Van onzichtbaar naar zichtbaar: supply chainvisibiliteit in 5 stappen Een whitepaper van Zetes
WWW.ZETES.COM | ALWAYS A GOOD ID
Financieel succes en concurrentievoordeel kunnen verkregen worden met behulp van een goed gestructureerde, strak aangestuurde en efficiënt uitgevoerde supply chain. Maar:
“Hoe kunt u aansturen wat u niet kunt zien?” En dus is de vraag: “Hoe maakt u uw supply chain zichtbaar?” Hieronder vindt u vijf stappen voor het bereiken van supply chain-visibiliteit.
2
ZETES WHITEPAPER
End-to-end supply chain-visibiliteit is een kritieke doelstelling in veel logistieke ketens voor productie en retail, gezien de toenemende complexiteit en de steeds hogere verwachtingen van de klant. Volgens een rapport van de Aberdeen Group daterend van 2013: “Supply chain-uitvoering en -reactievermogen vereisen een strakke synchronisatie van vraag en aanbod alsook de coördinatie van de drie handelsstromen – het verkeer van goederen, informatie en geld – bij een steeds toenemend aantal logistieke en handelspartners verspreid over de hele wereld.” “Dit vereist supply chain-visibiliteit, wat omschreven wordt als bewustzijn van en controle over specifieke informatie met betrekking tot productorders en fysieke leveringen, inclusief transport en logistieke taken, evenals de status van gebeurtenissen en mijlpalen.”
Door de globalisering is de toeleveringsbasis groter en meer geografisch verspreid geworden met als gevolg langere doorlooptijden. Er zijn extra procespunten en -partners, zoals consolidatiecentra, distributiecentra en externe logistieke leveranciers, allemaal met uiteenlopende IT-systemen.
“VISIBILITEIT IS EEN NOODZAKELIJKE RANDVOORWAARDE VOOR SUPPLY CHAINFLEXIBILITEIT EN -REACTIEVERMOGEN.” Ook outbound is de omni channel-wereld complexer geworden en nemen tegelijk de verwachtingen van de klant voor onmiddellijke beschikbaarheid en gegarandeerde tijdige en complete levering toe. De kosten als gevolg van supply chain-problemen door stilgelegde productie- en verpakkingslijnen, gemiste verkopen en verloren klanten zijn hoog en onacceptabel, zeker als de concurrent met slechts één klik te bereiken is. Door de hoge druk op de logistieke- en transportkosten zijn veiligheidsmaatregelen, zoals buffervoorraden echter onhaalbaar.
De huidige vraaggerichte maatschappij vergt steeds complexere supply chains
ZETES WHITEPAPER
3
DE ONZICHTBARE SUPPLY CHAIN Uit de 2015 Supply Chain Resilience Survey van het Business Continuity Institute bleek dat 72% van de bedrijven supply chainonderbrekingen niet aan de hele onderneming meldt (35% blijkt het zelfs helemaal niet te melden). Waar 15% ten minste een kwart van de verstoringen van hun bedrijfsactiviteiten toewijst aan gebeurtenissen in de binnenkomende supply chain, wist 13% hier geen vinger op te leggen en geeft bijna een derde van de bedrijven toe dat zij niet de volledige supply chain analyseren om de oorspronkelijke oorzaak van een verstoring te kunnen duiden. Dit beeld wordt ondersteund door de KPMG Global Manufacturing Outlook, waaruit bleek dat 37% van de bedrijven in het beste geval over slechts een beperkte visibiliteit beschikt en enkel bij Tier 1-leveranciers.
37%
VAN DE BEDRIJVEN BESCHIKT IN HET BESTE GEVAL OVER SLECHTS EEN BEPERKTE VISIBILITEIT BIJ TIER 1-LEVERANCIERS 1
Dit gebrek aan visibiliteit heeft een aantal ernstige risico’s tot gevolg. Hierdoor gaan ook een aantal belangrijke voordelen verloren. Gartner rapporteerde in 2014 dat ‘koplopers’ in supply chain-visibiliteit 20% op de inventariskosten bespaarden en ook aanzienlijk bespaarden op de vrachtkosten.
Om de risico’s te vermijden en de voordelen te benutten, willen de toonaangevende supply chain-bedrijven een volledige visibiliteit van status en prestaties, zowel voor zichzelf als om te delen met hun leveranciers en klanten. Met uitzondering van de allereenvoudigste supply chains, is dit niet langer mogelijk door het visueel en handmatig opvolgen van het proces.
DE NOODZAAK VAN SUPPLY CHAINVISIBILITEIT De noodzaak van supply chain-visibiliteit spreekt voor zich. Een fabrikant kan te maken hebben met 400 directe leveranciers om de onderdelen, assemblage-elementen en kits beschikbaar te hebben bij de lijnen op een specifiek moment voor een bepaalde productversie. Als het bedrijf sterk is in ‘planning’, weet het exact wanneer een set onderdelen moet aankomen bij een cross-dock en wanneer het naar de fabriek overgebracht moet worden enzovoort. Maar zonder realtimevisibiliteit van de uitvoering kan het gebeuren dat een probleem pas voor het eerst aan het licht komt als, wellicht na verschillende dagen in transit, een onderdelenset bij de lijn aankomt en een pakket of onderdeel blijkt te ontbreken. Het product in kwestie kan dan niet gemaakt worden, de lijn wordt verstoord, het rechtzetten kan een hele week duren en de klant ontvangt het bestelde product twee weken later dan de toegezegde datum.
Weet u wat er niet gebeurt in uw supply chain?
1
4
Bron: Global Manufacturing Outlook, KPMG, 2015
ZETES WHITEPAPER
In het geval van retail, met name multi-channel, blijft de retailer verantwoordelijk voor de relatie met de klant, zelfs als de levering door een derde gedaan wordt. Elke fout of vertraging bij de verzending heeft dus gevolgen voor de relatie van de retailer met zijn klant, waardoor de loyaliteit schade op kan lopen. Retailers moeten daarom in staat zijn de status te traceren van elke order dat verzonden wordt via dropshipping (of levering door een derde). En nog belangrijker: ze moeten in staat zijn de orders te identificeren die vertraagd of slechts gedeeltelijk verzonden zijn.
GEBEURTENISSEN EN TIMING De sleutel is het in staat zijn om de succesvolle uitvoering van gebeurtenissen te monitoren en naast het plan te houden, om deze te koppelen aan specifieke items of aggregaties en om elke potentieel verstorende afwijking van het plan zichtbaar te maken. De fabrikant of retailer is niet geïnteresseerd in de miljoenen transacties die succesvol uitgevoerd zijn, maar ze willen wel dat afwijkingen van het plan onmiddellijk zichtbaar zijn voor de mensen en systemen die de situatie snel en kostenefficiënt kunnen oplossen. Bij de bestaande heterogene systemen zijn er hierbij behoorlijke hiaten. Een retailer kan dan wel orders plaatsen bij een leverancier of een elektronische Advance Shipping Notice (ASN) ontvangen, maar het blijft een kwestie van vertrouwen dat in de truck de juiste pallets met de juiste goederen zitten. Daarnaast registreren bepaalde systemen wel gebeurtenissen, maar is het niet altijd mogelijk om de bijbehorende oorzaken en impact te identificeren. Bijvoorbeeld: onderdelen komen te laat bij de verpakkingslijn ook al heeft de leverancier deze op
tijd verstuurd (of beweert hij dit). Is dit wel waar? Of zat de truck vast in het verkeer en kwam hij te laat aan? Of is hij misschien wel op tijd aangekomen maar moest hij een uur wachten? Of zijn de goederen op tijd uitgeladen maar was er vertraging bij het registreren van hun opslag waardoor ze niet voor gebruik beschikbaar waren?
OP HET JUISTE DETAILNIVEAU WERKEN Daarnaast proberen we ook visibiliteit te bereiken op het niveau van aggregatie / assemblage dat overeenkomt met de operationele omstandigheden. Normaal horen bedrijfs- en supply chain-systemen een complete ‘purchase order’ te behandelen, of een containerzending of die van een pallet. In veel bestaande systemen is de voortgang van een PO of de inhoud van een container gebaseerd op vertrouwen – “dit hoort erin te zitten” – maar is er geen verificatie. Als we bij elke mijlpaal kunnen verifiëren of de vereiste acties uitgevoerd zijn, dan kunnen we erop vertrouwen dat, bij het behandelen van grotere units, alle bijbehorende individuele items ook aanwezig en correct zijn. Indien nodig, kunnen we dan dieper in detail gaan om op kleinere schaal de dozen en items te bekijken. Dit is niet onbelangrijk aangezien veel dure en geavanceerde systemen moeite hebben wanneer aparte items geassembleerd worden tot een grotere eenheid, of vice versa, en in feite een nieuwe identiteit aannemen. In de praktijk moeten we in staat zijn te werken met ‘high level’ informatie in de wetenschap dat deze daadwerkelijk correcte bovenliggende en onderliggende (parent-child) informatie bevat.
Kunt u de zwakste schakel van uw supply chain identificeren?
ZETES WHITEPAPER
5
EEN MEERLAAGSE AANPAK Om die reden moet een supply chain-visibiliteitsoplossing mastergegevens (zoals item-id en locatie), transactiegegevens (de deal, het order, de vereiste) en gebeurtenisgegevens (wat gebeurde wanneer) samenbrengen in drie lagen: 1. Een proceslaag brengt de processen, orders, instructies en gebeurtenissen die zich moeten voordoen in kaart, en identificeert de punten en momenten waarop dit geverifieerd moet worden. Dit kunnen fysieke bewegingen of informatiegebeurtenissen zijn, zoals het picken van een item, een truck die bij de poort aankomt, het aanmaken van een pickinglijst of het boeken van een transport. Het kritieke punt is: vinden de juiste processen op de juiste plek plaats om te garanderen dat de juiste gegevens verzameld worden op het juiste moment? 2. De uitvoeringslaag is de combinatie van technologieën die gegevens verzamelen enerzijds en identiteiten en acties verifiëren bij de relevante procespunten anderzijds. Dit kan een fysieke scan zijn voor de identiteit, wegen ter controle, controleren van de temperatuur of downloaden en verifiëren van gegevens van een bepaald systeem. Dit kan aan de hand van eenvoudige barcodescans of door het gebruik van RFID, vision-technologie in een magazijn of misschien andere ontwikkelingen naarmate the Internet of Things steeds meer voeten aan de grond krijgt. Van belang is dat de technologie geschikt is voor de uitvoering hiervan. Een agnostische aanpak is nodig. Er zijn tal van technologieën beschikbaar, maar het is van essentieel belang om eerst het onderliggende proces te begrijpen alvorens de technologie te kiezen. Bovendien evolueren technologieën snel en de uitvoeringslaag moet dan ook voldoende future-proof zijn. 3. Tot slot is er de visibiliteitslaag zelf, die ervoor zorgt dat belangrijke informatie – waarschuwingen, fouten, tegenstrijdigheden – op de juiste plek onder de aandacht wordt gebracht.
6
ZETES WHITEPAPER
DE JUISTE GEGEVENS BIJ DE JUISTE PERSONEN Het is duidelijk dat deze activiteiten zich tegelijkertijd afspelen op verschillende locaties en dat, afhankelijk van de aard van het probleem of de waarschuwing, veel verschillende personen de informatie nodig hebben op verschillende locaties en op verschillende manieren. Bovendien bevinden veel partijen zich mogelijkerwijs niet in een positie, fysiek of financieel, om gebruik te maken van dure IT. Van belang is dus dat de informatie selectief en gericht moet zijn, zodat enkel relevante informatie verstuurd wordt naar de partijen die deze nodig hebben om de kwestie af te handelen.
Maar doorheen elke laag vereist visibiliteit correcte gegevens, verzameld op de relevante van tevoren bepaalde punten in de supply chain. Voor wat betreft specifieke oplossingen, verschillen de uitdagingen bij de verschillende fases van de supply chain en vereisen ze daarom een assortiment aan afzonderlijke maar onderling gekoppelde oplossingen die op maat aangepast kunnen worden aan de specifieke leveringsstromen en -processen, ongeacht of ze voor fabrieken, magazijnen, transport of winkels zijn.
Dit alles leidt tot een op de cloud gebaseerde oplossing, die toegankelijk is op verschillende manieren variërend van EDIen bedrijfssystemen tot eenvoudige webportals op een mobiel apparaat met veilige aangepaste dashboards.
Deel relevante informatie met de juiste stakeholders
Relevante gebeurtenissen
ZETES WHITEPAPER
7
1
Maak optimaal gebruik van uw bestaande systemen en processen – In veel gevallen kunt u gebruik maken van uw bestaande systemen en processen en hoeft u niet uw hele bedrijf te herinrichten.
2
Procesuitvoering is cruciaal – Een betere uitvoering betekent betere gegevens, die de basis kunnen vormen van informatie en kennis die gedeeld kunnen worden.
3
Gebruik de juiste technologie – die, afhankelijk van het proces, niet noodzakelijk extreem geavanceerd hoeft te zijn. Een handheld barcodescanner bijvoorbeeld is meer dan voldoende voor gebeurtenissen die zich één keer per dag voordoen.
MEER VISIBILITEIT IN 5 STAPPEN
Zo bereikt men supply chain-visibiliteit. En dat wilden we voor u zichtbaar maken.
Samengevat zijn er vijf belangrijke overwegingen voor het creëren van visibiliteit in uw supply chain:
5
Deel relevante kennis met de juiste betrokkenen – standaard- en eenvoudige interfaces, waarvoor de andere partij geen geavanceerde EDI- of andere systemen nodig heeft: op de cloud gebaseerd, toegankelijk vanaf mobiele apparaten via portals, en met juist die informatie die de andere partij nodig heeft om de situatie op te lossen.
8
ZETES WHITEPAPER
4
Verzamel enkel relevante gegevens – Waarschuwingen moeten gebaseerd zijn op kritieke informatie en in de meeste gevallen wordt deze verzameld bij bepaalde gebeurtenissen (gebeurtenispunten) en enkel gerapporteerd als gebeurtenissen afwijken van het plan (er zijn uitzonderingen; voor bederfelijke waren bijvoorbeeld kunnen statusrapporten nodig zijn zelfs als ze gewoon in de winkel liggen).
