Univerzita Hradec Králové Fakulta informatiky a managementu
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2015
Simona Rudavská
Univerzita Hradec Králové Fakulta informatiky a managenetu Katedra ekonomie
Účetnictví v informačním systému podniku
Bakalářská práce
Autor:
Simona Rudavská
Studijní obor:
Finanční management
Vedoucí práce:
Ing. Libuše Svobodová Ph.D.
Hradec Králové
srpen 2015
Prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci zpracovala samostatně a s použitím uvedené literatury.
V Hradci Králové dne 15. srpna 2015
Simona Rudavská
Poděkování Ráda bych poděkovala vedoucí mé práce Ing. Libuši Svobodové Ph.D. za vedení a celkovou pomoc při zpracování mé bakalářské práce. Dále děkuji vedoucím pracovníků společnosti Trafo CZ, a.s. za poskytnuté informace, zejména pak řediteli společnosti Ing. Janu Středovi. A v poslední řadě všem mým blízkým za všestrannou podporu, trpělivost a pochopení.
Anotace Název: Účetnictví v informačním systému podniku Cílem bakalářské práce je analyzovat použití jednotlivých modulů ve vztahu k účetnictví v podnikatelském subjektu. Práce se také zaměřuje na správné nastavení procesů s co nejefektivnějším využitím nástrojů přizpůsobení a funkcí informačního systému v podniku pro co nejjednodušší a nejrychlejší práci s ním s vizí do budoucna a pro získávání maximálního množství informací. Teoretická část práce je věnována vysvětlení jednotlivých pojmů, pohledu do historie účetnictví a informačních systémů. Dále jsou zkoumány současné možnosti informačních technologií při řešení účetnictví a jeho integrace do firemního ERP systému. Práce rovněž popisuje právní požadavky kladené na účetní systémy a ochranu dat. Ve výzkumné části práce je řešena praktická situace změny podnikového informačního systému ve výrobním podniku. Provedena je analýza procesu od rozhodnutí pro změnu informačního systému, přes výběr systému, dodavatele ERP systémů, po jeho aplikaci v konkrétním výrobním podniku. Přínosem práce je komplexní posouzení kladů a záporů, které nový informační systém ve zkoumané společnosti přináší. Annotation Title: Accounting information system of the company The aim of this Bachelor thesis is to analyze the use of each moduls in relation to accounting of the company. The thesis is also focused on correct settings of processes with the most effective use of the customization tools and functions of the information system in order to set the easiest and fastest work with it with a vison to the future and to get the maximum possible informations. The theoretical part is dedicated to an explanation of terms, history of accounting and information systems. Further the current capabilities of information technologies in exercising of accounting are examined and their integration into the company's ERP system. The document also describes the legal requirements for accounting systems and data security. In the research part the thesis deals with the real situation of the change of the corporate information system in a manufacturing company. It analyzes the process from the initial decision to change the information system, through choosing the system, choosing ERP system supplier, up to the change of the information system itself. The main goal of the thesis is an overall evaluation of the positives and negatives the new information system is bringing to the company under examination.
Obsah 1
ÚVOD............................................................................................................................ 1
2
HISTORIE ÚČETNICTVÍ A VÝVOJ INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ ...................... 3
3
2.1
Dějiny účetnictví ..................................................................................................... 3
2.2
Vývoj informačních systémů .................................................................................. 6
ÚLOHA ÚČETNICTVÍ V INFORMAČNÍM SYSTÉMU PODNIKU ........................ 8 3.1
3.1.1
Účetnictví ..................................................................................................... 8
3.1.2
Funkce účetnictví ......................................................................................... 8
3.1.3
Uživatelé účetnictví ..................................................................................... 9
3.1.4
Účetní zásady ............................................................................................. 10
3.2
Podnikové informační systémy ............................................................................. 11
3.2.1
Informační technologie .............................................................................. 11
3.2.2
ERP ............................................................................................................ 11
3.2.3
Moduly ERP .............................................................................................. 12
3.3 4
Základní pojmy ....................................................................................................... 8
Účetní systémy v podniku..................................................................................... 12
INTEGRACE ÚČETNICTVÍ DO FIREMNÍHO ERP SYSTÉMU............................ 14 4.1
Začleňování ERP systémů v zahraničí .................................................................. 14
4.2
Integrace účetního softwaru do podnikového informačního systému .................. 17
4.3
Implementace ERP v podniku .............................................................................. 18
4.4
Outsourcing IT služby v podniku ......................................................................... 21
4.5
Legislativa spojená s účetním softwarem ............................................................. 22
4.6
Ochrana dat ........................................................................................................... 23
5 APLIKACE INFORMAČNÍHO SYSTÉMU VE VÝROBNÍM PODNIKU A JEHO ANALÝZA .......................................................................................................................... 25 5.1
Základní údaje společnosti.................................................................................... 25
5.2
Popis společnosti................................................................................................... 26
5.3
Fáze 1 – Rozhodnutí pro změnu nového ERP ...................................................... 26
5.4
Fáze 2 – Výběr vhodného balíčku ERP systému a dodavatele ............................. 28
5.4.1
Rámcová nabídka na dodávku a implementaci IS ..................................... 28
5.4.2
Audit počítačové sítě pro nasazení IS ........................................................ 29
5.4.3
Úvodní studie aplikace IS, návrh řešení .................................................... 29
5.5
Fáze 3 – Implementace ERP ................................................................................. 30
5.5.1
Instalace HW a SW serveru, IS Helios Orange ........................................ 32
5.5.2
Školení, příprava podkladů pro ostré nastavení ......................................... 33
5.5.3
Nastavení ostré verze I. – základní nastavení systému .............................. 34
5.5.4
Nastavení ostré verze II. – nastavení jednotlivých modulů ....................... 37
5.5.5
Popis nastavení a funkčnosti jednotlivých modulů .................................... 38
5.6
Fáze 4 – Zkušební provoz ..................................................................................... 54
5.6.1
Test uživatelů, zahájení zkušebního provozu ............................................ 54
5.6.2
Importy dat, tvorba formulářů.................................................................... 55
5.7
Fáze 5 – Živý běh systému ................................................................................... 55
5.7.1
Rutinní provoz, kontrola rutinního provozu .............................................. 55
5.7.2
MIS, Výkazy, další požadavky .................................................................. 56
5.7.3
Zhodnocení z pohledu celé společnosti ..................................................... 59
5.7.4
Zhodnocení z pohledu uživatelů ................................................................ 59
5.7.5
Zhodnocení z pohledu konzultanta ............................................................ 60
6
SHRNUTÍ .................................................................................................................... 62
7
ZÁVĚR ........................................................................................................................ 63
POUŽITÁ LITERATURA .................................................................................................. 66 INTERNETOVÉ ZDROJE ................................................................................................. 67 SEZNAM TABULEK ......................................................................................................... 69 SEZNAM OBRÁZKŮ ........................................................................................................ 69 SEZNAM PŘÍLOH ............................................................................................................. 70
1
ÚVOD
Základem pro efektivní řízení podniku je zařazení takových metod a strategií, které vedou ke zjednodušení procesů, a tím k dosažení konkurenční výhody. Informační technologie jsou nedílnou součástí podnikání již řadu let. Podnikateli se nabízí široká škála různých produktů, které poskytují zcela základní funkce, případně nadstandardní funkce, které jsou často přizpůsobeny i pro jednotlivá odvětví a mnohdy umožňují další individuální přizpůsobení konkrétním potřebám podniku. Nevyhovující software v podniku může zapříčinit sníženou flexibilitu a neúčinný marketing subjektu. Je možné se domnívat, že nepřítomnost
optimálního
softwaru
v
podniku
tak
může
vést
ke
snížení
konkurenceschopnosti. V oblasti podnikových informačních systémů (dále jako ERP) je možné se setkat s řadou vysoce sofistikovaných produktů, které poskytují, prostřednictvím koordinace jednotlivých aktivit, přínos ke tvorbě zisku podniku. Modul pro účetnictví tvoří velmi specifickou oblast systémů určených pro podnikání. Ačkoliv se jedná o oblast podřízenou legislativně, a tím pádem vyžadující určitý jednotný přístup, liší se i dle potřeby jednotlivých podnikatelů. Na trhu je možné nalézt systémy značně odlišné nejen po vizuální stránce, ale i úrovní složitosti, přítomnými funkcemi a nástroji. Samotný výběr software je vysoce individuální záležitostí, požadavky jednotlivých subjektů se totiž významně liší. Rozhodovatel v podniku provádí výběr takového softwaru, který poskytuje optimální kombinaci požadovaných nástrojů, ceny, možnosti přístupu daného počtu uživatelů, ale i pomocí dalších požadovaných vlastností, jako jsou možnosti sdílení a předávání dat podnikového informačního systému. Samostatnou problematikou nasazení nového informačního systému do podniku je jeho implementace. Tuto často provází řada komplikací, kterým je možné předejít důsledným plánováním tohoto procesu nebo využitím služeb kvalifikovaných systémových integrátorů. Teoretická část práce se zabývá vysvětlením jednotlivých pojmů z oblasti podnikových informačních systémů, se zvláštním zaměřením na oblast účetnictví. Je představen historický vývoj účetnictví z hlediska jeho zpracování, a rovněž historický vývoj informačních systémů zaměřený specificky na oblast podniků. Je posuzován význam pro samotné uživatele, instituce a stát. Dále jsou představeny přístupy k realizaci účetnictví v současnosti a také možnosti integrace modulu pro účetnictví do firemních podnikových 1
informačních systémů. Teoretická část práce se opírá o rešerši aktuálních zdrojů na základě analýzy aktuálních dat zabývajících se problematikou změn a implementace informačních systémů v podniku. Jsou tu rovněž představeny legislativní požadavky spojené s účetními informační systémy a ochranou dat. Práce se v další řadě zaměřuje na správné nastavení procesů s co nejefektivnějším využitím nástrojů přizpůsobení a funkcí informačního systému ve firmě pro co nejjednodušší a nejrychlejší práci s ním s vizí do budoucna. V praktické části práce jsou využity zkušenosti nabyté v praxi a zaměřuje se na aplikaci informačního systému ve výrobním podniku. Pro tento účel byla zvolena společnost Trafo CZ, a.s. (původní název VČE – transformátory, a.s.), kde jsem se před několika lety coby konzultantka ERP systému podílela na jeho zavádění a zaškolování zaměstnanců vybraného ERP systému Helios Orange od společnosti Asseco Solutions, a.s. (dřívější název LCS International, a.s.). V současné době jsem zaměstnána ve společnosti Trafo CZ, a.s. a jsem aktivním uživatelem ERP sytému Helios Orange. Tato skutečnost byla hlavním rozhodujícím důvodem při výběru vhodné společnosti a tématu pro tuto bakalářskou práci. V návaznosti na zmíněné skutečnosti se v práci kompletně představí proces zavádění podnikového informačního systému do výrobního podniku od momentu rozhodnutí pro změnu informačního systému až po samotnou implementaci do praktického použití. Změna informačního systému podniku představuje nákladný a komplikovaný proces. Pakliže se firma rozhodne tento proces absolvovat, je na místě důsledné plánování a rovněž řádné a kompetentní provedení této změny. I přesto, že v současné době je téma implementace nových podnikových informačních systémů značně diskutováno, je možné se setkat s řadou situací, kdy podniky rozhodují o zavedení nových informačních systémů zcela živelně, bez přípravy a důsledného plánování, čímž ohrožují budoucnost podniku. Tato práce představuje analýzu aplikace zmíněných procesů na konkrétním výrobním podniku. Je zde sestaven strategický plán pro implementaci vybraného podnikového informačního systému, popis implementace informačního systému, jeho prvotního nastavení, funkčnosti jednotlivých modulů a práce s nimi, nástrojů přizpůsobení včetně popisu dalších funkcí, které jsou pro firmu přínosem k získávání informací. Benefitem práce je využití dvou různých úhlů pohledu na problematiku, tedy pohled a postavení koncového uživatele, v konfrontaci s dodavatelem ERP systému. Je tak možné analyzovat přínosy i úskalí, která jsou s procesem spojena na obou těchto stranách. 2
2 HISTORIE ÚČETNICTVÍ A VÝVOJ INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Tato kapitola popisuje historický vývoj účetnictví od středověku až po současnost a nahlíží do začátků informačních systémů a jeho rozvoje v časové posloupnosti.
2.1 Dějiny účetnictví Objevené doklady o existenci účetnictví je možné datovat do starověku, kdy se realizovalo vybírání daní a další přerozdělování (Baloušek, 2007). Za předchůdce účetnictví je možné považovat rovněž zářezy do stromů, kostí, či holí, v době prvobytně pospolné společnosti (Březinová, 2014, s. 21). Je možné sledovat, jak v průběhu historie vzniká dnešní podoba peněžních účtů z původní fyzické výměny předmětů. Jedná se o období, kdy byla hodnota přepočítávána například na množství mědi, stříbra, nebo zlata, jak tomu bylo ve starověkém Egyptě. V záznamech se objevují prosté počty ovcí, či množství obilí tak, aby bylo možné, konkrétně vyčíslit vztah mezi obchodními stranami. Důkazem účetnictví v Aténách, datovaného mezi lety 418 před Kristem až 415 po Kristu, je kámen prezentovaný na obrázku 1. Jedná se o záznam výdajů, který je umístěn v Britském muzeu (Brown, 2004, s. 27).
Obrázek 1 Záznam výdajů v athénském státě (Brown, 2004, s. 27) V historii se objevují dva základní rozměry směny. První z těchto směn jsou technologické, tedy v podobě postupů a zpracování. Jedná se o situaci, kdy jsou položky 3
pojmenovány a počítány. Ve třináctém století si můžeme všimnout zařazování položek v podobě podvojného účetnictví. V osmnáctém století je již přítomen průmyslový kapitál. V polovině devatenáctého století je využívána statistika a pravděpodobnost. Ve dvacátém století je přistupováno k definování nehmotného majetku, vznikají standardy a jsou zařazovány environmentální a sociální externality. Druhým rozměrem směny je interpersonální pohled, tedy důraz na znalost vztahů. Účetnictví se tedy váže na to, zda jsou vztahy soukromé, individuální či kolektivní. Některé klíčové historické prvky jsou objeveny i o auditu. Účetnictví a audit hrály roli od nejstarších městských států a to vzhledem k daním a přerozdělování. Novodobé účetnictví je pak přisuzováno mnichu jménem Luca Paciolo. Ten publikoval rozpravu o účtech, kde prakticky popsal základy podvojného účetnictví (Březinová, 2014, s. 21). Obrázek 2 zobrazuje traktát mnicha Luca Paciolo, který představuje první pojednání o podvojném účetnictví a lze jej datovat do roku 1494, kdy byl vydán v Benátkách. Další vydání pak bylo realizováno v roce 1523 v Toskáně (Březinová, 2014, s. 21).
Obrázek 2 Traktát mnicha Luca Pacioli (Březinová, 2014, s. 21) Profesionalizace účetnictví a auditu pochází až z devatenáctého století, je však možné identifikovat i vysoce postavené egyptské osoby a čínské státní úředníky ve veřejném sektoru, kteří se pravděpodobně obdobnými činnostmi zabývali. Ve starověkém Řecku a Římě byly tyto činnosti prováděny otroky. V pozdějším devatenáctém století se objevují role zprostředkovatelů informací, tedy analytiků, které se rychle rozrůstají s nárůstem kapitálových trhů. Transakční záznamy v podobě jakéhosi předchůdce účetnictví je možné 4
nalézt i v písemných materiálech, například v podobě záznamů pekáren, již v klasickém Řecku a Římě. V Evropě během doby temna nejsou nalezeny písemné záznamy, až do doby objevení z arabských zdrojů (Macve, 2015). V českých zemích se účetnictví vyvíjelo zároveň se středoevropskými trendy. Jsou dochovány například záznamy a celé knihy z různých zdrojů. Na obrázku 3 je vidět kniha kostelních účtů z poloviny devatenáctého století (Paleografie, 2011).
Obrázek 3 Kniha kostelních účtů (Paleografie, 2011) V roce 1908 pak byla místní ekonomika jednou z nejvyspělejších v Rakousku – Uhersku a to vedlo i k dalšímu rozvoji účetnictví. V období druhé světové války byl zřízen Říšský výbor pro zjištění pracovních časů. V rámci této organizace byly rozlišovány výrobní a další náklady, přičemž bylo usilováno o jejich minimalizaci. Po roce 1940 systém převzal zkušenosti z předválečného období, ovšem po roce 1953 význam účetnictví upadal. Jedná se o období, kdy bylo přistoupeno k prosté evidenci. Po roce 1980 lze pozorovat nástup významu účetnictví a po roce 1993 se setkáváme s účetnictvím v takové podobě, jak je známe dnes (Baloušek, 2007, s. 1). V roce 1958 bylo založeno EHS, tedy Evropské hospodářské společenství, mezinárodní organizace určená k ekonomické integraci, stojící na počátku dnešní Evropské unie. Jedná se o období, kdy vznikal Kodex účetní legislativy. Vznikla Čtvrtá směrnice (78/660/EHS), která upravuje podobu vyhotovení ročních účetních závěrek některých společností. Další směrnice v této věci pak byla vydána až po 35 letech, tedy v roce 2013 (Březinová, 2014, s. 22). Z celosvětového pohledu je možné za významný historický milník v dějinách účetnictví považovat krach na burze v New Yorku v roce 1929 a dále pak krok US GAAP, který v 5
roce 1970 založil Výbor pro finanční účetnictví. Založení Výboru pro mezinárodní účetní standardy je možné datovat do roku 1973. Od roku 2005 pak společnosti, které byly kotované na veřejném kapitálovém trhu Evropské unie, musely vykazovat účetní výstupy dle standartu IAS/IFRS (Březinová, 2014, s. 22).
2.2 Vývoj informačních systémů Je možné pozorovat velmi rychlý vývoj hardwaru a především softwaru, oproti kterému se změny v organizacích a podnicích jeví zdánlivě konstantní. Jsou avšak v těsném vztahu s vývojem informačních technologií (Yates, 2001, s. 1). Za počátky historie využívání počítačů je možné považovat konec čtyřicátých let minulého století, kdy v roce 1947 vznikl první funkční tranzistor. V roce 1951 byl vyroben první počítač s názvem Univac I. Obrázek 4 představuje počítač Univac I.
Obrázek 4 Počítač Univac I. (United States Census Bureau, 2015) Jedná se o dobu, kdy byl tento počítač aplikován pouze vědecky. Počítačové technologie byly v průmyslu a obchodu nasazeny v šedesátých letech dvacátého století, kdy především velké firmy využívaly podpory výpočetních středisek. Kapacita těchto středisek nebyla zpravidla dostatečná a jednotlivá oddělení podniků je tak mohla čerpat pouze omezený čas k využívání služeb počítače. Problematické byly vysoké náklady na výpočetní techniku. Jedná se rovněž o období, kdy začaly vznikat specializované firmy, které nabízely zpracování dat formou služby. U nás je možné hovořit například o Podniku výpočetní techniky. Data byla zpracovávána pomocí externího dávkového zpracování, kdy zákazník předal servisnímu středisku děrný štítek, který po zpracování obdržel ve formě tiskových sestav. 6
V sedmdesátých letech minulého století vznikala potřeba větší rychlosti a dostupnosti služeb informačních systémů a informačních technologií. Již nebylo udržitelné využívání dálkového zpracování dat a podniky tak začaly usilovat o budování vlastních výpočetních středisek. Tento vývoj podpořil i snižování ceny výpočetní techniky. Vznikal aplikační software a zlepšovaly se funkce informační techniky. V osmdesátých letech minulého století zaznamenáváme vznik modelu pod označením software jako služba. Podniky začaly pořizovat ERP systémy a technologie od externích dodavatelů. V Československu v té době působila firma s názvem Kancelářské stroje, která poskytovala systémy strojírenským podnikům. Jedná se o stejné období, kdy v Německu působila firma SAP. V devadesátých letech minulého století je možné zaznamenat vlastní vývoj aplikací ERP. Po roce 2000 se lze setkat s nástupem kompletního outsourcingu provozu informačních systémů. Po roce 2005 je pak možné zaznamenat vznik Cloud Computingu a Center sdílených služeb (Bruckner, 2012, s. 60 - 66). Počítačové účetnictví se objevilo s výskytem prvních počítačů, zejména se jedná o počítače firmy IBM. Ty byly k dispozici pro účetní užití již v roce 1953 (Belfo, 2013). Obrázek 5 představuje počítač IBM 701.
Obrázek 5 Počítač IBM 701 Electronic analytical control unit (IMB, 2015)
7
3 ÚLOHA ÚČETNICTVÍ V INFORMAČNÍM SYSTÉMU PODNIKU Tato kapitola představí základní pojmy z oblasti účetnictví, jeho význam a funkce. Dále budou vysvětleny základní pojmy týkající se podnikových informačních systémů.
3.1 Základní pojmy Kapitola představí základní pojmy z oblasti účetnictví, jeho význam a funkce. 3.1.1 Účetnictví Účetnictví je vědní obor. Pro vysvětlení pojmu, co je to účetnictví, existuje více definic. Je možné ho definovat například takto: Účetnictví je systém zaznamenávání informací o hospodářských jevech podniku, a to v peněžních jednotkách (Navrátil, 2011) Na účetnictví můžeme pohlížet ze dvou úhlů: 1. stav a pohyb majetku a závazků Účetní jednotka by měla mít přehled o stavu majetku, stavu peněžních prostředků, o svých pohledávkách (penězích, které jí dluží odběratelé) a o svých závazcích (penězích, které naopak ona dluží svým dodavatelům, zaměstnancům, státu, bankovním institucím). 2. náklady, výnosy a s tím související zjištění hospodářského výsledku Účetní jednotka by rovněž měla mít přehled o svých celkových spotřebovaných investicích (nákladech) a o svých celkových příjmech utržených ze své činnosti (výnosech). Díky nim účetní jednotka zjistí, jak hospodaří a zda se jí vyplatí podnikatelskou činnost provozovat, či nikoliv, případně za jakých podmínek. 3.1.2 Funkce účetnictví Základním úkolem účetnictví je poskytování spolehlivých informací o ekonomické zdatnosti všem uživatelům. Hlavní funkce účetnictví jsou: 1. Informační Informuje účetní jednotku o tom, zda vydělala nebo prodělala, tedy o hospodaření, finanční situaci a celkovém stavu podniku. Ve větších firmách dále poskytuje informace o 8
hospodaření jednotlivých provozoven, středisek, dílen, nákladových okruhů. Dále o nejlepších odběratelích, největších dlužnících, o výnosnosti jednotlivých zakázek, jednotlivých výrobků či služeb a další. 2. Dispoziční Poskytuje informace účetní jednotce, které jí pomáhají a slouží jako podklad pro další plánování, rozhodování a řízení podniku. 3. Důkazní Slouží jako důkazní prostředek při vedení sporů mezi dlužníkem a věřitelem, či kontrolní správou jednotlivých státních institucí, či se zaměstnanci. 4. Daňová Z účetnictví získává účetní jednotka podklady pro správné stanovení základu daně a tím i daňové povinnosti účetní jednotky. 5. Kontrolní Umožňuje účetní jednotce provádět kontrolu stavu majetku a přispívá tak jeho ochraně. Tato kontrolní funkce se využívá zejména u větších podnikatelských subjektů, které mají oddělené výkonné řízení firmy od vlastnictví, jako např. akciové společnosti. Pro akcionáře jako majitele společnosti se účetnictví stává důležitým prostředkem kontroly a ochrany majetku svěřeného do správy profesionálnímu vedení. (Rubáková, 2015) 3.1.3 Uživatelé účetnictví Uživatele účetnictví je možné rozdělit na interní a externí, přičemž interními uživateli jsou management a orgány společnosti, dále vlastníci společnosti a zaměstnanci. Externími uživateli účetnictví jsou banky, finanční úřady, sociální a zdravotní pojišťovny, věřitelé, zákazníci, investoři, státní správa, burzovní organizace, veřejnost, orgány činné v trestním řízení a externí auditor (Baloušek, 2007, s. 3). Obrázek 6 představuje uživatele účetnictví, které lze rozdělit na externí (vnější) a interní (vnitřní).
9
Obrázek 6 Uživatelé účetnictví (Navrátil, 2012) 3.1.4 Účetní zásady Účetnictví se řídí obecně uznávanými účetními zásadami, které představují: 1. Nezávislost účetních období, která slouží pro účtování transakcí právě do těch období, do kterých časově spadají. 2. Vymezení okamžiku realizace příslušné transakce, kdy je určen den účetního případu. 3. Vymezení účetní jednotky, tak jak je definována dle daňových zákonů. 4. Zákaz kompenzace, který je vymezen odděleným účtováním pohledávek, závazků a výnosů na zvláštních účtech, kdy kompenzovat lze jen ve vymezených případech. 5. Stálost metod, kdy je požadována stabilita pravidel a postupů v jednom účetním období. 6. Historické ceny znamenají ocenění majetku pro účely odpisování v době pořízení, kdy je potlačen vliv cenových změn a inflace. 7. Zásada opatrnosti, kdy je nutno postupovat v souladu s předpokládanou nutností obhajování jednání a postupů při komunikaci s úřady. 8. Bilanční kontinuita, která předpokládá návaznost konečných a počátečních účtů dvou navazujících účetních obdobích.
10
Podnik, který vede podvojné účetnictví, realizuje deník všech účetních případů, dále hlavní knihu, knihy analytické evidence a dále knihy rozvahových účtů (Baloušek, 2007, s. 4 - 5).
3.2 Podnikové informační systémy Následuje představení základních pojmů z oblasti informačních technologií se speciálním zaměřením na informační technologie v podniku. 3.2.1 Informační technologie Informační technologie jsou oblastí technicky určené pro řízení a zahrnují širokou škálu oblastí, jakými jsou počítačový software, informační systémy, počítačový hardware, programovací jazyky, zpracování dat. Informační technologie je možné považovat za nástroj
poskytující
informace,
či
znalosti
v
jakémkoliv
obrazovém
formátu,
prostřednictvím jakékoliv multimediálního mechanismu. Rovněž odborníci v oblasti informačních technologií mohou provádět celou řadu funkcí od instalování aplikací až po navrhování složitých počítačových sítí a informačních databází. Specialisté v oblasti informačních technologií provádí správu dat, síťování, vývoj počítačového hardwaru, databází, softwaru a designu, stejně tak, jako provádí řízení a správu celých systémů. Technologie sahají dál, než pouze ke konvenčnímu osobnímu počítači a síťovým technologiím, integrují totiž další technologie, jako mobilní zařízení, televizory či automobily (Ghasemi, 2011). 3.2.2 ERP ERP představuje zkratku výrazu Enterprise Resource Planning. Jedná se o technologie, které slouží pro integraci managementu byznysu jako celku. ERP systém má zajistit efektivní užití zdrojů, ke zlepšení přínosů podnikání. ERP systémy integrují oddělené funkce v podniku, ať už se jedná o řízení materiálu, produktové plánování, prodej, distribuci, či finanční a jiné funkce. Cílem je spojení funkcí v jedné aplikaci (Leon, 2008, s. 73). ERP systém je možné považovat za hlavní prvek informačního systému podniku, který se projeví v řízení výroby, distribuce i služeb. Provází tak podnikatelský proces od objednávky, přes vyhotovení a dodání, až k fakturaci a zpracování platby klienta. Podstatnou součástí systému je efektivní předávání dat v rámci celé organizace, a zároveň 11
možnost automatizovat a integrovat procesy. Stěžejními funkčními oblastmi systému jsou podniková logistika a podnikové finance (Basl, 2012). 3.2.3 Moduly ERP Každý z ERP balíčků je vybaven řadou modulů. Jejich množství i vlastnosti se u jednotlivých ERP balíčků liší, existují však takové, které jsou nejběžnější. Jedná se o moduly pro finance a účetnictví, dále moduly výroby, obchodu a distribuce, kvality managementu, nákupu a skladů (Leon, 2008, s. 387). Z roku 2013 je známa četnost jednotlivých modulů ERP systémů v produktech dostupných na soudobém trhu. Tabulka 1 představuje procentní vyjádření přítomnosti jednotlivých modulů v ERP systémech dostupných v roce 2013. Tabulka 1 Přítomnost jednotlivých modulů v ERP systémech dostupných v roce 2013 (Kanellou, 2013) Moduly
Procento produktů, ve kterých je model přítomen
Finanční účetnictví
95,9%
Sklad - nákup
88,6%
Evidence majetku
80,3%
Rozpočet
74,1%
Prodej - marketing
72,5%
Vedení účetnictví
65.3%
Mzdy
57,5%
Produkce
53,9%
Logistika
40.9%
Řízení jakosti
19,2%
E-commerce
13,5%
3.3 Účetní systémy v podniku Účetní informační systémy (AIS) představují metodu pro počítačové sledování účetnictví. Zpracovávají, sledují a shromažďují finanční a účetní údaje, které se dále používají pro vnitřní řízení a rozhodování. Je možné pomocí nich zaznamenat nefinanční transakce, které přímo ovlivňují zpracování finančních transakcí. Systém se skládá ze tří hlavních subsystémů. Jedná se o systém ke zpracování transakcí, který zaznamenává a podporuje každodenní obchodní operace, obecné systémy a dále systémy pro finanční výkaznictví a 12
vedení systému reportů. Účelem informačních systémů je automatizace podnikových procesů. Obecný účetní systém a systém pro finanční výkaznictví, bývají často vnímány jako jeden celek. Jejich úkolem je sumarizování transakcí a dále podávání zpráv o stavu finančních prostředků, včetně generování výstupů v podobě finančních výkazů a generování přiznání do externích subjektů. Manažerské informační systémy nabízejí interní řízení s finančními zprávami určenými pro interní účely. Jedná se o rozpočty a analýzy. Poskytuje tak informace potřebné pro rozhodování v oblasti řízení podniku. Účetní informační systém obvykle obklopuje podnikový informační systém, který dále zahrnuje všechny další nezbytné funkce pro podporu organizace (Belfo, 2013). V současné době je možné se setkat se širokou škálou software určeného k provádění počítačového účetnictví. Obrázek 7 demonstruje ukázku možné současné podoby účetního software v rámci ERP systému (Money S4, podoba z roku 2010). Ve firmách se čím dál více využívá bezdrátové připojení a práce s datovými soubory pomocí vzdáleného přístupu k práci z domova, možnosti školení, sdílení dat, nakupování, prodeji atd. V příloze č. 2 Grafy jak zaměstnanci v ČR používají vybrané ICT (ČSÚ, 2014)
Obrázek 7 Money S4 (Sprinx Systems, 2010)
13
4 INTEGRACE ÚČETNICTVÍ DO FIREMNÍHO ERP SYSTÉMU 4.1 Začleňování ERP systémů v zahraničí Cílem této kapitoly je poskytnout ucelený přehled o aktuálním stavu problematiky účetnictví, jakožto součásti podnikového informačního systému v celosvětovém měřítku. K vyhledávání relevantních zdrojů bylo využito databází Web of Knowlege (WoS), IEEE – IET, Scopus, ScienceDirect. Informace byly vyhledávány v on-line katalozích informačních zdrojů. Použity byly dokumenty z období let 2010 – 2015. Prohledány byly záznamy v jazyce anglickém, českém, německém. Nebyl nijak omezen teritoriální původ zdroje. ERP systémy, tedy podnikové informační systémy, jsou organizacemi po celém světě masově přijímány v posledních deseti letech. Byly provedeny četné výzkumy, a to v globálním měřítku, které zjišťovaly přínosy podnikových informačních systémů v oblasti účetnictví. Studie z roku 2013 zkoumá vztah mezi účetními přínosy a spokojeností uživatelů s podnikovým informačním systémem. Je možné sledovat výsledky výzkumu srovnávajícího celkem 175 účetních a 90 odborníků v informačních technologiích ze 193 společností v Řecku (Kanellou, 2013). Z výzkumu vyplývá, že benefitem přijímání ERP systémů je možnost integrace jednotlivých činností podniku se systémem plánování zdrojů podniku. Pomocí sdílení jedné databáze umožňují efektivně reagovat na změny v reálném čase a tak je možné hovořit o tom, že ERP systémy mění způsob, jakým podnik shromažďuje, ukládá, šíří a využívá informace. Tyto procesy rovněž ovlivňují účetní postupy. Je možné doložit pozitivní vztah mezi implementací ERP systému a provozní efektivností podniku. Studie publikované v posledních letech hovoří o zcela jasných přínosech ERP systému pro jednotlivé podniky. Jsou však známé i výzkumy, které definují problémy s nasazením a uplatňováním ERP systémů v praxi. Jedná se o problémy finanční, organizační a technické. Hlavní úskalí zavádění ERP systémů ve společnosti představuje nesoulad podnikatelských potřeb se samotnými vlastnostmi systému. Je možné se setkat s názorem, že ERP systémy mají schopnost měnit organizační klima, strukturu a postupy. Pakliže je zaveden systém ERP, organizační postupy jsou nahrazeny postupy v souladu s Best Practice, které představují již součást systému, a organizace tak může ztratit své výjimečné vlastnosti a 14
potenciální výhodu. Je nutné rovněž akceptovat, že dopad implementace ERP systémů ve společnosti není možné s jistotou předjímat. V současné době jsou zkoumány faktory zaručující úspěch a spokojenost uživatelů ERP systémů, i přes to, že je možné předpokládat, že neexistují faktory univerzálně aplikovatelné. Za nejvýznamnější přínos ERP systémů v oblasti účetnictví je možné považovat zvýšení flexibility při generování informací, zlepšení kvality výstupů a možnost generovat lepší rozhodnutí na základě včasných a spolehlivých účetních informací. Bylo rovněž prokázáno, že začlenění ERP systému vede ke snížení času potřebného k realizaci účetní závěrky. Co se týká ERP systému a spokojenosti uživatelů, je možné tvrdit, že uživatelská spokojenost je jedním z důležitých determinantů úspěchu implementace celého systému. Z výzkumu dále vyplývá, že mezi nejdůležitější přínosy účetnictví, jakožto součásti ERP systému, vyplývá rychlejší sběr dat, produkce jednodušších výsledků, rychlejší zpracování výsledků a jednodušší shromažďování dat. Z hlediska provozu se pak jedná o snížení času na uzavření měsíčních účtů, snížení času na uzavření čtvrtletních účtů, snížení času potřebného k provedení roční účetní závěrky a snížení doby pro její včasné vydání. Organizační účetní výhody spočívají ve větší flexibilitě a lepší integraci účetních aplikací. Z hlediska nákladů je za výhodu považována možnost redukce personálu účtárny. Dotazník spokojenosti s ERP systémem, který byl sestaven odborníky v účetnictví a IT, a byl využit ve studii, je prezentován přílohou číslo 5 této práce (Kanellou, 2013). Za nejvýznamnější benefit účetních systémů všeobecně je možné považovat zlepšení schopnosti zaznamenání finančních transakcí, zkrácení času potřebného účetními k přípravě a předkládání finančních informací, snadné vytváření individuálních reportů pro rozhodování managementu. Mezi schopnosti počítačově vedeného účetnictví patří rovněž zvýšená funkčnost, lepší přesnost, rychlejší zpracování a lepší externí výkaznictví (Ghasemi, 2011). Obrázek číslo 8 představuje požadavky účetnictví v současné době a nástroje, které poskytují moderní informační technologie jako řešení.
15
Obrázek 8 účetnictví a moderní nástroje jejich řešení (Přeloženo z Belfo, 2013) V roce 2011 byl analyzován nově zavedený ERP systém na univerzitě v rámci Ivy League. Změna byla realizována na základě procesu vyjednávání, který vyústil v restrukturalizaci ERP za pomoci integrace některých starších funkcí tak, aby došlo k uspokojení uživatelů systémů a nových funkcí, k zajištění účinnějšího způsobu jak spravovat finance. Jedná se o projekt, ve kterém byl řešen problém systémové architektury, která nebyla schopna dostatečné flexibility pro začlenění požadovaných způsobů provádění a řízení rozpočtu. Jedná se o prostředí vysoce specifické, proto nemůže být nasazen univerzální software, ale je vyžadováno přizpůsobení - individualizace systému. Studie poukazuje na to, že ačkoliv je možné předpokládat zvýšení efektivity procesů díky implementaci systému, nemusí být jeho vlastnosti vždy slučitelné s konkrétní, obzvláště pak vysoce specifickou praxí určitého oboru (Wagner, 2011). V roce 2015 byl prezentován výzkum zabývající se perspektivou vývoje účetních informačních systémů. Studie předpokládá, že nástroji budoucnosti jsou Cloud Computing a mobilní aplikace. Jedná se o nástroje, které mají být v následujících letech důležitými prvky obchodních strategií firem. Tyto technologie jsou stále více přijímány malými a 16
středními podniky, v rámci velkých podniků je možné zaznamenat vznik vlastních velkých datových center privátního Cloudu, nebo hybridního Cloudu, jako podpory procesů. Tento trend je spojen s otázkami pečlivé analýzy dat a zabezpečení aplikací, neboť ukládají citlivá důvěrná data v podobě hlavních knih, mzdových databází a rovněž finančních databází (Brandas, 2015). Do popředí zájmu se nyní dostává zpracování účetnictví v reálném čase. S tímto procesem je spojena řada výhod, oproti běžnému způsobu zhotovování účetnictví. Přechod k účetnictví v reálném čase je vyžadován především vzhledem k rychle se měnícímu externímu prostředí. Je možné hovořit o tom, že informace rychle zastarává. Účtování v reálném čase má poskytnout možnost rychlého řízení změn, přizpůsobení se příležitostem, ale i rychlou reakci na problémy. Tento přístup vyžaduje specifické technologie se zapojením mobilních zařízení, cloud computingu, Busisess Intelligence, nové podnikové architektury a rovněž důsledné integrace podnikových aplikací (Trigo, 2014).
4.2 Integrace účetního softwaru do podnikového informačního systému Integrace představuje proces, při kterém je konkrétní produkt, či modul, propojen s ostatními softwarovými komponentami v ERP systému podniku. Díky tomu je možné sdílení dat a využívání funkcí jedné komponenty jinou aplikací systému (Bruckner, 2012, s. 82). ERP systém obsahuje řadu komponent, vyskytuje se tedy velké množství vztahů mezi těmito komponentami, které je třeba efektivně řídit. Jsou definována pravidla, pro řízení software na základě principu integrace. Tato pravidla zahrnují identifikaci veškerých vazeb mezi komponentami významnými pro provoz a rozvoj systému (1. pravidlo), dalším pravidlem je určení požadované charakteristiky jednotlivých vazeb (2. pravidlo), následně je nutné uvést systém do optimálního stavu a v tomto stavu jej udržovat (3. pravidlo). Při přeměně jednotlivých komponent je však nutné postupovat znova od identifikace vazeb (4. pravidlo). Princip integrace a jejích důvodů je možné sledovat na následujících příkladech. Je-li aplikace rutinně používaná v jedné zemi, je možné, že při přenesení do jiné země nebude použitelná, neboť nebude funkční vazba aplikace na legislativu dané země. Jedná se o princip, který má významný dopad především u komponent určených k účetnictví. 17
Pokud je špatně navrženo dimenzování technologické struktury, na které je aplikace provozována, může se například zvýšit doba odezvy nebo se sníží dostupnost funkcí. Rovněž využití určité komponenty v jiném prostředí, než pro jaké byla navržena, může ovlivnit její funkce. Pokud jsou nastaveny vazby mezi dvěma aplikacemi, přičemž dojde ke změně struktury dat jedné z nich, druhá aplikace již nemusí být schopna rozeznat jednotlivé položky (například adresy odběratelů apod.) (Bruckner, 2012, s. 129). Specifikem ERP systémů jsou jejich standardní funkce. Dodavatelé systémů obvykle disponují jakousi základní variantou produktu, kterou je dále nutné přizpůsobit konkrétnímu zákazníkovi. Odlišnosti v potřebách zákazníka se vyskytují co do velikosti podniku, zaměření, způsobu práce a konkrétních postupů i dalších faktorů. Je tedy nutná customizace (je možné se setkat rovněž s výrazem kastomizace) produktu. Toto přizpůsobení produktů dle požadavků zákazníka realizuje dodavatel, řadu úprav může realizovat i sám zákazník pomocí svého IT oddělení (zvláště pak v případě možnosti, jakou představuje software s otevřenou licencí). Na počátku přizpůsobení stojí důkladná analýza potřeb zákazníka. Přizpůsobení software zákazníkovi probíhá zpravidla v podobě zásahu do struktury funkcí a komunikace, jedná se o podobu menu, doplnění dalších funkcí a podobně. Dále se může jednat o změnu struktury informací a to se dotýká především formulářů, sestav, zpráv a přehledů. Upravováno bývá nastavení předpokládaných hodnot, dále se odlišuje organizační struktura, nastavení účtové osnovy, definice struktury středisek, upravují se číselníky, standardní výpočty, datové položky a jejich struktury. Měněno bývá rovněž například nastavení barev a vizuální stránky software, který je možné zahrnout pod technologické úpravy (Gála, 2009, s. 83).
4.3 Implementace ERP v podniku Realizace plánovaných změn v podnikových systémech je složitým procesem a do dnešních dnů zůstává přítomna velmi vysoká míra selhání tohoto procesu. Ačkoliv byly již definovány obecné kritické faktory pro úspěch implementace, je obtížné je nasadit do praxe (Sun, 2015). Pro implementaci software na trhu existuje řada metodik, specifická je například implementační metodika RUP firmy Unicorn. Metodika spočívá v několika krocích. Prvním krokem je analýza prostředí zákazníka, která spočívá v důkladném zjištění procesů a prozkoumání organizace zákazníka tak, aby vznikly podklady pro konfiguraci samotné 18
metodiky. Metodika se dále upravuje podle potřeb zákazníka. Tato přizpůsobená metodika slouží k ověření na pilotním projektu a dále k nasazení samotné metodiky na všechny projekty v podniku. Součástí procesu je vyškolení uživatelů a nastavení procesů ke zprávě implementační metodiky. Společnost pak poskytuje konzultační podporu (Štědroň, 2007, s. 92). V dubnu roku 2015 byl v Číně představen způsob implementace vhodný k použití ve velkých společnostech. Ačkoliv tento postup není možné vnímat jako univerzální, poskytuje informace o důležitých milnících v procesu. V rámci studie je 80 kritických faktorů úspěchu zpracováno do podoby klíčových výkonnostních ukazatelů, které jsou zapojeny do jednotlivých stupňů implementace. Během procesu se dále měří úspěšnost každé fáze, a jsou definována potřebná nápravná opatření, pokud efektivita akce není dostatečná. Byl sestaven vývojový diagram na základě pěti fází definovaného modelu implementace tak, aby promítal neustálé zlepšování. Autoři článku se domnívají, že definovaný model má potenciál posloužit jako vodítko pro implementaci ERP i v jiných zemích, než v Číně. Ze zjištění vyplývá, že selhání implementace z důvodu překročení nákladů či překročení plánovaného času, je v současnosti významným problémem podniků. Průzkumy z roku 2013 ukazují, že 54 % sledovaných projektů implementace překročilo náklady, 72 % překročilo stanovenou dobu provádění a u 66 % bylo zjištěno, že výsledný přínos je zhruba o 50 % nižší, než byl předpoklad (Sun, 2015). Fáze 1 implementačního systému zahrnuje posouzení připravenosti podniku, vzhledem ke zdrojům a schopnostem řízení změn. Řídící výbor v podniku by měl definovat kritické faktory úspěchu a dále definovat klíčové výkonnostní ukazatele tak, aby bylo možné v procesu úspěšnost implementace dále ovlivňovat. Fáze 2 zahrnuje sběr dat, kdy je zvažován vhodný balíček ERP systému, vhodný partner pro implementaci. Pracovní výbor podniku pak identifikuje všechny požadavky z hlediska veškerých potřeb podniku. Zaměřuje se na informace týkající se funkčnosti systému, referenčních míst, plánovaní, dodavatelů a implementačních faktorů, které jsou dále prozkoumány. Cílem je získat krátký seznam potenciálních produktů a implementačních partnerů. Fáze 3 představuje samotnou implementaci ERP. Jedná se o stanovení rozsahu projektu na instalaci systému. Členové projektového týmu stanovují standardy a postupy projektů, v průběhu akce je proces přepracováván tak, aby splňoval požadavky. Dochází ke 19
konfiguraci systému, testování, školení uživatelů, montáži, následuje dokončení projektu. Fáze 4 představuje konečnou přípravu ERP pro použití. Je nutné zajistit, aby proces řízení, ale rovněž uživatelé, byli připravení pro živý běh ERP. Konečná příprava by měla zahrnovat integraci a zátěžové testy pro potvrzení možností hardwaru, dále zkoušky zotavení po havárii a určení dostupnosti systému a obnovitelnosti během neočekávaných událostí. Je zjišťováno přijetí uživateli a potvrzení uživatelů o přijetí systémových funkcí. Dále je realizováno kompletní školení uživatelů a samotné praktické užití systému. Fáze 5 představuje živý běh systému. V této fázi je posuzován výkon systému, a to prostřednictvím monitorování výkonnosti a zpětných vazeb od zákazníků. Výkon systému by pak měl být měřen každých 6 měsíců během živého běhu ERP. Pakliže je nutné zvýšit výkon systémů, v této fázi jsou zahrnuty otázky pro opravy systémů, rozšíření a transformaci, aby bylo zajištěno kontinuální zlepšování. V této fázi je zahrnuta rovněž aktualizace systému a vysazení systému z provozu ve chvíli, kdy je třeba nahrazení vhodnějším systémem ke splnění momentálních potřeb organizace (Sun, 2015).
20
Obrázek 9 představuje diagram průběhu implementace ERP v podniku. Písmeno N značí NE a písmeno A znamená ANO.
Obrázek 9 Diagram procesu implementace ERP (Přeloženo ze Sun, 2015)
4.4 Outsourcing IT služby v podniku Informační systémy podniku je možné zajišťovat formou outsourcingu. Jedná se o zajištění služeb v informatice pomocí externího dodavatele. Důvodem pro rozhodnutí pro odběr řešení tímto způsobem je zpravidla finanční hledisko, jedná se však rovněž o důvody 21
organizační, odborné či konkurenční. Je možné využít outsourcing pro rozvoj informatiky v podniku, tedy pro implementaci konkrétních aplikací a technologií, nebo k vývoji specializovaných produktů. Dále je možné využívat outsourcing provozu informatiky, tedy k provozování aplikací a systémů. Totální outsourcing představuje dodavatelské zajištění provozu i rozvoje informačních technologií v podniku zcela kompletně (Gála, 2009, s. 361). V současné době je možné se setkat především s outsourcingem pro vývoj nového informačního systému, v posledních letech však lze pozorovat, že outsourcing provozu informačních služeb výrazně zlevňuje, podnikům se často vyplatí kompletní odběr IT služeb, naproti zřizování vlastního oddělení informačních technologií (Gála, 2009, s. 362). Přínosy outsourcingu informačních technologií představují především možnost zaměřit se na předmět podnikání, namísto řešení problémů spojených s provozem oddělení informační techniky. Odhalují se možnosti přístupu k takovým aplikacím a technologiím, které by si zákazník při vlastním provozování nemohl dovolit. Zákazník může využívat mnohem rychlejších serverů, složitějších technologií, zvyšuje se flexibilita při rozvoji informatiky, dodavatel má k dispozici větší zázemí zdrojů, než jakého by dosáhl zákazník sám. Z finančního hlediska je možné pozorovat rozložení nákladů na produkci a služby, díky kterému se uvolní prostředky na jiné účely, snižují se náklady na informatiku a usnadňuje se řešení problémů spojených s informačními technologiemi, pro které by zákazník musel disponovat speciálním personálem. Rizika spojená s outsourcingem představují především dlouhodobou závislost na dodavateli, která se vše dá eliminovat výběrem vhodného dodavatele a praktickým definováním smluv. Mohou se objevovat bezpečnostní rizika v oblasti provozu, úskalím se stává vhodný výběr dodavatele, neboť nedostatečná zkušenost dodavatele může mít dopad na zisk zákazníka (Gála, 2009, s. 362).
4.5 Legislativa spojená s účetním softwarem Následuje přehled legislativních požadavků kladených na účetní systémy a dále přehled legislativy spojené s ochranou dat. Podniky působící v České republice podléhají platným právním předpisům a standardům o účetnictví a auditu Ministerstva financí České republiky. Provádění účetnictví tak musí odpovídat těmto dokumentům, ať už si zvolí podnikatel jakýkoliv účetní software.
22
Příloha číslo 2 představuje přehled v současnosti platné legislativy v oblasti účetnictví (Ministerstvo financí České republiky, 2015). Zcela specifickým případem v oblasti elektronického zpracování účetnictví je zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. Elektronický podpis je jednou z možností odesílání výstupů finančního účetnictví do elektronické podatelny, tedy pracoviště orgánu veřejné moci, která se příjmem a odesíláním datových zpráv zabývá. Kvalifikovaný certifikát je standardizován v rámci Evropské unie pomocí Směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES. Za datové schránky zodpovídá Ministerstvo vnitra ČR. Zřizování a vedení datových schránek je zakotveno v zákoně č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Nařízení vlády č. 1338 o stanovení výstupních datových formátů, s platností od 1. 1. 2009 a účinností od 1. 7. 2009 pak určuje firmám povinnost zřídit si datové schránky (Brejrová, 2008, s. 3).
4.6 Ochrana dat Vedení účetnictví v elektronické formě představuje určité riziko vzhledem k ochraně dat. Je nutné zajistit, aby nedocházelo k jejich neoprávněným úpravám. Řešením je stanovení odpovědnosti pomocí odpovědnostního řádu, který ovlivní vstupy údajů do účetnictví a možnosti nahlížení do účetnictví. Nejjednodušším způsobem je omezení vstupu pomocí hesla. Dodavatelé ERP systémů a účetního software nabízejí různé formy omezení, často licence, které jsou určené pouze k nahlížení, mají zvýhodněnou cenu za uživatele. Cílem těchto opatření je znemožnění zápisu či mazání v aplikaci pro účetnictví osobami, které nemají příslušná oprávnění. Osoby, které příslušná oprávnění mají, rovněž nejsou oprávněny již zapsané účetní záznamy měnit či je nahrazovat jinými zápisy. Z § 33 zákona o účetnictví vyplývá, že účetní jednotky mají povinnost své účetní záznamy chránit, a rovněž tak jejich obsah, při použití technických prostředků, nosičů informací a dalšího softwarového vybavení. Mají zajistit ochranu před zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením (Louša, 2002, s. 16). Dalšími možnostmi ochrany dat je používání antivirového programu hardwarového či softwarového firewallu, pravidelné zálohování, použití bezpečného protokolu (SSL, TSL atd.) pro příjem objednávek přes internet, šifrování při komunikaci s jiným podnikem, elektronický podpis při komunikaci s jinými subjekty, jiné prokázání identity. Následující
23
tabulka 2 ukazuje závěr z průzkumu ČSÚ o používání antivirových programů v podnicích v České republice v roce 2008. Tabulka 2 Podniky používající antivirový program (ČSU, 2008) Odvětví (ekonomická činnost) OKEČ Industry (economic activity) - CZ NACE
Zpracovatelský průmysl - D (15-37) Manufacturing - D (15-37) Výroba a rozvod elektřiny, plynu a vody - E (40-41) Electricity, Gas and Water Supply - E (40-41) Stavebnictví - F (45) Construction - F (45) Obchod; Opravy motorových vozidel - G (50-52) Wholesale and Retail trade - G (50-52) Ubytování - H (55.1 + 55.2) Hotels - H (55.1+ 55.2) Doprava, skladování a spoje - I (60-64) Transport; Storage and Communication - I (60-64) Finanční zprostředkování - J (65-67) Financial intermediation - J (65-67) Realitní činn.,pronájem a ostatní služby pro podniky - K(70-74) Real estate; Renting and Business activities - K (70-74) Rekreační, kulturní sportovní a ostatní činnosti - O (92+93) Recreat., cultural, sporting and other service activ. - O (92+93) Celkem Total Podniky registrované mimo hlavní město Prahu Enterprises not registered in region Prague (Objective 1) Podniky registrované v hlavním městě Praze Enterprises registered in region Prague (non-Objective 1)
Velikost podniku (počet zaměstnaných osob) Enterprise size class (number of persons employed) Velmi Malé Střední Velké Celkem Celkem malé (10-49) (50-249) (250+) (5+) (10+) (5-9) Extra Small Medium Large Total Total small (10-49) (50-249) (250+) (5+) (10+) (5-9) 83,4 92,7 99,7 99,6 91,4 95,0
93,4
97,3
100,0
100,0
97,5
98,4
88,2
92,5
100,0
100,0
91,1
93,5
89,1
91,9
99,3
99,3
90,9
92,9
76,9
95,5
100,0
100,0
90,6
96,4
83,9
91,7
95,1
100,0
88,7
92,5
82,5
93,0
100,0
100,0
90,0
95,4
89,5
93,5
95,1
98,9
91,9
94,0
72,9
86,7
98,9
93,1
81,3
88,4
87,1
92,5
98,7
99,5
90,9
93,8
86,8
92,4
98,8
99,7
90,8
93,8
88,3
92,7
98,1
98,7
91,5
93,9
24
5 APLIKACE INFORMAČNÍHO SYSTÉMU VE VÝROBNÍM PODNIKU A JEHO ANALÝZA Následuje výzkumná část práce, ve které bude představen proces změny ERP v konkrétním výrobním podniku. Pro potřeby aplikace IS ve výrobním podniku byla zvolena společnost Trafo CZ, a.s. z důvodu mé dobré znalosti prostředí firmy, přístupu k informacím a znalosti informačního systému. V době nasazování nového ERP systému Helios Orange jsem byla zaměstnána ve společnosti dodavatele systému Asseco Solutions, a.s. (dříve LCS International, a.s.) jako konzultant IS a aktivně se podílela na implementaci modulu Mzdy. V současné době jsem zaměstnána ve společnosti Trafo CZ, a.s. a jsem aktivním uživatelem ERP Helios Orange především v oblasti Mezd a Ekonomiky. Cílem bakalářské práce je analyzovat použití jednotlivých modulů ve vztahu k účetnictví v podnikatelském subjektu. Praktická část se také zaměřuje na správné nastavení procesů s nejefektivnějším využitím nástrojů přizpůsobení a funkcí informačního systému v podniku pro co nejjednodušší a nejrychlejší práci s ním s vizí do budoucna a pro získávání maximálního množství informací. Ve výzkumné části je provedena analýza procesu od prvotního rozhodnutí pro změnu informačního systému, přes výběr vhodného systému dodavatele ERP systémů, po samotnou aplikaci ve vybraném výrobním podniku. Přínosem práce je komplexní posouzení kladů a záporů, které nový informační systém ve zkoumané společnosti přináší. Analýza bude provedena rovněž v návaznosti na pět základních fází úspěšné implementace uvedených v odst. 4.3 Implementace ERP v podniku.
5.1 Základní údaje společnosti Název společnosti:
Trafo CZ, a.s.
Typ podnikatelského subjektu:
Právnická osoba
Sídlo společnosti
Koutníkova 208/12, 503 01 Hradec Králové - Plotiště nad Labem
Identifikační číslo osoby:
27636224
Zápis v obchodním rejstříku Krajského soudu v Hradci Králové v oddíle B, vložka 2838.
25
5.2 Popis společnosti Společnost Trafo CZ, a.s. vznikla 1. 1. 2008 fúzí právního předchůdce VČE transformátory, s.r.o. a Asatoma, a.s. a zároveň se změnila právní forma na akciovou společnost. Společnost Trafo CZ, a.s. je nejvýznamnějším českým výrobcem distribučních transformátorů. Zajišťuje komplexní služby v oboru provozování a údržby distribučních transformátorů. Společnost je smluvním partnerem Skupiny ČEZ pro dodávky nových transformátorů a současně
pro
zajišťování
oprav.
Vedle
toho
nabízí
své
výrobky
a
služby
i ostatním zákazníkům z řad energetických, průmyslových i jiných organizací. Dnešní výrobní kapacita je přibližně 800 kusů transformátorů ročně, s možností dodávek všech možných provedení dle požadavků zákazníků. Společnost si je vědoma potřeby neustálého udržování a zdokonalování systému řízení a kontroly. Toto úsilí je mimo jiné podloženo pravidelnými každoročními audity od renomovaných certifikačních orgánů - do roku 2010 společností KEMA Quality B.V. a od roku 2011 DEKRA Certification na obě normy ISO 9001 CZE a ISO 14001 CZE. Představenstvo společnosti vyhlásilo integrovanou politiku QMS a EMS. Tato politika a z ní vyplývající směrnice jsou závazné, jak pro vedení společnosti, tak i pro všechny zaměstnance. V současné době společnost zaměstnává 36 zaměstnanců, z toho 1 zaměstnance na zkrácený pracovní poměr z důvodu snížené schopnosti práce zařazeného do 1. stupně invalidity a 1 zaměstnance – studenta na dohodu o provedení práce.
5.3 Fáze 1 – Rozhodnutí pro změnu nového ERP V roce 2000 vznikla společnost VČE – transformátory, s.r.o. jako 100% dceřiná společnost VČE, a.s. vyčleněním opravny a montovny transformátorů. Majoritním vlastníkem zůstala až do konce roku 2007 společnost VČE, a.s., kdy společnost prodala jedinému vlastníkovi společnosti ECO-INVESTMENT, a.s. Do roku 2006 využívala nadále pro práci podnikový informační systém SAP mateřské společnosti VČE, a.s., resp. její servisní organizace pro oblast IT společnosti ČEZ Data, 26
s.r.o. Po vyčlenění ze skupiny a vzniku samostatné společnosti byl však tento systém zbytečně rozsáhlý a nákladný. Proto se společnost rozhodla najít nový podnikový informační systém, který by lépe vyhovoval požadavkům společnosti co do velikosti, využitelnosti a za přijatelných investičních i provozních nákladů. Dalším požadavkem společnosti bylo, aby dodavatel měl zastoupení v místě sídla společnosti nebo jeho blízkém okolí. Výběr vhodného systému byl svěřen dosavadnímu partnerovi společnosti ČEZ Data, s.r.o., který vzhledem na dřívější dobrou zkušenost doporučil IS Heliso Orange společnosti LCS Inernational, a.s. Praha (nynější společnost Asseco Solutions, a.s.). LCS má v místě sídla společnosti jednu ze svých hlavních poboček a rovněž školící centrum. Společnost LCS International (nynější společnost Asseco Solutions, a.s.) působí na trhu od roku 1990 a zabývá se vývojem informačních systémů. V roce 2007 se začlenila do nadnárodní ICT skupiny ASSECO GROUP, čímž ještě výrazněji posílila svoje postavení na trhu. Její společnosti se zabývají vývojem, implementací a podporou moderních informačních a ekonomických systémů. V současné době pokrývá svým produktovým portfoliem všechny segmenty trhu – od malých firem a podnikatelů, přes středně velké společnosti, až po nadnárodní koncerny s nejnáročnějšími požadavky. Společnost se drží 5 hlavních pilířů, na nichž staví svou každodenní činnost: 1. Dlouhodobé zaměření - cílem společnosti je myslet a jednat udržitelně a klást důraz na dlouhodobou strategii 2. Inovace – inovacemi podporují potencionál zákazníků 3. Respekt – vzájemný respekt je základem dlouhodobé spolupráce 4. Komunita – projekty ERP lze implementovat pouze tehdy, jestliže obě strany dodavatel a zákazník - spolu jednají jako partneři 5. Kontinuita – spolehlivost je jednou ze zásad společnosti při jednání se zákazníky, partnery i zaměstnanci.
27
5.4 Fáze 2 – Výběr vhodného balíčku ERP systému a dodavatele Vzhledem na absenci vlastních odborníků v oblasti IT byl výběr systému ponechán na společnosti ČEZ Data, s.r.o. Na základě doporučení ČEZ Data, s.r.o. představenstvo Trafo CZ, a.s. schválilo přechod ze systému SAP na Helios Orange ke dni 1. 1. 2007. Důležitou podmínkou pro tuto změnu byla poskytnutá garance plné funkčnosti systému SAP pro přechodné období a zkušební provoz nového systému a technická podpora pro zajištění migrace dat do nového systému. Před ukončením funkčnosti SAP byla provedena komplexní záloha dat a ta byla nadále k dispozici v off-line režimu pro nahlížení. V polovině roku 2006 tedy společnost Trafo CZ, a.s. zaslala objednávku na zpracování nabídky ERP systému společnosti Asseco Solutions, a.s.. jako jedinému možnému dodavateli nového informačního systému, a to přímo na konkrétní doporučený produkt Helios Orange. Následovalo několik pracovních schůzek, vypracování nabídky, auditu, úvodní studie a počátkem roku 2007 byla společnost připravena na zahájení implementace. Byl splněn i očekávaný finanční rámec, která znamenal značnou úsporu ročních provozních nákladů takřka o 90%. 5.4.1 Rámcová nabídka na dodávku a implementaci IS V polovině roku 2006 tedy společnost Trafo CZ, a.s. zaslala objednávku na zpracování nabídky ERP systému společnosti Asseco Solutions, a.s. jako jedinému možnému dodavateli nového informačního systému, a to přímo na konkrétní doporučený produkt Helios Orange. Po úvodní schůzce obou zúčastněných stran objednatele a zhotovitele, kde byla podrobněji sdělena kritéria, požadavky a očekávání od nového ERP systému, byla zpracována Rámcová nabídka na dodávku a implementaci IS. V příloze 3 této práce je přiložen výňatek ze zpracované Rámcové nabídky na dodávku a implementaci informačního systému společnosti Asseco Solutions, a.s. (dříve LCS International, a.s.) zpracovanou v Praze dne 22. 8. 2006. Rozhodnutí: Společnost akceptovala předloženou nabídku a na následující schůzce byly řešeny jednotlivé kroky postupu, potřebného pro zahájení samotné implementace. Jedním 28
z těchto kroků bylo provedení Auditu počítačové sítě pro nasazení IS a druhým provedení Úvodní studie aplikace IS. Oběma těmto výsledným zprávám předcházely další schůzky, na kterých už byla přítomna stanovená řídící komise obou zastoupených stran. Předmětem těchto schůzek bylo analyzování stávajícího chodu společnosti, počítačové sítě a úrovně počítačové gramotnosti uživatelů. 5.4.2 Audit počítačové sítě pro nasazení IS Výsledkem šetření stávající počítačové sítě společnosti byla zpráva, která obsahuje stručné zhodnocení situace a návrh konfigurace včetně cenové nabídky HW a SW serveru potřebné pro bezproblémový chod IS Helios Orange. Dovětkem zprávy byla nabídka na možnost zpracování komplexních služeb technického oddělení - návrhu, nabídky, dodávky a instalace veškerého HW a SW vybavení počítačové sítě a následného spravování počítačové sítě společnosti Trafo CZ, a.s. Příloha číslo 4 obsahuje výňatek z Auditu počítačové sítě pro nasazení informačního systému zpracované společností Asseco Solutions, a.s. (dříve LCS International, a.s.) ze dne 15. 9. 2006. 5.4.3 Úvodní studie aplikace IS, návrh řešení Na základě provedené analýzy stávajícího chodu společnosti a počítačové gramotnosti uživatelů byla zpracována úvodní studie. Ukázka výňatku Úvodní studie zpracované společností Asseco Solutions, a.s. (LCS International, a.s.) v Praze ze dne 15. 9. 2006 je doložena v Příloze 4. Výsledkem studie bylo zmapování a popsání stávajících procesů a požadavků na IS u zadavatele a následné předložení vhodného návrhu řešení pomocí informačního systému Helios Orange. Byly stanoveny: cíl projektu, požadavek na minimální počítačovou gramotnost klíčových uživatelů (odborných garantů), popis hlavních procesů využívaných ve společnosti dle agend včetně návrhu řešení v ERP Helios Orange, požadavky na převod dat ze současného systému, cena projektu, 29
licence systému, systémová podpora, implementace standardních a zakázkových služeb, harmonogram implementace a jeho etapy, cenová
rekapitulace
úvodní
studie+licence
+implementace+systémová
podpora+zakázkové úpravy, řešitelský tým obou zastoupených stran.
5.5 Fáze 3 – Implementace ERP systému Počátkem roku 2007 byla zahájena implementace nového podnikového informačního systému Helios Orange. Dle úvodní studie byl vytvořen řešitelský tým, odsouhlasen harmonogram implementace a stanoveny etapy implementace. Složení řešitelského týmu: V tabulce 3 jsou vyjmenovány členové obou řešitelských týmů zhotovitele a objednatele, kteří jsou odpovědní za implementaci dle zastupujících oblastí a míry odpovědnosti. Tabulka 3 - Řešitelský tým (vlastní tvorba) Funkce projektu Zástupce vedení zhotovitele Zástupce vedení objednatele Členové řešitelského týmu zhotovitele: Vedoucí projektu Konzultant – oblast Ekonomika, Sklady, Konzultant – oblast Majetek, Doprava Konzultant - oblast Mzdy a Personalistika Konzultant – oblast Výroba Členové řešitelského týmu objednatele: Vedoucí projektu Odborný garant – oblast Ekonomika, Majetek, Mzdy Odborný garant – oblast Sklady Odborný garant – oblast Výroba
30
Jméno, příjmení, titul Ing. Lukáš Ontl Ing. Jan Středa
Funkce ve společnosti Vedoucí divize He Jednatel – ředitel
Dita Kalinová Dita Kalinová Milan Procházka Simona Rudavská Jindřich Gloser
Senior konzultant Konzultant Konzultant Konzultant Konzultant
Jan Středa Emílie Fišerová
Ředitel Ekonom
Irena Machalová Vladimír Bernard
Vedoucí obchodu Vedoucí výroby
Harmonogram implementace: V tabulce 4 jsou stanoveny termíny pro spuštění jednotlivých oblastí v praktickém provozu. Tabulka 4 - Harmonogram implementace (vlastní tvorba) Termín zahájení
Modul 1
Modul 2
Modul 3
Modul 4
Modul 5
Modul 6 Fakturace,
Leden 2007
Účetnictví
Banka
Pokladna
Oběh zboží
Zakázky
Evidence pošty
Únor 2007
Mzdy
Březen 2007
Majetek
Červenec 2007
Manažerské vyhodnocení
Výroba
Etapy implementace: 1. Instalace instalace SQL na serveru, instalace HE na serveru, nastavení a otestování správy systému, základní zaškolení správy systému, školení administrátora, definice a nastavení přístupových práv, vymezení zodpovědnosti jednotlivých uživatelů. 2. Školení ovládání příslušného modulu, definice číselníků, naplnění datové základny, metodika oběhu dokladů, provázanost IS (jednotlivých modulů), integrace mezi jednotlivými subsystémy a produkty třetích stran. 31
3. Analýza uživatelských povinností – nastavení ostré verze instalace ostré verze a naplnění číselníků, zkušební převod dat, nastavení vazeb logistických a výrobních procesů, parametrizace rozhraní, specifikace uživatelských požadavků na výstupy, zadání počátečních stavů pro zkušební provoz. 4. Testy uživatelů ověření znalostí na konkrétním příkladu (průběh zakázky, účetní případ, …), zátěžový test – zkušební provoz, vyhodnocení a stanovení dalšího postupu (odstranění nedostatků, doškolení uživatelů). 5. Importy, formuláře definice požadavků na převod dat a následný vývoj prostředků pro realizaci, definice a tvorba specifických tiskových výstupu – zaškolení, pomoc při tvorbě, definice ostatních specifických požadavků na výstupy IS. 6. Rutinní provoz postupné zahájení rutinního provozu, kontrola rutinního provozu. 7. MIS, Výkazy, apod. definice uživatelských požadavků na manažerské vyhodnocování, definice požadavků na použitou technologii (xls,TXT, Huml, OLAP, XML, apod..), realizace zákaznických požadavků na služby spojené s rutinním provozem, instalace. 5.5.1 Instalace HW a SW serveru, IS Helios Orange Rozhodnutí: Společnost Trafo CZ, a.s. se rozhodla nevyužít nabídky na zajištění komplexních služeb technického oddělení Asseco Solutions, a.s. Z důvodu poskytovaných záruk byla u Asseco Solutions, a.s. objednána pouze dodávka serveru IBM pro IS Helios Orange s parametry dle návrhu společnosti Asseco Solutions,
32
a.s. Ostatní části sítě včetně jejího servisu realizovala společnost OIFA, s.r.o. z důvodu cenové výhodnosti. Počítačové sestavy pro uživatele dle doporučené konfigurace pořídila od společnosti AGI HK s.r.o. včetně SW (MS Windows XP, MS Office 2003) jak pro nové PC, tak i pro stávající. Smlouvu o poskytování komplexních IT služeb uzavřela se společností OIFA, s.r.o. (Pozn.: od roku 2013 zajišťuje společnost OIFA, s.r.o. připojení k síti Internet pro nynější společnost Trafo CZ, a.s.) Od partnera společnosti Asseco Solutions, a.s. společnosti RON Software spol. s r.o. si společnost Trafo CZ, a.s. pořídila docházkový systém, z kterého se exportuji data pravidelně každý měsíc do Helios Orange, jako podklad pro další zpracování mezd. Společnost RON Software spol. s r.o. zároveň zajišťuje technickou podporu SW. Instalace a dodání softwaru proběhlo během prosince 2006. 5.5.2 Školení, příprava podkladů pro ostré nastavení Ještě před samotným zahájením instalace ostré verze a nastavováním číselníků byli uživatelé seznámeni s prostředím ERP systému Helios Orange a proškoleni na základní ovládání systému. Helios Orange se dá ovládat třemi způsoby a je na každém uživateli jaký si zvolí, případně jakou kombinaci, aby práce s ním byla pro něj uživatelsky příjemná. Dá se ovládat plně klávesnicí, klávesovými zkratkami nebo myší. Nejpružnější je kombinace všech tří způsobů. To samé platí i pro uživatelské nastavení základní obrazovky. Uživatel si může nastavit velikost písma, podbarvení nabídkových lišt, podbarvení vybraného řádku, klávesové zkratky pro rychlejší přepínání mezi středisky, vlastní ikony jednotlivých modulů, atd. Uživatelé se na doporučení mohli zúčastnit hromadných školení na jednotlivé moduly, které pořádá zadavatel ve svých hlavních pobočkách. Zúčastnit se těchto školení je pro ně velkým přínosem pro nastavování ostré databáze. Poté následovalo rozdání úkolů: 1. Připravit podklady pro naplnění základních číselníků a naplnění datové základny. 2. Zpracování metodiky oběhu dokladů ve firmě a používaných kontací. 3. Připravit podklady pro nastavení provázanosti jednotlivých modulů a nastavení návaznosti jednotlivých operací na základě zpracované metodiky oběhu dokladů.
33
4. Připravit podklady pro komunikaci mezi jednotlivými subsystémy a produkty třetích stran, např. docházkového systému, výrobních terminálů, bankovních skriptů, načítání CCS karet atd. Zhodnocení: Toto byl nejtěžší a nejnáročnější proces pro uživatele. Nejprve se sblížit se samotným prostředím, pochopit myšlení systému, provázanosti jakými funguje, zvyknout si na jiné ovládání, než byli doposud zvyklí, a mnoho dalšího. Bylo k tomu zapotřebí si důkladně a s rozmyslem připravit podklady. Pro uživatele bylo mnohdy těžké představit si nastavení číselníku s pohledem na budoucnost, tzn. jakým způsobem, jaké informace a odkud se budou získávat, která z variant provedeného nastavení pro ně bude nejlepší pro maximální využití efektivnosti jejich práce, neboť systém Helios Orange nabízí velké množství nejrůznějších číselníků, nástrojů přizpůsobení a funkcí. Jednotlivý uživatel není schopen je ke své práci všechny využít. Proto je těžké vybrat tu správnou kombinaci, která pro něj bude mít v budoucnu největší přínos. Zbrklé nastavení a bez rozmyslu by pak mělo negativní vliv na chod systému a celé společnosti, uživatelé by měli problémy při získávání potřebných informací o hospodaření a vedlo by to k tomu, že by se jim zdražily provozní náklady společnosti. A nakonec by byla společnost nucena provést přenastavení systému, čímž by se zdražily vstupní náklady na pořízení systému, vznikly by další provozní náklady s tím spojené a společnost by to vrátilo zpět na začátek, což by poškodilo i její konkurenceschopnost na trhu. 5.5.3 Nastavení ostré verze I. – základní nastavení systému Základní nastavení systému bylo pro uživatele dalším velmi náročným, složitým a hlavně zdlouhavým procesem. Na základě připravených podkladů následovalo naplnění číselníků v ostré databázi, jejich odzkoušení a odladění nedostatků, dále pak nastavení provázanosti jednotlivých modulů a výrobních procesů. Proběhl zkušební převod dat, která se musela dále upravit, protože jejich převod vzhledem k odlišnosti definičních tabulek nebyl 100%. Zadat počáteční stavy a specifikovat požadavky na výstupní sestavy. Helios Orange má jen základní soubor definovaných sestav. Ostatní výstupy jsou závislé na nastavení uživatelem
34
dle jeho specifických požadavků, případně na vytvoření nových na základě předem přesně definovaných a oběma stranami odsouhlasených požadavků za úplatek. Níže jsou vybrány a popsány jedny z nejdůležitějších číselníků prvopočátečního nastavení. Organizační struktura Hned první věc, se kterou se museli uživatelé vypořádat, bylo nastavení číselníku Organizační struktury s ohledem na budoucí vyhodnocování hospodaření společnosti. Organizační struktura je prvotním základním a nejdůležitějším číselníkem pro správné nastavení IS s dlouhodobým výhledem. Proto je zapotřebí se podívat na členění firmy tak, jak v budoucnu chceme sledovat hospodaření celé společnosti s rozpadem na dílčí střediska, provozy, dílny apod. Dalším kritériem k zamyšlení je, nastavit organizační strukturu tak, aby se v budoucnu dle potřeb společnosti mohla rozvíjet stejně jako její činnost. Zhodnocení: Po několika letech provozu se postupně ukázalo, že stávající nastavení organizační struktury je pro následné vyhodnocování společnosti nedostačující a ne zcela přehledné. Proto se od roku 2012 přešlo ke zcela novému rozdělení organizační struktury společnosti z pohledu sledování nákladů a výnosů, tedy hospodaření ve společnosti. V návaznosti na to muselo dojít i ke změně nastavení ve všech modulech a změně samotného účtování dokladů ve smyslu účtování jednotlivých operací na střediska. Díky tomu dnes lehce uživatelé zjistí, jak které středisko, dílna hospodaří a vedení společnosti tak získává přehledné informace pro další vyhodnocování, řízení a plánování podniku. Číselné řady dokladů Na doporučení konzultantů společnosti Asseco Solutions, a.s. bylo nastaveno shodné číslování prvotních dokladů jak v jednotlivých modulech, tak i účetních dokladů, které tyto doklady duplikují a následně o nich účtují v jednotlivých účetních denících potažmo hlavní knize. Řady dokladů se zvolily dle zvyklostí firmy v souladu s doporučenými požadavky nastavení. Rovněž se zvolila číselná řada se zakomponovaným letopočtem daného účetního roku. 35
Zhodnocení: To se ukázalo pro uživatele, jako přínosné. Hlavně pokud potřebují provádět vyhodnocení společnosti v rámci meziročního srovnání. Stejně jako nastavení jednotlivých řad a pořadových čísel prvotních dokladů a účetních dokladů při následných kontrolách a dohledávání účetních rozdílů. Uživatelská práva Vedení společnosti i samotní uživatelé pozitivně ocenili i rozsáhlou možnost nastavení uživatelských práv. Tento proces je náročný na zamyšlení a uvědomění si jednotlivých rolí uživatelů, jejich vykonávané práce, rozsahu práce a odpovědnosti za vykonávanou práci. Na tomto základě je zapotřebí se rozhodnout, kam všude, do kterých modulů, číselníků, řad dokladů dovolím danému uživateli vstoupit a jak moc mu omezím jejich užívání. Zhodnocení: Při naběhnutí rutinního provozu ze začátku se stávalo, že na uživatele vyskakovaly na obrazovce chybové hlášky, že nemá přístup k danému úkonu anebo naopak se zjistilo, že mu systém umožňuje dělat operace, ke kterým by neměl mít z titulu své pozice přístup nebo jen v omezeném množství. Bylo to hlavně díky neznalosti všech funkcí Helios Orange a jejich dopadů nejednotlivé prováděné operace. To vše se postupně během zkušebního provozu odladilo. Účetní kontace Nastavení účetních kontací je dalším důležitým číselníkem, který je rovněž náročný na zamyšlení a uvědomění si jednotlivých procesů a oběhu dokladů ve společnosti. Dále uvědomění si priorit nastavení účetních kontací. Z tohoto důvodu je zapotřebí se podívat na nastavení kontací ze tří úrovní pohledů, a to: 1. Nastavení kontací na dokladové řadě faktury vystavené, faktury přijaté, pokladní doklady, skladové doklady, doklady pro účtování majetku, mezd, výroby, dopravy atd. 2. Nastavení kontací na skupinách karet číselníků skladové skupiny, skupiny majetku, skupiny mzdových složek atd. 3. Nastavení kontací na jednotlivých kartách skladové karty, jednotlivé karty majetku, karty jednotlivých mzdových složek, atd. 36
Je zapotřebí si dále uvědomit proces při samotném účtování dokladů, kdy prioritně dává systém přednost kontaci na jednotlivých kartách. V případě, že ji tam nenalezne, přebere si kontaci nastavenou na skupinách karet a v poslední řadě pokud nenalezne kontaci ani tam, použije kontaci nastavenou na řadách dokladů. Proto je zapotřebí si velmi důkladně rozmyslet, kde všude, jak moc a jaké množství kontací, potažmo skupin kontací vytvoříme, aby
naše
pozdější
práce
byla
co
nejefektivnější,
nejjednodušší,
nejrychlejší,
nejpřehlednější. Zhodnocení: Toto se uživatelům velmi dobře osvědčilo a zefektivnilo jejich práci. To, co dříve museli rozúčtovat ručně až v deníku, nyní mohou už na úrovni prvotních dokladů a do deníků se zápisy provedou automatickým zaúčtováním. Jen několik málo operací je nutno rozúčtovat ručně na úrovni procesu pohledu na zaúčtování do deníku a po té je pak odeslat k zaúčtování do deníku. Jedná se o nepravidelné, zřídka využitelné nebo mimořádné náklady na pořízení služeb, investic či materiálu. Další nastavení systému a číselníku Další nastavení systému a číselníku bylo zcela bez problémů. Jak bylo výše zmíněno, bylo jich na začátku nekonečně hodně a bylo to časově náročné. Ale díky podrobnosti nastavení všech, nyní uživatelé využívají maximum funkcí, které systém Helios Orange k jejich práci nabízí, byť nevyužívají zcela všechny. Některé číselníky byly na základě počátečních požadavků a specifik zaneseny do systému společností Asseco Solutions, a.s. z původního systému. Ne všechna data se podařilo přenést díky odlišnosti nastavení na 100%, bylo zapotřebí je po přenosu všechna důsledně zkontrolovat, upravit, případně dočistit nebo donastavit. Ale i přesto to uživatelé hodnotí kladně, neboť jim to ušetřilo hodiny času ručního zadávání. 5.5.4 Nastavení ostré verze II. – nastavení jednotlivých modulů Všechny moduly je zapotřebí nastavit od toho nejzákladnějšího, a to od provedení obecného nastavení v konfiguraci systému. Po té se pak nastavují jednotlivé číselníky daného modulu na míru tak, aby jak už bylo výše zmíněno, co nejvíce zefektivnily práci jednotlivých uživatelů a umožnily využívat k jejich činnosti maximum funkcí, které jim
37
posléze usnadňují práci v informačním systému a poskytují maximum informací o hospodaření společnosti. Jednotlivé moduly fungují zcela samostatně na úrovni prvotních operací. Po té, co jsou jednotlivé operace dle potřeb společnosti zpracovány v jednotlivých modulech, jsou díky přednastaveným kontacím a dalším provázanostem odeslány k zaúčtování do modulu účetnictví, kde mohou být dále zpracovávány do konečných výstupních sestav. Konečné výstupní sestavy jsou pak obrazem hospodaření celé společnosti. Na obrázku 10 je v levé části vidět strom jednotlivých modulů.
Obrázek 10 Pohled na základní obrazovku Helios Orange (Helios Orange) 5.5.5 Popis nastavení a funkčnosti jednotlivých modulů Modul pokladna Do modulu pokladny má vstup pouze pokladní. V číselníku jsou nastaveny řady pokladních dokladů dle jednotlivých pokladen. Jinými slovy každá pokladna má svou vlastní řadu. Zároveň v modulu účetnictví jsou vytvořeny účetní dokladové řady, kde každá řada je totožná s řadou pokladních dokladů a to samé i na úrovni pořadového čísla. V modulu účetnictví se každá řada účetních dokladů rovná dané řadě v účetním deníku (účetní deníky budou dále vysvětleny v modulu účetnictví). Ostatní uživatelé mají v nastavení uživatelských práv zakázáno do tohoto modulu vstupovat. Postup práce pokladní: 1. Pokladní vybere dokladovou řadu (pokladnu), do které potřebuje vstoupit. 38
2. Zvolí nový doklad. 3. Provede zadání dokladu včetně příslušných vazeb kontací. Pokud nemusí provádět u daného dokladu rozúčtování na různé účty, střediska, zakázky může provést zadáním dokladu pouze na úrovni hlavičky. V opačném případě musí vstoupit do položek dokladu, kde má další funkce potřebné k rozúčtování dokladu. 4. Odešle doklad k zaúčtování. 5. Následně pak si provádí kontroly jednotlivých pokladen, zůstatků, může přepočítávat stavy pokladen, či pokud se jedná o zahraniční pokladnu, přepočítávat kurzové rozdíly dokladů. Na obrázcích 11 – 13 je možné vidět pohled do pokladního dokladu na úrovní účtování hlavičky, položek nebo zahraničního dokladu.
Obrázek 11 Účtování dokladu na úrovni hlavičky (Helios Orange)
39
Obrázek 12 Účtování dokladu na úrovni hlavičky (Helios Orange)
Obrázek 13 Účtování dokladu v zahraniční měně (Helios Orange)
Modul Oběh zboží Modul Oběh zboží se podle množství funkcí řadí mezi velmi rozsáhlé, proto budu popisovat jen ty základní nejdůležitější. Velmi důležité a pracné je zde počáteční nastavení číselníků. Ať už se jedná o číselníky dokladových řad, návazných kontací, tak i samotných skladových karet. Jednotlivé sklady jsou zároveň jednou z úrovní v organizační struktuře společnosti. Proto je zapotřebí se opravdu velmi dobře zamyslet na samém počátku, jak chceme sledovat hospodaření společnosti. 40
Modul Oběhu zboží je rovněž úzce provázaný s modulem Výroba, Faktury a Účetnictví. Může fungovat zcela samostatně anebo spolupracovat s vyjmenovanými moduly, když je vše důsledně nastavené automatickými přenosy, hlavně s modulem Výroba nebo poloautomatickými, či ručními přenosy s modulem Faktury. Příklad: Zadá-li se v modulu výroba výrobní příkaz automaticky, je na tento proces výroby na úrovni stavu skladu k dispozici vyskladněn potřebný materiál pro výrobu, následujícím krokem pak vytvořena výdejka ze skladu. Pokud není potřebný materiál na skladě k dispozici, může se zadat pokyn k vytvoření objednávky na chybějící materiál. Co se týče spolupráce s modulem Faktury jsou tu dva směry, jakým může být návaznost vedena. První způsob je, že vytvořím fakturu a z ní pak generuji skladové doklady. Druhý způsob je, že nejprve vytvořím skladové doklady a z nich pak generuji fakturu. Podobně to lze dělat ručním přenosem položek do dokladů v případě, že potřebuji přenos udělat jen částečný. Do modulu účetnictví pak odesílám zrealizované doklady k zaúčtování. Pokud by se měla popsat činnost čistě jen skladníka samotného, byla by následující: 1. Nejprve vybere sklad, do kterého vstupuje. 2. Po té zadá nový doklad a je tázán na výběr druhu dokladů oběhu zboží. 3. Zadá doklad na úrovni výběru položek ze skladu, případně může přidat i položky z pomyslného skladu služeb (vedlejší náklady neevidované jako skladová položka). 4. Uzavře doklad k dalšímu případnému zpracování. 5. Pokud je již zcela hotov, zrealizuje ho a odešle k zaúčtování. 6. Dále může provádět nejrůznější kontroly, vyhodnocování, inventury skladu. Na obrázku 14 je pohled na jednotlivé číselníky modulu Oběh zboží
41
Obrázek 14 Pohled na číselníky modulu Oběh zboží (Helios Orange) Modul Fakturace Nastavení řad pro tento modul se provádí v modulu Oběh zboží v číselníku Druhy dokladů oběhu zboží. Stejně jako u nastavení pokladních dokladů i tady jsou v modulu účetnictví vytvořeny účetní dokladové řady, kde každá řada je totožná s řadou faktur vystavených a řadou faktur přijatých a to samé i na úrovni pořadového čísla. Popis práce pro zadávání faktur vystavených i přijatých: 1. Po zadání nový doklad se systém dotáže na řadu dokladů. 2. Výběr řady dokladů. 3. Zadání dokladů může být třemi různými způsoby anebo kombinací všech tří způsobů. 4. Zadání dokladů pomocí textových položek (použijeme v případě, že potřebujeme vystavit doklad a položky nemáme zadány ve skladu). 5. Zadání dokladů pomocí položek, kdy položky buď přeneseme ze skladového dokladu (objednávky, příjemky, či výdejky) nebo výběrem jednotlivých položek ze skladu. 6. Zadání dokladů pomocí položek služby. Služby je pomyslný sklad, kde jsou zadány nákladové položky převážně služby (pravidelně se opakující operace, které dále potřebujeme rozúčtovávat na různé účty, střediska, zakázky atd. např. elektřina, dodávka tepla, telefony).
42
7. Uzavření dokladu, pokud je zcela dokončen, následuje jeho zrealizování a odeslání k zaúčtování. 8. Následně se pak provádí nejrůznější kontroly faktur a vyhodnocování ať už zákazníků či dodavatelů nebo zápočty faktur. Na obrázku 15 je ukázán pohled na zadávání položek faktury.
Obrázek 15 Pohled na zadávání faktury (Helios Orange) Modul Mzdy a Personalistika Modul personalistika v současné době společnost ještě zcela nevyužívá. Doposud si hlídá školení a lékařské prohlídky v tabulkách MS Excel, do konce tohoto roku by však ráda tento modul zprovoznila. Modul mzdy na samém počátku pracoval na základě ručně zadaných podkladů do předzpracování, což bylo velmi časově náročné. Postupně se zprovoznily vazby na importy dat z docházkového systému, z tabulek MS Excel (evidence odpracovaných hodin na zakázkách, které nevstupují do výroby, či různé výpočtové tabulky na odměny, prémie, příplatky zaměstnancům) a v poslední řadě i importy odpracovaných hodin z modulu výroba. Z důvodu ochrany dat zde nepřikládám obrázek pohledu na výpočet mezd ani zadání karty zaměstnance. Popis práce mzdové účetní: 1. Nejprve se musí zadat veškeré změny do karty zaměstnance a mzdových údajů, které nastaly, případně změny v dalších návazných číselnících jako mzdové složky. 43
2. Poté přejde do číselníku Předzpracování, kde provede všechny zmíněné importy dat a ručně přidá další potřebné položky, které neobsahuje ani jeden z importních souborů. 3. Provede kontrolu dat a je-li vše správně, přejde do číselníku Výpočet mezd, kde provede nejprve pomocí mzdového automatu výpočet mezd, který dále upravuje. 4. Než přejde k dalším krokům zpracování, provede ještě jednou kontrolu v číselníku Měsíční sestavy a zjistí, že je vše v pořádku a na nic nezapomněla. 5. Přejde do číselníku definice platebních příkazu a vygeneruje platební příkazy na úhradu mezd, odvodů státním institucím a srážek, případně exekucí. 6. Přejde do číselníku Měsíční exporty za organizaci a provede export souboru měsíčních hlášení správě sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám do datových schránek. 7. Předposledním krokem je zaúčtování mezd, který se provede v číselníku Účtování mezd po vygenerování mezd k zaúčtování. 8. Nakonec následuje měsíční uzávěrka a přechod na další měsíc. 9. Stejně jako může provádět exporty měsíčních hlášení, může v průběhu měsíce provádět exporty Hlášení změn zaměstnanců, ELDP, nemocí. 10. Modul mezd je, co do obsahu funkcí velmi rozsáhlý, proto zde popisuji jen ty nejzákladnější. A na přiložených obrázcích jsem se snažila zachytit alespoň ty nejdůležitější číselníky. Na obrázcích 15-16 pohled jen na část číselníků modulů mezd a personalistiky.
Obrázek 16 Pohled na číselníky mezd I. (Helios Orange) 44
Obrázek 17 Pohled na číselníky mezd II. (Helios Orange) Modul Banka Modul je nejjednodušší z hlediska potřeb nastavení. Na základě předem definovaných bank, se kterými má společnost smlouvu, připraví Asseco Solutions, a.s. potřebné skripty, za jejichž pomocí se dále provádí importy bankovních výpisů z internetového bankovnictví a naopak se podobným způsobem exportují příkazy k úhradě směrem do internetového bankovnictví. To lze provádět dvěma způsoby. Buď přes přímý kanál s bankou, nebo vyexportováním souboru do předem založené složky a z té se poté provádí import ať už do banky nebo do Helios Orange. Na obrázku 18 je vidět seznam zakoupených bankovních skriptů.
Obrázek 18 Skripty potřebné pro komunikaci s bankou (Helios Orange) 45
Modul Majetek Zde u tohoto modulu, chybí výborná funkce, kterou má větší bratříček z rodiny Helios, a to Helios Green. Je to především spolupráce s modulem Faktury a Pokladna. Díky tomu se odkaz na doklad zadává jen ručně do malého okénka, které je navíc omezeno počtem znaků. To je ale takový rozmlsaný uživatelský pohled a malé bezvýznamné mínus k nabízené funkcionalitě tohoto modulu. Jinak modul splňuje všechny základní požadavky, které společnost ke své činnosti potřebuje. Důležitým číselníkem pro nastavení celého chodu je nastavení typu majetku. Dle doporučení konzultantů byly nastaveny typy shodně s vytvořenou analytikou jednotlivých majetkových účtů. Toto nastavení pomáhá nejen k přehledné, snadné a rychlé kontrole, ale i jako podklad pro nastavení sestav potřebných pro inventuru účtů, pro závěrečný audit a pro daňového poradce. Sledovat se zde dají odděleně jak daňové pohyby, tak i účetní pohyby, umístění majetku (včetně historie). Pokud by měla společnost označen majetek čárovým kódem, může provádět inventuru pomocí čtečky čárových kódů, napojené přímo na systém Helios Orange. Popis práce zadání nového majetku: 1. V číselníku Protokoly majetku zadá nový a ponejprv vybere typ majetku. 2. Zadá všechny potřebné parametry nového majetku. 3. Uzavře kartu a dá pokyn generování karty majetku. Tímto krokem se provede vytvoření karty majetku včetně vytvoření odpisových plánů dle zadaných parametrů v číselníku Protokoly majetku. 4. V číselníku karet majetku má dalších spoustu funkcí ke kontrolám, ale i další práci jako přemísťování majetku, vyřazování majetku, technické zhodnocení majetku, pozastavení odpisů atd. 5. Dalšími důležitými číselníky jsou pro uživatele Daňové pohyby a Účetní pohyby. Zde nejen vidí veškeré pohyby všech karet majetků za všechny roky a může si zde vytvářet a filtrovat pohledy za jednotlivá období, ale dále o těchto pohybech účtovat (zavedení majetku, odpisy, vyřazení aj.). Na obrázku 19 je pohled do nitra protokolu majetku pro zadání nové karty
46
Obrázek 19 Protokol zavedení nového majetku (Helios Orange) Modul Evidence pošty Modul Evidence pošty společnost nevyužívá a prozatím ani neplánuje v blízké budoucnosti využívat. Jinak tento modul je provázaný na modul Faktury. Může se zde evidovat všechna příchozí i odeslaná pošta rozdělená do různých předem dle potřeb společnosti vytvořených schránek. Může se zde sledovat i pohyb korespondence po firmě. Využívají to hlavně velké firmy, které na to mají určeného člověka anebo dále sledují a využívají další z nepřeberných funkcí Helios Workflow. Modul Výroba Modul Výroba je největším modulem systému Helios Orange, nejnáročnějším na jeho nastavení a nejrozsáhlejším, co do nabízených funkcí. Pro firmu je velkým přínosem, protože předtím veškeré účetní operace evidovali ručně v účetním deníku interními doklady a ve vedlejších pomocných tabulkách MS Excel. Tímto modulem se jednoznačně proces výroby zrychlil, zpřehlednil, zpřesnil a zjednodušil. Zvláště nastavením provázanosti na modul Oběh zboží a modul Mzdy. Zároveň tento modul je místem, kde vyvstává nejvíce problematiky, která se pak stává předmětem řešení častých sporů mezi pracovníky jednotlivých středisek. Je proto velmi důležité správně a důsledně vkládat data do systému. A udržovat správnou komunikaci mezi spolupracovníky.
47
Modul Výroba je v Helios Orange rozdělen na dva samostatné moduly: 1. Technická příprava výroby: v technické části výroby je kompletní nastavení funkčnosti a všech parametrů potřebných pro samotnou práci ve výrobě, vyráběné dílce, nakupovaný materiál, číselník nářadí, vedlejší produkty, výrobní dokumentace, střediska, pracoviště, tarify, kooperace, předběžný plán, atd. 2. Řízení výroby Zde probíhají už samostatné operace prováděné ve výrobě. Včetně automaticky přenášených dat z jednotlivých dílen pomocí takzvaných terminálů. Vedoucí výroby jednotlivých dílen po vyhotovení výrobku či polotovarů musí za pomocí čtečky čárových kódů načíst TPV hotových výrobků. A to dále způsobí, že se do systému načtou všechny provedené úkony na daném výrobku, včetně odpracované doby, spotřebovaného materiálu, v jakém středisku byl vyroben, pod jakou zakázkou, kteří zaměstnanci se na výrobě podíleli, jak dlouho, za jakou sazbu, atd. Vytváří se výrobní plán. Výrobní příkazy. Kooperační objednávky. Pohyby a inventury nedokončené výroby. Tyto všechny kroky jsou pak dále provázány na modul Oběhu zboží, kam se generují výdejky do výroby, příjemky na sklad, a na modul Mzdy, kam se generuje skutečný odpracovaný čas na jednotlivých zakázkách a čas strávený ve ztíženém prostředí, který je zároveň příplatkovou složkou mzdového ohodnocení. Na obrázku 20 je ukázka pohledu na evidenci jednotlivých operací, které byly do systému načteny pomocí čárových kódů přes terminály umístěné v jednotlivých dílnách. Mimo jiné jsou pod tímto číselníkem vytvořeny akce pro přenos vybraných dat do modulu Mzdy, jako podkladů pro výpočet mezd. 48
Obrázek 20 Ukázka evidence operací na základě načtených TPV (Helios Orange) Příklady často řešeného sporu, ke kterému dochází vlivem špatné komunikace: 1. Vedoucí pracovník vytvoří TPV na základě výkresů a požadavků daného výrobku. Přijde objednávka, na základě níž je vytvořen výrobní příkaz. Vytvoří se výdejky materiálu do výroby, po zhotovení vedoucí výroby načte data do systému o dokončení výroby a následuje vytvoření příjemky výrobku na sklad. Když má dojít k realizaci výdejky, zjistí skladník, že mu nesedí materiál, protože buď ve výrobě použili jiný a nenahlásili to vedoucímu pracovníkovi, aby změnil TPV a VP, nebo ho zapomněli zapsat do zakázkového listu anebo jich museli použít více či méně, než je v obsahu daného TPV a ve specifikaci výrobku. 2. Někdy je těžké v tu chvíli posoudit, zda viníkem je dělník ve výrobě nebo vedoucí pracovník a kdo měl komu nahlásit změny. Je to pak velmi citlivé téma, kdy se následně hledá viník, který to způsobil. Přehazuje se odpovědnost z jednoho na druhého a přitom by stačilo se domluvit. Vše je o lidech, jejich přístupu k práci, jejich důslednosti, jejich odpovědnosti, ale především o komunikaci mezi nimi a středisky. Modul Doprava Společnost má zakoupen modul Doprava pouze s omezeným množstvím funkcí. Modul Doprava je jinak modulem, který využívají ke své práci spediční a přepravní společnosti. Funguje jako samostatný modul. Jeho funkce nejsou dále provázány do modulu Účetnictví, Faktury ani Pokladny. Společnosti slouží pouze k podnikové evidenci firemních aut,
49
vytváření cestovních příkazů, načítání exportních souborů CCS karet a zpracování přiznání k silniční dani. Na obrázku 21 je pohled na zadávání cestovního příkazu.
Obrázek 21 Zadání cestovního příkazu (Helios Orange) Modul Firemní aktivity Modul dříve nazývaný CRM. Je určený především pro práci obchodníků a managementu firmy. Evidují se zde a následně vyhodnocují jednotlivé obchodní schůzky, firemní jednání a úkoly. Je možno napojit na MS Outlook a načítat do modulu mailovou korespondenci. Pokud má společnost zakoupen submodul Kalendáře je možné mimo jiné nastavit hlídání obchodních schůzek, firemních jednání a úkolů. Kalendář funguje obdobně jako kalendář v MS Outlooku. Modul je dále napojen na modul Oběh zboží a Faktury. Lze tedy k zadané aktivitě připojit doklady Oběhu zboží a Fakturace, případně si zobrazit již připojený doklad. Jedná se o tyto možnosti: Příjemky, Výdejky, Objednávky, Expediční příkazy, Rezervace, Nabídkové sestavy, Vydané faktury, Přijaté faktury, Položky oběhu zboží, Došlé objednávky a Položky došlých objednávek. Rovněž je možné k dané aktivitě vygenerovat i zakázku. Níže na obrázku 22 je maska zobrazovaných údajů v kalendáři aktivit.
50
Obrázek 22 Maska zobrazovaných údajů v kalendáři aktivit (Helios Orange) Modul Účetnictví Účetnictví je modul, kam se importují data ze všech výše uvedených modulů. Mohou se kontrolovat, jak v jednotlivých denících - dokladová řada oběhových dokladů, tak i v hlavní knize, kde jsou kompletně všechny účetní zápisy. Krom neimportovaných dat, se mohou v jednotlivých denících pořizovat záznamy ručně nebo jen dále upravovat. Ruční zadávání dokladů se používá především pro zadávání interních dokladů, které nelze nebo není vhodné pro jejich povahu zadávat jako prvotní záznam v jednotlivých modulech. Důležitým číselníkem pro nastavení tohoto modulu a potažmo všech ostatních je číselník Druhů účetních dokladů a Účtový rozvrh. Jak už bylo zmíněno, každé řadě účetního dokladu odpovídá jeden účetní deník a to výborná funkce pro provádění kontroly. Nemusí se složitým filtrováním dohledávat potřebné informace v hlavní knize, kde jsou kompletně všechna data, což je hůře přehledné a časově náročnější. Sestavení účtového rozvrhu si je potřeba dobře rozmyslet. Správně doporučují konzultanti, nastavit ho co nejjednodušší. Helios Orange má tolik možných funkcí a nástrojů, kterými je uživatel schopen dohledat potřebné informace, že je opravdu zcela zbytečné, jak bývalo dříve zvykem, co nejvíce operací ošetřit účetní analytikou. Dříve byly výstupní sestavy pevně dané a omezené. Podrobněji vysvětlím v odstavci nástroje a funkce Helios Orange. Dále je zde možné využít funkce, které pomáhají uživatelům nezapomenout doplnit k danému účtu středisko, zakázku, atd. V modulu účetnictví jsou pro uživatele nad účetním deníkem vytvořeny číselníky období DPH, Saldokonto, Stavy účtů, Upomínky, Penalizace a za zmínku stojí Rozpouštění režií. 51
Rozpouštění režií je funkce, za jejíž pomoci na základě předem pevně stanovených podmínek může uživatel rozpustit náklady špatně se rozlišující, které se účtují na středisko režie do ostatních středisek. Na obrázku 22 je pohled na jednu ze záložek nastavení účtu a to tzv. hlídače. Po jeho nastavení budou uživatelé upozorňováni hláškou, pokud např. zapomenou zadat středisko. Nastaví-li se na účet středisko povinně, nedovolí systém doklad odeslat k zaúčtování, dokud není středisko doplněno. Na obrázku 23 je pohled na předem nastavené akce, které slouží k rozúčtování vybraných režijních nákladů na vybraná střediska.
Obrázek 23 Nastavení účtu (Helios Orange)
Obrázek 24 Rozúčtování režií (Helios Orange) Modul Helios Controlling Je posledním modulem, který je třeba zmínit. Tento modul slouží k potřebám celkového vyhodnocování hospodaření společnosti. Krom základních výstupních sestav Rozvahy, Výkazu zisků a ztrát, Cash Flow, Výkaz změn vlastního kapitálu zde mohou uživatelé 52
vytvářet Plán firmy, sledovat jeho splnění a další Finanční analýzy potřebné pro řízení a rozhodování managementu společnosti. Na obrázku 25 je znázorněn výběr části dalších možných výstupních sestav.
Obrázek 25 Ukázka dalších možných výstupních sestav (Helios Orange) Zhodnocení nastavení ostré verze II.: Harmonogram prací, který byl navržen v úvodní studii, byl termínově až na jeden dodržen bez delších prodlev, které by výrazným způsobem komplikovaly práci uživatelů. Konzultanti společnosti Asseco Solutions, a.s. pohotově reagovali na připomínky, či požadavky a vždy se snažili je vyřešit nebo najít společné řešení ke spokojenosti uživatelů. Uživateli byl velmi kladně hodnocen jejich osobitý přístup, znalosti a praxe, které nebyly jen na úrovni znalosti systému Helios Orange a jeho problematiky, nýbrž znalosti a praxe, které vycházely z jejich dřívějších zaměstnání, kdy oni sami byli uživateli nějakého informačního systému a pracovali v oblasti, kterou nyní zastupují, coby konzultanti. Dobře znali i zákonnou problematiku dané oblasti. Modul řízení výroby dle původního návrhu měl být nasazován do ostrého provozu od července 2007. Na žádost společností Trafo CZ, a.s. byl tento termín prodloužen a jeho nasazení bylo započato až počátkem roku 2010. Důvodem byl především čas, který společnost chtěla získat na odzkoušení běžného rutinního provozu, vychytání a odladění dalších případných problémů, které se neprokázaly během 53
zkušebního provozu. Dále, aby si nově zavedený systém tzv. sedl, ustálil a jeho uživatelé si měli čas najít svůj vlastní způsob práce v něm. Dalším z důvodů byly prováděné organizační změny ve společnosti, fúze a přeměna společnosti na akciovou společnost. Proces nastavení ostré verze z hlediska časového harmonogramu proběhl tedy ve dvou fázích. První fáze proběhla v první polovině roku 2007 a druhá (modul Výroba) pak v první polovině roku 2010. Během postupného nastavování ostré verze databáze byly prováděny průběžné kontroly vedoucím divize HEO, který dohlížel na správný chod implementace.
5.6 Fáze 4 – Zkušební provoz Zkušební provoz je zátěžovým testem pro odzkoušení funkčnosti systému Helios Orange v běžném rutinním provozu. Při jednotlivých operacích se tak testuje správnost nastavení systému a dochází k případnému doladění, přenastavení nebo donastavení funkcí jednotlivých procesů a testuje se jejich následná provázanost. Zkušební provoz je důležitý pro otestování uživatelů, jak se s novým systémem seznámili a jak ovládají jeho funkce. 5.6.1 Test uživatelů, zahájení zkušebního provozu Průběžně s postupným ukončování nastavení ostré databáze, naplnění číselníků, přenosů dat a ručním zadáním počátečních stavů byl zahájen zkušební provoz. Pro tento účel byla vytvořena a zpřístupněna druhá databáze v systému Helios Orange, kam bylo nahráno veškeré nastavení ostré databáze. V této zkušební verzi probíhal běžný rutinní provoz do konce roku 2007. Souběžně s ním po celou dobu probíhal standardní provoz v informačním systému SAP. Společnost získala dostatečný prostor na společné odladění nesrovnalostí a případných problémů. Uživatelé měli dostatek času se s novým systémem sžít. A díky souběžné práci v obou systémech se nemohlo stát, že by byl narušen jakýmkoliv způsobem chod společnosti pro nefunkčnost nebo nedostatečné nastavení nového systému. Po celou dobu zkušebního provozu byli k dispozici pro řešení případných problémů nápomocní konzultanti odpovědní za implementaci, kteří pružně a pohodově reagovali na dotazy a požadavky uživatelů, i pro případné odstranění problémů s chodem nového systému. Toto bylo hodnoceno velmi kladným způsobem stejně jako možnost práce ve druhé zkušební databázi. 54
5.6.2 Importy dat, tvorba formulářů Koncem roku 2007 proběhla závěrečná schůzka, kde bylo předmětem zhodnotit zkušební provoz. Po vzájemném provedení kontroly správnosti nastavení, správného a vyhovujícího běhu systému, otestování znalosti zaměstnanců, kontroly splnění všech požadavků, byl po vzájemné dohodě obou stran (dodavatele a zhotovitele) ukončen zkušební provoz. Byla provedena záloha dat a překlopena do ostré databáze. Následovalo vytvoření a nastavení potřebných výstupních sestav dle zvyklosti společnosti Trafo CZ, a.s. na základě předem definovaných a odsouhlasených požadavků. Od počátku roku 2008 byl zahájen ostrý provoz v novém systému. Byla však k dispozici uživatelům nadále ponechána druhá zkušební databáze k možnému testování nových nebo nevyzkoušených operací a rovněž i nadále povolen vstup do starého systému k nahlížení až do konce roku 2009, kdy byla provedena komplexní záloha dat a ta zůstala k dispozici v off-line režimu pro nahlížení dodnes.
5.7 Fáze 5 – Živý běh systému Živý běh informačního systému začíná ve chvíli, kdy je oficiálně ukončen zkušební provoz. V této konečné fázi dochází ke spuštění ostrého provozu, jeho monitorování a zpětné vazbě uživatelů s Hot - line linkou. 5.7.1 Rutinní provoz, kontrola rutinního provozu Rutinní provoz byl zahájen 1. 1. 2008. Souběžně s ním nadále byl dispozici ponechán vstup do ostré verze starého systému SAP a to i z důvodu potřeb ukončení starého roku 2007 a jeho uzavření. To samé se souběžně provedlo i v novém systému a do roku 2008 se převedly správné počáteční zůstatky. I když zaměstnanci byli dostatečně předem proškoleni a byli před zahájením ostrého provozu otestováni, stávalo se, že zpočátku hodně v systému tápali, zmatkovali a chybovali. Dobrým rozhodnutím proto bylo najetí na modul Výroba posunout na další rok, aby měli uživatelé dostatek času naučit se dobře orientovat v prostředí Helios Orange, pochopit všechny provázanosti, naučit se zpětně data kontrolovat, dohledávat chyby a umět si je opravovat. Pro tento účel hodně využívali telefonický i e-mailový Hot-line. Při větším zásahu musel přijet na osobní konzultaci či nápravu konzultant do firmy.
55
Také se ukázalo, že pro rychlejší zdokonalení je zapotřebí si zopakovat získané znalosti na hromadných školeních, která na svých pobočkách pravidelně pořádá zhotovitel společnost Asseco Solutions, a.s. 5.7.2 MIS, Výkazy, další požadavky V druhé polovině roku 2008, když už byli uživatelé znalejší systému a přešlo se k poslední fázi etapy implementace a to k prozkoumání dalších nástrojů přizpůsobení a dalších užitečných funkcí. Helios Orange má spoustu úžasných funkcí a nástrojů, aby uživatel mohl získat potřebné informace. Jinými slovy, co jsi tam vložil, také dostaneš zpět. V jakékoliv podobě a místu, jak si jen uživatel vzpomene. Informace může uživatel získat v podobě výstupních sestav pevně daných nebo sestav, které si sám může vytvořit. Třeba i v podobě kontingenčních tabulek a grafů, či je exportovat do MS Excel, MS Word, Open Office, Text, HTML, XML a dále s nimi pracovat. Pokud zná uživatel jazyk SQL, může si sám vytvářet další pomocné externí akce, podbarvování záznamů, upozorňující hlášky, apod. Dále budou zmíněny tři z nich vybrané: Funkce Nastav Tato funkce je zároveň mocným nástrojem, který se prolíná celým systémem, a můžeme ji použít, kdekoliv se zrovna nacházíme. V Helios Orange je jen pár pevně daných sestav, ostatní jsou na uživateli, jak si je dle svých potřeb vytvoří. To je úžasná myšlenka a skvělý nástroj pro počítačově zdatné uživatele. Pro ty méně znalé nebo pro uživatele, kteří přecházejí z DOS verzí SW, je to spíše na obtíž, ale to jen do chvíle, než se s ní naučí správně zacházet a poznají, co vše tím získávají. Za pomoci tohoto nástroje si vytváří uživatel dle svých potřeb nejrůznější pohledy na zadaná data, výstupní sestavy, kontrolní filtry na míru sám pro sebe nebo i pro ostatní uživatelé. Na obrázku 26 je na první záložce vidět seznam číselníků, kterých je možné použít při čerpání informací. Vybranému údaji odpovídá sloupeček v sestavě. Na dalších záložkách je možné nastavit třídění, podmínky za jakých chci sledovat získané informace, případně si daný pohled uložit jako sestavu pro další užívání.
56
Obrázek 26 Ukázka práce s funkcí nastav (Helios Orange) Gadgets Nástroj, který může využít k získání potřebných informací např. ředitel společnosti. Ve své pozici má sice plný přístup do systému, ale nezná všechny funkce a nástroje jednotlivých modulů uživatelsky a kde hledat potřebné informace, které mu zpracovávají jeho podřízení. Za pomocí tohoto nástroje se vytvoří odkaz na ploše monitoru, respektive se mu otevře okno, kde má tyto informace na základě předešlého nastavení ihned k dispozici. Manažerské vyhodnocování Pro náročné uživatele, kterým nestačí základní funkce a nástroje v systému, vytvořili programátoři dalších 200 funkcí, které si mohou přidat do MS Excel a tam si mohou vytvářet další nejrůznější sestavy. Tyto sestavy si dále mohou mezi sebou propojovat a sehrávat do dalších jim nadřazených sestav. V praxi to funguje tak, že po přidání těchto funkcí nazvaných Manažerské rozhraní do MS Excel se můžeme napřímo přihlásit do systému Helios Orange, aniž bychom ho museli mít předem otevřený a sáhnout si pro potřebná data, nebo tato data můžeme vyexportovat do MS Excel a tam s nimi díky tomuto nástroji a funkcím v něm vloženým pracovat. Na obrázcích 27 a 28 je pohled do MS Excel na přihlašovací lištu a výňatek funkcí Manažerského rozhraní.
57
Obrázek 27 Ukázka funkcí Manažerského rozhraní I. (Helios Orange)
Obrázek 28 Ukázka funkcí Manažerského rozhraní II. (Helios Orange) Posledním krokem a druhou etapou implementace bylo najetí na modul Výroba. V druhé polovině roku 2009 byly provedeny analýzy a zmapování procesu výroby. Na základě toho pak bylo navrženo nastavení modulů a všech provázaností s dalšími spolupracujícími moduly. V průběhu první poloviny roku 2010 byla započata implementace a zkušební provoz modulu Výroba. Přechodem modulu Výroba do ostrého provozu v 2. polovině roku 2010 byla kompletně završena implementace systému Helios Orange.
58
5.7.3 Zhodnocení z pohledu celé společnosti Společnost hodnotí nový systém velmi kladným způsobem. Bylo řečeno, že je velmi znát, že systém Helios Orange je věkově mladším ERP systémem na trhu, že jeho prostředí je uživatelsky přívětivější a na obsluhu znatelně jednodušší než dříve používaný SAP. A přestože je Helios Orange menší, je co do poskytnutí možné funkcionality srovnatelný s daleko větším SAP, takže uživatelé nepocítili žádná omezení. Největším přínosem bylo zprovoznění modulu Výroba. Společnost pocítila velkou finanční úsporu provozních nákladů na roční podporu systému téměř 90%. Finanční úspora nastala i v běžných provozních nákladech firmy. Zrychlil se a zpřehlednil proces výroby a získávání výstupních informací. Společnost získala všechny možné potřebné výstupy jednoduchým a přehledným způsobem, který předtím neměla. Záporně můžeme hodnotit jen to, že doposud nebyly nastaveny a zprovozněny všechny submoduly – Evidence pošty a Personalistika. To však bude postupně dle potřeb společnosti také odladěno. Největší problémy, které jsou předmětem častých sporů na každotýdenních poradách, se týkají procesu výroby a provázanosti na oběh zboží. Není to však vinou systému a nedostatečného nastavení, ale špatnou komunikací mezi pracovníky jednotlivých středisek. A také nezodpovědným přístupem některých pracovníků k důslednému a správnému vkládání dat do systému. Bohužel negativním dopadem je pak zpoždění dodávky odběratelům. Nápravou tak může být jen zlepšení komunikace, stanovení odpovědnosti za správnost zadávání, případně motivací pracovníků v podobě finančních bonusů nebo naopak finančních postihů ve formě krácení osobního ohodnocení či prémií. 5.7.4 Zhodnocení z pohledu uživatelů Příspěvky uživatelů - zaměstnanců společnosti Trafo CZ, a.s. k implementaci systému a práce s ním. Informace jsem získala na základě uskutečněných rozhovorů s nimi osobně v rámci sbírání podkladů pro svou práci. Ředitel 59
Pro firmu byl nový systém jednoznačně velkým přínosem. Získali jsme nemalou finanční úsporu provozních nákladů oproti dříve využívanému SW SAP. Co hodnotím záporně, je hodně náročné a složité počáteční nastavení celého systému, zejména výroby, kde ještě zcela nevyužíváme všechny funkce. Jinak po osmi letech užívání provozu hodnotím Helios Orange kladně a až na modul výroby, kde občas řešíme problémy, splňuje naše požadavky a očekávání. Ekonom Se systémem jsem spokojena. Samozřejmě má své nedostatky, ale nikdo není dokonalý. V případě problému konzultanti obvykle pohotově reagují a snaží pomoci, a je jedno jestli se jedná o pomoc telefonickou, emailovou nebo problém vyžaduje osobní zásah na místě. Nejvíce se mi líbí množství všech možných nástrojů a funkcí, které mi umožňují svobodné vytváření pohledů na data a získání informací. Což mě minulé SW, se kterými jsem pracovala, neumožňovaly. Vedoucí obchodu Už si nepamatuji všechny detaily implementace Helios Orange, ale to je vlastně dobře, protože to znamená, že žádné velké problémy nenastaly. Jinak se ztotožňuji se slovy ekonomky. Vedoucí výroby Když se ho člověk naučí ovládat, jak potřebuje a jak má, tak není problém s ním pracovat. Celkově jsem s novým systémem spokojen. Je ale zapotřebí důslednosti a pečlivosti lidí při zadávání vstupních údajů do Helios Orange. Skladník S Helios Orange jsem spokojen, jediné, co bych mu vytkl je, že si nemohu vytvořit šablonu na výdejku, kterou musím zadávat vždy celou znovu. Kopírování je nedostačující. 5.7.5 Zhodnocení z pohledu konzultanta Implementace proběhla ve společnosti Trafo CZ, a.s. proběhla standardním způsobem a bez větších problémů. Velice kladným způsobem je potřeba ohodnotit spolupráci všech uživatelů při implementaci systému., jejich včasnou připravenost podkladů a ochotu učit se a být přístupný nový věcem. Bylo vidět, že zaměstnancům samotným záleží na co 60
nejlepším chodu společnosti a také si sami uvědomovali, jak jim nový systém v budoucnu pomůže usnadnit práci a získávat přehledné a úplné informace o hospodaření společnosti. Systém Helios Orange má širokou škálu nejrůznějších nástrojů přizpůsobení a funkcionality, což je jeho devízou, ale také nevýhodou, protože je velmi náročné a zdlouhavé pro uživatele prvotní nastavení systému. A pochopení jeho myšlení, tedy provázanosti uskutečněných procesů v systému. Z praxe je známa spousta firem, kde zaměstnanci nebyli natolik vstřícní a přístupni učit se novým věcem, takže celá implementace pak skončila negativním výsledkem v běžném provozu, a to tak, že buď nejsou schopni získávat potřebné informace nebo spoustu věcí dělají ručně na místo toho, aby využili pro rychlejší chod automatizovaných procesů na základě správného nastavení provázaností. Naštěstí tomu tak nebylo ve společnosti Trafo CZ, a.s. a nyní je možné hodnotit spolupráci s firmou velmi kladně.
61
6 SHRNUTÍ Výzkumná část práce řeší praktickou situaci změny podnikového informačního systému ve výrobní firmě. Provedena je analýza procesu od prvotního rozhodnutí pro změnu informačního systému, přes výběr vhodného systému, dodavatele ERP systémů, po samotnou aplikaci v konkrétním výrobním podniku. Přínosem práce je komplexní posouzení kladů a záporů, které nový informační systém ve zkoumané společnosti přinesl. Cílem bakalářské práce bylo analyzovat použití jednotlivých modulů ve vztahu k účetnictví v podnikatelském subjektu. Při naplňování tohoto cíle je v první části práce vnesen pohled do historie účetnictví a vývoje informačních systémů od prvních účetních záznamů, prvních počítačových strojů a jejich informačních systémů po současné. Jsou zde vysvětleny základní pojmy účetnictví, podnikových informačních systémů a ERP balíčků, které tvoří řada modulů. Následuje popis začleňování systémů v zahraničí a je doložen obrázkem s názornou ukázkou požadavků dnešního účetnictví a nástrojů moderní informační technologie jako řešení. V práci je vystižena integrace účetního softwaru do podnikového informačního systému, implementace ERP SYSTÉMU v podniku a 5 fází vhodného způsobu implementace, které byly představeny v dubnu 2015 v Číně. Charakterizuje se zde Outsoursing IT služeb a jaké jsou důvody jeho využití ve firmách. Není opomenuta zmínka o legislativě, která se váže k účetním softwarům a je zde popsáno jak správně a nejlépe chránit svá data. V tabulce je doložena ukázka jedné ze zkoumaných oblastí ČSÚ, která ukazuje, jak si podniky chrání svá data. Ve výzkumné části je představena vybraná společnost pro provedení analýzy použití jednotlivých modulů ve vztahu k účetnictví v podnikatelském subjektu. Práce je zaměřena na výběr nového informačního systému přes správné nastavení procesů s co nejefektivnějším využitím nástrojů přizpůsobení a funkcí informačního systému v podniku pro co nejjednodušší a nejrychlejší práci s ním s vizí do budoucna a pro získávání maximálního množství informací v závislosti na definovaných 5 fázích jako vhodného způsobu implementace ERP systémů popsaných v teoretické části práce. Závěr výzkumné části práce hovoří o 5 fázích zmíněných v teoretické části, vypichuje jeho klady a zápory, které nový informační systém společnosti přinesl a to vše z pohledu celé společnosti, jednotlivých uživatelů a pohledu autorky jako konzultanta IS, která se na implementaci aktivně podílela. 62
7 ZÁVĚR Výběr a zavádění nového ekonomického softwaru je pro firmu zásadním strategickým rozhodnutím, které může mít jak pozitivní, tak negativní dalekosáhlé důsledky na její vedení, prosperitu a konkurenceschopnost. Je důležité, aby firma výběr vhodného softwaru neuspěchala a jeho hodnocení i posouzení dodavatele věnovala náležitou pozornost. Před samotným výběrem účetního programu je nutné si přesně ujasnit jaké funkce a parametry musí program splňovat, a co všechno od jeho zavedení firma očekává. Výběr vhodného účetního programu vyžaduje vyvážené odborné posouzení mnoha kritérií v několika samostatných oblastech. Zároveň je třeba si uvědomit, že neexistuje účetní program, který by splňoval úplně všechny představy a nároky. Snahou tedy není vybrat takový software, který bude dané požadavky splňovat absolutně, ale optimálně vzhledem k daným parametrům. Obecně by měl splňovat kritéria nutná pro bezpečný a přesný chod programu a pro jeho pohodlné užívání, do nichž není třeba promítnout specifické požadavky jednotlivých firem. Specifická kritéria se již váží přímo na konkrétní subjekt a jeho jedinečné potřeby a požadavky. Z těchto důvodů platí, že program, který je při daných podmínkách pro jistou firmu výborným řešením, může být kvůli jiným okolnostem a potřebám pro jiné podniky zcela nevhodný. Jinak tomu nebylo ani v případě výběru nového podnikového informačního systému ve společnosti Trafo CZ, a.s. I přesto, že ERP systém Helios Orange nabízí vysokou míru škálovatelnosti, velké množství nástrojů přizpůsobení a dalších nejrůznějších funkcí, řadí se stále mezi tzv. krabicové systémy, a tudíž ho nelze zcela přizpůsobit přímo na konkrétní subjekt. Našlo se však řešení tohoto problému pomocí vytvoření zakázkových úprav a externích akcí, dle předem stanovených požadavků. Uživatelé společnosti Trafo CZ, a.s. jsou s novým systémem vcelku spokojeni. Byla zaznamenána velká finanční úspora na provozních nákladech. Byl urychlen, zpřesněn, zpřehledněn a zjednodušen proces oběhu dokladů a výstupních účetních informací. Zhodnoceno bylo kladně a jako největší přínos společnosti zavedení modulu výroby, která předtím byla evidována pouze účetně anebo v pomocných tabulkách MS Excel a bylo pro uživatele obtížné získávat informace o průběhu jednotlivých procesů výroby a rozpracovanosti zakázek. Dále byla vyhodnocena kladně spolupráce se zhotovitelem ERP systému Asseco Solutions, a.s., respektive odpovědných konzultantů za implementaci, 63
jejich odborné znalosti a dovednosti, díky kterým dokázali poradit i nad rámec svých povinností. Hodnoceno záporně bylo náročné, složité a zdlouhavé počáteční nastavování systému, jednotlivých modulů a jejich provázaností. To však nijak značným způsobem nesnižuje jeho hodnotu a celkový přínos společnosti. Jako největší problém častých sporů na každotýdenních poradách byl vyřčen proces výroby a provázanost na oběh zboží. Zároveň bylo identifikováno, že na vině není systém samotný nebo nedostatečné nastavení, ale špatná komunikace mezi pracovníky jednotlivých středisek a nezodpovědný přístup některých zaměstnanců k důslednému a správnému vkládání dat do systému. Byla doporučena náprava na zlepšení komunikace, stanovení odpovědnosti za správnost zadávání, případně motivování pracovníků v podobě finančních bonusů nebo naopak finančních postihů ve formě krácení osobního ohodnocení či prémií. Cílem bakalářské práce bylo analyzovat použití jednotlivých modulů ve vztahu k účetnictví v podnikatelském subjektu. Dle mého osobního posouzení byl cíl bakalářské práci splněn podle očekávání v dostatečné míře. Výzkumná část byla provedena v sounáležitosti s definovanou teoretickou částí. Do práce byla promítnuta moje získaná praxe a znalosti ERP systému Helios Orange nejen jako aktivního uživatele, ale i jako konzultanta IS. Do budoucna by stálo za úvahu rozšíření práce o podrobnější rozbor jednotlivých kroků implementace, podrobnější rozbor funkcionality vybraného systému a porovnání s konkurenčními ERP systémy na trhu. Doporučení, která ze samotné implementace vyplývají, jsou: Dobře si stanovit kritéria výběru nového informačního systému. Udělat si podrobný průzkum ERP systémů na trhu, jejich vybavení nástroji přizpůsobení a funkcionality. Vybrat si dodavatele, který má zastoupení v místě sídla společnosti, má stabilní dlouhodobé a silné zázemí, nabízí pozáruční servis, další vývoj systémů a širokou škálu kvalitních služeb.
64
Dobře si rozmyslet a připravit podklady pro nastavení systému, jednotlivých číselníků a provázaností s vizí do budoucna, aby se práce v systému mohla dál rozvíjet a být nápomocna v růstu společnosti na trhu a být konkurenceschopná. Pro popisovanou společnost je tato bakalářská práce přínosná zejména jako zpracovaný metodický návod jak postupovat při implementaci nového ERP systému. Další výhodou je definování chyb, kterým by bylo vhodné při nastavování systému předejít. Bakalářská práce hloubkově ověřila mé schopnosti a znalosti ERP systému Helios Orange nejen jako aktivního uživatele, ale i jako konzultanta IS. Díky nim mohu být do budoucna více prospěšná dalším uživatelům v rámci implementace ERP systému Helios Orange a následného poskytování pomoci při řešení problémů v běžné rutinní práci s ním.
65
POUŽITÁ LITERATURA [1] BALOUŠEK, R. a kol. Podvojné účetnictví v bankách. 2., přeprac. a dopl. vyd. Praha: C.H. Beck, 2007. 265 s. ISBN 978-80-7179-663-3. [2] BASL, J. a BLAŽÍČEK, R. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 3., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada, 2012. 323 s. ISBN 978-80-2474307-3. [3] BEJROVÁ, M. FUČÍKOVÁ, L. Operační řízení ve zdravotnictví. Elektronická komunikace SSS s podnikateli. Datové schránky: sborník přednášek společného československého kongresu. Praha: Life Support, 2008. [4] BROWN, R. A history of accounting and accountants. New York: Cosimo Classics, 2004, 459 p. ISBN 1596050845. [5] BRUCKNER, T. Tvorba informačních systémů: principy, metodiky, architektury. 1. vyd. Praha: Grada, 2012. 357 s. ISBN 978-80-247-4153-6. [6] BŘEZINOVÁ, H. Rozumíme účetní závěrce podnikatelů. Vyd. 1. Praha: Wolters Kluwer, 2014. 222 s. ISBN 978-80-7478-640-2. [7] GÁLA, L., POUR, J. a ŠEDIVÁ, Z. Podniková informatika. 2., přeprac. a aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2009. 496 s. ISBN 978-80-247-2615-1. [8] LEON, A. ERP Demystified. Tata McGraw-Hill Education, 2008. s. 585. ISBN 9780070656642. [9] LOUŠA, F. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví, aktualizované vydání. Praha: Grada, 2014. ISBN 978-80-247-5172-6. [10] ŠTĚDROŇ, B. Manažerské řízení a informační technologie. 1. vyd. Praha: Grada, 2007. 156 s. ISBN 978-80-247-2052-4. [11] RUBÁKOVÁ, V. Účetnictví pro úplné začátečníky 2015. 9. vyd. Praha: Grada, 2015, 192 s. ISBN 978-80-247-5497-0. [12] YATES, J. Information technology and organizational transformation: history, rhetoric, and practice. Thousand Oaks: Sage Publications, 2001, 367 s. ISBN 0-76192301-2.
66
INTERNETOVÉ ZDROJE [1] BELFO, F., TRIGO, A., Accounting Information Systems: Tradition and Future Directions, Procedia Technology, Volume 9, 2013, Pages 536-546, ISSN 2212-0173 [online].[cit. 2015-07-23]. Dostupné z WWW:
.
[2] BRANDAS, C., MEGAN, O., DIDRAGA, O., Global Perspectives on Accounting Information Systems: Mobile and Cloud Approach, Procedia Economics and Finance, Volume 20, 2015, Pages 88-93, ISSN 2212-5671[online].[cit. 2015-07-23]. Dostupné z WWW: .
[3] Český statický úřad, Využívání informačních a komunikačních technologií v podnikatelském sektoru [online]. [cit. 2015-08-13]. Dostupné z WWW: .
[4] GHASEMI, M., et al., The impact of Information Technology (IT) on modern accounting systems, Procedia - Social and Behavioral Sciences, Volume 28, 2011, Pages 112-116, ISSN 1877-0428[online].[cit. 2015-07-23]. Dostupné z WWW: .
[5] IBM, IBM 701 Electronic analytical control unit. IBM Archives: IBM 701[online]. [cit. 2015-08-12]. Dostupné z WWW: < https://www03.ibm.com/ibm/history/exhibits/701/701_intro3.html.>.
[6] KANELLOU, A., SPATHIS, C., Accounting benefits and satisfaction in an ERP environment, International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue 3, September 2013, Pages 209-234, ISSN 1467-0895 [online].[cit. 2015-07-23]. Dostupné z WWW: .
[7] MACVE, R.H. Fair value vs conservatism? Aspects of the history of accounting, auditing, business and finance from ancient Mesopotamia to modern China, The British Accounting Review, Volume 47, Issue 2, June 2015, Pages 124-141, ISSN 0890-8389 [online].[cit. 2015-07-23]. Dostupné z WWW: .
[8] Ministerstvo financí České republiky. Právní rámce: Legislativa ČR, MFČR, 2015. [online]. [cit. 2015-08-13]. Dostupné z WWW: .
67
[9] NAVRÁTIL, J., Účetnictví od A do Z, 1. díl - Pojem účetnictví., Účtování.net, jasně a srozumitelně [online].[cit. 2015-08-14]. Dostupné z WWW: .
[10] PALEOGRAFIE, Kniha kostelních účtů (AHMP, Sbírka farních písemností). Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta. Zpracováno v rámci projektu OPPA: Modernizace a rozšíření studijních programů v rámci oboru archivnictví a pomocné vědy historie, CZ.2.17/3.1.00/31168. Praha, 2011[online].[cit. 2015-07-24]. Dostupný z WWW: .
[11] Sprinx Systems, a.s. Money S4 [online]. [cit. 2015-07-24]. Dostupný z WWW: .
[12] SUN, H., NI, W., LAM, R., A step-by-step performance assessment and improvement method for ERP implementation: Action case studies in Chinese companies, Computers in Industry, Volume 68, April 2015, Pages 40-52, ISSN 0166-3615[online].[cit. 2015-0714]. Dostupný z WWW: .
[13] TRIGO, A., BELFO, F., ESTÉBANEZ, R. P., Accounting Information Systems: The Challenge of the Real-time Reporting, Procedia Technology, Volume 16, 2014, Pages 118-127, ISSN 2212-0173[online].[cit. 2015-07-14]. Dostupný z WWW: .
[14] United States Census Bureau. History, A UNIVAC computer at the Census Bureau [online]. [cit. 2015-07-14]. Dostupné z WWW: .
[15] WAGNER, E., MOLL, J., NEWELL, S., Accounting logics, reconfiguration of ERP systems and the emergence of new accounting practices: A sociomaterial perspective, Management Accounting Research, Volume 22, Issue 3, September 2011, Pages 181-197, ISSN 1044-5005[online]. [cit. 2015-07-14]. Dostupné z WWW: .
68
SEZNAM TABULEK Tabulka 1 Přítomnost jednotlivých modulů v ERP systémech dostupných v roce 2013 (Kanellou, 2013) .................................................................................................................. 12 Tabulka 2 Podniky používající antivirový program (ČSU, 2008)....................................... 24 Tabulka 3 - Řešitelský tým (vlastní tvorba) ........................................................................ 30 Tabulka 4 - Harmonogram implementace (vlastní tvorba) ................................................. 31
SEZNAM OBRÁZKŮ Obrázek 1 Záznam výdajů v athénském státě (Brown, 2004, s. 27) ..................................... 3 Obrázek 2 Traktát mnicha Luca Pacioli (Březinová, 2014, s. 21)......................................... 4 Obrázek 3 Kniha kostelních účtů (Paleografie, 2011) ........................................................... 5 Obrázek 4 Počítač Univac I. (United States Census Bureau, 2015) ...................................... 6 Obrázek 5 Počítač IBM 701 Electronic analytical control unit (IMB, 2015)........................ 7 Obrázek 6 Uživatelé účetnictví (Navrátil, 2012) ................................................................. 10 Obrázek 7 Money S4 (Sprinx Systems, 2010) .................................................................... 13 Obrázek 8 účetnictví a moderní nástroje jejich řešení (Přeloženo z Belfo, 2013) .............. 16 Obrázek 9 Diagram procesu implementace ERP (Přeloženo ze Sun, 2015) ....................... 21 Obrázek 10 Pohled na základní obrazovku Helios Orange (Helios Orange) ...................... 38 Obrázek 11 Účtování dokladu na úrovni hlavičky (Helios Orange) ................................... 39 Obrázek 12 Účtování dokladu na úrovni hlavičky (Helios Orange) ................................... 40 Obrázek 13 Účtování dokladu v zahraniční měně (Helios Orange) .................................... 40 Obrázek 14 Pohled na číselníky modulu Oběh zboží (Helios Orange) ............................... 42 Obrázek 15 Pohled na zadávání faktury (Helios Orange) ................................................... 43 Obrázek 16 Pohled na číselníky mezd I. (Helios Orange) .................................................. 44 Obrázek 17 Pohled na číselníky mezd II. (Helios Orange) ................................................. 45 69
Obrázek 18 Skripty potřebné pro komunikaci s bankou (Helios Orange) .......................... 45 Obrázek 19 Protokol zavedení nového majetku (Helios Orange) ....................................... 47 Obrázek 20 Ukázka evidence operací na základě načtených TPV (Helios Orange) ........... 49 Obrázek 21 Zadání cestovního příkazu (Helios Orange) .................................................... 50 Obrázek 22 Maska zobrazovaných údajů v kalendáři aktivit (Helios Orange) ................... 51 Obrázek 23 Nastavení účtu (Helios Orange) ....................................................................... 52 Obrázek 24 Rozúčtování režií (Helios Orange) .................................................................. 52 Obrázek 25 Ukázka dalších možných výstupních sestav (Helios Orange) ......................... 53 Obrázek 26 Ukázka práce s funkcí nastav (Helios Orange) ................................................ 57 Obrázek 27 Ukázka funkcí Manažerského rozhraní I. (Helios Orange) ............................. 58 Obrázek 28 Ukázka funkcí Manažerského rozhraní II. (Helios Orange) ............................ 58
SEZNAM PŘÍLOH Příloha 1 Přehled v současnosti platné legislativy v oblasti účetnictví 2015 Příloha 2 Zaměstnanci a informační technologie
Příloha 3 Rámcová nabídka na dodávku a implementaci informačního systému Příloha 4 Audit počítačové sítě pro nasazení IS Příloha 5 Úvodní studie IS Příloha 6 Dotazník spokojenosti s ERP
70
Příloha 1 Přehled v současnosti platné legislativy v oblasti účetnictví 2015
Tabulka 1 Legislativa - účetnictví 2015 (Ministerstvo financí České republiky, 2015).
Příloha 2 Zaměstnanci a informační technologie Vybrané výstupní informace jsou získané ze stránek Českého statického úřadu. Průzkum pod názvem Využívání informačních a komunikačních technologií v podnikatelském sektoru 2014 byl prezentován na tiskové konferenci Podniky a informační technologie. Cílem bylo vyhodnotit dle předem stanovených kritérií, jak a v jaké míře využívají zaměstnanci podniků počítačové sítě a související technologie. Průzkum byl prováděn i napříč roky a tudíž znatelný nárůst s rozvojem technologií a rozšiřováním počítačové gramotnosti zaměstnanců. Tab. 1.1: Firemní počítačová síť a související technologie v podnikatelském sektoru ČR, leden 2014
firemní počítačovou síť
Podniky celkem (10+) Velikost podniku 10–49 zaměstnanců 50–249 zaměstnanců 250 a více zaměstnanců Odvětví (ekonomická činnost) Zpracovatelský průmysl Výroba a rozvod energie, plynu, tepla Stavebnictví Obchod; opravy motorových vozidel Doprava a skladování Ubytování, stravování a pohostinství Informační a komunikační čin. Peněžnictví a pojišťovnictví Činnosti v oblasti nemovitostí Profesní, vědecké a technické čin. Administrativní a podpůrné čin.
72,5
Podniky používající vzdálený přístup k firemním bezdrátové dokumentům, připojení k souborům, firemní aplikacím s počítačové síti možností modifikace 58,0 51,0
Extrakt
34,6
14,8
67,0 92,5 97,6
52,2 77,4 90,8
43,2 77,8 92,7
29,3 48,6 79,1
11,5 23,7 41,7
74,1
59,7
49,8
33,6
11,7
74,6
54,8
51,9
36,5
15,6
65,4
46,7
36,8
29,2
7,1
77,6
64,9
59,9
33,7
17,0
57,0
46,7
34,0
28,5
9,2
49,4
40,9
27,6
21,9
11,4
97,1 89,5 81,4 89,7 58,3
88,6 65,3 55,7 69,3 46,0
93,4 76,7 60,7 68,8 41,8
79,2 73,9 36,5 43,6 30,2
55,7 45,7 12,3 21,2 13,2
Graf 1.1: Podniky s bezdrátovým připojením k firemní počítačové síti
Graf 1.2: Podniky mající extranet a intranet, leden 2014
Zdroj: Český statistický úřad 2014
intranet
Příloha 3 Rámcová nabídka na dodávku a implementaci informačního systému Příloha číslo 3 obsahuje výňatek ze zpracované rámcové nabídky na dodávku a implementaci informačního systému společnosti LCS International, a.s. zpracovanou v Praze dne 22. srpna 2006. 1. Úvod Cílem této nabídky je předložit zadavateli zakázky společnosti Vče – transformátory, s.r.o. (dále jen Zadavatel) návrh řešení na integrovaný systém LCS Helios společnosti LCS International, a.s. Autoři nabídky se při jejím zpracování opírali o moderní a progresivní trendy v oblasti systémové integrace a o tu skutečnost, že informační systémy a informační technologie dnes patří mezi základní strategické výhody společnosti. Rovněž významný důraz byl při zpracování nabídky kladen na využití standardizovaných komponent v oblastech aplikovaného SW, základního systémového SW, HW a datových sítí. Veškeré navržené komponenty jsou plně v souladu s probíhajícími i budoucími trendy v oblasti IS/IT. Přístup provázející celý návrh systému je plně v duchu otevřených systémů, podporovaný standardizací, objektovým zaměřením aplikačního SW a objektovým modelem podnikových procesů. Významnou skutečností je, že navržený systém vytváří plně homogenní prostředí z pohledu-systémového i aplikačního. Hlavním cílem tohoto řešení je poskytnout společnosti VČE – transformátory, s.r.o. profesionální a ověřené produkty společnosti, která zaujímá významné postavení v oblasti informačních technologií s vysokou garancí úspěšného dokončení projektu a jasnými principy a pravidly dlouhodobé spolupráce 2. Profil firmy Společnosti skupiny LCS se zabývají vývojem, implementací a podporou moderních informačních a ekonomických systémů. V současné době pokrývá svým širokým produktovým portfoliem všechny segmenty trhu – od malých firem a podnikatelů, přes středně velké společnosti, až po nadnárodní koncerny s nejnáročnějšími požadavky, Filosofie přístupu je u všech řešení stejná. Poskytnout podniku systém, který mu bude
nástrojem pro dosažení dlouhodobé stability, získávání konkurenčních výhod a přední pozice na trhu. Historie Společnost LCS International byla založena v roce 1990 jako ryze česká firma bez účasti zahraničního kapitálu. Od samého počátku se zaměřila na vývoj kvalitních informačních systémů, zajištění technické a poradenské podpory s cílem dosažení světového standardu v této oblasti. Společnost LCS International dnes zaměstnává téměř 200 pracovníků a její obrat v roce 2004 na českých i zahraničních trzích činil 233 mil. Kč. Společnost LCS International má tři pobočky v Čechách a dvě v zahraničí. Řadí se mezi TOP 100 českých IT firem a je nejvýznamnějším českým producentem podnikových aplikací (ERP). 3. Základní produkty Někdejší společnost LCS International nabízela na trhu portfolio produktů ekonomického systému LCS SIS pro menší firmy a podnikatele, informační LCS Hélios pro středně velké a menší formy a LCS Noris pro velké firmy a nadnárodní korporace. Všechny systémy LCS vyvíjeny v souladu s nejmodernějšími trendy. Vynikají svým jednoduchým standardizovaným ovládáním, promyšleno a ověřenou ergnomiíí, potřebnou výkonností, stabilitou, spolehlivostí a bezpečností. S modulární architekturou umožňující jejich postupné rozšiřování podle vyvíjejících se potřeb podniku. Lcs.noris Variabilní informační systém splňující nejvyšší požadavky na zpracování podnikových informací. LCS Noris byl několikrát oceněný jako nejlepší ERP systém. Využívá nejmodernějších technologií včetně Microsoft.Net. základní a specializované moduly tvoří neustále se rozšiřující rodinu tzv. branžových řešení. Lcs.helios Moderní informační systém určený středně velkým a menším firmám. Je vystavěn na bázi vícevrstevné architektury klient / server. V anketě ERP Czech 2004 byl informační systém LCS Hélios odbornou porotou vyhlášen za absolutního vítěze v kategorii „Podnikový informační systém roku 2004 pro středně velké podniky“.
Lcs.sis Ekonomický systém pro menší firmy a živnostníky. Umožňuje vedení účetnictví nebo daňové evidence. Je hardwarově nenáročný a ve většině případů nevyžaduje žádné upgrade technického vybavení. Jeho zavedení je velmi snadné a zvládne jej i sám uživatel. 4. Informační systém LCS Helios Nová generace LCS Hélios je moderní systém určený středně velkým a menším firmám. LCS Hélios byl na český trh uveden na podzim roku 1999, je zbrusu novou generací známého ekonomického systému HELIOS. Vychází ze dvou silných stavebních kamenů – zkušeností společnosti LCS International s vývojem a komplexní podporou informačních a ekonomických systémů a výsledků světového giganta, společnost Microsoft, na jehož databázové platformě MS SQL Server je nový LCS Hélios postaven. Vlastnosti systému Svým uživatelům nabízí LCS Helios moderní grafické prostředí, bezpečnost, stabilitu a rychlý přístup k požadovaným datům. Zároveň poskytuje vysokou míru škálovatelnosti a flexibilní analytický rozsah, který optimálně reflektuje potřeby uživatelů. K produktu LCS Hélios patří standardně široká paleta služeb – počínaje prvním kontaktem s potencionálním zájemcem přes zaškolení obsluhy až po rozsáhlý poprodejní servis. Princip stavebnice Jak je patrné, systém LCS Helios charakterizuje vysoká míra škálovatelnosti. Znamená to, že moduly systému jsou děleny na co nejmenší komponenty. Vysoká škálovatelnost by měla umožnit pořizovat pouze skutečně požadovanou funkcionalitu a zlevnění rozsáhlých instalací. Široké možnosti rozšíření Základní moduly pokrývající oblast ekonomiky a logistiky lze na víc doplnit řadou speciálních modulů, rozvíjejících schopnosti systému v jednotlivých specifických oblastech řízení firmy. Mezi tyto specializované oblasti a moduly ve spolupráci s autorizovanými vývojovými partnery patří oblast Výroba, oblast Celní software, oblast Doprava a spediční služby, Manažerské vyhodnocování, Zemědělství, Mobilní či internetový obchod.
Systém dále obsahuje řadu nástrojů pro uživatelské nastavení, díky kterým se snadno přizpůsobí procesům specifickým v různých odvětvích a umožňuje tak vytváření branžových řešení. Nejnovější technologie Systém je vyvíjen v prostředí jazyka Delphi a je v souladu s trendy vývoje na poli informačních technologií důsledně vystavěn na bázi vícevrstvé architektury klient / server. Ta zajišťuje systému ještě větší bezpečnost dat, stabilitu a rychlost přístupu k požadovaným datům. Použitým databázovým systémem je výhradně MS SQL Server. Systém využívá technologií data warehousingu pro správu a vyhodnocování dat. Plnou podporu má komunikace vzdálených pracovišť a přenos dat mezi nimi. Přípravy a vývoj nové generace systému probíhaly v těsné kooperaci se společností Microsoft. Tato spolupráce zajišťuje uživatelům systému LCS Helios rychlý přístup k novým moderním technologiím a zároveň připravenost, prověřené fungování a integraci systému s dalšími produkty společnosti Microsoft – především MS Office. Příjemné grafické prostředí Vzhled a ovládání systému jsou přísně podřízeny požadavkům ergonomie. Pro ty, kteří jsou již zvyklí pohybovat se v prostředí Microsoft Windows, bude jistě příjemné základní ovládání systému, které je maximálně přizpůsobeno zvyklostem jednoduchého ovládání v grafickém prostředí. Nadnárodní řešení LCS Helios je ideálním řešením i pro zahraniční firmy působící v České republice, případně pro firmy se zahraničními pracovníky. Základní konfigurace systému jen nastavena pro český jazyk, veškerá terminologie včetně ovládání a komentářů má však i svou anglickou a německou verzi. Během práce tak lze jednoduše přepínat mezi jednotlivými jazykovými prostředími. Systém je od roku 2001 plně lokalizován také na Slovensku. Systém je rovněž přizpůsoben mezinárodnímu výkaznictví, podporuje jednotnou evropskou měnu EUROa další cizí měny. Hodnocení a ocenění V anketě ERP Czech 2004 byl informační systém LCS Helios odbornou porotou vyhlášen za absolutního vítěze v kategorii „Podnikový informační systém roku 2004 pro středně velké podniky“. Podle výzkumu centra pro výzkum informačních systémů v květnu 2004
dominuje LCS Helios v malých podnicích (38%) a také ve středně velkých firmách (15%). Soulad systému LCS Helios s odpovídajícími požadavky právních předpisů upravujících účetnictví v České republice je pravidelně hodnocen auditorem. V roce 2005 systém absolvoval náročný „Microsoft Platform Test“, který provedla společnost VeriTest. Záruka Vašich investic LCS Helios svým uživatelům poskytuje záruku dobře vynaložených investic. Ta je dána technologickou vyspělostí systému, jeho flexibilitou, zkušenostmi a dlouhodobou perspektivou a stabilitou LCS International na trhu informačních systémů. Spolehlivostí společnosti nejlépe vystihuje téměř 3.500 zákazníků, které využívají informační systém LCS Helios, ale i služby, a v neposlední řadě společností dodávaná řešení v oblasti výpočetní techniky. 5. Doporučená konfigurace HW pro systém LCS Helios Základní technický popis Doporučený operační systém pro PC uživatele je MS Windows XP Profesional a vyšší. Doporučený operační systém serveru je MS Windows Server 2003, Windows 2000. Doporučený databázový server je MS SQL Server 2000 nebo 2005. Systémové prostředí doporučené pro provoz systému MS SQL 2005 Server s nainstalovaným aktuálním service pack MS Internet Explorer 6.0 (nebo novější verze) Nainstalovaný aktuální service pack pro zvolený operační systém Server: Operační systém
Verze SQL serveru
MS Windows 2000 Server
MS SQL 2000 Server
Procesor
Paměť
Disk
Poznámka
P4 2GHz
1 GB
Diskové pole RAID1(5)
PC Uživatelé: Operační systém
Procesor
Paměť
MS Windows 2000 Profesional
Celeron 550 MHz
256 MB
MS Windows XP Profesional
Celeron 1 GHz
256 MB
Více než 5 uživatelů
6. Nabídka 6.1 Informační systém LCS Helios Tato nabídka je určena pro síťovou instalaci s možností zpracovávat ekonomickou agendu 1 společnosti. Obsahuje tyto agendy, základní vlastnosti a funkce. Oblast Jádro systému
Modul Jádro systému Nástroje přizpůsobení
Submodul Kontace
Účetnictví Ekonomika
Banka
Počet uživatelů 7 uživatelů 1 uživatel 2 uživatelé
Včetně 1 skriptu
2 uživatelé
Pokladna
2 uživatelé
Majetek
2 uživatelé
Oběh zboží
Nákup a prodej
6 uživatelů
Výrobní čísla
Obchod
Různé měrné jednotky Zakázky
3 uživatelé
Styk se zákazníky
Fakturace pošta
3 uživatelé
Lidské zdroje
Mzdy
Manažerské vyhodnocování
Manažerské rozhraní Účetní výkazy
Přeúčtování režií
Výroba
Technická příprava výroby
Řízení výroby
Personalistika
3 uživatelé 3 uživatelé 2 uživatelé 3 uživatelé
6.2 Systémová podpora Tato služba zajistí telefonickou konzultační službu (hotline), průběžný legislativní update systému a upgrade na nejaktuálnější verzi systému po dobu jednoho roku. Tato služba zajišťuje aktuálnost verze systému, a to jak z hlediska přizpůsobení legislativě, která se velmi rychle mění, tak z hlediska vývoje produktu samotného. Roční paušální poplatek za systémovou podporu činí 18% (v úvahu je brán běžný rok, nikoliv kalendářní) z aktuální ceníkové ceny systému a je splatný na začátku každého období. 6.3 Databázový server 6.3.1 Hardware Databázový server (SQL Server 2005) pro LCS Hélios. Server je navržen pro 7 uživatelů a do velikosti databáze 1 GB.
1. Server IBM xSeries226: (xSeries226 X3,2G/2MB/1GB/3x73GB/RAID6i+/2x514W hs (8648-EFY) Název
Popis položky
Procesor
Intel Xeon Procesor with EM64T 3, 20GHz/800MHz/2MB L2, počet procesorů std/max: ½
Operační paměť
2x512MB/12GB max. PC2-3200 DDR2 SDRAM 400MHz
Pevný disk
3x73, 4GB 10krpm 1,8TBmax. 6 pozic/3volné
Řadič disků
Integrated Dual Channel Ultra320 SCSI RAID + RAID6i+ (RAID50, 0, 1, 1E, 1EO, 10, 5, 5EE)
Optická mechanika
CD-ROM:48X max
Disketová mechanika
3.5“ 1.44 MB
Grafika
ATI RADEON 7000M 16MB
Komunikace
Gigabit Ethernet 1000Mbps, 100Mbps, 10Mbps
Slots x bays celkem(volné)
PCI6(6) x 9(5)
Sloty celkem (volné)
2(2) 32 Bit PCI 33 MHz, 2(2) 64 Bit PCI-X 100MHz, 1(1)
Porty
2 Seriál, RJ-45, Video, Keyboard, Mouse, Paralel, 2 USB 2.0 (back), 2 USB 2.0 (front)
Zdroj
2x514W
Rozměry
467 x 165 x 660mm
Hmotnost
25,8 kg
Testované OS
SuSE Linux Enterprise Server 8.0, Red Hat Enterprise Linux Advanced 3.0, Microsoft Windows 2000 Server, Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition, Microsoft Windows Server 2003 Standart Edition, Microsoft Windows Server 2003 Web Edition, Microsoft Windows 2000 Advanced Server
Záruka
1 rok (one zdar parts and labour Onsite Repair)
Klávesnice
ThinkPlus Keyboard USB Blafl Preferred pro -CZ
Síťový kabel
Napájení: Belkin kabel napájení 220V EURO, 1,8m Rozšířená záruka: IBM SPac 3yr onsite 9x5xNext Bussines Day (x226)
Rozšířená záruka
Rozšíření standardní záruky na 3 roky. Servis přijede k zákazníkovi 5 dní v týdnu (PO-Pá) 9 hodin denně (8.00-17.00) a časová odezva po nahlášení závady je do druhého dne.
6.3.2 MS Windows Server 2003, MS SQL Server 2005 – Runtime Embedded Předpokladem pro požívání LCS Hélios je instalace databáze Microsoft SQL Server. LCS International, jako autorizovaný Gold partner firmy Microsoft, nabízí pro provoz aplikace LCS Hélios runtime“ licenci SQL Serveru 2005 za velmi výhodnou cenu. Tato verze je podmíněna nákupem s produktem LCS a zároveň instalací firmou LCS. Na serveru SQL nesmí být provozován jiný produkt než produkt firmy LCS.
Systémový software: Položka
Počet licencí
Windows Server 2003: OEM Win 2003 R2a Svr Stnd 64Bit x 64 (Eng CD 1-4 CPU + 5 CAL)
1+5 CAL
Windows Server 2003: OEM Win 2003 Svr CAL Eng (pouze kl. Licence) 5 User CAL
+5 CAL
MS SQL 2005: SQL CAL Runtime 2005 x64 All Lng Embedded MVL Std
7 CAL
Instalace a konfigurace Windows Server 2003 Instalace a konfigurace SQL 2005 Standart x64 Instalační CD
6.4 Služby spojené se zaváděním systému Veškeré služby vycházejí z hodinových sazeb našich konzultantů a jsou účtovány vždy po provedení jednotlivých prací. Ve službách není zahrnuto: Převody dat ze současného systému Úprava tiskových formulářů Do vývoje na zakázku Tyto položky budou upřesněny po implementační analýze, která je součástí služeb
Časový harmonogram potřebný k implementaci informačního systému: Vedení projektu Lidi
Dny
Km
Vedení projektu (cca 4 kontrolní dny)
Hodiny
Počet výjezdů
20
1
40
1
Analýza Obchod , sklady Instalace Hélios
1
Školení+konzultace Agendy, Oblasti Účetnictví, Pokladna, Banka
2
2
20
4
4
Majetek
2
1
20
4
2
Obchod
6
2
20
4
4
Zakázky
3
1
20
4
3
Fakturace
3
1
20
4
2
Mzdy
3
2
20
4
3
Manažerské rozhraní
3
0
20
4
2
Účetní výkazy
1
0
20
4
2
Výroba
3
0
20
4
8
Nástroje přizpůsobení
1
0
20
4
2
CELKEM
x
x
x
76
32
6.5. Audit IT infrastruktury před instalací informačního systému Cílem auditu je zjištění připravenosti IT infrastruktury zákazníka pro na sazení LCS Helios. Tato služba je při nákupu poskytována zdarma a je prováděna před vlastní instalací systému. Audit výpočetní techniky celé IT struktury podá informaci o stavu těchto oblastí: Server(y) Pracovní stanice uživatelů Síť a její nastavení Základní software
Na základě získaných informací je případě potřeby vypracováno doporučení úprav konfigurace IT struktury zákazníka. 6.6 Pravidelný audit IT struktury Pro zajištění spolehlivého chodu lCS Helios jen utnou technickou podmínkou pravidelná kontrola Vaší IT struktury. Pro zajištění optimálního provozu LCS Helios je nezbytné tento audit provádět minimálně 1x za rok. Služba zahrnuje 2 návštěvy u zákazníka a max 1 týden automaticky prováděného shromažďování potřebných informací. Během první návštěvy je provedena potřebná konfigurace a případně instalace potřebného SW. Během druhé návštěvy je zákazníkovi nabídnuta možnost realizace doporučených úprav a je mu předána cenová nabídka. Tato jednorázová služba kontroluje stav a zatížení všech částí počítačové sítě zákazníka a provoz LCS Helios. Kontrola konfigurace HW a SW Aktuálnost verze SW zákazníka Antivirovou ochranu sítě zákazníka Bezpečnost provozu LCS Helios – fyzické zabezpečení nastavení práva a ochrana proti neoprávněnému přístupu ze sítě LAN i Internet Zálohování dat Kontrola průměrného zatížení serveru LCS Helios během provozu (procesor, paměť, diskový subsystém a síť) Kontrola provozu LCS Helios – odezva aplikace, problémové činnosti 6.7 Základní správa počítačové sítě zákazníka Technické oddělení LCS International, a.s. na základě uzavřené smlouvy za pevně stanovený měsíční poplatek spravuje všechny součásti sítě zákazníka, které přímo souvisejí s provozem LCS Helios – servery pro provoz a správnou konfiguraci PC uživatelů. Zákazník tak získává zabezpečení bezproblémového provozu systému LCS Helios. Služba zahrnuje: Úvodní převzetí HW a SW pro provoz LCS Helios do správy LCS International, a.s. Pravidelnou správu a konfiguraci HW a SW (antivirová ochrana, zálohování dat, přidělování práv uživatelům)
Pravidelné zpracování návrhu rozvoje počítačové sítě zákazníka – minimálně 1x ročně Garantovanou odezvu na zjištěné problémy Pevně stanovený paušální měsíční poplatek za smlouvou definovaný rozsah služeb
Služba je prováděna: Zásahy technika pomocí vzdáleného přístupu do počítačové sítě zákazníka Pravidelnými zásahy technika přímo u zákazníka – minimálně 1x za 14 dní 6.8 Rozšířená správa počítačové sítě zákazníka Uzavřením smlouvy zákazník získává za pevně stanovený měsíční poplatek všechny služby popsané v předchozím odstavci rozšířené o: Správu poštovního serveru zákazníka Převzetí správy počítačové sítě zákazníka k síti Internet a jeho zabezpečení ve spolupráci s poskytovatelem připojení Možnost dodávky značkového HW (IBM) za speciální cenu pro zákazníka připravenou s firmou IBM 6.9 Plný servis zákazníka Uzavřením smlouvy získává zákazník plnou podporu při zajištění všeho potřebného pro provoz LCS Helios. Služba zahrnuje: Konzultace pro stanovení potřebné konfigurace HW a SW počítačové sítě v potřebném a oběma stranami odsouhlaseném rozsahu za dohodnutou cenu Nabídku HW a SW Správu sítě IT infrastruktury zákazníka v rozsahu bodu 4.4.13 Řešení návazných technologií na základě zpracovaného odsouhlaseného návrhu vč. realizace za dohodnutou cenu Možnost zajištění financování HW a SW Možnost pronájmu veškerého HW a SW Výhodné ceny pro významné zákazníky LCS International, a.s. – sleva!
6.10 Školení systému LCS Helios Cena školení vlastních modulů je upřesněna na základě požadavků zákazníka a bude stanovena dle platného ceníku služeb. LCS International, a.s. může nabídnou školení ve školícím středisku, které je vybaveno počítači. Druhy školení: Pravidelná hromadná školení prováděná ve školícím středisku na předem dané téma za předem stanovenou cenu dle náročnosti a délky školení Hromadné školení v našem školícím středisku nebo u zákazníka (pro 4 a více osob) za zvýhodněnou skupinovou cenu Školení u zákazníka (do 3 osob) – hodinová sazba odborné konzultace dle ceníku služeb 6.11 Soupis poskytovaných služeb vyjmenované v ceníku služeb Výjezd k zákazníkovi Cestovné Čas strávený na cestě (pokud čas tam i zpět přesáhne 1 h, účtuje se minimálně 30 min) Odborná konzultace Expertní a auditorská konzultace Vzdálená správa systému – odborná *) Vzdálená správa systému – expertní *) Zásah technika – konfigurace HW Zásah technika – konfigurace SW Expertní služba technika Instalace PC uživatele (MS Windows a MS Office) Instalace a konfigurace SBS Prémium Instalace a konfigurace Windows Serveru Instalace a konfigurace MS SQL Server, Exhange Server apod. * ) je potřeba mít uzavřenou smlouvu o poskytování vzdálené správy
7. Prodejní, záruční a servisní podmínky Servisní podmínky Firma LCS International, a.s. zajišťuje po celou dobu používání systému LCS Helios možnost využít telefonické konzultační služby i autorských konzultací. Návštěvu odborného konzultanta je společnost schopna zajistit již do 4 hodin po nahlášení požadavku. Záruční podmínky V okamžiku distribuce systému ručí firma LCS International, a.s. za shodnost programu splatnou legislativou. V případě změn, které si vynutí programové změny, budou tyto automaticky zahnuty do systému LCS Helios formou upgrade. Platební podmínky Veškeré uvedené ceny jsou bez DPH a jsou stanoveny dle platného ceníku LCS International, a.s.
Příloha 4 Audit počítačové sítě pro nasazení IS Příloha 4 obsahuje výňatek z Auditu počítačové sítě pro nasazení informačního systému ve společnosti VČE – transformátory, s.r.o. zpracovaného společností LCS International, a.s v Praze dne 15. 9. 2006. 1. Úvod Na základě požadavku proběhl dne 14. 9. 2006 telefonický audit počítačové sítě někdejší firmy VČE – transformátory, s.r.o. se správcem sítě společnosti LCS International, a.s. panem Frýdlem. Firma VČE – transformátory, s.r.o. v této chvíli využívá počítačovou síť včetně aktivních prvků a připojení k síti Internet i servery firmy ČEZ. V případě ukončení spolupráce s touto firmou a nasazením informačního systému Helios Orange bude tedy nutné celkově vyřešit vlastní počítačovou síť. V tomto okamžiku očekáváme, že počítačovou síť i PC uživatelů bude možné nadále využívat – bude jistě vhodné zajistit a instalovat vlastní server pro provoz nového IS. Parametry zadání pro návrh serveru jsou cca 7 uživatelů a velikost databáze cca 1GB. 2. Databázový server 2.1 Hardware Společnost VČE – transformátory, s.r.o. přijala navrženou nabídku zajištění nového databázového serveru společností LCS International, a.s. včetně všech navržených parametrů (dle popisu odst. 6.3.1 Hardware, Přílohy číslo1.: Rámcová nabídka na dodávku a implementaci IS) bez jakýchkoliv dalších požadovaných úprav. 2.2 MS Windows Server 2003, MS SQL Server 2005 – Runtime Embedded Předpokladem pro požívání systému Helios Orange je instalace databáze Microsoft SQL Server. Společnost VČE – transformátory, s.r.o. přijala navrženou nabídku zajištění instalace společností LCS International, a.s. (dle popisu odst. 6.3.2 MS Windows Server 2003, MS SQL Server 2005 – Runtime Embedded, Přílohy číslo1.: Rámcová nabídka na dodávku a implementaci IS) bez jakýchkoliv dalších požadovaných úprav.
2.3 Zálohovací zařízení a UPS Společnost VČE – transformátory, s.r.o. si dále dohodla na pořízení a dodání zálohovacího zařízení a UPS od společnosti LCS International, a.s. značkového HW od společnosti IBM, se kterou společnost LCS International, a.s. spolupracuje. Popis zařízení: 596214
IBM 160/320 VXA 3 tape drive
596220
IBM VXA3 Data cartrige (160/320GB) 5pack
596635
IBM Ultra320 SCSI Controller 2
315495
Smart-UPS 1000 VA černá
Příloha 5 Úvodní studie IS Příloha 5 obsahuje výňatek z Úvodní studie zpracované společností LCS International, a.s. v Praze ze dne 15. 9. 2006. 1. Úvod Prováděcí analýza byla vypracována na základě oboustranných jednání a slouží jako prováděcí podklad procesu implementace informačního systému. Helios Orange. Úvodní studie nemá závazný charakter, slouží pouze jako podklad pro rozhodnutí o zavedení uvedeného IS ze strany zadavatele. Návrhy v ní řešené jsou pouze doporučujícího charakteru a po dohodě obou stran mohou být změněny. Primární cíle úvodní studie: Kompletní cena projektu Návrh licencí modulů a počtu uživatelů Zakázkové (specifické) služby Harmonogram Popis stávajícího stavu a návrh řešení pomocí IS Helios orange Předpoklady úspěšného zavedení IS Definice implementačního týmu (klíčových osob) 2. Manažerské shrnutí Cílem realizace studie bylo zmapování a popsání stávajících procesů a požadavků na IS u zadavatele a následného předložení návrhu řešení pomocí informačního systému Helios Orange. 2.1 Cíle projektu Projekt – implementace je významné rozhodnutí, mající dlouhodobý vliv na řízení a strategii společnosti objednavatele. Předpoklady úspěšné realizace: Zajistit komplexní řešení většiny vnitropodnikových procesů, tj. provázání agend jednotným provázaným subsystémem, včetně pokrytí dílčích agend s příslušnou možností vyhodnocování Dlouhodobá spolupráce a pokrytí potřeb zadavatele IT/IS, poskytnutí následných garancí směrem k podpoře a vývoji v závislosti na potřebách objednatele
Efektivnější využití zdrojů (materiálové, lidské) Optimalizace podnikových procesů Přístup k požadovaným informacím v potřebném čase a tvaru Jednotná datová základna, pokrývající všechny potřeby objednatele, vyloučit duplicity v tocích a zejména vstupech dat Zavedení procesů řízení a plánování výroby 2.2 Kvalifikace pracovníků Z pohledu implementace komplexního IS, který bude zastřešovat a podporovat většinu vnitrofiremních procesů v organizaci je velmi důležitá až klíčová tzv. „počítačová gramotnost“ uživatelů. A to na úrovni zvládnutí standardní funkcionality těchto SW: Operační systém na platformě Win MS Office (především MS Excel, MS Word, popř. Outlook) Win Commander (popř. jiný souborový správce) Pro využití HE pro základní funkcionalitu je bezpodmínečná min. základní znalost výše uvedeného SW například s možností exportů do Excelu, MS Word, propojení dokumentů, či spolupráce CRM s Outlookem. Klíčoví uživatelé (odborní garanti) by měli mít znalosti min. na stření úrovni. Pro správce systému je doporučována znalost administrace SQL. 3. Popis hlavních procesů Každá část obsahuje stručný popis stávajícího stavu a stručný popis návrhu řešení. 3.1 Účetnictví Obecné vlastnosti Popis: Kurz se používá pevný, vždy první pracovní den v měsíci Bankovní styk je s Komerční bankou – přímý kanál Účty jsou vedeny v CZK Fakturace probíhá na základě smlouvy, objednávky, případně podle výdejky ze skladu Intrastat si řeší subdodavatelsky
Řešení: Zjištěné zvyklosti a požadavky lze převzít v rámci využívání systému Helios Orange Číselné řady dokladů Popis: V současné době není shodné číslo prvotního dokladu s účetním dokladem. Faktury vydané a pokladní doklady jsou číslovány přes roky Řešení: Doporučení číslovat vždy v rámci jednoho účetního období (roku) a nastavit shodu číslování prvotního a účetního dokladu. Číselná řada v HE je 9-ti místná. Skládá se z řady (3 místa) a pořadového čísla (6 míst) v rámci řady. Do pořadového čísla je možné zakomponovat rok. Střediska Popis: Stávající zvyklosti označování středisek je alfanumerickým znakem Např. T010 Řešení: V rámci HE je připuštěno pouze numerické označování středisek (organizační struktura), tedy např. středisko 010 3.2 Závěrkové operace Přeúčtování DPH Popis: Jedná se o přeúčtování konečných zůstatků DPH na jeden účet (zúčtování s FÚ) Řešení: Uvedenou funkcionalitu systém podporuje Zakázky – zásobovací režie Popis:
Jsou zakázky v jedné číselné řadě. Sečtou se náklady 501xxx na středisku zásobování a podle pevně stanoveného procenta se rozúčtují na nevýrobní zakázky. Rozúčtování probíhá na podrozvahových účtech 9xx/9xx, kde na straně MD jsou zakázky a na straně DAL je středisko zásobování Řešení: Uvedenou funkcionalitu systém podporuje Provozní režie Popis: Rozpouští náklady určených výrobních středisek podle počtu lidí, který se hlídá ručně. Rozúčtování probíhá na podrozvahových účtech 8xx/8xx na střediska Řešení: Uvedenou funkcionalitu systém podporuje Správní režie – obchod + sklad Popis: Rozpouští se část nákladů na obchod a sklad (vybraná střediska) do externích zakázek o zadaná procenta. Výsledkem je, že na externích zakázkách přibudou účetní zápisy, které se počítají tak, že se vynásobí měsíční základ na zakázku a zadané procento. O toto procento poníží náklady na obchod a sklad. Řešení: Uvedenou funkcionalitu systém nepodporuje. V rámci zakázkové úpravy a dovývoje je možné funkcionalitu dodat. Podmínky – stanovení ceny a termíny dovývoje (říjen – popis zadání pro vývoj, prosinec - vývoj, leden – nasazení v provozu) Výsledek/rozhodnutí: Po vzájemném hledání náhradního řešení a následné dohodě se upustilo od dovývoje této funkcionality a našlo se řešení jinou cestou a to přes tzv. funkci „rozpouštění režií“
Účtování nedokončené výroby Popis: Do účtování nedokončené výroby nezahrnují pouze externí neuzavřené zakázky (definovaná řada) Donáběhu nedokončené výroby jsou zahrnuty mzdy, materiál, služby. Účtování je standardní 121/611 Odvodem je HV na sklad (odvod za skutečné náklady). Účtování standardní 611/121 Po té se tiskne seznam zakázek k uzavření a ručně se uzavřou Pokud je zakázka uzavřena systém povolí další účtování. Tyto případy se hlídají a řeší ručně Řešení: Uvedenou funkcionalitu systém nepodporuje. V rámci zakázkové úpravy a dovývoje je možné funkcionalitu dodat. Podmínky – stanovení ceny a termíny dovývoje (říjen – popis zadání pro vývoj, prosinec - vývoj, leden – nasazení v provozu) Výsledek/rozhodnutí: Po vzájemném hledání náhradního řešení a následné dohodě byla vytvořena funkce tzv. „externí akce“, která se spouští nad účetním deníkem. Její úlohou je, nákladové účty neuzavřených/ rozpracovaných zakázek, které nejdou přes modul výroba na konci měsíce zaúčtovat na změnu stavu nedokončené výroby, naopak výnosové účty (zaúčtované min. měsíc pokud zakázka trvá déle než jeden měsíc) odúčtovat ze změny stavu nedokončené výroby a zakázku uzavřít. 3.3 Lidské zdroje - mzdy Popis: V současné době nemají VČE – transformátory, s.r.o. mzdovou účetní. Výplatní termín je 8 pracovní den v měsíci. Mzda dělníku ve výrobě není účtována po zakázkách. K rozúčtování mzdy dochází v současné době v účetnictví. Zaměstnanci mají pevné platy + prémie. Příplatky za přesčasy, práce v sobotu, neděli, případně ve svátek jsou standartní.
Nyní používají docházkový systém ASEP. V současné době je v jednání, zda zůstane nebo ne. Řešení: Zjištěné zvyklosti a požadavky lze převzít v rámci užívání systému Helios Orange V případě požadavku ze strany zadavatele je možné nabídnout dodání docházkového systému přes společnost LCS Výsledek/rozhodnutí: Společnost VČE – transformátory, s.r.o. se rozhodla pro pořízení nového docházkového systému přes společnost LCS International, a.s od partnerské firmy RON Software. Každý měsíc bude docházka importována do předzpracování mezd. Společnost VČE – transformátory, s.r.o. uzavřela smlouvu o dílo s externí mzdovou účetní, která se bude podílet i na implementaci IS, v oblasti mezd a personalistiky Dále se společnost VČE – transformátory, s.r.o. rozhodla využít nabízené funkcionality IS HE a mzdy rozúčtovávat na zakázky a střediska již na úrovni modulu mezd. Později, až společnost najede na běžný rutinní každodenní provoz v novém ERP systému Helios Orange, napojí se mzdový systém na modul výroba. Tzn.: do předzpracování mezd se bude každý měsíc importovat odpracovaný skutečný čas na jednotlivých výrobních zakázkách a střediskách přímo z modulu výroba. Do té doby bude řešeno přes zakázkové listy evidované v tabulkách MS Excel a ty pak budou následně exportovány do předzpracování mezd pomocí definovaných importů. 3.4 Sklady Popis: Na skladech se hlídají minima, maxima – budou sloužit pro automatické generování objednávek Evidují na zaměstnance ochranné pomůcky, vedou osobní karty, včetně životnosti Požadavek na podklady pro evidenci nebezpečných odpadů (obaly od barev, hadry od oleje …) Řešení: Zjištěné zvyklosti a požadavky lze převzít v rámci užívání systému Helios Orange
3.5 Zakázky a výroba Výroba Popis: V současné době společnost nevyužívá systému pro řízení výroby. Výroba je evidována pouze v účetně jako zakázka a veškeré TPV, řízení, odvádění operací, plánování, kalkulace, normy apod. jsou zpracovávány ručně. Výroba je představována primárně montáží, opravou, zámečnickou dílnou a truhlárnou. Společnost disponuje také odloučeným střediskem Kolín, avšak toto středisko není předmětem zavádění IS. Směnný provoz – časovka, prémie vychází z norem celkem za organizaci Každá akce (dodávka) je jedna zakázka – sledování hodin, nákladů, výnosů Sledování hodin ručně, zapisuje mistr (celkem za zakázku po lidech) Kalkulace výrobku se provádí ve spolupráci s mistrem - čas Kalkulace materiálu, existuje rozpiska nebo si to mistr spočítá Na vše se používají polotovary – o kterých se účtuje Celkem přesně 18 základních typů transformátorů – 18 rozpisek včetně cen – výpočet dle posledního nákupu Související náklady – účetně se pak rozpouští dle počtu pracovníků na jednotlivá střediska Kurz pevný k 1. dni měsíce Na skladě se ceny evidují v průměrech Zmetky – jsou, padají do režie (vyjma konečných „vadných“ transformátorů. Výrobní příkazy na opravu zmetků) Automatická zkušebna – SW TMS – není na PC síti (nebezpečí výboje) Výrobní čísla/šarže – transformátor, cívky, magnetický obvod (plechy) Režie – ano za středisko, celková režie na vedení – náklady na vedení
Požadavky: Vazby objednání dílů, subdodávek, stav rozpracovanosti, opravy transformátorů. Zakázka Popis: 1 zakázka je rovna 1 transformátoru (novému)
Některé zakázky jsou režijní Nedokončená výroba se odvádí dle skutečnosti Jak bylo výše uvedeno, výroba se doposud neřešila systémově, ač většina procesů je ve společnosti realizována. Není tedy možno: Vazby na skladové doklady a ekonomické agendy Plánování nákupu a výroby Přehledy a výhodnosti stavu rozpracovanosti Odvádění operací s vazbou na mzdy Odvádění operací a porovnání k plánu (normě) Trasování Kalkulace výroby Řešení: LCS jednoznačně doporučuje zavedení systému řízení výroby pro oblasti TPV a Řízení výroby. Tato agenda je standardní součástí nabízeného IS. Modul výroba bude pro společnost velkým přínosem. Ušetří v procesu výroby čas s ruční evidencí zakázek, zajistí výše uvedené požadavky při zajištění vyšší efektivnosti práce, nižší chybovosti, dohledatelnosti, vazba na agendy účetnictví, mezd a skladů, umožní dělat varianty výrobku, ukáže kapacity výroby. Na jednotlivých dílnách budou systémové terminály se čtečkami čárových kódů, které budou sloužit k evidenci výrobních operací a přenosů na hlavní server do IS HE Modul výroba bude provázán s evidencí skladového hospodářství a bude odepisovat materiál ze skladu na jednotlivé zakázky a střediska. Zároveň se budou na sklad odvádět hotové polotovary nebo výrobky vše pomocí výdejek a příjemek, o kterých se bude dále účtovat. Z modulu výroba se bude provádět do účetnictví zaúčtování nedokončené výroby. Odpadne tedy ruční rozúčtování na úrovni účetního deníku. Časového hlediska není reálné nasazení systému řízení výroby od počátku roku 2007. Doporučujeme zavést systém v průběhu roku cca od šestého měsíce roku 2007.
4. Převody dat Během studie by definovány tyto požadavky na převod dat ze současného systému Číselník organizací – předem nutné vyčištění, duplicita - termín prosinec 2006 Účtová osnova – beze změny – termín říjen 2006 Skladové karty – cca 1000 skladový karet – termín listopad 2006 Počáteční stavy skladů – termín leden 2007 Majetek – cca 150 karet velkého a cca 2000 karet malého majetku. Daňové a účetní odpisy nemají shodu, je zapotřebí zachovat shodu vazby na zaměstnance, lokality a vozidla – termín únor 2007 Zaměstnanci – 44 zaměstnanců. Je potřeba převést osobní a mzdové údaje, děti, bankovní spojení, denní vyměřovací základy za posledních 12 měsíců, nemoci za posledních 12 měsíců – termín ½ ledna 2007 Zakázky – 50 rozpracovaných zakázek na konci roku – termín prosinec 2006 Důležité: Pro realizaci převodu dat, je nutné ze strany zadavatele zajistit vzorek dat s popisem struktury. Po té bude následovat ocenění převodu za strany LCS International, a.s. a v případě akceptace ceny realizace převodu. 5. Projekt Tato kapitola obsahuje kompletní rámec projektu zavedení informačního systému Helios Orange. 5.1 Licence systému V rámci úvodní studie a dopřesňujících jednání byly zpřesněny požadavky na licence systému a odpovídající počty uživatelů takto: Počet uživatelů
Oblast / Modul Jádro systému
Jádro systému (org. Struktura, cizí měny, uživatelská práva) o
Kontace
o
Nástroje přizpůsobení
5
1
Ekonomika
Podvojné účetnictví
2
Banka (včetně 2 skriptů)
1
Pokladna
1
Majetek
1
Sklad
3
Obchod
o
Výrobní čísla
o
Měrné jednotky
Nákup a prodej
2
Zakázky
2
Styk se zákazníky
Fakturace a pošta
2
Lidské zdoje
2
Mzdy o
Personalistika
Manažerské vyhodnocování
Manažerské rozhraní
1
Účetní výkazy
2
o
Přeúčtování režií
Doprava
Doprava základ (do 25 vozidel)
1
Cestovní náhrady
1
Technická příprava výrovy
2
Řízení výroby
3
Odvádění výrobní operací
2
Výroba
5.2 Systémová podpora Jak bylo již zmíněno v rámcové nabídce na dodávku systému, jedná se o roční poplatek, jehož cílem je garance dalšího rozvoje systému v součinnosti s nejnovějšími trendy a technologiemi. Při zakoupení produktu je tato služba povinná. Cena systémové podpory je vypočtena jako 18% z celkové základní ceny licencí HE, včetně zakázkové úpravy systému. 5.3 Implementace Jedná se kompletní popis služeb k zavedení IS dle požadavků zákazníka a dosažení cílů definovaných v rámci předcházejících jednání a výstupů této studie. 5.3.1 Standardní služby
V rámci studie byl definován základní rámec požadavků zajišťujících dostatečné zaškolení uživatelů pro rutinní obsluhu nabízeného IS. Rozdělení služeb je pouze orientační, může být dle potřeb v průběhu implementace změněno. Administrativní služby Vedení projektu
3 člověkodny
Administrační a instalační služby Instalace
1 člověkoden
Parametrizace
2 člověkodny
Formuláře, sestavy (nástroje přizpůsobení)
1 člověkoden
Školení Ekonomika
4 člověkodny
Majetek
2 člověkodny
Obchod
3 člověkodny
Zakázky
3 člověkodny
Fakturace
2 člověkodny
Lidské zdroje
3 člověkodny
Manažerské rozhraní
1 člověkoden
Doprava
1 člověkoden
Výroba (bude doplněna samostatně, dle odst. 3.5 nejpozději do ½ roku 2007) 5.3.2 Zakázkové služby V rámci studie byly zjištěny požadavky, jejichž realizace není možná současnou standardní funkcionalitou systémů HE. Ze strany zhotovitele byly předloženy návrhy řešení.
6. Harmonogram implementace V rámci zadání projektu byl stanoven termín uvedení IS do užívání od 1. 1. 2007. Celkově lze říci, že nelze očekávat zcela rutinní využívání nabízeného IS od níže uvedených termínů. V průběhu provozu lze očekávat „odchytávání“ dílčích odchylek, či nepřesností. Fázi “usazení“ systému, kdy se uživatelé seznamují s kompletní škálou IS a jejich praktickým využitím se pohybuje cca 4 až 6- ti měsíců. Zahájení implementace: do deseti dní od podpisu smlouvy
Na základě ústního jednání byly termíny pro spuštění stanoveny takto: Od leden 2007 Účetnictví Banka Pokladna Oběh zboží Zakázky Fakturace a evidence pošty Od únor 2007 Mzdy Od březen 2007 Majetek Manažerské vyhodnocování Od červenec 2007 Výroba 6.1 Etapy implementace Časový harmonogram implementace je rozdělen do těchto základních fází, jejich průběžné plnění bude kontrolováno na kontrolních dnech realizovaných v sídle zadavatele za přítomnosti vedoucích projektů obou stran, popř. zástupců vedení společnosti. Instalace Instalace SQL na serveru Instalace HE na serveru Nastavení a otestování správy systému Základní zaškolení správy systému Školení administrátora Definice a nastavení přístupových práv Vymezení zodpovědnosti jednotlivých uživatelů Školení Ovládání příslušného modulu Definice číselníků, naplnění datové základny
Metodika oběhu dokladů Provázanost IS (jednotlivých modulů) Integrace mezi jednotlivými subsystémy a produkty třetích stran Analýza uživatelských povinností – nastavení ostré verze Instalace ostré verze a naplnění číselníků Zkušební převod dat Nastavení vazeb logistických a výrobních procesů Parametrizace rozhraní Specifikace uživatelských požadavků na výstupy Zadání počátečních stavů pro zkušební provoz Testy uživatelů Ověření znalostí na konkrétním příkladu (průběh zakázky, účetní případ, …) Zátěžový test – zkušební provoz Vyhodnocení a stanovení dalšího postupu (odstranění nedostatků, doškolení uživatelů) Importy, formuláře Definice požadavků na převod dat a následný vývoj prostředků pro realizaci Definice a tvorba specifických tiskových výstupu – zaškolení, pomoc při tvorbě Definice ostatních specifických požadavků na výstupy IS Rutinní provoz Postupné zahájení rutinního provozu Kontrola rutinního provozu MIS, Výkazy, apod. Definice uživatelských požadavků na manažerské vyhodnocování Definice požadavků na použitou technologii (xls,TXT, Huml, OLAP, XML, apod..) Realizace zákaznických požadavků na služby spojené s rutinním provozem 6.2 Řešitelský tým Pro účely řízení a tvorby podnikového informačního systému je po dobu trvání implementace IS vytvořen řešitelský tým – pracovní skupina složená ze zástupců zhotovitele a objednatele. Jeden pracovník může současně zastávat více funkcí najednou. Definice řešitelského týmu
Zástupce vedení (představitelé vedení za obě zúčastněné strany) Vedoucí projektu (osoby zodpovědné za řízení implementace) Konzultanti (konzultanti jednotlivých agend ze strany zhotovitele) Odborní garanti (odborní garanti jednotlivých oblastí ze strany zákazníka) Správce IT (osoba odpovědná za správu IT na straně zákazníka) 7. Shrnutí Lze potvrdit reálný předpoklad naplnění očekávání jednotlivých uživatelů i vedení společnosti spojené s nasazením IS do reálného provozu. Reálné nasazení a dosažení předpokládaných cílů zavedení nového IS je také dáno výší investic do zakázkových prací a také mírou přizpůsobení ze strany zadavatele návrhům na změnu procesů ze strany zhotovitele. Je také nutné a vhodné upozornit, že nelze očekávat naprosto rutinní a bezproblémový provoz nasazovaného IS od reálného spuštění jednotlivých etap. Případné vícepráce spojené s navýšením požadavků, změnou procesů či nadstandardními požadavky mimo rámec závěrů této prováděcí analýzy, budou řešeny samostatnou objednávkou, mimo rámec standardní implementace. 8. Závěr V případě zodpovědného přístupu obou stran k nasazení IS by měly být všechny předpoklady k tomu, aby IS přinesl a naplnil uvedená očekávání a požadavky. Současně bude systém vhodným a produktivním nástrojem pro řízení společnosti zadavatele.
Příloha 6 Dotazník spokojenosti s ERP SYSTÉMEM Dotazník spokojenosti s ERP, který byl sestaven odborníky v účetnictví a IT, a byl využit ve studii (Kanellou, 2013).
