Uw klant ontvangt een beveiligd Excelbestand. Hij kan het bestand openen en printen, maar uiteraard niet de inhoud, d.w.z. prijzen veranderen

Dagelijks e-mailen van prijslijsten en offertes

Dagelijks e-mailen van prijslijsten en offertes Het programma om offertes en prijslijsten te e-mailen wordt kortweg “Offerteprogramma” genoemd. Met dit programma verstuurt u in Excel gemaakt offertes en prijslijsten die u op uw klant hebt afgestemd. Dat wil zeggen, dat u elke klant in de voertaal kunt benaderen en prijzen kunt aanbieden die alleen op die klant van toepassing zijn. Het programma is opgebouwd uit twee stambestanden: klanten en artikelen. Daarnaast is er een bestand Offerte, waarin u elke week of elke dag een offerte opmaakt. Vervolgens wordt die offerte berekend naar de verschillende valuta waarvoor u hebt gekozen. U krijgt daarmee uiteindelijk 5 verschillende offertes. Op het moment dat de offertes verzonden gaan worden, vindt de vertaalslag plaats naar de verschillende talen. Het aanmaken van 300 verschillende e-mails duurt ongeveer 6 minuten. Dit hangt uiteraard ook een beetje af van de snelheid van uw systeem. Hoelang de computer doet over het verzenden hangt uiteraard ook weer af van de snelheid van uw systeem en de snelheid van de emailverbinding. Uw klant ontvangt een beveiligd Excelbestand. Hij kan het bestand openen en printen, maar uiteraard niet de inhoud, d.w.z. prijzen veranderen.

Een korte rondleiding Voor elke handeling die u verricht kunt u gebruikmaken van buttons en vensters. Het programma start met een hoofdmenu.

Figuur 1: Het hoofdmenu.

Het artikelen en klantenbestand bijwerken zult u uiteraard niet dagelijks doen. Eenmaal moet alles natuurlijk worden ingevoerd. Wij kunnen u daarbij van dienst zijn door uw bestaande bestanden hiernaar over te zetten.

Artikelen invoeren Kiest u voor het handmatig invoeren, dan gaat dat als volgt.

Mulder Computer College, tel: 0182 - 633 123, e-mail: [email protected]


U opent het artikelmenu en u krijgt een venster waarin u de artikelen kunt invoeren in de talen die u hebt gekozen. Ook kunt u er nog bij aangeven in welk seizoen dit artikel actueel is. Bij het uiteindelijk opstellen van de offerte kunt u dus een selectie maken op seizoen, zodat u nooit de verkeerde producten aanbiedt. Nadat u op Klaar hebt gedrukt, wordt e.e.a. gesloten en wordt het artikelbestand gesorteerd.

Figuur 2: Snel artikelen in de verschillende talen invoeren .

Klanten invoeren Het invoeren van klanten gaat op een vergelijkbare wijze. Ook nu krijgt u weer een venster om de gegevens in te voeren.

Figuur 3: Gestructureerd uw klanten invoeren.

De gegevens worden weggeschreven in de klantentabel. Daarnaast kunt u achteraf per klant nog toevoegen of er een korting of een toeslag op de basisprijs van de artikelen moet worden berekend. De basis is gelegd. U hebt alle ingrediënten om een prijslijst op te stellen. U kunt nu de Basisofferte maken. Dat wil zeggen, dat u aan de hand van de aanvoer van producten een overzicht opstelt van die producten en de gewichten, maten en prijzen.



De basisofferte maken U kiest uit het hoofdmenu voor 1. Basisofferte maken. U voert in voor welke datum de offerte geldt en eventueel hoelang die geldig is.

Figuur 4: Datum en seizoen kiezen.

Hier kunt u ook selecteren uit welk seizoen u de producten wilt aanbieden. Via een keuzevenster selecteert u de producten …

Figuur 5: Artikelen voor de offerte kiezen.

… en u voert de relevante gegevens in. Dat invoeren gaat heel snel, omdat een aantal gegevens blijft staan. U hoeft alleen maar in te voeren wat er verandert (bijv. maat, gewicht en prijs). Nadat u dit hebt afgerond, ziet uw Basisofferte er zo uit:



Figuur 6: Basisofferte voor intern gebruik. Hierin kunt u nog correcties aanbrengen als dat nodig is.

U slaat uw offerte op en sluit het bestand. Op dit moment hebt u 1 offerte in 1 taal en 1 valuta. In de volgende stap maakt u een basisofferte per valuta of andere door u gekozen opzet. U gaat de dagelijkse offerte maken, dat wil zeggen, de offerte die uiteindelijk naar de klant verzonden gaat worden. Het is dus belangrijk dat deze Basisofferte goed is. Is deze niet goed, dan is het voordeel dat u de verbetering maar in één bestand hoeft door te voeren. Een Basisofferte hoeft u niet elke dag volledig opnieuw te maken. U kunt die van de vorige dag aanpassen. Dat werkt sneller.

De dagelijkse offertes maken U kiest 2. Dagelijkse offerte maken.

Figuur 7: De 5 specifieke offertes klaarmaken.

De offerte die u in de vorige stap hebt aangemaakt, wordt nu aangepast aan de bijzondere offertes zoals u er hier vijf ziet staan. Op de basisofferte vindt dus een specifieke bewerking plaats. Dit gaat aan de hand van de regels die u hiervoor hebt aangegeven en door MCS voor u zijn geprogrammeerd. Er staan dan 5 offertes voor u klaar. In het klantenbestand hebt u aangegeven of een klant offerte 1, 2, 3, 4 of 5 moet krijgen. In een paar seconden worden de gegevens overgezet naar offerte 1. Afhankelijk van de grootte van uw logo en de lengte van uw offerte zal het bestand waarschijnlijk niet groter worden dan 150 Kb. Mooi klein dus.



Figuur 8: Eén van de specifieke offertes.

Het maken van deze 5 zeer specifieke offertes kost u slechts 5 minuten.

Verzenden van de offertes Tijdens het verzenden wordt de offerte vertaald naar de taal die u bij de klant hebt aangegeven. Ook vindt er een herberekening plaats van de prijzen. Want per klant kunt u aangeven of er een toeslag of een korting moet worden berekend.

Figuur 9: En dit is wat de klant binnen krijgt.

Wij hopen dat u een goed beeld hebt gekregen van het programma en dat u verder met ons in zee wilt.


Uw klant ontvangt een beveiligd Excelbestand. Hij kan het bestand openen en printen, maar uiteraard niet de inhoud, d.w.z. prijzen veranderen

Recommend Documents