Úvod Historie Podrobnější informace MS Excel Popis okna Pohyb mezi listy a po sešitu

Úvod ........................................................................................................................................................................ 2 Historie ............................................................................................................................................................... 2 Podrobnější informace ....................................................................................................................................... 2 1. MS Excel .............................................................................................................................................................. 3 1.1. Popis okna .................................................................................................................................................... 3 1.2. Pohyb mezi listy a po sešitu ......................................................................................................................... 4 1.3. Označování částí/celého listu ...................................................................................................................... 5 2. Operace s buňkami.............................................................................................................................................. 6 2.1. Zadávání dat do buněk ................................................................................................................................ 6 2.2. Editace v buňce ............................................................................................................................................ 6 2.3. Formát buňky ............................................................................................................................................... 7 2.3.1 Kopírování formátů .................................................................................................................................... 8 2.4. Kopírování a přemísťování buněk ................................................................................................................ 8 3. Fukce a vzorce ................................................................................................................................................... 10 3.1. Kopírování řad............................................................................................................................................ 10 3.2. Vzorce ........................................................................................................................................................ 10 3.3. Další práce s listem (vložení, přesunutí, přejmenování, smazání) ............................................................. 12 3.4. Funkce ........................................................................................................................................................ 13 3.4.1 Suma .................................................................................................................................................... 13 3.4.2. Průměr .................................................................................................................................................... 14 3.4.3. MINimum a MAXimum ........................................................................................................................... 16 4. Práce s tabulkamy ............................................................................................................................................. 17 4.1. Tabulky ....................................................................................................................................................... 17 4.2. Sloučení buněk ........................................................................................................................................... 17 4.3. Rozdělení sloučených buněk ...................................................................................................................... 18 4.4. Formát buňky – písmo a zarovnání ............................................................................................................ 18 4.5. Ohraničení ................................................................................................................................................. 19 4.6. Vložení sloupce/řádku ............................................................................................................................... 20 5. Práce s grafy ...................................................................................................................................................... 21 5.1. Grafy .......................................................................................................................................................... 21 5.2. Vytvoření grafu .......................................................................................................................................... 22 6 Seznamy ............................................................................................................................................................. 26 6.1 Vytvoření seznamu ..................................................................................................................................... 26 Závěr...................................................................................................................................................................... 28

1

Úvod Microsoft Excel je tabulkový procesor od firmy Microsoft pro operační systém Microsoft Windows. My si s pomocí tohoto dokumentu ukážeme, jak tento program funguje a naučíme se jak s tímto programem pracovat. Různé funkce tohoto programu, které budete potřebovat pro zvládnutí toho programu a předmětu KPA si budeme ukazovat na příkladech. Tak nejprve trochu historie o vývoji programu, poté již samotná práce s programem.

Historie První verze pro Macintosh vyšla v roce 1985 MS Excel byl první program, jehož GUI využívalo rozbalovacích menu ovládaných klikáním myší. Práce s ním byla mnohem pohodlnější než v kterémkoli DOS-ovém programu. Rovněž se dalo psát ve 256 fontech. Mnoho lidí si kvůli němu koupilo počítač Macintosh. Verze Excelu pro MS-DOS vyšla až 31. října 1992. A později v roce 1987, kdy byl uveden jako jedna z prvních aplikací pro MS Windows, byl jedním z hlavních programů, které táhly uživatele k používání Windows. Od roku 1988 překonával v prodejnosti hlavního konkurenta Lotus 1-2-3. V roce 1989 Windows 3.0 dosáhlo širokého rozšíření a přesto až do léta 1992 se neobjevil jediný konkurenční tabulkový procesor pro MS Windows. V roce 1993 Microsoft přidal podporu pro Visual Basic for Applications (VBA), čímž sice umožnil široké využití maker, ale zároveň pomohl snad ještě většímu rozšíření makro-virů. V tomto roce také vyšla první verze Microsoft Office byl Microsoft Word a Microsoft PowerPoint upraven tak, aby jejich GUI odpovídalo právě Excelu. V počátcích vývoje musel být Excel označován jako „Microsoft Excel“ v důsledku sporů o ochranou známku, později se od této praxe upustilo.

Podrobnější informace Microsoft vstoupil na trh tabulkových kalkulátorů v roce 1982 s programem nazvaným Multiplan, který byl ve své době velmi rozšířený na počítačích s operačním systémem CP/M. V prostředí počítačů řízených systémem MS-DOS prohrál v souboji s Lotusem 1-2-3. To vyvolalo rozhodnutí zahájit vývoj nového typu tabulkového kalkulátoru nazvaného Excel s cílem dosáhnout řešení, které řečeno slovy Douga Klundera "bude umět vše, co umí Lotus 12-3 a bude to umět lépe". První verze Excelu byla uvolněna pouze pro prostředí počítačů Mac (psal se rok 1985), následována první verzí určenou pro počítače pracující pod systémem Windows o dva roky později (listopad 1987). Tato verze byla z důvodu sjednocení s verzí pro Mac označena jako 2.0 – neexistuje tedy žádný Excel 1.0 pro Windows. Společnosti Lotus se nepodařilo nalézt včas odpověď na tento průlomový čin Microsoftu a tak od roku 1988 začal Excel vytlačovat 1-2-3 z trhu, čímž pomohl Microsoftu dosáhnout vůdčího postavení na trhu PC software. Microsoft se právě tímto způsobem na softwarovém trhu etabloval a stal se jeho 2

výrazným hráčem. Své postavení leadera v oblasti trhu tabulkových kalkulátorů Microsoft upevňoval pravidelným uvolňováním nových verzí s periodou (přibližně) každé 2 roky. Aktuální verze Excelu pro prostředí Windows nese označení Microsoft Office Excel 2007. Aktuální verze Excelu pro platformu Mac OS je označena jako Microsoft Excel 2008

1. MS Excel 1.1. Popis okna Okno tohoto programu se skládá z několika částí, které si nyní popíšeme, tyto části je třeba znát pro pozdější práce s programem, popisky odkazují na obrázek 1.1.

Obr. 1.1 – hlavní okno programu

Hlavní lišta obsahuje menu (Soubor, Úpravy, Zobrazit, Vložit, Formát, …). Pod hlavní lištou nalezneme panel nástrojů „Standardní“ (začíná tlačítkem s bílým čtverečkem a končí otazníčkem v bublině). Tato tlačítka slouží k práci se souborem, s některými pokročilými funkcemi programu a se schránkou Windows. Pod panelem nástrojů „Standardní“ se nachází panel nástrojů Formát (bílé pole s názvem fontu (Arial) … až velké A). Tato tlačítka slouží k běžnému formátování buněk. Dále je zde okno s názvem aktivní buňky a jejího obsahu. V tomto případě je buňka prázdná. 3

Zdaleka největší část okna tohoto programu zabírá vlastní list sešitu. Na obrázku vlevo dole je vidět, že tento sešit obsahuje tři listy. Právě aktivní je bíle zvýrazněný. Všechny listy jsou dále děleny na čtverečky, kterým se říkáme buňky. Jednotlivé buňky mají své názvy. Jsou tvořeny názvy sloupců a čísly řádků, ve kterých se nacházejí. Názvy sloupců jsou vidět v šedých buňkách listu a čísla řádků jsou na levé straně. Buňka A8 je tedy ve sloupci A na řádku 8. Na pravé straně je svislý „posuvník“. Vodorovný „posuvník“ se nachází pod listem sešitu. Oba používáme k pohybu v dokumentu. Vlevo od spodního „posuvníku“ jsou záložky jednotlivých listů – obvykle jsou tři, ale můžeme je libovolně mazat nebo vkládat nové. V nejspodnější části nalezneme stavový pruh. Ten nám hlásí, jestli je program připraven, informuje nás o aktivních klávesách CapsLock, NumLock a ScrollLock a dále obsahuje informace podle akce, kterou právě provádíte.

1.2. Pohyb mezi listy a po sešitu Po listu a sešitu se lze pohybovat pomocí myši nebo pomocí klávesnice. Pomocí myši: Po kliknutí myši na buňku, se kterou chcete pracovat, se okolí zabarví černě. To znamená, že buňka je aktivní. Pro pohyb v rámci sešitu můžete použít příslušný „posuvník“. Pomoci klávesnice: Po buňkách se pohybuje pomocí šipek – o jednu buňku požadovaným směrem. Na začátek řádky (do sloupce A) skočíte po stisknutí klávesy Home. Pro pohyb celé obrazovky, použijte klávesy Page Up a Page Down.

4

Poté jsou zde přímé zkratkové klávesy: Ctrl+

skok o souvislý blok (blok dat či prázdných buněk) doleva

Ctrl+

skok o souvislý blok doprava

Ctrl+

skok o souvislý blok nahoru

Ctrl+

skok o souvislý blok dolů

Ctrl+Home

skok na začátek listu – do buňky A1

Ctrl+End

skok na konec listu – na buňku nejvíce vpravo a nejvíce dole

Ctrl+PageUp skok na předešlý list Ctrl+PageDown

skok na další list

Ctrl+Backspace

přechod na aktivní buňku

1.3. Označování částí/celého listu Pomocí myši: Souvislá oblast: Klikněte na první buňku, kterou chcete označit. Kurzor myši vypadá jako bílý tlustý kříž

. Držte zmáčknuté levé tlačítko myši a jeďte přes další buňky –

dokud držíte tlačítko zmáčknuté, budou se označovat. Celý sloupec označíte kliknutím na jeho název (šedé pole nahoře). Celý řádek označíte kliknutím na číslo příslušného řádku (šedé pole vlevo). Celý list označíte kliknutím na prázdný šedý čtvereček vlevo od čtverečku označujícího sloupec A.

Nesouvislá oblast Klikněte na první buňku, kterou chcete označit. Zmáčkněte klávesu Ctrl a klikejte na další buňky, které chcete označit. Dokud držíte klávesu Ctrl, označují se další a další buňky. Klávesnice Stiskněte klávesu Shift a držíte ji zmáčknutou. K tomu mačkáte klávesy pro pohyb (i klávesové kombinace) po buňkách. Celý list lze označit pomocí kombinace kláves Ctrl+A.

5

2. Operace s buňkami 2.1. Zadávání dat do buněk Do buňky se zadává jednoduše tak, že klikneme na buňku, do které chceme psát. V tu chvíli je v buňce kurzor a na jeho místě se vkládají znaky. Po stisku klávesy ENTER se text uloží do buňky. Automaticky přeskočí na buňku na dalším řádku. Pro změnu obsahu stačí myší dvakrát kliknout na příslušné buňce (nebo stiskem klávesy F2). Chcete-li obsah buňky celý přepsat, začnete psát nový text a on nahradí text původní. Obsah buňky vymažete pomocí klávesy Delete.

2.2. Editace v buňce K úpravám textu slouží tato tlačítka viz. Obrázek 2.1 a 2.2, která leží na nástrojové liště.

Obr. 2.2.1 - úprava textu 1

Obr. 2.2.2 - úprava textu 2

Popíšeme si vlastnosti tlačítek z obrázku 2.1. První změní font písma, šipkou dolů si můžete vybrat z dalších možných fontů. Dalším měníte velikost písma – buď pomocí šipky zvolíte ze standardních velikostí, nebo napíšete vlastní a potvrdíte klávesou ENTER. Následující tři tlačítka upravují písmo na tučné (B), kurzívu (I) či podtržené (U). První kliknutí vlastnost zapíná, opětovné kliknutí vlastnost ruší. Další tři zarovnávají text v buňce doleva, na střed a doprava. Nyní tlačítka z obrázku 2.2. Tlačítko s kbelíčkem mění barvu pozadí buňky. Tlačítko s písmenem A mění barvu písma.

6

2.3. Formát buňky

Nyní si ukážeme názorný příklad vyplňování buněk a jejich formáty. Příklad můžete vidět níže na obrázku 2.3. Dále postupujte dle pokynů, napište si do buňky A1 trojku, do buňky B1 slovo ahoj, do buňky C1 číslo 4,2 s čárkou mezi číslicemi a do buňky D1 4.2 s tečkou mezi číslicemi.

obr. 2.3.1 - Vyplňování buněk

Čísla se automaticky zarovnali vpravo a text vlevo. Dále si všimněte, že číslo 4.2 se změnilo na 4.II, tedy datum. Kliknutím na buňku D1 se zobrazí její obsah. Vlevo je název aktivní buňky a v bílém poli za ním je celé datum. V případě, že bychom chtěli dané pole přepsat stane se zajímavá věc. Klikněte tedy na buňku a napište například 3,5 a potvrďte klávesou ENTER. V buňce je zase datum, 3.I. Proč? Buňce se v okamžiku, kdy jste do ní napsali datum, nastavil formát na datum (Číslo 3,5 udává, že uběhlo sedm a půl dne od 1.1.1900 – to je v počítači den jedna).

Obr. 2.3.2 - Formát buňky 1

7

Veškerý text napsaný do buňky bude mít tedy formát data. Pro změnu klikněte na buňku pravým tlačítkem a v nabídce zvolte Formát buněk…. Téhož dosáhnete i z menu přes Formát/Buňky. Objeví se okno, které můžete vidět na obrázku 2.4. Na tomto obrázku vlevo vidíte formáty, které buňky mohou mít. Pro formát čísla zvolíme číslo. Vpravo můžete nastavit počet desetinných míst a zda se mají oddělovat tisíce. Nastavte a potvrďte tlačítkem OK. Nyní je v buňce správné číslo.

Obr. 2.3.3 - Formát buňky 2

Chcete-li jakkoli změnit buňku, všechny možnosti naleznete pod položkou Formát buněk. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na buňku nebo na více označených buněk. Některé nejčastější formáty lze měnit pomocí tlačítek na obrázku 2.5. Levé z nich nastaví formát na měnu, číslo se dvěma desetinnými místy a symbolem Kč na konci. Další tlačítko změní číslo na procento – existující číslo vynásobí stem a přidá znak pro procento. Následující tlačítko zarovná čísla podle desetinné čárky. A poslední dvě tlačítka přidávají/ubírají počet desetinných míst čísla.

2.3.1 Kopírování formátů Kopírovat nemusíte jen obsah buněk, ale i způsob, jakým jste je zformátovali. Tedy, jaké jste dali pozadí, font, ohraničení apod. Jednoduše to provedete tak, že označíte oblast u které chcete kopírovat formát a v menu nahoře kliknete na „štěteček“ na obrázku 2.6 . Poté označíte oblast, kam se formát má přenést.

Obr. 2.3.1.1 - Štěteček

2.4. Kopírování a přemísťování buněk Buňky můžete kopírovat pomocí schránky (Ctrl+C kopírovat do schránky; Ctrl+V vložit ze schránky). Navíc zde lze vkládat i klávesou ENTER. Další možnost je chytit buňky (či více označených buněk) za malý černý čtvereček vpravo dole za buňkou (za označenou oblastí) a táhnout přes prázdné buňky, tento příklad vidíte na obrázku 2.7.

Obr. 2.4.1 - Kopírování buněk

8

Označme si tento druhý postup jako rozkopírování. Tak lze ovšem kopírovat jen do navazující oblasti. Chcete-li kopírovat třeba o tři sloupce vpravo, chyťte buňku (či označenou oblast) za hranu černého čtverce, který je okolo, stiskněte klávesu Ctrl (na kurzoru se objeví malé plus) a dotáhněte buňky do cílové oblasti. Pusťte myš a pak i Ctrl.

Obr. 2.4.2 - Kopírování buněk 2

Přemístění buněk provedete pomocí schránky (Ctrl+X vyjmout do schránky; Ctrl+V vložit ze schránky nebo chycením buňky (či označené oblasti) za hranu (kurzor se změní na šipku a malý křížek se šipkami na konci) a odtažením na nové místo.

9

3. Fukce a vzorce 3.1. Kopírování řad

Obr. 3.1 - Funkce a vzorce

Teď si ukážeme jednu z nejsilnějších funkcí programu excel, pro lepší pochopení se koukneme přímo na názorný příklad. Zadejte tedy do tabulek údaje podle obrázku 3.1. Klikněte na buňku A1, kurzorem najeďte na černý čtvereček vpravo dole a roztáhněte jej až po buňku A10. Obsah buňky se zkopíroval. Nyní označte buňky B1 a B2, také je roztáhněte a to po buňku B10. Objevila se nám zde číselná řada 1 až 10. Totéž udělejte pro sloupeček C. Objeví se zde násobky 7. Pokud tedy označíte dvě buňky s čísly, program do další buňky připočte jejich rozdíl. Roztáhněte i buňky D1 a E1. Jsou doplněny dny v týdnu. Po roztáhnutí buněk F1 a G1 dostanete názvy měsíců v roce nebo jejich označení římskými číslicemi. Roztáhněte buňky H1 dostanete 1. až 10. první. Pokud je v buňce text v kombinaci s číslem bude číslo při roztáhnutí vzorce navýšeno. Při roztáhnutí buněk J1 až J2 však bude pouze zkopírován uvedený text.

3.2. Vzorce

Jednou z nejčastějších a nejužitečnějších věcí, které budete vyžadovat, jsou výpočty a vzorce. Ukážeme si nyní pár příkladů, které vám pomůžou s pochopením a prací se vzorci. Opět si ukážeme vzorce na příkladě, postupujte dle instrukcí níže. Vytvořte tedy jednoduchou tabulku podle obrázku 3.2 níže.

10

Obr. 3.2.1 - Vzorce, tabulka 1

Příklad popisuje nákup zeleniny. Je zde druh, odebrané množství a cena za kilogram. A teď spočteme kolik zaplatíme za každý druh zeleniny v závislosti na množství. Nejprve spočteme, kolik zaplatíme za mrkev. Výsledek chceme v buňce D2, proto do ní klikněte. Všechny vzorečky začínají znakem „rovná se“. Chceme spočítat množství mrkve krát cena mrkve. Napište tedy =. Množství je v buňce B2 a proto na ni klikněte (v buňce D2 je napsáno =B2). Znakem pro násobení je hvězdička. Napište hvězdičku a klikněte na buňku C2, kde je uvedena cena za kilogram mrkve (v buňce D2 je napsáno =B2*C2). Stiskněte klávesu ENTER a v buňce D2 se objeví výsledek násobení (34,00Kč).

Obr. 3.2.2 - Vzorce, tabulka 2

Nyní si ukážeme druhý příklad, kde máme ovoce s částkou bez daně, tak jí připočítáme. Tabulku můžete vidět na obrázku 3.3. Klikneme tedy do políčka C2 a napíšeme do něj vzoreček pro výpočet s daní, kdy kčáste bez daně přičteme dvacet procent z té samé částky, tedy =B2+B2*C1 jak je vidět na obrázku 3.4.

Obr. 3.2.3 - Vzorce, tabulka 3

11

Po roztáhnutí tohoto vzorečku se však zobrazí jiná než požadovaná čísla, musíme tomu tedy předejít pomocí absolutního odkazování. Vraťte se do buňky C2 a dvojklikem se dostaňte do buňky. Kurzorem najeďte někam k odkazu na buňku C1 a stiskněte klávesu F4. Před označením sloupce C i před označením řádku jedna se objeví znak $. První $ zakáže změnu sloupce při kopírování vzorce, druhý $ zakáže změnu řádku. Při dalším zmáčknutí klávesy F4 se mění rozestavení $. $ samozřejmě můžete psát přímo z klávesnice (nemusíte mačkat F4), ale přijde mi to pracnější. Nastavte tedy $C$1 a potvrďte klávesou ENTER. Nyní roztáhněte buňku C2 přes C3 až C7, nyní jsou již výsledky správné.

Pozor na pravidla: Vzorce se vyhodnocují odleva doprava. Sčítání a násobení jsou komutativní: 5+3 = 3+5 Násobení a dělení má přednost před sčítáním a odčítáním: 2+3*4 = 2+12 = 14 Výrazy v závorkách se vyhodnocují jako první: (2+3)*4 = 5*4 = 20 Nejste-li si jisti, použijte závorky.

3.3. Další práce s listem (vložení, přesunutí, přejmenování, smazání)

Obr. 3.3 - Práce s listy

Každý nový sešit se skládá ze tří listů (jejich počet lze samozřejmě měnit). Záložky s jejich názvy jsou zobrazeny na obrázku 3.5. Před nimi jsou tlačítka pro posuv mezi listy, pokud je tedy listů více. Chcete-li přidat další list, klikněte pravým tlačítkem a zvolte Vložit/List. List se vloží před aktuální list. Pokud ho chcete přesunout jinam, chyťte ho za záložku a přetáhněte ho myší tam, kam chcete. Nevyhovuje-li vám jméno listu, klikněte na záložku dvakrát myší a napište nové jméno. List smažete tak, že na jeho záložku kliknete pravým tlačítkem myši a zvolíte možnost Odstranit. 12

S daty lze samozřejmě pracovat i mezi listy. Například když chcete, aby v buňce A1 na listu2 byl dvojnásobek buňky A1 z listu1, budete postupovat takto: do buňky A1 na listu2 napíšete =2* a pak se přepnete na list1 a kliknete na buňku A1. Vzorec potvrdíte klávesou ENTER. A to je celé. Výsledný vzoreček vypadá =2*List1!A1. Oproti vzorci v rámci jednoho listu přibyl název listu oddělený vykřičníkem od názvu buňky. Pokud chcete zformátovat více listů najednou podržte Ctrl a ťukněte na listy, které chcete označit. Provedené změny formátování se projeví ve všech listech.

3.4. Funkce

Obr. 3.4.1 - Funkce

Nyní si probereme funkce, pro lepší pochopení si opět ukážeme na příkladě. Podle obrázku 3.4.1 si připravte tabulku. Jsou v ní platy tří zaměstnanců za první čtyři měsíce roku.

3.4.1 Suma Funkce suma slouží k sečtení čísel. Je to nejčastěji používaná funkce, a proto ji najdete mezi tlačítky panelu nástrojů Formát na obrázku 3.4.2.

Obr. 3.4.2 - Suma 1

V příkladu chceme spočítat, jaká byla výše výplat v jednotlivých měsících, pak také celková platba jednotlivým pracovníkům. Do buňky B6 sečteme vyplacené platy za leden. Klikněte na buňku B6. Nyní klikněte na tlačítko se sumou. Program automaticky vybere nějakou oblast. Pokud oblast vyhovuje, stiskněte klávesu ENTER a je hotovo. Pokud by oblast byla vybrána špatně, jednoduše 13

označíte oblast požadovanou a ona nahradí tu automaticky nabízenou. Kliknete-li znovu na buňku B6, všimněte si, že vzorec v ní vypadá takto: =SUMA(B3:B5). Je to tedy výpočet (začíná „=“), používá nějakou funkci (SUMA) s parametry v závorce. Parametrem je v tomto případě oblast buněk (B3:B5). Na obrázku 3.4.3. Oblast se značí tak, že napíšete levou horní buňku oblasti, dvojtečku a pravou dolní buňku oblasti. Oblast může obsahovat i více sloupců, například napíšete-li B2:D5, zahrnete do výběru oblast čítající 12 buněk (viz obrázek).

Obr. 3.4.3 - Suma 3

Výpočet pro další tři měsíce byste mohli tvořit znovu stejným způsobem. Ale to je moc pracné – vzpomeňte na minulou lekci a na relativní odkazování. Ano, stačí chytit buňku B6 za malý čtvereček v jejím pravém dolním rohu a roztáhnout vzorec až po buňku E6. A máte hotovo. Obdobně vytvořte vzorec pro součet platů jednotlivých zaměstnanců za všechny čtyři měsíce.

3.4.2. Průměr

Další častou funkcí je průměr, pro vypočítání průměrného platu. Veškeré funkce se vkládají přes tlačítko funkcí na obrázku 3.4.2.1, které je vpravo od okénka s názvem aktivní buňky. Nejprve ovšem klikněte na buňku, do které budete chtít spočítat výsledek (B7). Nyní na tlačítko pro vkládání funkcí. Zobrazí se okno se seznamem všech funkcí.

Obr. 3.4.2.1 - Funkce

V poli Vybrat kategorii jsou skupiny funkcí podle oblasti. V poli Vybrat funkci jsou pak konkrétní funkce z dané skupiny. Ve spodní části na obrázku 3.4.2.2 vidíte popis. Funkci PRŮMĚR najdete mezi funkcemi statistickými. V případě, že nevíte do jaké skupiny náleží najdete je určitě ve skupině vše. Zvolte tedy funkci PRŮMĚR a klikněte na tlačítko OK. Zobrazí se průvodce funkcí PRŮMĚR. 14

Obr. 3.4.2.2 – Okno funkcí

V poli Číslo 1 je opět automaticky vybrána popsaná oblast. Ale pro naše účely bohužel nepostačující, vybereme tedy oblast samy, B3:B6. Stejně jako na obrázku 3.4.2.3. Ostatní měsíce opět stačí roztáhnout. Totéž uděláme pro zaměstnance.

Obr. 3.4.2.3 - Argumenty funkce

15

3.4.3. MINimum a MAXimum Tyto dvě funkce najdou minimum a maximum ze skupiny hodnot. V našem případě nalezneme nejnižší a nejvyšší plat v jednotlivých měsících a pak i nejnižší a nejvyšší plat každého zaměstnance za uvedené období. Nejprve tedy nejnižší platy. Klikněte do buňky B8. Pak na tlačítko pro vkládání funkcí. V novém okně zvolte mezi statistickými funkcemi funkci MIN. Odtáhněte nové okno bokem a označte oblast s platy v lednu (B3:B5). Tlačítkem OK funkci vložíte a uvidíte výsledek. Již známým způsobem najděte nejnižší platy i v ostatních měsících a nejnižší plat jednotlivých zaměstnanců. Funkci MAX, která hledá nejvyšší hodnotu, naleznete také mezi statistickými funkcemi a pracuje se s ní stejně jako s funkcí MIN.

16

4. Práce s tabulkamy 4.1. Tabulky

Nyní si řekneme jak pracovat s tabulkamy.

Obr. 4.1 - Tabulka 1

Vytvořte si základ tabulky podle obrázku 4.1 výše. V tabulce je seznam studentů v přijímacím řízení. U studentů je uvedeno jméno, příjmení a dílčí známky, nyní zkuste tabulku upravit podle následujících pravidel. Nejprve se nad tabulkou zamyslíme a podíváme se, z kolika logických celků se skládá. Je tam nadpis, popis sloupců, popis řádků a oblast s vlastními daty. Prvním krokem bude formátování textu. Nejprve se vrhneme na nadpis.

4.2. Sloučení buněk Nadpis většinou chceme vycentrovaný nad celou tabulkou. Označte tedy buňky, přes které chcete nadpis mít (B2:G2) a klikněte na tlačítko zobrazené na obrázku 4.2.1. Toto tlačítko provede dvě operace naráz – sloučí buňky v jednu a ve vzniklé buňce vycentruje text. Použije se text z první buňky, zbytek textu se přepíše.

Obr. 4.2.1 - Sloučení buněk

17

4.3. Rozdělení sloučených buněk Pro případ, že by jste chtěli jakoukoliv dříve sloučenou buňku, je zde nástroj na jejich rozdělení, který můžete vidět na obrázku 4.3. Klikněte na sloučené buňky pravým tlačítkem myši. V menu zvolte Formát buněk a na okně, které se otevře, se podívejte na kartu Zarovnání. V levé dolní části je zaškrtnuto Sloučit buňky. Toto tlačítko odškrtněte a potvrďte tlačítkem OK. Buňky se rozdělí (text se dá do první z nově vzniklých buněk).

Obr. 4.3 – Sloučení, rozdělení buněk

4.4. Formát buňky – písmo a zarovnání Nadpis a popis sloupců a řádků je vhodné nějak opticky oddělit od dat. K tomuto účelu postačí použít písmo tučné a u nadpisu případně písmo větší. Můžete použít jiný font písma, ale nanejvýše pro nadpis. Nyní se podívejte na popis sloupců. Díky délce textu musíme mít sloupce příliš široké. Donutíme tedy text v buňkách, aby byl přes více řádků. Označte si popis sloupců (B3:G3) a opět klikněte pravým tlačítkem myši na výběr a zvolte Formát buněk. Na kartě Zarovnání zatrhněte, že chcete Zalomit text. Potvrďte tlačítkem OK. Objevil se však ještě jeden zádrhel – popisky v ostatních buňkách jsou zarovnány dolů. Označte tedy opět popisky sloupců naší tabulky a vyvolejte Formát buněk a kartu Zarovnání. Zde nastavte zarovnání Svisle a Nahoru. Poté pomoci tlačítka na zarovnání, zarovnáme na střed. Výsledek můžete vidět na obrázku 4.4.

18

Obr. 4.4 - Tabulka 2

4.5. Ohraničení Takto upravenou tabulku můžeme ohraničit. Mřížka oddělující buňky na listu není za normálních okolností při tisku vidět. Budeme chtít kompletní vnitřní mřížku. Proto s ní vždy začněte. Označte si celou tabulku (B2:G8) a v pravé části panelu nástrojů Formát klikněte na seznam (černý trojúhelníček) za tlačítkem, které vidíte na obrázku 4.5 pro Ohraničení. Zobrazí se různé typy ohraničení, které můžete použít. Vyberte si Všechna ohraničení. Všechny buňky tabulky se ohraničí.

Obr. 4.5.1 - Ohraničení

Název daného typu ohraničení se zobrazí pod ukazatelem myši, pokud s ní chvilku nebudete hýbat.

Nyní přichází na řadu tlustý rámeček okolo – opět označte celou tabulku (B2:G8) a z nabídky možností ohraničení vyberte Tlusté ohraničení okolo (tlačítko ve spodní řadě seznamu vpravo, na obrázku 4.5.2). Je vhodné oddělit tlustou čárou i jednotlivé logické celky.

Obr. 4.5.2 – Seznam ohraničení

19

Nejprve si upravíme nadpis – klikněte do nadpisu a pak na tlačítko pro Ohraničení (tentokráte nemusíte klikat na malý černý trojúhelník za tlačítkem, neboť tlačítko si pamatuje poslední použité formátování). Máte tlustě ohraničen nápis. Podobně ohraničte sloupec s popisem řádků (B3:G8) a řádek s popisem sloupců (B3:G3). A ještě orámujeme sloupcem jmény (B4:C8). Takto jste vytvořili jednoduchou přehlednou tabulku. Můžete ji ještě obarvit. Výsledek si můžete prohlídnout na obrázku 4.5.3 níže.

Obr. 4.5.3 – Tabulka 3

4.6. Vložení sloupce/řádku Může se stát, že již máte hotovou tabulku a z nějakého důvodu potřebujete mezi nadpis a popis sloupců vložit řádek. Označte tedy ten řádek, kam chcete nový řádek vložit (označí se kliknutím na název řádku v šedém poli vlevo) a na tento výběr klikněte pravým tlačítkem myši. Z lokální nabídky zvolte Vložit buňky. A nový řádek je vložen. Obdobně funguje vložení sloupce. Na obrázku 4.6 můžete vidět situaci po vložení nového řádku.

Obr. 4.6 – Vložení řádku

20

5. Práce s grafy 5.1. Grafy Funkce grafů je v programu microsoft excel velmi silným nástrojem, jejích vytvoření je pro uživatele jednoduché a svým postupným krokováním velmi přehledné, ze začátku je pouze nepřehledný výběr v typech grafů. Typy si tedy teď blíže popíšeme, jak jejich název, tak jejich vhodné použití, poté si i jeden ukázkový graf společnými silami vytvoříme. Jako první krok si tedy typy grafů a které se k čemu hodí.

Sloupcový

Pruhový

Spojnicový

Vhodný při porovnávání hodnot, které nespojuje žádný trend. Například porovnání maximálních rychlostí několika různých vozů. Jako sloupcový. Lidský mozek ho však zpracovává pomaleji. Používejte tedy raději sloupcový. Vhodný při porovnávání hodnot, které spojuje nějaký trend (vzestup, pokles). Například vývoj kurzu měny, změny teploty během dne a další. Zobrazuje velikost položek tvořících datové řady, ve vztahu k součtu těchto

Výsečový

položek. Zobrazuje vždy pouze jednu datovou řadu a je vhodný v případech, kdy chcete zvýraznit významný prvek v datech. Používá se pro vědecká data, protože jako jediný vynáší hodnoty, kdy x-ové

XY bodový

souřadnice nemají stejné rozestupy. Například lze použít pro závislost objemu na teplotě, kdy jste měřili v 5, 10, 20 a 50 °C.

Plošný

Prstencový

a další…

Jako spojnicový, ale pokud budete mít dvě řady dat, nižší hodnoty v zadní řadě nebudou vidět (překryje je přední řada). Jako výsečový. Při použití více prstenců se graf stane nepřehledným. Jedná se o grafy pro zcela speciální použití, například bublinový pro marketingové účely. Tabulka 5.1 - Seznam grafů

21

Nyní se podíváme přímo na výběr v programu. Na obrázku 5.1.1 vidíte seznam různých typů grafů, a jak jsou zobrazeny v programu.

Obr. 5.1.1 - Typy grafů

5.2. Vytvoření grafu Tvorbu grafu si opět ukážeme na příkladu. Proto si vytvoříme ukázkovou tabulku zobrazující fiktivní firmu a její tržby po měsících za rok 2009. z tabulky postupně vytvoříme graf, který nám tyto informace zobrazí.

Obr. 5.2.1 – Tabulka pro tvorbu grafu

22

Chcete-li vytvořit jakýkoli graf, označte oblast s hodnotami, které se mají použít, v našem případě tedy oblast A1:B14, text nám nebude vadit. Pak klikněte na tlačítko na obrázku 5.2.2. Objeví se seznam typů grafů. Nebo lze nástroj grafů vyvolat v záložce Vložit, Graf. Dále v nabídce zvolte graf spojnicový, jak můžete vidět na obrázku 5.2.3.

Obr. 5.2.2 – Tlačítko grafu

Obr. 5.2.3 – Tvorba grafu 1

U každého typu grafu si ještě můžete vybrat z podtypů. Pro náš účel zvolte tedy levý podtyp v prostřední řadě, jak je vidět také na obrázku 5.2.3, a klikněte na tlačítko Další. Nyní jste postoupili do druhé části průvodce tvorbou grafu, na obrázku 5.2.4, kde je již pro nás navolena oblast dat pro tvorbu grafu, v případě potřeby lze tuto oblast změnit.

23

Obr. 5.2.4 – Tvorba grafu 2

Zde můžete vybrat správnou oblast dat, která mají být zobrazena v grafu, pokud by program nabídl oblast špatnou. A také můžete zvolit, zda jsou jednotlivé datové řady tvořeny sloupci či řádky tabulky.

Obr. 5.2.5 – Tvorba grafu 3

V třetí části se nachází více karet, nyní se podívejme blíže na dvě z nich. Na kartě Názvy volíte název grafu (bude napsán nad grafem), název osy X (vodorovná osa) a název osy Y 24

(svislá osa). Jméno napište libovolné, pro vás orientační, osu X pojmenujte měsíc a osu Y zisk. Na kartě Legenda volíte, zda bude legenda zobrazena, pokud ano, tak kde. Máte-li pouze jednu řadu dat, legendu nepoužívejte. V poslední části průvodce ještě volíte, zda se graf vloží na samostatném listě, nebo jestli se vloží na tento (popřípadě jiný) list jako objekt. Nechte nabídnuté hodnoty a klikněte na tlačítko Dokončit. A graf je hotov. Firma XY 200000

Měsíc

150000

Zisk z tržeb firmy XY za rok 2009 Měsíc

100000

Zisk z tržeb firmy XY za rok 2009 Zisk

50000 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12

Zisk

Obr. 5.2.6 – Tvorba grafu 4

Graf je možné si libovolně přemístit, chová se stejně jako obrázek ve wordu.

25

6 Seznamy 6.1 Vytvoření seznamu Pro vytvoření seznamu jsou potřeba zdrojová data, která se do seznamu načtou, proto si nejprve ona data vytvoříme, napíšeme si je do prostoru, tam kde jsou pro nás potřeba jako na obrázku 6.1.1.

Obr.6.1.1 - Seznam

Poté dané pole pro seznam označíme a klineme přes záložky na Data, Seznam, Vytvořit seznam, jako na obrázku 6.1.2, nebo pomocí kláves Ctrl+L.

Obr. 6.1.2 – Vytvoření seznamu

26

Pro vytváření seznamu je možno cílovou oblast změnit, ale po našem označení není potřeba, tak pouze klikneme na OK a daný seznam s možností třídění je hotov. Jak vidíte na obrázku 6.1.2.

Obr. 6.1.3 – Třídění seznamu

27

Závěr Závěrem doufám, že postupy pro naučení práce, úpravu a vytváření dat bylo srozumitelné a pochopitelné. Tento průvodce učí základní používání programu Microsoft Excel, které vám pomůže se zvládnutím předmětu KPA, funkce Microsoft Excel jsou rozsáhlejší, zejména v oblastech vzorců a databází, které by samy za sebe vydali na vlastní předmět. Děkuji za přečtení a přeji hodně úspěchů při práci.

28