Up(2)Date E-werken Scenario’s, praktijkcases en rekenmodel Telewerken
Up(2)Date E-werken Scenario’s, praktijkcases en rekenmodel Telewerken
Onderzoeksnotitie uitgevoerd door LECTORAAT EBUSINESS HOGESCHOOL INHOLLAND, in opdracht van STICHTING NEDERLANDS TELEWERKFORUM
Dr. V.P. Kouwenhoven en M. van Brienen
Diemen/Woerden, December 2005
Hogeschool InHolland Lectoraat eBusiness Postbus 261 1110 AG Diemen 020-4951544
Stichting Nederlands Telewerkforum Postbus 401 3440 AK Woerden 0348-483858
INHOUDSOPGAVE
SAMENVATTING 1. INLEIDING 2. SCENARIO’S Scenario 1: Thuisbasis Scenario 2: Verschuivende werktijden Scenario 3: e-meeting Totaal effect 3 scenario’s 3. E-WERK ERVARINGEN 4. REKENMODEL 5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
3 5 7 8 10 12 14 15 22 24
BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE
26 27 28 34 36
1: 2: 3: 4: 5:
Literatuur overzicht Respondenten Vragenlijst interviews Neveneffecten Telewerkscenario’s ECB-tool
SAMENVATTING Het Telewerkforum is ruim 10 jaar gericht op het beter inzetten van (tel)ewerken als middel om de fileproblematiek aan te pakken. Door de toenemende verspreiding van ICT-technologie zijn in de afgelopen jaren de mogelijkheden voor (tel)ewerken aanzienlijk toegenomen, tegen steeds lagere kosten. Ook de (tel)ewerkbaarheid van steeds meer functies binnen de Nederlandse kenniseconomie groeit sterk. Toch worden de mogelijkheden vandaag de dag nog op beperkte schaal ingezet. Dit vormde de aanleiding voor het Telewerkforum om het lectoraat eBusiness van Hogeschool InHolland te vragen een korte update op te stellen van de stand van zaken rond (tel)ewerken. Daartoe is een drietal scenario’s opgesteld inzake de effecten op de verkeersproblematiek bij het structureel opvoeren van (tel)ewerken. Voorts is een twintigtal case-studies uitgevoerd, gericht op recente ervaringen van organisaties met (tel)ewerken. Tenslotte is een eenvoudig tool ontwikkeld, waarmee organisaties zich een snel beeld kunnen vormen van de impact van (tel)ewerken binnen hun eigen organisatie. De effecten van het structureel opvoeren van (tel)ewerken binnen Nederlandse bedrijven en instellingen zijn zonder meer significant te noemen, in termen van ontlasting van de verkeersintensiteit. Het faciliteren van (tel)ewerken voor een extra miljoen werknemers, levert een reductie van 5% op ten opzichte van het huidige woon-werkverkeer. Het faciliteren van werktijdverschuiving voor 500.000 werknemers, spitsvermijding door aangepaste werktijden, levert voorts een additionele reductie op van 2,5% en een ontlasting van het spitsverkeer met ruim 10%. Het stimuleren van televergaderen tenslotte, waarbij 1 op de 5 vergaderingen respektievelijk zakelijke afspraken telefonisch plaatsvindt, leidt tot een reductie van circa 3% van de totale verkeersintensiteit. Uit de casestudies blijkt voorts dat steeds meer bedrijven ‘als vanzelf’ overgaan op (tel)ewerken, vanwege de mogelijkheden van de technologie enerzijds en de eisen van de 24-uurs economie anderzijds. Zij rapporteren zonder uitzondering een forse stijging van de arbeidsproductiviteit ten gevolge van (tel)ewerken, in de ordegrootte van 10% en hoger. Dit hangt samen met onder meer een verbeterde efficiency, toenemende motivatie van (tel)ewerkers en een structureel lager ziekteverzuim.
3
Op grond van de bevindingen van deze update wordt dan ook aanbevolen de voordelen van (tel)ewerken nadrukkelijk zwaarder mee te wegen in de mogelijke oplossingsrichtingen voor de file-problematiek, en organisaties actief te ondersteunen bij het verkennen van de mogelijkheden dit binnen hun bedrijfsvoering mogelijk te maken.
4
1. INLEIDING Ieder jaar raken onze wegen voller en voller, terwijl de arbeidsproductiviteitsgroei achterblijft. De maatschappelijke kosten gemoeid met de fileproblematiek wordt inmiddels geraamd op ca een miljard euro per jaar1, oplopend 2,5 miljard in 20202. Het Telewerkforum is reeds ruim 10 jaar gericht op het beter inzetten van (tel)ewerken als middel om bovenstaande aan te pakken. Mede dankzij de inzet van het Telewerkforum staat Nederland wereldwijd verhoudingsgewijs op de eerste plaats voor wat betreft het gebruik en de inzet van (tel)ewerken. Maar toch bestaat het vermoeden dat nog veel gewonnen kan worden wanneer (tel)ewerken verder wordt ingezet. De ontwikkelingen in de technologie in de afgelopen 10 jaar bieden bedrijven en instellingen daar ook steeds meer mogelijkheden toe. Dit vormde de aanleiding voor het Telewerkforum om het lectoraat eBusiness van Hogeschool InHolland te vragen een korte update op te stellen van de stand van zaken rond (tel)ewerken. Dit ter gelegenheid van de jaarlijks terugkerende ‘December (tel)ewerk maand’. Daarbij was de vraagstelling alsvolgt: 1. Het opstellen van een globale schets van de effecten op de verkeersproblematiek, bij het verder opvoeren van de invulling van (tel)ewerken binnen bedrijven en instellingen, aan de hand van verschillende scenario’s. 2. Het herijken van de bestaande parameters ten aanzien van kosten en opbrengsten van (tel)ewerken, aan de hand van de recente ervaringen binnen een aantal bedrijven en instellingen. 3. Het opstellen van een tool/checklist waarmee bedrijven en instellingen zich een snel beeld kunnen vormen van de mogelijke besparingen en/of effecten op de arbeidsproductiviteit die kunnen worden gerealiseerd bij het opvoeren van (tel)ewerken binnen hun organisatie. 1 2
Bron: CPB Notitie mobiliteits- en milieueffecten belastingplan 2004/2005. Bron: www.vananaarbeter.nl/notamobiliteit
5
Voor het lectoraat eBusiness van INHOLLAND, dat gericht is op de digitalisering van bedrijfsprocessen en de effecten daarvan op de organisatie, een aansprekend onderwerp1. Binnen het lectoraat ligt de focus op e-werken, afgezet tegenover ‘telewerken’. Dit aangezien ‘telefonie’ als zodanig door de opkomst van het internet en de daarmee gepaard gaande beweging richting de 24-uurseconomie, niet langer een doorslaggevende factor is. In het vervolg van deze rapportage zullen we dan ook verder spreken over e-werken. Om te komen tot de beantwoording van de drie gestelde vragen zijn in november 2005 de volgende stappen gezet. In de eerste plaats deskresearch; een compacte analyse van de bestaande onderzoeksrapporten inzake e-werken en de fileproblematiek (zie bijlage 1). Aan de hand hiervan is een drietal scenario’s ontwikkeld inzake de effecten van verdergaande invoering van e-werken op de fileproblematiek. De resultaten hiervan treft u in hoofdstuk 2. Voorts is een 20-tal bedrijven en instellingen (zie bijlage 2) geïnterviewd, aan de hand van een vragenlijst (zie bijlage 3) aangaande hun ervaringen met e-werken. Hieronder waren een aantal in e-werken gespecialiseerde bedrijven en adviseurs. De belangrijkste ontwikkelingen aangaande relevante factoren rond e-werken zijn opgetekend in hoofdstuk 3. Tenslotte is een nieuw rekenmodel ontwikkeld, aan de hand waarvan bedrijven en instellingen zich een snel beeld kunnen vormen van de mogelijke kosten en opbrengsten die met het opvoeren van e-werken binnen hun organisatie kunnen worden bereikt. Het rekenmodel wordt beschreven in hoofdstuk 4, en zal op 2 december 2005 ook online worden aangeboden. Hoofdstuk 5 bevat tenslotte onze aantal aanbevelingen voor het verder opvoeren van e-werken binnen bedrijven en instellingen.
1
Zie www.inholland.nl/kenniskringen/ebusiness/diemen
6
2. SCENARIO’S In dit hoofdstuk beschrijven wij de effecten op de verkeersproblematiek in geval van het doorvoeren van een drietal scenario’s voor het verder opvoeren van ewerken. Het eerste scenario gaat uit van een verdubbeling van het aantal e-werkers dat een dag per week gaat thuiswerken, of e-werken. Dit scenario noemen wij het ‘thuisbasis’ scenario. Het tweede scenario is gebaseerd op de effecten van het verleggen van de reistijden, door ‘s ochtends later van huis te gaan, en s’ avonds later terug te keren. Dit scenario noemen wij het ‘werktijden’ scenario. Het derde scenario heeft niet alleen betrekking op e-werkers, maar op alle medewerkers die zakelijk moeten reizen. Dit scenario is specifiek gericht op de effecten op de verkeersproblematiek bij het opvoeren van ‘televergaderen’. Dit scenario noemen wij het ‘e-meeting’ scenario. Hoewel bij de doorrekening van de effecten van deze scenario’s gebruik is gemaakt van de laatste onderzoeksgegevens aangaande telewerken en verkeersbewegingen, en de uitgevoerde analyses zo veel mogelijk zijn verantwoord1, past een relativering. Beoogd is niet een nauwkeurig en doortimmerd beeld van de exacte effecten van bovenstaande of aanpalende scenario’s. Daarvoor zijn lang niet alle relevante variabelen op hun precieze effecten gemeten. Wel is beoogd een ‘houtskoolschets’ te geven, van de mogelijke bijdragen die ewerken kan bieden aan de oplossingsrichtingen voor de toenemende verkeersproblematiek, op macroniveau. Mede om werkgevers en werknemers, zowel op meso als micro niveau, en zowel binnen het publieke als het private domein, te inspireren bij het verder opvoeren van hun beleid ten aanzien van ewerken.
1
De uitgebreide verantwoording van het gehanteerde rekenmodel is op aanvraag beschikbaar.
7
Scenario 1: Thuisbasis In het eerste scenario zullen een extra miljoen werknemers één dag in de week gaan e-werken (thuiswerken). Haalbaarheid Uit het Sibis (2003) onderzoek1 blijkt dat ongeveer 8% van de Nederlandse beroepsbevolking reeds één dag per week thuis e-werkt. Hiertegenover staat dat circa 42% van de werknemers hun werk geschikt vindt voor e-werken. Dat betekent dat - onder condities - nog ongeveer 34% (2,7 miljoen werknemers) zou kunnen gaan e-werken. De aanname van dit scenario, namelijk 1 miljoen extra e-werkers, lijkt dan ook zeker niet te hoog gegrepen. Aannames Bij de berekening is er vanuit gegaan dat een gemiddelde werknemer een 4-daagse werkweek kent (zie tabel 2.1). E-werken komt overigens relatief meer voor bij werknemers met een langere werkweek3, daarom is er voor gekozen de gemiddelde werkweek voor e-werkers 10% hoger te schatten, vastgesteld op 4,4 dagen.
SCHATTING GEMIDDELD AANTAL WERKDAGEN PER WEEK2
Arbeidsduur Arbeidsduur < 12 uur Arbeidsduur 12-19 uur Arbeidsduur 20-34 uur Arbeidsduur 35 uur of meer totaal
Percentage totaal aantal werknemers (CBS)
Schatting werkdagen per week 1,5
11%
2,5
8%
3,5
24%
5
57%
4
100%
Tabel 2.1
Gecorrigeerd voor vakantie- en ADV dagen (12%)4 en ziekteverzuim (4,7%)5 , waarvan 80% van het woon-werkverkeer vervalt6, komt de feitelijke gemiddelde werkweek van e-werkers neer op 3,9 dagen. Bij een miljoen extra e-werkers komen we zo op 886.364 extra e-werkdagen per week (3,9 mln/4,4), derhalve 177.273 e-werkers gemiddeld per werkdag.
1 2
3 4 5 6
Bron: Www.sibis-eu.org: Statistical Indicators No. 33 Home-based teleworking Bron: CBS Werkzame beroepsbevolking (15-64 jaar); beroepsklassen (2003), waarin gemiddelde arbeidsduur van 31,1 uren. Bron: CBS Webmagazine (6 juni 2005) Bron: CBS statistisch jaarboek 2004, (berekening: 25 vakantie- en atvdagen op 208 werkdagen) Bron: CBS Nationale Verzuim Statistiek, ziekteverzuim, frequentie, verzuimduur (2003) Correctie van 20% voor halve dagen vrij/ziekte, waarbij alsnog woon-werkverkeer plaatsvindt.
8
Effecten op het woon-werkverkeer E-werkers wonen in het algemeen verder van de werkplek, en aangenomen wordt dat zij in de meeste gevallen per auto of openbaar vervoer reizen. Het CBS hanteert hierbij het gegeven dat ongeveer 78% van deze reizigers in het woonwerkverkeer een autobestuurder is1. Dit brengt het totaal aantal extra e-werkers dat anders per auto naar hun werk zou gaan (alleen bestuurders) op 138.273 per werkdag. Daarbij hanteert het CBS een gemiddelde reisafstand van 43,8 kilometer voor woon-werkverkeer per auto2.. Hiermee komt de totale besparing aan woon-werk kilometers op 138.273 * 43,8 km = 6.056.357 kilometer per dag.
Effecten op woonwerkverkeer
100% 95% 90%
Dit betekent een reductie van ca 5% van de autokilometers gemoeid met woon-werkverkeer3, wat lager is dan het nivo voor het jaar 2000.
85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50%
Aantal KM
Vermindering scenario 1 Resterend aantal KM
Figuur 2.1
1 2 3
Bron: CBS Woon-werkverkeer naar vervoerwijzen, persoonskenmerken en regionaal 2003 idem Momenteel rijden 2.791.000 miljoen werknemers als autobestuurder gemiddeld 43,8 KM per dag, dit komt neer op 122.245.800 KM per dag; Bron: CBS, zie noot 1.
9
Scenario 2: Verschuivende werktijden In het tweede scenario gaan we uit van een half miljoen werknemers die de ochtend- en avondspits vermijden door te gaan e-werken. Men kan bijvoorbeeld ’s ochtends thuis eerste de mail en dergelijke verwerken, alvorens naar het kantoor te gaan. ’s Avonds kan langer worden doorgewerkt op kantoor. In de tabel hiernaast is een mogelijke dagindeling gegeven.
MOGELIJKE DAGINDELING tijd 08.00 10.00 10.30 12.30 13.00 19.00
activiteit Administratie en e-mails verwerken. Vertrekken naar kantoor Werken lunchpauze Werken Einde werkdag
Tabel 2.2
Haalbaarheid Uit eerder genoemde Sibis-rapportage wordt duidelijk dat ongeveer 27% van de werknemers (circa 2 mln.) wel eens e-werkt1. Ofschoon ons bij het opstellen van deze update niet bekend is welk percentage van deze werknemers welk deel van hun dagelijkse werkzaamheden evengoed dagelijks vanuit huis zou kunnen verrichten, lijkt de aanname dat dit voor 500.000 medewerkers tot een aanzienlijke efficiency-winst – door filevermijding - zou kunnen leiden zonder meer aannemelijk. Aannames Ook in dit scenario gaan we uit van het vertrekpunt van een gemiddelde werkweek van 4,4 dagen van 8 uur voor e-werkers. Bij werktijdenverschuiving zoals geschetst in dit scenario komen we uit op gemiddeld 3,5 werkdagen van ongeveer 10 uur. Hierdoor bevindt de e-werker zich 1 dag in de week minder in het verkeer en geen enkele dag meer in de ochtend- of avondspits. Uitgaande van de feitelijke werkweek van 3,9 werkdagen op jaarbasis en een half miljoen extra e-werkers komen we zo op 443.182 extra e-werkdagen per week (1,95 mln/4,4), derhalve 88.636 e-werkers gemiddeld per werkdag, waarvan er (78%) 69.136 niet per auto zullen gaan.
1
Bron: Swww.sibis-eu.org: Statistical indicators. No. 34 Total Teleworkers.
10
Effect op het woon-werkverkeer Uitgaande van de door het CBS gehanteerde gemiddelde reisafstand van 43,8 kilometer voor woon-werkverkeer per auto1, komt de totale besparing aan woonwerk kilometers op 69.136 * 43,8 km = 3.028.156 kilometer per dag. Dit betekent een reductie van circa 2,5% van de autokilometers gemoeid met woon-werkverkeer2, wat lager is dan het nivo voor het jaar 2001.
Effecten op woonwerkverkeer
100% 95%
Effect op het aantal auto’s in de spits Zonder dit scenario reizen de 500.000 spitsvermijdende e-werkers gemiddeld 3,9 dagen per week tijdens de spits. Gemiddeld zijn dat 390.000 e-werkers per dag, waarvan er 78% autobestuurder zijn (304.200). Doordat ze spitsvermijdend zijn gaan werken rijden ze geen één dag meer tijdens de spits. Dit betekent dat een additionele reductie per dag van ruim 10% minder auto’s tijdens de spitstijden3 kan worden gerealiseerd.
90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50%
Aantal KM
aantal auto's in spits
Vermindering scenario 2 Resterend aantal KM
Figuur 2.2
1 2
3
idem Momenteel rijden 2.791.000 miljoen werknemers als autobestuurder gemiddeld 43,8 KM per dag, dit komt neer op 122.245.800 KM per dag; Bron: CBS, zie noot 1. Zie noot 2; 304200/2.791.000 = 10,9%
11
Scenario 3: e-meeting Het derde scenario heeft anders dan de twee voorgaande scenario’s niet alleen betrekking op e-werkers maar op alle werknemers die zakelijk moeten reizen. Hieronder vallen dus onder meer reizen voor klantbezoeken en vergaderingen. In dit scenario wordt ervan uit gegaan dat 20% van de externe klantbezoeken en vergaderingen op locatie via ‘televergaderen’ kan gaan verlopen. Haalbaarheid Uit onderzoek1 blijkt dat in Nederland nog veel aan reistijd en de reiskosten te besparen valt door meer te gaan televergaderen. Een Televergadering zoals een telefonische vergadering verloopt efficiënter en het is makkelijker om iedereen bij elkaar te krijgen. Televergaderingen starten vaker op tijd en lopen minder vaak uit (zie ook figuur 2.3). De tijdwinst door ‘reistijdwinst’ en ‘vergadertijdwinst’ bedraagt naar schatting circa 30%. Uit het genoemde onderzoek blijkt dat 83% van de voorzitters aangeeft in de toekomst even Figuur 2.3 vaak of vaker gebruik zullen gaan maken van telefonisch vergaderen. Met de rappe verbetering van de technologie en gewenning aan de mogelijkheden van het televergaderen lijkt het beoogde gebruik van Televergaderen binnen dit scenario zeker binnen bereik.
1
Bron: KPN Conferencing: White Paper Teleconferencing: de voorzitter aan het woord (2004)
12
Aannames Het CBS gaat er vanuit dat van de totaal 93,1 miljard jaarlijks verreden kilometers1, ca 14,5% wordt gereden door autobestuurders met een zakelijk motief2. Dit komt neer op ongeveer 13.5 miljard zakelijke kilometers per jaar. Dit betreft derhalve niet woon-werkverkeer, goederentransport etcetera. Hoewel niet expliciet onderzocht kunnen we er binnen de kaders van het onderhavige scenario van uitgaan dat deze 13,5 miljard kilometers in hoge mate betrekking hebben op klantbezoeken, afspraken op lokatie en vergaderingen. Effect op het zakelijk verkeer Als 20 procent van deze zakelijke kilometers per auto kan komen te vervallen door de beoogde inzet van televergaderingen, dan impliceert dat een reductie van ongeveer 2.7 miljard zakelijke kilometers per jaar minder, respektievelijk bijna 3% van de totale verkeersintensiteit.
Effecten op zakelijk verkeer
100% 95% 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50%
Aantal KM
Vermindering scenario 3 Resterend aantal KM
Figuur 2.4
1 2
Bron: CBS/AVV - Adviesdienst Verkeer en Vervoer Bron: CBS Mobiliteit Nederlandse bevolking per regio naar motief en vervoerwijze (2003)
13
Totaal effect 3 scenario’s Tabel 2.3 laat zien wat het cumulatieve effect van de drie scenario’s tezamen is, op het totaal aantal kilometers dat per jaar door autobestuurders wordt afgelegd1. EFFECTEN 3 SCENARIO’S OP AFGELEGDE AFSTAND PER JAAR (afstanden X1000.000 km) Woonwerk kilometers (autobestuurder) % KM Huidige situatie (2003) Vermindering Vermindering Vermindering Vermindering
scenario 1 scenario 2 scenario 3 totaal
Zakelijke kilometers (autobestuurder) % KM
31.784 5% 2,5% 0,00% 7,50%
Nieuwe situatie
%
Totaal kilometers (autobestuurder) KM
13.500
1.589 795 0 2.384
0,0% 0,0% 20,00% 20,00%
29.400
0 0 2.700 2.700
93.100 1,70% 0,85% 2,90% 5,45%
1.589 795 2.700 5.084
10.800
88.016
Tabel 2.3
Wanneer alle drie de scenario’s tezamen zouden worden doorgevoerd, dan kan het aantal kilometers dat in Nederland wordt gereden met bijna 5,5% afnemen2, waarmee het verkeersnivo van voor 1999 wordt bereikt.
Effecten op het totaal aantal auto KM per jaar (x 1 miljard KM) 94 93 92 91 90 89 88 87 86 85 84 83 82 2003
2002
2001
2000
1999
1998
1997
Vermindering brandstof, milieu, tijd en kosten In bijlage 4 is tot slot op basis van deze uitkomsten een globale raming opgesteld van de neveneffecten van de besproken scenario’s, in termen van brandstofkosten besparing, milieu, tijd en kosten.
Figuur 2.5 Bron CBS
1
2
Op basis gegevens van CBS/AVV - Adviesdienst Verkeer en Vervoer (2003) waarbij uitgegaan is van 260 werkdagen/werknemer per jaar. Ter vergelijking: de Nota Mobiliteit spreekt in dit verband thans over minimaal 5% beperking vervoerscapaciteit en 1-3% vermindering woon/werkverkeer.
14
3. E-WERK ERVARINGEN In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste bevindingen opgenomen inzake de interviews die in november 2005 zijn afgenomen bij een twintigtal bedrijven en instellingen die actief invulling geven aan e-werken. Gekozen is voor een spreiding over uiteenlopende bedrijven, naar omvang en type werkzaamheden en verspreid over heel Nederland (zie bijlage 2). De interviews waren gericht op aspecten als organisatie en management van ewerken, outputmeting en productiviteit enerzijds en technologie en kosten anderzijds (zie bijlage 3). De meest opvallende bevinding is dat vrijwel zonder uitzondering wordt aangegeven dat de kosten gemoeid met e-werken niet langer een seperaat issue vormen. Het faciliteren van e-werken maakt inmiddels in de meeste gevallen een integraal onderdeel uit van de digitalisering van bedrijfsprocessen in het algemeen. Voorts is duidelijk geworden dat het meest genoemde effect hiervan voor vrijwel alle respondenten een duidelijke stijging van de arbeidsproductiviteit behelst. De belangrijkste bevindingen ten aanzien van organisatie, technologie en kosten zijn hierna alsvolgt omschreven.
Organisatie van e-werken Redenen om te gaan e-werken Niet kostenbesparing, maar tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken is de belangrijkste reden voor organisaties om e-werken te faciliteren. De voortschrijdende 24-uurs economie en verdergaande globalisering dwingt steeds meer bedrijven tot vergaand digitaliseren van hun bedrijfsprocessen, zodanig dat hiermee e-werken mogelijk wordt gemaakt. Niet alleen om thuis te kunnen werken, maar overal waar het werk zich op dat moment aandient (klantenlocaties bijvoorbeeld). Onderscheid naar bedrijfsfuncties Het zwaartepunt van de Nederlandse economie verschuift richting kenniswerk. Juist voor kenniswerkers is e-werken in de regel eenvoudig te integreren in de bedrijfsprocessen. Bovendien kenmerken deze functies zich door een hoge mate van zelfstandig opereren. Wel is belangrijk dat de output goed te meten is.
15
Bij dit laatste punt plaatsen verschillende respondenten nog wel kanttekeningen, hoewel wordt geconstateerd dat ook hiervoor steeds meer ICT middelen ter beschikking staan. Hoewel het percentage ‘kenniswerkers’ binnen organisaties steeds verder toeneemt, wordt een uitzondering gemaakt voor functies die van een bepaalde plaats of van een bepaalde machine afhankelijk zijn. Opvallend is voorts dat bij sommige bedrijven verschillende functiegroepen worden uitgesloten van e-werken uit beveiligingsoogpunt. Dit zijn functiegroepen die veel met vertrouwelijke gegevens werken. Hiertegenover staat dat geen van de geïnterviewde bedrijven heeft aangegeven serieuze problemen met de beveiliging van de inbelverbindingen te hebben ervaren. Productiviteit Alle geïnterviewden zijn het er over eens dat e-werken bijdraagt aan een substantiële productiviteitsstijging. Daarbij gaven de meeste respondenten een raming in de ordegrootte van zeker 10% +, met een enkele uitschieter naar 50%. Daarbij werd onder meer gewezen op de mentaliteit van de e-werkers: Door het ewerken kunnen werknemers taken uitvoeren op hun meest productieve momenten; ze zijn minder gestrest en hebben meer plezier in hun werk. E-werkers zijn eerder geneigd zelfs meer uren per dag te werken en verdoen minder tijd met ‘wachten’. Verder wordt reistijd voor e-werkers arbeidstijd. Verzuim Niet in de laatste plaats wordt gewezen op het afgenomen (ziekte)verzuim ten gevolge van e-werken. E-werkers kunnen in veel gevallen productief blijven, ook als door ziekte of andere redenen (openbaar vervoerstakingen etc) naar kantoor reizen tijdelijk onmogelijk is. Een groot deel van de geïnterviewden is ervan overtuigd dat e-werkers minder vaak verzuimen dan niet e-werkers. De drempel om te gaan werken is door het e-werken veel lager. Bij de bedrijven die zijn geïnterviewd ligt het ziekteverzuimpercentage vaak rond de één procent. Dit lage percentage heeft ook te maken met het verantwoordelijkheidsgevoel van de vooral hoog opgeleide professionals die momenteel e-werken.
16
Personeelsverloop Door e-werken kunnen werknemers met een lichamelijke beperking vaak toch volledig mee draaien. Het e-werken biedt ook mogelijkheden tot reïntegratie en kan een oplossing bieden voor iemand die een zorgbehoevende thuis heeft. Organisatie & Management Waar in het (recente) verleden veel aandacht uitging naar de organisatie van ewerken, al dan niet met hoge bijkomende advieskosten, blijkt e-werken in toenemende mate geleidelijk aan ‘als vanzelf’ te worden ingevoerd. Het is steeds vaker een afgeleide van de groeiende digitalisering van bedrijfsprocessen, en de koppeling van de systemen tussen verschillende vestigingen en filialen. Ook de aandacht voor de kosten van telewerk-voorzieningen en eventuele opleidingen van e-werkers is sterk afgenomen (zie verder onder kosten). Wel wordt onder invloed van enerzijds de toenemende technologische mogelijkheden en anderzijds de eisen die de 24-uurs economie stelt aan de bedrijfsvoering, nog verder gestudeerd op de inpassing van e-werken in het kader van verdere flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden. Controle mogelijkheden Hoewel het technisch mogelijk is de werkzaamheden van e-werkers volledig te monitoren, wordt hier in de praktijk vrijwel geen gebruik van gemaakt. Het vertrouwen in de motivatie van e-werkers domineert, hoewel dit voor sommige werkgevers nog wel een drempel vormt. Centraal staat echter de sturing op de output van e-werkers, waarover vrijwel alle respondenten tevreden zijn. Kennisdelen Een opvallend aandachtspunt bij e-werkende organisaties betreft de organisatie van de kennisuitwisseling. Het praatje bij de koffiemachine wordt allang niet meer gezien als dé ideale manier. Informatiesystemen zorgen ervoor dat informatie wordt gestandaardiseerd, gestructureerd en voor iedereen beschikbaar is. De communicatie wordt niet minder door e-werken, de communicatie verloopt alleen via andere kanalen. Onder de respondenten viel daarbij op dat e-werken in sommige gevallen zover is doorgevoerd, dat het sociale contact met de werknemer en de binding met het bedrijf teveel onder druk kan komen te staan. Minimaal maandelijks fysieke aanwezigheid op het kantoor wordt in dit verband meermalen als vereiste genoemd.
17
Imago Veel geïnterviewden zien dat het e-werken een positieve invloed heeft op het imago van de organisatie. Een telewerkend bedrijf oogt modern, dynamisch en flexibel.
Technologie Communicatie Steeds meer organisaties maken naast email gebruik van programma’s als messenger voor hun interne communicatie. In het algemeen wordt een toenemend gebruik van voice-over-IP (voip) en programma’s als Skype verwacht. Tevens spreekt men de verwachting uit dat daarmee de drempels en kosten van e-werken nog verder en ingrijpend zullen worden verlaagd. Televergaderen Hoewel de voordelen van televergaderen zeker worden onderkend, wordt dit binnen de geinterviewde organisaties nog maar weinig gebruikt. Als voornaamste reden hiervoor wordt aangevoerd dat er tot op heden nog onvoldoende (betaalbare) techniek ter beschikking is voor goede audio en/of videoconferences. Daarnaast blijft in veel gevallen bij het initiele klantcontact het face-to-face contact belangrijk. Hiertegenover staat de verwachting dat inmiddels in rap tempo steeds meer adequate technologie beschikbaar zal komen, waarmee op termijn een percentage van 5% televergaderen met klanten kan worden bereikt, oplopend tot wel 20 tot 30% bij bedrijfsinterne vergaderingen. IT infrastructuur. De implementatie van e-werken verloopt vaak geleidelijk. Bij veel bedrijven ligt er inmiddels al een goede IT-infrastructuur waarmee e-werken mogelijk is. Vaak wordt er al gewerkt met inbelverbindingen of VPN’,s, waarmee naast email ook steeds meer bedrijfsapplicaties via het internet ontsloten kunnen worden. In de meeste gevallen worden de kosten van de IT-infrastructuur dan ook niet meer expliciet toegerekend aan e-werken. Dat is wel het geval voor de kosten van de beveiliging die expliciet in verband worden gebracht met de inbelverbindingen. Hiervoor worden wel speciale voorzieningen getroffen.
18
Kosten e-werken ICT-kosten In lijn met het voorgaande is opvallend dat de meeste van de geinterviewde organisaties geen duidelijk beeld hebben bij de kostenallocatie van de ICTvoorzieningen die rechtstreeks verband houden met de invoering van e-werken. Opmerkingen als ‘het inbelnetwerk lag er toch al’ en ‘iedere werknemer heeft thuis inmiddels een pc en internettoegang’ zijn veelvuldig opgetekend. Wel wordt in bedrijven verschillend omgegaan met eventuele kostenvergoedingen voor de ICTvoorzieningen thuis, varierend van helemaal niets, tot integrale vergoeding van de telefonie- en internetkosten van de werknemers. Die overigens vandaag de dag natuurlijk maar beperkt zijn – en nog steeds verder dalen – vergeleken bij de kosten bij aanvang van telewerken, zo’n 10 jaar geleden. Meermalen is een vergoeding van 50 euro per maand genoemd, ter dekking van de hiermee door de werknemer zelf te maken kosten. Overigens is in algemene zin bekend dat de supportkosten (IT- helpdesk) soms wat hoger uit kunnen vallen in geval van thuiswerkers, door de storingen die priveapplicaties op de werkstations soms kunnen opleveren voor het functioneren van bedrijfsapplicaties. Kosten flexplekken Doordat er bij het verder opvoeren van e-werken minder vaste werkplekken op kantoor nodig zijn, zouden op termijn besparingen ten aanzien van de bedrijfshuisvesting en werkplekken gerealiseerd kunnen worden. Onder de respondenten aan dit onderzoek bleek de invoering van e-werken echter slechts in beperkte mate gekoppeld aan het herinrichten van de kantoororganisatie met flexplekken. Ook hier is het beeld van de additionele kosten enigszins diffuus, aangezien een aantal respondenten aangaf dat de vaste werkplekken pas na afschrijving van de reguliere werkplekken door flexplekken zijn vervangen. In het algemeen ontstaat echter het beeld dat de meeste bedrijven nog niet of beperkt investeren in aanpassing van de huisvesting respektievelijk de werkplek, specifiek ten behoeve e-werken. De investering is dan ook vaak beperkt tot de meerprijs van een laptop ten opzichte van een desktop-pc, alsmede de additionele kosten voor docking-stations en dergelijke.
19
Kosten thuiswerkplekken Waar in het verleden nogal eens veel aandacht uitging naar de eventuele kostenvergoedingen aan medewerkers voor het inrichten van de thuiswerkplek (bureau, stoel etc.), is daarvan onder de huidige geinterviewde organisaties weinig of geen aandacht voor. In dit verband wordt expliciet verwezen naar de voordelen die thuiswerken ook voor de werknemers zelf meebrengt, waardoor kostenvergoeding steeds minder een issue is. Wel wordt er door enkele werkgevers verwacht dat de telewerkplekken, hoewel niet vergoed, toch aan de Arbo-eisen voldoen. Besparing reiskosten Alleen in die gevallen waarin ‘thuiswerken’ structureel is ingevoerd, kan een korting op de vaste reiskostenvergoeding worden overwogen. In het algemeen geldt dat de respondenten meer oog hebben voor de kostenbesparingen die met het beperken van zakelijke reiskosten kunnen worden gerealiseerd, door het verder opvoeren van ‘televergaderen’. Vooral de werknemers zelf ervaren de kostenbesparingen voortvloeiend uit e-werken. Zeker bij de huidige fiscale regelingen voor kilometervergoedingen, op basis 0,18 ct per kilometer, leggen de meeste werknemers die van de auto gebruik maken hierop toe. Tot besluit van deze bevindingen een aantal opvallende citaten van de respondenten aan dit onderzoek.
20
Quotes “Bij ons is e-werken een middel waar we eigenlijk niet meer zonder zouden kunnen, vergelijk het met een GSM, daar kan je ook niet meer zonder”. “Telewerken zorgt voor een beter humeur en geestelijke toestand van de werknemers”. “Managers moeten er vooral op letten dat telewerkers juist niet te veel uren gaan maken”. “Vertrouwen zou altijd de basis moeten zijn. Als een organisatie om het telewerken toe te staan veel controle mechanismen nodig heeft, dan is het gedoemd te mislukken”. “Normaal deelde je vreugde en verdriet samen op kantoor en had je gezellige koffie momenten. Dit ontstond heel natuurlijk. Nu moet je dat gaan organiseren”. “Het telewerken levert ons een groot concurrentievoordeel op en maakt ons uniek”. “Als 50% van de vergaderingen via televergaderen kan verlopen, dan verwacht ik ook de helft op mijn zakelijke kilometers te kunnen besparen”.
21
4. REKENMODEL Op basis van een tweetal bestaande rekenmodellen en de actuele bevindingen uit de case-studies zoals hiervoor beschreven, hebben we tot slot een nieuw tool ontwikkeld voor het bepalen van kosten en opbrengsten van e-werken. We zullen deze tool in het vervolg aanduiden als het E-werken Cost-Benefit Tool (ECB-tool). De bestaande modellen – die elkaar op hoofdlijnen in belangrijke mate overlappen zijn de ‘The Teleworking Cost-Benefit Tool1’ en de ‘Flexible Work Calculation Tool’2 die te vinden is op de website van www.flexwork.eu.com. Beoogd is te komen met een update van beide modellen, aan de hand waarvan organisaties zich een snel beeld kunnen vormen van de mogelijke kosten en opbrengsten van het doorvoeren van e-werken binnen hun bedrijfsprocessen. Daarbij is onder meer aandacht besteed aan factoren als implementatiekosten ten aanzien van zowel ICT, werkplekken etcetera enerzijds, als operationele kosten van beheer anderzijds. Voorts aan opbrengsten in termen van arbeidsproduktiviteit, reductie reiskosten en dergelijke. Tevens maken we daarbij onderscheid tussen toepassing van e-werken gericht op structureel ‘thuiswerk’, respektievelijk flexibilisering van de arbeid, waardoor deze minder tijd- en plaatsgebonden wordt. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de bestaande modellen betreffen: - Het aanbrengen van een onderscheid tussen toepassing van e-werken gericht op structureel ‘thuiswerk’, respektievelijk flexibilisering van de arbeid, waardoor deze minder tijd- en plaatsgebonden wordt en het expliciet opnemen van besparingsmogelijkheden door het opvoeren van televergaderen. - Structurele verlaging van de kostenparameters voor de faciliteiten voor ewerken, gezien de toenemende praktijk dat de voor e-werken benodigde ICT-voorzieningen reeds ten behoeve van andere bedrijfsprocessen zijn gerealiseerd. - Opname van reiskosten voor woon-werk en zakelijk verkeer, in termen van potentiële besparingen worden in het nieuwe model meegenomen als besparingen.
1 2
Zie: www.sustel.org: Ontwikkeld door Empirica GmbH (Duitsland) Zie: www.flexwork.eu.com
22
-
-
Kostenbesparingen door behoud medewerkers ten gevolge van e-werken zijn niet langer meegenomen; hiervoor hebben wij te weinig bewijsvoering gevonden binnen de actuele case-studies. Tenslotte bijstelling van de parameters voor externe advisering rond de invoering van e-werken, gezien de uitkomsten uit de case-studies waarin veelal sprake was van het ‘als vanzelf’ invoeren en groeien van de praktijk van e-werken.
Overigens biedt het door ons ontwikkelde tool in het algemeen slechts suggesties ten aanzien van de belangrijkste kosten en opbrengsten parameters. Indien organisaties beschikken over voldoende inzicht in hun eigen kostenstructuur kunnen zij het model uiteraard vullen met hun eigen exacte parameters. Binnen de tijdspanne beschikbaar voor deze update is het maar beperkt mogelijk gebleken te komen tot een verdere toetsing en validatie van het nieuwe rekenmodel. Voorshands zijn wij van mening dat het ECB-tool in ieder geval gebruikt kan worden voor een eerste, snelle indicatie van de mogelijke kosten en baten van e-werken binnen uiteenlopende organisaties. En dat de voornaamste bijstellingen ten opzichte van de eerder aangehaalde modellen meer rechtdoen aan de actuele praktijk van met name de kostenfactoren die van belang zijn bij e-werken. Wij besluiten echter met de aanbeveling verder te investeren in de verfijning van het model, mede aan de hand van een verdere verdieping op de telewerkbaarheid van verschillende functies binnen bedrijven en instellingen. Het ECB-tool is opgenomen in bijlage 5, inclusief een rekenvoorbeeld gebaseerd op een bedrijf in de zakelijke dienstverlening. Het voorbeeld betreft een bedrijf met 20 werknemers, waarvan er 5 een dag per week gaan thuiswerken, en 5 gaan alle werkdagen plaats- en tijdonafhankelijk werken. In dit voorbeeldbedrijf geeft het ECB-tool een netto besparing van ruim 80.000 euro per jaar. Tevens kan het tool vanaf vanaf 2 december 2005 worden gedownload via de site van het Telewerkforum1, aan de hand waarvan eenieder de specifieke situatie van zijn/haar eigen organisatie verder kan invullen. 1
Zie www.telewerkforum.nl
23
5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
Naar aanleiding van deze update van de bevindingen rond (tel)ewerken komen wij tot de volgende conclusies en aanbevelingen. De praktijkcases onder twintig Nederlandse bedrijven en instellingen met actuele ervaringen rond e-werken laten zien dat de ervaringen met e-werken zonder meer positief te noemen zijn. Opvallend daarbij zijn de sterk afgenomen (meer)kosten die invoering van e-werken met zich meebrengt, door de toenemende integratie van ICT in alle bedrijfsprocessen. Voorts de forse stijging van de arbeidsproductiviteit die in verband wordt gebracht met invoering van e-werken, in de ordegrootte van 10% of meer. Daarbij is van belang dat de respondenten zonder uitzondering aangeven een toenemend aantal functies ‘telewerkbaar’ te achten, uiteenlopend van kantoormedewerkers tot verkoop tot secretariaats en adviesfuncties. Gezien de ontwikkeling van de Nederlandse kenniseconomie zal dit aantal naar verwachting nog fors kunnen toenemen. Deze positieve praktijkervaringen onderstrepen voorts de wenselijkheid en haalbaarheid van de verschillende scenario’s voor het sterk opvoeren van e-werken binnen Nederlandse organisaties en instellingen. Ofschoon de scenario’s wellicht nog verder dienen te worden ‘opgehard’, spreken de effecten ervan op de verkeersproblematiek zonder meer tot de verbeelding. Het faciliteren van (tel)ewerken voor een extra miljoen werknemers, levert een reductie van 5% op ten opzichte van het huidige woon-werkverkeer. Het faciliteren van werktijdverschuiving voor 500.000 werknemers, spitsvermijding door aangepaste werktijden, levert voorts een additionele reductie op van 2,5% en een ontlasting van het spitsverkeer met ruim 10%. Het stimuleren van televergaderen tenslotte, waarbij 1 op de 5 vergaderingen respektievelijk zakelijke afspraken telefonisch plaatsvindt, leidt tot een reductie van circa 3% van de totale verkeersintensiteit. Het netto effect van deze drie scenario’s tezamen wijst op een structurele reductie van de verkeersintensiteit van ruim 5%, waarmee het nivo van voor 1999 kan worden bereikt. Gezien de maatschappelijke kosten gemoeid met de fileproblematiek is onzes inziens derhalve evident dat de inspanningen ten aanzien van het stimuleren van
24
(tel)ewerken een forse impuls verdienen. Aanbevolen wordt derhalve om de voordelen van (tel)ewerken nadrukkelijk zwaarder mee te wegen in de mogelijke oplossingsrichtingen voor de file-problematiek, en organisaties actief te ondersteunen bij het verkennen van de mogelijkheden dit binnen hun bedrijfsvoering mogelijk te maken. Daartoe zou zeker verder kunnen worden geïnvesteerd in de verfijning van het in deze update ontwikkelde ECB-tool waarmee organisaties zich een snel beeld kunnen vormen van de relevante rond de telewerkbaarheid van functies en bedrijfsproceen, en de mogelijke kosten en opbrengsten van e-werken.
25
BIJLAGE 1: Literatuur overzicht • • • • • • • • • • • • • • • • • •
De digitale Economie (2004) Centraal Bureau voor de statistiek
Filemonitor (2003)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directoraat Generaal Rijkswaterstaat, AVV
Filemonitor (2004)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directoraat Generaal Rijkswaterstaat, AVV
Fileverkenning (2004)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directoraat Generaal Rijkswaterstaat, AVV
Mobiliteit in cijfers (2004)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directoraat Generaal Rijkswaterstaat, AVV
Mobiliteit in cijfers auto’s (2004)
Bovag Rai
Resultaten ICT Barometer (2004)
Ernst & Young
Statistisch jaarboek (2004)
CBS
Sustainable Telework – Assessing and Optimising the Ecological and Social Benefits of Telework (2001)
SUSTEL
Teleconferencing: de voorzitter aan het woord (2004)
SNT Conferencing Services BV
Telewerken: De stand van zaken (2003)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Telewerken: de stand van zaken" revisited (2004)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Telework in Belgium (2005)
Prof. dr. Michel Walrave,
Telework in the Netherlands (2005)
Dr. albert Benschop
Teleworking @ home or close to home (2005)
prof. dr. michel Walrave & Dra. Marijke de Bie.
Teleworking: The Quiet Revoluion (2005 update)
Gartner
TNO Inro rapport (2004)
M.J. Martens en M. Snelder
WATT SURVEY REPORT (PUBLIC VERSION) (2004)
H.N. Lim, Delft University of Technology
Websites: • • • • • •
• • • •
www.anwb.nl www.cbs.nl www.ecatt.nl www.evo.nl www.sibis-eu.org www.sustel.org
•
26
www.telewerkforum.nl http://venv.databank.nl/ www.verkeerenwaterstaat.nl Www.vna-lease.nl www.vnoncw.nl
BIJLAGE 2: Respondenten Bedrijf
Naam
Functie
Bestuursdienst Amsterdam
Mevrouw Metselaar
Senior beleidsmedewerker College van B&W
Brink Management & Advies BV
De heer Tutein Nolthenius
Senior adviseur huisvestingsadvisering
Citrix Systems Nederland BV
De heer van der Hoeven
Area vice president Benelux.
Consolit
De heer van der Hammen
Account manager
E-Way Out
Mevrouw Geerts
Directeur
Gemeente Almere
De heer De Vries
Beleidsmedewerker
Getronics
De Heer van EE
Onderdirecteur
Interpolis
Mevrouw De Kok
Hoofd HRM
Jan Accountants
De heer Grob
Accountant
KPN Conferencing
De heer Wijbrands
Productmanager
KvK Utrecht
De heer Bijker
Controller
LogicaCMG
De heer Van der Stap
CIO en Director MIS
Mbuyu
De heer Joosten
Directeur en oprichter
Mise En Place
De Heer Dabhoiwala
ICT Manager, Mise en Place
Money Penny BV
Mevrouw Sturman
directeur
OOiP
De heer De Jong
Directie (CTO)
Organisatieadviesbureau De Beuk
Mevrouw Tom
organisatieadviseur en directeur
Overmars Organisatie Adviseurs
De heer Geerding
Adviseur
Twynstra Work innovation
De heer van Walstijn
Directeur
Winedirect
De heer Levie
Directeur
27
BIJLAGE 3: Vragenlijst interviews (deel1) A De organisatie 1.
Wat is uw relatie met telewerken?
2.
In welke branche is uw organisatie actief?
3.
Hoeveel werknemers werken er voor uw bedrijf?
4.
Hoeveel telewerkers zijn er momenteel?
5.
Wanneer is uw organisatie begonnen met telewerken?
6.
Hoe lang heeft de totale implementatie van telewerken gekost?
7.
Hoeveel werkplekken zijn er behouden op het centrale kantoor per telewerker?
8.
Zijn de werknemers speciaal voor het telewerken opgeleid?
9.
Hadden de werknemers achteraf gezien voldoende kennis?
10. Wat zijn de belangrijkste voordelen van telewerken voor uw bedrijf? 11. Is het imago van uw bedrijf verbeterd dankzij telewerken? 12. Hoe zou u het telewerken willen omschrijven als onderdeel van uw organisatie (mate van integratie)?
B Telewerkerfuncties 1.
Tot welke functiegroepen behoren de telewerkers?
Onderscheid +/- 5 functiegroepen` 1 …………………………………… 2 …………………………………… 3 …………………………………… 4 …………………………………… 5 ……………………………………
2.
Hoeveel werknemers zouden er in aanmerking kunnen komen voor telewerken? (Onderscheid functiegroepen?)
3.
Welke functiegroepen zouden niet kunnen telewerken?
4.
Hoeveel dagen doet een telewerker aan telewerken en waarvan is dit afhankelijk? (Onderscheid functiegroepen?)
5.
Wat kan een telewerker allemaal doen op afstand?
28
C Arbeidsproductiviteit 1.
Wordt de productiviteit gemeten? Hoe?
2.
Hoe hoog is de toename of afname van de productiviteit op telewerkdagen?
¾
Wat zijn de belangrijkste oorzaken van deze productiviteitsverhoging? (Onderscheid functiegroepen?)
3.
Is er ook sprake van toename of afname van de productiviteit van telewerkers op kantoordagen? (Onderscheid functiegroepen?)
D Absentie 1.
Hoeveel dagen per jaar is een telewerker gemiddeld meer of minder afwezig dan niet telewerkers (door bijv. ziekte, staking, slechtweer)? (Onderscheid functiegroepen?)
2.
Hoeveel bespaart dit volgens u per telewerker?
E Organisatie en Management 1.
Heeft de invoering van telewerken hoge of te hoge eisen gesteld aan het management?
2.
Heeft de organisatie veel problemen ondervonden met het managen op afstand?
3.
Hebt u bij de invoering van telewerken veel weerstand ondervonden bij het management?
4.
Zijn er veel beveiligingsproblemen ontstaan door de invoering van telewerken?
5.
Is er gebleken dat medewerkers niet zelfstandig genoeg konden werken?
6.
Is er gebleken dat telewerkers minder betrokken zijn bij de organisatie dan niet telewerkers?
7.
Heeft het telewerken nadelige gevolgen gehad op de mate van kennisdeling binnen uw organisatie?
8.
Heeft het telewerken nog andere knelpunten opgeleverd?
F Flexibiliteit 1.
Heeft het telewerken ervoor gezorgd dat de organisatie flexibeler werd en dat taken makkelijker verdeeld kunnen worden?
2.
Zijn Telewerkers minder bereid om naar kantoor te komen als dat nodig is?
29
G Controle en vertrouwen 1.
Is controleverlies een reden om mensen niet te laten telewerken?
2.
Op welke wijze kunt u monitoren of uw telewerkers daadwerkelijk werken?
3.
Hebt u het gevoel minder controle te hebben op telewerkers?
4.
Wat zou u willen monitoren dat nu nog niet mogelijk is bij telewerkers?
5.
Hebt u er vertrouwen in dat een werknemer voldoende werkt op telewerkdagen?
6.
Is de cultuur binnen het bedrijf erg veranderd door de implementatie van het telewerken?
7.
Is het minder belangrijk geworden om fysiek aanwezig te zijn op kantoor?
H Management tools 1.
Welke instrumenten (Online management tools) heeft u om de output te controleren, telewerkers aan te sturen en het telewerken af te stemmen op hetgeen binnen het bedrijf gebeurt?
2.
Hoe beoordeelt u de ontwikkeling van nieuwe technologieën op dit gebied. Verbeteren deze het telewerken?
I Televergaderen 1.
Maakt u ook gebruik van televergaderen (audio en/of video)?
2.
Vindt u het gebruikmaken van televergaderen een belangrijk deel van het telewerken?
3.
Met welke technologieën vindt het televergaderen plaats?
J SCRENARIO 1: Minder zakenreizen Stel dat een groot deel van de zakelijke reizen voor klantbezoeken en vergaderingen zouden komen te vervallen door de inzet van televergaderen. 1.
Welk percentage van de klantbezoeken zou kunnen komen te vervallen?
2.
Hoeveel reiskosten zou dit besparen (per aanwezige)?
3.
Hoeveel productiviteit zou dit opleveren (in uren per aanwezigen)?
4.
Hoeveel zou dit besparen aan huur vergaderruimten?
30
K SCRENARIO 2: Minder kantooruren, Meer extra service. Stel dat uw bedrijf dankzij het telewerken van 06.00 tot 22.00 uur bereikbaar zou kunnen zijn voor klanten, maar dat het kantoor niet langer open hoeft te zijn, wat zou dit betekenen voor uw bedrijf? 1.
Zou u met deze extra service extra klanten kunnen trekken?
2.
Zou u meer omzet kunnen genereren bij bestaande klanten?
3.
Zou u werknemers kunnen vinden die vanaf 06.00 uur of tot 22.00 uur zouden willen telewerken?
4.
Hoeveel kosten zou u kunnen besparen als uw kantoor niet langer open hoefde te zijn voor extra service of overwerken? Per uur?
(deel2) A Bedrijfsruimte 1.
Hoeveel bedrijfsruimte (m2) neemt de gemiddelde werkplek in beslag?
2.
Hoeveel kost de gemiddelde bedrijfsruimte (inclusief operationele kosten) per vierkante meter?
3.
Hoeveel parkeerplaatsen heeft u gemiddeld per werkplek?
B Investeringen 1.
Hoe hoog was de éénmalige investering voor de aanleg van de nieuwe IT-infrastructuur, software en communicatieapparatuur van de nieuwe telewerkplekken (per werkplek)?
¾
Waar lagen de meeste kosten?
¾
Hoeveel werknemers maakten gebruik van hun eigen materiaal?
¾
Hoe hebt u de kosten zo laag mogelijk weten te houden?
2.
Hoe hoog was de éénmalige investering voor het meubilair van de nieuwe telewerkplekken (per werkplek)?
¾
Waar lagen de meeste kosten?
¾
Hoeveel werknemers maken er gebruik van hun eigen meubilair?
¾
Hoe hebt u de kosten zo laag mogelijk weten te houden?
3.
Hoe hoog waren de kosten voor het inrichten van flexplekken (per werkplek)?
¾
Waar bestaan deze kosten uit?
31
C Operationele kosten 1.
Welke vergoedingen ontvangt een telewerker?
¾
Hoeveel wordt er aan maandelijkse vergoedingen betaald per telewerkers?
2.
Hoe hoog zijn de maandelijkse kosten voor de verbinding van de telewerkplekken met het centrale kantoor per telewerker?
¾
Waar bestaan deze kosten uit?
3.
Hoe houdt u het telewerken zo rendabel mogelijk?
4.
Kent u de mogelijkheden van goedkope services zoals Skype?
¾
Voorziet u dat deze technologieën het telewerken in de nabije toekomst zullen gaan bevorderen en dat meer mensen hierdoor meer gaan telewerken?
5.
Hoeveel extra telecommunicatiekosten heeft u gemiddeld per maand per telewerkplek?
D Besparingen 1.
Hoeveel kon er éénmalig worden bespaard aan nieuwe IT-infrastructuur, software en communicatieapparatuur en andere benodigdheden per vervallen centrale werkplek? Waar bestonden deze besparingen uit?
2.
Hoeveel kon er éénmalig worden bespaard aan kantoormeubilair per vervallen centrale werkplek? Waar bestonden deze besparingen uit?
E Nieuwe werknemers 1.
Wat zijn de gemiddelde eenmalige kosten voor het rekruteren van één nieuwe werknemer, voor het invullen van een ongewild vrijgekomen werkplek? (Onderscheid functiegroepen?)
2.
Wat zijn de gemiddelde kosten van de opleiding van één nieuwe werknemer? (Onderscheid functiegroepen?)
F Verlaters behouden 1.
Hoeveel werknemers heeft u kunnen behouden door de komst van telewerken die anders zouden zijn vertrokken?
2.
Hoe heeft telewerken ervoor kunnen zorgen dat deze werknemers niet zijn vertrokken?
3.
Is het makkelijker werknemers aan te trekken omdat u telewerken mogelijk maakt?
32
G Besparingen reiskosten Woon-werkverkeer 1.
Hoeveel verwacht u dat uw organisatie door
Reiskosten (ook reistijd x uurtarief
telewerken heeft bespaard op de reiskosten voor
personeel)
woon-werkverkeer? AUTO 2.
OV
Hoeveel telewerkers ontvangt een
Aantal telewerkers
reiskostenvergoeding? 3.
Hoeveel kilometer legt een gemiddelde
Woon-werkafstand in km (retour)
medewerker af per dag (woon-werk)? 4.
Wat is de gemiddelde vergoeding of kosten per
kosten/vergoeding per kilometer
KM (woon-werk)?
H Besparingen reiskosten Zakelijk verkeer 1.
Hoeveel verwacht u dat u door telewerken hebt
Reiskosten (ook reistijd x uurtarief
bespaard op de reiskosten voor zakelijk verkeer?
personeel) AUTO
OV
2.
Hoeveel telewerkers reizen zakelijk
Aantal telewerkers
3.
Hoeveel kilometer legt een gemiddelde
in km (retour)
zakenreiziger af per dag? 4.
Wat is de gemiddelde vergoeding of kosten per
kosten/vergoeding per kilometer
KM (zakelijke reizen)?
33
BIJLAGE 4: Neveneffecten Telewerkscenario’s Voor deze calculaties is uitgegaan van een tweetal veel voorkomende auto’s als basismodellen (zie tabel 1). SPECIFICATIES 2 BASISMODELLEN Motor Opel Astra 1.6 5-d Essentia Ford Mondeo 2.0 TDCI Wagon Abiante
Benzine diesel
1
2
verbruik 6.5/100 6/100
3
Kosten per KM €0,433 €0,374
CO2 uitstoot per KM 159 g/km 156 g/km
Tabel 1
Voor de gemiddelde reistijd per kilometer wordt uitgegaan van 1,3 minuten3. De verhouding tussen benzine- en dieselauto’s is 85% versus 15%4 (LPG is niet meegenomen). Door het verbruik te vermenigvuldigen met het aantal kilometers dat in de verschillende scenario’s wordt verminderd, kan hieronder in tabel 2 een indicatie worden gegeven van de besparingen in termen van brandstof, CO2, tijd en kosten. BESPARING OP JAARBASIS Motor
KM
Scenario 1
Benzine Diesel Totaal
1.352,1 236,9
Scenario 2
Benzine Diesel Totaal
676,5 118,5
Scenario 3
Benzine Diesel Totaal
2.297,5 402,5
Brandstof (liter) 87,9 14,2 1.589,0
CO2 (g/km) 210.927,3 37.667,4
102,1 44,0 7,1
795,0
Autokosten (euro) € 38,05 € 5,32
248.594,7 105.530,0 18.845,6
51,1 149,3 24,2
Tijd (uren) 29,3 5,1 34,4 14,7 2,6
124.375,6 358.403,8 64.003,8
43,4 € 19,04 € 2,66
17,2 49,8 8,7
21,7 € 64,66 € 9,03
2700,0
173,5
422.407,6
58,5
73,7
5084,0
326,7
795.377,9
110,2
138,8
Totaal
Tabel 2
-
1 2
Aantallen x 1.000.000
Een besparing van 795 miljoen KG CO2 is 4% vermindering op de totale uitstoot van 19.500 miljoen KG1 die jaarlijks wordt uitgestoten door personenauto’s.
Bron: www.autoweek.nl: Auto Trader autogids, 2005.
Bron: www.anwb.nl: Totaaloverzicht autokosten, Uitgaande van 4 jaar gebruik, 15.000 km per jaar. Kosten: prijspeil november 2005: benzine €1,25 per liter, diesel 0,93 per liter. 3 Bron: CBS: Mobiliteit Nederlandse bevolking per regio naar motief en vervoerwijze (2003) 4
Bron: CBS: Park personenauto's op 1-1-2003
34
-
-
1
Een besparing van 65.1 miljoen euro op autokosten voor privé-gebruik in woon-werkverkeer, waarvan vaak maar € 0,18 van de ongeveer € 0,40 kosten per KM zou worden vergoed. Voor zakelijke kilometers geldt een besparing van 73.7 miljoen euro op autokosten. Een besparing van 110,2 miljoen uur. Waarvan 51.6 miljoen uur privé-tijd voor woon-werkverkeer en 58,5 miljoen uur zakelijke tijd. Bij € 50 kosten per uur van een werknemer is dat een besparing van 2.925 miljoen euro.
Bron: Bovag kerncijfers mobiliteit in cijfers 2005 p.23 - 24 (RIVM)
35
BIJLAGE 5: ECB-tool Invoersheet ECB-tool
36
37
Uitvoersheet ECB-tool
38
Grafiek Operationele kosten/opbrengsten. E-werken: Operationele kosten/opbrengsten
€ 120.000 € 110.000 € 100.000
Reiskosten & Parkeerplaatsen Verzuim Productiviteit Kantoorruimte Kantoormeubilair (afschrijvingen) IT Infrastructuur (afschrijvingen) IT care/ support Telecommunicatie Vergoedingen Kantoormeubilair (afschrijvingen) IT Infrastructuur (afschrijving)
€ 90.000 € 80.000 € 70.000 € 60.000 € 50.000 € 40.000 € 30.000
N.B.: Eenmalige kosten en opbrengsten voor de ITinfrastructuur en meubilair zijn omgezet in operationele kosten en opbrengsten door gebruik te maken van afschrijvingen.
€ 20.000 € 10.000 €0 Kosten
Besparingen
39
