Úvodní setkání k projektu Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji

Úvodní setkání k projektu Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji

Představení projektu Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji Číslo projektu: CZ.1.04/3.1.00/05.00070 Operační program lidské zdroje a zaměstnanost Priorita č. 3 – Sociální integrace a rovné příležitosti Opatření 3.1 Podpora sociální integrace

Rozpočet projektu: 219.704.812 Kč Financování 85% – Evropský sociální fond 15% - Státní rozpočet

Projektový tým Kateřina Rusková – projektový manažer, tel. 595 622 212 Jitka Marková – odborný garant, tel. 595 622 762 Petra Havláková - referent pro sociální služby, tel. 595 622 162 Táňa Vijová – referent pro sociální služby, tel. 595 622 658 Stanislava Dombrovská – ekonom, tel. 595 622 624 Marcela Kačerovská – ekonom, tel. 595 622 651 Marcela Dworoková – kontrolor, tel. 595 622 456

Harmonogram projektu Doba trvání projektu 1.2.2013 – 28.2.2015 Doba poskytování služeb 1.3.2013 – 31.12.2014 Doba udržitelnosti 1.1.2015 – 31.12.2016

Zúčtovací období 3/2013 – 6/2013 7/2013 – 10/2013 11/2013 – 2/2014 3/2014 – 6/2014 7/2014 – 10/2014 11/2014 – 12/2014 Období udržitelnosti 1/2015 – 6/2015 7/2015 – 12/2015 1/2016 – 6/2016 7/2016 – 12/2016

Indikátory v projektu Příloha č.1 - Metodiky financování a vykazování k projektu Nový klient (uživatel v roce 2013 – 2014) • je každý klient, se kterým je uzavřena smlouva o poskytnutí sociální služby (včetně klientů s nimiž byla uzavřena smlouva před rokem 2013) • se v dané registrované službě vykazuje pouze jednou za léta 2013 - 2014 V případě, že klient jakýmkoliv způsobem ukončí nebo přeruší smlouvu a po čase se do služby opět vrátí, nelze jej pro účely individuálního projektu vykazovat jako nového. Nový klient v roce 2015 Ode dne 1.1.2015 se všichni klienti (včetně stávajících) začínají načítat jako klienti noví. V dané registrované službě se vykazuje v roce 2015 pouze jednou. Nový klient v roce 2016 Ode dne 1.1.2016 se všichni klienti (včetně stávajících) začínají načítat jako klienti noví. V dané registrované službě se vykazuje v roce 2016 pouze jednou. Klienty rozdělujeme na muže a ženy.

Indikátory v projektu Příloha č.2 - Kontakty, Intervence, Osoby ve službě, Lůžka, Lůžko/dny Příloha č.4 Počet pracovníků ve službě za dané období celkem - z toho počet nových pracovníků (v prvním zúčtovacím období jsou všichni zaměstnanci považováni za nové) - z nových pracovníků počet mužů - z nových pracovníků počet žen - z nových pracovníků počet sociálních pracovníků - z nových pracovníků počet pracovníků v sociálních službách - z nových pracovníků počet zdravotních pracovníků - z nových pracovníků počet dalších odborných pracovníků v soc. službách - z nových pracovníků počet dobrovolníků - z nových pracovníků počet ostatních pracovníků

fyzických osob

úvazek za všechny pracovníky celkem

Udržitelnost projektu •

Podmínkou pro získání finančních prostředků na realizaci projektu je „zajištění udržitelnosti“ v letech 2015 a 2016. – Zajištění udržitelnosti = vykázání stanoveného počtu nových klientů – Proto smlouva a metodika obsahují podmínku vykazování nových klientů v letech 2015 a 2016

•

MPSV nám neposkytlo žádné relevantní informace o financování sociálních služeb v těchto letech. – V případě, že bude vyhlášeno dotační řízení MPSV pro rok 2015 a 2016 je poskytovatel nebo jeho subdodavatel povinen podat žádost o dotaci (článek VI. Práva a povinnosti smluvních stran, bod 7) – V případě, že MPSV dotační řízení nevyhlásí, bude financování udržitelnosti zajištěno Moravskoslezským krajem a dotčenými obcemi a to dle potřeb definovaných jednotlivými obecními úřady.

Publicita projektu Financování projektu prostřednictvím dotací Evropské unie = každý se musí dozvědět odkud finanční prostředky pochází Metodika financování a vykazování str.7 • • • •

Souhlas se zpracování údajů po potřeby individuální projektu – vzor viz. příloha č.7 – musí obsahovat informaci o projektu Pokud vydáváte letáky o poskytované službě musí obsahovat logolinku a odkaz na název projektu Vaše webové stránky o poskytované službě - musí obsahovat logolinku a odkaz na název projektu Cedule na jednotlivé budovy - dodáme

http://verejna-sprava.kr-moravskoslezsky.cz/cz/eu/optimalizacesite-sluzeb-socialni-prevence-v-moravskoslezskem-kraji

Vykazování indikátorů sociální práce Lůžko/lůžkoden (pobytové sociální služby) Lůžkem rozumíme lůžko, které má poskytovatel k dispozici pro uživatele a potencionální uživatele sociální služby Lůžkoden lůžko obsazené klientem služby v průběhu noci

Osoba ve službě (sociálně terapeutické dílny) využité místo v sociální službě, místo v sociální službě může být využito i vícekrát za den

Vykazování indikátorů sociální práce Kontakt (ambulantní a terénní sociální služby) •

Setkání s klientem, trvající nad 10 minut (kontakt je vykazován vždy jako jeden kontakt, nelze ho načítat po 10 minutách).

•

Oboustranná interakce mezi pracovníkem v sociální službě a klientem, popř. zájemcem o sociální službu, která vede k prohloubení vzájemné důvěry a nebo k vytvoření prostoru pro nabídku a následnou realizaci služby. Kontakt má zpravidla formu nestrukturovaného rozhovoru pracovníka s klientem a směřuje k zřetelnému cíli, který koresponduje s cíli služby a s dojednanými, individuálně naplánovanými osobními cíli uživatele (případně vede k uzavření dohody o poskytování či neposkytování sociální služby ve fázi jednání se zájemcem).

•

Kontakt může být:

   

osobní telefonický elektronický písemný

Vykazování indikátorů sociální práce Základní typy kontaktů •

nespecifikovaný kontakt v nízkoprahovém zařízení pro děti a mládež (kontakt se zařízením bez čerpání služby)

•

specifikovaný kontakt (klient využívá alespoň něco z nabídky zařízení)

•

prvokontakt (jednání se zájemcem o službu, depistáž např. u TP)

Vykazování indikátorů sociální práce Vykazování kontaktů Do časového objemu kontaktu (cca 10 minut lze započíst) 

Interakci s klientem (popř. zájemcem o službu)

Kontakt je vykazován vždy jako jeden kontakt, nelze ho načítat po 10 minutách (např. není možné, 20 minutový kontakt započíst jako 2 kontakty) Kontakt se nezapočítává, pokud je s klientem provedena i intervence Každý vykázaný kontakt je zaznamenaný (nejlépe v osobní dokumentaci klienta)

Vykazování indikátorů sociální práce Intervence (ambulantní a terénní sociální služby) •

Sociální práce s klientem, trvající 30 minut a více (intervence se započítává tak, že každých 30 minut se načítá jako další intervence).

•

Vnější zásah sociálního pracovníka nebo pracovníka v sociální službě do procesu změny životního stylu klienta/uživatele resp. zájemce o službu. Popis procesu změny a stavu, ke kterému klient v rámci poskytování služby směřuje, jsou součástí osobní dokumentace o klientovi.

•

Má zpravidla charakter strukturovaného rozhovoru a směřuje k zřetelnému cíli, který koresponduje s cíli služby a s dojednanými, individuálně naplánovanými osobními cíli uživatele.

•

O každé provedené intervenci je veden záznam v osobní dokumentaci klienta !!!

Vykazování indikátorů sociální práce Intervence může mít podobu: 

osobního rozhovoru (záznam osobního rozhovoru je součástí dokumentace o poskytování služby)



telefonického rozhovoru (záznam o telefonickém rozhovoru je součástí dokumentace o poskytování služby)



elektronické popř. písemné korespondence např. zpráva navazující instituci, odpovědi na dotazy klienta (e-mail je součástí dokumentace o poskytování služby)

Vykazování indikátorů sociální práce Základní typy intervencí 

Individuální (sociální práce s klientem, individuální pohovor, doprovod klienta)



Skupinová (vzdělávací akce klientů, doprovodné volnočasové zájmové aktivity související s nabídkou činnosti pro klienty)



Externí/kooperativní (realizovány ve prospěch klienta, kdy klient nemusí být při této intervenci účasten, např. jednání s úřady, vyjednávání následné služby pro klienta apod.)

Vykazování indikátorů sociální práce Vykazování intervencí Do časového objemu intervence (30 minut lze započíst) 

samotný rozhovor nebo práci s klientem



přípravu pracovníka na intervenci (např. seznámení se se spisovou dokumentací)



provedení zápisu o intervenci v osobní dokumentaci klienta

Intervence se započítává tak, že každých 30 minut výše uvedených činností se načítá jako další intervence

Vykazování indikátorů sociální práce Vykazování intervencí •

Intervence, která je prováděna 2 pracovníky (v opodstatněném důvodu), se načítá 2x

•

V případě skupinové aktivity se intervence nevztahují k počtu účastníků, ale k časovému objemu práce s klienty a k počtu pracovníků, účastných skupinové aktivity

Vykazování indikátorů sociální práce Za intervenci nebo kontakt nelze považovat •

aktivity, jež nejsou jasně popsány a ze kterých není zřejmý dopad na klientovu nepříznivou situaci

•

aktivity, jež nesouvisí s přímým poskytováním sociální služby klientům (např. školení BOZP zaměstnanců)

•

aktivity, které nesměřují k poptávané cílové skupině

•

aktivity, které nejsou řádně dokumentovány

Vykazování anonymní klientely Poskytovatel sociální služby, který v rámci individuálního projektu vykazuje anonymní klienty, musí mít jasně zpracována pravidla pro evidenci a vykazování anonymní klientely Metodika pro vedení anonymní klientely

V této Metodice by mělo být jasně definováno:     

V jakých případech organizace přistupuje k anonymní evidenci klienta? Kdo tuto evidenci vede? Popis systému vedení anonymní evidence? Popis zabezpečení anonymní evidence klientů? Vymezení okruhu osob, jež mají k anonymní evidenci přístup?

Vykazování anonymní klientely •

Klienta, který odmítne dát souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely individuálního projektu kraje, lze v projektu rovněž vykázat podle předem stanoveného pravidla (značka, kód, číslo smlouvy). V tomto případě se nejedná o klienta anonymního, ale o klienta anonymizovaného (poskytovatel zná identitu klienta, neposkytuje však jeho údaje z důvodu ochrany jeho osobních dat).

•

V případě vykazování anonymizovaných klientů, je rovněž zapotřebí mít tento aspekt zapracován do Metodiky vedení anonymní klientely !!!

Platební a fakturační podmínky + faktury Podklad pro úhradu smluvní ceny – faktura s náležitostmi: • předmět smlouvy, tj. text „Fakturujeme poskytování služby xxx (doplňte dle smlouvy) ke smlouvě č. xxxxx/2013/SOC (doplňte dle smlouvy o poskytování soc. služeb), VZ č. xxx/201x (doplňte dle smlouvy), na území obce xxx(doplňte dle smlouvy) pro cílovou skupinu xxx (doplňte dle smlouvy) v rámci projektu Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji, číslo projektu CZ.1.04/3.1.00/05.00070 z prostředků ESF prostřednictvím OP LZZ a Státního rozpočtu ČR, • za období (aktuální období) a vypočtená částka, • název poskytovatele a adresa (sídlo), • IČ a DIČ objednatele, neplátce DPH uvede místo DIČ: Není plátce DPH • registrace subjektu (v OR, MVČR, MK apod.) • označení banky a čísla účtu uvedeného ve smlouvě, na který má být zaplaceno,

Platební a fakturační podmínky + faktury • • • •

datum vystavení faktury, lhůtu splatnosti faktury, datum uskutečnění plnění (poslední den daného zúčtovacího období), jméno a vlastnoruční podpis osoby, která fakturu vystavila, včetně kontaktního telefonu, přílohy – výkazy poskytovaných služeb. Relevantní Výkazy poskytovaných služeb za zúčtovací období zasílejte v písemné i elektronické podobě.

Doručení faktury, výkazy Faktura za běžné období za smlouvu nebo za každou její část bude doručena objednateli nejpozději do 10 kalendářních dnů od ukončení zúčtovacího období, a to vč. povinných příloh: Příloha č. 1

Seznam nových klientů

Příloha č. 2a, 2b nebo 2c

Protokol o plnění aktivit

Příloha č. 3a, 3b, 3c, 3d

Vyúčtování služeb

Příloha č. 4

Personální zabezpečení provozu soc. služby

Příloha č. 6a

Oznámení o snížení počtu lůžek

Příloha č. 6b

Oznámení o časovém omezení poskyt. soc. služby

Výkazy zasílejte na e-mail: [email protected]

Oznámení zasílejte na e-mail: [email protected]

Faktura je splatná je do 30 pracovních dnů ode dne doručení. Oznámeni o snížení počtu lůžek či oznámení o časovém omezení poskyt. soc. služby zasílejte bezodkladně, nejpozději 2 dny před nastalou změnou.

Zúčtování zálohy •

•

•

Kromě konečného vyúčtování poskytnutých služeb po ukončení zúčtovacího období je poskytovatel povinen výkazy poskytovaných služeb (př. 1, 2 a 3) zaslat v průběhu 1. zúčtovacího období ke kontrole správnosti, a to pouze elektronicky. V dalších zúčtovacích obdobích je na uvážení dodavatele, zda bude i nadále zasílat výkazy ke kontrole v průběhu zúčtovacího období. Zúčtování zálohy • Zúčtování zálohy proběhne ve 4. a 5. zúčtovacím období dle článku III. Metodiky. • Výše fakturované částky za 4. zúčtovací období 3/2014 – 6/2014 bude snížena o 50 % zálohy, jenž byla poskytovateli služeb na začátku realizace služeb poskytnuta a stejně tak i výše fakturované částky za 5. zúčtovací období 7/2014 – 10/2014.

Kontrola a monitoring • Objednatel (Moravskoslezský kraj) je oprávněn poskytování sociálních služeb ověřit v místě poskytování a to formou ohlášené nebo neohlášené kontroly. • Kontrola bude prováděna u jednotlivých subdodavatelů. • V případě, že je hlavní dodavatel rovněž subdodavatelem a poskytovatelem sociálních služeb, bude kontrola prováděna i u něj.

Předmět kontroly • Předmětem kontroly je ověření doložitelnosti údajů, které poskytovatelé uvádějí ve Výkazech poskytovaných služeb s dokumentací předloženou na místě. • Poskytovatel je povinen předložit při realizaci kontroly veškeré doklady a prohlášení dokládající skutečný stav vykazovaných ukazatelů dle charakteru sociální služby. • Součástí kontroly je také monitoring poskytovaných služeb, zahrnující ověření správnosti použití log v souladu s Manuály pro publicitu OP LZZ, Manuálem pro vizuální identitu OP LZZ a Manuálem vizuální identitu Evropského sociálního fondu a předložení souhlasů klientů se zpracování osobních údajů pro účely realizace projektu „Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji“ v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, oblast podpory 3.1.

Ukončení kontroly • O výsledku kontroly bude objednavatelem vypracován protokol, který bude doručen statutárnímu orgánu kontrolované osoby (subdodavatele). • V případě nedostatků budou stanovena nápravná opatření a lhůta na jejich odstranění (zpravidla 31 dnů). • Nesplnění nápravných opatření ve stanovené lhůtě a rozsahu bude sankcionováno pokutou ve výši 10 % z částky fakturované za kontrolované zúčtovací období - čl. X odst. 8 Smlouvy o poskytování sociálních služeb při realizaci projektu „Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji“(dále jen Smlouva).

Ukončení kontroly • Hlavní dodavatelé budou informování o výsledku kontrol svých subdodavatelů, formou předkládání kopií podepsaných protokolů o výsledku kontrol jednotlivých subdodavatelů. • Tyto kopie objednavatel doručí na adresu hlavního poskytovatele zpravidla periodicky v měsíčních intervalech vždy do 15. dne následujícího měsíce za měsíc uplynulý.

Závazné dokumenty • Smlouva o poskytování sociálních služeb při realizaci projektu „Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji“ (dále jen Smlouva), • Metodika financování a vykazování aktivit pro projekt „Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji“ (čl. VI odst.5 Smlouvy), http://verejna-sprava.krmoravskoslezsky.cz/assets/soc/metodika_optimalizace_site_sluzeb_ 2-2013.pdf , • Povinné minimum publicity OP LZZ.

Kontrolované doklady • Interní metodika vedení a stanovení anonymních klientů • Smlouvy klientů o poskytování sociální služby (písemné smlouvy, záznamy o uzavření ústní smlouvy) • Souhlasy klientů se zpracováním osobních údajů pro účely individuálního projektu • Výkaz poskytovaných služeb: Seznam nových klientů • Výkaz poskytovaných služeb: Protokol o plnění aktivit

Seznam nových klientů – Příloha č. 1

Seznam nových klientů – Příloha č. 1 písemná smlouva • v případě stanovení opatrovníka – smlouva uzavřena s opatrovníkem, • povinnost formálních náležitostí – v případě nedostatků neplatnost smlouvy ≠ nesplněna doložitelnost vykazovaného klienta, • dodatky ke smlouvě – řešení změn a úprav ve smlouvě, • záznam o předčasném ukončení smlouvy.

Seznam nových klientů – Příloha č. 1 ústní smlouva • záznam o uzavření ústní smlouvy • evidence uzavřených ústních smluv

Protokol o plnění aktivit – Příloha 2 a, b, c • • •

Příloha 2a – pobytové služby Příloha 2b – ambulantní a terénní Příloha 2c – sociálně terapeutické dílny

Protokol o plnění aktivit – Příloha 2 a, b, c • • •

Příloha 2a – pobytové služby Příloha 2b – ambulantní a terénní Příloha 2c – sociálně terapeutické dílny

Protokol o plnění aktivit – Příloha 2 a, b, c • • •

Příloha 2a – pobytové služby Příloha 2b – ambulantní a terénní Příloha 2c – sociálně terapeutické dílny

Protokol o plnění aktivit – Příloha 2 a, b, c intervence a kontakty •

• •

celková evidence intervencí a kontaktů

popis intervencí a kontaktů v dokumentaci klienta v případě vedení anonymizovaných klientů je zapotřebí vést zvláštní dokumentaci pro projekt

Protokol o plnění aktivit – Příloha 2 a, b, c intervence a kontakty •

evidence intervencí a kontaktů – anonymní klienti

Protokol o plnění aktivit – Příloha 2 a, b, c intervence a kontakty •

evidence intervencí a kontaktů – zájemce o službu

Souhlas se zpracováním osobních údajů • Souhlasím se zpracováním (tím se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče, používání, uchovávání, třídění a předávání) mých osobních údajů a údajů dětí, jejichž jsem zákonným zástupcem*, organizací………………… (dále jen „správce“) pro účely realizace projektu „Optimalizace sítě služeb sociální prevence v Moravskoslezském kraji“ v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, oblast podpory 3.1. (dále jen „Projekt“). Zpracovávány jsou osobní údaje požadované zákonem č. 108/2006, o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů, potřebné pro daný typ poskytované služby. Souhlasím rovněž, aby správce poskytl mé osobní údaje třetím osobám oprávněným k provádění činností spojených s realizací uvedeného Projektu a k výkonu kontroly v rámci tohoto Projektu. Tento souhlas se poskytuje na období .........................................do 31. 12. 2026, tj. do uplynutí lhůty stanovené pro archivaci veškerých dokladů souvisejících s Projektem. • Týká se taktéž klientů, kteří mají stanoveného opatrovníka a rodinných příslušníků uvedených ve smlouvě !

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Problémy / Sankce • •

Smlouva není orientační, ale je závazná! V případě porušení – budou sankce uplatňovány.

•

Máme zájem problémům předcházet, abychom sankce vystavovat nemuseli.

• Pište a volejte

v případě jakékoliv nejasnosti nebo vznikajících potížích. Vždy se dá více hrozeb vyřešit předtím než problém nastane.

• Také naším cílem jsou spokojení uživatelé služeb.

Děkujeme za pozornost

Projektový tým Optimalizace sítě služeb sociální prevence v MSK