Datum Blad
1/5
Oostduin
Conceptnotulen Cliëntenraad Benoordenhout-Archipel Datum Locatie Aanwezig Afwezig Notulist
13 januari 2014 Bibliotheek T. Post van der Linde (TPvdL), C. Vermeulen (CV), M. Buter (MB), C. Boonstra (CB), M. Taal (MT) & C. Fortgens (CF) H. de Gruiter (HdG) A. Soeters (ASS)
A. Vooroverleg cliëntenraad Van dit vergaderonderdeel worden geen notulen gemaakt. B. Overlegvergadering met het management 1. Opening, mededelingen & vaststellen agenda Om 18.09 uur opent CV de overlegvergadering. Van de heer De Gruiter is geen bericht van verhindering ontvangen. CV zal contact met Dhr. De Gruiter opnemen. Actie CV CV meldt het kerstdiner alsook de nieuwjaarsreceptie te hebben bijgewoond. Complimenten aan Oostduin voor de organisatie (!), de bewoners genoten. CB meldt bij het kerstdiner in De Mantel te zijn geweest, ook daar was sprake van een gezellig diner en een goede organisatie. Bij de rondvraag zal worden ingegaan op de svz op de 3e & 4e etage. 2. Goedkeuring notulen en actiepunten 17 oktober 2013 Met inachtneming van enkele tekstuele aanpassingen worden de notulen goedgekeurd. Naar aanleiding van de notulen: Pag. 3, Renovatie, 2e alinea: MB zal de CR voorzien van genoemd communicatieplan. Pag 3, Rondvraag, laatste regel: MB meldt dat Florence (totaal) het jaar eindigt met een klein plusje. Actiepunten 17 oktober 2013 Opruimen archiefkast: afgehandeld Dhr. Schipper benaderen: geagendeerd. 3. Voorstel tot wijziging vergaderfrequentie CV geeft namens de CR aan dat de CR graag de vergaderfrequentie wil verhogen naar 1 x per 4 weken om meer op de actualiteit te zitten. MB gaat hiermee akkoord. Afgesproken wordt om de aanvangstijd van het overleg met het management te vervroegen naar 17.00 uur en te beperken tot een uur. Het
Pagina 1 van 5
Datum Blad
13 januari 2014 2/5
interne vooroverleg van de CR komt te vervallen. ASS zal in samenspraak met Francis een planning voor 2014 opzetten. Vooruitlopend hierop wordt het volgende overleg vastgesteld voor 10 februari as., 17.00 uur. MB geeft aan zoveel mogelijk vooraf over de agendapunten geïnformeerd te willen worden, dit geeft haar de gelegenheid de CR adequaat en vooral actueel te informeren waar dit nu veelal achteraf gebeurt. 4. Stand van zaken: Brandveiligheid MB meldt desgevraagd dat de nieuwe brandmeldcentrale volledig operationeel is en dat alle benodigde trainingen gegeven zijn. De eerder ingestelde nachtwacht is weg, de receptie is tot 20.30 uur bemand. Bij een (loze) brandmelding vorige week was de brandweer binnen 6 minuten ter plaatse. Ook gedurende de verbouwing ziet o.a. de aannemer nauwlettend toe op het vermijden van mogelijk onveilige situaties (ook blokkade van vluchtwegen e.d.). Renovatie CV informeert naar de informatievoorziening naar de bewoners. MB geeft aan dat betrokken bewoners/mantelzorgers van te voren per brief worden geïnformeerd en in de maandelijkse nieuwsbrief de highlights worden vermeld. Ongeveer half februari zal de grote zaal dicht gaan. Het restaurant wordt dan verplaatst naar de oude dagverzorging en de winkel naar het kantoor ernaast (delen dan koeling). De themamaaltijden zullen in 2 groepen worden gesplitst om de groep kleiner te maken, de activiteiten zullen over de kleine ruimtes worden verspreid. Alles blijft dus gewoon doorgang hebben met uitzondering van de grote evenementen zoals concerten. De planning voor oplevering staat nog op eind mei. Daarna dient e.e.a. nog afgewerkt, ingericht & schoongemaakt te worden. In samenspraak met de bewoners is een principekeuze voor het meubilair gemaakt, de uitgebrachte offertes worden momenteel door de afdeling inkoop beoordeeld. MB zal de intern opgestelde planning, gebaseerd op de planning van de aannemer, aan de CR doorsturen. Actie MB Indien er wijzigingen zijn in de planning neemt MB deze persoonlijk met de projectleider van de aannemer door om te borgen dat e.e.a. goed blijft verlopen. Vacature cliëntvertrouwenspersoon MB heeft een gesprek met dhr. Schipper gehad. Op zich stond hij positief tegenover het voorstel om ook als vertrouwenspersoon voor Oostduin op te treden. Medio januari komt hier uitsluitsel over, e.e.a. hangt ook samen met de plannen voor Duinstede. Bewaken MB 5. Conceptbegroting 2014 Naar aanleiding van de ontvangen stukken informeert CB naar de fors toegenomen loonkosten alsmede het aantal FTE’s. MB legt uit dat dit voortvloeit uit a) de eisen vanuit de overheid, b)de uitbreiding naar 3 verpleegafdelingen en c) de huisvesting van cliënten vanaf ZZP 4. Met betrekking tot het verschil tussen de normbegroting en de werkelijke begroting legt MB uit dat de normbegroting uitgaat van gemiddelden en de werkelijke begroting van de werkelijkheid en maximale salarissen. Daarbij is in de normbegroting alleen uitgegaan van personeel voor verpleging en verzorging en niet van ondersteunende diensten zoals facilitair. De inrichting hiervan (welke keuzes) kan per locatie verschillen. Naar aanleiding van een opmerking van CB hierover zal MB het meenemen in de begroting van de huidige 4 thuisverpleegkundigen checken. Het lijkt erop dat deze uit de begroting zijn gevallen en/of gehalveerd zijn? Actie MB MB geeft aan dat deze 4 verpleegkundigen gewoon gehandhaafd blijven.
Pagina 2 van 5
Datum Blad
13 januari 2014 3/5
MB geeft desgevraagd aan dat de genomen maatregelen in het kader van de reorganisatie ten dele financieel wel (Florissant) en ten dele nog niet in de begroting zijn verwerkt. Met name aan het opnieuw vormgeven van de ondersteunende diensten wordt nog druk gewerkt. Dit zal weer (financiële) verschuivingen geven. De verwachting is dat er snel zal worden weggelopen van de begroting, zaak is dus om de inkomsten en uitgaven goed tegenover elkaar te blijven zetten. Hopelijk kan er in het eerste kwartaal wat geplust worden op de begroting om tijdelijke leegstand t.g.v. de verbouwing later te kunnen opvangen. 6. Formatieplan 2014 Het toegezonden formatieplan ligt bij de OR. Hierin is uitgegaan van een worst case scenario, oftewel wat zou er moeten gebeuren indien niet ingespeeld wordt op de ontstane boventalligheid ten gevolge van de maatregelen vanuit de overheid. In werkelijkheid wordt in Oostduin al maanden gestuurd op het inrichten van de formatie hierop. De verwachting is dat zodra de maatregelen hun beslag krijgen er inmiddels geen sprake meer zal zijn van boventalligheid in Oostduin. Voor wat betreft boventallige mensen niveau 2 worden momenteel actief de mogelijkheden van scholing of het vinden van andere plekken binnen Florence bekeken. Voor medewerkers van de technische dienst, die echter niet als zodanig gediplomeerd zijn, wordt gekeken naar omscholing of andere mogelijkheden binnen de logistieke dienst of als huismeester. Ook voor de medewerkers van de receptie wordt gekeken naar een breder concept als servicemedewerker (gastvrijheidsfunctie) waarbij men op meerdere plekken inzetbaar is. Op deze wijze wordt getracht om ondanks de inkrimping niet gedwongen afscheid te hoeven nemen van medewerkers die men graag voor de organisatie wil behouden. Voor de thuiszorg is geen formatieplan, wel zal er medio dit jaar een tweede ronde plaatsvinden naar aanleiding van de resultaten van de pilot van de RGT. Hoewel het sociale plan gekoppeld aan de inkrimping een OR zaak is, zal MB de CR hierover informeren. Actie MB Daarnaast komt het sowieso in de CCR aan bod. In het verlengde van de bezetting van de receptie ’s avonds komt de toegangscontrole ter sprake. MB geeft aan dat het op termijn de bedoeling is dat medewerkers/bewoners en familie ’s avonds via een druppel toegang krijgen tot het pand via de hoofdingang waarbij alles geregistreerd wordt. De druppel geeft dan tevens toegang tot de kamer van de cliënt. CF geeft aan dat zijns inziens de huidige sleutel ook reeds toegang tot de voordeur alsook de kamer van de cliënt verschaft. MB zal dit navragen. Actie MB 7. Plan van aanpak infectiepreventie Dit plan van aanpak is opgesteld naar aanleiding van een inspectie bij Duinstede. Vervolgens is vanuit Florence het verzoek aan de locaties gekomen om de eigen locaties op deze punten te screenen. Naar aanleiding van die screening is door MB bijgaand plan van aanpak opgesteld. Op die punten waarop nog niet helemaal wordt voldaan aan de normen vanuit de Gemeente is actie ondernomen. In principe dient e.e.a. voor half januari afgerond te zijn. In dit plan zitten dubbelingen met de kwaliteitsplannen die al voor de afdelingen waren uitgerold.
Pagina 3 van 5
Datum Blad
13 januari 2014 4/5
8. Jaarplanning 2014 De bijlage bij de agenda bij dit punt bevat de grote lijnen voor 2014. Onder de punten hangen de zg. jaarkaarten waarin gedetailleerder hierop wordt ingegaan. 16 januari dienen de jaarplannen te worden ingeleverd, MB zal deze dan ook aan de CR doorsturen. Actie MB 9. Uitbreiding cliëntenraad CV geeft aan dat de CR bij voortduring op zoek is naar nieuwe aanwas. CB geeft aan dat het belangrijk is om hierbij extramuraal actief te betrekken, mede ook gelet op de zwaardere zorgvraag van toekomstige cliënten extramuraal. MB geeft aan dat er, waarschijnlijk al met ingang van februari, mantelzorgbijeenkomsten worden georganiseerd waarbij (een afvaardiging van) de CR van harte is uitgenodigd. Gedurende deze bijeenkomsten kan niet alleen informatie worden ingewonnen bij de cliënten, maar kan de CR in contact komen met mogelijke aspirant leden. MB zal de planning voor deze bijeenkomst doorgeven aan de CR. Actie MB M.b.t. de nieuwsbrief zal CV contact opnemen met Chris Harteveld om de vermelding van de CR in de colofon te laten herstellen en te bespreken dat de CR weer maandelijks een stukje aan zal leveren. Actie CV 10. Rondvraag Stand van zaken 3e en 4e verdieping MB geeft desgevraagd aan dat er goede resultaten zijn/ voortgang geboekt is in dit proces, zeker op de 4e. De medewerkers worden actief betrokken (wat en hoe willen jullie en wat is daar dan voor nodig?). Resultaten die o.a. geboekt zijn: iedereen heeft om uiterlijk 09.30 uur ontbeten, op de afdeling is een grote schoonmaak gehouden waarbij ook veel overbodige spullen zijn verwijderd, op alle momenten van de dag is er nu huiskamerbezetting, er is een nieuw plan voor het eten dat binnenkort uitgevoerd wordt en er zijn niet of nauwelijks meer klachten. Monique Appelo, voormalig afdelingsmanager PG in Westhoff, heeft 8 weken meegelopen en meegewerkt op de 4e etage en zal binnenkort een eindrapportage opstellen. Daarna zal de procescontroller intramuraal gevraagd worden een herscreening te doen om eventuele restpunten boven water te halen. Hoewel de 3e etage iets achter loopt op de 4e is ook hier een goed begin gemaakt waarbij overigens uniformiteit tussen de afdelingen ook een speerpunt is. Zodra de screening heeft plaatsgevonden zal de CR over de bevindingen geïnformeerd worden. Actie MB TPvdL geeft aan dat hoewel zij het jarenlang met veel plezier heeft gedaan, de tijd gekomen is haar deelname aan de CR te beëindigen. De CR dankt haar hartelijk voor haar jarenlange (!) inbreng. Op 10 februari zal TPvdL om 17.00 uur afscheid nemen. CB informeert n.a.v. rapporteringen in de MIC zoals “niets opgegeven”. Hoe dient dit geïnterpreteerd te worden? MB licht toe dat de MIC dient om een trend te ontdekken of een oorzaak te achterhalen. Achteraf wordt naar aanleiding van het geconstateerde navraag gedaan opdat met de resultaten daarvan voor de toekomst bijgestuurd kan worden. CB merkt op dat de salarissen van de flexwerkers uit de begroting zijn gehaald, maar dat bijv. telefoonkosten, reiskosten en abonnementskosten nog wel zijn opgenomen? MB zoekt dit uit. Actie MB Om 20.00 uur verlaat MB de vergadering
Pagina 4 van 5
Datum Blad
13 januari 2014 5/5
C. Cliëntenraadsvergadering 11. Standpuntbepaling CR over verzoek aanleg moestuin CB heeft naar aanleiding van dit verzoek inlichtingen ingewonnen n.a.v. een recent gerealiseerd project. Zie de bijlage t.a.v. aandachtspunten die bij de realisatie in acht dienen te worden genomen. Ook met oog op de verzwaring van de zorg die binnen Oostduin zal plaatsvinden, het onderhoud van een dergelijke moestuin en de financiële (on-)haalbaarheid constateert de CR dat dit project niet te realiseren is. CV zal betreffende initiatiefneemster dienovereenkomstig informeren. Actie CV 12. Bijdrage CR aan digitale nieuwsbrief Oostduin Afgesproken wordt om hernieuwd een schema op te stellen waarbij de CR leden per tourbeurt een stukje schrijven voor de nieuwsbrief. Dit behoeft niet lang te zijn en kan thema’s bevatten over de onderwerpen die in de CR behandeld worden of bijv. een terugblik zijn op evenementen/bijeenkomsten waarbij CR leden aanwezig waren. CV zal voor februari een stukje verzorgen waarbij tevens een oproep zal worden gedaan voor nieuwe leden. Actie CV ASS zal voor het verdere jaar een schema opstellen. Actie ASS 13. Mededelingen van de CCR CF geeft aan dat momenteel de begroting en het reorganisatieplan onderwerp van gesprek zijn binnen de CCR. Vorige week heeft een strategisch beraad plaatsgevonden waarbij ook de RvT, CCR en de nieuwe collega’s van Humanitas aanwezig waren. Er werd een presentatie gegeven over de inrichting van de zorg in Europa als geheel. CF geeft aan dat het heel interessant was om de overeenkomsten / verschillende tussen de verschillende Europese landen belicht en uitgediept te zien. Na afloop was tevens een wethouder aanwezig die een korte toespraak hield en aan wie de promotiefilm van Florence (samenwerkingsvormen in de wijk, thema zit in portefeuille wethouder) werd overhandigd. 14. Rondvraag & sluiting Er zijn geen nadere punten voor de rondvraag. Om 20.35 uur sluit CV de vergadering. Actiepunten 13 januari 2014 1. Contact opnemen met de heer De Gruiter 2. Planning data CR vergaderingen 2014 opstellen 3. Interne planning, gebaseerd op planning aannemer, aan CR sturen 4. Bewaken uitsluitsel cliëntvertrouwenspersoon duo Duinstede / Oostduin 5. Opnemen 4 thuisverpleegkundigen in begroting checken alsook bijkomende kosten flexwerkers 6. CR informeren over svz reorganisatie/personele gevolgen/OR traject 7. Huidige toegangsmogelijkheden mbt sleutel navragen 8. CR voorzien van jaarplannen na indiening medio januari 9. Planning mantelzorgbijeenkomsten doorgeven aan CR 10. Opnemen CR in colofon en maandelijks stukje met Chris bespreken & naar deadlines informeren 11. Oproep nieuwe leden in nieuwsbrief op laten nemen 12. Bevindingen screening 3e & 4e etage aan CR meedelen 13. Verzoek moestuin afwijzen 14. Stukje nieuwsbrief februari opstellen 15. Schema nieuwsbrief opstellen
CV ASS MB MB MB MB MB MB MB CV CV MB CV CV ASS
Pagina 5 van 5
