USER MANUAL ORGANIZATIONAL STRUCTURE MANAGEMENT APPLICATION
Panduan Penggunaan Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi Versi 1.0 (28 Oktober 2013) http://igracias.telkomuniversity.ac.id/
DAFTAR ISI Daftar Gambar .................................................................................................................................................................................................................................................................................3 Daftar Tabel ......................................................................................................................................................................................................................................................................................3 Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi ..................................................................................................................................................................................................4 Login......................................................................................................................................................................................................................................................................................................6 Lihat Struktur Organisasi .........................................................................................................................................................................................................................................................8 Tambah Item ...............................................................................................................................................................................................................................................................................9 Lihat Pegawai ..........................................................................................................................................................................................................................................................................11 Ubah Item...................................................................................................................................................................................................................................................................................12 Non-Aktifkan/ Hapus Item..............................................................................................................................................................................................................................................13 Posisi Struktur Organisasi ....................................................................................................................................................................................................................................................15 Tambah Item ............................................................................................................................................................................................................................................................................16 Ubah Item...................................................................................................................................................................................................................................................................................17 Non-Aktifkan/ Hapus Item..............................................................................................................................................................................................................................................18 History Struktur Organisasi.................................................................................................................................................................................................................................................19
2
DAFTAR G AMBAR Gambar 1 Tampilan Umum Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi.......................................................................................................................................................4 Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-Gracias..........................................................................................................................................................................................................6 Gambar 3 Tampilan Halaman Posisi/ Jabatan Struktur Organisasi...........................................................................................................................................................15
DAFTAR TABEL Tabel 1 Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi...............................................................................................................................................................................5
3
NAVIGASI APLIKASI M ANAJEMEN S TRUKTUR O RGANISASI Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi adalah salah satu aplikasi dalam Sistem Kepegawaian yang dibuat oleh Sistem Informasi (Sisfo) IT Telkom untuk bagian Sumber Daya Manusia (SDM) yang dapat membantu bagian tersebut untuk mengelola struktur organisasi pegawai serta memudahkan dalam menyediakan laporan dalam kurun waktu tertentu. Pengguna dari aplikasi ini adalah admin dari bagian SDM. Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi secara umum adalah sebagai berikut :
1
4 2
5
6 7
3
Gambar 1 Tampilan Umum Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi
4
Tabel 1 Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi
Nomor 1
Nama Tambah Item
Keterangan Untuk menambah data yang dibutuhkan
2
Show by Entry
Untuk menampilkan jumlah data berdasarkan jumlah entry yang dipilih
3
Keterangan Data
“Showing 1 to 20 of 67 entries” berarti menampilkan data ke-1 sampai data ke-20 dari 67 data yang ada
4
Lihat History
Untuk melihat riwayat yang dibutuhkan
5
Search
Untuk mencari data yang dibutuhkan
6
Aksi
“View Person”
: Untuk melihat data yang dipilih
“Edit Person”
: Untuk mengubah data yang dipilih
“Delete Person”
: Untuk menghapus/menonaktifkan data yang dipilih
7
Next/ Prev Page
Untuk pindah ke halaman pertama, halaman berikutnya, halaman sebelumnya, atau halaman terakhir
5
LOGIN Pengaksesan Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi memerlukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user. Pengecekan privilege user dilakukan di halaman login, seperti gambar di bawah ini. URL Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi yaitu di http://igracias.telkomuniversity.ac.id (i-Gracias)
Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-Gracias
6
Langkah-langkah untuk melakukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user pada Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi adalah sebagai berikut : 1. Buka i-Gracias pada URL http://igracias.telkomuniversity.ac.id 2. Masukkan username dan password pada kotak isian masing-masing, sesuai dengan username dan password yang telah terdaftar sesuai dengan user dalam user group.
Kolom isian “username” dan “password” untuk keperluan log in ke dalam aplikasi
3. Klik tombol ‘Login’. Setelah login berhasil, maka akan muncul tampilan beranda dan terdapat menu untuk mengelola data struktur organisasi, seperti gambar berikut ini :
7
LIHAT S TRUKTUR ORGANISASI Lihat Struktur Organisasi adalah menu untuk mengelola mengelola struktur organisasi institusi. Pada menu ini disediakan beberapa fitur, diantaranya adalah menambah item dalam struktur organisasi, mengedit data item, dan menghapus item. Informasi tabel tampilan menu Struktur Organisasi adalah sebagai berikut :
Nama Struktur Tingkat Atasan Surat Keputusan Aksi
: Nama struktur dari sebuah organisasi : Tingkat sebuah struktur : Atasan dari struktur tersebut : Nomor surat keputusan untuk jabatan struktur tersebut : Untuk melihat data sebuah struktur, mengedit data tersebut, atau menghapus data tersebut
8
TAMBAH ITEM Tambah Item adalah sebuah fitur pada menu Struktur Organisasi. Fitur ini digunakan untuk menambah item atau struktur baru pada organisasi. Setelah menekan tombol ‘Tambah Item”, maka akan muncul form untuk diisi seperti di bawah ini :
Nama struktur yang dimasukkan Deskripsi struktur SK yang berl aku Atas an dari item yang ditambahkan Tingkat jabatan struktur Tanggal mulai aktif Item s ebelumnya yang me-refer pada item yang ditambahkan Tingkatan item ybs pada SOTK (vertikal)
Urutan item ybs pada SOTK (horisontal)
Alamat URL Facebook milik item ybs
Alamat URL Twitter milik item ybs
Alamat situs internal milik item ybs
Alamat situs eksternal milik item ybs
9
Setelah selesai mengisi semua field yang tersedia, tekan tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data ke dalam database.
CATATAN untuk Penambahan Surat Keputusan Klik “New”, jika SK belum tersedia/ diinputkan sebelumnya ke dalam sistem
10
LIHAT PEGAWAI Lihat Pegawai adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk melihat data seorang pegawai yang terdapat dalam struktur. Terdapat 2 cara untuk melakukan aksi View Person, yaitu : 1. Arahkan kursor ke gambar struktur organisasi dan pilih struktur yang akan dilihat. Setelah itu, pilih gambar (
2. Pilih gambar ( ) pada tabel struktur organisasi Setelah itu, akan muncul data dari orang yang dipilih tersebut.
11
)
UBAH ITEM Edit Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk mengubah data suatu struktur yang terdapat dalam struktur organisasi, yaitu : 1. Arahkan kursor ke gambar struktur organisasi dan pilih struktur yang akan diubah. Setelah itu, pilih gambar (
2. Setelah itu, akan muncul data dari item yang dipilih tersebut.
12
)
Langkah yang perlu dilakukan adalah : 1. Ubah bagian yang perlu diubah dan isi bagian yang harus diisi (contoh : Nama struktur) 2. Setelah selesai mengedit, klik tombol ‘Edit’ agar menyimpan data yang telah diubah ke dalam database
NON-AKTIFKAN/ HAPUS ITEM Non-Aktikan/ Hapus Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada sub-menu Lihat Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk menonaktifkan seorang pegawai yang terdapat dalam struktur, tetapi datanya tetap terdapat dalam database. Terdapat 2 cara untuk melakukan aksi Hapus Item, yaitu : 1. Arahkan kursor ke gambar struktur organisasi dan pilih struktur yang akan di-nonaktif-kan. Setelah itu, pilih gambar (
2. Pilih gambar (
) pada tabel struktur organisasi.
13
)
Setelah itu, akan muncul form untuk menonaktifkan atau menghapus item tersebut. Untuk melakukan nonaktifasi item, Isikan tanggal akhir dan alasan item tersebut di-nonaktifkan, serta surat keputusan untuk menonaktifkan item tersebut. Lalu tekan tombol ‘Non-Aktifkan Item’’. Untuk menghapus item karena alasan tertentu yang tidak historikal (misalnya: kesalahan input), klik tombol “Hapus Item” untuk menghapus item yang bersangkutan tanpa mengisikan detil isian yang tersedia pada formulir.
Klik “Hapus Item” untuk menghapus item (non-historikal)
Klik “Non-Aktifkan Item” untuk menghapus item (nonhistorikal)
14
POSISI S TRUKTUR ORGANISASI Posisi Struktur Organisasi adalah sebuah sub-menu dari Struktur Organisasi, dimana menu ini adalah menu untuk melihat daftar posisi/ jabatan struktural dari struktur organisasi. Berikut adalah tampilan dari sub-menu Posisi Struktur Organisasi :
Jabatan Tipe Atasan Satuan Surat Keputusan Aksi
: Nama jabatan struktural dari sebuah organisasi : Tipe jabatan struktural (Akademik/Non Akademik) : Atasan dari jabatan struktural tersebut : Unit/ bagian tempat jabatan struktural tersebut berada : Nomor surat keputusan untuk jabatan struktural tersebut : Untuk melihat data sebuah struktur, mengedit data tersebut, atau menghapus data tersebut
Gambar 3 Tampilan Halaman Posisi/ Jabatan Struktur Organisasi
15
TAMBAH ITEM Tambah Item adalah sebuah fitur pada sub-menu Posisi Struktur Organisasi. Fitur ini digunakan untuk menambah item atau jabatan struktural baru pada organisasi. Setelah menekan tombol ‘Tambah Item”, maka akan muncul form untuk diisi seper ti di bawah ini:
Nama jabatan y ang dimasukkan Deskripsi dari jabatan yang dimasukkan Spesifikasi dari jabatan yang dimasukkan
Surat Keputusan (SK) dari jabatan ybs
Tipe jabatan yang dimasukkan
Atas an dari jabatan ybs
Nama bagian/ unit dari jabatan
Grup/ pengelompokan tipe jabatan ybs
Tanggal aktif dari jabatan ybs
Nama jabatan s ebelumnya yang digantikan oleh jabatan ybs
Status aktif dari jabatan ybs
Setelah selesai, klik tombol “Tambah” untuk menyimpan data jabatan struktural baru ke dalam sistem
16
UBAH ITEM Edit Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan u ntuk mengubah data suatu jabatan struktural yang terdapat dalam struktur. 1. Klik tombol “Ubah Item” ( ) pada kolom aksi di baris dari item yang akan di-non-aktifkan atau dihapus. 2. Setelah itu, akan muncul form untuk mengubah data posisi struktural yang berisi informasi terkait posisi tersebut.
3. Klik tombol “Ubah” untuk menyimpan perubahan.
17
NON-AKTIFKAN/ HAPUS ITEM Non-Aktikan/ Hapus Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada sub-menu Posisi Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk menonaktifkan seorang pegawai yang terdapat dalam struktur, tetapi datanya tetap terdapat dalam database . 1. 2. 3.
Klik tombol “Non-Aktif/ Hapus Item” ( ) pada kolom aksi di baris dari item yang akan di-non-aktifkan atau dihapus. Setelah itu, akan muncul form untuk menonaktifkan atau menghapus item tersebut. Untuk melakukan nonaktifasi item, Isikan tanggal akhir dan alasan item tersebut di-nonaktifkan, serta surat keputusan untuk menonaktifkan item tersebut. Lalu tekan tombol ‘Non-Aktifkan Item’. Untuk menghapus item karena alasan tertentu yang tidak historikal (misalnya: kesalahan input), klik tombol “Hapus Item” untuk menghapus item yang bersangkutan tanpa mengisikan detil isian yang tersedia pada formulir.
Klik “Hapus Item” untuk menghapus item (non-historikal)
Klik “Non-Aktifkan Item” untuk menghapus item (nonhistorikal)
18
HISTORY STRUKTUR ORGANISASI History Struktur Organisasi adalah sebuah sub-menu dari Struktur Organisasi, dimana menu ini adalah menu untuk melihat riwayat dari struktur organisasi dalam bentuk timeline. Berikut adalah tampilan dari sub-menu History Struktur Organisasi :
Tombol “Edit Detil Info Surat Keputusan (SK)”
Tombol “View dan/ atau Edit Berkas Surat Keputusan (SK)
19
