Vacature Algemeen Coördinator projectvereniging BIE

Vacature Algemeen Coördinator projectvereniging BIE

Projectvereniging BIE is een intergemeentelijk samenwerkingsverband dat zeven gemeenten uit het midden van West-Vlaanderen bundelt (Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden). BIE wil de inwoners van deze gemeenten meer vertrouwd maken met erfgoed en cultuur in de brede zin van het woord, onderzoekt en verleent adviezen omtrent bouwkundig en archeologisch erfgoed, stimuleert samenwerking tussen de bibliotheken in de regio en helpt gemeenten met de uitbouw van hun archief. Doorheen de jaren zijn er verschillende deelwerkingen uitgebouwd met elk hun specialisatie: naast een samenwerking van bibliotheken BROERE (2006) herbergt het intergemeentelijk samenwerkingsverband ook erfgoedcel TERF (2008), de intergemeentelijke onroerend erfgoeddienst RADAR (2010) en UiTinMidwest, een samenwerking op het vlak van cultuur (2014). In 2015 werd ook de intergemeentelijke archiefdienst (IGA) opgericht, een buitenbeentje binnen de organisatie. Want hoewel de teamleden van de IGA aangeworven zijn door Associatie Midwest, gebeurt de dagdagelijkse coördinatie door BIE. De IGA ondersteunt de gemeentes Izegem, Hooglede, Moorslede, Ledegem en Wielsbeke bij de uitbouw van hun gemeentelijk archief en dat van hun OCMW’s.

Projectvereniging gaat over tot de aanwerving en invulling van de volgende functie : Een Algemeen Coördinator (niveau A4a- 90% ) Indiensttreding zo snel mogelijk. Voor meer info over de werking van BIE zie www.bienet.be en www.facebook.com/projectverenigingbie

Functie- en competentieprofiel

Omschrijving van de opdracht Algemeen coördinator van projectvereniging BIE    

 

Instaan voor de beleidscoördinatie (bibliotheken, cultureel erfgoed, onroerend erfgoed, cultuur en archiefwerking) en de geïntegreerde werking van BIE Financieel management van de projectvereniging Personeelsmanagement : aansturen en coachen van 10 medewerkers Organiseren van, leiden van en terugkoppelen naar de verschillende stuurgroepen, dagelijks bestuur en raad van bestuur. Terugkoppeling naar de lokale besturen en medewerkers. Ontwikkelen van samenwerkingsverbanden en verder uitbouwen van het netwerk van BIE. Belangenbehartiging van de projectvereniging

Resultaatsgebieden 1.

Instaan voor de beleidscoördinatie en de geïntegreerde werking van BIE      

2.

Op elkaar afstemmen van de verschillende beleidsplannen en deze omzetten naar een gecoördineerde planning van alle projecten in tijd, mensen en middelen Coördineren van actieplannen en jaarverslagen Opmaken en opvolgen van subsidiedossiers bij verschillende overheden Voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van andere overkoepelende opdrachten inzake rechtspositieregeling, interne reglementen, interne communicatie… Waken over het uitvoeren van de visie en de doelstellingen die door het beleid bepaald zijn Rapporteren naar de verantwoordelijke Colleges van Burgemeester en Schepenen, Raad van Bestuur en Dagelijks Bestuur, op regelmatige tijdstippen

Aansturen en begeleiden van de medewerkers       

Geven van opdrachten en aansturen van het werk Ingrijpen in de taakuitvoering bij tegenslag of moeilijkheden en coachen van de medewerkers Voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken Uitvoeren van de aanwervingen Uitwerken van een personeelsbeleid en dit vertalen in de nodige reglementen Opvolgen van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk Behandelen van personeelsaanvragen inzake verlof, thuiswerk, tijdsregistratie, onkosten, vormingen ….

3.

Voeren van het financieel beleid     

4.

Intern werking en communicatie     

5.

Deelnemen aan het intern overleg- en verschillende stuurgroepen Organiseren, voorbereiden, leiden en notuleren van het dagelijks bestuur en de raad van bestuur Medewerkers op de hoogte brengen van voor hen relevante informatie, vormingen, … Bijhouden van de persoonlijke administratie in functie van een efficiënte interne werking Opvolgen van relevante ontwikkelingen en bijscholen waar nodig

Aanspreekpunt zijn in het werkveld     

6.

Vertalen van de meerjaren- en actieplannen naar de opmaak van een begroting Uitvoeren van begrotingscontroles op regelmatige tijdstippen Betalingen uitvoeren Bestekken en procedures inzake overheidsopdrachten opvolgen Fondsen werven, opportuniteiten zoeken, dossiers schrijven of coördineren

Beantwoorden van vragen van partners naar aanleiding van concrete projecten en inzake de algemene werking Beantwoorden van adviesvragen en overleggen met ambtenaren van gemeentelijke, regionale en bovenregionale overheden Betrekken van lokale verenigingen, instellingen en geïnteresseerden Doorgeven en uitwisselen van contacten Doorverwijzen naar experten

Ontwikkelen van samenwerkingsverbanden en vertegenwoordigen van BIE   

Uitbouwen van een netwerk met diverse partners Deelname aan diverse externe werkgroepen en raden inzake het werkterrein Nuttige contacten leggen op diverse activiteiten, openingen, … met betrekking tot het werkveld in ruime zin om invulling te geven aan de aanwezigheidspolitiek van BIE

Gedragscompetenties 1.

Inzet     

2.

Flexibiliteit     

3.

Leeft zich in de situatie van klanten in Stelt zich dienstverlenend op voor iedereen Speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Streeft naar klanttevredenheid

Loyaal zijn    

5.

Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen

Klantgerichtheid     

4.

Werkt met enthousiasme en gedrevenheid Stelt zich positief op Staat open voor vragen en taken die op zich afkomen Gaat ervoor om de taken uit te voeren Durft verantwoordelijkheid te nemen

Voelt zich verbonden met de belangen van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin Vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten Toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie

Netwerken      

Legt en onderhoudt relaties met mensen buiten de organisatie Neemt initiatief tot samenwerking over de grenzen van de organisatie heen Kan relaties opbouwen en onderhouden met diverse mensen Zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking Houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van anderen Doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan

6.

Plannen en organiseren      

7.

Probleemoplossend werken       

8.

Neemt afstand van de dagelijkse problemen Neemt tijd om vooruit te denken Overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties Ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties Richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn Kan strategieën op een heldere manier voorstellen

Leidinggeven         

10.

Signaleert problemen op tijd Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden Kan tot synthese/beoordeling komen Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten Betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem Formuleert praktische en haalbare oplossingen Bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen

Visie ontwikkelen      

9.

Plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten Stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af Houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen Past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen Plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig Verzekert continuïteit en behoudt overzicht

Zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers Volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn Staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft Komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers Stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten Voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen Versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team Leidt het team naar een gezamenlijk resultaat Past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie

Onderhandelen     

Geeft eigen standpunten en argumenten aan Vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten Brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen Zoekt naar oplossingen die voor alle partijen aanvaardbaar zijn Hanteert een passende onderhandelingsstijl in lijn met de aard van het probleem, de gesprekspartner en de gestelde termijnen

Toelatings-en aanwervingsvoorwaarden 

Om toegang te hebben tot een functie bij projectvereniging BIE, moeten de kandidaten : 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie



Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 2. Slagen voor de selectieprocedure 3. Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor niveau A4a, zijnde minstens een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs



De kandidaten moeten : beschikken over een rijbewijs B en een wagen

Wij bieden 

Werk in een boeiende sector binnen een dynamische projectvereniging.



Een afwisselende job met reële verantwoordelijkheden en de kans om je bekwaamheden verder te ontwikkelen.



Een dynamische werksfeer met veel contacten met andere instellingen, verenigingen en partners.



Een wervingsreserve van 2 jaar.



Plaats van tewerkstelling is Roeselare.



Een deeltijds contract (90%) van onbepaalde duur. De bruto-aanvangswedde stemt overeen met de weddenschaal A4a, aangevuld met maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering.



27 verlofdagen



Een omniumverzekering en kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen.

Interesse?

Hebt u interesse voor deze vacature, bezorg dan uiterlijk op 8 januari 2016 uw kandidatuur met: 

 

Sollicitatiebrief en het ingevulde sollicitatieformulier waarin u uw kandidatuur motiveert. U kan het sjabloon voor het sollicitatieformulier downloaden op www.bienet.be uitgebreide cv, waaruit blijkt dat u voldoet aan de voorwaarden een kopie van uw diploma(’s)

U mag uw kandidatuur mailen naar Kim Van Belleghem, coördinator BIE, [email protected] Meer info is eveneens te verkrijgen bij bovenstaande persoon.

Selectieprocedure

Een preselectie gebeurt op basis van de sollicitatiebrief, het ingevuld sollicitatieformulier en het cv. Maximum 20 kandidaten worden uitgenodigd voor de verdere selectieprocedure. Deze procedure bestaat uit een schriftelijke proef op 23 januari 2016 om 9u00 , een mondelinge proef op 4 februari 2016 (indien je doorgaat naar deze ronde) en eventueel een assessment in de week van 8 februari 2016.