REGELING MATERIEELBEHEER RIJKSOVERHEID 2006
Vanaf 1 mei 2006 werkt Domeinen volgens de nieuwe Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006.
regelingen; het Besluit materieelbeheer 1996 en het Besluit beheer overtollige rijksgoederen 1977. Deze zijn met de inwerkingtreding van de nieuwe regeling komen te vervallen.
Wat wijzigt er voor overtollige onroerende zaken? Wat valt onder de regeling?
Ten opzichte van het voormalige Besluit beheer overtollige
De Regeling heeft betrekking op het materieelbeheer van
rijksgoederen is het nodige gewijzigd. Zo is de procedure die
rijksgoederen. Met materieelbeheer wordt de zorg voor
bij het afstoten van onroerende zaken moet worden gevolgd
niet-geldelijke zaken van het moment van in beheer- of
duidelijker geregeld. Onderdeel van de procedure is de voor
ingebruikneming bedoeld. Niet-geldelijke zaken kunnen
keursvolgorde die bij overtollig gestelde onroerende zaken
zowel onroerende als roerende zaken zijn. Niet alle roerende
moet worden gevolgd. Deze voorkeursvolgorde geldt voor
zaken vallen onder de regeling: de archieven van het Rijk,
publieke organen, zoals ministeries (rijksdiensten), bepaalde
kunstvoorwerpen in het beheer van het Rijk (voor zover het
door het Rijk gesubsidieerde instellingen en decentrale over
materieel beheer van deze zaken bij of krachtens andere
heden. Deze organen krijgen voorrang om overtollig vastgoed
wettelijke bepalingen is geregeld) en kunstvoorwerpen van
via overdracht, koop of huur in eigendom of in beheer over te
het Rijk die aan derden in materieelbeheer zijn gegeven,
nemen. Op die manier wordt een optimale herbestemming in
vallen niet onder de regeling.
de publieke sfeer nagestreefd. In bijzondere omstandigheden kan met instemming van de Minister van Financiën van deze
Waarom een nieuwe regeling?
voorkeursvolgorde worden afgeweken. Daarnaast voorziet
Aan de totstandkoming van de nieuwe regeling lagen zowel
de Regeling in het aanhouden van overtollig vastgoed als dat
formele als inhoudelijke redenen ten grondslag. In de
in het belang van het Rijk is, bijvoorbeeld als het Rijk binnen
Comptabiliteitswet 2001, artikel 38, lid 1, (Staatsblad 2002,
een aantal jaren een andere bestemming voor een onroerend
413) is bepaald dat het materieelbeheer bij de rijksoverheid
goed voorziet of grond ontwikkelpotentie heeft. Verkoop of
via een ministeriële regeling moet worden uitgewerkt. Hier
verhuur aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen.
is met de nieuwe regeling vorm aan gegeven. De Regeling
Bij ingebruikgeving aan andere ministeries of colleges vindt
materieelbeheer rijksoverheid 2006 geeft daarnaast
interne doorberekening plaats op grond van marktconforme
nadere invulling aan het beheer van materieel dat bij
prijzen.
het Rijk (rijksdiensten) in gebruik is en aan het beheer van materieel dat bij een dienst als overtollig wordt
De Regeling materieelbeheer rijksoverheid is op 26 april 2006
beschouwd. Voorheen waren hiervoor twee afzonderlijke
in nummer 81 van de Staatscourant gepubliceerd.
Regeling materieelbeheer rijk soverheid 2006 2. De risico’s van schade voor en aansprakelijkstelling
Hoofdstuk 2. Het beheer van materieel
van de Staat worden om redenen van doelmatigheid
Paragraaf 2.1. Risicobeheersing
verzekeren wordt genomen in overeenstemming met
Artikel 2
de Minister van Financiën.
1. De minister of het college legt de beschrijving van
3. In overleg tussen de minister of het college en
de administratieve organisatie met betrekking
de Minister van Financiën kan worden besloten, dat
tot het materieelbeheer vast en draagt zorg voor
de afwikkeling van een schade of een aansprakelijk
de toepassing van de in die administratieve
stelling namens het Rijk door de Minister van
De Minister van Financiën,
organisatie vastgelegde procedures.
Financiën geschiedt.
Gelet op artikel 38, eerste lid, van de
2. De minister of het college draagt er zorg voor dat
Comptabiliteitswet 2001;
in het kader van het gevoerde materieelbeheer een
Paragraaf 2.2. A angewezen voorraden
adequate administratie wordt bijgehouden.
Artikel 6
Regeling van de Minister van Financiën van 18 april 2006, houdende bepalingen omtrent het beheer van materieel bij het Rijk (Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006)
in het algemeen niet verzekerd. Een besluit tot
1. Voorraden, voor zover deze benodigd zijn voor
Besluit: Artikel 3
de bedrijfsvoering, worden zodanig aangehouden
Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen
1. In beheer of in gebruik genomen zaken worden
dat de continuïteit van de bedrijfsvoering voldoende
zodanig beheerd of gebruikt dat onnodig kwaliteits-
gewaarborgd is en dat geen ondoelmatige voorraden
en kwantiteitsverlies worden voorkomen.
ontstaan.
Artikel 1
Van door de minister of het college aan te wijzen
2. De minister of het college kan voorraden roerende
1. In deze regeling wordt verstaan onder:
roerende zaken wordt op niet vooraf aangekondigde
zaken aanwijzen, waarop artikel 7 van toepassing is.
a. minister: de minister wie het aangaat;
momenten de aanwezigheid in de organisatie
b. college: een college, genoemd in artikel 1,
gecontroleerd. De resultaten van de controle worden
Artikel 7
eerste lid, onder e, van de Comptabiliteitswet
in de administratie vastgelegd.
1. Van aangewezen voorraden houdt de minister
20011, wie het aangaat; c. materieelbeheer:
2. De minister of het college inventariseert de risico’s
of het college een voorraadadministratie bij.
de zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het
dat door oorzaken gelegen buiten de organisatie
2. De administratie van een aangewezen voorraad,
moment van inbeheer- of ingebruikneming tot
aan inbeheer of in gebruik genomen zaken
benodigd voor de bedrijfsvoering, bevat in het
aan het moment van afstoting; d. overtolligstelling:
aanzienlijke schade kan worden toegebracht.
algemeen gegevens omtrent: a. de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak
de vaststelling dat een zaak niet langer nodig is voor de bedrijfsvoering; e. budgettaire
Artikel 4
passende eenheid; b. de aanwezige hoeveelheden,
middelenafspraak: de afspraak tussen de Minister
1. In beheer of in gebruik genomen zaken worden
alsmede de voorraadmutaties; c. de aanschafprijzen;
van Financiën en een minister of een college over
zodanig beheerd of gebruikt dat de kans op schade
d. de leveranciers; e. de locatie waar de voorraad
de budgettaire bestemming van de opbrengst
aan derden of aansprakelijkstelling door derden
wordt aangehouden; f. de namen van de voorraad
van een afgestoten zaak; f. budgettairebijdrage
zoveel mogelijk wordt voorkomen.
beheerders en van de beschikkende functionarissen.
afspraak: de afspraak tussen de Minister van
2. De minister of het college inventariseert de risico’s
3. Tot afgifte van zaken uit een aangewezen voorraad
Financiën en een minister of een college over
dat met in beheer of ingebruik genomen zaken
is uitsluitend bevoegd de betrokken voorraad
de budgettaire bijdrage van de minister,
aanzienlijke schade aan derden kan worden
beheerder in opdracht van de beschikkende
respectievelijk het college in de door de dienst
toegebracht, dan wel dat het beheer of het gebruik van
functionarissen.
Domeinen te maken kosten van afstoting van
die zaken aanleiding kan zijn tot aansprakelijkstelling
4. Bij het beheer van een aangewezen voorraad
een zaak. 2. Voor de toepassing van deze regeling
door derden met aanzienlijke financiële gevolgen.
wordt een voldoende functiescheiding toegepast. 5. In het algemeen ten minste eenmaal per jaar wordt
worden tot onroerende zaken medegerekend zaken ten aanzien waarvan aan de Staat een
Artikel 5
door middel van een aanwezigheidscontrole, te
niet-zakelijk recht tot gebruik is verleend.
1. Aan de hand van de inschatting van de kans dat de
verrichten door een van de voorraadbeheerder
3. Deze regeling is niet van toepassing op:
geïnventariseerde risico’s, bedoeld in de artikelen
onafhankelijke functionaris, nagegaan of de voorraad
a. de archieven van het Rijk; b. kunstvoorwerpen
3 en 4, zich zullen voordoen, wordt besloten of en
in overeenstemming is met de bijgehouden voorraad
in het beheer bij het Rijk, voor zover het materieel
zo ja welke preventieve maatregelen moeten worden
administratie. De resultaten van die controle worden
beheer van deze zaken bij of krachtens andere
genomen ter voorkoming of beperking van de risico’s,
betrouwbaar vastgelegd.
wettelijke bepalingen is geregeld; c. kunst
danwel welke repressieve maatregelen moeten
6. Na afloop van elk jaar legt de voorraadbeheerder
voorwerpen van het Rijk die aan derden in
worden genomen voor het herstel van de schade of
verantwoording af over het door hem in het voor
materieelbeheer zijn gegeven.
de opvang van de gevolgen van aansprakelijkstelling.
afgaande jaar gevoerde voorraadbeheer overeen
komstig de door de minister of het college
uitstelt, kan de dienst Domeinen, nadat de Minister
zaak kan een voorkeurspositie bij de koop of de
vastgestelde procedure.
van Financiën de minister of het college schriftelijk
huur worden gegeven.
een voorstel tot overdracht in tijdelijk beheer heeft
9. Verkoop of verhuur aan derden geschiedt tegen
Hoofdstuk 3. Het afstoten van overtollige zaken
gedaan, de betrokken zaak zonder een besluit tot
marktconforme prijzen. Bij ingebruikgeving aan
overtolligstelling in tijdelijk beheer overnemen.
andere ministers of colleges vindt interne door
Paragraaf 3.1. Roerende zaken
Paragraaf 3.2. Onroerende zaken
prijzen.
Artikel 8
Artikel 9
10. Indien de dienst Domeinen overweegt af te wijken
1. De minister of het college neemt over roerende zaken
1. De minister of het college meldt de onroerende
van de toepassing van het zevende lid, kan zij
die niet langer nodig zijn voor de bedrijfsvoering van
zaak, waarvan overtolligstelling wordt overwogen,
daarover het advies van de Raad voor Vastgoed
zijn ministerie, respectievelijk van het college zo
zo spoedig mogelijk aan bij de dienst Domeinen.
Rijksoverheid vragen.
spoedig mogelijk een besluit tot overtolligstelling.
2. De minister of het college neemt over een
11. Indien een afstoting of een overdracht als
2. De minister of het college doet van een besluit
onroerende zaak die niet langer nodig is voor de
bedoeld in het zevende lid wordt overwogen, kan de
tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk
bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk
dienst Domeinen daarover advies vragen aan de
mededeling aan de dienst Domeinen.
van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot
Raad voor Vastgoed Rijksoverheid als dat uit hoofde
3. De minister of het college draagt overtollig
overtolligstelling.
van de belangenafweging naar het oordeel van de
gestelde, roerende zaken in tijdelijk beheer over
3. De minister of het college doet van een besluit
dienst Domeinen wenselijk is.
aan de dienst Domeinen, tenzij het zaken betreft
tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk mede
die doormiddel van inruil worden verkocht.
deling aan de dienst Domeinen.
4. De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst
4. De minister of het college draagt een overtollig
Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst
gestelde, onroerende zaak in tijdelijk beheer over
Artikel 10
Domeinen en met inachtneming van gemaakte
aan de dienst Domeinen. Artikel 8, negende lid,
De minister of het college kan in bijzondere
budgettairemiddelenafspraken dan wel van
is van overeenkomstige toepassing.
omstandigheden met de instemming van de
gemaakte budgettairebijdrageafspraken.
5. De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst
Minister van Financiën afwijken van de bepalingen
5. De dienst Domeinen draagt het materieelbeheer
Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst
van deze regeling.
van overtollig gestelde zaken via ingebruikgeving
Domeinen en met inachtneming van gemaakte
berekening plaats op basis van marktconforme
Hoofdstuk 4. Slotbepalingen
aan andere ministers of colleges of via verhuur aan
budgettairemiddelenafspraken dan wel van
Artikel 11
derden over, dan wel stoot die zaken via verkoop
gemaakte budgettairebijdrageafspraken.
1. De regels, bedoeld in artikel 38, eerste lid,
aan derden af. Verhuur of verkoop aan derden
6. De dienst Domeinen draagt het materieelbeheer
van de Comptabiliteitswet 2001, ten aanzien van het
geschiedt tegen marktconforme prijzen.
van een overtollig gestelde onroerende zaak via
materieelbeheer, zoals die regels zijn vastgesteld
6. De dienst Domeinen kan de kosten van afstoting
ingebruikgeving aan andere ministers of colleges
bij de Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2003
geheel of gedeeltelijk aan de overtolligstellende
of via verhuur aan derden over, dan wel stoot de
van 25 september 2002, worden ingetrokken.
minister of het college in rekening brengen, indien
zaak via verkoop aan derden af, tenzij hij in het
2. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling
zij die kosten niet kan dekken uit de opbrengst
belang van het Rijk besluit tot het aanhouden van
materieelbeheer rijksoverheid 2006.
van afstoting. Zij doet daarvan zo spoedig mogelijk
een onroerende zaak in tijdelijk beheer.
3. Deze regeling treedt in werking met ingang van
mededelingaan de minister of het college.
7. Bij ingebruikgeving, verhuur of verkoop wordt
1 mei 2006 en werkt terug tot en met 1 januari 2006.
7. De dienst Domeinen kan toestemming verlenen
in het algemeen de volgende voorkeursvolgorde in
dat afstoting door de minister of het college zelf
acht genomen: a. ministeries en colleges; b. door
Deze regeling zal met de toelichting in de
plaatsvindt. Aan die toestemming kunnen
het Rijk gesubsidiëerde organisaties, indien de
Staatscourant worden geplaatst.
voorwaarden worden verbonden.
minister ten laste van wiens begroting de subsidie is
8. Roerende zaken die niet op de in het vijfde lid
of wordt verstrekt, de dienst Domeinen verzoekt om
bedoelde wijze kunnen worden afgestoten of over
een voorkeurspositie voor de betrokken organisatie
gedragen, stoot de dienst Domeinen voor rekening
bij de koop of de huur; c. gemeenten, provincies en
van de minister of het college door middel van
waterschappen; d. andere rechts- of natuurlijke
vernietiging af.
personen.
9. Indien naar het oordeel van de dienst Domeinen
8. Aan de gebruiksgerechtigde die de onroerende
de minister of het college een besluit tot
zaak voorafgaand aan het moment van afstoting
overtolligstelling of een overdracht in tijdelijk
geheel of grotendeels in gebruik heeft, of aan een
beheer aan de dienst Domeinen ondoelmatig lang
eigenaar van een aan de onroerende zaak aan grenzende onroerende
De Minister van Financiën, G. Zalm. 1
oals deze artikel onderdelen van de Comptabiliteitswet 2001 Z komen te luiden, nadat het bij koninklijke boodschap van 13 oktober 2004 ingediende voorstel van wet tot Tweede wijziging van de Comptabiliteitswet 2001 (Kamerstukken II, 2004-2005, 29.833, nr. 2) tot wet is verheven en in werking is getreden.
Toel ichting Algemeen Formeel In de Comptabiliteitswet 2001 (Stb. 2002, 413) (CW 2001) is de wetgevingsdelegatie ten aanzien van de regelgeving over het materieelbeheer bij het Rijk gewijzigd. In de voorgaande CW was geregeld dat het materieel beheer - zowel het beheer van
organisatorische maatregelen, waaronder interne
het bij rijksdiensten in gebruik zijnde materieel
bereikt door meer nadruk te leggen op hetgeen
als het beheer van overtollig materieel - bij of
beoogd wordt (doelen, output), dan op de wijze
controlemaatregelen (ao/ic), dat het materieel
krachtens algemene maatregel van bestuur nader
waarop (methoden, systemen, instrumenten, e.d.)
beheer voldoet aan de normen die in artikel 25,
moest worden uitgewerkt. Dat is gebeurd bij het
die doelen en output moeten worden bereikt.
eerste lid, van de CW 2001 zijn gesteld, te weten
Besluit materieelbeheer 1996 en bij het Besluit
Ook kan meer doelmatigheid met betrekking tot
doelmatig, rechtmatig, ordelijk en controleerbaar.
beheer overtollige rijksgoederen uit 1977.
beheerszaken worden bereikt als minder centraal
Binnen elke organisatie dient de ao/ic daartoe
en meer decentraal wordt geregeld, omdat dan
adequaat beschreven te zijn en dient het
Op grond van artikel 38, eerste lid, van de CW 2001 dient thans het materieelbeheer bij ministeriële regeling nader te worden uitgewerkt.
meer maatwerk geleverd kan worden. Materieelbeheer wordt binnen de rijksover
management door adequate maatregelen van ic zich ervan te verzekeren dat de beheers
Dat gebeurt in de onderhavige Regeling
heid beschouwd als een onderdeel van de bedrijfs
handelingen (activiteiten) ook daadwerkelijk
materieelbeheer rijksoverheid 2006. In deze
voering (zie artikel 21, tweede lid, CW 2001).
volgens de ao-beschrijving worden uitgevoerd.
regeling wordt zowel nader invulling gegeven aan
Bedrijfsvoering houdt het sturen en beheersen in
Voor management-, controle- en verantwoordings
het beheer van het materieel dat bij het Rijk
van de bedrijfsprocessen binnen een organisatie
doeleinden is het tevens noodzakelijk dat een
(bij rijksdiensten) in gebruik is als aan het beheer
om tot een doeltreffende en doelmatige realisatie
adequate administratie inzake het middelenbeheer
van materieel dat bij een dienst als overtollig
van beleidsdoelstellingen te komen. In de bedrijfs
wordt gevoerd.
wordt beschouwd1.
processen - zowel de primaire (beleids)processen
Doordat er in de CW 2001 niet langer is
Om te voorkomen dat elke organisatie voor
als de ondersteunende processen - gaat het om de
zich het (ao/ic-)wiel uitvindt, kan het doelmatig
voorzien in een basis voor een algemene maatregel
organisatie van de in te zetten apparaatsmiddelen
zijn op centraler niveau van òf een dienst òf een
van bestuur voor beide besluiten, zijn die besluiten
(zoals personeel, materieel, financiën, huisvesting,
ministerie òf op interdepartementaal niveau tot
met ingang van de datum van inwerkingtreding
informatie en administratie) 3. De doelmatigheid
een aantal regels (normen) te komen. Daarbij moet
van de CW 2001, dat wil zeggen met ingang van
van de organisatie van die middelen staat daarbij
ervoor gewaakt worden dat te specifieke normen
1 september 2002, van rechtswege vervallen.
voorop. Met de onderhavige regeling wordt derhalve
worden gesteld, omdat daardoor het kader voor
Door middel van een tijdelijke bepaling in de
primair een doelmatig materieelbeheer beoogd.
een eigen invulling per organisatie (maatwerk)
Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2003
Artikel 21, eerste lid, CW 2001 legt de verantwoor
te zeer kan worden ingeperkt. Alleen indien
zijn de bepalingen uit beide besluiten feitelijk
delijkheid voor een doelmatige bedrijfsvoering
uniformering duidelijk meerwaarde heeft, zijn
gehandhaafd2. Met de inwerkingtreding van de
expliciet bij de ministers. Overigens dient het
specifieke normen zinvol.
onderhavige regeling komt deze tijdelijke bepaling
materieelbeheer op grond van artikel 25, eerste
te vervallen (zie artikel 11, eerste lid).
lid, van de CW 2001 rechtmatig, ordelijk en
beperkt zich daarom voor het in gebruik zijnde
controleerbaar te worden gevoerd.
materieel in de artikelen 2 tot en met 7 tot een
Inhoudelijk
De onderhavige regeling is dan ook primair
De onderhavige interdepartementale regeling
aantal globale normen. Voor zover de normen
De inhoudelijke opzet van de Regeling materieel
een uitvoeringsregeling in het kader van de
specifieker zijn, zoals het tweede lid van artikel 3,
beheer rijksoverheid 2006 is ten opzichte de oude
bedrijfsvoering binnen de departementen.
waarin wordt bepaald dat van bepaalde zaken op
regelingen aanzienlijk gewijzigd. In het kader
In artikel 1, derde lid, is daarom deze regeling niet
niet vooraf aangekondigde momenten de aan
van de moderniseringsplannen voor het gehele
van toepassing verklaard op de archieven en op
wezigheid in de organisatie wordt gecontroleerd,
complex aan comptabele regels die voor de
de kunstvoorwerpen van het Rijk die aan derden
wordt het aan de minister of het college over
Rijksoverheid gelden, wordt in deze nieuwe
in materieelbeheer zijn gegeven. Dergelijke zaken
gelaten de (waardevolle en makkelijk te verplaatsen)
regeling met de modernisering van de regelgeving
zijn immers in het algemeen niet als bedrijfs
zaken aan te wijzen waarvoor zo’n aanwezigheids
inzake het materieelbeheer een aanvang gemaakt.
voeringsmiddelen te beschouwen. Daarnaast geldt
controle uit risico-oogpunt zinvol wordt
De moderniseringsplannen vormen mede een
deze regeling wel voor zaken waarvoor het Rijk
geoordeeld. Ook is maatwerk per organisatie
uitvloeisel van de aanbevelingen die zijn gedaan in
alleen een tijdelijke opslag- en bewaarfunctie
onderdeel mogelijk door de in artikel 6, tweede lid,
het Interdepartementaal Beleidsonderzoek Regel
heeft, zoals in beslaggenomen goederen.
opgenomen kan-bepaling ten aanzien van het
druk en Controletoren (Kamerstukken II, 29.950,
aanwijzen van voorraden. Op deze wijze wordt aan
nr. 1). De insteek is om mede ter beperking van
Regelgeving: centraal of decentraal?
een minister of college voldoende vrijheid gelaten
de administratieve lasten van de departementen,
Middelenbeheer in het kader van de bedrijfs
om een eigen beheersbeleid ter zake te voeren.
waar mogelijk en wenselijk, te komen tot minder
voering van een organisatie dient op grond van het
centrale regelgeving en - voor zover centrale
subsidiariteitsbeginsel - ook wat de regelgeving
Risicobeheersing
regelgeving nuttig en nodig wordt geoordeeld - te
daaromtrent betreft - plaats te vinden in de laagste
Doelmatig middelenbeheer dient in essentie
komen tot meer doelmatige regelgeving. Een meer
organisatorische eenheid van de bedrijfsvoering
gericht te zijn op het beheersen van risico’s.
doelmatige regelgeving kan onder andere worden
en wel door het treffen van zodanige administratief
In de artikel 2 tot en met 5 staat het aspect van
risicobeheersing daarom centraal. De volgende
is dat in geval van huur en lease meestal ook het
reallocatieregeling van onroerend goed hebben
risico’s in het kader van het materieelbeheer zijn
geval, maar in het algemeen niet als het om in
betrekking op het beroep op de leenfaciliteit
daarin opgenomen:
bewaring genomen zaken gaat. In dit laatste geval
anticiperend handelen5 (beschikbaar budget
i de materiële risico’s die inherent zijn aan
gaat het meestal om louter tijdelijke opslag van
€ 25 mln. per jaar op begroting IXB, vanaf 2008
bedrijfsvoering en die kunnen leiden tot onnodig
zaken (opslagfunctie). In de onderhavige regeling
€ 17,5 mln. per jaar) en de benutting van de
kwantiteits- en kwaliteitsverlies van de betrokken
hebben de gegeven bepalingen zowel betrekking
inkoopfaciliteit door het Gemeenschappelijk
zaak (ondoelmatig materieelverbruik);
op (toebehorende en toevertrouwde) zaken die
Ontwikkelingsbedrijf. In de nieuwe regeling zijn
ii de risico’s dat schade door het beheer of gebruik
benodigd zijn voor de bedrijfsvoering van het Rijk
de verschillende stappen in de verkoopprocedure
van de zaak aan anderen wordt toegebracht of dat
als op in bewaring genomen toevertrouwde zaken.
verduidelijkt en flexibeler gemaakt, zodat beter
het beheer of gebruik aanleiding vormt tot
op marktsituaties en marktontwikkelingen kan
aansprakelijkstelling van de organisatie door
Overtollig materieel
worden ingespeeld om tot optimale verkoop
derden;
De bepalingen inzake overtollig materieel zijn
resultaten te komen.
iii de risico’s dat door oorzaken van buiten de
opgenomen in hoofdstuk 3 (het afstoten van
organisatie schade aan het materieel wordt
overtollige zaken) en wel in de artikelen 8 en 9.
aangebracht (met naast de directe schade aan het
Ten opzichte van de bepalingen in het voormalige
materieel ook de risico’s van indirecte schade
Besluit beheer overtollige rijksgoederen is daarin
doordat het bedrijfsproces wordt verstoord), en
het nodige gewijzigd. Zo is de procedure die bij
iv de politieke risico’s die voor een overheids
afstoten van roerende en onroerende zaken
Artikel 1
organisatie inherent zijn aan het feit dat ook over
gevolgd moet worden thans duidelijker geregeld.
Eerste lid, onderdeel a
de bedrijfsvoering - en dus over schades als gevolg
De dienst Domeinen4 krijgt meer invloed om zaken
De minister wie het aangaat, is in het algemeen de
van de risico’s onder i tot en met iii - in een politieke
die ondoelmatig lang door een dienst niet
minister die verantwoordelijk is voor de bedrijfs
context verantwoording moet worden afgelegd.
overtollig worden gesteld, dan wel zaken waarvan
voering van het betrokken organisatie-onderdeel
na overtolligstelling de feitelijke overdracht ondoel
bij het Rijk of de minister die verantwoordelijk is
In het algemeen kan men in het kader van risico
matig lang wordt uitgesteld, intern te vorderen.
voor het beheer van in bewaring genomen zaken
beheersing tot adequate maatregelen komen als
De belangrijkste wijziging is evenwel gelegen in
(bijvoorbeeld voor in beslag genomen zaken).
weloverwogen een aantal stappen wordt gezet.
het beheer van onroerende zaken die bij het Rijk
In de toelichting bij artikel 5, eerste lid, wordt
overtollig worden. Op grond van de aanbevelingen
Eerste lid, onderdeel b
daarop nader ingegaan.
in het rapport Reallocatie van Rijksvastgoed (een
De colleges, genoemd in artikel 1, eerste lid, onder
rapport van de werkgroep Reallocatie Onroerende
e, van de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001),
Toebehorende en toevertrouwde zaken
Zaken Rijksoverheid in opdracht van de Raad voor
zijn de hoge colleges van staat (Staten-Generaal,
Bij het materieelbeheer van de rijksoverheid is het
Vastgoed Rijksoverheid, van oktober 2003) is een
Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale
zinvol om naast het onderscheid dat gemaakt kan
voorkeursvolgorde in artikel 9 van de onderhavige
ombudsman), het Kabinet der Koningin, de
worden tussen materieel (of zaken) dat bij rijks
regeling opgenomen. Deze voorkeursvolgorde
Kanselarij der Nederlandse orden en de kabinetten
diensten in gebruik is of bij diensten overtollig is
geldt voor publieke organen, zoals andere
van de gouverneurs van de Nederlandse Antillen
geworden, ook onderscheid te maken tussen het
ministeries (rijksdiensten), bepaalde door het
en van Aruba.
materieel dat het Rijk al dan niet in eigendom
Rijk gesubsidiëerde instellingen en decentrale
heeft. Artikel 25, tweede lid, CW 2001 spreekt in
overheden; deze organen zullen bij voorrang in
teitswet 2001 (Kamerstukken II, 29.833) is vast
dit verband over toebehorende en toevertrouwde
de gelegenheid gesteld worden om het onroerend
gesteld, geldt de opsomming in artikel 1, eerste
zaken. Bij toebehorende zaken moet gedacht
goed dat bij een rijksdienst overtollig is geworden
lid, onder e tot en met h, van de CW 2001. Alsdan
worden aan al die zaken die de rijksoverheid als
via overdracht, koop of huur in eigendom of in
is de Commissie van toezicht betreffende de
eigenaar aanschaft dan wel anderszins verwerft
beheer over te nemen. Hiermee wordt beoogd dit
inlichtingen- en veiligheidsdiensten aan de
(bijvoorbeeld via schenking of vererving).
onroerend goed een optimale herbestemming in
colleges toegevoegd.
Bij toevertrouwde zaken kan gedacht worden aan
de publieke sfeer te geven.
zaken die via huur of lease dan wel via inbewaring
Artikelsgewijs Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen
Zodra de Tweede wijziging van de Comptabili
Eerste lid, onderdeel c
neming (bijvoorbeeld in beslaggenomen zaken)
Financiële gevolgen
Onder materieelbeheer wordt verstaan: de zorg voor
onder het beheer van het Rijk zijn gekomen.
De onderhavige regeling heeft geen (additionele)
niet-geldelijke zaken vanaf het moment van inbeheer-
financiële gevolgen. De zorg voor een adequaat
of ingebruikneming tot aan het moment van afstoting.
benodigd zijn voor het functioneren van de
materieelbeheer behoort tot de normale dagelijkse
De CW 2001 zelf bevat (in artikel 25) geen definitie
betrokken rijksdienst. Bij toevertrouwde zaken
taken van een (overheids)organisatie. De financiële
van hetgeen onder materieelbeheer wordt verstaan.
In het algemeen zullen de toebehorende zaken
gevolgen van de nieuwe
In lijn met de bedoeling van de wetgever en met hetgeen algemeen gebruikelijk is, is in dit onderdeel c een definitie opgenomen. De definitie van materieel beheer beperkt zich tot niet-geldelijke zaken, dat wil zeggen tot onroerende zaken (die per definitie niet-geldelijk zijn)
Over de normale kosten van afstoting, bijvoor
en roerende zaken voor zover die nietgeldelijk zijn.
beheer waarvoor de Staat als huurder of lessee
Bij geldelijke zaken (i.c. geld in de vorm van munten
verantwoordelijk is, wordt beëindigd op het
beeld de transportkosten voor het afvoeren van
en muntbiljetten) is vanzelfsprekend geen sprake van
moment dat het huur- of leasecontract afloopt of
overtollige, roerende zaken ter vernietiging,
materieelbeheer, maar van financieel beheer. Daarop
wordt beëindigd en de zaak fysiek aan de eigenaar
worden geen bijdrageafspraken gemaakt. Deze
zijn andere dan de onderhavige voorschriften van
wordt overgedragen.
kosten kunnen aan het betrokken ministerie of
toepassing (onder andere het Besluit kasbeheer
college in rekening worden gebracht en dienen uit
1998). In het vervolg van deze toelichting wordt
Eerste lid, onderdeel e
de reguliere bedrijfsvoeringsbudgetten te worden
kortheidshalve steeds van zaken gesproken in
Onder budgettairemiddelenafspraak wordt
bekostigd.
plaats van nietgeldelijke (roerende) zaken.
verstaan: de afspraak tussen de Minister van Financiën en een andere minister of een college
Tweede lid
rechten op onroerende zaken, octrooien, licenties,
Op niet-stoffelijke goederen, zoals bijvoorbeeld
over de budgettaire bestemming van de opbrengst
Deze bepaling is overgenomen uit artikel 6, vierde lid,
auteursrechten, is de regeling niet van toepassing.
van een afgestoten zaak. Namens de Minister van
van het oude Besluit beheer overtollige rijksgoederen
Financiën worden dergelijke afspraken met de
(Stb. 1977, 473). Als voorbeelden van zaken ten
sprake als zaken, voorafgaande aan het gebruik,
Inspectie der Rijksfinanciën (IRF) gemaakt; door de
aanzien waarvan de Staat een nietzakelijk recht tot
in een voorraad worden opgeslagen. Van inbeheer
dienst Domeinen wordt de daartoe relevante
gebruik is verleend zijn aan te merken onroerende
neming is ook sprake bij zaken die louter in
informatie aangeleverd. Omdat de departementen
zaken die het Rijk in erfpacht heeft of huurt of least.
bewaring (opslag) zijn genomen, zoals het geval
(diensten) in het verleden de middelen voor de
is bij in beslag genomen zaken. Ook bij het tijdelijk
aanschaffingen van het materieel uit de algemene
Derde lid, Onderdeel a
beheer dat de dienst Domeinen met betrekking
middelen ‘om niet’ ter beschikking gesteld hebben
De archieven zijn in het algemeen niet te rekenen
tot overtollige zaken voert, is sprake van inbeheer
gekregen, ligt het niet zonder meer in de rede dat
tot zaken die benodigd zijn voor het functioneren
neming en niet van ingebruikneming.
eventuele opbrengsten bij afstoting beschikbaar
(de bedrijfsvoering) van de rijksdienst. Aan het
komen voor het betrokken departement of college.
archiefbeheer is, naast een informatie-aspect
Van inbeheerneming is in het algemeen
Van ingebruikneming is in het algemeen sprake in situaties waarin zaken door koop, huur of lease
In de praktijk worden echter om beleidsmatige
en een opslagaspect, ook een materieelaspect
worden aangetrokken om in de bedrijfsvoering
redenen vaak dergelijke afspraken gemaakt, mede
te onderscheiden. De bepaling in dit artikellid,
worden gebruikt.
omdat het een prikkel kan zijn om overtollige
dat deze regeling niet van toepassing is op de
zaken niet onnodig lang binnen de organisatie te
archieven van het Rijk, heeft met name betrekking
Eerste lid, onderdeel d
handhaven. Als die afspraken zijn gemaakt, dient
op het informatie- en het opslagaspect en niet op
Onder overtolligstelling wordt verstaan: de vast
daarmee bij de administratieve afhandeling van
het materieelaspect. De onderhavige regeling is
stelling dat een zaak niet langer nodig is voor de
het overdragen en afstoten van het overtollige
derhalve wel van toepassing op de fysieke zaken
bedrijfsvoering. Een dergelijke vaststelling is
materieel rekening te worden gehouden.
die benodigd zijn voor de opslagfunctie (lektrievers, dossiermappen, e.d.). Op de overige aspecten van
nodig, omdat op grond van artikel 25, vierde lid, CW 2001 de Minister van Financiën verant
Eerste lid, onderdeel f
het archiefbeheer is de archiefregelgeving van
woordelijk is voor het beheer van het overtollige
Onder budgettairebijdrageafspraak wordt
toepassing (onder andere de Archiefwet, Stb.
materieel bij het Rijk. Door de vaststelling wordt
verstaan: de afspraak tussen de Minister van
1995, 276, en het Archiefbesluit, Stb. 1995, 671).
duidelijk wanneer het overtollige materieel in
Financiën en een andere minister of een college
Een archief wordt dus niet beschouwd als een
beheer dient te worden overgedragen. Op grond
over de budgettaire bijdrage van de minister of het
voorraad dossiermappen.
van de bepalingen in hoofdstuk 3 van de
college in de door de dienst Domeinen te maken
onderhavige regeling dient het overtollige
kosten van afstoting van een zaak. Te denken valt
Onderdelen b en c
materieel in beheer aan de dienst Domeinen te
bijvoorbeeld aan specifieke voorbereidingskosten
Kunstvoorwerpen kunnen worden gerekend tot
worden overgedragen. Naar de aard is dit beheer
als grondsaneringskosten die op grond van milieu
materieel van een bijzondere aard vanwege hun
een tijdelijk beheer. Domeinen zal zorgdragen voor
wetgeving gemaakt moeten worden. Als die
decoratieve, artistieke, cultuurhistorische of
het doelmatig afstoten ervan: in het algemeen via
afspraken zijn gemaakt, dient daarmee bij de
wetenschappelijke waarde. Het Rijk is zowel
verkoop, soms via verhuur aan derden of ingebruik
administratieve afhandeling van het overdragen en
eigenaar van museale collecties, die veelal in
geving aan andere rijksdiensten of in geval er geen
afstoten van het overtollige materieel rekening te
beheer zijn gegeven aan zelfstandige musea, als
opbrengstwaarde resteert via vernietiging.
worden gehouden. Namens de Minister van
van afzonderlijke kunstvoorwerpen, die veelal ter
Financiën worden eventuele budgettairebijdrage
verfraaiing en of in verband met hun represen
met betrekking tot zaken die in eigendom door de
afspraken door de IRF gemaakt; door de dienst
tatieverhogende waarde in de rijksgebouwen
Staat zijn verworven. Gehuurde of geleaste zaken
Domeinen wordt de daartoe relevante informatie
worden uitgestald (en soms zijn opgeslagen). De
worden niet overtollig gesteld. Het materieel
aangeleverd.
groep afzonderlijke kunstvoorwerpen dienen in
Van overtolligstelling kan alleen sprake zijn
het algemeen niet tot de (strikte) bedrijfsvoering
Hoofdstuk 2. Het beheer van materieel
materieelbeheer gelden overigens de in artikel 25 van de CW 2001 vastgelegde (proces)normen van
van de betrokken dienstonderdelen; zij kunnen de bedrijfsvoering echter wel veraangenamen.
Artikel 2
ordelijkheid, controleerbaarheid, rechtmatigheid en
Uit oogpunt van materieelbeheer is het zinvol om
Eerste lid
doelmatigheid.
op deze groep kunstvoorwerpen, zolang daarvoor
Artikel 21, eerste lid, CW 2001 legt de verantwoorde
Bij rechtmatigheid moet niet alleen gedacht
nog geen specifieke regelgeving bestaat, de
lijkheid voor de bedrijfsvoering6 van een ministerie -
worden aan het naleven van interne regelingen,
bepalingen van de onderhavige regeling van
en daarmee op grond van het tweede lid voor onder
maar ook aan de naleving van eventuele contract
toepassing te laten zijn. Het ministerie van
andere het materieelbeheer - bij de betrokken
uele bepalingen die aan het gebruik van bepaalde
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werkt aan
minister. Als uitvloeisel van die verantwoordelijk
zaken zijn verbonden.
een specifieke beheerregeling voor museale
heid wordt in het eerste lid bepaald, dat de
kunstvoorwerpen. Het ligt gezien het bijzondere
ministers en de colleges de administratieve
beheer ook rekening gehouden moeten worden met
karakter van deze voorwerpen in de rede dat die
organisatie, waaronder de maatregelen van interne
het toepassen van voldoende functiescheiding
specifieke regeling, zodra die in werking is
controle (ao/ic), met betrekking tot het materieel
(scheiding tussen beheren/bewaren, beschikken,
getreden, gaat gelden boven de onderhavige
beheer dienen te beschrijven en zorg dienen te
registreren/administreren en controleren).
regeling. Dat wordt in onderdeel b geregeld.
dragen voor een juiste toepassing van de ao/ic. Zij
Bij inventarisbeheer is functiescheiding minder
zijn derhalve verantwoordelijk voor een naar opzet
van belang dan bij voorraadbeheer.
De onderhavige regeling blijft echter wel
Indien relevant zal in de ao/ic van het materieel
van toepassing op die kunstvoorwerpen die niet
en werking adequate ao/ic met betrekking tot het
onder de OCW-regeling worden gebracht; naar
materieelbeheer op hun departementen. Een eerste
onmogelijk om de bewarende functie aan één persoon
verwachting zijn dat bijvoorbeeld kunst
stap daartoe is de inventarisatie van de interne
toe te wijzen. De inventarisgoederen zullen immers
voorwerpen die louter een decoratieve waarde,
risico’s die het materieelbeheer van de organisatie
ruimtelijk verspreid in een organisatie ter beschikking
maar geen of nauwelijks artistieke, cultuur
negatief kunnen beïnvloeden.
van (groepen) medewerkers staan. Een bewarende
historische of wetenschappelijke waarde hebben. Overigens is onderdeel b ook van toepassing
Het voeren van (materieel)beheer omvat zowel
Bij inventarisbeheer is het in het algemeen fysiek
functie is dan dus niet zo relevant. De beschikkende
het verrichten van beheershandelingen als het
functie kan worden uitgevoerd door degene die ook
op kunstvoorwerpen die het Rijk huurt of in bruik
bijhouden van een administratie. Dit tweede
verantwoordelijk is voor de registratie van de
leen heeft gekregen.
aspect komt in het tweede lid aan de orde.
inventarisgoederen. In het algemeen is vooral een
Op museale kunstvoorwerpen waarvan het
De beheershandelingen dienen erop gericht
goede registrerende functie van belang, met name
Rijk de eigenaar is, maar die in museaal beheer
te zijn te bewerkstelligen dat op de juiste plaats
van de goederen met een zekere (financiële) waarde.
aan zelfstandige musea zijn gegeven, is de onder
in de organisatie op het juiste moment en in de
De inventarisadministratie die door deze functionaris
havige regeling niet van toepassing, omdat het
benodigde omvang het personeel kan beschikken
wordt bijgehouden dient adequaat gevoerd te worden,
feitelijk materieelbeheer niet in (meer) handen
over kwalitatief goed materieel, teneinde het voor
opdat daaraan betrouwbare informatie kan worden
van het Rijk is. Hierop zal alleen de OCW-regeling
genomen beleid te kunnen uitvoeren. Het betreft
ontleend. Om te zorgen dat de inventarisadministratie
inzake museale voorwerpen van toepassing zijn.
(beheers) handelingen, zoals het in ontvangst
adequaat wordt gevoerd, is het zinvol in de
nemen, het tijdelijk in opslag houden (voorraad
administratieve organisatie te voorzien in interne
Rijk die aan derden in beheer worden gegeven,
beheer), het intern leveren uit de voorraad, het
controlemaatregelen. Via accountants of auditors kan
ligt het in de rede dat bij de in beheergeving
gebruiken of verbruiken, het onderhouden, het
invulling worden gegeven aan de (gescheiden)
afspraken worden gemaakt over het materieel
beveiligen, het afleveren bij verkoop of het over
controlerende functie, waarbij men zich vooral zal
beheer daarvan.
dragen aan Domeinen in geval van overtolligheid.
richten op de opzet en de werking van het toegepaste
Andere aspecten van materieelzorg (materieel
inventarissysteem.
Bij afzonderlijke kunstvoorwerpen van het
Het afstoten van (museale) kunstvoorwerpen
Voor de functiescheiding bij voorraadbeheer
waarvan het Rijk eigenaar is, valt buiten het
beheer) die tot beheershandelingen zullen leiden,
materieelbeheer (zie definitie van materieelbeheer
zijn bijvoorbeeld de risico’s dat met het materieel
in artikel 1). Ook voor het afstoten van dergelijke
schade aan derden of aan het milieu kan worden
voorwerpen is artikel 25, vierde lid, van de
toegebracht. De bedrijfsinterne milieuzorg
Tweede lid
Comptabiliteitswet 2001 inzake overtollig materieel
(bijvoorbeeld het beperken van afval of vervuiling)
Het tweede aspect van materieelbeheer omvat
van belang. De bepalingen van hoofdstuk 3 (het
is derhalve een aspect van materieelbeheer.
het bijhouden van administraties die daarmee
afstoten van overtollige zaken) van de onderhavige
wordt verwezen naar artikel 7, vierde lid.
Bij in bewaring genomen zaken zal de zorg
samenhangen (administratief beheer), teneinde
regeling, in casu de inschakeling van de dienst
voor die zaken vooral zijn gericht op het voorkomen
te kunnen voorzien in de benodigde beheers- of
Domeinen, zijn daarmee ook op (museale)
van kwantiteits- en zo mogelijk van kwaliteits
managementinformatie en om die administraties
kunstvoorwerpen van toepassing.
verlies, opdat vermogensverlies voor de recht
te kunnen gebruiken voor controle- en verant
matige eigenaar zoveel mogelijk wordt beperkt. Voor het voeren van
woordingsdoeleinden. Om die reden wordt in het tweede lid de zorg voor het bijhouden van een adequate administratie aan de minister of het college opgedragen. Het bijhouden van een adequate administratie van het materieelbeheer betekent niet dat van alle uitge voerde beheershandelingen
een weerslag in de administratie moet zijn terug
Van inventarisgoederen kan het, afhankelijk van
eventueel gesloten verzekeringscontracten (reden
te vinden.
de risico’s die daarmee gelopen worden, bijvoor
van afsluiten, voorwaarden, premies). De beschik
Ook houdt het niet in dat bijvoorbeeld van alle in
beeld zinvol zijn om vast te leggen (a) de plaats
baarheid van schadestatistieken is een voor
gebruik zijnde materiële zaken in de administratie
waar deze zaken zich binnen de organisatie dienen
waarde voor het maken van risico-analyses.
moet worden vastgelegd waar deze in de
te bevinden, (b) wie daarover het dagelijks beheer
Wat als meer belangrijke schades en
organisatie in welke omvang (hoeveelheden)
voert of wie daarvan dagelijks gebruikmaken, (c)
aansprakelijkstellingen moeten worden
worden gebruikt of verbruikt.
de onderhoudsbeurten en de storingen, (d) de
beschouwd, is ter beoordeling van de betrokken
Het bijhouden van een adequate administratie
jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen.
minister. Daarbij kan worden opgemerkt dat ook
houdt wel in dat gegevens inzake het materieel
Het hebben van inzicht in de kosten van
kleine schaden belangrijk kunnen zijn, met name
zodanig administratief worden vastgelegd, dat
afschrijving van duurzame zaken is in het algemeen
als het veel voorkomende, identieke schades
daaraan informatie kan worden ontleend die van
van belang wanneer aan derden tarieven of prijzen
betreft. Dat kan namelijk wijzen op één enkele
belang is ter beheersing van de risico’s die met het
in rekening worden gebracht voor verrichte
oorzaak die alleen door registratie manifest wordt.
materieelbeheer wordt gelopen. In de artikelen
diensten of geleverde producten. Daartoe kan het
In het algemeen moet ervan worden uitgegaan, dat
3 tot en met 5 wordt nader ingegaan op de risico’s
wenselijk zijn dat met betrekking tot duurzame
er van aansprakelijkstellingen altijd een schrifte
die kunnen worden onderkend en op de wijze
zaken met een hoge aanschafprijs, naast gegevens
lijke of electronische vastlegging (dossiervorming)
waarop die kunnen worden beheerst.
over de aanschafprijzen, ook gegevens over de
zal plaatsvinden.
Ook moet een adequate administratie op grond van artikel 26, eerste lid, CW 2001 voldoen aan de (proces)eisen van ordelijkheid, controleer baarheid, rechtmatigheid en doelmatigheid. In deze regeling worden geen inhoudelijke
jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen van die duurzame zaken voorhanden zijn. Ook inzicht in de staat van onderhoud van dergelijke zaken is van belang. Wanneer duurzame
Overigens gelden voor administraties de bepalingen die in de (bovendepartementale) Regeling departementale begrotingsadministratie (RDB) zijn opgenomen.
zaken niet goed worden onderhouden, kunnen
eisen aan de administraties gesteld, afgezien van
werkprocessen niet meer of in onvoldoende mate
Artikel 3
hetgeen in artikel 7, lid 2, voor administraties van
worden uitgevoerd en moeten eerder middelen
Eerste lid
aangewezen voorraden wordt voorgeschreven.
worden aangewend om de zaken opnieuw aan te
Het materieel dat voor het functioneren van een
Elke minister (college) dient zelf te bepalen van
schaffen. Adequaat onderhoud kan bovendien een
organisatie (de bedrijfsvoering) nodig is, dient
welke gegevens het vanuit risicobeheersing zinvol
eventuele inruilprijs of tweedehandsverkoopprijs
zodanig gebruikt en verbruikt te worden dat onnodig
en relevant is dat die worden vastgelegd, dan wel
positief beïnvloeden. Bijgehouden kan bijvoorbeeld
kwaliteits- en kwantiteitsverlies wordt voorkomen.
welke informatie aan de administraties ontleend
worden wanneer onderhoudsbeurten hebben
Dat vergt van alle betrokkenen een zorgvuldig
moet (kunnen) worden. In het algemeen dient er
plaatsgevonden, wanneer de eerstvolgende
gebruik van met name investeringsachtige zaken
rekening mee te worden gehouden dat aan een
onderhoudsbeurt zal moeten plaatsvinden, welke
als meubilair, automatiseringsgoederen, dienst
administratie de volgende informatie moet kunnen
belangrijke onderdelen bij het onderhoud zijn
auto’s e.d. Het management heeft tot taak om dit
worden ontleend:
vervangen, e.d. Naast gegevens over het onderhoud
zorgvuldige gebruik te stimuleren. Daarnaast
a. informatie ten behoeve van het eigen
kan het relevant en zinvol zijn om ook het aantal
speelt het management een belangrijke rol in het
management om een doelmatig materieelbeheer te
storingen en de aard van deze storingen bij te
creëren binnen de organisatie van een klimaat,
kunnen voeren; b. informatie ten behoeve van de
houden. Dergelijke gegevens kunnen van belang
waarin mogelijke inbreuken op de integriteit
minister van Financiën in het kader van zijn toezicht
zijn bij vervangingsbeslissingen en bij besluiten
(bijvoorbeeld het gebruik van materiële zaken voor
op de uitvoering van de begroting; c. informatie die
om een beroep te doen op de geldende garantie
privé-doeleinden) tot een minimum wordt beperkt.
in het kader van de jaarlijkse verantwoording via
bepalingen.
het departementaal jaarverslag nodig is om aan de
Aan (risico)administraties van (veroorzaakte)
Ook in beheer (maar nog niet in gebruik) genomen zaken (zoals werkvoorraden, maar ook
Staten-Generaal verantwoording over het gevoerde
schades en van aansprakelijkstellingen door
in bewaring genomen zaken) dienen zodanig te
materieelbeheer te kunnen afleggen; d. informatie
derden zullen geheel andere inhoudelijke eisen
worden opgeslagen, dat zo min mogelijk
die op incidentele basis ten behoeve van de verant
moeten worden gesteld. Naast het bijhouden van
kwaliteits- en kwantiteitsverlies op kan treden.
woording aan de Tweede Kamer moet kunnen
gegevens over de meer belangrijke, voorgevallen
Zo dient er bijvoorbeeld zorg voor gedragen te
worden overgelegd.
schaden en aansprakelijkstellingen (onder andere
worden dat de kwaliteit van de zaken niet wordt
oorzaak, omvang, frequentie, herstelwijze), zullen
beïnvloed door weersomstandigheden, dat zaken
Wat betreft de behoefte aan management
vaak ook andere van belang zijnde gegevens
niet van (chemische) samenstelling veranderen,
informatie ligt het in de rede, dat aan inventaris-
worden bijgehouden. Gedacht kan bijvoorbeeld
niet beschadigd kunnen worden of niet brand
administraties andere inhoudelijke eisen gesteld
worden aan gegevens over de (resultaten van de)
gevaarlijk worden opgeslagen. Naast deze
zullen worden dan aan voorraadadministraties.
preventiemaatregelen en met betrekking tot de
kwaliteitsaspecten dient er zorg voor te worden
gedragen dat de opgeslagen zaken niet kunnen
Artikel 4
Artikel 5
worden ontvreemd. In bewaring genomen zaken
Eerste lid
Eerste lid
(bijvoorbeeld in beslag genomen zaken, consignatie
Naast schade of kwaliteits- en kwantiteitsverlies,
Een adequate risicobeheersing omvat in het
zaken als onbeheerde nalatenschappen, e.d.) en
die aan het eigen materieel van een organisatie
algemeen de volgende beheersmatige stappen:
voorraden dienen dan ook, uitzonderingen
kan ontstaan door eigen gebruik of door oorzaken
a. inventariseren welke risico’s er in het kader
daargelaten, in afsluitbare ruimten te worden
van buiten, kan met het eigen materieel ook
van materieelbeheer (kunnen) worden gelopen;
opgeslagen.
schade aan derden worden veroorzaakt.
b. inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s
In dit lid is als norm opgenomen dat dergelijke
zich zullen voordoen;
Tweede lid
schades aan derden en aansprakelijkstellingen
c. inschatten wat de gevolgen (effecten) zijn als
Van inventariszaken waarvan het zinvol wordt
door derden zoveel mogelijk moeten worden
de risico’s zich voordoen, waarbij in het algemeen
geoordeeld een administratie bij te houden, kan
voorkomen. Niet alleen omdat als het beheer of
de kans vermenigvuldigd met het effect een
het zinvol zijn om op onregelmatige momenten na
het gebruik van zaken dergelijke gevolgen heeft,
indicatie geeft van de omvang van het risico;
te gaan of deze nog in de organisatie aanwezig
dit voor de organisatie ondoelmatig is, maar
d. bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst
zijn. De toezichtskosten dienen daarbij te worden
ook omdat de (rijks)overheid een speciale
moeten worden door het treffen van maatregelen
afgewogen tegen het risico dat deze zaken worden
verantwoordelijkheid naar burgers, bedrijven
in de sfeer van preventie (bijvoorbeeld beveiligings
ontvreemd. Met name moet hier worden gedacht
en instellingen heeft om dergelijk (onbedoeld)
maatregelen) en/of in de repressieve sfeer van de
aan duurzame zaken die voor individueel of collectief
onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te voor
opvang van of het herstel van de gevolgen van de
gebruik in de organisatie zijn uitgezet, zoals personal
komen. Aansprakelijkstellingen zijn vaak het
risico’s als die zich zullen voordoen (bijvoorbeeld
computers, kopieermachines, faxapparaten, kunst
gevolg van aansprakelijkheid die ontstaat door
door een calamiteitenplan, waaronder maatregelen
werken e.d.. Wanneer uit de aanwezigheidscontroles
op onrechtmatige wijze veroorzaakte schades.
voor een adequate bereddering onmiddellijk
blijkt dat bepaalde zaken zijn verdwenen, ligt het
Voorbeelden zijn schades veroorzaakt met
na een schadeevenement (‘salvage’7));
in de rede dat - naast mogelijke aansprakelijk
dienstauto’s of defensiematerieel, milieuschade
e. het treffen van preventieve maatregelen om
stelling van de betrokken personen - nadere
door het gebruik - en bij specifieke overheids
de risico’s te verminderen of te voorkomen.
(beveiligings)maatregelen worden overwogen.
organisaties door het vervoer of de opslag - van
Dit kan bijvoorbeeld leiden tot het vaker houden
milieu-onvriendelijke stoffen.
van aanwezigheidscontroles, tot het fysiek ver
Stap a wordt gedekt door de bepalingen in artikel 3, lid 3, en artikel 4, lid 2. De overige stappen
grendelen (aan de ketting leggen) van duurzame
Tweede lid
zaken of tot verscherping van de uitgangsbeveiliging
In dit tweede lid wordt voorgeschreven dat de
van een gebouw.
risico’s geïnventariseerd moeten worden dat met
die op grond van de stappen b t/m d wordt
worden afgedekt door het onderhavige lid. Op basis van de (doelmatigheids) afweging
materieel van de organisatie schade aan derden
gemaakt, kan besloten worden om ten aanzien
Derde lid
kan worden toegebracht dan wel dat het beheer
van bepaalde risico’s geen preventieve en/of
Kwaliteits- en kwantiteitsverlies kunnen ook
of gebruik van materieel aanleiding kan zijn
repressieve maatregelen te nemen. Vanuit
optreden door oorzaken buiten het gebruik en
tot aansprakelijkstellingen. Ook hier geldt dat
verantwoordingsoptiek is het gewenst dat aan
derhalve vaak door oorzaken gelegen buiten
inventarisatie de eerste noodzakelijke stap is
de hand van de administratie (dossiervorming)
(de directe invloedsfeer van) de organisatie.
in het proces om dergelijke risico’s afdoende
nagegaan kan worden op grond van welke
Calamiteiten die brand-, water- storm- of
te kunnen beheersen.
explosieschades veroorzaken, zijn daarvan
afwegingen wel of niet tot maatregelen, en
Risicobeheersing in het kader van de
zo ja welke, is besloten.
voorbeelden, maar ook de uitval van elektra- en
onderhavige regeling heeft betrekking op ‘zaken’.
waterlevering of van voorzieningen als telefoon- en
Omdat niet-stoffelijke goederen (bijvoorbeeld
beveiligingsmaatregelen in het kader van materieel
internetverbindingen. Naast calamiteiten die voor
octrooien, licenties, auteursrechten, e.d)
beheer (beveiligingsbeleid) moet ook gewezen
vele organisaties dezelfde impact kunnen hebben,
daartoe niet worden gerekend, is deze regeling
worden op het Besluit voorschrift informatie
kennen vele organisaties ook hun specifieke
daarop formeel niet van toepassing (zie de
beveiliging rijksdienst 1994 (een besluit van de
risico’s. De bepaling in dit derde lid legt de minister
toelichting bij artikel 1, eerste lid, onder c).
minister-president van 22 juli 1994). Dit besluit
of het college de verplichting op de risico’s te
Het is echter zinvol ook te inventariseren of er
heeft een reikwijdte die veel verder gaat dan de
inventariseren dat door oorzaken van buiten de
risico’s zijn verbonden aan het gebruik van
onderhavige regeling, omdat het betrekking heeft
organisatie aanzienlijke schade aan het materieel
dergelijke niet-stoffelijke goederen. Inbreuken
op het gehele proces van informatievoorziening
kan worden aangebracht. Inventarisatie is de eerste
op licenties, octrooien (denk bijvoorbeeld aan
van de rijksoverheid.
noodzakelijke stap in het proces om risico’s afdoende
het niet-rechtmatige (illegale) gebruik van
te kunnen beheersen.
gelicentieerde software) kunnen tot aanzienlijke schadeclaims leiden.
Ten aanzien van het eventueel treffen van
Wat de hardware-matige kant van dit proces betreft (te denken valt bijvoorbeeld aan de opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur), lijkt er sprake van een zekere overlapping; de hardware (het materieel) bestaat namelijk uit zaken waarop ook de onderhavige regeling betrekking heeft. Het Besluit voorschrift informatie beveiliging rijksdienst 1994 geeft echter op hoofdlijnen alleen
procedurele voorschriften, die moeten leiden tot
over historische (schade) gegevens van alle
Artikel 7
het formuleren, het vastleggen en het implementeren
betrokken rijksvoertuigen. Ook bij het eventueel
Eerste lid
van een informatiebeveiligingsbeleid.
afsluiten van een collectief verzekeringscontract
In het algemeen vormt het bijhouden van een
zal inzicht in de schadehistorie van belang zijn
kwantitatieve administratie, waaronder een voorraad
Daarbij is een uitgangspunt dat dit beleid wordt ingebed en afgestemd op het algemene beveiligings
voor een verantwoorde risico-inschatting en
administratie, een noodzakelijke voorwaarde voor
beleid dat een departement voert. Dit algemene
premiestelling.
het voeren van een doelmatig materieelbeheer.
beveiligingsbeleid, dat betrekking heeft op zowel
Indien op grond van dit lid in overleg wordt
Er dient aan te kunnen worden ontleend of de
personeel als materieel, dient voor zover het betrek
besloten bepaalde schades of aansprakelijk
benodigde zaken in de vereiste hoeveelheden tijdig
king heeft op materiële zaken met toepassing van
stellingen namens het Rijk door Financiën te laten
beschikbaar zullen zijn om de bedrijfsvoering
de onderhavige regeling vorm te worden gegeven.
afwikkelen, zal in het algemeen de Minister van
ongestoord te laten verlopen. De voorraadadmini
Beide regelingen sluiten dan ook op elkaar aan.
Financiën over dergelijke historische schade
stratie kan een hulpmiddel zijn bij het uitvoeren
Van een overlapping die tot tegenstrijdigheden aan
gegevens moeten kunnen beschikken. Op grond
van verschillenanalyses. Met behulp van de voor
leiding zou kunnen geven, hoeft geen sprake te zijn.
van de bepaling in artikel 42 van de CW 2001 kan
raadadministratie kunnen ook periodiek gebruiks-
hij dergelijke informatie bij zijn ambtgenoten
of verbruiksmetingen worden verricht. Getoetst aan
opvragen.
beschikbare ervaringscijfers kan een opmerkelijk
Overigens heeft het besluit inzake de informatiebeveiliging geen betrekking op de hoge colleges van staat, terwijl de onderhavige regeling ook op die colleges van toepassing is.
gebruik of verbruik worden vastgesteld. Artikel 6 Eerste lid
Tweede lid
Tweede lid
Voorraden (roerende zaken) die benodigd zijn voor
De wijze van administreren (het aggregatieniveau)
Bij repressieve maatregelen kan, naast een
een onbelemmerde bedrijfsvoering dienen te zijn
kan per voorraad verschillen. Van duurzame zaken
calamiteitenplan, ook gedacht worden aan het
afgestemd op de behoeften van het betrokken
zullen de in dit artikellid bedoelde gegevens veelal
vooraf treffen van budgettaire voorzieningen of
organisatie-onderdeel. De continuïteit van de
per individueel exemplaar in de voorraadadministratie
het verzekeren van bepaalde risico’s. Als algemene
bedrijfsvoering moet niet in gevaar komen door
worden bijgehouden. Van niet-duurzame zaken kan
beleidslijn binnen de rijksoverheid geldt echter,
een voorraadtekort. Vanuit doelmatigheidsover
dat worden gedaan in een bij die zaken passende
dat het Rijk zich niet verzekert8. Het Rijk is derhalve
wegingen moet er echter ook voor worden gewaakt
eenheid, bijvoorbeeld per artikelsoort, per artikel
eigen-risicodrager voor schades die het bezit of
dat er een voorraadsurplus ontstaat; een voorraad
groep of per partij. Met beschikkende functionarissen
het gebruik van materieel met zich mee kan brengen.
surplus legt immers onnodig beslag op financiële
(punt f) worden de materieelordonnateurs
Belangrijkste motief voor nietverzekeren is dat,
middelen. Daarnaast zijn aan het in voorraad houden
bedoeld, dat wil zeggen de personen die bevoegd
gelet op het gezamenlijke volume en de spreiding
van zaken, kosten en risico’s (zoals prijsrisico,
zijn tot het doen van interne bestellingen, dan wel
van de risico’s bij het Rijk, het dragen van eigen
risico van bederf, risico van veroudering en risico
die bevoegd zijn om opdrachten te verstrekken tot
risico in het algemeen doelmatiger is dan verzekeren.
van ontvreemding) verbonden.
uitname uit de voorraad.
waarvoor individuele ministers (departementen)
Tweede lid
het in het algemeen dienstig is deze in een voorraadadministratie op te nemen, hebben alleen
Omdat dit motief niet hoeft te gelden voor de risico’s
De in dit lid opgesomde gegevens, waarvan
of organisatieonderdelen, zoals baten-lasten
Voorraden (roerende zaken) worden op vele plaatsen
diensten, budgettair verantwoordelijk zijn, is in het
en in verschillende omvang aangehouden. De aard
betrekking op voorraden die benodigd zijn voor
onderhavige lid de norm van niet-verzekeren vast
en de waarde van de zaken verschillen van geval
de bedrijfsvoering. Van voorraden van louter in
gelegd. In gevallen waarin geen sprake is van een
tot geval. De eisen die aan voorraadbeheer gesteld
bewaring genomen zaken (zoals in beslag genomen
substantieel volume en voldoende spreiding van
moeten worden, zullen dan ook van geval tot geval
goederen) kan in het algemeen volstaan worden
risico, kan verzekeren uit doelmatigheidsoogpunt
verschillen. In de onderhavige regeling worden
om een kleiner aantal gegevens vast te leggen.
wel een optie zijn. In overeenstemming met de
geen algemene eisen geformuleerd die voor alle
Minister van Financiën kan dan van de algemene
voorraden relevant zijn. In artikel 7 zijn een aantal
voorraadadministratie van aanschafprijzen (punt c)
beleidslijn worden afgeweken.
normen voor het beheer en de administratie van
wordt niet beoogd te bevorderen dat in alle
voorraden opgenomen. Deze gelden alleen voor
gevallen van alle individuele zaken in een voorraad
Derde lid
voorraden die daartoe worden aangewezen. Deze
precies wordt vastgelegd voor welke prijzen deze
Het door het Ministerie van Financiën ontwikkelde
aanwijzingsbevoegdheid wordt in het eerste lid
zijn aangeschaft. Afhankelijk van het doel waar
omslagstelsel voor rijksmotorvoertuigen is een
van artikel 6 geregeld. In het voormalige Besluit
voor de vastlegging van de prijzen zal worden
voorbeeld van een bovendepartementale risico
materieelbeheer 1996 werden deze voorraden
gebruikt, zal gekozen kunnen worden om de meest
behandeling. Voor het goed functoneren van dat
als centrale voorraden benoemd. Die term is
zinvolle aanschafprijs vast te leggen (bijvoorbeeld
stelsel is het van belang dat beschikt kan worden
thans losgelaten.
alleen de meest recente aanschafprijs).
Met het voorschrift over het opnemen in de
Derde en vierde lid
betrouwbare vorm van vastlegging. Dergelijke
De betrokken interne auditdienst (DAD) zal in het
Van een voldoende functiescheiding is in het
processenverbaal worden ondertekend door de
kader van de controle ex artikel 66 CW 2001
algemeen sprake als er scheiding wordt aangebracht
betrokken controleur, door de betrokken voorraad
de opzet en de werking van dit onderdeel van de
tussen de bewarende functie (voorraadbeheerder/
beheerder en in voorkomende gevallen door de
administratieve organisatie en de interne controle
magazijnmeester), de beschikkende functie
betrokken magazijnmeester(s). Alle betrokkenen
beoordelen. Indien de resultaten van de voorraad
(materieelordonnateur), de registrerende functie
ontvangen daarvan een afschrift. De frequentie van
opname en de jaarlijkse rapporten van de DAD,
(voorraadadministrateur) en de controlerende
de uit te voeren inventarisaties zal onder meer
bedoeld in artikel 66, vijfde lid, CW 2001 daartoe
functie (accountants of auditors). Bij kleine
afhankelijk zijn van de waarde van de zaken die in
geen belemmering vormen, wordt via de in dit
organisatieonderdelen zal een dergelijke functie
voorraad worden gehouden. Voorgeschreven is dat
artikellid bedoelde procedure door de voorraad
scheiding niet altijd mogelijk of doelmatig zijn. Ook
in het algemeen ten minste eenmaal per jaar een
beheerders verantwoording afgelegd.
kan het systeem van voorraadbeheer zodanig
dergelijke controle dient plaats te vinden. Als uit
geautomatiseerd van opzet zijn, dat de bewarende
een oogpunt van risicobeheer goede argumenten
Hoofdstuk 3.
functie (het verrichten van de aanvullingen van en
zijn aan te voeren om een lagere inventarisatie
Het afstoten van overtollige zaken
de onttrekkingen aan de voorraad) en de
frequentie toe te passen, dan biedt de formulering
registrerende functie in elkaar overlopen, zodat
van deze bepaling daartoe de mogelijkheid. Het is
Artikel 8
ook uit die hoofde geen strikte functiescheiding
van belang dat de inventarisatieprocedure in de
Dit artikel bevat bepalingen inzake overtollige
mogelijk is. In dergelijke situaties dient het
administratieve organisatie van een
roerende zaken. Ten opzichte van de bepalingen in
feitelijk toegepaste systeem steeds beoordeeld te
dienstonderdeel wordt vastgelegd.
het voormalige Besluit beheer overtollige rijks goederen (Stb. 1977, 473) zijn de onderhavige
worden; in opzet en in werking dient het systeem
Met het oog op de in het zesde lid voor
voldoende waarborgen te bieden voor een recht-
geschreven verantwoordingsprocedure verdient
bepalingen aanzienlijk gewijzigd, zonder dat daar
en doelmatig beheer, onder andere door een
het de voorkeur aan het eind van elk jaar te
mee het beleid inzake het afstoten van overtollige,
ordelijke en controleerbare opzet. De organi
inventariseren. Als de administratieve organisatie
roerende zaken gewijzigd is. De leden 1 tot en met 5
satorische plaats van de materiële functie in een
en de interne controle met betrekking tot het
en 8 bevatten voornamelijk procedurele bepalingen
departementale organisatie kan op verschillende
beheer van een voorraad goed is geregeld, kan
die gevolgd moeten worden bij een departement,
wijzen vorm worden gegeven. Het verdient aan
inventarisatie echter ook op een ander moment
een college en bij de dienst Domeinen. Deze
beveling voor de verschillende aspecten van het
plaatsvinden. In het algemeen zal een proces-
bepalingen zullen in de praktijk niet tot andere
materieelbeheer één of meer personen verantwoor
verbaal van voorraadopname tussentijds nodig zijn
handelingen (hoeven te) leiden dan de reeds
delijk te stellen en deze functionarissen, voor zover
op het moment dat een voorraadbeheerder van
gebruikelijke handelingen. De leden 6, 7 en 8 geven
het om het aspect voorraadbeheer gaat, de bevoegd
zijn functie wordt ontheven. Verder is vaak ook een
Domeinen een aanvullend instrument in handen om
heid te geven binnen de departementale organisatie
inventarisatie wenselijk, dan wel noodzakelijk na
de doelmatigheid van het afstoten van overtollige,
afdoende administratief-organisatorische maat
een geconstateerde inbraak of diefstal, teneinde
roerende zaken te bevorderen.
regelen te nemen.
tijdig daarvan de omvang te kunnen vastellen.
Vanzelfsprekend hebben de artikelen 8 en 9
Wanneer uit de inventarisatie blijkt dat een tekort
alleen betrekking op zaken die in eigendom door
voldoende functiescheiding een uiteenzetting
is ontstaan, zullen betere administratieve maat
de Staat zijn verworven. Door de Staat gehuurde
opgenomen over de functie van voorraadbeheerder.
regelen getroffen moeten worden en zo nodig
of geleaste zaken worden niet overtollig gesteld.
strengere beveiligingsmaatregelen. Voor
Het materieelbeheer waarvoor de Staat als huurder
Vijfde lid
geconstateerde tekorten is de betrokken voorraad
of lessee verantwoordelijk is, wordt beëindigd op
Periodiek moet door middel van inventarisaties
beheerder verantwoordelijk. Om die reden kan het
het moment dat het huur- of leasecontract afloopt
nagegaan worden of de voorraden die volgens de
voor deze beheerder (en de eventueel onder hem
of eindigt.
voorraadadministratie aanwezig behoren te zijn,
ressorterende magazijnmeesters) van belang zijn
er werkelijk zijn. Deze controle dient te geschieden
een eigen magazijnadministratie bij te houden,
Eerste en tweede lid
onder toezicht van een persoon die functioneel
opdat aan de hand daarvan een extra administra
Een doelmatige bedrijfsvoering brengt met zich
gescheiden is van de betrokken voorraadbeheerder,
tieve controle mogelijk is.
mee dat overtollige, roerende zaken niet te lang
In bijlage 1 is met het oog op noodzaak van
in de ruimten van een ministerie of een college
de eventueel betrokken magazijnmeester en de betrokken voorraadadministrateur. Van een
Zesde lid
aanwezig blijven; ze leggen immers onnodig
inventarisatie dienen op een betrouwbare wijze de
De afsluitende jaarcontrole van de voorraad
beslag op schaarse ruimte. Het nemen van een
resultaten te worden vastgelegd. In het algemeen
beheerders dient als procedure deel uit te maken
expliciet besluit tot overtolligstelling is van
geldt een schriftelijk proces-verbaal van voorraad
van de interne controle die in het kader van de
belang, omdat daarmee het startsein wordt
opname (al dan niet in electronische vorm) als een
administratieve organisatie binnen een departement
gegeven om de dienst Domeinen in te schakelen.
plaatsvindt.
Het inschakelen van deze dienst geschiedt door mededeling te doen aan Domeinen - op een door hem aan te geven wijze - van de omvang en de aard van de overtollige, roerende zaken. Informatie over de aard van de zaken is niet alleen nuttig met het oog op praktische zaken als het vinden van een
kandidaat-afnemer en het treffen van transport
spelen doelmatigheidsoverwegingen, zowel
toelichting bij de definitie in artikel 1, eerste lid,
maatregelen, maar ook om bijvoorbeeld op een
bij Domeinen als bij het betrokken organisatie
onder e, respectievelijk onder f.
afdoende wijze rekening te kunnen houden met
onderdeel, een rol. Soms zal Domeinen overgaan
geldende wettelijke bepalingen ten aanzien van
tot opslag van de zaken in eigen opslagruimten,
Vijfde lid
de betrokken zaken, bijvoorbeeld bepalingen uit
soms blijven de zaken tijdelijk bij het afstotende
Bij ingebruikgeving van overtollige roerende zaken
hoofde van arboen milieuregelgeving.
ministerie of college en regelt Domeinen eerst
is er in feite sprake van interne ‘verkoop’, waarbij
de verkoop of de overdracht van het materieel
Domeinen als (interne) verkoper en de ingebruik
om gebruik te kunnen maken van zijn expertise
beheer aan anderen en zo nodig vervolgens het
nemer als (interne) koper optreedt. Het materieel
om overtollige zaken met een nog resterende
transport. Als voorbeeld van overtollige zaken
beheer van de zaak gaat geheel over van Domeinen
economische levensduur of economische waarde
die in het algemeen in fysiek beheer van het
naar het betrokken overnemende ministerie of
tegen marktconforme prijzen te gelde te maken.
oorspronkelijk beherende departement blijven,
college. Interne ‘verkoop’ tegen een financiële
De bepaling in het eerste lid dat een besluit tot
gelden militaire zaken.
vergoeding is op grond van deze regeling niet
Het inschakelen van Domeinen is van belang
overtolligstelling genomen moet worden over
Bij overtollige, roerende zaken die via inruil
uitgesloten en kan in beginsel tegen markt
roerende zaken ‘die niet langer nodig zijn voor de
kunnen worden verkocht - waarbij inruil moet
bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk
worden opgevat als het gelijktijdig verkopen van
van het college’, impliceert dat geen besluit tot
overtollige, roerende zaken aan de leverancier
van overtollige, roerende zaken aan derden tegen
overtolligstelling nodig is als het (materieel)beheer
bij wie nieuwe soortgelijke roerende zaken worden
marktconforme prijzen uit te voeren. Indien onder
van een roerende zaak als gevolg van overtollig
aangeschaft - is overdracht in tijdelijk beheer aan
de marktprijs wordt verkocht of verhuurd, is in feite
heid binnen een departement of binnen de
Domeinen niet aan de orde. Wel dient Domeinen op
sprake van subsidiëring van de betrokken afnemer.
organisatie van een college overgaat van het ene
grond van het tweede lid te worden ingeschakeld
Als daartoe op verzoek van het afstotende
naar het andere dienstonderdeel. Alleen wanneer
om mede te kunnen beoordelen of er sprake
ministerie of college wordt besloten, dient daaraan
een zaak binnen een departement of college über
van inruil is en of er tegen marktconforme prijzen
een expliciet gemotiveerd besluit van de betrokken
haupt niet meer nodig is voor de bedrijfsvoering
wordt ingeruild.
minister ten grondslag te liggen. Indien Domeinen
wordt via de procedure van overtolligstelling die zaak aan Domeinen overgedragen. Tot een ministerie of departement worden alle
conforme prijzen plaatsvinden. Domeinen is gehouden de verkoop of verhuur
met dat besluit niet kan instemmen, legt hij het Vierde lid
besluit aan de Minister van Financiën (persoonlijk)
De overdracht van overtollige zaken aan de dienst
voor.
dienstonderdelen gerekend die daar organisatorisch
Domeinen wordt afgerond door acceptatie van die
onder ressorteren. Het omvat dus in het algemeen
zaken door Domeinen. Domeinen zal de zaken vóór
de verkoop van overtollige zaken, sluit niet uit dat
meer dan alleen het zogenoemde kerndepartement
acceptatie beoordelen op bepaalde risico’s en
anderen, waaronder de oorspronkelijke materieel
in Den Haag en omgeving.
daarover afspraken maken. Te denken valt aan
beheerder, door Domeinen kunnen worden
milieurisico’s en risico’s dat de overtollige zaken
gemandateerd om namens Domeinen de feitelijk
De regeling gaat ervan uit dat het doen van
Het feit dat Domeinen verantwoordelijk is voor
een mededeling inzake de overtolligstelling in het
(bijvoorbeeld computers, kasten) gevoelige
verkooptransactie voor te bereiden en af te ronden.
algemeen in de tijd duidelijk gescheiden vooraf
informatie kunnen bevatten die niet in handen van
Zo is het niet ongebruikelijk dat Defensie door
gaat aan het moment van de feitelijke overdracht.
derden dient te komen. De verantwoordelijkheid
Domeinen wordt ingeschakeld bij de verkoop
voor de gevolgen van dergelijke risico’s berust
van overtollig militair materieel in of aan het
Derde lid
bij de overdragende dienst, tenzij Domeinen die
buitenland.
Normaliter worden door de dienst Domeinen
verantwoordelijkheid expliciet heeft overgenomen.
overtollige roerende zaken in tijdelijk beheer
In de Ministerraad van 1 december 2000 is
Zesde lid
genomen9. Het uiteindelijke doel is om de roerende
besloten Domeinen verantwoordelijk te stellen
Om ondoelmatigheden te voorkomen wordt in dit
zaken via verkoop aan derden af te stoten of om via
voor het schonen van computers. Dit betekent
lid bepaald dat de dienst Domeinen het betrokken
verhuur aan derden of via interne ingebruikgeving
dat alle computers die aan Domeinen worden
ministerie of college de kosten van afstoting
het feitelijk gebruik, en daarmee het materieel
aangeboden, onder verantwoordelijkheid van
in rekening kan brengen. Daarbij wordt ervan
beheer, aan een andere materieelbeheerder over
Domeinen worden geschoond. Bij schenkingen
uitgegaan dat de opbrengst in eerste instantie
te dragen (ingebruikgeving/ingebruikneming).
of inruil van computers, die niet via Domeinen
kan worden aangewend ter dekking van de kosten
verlopen, biedt Domeinen facilitaire ondersteuning
van afstoting. Indien dat op grond van gemaakte
bij de schoning.
budgettairemiddelenafspraken niet mogelijk zou
Het in tijdelijk beheer nemen door Domeinen betekent niet dat Domeinen altijd overtollige, roerende zaken fysiek in beheer neemt.
Voor een toelichting bij de begrippen
zijn, kan Domeinen de totale kosten van afstoting
Bij de afweging om zaken al dan niet tijdelijk
budgettairemiddelenafspraken en budgettaire
in rekening brengen. Het is namelijk niet de
daadwerkelijk fysiek in beheer over te nemen,
bijdrageafspraken wordt verwezen naar de
bedoeling van de onderhavige regeling dat
Domeinen voor andere rijksoverheidsorganisaties
Achtste lid
overtolligstelling op zoek gaan naar potentiële
als goedkope ‘vuilophaaldienst’ gaat functioneren.
Op voorhand zal de dienst Domeinen, gelet op zijn
afnemers. Op die wijze gaat zo weinig mogelijk tijd
Ook de bepaling in het achtste lid is daarop
expertise, een redelijke inschatting kunnen maken
verloren tussen de overtolligstelling en de over
gericht. In het algemeen berekent Domeinen
van de waarde die de af te stoten roerende zaken
name door een andere partij. Om die reden is in
een vast percentage van de gerealiseerde verkoop
vertegenwoordigen. Als die inschatting leidt tot
dit lid bepaald dat onroerende zaken waarvan de
opbrengst (thans ca. 15%) als kosten van afstoting
de beslissing om over te gaan tot vernietiging van
overtolligstelling wordt overwogen, zo spoedig
intern door aan het betrokken ministerie of
de betrokken zaken, gebeurt dit in de regel voor
mogelijk bij Domeinen dienen te worden
college, tenzij die kosten aan de koper door
rekening van het betrokken ministerie of college.
aangemeld.
berekend kunnen worden (bijvoorbeeld bij de
In overleg met Domeinen kan daarbij afgesproken
verkoop via veilingen). In bijzondere situaties
worden dat de overtollige zaken feitelijk niet in
Tweede lid
vindt geen interne doorberekening van afstotings
tijdelijk beheer worden overgedragen aan
Evenals bij roerende zaken (zie de toelichting bij
kosten plaats, bijvoorbeeld bij de verkoop van
Domeinen, maar dat het ministerie of het college
artikel 8, eerste lid) geldt ook hier, dat de onder
strategische militaire zaken, omdat de verkoop
zelf voor de vernietiging van de overtollige zaken
havige bepaling impliceert dat geen besluit tot
van dergelijke zaken feitelijk door Defensie
zorgdraagt.
overtolligstelling nodig is als het materieelbeheer van een onroerende zaak als gevolg van over
(namens Domeinen) geschiedt. Negende lid
tolligheid binnen een departement of binnen de
Zevende lid
In dit lid gaat het om situaties waarin de financiële
organisatie van een college overgaat van het ene
Als de kosten van afstoting hoger zijn dan de
prikkel van een budgettairemiddelenafspraak
naar het andere dienstonderdeel. Vanwege het
verwachte (verkoop)opbrengst, waarvan vanzelf
kennelijk niet voldoende werkt om tot snelle
eigenaarsbeheer van het onroerend goed, dat op
sprekend sprake is als besloten wordt tot het
overdracht van een overtollige zaak aan Domeinen
grond van artikel 32 CW 2001 bij de Minister van
afstoten door middel van vernietiging, kan het
te komen. Alsdan kan Domeinen, nadat de Minister
Financiën (en voor hem bij de dienst Domeinen)
voor een ministerie of een college, bijvoorbeeld
van Financiën zijn ambtgenoot of het betrokken
ligt, is het wel wenselijk dat aan Domeinen wordt
uit een oogpunt van personeelsbeleid
college een voorstel tot overdracht aan Domeinen
meegedeeld wanneer er sprake is van een wijziging
aantrekkelijk zijn om bepaalde roerende zaken
heeft gedaan, de zaken fysiek in beheer
in het gebruik, en dus ook in het materieelbeheer,
aan de eigen medewerkers aan te bieden, al dan
overnemen.
van een onroerende zaak.
nietbedrijfsmatige overwegingen kunnen
Artikel 9
Vierde lid
aanleiding zijn om overtollige zaken tegen niet-
Dit artikel bevat - voornamelijk procedurele -
Evenals is opgemerkt bij lid 3 van artikel 8 inzake
marktconforme prijzen af te stoten (bijvoorbeeld
bepalingen inzake overtollige, onroerende zaken.
roerende zaken zal ook bij onroerende zaken niet
schenking aan een maatschappelijke instelling of
Deze bepalingen zullen in de praktijk niet tot
altijd het fysieke beheer (i.c. het toezicht en de
aan een ontwikkelingsland). Te denken valt hierbij
andere handelingen (hoeven te) leiden dan de in
beveiliging) daadwerkelijk aan Domeinen worden
aan meubilair, ict-goederen e.d. Het zevende lid
het recente verleden gebruikelijke handelingen.
overgedragen. Daarover kunnen afspraken worden
biedt daarvoor de basis en regelt de betrokkenheid
Dat geldt niet voor de dienst Domeinen. In de leden
gemaakt. In het algemeen blijven militaire
van Domeinen daarbij. Overigens is voor schenking
6 tot en met 11 zijn nieuwe bepalingen opgenomen,
objecten, ook nadat deze niet meer voor militaire
van niet-overtollige zaken met een waarde
die voortvloeien uit de aanbevelingen in het
doeleinden worden gebruikt, in afwachting van
van - thans (januari 2006) - een half miljoen of
rapport Reallocatie van Rijksvastgoed van de
een nieuwe bestemming onder bewaking staan
meer euros, de betrokkenheid van de Minister
werkgroep Reallocatie Onroerende Zaken
van Defensie.
van Financiën geregeld op grond van het Besluit
Rijksoverheid uit 2003. Verwezen wordt naar
privaatrechtelijke rechtspersonen 1996.
hetgeen hierover in het algemeen deel van
Vijfde lid
deze Nota van Toelichting is opgenomen onder
De overdracht van overtollige zaken aan de dienst
Overtollig materieel.
Domeinen wordt afgerond door acceptatie van die
niet tegen een financiële vergoeding. Ook andere
Bij het verbinden van voorwaarden waarvan in dit lid sprake is, wordt gedacht aan voorwaarden ter voorkoming van een resterende aansprakelijk
zaken door Domeinen. In de praktijk wordt daartoe
heid bij het ministerie of college, die kan voort
Eerste lid
een proces-verbaal van acceptatie opgesteld.
vloeien uit het gebruik van de af te stoten zaken,
Voor een optimale publieke reallocatie van
In dat proces-verbaal worden nadere afspraken
of ter voorkoming van de aantasting van de
onroerend rijksvastgoed is het van belang dat de
met de overdragende dienst vastgelegd, die bij
integriteit van de bij intradepartementale afstoting
dienst Domeinen zo spoedig mogelijk op de hoogte
de overdracht van belang zijn. Zo zal Domeinen
van zaken betrokken personen (bijvoorbeeld bij
is van de mogelijke toekomstige beschikbaarheid
de zaken vóór acceptatie beoordelen op bepaalde
verkoop of bij overdracht om niet van materieel
voor verkoop of verhuur van onroerend rijks
risico’s. Te denken valt aan milieurisico’s.
aan de eigen medewerkers).
vastgoed. Domeinen kan dan vooruitlopend
De verantwoordelijkheid voor de gevolgen van
op de definitieve
dergelijke risico’s berust bij de overdragende dienst, tenzij Domeinen die verantwoordelijkheid expliciet heeft overgenomen. Voor een toelichting bij de begrippen budgettairemiddelenafspraken en budgettairebijdrageafspraken wordt verwezen naar de
toelichting bij de definitie in artikel 1, eerste lid, onder e, respectievelijk onder f.
Als tijdens een reallocatieprocedure een
met de hoogstbiedende partij in zee te
andere rijksdienst verklaart belangstelling te
gaan. Er is behoefte gebleken om aan publieke
hebben voor een overtolliggesteld onroerend
instellingen of met publieke gelden bekostigde
Zesde lid
goed, maar beleidsmatig of budgettair nog geen
instellingen een zekere voorkeurspositie te kunnen
Overtollige gestelde onroerende zaken die aan
mogelijkheid heeft het vastgoed te verwerven, kan
toekennen. In dit lid is de voorkeursvolgorde
Domeinen in tijdelijk beheer zijn overgedragen,
ook deze dienst onder voorwaarden een beroep
aangegeven die door de dienst Domeinen in
worden in het algemeen aan derden verkocht of
doen op de Leenfaciliteit anticiperend aankopen.
het algemeen zal worden gehanteerd. Uit het
verhuurd of binnen het Rijk aan andere dienst
Op de begroting van Financiën (IXB) is voor deze
gehanteerde begrip voorkeursvolgorde en de
onderdelen in gebruik gegeven. Er kunnen echter
leenfaciliteit geld uitgetrokken. De voorwaarden
toevoeging in het algemeen kan worden afgeleid
gevallen zijn waarin het in het belang van het Rijk
zijn beschreven in het Beleidskader anticiperend
dat deze volgorde niet strikt verplichtend is.
kan zijn om een onroerende zaak voorlopig aan
handelen in vastgoed (Kamerstukken II,
Om beleidsmatige, waaronder doelmatigheids-,
te houden en in elk geval (nog) niet aan derden
2001-2002, 28.000 IXB en 27.581, nr. 31).
redenen kan daarvan worden afgeweken,
te verkopen. Gedacht kan dan worden aan de
Het per 1 januari 2006 nieuw op te richten en
bijvoorbeeld als een voorkeurspartij niet bereid
volgende situaties:
bij het ministerie van VROM onder te brengen
blijkt te zijn een marktconforme prijs te betalen.
- het Rijk heeft naar verwachting over een aantal
Gemeenschappelijk Ontwikkelingsbedrijf (GOB)
De argumentatie daarvoor zal uit het dossier
jaren een andere bestemming voor de onroerende
krijgt de beschikking over een inkoopfaciliteit,
moeten blijken. Zo nodig wint Domeinen daarbij
zaak; het kan dan doelmatiger zijn de zaak in
waarmee overtollig vastgoed via Domeinen
op grond van het tiende lid advies in van de Raad
eigendom aan te houden dan te verkopen en
kan worden ingekocht.
voor Vastgoed Rijksoverheid. Domeinen zal steeds
later wellicht duurder terug te kopen;
De bepaling in het zesde lid beoogt geen
bij een beleidsmatige afweging in het kader van
- een stuk grond heeft ontwikkelpotentie,
effect te hebben op de bepalingen in het Besluit
de toepassing van een voorkeursvolgorde zo goed
bijvoorbeeld op basis van ruimtelijke plannen
Rijksgebouwendienst 1999 (Stb. 1998, 552).
mogelijk nagaan welke financiële en niet-financiële
van de overheid (Nota Ruimte, in ontwikkeling
Derhalve geschiedt verhuur of ingebruikgeving van
belangen van mede-overheden bij het afstoten van
zijnde streek en/of bestemmingsplannen etc.);
onroerende zaken ten behoeve van de huisvesting
een onroerend goed aan de orde kunnen zijn.
- ontwikkelingen in de omgeving van de
van ministeries, colleges of derden met de zorg
onroerende zaak maken de zaak meer waard.
waarvoor de Rijksgebouwendienst is belast,
op de volgorde waarin Domeinen afstoting van
Bijvoorbeeld omdat er in de nabijheid gebouwd
door deze dienst.
een onroerende zaak of het overdragen ervan in
gaat worden, waarbij het wellicht op termijn
De voorkeursvolgorde heeft geen betrekking
Voor ruiling van onroerende zaken tussen
materieelbeheer zou moeten overwegen. In het
aantrekkelijk kan zijn om als Rijk zelf in de zaak
ministeries was in artikel 5 van het Besluit beheer
algemeen gaat Domeinen eerst de mogelijkheid
te gaan investeren (bijvoorbeeld het bebouwen
overtollige rijksgoederen (Stb. 1977, 473) apart
van ingebruikgeving aan een ander ministerie
van een stuk grond). Het is dan dus in het belang
geregeld, dat daarvoor de tussenkomst van
of college na, daarna overweegt hij verkoop
van het Rijk de komende ontwikkelingen eerst af
Domeinen noodzakelijk was. Het is niet meer
aan derden en pas in laatste instantie wordt in
te wachten.
nodig om dit expliciet voor te schrijven, omdat
het algemeen tot verhuur aan derden overgegaan.
een ruiling van onroerend goed tussen ministeries
Eveneens om beleidsmatige redenen
Op grond van dergelijke overwegingen kan
en/of colleges beschouwd moet worden als twee
kan Domeinen bij de belangenafweging tussen
het dus wenselijk zijn dat Domeinen een
afzonderlijke ingebruikgevingen, waarvoor op
partijen die tot dezelfde voorkeurscategorie
overtollig gestelde onroerende zaak in tijdelijk
grond van de bepalingen in het tweede en derde lid
behoren, afwijken van een keuze die uitsluitend
beheer aanhoudt en het niet op korte termijn
van artikel 9 Domeinen ingeschakeld moet worden.
gebaseerd zou zijn op de te ontvangen prijs voor
aan derden probeert te verkopen. Wel zal in
het onroerende goed. Ook in zo’n geval zal de
het algemeen in dergelijke situaties worden
Zevende lid
argumentatie om af te wijken uit het dossier
geprobeerd de zaak tijdelijk te verhuren of
Naast de mogelijkheid van het tijdelijk verhuren
moeten blijken. Op grond van het elfde lid kan
te verpachten. Daarom is in het zesde lid de
of verpachten, wordt voor onroerend goed dat niet
daarbij het advies van de genoemde Raad worden
tenzij-clausule opgenomen. De dienst die
meer voor de bedrijfsvoering van een ministerie
ingewonnen.
een onroerende zaak overtollig heeft gesteld,
of een college benodigd is, bekeken of (interne)
heeft echter belang bij verkoop met name als
ingebruikgeving binnen het Rijk een optie is.
rechtelijke organisaties wordt in het algemeen
er een middelenafspraak is gemaakt.
Teneinde de publieke dienst of taken die met
door het Ministerie van Buitenlandse Zaken of door
Via de Leenfaciliteit anticiperend aankopen
publieke middelen worden bekostigd, zo doelmatig
een ander beleidsmatig betrokken ministerie voor
kunnen alsdan de middelen beschikbaar
mogelijk te realiseren, is het in de praktijk wenselijk
zien. Zo’n huisvestingsvraag loopt dan mee in de
komen om de betrokken dienst budgettair
gebleken om bij de verkoop of de verhuur van
voorkeurspositie van dat ministerie. Om die reden
te compenseren.
overtollig onroerend goed niet altijd zonder meer
zijn internationale, publiekrechtelijke organisaties
In de huisvesting van internationale, publiek
niet als categorie instellingen opgenomen in
het beheer van het nietovertollige materieel, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001, worden vastgesteld zoals deze luidden in het Besluit beheer overtollige rijksgoederen (Stb. 1977, 473) en in het Besluit materieelbeheer 1996, zoals dat laatstelijk was gewijzigd bij besluit van 13 juli 2002, Stb. 2002, 415.
de voorkeursopsomming in dit artikellid. Achtste lid In de praktijk wordt, naast de in het zevende
3
lid geregelde voorkeurspositie van publieke instellingen, soms ook de redelijkheid onderkend om een bepaalde private gebruiker of een aan
4
grenzende eigenaar van onroerend rijksvastgoed dat voor afstoting in aanmerking komt, een voorkeurspositie te kunnen geven. Dit lid biedt die mogelijkheid. Negende lid
5
Het uitgangspunt bij het afstotingsbeleid door de dienst Domeinen is dat aan derden bij verhuur en bij verkoop van onroerende zaken een markt conforme prijs in rekening wordt gebracht. Ook
met toepassing van artikel 10 worden afgeweken.
verkrijgen, is het in het algemeen zinvol het onroerend goed op de vrije markt aan te bieden.
vanger aanwezig zijn. Magazijnmeesters
I ngesteld naar aanleiding van de Nota Grondbeleid, Op grond van nieuw beleid, Ministerie van VROM, januari 2001, Kamerstukken II, 27.581.
van de betrokken voorraadbeheerder bij de aan
Door het Ministerie van Financiën is in februari 2006 ten behoeve van de ministeries en de colleges met de Stichting Salvage een mantelcontract gesloten inzake beredderingsen aanverwante activiteiten na en zo mogelijk reeds tijdens een calamiteit in een gebouw van het Rijk.
8
I n bijlage 2 wordt een nadere uiteenzetting gegeven over het verzekeringsbeleid van het Rijk.
9
en uitzondering vormt de situatie waarin de dienst Domeinen E bepaalde bij andere diensten overtollige, roerende zaken voor de eigen bedrijfsvoering zou kunnen gebruiken. Alsdan is geen sprake van inbeheerneming maar van ingebruikneming.
Om een marktconforme prijs bij de verkoop of verhuur van onroerend goed te kunnen
et ingang van 1 januari 2006 is de dienst Domeinen M organisatorisch gesplitst in een dienst Domeinen Roerende Zaken en een dienst Domeinen Onroerende Zaken. In de onderhavige regeling wordt echter gesproken over de dienst Domeinen. Afhankelijk van de concrete taakverdeling tussen beide diensten, zal de toepassing van de bepalingen inzake het beheer van overtollige zaken door Domeinen Roerende Zaken dan wel Domeinen Onroerende Zaken geschieden.
7
gehanteerd. In bijzondere gevallen kan hiervan
meer dan één voorraad of omdat bijvoorbeeld de organisatie vereist dat dagelijks afgifte uit de voorraad mogelijk moet zijn. Ingeval van tijdelijke
oor de definitie van het begrip bedrijfsvoering: zie het algemeen V deel van de toelichting onder Inhoudelijk.
ministeries of colleges wordt dit uitgangspunt
beheerder is aangewezen voor het beheer van
Deze omschrijving van bedrijfsvoering is ontleend aan de definitie van dat begrip, zoals die in het Referentiekader inzake de mededeling over de bedrijfsvoering is opgenomen (Ministerie van Financiën, 2002).
6
bij (interne) overdracht via ingebruikgeving aan
Dit kan samenhangen met het feit dat één voorraad
Dat is de algemene beleidslijn die Domeinen
afwezigheid van de voorraadbeheerder (in verband met bijvoorbeeld ziekte, verlof, e.d.) moet een ver functioneren onder de directe (functionele) verant woordelijkheid van de betrokken voorraadbeheerder. Indien een voorraadbeheerder niet tevens de directe hiërarchische chef is van een magazijn meester, behoeft die chef vooraf de instemming stelling van de magazijnmeester. Om misverstanden te voorkomen over de vraag of een magazijnmeester of bijvoorbeeld een secretaresse, die is aan gewezen om een directievoorraad kantoorartikelen te beheren, wel of niet als een voorraadbeheerder moet worden beschouwd, is het verstandig bij de aanwijzing van een voorraadbeheerder expliciet naar artikel 7 van deze regeling te verwijzen. In het algemeen zullen als voorraadbeheerders worden aangewezen, personen die in dienst zijn van het Rijk, dat wil zeggen ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet of personen met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht. In bijzondere situaties kan het voorraad
bij afstoting hanteert.
Bijlage 1. Voorraadbeheerder
Tiende en elfde lid
Over voorraadbeheerders kan vanuit een oogpunt
opslag van interventievoorraden, die in het kader
Deze leden regelen de mogelijkheid voor de dienst
van (administratieve) organisatie in het algemeen
van EU-landbouwmaatregelen worden aangehouden,
Domeinen om in bepaalde situaties het advies van
het volgende worden opgemerkt. Artikel 7,
uitbesteed aan daartoe gespecialiseerde bedrijven
de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid in te winnen.
derde lid, van de Regeling materieelbeheer rijks
(zoals vemen en koelhuizen).
In het tiende lid betreft het situaties waarin wordt
overheid 2006 gaat ervan uit dat voor (op grond
Indien dergelijke door derden beheerde
overwogen om van de voorkeursvolgorde in het
van artikel 6, tweede lid) aangewezen voorraden
voorraden als voorraden ex artikel 6, tweede lid,
zevende lid af te wijken. In het elfde lid gaat het
voorraadbeheerders worden benoemd of aan
van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid
om een belangenafweging tussen instellingen
gewezen. Voorraadbeheerders zijn personen die
2006 zijn aangewezen, zullen zo nodig in aan
en organisaties die tot eenzelfde categorie als
een bewarende functie uitoefenen, vergelijkbaar
vulling op een terzake van de uitbesteding
opgesomd in het zevende lid behoren.
met kasbeheerders die een bewarende functie met
gesloten overeenkomst nadere contractuele
betrekking tot geld en geldswaardige papieren
afspraken gemaakt moeten worden om te
hebben. Evenals de aanwijzing van kasbeheerder
bewerkstelligen, dat het voorraadbeheer met
is de aanwijzing van een voorraadbeheerder een
betrekking tot die voorraden en het daarmee
persoonsgebonden aanwijzing. De consequentie
samenhangende administratieve beheer van die
hiervan is dat ook een voorraadbeheerder jaarlijks
derde worden verricht in overeenstemming met de
over het door hem gevoerde voorraadbeheer
bepalingen van deze regeling. In situaties waarin
verantwoording zal moeten afleggen. Verwezen
de beherende derde een rechtspersoon is, kan
wordt naar artikel 7, zesde lid, van deze regeling.
deze rechtspersoon als voorraadbeheerder worden
beheer zijn uitbesteed. Zo wordt bijvoorbeeld de
1
2
ij beheer van overtollig materieel moet gedacht worden aan B een tijdelijk materieelbeheer, waarbij een dienst overgaat tot overtolligstelling van een zaak, gevolgd door in het algemeen een overdracht van de zaak aan de Dienst Domeinen, waarna Domeinen via bijvoorbeeld ingebruikgeving aan een andere overheidsdienst of afstoting via verkoop of vernietiging het materieelbeheer beëindigt. De bepaling in de Rbv 2003 luidde: De regels, bedoeld in artikel 38, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001 ten aanzien van het materieelbeheer, zowel het beheer van het overtollige materieel, bedoeld in artikel 25, vierde lid, van de Comptabiliteitswet 2001, als
Voorraadbeheerders kunnen bij de uitvoering van hun taak in de praktijk worden bijgestaan door aparte magazijnmeesters.
aangemerkt en zal alsdan de verantwoordings procedure op de rechtspersoon betrekking hebben. De administratieve organisatie en interne controle ten aanzien van het voorraadbeheer bij die derde zullen aan overeenkomstige eisen dienen te voldoen als in overeenkomstige situaties gelden bij het Rijk.
Bijlage 2. Het verzekeringsbeleid van het Rijk
Hier valt bijvoorbeeld te denken aan het geval dat eigendommen van de rijksoverheid tijdelijk of
De beleidsregel dat het Rijk zich in beginsel niet
permanent ter beschikking worden gesteld van een
verzekert en derhalve eigen-risicodrager is, geldt
derde. Het is in dergelijke gevallen noodzakelijk
in ieder geval voor de volgende risico’s. Op grond
vooraf afspraken te maken over de risicoverdeling
van artikel 17 van de Wet aansprakelijkheids
en deze contractueel vast te leggen. De betrokken
verzekering motorrijtuigen (WAM) is de Staat
derde kan zich vanzelfsprekend voor zijn aandeel
vrijgesteld van de verplichting tot het sluiten van
in de risicoverdeling verzekeren. Als het gaat om
een verzekering. Indien en voorzover een motor
bedrijfsmatige activiteiten waarvoor aan derden
rijtuig is aangemeld in het kader van het zogeheten
een prijs in rekening wordt gebracht (dit kan
‘omslagstelsel’ wordt op grond van deze sinds
bijvoorbeeld bij baten-lastendiensten het geval
1 januari 1993 geldende regeling, schade aan en
zijn) en het Rijk een aandeel in het risico draagt,
veroorzaakt door een dienstvoertuig betaald door
verdient het aanbeveling in de kostprijs een
het Ministerie van Financiën (namens de Staat) uit
verzekeringspremie als element op te nemen.
het omslagstelsel. Wanneer er sprake is van schuld
Soms kan verzekeren noodzakelijk zijn. Zo
van derden, bijvoorbeeld als een dienstvoertuig
kan een verplichting tot verzekeren voortvloeien
door een ander motorrijtuig wordt aangereden,
uit een wet of verdrag. Een voorbeeld hiervan is de
kan de eigenaar daarvan door het Ministerie van
wettelijk verplichte aansprakelijkheidsverzekering
Financiën (namens de Staat) voor alle schade
van voertuigen in bepaalde landen (dienstauto’s
worden aangesproken. De WAMassuradeuren
van ambassades e.d.). Indien het gaat om risico’s,
van de tegenpartij zullen in dat geval de Staat op
verbonden aan één of slechts enkele objecten met
grond van de WAM moeten betalen.
een zeer grote waarde, kan het afsluiten van een
Om doelmatigheidsredenen is er evenmin
verzekering raadzaam of zelfs nodig zijn. De wet
grond voor het afsluiten van een reisverzekering
van de grote aantallen gaat in een dergelijke situatie
voor rijksrekening ten behoeve van ambtenaren.
niet op. Een voorbeeld hiervan vormt het aanbouw
De ambtelijke rechtspositieregelingen bevatten
risico van marineschepen. Ook uitzonderlijke
bepaalde voorzieningen ter zake van overlijden,
aansprakelijkheidsrisico’s kunnen in aanmerking
blijvende invaliditeit en schade aan of verlies van
komen om te worden verzekerd. De vraag of
bagage. Daarnaast zouden bij het verzekeren
een aansprakelijkheidsrisico als uitzonderlijk
van deze risico’s doublures ontstaan, omdat
moet worden beschouwd, is vaak moeilijk te
bijvoorbeeld ziektekosten ook kunnen worden
beantwoorden. Geadviseerd wordt in voorkomende
gedeclareerd op basis van een bestaande
gevallen een second opinion te vragen ter onder
ziektekostenverzekeringspolis. Ambtenaren die
bouwing van een besluit tot verzekeren. Een besluit
evenwel een aanvullende dekking op prijs stellen,
tot verzekeren dient overigens op grond van artikel 5,
kunnen die vanzelfsprekend voor eigen rekening
lid 2, van de Regeling materieelbeheer rijksover
afsluiten. De regel dat het Rijk zich in principe niet
heid 2006 genomen te worden in overeenstemming
verzekert, is ook van toepassing op alle geleaste
met de Minister van Financiën. Louter een
zaken. Premies en voorwaarden van een verzekering
departementaal budgettair motief om te
die deel uitmaken van een leasecontract, zijn
verzekeren is op zich onvoldoende als vanuit
veelal niet de voordeligste. Leasecontracten
rijksbreed perspectief de wet van de grote
bieden in de regel de mogelijkheid de risico’s voor
aantallen opgeld doet.
rekening van de gebruiker (de lessee) te laten. Indien dat standaard niet het geval is, dient dat contractueel te worden bedongen. Wanneer sprake is van een verrichting door het Rijk ten behoeve van een derde dient het risico in beginsel door de betrokken derde te worden gedragen, zeker wanneer dat in overeenkomstige gevallen ook buiten de overheid gebruikelijk is.
Dit is een uitgave van Domeinen, Ministerie van Financiën, 2006.