G E M E E N T E
H A R L I N G
urn in ii mi in MUI ii Kopie intern: Ja Afschrift extern: Nee
Leden van de G e m e e n t e r a a d Postbus 10000 8 8 6 0 HA HARLINGEN
datum
uw brief
ons nummer
U16.000276
26 j a n u a r i 2016
onderwerp
in behandeling bij
telefoonnummer
Onderzoek
F. Schuurmans
0 5 1 7 - 4 9 2 280
verzelfstandiging museum Hannemahuis
verzonden
#8
JAH. 2QW
bijlagen
m e m o d.d. 23-122015 en o f f e r t e Bureau Frieswijk c a .
Geachte raadsleden, Wat voorafging Op 30 juli 2015 heeft u ingestemd met het in gang zetten van een onderzoek naar de voors en tegens van en de mogelijkheden t o t verzelfstandiging van het museum. Een en ander volgens het projectplan Onderzoek verzelfstandiging van het gemeentelijke museum Het Hannemahuis. Door middel van deze brief informeren wij u o m t r e n t de stand van zaken en voortgang van het onderzoek. Algemene verkenning Na het zomerreces is de uitwerking van een en ander opgepakt. Het plan van aanpak, de planning, rollen en verantwoordelijkheden c a . zijn besproken met de museumdirecteur en de voorzitter van de bestuurscommissie. Deze partijen w o r d e n voortdurend van de ontwikkelingen o p de hoogte gehouden. Hierna is behalve de raadsopdracht o m nog eens scherp te kijken naar de uitvraag, de bemensing van de begeleidingsgroep en de kosten, ook aandacht besteed aan andere aspecten die er toe doen. Het ruime aanbod aan onderzoeksbureaus, het trajectproces, de juridische, financiële en economische benadering van de onderzoeksvraag, het aanbestedingsrechtelijke vraagstuk e t c , zijn nader verkend. Hierbij zijn alle van toepassing zijnde d o c u m e n t e n betrokken. Al met al heeft dit vrij uitgebreide onderzoek geleid t o t de bij deze brief gevoegde m e m o Onderzoek verzelfstandiging museum Hannemahuis van 23 december 2015, die door ons college o p 5 januari 2016 is vastgesteld. Selectie onderzoeksbureau Het uitgangspunt van de opdracht is een zorgvuldig uitgevoerd onderzoek met een helder en houdbaar geformuleerd advies o p grond waarvan de raad een weloverwogen besluit kan nemen houdende het verzelfstandigingsvraagstuk. Op 13 januari 2016 heeft ter uitvoering van het hiervoor vermelde collegebesluit, na nauwkeurig onderzoek en selectie uit het royale aanbod aan onderzoeksbureaus, een gesprek plaatsgevonden tussen de begeleidingsgroep bestaande uit de heren Hein Kuiken (voorzitter), Geert Andringa (lid), Hille Stellingwerf (lid) en Franke Schuurmans (projectleider) en de heer Jan Frieswijk van het bureau Frieswijk Advies te Beetsterzwaag. De unanieme conclusie van de begeleidingsgroep na afloop van het gesprek was, dat dit bureau ruimschoots aan de gestelde
Postbus í o . o o o , 8860 H A Harlingen Voorstraat 35, 8861 BD Harlingen T 14 0517 F 0517 412 664 E gomeentebestuur(ŵharlingen.nl
E'N
eisen voldoet. De zeer ruime ervaring van d i t bureau o p dit onderzoeksgebied, in de breedste zin van het w o o r d , staat borg voor de gewenste kwaliteit. Bovendien is de uitgebrachte offerte, de kosten die dit bureau rekent voor de tweede fase, zeer acceptabel. Opdracht en gunning Op 2 6 januari 2 0 1 6 heeft ons college o p basis van een dienovereenkomstig advies besloten o m o p basis van een door Frieswijk Advies uitgebracht stappenplan met offerte ca., over te gaan t o t opdrachtverlening en g u n n i n g aan dit bureau. Planning Volgens planning begint Bureau Frieswijk in de laatste week van januari 2 0 1 6 , fasegewijs m e t het feitelijke onderzoek, w o r d e n de gesprekken met de stakeholders gepland etc. Vervolgens w o r d t in de laatste week van februari 2 0 1 6 een eerste globale versie van de rapportage en half april 2 0 1 6 het eindrapport besproken met de projectgroep/begeleidingsgroep. Behandeling eindrapport door commissie en raad Het eindrapport met daarbij gevoegd een begeleidend voorstel en besluit, zal vervolgens in de vergadering van de commissie Mens SÍ Bestuur en Omgeving van 1 1 mei 2 0 1 6 aan de orde w o r d e n gesteld en door de heer Frieswijk w o r d e n toegelicht. Fase 2 w o r d t hierna afgesloten met de behandeling van het eindrapport in de vergadering van de raad van 2 5 mei 2 0 1 6 . Op basis van het eindrapport kan de raad in de mei-vergadering een w e l o v e r w o g e n besluit nemen over het verzelfstandigingsvraagstuk. Tenslotte Voor meer informatie verwijzen w i j u naar de bijlagen. Heeft u nog vragen dan verzoeken w i j u contact o p te nemen m e t projectleider Franke J. Schuurmans, cluster J.Z. (tel. 0 5 1 7 - 4 9 2 2 8 0 ) .
Mét vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van van ď Harlingen, ,
eente
G. Andringa locosecretaris
Pagina 2 van U16.000276
Gemeente Harlingen
Frieswijk Advies
Plan van aanpak m.b.t. de mogelijke verzelfstandiging van museum Het Hannemahuis 1) Aanleiding De gemeente Harlingen beraadt zich op de mogelijke verzelfstandiging van museum Het Hannemahuis. Deze oriëntatie vloeit voort uit het coalitieprogramma 2014-2018 van de gemeente waarin de onderzoeksvraag naar een verdere verzelfstandiging is geformuleerd. De documenten die als achtergrond voor dit plan van aanpak zijn gebruikt, zijn de volgende: «
Het rapport van de rekenkamercommissie "eindrapportage onderzoek Hannemahuis"
»
De notariële schenkingsakte waarin de overdracht van gebouwen en collectie is geregeld, alsmede een aantal kwalitatieve bepalingen waarmee rekening moet worden gehouden bij eventuele veranderingen.
»
De verordening op de commissie belast met het beheer van museum Het Hannemahuis.d.d. 13 mei 1987.
«
Het collegeadvies m.b.t. de verordening bestuurscommissie Hannemahuis d.d. 3 november 2010.
« «
Informatie over de Stichting ten behoeve van Culturele en Maatschappelijke beschikkingen Projectplan " onderzoek verzelfstandiging van het gemeentemuseum t.b.v. de gemeenteraad" d.d. 14 juli 2015.
»
Memo onderzoek verzelfstandiging Museum Hannemahuis d.d. 23 december 2015.
»
Het visiedocument "Harlingen blijft Harlingen" d.d. 24 september 2014.
»
Productenraming 2016 van het Hannemahuis.
2) Reikwijdte van de verkenning De verkenning heeft tot doel om dusdanige informatie aan te reiken dat de gemeenteraad een weloverwogen besluit kan nemen over een mogelijke verzelfstandiging van het museum en de mate waarin een verzelfstandiging verstandig en mogelijk is. De term verzelfstandiging wordt enerzijds gebruikt om een formele verandering te duiden. Het woord heeft dan een absolute betekenis. Het betekent dat het museum een private rechtspersoonlijkheid krijgt. Verzelfstandiging kan ook gebruikt worden als relatief begrip. Ook al is het museum formeel privaat, dan nog kan het instituut in hoge mate van de overheid afhankelijk zijn. De mate van zelfstandigheid wordt bepaald door het antwoord op de volgende vragen: » Wie wordt de eigenaar van de gebouwen? »
Hoe strikt is een subsidieopdracht/subsidieovereenkomst
»
In welke mate is het museum afhankelijk van subsidie?
»
Wie wordt de eigenaar van (een deel van) de collectie?
«
Bij wie zijn personeelsleden in dienst?
geformuleerd?
In het eindrapport zal ingegaan worden op de wenselijkheid om Het Hannemahuis te verzelfstandigen tot een private rechtspersoon: een stichting. Een andere private rechtspersoon ligt niet voor de hand. Ook wordt ingegaan op de mate van zelfstandigheid die mogelijk en wenselijk is. 3)
Samenwerking
Indien museum Het Hannemahuis wordt verzelfstandigd, zal het verder gaan als zelfstandige stichting. Er is dan sprake van een kleine en daardoor wellicht kwetsbare, instelling. De gemeenteraad heeft aangegeven dat samenwerking met andere organisaties van belang kan zijn. In het eindrapport zal ingegaan worden op effecten van samenwerking om mogelijke efficiencyvoordelen te behalen. Ook zal bekeken worden of een verdergaande institutionele samenwerking het museum inhoudelijk minder kwetsbaar maakt.
Advisering van overheden
Interim-management
Projectmanagement
Frieswijk Advies
Bij de mogelijkheden voor institutionele samenwerking zullen eventuele voordelen van samenwerking met Friese museale of verdere samenwerking met Harlinger culturele organisaties belicht worden. 4)
De positie van de stichting i.v.m. de schenkingsovereenkomst
De beantwoording van de vraag of en in welke mate een verdere verzelfstandiging van het museum mogelijk is, wordt, naast genoemde omstandigheden, ook bepaald door de wijze waarop de schenkingsovereenkomst van de heer L.J. Hannema gelezen moet worden. Een juridisch advies over de grenzen van een verdere verzelfstandiging is noodzakelijk. Dit onderdeel van het onderzoek zal de heer F.J. Schuurmans, medewerker van de cluster juridische zaken van de gemeente Harlingen, op zich nemen. Daarvoor is ook afstemming op mogelijke kanttekeningen van de Stichting ten behoeve van Culturele en Maatschappelijke Beschikkingen noodzakelijk. Dit is een uitvloeisel van hun bevoegdheid om wijzigingen van de verordening die het beheer van hei museum regelt goed- of af te keuren. Ook voor deze afstemming draagt de heer F.J. Schuurmans zorg. 5) De inhoud van het advies Het eindadvies zal dusdanig worden vorm gegeven dat de gemeenteraad een doordacht oordeel kan geven over de wenselijkheid van een verdere verzelfstandiging van museum It Hannemahuis. 6)
Fasering van de werkzaamheden
Het advies zal in twee fasen tot stand komen: Fase 1 »
Verkennen van beschikbaar gestelde schriftelijke informatie.
»
Gesprekken met leden van de projectgroep/begeleidingsgroep.
»
Gesprekken met medewerkers van de gemeente Harlingen om nadere informatie te verkrijgen over financiën en personeelszaken van het museum;
»
Gesprekken met de directeur van het museum en voorzitter en/of leden van de bestuurscommissie.
«
Schrijven van een eerste globale versie van de eindrapportage.
»
Overleg hierover met de projectgroep/begeleidingsgroep (laatste week februari 2016)
Fase 2 »
Zo nodig nader overleg met betrokkenen voor een goed finetuning.
»
Schrijven van het eindrapport.
»
Bespreken van het eindrapport met projectgroep/begeleidingsgroep.(half april 2016)
»
Toelichten eindrapport aan betrokkenen en raadscommissie, (mei 2016).
7) Kosten van de werkzaamheden Met de gesprekken, het onderzoeken van documentatie, het schrijven en bespreken van het rapport zijn circa 80 uren gemoeid. De kosten hiervan zijn 80 x C 117,50 = C 9.400. Er zal geen BTW .in rekening worden gebracht. 8) Grenzen van de advisering Op basis van de advisering kan het gemeentebestuur een verantwoord besluit nemen over de (mate) van verzelfstandiging van het museum. Uiteraard komen andere zaken die het functioneren van het museum raken hierbij niet aan de orde. Zo komen de consequenties van de wet werk en zekerheid, de veiligheidseisen van de gebouwen, het voldoen aan de eisen van een geregistreerd museum niet aan de orde. Deze eisen zijn vaak even moeilijk op te lossen oij een meer private dan bij een meer publieke positie van het museum. Beetsterzwaag, 18 januari 2016
Advisering van overheden
Interim-management
Projectmanagement
Frieswijk Advies Bijlage 1 Implementatie van een mogelijke verzelfstandig van museum Het Hannemahuis 1.
2.
Stichtinqstructuur »
(Laten) maken van een akte van oprichting
»
Schetsen van een profiel van de gewenste samenstelling van het bestuur
»
Maken van een concept subsidieovereenkomst.
Financiën »
Maken van een instellingsbegroting
«
(Laten) maken van een huurovereenkomst wanneer de gebouwen eigendom blijven van de gemeente
3.
Personeel »
4.
»
Wanneer er personeel overgaat naar de stichting: opstellen globale functiebeschrijvingen, vaststellen van de functie-indeling volgens de Museum CAO, formuleren eventuele afwijkingen en verworven rechten, opstellen concept arbeidsovereenkomsten. Het overleg met de bonden zal worden ingepast in het lopende overleg met de gemeente.
«
Regelen positie directeur ten opzichte van het bestuur in een managementovereenkomst.
«
Wanneer het personeel (gedeeltelijk) in dienst van de gemeente blijft opstellen van detacheringovereenkomsten.
Collectie »
Wanneer de collectie eigendom van de gemeente blijft, opstellen van bruikleenovereenkomsten. Afstemming hierover met de toezichthouder (SCMB).
«
Nagaan wie eigenaar wordt van collectiestukken die verworven zijn na de schenking door de heer L.J. Hannema en de collectiestukken die in de toekomst worden verworven.
»
Afsluiten van de verschillende bruikleenovereenkomsten.
5.
Het positioneren van een mogelijk verzelfstandigd museum Het Hannehuis ten opzichte van de andere cultuur- en cultuurhistorisch partijen binnen Harlingen is een laatste aandachtspunt in de implementatie.
6.
Fasering en kosten Het tijdsverloop en daarmee de kosten worden in hoge mate bepaald door de mate waarin mogelijkerwijs wordt verzelfstandigd. Het antwoord op de vraag of het personeel geheel of gedeeltelijk in dienst van de gemeente blijft, is bepalend voor de zwaarte van de implementatieprocedure. Een tweede belangrijke factor is de mate waarin de collectie op dit moment toegankelijk geregistreerd is. Om later geen conflicten te krijgen over het eigendom van de verschillende collectiestukken, moet dit van meet af aan goed worden geregeld. De kosten van de implementatiefase zijn, afhankelijk van de wijze waarop besloten wordt over de mate van verzelfstandig, tussen de C 9.000 en C 17.500. De noodzakelijk notariskosten zijn niet inbegrepen in dit bedrag.
Jan Frieswijk Beetsterzwaag, 20 januari 2016.
Advisering van overheden
Interim-management
Projectmanagement
Frieswijk Advies Bijlage 2 Relevante ervaring J a n Frieswijk 1.
Verzelfstandiging musea »
Gemeente Franekeradeel: verzelfstandiging Eise Eisinga Planetarium en Museum Coopmanshûs (advisering gemeenteraad en implementatie verzelfstandiging).
«
Gemeente Nijefurd: advisering gemeente m.b.t. verzelfstandiging Hidde Nijland Museum en implementatie verzelfstandiging Hidde Nijland Museum ì Museum Hindeloopen.
»
Het Admiraliteitshuis te Dokkum en It Fiskershúske te Paessens: voltooien privatisering m.b.t. overgang van personeel.
»
Gemeente Vlieland: verzelfstandiging Museum Tromp's Huys te Vlieland (advisering en implementatie).
»
2.
3.
Advisering managementstructuur Mar en Klif in Oudemirdum
Management-Zbestuurservaring museum »
(interim) directeur Museum 't Coopmanshûs/Museum Martena
»
(interim) directeur Museum Hindeloopen
»
(interim) voorzitter Museum Tromp's Huys
»
Penningmeester/projectleider It Damshûs
Ervaring gemeentelijke overheid »
Wethouder o.a. cultuur, financiën gemeente Opsterland
«
(interim) sectorhoofd welzijn, onderwijs en sociale zaken gemeente Leek.
20 januari 2016
Advisering van overheden
Interim-management
Projectmanagement
115.000427
Memo onderzoek verzelfstandiging museum Hannemahuis. Inhoud:
Voor het instellen van een onderzoek moet opdracht worden verleend aan een externe deskundige. Hierna wordt daaraan aandacht besteed. Inleiding De gemeente oriënteert zich op de mogelijkheden tot verzelfstandiging van het museum. Deze oriëntatie is direct terug te voeren op het Coalitieprogramma 2014-2018 en maakt deel uit van de Strategische Agenda van het college van b en w. Hieraan voorafgaand In het voorstel aan de gemeenteraad van 30 juli 2015 gaan b en w in op de wijze waarop de mogelijke verzelfstandiging zou moeten worden onderzocht. Onderscheiden worden een fase, waarin de onderzoeksvraag wordt geformuleerd en over het al dan niet overgaan tot dit onderzoek (fase 1) en voorts, bij positieve besluitvorming, het instellen van dit onderzoek (fase 2). In de derde afsluitende fase wordt door de raad de gemotiveerde keuze gemaakt of al dan niet tot verzelfstandiging wordt overgegaan. De raad heeft overeenkomstig het voorstel besloten, met de opdracht om nog eens scherp naar de kosten te kijken die gemoeid zijn met het daadwerkelijke onderzoek door een extern bureau, de (nader te preciseren) uitvraag en de bemensing van de projectbegeleidingsgroep. Met andere woorden, de kosten moeten omlaag en de uitvraag en bemensing van de projectgroep moet nog eens kritisch naar worden gekeken. Voor wat betreft dit laatste, het onderzoek moet volstrekt onafhankelijk en objectief zijn. Algemene verkenning Aan de basis van het museum stond de in 1956 door de heer L.J. Hannema aan de gemeente gedane schenking, waarbij het museumgebouw in eigendom op de gemeente overging. In de jaren 2007/2008 is het gebouw bouwkundig vernieuwd en uitgebreid, waarbij de feitelijk daarin verrichte activiteiten ook zijn verbreed, hetgeen tot uitdrukking komt in de sedertdien gebruikte naam: Hannemahuis centrum voor Harlinger cultuur en historie. De verbreding vond mede haar vorm in een samenwerking met andere instellingen en organisaties op het gebied van cultuurhistorie, waaronder het gemeentearchief, de Hein Buisman Stichting, de Openbare bibliotheek en de Vereniging Oud Harlingen, die ook vanuit het vernieuwde gebouw actief zijn (samenwerking). De gemeente heeft het beheer van het museum geregeld met de Verordening bestuurscommissie Hannemahuis, vastgesteld in 2010. Hoewel deze verordening strikt formeel geredeneerd niet is werking is getreden, o.a. doordat zij niet is afgekondigd, werkt deze wel als zodanig en is basis voor de bestaande praktijk. Met het oog op het toekomstige verzelfstandigingsonderzoek is besloten deze, formeel niet correcte situatie voor dit moment te accepteren. Volgens een door de Rekenkamercommissie Harlingen in mei 2012 uitgebracht rapport bedraagt het jaarbudget voor het museum circa C 400.000,- en wordt het jaarlijks door ca.
10.000 mensen bezocht. Volgens datzelfde rapport beloopt de museumstaf 2,9 fte, te weten een fulltime directeur en een twee parttime medewerksters voor het beheer en het bemensen van de balie. Tenslotte is een medewerker belast met het beheer van het statisch archief en de registratie van de (museum-)collectie De onderzoeksvraag in het licht van de opdracht van de raad Volgens het raadsvoorstel dient de onderzoeksvraag, op enigszins herschikte wijze, de volgende elementen te bevatten: a. Welke scenario's van verzelfstandiging zijn er, welke rechtsvormen zijn er, hoe wordt daarbinnen bestuurd en wat zijn daarvan de voor- en nadelen (sterke en zwakke punten). Daarbij zou aandacht moeten worden besteed aan: -De samenwerking; -De praktijk in museumland; -De huidige en toekomstige financiële positie van het museum na verzelfstandiging in het licht van de private rechtsvorm; -De toekomstige rechtspositie van de museumstaf na verzelfstandiging; -De toekomstige rechtsverhouding tussen de gemeente en het verzelfstandigde museum; -De verhouding voor wat betreft het gebouw en de collectie; b. Wat betekent de verzelfstandiging voor het bestuur (en invloed) van de gemeente op het museum; c. Wat betekent de verzelfstandiging voor de financiële positie van het museum en de financiën van de gemeente in het algemeen; d. Wat betekent de verzelfstandiging voor het aantrekken van subsidies; e. Is een verzelfstandigd museum als culturele onderneming goedkoper, efficiënter en slagvaardiger of is dat niet het geval; f. Wat verandert door verzelfstandiging voor het statisch archief. Eerst dient de noodzaak, de meerwaarde van verzelfstandiging te worden onderzocht (huidige knelpunten, bedreigingen/mogelijkheden en kansen) vastgesteld, vervolgens kan de wijze waarop kan worden gedefinieerd. Het uitgangspunt daarbij is en blijft dat de huidige brede museum functie ook in de nieuwe opzet gewaarborgd is.
Alternatieve benadering onderzoeksvraag met het oog op kostenbesparing en concretisering De onderzoeksvraag bevat veel juridische aspecten. Meer concreet gaat het om de hiervoor onder sub a en b geformuleerde elementen. In eerste instantie was bij het uitzetten van de integrale onderzoeksvraag uitgangspunt dat de betreffende (aspirant) opdrachtnemer deskundig en vaardig is in meerdere disciplines, namelijk de juridische, financiële en economische. Volgens mij kan een vereenvoudiging, een verbetering en op grond daarvan een kostenbesparing worden bereikt door de onderzoeksvraag gedifferentieerd en gefaseerd te benaderen. Het hiervoor vermelde is mogelijk door alleen de financieel-economische zaken over te laten aan een extern bureau en van het juridische aspect enkel de voor- dan wel nadelen van de stichtingsvorm (juridische en fiscale aspecten) in het onderzoek mee te laten nemen. Behalve dat een en ander leidt tot verduidelijking en hiermee een bezuiniging kan worden behaald is een ander voordeel Pagina 2van I15.000427
van deze aanpak dat de onderzoeksvraag eenvoudiger en concreter kan worden uitgezet. Al met al leidt dit ook tot aanbestedingsrechtelijke vereenvoudiging. Wel wordt houdende de hiervoor vermelde scheiding van disciplines in relatie tot opdrachtverstrekking het uitgangspunt gehuldigd dat de betreffende opdrachtnemer verantwoordelijk is en blijft voor het gehele financieel-economische en juridische traject ca. van fase 2. Juridische aspecten
onderzoeksvraag
De juridische aspecten van de onderzoeksvraag betreffen globaal de volgende rechtsgebieden: -Rechtspersonenrecht -Bestuursrecht -Fiscaal recht (schenk- en inkomstenbelasting); -Algemeen contractenrecht -De vraag hoe de verzelfstandiging moet worden gezien in het licht van de voorwaarden die de heer Hannema aan de schenking stelde. De eerst indruk is dat verzelfstandiging in de stichtingsvorm, juridisch gezien het meest voor de hand licht maar dat een aantal juridische en fiscale aspecten nadere aandacht behoeven. Het voorstel is om de bepaalde juridische elementen los te weken van de feitelijke opdracht aan het externe bureau. Deze zaken kunnen goedkoper in eigen beheer door de juridische dienst worden uitgevoerd/uitgezocht, dan wel eenvoudiger en goedkoper worden overgelaten aan een notaris. Al met al moet het mogelijk zijn om de kosten verband houdende met de werkzaamheden van het externe bureau (fase 2) te beperken tot C 10.000 - C 15.000,- zonder dat een en ander de vereiste kwaliteit geweld wordt aangedaan. Aanbestedingsrechtelijke aspecten onderzoeksvraag Sinds de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet op 1 april 2013 dient een aanbestedende dienst op grond van artikel 1.4 Aw, voor iedere te gunnen overeenkomst (overeenkomst onder bezwarende titel) op basis van objectieve criteria vast te stellen: -Welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden; -Welke ondernemer aan die aanbesteding mogen deelnemen. Keuze van de te doorlopen
procedure
Bij die afweging op basis van artikel 1.4 Aw heeft de aanbestedende dienst, in dit geval is sprake van een nationale aanbesteding omdat de waarde van de opdracht onder de Europese drempel ligt van C 207.000,-, de keuze uit een openbare procedure, een niet openbare procedure, een meervoudig onderhandse procedure dan wel een enkelvoudige onderhandse gunning van de overeenkomst. Welke van de vier procedures nu gekozen moet worden, dient de gemeente op grond van objectieve criteria te bepalen, te weten: -De grootte van de opdracht; -De baten en lasten die een bepaalde procedure met zich meebrengt (proportionaliteitsbeginsel); -De geografische ligging van de plaats van uitvoering etc.
Pagina 3van I15.000427
In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente staat dat voor diensten tussen de 25.000 en 150.000 euro sprake is van een meervoudig onderhandse aanbesteding. Door de hiervoor vermelde alternatieve gefaseerde benadering kunnen er kosten worden bespaard. Dat betekent concreet dat de kosten van de betreffende fase beneden het drempelbedrag van C 25.000,- kunnen blijven. Dat leidt er vervolgens ook toe dat de gemeente op basis van het hiervoor vermelde proportionaliteitsbeginsel één op één mag aanbesteden/gunnen in de vorm van een enkelvoudige onderhandse procedure omdat het disproportioneel is indien daarvoor een meervoudige onderhandse procedure wordt doorlopen. Keuze voor een bureau Voor wat betreft de keuze van een ondernemer die in aanmerking komt voor enkelvoudige gunning (eveneens o.b.v. objectieve criteria) kunnen de volgende criteria gelden: -Ervaring in de betreffende sector; -Omvang van de onderneming; -Technische en professionele vaardigheden. Voor aanvang van dit traject is er te rade gegaan bij andere gemeenten in den lande die een vergelijkbaar verzelfstandigingtraject hebben doorlopen. Dichter bij huis zijn goede ervaringen opgedaan met het bureau Frieswijk Advies te Beetsterzwaag. Uit onderzoek blijkt dat onze buurgemeente Franekeradeel en een drietal andere gemeenten in Friesland dit bureau voor vergelijkbare opdrachten naar volle tevredenheid in de arm heeft genomen. De heer Jan Frieswijk kent de museumwereld goed. Geadviseerd wordt dit bureau uit te nodigen voor een eerste gesprek en aansluitend voor het uitbrengen van offerte. Uitnodigen om offerte af te geven Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is de wijze waarop je invulling geeft aan de aanbesteding vrij eenvoudig. Een en ander kan als volgt worden gerealiseerd: »
«
een overeenkomst afsluiten op basis van een of meer gevoerde gesprekken met het hiervoor vermelde adviesbureau dat gevraagd wordt een rol te spelen in het kader van het onderzoek naar de haalbaarheid van de verzelfstandiging (oftewel, in deze route worden de eerste gesprekken gevoerd met de betreffende dienstverlener, waarbij de vraag wordt gesteld om een offerte uit te brengen (op basis van de meegegeven voorwaarden van de gemeente) en bij akkoord, kan de opdracht worden gegund door de offerte te bevestigen); Voor het doen van een offerte aan het betreffende adviesbureau waarmee b en w een overeenkomst willen aangaan wordt offerte gevraagd. In die offerteaanvraag moet dan beschreven staan wat de gemeente van het adviesbureau verwacht en welke voorwaarden op de opdracht van toepassing zijn. Vervolgens doet het adviesbureau een offerte (wellicht nadat er eerst een gesprek plaatsvindt) en kan de gemeente een en ander wel of niet accepteren of een andere deskundige uitnodigen.
Pagina 4van I15.000427
Geadviseerd wordt: 1. Bureau Frieswijk Advies te Beetsterzwaag uit te nodigen voor een gesprek en om op basis van de ter zake doende documenten offerte uit te laten brengen en deze in de eerste helft van januari 2016, op een datum die partijen schikt, toe te laten lichten aan de projectgroep/begeleidingscommissie (bestaande uit H. Kuiken (wethouder), G. Andringa, H. Stellingwerf en F.J. Schuurmans); 2. De raad, de museumconservator en de voorzitter van de bestuurscommissie volgens afspraak van een en ander (de stand van zaken) schriftelijk in kennis te stellen. Harlingen, 23 december 2015 F.J. Schuuurmans/cluster JZ
Pagina 5van 115.000427
