Vanaf 1 mei 2006 werkt Domeinen volgens. de nieuwe Regeling materieelbeheer. rijksoverheid Wat wijzigt er voor overtollige onroerende zaken?

REGELING MATERIEELBEHEER RIJKSOVERHEID 2006

Vanaf 1 mei 2006 werkt Domeinen volgens de nieuwe Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006.

regelingen; het Besluit materieelbeheer 1996 en het Besluit beheer overtollige rijksgoederen 1977. Deze zijn met de inwerkingtreding van de nieuwe regeling komen te vervallen.

Wat wijzigt er voor overtollige onroerende zaken? Wat valt onder de regeling?

Ten opzichte van het voormalige Besluit beheer overtollige

De Regeling heeft betrekking op het materieelbeheer van

rijksgoederen is het nodige gewijzigd. Zo is de procedure die

rijksgoederen. Met materieelbeheer wordt de zorg voor

bij het afstoten van onroerende zaken moet worden gevolgd

niet-geldelijke zaken van het moment van in beheer- of

duidelijker geregeld. Onderdeel van de procedure is de voor­

ingebruikneming bedoeld. Niet-geldelijke zaken kunnen

keursvolgorde die bij overtollig gestelde onroerende zaken

zowel onroerende als roerende zaken zijn. Niet alle roerende

moet worden gevolgd. Deze voorkeursvolgorde geldt voor

zaken vallen onder de regeling: de archieven van het Rijk,

publieke organen, zoals ministeries (rijksdiensten), bepaalde

kunstvoorwerpen in het beheer van het Rijk (voor zover het

door het Rijk gesubsidieerde instellingen en decentrale over­

materieel beheer van deze zaken bij of krachtens andere

heden. Deze organen krijgen voorrang om overtollig vastgoed

wettelijke bepalingen is geregeld) en kunstvoorwerpen van

via overdracht, koop of huur in eigendom of in beheer over te

het Rijk die aan derden in materieelbeheer zijn gegeven,

nemen. Op die manier wordt een optimale herbestemming in

vallen niet onder de regeling.

de publieke sfeer nagestreefd. In bijzondere omstandigheden kan met instemming van de Minister van Financiën van deze

Waarom een nieuwe regeling?

voorkeursvolgorde worden afgeweken. Daarnaast voorziet

Aan de totstandkoming van de nieuwe regeling lagen zowel

de Regeling in het aanhouden van overtollig vastgoed als dat

formele als inhoudelijke redenen ten grondslag. In de

in het belang van het Rijk is, bijvoorbeeld als het Rijk binnen

Comptabiliteitswet 2001, artikel 38, lid 1, (Staatsblad 2002,

een aantal jaren een andere bestemming voor een onroerend

413) is bepaald dat het materieelbeheer bij de rijksoverheid

goed voorziet of grond ontwikkelpotentie heeft. Verkoop of

via een ministeriële regeling moet worden uitgewerkt. Hier

verhuur aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen.

is met de nieuwe regeling vorm aan gegeven. De Regeling

Bij ingebruikgeving aan andere ministeries of colleges vindt

materieelbeheer rijksoverheid 2006 geeft daarnaast

interne doorberekening plaats op grond van marktconforme

nadere invulling aan het beheer van materieel dat bij

prijzen.

het Rijk (rijksdiensten) in gebruik is en aan het beheer van materieel dat bij een dienst als overtollig wordt

De Regeling materieelbeheer rijksoverheid is op 26 april 2006

beschouwd. Voorheen waren hiervoor twee afzonderlijke

in nummer 81 van de Staatscourant gepubliceerd.

Regeling materieelbeheer rijk soverheid 2006 2. De risico’s van schade voor en aan­sprakelijk­stelling

Hoofdstuk 2. Het beheer van materieel

van de Staat worden om redenen van doelmatigheid

Paragraaf 2.1. Risicobeheersing

verzekeren wordt genomen in overeen­stemming met

Artikel 2

de Minister van Financiën.

1. De minister of het college legt de be­schrij­ving van

3. In overleg tussen de minister of het college en

de administratieve organisatie met betrekking

de Minister van Financiën kan worden besloten, dat

tot het materieel­beheer vast en draagt zorg voor

de afwikkeling van een schade of een aansprakelijk­

de toepassing van de in die admini­stra­tieve

stelling namens het Rijk door de Minister van

De Minister van Financiën,

organisatie vastgelegde procedures.

Financiën geschiedt.

Gelet op artikel 38, eerste lid, van de

2. De minister of het college draagt er zorg voor dat

Comptabiliteitswet 2001;

in het kader van het gevoerde ma­terieelbeheer een

Paragraaf 2.2. A angewezen voorraden

adequate admini­stra­tie wordt bijgehouden.

Artikel 6

Regeling van de Minister van Financiën van 18 april 2006, houdende bepalingen omtrent het beheer van materieel bij het Rijk (Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006)

in het algemeen niet verzekerd. Een besluit tot

1. Voorraden, voor zover deze benodigd zijn voor

Besluit: Artikel 3

de bedrijfsvoering, worden zodanig aangehouden

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

1. In beheer of in gebruik genomen zaken worden

dat de continuïteit van de bedrijfsvoering voldoende

zodanig beheerd of gebruikt dat onnodig kwaliteits-

gewaarborgd is en dat geen ondoelmatige voorraden

en kwanti­teitsverlies worden voorkomen.

ontstaan.

Artikel 1

Van door de minister of het college aan te wijzen

2. De minister of het college kan voorraden roerende

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

roerende zaken wordt op niet vooraf aangekondigde

zaken aanwijzen, waarop artikel 7 van toepassing is.

a. minister: de minister wie het aangaat;

momenten de aan­wezig­heid in de organisatie

b. college: een college, genoemd in artikel 1,

gecontroleerd. De resultaten van de controle worden

Artikel 7

eerste lid, onder e, van de Comp­tabiliteits­­wet

in de administratie vastgelegd.

1. Van aangewezen voorraden houdt de minister

20011, wie het aangaat; c. materieel­beheer:

2. De minister of het college inventariseert de risico’s

of het college een voorraad­administratie bij.

de zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het

dat door oor­zaken gelegen buiten de organisatie

2. De administratie van een aangewezen voorraad,

moment van inbeheer- of ingebruikneming tot

aan inbeheer of in gebruik genomen zaken

benodigd voor de bedrijfs­voering, bevat in het

aan het moment van afstoting; d. overtolligstelling:

aanzienlijke schade kan worden toegebracht.

algemeen gegevens omtrent: a. de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak

de vast­stelling dat een zaak niet langer nodig is voor de bedrijfs­voering; e. budgettaire­

Artikel 4

passende eenheid; b. de aanwezige hoeveelheden,

middelenafspraak: de afspraak tussen de Minister

1. In beheer of in gebruik genomen zaken worden

alsmede de voorraad­mutaties; c. de aanschaf­prijzen;

van Financiën en een minister of een college over

zodanig beheerd of gebruikt dat de kans op schade

d. de leveranciers; e. de locatie waar de voorraad

de budgettaire bestemming van de opbrengst

aan derden of aansprakelijkstelling door derden

wordt aangehouden; f. de namen van de voorraad­

van een afgestoten zaak; f. budgettaire­bijdrage­

zoveel mogelijk wordt voorkomen.

beheerders en van de beschikkende functionarissen.

afspraak: de afspraak tussen de Minister van

2. De minister of het college inventariseert de risico’s

3. Tot afgifte van zaken uit een aan­gewezen voorraad

Financiën en een minister of een college over

dat met in beheer of ingebruik genomen zaken

is uitsluitend bevoegd de betrokken voorraad­

de budgettaire bijdrage van de minister,

aanzienlijke schade aan derden kan worden

beheerder in opdracht van de beschikkende

respectievelijk het college in de door de dienst

toegebracht, dan wel dat het beheer of het gebruik van

functionarissen.

Domeinen te maken kosten van afstoting van

die zaken aanleiding kan zijn tot aansprakelijk­stelling

4. Bij het beheer van een aangewezen voorraad

een zaak. 2. Voor de toe­passing van deze regeling

door derden met aanzienlijke financiële gevolgen.

wordt een voldoende functiescheiding toegepast. 5. In het algemeen ten minste eenmaal per jaar wordt

worden tot onroerende zaken mede­gerekend zaken ten aanzien waarvan aan de Staat een

Artikel 5

door middel van een aan­wezig­heids­controle, te

niet-zakelijk recht tot gebruik is verleend.

1. Aan de hand van de inschatting van de kans dat de

verrichten door een van de voorraadbeheerder

3. Deze regeling is niet van toepassing op:

geïnventariseerde risico’s, bedoeld in de artikelen

onafhankelijke func­tio­naris, nagegaan of de voorraad

a. de archieven van het Rijk; b. kunstvoorwerpen

3 en 4, zich zullen voordoen, wordt besloten of en

in overeen­stemming is met de bijgehouden voorraad­

in het beheer bij het Rijk, voor zover het materieel­

zo ja welke preventieve maatregelen moeten worden

administratie. De resultaten van die controle worden

beheer van deze zaken bij of krachtens andere

genomen ter voorkoming of beperking van de risico’s,

betrouwbaar vast­gelegd.

wettelijke bepalingen is geregeld; c. kunst­

danwel welke repressieve maatregelen moeten

6. Na afloop van elk jaar legt de voorraadbeheerder

voorwerpen van het Rijk die aan derden in

worden genomen voor het herstel van de schade of

verantwoording af over het door hem in het voor­

materieel­beheer zijn gegeven.

de opvang van de gevolgen van aan­sprakelijk­stelling.

afgaande jaar gevoerde voorraad­beheer overeen­

komstig de door de minister of het college

uitstelt, kan de dienst Domeinen, nadat de Minister

zaak kan een voorkeurs­positie bij de koop of de

vastgestelde procedure.

van Financiën de minister of het college schriftelijk

huur worden gegeven.

een voorstel tot overdracht in tijdelijk beheer heeft

9. Verkoop of verhuur aan derden geschiedt tegen

Hoofdstuk 3. Het afstoten van overtollige zaken

gedaan, de betrokken zaak zonder een besluit tot

marktconforme prijzen. Bij ingebruikgeving aan

overtollig­stelling in tijdelijk beheer overnemen.

andere ministers of colleges vindt interne door­

Paragraaf 3.1. Roerende zaken

Paragraaf 3.2. Onroerende zaken

prijzen.

Artikel 8

Artikel 9

10. Indien de dienst Domeinen overweegt af te wijken

1. De minister of het college neemt over roerende zaken

1. De minister of het college meldt de onroerende

van de toepassing van het zevende lid, kan zij

die niet langer nodig zijn voor de bedrijfs­voering van

zaak, waarvan overtollig­stelling wordt overwogen,

daarover het advies van de Raad voor Vastgoed

zijn ministerie, respec­tievelijk van het college zo

zo spoedig mogelijk aan bij de dienst Domeinen.

Rijksoverheid vragen.

spoedig mogelijk een besluit tot overtolligstelling.

2. De minister of het college neemt over een

11. Indien een afstoting of een overdracht als

2. De minister of het college doet van een besluit

onroerende zaak die niet langer nodig is voor de

bedoeld in het zevende lid wordt overwogen, kan de

tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk

bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk

dienst Domeinen daarover advies vragen aan de

mededeling aan de dienst Domeinen.

van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot

Raad voor Vastgoed Rijksoverheid als dat uit hoofde

3. De minister of het college draagt overtollig

overtolligstelling.

van de belangenafweging naar het oordeel van de

gestelde, roerende zaken in tijdelijk beheer over

3. De minister of het college doet van een besluit

dienst Domeinen wenselijk is.

aan de dienst Domeinen, tenzij het zaken betreft

tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk mede­

die doormiddel van inruil worden verkocht.

deling aan de dienst Domeinen.

4. De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst

4. De minister of het college draagt een overtollig

Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst

gestelde, onroerende zaak in tijdelijk beheer over

Artikel 10

Domeinen en met inacht­neming van gemaakte

aan de dienst Domeinen. Artikel 8, negende lid,

De minister of het college kan in bijzondere

budgettaire­middelen­afspraken dan wel van

is van overeenkomstige toepassing.

omstandig­heden met de instemming van de

gemaakte budgettaire­bijdrage­afspraken.

5. De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst

Minister van Finan­ciën afwijken van de bepalingen

5. De dienst Domeinen draagt het materieel­beheer

Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst

van deze regeling.

van overtollig gestelde zaken via ingebruik­geving

Domeinen en met inacht­neming van gemaakte

berekening plaats op basis van marktconforme

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

aan andere ministers of colleges of via verhuur aan

budgettaire­middelen­afspraken dan wel van

Artikel 11

derden over, dan wel stoot die zaken via verkoop

gemaakte budget­taire­­bijdrage­afspraken.

1. De regels, bedoeld in artikel 38, eerste lid,

aan derden af. Verhuur of verkoop aan derden

6. De dienst Domeinen draagt het materieel­beheer

van de Comptabiliteitswet 2001, ten aan­zien van het

geschiedt tegen marktconforme prijzen.

van een overtollig gestelde on­roeren­de zaak via

materieelbeheer, zoals die regels zijn vastgesteld

6. De dienst Domeinen kan de kosten van afstoting

ingebruik­geving aan andere ministers of colleges

bij de Regeling Rijksbegrotings­voorschriften 2003

geheel of gedeeltelijk aan de overtollig­stellende

of via verhuur aan derden over, dan wel stoot de

van 25 sept­ember 2002, worden ingetrokken.

minister of het college in rekening brengen, indien

zaak via ver­koop aan derden af, tenzij hij in het

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling

zij die kosten niet kan dekken uit de opbrengst

belang van het Rijk besluit tot het aan­houden van

materieelbeheer rijksoverheid 2006.

van afstoting. Zij doet daarvan zo spoedig mogelijk

een onroerende zaak in tijdelijk beheer.

3. Deze regeling treedt in werking met ingang van

mededelingaan de minister of het college.

7. Bij ingebruikgeving, verhuur of verkoop wordt

1 mei 2006 en werkt terug tot en met 1 januari 2006.

7. De dienst Domeinen kan toestemming verlenen

in het algemeen de volgende voor­keurs­volgorde in

dat afstoting door de minister of het college zelf

acht genomen: a. ministeries en colleges; b. door

Deze regeling zal met de toelichting in de

plaatsvindt. Aan die toestemming kunnen

het Rijk gesubsidiëerde organisaties, indien de

Staatscourant worden geplaatst.

voorwaarden worden verbonden.

minister ten laste van wiens begroting de subsidie is

8. Roerende zaken die niet op de in het vijfde lid

of wordt verstrekt, de dienst Domeinen verzoekt om

bedoelde wijze kunnen worden afgestoten of over­

een voorkeurs­positie voor de betrokken organisatie

gedragen, stoot de dienst Domeinen voor rekening

bij de koop of de huur; c. gemeenten, provincies en

van de minister of het college door middel van

waterschappen; d. andere rechts- of natuur­lijke

vernietiging af.

personen.

9. Indien naar het oordeel van de dienst Domeinen

8. Aan de gebruiksgerechtigde die de onroerende

de minister of het college een besluit tot

zaak voorafgaand aan het moment van afstoting

overtolligstelling of een over­dracht in tijdelijk

geheel of grotendeels in gebruik heeft, of aan een

beheer aan de dienst Domeinen ondoelmatig lang

eigenaar van een aan de onroerende zaak aan­ grenzende onroerende

De Minister van Financiën, G. Zalm. 1

 oals deze artikel onderdelen van de Comptabiliteitswet 2001 Z komen te luiden, nadat het bij koninklijke boodschap van 13 oktober 2004 ingediende voorstel van wet tot Tweede wijziging van de Comptabiliteitswet 2001 (Kamerstukken II, 2004-2005, 29.833, nr. 2) tot wet is verheven en in werking is getreden.

Toel ichting Algemeen Formeel In de Comptabiliteitswet 2001 (Stb. 2002, 413) (CW 2001) is de wetgevingsdelegatie ten aanzien van de regelgeving over het materieelbeheer bij het Rijk gewijzigd. In de voorgaande CW was geregeld dat het materieel­ beheer - zowel het beheer van

organisatorische maatregelen, waaronder interne­

het bij rijksdiensten in gebruik zijnde materieel

bereikt door meer nadruk te leggen op hetgeen

als het beheer van overtollig materieel - bij of

beoogd wordt (doelen, output), dan op de wijze

controle­maatregelen (ao/ic), dat het materieel­

krachtens algemene maatregel van bestuur nader

waarop (methoden, systemen, instrument­en, e.d.)

beheer voldoet aan de normen die in artikel 25,

moest worden uitgewerkt. Dat is gebeurd bij het

die doelen en output moeten worden bereikt.

eerste lid, van de CW 2001 zijn gesteld, te weten

Besluit materieelbeheer 1996 en bij het Besluit

Ook kan meer doel­matig­heid met betrekking tot

doelmatig, rechtmatig, ordelijk en controleerbaar.

beheer overtollige rijksgoederen uit 1977.

beheerszaken worden bereikt als minder centraal

Binnen elke organisatie dient de ao/ic daartoe

en meer decentraal wordt geregeld, omdat dan

adequaat beschreven te zijn en dient het

Op grond van artikel 38, eerste lid, van de CW 2001 dient thans het materieel­beheer bij ministeriële regeling nader te worden uitgewerkt.

meer maatwerk geleverd kan worden. Materieelbeheer wordt binnen de rijks­over­

management door adequate maatregelen van ic zich ervan te verzekeren dat de beheers­

Dat gebeurt in de onderhavige Regeling

heid beschouwd als een onderdeel van de bedrijfs­

handelingen (activiteiten) ook daadwerkelijk

materieelbeheer rijksoverheid 2006. In deze

voering (zie artikel 21, tweede lid, CW 2001).

volgens de ao-beschrijving worden uitgevoerd.

regeling wordt zowel nader invulling gegeven aan

Bedrijfsvoering houdt het sturen en beheersen in

Voor management-, controle- en verant­woordings­

het beheer van het materieel dat bij het Rijk

van de bedrijfsprocessen binnen een organisatie

doeleinden is het tevens noodzakelijk dat een

(bij rijksdiensten) in gebruik is als aan het beheer

om tot een doeltreffende en doelmatige realisatie

adequate administratie inzake het middelenbeheer

van materieel dat bij een dienst als overtollig

van beleidsdoelstellingen te komen. In de bedrijfs­

wordt gevoerd.

wordt beschouwd1.

processen - zowel de primaire (beleids)processen

Doordat er in de CW 2001 niet langer is

Om te voorkomen dat elke organisatie voor

als de ondersteunende processen - gaat het om de

zich het (ao/ic-)wiel uitvindt, kan het doelmatig

voorzien in een basis voor een algemene maatregel

organisatie van de in te zetten apparaatsmiddelen

zijn op centraler niveau van òf een dienst òf een

van bestuur voor beide besluiten, zijn die besluiten

(zoals personeel, materieel, financiën, huisvesting,

ministerie òf op interdepartementaal niveau tot

met ingang van de datum van inwerkingtreding

informatie en administratie) 3. De doelmatigheid

een aantal regels (normen) te komen. Daarbij moet

van de CW 2001, dat wil zeggen met ingang van

van de organisatie van die middelen staat daarbij

ervoor gewaakt worden dat te specifieke normen

1 september 2002, van rechtswege vervallen.

voorop. Met de onderhavige regeling wordt derhalve

worden gesteld, omdat daardoor het kader voor

Door middel van een tijdelijke bepaling in de

primair een doelmatig materieelbeheer beoogd.

een eigen invulling per organisatie (maatwerk)

Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2003

Artikel 21, eerste lid, CW 2001 legt de verant­woor­

te zeer kan worden ingeperkt. Alleen indien

zijn de bepalingen uit beide besluiten feitelijk

delijkheid voor een doelmatige bedrijfs­voering

uniformering duidelijk meerwaarde heeft, zijn

gehandhaafd2. Met de inwerkingtreding van de

expliciet bij de ministers. Overigens dient het

specifieke normen zinvol.

onderhavige regeling komt deze tijdelijke bepaling

materieelbeheer op grond van artikel 25, eerste

te vervallen (zie artikel 11, eerste lid).

lid, van de CW 2001 rechtmatig, ordelijk en

beperkt zich daarom voor het in gebruik zijnde

controleerbaar te worden gevoerd.

materieel in de artikelen 2 tot en met 7 tot een

Inhoudelijk

De onderhavige regeling is dan ook primair

De onderhavige interdepartementale regeling

aantal globale normen. Voor zover de normen

De inhoudelijke opzet van de Regeling materieel­

een uitvoeringsregeling in het kader van de

specifieker zijn, zoals het tweede lid van artikel 3,

beheer rijksoverheid 2006 is ten opzichte de oude

bedrijfs­voering binnen de departementen.

waarin wordt bepaald dat van bepaalde zaken op

regelingen aan­zienlijk gewijzigd. In het kader

In artikel 1, derde lid, is daarom deze regeling niet

niet vooraf aangekondigde momenten de aan­

van de moderniseringsplannen voor het gehele

van toepassing verklaard op de archieven en op

wezigheid in de organisatie wordt gecontroleerd,

complex aan comptabele regels die voor de

de kunst­voorwerpen van het Rijk die aan derden

wordt het aan de minister of het college over­

Rijksoverheid gelden, wordt in deze nieuwe

in materieelbeheer zijn gegeven. Dergelijke zaken

gelaten de (waardevolle en makkelijk te verplaatsen)

regeling met de modernisering van de regelgeving

zijn immers in het algemeen niet als bedrijfs­

zaken aan te wijzen waarvoor zo’n aanwezigheids­

inzake het materieel­beheer een aanvang gemaakt.

voeringsmiddelen te beschouwen. Daarnaast geldt

controle uit risico-oogpunt zinvol wordt

De moderniseringsplannen vormen mede een

deze regeling wel voor zaken waarvoor het Rijk

geoordeeld. Ook is maatwerk per organisatie­

uitvloeisel van de aanbevelingen die zijn gedaan in

alleen een tijdelijke opslag- en bewaarfunctie

onderdeel mogelijk door de in artikel 6, tweede lid,

het Interdepartementaal Beleidsonderzoek Regel­

heeft, zoals in beslaggenomen goederen.

opgenomen kan-bepaling ten aanzien van het

druk en Controletoren (Kamerstukken II, 29.950,

aanwijzen van voorraden. Op deze wijze wordt aan

nr. 1). De insteek is om mede ter beperking van

Regelgeving: centraal of decentraal?

een minister of college voldoende vrijheid gelaten

de administratieve lasten van de departementen,

Middelenbeheer in het kader van de bedrijfs­

om een eigen beheersbeleid ter zake te voeren.

waar mogelijk en wenselijk, te komen tot minder

voering van een organisatie dient op grond van het

centrale regelgeving en - voor zover centrale

subsidiariteits­beginsel - ook wat de regelgeving

Risicobeheersing

regel­geving nuttig en nodig wordt geoordeeld - te

daar­omtrent betreft - plaats te vinden in de laagste

Doelmatig middelenbeheer dient in essentie

komen tot meer doelmatige regel­geving. Een meer

organisatorische eenheid van de bedrijfsvoering

gericht te zijn op het beheersen van risico’s.

doelmatige regelgeving kan onder andere worden

en wel door het treffen van zodanige administratief­

In de artikel 2 tot en met 5 staat het aspect van

risicobeheersing daarom centraal. De volgende

is dat in geval van huur en lease meestal ook het

reallocatieregeling van onroerend goed hebben

risico’s in het kader van het materieelbeheer zijn

geval, maar in het algemeen niet als het om in

betrekking op het beroep op de leenfaciliteit

daarin opgenomen:

bewaring genomen zaken gaat. In dit laatste geval

anticiperend handelen5 (beschikbaar budget

i de materiële risico’s die inherent zijn aan

gaat het meestal om louter tijdelijke opslag van

€ 25 mln. per jaar op begroting IXB, vanaf 2008

bedrijfsvoering en die kunnen leiden tot onnodig

zaken (opslagfunctie). In de onderhavige regeling

€ 17,5 mln. per jaar) en de benutting van de

kwantiteits- en kwaliteits­verlies van de betrokken

hebben de gegeven bepalingen zowel betrekking

inkoop­faciliteit door het Gemeenschappelijk

zaak (ondoelmatig materieelverbruik);

op (toebehorende en toevertrouwde) zaken die

Ontwikkelingsbedrijf. In de nieuwe regeling zijn

ii de risico’s dat schade door het beheer of gebruik

benodigd zijn voor de bedrijfsvoering van het Rijk

de verschillende stappen in de verkoopprocedure

van de zaak aan anderen wordt toe­gebracht of dat

als op in bewaring genomen toevertrouwde zaken.

verduidelijkt en flexibeler gemaakt, zodat beter

het beheer of gebruik aanleiding vormt tot

op marktsituaties en marktontwikkelingen kan

aansprakelijk­stelling van de organisatie door

Overtollig materieel

worden ingespeeld om tot optimale verkoop­

derden;

De bepalingen inzake overtollig materieel zijn

resultaten te komen.

iii de risico’s dat door oorzaken van buiten de

opgenomen in hoofdstuk 3 (het afstoten van

organisatie schade aan het materieel wordt

overtollige zaken) en wel in de artikelen 8 en 9.

aangebracht (met naast de directe schade aan het

Ten opzichte van de bepalingen in het voormalige

materieel ook de risico’s van indirecte schade

Besluit beheer overtollige rijksgoederen is daarin

doordat het bedrijfsproces wordt verstoord), en

het nodige gewijzigd. Zo is de procedure die bij

iv de politieke risico’s die voor een overheids­

afstoten van roerende en onroerende zaken

Artikel 1

organisatie inherent zijn aan het feit dat ook over

gevolgd moet worden thans duidelijker geregeld.

Eerste lid, onderdeel a

de bedrijfsvoering - en dus over schades als gevolg

De dienst Domeinen4 krijgt meer invloed om zaken

De minister wie het aangaat, is in het algemeen de

van de risico’s onder i tot en met iii - in een politieke

die ondoelmatig lang door een dienst niet

minister die verantwoordelijk is voor de bedrijfs­

context verantwoording moet worden afgelegd.

overtollig worden gesteld, dan wel zaken waarvan

voering van het betrokken organisatie-onderdeel

na overtollig­stelling de feitelijke overdracht on­doel­

bij het Rijk of de minister die verantwoordelijk is

In het algemeen kan men in het kader van risico­

matig lang wordt uitgesteld, intern te vorderen.

voor het beheer van in bewaring genomen zaken

beheersing tot adequate maat­regelen komen als

De belangrijkste wijziging is evenwel gelegen in

(bijvoorbeeld voor in beslag genomen zaken).

weloverwogen een aantal stappen wordt gezet.

het beheer van onroerende zaken die bij het Rijk

In de toe­lichting bij artikel 5, eerste lid, wordt

overtollig worden. Op grond van de aanbevelingen

Eerste lid, onderdeel b

daarop nader ingegaan.

in het rapport Reallocatie van Rijks­vastgoed (een

De colleges, genoemd in artikel 1, eerste lid, onder

rapport van de werkgroep Reallocatie Onroerende

e, van de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001),

Toebehorende en toevertrouwde zaken

Zaken Rijks­overheid in opdracht van de Raad voor

zijn de hoge colleges van staat (Staten-Generaal,

Bij het materieelbeheer van de rijks­overheid is het

Vastgoed Rijksoverheid, van oktober 2003) is een

Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale

zinvol om naast het onderscheid dat gemaakt kan

voorkeursvolgorde in artikel 9 van de onderhavige

ombuds­man), het Kabinet der Koningin, de

worden tussen materieel (of zaken) dat bij rijks­

regeling opgenomen. Deze voorkeursvolgorde

Kanselarij der Nederlandse orden en de kabinetten

diensten in gebruik is of bij diensten overtollig is

geldt voor publieke organen, zoals andere

van de gouverneurs van de Nederlandse Antillen

geworden, ook onderscheid te maken tussen het

ministeries (rijksdiensten), bepaalde door het

en van Aruba.

materieel dat het Rijk al dan niet in eigendom

Rijk gesubsidiëerde instellingen en decentrale

heeft. Artikel 25, tweede lid, CW 2001 spreekt in

overheden; deze organen zullen bij voor­rang in

teits­­wet 2001 (Kamerstukken II, 29.833) is vast­

dit verband over toebehorende en toevertrouwde

de gelegenheid gesteld worden om het onroerend

gesteld, geldt de opsomming in artikel 1, eerste

zaken. Bij toebehorende zaken moet gedacht

goed dat bij een rijksdienst overtollig is geworden

lid, onder e tot en met h, van de CW 2001. Alsdan

worden aan al die zaken die de rijksoverheid als

via overdracht, koop of huur in eigendom of in

is de Commissie van toezicht betreffende de

eigenaar aanschaft dan wel anderszins verwerft

beheer over te nemen. Hiermee wordt beoogd dit

inlichtingen- en veiligheidsdiensten aan de

(bijvoorbeeld via schenking of vererving).

onroerend goed een optimale her­bestemming in

colleges toegevoegd.

Bij toevertrouwde zaken kan gedacht worden aan

de publieke sfeer te geven.

zaken die via huur of lease dan wel via inbewaring­

Artikelsgewijs Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Zodra de Tweede wijziging van de Compt­abili­

Eerste lid, onderdeel c

neming (bijvoorbeeld in beslaggenomen zaken)

Financiële gevolgen

Onder materieelbeheer wordt verstaan: de zorg voor

onder het beheer van het Rijk zijn gekomen.

De onderhavige regeling heeft geen (additionele)

niet-geldelijke zaken vanaf het moment van inbeheer-

financiële gevolgen. De zorg voor een adequaat

of ingebruikneming tot aan het moment van afstoting.

benodigd zijn voor het functioneren van de

materieelbeheer behoort tot de normale dagelijkse

De CW 2001 zelf bevat (in artikel 25) geen definitie

betrokken rijksdienst. Bij toe­ver­trouwde zaken

taken van een (overheids)­organisatie. De financiële

van hetgeen onder materieel­beheer wordt verstaan.

In het algemeen zullen de toe­be­horen­de zaken

gevolgen van de nieuwe

In lijn met de bedoeling van de wetgever en met hetgeen algemeen gebruikelijk is, is in dit onderdeel c een definitie opgenomen. De definitie van materieel­ beheer beperkt zich tot niet-geldelijke zaken, dat wil zeggen tot onroerende zaken (die per definitie niet-geldelijk zijn)

Over de normale kosten van afstoting, bijvoor­

en roerende zaken voor zover die nietgeldelijk zijn.

beheer waarvoor de Staat als huurder of lessee

Bij geldelijke zaken (i.c. geld in de vorm van munten

verantwoordelijk is, wordt beëindigd op het

beeld de transportkosten voor het afvoeren van

en munt­biljetten) is vanzelf­sprekend geen sprake van

moment dat het huur- of lease­contract afloopt of

overtollige, roerende zaken ter vernietiging,

materieelbeheer, maar van financieel beheer. Daarop

wordt beëindigd en de zaak fysiek aan de eigenaar

worden geen bijdrage­af­spra­ken gemaakt. Deze

zijn andere dan de onderhavige voorschriften van

wordt overgedragen.

kosten kunnen aan het be­trok­­ken ministerie of

toepassing (onder andere het Besluit kasbeheer

college in rekening worden gebracht en dienen uit

1998). In het vervolg van deze toelichting wordt

Eerste lid, onderdeel e

de reguliere bedrijfs­voeringsbudgetten te worden

kortheidshalve steeds van zaken gesproken in

Onder budgettairemiddelenafspraak wordt

bekostigd.

plaats van nietgeldelijke (roerende) zaken.

verstaan: de afspraak tussen de Minister van Financiën en een andere minister of een college

Tweede lid

rechten op onroerende zaken, octrooien, licenties,

Op niet-stoffelijke goederen, zoals bijvoorbeeld

over de budgettaire bestemming van de opbrengst

Deze bepaling is overgenomen uit artikel 6, vierde lid,

auteurs­rechten, is de regeling niet van toepassing.

van een afgestoten zaak. Namens de Minister van

van het oude Besluit beheer over­tollige rijksgoederen

Financiën worden dergelijke afspraken met de

(Stb. 1977, 473). Als voor­beelden van zaken ten

sprake als zaken, voorafgaande aan het gebruik,

Inspectie der Rijks­financiën (IRF) gemaakt; door de

aanzien waarvan de Staat een nietzakelijk recht tot

in een voorraad worden opgeslagen. Van inbeheer­

dienst Domeinen wordt de daartoe relevante

gebruik is ver­leend zijn aan te merken onroerende

neming is ook sprake bij zaken die louter in

informatie aan­geleverd. Omdat de departementen

zaken die het Rijk in erfpacht heeft of huurt of least.

bewaring (opslag) zijn genomen, zoals het geval

(diensten) in het verleden de middelen voor de

is bij in beslag genomen zaken. Ook bij het tijdelijk

aanschaf­fingen van het materieel uit de algemene

Derde lid, Onderdeel a

beheer dat de dienst Domeinen met betrekking

middelen ‘om niet’ ter beschikking gesteld hebben

De archieven zijn in het algemeen niet te rekenen

tot overtollige zaken voert, is sprake van inbeheer­

gekregen, ligt het niet zonder meer in de rede dat

tot zaken die benodigd zijn voor het functioneren

neming en niet van ingebruikneming.

eventuele opbrengsten bij afstoting beschikbaar

(de bedrijfsvoering) van de rijksdienst. Aan het

komen voor het betrokken departement of college.

archiefbeheer is, naast een informatie-aspect

Van inbeheerneming is in het algemeen

Van ingebruikneming is in het algemeen sprake in situaties waarin zaken door koop, huur of lease

In de praktijk worden echter om beleidsmatige

en een opslagaspect, ook een materieelaspect

worden aan­getrokken om in de bedrijfsvoering

redenen vaak dergelijke afspraken gemaakt, mede

te onderscheiden. De bepaling in dit artikel­lid,

worden gebruikt.

omdat het een prikkel kan zijn om overtollige

dat deze regeling niet van toepassing is op de

zaken niet onnodig lang binnen de organisatie te

archieven van het Rijk, heeft met name betrekking

Eerste lid, onderdeel d

handhaven. Als die afspraken zijn gemaakt, dient

op het informatie- en het opslagaspect en niet op

Onder overtolligstelling wordt verstaan: de vast­

daarmee bij de administratieve afhandeling van

het materieel­aspect. De onderhavige regeling is

stelling dat een zaak niet langer nodig is voor de

het overdragen en afstoten van het overtollige

derhalve wel van toepassing op de fysieke zaken

bedrijfsvoering. Een dergelijke vaststelling is

materieel rekening te worden gehouden.

die benodigd zijn voor de opslag­functie (lektrievers, dossier­mappen, e.d.). Op de overige aspecten van

nodig, omdat op grond van artikel 25, vierde lid, CW 2001 de Minister van Financiën verant­

Eerste lid, onderdeel f

het archief­beheer is de archief­regelgeving van

woordelijk is voor het beheer van het overtollige

Onder budgettairebijdrageafspraak wordt

toepassing (onder andere de Archiefwet, Stb.

materieel bij het Rijk. Door de vaststelling wordt

verstaan: de afspraak tussen de Minister van

1995, 276, en het Archiefbesluit, Stb. 1995, 671).

duidelijk wanneer het over­tollige materieel in

Financiën en een andere minister of een college

Een archief wordt dus niet be­schouwd als een

beheer dient te worden over­­gedragen. Op grond

over de budget­taire bijdrage van de minister of het

voorraad dossiermappen.

van de bepalingen in hoofd­stuk 3 van de

college in de door de dienst Domeinen te maken

onderhavige regeling dient het overtollige

kosten van afstoting van een zaak. Te denken valt

Onderdelen b en c

materieel in beheer aan de dienst Domeinen te

bijvoorbeeld aan specifieke voor­bereidings­kosten

Kunstvoorwerpen kunnen worden gerekend tot

worden overgedragen. Naar de aard is dit beheer

als grond­sanerings­kosten die op grond van milieu­

materieel van een bijzondere aard vanwege hun

een tijdelijk beheer. Domeinen zal zorg­dragen voor

wetgeving gemaakt moeten worden. Als die

decoratieve, artistieke, cultuurhistorische of

het doel­matig afstoten ervan: in het algemeen via

afspraken zijn gemaakt, dient daarmee bij de

wetenschappelijke waarde. Het Rijk is zowel

verkoop, soms via verhuur aan derden of ingebruik­

admini­stra­tieve afhandeling van het overdragen en

eigenaar van museale collecties, die veelal in

geving aan andere rijks­diensten of in geval er geen

afstoten van het overtollige materieel rekening te

beheer zijn gegeven aan zelfstandige musea, als

opbrengstwaarde resteert via vernietiging.

worden gehouden. Namens de Minister van

van afzonderlijke kunstvoorwerpen, die veelal ter

Financiën worden eventuele budgettaire­bijdrage­

verfraaiing en of in verband met hun represen­

met betrekking tot zaken die in eigendom door de

afspraken door de IRF gemaakt; door de dienst

tatie­­verhogende waarde in de rijks­gebouwen

Staat zijn verworven. Gehuurde of geleaste zaken

Domeinen wordt de daartoe relevante informatie

worden uitgestald (en soms zijn opgeslagen). De

worden niet overtollig gesteld. Het materieel­

aangeleverd.

groep afzonder­lijke kunst­voorwerpen dienen in

Van overtolligstelling kan alleen sprake zijn

het alge­meen niet tot de (strikte) bedrijfsvoering

Hoofdstuk 2. Het beheer van materieel

materieelbeheer gelden overigens de in artikel 25 van de CW 2001 vast­gelegde (proces)normen van

van de betrokken dienstonderdelen; zij kunnen de bedrijfsvoering echter wel veraangenamen.

Artikel 2

ordelijkheid, controleer­baarheid, recht­matigheid en

Uit oogpunt van materieelbeheer is het zinvol om

Eerste lid

doelmatigheid.

op deze groep kunst­voor­werpen, zolang daarvoor

Artikel 21, eerste lid, CW 2001 legt de verant­woor­de­

Bij recht­matig­heid moet niet alleen gedacht

nog geen specifieke regelgeving bestaat, de

lijkheid voor de bedrijfs­voering6 van een ministerie -

worden aan het naleven van interne regelingen,

bepalingen van de onderhavige regeling van

en daarmee op grond van het tweede lid voor onder

maar ook aan de naleving van eventuele contract­

toepassing te laten zijn. Het ministerie van

andere het materieelbeheer - bij de betrokken

uele bepalingen die aan het gebruik van bepaalde

Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werkt aan

minister. Als uitvloeisel van die verantwoorde­lijk­

zaken zijn verbonden.

een specifieke beheer­regeling voor museale

heid wordt in het eerste lid bepaald, dat de

kunstvoorwerpen. Het ligt gezien het bijzondere

ministers en de colleges de administratieve

beheer ook rekening gehouden moeten worden met

karakter van deze voor­werpen in de rede dat die

organisatie, waaronder de maatregelen van interne

het toepassen van voldoende functiescheiding

specifieke regeling, zodra die in werking is

controle (ao/ic), met betrekking tot het materieel­

(scheiding tussen beheren/bewaren, beschikken,

getreden, gaat gelden boven de onder­havige

beheer dienen te beschrijven en zorg dienen te

registreren/administreren en controleren).

regeling. Dat wordt in onderdeel b geregeld.

dragen voor een juiste toepassing van de ao/ic. Zij

Bij inventarisbeheer is functiescheiding minder

zijn derhalve verantwoordelijk voor een naar opzet

van belang dan bij voorraadbeheer.

De onderhavige regeling blijft echter wel

Indien relevant zal in de ao/ic van het materieel­

van toepassing op die kunstvoor­werpen die niet

en werking adequate ao/ic met betrekking tot het

onder de OCW-regeling worden gebracht; naar

materieel­beheer op hun departementen. Een eerste

onmogelijk om de be­warende functie aan één persoon

verwachting zijn dat bijvoorbeeld kunst­

stap daartoe is de inven­tarisatie van de interne

toe te wijzen. De inventarisgoederen zullen immers

voorwerpen die louter een decoratieve waarde,

risico’s die het materieelbeheer van de organisatie

ruimtelijk verspreid in een organisatie ter beschikking

maar geen of nauwelijks artistieke, cultuur­

negatief kunnen beïnvloeden.

van (groepen) medewerkers staan. Een bewarende

historische of wetenschappelijke waarde hebben. Overigens is onderdeel b ook van toepassing

Het voeren van (materieel)beheer omvat zowel

Bij inventarisbeheer is het in het algemeen fysiek

functie is dan dus niet zo relevant. De beschikkende

het verrichten van beheers­handelingen als het

functie kan worden uitgevoerd door degene die ook

op kunstvoorwerpen die het Rijk huurt of in bruik­

bij­houden van een administratie. Dit tweede

verantwoordelijk is voor de registratie van de

leen heeft gekregen.

aspect komt in het tweede lid aan de orde.

inventarisgoederen. In het algemeen is vooral een

Op museale kunstvoorwerpen waar­van het

De beheershandelingen dienen erop gericht

goede registrerende functie van belang, met name

Rijk de eigenaar is, maar die in museaal beheer

te zijn te bewerkstelligen dat op de juiste plaats

van de goederen met een zekere (financiële) waarde.

aan zelfstandige musea zijn gegeven, is de onder­

in de organisatie op het juiste moment en in de

De inventaris­administratie die door deze functionaris

havige regeling niet van toepassing, omdat het

benodigde omvang het personeel kan beschikken

wordt bijgehouden dient adequaat ge­voerd te worden,

feitelijk materieelbeheer niet in (meer) handen

over kwalitatief goed materieel, teneinde het voor­

opdat daaraan betrouw­bare informatie kan worden

van het Rijk is. Hierop zal alleen de OCW-regeling

genomen beleid te kunnen uitvoeren. Het betreft

ontleend. Om te zorgen dat de inventaris­administratie

inzake museale voorwerpen van toepassing zijn.

(beheers) handelingen, zoals het in ontvangst

adequaat wordt gevoerd, is het zinvol in de

nemen, het tijdelijk in opslag houden (voorraad­

administratieve organisatie te voorzien in interne

Rijk die aan derden in beheer worden gegeven,

beheer), het intern leveren uit de voorraad, het

controlemaatregelen. Via accountants of auditors kan

ligt het in de rede dat bij de in beheergeving

gebruiken of verbruiken, het onderhouden, het

invulling worden gegeven aan de (gescheiden)

afspraken worden gemaakt over het materieel­

beveiligen, het afleveren bij verkoop of het over­

controlerende functie, waarbij men zich vooral zal

beheer daarvan.

dragen aan Domeinen in geval van overtolligheid.

richten op de opzet en de werking van het toegepaste

Andere aspecten van materieelzorg (materieel­

inventaris­systeem.

Bij afzonderlijke kunstvoorwerpen van het

Het afstoten van (museale) kunst­voorwerpen

Voor de functiescheiding bij voorraad­beheer

waarvan het Rijk eigenaar is, valt buiten het

beheer) die tot beheershandelingen zullen leiden,

materieel­beheer (zie definitie van materieelbeheer

zijn bijvoorbeeld de risico’s dat met het materieel

in artikel 1). Ook voor het afstoten van dergelijke

schade aan derden of aan het milieu kan worden

voor­werpen is artikel 25, vierde lid, van de

toegebracht. De bedrijfsinterne milieuzorg

Tweede lid

Comptabiliteits­wet 2001 inzake overtollig materieel

(bijvoorbeeld het beperken van afval of vervuiling)

Het tweede aspect van materieelbeheer omvat

van belang. De bepalingen van hoofdstuk 3 (het

is derhalve een aspect van materieelbeheer.

het bijhouden van administraties die daarmee

afstoten van over­tollige zaken) van de onderhavige

wordt verwezen naar artikel 7, vierde lid.

Bij in bewaring genomen zaken zal de zorg

samen­hangen (administratief beheer), teneinde

regeling, in casu de inschakeling van de dienst

voor die zaken vooral zijn gericht op het voor­komen

te kunnen voorzien in de benodigde beheers- of

Domeinen, zijn daarmee ook op (museale)

van kwantiteits- en zo mogelijk van kwa­liteits­­

management­informatie en om die administraties

kunstvoorwerpen van toepassing.

verlies, opdat vermogensverlies voor de recht­

te kunnen gebruiken voor controle- en verant­

matige eigenaar zoveel mogelijk wordt beperkt. Voor het voeren van

woordings­doeleinden. Om die reden wordt in het tweede lid de zorg voor het bijhouden van een adequate administratie aan de minister of het college opgedragen. Het bijhouden van een adequate administratie van het materieel­beheer betekent niet dat van alle uitge­ voerde beheers­handelingen

een weerslag in de administratie moet zijn terug

Van inventaris­goederen kan het, af­han­ke­lijk van

eventueel gesloten verzekerings­contracten (reden

te vinden.

de risico’s die daarmee gelopen worden, bij­voor­

van afsluiten, voorwaarden, premies). De beschik­

Ook houdt het niet in dat bijvoorbeeld van alle in

beeld zinvol zijn om vast te leggen (a) de plaats

baar­heid van schadestatistieken is een voor­

gebruik zijnde materiële zaken in de administratie

waar deze zaken zich binnen de organisatie dienen

waarde voor het maken van risico-analyses.

moet worden vastgelegd waar deze in de

te bevinden, (b) wie daarover het dagelijks beheer

Wat als meer belangrijke schades en

organisatie in welke om­vang (hoeveelheden)

voert of wie daarvan dagelijks gebruikmaken, (c)

aansprakelijkstellingen moeten worden

worden gebruikt of verbruikt.

de onderhoudsbeurten en de storingen, (d) de

beschouwd, is ter beoor­deling van de betrokken

Het bijhouden van een adequate administratie

jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen.

minister. Daarbij kan worden opgemerkt dat ook

houdt wel in dat gegevens inzake het materieel

Het hebben van inzicht in de kosten van

kleine schaden belangrijk kunnen zijn, met name

zodanig admini­stratief worden vastgelegd, dat

afschrijving van duurzame zaken is in het algemeen

als het veel voorkomende, identieke schades

daaraan informatie kan worden ontleend die van

van belang wanneer aan derden tarieven of prijzen

betreft. Dat kan namelijk wijzen op één enkele

belang is ter beheersing van de risico’s die met het

in rekening worden gebracht voor verrichte

oorzaak die alleen door registratie manifest wordt.

materieelbeheer wordt gelopen. In de artikelen

diensten of geleverde producten. Daartoe kan het

In het algemeen moet ervan worden uitgegaan, dat

3 tot en met 5 wordt nader in­gegaan op de risico’s

wenselijk zijn dat met betrekking tot duurzame

er van aansprakelijk­stellingen altijd een schrifte­

die kunnen worden onderkend en op de wijze

zaken met een hoge aanschaf­prijs, naast gegevens

lijke of electronische vastlegging (dossier­vorming)

waarop die kunnen worden beheerst.

over de aanschaf­prijzen, ook gegevens over de

zal plaatsvinden.

Ook moet een adequate administratie op grond van artikel 26, eerste lid, CW 2001 voldoen aan de (proces)eisen van ordelijkheid, controleer­ baarheid, recht­matigheid en doelmatigheid. In deze regeling worden geen inhoudelijke

jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen van die duurzame zaken voorhanden zijn. Ook inzicht in de staat van onderhoud van dergelijke zaken is van belang. Wanneer duurzame

Overigens gelden voor administraties de bepalingen die in de (boven­departementale) Regeling departementale begrotings­administratie (RDB) zijn opgenomen.

zaken niet goed worden onder­houden, kunnen

eisen aan de administraties gesteld, afgezien van

werkprocessen niet meer of in onvoldoende mate

Artikel 3

hetgeen in artikel 7, lid 2, voor administraties van

worden uitgevoerd en moeten eerder middelen

Eerste lid

aangewezen voorraden wordt voorgeschreven.

worden aan­gewend om de zaken opnieuw aan te

Het materieel dat voor het functioneren van een

Elke minister (college) dient zelf te bepalen van

schaffen. Adequaat onderhoud kan boven­dien een

organisatie (de bedrijfsvoering) nodig is, dient

welke gegevens het vanuit risicobeheersing zinvol

eventuele inruilprijs of tweede­hands­verkoopprijs

zodanig gebruikt en ver­bruikt te worden dat onnodig

en relevant is dat die worden vastgelegd, dan wel

positief beïnvloeden. Bijgehouden kan bijvoorbeeld

kwaliteits- en kwan­titeitsverlies wordt voorkomen.

welke informatie aan de administraties ontleend

worden wanneer onder­­houds­beurten hebben

Dat vergt van alle betrokkenen een zorg­vuldig

moet (kunnen) worden. In het algemeen dient er

plaatsgevonden, wanneer de eerst­volgende

ge­bruik van met name investerings­achtige zaken

rekening mee te worden gehouden dat aan een

onderhouds­beurt zal moeten plaatsvinden, welke

als meubilair, auto­matiserings­goederen, dienst­

administratie de volgende informatie moet kunnen

belangrijke onderdelen bij het onderhoud zijn

auto’s e.d. Het management heeft tot taak om dit

worden ontleend:

vervangen, e.d. Naast gegevens over het onderhoud

zorgvuldige gebruik te stimuleren. Daarnaast

a. informatie ten behoeve van het eigen

kan het relevant en zinvol zijn om ook het aantal

speelt het management een belangrijke rol in het

management om een doelmatig materieelbeheer te

storingen en de aard van deze storingen bij te

creëren binnen de organisatie van een klimaat,

kunnen voeren; b. informatie ten behoeve van de

houden. Dergelijke gegevens kunnen van belang

waarin mogelijke inbreuken op de integriteit

minister van Finan­ciën in het kader van zijn toezicht

zijn bij vervangings­beslissingen en bij besluiten

(bijvoorbeeld het gebruik van materiële zaken voor

op de uit­voering van de begroting; c. informatie die

om een beroep te doen op de geldende garantie­

privé-doeleinden) tot een minimum wordt beperkt.

in het kader van de jaarlijkse verantwoording via

bepalingen.

het departementaal jaarverslag nodig is om aan de

Aan (risico)administraties van (veroorzaakte)

Ook in beheer (maar nog niet in gebruik) genomen zaken (zoals werkvoorraden, maar ook

Staten-Generaal verantwoording over het gevoerde

schades en van aansprakelijkstellingen door

in bewaring genomen zaken) dienen zodanig te

materieelbeheer te kunnen afleggen; d. informatie

derden zullen geheel andere inhoudelijke eisen

worden opgeslagen, dat zo min mogelijk

die op incidentele basis ten behoeve van de verant­

moeten worden gesteld. Naast het bijhouden van

kwaliteits- en kwantiteits­verlies op kan treden.

woording aan de Tweede Kamer moet kunnen

gegevens over de meer belangrijke, voorgevallen

Zo dient er bijvoor­beeld zorg voor gedragen te

worden overgelegd.

schaden en aansprakelijkstellingen (onder andere

worden dat de kwaliteit van de zaken niet wordt

oorzaak, omvang, frequentie, herstel­wijze), zullen

beïn­vloed door weersomstandigheden, dat zaken

Wat betreft de behoefte aan management­

vaak ook andere van belang zijnde gegevens

niet van (chemische) samenstelling veranderen,

informatie ligt het in de rede, dat aan inventaris-

worden bijgehouden. Gedacht kan bijvoorbeeld

niet beschadigd kunnen worden of niet brand­

administraties andere inhoude­lijke eisen gesteld

worden aan gegevens over de (resultaten van de)

gevaarlijk worden opgeslagen. Naast deze

zullen worden dan aan voorraadadministraties.

preventiemaatregelen en met betrekking tot de

kwaliteits­­aspecten dient er zorg voor te worden

gedragen dat de opgeslagen zaken niet kunnen

Artikel 4

Artikel 5

worden ontvreemd. In bewaring genomen zaken

Eerste lid

Eerste lid

(bijvoorbeeld in beslag genomen zaken, consignatie­

Naast schade of kwaliteits- en kwantiteits­verlies,

Een adequate risicobeheersing omvat in het

zaken als onbeheerde nalaten­schappen, e.d.) en

die aan het eigen materieel van een organisatie

algemeen de volgende beheersmatige stappen:

voorraden dienen dan ook, uitzonderingen

kan ontstaan door eigen gebruik of door oorzaken

a. inventariseren welke risico’s er in het kader

daargelaten, in afsluitbare ruimten te worden

van buiten, kan met het eigen materieel ook

van materieelbeheer (kunnen) worden gelopen;

opgeslagen.

schade aan derden worden veroorzaakt.

b. inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s

In dit lid is als norm opgenomen dat dergelijke

zich zullen voordoen;

Tweede lid

schades aan derden en aansprakelijk­stellingen

c. inschatten wat de gevolgen (effecten) zijn als

Van inventariszaken waarvan het zinvol wordt

door derden zoveel mogelijk moeten worden

de risico’s zich voordoen, waarbij in het algemeen

geoordeeld een administratie bij te houden, kan

voorkomen. Niet alleen omdat als het beheer of

de kans vermenigvuldigd met het effect een

het zinvol zijn om op onregelmatige momenten na

het gebruik van zaken dergelijke gevolgen heeft,

indicatie geeft van de omvang van het risico;

te gaan of deze nog in de organisatie aanwezig

dit voor de organisatie ondoelmatig is, maar

d. bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst

zijn. De toezichtskosten dienen daarbij te worden

ook omdat de (rijks)­overheid een speciale

moeten worden door het treffen van maatregelen

afgewogen tegen het risico dat deze zaken worden

verant­woordelijk­heid naar burgers, bedrijven

in de sfeer van preventie (bijvoorbeeld beveiligings­

ontvreemd. Met name moet hier worden gedacht

en instellingen heeft om dergelijk (onbedoeld)

maatregelen) en/of in de repressieve sfeer van de

aan duur­zame zaken die voor individueel of collectief

onrecht­matig handelen zoveel mogelijk te voor­

opvang van of het herstel van de gevolgen van de

gebruik in de organisatie zijn uitgezet, zoals personal

komen. Aansprakelijk­stellingen zijn vaak het

risico’s als die zich zullen voordoen (bijvoor­beeld

computers, kopieer­machines, fax­apparaten, kunst­

gevolg van aansprakelijk­heid die ont­staat door

door een calamiteitenplan, waaronder maatregelen

werken e.d.. Wanneer uit de aan­wezigheids­controles

op onrecht­matige wijze veroor­zaakte schades.

voor een adequate bereddering onmiddellijk

blijkt dat bepaalde zaken zijn verdwenen, ligt het

Voorbeelden zijn schades veroorzaakt met

na een schadeevenement (‘salvage’7));

in de rede dat - naast mogelijke aansprakelijk­

dienstauto’s of defensie­materieel, milieuschade

e. het treffen van preventieve maatregelen om

stelling van de betrokken personen - nadere

door het gebruik - en bij specifieke overheids­

de risico’s te ver­minderen of te voorkomen.

(beveiligings)maatregelen worden overwogen.

organisaties door het vervoer of de opslag - van

Dit kan bijvoorbeeld leiden tot het vaker houden

milieu-onvriendelijke stoffen.

van aanwezigheidscontroles, tot het fysiek ver­

Stap a wordt gedekt door de bepalingen in artikel 3, lid 3, en artikel 4, lid 2. De overige stappen

grendelen (aan de ketting leggen) van duurzame

Tweede lid

zaken of tot verscherping van de uitgangs­beveiliging

In dit tweede lid wordt voorgeschreven dat de

van een gebouw.

risico’s geïnventariseerd moeten worden dat met

die op grond van de stappen b t/m d wordt

worden afgedekt door het onderhavige lid. Op basis van de (doelmatigheids) af­weging

materieel van de organisatie schade aan derden

gemaakt, kan besloten worden om ten aanzien

Derde lid

kan worden toegebracht dan wel dat het beheer

van bepaalde risico’s geen preventieve en/of

Kwaliteits- en kwantiteitsverlies kunnen ook

of gebruik van materieel aanleiding kan zijn

repressieve maat­regelen te nemen. Vanuit

optreden door oorzaken buiten het gebruik en

tot aansprakelijk­stellingen. Ook hier geldt dat

verantwoordingsoptiek is het gewenst dat aan

derhalve vaak door oorzaken gelegen buiten

inventarisatie de eerste noodzakelijke stap is

de hand van de administratie (dossiervorming)

(de directe invloed­sfeer van) de organisatie.

in het proces om dergelijke risico’s afdoende

nagegaan kan worden op grond van welke

Calamiteiten die brand-, water- storm- of

te kunnen beheersen.

explosieschades veroorzaken, zijn daarvan

af­wegingen wel of niet tot maatregelen, en

Risicobeheersing in het kader van de

zo ja welke, is besloten.

voorbeelden, maar ook de uitval van elektra- en

onderhavige regeling heeft betrekking op ‘zaken’.

water­levering of van voorzieningen als telefoon- en

Omdat niet-stoffelijke goederen (bijvoorbeeld

beveiligingsmaatregelen in het kader van materieel­­

internetverbindingen. Naast calami­teiten die voor

octrooien, licenties, auteurs­rechten, e.d)

beheer (beveiligingsbeleid) moet ook gewezen

vele organisaties dezelfde impact kunnen hebben,

daartoe niet worden gerekend, is deze regeling

worden op het Besluit voorschrift informatie­

kennen vele organisaties ook hun specifieke

daarop formeel niet van toepassing (zie de

beveiliging rijks­dienst 1994 (een besluit van de

risico’s. De bepaling in dit derde lid legt de minister

toelichting bij artikel 1, eerste lid, onder c).

minister-president van 22 juli 1994). Dit besluit

of het college de verplichting op de risico’s te

Het is echter zinvol ook te inventariseren of er

heeft een reikwijdte die veel verder gaat dan de

inventariseren dat door oorzaken van buiten de

risico’s zijn verbonden aan het gebruik van

onderhavige regeling, omdat het betrekking heeft

organisatie aanzienlijke schade aan het materieel

dergelijke niet-stoffelijke goederen. Inbreuken

op het gehele proces van informatie­voor­ziening

kan worden aangebracht. Inventarisatie is de eerste

op licenties, octrooien (denk bijvoorbeeld aan

van de rijksoverheid.

noodzakelijke stap in het proces om risico’s afdoende

het niet-rechtmatige (illegale) gebruik van

te kunnen beheersen.

gelicentieerde software) kunnen tot aanzienlijke schadeclaims leiden.

Ten aanzien van het eventueel treffen van

Wat de hardware-matige kant van dit proces betreft (te denken valt bijvoorbeeld aan de opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur), lijkt er sprake van een zekere overlapping; de hardware (het materieel) bestaat namelijk uit zaken waarop ook de onderhavige regeling betrekking heeft. Het Besluit voorschrift informatie­ beveiliging rijks­dienst 1994 geeft echter op hoofdlijnen alleen

proce­durele voorschriften, die moeten leiden tot

over historische (schade) gegevens van alle

Artikel 7

het formuleren, het vastleggen en het implementeren

betrokken rijksvoertuigen. Ook bij het eventueel

Eerste lid

van een informatie­beveiligingsbeleid.

afsluiten van een collectief verzekeringscontract

In het algemeen vormt het bijhouden van een

zal inzicht in de schadehistorie van belang zijn

kwanti­­tatieve administratie, waaronder een voorraad­

Daarbij is een uitgangspunt dat dit beleid wordt ingebed en afgestemd op het algemene beveiligings­

voor een verantwoorde risico-inschatting en

admini­stratie, een nood­zakelijke voorwaarde voor

beleid dat een departe­ment voert. Dit algemene

premiestelling.

het voeren van een doelmatig materieelbeheer.

be­veiligings­beleid, dat betrekking heeft op zowel

Indien op grond van dit lid in overleg wordt

Er dient aan te kunnen worden ontleend of de

per­soneel als materieel, dient voor zover het be­trek­

besloten bepaalde schades of aansprakelijk­

benodigde zaken in de vereiste hoeveel­heden tijdig

king heeft op materiële zaken met toe­passing van

stellingen namens het Rijk door Financiën te laten

beschikbaar zullen zijn om de bedrijfsvoering

de onderhavige regeling vorm te worden gegeven.

afwikkelen, zal in het algemeen de Minister van

ongestoord te laten ver­lopen. De voorraad­admini­

Beide regelingen sluiten dan ook op elkaar aan.

Financiën over dergelijke historische schade­

stratie kan een hulp­middel zijn bij het uitvoeren

Van een overlapping die tot tegen­strijdigheden aan­

gegevens moeten kunnen beschikken. Op grond

van ver­schillenanalyses. Met behulp van de voor­

leiding zou kunnen geven, hoeft geen sprake te zijn.

van de bepaling in artikel 42 van de CW 2001 kan

raadadministratie kunnen ook periodiek gebruiks-

hij dergelijke informatie bij zijn ambtgenoten

of verbruiksmetingen worden verricht. Getoetst aan

opvragen.

beschikbare ervaringscijfers kan een opmerkelijk

Overigens heeft het besluit inzake de informatiebeveiliging geen betrekking op de hoge colleges van staat, terwijl de onderhavige regeling ook op die colleges van toepassing is.

gebruik of verbruik worden vastgesteld. Artikel 6 Eerste lid

Tweede lid

Tweede lid

Voorraden (roerende zaken) die benodigd zijn voor

De wijze van administreren (het aggregatie­niveau)

Bij repressieve maatregelen kan, naast een

een onbelemmerde bedrijfs­voering dienen te zijn

kan per voorraad verschillen. Van duurzame zaken

calamiteitenplan, ook gedacht worden aan het

afgestemd op de behoeften van het betrokken

zullen de in dit artikellid bedoelde gegevens veelal

vooraf treffen van budgettaire voorzieningen of

organisatie-onderdeel. De continuïteit van de

per individueel exemplaar in de voorraad­administratie

het verzekeren van bepaalde risico’s. Als algemene

bedrijfs­voering moet niet in gevaar komen door

worden bijgehouden. Van niet-duurzame zaken kan

beleidslijn binnen de rijksoverheid geldt echter,

een voorraadtekort. Vanuit doelmatig­heids­over­

dat worden gedaan in een bij die zaken passende

dat het Rijk zich niet verzekert8. Het Rijk is derhalve

wegingen moet er echter ook voor worden gewaakt

een­heid, bijvoorbeeld per artikelsoort, per artikel­

eigen-risicodrager voor schades die het bezit of

dat er een voorraad­surplus ontstaat; een voorraad­

groep of per partij. Met beschikkende functionarissen

het gebruik van materieel met zich mee kan brengen.

surplus legt immers onnodig beslag op financiële

(punt f) worden de materieelordonnateurs

Belangrijkste motief voor niet­verzekeren is dat,

middelen. Daarnaast zijn aan het in voor­raad houden

bedoeld, dat wil zeggen de personen die bevoegd

gelet op het gezamenlijke volume en de spreiding

van zaken, kosten en risico’s (zoals prijsrisico,

zijn tot het doen van interne bestellingen, dan wel

van de risico’s bij het Rijk, het dragen van eigen

risico van bederf, risico van veroudering en risico

die bevoegd zijn om opdrachten te ver­strekken tot

risico in het algemeen doelmatiger is dan ver­zekeren.

van ontvreemding) verbonden.

uitname uit de voorraad.

waarvoor individuele ministers (departementen)

Tweede lid

het in het algemeen dienstig is deze in een voorraad­administratie op te nemen, hebben alleen

Omdat dit motief niet hoeft te gelden voor de risico’s

De in dit lid opgesomde gegevens, waarvan

of organisatie­onder­delen, zoals baten-lasten­

Voorraden (roerende zaken) worden op vele plaatsen

diensten, budgettair verantwoordelijk zijn, is in het

en in verschillende omvang aangehouden. De aard

betrekking op voor­raden die benodigd zijn voor

onder­havige lid de norm van niet-verzekeren vast­

en de waarde van de zaken verschillen van geval

de bedrijfs­voering. Van voorraden van louter in

gelegd. In gevallen waarin geen sprake is van een

tot geval. De eisen die aan voorraadbeheer gesteld

bewaring genomen zaken (zoals in beslag genomen

substantieel volume en voldoende spreiding van

moeten worden, zullen dan ook van geval tot geval

goederen) kan in het algemeen volstaan worden

risico, kan verzekeren uit doel­matig­heidsoogpunt

verschillen. In de onderhavige regeling worden

om een kleiner aantal gegevens vast te leggen.

wel een optie zijn. In over­eenstemming met de

geen algemene eisen geformuleerd die voor alle

Minister van Financiën kan dan van de algemene

voorraden relevant zijn. In artikel 7 zijn een aantal

voorraadadministratie van aanschaf­prijzen (punt c)

beleids­lijn worden afgeweken.

normen voor het beheer en de administratie van

wordt niet beoogd te bevorderen dat in alle

voorraden opgenomen. Deze gelden alleen voor

gevallen van alle individuele zaken in een voorraad

Derde lid

voorraden die daartoe worden aangewezen. Deze

precies wordt vastgelegd voor welke prijzen deze

Het door het Ministerie van Financiën ontwikkelde

aanwijzingsbevoegdheid wordt in het eerste lid

zijn aangeschaft. Afhankelijk van het doel waar­

omslagstelsel voor rijks­motorvoertuigen is een

van artikel 6 geregeld. In het voormalige Besluit

voor de vastlegging van de prijzen zal worden

voorbeeld van een bovendepartementale risico­

materieelbeheer 1996 werden deze voorraden

gebruikt, zal gekozen kunnen worden om de meest

behandeling. Voor het goed functoneren van dat

als centrale voorraden benoemd. Die term is

zinvolle aanschaf­prijs vast te leggen (bijvoorbeeld

stelsel is het van belang dat beschikt kan worden

thans losgelaten.

alleen de meest recente aanschafprijs).

Met het voorschrift over het opnemen in de

Derde en vierde lid

betrouw­bare vorm van vastlegging. Dergelijke

De betrokken interne audit­dienst (DAD) zal in het

Van een voldoende functiescheiding is in het

processenverbaal worden ondertekend door de

kader van de controle ex artikel 66 CW 2001

algemeen sprake als er scheiding wordt aan­gebracht

betrokken controleur, door de betrokken voorraad­

de opzet en de werking van dit onderdeel van de

tussen de bewarende functie (voorraadbeheerder/

beheerder en in voorkomende gevallen door de

admini­stratieve organisatie en de interne controle

magazijn­meester), de beschikkende functie

betrokken magazijnmeester(s). Alle betrokkenen

beoordelen. Indien de resultaten van de voorraad­

(materieelordonnateur), de registrerende functie

ont­vangen daarvan een afschrift. De frequentie van

opname en de jaarlijkse rapport­en van de DAD,

(voorraadadministrateur) en de controlerende

de uit te voeren inventari­saties zal onder meer

bedoeld in artikel 66, vijfde lid, CW 2001 daartoe

functie (accountants of auditors). Bij kleine

afhankelijk zijn van de waarde van de zaken die in

geen belemmering vormen, wordt via de in dit

organisatie­onderdelen zal een dergelijke functie­

voorraad worden gehouden. Voorgeschreven is dat

artikellid bedoelde procedure door de voorraad­

scheiding niet altijd mogelijk of doelmatig zijn. Ook

in het algemeen ten minste eenmaal per jaar een

beheerders verantwoording afgelegd.

kan het systeem van voorraadbeheer zodanig

dergelijke controle dient plaats te vinden. Als uit

geautomatiseerd van opzet zijn, dat de bewarende

een oogpunt van risico­beheer goede argumenten

Hoofdstuk 3.

functie (het verrichten van de aan­vullingen van en

zijn aan te voeren om een lagere inventarisatie­

Het afstoten van overtollige zaken

de onttrekkingen aan de voorraad) en de

frequentie toe te passen, dan biedt de formulering

registrerende functie in elkaar overlopen, zodat

van deze bepaling daartoe de mogelijkheid. Het is

Artikel 8

ook uit die hoofde geen strikte functiescheiding

van belang dat de inven­tari­satieprocedure in de

Dit artikel bevat bepalingen inzake over­tollige

mogelijk is. In dergelijke situaties dient het

admini­stra­tieve organisatie van een

roerende zaken. Ten opzichte van de bepalingen in

feitelijk toegepaste systeem steeds beoordeeld te

dienstonderdeel wordt vastgelegd.

het voormalige Besluit beheer overtollige rijks­ goederen (Stb. 1977, 473) zijn de onder­havige

worden; in opzet en in werking dient het systeem

Met het oog op de in het zesde lid voor­

voldoende waarborgen te bieden voor een recht-

geschreven verantwoordings­procedure verdient

bepalingen aanzienlijk gewijzigd, zonder dat daar­

en doelmatig beheer, onder andere door een

het de voorkeur aan het eind van elk jaar te

mee het beleid inzake het afstoten van overtollige,

ordelijke en controleerbare opzet. De organi­

inventariseren. Als de admini­stra­tieve organisatie

roerende zaken gewijzigd is. De leden 1 tot en met 5

satorische plaats van de materiële functie in een

en de interne controle met betrekking tot het

en 8 bevatten voornamelijk procedurele bepalingen

departementale organisatie kan op verschillende

beheer van een voorraad goed is geregeld, kan

die gevolgd moeten worden bij een departement,

wijzen vorm worden gegeven. Het verdient aan­

inven­tari­satie echter ook op een ander moment

een college en bij de dienst Domeinen. Deze

beveling voor de verschillende aspecten van het

plaatsvinden. In het algemeen zal een proces-

bepalingen zullen in de praktijk niet tot andere

materieelbeheer één of meer personen ver­ant­woor­

verbaal van voorraadopname tussentijds nodig zijn

handelingen (hoeven te) leiden dan de reeds

delijk te stellen en deze functionarissen, voor zover

op het moment dat een voorraadbeheerder van

gebruikelijke handelingen. De leden 6, 7 en 8 geven

het om het aspect voorraadbeheer gaat, de bevoegd­

zijn functie wordt ontheven. Verder is vaak ook een

Domeinen een aanvullend instrument in handen om

heid te geven binnen de departementale organisatie

inventarisatie wenselijk, dan wel nood­zakelijk na

de doelmatigheid van het afstoten van overtollige,

afdoende administratief-organisatorische maat­

een geconstateerde inbraak of diefstal, teneinde

roerende zaken te bevorderen.

regelen te nemen.

tijdig daarvan de omvang te kunnen vastellen.

Vanzelfsprekend hebben de artikelen 8 en 9

Wanneer uit de inventarisatie blijkt dat een tekort

alleen betrekking op zaken die in eigendom door

voldoende functiescheiding een uiteenzetting

is ontstaan, zullen betere administratieve maat­

de Staat zijn verworven. Door de Staat gehuurde

opgenomen over de functie van voorraadbeheerder.

regelen getroffen moeten worden en zo nodig

of geleaste zaken worden niet overtollig gesteld.

strengere beveiligings­maat­regelen. Voor

Het materieel­beheer waarvoor de Staat als huurder

Vijfde lid

geconstateerde tekorten is de betrokken voorraad­

of lessee verantwoordelijk is, wordt beëindigd op

Periodiek moet door middel van inven­ta­ri­saties

beheerder verantwoordelijk. Om die reden kan het

het moment dat het huur- of leasecontract afloopt

nagegaan worden of de voorraden die volgens de

voor deze beheerder (en de eventueel onder hem

of eindigt.

voorraadadministratie aanwezig behoren te zijn,

ressorterende magazijn­meesters) van belang zijn

er werkelijk zijn. Deze controle dient te geschieden

een eigen magazijnadministratie bij te houden,

Eerste en tweede lid

onder toezicht van een persoon die functioneel

opdat aan de hand daarvan een extra admini­stra­

Een doelmatige bedrijfsvoering brengt met zich

gescheiden is van de betrokken voorraad­beheerder,

tieve controle mogelijk is.

mee dat overtollige, roerende zaken niet te lang

In bijlage 1 is met het oog op noodzaak van

in de ruimten van een ministerie of een college

de eventueel betrokken magazijnmeester en de betrokken voor­raadadministrateur. Van een

Zesde lid

aanwezig blijven; ze leggen immers onnodig

inventarisatie dienen op een betrouwbare wijze de

De afsluitende jaarcontrole van de voorraad­

beslag op schaarse ruimte. Het nemen van een

resultaten te worden vastgelegd. In het algemeen

beheerders dient als procedure deel uit te maken

expliciet besluit tot overtolligstelling is van

geldt een schriftelijk proces-verbaal van voorraad­

van de interne controle die in het kader van de

belang, omdat daarmee het startsein wordt

opname (al dan niet in electronische vorm) als een

administratieve organisatie binnen een departement

gegeven om de dienst Domeinen in te schakelen.

plaatsvindt.

Het inschakelen van deze dienst geschiedt door mededeling te doen aan Domeinen - op een door hem aan te geven wijze - van de omvang en de aard van de overtollige, roerende zaken. Informatie over de aard van de zaken is niet alleen nuttig met het oog op praktische zaken als het vinden van een

kandidaat-afnemer en het treffen van transport­

spelen doelmatig­heids­overwegingen, zowel

toelichting bij de definitie in artikel 1, eerste lid,

maatregelen, maar ook om bijvoorbeeld op een

bij Domeinen als bij het betrokken organisatie­

onder e, respectievelijk onder f.

afdoende wijze rekening te kunnen houden met

onderdeel, een rol. Soms zal Domeinen overgaan

geldende wettelijke bepalingen ten aanzien van

tot opslag van de zaken in eigen opslagruimten,

Vijfde lid

de betrokken zaken, bijvoorbeeld bepalingen uit

soms blijven de zaken tijdelijk bij het afstotende

Bij ingebruikgeving van overtollige roerende zaken

hoofde van arboen milieuregelgeving.

ministerie of college en regelt Domeinen eerst

is er in feite sprake van interne ‘verkoop’, waarbij

de verkoop of de over­dracht van het materieel­

Domeinen als (interne) verkoper en de ingebruik­

om gebruik te kunnen maken van zijn expertise

beheer aan anderen en zo nodig vervolgens het

nemer als (interne) koper optreedt. Het materieel­

om overtollige zaken met een nog resterende

transport. Als voorbeeld van overtollige zaken

beheer van de zaak gaat geheel over van Domeinen

economische levens­duur of economische waarde

die in het algemeen in fysiek beheer van het

naar het betrokken overnemende ministerie of

tegen markt­conforme prijzen te gelde te maken.

oor­spron­kelijk beherende departement blijven,

college. Interne ‘verkoop’ tegen een financiële

De bepaling in het eerste lid dat een besluit tot

gelden militaire zaken.

vergoeding is op grond van deze regeling niet

Het inschakelen van Domeinen is van belang

overtolligstelling genomen moet worden over

Bij overtollige, roerende zaken die via inruil

uitgesloten en kan in beginsel tegen markt­

roerende zaken ‘die niet langer nodig zijn voor de

kunnen worden verkocht - waarbij inruil moet

bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk

worden opgevat als het gelijk­tijdig verkopen van

van het college’, impliceert dat geen besluit tot

overtollige, roerende zaken aan de leverancier

van overtollige, roerende zaken aan derden tegen

overtollig­stelling nodig is als het (materieel)beheer

bij wie nieuwe soortgelijke roerende zaken worden

marktconforme prijzen uit te voeren. Indien onder

van een roerende zaak als gevolg van overtollig­

aan­geschaft - is overdracht in tijdelijk beheer aan

de marktprijs wordt verkocht of verhuurd, is in feite

heid binnen een departement of binnen de

Domeinen niet aan de orde. Wel dient Domeinen op

sprake van subsidiëring van de betrokken afnemer.

organisatie van een college overgaat van het ene

grond van het tweede lid te worden ingeschakeld

Als daartoe op verzoek van het afstotende

naar het andere dienstonderdeel. Alleen wanneer

om mede te kunnen beoordelen of er sprake

ministerie of college wordt besloten, dient daaraan

een zaak binnen een departement of college über­

van inruil is en of er tegen marktconforme prijzen

een expliciet gemotiveerd besluit van de betrokken

haupt niet meer nodig is voor de bedrijfs­voering

wordt ingeruild.

minister ten grondslag te liggen. Indien Domeinen

wordt via de procedure van overtolligstelling die zaak aan Domeinen overgedragen. Tot een ministerie of departement worden alle

conforme prijzen plaatsvinden. Domeinen is gehouden de verkoop of verhuur

met dat besluit niet kan instemmen, legt hij het Vierde lid

besluit aan de Minister van Financiën (persoonlijk)

De overdracht van overtollige zaken aan de dienst

voor.

dienstonderdelen gerekend die daar organisatorisch

Domeinen wordt afgerond door acceptatie van die

onder ressorteren. Het omvat dus in het algemeen

zaken door Domeinen. Domeinen zal de zaken vóór

de verkoop van overtollige zaken, sluit niet uit dat

meer dan alleen het zogenoemde kerndepartement

acceptatie beoordelen op bepaalde risico’s en

anderen, waaronder de oorspronkelijke materieel­

in Den Haag en omgeving.

daar­over afspraken maken. Te denken valt aan

beheerder, door Domeinen kunnen worden

milieu­risico’s en risico’s dat de overtollige zaken

geman­dateerd om namens Domeinen de feitelijk

De regeling gaat ervan uit dat het doen van

Het feit dat Domeinen verantwoordelijk is voor

een mededeling inzake de overtollig­stelling in het

(bijvoor­beeld computers, kasten) gevoelige

verkoop­transactie voor te bereiden en af te ronden.

algemeen in de tijd duidelijk gescheiden vooraf

informatie kunnen be­vatten die niet in handen van

Zo is het niet ongebruikelijk dat Defensie door

gaat aan het moment van de feitelijke overdracht.

derden dient te komen. De verantwoordelijkheid

Domeinen wordt ingeschakeld bij de verkoop

voor de gevolgen van dergelijke risico’s berust

van overtollig militair materieel in of aan het

Derde lid

bij de overdragende dienst, tenzij Domeinen die

buitenland.

Normaliter worden door de dienst Domeinen

verant­woordelijkheid expliciet heeft overgenomen.

overtollige roerende zaken in tijdelijk beheer

In de Minister­raad van 1 december 2000 is

Zesde lid

genomen9. Het uiteindelijke doel is om de roerende

besloten Domeinen verantwoordelijk te stellen

Om ondoelmatigheden te voorkomen wordt in dit

zaken via verkoop aan derden af te stoten of om via

voor het schonen van computers. Dit betekent

lid bepaald dat de dienst Domeinen het betrokken

verhuur aan derden of via interne ingebruikgeving

dat alle computers die aan Domeinen worden

ministerie of college de kosten van afstoting

het feitelijk gebruik, en daarmee het materieel­

aan­geboden, onder verantwoordelijkheid van

in rekening kan brengen. Daarbij wordt ervan

beheer, aan een andere materieelbeheerder over

Domeinen worden geschoond. Bij schenkingen

uit­gegaan dat de opbrengst in eerste instantie

te dragen (ingebruikgeving/ingebruik­neming).

of inruil van computers, die niet via Domeinen

kan worden aangewend ter dekking van de kosten

verlopen, biedt Domeinen facilitaire ondersteuning

van afstoting. Indien dat op grond van gemaakte

bij de schoning.

budget­tairemiddelenafspraken niet mogelijk zou

Het in tijdelijk beheer nemen door Domeinen betekent niet dat Domeinen altijd overtollige, roerende zaken fysiek in beheer neemt.

Voor een toelichting bij de begrippen

zijn, kan Domeinen de totale kosten van afstoting

Bij de afweging om zaken al dan niet tijdelijk

budget­taire­middelenafspraken en budget­taire­

in rekening brengen. Het is namelijk niet de

daadwerkelijk fysiek in beheer over te nemen,

bijdrage­afspraken wordt verwezen naar de

bedoeling van de onder­havige regeling dat

Domeinen voor andere rijksoverheidsorganisaties

Achtste lid

overtolligstelling op zoek gaan naar potentiële

als goedkope ‘vuilophaaldienst’ gaat functioneren.

Op voorhand zal de dienst Domeinen, gelet op zijn

afnemers. Op die wijze gaat zo weinig mogelijk tijd

Ook de bepaling in het achtste lid is daarop

expertise, een redelijke inschatting kunnen maken

verloren tussen de overtolligstelling en de over­

gericht. In het algemeen berekent Domeinen

van de waarde die de af te stoten roerende zaken

name door een andere partij. Om die reden is in

een vast percentage van de gerealiseerde verkoop­

vertegenwoordigen. Als die inschatting leidt tot

dit lid bepaald dat onroerende zaken waarvan de

opbrengst (thans ca. 15%) als kosten van afstoting

de beslissing om over te gaan tot ver­nietiging van

overtolligstelling wordt overwogen, zo spoedig

intern door aan het betrokken ministerie of

de betrokken zaken, gebeurt dit in de regel voor

mogelijk bij Domeinen dienen te worden

college, tenzij die kosten aan de koper door­

rekening van het betrokken ministerie of college.

aangemeld.

berekend kunnen worden (bijvoorbeeld bij de

In overleg met Domeinen kan daarbij afgesproken

verkoop via veilingen). In bijzondere situaties

worden dat de overtollige zaken feitelijk niet in

Tweede lid

vindt geen interne door­berekening van afstotings­

tijdelijk beheer worden over­gedragen aan

Evenals bij roerende zaken (zie de toe­lichting bij

kosten plaats, bijvoorbeeld bij de verkoop van

Domeinen, maar dat het ministerie of het college

artikel 8, eerste lid) geldt ook hier, dat de onder­

strategische militaire zaken, omdat de verkoop

zelf voor de vernietiging van de overtollige zaken

havige bepaling impliceert dat geen besluit tot

van dergelijke zaken feitelijk door Defensie

zorgdraagt.

overtolligstelling nodig is als het materieelbeheer van een onroerende zaak als gevolg van over­

(namens Domeinen) geschiedt. Negende lid

tolligheid binnen een departement of binnen de

Zevende lid

In dit lid gaat het om situaties waarin de financiële

organisatie van een college overgaat van het ene

Als de kosten van afstoting hoger zijn dan de

prikkel van een budgettaire­middelenafspraak

naar het andere dienstonderdeel. Vanwege het

verwachte (verkoop)opbrengst, waarvan vanzelf­

kennelijk niet voldoende werkt om tot snelle

eigenaars­beheer van het onroerend goed, dat op

sprekend sprake is als besloten wordt tot het

overdracht van een overtollige zaak aan Domeinen

grond van artikel 32 CW 2001 bij de Minister van

afstoten door middel van vernietiging, kan het

te komen. Alsdan kan Domeinen, nadat de Minister

Financiën (en voor hem bij de dienst Domeinen)

voor een ministerie of een college, bijvoorbeeld

van Financiën zijn ambtgenoot of het betrokken

ligt, is het wel wenselijk dat aan Domeinen wordt

uit een oog­punt van personeels­beleid

college een voorstel tot over­dracht aan Domeinen

meegedeeld wanneer er sprake is van een wijziging

aantrekkelijk zijn om bepaalde roerende zaken

heeft gedaan, de zaken fysiek in beheer

in het gebruik, en dus ook in het materieel­beheer,

aan de eigen mede­werkers aan te bieden, al dan

overnemen.

van een onroerende zaak.

niet­bedrijfs­matige over­wegingen kunnen

Artikel 9

Vierde lid

aanleiding zijn om overtollige zaken tegen niet-

Dit artikel bevat - voornamelijk procedurele -

Evenals is opgemerkt bij lid 3 van artikel 8 inzake

marktconforme prijzen af te stoten (bijvoorbeeld

bepalingen inzake overtollige, onroerende zaken.

roerende zaken zal ook bij onroerende zaken niet

schenking aan een maat­schappelijke instelling of

Deze bepalingen zullen in de praktijk niet tot

altijd het fysieke beheer (i.c. het toezicht en de

aan een ontwikkelings­land). Te denken valt hierbij

andere handelingen (hoeven te) leiden dan de in

beveiliging) daadwerkelijk aan Domeinen worden

aan meubilair, ict-goederen e.d. Het zevende lid

het recente verleden gebruikelijke handelingen.

overgedragen. Daarover kunnen afspraken worden

biedt daarvoor de basis en regelt de betrokkenheid

Dat geldt niet voor de dienst Domeinen. In de leden

gemaakt. In het algemeen blijven militaire

van Domeinen daarbij. Overigens is voor schenking

6 tot en met 11 zijn nieuwe bepalingen opgenomen,

objecten, ook nadat deze niet meer voor militaire

van niet-overtollige zaken met een waarde

die voort­vloeien uit de aan­bevelingen in het

doeleinden worden gebruikt, in afwachting van

van - thans (januari 2006) - een half miljoen of

rapport Reallocatie van Rijksvastgoed van de

een nieuwe bestemming onder bewaking staan

meer euros, de betrokkenheid van de Minister

werkgroep Reallocatie Onroerende Zaken

van Defensie.

van Financiën geregeld op grond van het Besluit

Rijksoverheid uit 2003. Verwezen wordt naar

privaat­rechtelijke rechts­personen 1996.

hetgeen hierover in het algemeen deel van

Vijfde lid

deze Nota van Toe­lichting is opgenomen onder

De overdracht van overtollige zaken aan de dienst

Overtollig materieel.

Domeinen wordt afgerond door acceptatie van die

niet tegen een financiële vergoeding. Ook andere

Bij het verbinden van voorwaarden waarvan in dit lid sprake is, wordt gedacht aan voorwaarden ter voorkoming van een resterende aansprakelijk­

zaken door Domeinen. In de praktijk wordt daartoe

heid bij het ministerie of college, die kan voort­

Eerste lid

een proces-verbaal van acceptatie opgesteld.

vloeien uit het gebruik van de af te stoten zaken,

Voor een optimale publieke reallocatie van

In dat proces-verbaal worden nadere afspraken

of ter voorkoming van de aantasting van de

onroerend rijksvastgoed is het van belang dat de

met de overdragende dienst vastgelegd, die bij

integriteit van de bij intradepartementale afstoting

dienst Domeinen zo spoedig mogelijk op de hoogte

de overdracht van belang zijn. Zo zal Domeinen

van zaken betrokken personen (bijvoorbeeld bij

is van de mogelijke toe­komstige beschikbaarheid

de zaken vóór acceptatie beoordelen op bepaalde

verkoop of bij overdracht om niet van materieel

voor verkoop of verhuur van onroerend rijks­

risico’s. Te denken valt aan milieurisico’s.

aan de eigen medewerkers).

vastgoed. Domeinen kan dan vooruitlopend

De verantwoordelijkheid voor de gevolgen van

op de definitieve

dergelijke risico’s berust bij de overdragende dienst, tenzij Domeinen die verantwoordelijkheid expliciet heeft overgenomen. Voor een toelichting bij de begrippen budgettaire­middelenafspraken en budget­taire­bijdrageafspraken wordt verwezen naar de

toelichting bij de definitie in artikel 1, eerste lid, onder e, respec­tieve­lijk onder f.

Als tijdens een reallocatieprocedure een

met de hoogstbiedende partij in zee te

andere rijksdienst verklaart belang­stelling te

gaan. Er is behoefte gebleken om aan publieke

hebben voor een overtollig­gesteld onroerend

instellingen of met publieke gelden bekostigde

Zesde lid

goed, maar beleids­matig of budgettair nog geen

instellingen een zekere voorkeurspositie te kunnen

Overtollige gestelde onroerende zaken die aan

mogelijk­heid heeft het vastgoed te verwerven, kan

toekennen. In dit lid is de voorkeursvolgorde

Domeinen in tijdelijk beheer zijn over­gedragen,

ook deze dienst onder voorwaarden een beroep

aan­gegeven die door de dienst Domeinen in

worden in het algemeen aan derden verkocht of

doen op de Leenfaciliteit anticiperend aankopen.

het algemeen zal worden gehanteerd. Uit het

verhuurd of binnen het Rijk aan andere dienst­

Op de begroting van Financiën (IXB) is voor deze

gehan­teerde begrip voorkeursvolgorde en de

onder­delen in gebruik gegeven. Er kunnen echter

leenfaciliteit geld uitgetrokken. De voorwaarden

toevoeging in het algemeen kan worden afgeleid

gevallen zijn waarin het in het belang van het Rijk

zijn beschreven in het Beleidskader anticiperend

dat deze volgorde niet strikt verplichtend is.

kan zijn om een onroerende zaak voorlopig aan

handelen in vast­goed (Kamerstukken II,

Om beleidsmatige, waaronder doelmatigheids-,

te houden en in elk geval (nog) niet aan derden

2001-2002, 28.000 IXB en 27.581, nr. 31).

redenen kan daarvan worden afgeweken,

te verkopen. Gedacht kan dan worden aan de

Het per 1 januari 2006 nieuw op te richten en

bijvoorbeeld als een voorkeurspartij niet bereid

volgende situaties:

bij het ministerie van VROM onder te brengen

blijkt te zijn een marktconforme prijs te betalen.

- het Rijk heeft naar verwachting over een aantal

Gemeenschappelijk Ontwikkelingsbedrijf (GOB)

De argumentatie daarvoor zal uit het dossier

jaren een andere bestemming voor de onroerende

krijgt de beschikking over een inkoop­faciliteit,

moeten blijken. Zo nodig wint Domeinen daarbij

zaak; het kan dan doel­matiger zijn de zaak in

waarmee overtollig vastgoed via Domeinen

op grond van het tiende lid advies in van de Raad

eigendom aan te houden dan te verkopen en

kan worden ingekocht.

voor Vastgoed Rijksoverheid. Domeinen zal steeds

later wellicht duurder terug te kopen;

De bepaling in het zesde lid beoogt geen

bij een beleidsmatige afweging in het kader van

- een stuk grond heeft ontwikkelpotentie,

effect te hebben op de bepalingen in het Besluit

de toepassing van een voorkeursvolgorde zo goed

bijvoorbeeld op basis van ruimtelijke plannen

Rijks­gebouwendienst 1999 (Stb. 1998, 552).

mogelijk nagaan welke financiële en niet-financiële

van de overheid (Nota Ruimte, in ontwikkeling

Derhalve geschiedt ver­huur of ingebruikgeving van

belangen van mede-overheden bij het afstoten van

zijnde streek en/of bestemmingsplannen etc.);

on­roer­en­de zaken ten behoeve van de huisvesting

een onroerend goed aan de orde kunnen zijn.

- ontwikkelingen in de omgeving van de

van ministeries, colleges of derden met de zorg

onroerende zaak maken de zaak meer waard.

waarvoor de Rijksgebouwendienst is belast,

op de volgorde waarin Domeinen afstoting van

Bijvoorbeeld omdat er in de nabijheid gebouwd

door deze dienst.

een onroerende zaak of het overdragen ervan in

gaat worden, waarbij het wellicht op termijn

De voorkeursvolgorde heeft geen betrekking

Voor ruiling van onroerende zaken tussen

materieelbeheer zou moeten overwegen. In het

aantrekkelijk kan zijn om als Rijk zelf in de zaak

ministeries was in artikel 5 van het Besluit beheer

algemeen gaat Domeinen eerst de mogelijkheid

te gaan investeren (bijvoorbeeld het bebouwen

overtollige rijksgoederen (Stb. 1977, 473) apart

van ingebruikgeving aan een ander ministerie

van een stuk grond). Het is dan dus in het belang

geregeld, dat daarvoor de tussenkomst van

of college na, daarna overweegt hij verkoop

van het Rijk de komende ontwikkelingen eerst af

Domeinen noodzakelijk was. Het is niet meer

aan derden en pas in laatste instantie wordt in

te wachten.

nodig om dit expliciet voor te schrijven, omdat

het algemeen tot verhuur aan derden overgegaan.

een ruiling van onroerend goed tussen ministeries

Eveneens om beleidsmatige redenen

Op grond van dergelijke overwegingen kan

en/of colleges beschouwd moet worden als twee

kan Domeinen bij de belangenafweging tussen

het dus wenselijk zijn dat Domeinen een

afzonderlijke ingebruik­gevingen, waarvoor op

partijen die tot dezelfde voorkeurscategorie

overtollig gestelde onroerende zaak in tijdelijk

grond van de bepalingen in het tweede en derde lid

behoren, afwijken van een keuze die uitsluitend

beheer aanhoudt en het niet op korte termijn

van artikel 9 Domeinen ingeschakeld moet worden.

gebaseerd zou zijn op de te ontvangen prijs voor

aan derden probeert te verkopen. Wel zal in

het onroerende goed. Ook in zo’n geval zal de

het algemeen in dergelijke situaties worden

Zevende lid

argumentatie om af te wijken uit het dossier

geprobeerd de zaak tijdelijk te verhuren of

Naast de mogelijkheid van het tijdelijk verhuren

moeten blijken. Op grond van het elfde lid kan

te verpachten. Daarom is in het zesde lid de

of verpachten, wordt voor onroerend goed dat niet

daarbij het advies van de genoemde Raad worden

tenzij-clausule opgenomen. De dienst die

meer voor de bedrijfsvoering van een ministerie

ingewonnen.

een onroerende zaak overtollig heeft gesteld,

of een college benodigd is, bekeken of (interne)

heeft echter belang bij verkoop met name als

ingebruikgeving binnen het Rijk een optie is.

rechtelijke organisaties wordt in het algemeen

er een middelenafspraak is gemaakt.

Teneinde de publieke dienst of taken die met

door het Ministerie van Buitenlandse Zaken of door

Via de Leenfaciliteit anticiperend aan­kopen

publieke middelen worden bekostigd, zo doelmatig

een ander beleidsmatig betrokken ministerie voor­

kunnen alsdan de middelen beschikbaar

mogelijk te realiseren, is het in de praktijk wenselijk

zien. Zo’n huisvestingsvraag loopt dan mee in de

komen om de betrokken dienst budgettair

gebleken om bij de verkoop of de verhuur van

voorkeurspositie van dat ministerie. Om die reden

te compenseren.

overtollig onroerend goed niet altijd zonder meer

zijn internationale, publiekrechtelijke organisaties

In de huisvesting van internationale, publiek­

niet als categorie instellingen opgenomen in

het beheer van het nietovertollige materieel, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001, worden vastgesteld zoals deze luidden in het Besluit beheer overtollige rijksgoederen (Stb. 1977, 473) en in het Besluit materieelbeheer 1996, zoals dat laatstelijk was gewijzigd bij besluit van 13 juli 2002, Stb. 2002, 415.

de voorkeursopsomming in dit artikellid. Achtste lid In de praktijk wordt, naast de in het zevende

3

lid geregelde voorkeurspositie van publieke instellingen, soms ook de redelijkheid onderkend om een bepaalde private gebruiker of een aan­

4

grenzende eigenaar van onroerend rijksvastgoed dat voor afstoting in aanmerking komt, een voorkeurspositie te kunnen geven. Dit lid biedt die mogelijkheid. Negende lid

5

Het uitgangspunt bij het afstotingsbeleid door de dienst Domeinen is dat aan derden bij verhuur en bij verkoop van onroerende zaken een markt­ conforme prijs in rekening wordt gebracht. Ook

met toepassing van artikel 10 worden afgeweken.

verkrijgen, is het in het algemeen zinvol het onroerend goed op de vrije markt aan te bieden.

vanger aanwezig zijn. Magazijnmeesters

I ngesteld naar aanleiding van de Nota Grondbeleid, Op grond van nieuw beleid, Ministerie van VROM, januari 2001, Kamer­stukken II, 27.581.

van de betrokken voorraadbeheerder bij de aan­­

Door het Ministerie van Financiën is in februari 2006 ten behoeve van de ministeries en de colleges met de Stichting Salvage een mantelcontract gesloten inzake beredderingsen aanverwante activiteiten na en zo mogelijk reeds tijdens een calamiteit in een gebouw van het Rijk.

8

I n bijlage 2 wordt een nadere uiteenzetting gegeven over het verzekeringsbeleid van het Rijk.

9

 en uitzondering vormt de situatie waarin de dienst Domeinen E bepaalde bij andere diensten overtollige, roerende zaken voor de eigen bedrijfsvoering zou kunnen gebruiken. Alsdan is geen sprake van inbeheerneming maar van ingebruikneming.

Om een marktconforme prijs bij de verkoop of verhuur van onroerend goed te kunnen

 et ingang van 1 januari 2006 is de dienst Domeinen M organisatorisch gesplitst in een dienst Domeinen Roerende Zaken en een dienst Domeinen Onroerende Zaken. In de onderhavige regeling wordt echter gesproken over de dienst Domeinen. Afhankelijk van de concrete taakverdeling tussen beide diensten, zal de toepassing van de bepalingen inzake het beheer van overtollige zaken door Domeinen Roerende Zaken dan wel Domeinen Onroerende Zaken geschieden.

7

gehanteerd. In bijzondere gevallen kan hiervan

meer dan één voor­raad of omdat bijvoorbeeld de organisatie vereist dat dagelijks afgifte uit de voorraad mogelijk moet zijn. Ingeval van tijdelijke

 oor de definitie van het begrip bedrijfsvoering: zie het algemeen V deel van de toelichting onder Inhoudelijk.

ministeries of colleges wordt dit uitgangspunt

beheerder is aan­gewezen voor het beheer van

Deze omschrijving van bedrijfsvoering is ontleend aan de definitie van dat begrip, zoals die in het Referentiekader inzake de mededeling over de bedrijfsvoering is opgenomen (Ministerie van Financiën, 2002).

6

bij (interne) overdracht via ingebruikgeving aan

Dit kan samenhangen met het feit dat één voorraad­

Dat is de algemene beleidslijn die Domeinen

afwezigheid van de voorraad­beheerder (in verband met bijvoorbeeld ziekte, verlof, e.d.) moet een ver­ functioneren onder de directe (functionele) verant­ woordelijkheid van de betrokken voorraad­beheerder. Indien een voorraadbeheerder niet tevens de directe hiërarchische chef is van een magazijn­ meester, behoeft die chef vooraf de instemming stelling van de magazijnmeester. Om misverstanden te voorkomen over de vraag of een magazijn­meester of bijvoorbeeld een secretaresse, die is aan­ gewezen om een directievoorraad kantoor­artikelen te beheren, wel of niet als een voorraad­beheerder moet worden beschouwd, is het verstandig bij de aanwijzing van een voorraad­beheerder expliciet naar artikel 7 van deze regeling te verwijzen. In het algemeen zullen als voorraad­beheerders worden aangewezen, personen die in dienst zijn van het Rijk, dat wil zeggen ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet of personen met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht. In bijzondere situaties kan het voorraad­

bij afstoting hanteert.

Bijlage 1. Voorraadbeheerder

Tiende en elfde lid

Over voorraadbeheerders kan vanuit een oogpunt

opslag van interventievoorraden, die in het kader

Deze leden regelen de mogelijkheid voor de dienst

van (administratieve) organisatie in het algemeen

van EU-landbouwmaatregelen worden aangehouden,

Domeinen om in bepaalde situaties het advies van

het volgende worden opgemerkt. Artikel 7,

uitbesteed aan daartoe gespecialiseerde bedrijven

de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid in te winnen.

derde lid, van de Regeling materieelbeheer rijks­

(zoals vemen en koelhuizen).

In het tiende lid betreft het situaties waarin wordt

overheid 2006 gaat ervan uit dat voor (op grond

Indien dergelijke door derden beheerde

overwogen om van de voorkeursvolgorde in het

van artikel 6, tweede lid) aangewezen voorraden

voorraden als voorraden ex artikel 6, tweede lid,

zevende lid af te wijken. In het elfde lid gaat het

voorraad­beheerders worden benoemd of aan­

van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid

om een belangenafweging tussen instellingen

gewezen. Voorraadbeheerders zijn personen die

2006 zijn aangewezen, zullen zo nodig in aan­

en organisaties die tot eenzelfde categorie als

een bewarende functie uitoefenen, vergelijk­baar

vulling op een terzake van de uitbesteding

opgesomd in het zevende lid behoren.

met kasbeheerders die een bewarende functie met

gesloten overeenkomst nadere contractuele

betrekking tot geld en geldswaardige papieren

afspraken gemaakt moeten worden om te

hebben. Evenals de aanwijzing van kasbeheerder

bewerkstelligen, dat het voorraadbeheer met

is de aanwijzing van een voorraad­beheerder een

betrekking tot die voorraden en het daarmee

persoonsgebonden aanwijzing. De consequentie

samenhangende administratieve beheer van die

hiervan is dat ook een voorraad­beheerder jaarlijks

derde worden verricht in overeenstemming met de

over het door hem gevoerde voorraadbeheer

bepalingen van deze regeling. In situaties waarin

verantwoording zal moeten afleggen. Verwezen

de beherende derde een rechtspersoon is, kan

wordt naar artikel 7, zesde lid, van deze regeling.

deze rechtspersoon als voorraadbeheerder worden

beheer zijn uitbesteed. Zo wordt bijvoorbeeld de

1

2

 ij beheer van overtollig materieel moet gedacht worden aan B een tijdelijk materieelbeheer, waarbij een dienst overgaat tot over­tollig­stelling van een zaak, gevolgd door in het algemeen een overdracht van de zaak aan de Dienst Domeinen, waarna Domeinen via bijvoorbeeld ingebruikgeving aan een andere overheidsdienst of afstoting via verkoop of vernietiging het materieelbeheer beëindigt. De bepaling in de Rbv 2003 luidde: De regels, bedoeld in artikel 38, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001 ten aanzien van het materieelbeheer, zowel het beheer van het overtollige materieel, bedoeld in artikel 25, vierde lid, van de Comptabiliteitswet 2001, als

Voorraadbeheerders kunnen bij de uitvoering van hun taak in de praktijk worden bijgestaan door aparte magazijn­meesters.

aangemerkt en zal alsdan de verantwoordings­ procedure op de rechtspersoon betrekking hebben. De administratieve organisatie en interne controle ten aanzien van het voorraadbeheer bij die derde zullen aan overeenkomstige eisen dienen te voldoen als in overeen­komstige situaties gelden bij het Rijk.

Bijlage 2. Het verzekeringsbeleid van het Rijk

Hier valt bijvoor­beeld te denken aan het geval dat eigen­dommen van de rijksoverheid tijdelijk of

De beleidsregel dat het Rijk zich in beginsel niet

permanent ter beschikking worden gesteld van een

verzekert en derhalve eigen-risicodrager is, geldt

derde. Het is in dergelijke gevallen noodzakelijk

in ieder geval voor de volgende risico’s. Op grond

vooraf afspraken te maken over de risicoverdeling

van artikel 17 van de Wet aansprakelijkheids­

en deze contractueel vast te leggen. De betrokken

verzekering motorrijtuigen (WAM) is de Staat

derde kan zich vanzelf­sprekend voor zijn aandeel

vrijgesteld van de verplichting tot het sluiten van

in de risicoverdeling verzekeren. Als het gaat om

een verzekering. Indien en voorzover een motor­

bedrijfsmatige activiteiten waarvoor aan derden

rijtuig is aangemeld in het kader van het zogeheten

een prijs in rekening wordt gebracht (dit kan

‘omslagstelsel’ wordt op grond van deze sinds

bijvoorbeeld bij baten-lastendiensten het geval

1 januari 1993 geldende regeling, schade aan en

zijn) en het Rijk een aandeel in het risico draagt,

veroorzaakt door een dienstvoertuig betaald door

verdient het aanbeveling in de kostprijs een

het Ministerie van Financiën (namens de Staat) uit

verzekeringspremie als element op te nemen.

het omslagstelsel. Wanneer er sprake is van schuld

Soms kan verzekeren noodzakelijk zijn. Zo

van derden, bijvoorbeeld als een dienstvoertuig

kan een verplichting tot verzekeren voortvloeien

door een ander motorrijtuig wordt aangereden,

uit een wet of verdrag. Een voorbeeld hiervan is de

kan de eigenaar daarvan door het Ministerie van

wettelijk verplichte aansprakelijkheidsverzekering

Financiën (namens de Staat) voor alle schade

van voertuigen in bepaalde landen (dienstauto’s

worden aangesproken. De WAMassuradeuren

van ambassades e.d.). Indien het gaat om risico’s,

van de tegenpartij zullen in dat geval de Staat op

verbonden aan één of slechts enkele objecten met

grond van de WAM moeten betalen.

een zeer grote waarde, kan het afsluiten van een

Om doelmatigheidsredenen is er evenmin

verzekering raadzaam of zelfs nodig zijn. De wet

grond voor het afsluiten van een reisverzekering

van de grote aantallen gaat in een dergelijke situatie

voor rijksrekening ten behoeve van ambtenaren.

niet op. Een voorbeeld hiervan vormt het aanbouw­

De ambtelijke rechtspositieregelingen bevatten

risico van marineschepen. Ook uitzonderlijke

bepaalde voorzieningen ter zake van overlijden,

aansprakelijkheidsrisico’s kunnen in aanmerking

blijvende invaliditeit en schade aan of verlies van

komen om te worden verzekerd. De vraag of

bagage. Daarnaast zouden bij het verzekeren

een aansprakelijkheidsrisico als uitzonderlijk

van deze risico’s doublures ontstaan, omdat

moet worden beschouwd, is vaak moeilijk te

bijvoorbeeld ziektekosten ook kunnen worden

beantwoorden. Geadviseerd wordt in voorkomende

gedeclareerd op basis van een bestaande

gevallen een second opinion te vragen ter onder­

ziektekostenverzekeringspolis. Ambtenaren die

bouwing van een besluit tot verzekeren. Een besluit

evenwel een aanvullende dekking op prijs stellen,

tot verzekeren dient overigens op grond van artikel 5,

kunnen die vanzelfsprekend voor eigen rekening

lid 2, van de Regeling materieelbeheer rijks­over­

afsluiten. De regel dat het Rijk zich in principe niet

heid 2006 genomen te worden in overeenstemming

verzekert, is ook van toepassing op alle geleaste

met de Minister van Financiën. Louter een

zaken. Premies en voorwaarden van een verzekering

departementaal budgettair motief om te

die deel uitmaken van een lease­contract, zijn

verzekeren is op zich onvoldoende als vanuit

veelal niet de voordeligste. Leasecontracten

rijksbreed perspectief de wet van de grote

bieden in de regel de mogelijkheid de risico’s voor

aantallen opgeld doet.

rekening van de gebruiker (de lessee) te laten. Indien dat standaard niet het geval is, dient dat contractueel te worden bedongen. Wanneer sprake is van een verrichting door het Rijk ten behoeve van een derde dient het risico in beginsel door de betrokken derde te worden gedragen, zeker wanneer dat in overeenkomstige gevallen ook buiten de overheid gebruikelijk is.

Dit is een uitgave van Domeinen, Ministerie van Financiën, 2006.