoint, mail, etc. Tevens worden via deze werkplek alle gemeente specifieke applicaties aangeboden. De standaard werkplek zorgt ervoor dat medewerkers in iedere gemeente achter een willekeurige werkplek kunnen gaan zitten en vandaaruit zijn of haar werk kan doen. Tevens kunnen de medewerkers printen op de plek waar ze werken met het zogenaamde “follow me–concept. Als onderdeel van de standaard werkplek is ook een voorziening geïmplementeerd waarmee overal waar een internet verbinding aanwezig is de werkplek opgestart kan worden. Dit laatste betekent dat medewerkers ook vanuit huis zijn of haar werkplek kunnen openen en thuis kunnen printen op een in het thuisnetwerk aangesloten printer. De uitrol van de standaard werkplek is gestart in november 2013 bij de RID en in maart 2014 bij de eerste gemeente. Er is voor gekozen om fasegewijs, gemeente -voor-gemeente, te migreren naar de nieuwe werkplek. In december 2015 zijn de werkplekken- (front-end) en de mail (exchange) migraties afgerond. Hiermee zijn de punten 1 en 2 van plateau 4 gerealiseerd. Dienstverlening aan de gemeenten De doelstelling van de RID was en is het zorgdragen voor een betere (adequate) ICT-dienstverlening voor de deelnemende organisaties. Op dit moment is op de vlakken kwaliteit, kennis en kwetsbaarheid veel in gang gezet. Samen met de vertegenwoordigers van de gemeenten wordt voortdurend gekeken naar het stroomlijnen van de dienstverlening. Afspraken over de dienstverlening zijn vastgelegd in Dienst Verleningsovereenkomsten (DVO’s), Service Level Agreements (SLA’s) en het Dosierafspraken en Procedure (DAP). Er zijn overlegstructuren in het leven geroepen om de vastgelegde afspraken te bewaken en zo nodig bij te stellen (ICT-regisseursoverleg en I-adviseursoverleg). Tevens is een Producten- en Diensten Catalogus opgesteld voor en door de gemeenten. Er wordt dagelijks gewerkt aan het verbeteren van het beheer door het toepassen van de ITIL (Information Technology Infrastructure Library) processen. Hierin is de PDCA-cyclus van Demming verwerkt die zorgt voor constante evaluatie en verbetering . Het verbeteren van de processen kost inspanning en tijd. Aantoonbaar is dat de processen voor het verwerken van meldingen aan de helpdesk en wijzigingen verbeteren.
Veder worden er opleidingen verzorgt in ITIL (beheer), BiSL (Informatiemanagement) en Prince2 (projectmanagement). Maandelijks worden rapportages verzorgd waarin duidelijk wordt wat de prestatie is van de RID-organisatie. Zo zien we dat het verhelpen van problemen aanzienlijk verbeterd is sinds in november 2015 de nodige maatregelen zijn getroffen.
Wat moet er nog gebeuren? Punt 3 van plateau 4, de migratie van de back-end (alle applicaties en servers die nog bij de gemeenten staan) is op dit moment nog niet afgerond. Oorzaak uitloop van de planning Bij de start van de RID in juli 2012 is zeer voortvarend gestart met de realisatie van de organisatie en de nieuw te bouwen infrastructuur. Tevens is een optimistische planning (binnen 2,5 jaar) gemaakt voor het migreren van de oude ICT systemen en werkplekken van de zeven gemeenten naar nieuwe systemen, netwerken en rekencentra. Gedurende 2 jaar (plateau 1,2 en 3) is de planning gehaald. Daarna stokte de planning als gevolg van de volgende problemen:
Het migreren van de oude werkplekken van de gemeenten naar de nieuwe werkplekken koste meer tijd dan van tevoren ingeschat. Met name het overzetten van speciale werkplekken en speciale programma’s vraagt in de praktijk meer tijd . Hiervoor moet zeer veel inspanning door gemeenten (testen) en RID (bouwen) geleverd worden; (Re)organisatie perikelen binnen de gemeenten stonden de realisatie van de standaard werkplek in de weg. Hierdoor konden gemeenten geen tijd vrijmaken voor het testen van de nieuwe werkplekken; Er waren technische problemen die de migratie in de weg stonden en die eerst opgelost dienden te worden voordat de implementatie verder kon. Er wordt gesproken over één standaardwerkplek, maar in de praktijk bleek dat iedere gemeente zijn eigen couleur locale heeft. Niet ten aanzien van de standaarden als Mail, Word of Excel, maar wel wanneer het gaat om specifieke printers, verschillende hardware (bijvoorbeeld voor Paspoorten) en programma’s die men gebruikt; In februari van 2015 ontstonden er grote problemen in de netwerkverbindingen tussen de gemeenten. Dit heeft geleid tot een crisisaanpak om de problemen op te lossen en herhaling te voorkomen. Door deze crisis zijn de prioriteiten aangepast en heeft de migratie enige tijd stilgelegen. Daarna was er grote aarzeling van de gemeenten om de migratie op te pakken, gezien het vertrouwen in de infrastructuur. Bovenstaande problemen zijn onvoldoende gesignaleerd, gecommuniceerd en gemitigeerd door de leiding van de RID. Hierdoor is lang bij OGO en AB het beeld blijven bestaan dat het goed zou komen. Dit wordt bevestigd door het Verbeterplan van mei 2015 dat aangeeft dat de realisatie van de plateaus eind 2016 gerealiseerd zal zijn en dat geen melding maakt van additionele kosten.
De migratie naar de nieuwe werkplek heeft langer geduurd dan verwacht (verwachte realisatiedatum was 1 januari 2015). Daardoor konden ook de migraties die hiervan afhankelijk waren (mail en back-end) niet of slechts gedeeltelijk gestart worden. De realisatie van de front-end en de mail zijn afgerond per december 2015. Afmaken van de migratie Randvoorwaarde om de dienstverlening op het in 2012 afgesproken niveau te krijgen, is de migratie van de oude servers en applicaties van de gemeenten naar de nieuwe infrastructuur van de RID. Hiervoor is een plan gemaakt en de financiële impact bepaald. Verderop in dit stuk zal ingegaan worden op de financiële consequenties. De reële planning voor dit onderdeel is dat er een doorlooptijd wordt voorzien van één jaar om de back-end migratie af te ronden.
Evaluatie van de organisatie De organisatie van de RID is in 2012 vormgegeven met de kennis en kunde van dat moment. In december 2015 is door bureau M&I/Partners onderzoek gedaan naar de organisatie van de RID, getoetst aan de kennis en kunde van het huidige moment. Doel van dit onderzoek is om op basis van onder andere benchmarks met vergelijkbare samenwerkingsverbanden aan te geven hoe de organisatie van de RID versterkt en geprofessionaliseerd kan worden. Dit onderzoek heeft geleerd dat de RID op dit moment een formatie heeft die 4 fte onder het gemiddelde ligt. Dit laatste is merkbaar in de snelheid waarmee wijzigingen worden doorgevoerd en de overall kwaliteit van de dienstverlening aan de gemeenten. Wat is er nodig? Voor de realisatie van de backend-migratie en verbetering van de organisatie zijn extra financiële middelennodig. Wij onderscheiden hierbij vier elementen: 1. 2. 3. 4.
De investeringen en de daaruit voortvloeiende lasten van de back-end migratie; De kwantitatieve verbetering van de organisatie; De kwalitatieve verbetering van de organisatie; De overige kosten.
1. De investeringen en de daaruit voortvloeiende lasten van de back-end migratie Om de back-end migratie te kunnen realiseren, moeten wij investeren in de hardware. Er is namelijk meer opslagcapaciteit nodig voor zwaardere applicaties. Bovendien moet er extra aandacht besteed worden aan de beveiliging . De investering die hiervoor benodigd is bedraagt € 692.000. De kapitaallasten hiervan bedragen € 122.000 per jaar. Het jaarlijks onderhoud wordt geraamd op € 108.000. Totale jaarlijkse last komt hiermee op € 230.000. Om dit project te realiseren, is extra menskracht nodig. Dit is berekend op € 962.000. In overleg met onze accountant is besloten dit bedrag te activeren. De jaarlijkse last hiervan bedraagt € 203.000. Om de huidige infrastructuur operationeel te houden, is nog tijdelijk extra menskracht nodig. Het gaat hierbij om de inhuur van een Windows-beheerder en de inhuur van storage-beheer. De kosten hiervan bedragen eenmalig € 178.000. Overzicht kosten back-end migratie Omschrijving
Incidenteel 2016
Structureel Totaal 2016 2016
Investering hardware Onderhoud hardware
108.000
178.000
Structure el 2018
230.000
230.000
148.000
203.000
108.000
Investering menskracht Tijdelijke inhuur
Structureel 2017
178.000
Totaal backend
178.000
108.000
286.000
378.000
433.000
Dit betreft met nadruk uitsluitend de kosten voor de RID. In de eigen organisaties van gemeenten zullen nog kosten moeten worden gemaakt voor de inhuur van leveranciers, applicatiebeheerders en applicatietesters. 2. De kwantitatieve verbetering van de organisatie Uit het onderzoek naar de formatie is gebleken dat deze vanaf de start van de organisatie structureel te laag is geweest. Om de kosten van de uitbreiding van de formatie zo laag mogelijk te houden, wordt ervoor gekozen om een tijdelijke arbeidsrelatie met de nieuwe medewerkers aan te gaan. Gelet op de kwaliteit van de medewerkers die worden aangetrokken, is het uitgangspunt dat er geen WW-verplichtingen zullen ontstaan. Er wordt gekozen voor tijdelijke arbeidsrelaties, om de handen vrij te hebben voor de toekomstscenario’s. Teneinde knelpunten in de dienstverlening te voorkomen, wordt tijdens de werving gebruik gemaakt van inhuurkrachten. Overzicht formatie-uitbreiding Omschrijving Inhuur personeel
Incidenteel 2016
Structureel 2016
282.000
Structureel 2017
Structureel 2018
282.000
Formatieuitbreiding Totaal formatie
Totaal 2016
282.000
83.000
83.000
248.000
248.000
83.000
365.000
248.000
248.000
3. Kwalitatieve verbetering van de organisatie
Op een aantal onderdelen is een kwaliteitsimpuls noodzakelijk. Wij onderscheiden hierbij drie elementen, te weten: opleidingen, adviezen en boventallig personeel.
Geconstateerd is dat er een achterstand is op het gebied van de opleiding van het personeel. Dit zijn zowel opleidingen die de kennis en kunde vergroten van algemene kennis, als opleidingen op technisch gebied. Er zijn een aantal opleidingen gepland, te weten: ITIL, BiSl, Prince2 en communicatieopleidingen; Door het jaar heen, blijken er op diverse gebieden adviezen nodig te zijn. Dit kan zijn naar aanleidingen van richtlijnen van de centrale overheid of adviezen omdat specifieke kennis ontbreekt bij de RID. Voorbeelden daarvan zijn DiGiD audits, de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG), etc. Het is de bedoeling om adviezen op te gaan nemen als structureel onderdeel van de budgettering; Door structurele uitval van een aantal medewerkers is op een paar formatieplekken sprake van boventalligheid. Er wordt naarstig gezocht naar een oplossing. Deze oplossingen kosten echter tijd en geld. Voor komend jaar zullen we dan ook zeker rekening moeten houden met boventalligheid in de formatie van de RID.
Overzicht kwalitatieve verbetering organisatie Omschrijving
Incidenteel 2016
Structureel 2016
Totaal 2016
Structureel 2017
Structureel 2018
Opleidingskosten
77.000
30.000
107.000
30.000
30.000
Advieskosten
115.000
115.000
115.000
115.000
Boventalligheid
118.000
118.000
118.000
263.000
340.000
263.000
Totaal kwaliteit
77.000
145.000
4. Overige kosten Op dit moment heeft de RID een interim-directeur. Dit is duurder dan een vaste invulling. De werving van een nieuwe vaste directeur loopt op dit moment. Een ander punt is dat er vanaf 2012 geen rekening is gehouden met loon- en prijsstijgingen in de begroting. Geconstateerd is dat dit niet is vol te houden. Vanaf nu wordt dan ook rekening gehouden met stijging van deze lasten. Het begrotingstekort in 2016 en volgende jaren is het gevolg van hogere kapitaallasten en hogere licentiekosten dan begroot. De effecten hiervan zijn zoveel als mogelijk gemitigeerd. Een volledige sluitende begroting bleek echter niet mogelijk. Overzicht overige kosten Omschrijving
Incidenteel 2016
Inter.-directeur
67.000
Structureel 2016
Totaal 2016
Structureel 2017
Structureel 2018
67.000
Inflatiecorrectie
34.000
34.000
34.000
34.000
Begrotingstekort
96.000
96.000
79.000
59.000
130.000
197.000
113.000
93.000
Totaal overig
67.000
Recapitulatie In onderstaande tabellen geven wij u een overzicht van de hogere kosten van de RID-Utrecht en de gevolgen voor de afzonderlijke klantorganisaties Recapitulatie Omschrijving
Incidenteel 2016
Structureel 2016
Totaal 2016
Structureel 2017
Structureel 2018
Backend
178.000
108.000
286.000
378.000
433.000
Formatie
282.000
83.000
365.000
248.000
248.000
Kwaliteit
77.000
263.000
340.000
263.000
145.000
Overig
67.000
130.000
197.000
113.000
93.000
Totaal
604.000
584.000
1.188.000
1.002.000
919.000
Gevolgen per klantorganisatie Klant
2016
2017
2018
Baarn
133.000
112.000
103.000
Bunnik
105.000
89.000
81.000
De Bilt
221.000
186.000
170.000
Soest
221.000
186.000
170.000
RDWI
120.000
101.000
94.000
Utrechtse Heuvelrug
241.000
204.000
188.000
Wijk bij Duurstede
147.000
124.000
113.000
1.188.000
1.002.000
919.000
De toekomst Hoe de dag van morgen eruit ziet, weten we niet precies. Met de bovenstaande investeringsimpuls brengen we de organisatie en de digitale infrastructuur van de RID op een adequaat niveau. De vraag is of dit voldoende is voor de toekomst. Immers: de ontwikkelingen gaan razendsnel, zowel op informatie als op automatisering. De samenleving verandert door de ontwikkelingen in de informatie technologie eveneens. Informatie altijd en overal beschikbaar. Deze informatie op een eenvoudige en veilige manier kunnen bewerken en delen én altijd en overal met iedereen kunnen communiceren en samenwerken, dat is onze ambitie en dat is wat de samenleving van ons verwacht. We staan voor grote uitdagingen, onder meer vastgelegd in de Digitale Agenda 2020 en nieuwe wetgeving zoals de Wet Meldplicht Datalekken. Om uitdagingen in de I-samenleving op te kunnen pakken, helpt samenwerking. Wat ons niet onderscheidt, zouden we samen moeten doen. Zelfstandig kunnen we niet meer aan de toekomstige verplichtingen voldoen. Samen zijn we sterker en komen we verder. Het zal nodig zijn om blijvend te investeren in ICT. Binnen de RID kunnen we kennis en kosten met elkaar delen.
