UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI DI STMIK INDONESIA: STUDI KASUS IMPLEMENTASI E-LEARNING

UNIVERSITAS INDONESIA HALAMAN JUDUL

STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI DI STMIK INDONESIA: STUDI KASUS IMPLEMENTASI E-LEARNING

KARYA AKHIR

SUKMA INDAR KURNIAWAN 1106042372

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013

i

Universitas Indonesia

Strategi manajemen..., Sukma Indar Kurniawan, FIKOM UI, 2013.

ii

UNIVERSITAS INDONESIA

STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI DI STMIK INDONESIA: STUDI KASUS IMPLEMENTASI E-LEARNING

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

SUKMA INDAR KURNIAWAN 1106042372

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013

ii



ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya akhir ini adalah hasil karya akhir saya sendiri, dan sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Sukma Indar Kurniawan

NPM

: 1106042372

Tanda tangan :

Tanggal

: 4 Juli 2013

ii



iii

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh Nama NPM Program Studi Judul Karya Akhir

: : : : :

Sukma Indar Kurniawan 1106042372 Magister Teknologi Informasi Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi Informasi di STMIK Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-learning

Telah berhasil dipertahankan dihadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing I

: Riri Satria, M. M.

(………………………. )

Penguji

: Dana Indra Sensuse, Ph. D.

(………………………. )

Penguji

: Yudho Giri Sucahyo, Ph. D.

(………………………. )

Ditetapkan di

: Jakarta

Tanggal

:

iii



iv

KATA PENGANTAR

Segala puji hanya bagi Allah yang dengan rahmat-Nya penulis berhasil menyelesaikan karya akhir yang berjudul Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi Informasi di STMIK Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-learning tepat pada waktu yang direncanakan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan karya akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan karya akhir ini. Selanjutnya penulis menyampaikan terima kasih kepada: 1. Riri Satria, S. Kom., M. M, yang telah mengarahkan dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran selama mengerjakan karya akhir ini. 2. Dr. Achmad Nizar Hidayanto, M. Kom., selaku dosen dan Ketua Program Studi Magister Teknologi Informasi. 3. Dana Indra Sensuse, Ph. D. dan Yudho Giri Sucahyo, Ph. D. selaku penguji yang juga memberikan arahan untuk kesempurnaan Karya Akhir ini. 4. Ayah, Ibu, Kakak-kakak dan Rizka Silvani Diansein yang telah mendukung penulis diberbagai aspek agar hasil penulisan karya akhir ini baik dan berguna. 5. Rekan-rekan asisten (Mas Henry, Mas Haris, dan Mas Robbi) yang telah membantu penulis menyelesaikan karya akhir ini. 6. Rekan – rekan di STMIK Indonesia yang telah membantu di tempat studi kasus karya akhir ini. 7. Teman-teman MTI UI, angkatan 2011F, yang telah memberikan dukungan dalam penyelesaian karya akhir ini. Akhir kata semoga karya akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan juga untuk pengembangan ilmu pengetahuan.

Jakarta, 4 Juli 2013

Penulis

iv



v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai civitas akademika Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama

: Sukma Indar Kurniawan

NPM

: 1106042372

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Fakultas

: Ilmu Komputer

Jenis Karya

: Karya Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi Informasi di STMIK Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-learning Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Nonekslusif

ini

Universitas

Indonesia

berhak

menyimpan,

mengalih

media/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di

: Jakarta

Pada Tanggal

: 4 Juli 2013

Yang menyatakan

(Sukma Indar Kurniawan) v



ABSTRAK

Nama Program Studi Judul Karya Akhir

: Sukma Indar Kurniawan : Magister Teknologi Informasi : Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi Informasi di STMIK Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-learning

STMIK Indonesia menyadari akan kebutuhan terhadap implementasi e-learning, namun pengalaman akan kegagalan implementasi e-learning menjadi pertimbangan perlunya suatu strategi manajemen perubahan dalam implementasi e-learning. Penelitian ini menggunakan kerangka kerja system thinking dalam menyusun strategi manajemen perubahan.Langkah selanjutnya strategi manajemen perubahan tersebut dipetakan ke dalam 8 (delapan) langkah Kotter, kemudian dilakukan prioritasi dengan menggunakan analytic hierarchy process. Penelitian ini dilakukan untuk menyusun strategi manajemen perubahan dengan studi kasus STMIK Indonesia. Hasil dari penelitian ini adalah strategi manajemen perubahan yang sudah diprioritaskan, yang dapat dijadikan dasar untuk memastikan implementasi e-learning di STMIK Indonesia berjalan sesuai dengan keinginan. Kata Kunci: Strategi, Manajemen Perubahan, E-learning, System Thinking

vi



ABSTRACT

Name Study Program Title

: Sukma Indar Kurniawan : Magister Teknologi Informasi : Change Management Strategy Information Technology Implementation for STMIK Indonesia: Case Study ELearning Implementation

STMIK Indonesia realized the need for the implementation of e-learning, but the experience of the failure of the implementation of e-learning into consideration the need for a change management strategy in the implementation of e-learning. This research uses the framework of system thinking to createthe change management strategy. In the next step, the change management strategy that have been created will be mapped into 8 (eight) steps Kotter, and then will be prioritized by analytic hierarchy process.The purpose of this research is create change management strategy in STMIK Indonesia. The result of this research is change management strategy that have been prioritized, which is it can be reference to make sure implementation of e-learning in STMIK Indonesia work smoothly as the hope. Keywords: Strategy, Change Management, E-learning, System Thinking

vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .............................................. v ABSTRAK ............................................................................................................ vi ABSTRACT ......................................................................................................... vii DAFTAR ISI ....................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x DAFTAR TABEL ................................................................................................ xi DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xii BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1 1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ........................................................... 2 1.3. Ruang Lingkup Penelitian......................................................................... 4 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................. 4 1.5. Sistematika Penulisan ............................................................................... 4 BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................... 7 2.1. Strategi ...................................................................................................... 7 2.2. Manajemen Perubahan ............................................................................ 11 2.2.1. Definisi Manajemen Perubahan ....................................................... 11 2.2.2. Tipe-tipe Perubahan ......................................................................... 12 2.2.3. Penyebab Perubahan ........................................................................ 13 2.2.4. Pentingnya Manajemen Perubahan .................................................. 16 2.2.5. Faktor Penentu Kesuksesan Manajemen Perubahan ....................... 16 2.3. Kerangka Manajemen Perubahan ........................................................... 19 2.3.1. System Thinking ............................................................................... 20 2.3.2. Enterprise Wide Change .................................................................. 23 2.3.3. Soft System Methodology ................................................................. 23 2.4. Model-model Perubahan ......................................................................... 25 2.5. Analytic Hierarchy Process .................................................................... 29 2.6. Analisis PEST ......................................................................................... 32 2.7. Analisis SWOT ....................................................................................... 33 2.8. Teori E-learning...................................................................................... 36 2.8.1. Definisi E-learning .......................................................................... 36 2.8.2. Fitur-fitur E-learning ....................................................................... 36 2.8.3. Aspek-aspek Penting E-learning ..................................................... 37 2.8.4. Unsur-unsur E-learning ................................................................... 37 2.8.5. Manfaat E-learning .......................................................................... 38 2.8.6. Keuntungan dan Kelemahan E-learning.......................................... 39 2.9. Teori Perguruan Tinggi ........................................................................... 40 2.9.1. Pengertian Perguruan Tinggi ........................................................... 40 2.9.2. Peran Perguruan Tinggi Terhadap Teknologi Informasi ................. 42 viii



ix

2.9.3. Peran Teknologi Informasi Terhadap Perguruan Tinggi ................. 43 2.10. Penelitian Terdahulu ............................................................................... 44 BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 50 3.1. Kerangka Penelitian ................................................................................ 50 3.2. Alur Penelitian ........................................................................................ 52 3.3. Metode Pengumpulan Data ..................................................................... 54 BAB IV PROFIL ORGANISASI....................................................................... 56 4.1. Sejarah Organisasi .................................................................................. 56 4.2. Visi dan Misi ........................................................................................... 56 4.3. Struktur Organisasi ................................................................................. 57 BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ........................................................ 59 5.1. Data Wawancara ..................................................................................... 59 5.1.1. Data Responden ............................................................................... 59 5.1.2. Hasil Wawancara ............................................................................. 60 5.2. Penentuan Objective dan KPI ................................................................. 61 5.3. Analisis CSF ........................................................................................... 62 5.4. Perumusan Strategi Manajemen Perubahan............................................ 63 5.4.1. Analisis Lingkungan InternalTI dan Organisasi .............................. 63 5.4.2. Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi .......................... 73 5.5. Formulasi Strategi Manajemen Perubahan ............................................. 77 5.6. Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan .............................................. 84 5.7. Penentuan Prioritasi Strategi Manajemen Perubahan ............................. 90 5.7.1. Penentuan Prioritas untuk Kriteria ................................................... 90 5.7.2. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Ketiga ............... 93 5.7.3. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Keempat ............ 95 5.7.4. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Kelima .............. 98 5.7.5. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Keenam ........... 100 5.7.6. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Ketujuh ........... 103 5.8. Hasil Pemetaan dan Prioritasi Strategi Manajemen Perubahan ............ 105 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN........................................................... 108 6.1. Kesimpulan ........................................................................................... 108 6.2. Saran ..................................................................................................... 110 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 112 LAMPIRAN ....................................................................................................... 115

ix



x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Diagram Fishbone Permasalahan E-learning STMIK Indonesia ..... 3 Gambar 2.1. System Thinking .............................................................................. 21 Gambar 2.2. The Rollercoaster of Change .......................................................... 21 Gambar 2.3. Soft System Methodology (Checkland, P. & J. Scholes, 2001) ....... 24 Gambar 2.4. Lewin’s Three Step Model .............................................................. 26 Gambar 2.5. Analytic Hierarchy Process ............................................................ 30 Gambar 2.6. Kerangka Kerja Analisis PEST ...................................................... 33 Gambar 3.1. Kerangka Penelitian ........................................................................ 50 Gambar 3.2. Alur Penelitian ................................................................................ 52 Gambar 5.1. Perhitungan Nilai Eigen untuk Kriteria .......................................... 92 Gambar 5.2. Struktur Hirarki AHP untuk Kriteria .............................................. 92 Gambar 5.3. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Ketiga ........... 94 Gambar 5.4. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Ketiga ....... 94 Gambar 5.5. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Keempat ....... 96 Gambar 5.6. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Keempat ... 97 Gambar 5.7. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Kelima .......... 99 Gambar 5.8. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Kelima ...... 99 Gambar 5.9. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Keenam ...... 101 Gambar 5.10. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Keenam .. 102 Gambar 5.11. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Ketujuh ...... 104 Gambar 5.12. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Ketujuh .. 104

x



xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Kumpulan Faktor-faktor Penentu Keberhasilan E-learning ............... 17 Tabel 2.2. Skala Perbandingan Saaty ................................................................... 31 Tabel 2.3. Matriks SWOT .................................................................................... 35 Tabel 2.4. Tabel Penelitian Terdahulu ................................................................. 46 Tabel 4.1. Struktur Organisasi STMIK Indonesia................................................ 57 Tabel 5.1. Hubungan antara Objective dengan KPI ............................................. 61 Tabel 5.2. Hubungan antara Objective, KPI, dan CSF ......................................... 62 Tabel 5.3. Hasil Analisis Fakta-fakta Internal...................................................... 64 Tabel 5.4. Hasil Analisis Fakta-fakta Eksternal ................................................... 74 Tabel 5.5. Matriks SWOT Formulasi Strategi Manajemen Perubahan................ 78 Tabel 5.6. Tujuan dari Strategi Implementasi E-learning .................................... 84 Tabel 5.7. Tujuan dari 8 Langkah Kotter ............................................................. 86 Tabel 5.8. Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan .......................................... 88 Tabel 5.9. Matriks Pairwise Comparison untuk Kriteria ..................................... 91 Tabel 5.10. Rangking Nilai Eigen untuk Kriteria ................................................. 92 Tabel 5.11. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Ketiga untuk setiap Kriteria .................................................................................... 93 Tabel 5.12. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Ketiga .............. 95 Tabel 5.13. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Keempat untuk setiap Kriteria .................................................................................... 96 Tabel 5.14. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Keempat .......... 97 Tabel 5.15. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Kelima untuk setiap Kriteria .................................................................................... 98 Tabel 5.16. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Kelima ........... 100 Tabel 5.17. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Keenam untuk setiap Kriteria .................................................................................. 101 Tabel 5.18. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Keenam ......... 102 Tabel 5.19. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Ketujuh untuk setiap Kriteria .................................................................................. 103 Tabel 5.20. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Ketujuh .......... 105 Tabel 5.21. Hasil Prioritas Strategi Manajemen Perubahan ............................... 105

xi



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Wawancara kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi ..................... 115 Lampiran 2. Wawancara kepada Kepala LPPM ................................................. 118 Lampiran 3. Wawancara kepada Kepala Subbagian Penelitian .......................... 121 Lampiran 4. Wawancara kepada Kepala Laboratorium TI ................................. 123 Lampiran 5. Wawancara kepada Kepala BAUK ................................................ 125 Lampiran 6. Wawancara untuk Pemetaan Langkah Kotter ................................ 126 Lampiran 7. Kuesioner AHP kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi .............. 131 Lampiran 8. Kuesioner AHP kepada Kepala Laboratorium TI .......................... 138 Lampiran 9. Kuesioner AHP kepada Kepala BAUK .......................................... 145

xii



BAB I PENDAHULUAN

1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat menuntut sebuah organisasi untuk merubah sistem konvensionalnya agar mengikuti perkembangan tersebut.Perubahan yang berjalan sangat cepat ini menyebabkan tantangan yang dihadapi organisasi menjadi semakin berat.Bab pendahuluan ini menjelaskan latar belakang, permasalahan, ruang lingkup, serta tujuan dan manfaat penelitian. 1.1. Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi (TI) yang semakin pesat di dunia pendidikan, kebutuhan akan suatu konsep dan mekanisme belajar mengajar berbasis TI menjadi tidak terelakkan lagi. Konsep yang kemudian terkenal dengan sebutan e-learning ini membawa pengaruh terjadinya proses transformasi pendidikan konvensional ke dalam bentuk digital, baik secara isi maupun sistemnya. Saat ini konsep e-learning sudah banyak diterima oleh masyarakat dunia, terbukti dengan maraknya implementasi e-learning khususnya di lembaga pendidikan (sekolah, training, dan universitas). Beberapa perguruan tinggi menyelenggarakan kegiatan pembelajaran elektronik sebagai suplemen (tambahan) terhadap materi pelajaran yang disajikan secara regular di kelas, namun beberapa perguruan tinggi lainnya menyelenggarakan e-learning sebagai alternatif bagi mahasiswa yang karena satu dan lain hal berhalangan mengikuti perkuliahan secara tatap muka. Dalam hal ini, e-learning berfungsi sebagai pilihan bagi mahasiswa (Wildavsky, 2001; dan Lewis, 2002 dalam Indrayani, 2007). STMIK Indonesia sebagai salah satu lembaga perguruantinggi yang bergerak dibidang teknologi komputer juga memiliki inisiatif untukmemanfaatkan produk perkembangan teknologi informasi tersebut (e-learning). Kebutuhan akan implementasi e-learning di lingkungan STMIK Indonesia dinilai sangat penting, hal ini dikarenakan keinginan manajemen untuk membuka kelas pendidikan jarak jauh (PJJ) dan meningkatkan kualitas proses belajar mengajar mahasiswanya 1 Universitas Indonesia


2

dengan memanfaatkan e-learning ini. Berdasarkan hasil wawancara denganKetua Jurusan Sistem Informasi STMIK Indonesia yang terdapat pada lampiran 1 (J2), pada tahun 2011 STMIK Indonesia telah mencoba mengimplementasikan elearning, namun usaha tersebut gagal karena adanya resistensi dari dosen (elearning tidak digunakan sama sekali).Tahun 2013 STMIK Indonesia mencoba untuk implementasi e-learning yang kedua kalinya, namun masih belum sesuai harapan (hanya 5 dosen saja yang menggunakan e-learning dari 35 dosen yang ada). Resistensi dari dosen ini bisa dikarenakan banyak faktor, antara lain adalah belum adanya training yang mempermudah dosen dalam menggunakan e-learning, kurang stabilnya server pihak hosting selaku penyimpan databasee-learning, dan lain sebagainya yang menunjukkan bahwa STMIK Indonesia belum memiliki strategi manajemen perubahan dalam implementasi e-learning tersebut. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi STMIK Indonesia pada lampiran 1 (J3) yang mengatakan bahwa dalam implementasi elearning ini belum dibuat strategi manajemen perubahannya, padahal menurut Bolognese (2002) implementasi TI pasti akan membawa perubahan, baik dalam proses bisnis maupun kebutuhan sumber daya manusia. Perubahan organisasi akibat implementasi TI dapat menimbulkan sikap pesimis dan resistensi pada karyawan yang mengakibatkan sulit untuk melakukan perubahan atau bahkan tidak mau melakukan perubahan. Dalam hal ini STMIK Indonesia membutuhkan adanya strategi manajemen perubahan yang tepat yang mampu mendukungkeberhasilan implementasi elearning.Hal ini diperlukan supaya tidak mengalami kegagalan lagi pada penerapan untuk yang kedua kalinya. 1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah Pembahasan di dalam penelitian ini berdasarkan permasalahan yang terdapat pada organisasi yang menjadi studi kasus penelitian.Permasalahan yang didapatkan berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan peneliti terhadap kondisi nyata di STMIK Indonesia.



3

Permasalahan tersebut dapat digambarkan pada gambar 1.1 bahwa kegagalan implementasi e-learning di STMIK Indonesia disebabkan beberapa faktor, yaitu faktor SDM, infrastruktur, dan komunikasi. Pada penelitian ini akan dibahas faktor yang menyebabkan kegagalan implementasi e-learning di STMIK Indonesia berasal dari faktor SDM, yaitu belum adanya strategi manajemen perubahan yang mendukung implementasi e-learning.

Gambar 1.1. Diagram Fishbone Permasalahan E-learning STMIK Indonesia

Berdasarkan analisis masalah tersebut di mana penulis menganggap bahwa adanya strategi manajemen perubahan yang tepat akan mampu mendukung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia, sehingga ditarik sebuah research question yaitu: Bagaimanakah strategi manajemen perubahan yang mampu mendukung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia?



4

1.3. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup dalam penelitian ini akan dibatasi oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Penelitian difokuskan pada pembuatan strategi manajemen perubahan untuk mendukung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia. 2. Dampak dari penggunaan strategi manajemen perubahan serta pengaruhnya terhadap keberhasilan implementasi e-learning tidak diobservasi dan dianalisis lebih lanjut. 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Berdasarkan uraian latar belakang dan permasalahan yang dijelaskan, maka tujuan yang ingin dicapai adalah membuat strategi dan langkah-langkah manajemen perubahan untuk mendukung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia.Strategi dan langkah-langkah tersebut diharapkan menjadi masukkan dan bahan pertimbangan bagi manajemen dalam mengimplementasikan elearning. Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Bagi organisasi dapat memanfaatkan hasil peneilitan ini sebagai pedoman strategi manajemen perubahan yang harus dijalankan untuk mendukung keberhasilan implementasi e-learning. 2. Bagi

akademik

yaitu

menjadi

sumbangan

penulisan

mengenai

penyusunan strategi manajemen perubahan dengan kerangka kerja system thinking untuk implementasi sistem informasi di lembaga pendidikan. 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini terdiri dari enam bab. Masing-masing bab akan dibagi lagi dalam beberapa subbab, yang akan menguraikan secara lebih rinci masalah yang akan dibahas. Sistematika tersebut adalah sebagai berikut:



5

Bab 1 Pendahuluan Bab ini dijelaskan latar belakang, identifikasi dan rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan dalam penelitian.

Bab 2 Landasan Teori Bab ini dijelaskan mengenai studi literatur yang dijadikan acuan dalam penelitian.Bab ini membahas mengenai teori-teori strategi, manajemen perubahan, system thinking, AHP, analisis SWOT, analisis PEST, e-learning, perguruan tinggi, dan penelitian-penelitian terdahulu.

Bab 3 Metodologi Penelitian Bab ini dijelaskan mengenai alur penelitian, kerangka penelitian, dan metode pengumpulan data.

Bab 4 Profil Organisasi Bab ini menjelaskan tentang gambaran organisasi yang dijadikan tempat studi kasus penelitian.

Bab 5 Analisis dan Pembahasan Bab ini membahas tentang analisis dan pembahasan penelitian yang dilakukan. Bab ini akan menjelaskan pemetaan strategi manajemen perubahan menggunakan system thinking, yang terdiri dari 5 fase, yaitu output, feedback, input, throughput, dan environment,dimana pada fase throughputterdapat penjabaran hasil analisis SWOT SI/TI sebagai bentuk kegiatan-kegiatan nyata dalam manajemen perubahan untuk mencapai tujuan.Setelah didapatkan strategi maka dilakukan pemetaan ke dalam 8 langkah Kotter dan analisis tersebut kemudian disusun skala prioritas dengan menggunakan analytic hierarchy processuntuk memperoleh urutan prioritas dari strategi manajemen perubahan yang telah ditentukan tersebut.

Bab 6 Kesimpulan dan Saran Bab ini membahas tentang kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilakukan. Bagian kesimpulan memberikan gambaran menyeluruh dari proses dan hasil Universitas Indonesia


6

penelitian secara ringkas, kemudian bagian saran memberikan pendapat penulis tentang solusi mengenai strategi manajemen perubahan untuk menduung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia.



BAB II LANDASAN TEORI

2. TINJAUAN PUSTAKA Bab landasan teori ini menjelaskan tinjauan literatur yang menjadi landasan teori dalam penelitian. Tinjauan literatur tersebut meliputi konsep strategi, konsep manajemen perubahan, kerangka kerja manajemen perubahan, konsep system thinking, analytic hierarchy process,analisis PEST, SWOT, teori e-learning, dan teori perguruan tinggi. 2.1. Strategi Strategi dibuat untuk membantu mempercepat tercapainya tujuan.Sebuah organisasi pasti memiliki tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.Tujuan jangka panjang biasanya dituangkan dalam rencana strategi organisasi. Definisi strategi adalah arah dan lingkup organisasi dalam jangka panjang untuk mencapai keuntungan organisasi melalui konfigurasi semua sumber daya yang dimiliki untuk dapat mengatasi tantangan lingkungan sekaligus memenuhi kebutuhan lingkungan bisnis dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan (Johnson et al., 2002).Wheels dan David (2006) mendeskripsikan sebuah strategi adalah sebagai bentuk perencanaan menyeluruh yang menyatakan bagaimana organisasi

mewujudkan

misi

dan

obyektifnya.

Kesimpulannya,

strategi

merupakan cara suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang juga merupakan kebijakan dalam menentukan arah dan lingkup organisasi. Perumusan strategi merupakan proses penyusunan langkah-langkah ke depan yang dimaksudkan untuk membangun visi dan misi organisasi, menetapkan tujuan strategis dan merancang strategi untuk mencapai tujuan tersebut dalam rangka menyediakan customervalue terbaik. Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam merumuskan strategi yaitu: 1. Mengidentifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan dan menetukan misi perusahaan untuk mencapai visi yang dicita-citakan dalam lingkungan tersebut.

7



8

2. Melakukan analisis lingkungan internal dan eksternal dalam rangka mengukur kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi perusahaan dalam menjalankan misinya. 3. Merumuskan faktor-faktor ukuran keberhasilan dari strategi-strategi yang dirancang pada analisis sebelumnya. 4. Menentukan tujuan dan target terukur, mengevaluasi berbagai alternatif strategi dengan mempertimbangkan sumber daya yang ada dan kondisi eksternal yang dihadapi. 5. Memilih strategi yang paling sesuai untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang. (Hariadi, 2005). Berdasarkan pandangan Dan Schendel dan Charles Hofer, Higgins (1985) menjelaskan adanya empat tingkatan dari strategi.Semuanya disebut dengan master strategy, yang terdiri dari enterprise strategy, corporate strategy, business strategy, dan functional strategy. 1. Enterprise Strategy Strategi ini berkaitan dengan respon masyarakat.Masyarakat yang dimaksud adalah kelompok yang berada di luar organisasi yang tidak dapat dikontrol. Dalam masyarakat yang tidak terkendali itu, ada pemerintahdan berbagai kelompok lain seperti kelompok penekan, kelompok politik, dan kelompok sosial lainnya. Jadi dalam strategi enterprise terlihat relasi antara organisasi dan masyarakat luar, sejauh interaksi itu akan dilakukansehingga dapat menguntungkan organisasi. Strategi itu juga menampakkan bahwa organisasi benar-benar bekerja dan berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik terhadap tuntutan-tuntutan dan kebutuhan masyarakat. 2. Corporate Strategy Strategi ini berkaitan dengan misi organisasi, sehingga sering disebut dengan grand strategy yang meliputi bidang yang digeluti oleh suatu organisasi. Pertanyaanapa yang menjadi bisnis atau urusan kita dan bagaimana kita mengendalikan bisnis itu, tidak semata-mata dijawab oleh organisasi bisnis, tetapi juga organisasi pemerintahan dan organisasi nonprofit. Universitas Indonesia


9

3. Businsess Strategy Strategi pada tingkat ini menjelaskan bagaimana merebut pasaran di tengah masyarakat.Bagaimana menempatkan organisasi di hati para penguasa, para pengusaha, dan para pemilik modal.Semua itu dimaksudkan untuk memperoleh keuntungan-keuntungan stratejik yang sekaligus mampu menunjang perkembangan organisasi ke tingkat yang lebih baik. 4. Functional Strategy Strategi ini merupakan strategi pendukung yang berfungsi untuk menunjang suksesnya strategi lainnya. Ada tiga jenis strategi fungsional, yaitu: a. Strategi fungsional ekonomi, yaitu mencakup fungsi-fungsi yang memungkinkan organisasi hidup sebagai satu kesatuan ekonomi yang sehat, antara lain yang berkaitan dengan keuangan, pemasaran, penelitian, pengembangan, dan sumber daya. b. Strategi fungsional manajemen, yaitu mencakup fungsi-fungsi manajemen, antara lain planning, organizing, implementating, controlling,

leading,

motivating,

staffing,

communicating,

representing, decision making, dan integrating. c. Strategiisu stratejik, fungsi utamanya adalah mengontrol lingkungan, baik situasi lingkungan yang sudah diketahui maupun yang belum diketahui dan selalu berubah. Setiap organisasi harus mengembangkan suatu strategi yang sesuai atau cocok dengan kemampuan internal dan situasi yang berkaitan dengan lingkungan eksternal. Porter menyebut strategi ini sebagai generic strategy yang dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu cost leadership, differentiation, dan focus. Kebanyakan perusahaan menggunakan variasi dalam generic strategy tersebut baik secara tunggal atau kombinasi, untuk menciptakan posisi di dalam industri mereka. Penjelasan dari masing-masing bagian generic strategy adalah sebagai berikut:



10

1. Cost Leadership Merupakan generic strategy yang pertama.Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk memperoleh keuntungan di atas rata-rata meskipun adanya persaingan

yang kuat.Strategi

ini digambarkan dengan

penghematan pengeluaran internal dari organisasi. 2. Differentiation Strategi ini dapat terlihat dengan adanya usaha dari perusahaan atau organisasi untuk menciptakan produk atau jasa yang dianggap unik di dalam industri mereka.Perusahaan ini mencoba untuk membedakan diri berdasarkan desain produk atau fitur, merk, teknologi, distribusi, layanan pelanggan, dan sebagainya.Ide di balik strategi ini adalah untuk menarik pelanggan dengan menawarkan keunikan sehingga pelanggan bersedia membayar harga premium.Strategi ini dimaksudkan untuk menciptakan loyalitas merk di kalagan pelanggan dan memberikan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan. 3. Focus Strategi ini adalah stratgei di mana perusahaan memberi perhatian khusus untuk melayani pasar tertentu, baik itu kelompok pelanggan tertentu, segmen produk, atau wilayah geografis.Ide di balik strategi ini adalah untuk melayani pasar tertentu yang lebih efektif daripada pesaing berdasarkan diferensiasi produk, biaya murah, atau keduanya. Masing-masing dari tiga generic strategy di atas mengharuskan perusahaan untuk mengumpulkan ketrampilan dari sumber daya yang berbeda. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang mengejar strategi cost leadership kemungkinan memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan perusahaan yang menerapkan strategi differentiation. Kunci keberhasilan penerapan salah satu strategi ini adalah komitmen yang kuat. Setelah mengetahui pentingnya sebuah strategi dalam sebuah organisasi, tak kalah penting juga kebutuhan strategi dalam implementasi TI yang bertujuan mewujudkan tujuan dari organisasi tersebut, karena untuk menjadi lebih baik tentu



11

memerlukan strategi sehingga harapan-harapan yang ingin dicapai dari implementasi TI tersebut dapat tercapai sesuai dengan keinginan. 2.2. Manajemen Perubahan Perubahan sudah menjadi salah satu bagian yang pasti terjadi dari kehidupan manusia.Manusia dan makhluk hidup lainnya mengalami perubahan dari kecil menjadi besar.Biasanya perubahan dipahami dengan usaha untuk bertahan hidup.Begitu juga dengan perusahaan yang mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tuntutan internal atau eksternal agar kelangsungan bisnisnya berjalan dengan baik.Setiap keadaan yang ingin menjadi lebih baik tentu memerlukan adanya suatu perubahan, dan setiap perubahan pasti membutuhkan pengelolaan yang baik untuk mendapatkan hasil sesuai harapan. 2.2.1. Definisi Manajemen Perubahan Manajemen perubahan menurut Coffman dan Lutes (2007) adalah sebuah pendekatan terstruktur yang digunakan untuk membantu baik individu maupun organisasi dalam proses transisi dari kondisi sekarang menuju kondisi baru yang lebih baik, sedangkan menurut Lientz (2004) memberikan definisi manajemen perubahan adalah pendekatan untuk merencanakan, membuat desain, menerapkan, mengelola, mengukur, dan mempertahankan perubahan dalam proses bisnis dan pekerjaan. Beberapa kegiatan yang terlibat di dalamnya adalah sebagai berikut: 1. Mempelajari penyebab dan harapan dari adanya (terjadinya) perubahan. 2. Mengenali bidang-bidang yang berpotensi untuk mengalami perubahan. 3. Memperkenalkan perubahan dan manajemen dari perubahan tersebut. 4. Mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup dari perubahan tersebut 5. Menyusun kegiatan-kegiatan dalam perubahan. 6. Mendefnisikan bagaimana pekerjaan mesti dilakukan setelah terjadinya perubahan. 7. Menentukan implementasi dari strategi perubahan. Universitas Indonesia


12

8. Mengelola dan mengarahkan perubahan. 9. Mengukur pekerjaan sebelum, selama, dan sesudah terjadi perubahan. 10. Memastikan perubahan terus berlangsung. 11. Menjaga momentum perubahan. Manajemen perubahan itu sendiri merupakan manajemen manusia dalam proyek perubahan berskala besar.Definisi-definisi di atas memperlihatkan bahwa kesiapan dari organisasi dan individu-individu dalam organisasi yang sedang menghadapi perubahan merupakan faktor yang menentukan apakah perubahan berhasil atau tidak. 2.2.2. Tipe-tipe Perubahan Seiring dengan bertambahnya pengalaman sebuah organisasi, perubahan di dalamnya dapat dibedakan menjadi tiga tipe, yaitu development change, transitional change, dan transformational change.Penjelasan lengkap dari tiga tipe perubahan dalam organisasi dapat dipaparkan sebagai berikut. 1. Development Change Tipe perubahan ini adalah yang paling sederhana diantara tipe perubahan-perubahan yang lain. Tujuan utama dari perubahan ini adalah untuk melakukan perbaikan, baik dari sisi ketrampilan, metode, kinerja, maupun kondisi. Fokus dari perubahan ini adalah untuk memperkuat atau memperbaiki hal yang sudah terjadi dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja guna mencapai target yang lebih tinggi. Perubahan ini umumnya terjadi karena perubahan kecil di dalam lingkungan kompetisi atau dapat juga disebabkan tuntutan organisasi untuk dapat meningkatkan kinerja operasional, oleh karenanya pada perubahan tipe ini hanya akan menimbulkan penolakan yang kecil pula jika dibandingkan dengan 2 tipe perubahan yang lain.



13

2. Transitional Change Perubahan ini umumnya terjadi karena ada tuntutan perubahan yang signifikan dari lingkungan kompetisi. Perubahan ini akanmerubah kondisi yang ada dalam organisasi menjadi sesuatu yang berbeda. Biasanya suatu organisasi melakukan perubahan ini jika pemimpin organisasi tersebut menyadari bahwa ada masalah atau tujuan yang tidak tercapai sehingga organisasi tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka organisasi harus meninggalkan keadaan lama melalui proses transisi menuju keadaan baru. Pada perubahan ini, kebutuhan akan individu (SDM) dapat diprediksi atau dikelola. Perbedaaan transitional change dengantransformational change adalah pada faktor manusia dan budaya.Pada transformational change, kedua faktor di atas sangat dominan dan merupakan faktor kunci. 3. Transformational Change Perubahan ini adalah yang paling radikal, sehingga membutuhkan pergeseran budaya, pola pikir, dan perilaku dari organisasi agar perubahan ini berhasil diimplementasikan dan bertahan lama. Perubahan ini akan dilakukan jika kondisi organisasi sangat genting sehingga harus dilakukan perubahan secara menyeluruh untuk menyelamatkan kondisi organisasi dalam kompetisi. Berdasarkan penjelasan tiga tipe perubahan dalam organisasi di atas, maka tipe perubahan yang dilakukan di dalam karya akhir in adalah transitional change. Hal tersebut dikarenakan STMIK Indonesia akan merubah suatu keadaan lama menjadi keadaan baru dalam hal ini implementasi e-learning. Perubahan ini tidak menuntut adanya perubahan atau pergantian SDM dan budaya organisasi secara menyeluruh. 2.2.3.Penyebab Perubahan Perubahan biasanya terjadi karena disebabkan oleh berbagai macam faktor pendorong.Faktor-faktor ini bisa merupakan kombinasi dari tekanan internal Universitas Indonesia


14

maupun eksternal. Lientz (2004) mengatakan bahwa penyebab perubahan ini akan sangat berpengaruh pada strategi manajemen perubahan, oleh karena itu penyebab perubahan ini harus dipahami sebelum melakukan perencanaan dan penerapan perubahan.

Penyebab perubahan dapat disebutkan dalam daftar berikut ini: 1. Perubahan dari manajemen tingkat atas. 2. Kompetisi. 3. Peraturan. 4. Tuntutan pelanggan (mahasiswa). 5. Teknologi.

Kelima penyebab perubahan ini dapat dikelompokkan menjadi faktor internal dan eksternal. Faktor internal penyebab perubahan adalah sebagai berikut: 1. Perubahan dari manajemen. 2. Perubahan prioritas dari manajemen. 3. Produk dan jasa baru. 4. Penerapan teknologi baru.

Faktor eksternal penyebab perubahan adalah sebagai berikut: 1. Peningkatan dan penurunan jumlah peminat (mahasiswa). 2. Kompetisi yang sangat ketat, sehingga memerlukan perubahan dalam proses. 3. Teknologi baru muncul dan harus digunakan. 4. Perubahan kebijakan dan peraturan pemerintah. 5. Rekomendasi dari konsultan untuk melakukan perubahan.

Berdasarkan hasil penelitian Biehl (2007), keberhasilan implementasi SI/TI secara umum dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: 1. Top management support, sejauh mana dukungan dari manajemen level atas terhadap implementasi SI/TI ini. Universitas Indonesia


15

2. Business

process

management,

bagaimana

manajemen

menjalankan proses bisnis untuk mendukung keberhasilan implementasi SI/TI. 3. Communication, bagaimana komunikasi yang dijalankan agar implementasi SI/TI berjalan sesuai keinginan. 4. Understanding of goal, sejauh mana seluruh karyawan dan manajemen (semua pihak dalam organisasi) mengerti akan tujuan dari implementasi SI/TI tersebut. 5. Management expectation, bagaimana harapan yang diinginkan oleh manejemen terkait dengan implementasi SI/TI ini. 6. Training, bagaimana pelatihan-pelatihan yang diadakan terkait dengan adanya implementasi SI/TI ini. 7. Data accuracy, sejauhmana tingkat keakuratan data yang digunakan dalam implementasi SI/TI. 8. User attitude, bagaimana sikap atau karakteristik dari pengguna sistem dari implementasi SI/TI. 9. Staff capability, bagaimana tingkat pengalaman atau kemampuan dari admin (karyawan) yang menangani implementasi SI/TI ini. 10. Sufficient financial resourcess, bagaimana sumber daya keuangan yang digunakan untuk mendukung implementasi SI/TI ini. Berdasarkan kondisi pada implementasi e-learning di STMIK Indonesia dan wawancara dengan Ketua Jurusan Sistem Informasi dan Kepala LPPM, maka faktor-faktor di atas yang akan digunakan dalam kriteria untuk penentuan skala prioritas strategi manajemen perubahannya di STMIK Indonesia adalah:Top management support, Understanding of goal, User attitude.Kriteria ini diambil dari CSF karena untuk menentukan kriteria diperlukan faktor-faktor yang dapat mendukung keberhasilan implementasi e-learning, oleh karena itu dalam penelitian ini kriteria diambil dari faktorfaktor pendukung keberhasilan implementasi e-learning milik Biehl (2007) kemudian dilakukan wawancara kepada manajemen STMIK Indonesia (lampiran 1, J10 dan lampiran 2, J12) untuk memastikan faktor mana sesuai dengan kondisi organisasi. Universitas Indonesia


16

2.2.4.Pentingnya Manajemen Perubahan Seperti yang telah dijelaskan dalam subbab definisi manajemen Perubahan, manajemen perubahan ini terdiri dari beberapa kegiatan.Lientz (2004) mengatakan bahwa manajemen perubahan sangat penting untuk dibuat, karena apabila kegiatan manajemen perubahan ini tidak dilakukan dengan benar yang bisa terjadi bukan hanya kegagalan penerapan suatu perubahan itu saja, namun dampak yang tidak baik terhadap organisasi. Dampak yang bisa saja terjadi jika kegiatan manajemen perubahan tidak dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pemahaman yang keliru terhadap alasan perubahan. 2. Hilangnya kesempatan melakukan perubahan. 3. Tidak fokus pada tujuan perubahan. 4. Melebarnya ruang lingkup perubahan. 5. Dukungan terhadap perubahan berkurang. 6. Upaya perubahan terancam gagal. 7. Tidak adanya kesamaan visi. 8. Arahan dari perubahan kurang jelas. 9. Masalah yang muncul tidak dapat diselesaikan dengan cepat. 10. Semangat kerja menurun. 11. Hasil

dari

perubahan

tidak

diperhatikan

(tidak

adanya

kesinambungan dari hasil perubahan). 2.2.5.Faktor Penentu Kesuksesan Manajemen Perubahan Manajemen

perubahan

memiliki

faktor-faktor

yang

mempengaruhi

keberhasilannya. Menurut Sirkin et al. (2005), faktor-faktor tersebut terdiri dari: 1. Soft factor (motivation, communication, dan leadership) yang merupakan faktor-faktor tidak terukur 2. Hard factor (duration, integrity, commitment, dan effort) yang merupakan faktor-faktor terukur. Berdasarkan penelitian Selim (2005) faktor-faktor penentu keberhasilan elearning terbagi menjadi 4 pokok bagian, yaitu karakteristik pengajar (sikap Universitas Indonesia


17

dan kontrol terhadap teknologi dan cara mengajar), karakteristik mahasiswa (kompentensi TI mahasiswa, interaktif mahasiswa, dan desain dan isi dari kursus), dan teknologi (kemudahan untuk mengakses e-learning dan dukungan infrastruktur), dan dukungan dari manajemen (dukungan dari organisasi atau pihak universitas). Faktor-faktor penentu keberhasilan implementasi e-learning dipaparkan secara lengkap oleh Puri (2012) yang berhasil mengumpulkan faktor-faktor tersebut dari berbagai sumber. Faktor-faktor tersebut dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut: Tabel 2.1. Kumpulan Faktor-faktor Penentu Keberhasilan E-learning

No

Critical Success Factors

1

Alternatif memberi tugas

2

Manfaat dan biaya

3

Literatures Khan (2001), Selim (2007), Papp (2000) Khan (2001), Dillon dan Guawardena (1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993)

Fitur untuk mengulang tugas

Khan (2001), Dillon dan Guawardena

yang terlewat

(1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993) Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

4

Koneksi internet

dan Jarvenpaa (1993), Khan (2001), Webster dan Hackley (1997) Alexdaner et al. (1998), Khan (2001),

5

Interaksi dalam kursus

Soong et al. (2001), Volery dan Lord (2000), Govindasamy (2002) Khan (2001), Volery dan Lord (2000),

6

Dukungan TI

Webster dan Hackley (1997), Selim (2007) Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

7

Dukungan bahasa

dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001), Selim (2007)

8

Evaluasi sistem secara berkala

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner Universitas Indonesia


18

No


Literatures dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001) Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

9

Metode pembelajaran

dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001), Govindasamy (2002)

10

11

Riset kebutuhan user

Mengukur keefektifitasan dalam pengajaran

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993), Khan (2001) Alexdaner et al. (1998), Khan (2001), Soong et al. (2001), Papp (2000), Govindasamy (2002) Alexdaner et al. (1998), Khan (2001),

12

Teknologi

Soong et al. (2001), Volery dan Lord (2000), Webster dan Hackley (1997), Selim (2007)

13

Sistem pembayaran online

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001) Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

14

Ujian online

dan Jarvenpaa (1993), Khan (2001), Papp (2000)

15

16 17

18

19 20

Feedback dari user

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993), Khan (2001)

Desain kursus yang

Khan (2001), Webster dan Hackley

berkualitas

(1997), Govindasamy (2002)

Skalabilitas sistem

Khan (2001), Volery dan Lord (2000)

Kecepatan download audio/video

Alexdaner et al. (1998), Khan (2001), Soong et al. (2001), Webster dan Hackley (1997)

Keinginan user menggunakan

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

sistem baru

dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001)

Komitmen user

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner Universitas Indonesia


19

No


Literatures dan Jarvenpaa (1993), Khan (2001) Alexdaner et al. (1998), Khan (2001),

21

Adanya prosedur back-up

Soong et al. (2001), Volery dan Lord (2000), Papp (2000), Selim (2007)

22

23

Adanya sistem pelacakan error

Dillon dan Guawardena (1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001), Papp (2000)

Sistem yang available dan

Khan (2001), Dillon dan Guawardena

reliable

(1995), Leidner dan Jarvenpaa (1993) Alexdaner et al. (1998), Khan (2001),

24

Pengajar sebagai fasilitator

Webster dan Hackley (1997), Selim (2007), Govindasamy (2002) Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

25

Training yang sesuai

dan Jarvenpaa (1993),Alexdaner et al. (1998), Khan (2001), Soong et al. (2001), Govindasamy (2002) Dillon dan Guawardena (1995), Leidner

26

Sistem yang sudah dikenal

dan Jarvenpaa (1993),Khan (2001), Webster dan Hackley (1997), Papp (2000), Selim (2007)

Puri Goldi berhasil merangkum 26 faktor-faktor penentu keberhasilan implementasi e-learning yang didapat dari berbagai sumber.Melalui tabel ini, diharapkan dapat memudahkan peneliti dalam mendapatkan strategi yang tepat dalam upaya mendukung implementasi e-learning di STMIK Indonesia. 2.3. Kerangka Manajemen Perubahan Pada subbab ini akan dijelaskan berbagai macam kerangka-kerangka manajemen perubahan seperti system thinking, enterprise wide change, dan soft system Universitas Indonesia


20

methodology. Penelitian ini tidak menggunakan kerangka kerja enterprise wide change, dan soft system methodology karena perubahan yang terjadi di dalamnya tergolong perubahan transitional yang tidak sampai menuntut perubahan struktur, SDM, dan budaya organisasi. Penelitian ini menggunakan kerangka kerja system thinking karena metodologi ini memiliki fase-fase yang sangat jelas dan sesuai dengan kondisi di STMIK Indonesia tempat studi kasus penelitian. 2.3.1.System Thinking Organisasi dalam era abad 21 memiliki kompleksitas yang sangat tinggi, baik dalam struktur organisasi maupun kegiatannya, oleh karena itu dalam melihat suatu perubahan organisasi, tidak dapat hanya dilihat dari salah satu komponen saja. System thinking merupakan suatu pendekatan menyeluruh dalam manajemen perubahan yang terfokus pada hasil akhir dari suatu perubahan, kemudian ditentukan faktor-faktor yang mempengaruhi langkah-langkah apayang diperlukan untuk mencapai hasil akhir tersebut (Haines, 2000). System thinking memiliki 5 fase yang harus dilalui, yaitu: 1. Fase A: Output. Fase ini merupakan tahapan pada system thinking yang mendefinisikan dengan jelas tujuan yang ingin dicapai dengan cara mendefinisikan visi ke depan. 2. Fase B: Feedback. Pada fase ini ditentukan ukuran-ukuran dan mekanisme yang digunakan untuk melihat apakah tujuan telah dicapai. 3. Fase C: Input. Pada fase ini ditentukan gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diinginkan, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah untuk mencapai kondisi yang diinginkan tersebut. 4. Fase D: Throughput. Pada Fase ini ditentukan langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk mengurangi gap dan merealisasikan tujuan yang telah ditentukan di fase A. 5. Fase E: Environment. Pada fase ini akan dilakukan identifikasi eksternal dan internal yang mempengaruhi perubahan. Identifikasi ini dilakukan dengan kerangka kerja identifikasi PEST. Hasil Universitas Indonesia


21

identifikasi ini akan memberikan arah dan seberapa besar perubahan yang akan dilakukan. C. Input

D. Troughput

TODAY

THE SYSTEM

A. Output

FUTURE

B. Feedback E FEEDBACK LOOP ENVIRONMENT

Gambar 2.1. System Thinking

Gambar 2.1 memperlihatkan bahwa pendekatan ini merupakan siklus dari fase-fase di manaapa yang sudah dihasilkan dalam satu siklus akan menjadi input untuk siklus berikutnya. Pada pendekatan ini reaksi-reaksi yang muncul

dari

individu-individu

yang

mengalami

perubahan

dapat

digambarkan pada the rollercoaster of change gambar 2.2 di bawah ini.

1. Prework 6. Rebuilding

2. Shock (denial) 3. Depression

5. Hope

(anger)

(readjustment)

Kegagalan Implementas i E-learning

Gambar 2.2. The Rollercoaster of Change

The rollercoaster of changemenggambarkan 6 tahapan dalam menghadapi perubahan, yaitu:



22

1. Prework, tahap ini disebut juga pre-planning atau tahap awal perencanaan perubahan di mana individu-individu bersiap-siap untuk perubahan. Terdapat proses edukasi di dalamnnya. 2. Shock, tahap ini merupakan tahap dimulainya perubahan, ditandai dengan kickoff oleh change leader. Pada tahap ini biasanya reaksi yang muncul adalah keterkejutan (shock) individu-individu. Keterkejutan ini muncul akibat ketidaksiapan mereka dalam menghadapi perubahan. 3. Depression/anger, pada tahap ini perubahan sudah dilakukan dan reaksi-reaksi yang muncul akibat adanya perubahan mulai nampak dengan jelas dalam bentuk depresi, marah, dan perasaan kehilangan dari individu-individu tersebut. 4. Hang In/Persevere, pada tahap ini perubahan mulai diberlakukan dan

individu-individu

dalam

organisasi

akan

berusaha

mempertahankan kondisi yang lama, sehingga pada tahap ini seringkali perubahan mengalami kegagalan. 5. Hope/Readjustment, pada tahap ini dilakukan penyesuaian atau penyelarasan dengan kondisi organisasi yang baru. Individuindividu dalam organisasi sudah lebih memahami perubahan, sehingga pada tahap ini arah dan tujuan perubahan yang ingin dicapai telah mapan. 6. Rebuilding, pada tahap ini kondisi organisasi yang baru telah terbangun secara permanen. Tahap ini ditandai juga dengan terbentuknya tim yang solid dan kegiatan organisasi sudah berjalan dengan baik. Melihat reaksi yang muncul dari perubahan tersebut, maka strategi manajemen perubahan yang dilakukan harus mampu mengatasi reaksi-reaksi yang muncul, sehingga tujuan perubahan dapat tercapai, oleh karena itu selain mengetahui reaksi yang muncul, harus pula diidentifikasi penyebab dari reaksi tersebut (Bolognese, 2002).



23

2.3.2. Enterprise Wide Change Enterprise adalah suatu entitas yang sistemik dan komplek, yang dapat berbentuk organisasi pribadi maupun publik baik profit maupun non profit.Organisasi sebagai salah satu bentuk enterpriseyang terus berkembang di mana perkembangan tersebut membutuhkan perubahan, oleh karena itu perubahan yang terjadi dalam organisasi adalah suatu kepastian.Enterprise wide change (EWC) merupakan suatu konsep yang melihat perubahan suatu organisasi tidak secara parsial saja, namun secara utuh atau sistemik, karena pengaruh EWC berdampak pada seluruh komponen dari organisasi (Haines, 2005). EWC memiliki karakteristik yang membedakan dengan perubahan yang tidak komprehensif, yaitu: 1. Memiliki dampak secara struktural dan mendasar kepada organisasi atau unit di mana perubahan terjadi. 2. Memiliki dampak yang strategis, karena perubahan akan membawa organisasi ke posisi yang lebih baik. 3. Perubahan bersifat komplek, chaos, dan radikal. 4. Berskala besar dan membutuhkan transformasi organisasi. 5. Membutuhkan jangka waktu yang panjang. 6. Berdampak pada perubahan budaya, karena perubahan akan membawa perubahan perilaku, nilai, dan norma. Dari karakteristik tersebut, maka perubahan yang berdampak pada organisasi bukan merupakan sesuatu yang sederhana.Perubahan memerlukan strategi dan perencanaan yang matang, sehingga dalam manajemen perubahannya seluruh komponen organisasi harus menjadi perhatian. 2.3.3. Soft System Methodology Soft system methodology(SSM) dipublikasikan oleh Peter Checkland pada tahun 1981.SSM merupakan suatu metodologi untuk menganalisis dan memodelkan suatu sistem yang mengintegrasikan teknologi (hard) sistem dan human (soft) sistem.Metodologi ini sering digunakan untuk pemodelan manajemen perubahan di mana faktor teknologi dan manusia merupakan bagian dari perubahan itu.Dalam memahami permasalahan dan menemukan Universitas Indonesia


24

penyelesaian yang mengkompromosikan situasi saat ini dengan keadaan ideal yang seharusnya, seperti EWC, SSM menekankan pentingnya konteks menyeluruh atau sistemik.Hal ini sejalan dengan konsep EWC.

Gambar 2.3. Soft System Methodology (Checkland, P. & J. Scholes, 2001)

Dalam gambar 2.3 dapat dilihat bahwa SSM memiliki tujuh tahapan, yaitu sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi situasi permasalahan. 2. Menggambarkan situasi permasalahan secara terstruktur. 3. Membuat definisi awal dari sistem yang bersangkutan. 4. Membuat dan menguji model secara konseptual. 5. Membandingkan model yang telah dibuat dengan kenyataan. 6. Mengidentifikasi kemungkinan perubahan. 7. Melakukan tindakan untuk memperbaiki permasalahan. Tahapan-tahapan di atas dapat diketahui setelah melakukan analisis terhadap

keadaan

riil

(saat

ini)

kemudian

dilanjutkan

dengan

mendefinisikan sistem atau permasalahan yang dipandang sebagai suatu sistem. Sistem disini dinyatakan sebagai root definition (definisi dasar), Universitas Indonesia


25

yaitu merupakan sebuah kalimat yang diekspresikan dalam bahasa alami (natural language) yang mengandung komponen-komponen sebagai berikut: 1. Customers Pihak-pihak

yang

memperoleh

dampak

dari

komponen

transformations. 2. Actors Pihak-pihak yang memfasilitasi atau melakukan transformations. 3. Transformations Proses perubahan dari awal (start) sampai selesai (finish). 4. Weltanschauung Pandangan secara menyeluruh yang memberikan arti pada tranformations. 5. Owner Pemilik sistem atau pihak yang memiliki otoritas untuk menghentikan transformations. 6. Environment Elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi sistem. Definisi dasar yang dibuat harus memenuhi konteks “sebuah sistem untuk melakukan X dengan melakukan kegiatan Y untuk mencapai tujuan Z”, di mana X adalah hal-hal yang harus dilakukan, Y adalah cara untuk melakukan X, dan Z adalah alasan melakukan. Dari definisi dasar yang dibuat maka langkah selanjutnya adalah membuat model konseptual yang menunjukkan hubungan antar individu yang diperlukan untuk menjalankan transformasi dalam definisi dasar. 2.4. Model-model Perubahan Dalam memahami perubahan, terdapat model yang dikembangkan oleh seorang ahli fisika serta ilmuwan sosial yang bernama Kurt Lewin pada tahun 1950-an. Lewin mengembangkan konsep force field analysis atau teori perubahan untuk membantu menganalisa dan mengerti suatu kekuatan terhadap suatu inisiatif perubahan. Force field analysis adalah sebuah teknik untuk melihat gambaran Universitas Indonesia


26

utama yang melibatkan semua kekuatan yang berjalan sejalan dengan perubahan (driving forces) dan kekuatan yang merintangi sebuah perubahan (resisting forces). Desire Restraining

Status

Forces

Refreezing Movement Unfreezing

Status Quo

Driving Forces Times Gambar 2.4. Lewin’s Three Step Model

Model Lewin atau sering disebut Lewin’s three step modelmengacu pada tiga konsep atau fase, yaitu unfreezing – movement – refreezing seperti yang digambarkan pada gambar 2.4.Dari gambar 2.4 dapat dilihat tiga tahapan perubahan menurut Lewin dengan perbandingan antara driving forces dengan restraining forces. Berikut penjelasan untuk masing-masing tahapan dalam Lewin (Lewin, 1997): 1. Unfreezing Tahap yang pertama ini dibentuk dengan teori perilaku manusia dan perilaku organisasi, yang terbagi dalam tiga subproses yang mempunyai relevansi terhadap kesiapan perubahan yaitu perlunya kondisi perubahan karena adanya gap yang besar antara tujuan dan kenyataan.



27

2. Movement Menganalisa gap antara desire status dengan status quo, dan mencermati program-program perubahan yang sesuai untuk dilakukan agar dapat memberi solusi yang optimal untuk mengurangi resistensi terhadap perubahan. 3. Refreezing Merupakan tahapan di mana perubahan yang terjadi distabilisasi dengan membantu

orang-orang

yang

terkena

dampak

perubahan,

mengintegrasikan perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan memberi mereka kesempatan untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru. Sikap dan perilaku yang sudah mapan kembali tersebut perlu dibekukan,

sehingga

menjadi

norma-norma

baru

yang

diakui

kebenarannya, atau dengan kata lain membawa kembali organisasi kepada keseimbangan baru. Dengan menerapkan tiga langkah perubahan Lewin maka dapat membuat kekuatan

pendukung

semakin

banyak

dan

kekuatan

penolak

semakin

sedikit.Selain Lewin’s three step modeljuga terdapat delapan langkah Kotter. Menurut Kotter (1996), suatu tindakan perubahan yang dilakukan tanpa dukungan koalisi yang cukup bisa jadi sukses namun tidak akan bertahan lama, kemudian akanmuncul perlawanan-perlawanan yang akan membuat usaha dari perubahan menjadi lemah. Kotter mengungkapkan delapan langkah perubahan, yaitu: 1. Membangun rasa urgensi Untuk perubahan terjadi, diperlukan agar seluruh perusahaan benarbenar menginginkannya.Mengembangkan rasa urgensi sekitar perlunya perubahan dapat membantu meningkatkan motivasi awal untuk mendapatkan

sesuatu

bergerak.Mempelajari

pasar

dan

realitas

kompetitif, identifikasi dan mendiskusikan krisis-krisis yang ada, krisiskrisis yang potensial atau peluang-peluang yang utama.



28

2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan Dalam meyakinkan orang bahwa perubahan diperlukan kepemimpinan yang kuat dan didukung orang-orang penting dalam organisasi. 3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan Membangun visi untuk membantu kearah perubahan yang lebih baik, mengembangkan strategi-strategi perubahan untuk mendorong visi dari perubahan. 4. Mengkomunikasikan visi perubahan Menjadikan sarana komunikasi untuk mendukung visi dan strategi perubahan yang baru.Mengajarkan perilaku-perilaku organisasi yang baik kepada koalisi atau kelompok kerja. 5. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh (Empowerement) Membuang rintangan-rintangan yang ada untuk perubahan.Sistem perubahan atau struktur yang membangun visi.Mendorong untuk menghadapi tantangan dan ide-ide pembaharuan, aktifitas-aktifitas dan kegiatan-kegiatan. 6. Menghasilkan kemenangan jangka pendek Perencanaan untuk meningkatkan kemampuan individu.Menciptakan ide-ide perbaikan untuk perubahan.Pengakuan dan penghargaan karyawan-karyawan yang mau melakukan perubahan. 7. Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar Penggunaan angka kredit untuk sistem perubahan, struktur dan kebijakan, perekrutan, promosi, pengembangan karyawan untuk perubahan.Inovasi terhadap proses-proses perubahan dengan karya-karya baru, tema-tema dan agen-agen perubahan. 8. Menambahkan pendekatan baru dalam budaya Artikulasi hubungan

antara perilaku baru dengan keberhasilan

organisasi, peningkatan kualitas kepemimpinan dan kesuksesan. Dari kedua pemodelan perubahan tersebut, dalam penelitian ini menggunakan delapan langkah Kotter, karena setiap langkah dalam pemodelannya mudah diikuti dan lebih spesifik.Selain itu, pemodelan Kotter juga tidak hanya berfokus Universitas Indonesia


29

pada perubahan itu sendiri, melainkan juga penerimaan dan kesiapan dari perubahan ini, yang membuat transisi jadi lebih mudah. 2.5. Analytic Hierarchy Process Pengambilan keputusan sering kali bersifat komplek, di mana banyak faktor, obyektif atau kriteria yang harus dipertimbangkan.Idealnya pengambilan keputusan harus mengikut sertakan semua faktor secara simultan dan terintegrasi, serta yang lebih penting lagi mempunyai keterkaitan dengan sasaran yang ingin dicapai. Analytic hierarchy process(AHP) adalah suatu metode analisis dan sintesis yang dapat membantu proses pengambilan keputusan. AHP merupakan alat pengambil keputusan yang powerful dan fleksibel, yang dapat membantu dalam menetapkan prioritas-prioritas dan membuat keputusan di mana aspek-aspek kualitatif dan kuantitatif terlibat dan keduanya harus dipertimbangkan. Mereduksi faktor-faktor yang komplek menjadi bagian-bagian yang lebih terstruktur mulai dari tujuan ke obyektif lalu menjadi alternatif tindakan dan kemudian mensintesa hasil-hasilnya, maka AHP tidak hanya membantu dalam memilih keputusan yang tepat, tetapi juga dapat memberikan pemikiran alasan yang jelas. Pada hakekatnya AHP merupakan suatu model pengambil keputusan yang komprehensif dengan memperhitungkan hal-hal yang bersifat kualitatif dan kuantitatif.Saaty (2001) menyatakan bahwa AHP juga memungkinkan struktur suatu sistem dan lingkungan ke dalam komponen yang saling berinteraksi dan kemudian menyatukan mereka dengan mengukur dampak pada komponen kesalahan sistem. Peralatan utama dari model ini adalah sebuah hierarki fungsional dengan input utamanya. AHP pada prinsipnya didasarkan pada 3 hal, yaitu (lihat gambar 2.5): 1. Dekomposisi Pengambil keputusan harus memecah (to compose) permasalahan ke dalam elemen-elemen dan menyusunnya ke dalam suatu struktur hierarki yang menunjukkan hubungan antara obyektif, kriteria, sub kriteria, dan alternatif-alternatif keputusan.



30

2. Komparasi berpasangan (pairwise comparison) Penilaian secara komparasi berpasangan, dalam hal ini setiap faktor baik berupa kriteria, sub kriteria, dan alternatif keputusan ditentukan bobotnya dengan mengadakan perbandingan sepasang-sepasang. 3. Sintesis Pembuatan sintesis keputusan yaitu dengan menentukan bobot prioritas menyeluruh dari elemen-elemen pada tingkat terendah, yaitu alternatifalternatif keputusan dari struktur hierarki yang bersangkutan.

Obyektif

Kriteria

Sub kriteria

Alternatif

Gambar 2.5. Analytic Hierarchy Process AHP menyediakan kerangka yang memungkinkan untuk membuat suatu keputusan efektif yang komplek dengan menyederhanakan dan mempercepat proses pendukung keputusan (Saaty, 2001). Pada dasarnya AHP adalah suatu metode dalam merintis suatu situasi yang komplek, terstruktur ke dalam suatu komponen-komponennya.Artinya

menggunakan

pendekatan

AHP

dapat

memecahkan masalah dalam pengambilan keputusan. Terdapat empat ide dasar dan prinsip kerja dari AHP yang dapat dijelaskan sebagai berikut: Universitas Indonesia


31

1. Penyusunan hierarki. Persoalan yang akan diselesaikan, diuraikan menjadi unsur-unsurnya, yaitu kriteria dan alternatif, kemudian disusun menjadi struktur hierarki. Alternatif yang tersedia dalam membuat keputusan terlihat pada level yang paling bawah. Hierarki dari AHP dapat dilihat pada gambar 2.5 di atas. 2. Penilaian kriteria dan alternatif. Kriteria dan alternatif dinilai melalui perbandingan berpasangan. Menurut Saaty, untuk berbagai persoalan, skala 1 sampai 9 adalah skala terbaik dalam mengekspresikan pendapat. Nilai dan definisi pendapat kualitatif dari skala perbadingan Saaty dapat dilihat pada tabel 2.2 di bawah. Tabel 2.2. Skala Perbandingan Saaty Nilai 1

Keterangan Kriteria/alternatif A sama penting dengan kriteria dengan kriteria/alternatif B

3

A sedikit lebih penting dari B

5

A jelas lebih penting dari B

7

A sangat jelas lebih penting dari B

9

A mutlak lebih penting dari B

2,4,6,8

Apabila ragu-ragu antara dua nilai yang berdekatan

Dalam melakukan pengisian pada matriks perbandingan, terdapat satu hal yang harus diperhatikan yaitu konsistensi dalam melakukan perbandingan antar obyek.Hal ini menjadi penting karena untuk mendapatkan

prioritas

konsisten.Ukuran

yang

harus

berdasarkan

digunakan

untuk

pertimbangan menunjukkan

yang tingkat

konsistensi adalah consistency ratio (CR). Semakin kecil nilai CR, maka akan menunjukkan tingkat konsistensi yang lebih baik. Menurut Herjanto (2009) secara umum hasil analisis dianggap konsisten jika CR mempunyai nilai kurang dari atau sama dengan 10% (CR ≤ 10%). Universitas Indonesia


32

3. Penentuan prioritas. Untuk setiap kriteria dan alternatif, perlu dilakukan perbandingan berpasangan (pairwise comparison).Nilai-nilai perbandingan relatif kemudian diolah untuk menentukan peringkat relatif dari seluruh alternatif.Baik

kriteria

kualitatif

maupun

kuantitatif

dapat

diperbandingan sesuai dengan judgement yang telah ditentukan untuk menghasilkan bobot dan prioritas.Bobot dan prioritas dihitung dengan manipulasi matriks atau melalui penyelesaian persamaan matematik. 4. Konsistensi logis. Semua elemen dikelompokkan secara logis dan diperingkatkan secara konsisten sesuai dengan suatu kriteria yang logis. 2.6. Analisis PEST Analisis PEST yang merupakan singkatan dari political, economic, social, dan technology. Analisis digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal bisnis/organisasi melalui analisa terhadap kondisi politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang berpengaruh langsung terhadap strategi bisnis/organisasi, baik untuk kondisi saat ini maupun di masa yang akan datang.



33

Gambar 2.6. Kerangka Kerja Analisis PEST

Hasil dari analisis PEST adalah faktor-faktor yang termasuk ke dalam kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat) bagi organisasi. Seperti yang dapat dilihat pada gambar 2.6. yang menggambarkan aspek-aspek yang tergolong dalam masing-masing faktornya. 2.7. Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan singkatan dari strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunity (kesempatan), dan threat (ancaman).Analisis ini pertama kali diperkenalkan oleh Albert Humphrey yang memimpin proyek riset di Stanford University.Melalui analisis SWOT, kita dapat melakukan identifikasi faktor internal (strength dan weakness) dan faktor eksternal (opportunity dan threat) dari organisasi secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Analisis SWOT adalah analisis yang berdasarkan pada anggapan bahwa suatu strategi yang efektif berasal dari sumber daya internal (strength dan weakness)dan Universitas Indonesia


34

eksternal (opportunity dan threat).Keuntungan dari analisis SWOTadalah menghubungkan faktor internal dan eksternal untuk merangsang strategi baru, oleh karena itu perencanaan yang berdasarkan pada sumber daya dan kompetensi dapat memperkaya analisis SWOT dengan mengembangkan perspektif internal (Dyson, 2002). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidakmendukung dalam mencapai tujuan tersebut pada kondisi yang ada saat ini. Hasil identifikasi tersebut dibandingkan untuk memaksimalkan strength dan opportunity (strategi SO) serta meminimalkan weakness dan threat (strategi WT) guna mencapai strategi yang optimal. Dalam penelitian ini, analisis SWOT digunakan terhadap data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data, sehingga akan diperoleh strategi yang memaksimalkan kekuatan dan peluang dan meminimalkan kelemahan dan ancaman. Pemaparanempat komponen SWOT secara terperinci adalah sebagai berikut: 1. Strength (S) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang merupakan suatu keunggulan. 2. Weakness (W) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang merupakan kelemahan. 3. Opportunity (O) kesempatan yang datang dari luar organisasi atau bisnis. 4. Threat (T) elemen yang datang dari luar yang dapat menjadi ancaman bagi organisasi atau bisnis.

Secara matriks, penjelasan SWOT dapat disajikan dalam tabel sebagai berikut:



35

Tabel 2.3. Matriks SWOT

Strength (S)

Opportunity (O)

Threat (T)

Weakness (W)

Strategi S-O:

Strategi W-O:

Memanfaatkan kekuatan

Meminimalkan kelemahan

untuk memanfaatkan

untuk memanfaatkan

peluang

peluang

Strategi S-T:

Strategi W-T:

Menggunakan kekuatan

Meminimalkan kelemahan

untuk mengantisipasi

untuk menghindari ancaman

ancaman

Tujuan dari setiap analisis SWOT adalah untuk mengidentifikasi faktor kunci yang datang dari lingkungan internal dan eksternal.

Analisis

SWOT

dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu: 1. Faktor internal: merupakan strength dan weaknessyang datang dari lingkungan internal organisasi atau bisnis. 2. Faktor eksternal: merupakan opportunity dan threatyang datang dari lingkungan eksternal organisasi atau bisnis. Untuk mengidentifikasi faktor ini, dapat digunakan analisis PEST.

Analisis SWOT adalah sebuah metode untuk mengkategorisasikan dan metode ini memiliki kelemahan. Sebagai contoh, dapat menghasilkan kecenderungan suatu organisasi untuk menyusun daftar disbanding berfikir untuk melihat apa yang sebetulnya penting untuk meraih suatu tujuan. Analisis SWOT juga menghasilkan daftar tanpa urutan prioritasi yang jelas, sebagai contoh adalah opportunity yang lemah dapat didaftar sebagai threat yang kuat. Proses eliminasi kandidat nilai SWOT harus dilakukan dengan hati-hati. Pentingnya setiap individual SWOT akan dinyatakan oleh nilai dari strategistrategi yang dihasilkan. Sebuah nilai SWOT yang menghasilkan strategi yang bernilai merupakan hal penting, sedangkan nilai SWOT yang tidak menghasilkan strategi merupakan hal yang tidak penting. Universitas Indonesia


36

2.8. Teori E-learning Pada subbab ini akan dijelaskan beberapa teori-teori yang berhubungan dengan elearning seperti definisi, fitur-fitur, aspek-aspek penting, unsur-unsur, manfaat, serta keuntungan dan kelemahan yang ada pada e-learning. 2.8.1. Definisi E-learning Banyak istilah yang digunakan untuk mengemukakan pendapat tentang pembelajaran elektronik (e-learning), antara lain adalah: onlinelearning, internet enabled learning, virtual learning, atau web based learning, sedangkan definisi e-learning sendiri dapat dipaparkan sebagai berikut: 1. Brown (2000), e-learning adalah kegiatan pembelajaran yang memanfaatkan jaringan (Internet, LAN, WAN) sebagai metode penyampaian, interaksi, dan fasilitasi serta didukung oleh berbagai bentuk layanan belajar lainnya. 2. Hartley (2000),e-learning merupakan suatu jenis belajar mengajar yang memungkinkan tersampaikannya bahan ajar kepada para siswa (peserta didik) dengan menggunakan media internet, intranet atau media jaringan komputer lain. 3. Glosarry (2001), e-learning adalah suatu sistem pendidikan yang menggunakan aplikasi elektronik untuk mendukung belajar mengajar dengan media internet maupun jaringan komputer.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa e-learning adalah sistem atau konsep pendidikan yang memanfaatkan teknologi informasi dalam proses belajar mengajar (Romi, 2005). 2.8.2. Fitur-fitur E-learning Menurut Clark dan Mayer (2008), terdapat beberapa fitur-fitur dalam elearning itu sendiri yang dapat dirinci sebagai berikut: 1. Konten yang relevan dengan tujuan belajar. 2. Menggunakan metode instruksional seperti contoh dan praktek untuk membantu belajar.



37

3. Menggunakan elemen media seperti kalimat dan gambar untuk mendistribusikan konten dan metode belajar. 4. Pembelajaran dapat secara langsung dengan instruktur atau individu. 5. Membangun wawasan dengan teknik baru yang dihubungkan dengan teknik belajar. 2.8.3. Aspek-aspek Penting E-learning Menurut Indrayani (2007), terdapat 8 (delapan) hal-hal(aspek-aspek) penting sebagai persyaratan kegiatan belajar e-learning, yaitu: 1. Kegiatan pembelajaran dilakukan melalui pemanfaatan jaringan (jaringan yang dimaksud mencakup LAN atau WAN). 2. Tersedianya dukungan layanan belajar yang dapat dimanfaatkan oleh peserta belajar, misalnya CD-ROM, atau bahan cetak. 3. Tersedianya dukungan layanan tutor yang dapat membantu peserta belajar apabila mengalami kesulitan. 4. Adanya komitmen dari lembaga yang menyelenggarakan atau mengelola kegiatan e-learning. 5. Sikap positif dari peserta didik dan tenaga kependidikan terhadap teknologi komputer dan internet. 6. Rancangan sistem pembelajaran yang dapat dipelajari atau diketahui oleh setiap peserta belajar. 7. Adanya sistem evaluasi terhadap kemajuan atau perkembangan belajar peserta belajar. 8. Adanya mekanisme umpan balik yang dikembangkan oleh lembaga penyelenggara. 2.8.4. Unsur-unsur E-learning Unsur-unsur dalam e-learning seperti yang dipaparkan oleh Indrayani (2007), dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Pusat kegiatan siswa. Sebagai suatu community web based distance learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa, Universitas Indonesia


38

dimana mahasiswa dapat menambah kemampuan akademiknya seperti membaca materi kuliah, mencari informasi dan sebagainya. 2. Interaksi dalam kelompok. Para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-materi atau tugas-tugas yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir dalam group ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi atau mengevaluasi tugas-tugas yang diberikannya. 3. Sistem administrasi mahasiswa. Mahasiswa dapat melihat informasi mengenai status mahasiswa, prestasi mahasiswa (nilai quis, tugas, UTS, dan UAS) dan sebagainya. 4. Pendalaman materi dan ujian. Biasanya dosen sering mengadakan quis singkat dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan tes pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh e-learning. 5. Perpustakaan digital. Terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital seperti suara, gambar dan sebagainya.Bagian ini bersifat sebagai penunjang dan berbentuk database. 6. Materi online diluar materi kuliah. Untuk menunjang perkuliahan, diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya, karenanya pada bagian ini dosen dan siswa dapat langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk dipublikasikan kepada mahasiswa lainnya melalui web. 2.8.5. Manfaat E-learning Manfaat e-learning secara umum dirinci oleh Bates (1995), yang merinci manfaat e-learning terdiri dari 4 hal, yaitu: 1. Meningkatkan kadar interaksi pembelajaran antara peserta didik dengan guru atau instruktur (enhance interactivity). Universitas Indonesia


39

2. Memungkinkan terjadinya interaksi pembelajaran dari mana dan kapan saja (time and place flexibility). 3. Menjangkau peserta didik dalam cakupan yang luas (potential to reach a global audience). 4. Mempermudah

penyempurnaan

dan

penyampaian

materi

pembelajaran (easy updatang of content as well as archievable capabilities). Dengan manfaat-manfaat yang telah dijelaskan di atas, diharapkan penerapan e-learning di perguruan tinggi dapat memberikan manfaat antara lain: 1. Adanya peningkatan interaksi mahasiswa dengan mahasiswa dan juga mahasiswa dengan dosen. 2. Tersedianya sumber-sumber pembelajaran yang tidak terbatas (karena terjadi sharing knowledge). 3. E-learning yang dikembangkan secara benar akan efektif dapat meningkatkan kualitas lulusan dan kualitas perguruan tinggi. 4. Terbentuknya komunitas pembelajar (mahasiswa) yang saling berinteraksi, saling memberi, dan menerima serta tidak terbatas dalam satu lokasi (karena memungkinkan untuk dibukanya forumforum diskusi). 5. Meningkatkan kualitas dosen karena dimungkinkan menggali informasi secara lebih luas dan bahkan tidak terbatas. 2.8.6. Keuntungan dan Kelemahan E-learning Romi (2005)menjelaskan keuntungan yang didapat dari penggunaan elearningadalah sebagai berikut: 1. Fleksibel, karena peserta didik dapat belajar kapan saja, di mana saja, dan dengan tipe pembelajaran yan berbeda-beda. 2. Menghemat waktu proses belajar-mengajar. 3. Mengurangi biaya perjalanan. 4. Menghemat biaya pendidikan secara keseluruhan (infrastruktur, buku-buku, dan peralatan penunjang lain). Universitas Indonesia


40

5. Menjangkau wilayah geografis yang lebih luas. 6. Melatih peserta didik lebih mandiri dalam mencari ilmu pengetahuan.

Kelemahan e-learning seperti yang dijelaskan Rosenberg (2006), adalah sebagai berikut: 1. Karena e-learning menggunakan teknologi informasi, maka akibatnya adalah tidak semua orang terutama orang yang masih awam dapat menggunakannya dengan baik. 2. Membuat e-learning yang interaktif dan sesuai dengan keinginan pengguna, memerlukan kemampuan programming yang sulit, sehingga proses pembuatannya cukup lama. 3. E-learning membutuhkan infrastruktur yang baik, sehingga memerlukan biaya awal yang cukup besar. 4. Tidak semua orang mau menggunakan e-learning sebagai media belajar. 2.9. Teori Perguruan Tinggi Pada subbab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang terkait dengan perguruan tinggi, yaitu pengertian perguruan tinggi, peran perguruan tinggi terhadap teknologi informasi, dan sebaliknya, peran teknologi informasi terhadap perguruan tinggi. 2.9.1. Pengertian Perguruan Tinggi Istilah pendidikan tinggi dan perguruan tinggi sering saling dipertukarkan dengan menganggap keduanya memiliki arti yang sama, sedangkan sebenarnya keduanya memiliki arti yang berlainan. Menurut Indrajit (2007), pendidikan tinggi adalah pendidikan pada jalur pendidikan sekolah pada jenjang yang lebih tinggi daripada pendidikan menengah, sedangkan perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi. Pendidikan

tinggi

terdiri

atas

pendidikan

akademik

dan

professional.Pendidikan akademik merupakan pendidikan yang diarahkan Universitas Indonesia


41

terutamapada

penguasaan

ilmu

pengetahuan.Pendidikan

profesional

merupakan pendidikan yang diarahkan terutama pada kesiapan penerapan keahlian tertentu. Kedua jenis pendidikan tersebut dibagi lagi menjadi beberapa bagian: 1. Pendidikan Akademik: a. Program Sarjana. b. Program Pascasarjana. 

Program Magister.



Program Doktor.

2. Pendidikan Profesional: a. Program Diploma I. b. Program Diploma II. c. Program Diploma III. d. Program Diploma IV. Perguruan tinggi menyelenggarakan pendidikan tinggi, penelitian, serta pengabdian

masyarakat.Perguruan

tinggi

dapat

berbentuk

akademi,

politeknik, sekolah tinggi, institut, atau universitas. Penjelasan lebih lengkapnya adalah sebagai berikut: 1. Akademi. Menyelenggarakan program pendidikan profesional pada satu cabang atau sebagian cabang ilmu pengetahuan, teknologi, atau kesenian tertentu. 2. Politeknik. Menyelenggarakan program pendidikan profesional pada beberapa bidang pengetahuan khusus. 3. Sekolah tinggi. Menyelenggarakan program pendidikan akademik dan atau profesional dalam lingkup satu disiplin ilmu tertentu. 4. Institut. Menyelenggarakan program pendidikan akademik dan atau profesional dalam sekelompok

disiplin ilmu pengetahuan,

teknologi, atau kesenian yang sejenis. Universitas Indonesia


42

5. Universitas. Menyelenggarakan program pendidikan akademik dan atau profesional dalam sekelompok

disiplin ilmu pengetahuan,

teknologi, atau kesenian tertentu. 2.9.2. Peran Perguruan Tinggi Terhadap Teknologi Informasi Perguruan tinggi di mana menjadi pusat terjadinya proses belajar mengajar memiliki peranan penting terhadap teknologi informasi. Terdapat empat peran yang dipaparkan oleh Indrajit (2007), yaitu sebagai berikut: 1. Meningkatkan e-literacy masyarakat. Tugas

pertama

perguruan

tinggi

dalam

mempromosikan

penggunaan teknologi informasi adalah meningkatkan information literacy masyarakat. Seseorang dikatakan memilikiinformation literacy yang baik apabila dapat melakukan investigasi terhadap informasi yang dibutuhkan dalam suatu konteks kondisi tertentu, menyatakannya

dalam

terminologi

yang

tepat,

melakukan

pencarian secara efektif terhadap informasi berkualitas dari berbagai sumber data yang tersedia, melakukan analisis dari kumpulan informasi, memanfaatkan informasi untuk keperluan yang positif, dan mengolah informasi tersebut lebih lanjut agar menjadi sumber daya pengetahuan, oleh karena itu ketika teknologi informasi dan komunikasi diperkenalkan, hampir tidak terjadi hambatan yang berarti dalam menerapkan dan mengembangkannya di berbagai bidang. Kemampuan seseorang dalam menggunakan perangkat teknologi informasi ini sering disebut e-literacy. 2. Mengurangi dampak digital gap. Salah satu masalah utama negara berkembang dan negara miskin di era globalisasi dan teknologi informasi adalah kesenjangan digital atau sering disebut digital gap. Beragam hasil penelitian memperlihatkan bahwa isu utama dari digital gap adalah padakualitas sumber daya manusia, oleh karena itu perguruan tinggi sebagai salah satu pusat terjadinya proses belajar mengajar Universitas Indonesia


43

harus memposisikan dirinya menjadi salah satu agent dalam menuntaskan masalah kesenjangan digital ini. 3. Melahirkan daya saing nasional. Teknologi informasi dianggap memiliki karakteristik yang sangat berbeda dari teknologi-teknologi lainnya, karena hampir semua sendi kehidupan dan sektor industri dapat menerapkannya danmemperoleh manfaat yang signifikan darinya. Agregasi manfaat yang diperoleh setiap organisasi atau perusahaan yang menerapkan teknologi informasi di sebuah negara akan berdampak pada terciptanya daya saing secara nasional karena telah terjadi perbaikan kinerja di berbagai institusi atau organisasi. Dalam hal ini perguruan tinggi bertanggung jawab dalam menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas yang mampu menerapkan teknologi informasi secara efektif dan efisien. 4. Menjadi center of excellence. Arsitektur infrastruktur dan infostruktur sistem informasi nasional memperlihatkan penerapan konsep sistem jaringan terdistribusi di mana seluruh wilayah geografis tanah air dibagi menjadi sejumlah simpul organisasi, karena setiap simpul merupakan suatu entitas yang mandiri, maka kita memerlukan sejumlah perangkat infrastruktur,

suprastruktur,

dan

infostruktur

yang

dapat

mendukung subsistem. Dalam kerangka inilah perguruan tinggi menjadi sangat penting keberadaanya, karena harus berperan sebagai pusat unggulan atau center of excellence pada setiap simpul yang ada. 2.9.3. Peran Teknologi Informasi Terhadap Perguruan Tinggi Keterlibatan teknologi informasi dan komunikasi dalam dunia pendidikan sudah tidak dianggap sebuah pilihan, tetapi telah menjelma menjadi kebutuhan mutlak yang harus dimiliki dan dimanfaatkan oleh perguruan tinggi, oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam kebutuhan perguruan tinggi. Indrajit (2007) menyebutkan Universitas Indonesia


44

beberapa peranan teknologi informasi dan komunikasi bagi perguruan tinggi, yaitu: 1. Teknologi informasi sebagai transaction dan interaction enabler. Peranan teknologi informasi dan komunikasi yang pertama muncul adalah sebagai enabler atau alat yang memungkinkan perguruan tinggi untuk dapat menciptakan proses pendidikan yang cheaper, better, dan faster. 2. Inovasi teknologi Informasi untuk menunjang proses belajar mengajar. Inovasi

teknologi

informasi

sekarangini

sangat

beragam,

diantaranya yaitu media simulasi, course management, virtual class, computer based training, knowledge portal, cyber community, dan lain sebagainya. 3. Perangkat teknologi informasi sebagai performance information dashboard. Sebagai sebuah institusi pendidikan, setiap perguruan tinggi memiliki visi dan misinya masing-masing yang memperjelas proses pencapaiannya melalui pencanangan sejumlah sasaran, obyektif,

atau

indicator

kinerja

yang

disepakati.

Dalam

aktivitasnya sehari-hari, setiap stakeholder perguruan tinggi membutuhkan sejumlah data dan informasi yang lengkap, detail, dan akurat terkait dengan pekerjaannya masing-masing.Pada saat inilah, teknologi informasi dan komunikasi kembali menawarkan kemudahan bagi mereka dalam memenuhi kebutuhan data dan informasi berkualitas. 2.10. Penelitian Terdahulu Pada subbabpenelitian terdahulu ini akan dibahas mengenai beberapa penelitian sebelumnya yang dijadikan referensi dalam penelitian ini. Penelitian ini mengambil 3 jurnal ilmiah (yang digunakan untuk mengetahui faktor-faktor penentu keberhasilan implementasi e-learning), yaitu: 1. Puri (2012), dengan Critical Success Factors In E-learning. Universitas Indonesia


45

2. Selim(2005),

dengan

E-learning

Critical

Success

Factors:

An

Exploratory Investigation of Student Perceptions. 3. Indrayani (2007), dengan E-learning: Konsep, dan Strategi Pembelajaran di Era Digital (Implementasi pada Pendidikan Tinggi). Selain jurnal ilmiah, penelitian ini juga menjadikan4 karya akhir MTI Universitas Indonesia sebagai referensinya, pemaparan lebih jelasnya adalah sebagai berikut: 1. Strategi Manajemen Perubahan Implementasi TI pada PLN (Persero): Studi Kasus Implementasi Sistem Payment Point Online Bank (PPOB),oleh Yusuf (2009). Pada Karya Akhir ini, penulis menggunakan system thinkingsebagai kerangka manajemen perubahannya, kemudian dalam menentukan prioritas strategi dalam tiap tahapan perubahan, penelitian ini menggunakan teori analytic hierarchy process(AHP). Hasil dari penelitian ini adalah strategi manajemen perubahan untuk mendukung implementasi sistem informasi. 2. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi Sistem

Informasi

Diklat

Aparatur:

Studi

Kasus

Lembaga

Administrasi Negara, oleh Anita (2009). Pada penelitian ini, penulis membandingkan terlebih dahulu tiga pendekatan kerangka kerja manajemen perubahan, yaitu antara enterprise wide change, Kotter dan Lewin. Penulis memilih enterprise wide changesebagai kerangka kerja pada penelitiannya, karena EWC menggunakan pendekatan yang sistematik dan menyeluruh.Dalam memilih

prioritas

strategi

manajemen

perubahannya

penulis

menggunakan analytic hierarchy process.Hasil dari penelitian ini adalah strategi manajemen perubahan untuk mendukung implementasi sistem informasi. 3. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi Partnership Information Management System (PIMS): Studi Kasus Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Enterprise Service, oleh Dwi (2010).



46

Pada penelitian ini, penulis menggunakan system thinking sebagai kerangka kerja manajemen perubahannya. Pemilihan prioritasnya sama dengan penelitian terdahulu, yaitu menggunakan analytic hierarchy process. Strategi manajemen perubahan yang dihasilkan merupakan kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan di masa mendatang. 4. Strategi Manajemen Perubahan Untuk Mendukung Implementasi Information Security Management System (ISMS): Studi Kasus Bank XYZ Divisi Teknologi Informasi,olehFarida (2011). Pada Karya Akhir ini, penulis menggunakan kerangka kerja system thinking dan pemilihan prioritas analytic hierarchy process.Analisis yang dilakukan oleh penulis adalah analisis SWOT dan PEST (political, economic,

social,

technology).Penelitian

ini

bertujuan

untuk

menghasilkan strategi manajemen perubahan yang mampu mendukung kesuksesan

implementasi

information

security

management

system(ISMS), yaitu dengan tercapainya ISO 27001.

Tabel 2.4. Tabel Penelitian Terdahulu

Kerangka Kerja No

Pengarang

Judul

Manajemen Perubahan

Analisis Lingkungan

Teknik Analisis Prioritas

Strategi Manajemen Perubahan

1

Yusuf (2009)

Implementasi TI pada PLN (Persero): Studi Kasus Implementasi Sistem Payment Point

EWC, system thinking, Lewin 3 Step (metodologi

SWOT

AHP

SSM)

Online Bank (PPOB)



47

Kerangka Kerja No

Pengarang

Judul

Manajemen Perubahan

Analisis Lingkungan

Teknik Analisis Prioritas

Strategi Manajemen Perubahan untuk

2

Mendukung

EWC &system

Anita

Implementasi Sistem

thinking(Memban

(2009)

Informasi Diklat

dingkan Kotter

Aparatur: Studi

dan Lewin)

SWOT

AHP

SWOT

AHP

Kasus Lembaga Administrasi Negara Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi

3

Dwi (2010)

Partnership

EWC, system

Information

thinking, Lewin 3

Management System

Step

(PIMS): Studi Kasus Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Enterprise Service Strategi Manajemen Perubahan Untuk Mendukung

4

Farida (2011)

Implementasi Information Security Management System

System thinking

SWOT, PEST

AHP

(ISMS): Studi Kasus Bank XYZ Divisi Teknologi Informasi



48

Tabel penelitian tedahulu di atas merupakan ringkasan singkat mengenai komponen-komponen dari penelitian terdahulu yang diambil karena terkait dengan penelitian ini.Hal utama yang dilihat adalah metodologi penelitian dan kerangka kerja yang digunakan dalam melakukan penelitian mengenai strategi manajemen perubahan. Peninjauan dari referensi-referensi ini menghasilkan kesimpulan bahwa terdapat kesamaan dalam hal metodologi penelitian secara umum dan kerangka kerja (Yusuf (2009), Dwi (2010), dan Farida (2011)) yang digunakan. Sehubungan dengan metodologi penelitian yang digunakan tersebut, secara umum semuanya memiliki pola yang sama, namun dalam penelitian ini, proses pemetaan strategi akan dipetakan ke 8 langkah Kotter, tidak seperti penelitian Yusuf (2009), Farida (2011), dan Dwi (2010) yang dipetakan ke three steps Lewin. Secara umum dan ringkas, metodologi penelitiandari penelitian-penelitian ini dapat dilihat dalam daftar berikut: 1. Merumuskan masalah. 2. Studi literatur. 3. Mengumpulkan data. 4. Melakukan analisis dan interpretasi. 5. Merumuskan draft strategi manajemen perubahan. 6. Menentukan skala prioritas. 7. Menyusun strategi manajemen perubahan final. 8. Kesimpulan dan saran. Kerangka kerja manajemen perubahan yang dipakai dalam penelitian-penelitian sebelumnya, kerangka kerja penelitian ini sama dengan penelitian milik Farida (2011), yaitu menggunakan system thinking (namun penelitian milik Farida tidak dilakukan perbandingan dengan kerangka-kerangka kerja lain, seperti EWC dan Soft System Methodology), sedangkan penelitian milik Yusuf (2009), Anita (2009), dan Dwi (2010) semuanya menggunakan EWC pada keragka kerja manajemen perubahannya. Alasan tidak digunakannya EWC sebagai kerangka kerja manajemen perubahan pada penelitian ini adalah kurang maksimalnya kerangka kerja manajemen perubahan ini seperti pada penelitian sebelumnya (Yusuf (2009), Anita (2009), dan Dwi (2010)). Hal ini disebabkan oleh skala dari Universitas Indonesia


49

manajemen perubahan yang dihasilkan dari kerangka tersebut bersifat menyeluruh dan membutuhkan waktu yang cukup lama penerapannya, sehingga kerangka ini kurang cocok digunakan apabila manajemen perubahan yang dilakukan hanya terkait oleh implementasi suatu sistem informasi tertentu saja. Seperti yang dikatakan Haines (2005), karakteristik dari EWC diantaranya adalah untuk perubahan yang bersifat komplek dan radikal (perubahan yang radikal ini tergolong dalam tipe perubahan transformational change, sedangkan pada penelitian ini, tipe

perubahannya

termasuk pada

transitional

change),

membutuhkan jangka waktu yang panjang, dan berdampak pada perubahan struktur dan budaya organisasi. Penelitian mengenai strategi manajemen perubahan dalam hal penerapannya pada sistem informasi e-learning ini belum ditemukan dalam daftar referensi karya akhir yang ada di perpustakaan MTI Universitas Indonesia.Obyek penelitian sekarang juga berbeda dengan penelitian sebelumnya, yaitu penelitian ini diadakan pada lembaga perguruantinggi (STMIK Indonesia) yang belum pernah diteliti sebelumnya.



BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3. METODOLOGI PENELITIAN Bab ini membahas mengenai tahapan penelitian, kerangka penelitian, dan metode pengumpulan datayang digunakan untuk merumuskan strategi manajemen perubahan dalam mendukung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia. 3.1. Kerangka Penelitian Berdasarkan studi literatur yang dilakukan dalam penelitian ini, kerangka penelitian digambarkan pada gambar 3.1 di bawah ini.

Gambar 3.1. Kerangka Penelitian Dari gambar 3.1 dapat dilihat bahwa kerangka penelitian ini diadopsi dari pendekatan system thinking. Kerangka penelitian ini dimulai dengan melihat kondisi STMIK Indonesia yang diinginkan pada masa depan kemudian dibandingkan dengan kondisi saat ini, agar perubahan tersebut lebih terukur maka perlu ditentukan kriteria-kriteria yang diinginkan terlebih dahulu. Dari perbandingan kondisi yang didapatkan, menuntut adanya perubahan yang perlu dilakukan secara bertahap, agar perubahan tersebut bisa tercapai maka dibutuhkan berbagai macam instrumental sehingga akan menghasilkan strategi manajemen 50 Universitas Indonesia


51

perubahan. Strategi tersebut diformulasikan dari hasil analisis lingkungan internal dan eksternal yang menghasilkan analisis SWOT. Dari strategi yang dihasilkan, kemudian dibandingkan dengan teori manajemen perubahan dalam 8 langkah Kotter. Berikut penjabaran dari kerangka penelitiannya: 1. Harapan (future) Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan kondisi yang ingin dicapai.Hal ini dapat diketahui dari wawancara yang dilakukan kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi, Kepala LPPM, Kepala Subbag.Penelitian, dan Kepala Laboratorium TI STMIK Indonesia yang terdapat pada lampiran 1, lampiran 2, lampiran 3, dan lampiran 4. 2. Menentukan obyektif / kriteria Dari hasil wawancara dan tujuan perusahaan didapatkan obyektif/kriteria dari perusahaan sebagai alat ukur sehingga mengetahui bahwa kondisi yang mendatang sudah tercapai. 3. Kondisi sekarang (current) Kondisi saat ini didapat dari wawancara kepada manajemen STMIK Indonesia.Dari hasil wawancara kemudian dibandingkan dengan observasi di lingkungan STMIK Indonesia. 4. Perumusan strategi manajemen perubahan Setelah dilakukan wawancara maka dapat dilakukan analisis lingkungan internal departemen TI dan analisis eksternal.Dari kedua analisis tersebut didapatkan strength, weakness, opportunity, dan threat.Langkah berikutnya adalah analisis SWOT sehingga didapatkan perumusan strategi manajemen perubahan. 5. Pemetaan strategi manajemen perubahan Dari strategi yang didapatkan dari analisis SWOT, kemudian dipetakan kedalam pemodelan 8 langkah Kotter. 6. Prioritas strategi perubahan. Dari hasil pemetaan yang dilakukan terdapat beberapa strategi yang termasuk dalam langkah yang sama dalam pemodelan 8 langkah Kotter. Untuk itu diperlukan prioritasi dengan menggunakan AHP yang kriteriakriterianya didapatkan dari studi literatur. Universitas Indonesia


52

3.2. Alur Penelitian Dalam penelitian ini terdapat 10 (sepuluh) langkah alur penelitian seperti digambarkan pada gambar 3.2 berikut:

Gambar 3.2. Alur Penelitian

Pada gambar 3.2 terdapat 10 langkah dalam penelitian yang terdapat pada alur penelitian, berikut penjelasan untuk masing-masing langkah dalam tahapan alur: 1. Pengumpulan data awal Input

: Kondisi yang terjadi dan pengalaman yang dialami STMIK Indonesia dalam implementasi e-learning.

Metode

: Wawancara dan observasi.

Output

: Menemukan berbagai masalah yang terjadi dalam kegagalan implementasi e-learning.



53

2. Identifikasi masalah Input

: Hasil keluaran tahap sebelumnya berupa masalah-masalah yang terjadi dalam implementasi e-learningdi STMIK Indonesia.

Metode

: Analisis fishbone.

Output

: Mendapatkan research question, yang dijadikan fokus pada penelitian ini.

3. Studi literatur Input

: Hasil keluaran tahap sebelumnya berupa masalah dalam implementasi e-learning yang dijadikan fokus dalam penelitian.

Metode

: Studi literatur.

Output

: Mendapatkan kerangka penelitian yang tepat dan relevan dengan research question yang mampu menyelesaikan permasalahan dalam penelitian, yaitu strategi manajemen perubahan SI/TI.

4. Mendesain wawancara Input

: Kerangka kerja dan teori dari tahapan sebelumnya serta informasi yang berisi teori strategi manajemen perubahan.

Metode

: Studi literatur.

Output

: Mendapatkan desain wawancara dan kuesioner yang digunakan untuk mencari data-data yang diperlukan.

5. Melakukan pengambilan data Input

: Desain wawancara dan kuesioner yang telah dibentuk pada tahapan sebelumnya.

Metode

: Studi literatur.

Output

: Data wawancara berupa fakta-fakta yang menggambarkan kondisi organisasi saat ini dan harapan yang diinginkan di masa depan.



54

6. Melakukan analisis PEST dan SWOT Input

: Data-data wawancara yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya.

Metode

: Pengolahan data kualitatif.

Output

: Klasifikasi fakta-fakta yang didapat dari hasil wawancara ke dalam strength, weakness, opportunity, atau threat.

7. Formulasi strategi manajemen perubahan Input

: Fakta-fakta berupa strength, weakness, opportunity, atau threat yang diperoleh pada tahapan sebelumnya.

Metode

: Studi literatur.

Output

: Strategi-strategi

manajemen

perubahan

yang

disusun

berdasarkan matriksSWOT. 8. Pemetaan strategi manajemen perubahan ke 8 langkah Kotter Input

: Strategi-strategi manajemen perubahan yang disusun pada tahapan sebelumnya.

Metode

: Studi literatur.

Output

: Pemetaan strategi-strategi manajemen perubahan ke dalam 8 langkah Kotter.

9. Prioritasi strategi-strategi manajemen perubahan Input

: Strategi-strategi manajemen perubahan yang telah dipetakan ke dalam 8 langkah Kotter.

Metode

: Pengolahan data dengan AHP.

Output

: Strategi-strategi manajemen perubahan dalam 8 langkah Kotter yang telah diprioritasi dengan AHP.

10. Kesimpulan dan saran Output

: Kesimpulan dan saran yang penulis berikan dalam rangka pengembangan penelitian yang relevan di kemudian hari.

3.3. Metode Pengumpulan Data Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini didapatkan dengan menggunakan beberapa cara sebagai berikut:



55

1. Wawancara Wawancara akan dilakukan kepada bagian akademik yaitu Ketua Jurusan Sistem Informasi dan Kepala Laboratorium TI, bagian LPPM yaitu Kepala LPPM dan Kepala Subbag.Penelitian, danbagian non akademik yaitu Kepala BAUK.Data yang diperoleh ini merupakan data primer dalam penelitian ini. 2. Pengamatan Pengamatan dilakukan untuk melihat proses belajar mengajar sebelum menggunakan e-learning, sehingga dapat diketahui kendala-kendala dan potensi yang mungkin terjadi. Hal ini juga bisa menjadi pelengkap data yang didapat dari wawancara.



BAB IV PROFIL ORGANISASI

4. PROFIL ORGANISASI Bab ini membahas mengenai profil organisasi yang menjadi tempat penulis mengadakan penelitian.Profil organisasi ini mencakup hal-hal yang terkait dengan organisasi seperti sejarah, visi dan misi, dan struktur organisasi. 4.1. Sejarah Organisasi Sejarah berdirinya STMIK Indonesia diawali dengan dibukanya sekolah tinggi teknik komputer terapan Indonesia yang disingkat menjadi STT-KTI. Sekolah tinggi ini secara resmi berdiri pada tanggal 6 Agustus 1985 dan memperoleh status izin operasional melalui surat keputusan koordinator kopertis wilayah III nomor 30/KOP. III/S. VIII/85 tanggal 13 Agustus 1985, karena banyaknya peminat dan semakin pesatnya pertumbuhan organisasi, STT-KTI berkembang menjadi STMIK Indonesia pada tahun 1987 yang diresmikan melalui surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI dengan nomor 0432/O/1987 untuk program studi Manajemen Komputer. Seiring dengan berjalannya waktu dan melalui penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat,

pada

tahun

2009

STMIK

Indonesia

memperoleh

status

“Terakreditasi” untuk program studi Sistem Informasi dan Sistem Komputer. 4.2. Visi dan Misi Di era informasi sekarang ini, STMIK Indonesia senantiasa mengikuti perkembangan kemajuan bidang teknologi informasi, sehingga kurikulum maupun metode pengajaran disesuaikan dengan trend masa depan serta perminatan dunia kerja. Hal ini sesuai dengan yang tertuang dalam visi dan misi dari STMIK Indonesia.Berikut adalah pemaparan dari visi dan misi dari STMIK Indonesia. Visi: “Mewujudkan perguruan tinggi berwibawa, dinamis, dan unggul berwawasan kemandirian dan kewirausahaan”.

56



57

Misi: 1. Menyelenggarakan program-program yang menunjang perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam bentuk lulusan terdidik, ahli, dan berbudi pekerti luhur. 2. Menjalin kerja sama dengan pihak pemerintah, swasta, dan masyarakat dalam rangka penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi. 3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat serta aktif berkontribusi memberikan solusi khususnya bidang teknologi dan komunikasi. 4.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi STMIK Indonesia dapat dipaparkan dalam bentuk tabel yang berisikan semua unit organisasi-organisasi yang ada di dalamnya beserta pejabat yang berwenang mengelola unit organisasi tersebut.

Tabel 4.1. Struktur Organisasi STMIK Indonesia Unsur Pimpinan - Ketua STMIK-Indonesia

: Muhaemin, S. Kom., M. M., M. Kom.

- Waka I (Bidang Akademik)

: Parwadi, PhD

- Waka II (Bidang Adm & Umum)

: Prof. Dr. Faisal Santiago

- Waka III (Bidang Kemahasiswaan)

: Ismail, S. Kom., M. Kom.

Operasional Akademik - Ketua Jurusan Sistem Informasi

: Djoko Harsono, S. Kom., M. M, M. Kom.

- Ketua Jurusan Sistem Komputer

: Sri Dianing, S. T.

- Ketua Penjaminan Mutu Pengajaran

: Ir. Asep Wasid, M. Pd.

- Kepala Administrasi Akademik

: Edy Suhendi, S. Kom.

- Kepala Perpustakaan

: Afizal S. Kom.

- Kepala Laboratorium TI

: Syaiful, S. Kom., M. Kom.

Operasional Non Akademik - Kepala Bagian Keuangan

: Rini, S. E.

- Kepala Bagian Adm. Umum

: Dharmawan Subuh, S. Kom, M. Si.

- Kepala Bagian Perlengkapan &Otorita Kampus

: M. Iqbal, S. Kom.

- Kerjasama & Penerimaan Mahasiswa Baru

: Surya Sentosa, S. H. Universitas Indonesia


58

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat - Kepala LPPM

: Albaar Ruhbasy, S. Si., M. T.I.

- Sub. Bag. Penelitian

: Farisya Setiadi, S. T., M. T.I.

- Sub. Bag. Pengabdian Masyarakat

: Wahyu Harri H, S. Kom., M. Si.

Tabel 4.1 adalah susunan organisasi-organisasi yang ada di STMIK Indonesia. Struktur organisasi STMIK Indonesia dirancang dengan semangat kemandirian perguruan tinggi yang dikelola secara profesional, transparan, akuntabel dan memenuhi prinsip-prinsip good university governance, sehingga diharapkan terjadi sinergi hubungan antar fungsi-fungsi yang ada serta memperjelas wewenang dan tanggung jawabnya dalam pencapaian sasaran organisasi.



BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN

5. PROFIL ORGANISASI Bab ini membahas mengenai analisis data yang dilakukan. Bab ini mencakup halhal yang berkaitan dengan penentuan objective dari implementasi e-learning, pembentukan key performance indicator (KPI), analisis critical success factor (CSF), perumusan strategi manajemen perubahan dengan analisis SWOT, pemetaan strategi manajemen perubahan ke dalam 8 langkah Kotter lalu melakukan prioritasi strategi manajemen perubahan tersebut dengan analytic hierarchy process(AHP). 5.1. Data Wawancara Data wawancara ini diperoleh dengan metode wawancara (in depth interview) degan cara tatap muka (face to face). Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang

menjadi

stakeholder

dari

implementasi

e-learning

di

STMIK

Indonesia.Materi pertanyaan yang diajukan kepada responden dibagi menjadi beberapa kelompok, yaitu organisasi, komunikasi, dan teknologi informasi. 5.1.1. Data Responden Responden wawancara berjumlah 5 (lima) orang yang merupakan jajaran manajemen di STMIK Indonesia. Data responden lengkap adalah sebagai berikut: 1. Bagian Akademik a. Ketua Jurusan Sistem Informasi b. Kepala Laboratorium TI 2. Bagian Non Akademik Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK) 3. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) a. Kepala LPPM b. Kepala Subbag. Penelitian

59



60

5.1.2. Hasil Wawancara Dari wawancara yang telah dilakukan, diperoleh beberapa kesimpulan. Kesimpulan

tersebut

dikelompokkan

menjadi

beberapa

kelompok

pertanyaan, yaitu: 1. Objective Objective merupakan tujuan dari STMIK Indonesia terkait dengan implementasi

e-learning.

Berikut

adalah

objective

dari

implementasi e-learning di STMIK Indonesia: a. Dibukanya kelas pendidikan jarak jauh (PJJ) (lampiran 1, J1) Adanya peraturan Menteri Pendidikan No 24 Tahun 2012 tentang penyelenggaraan PJJ membuka kesempatan bagi perguruan tinggi untuk mengadakan kelas PJJ tersebut di organisasinya. Pada STMIK Indonesia, kesempatan ini disambut secara antusias oleh manajemen puncak yang juga berkeinginan untuk membuka kelas PJJ. b. Meningkatkan efektifitas proses belajar mengajar (lampiran 1 dan 2, J1) Berdasarkan

hasil

wawancara

dengan

Kepala

Subbag.

Penelitian, saat ini interaksi antara mahasiswa dengan dosen kurang, hal ini disebabkan oleh masih adanya rasa malu untuk bertanya dari para mahasiswa, dengan adanya e-learning ini, diharapkan para mahasiswa akan termotivasi untuk bertanya karena disediakan forum diskusi dan tanya jawab. c. Mengurangi user yang resistan Dalam implementasie-learning, adanya useryang resistan akan mengakibatkan kegagalan pada implementasi tersebut. Pada STMIK Indonesia, kegagalan implementasi e-learning yang pertama adalah banyak user yang resistan terhadap e-learning ini (sistem e-learningsama sekali tidak digunakan oleh dosen).Pada

implementasi

yang

kedua

ini,

manajemen

berkeinginan untuk menghilangkan user yang resistan tersebut.



61

2. Leadership Manajemen STMIK Indonesia dengan secara jelas

telah

menginformasikan keseluruh pihak yang ada di dalam organisasi tersebut mengenai rencana implementasi e-learning, sehingga seluruh pihak memiliki

pemahaman

yang sama mengani

pentingnya implementasi e-learning ini (lampiran 2, J8). 3. Kebijakan Keputusan untuk implementasi e-learning dikarenakan adanya anjuran dari pemerintah untuk mengadakan pendidikan jarak jauh dalam rangka pemerataan akses pendidikan dan disambut baik oleh ketua STMIK Indonesia. 4. Teknologi Informasi Operasionale-learning

ini

sangat

mengandalkan

teknologi

informasi berupa internet yang digunakan untuk mengakses sistem e-learningtersebut. 5.2. Penentuan Objective dan KPI Pada system thinking, untuk menghasilkan output yang benar, tujuan yang ingin dicapai harus ditentukan dengan jelas terlebih dahulu. Berdasarkan kesepakatan dengan pihak manajemen STMIK Indonesia, maka objective dari implementasi elearningbeserta KPI-nya adalah sebagai berikut: Tabel 5.1. Hubungan antara Objective dengan KPI No

Objective

Measure (KPI)

1

Mengadakan kelas pendidikan jarak jauh (PJJ)

Adanya kelas PJJ

2

Meningkatkan efektifitas proses belajar mengajar

Nilai mahasiswa

3

Mengurangi user yang resistan

Jumlah user resistan

Pada tabel 5.1 memperlihatkan bahwa hubungan antara objective dengan KPI, jadi untuk objective mengadakan kelas pendidikan jarak jauh (PJJ) memiliki ukuran



62

KPI diadakannya (dibukanya) kelas PJJ. Begitu jugacaramembaca untuk objective lainnya. 5.3. Analisis CSF Setelah menentukan objective dan menyusun KPI dari implementasi e-learning ini, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis critical success factor (CSF). Analisis CSF ini dilakukan berdasarkan kesepakatan dengan pihak manajemen STMIK Indonesia. Tabel 5.2. Hubungan antara Objective, KPI, dan CSF No

Objective

Measure (KPI)

Action (CSF) a. Memanfaatkan e-learning dengan semaksimal mungkin b.Mengambil lesson learned dari pemanfaatan elearning yang telah dilakukan

1

Mengadakan kelas pendidikan jarak jauh (PJJ)

Adanya kelas PJJ

2

Meningkatkan efektifitas proses belajar mengajar

Nilai mahasiswa

Memaksimalkan fitur-fitur dalam e-learning

Jumlah user resistan

a. Mengadakan training dari awal b.Membuat materi training dalam bahasa Indonesia

Mengurangi user yang 3 resistan

Tabel 5.2 memperlihatkan critical success factor yang harus dilakukan dari masing-masing objective yang telah ditentukan. Cara membacanya adalah sebagai berikut: 1. Objective1: Mengadakan kelas pendidikan jarak jauh yang ukuran KPInya adalah dibukanya kelas PJJ, maka kegiatan yang perlu dilakukan adalah dengan memaksimalkan manfaat-manfaat dari e-learning, kemudian

mengambil

pelajaran

(lesson

learned)dari

kegiatan

sebelumnya. Hal ini diharapkan mampu membuat manajemen STMIK Indonesia untuk menemukan konsep PJJ yang sesuai aturan pemerintah dan visi organisasi.



63

2. Objective 2: Meningkatkan efektifitas proses belajar mengajar yang ukuran KPI-nya adalah nilai mahasiswa, maka kegiatan yang perlu dilakukan adalah memanfaatkan fitur-fitur yang ada dalam e-learning. Fitur-fitur tersebut antara lain forum diskusi dan tanya jawab. Fitur-fitur ini dapat dimanfaatkan oleh dosen untuk memicu kreatifitas bertanya dari para mahasiswanya yang masih malu-malu untuk bertanya secara langsung melalui lisan di kelas, sehingga proses belajar mengajar akan semakin efektif. Hal ini diharapkan mampu meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang materi-materi yang disampaikan oleh dosen yang pada akhirnya meningkatkan prestasi nilai akademik mahasiswa. 3. Objective 3: Mengurangi user yang resistan yang ukuran KPI-nya adalah jumlah user resistan, maka kegiatan yang perlu dilakukan adalah mengadakan training dari awal sebagai salah satu tanda bahwa manajemen serius dalam implementasi e-learning ini dan juga membekali user pengetahuan mengenai penggunaan sistem tersebut. Dalam pembuatan materi training ini, sebaiknya dibuat dalam bahasa Indonesia dan disertai langkah-langkah yang mudah dipahami oleh orang awam sekalipun yang akan mempermudah user dalam menerima materi yang akan disampaikan. Metode ini diharapkan mampu mengubah paradigma user yang berpikir bahwa e-learning ini merepotkan. 5.4. Perumusan Strategi Manajemen Perubahan Perumusan strategi manajemen perubahan dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT. Langkah-langkah yang dilakukan meliputi analisis lingkungan internal dan eksternal TI dan organisasi yang kemudian dari kedua analisis tersebut diformulasikan strategi manajemen perubahan. 5.4.1. Analisis Lingkungan InternalTI dan Organisasi Dalam analisis lingkungan internal TI dan organisasi, diperoleh faktor-faktor yang merupakan kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness). Faktorfaktor tersebut hadir di dalam lingkunganTI dan organisasi. Berikut yang menjadi faktor-faktor kekuatan dan kelemahan di dalam lingkungan internal STMIK Indonesia: Universitas Indonesia


64

Tabel 5.3. Hasil Analisis Fakta-fakta Internal

No

1

Analisis Expert Studi Standar Kompetitor Judgement Literatur

Fakta Internal

SDM TI belum berpengalaman mengelola e-learning (lampiran 1, J7)

√

√

Keterangan

Klasifikasi

Standar yang didapat dari COBIT 4.1 pada proses AI3 "Mengelola dan Memelihara Infrastruktur TI" yang menyatakan bahwa dalam mengelola dan memelihara infrastruktur TI dibutuhkan pengetahuan dan keterampilan khusus. Hill dan Overton (2010); dalam Waryanto (2011) mengatakan bahwa terdapat 33 penyebab kegagalan e-learning, salah satunya adalah kurangnya pengalaman (pengetahuan/kemampuan) dalam mengimplementasikan elearning

W



65

No

2

3


Fakta Internal Manajemen (Ketua STMIK) sangat mendukung implementasi elearning(lampiran 1, J4; lampiran 2, J2; lampiran 3, J3; dan lampiran 4, J4)

Ada resistensi dari dosen yang belum terbiasa dengan elearning(lampiran 1, J3; lampiran 2, J5)

Keterangan

Klasifikasi

√

Dalam penelitian Selim (2005) dikatakan bahwa salah satu faktor kesuksesan implementasi e-learning adalah adanya dukungan dari manajemen

S

√

Dalam penelitian Puri (2012), faktor yang menjadi kunci kesuksesan implemetasi e-learning adalah adanya keinginan dan juga komitmen dari user untuk menggunakan sistem baru, kedua hal ini tidak akan lancar dieksekusi jika ada resistensi dari user tersebut

W



66

No


Fakta Internal

4

Belum ada unit khusus yang menangani e-learning(lampiran 1, J5; lampiran 2, J3; lampiran 3, J3; dan lampiran 4, J5)

5

E-learning dibuat semudah mungkin dalam pengoperasionalannya(lampiran 1, J3)

√

√

Keterangan Standar yang didapat dari COBIT 4.1 pada proses AI3 "Mengelola dan Memelihara Infrastruktur TI" yang menyatakan bahwa dalam mengelola dan memelihara infrastruktur TI dibutuhkan adanya unit (organisasi) khusus yang mengelola TI Dalam penelitian Puri (2012), faktor yang menjadi kunci kesuksesan implemetasi e-learning adalah pembuatan sistem dirancang sedemikian rupa sehingga mudah digunakan (sudah dikenal / familiar)

Klasifikasi

W

S



67

No

6

7


Fakta Internal

Infrastruktur TI sangat mendukung

√

Adanya kebijakan bahwa elearning dianggap sebagai kehadiran dosen dan mahasiswa(lampiran 1, J6; lampiran 2, J4; lampiran 3, J4; lampiran 4, J3)

√

Keterangan

Klasifikasi

Selim (2005) mengatakan bahwa salah satu faktor kesuksesan implementasi e-learning adalah dukungan yang baik dari infrastruktur TI

S

Harsono (2013) mengatakan bahwa adanya kebijakan penyetaraan status kehadiran tatap muka dengan e-learning merupakan sebuah nilai tambah yang dapat mendukung keberhasilan implementasi e-learning

S



68

No

8

Fakta Internal

Belum ada kebijakan yang mengatur pihak hosting(lampiran 3, J5)


√

Keterangan

Klasifikasi

Saekhu (2009) dalam penelitiannya Analisis Pengukuran Tingkat Layanan TI Outsourcing, mengatakan bahwa dalam kerangka pengukuran kualitas layanan TI memperhitungan juga aspek "tingkat kesepakatan layanan", hal ini mengharuskan sebuah organisasi untuk memliki kesepakatan (kebijakan) terkait layanan TI yang akan di alih dayakan, yang nantinya akan dijadikan tolok ukur penilaian kualitas layanan TI tersebut

W



69

No

9

10


Fakta Internal

Training yang dilakukan masih kurang (baru diselenggarakan 1 kali)(lampiran 2, J9)

Pembuatan guideline dan prosedur bagi user(lampiran 1, J3)

Keterangan

Klasifikasi

√

Penelitian Puri (2012), faktor yang menjadi kunci kesuksesan implemetasi elearning adalah adanya training yang sesuai (sesuai materi dan quantitasnya)

W

√

Razak (2011), mengatakan bahwa pentingnya guideline (dalam bentuk SOP) untuk peningkatan mutu layanan. Penelitian ini menjelaskan bahwa salah satu manfaat adanya guideline adalah memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja dan tanggung jawab dalam sebuah proses, selain itu guideline juga bermanfaat untuk meminimalisir kesalahan dalam bekerja

S



70

No

11


Fakta Internal

Pemberian reward bagi dosen yang menggunakan elearning(lampiran 1, J8 dan lampiran 2, J7)

√

Keterangan

Klasifikasi

Hasibuan (2007) mengatakan bahwa pemberian reward adalah salah satu bentuk motivasi dari luar yang mampu memaksimalkan tujuan yang diinginkan

S



71

Tabel 5.3. merupakan hasil analisis yang dilakukan untuk memperoleh kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dari fakta-fakta internal yang telah ditemukan. Berikut adalah hasil analisis fakta-fakta internalnya: 1. Faktor-faktor kekuatan (strength): a. S1. Manajemen sangat mendukung implementasi e-learning. Sebagaimana yang terdapat dalam hasil wawancara dari beberapa manajemen puncak, diketahui bahwa implementasi e-learning ini sangat didukung oleh manajemen, hal ini dikarenakan manajemen ingin membuka kelas PJJ dengan bantuan teknologi informasi berupa e-learning. b. S2. Dukungan infrastruktur TI yang baik. Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki STMIK Indonesia sendiri juga sudah baik (untuk PC minimal memiliki processor core II duo 2,1 Ghz, bandwith internet 2 Mbps, wifi hampir disemua bagian kampus) dan cukup untuk menangani kebutuhan e-learning. c. S3. Pemberian reward bagi dosen pengguna e-learning. Reward ini berupa kompensasi sebesar Rp. 30.000,- bagi dosen yang menggunakan e-learning dengan syarat harus membuat modul elektroniknya dan meng-upload ke sistem e-learning. Pemberian reward ini dimaksudkan untuk memberikan dorongan kepada para dosen untuk secara aktif menggunakan e-learning. d. S4. Pembuatan guideline dan prosedur bagi user. Guideline disini adalah pembuatan materi-materi elektronik yang komprehensif yang disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing user.Hal ini diharapkan mempermudah user saat mengalami masalah dalam penggunaan e-learning. e. S5. E-learning dibuat semudah mungkin. Dalam penggunaannya, e-learning ini didesain semudah mungkin untuk digunakan.Harapannya tidak ada gangguan berarti bagi user dalam penggunaannya.



72

f. S6. Adanya kebijakan bahwae-learning dianggap sebagai daftar kehadiran dosen dan mahasiswa. Bersamaan dengan adanya reward bagi dosen yang menggunakan e-learning, diterbitkan juga kebijakan yang menyatakan bahwa aktif dalam e-learning dianggap juga sebagai daftar hadir bagi dosen maupun mahasiswa, dengan adanya kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi dosen yang absen mengajar karena tidak dapat hadir di kelas.. 2. Faktor-faktor kelemahan (weakness): a. W1. Belum ada unit khusus yang menangani e-learning. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa STMIK Indonesia belum memiliki unit khusus yang fokus mengelola e-learning ini.Jadi yang saat ini berjalan adalah ada 2 orang pengelola elearning, namun mereka dibentuk secara langsung. Hal ini menyebabkan tidak adanya kejelasan posisi tim pengelola eleaning dalam struktur organisasi. b. W2. Adanya resistensi dari dosen. Resistensi dosen ini berupa tidak digunakannya e-learning oleh dosen yang seharusnya menjadi pelopor utama penggunaan elearning ini. c. W3. SDM TI belum berpengalaman mengelola e-learning. Menurut hasil wawancara dengan Kasubbag.Penelitian didapatkan hasil bahwa SDM TI belum berpengalaman dalam mengelola moodle

yang

merupakan

dasar

pembuatan

e-learning

ini.Termasuk 2 orang admin yang ditunjuk untuk mengelola elearning tersebut juga belum berpengalaman dalam hal ini, mereka adalah lulusan-lulusan baru yang baru pertama kali bekerja dan baru mengenal moodle dan e-learning. d. W4. Training yang diberikan masih kurang. Dalam hal ini, manajemen baru satu kali saja mengadakan training, itupun tidak semua dosen dapat mengikutinya.Hasilnya tidak semua dosen menggunakan e-learning ini. Universitas Indonesia


73

e. W5. Belum ada kebijakan yang mengatur pihak hosting. Kebijakan yang dimaksud disini adalah kesepakatan-kesepakatan yang dibuat oleh manajemen STMIK Indonesia dengan pihak ketiga (hosting) yang mengatur tentang posedur pengelolaan databasee-learning STMIK Indonesia, sehingga jika terjadi hal yang tidak diinginkan terkaitdatabasee-learning yang disebabkan oleh pihak ketiga (hosting) maka manajemen STMIK Indonesia tidak memliki dasar yang kuat untuk menuntut ganti rugi. 5.4.2. Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi Dalam analisis lingkungan eksternal TI dan organisasi, diperoleh faktorfaktor

yang

merupakan

kesempatan

(opportunity)

dan

ancaman

(threat).Untuk mendapatkan faktor-faktor tersebut digunakan analisis PEST (political, economic, social, dan technology).Berikut ini penjabaran dari analisis PEST. 1. Political a. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 24 tahun 2012 tentang penyelenggaraan pendidikan jarak jauh (PJJ). b. Keinginan manajemen (Ketua STMIK) untuk membuka kelas pendidikan jarak jauh (PJJ). 2. Economic a. Adanya bantuan hibah 100 juta rupiah bagi PTS dalam mengembangkan PJJ (minimal terakreditasi B). b. Biaya implementasi e-learning yang cukup mahal. 3. Social a. Peminat semakin bertambah, rata-rata ada 400 mahasiswa baru tiap tahunnya. b. Kebebasan ekspresi dalam berpendapat di internet (free share). c. Kultur dan kebiasan pelajar Indonesia yang pasif, kurang inisiatif, dan enggan berdiskusi. d. E-learning mengharuskan adanya pembuatan materi dalam bentuk elektronik yang bisa saja membebani pengajar. Universitas Indonesia


74

4. Technology a. Perkembangan TIK terutama yang terkait e-learning telah berkembang sangat pesat. b. Hubungan yang baik dengan pihakhosting. c. Materi dalam bentuk audio dan video umumnya berukuran besar yang bisa menghabiskan space pada databasee-learning. d. Tidak semua mahasiswa memiliki komputer dengan spesifikasi yang cukup baik. Berdasarkan hasil dari analisis PEST, maka dilakukan analisis lingkungan eksternal TI dan organisasi untuk mendapatkan faktor-faktor kesempatan dan ancaman.Berikut adalah faktor-faktor kesempatan dan ancaman lingkungan eksternal TI dan organisasi. Tabel 5.4. Hasil Analisis Fakta-fakta Eksternal No Aspek 1

P

2

P

3

E

4

E

Fakta Eksternal Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 24 tahun 2012 tentang penyelenggaraan PJJ

Dampak bagi Organisasi

Klasifikasi

Dibukanya kesempatan bagi PT untuk melaksanakan PJJ

O

Menambah semangat manajemen untuk Keinginan manajemen (Ketua mengimplementasikan eSTMIK) untuk membuka kelas learning sebagai sarana PJJ mencapai atau dibukanya PJJ Menambah semangat Adanya bantuan hibah 100 juta manajemen untuk rupiah bagi PTS dalam mengimplementasikan emengembangkan PJJ (minimal learning sebagai sarana terakreditasi B) mencapai atau dibukanya PJJ Mempengaruhi keinginan Biaya implementasi e-learning dari ketua STMIK untuk yang cukup mahal dibukanya PJJ dengan elearning



O

O

T

75

No Aspek

Fakta Eksternal

Dampak bagi Organisasi

Klasifikasi

S

Peminat semakin bertambah, rata-rata ada 400 mahasiswa baru tiap tahunnya

Menjadi alasan bagi manajemen untuk segera mengimplementasikan elearning, dikarenakan jumlah kelas yang terbatas

O

S

Kebebasan ekspresi dalam berpendapat di internet (free share)

Munculnya diskusi atau pendapat (posting) yang berbau pornografi maupun SARA

T

S

Efektifitas proses belajar Kultur dan kebiasan pelajar mengajar menurun, sehingga Indonesia yang pasif, kurang bisa mengakibatkan inisiatif, dan enggan berdiskusi penurunan pemahaman yang berakibat penurunan prestasi

T

8

S

E-learning mengharuskan adanya pembuatan materi dalam bentuk elektronik yang bisa saja membebani pengajar (dosen)

Pengajar menjadi merasa terbebani untuk membuat materi elektronik, akibatnya e-learning tidak digunakan secara maksimal

T

9

T

Perkembangan TIK terutama yang terkait e-learning telah berkembang sangat pesat

Modul-modul terkait elearning sangat banyak dan mudah didapatkan

O

T

Hubungan yang baik denganpihakhosting

Layanan servis memuaskan akses e-learning dan database menjadi aman

O

11

T

Materi dalam bentuk audio dan video umumnya berukuran Spacepada databaseebesar yang bisa menghabiskan learning cepat penuh space pada databasee-learning

T

12

T

Tidak semua mahasiswa memiliki komputer dengan spesifikasi yang cukup baik

T

5

6

7

10

E-learning tidak dimanfaatkan dengan maksimal

Dari tabel 5.4. dapat di lihat bahwa dalamklasifikasi fakta-fakta eksternal yang diperoleh dari analisis PEST, digunakan aspek dampak yang Universitas Indonesia


76

dihasilkan dari fakta-fakta eksternal tersebut terhadap organisasi, sehingga dapat diklasifikasikan mana yang termasuk kesempatan (opportunity) dan mana yang termasuk ancaman (threat). Berikut adalah pengelompokkan kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat): 1. Faktor-faktor kesempatan (opportunity): a. O1. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 24 tahun 2012 tentang penyelenggaraan PJJ. b. O2. Keinginan manajemen untuk membuka kelas PJJ. c. O3. Adanya bantuan hibah 100 juta rupiah bagi PTS dalam mengembangkan PJJ. d. O4. Peminat semakin bertambah tiap tahunnya. e. O5. Perkembangan TIK terutama yang terkait e-learning telah berkembang sangat pesat. f. O6. Hubungan yang baik denganpihakhosting. 2. Faktor-faktor ancaman (threat): a. T1. Biaya implementasi e-learning yang cukup mahal. b. T2. Kebebasan ekspresi dalam berpendapat di internet (free share). c. T3. Kultur dan kebiasan pelajar Indonesia yang pasif, kurang inisiatif, dan enggan berdiskusi. d. T4. E-learning mengharuskan adanya pembuatan materi dalam bentuk elektronik yang bisa saja membebani pengajar. e. T5. Materi dalam bentuk audio dan video umumnya berukuran besar yang bisa menghabiskan space pada databasee-learning. f. T6. Tidak semua mahasiswa memiliki komputer dengan spesifikasi yang cukup baik.



77

5.5. Formulasi Strategi Manajemen Perubahan Formulasi strategi manajemen perubahan dilakukan setelah mendapatkan faktorfaktor kekuatan (strength), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunity), dan ancaman (threat) yang telah dilakukan pada subbab.5.4 di atas. Formulasi strategi manajemen perubahan tersebut dapat dilihat pada matriks SWOT di tabel berikut:



78

Tabel 5.5. Matriks SWOT Formulasi Strategi Manajemen Perubahan

Kesempatan (opportunity) O1. Peraturan Menteri No 24 Tahun 2012 tentang penyelenggaraan PJJ O2. Keinginan manajemen untuk membuka kelas PJJ O3. Adanya bantuan hibah bagi yang mengembangkan PJJ O4. Peminat semakin bertambah tiap tahunnya O5. Perkembangan TIK terutama yang terkait e-learning telah berkembang sangat pesat O6. Hubungan yang baik denganpihakhosting

Kekuatan (strength) S1. Manajemen sangat mendukung implementasi elearning S2. Dukungan infrastruktur TI yang baik S3. Pemberian reward bagi dosen pengguna e-learning S4. Pembuatan guideline dan prosedur bagi user S5. E-learning dibuat semudah mungkin S6. Adanya kebijakan bahwa e-learning dianggap sebagai daftar kehadiran dosen dan mahasiswa

Kelemahan (weakness) W1. Belum ada unit khusus yang menangani elearning W2. Adanya resistensi dari dosen W3. SDM TI belum berpengalaman mengelola elearning W4. Training yang diberikan masih kurang W5. Belum ada kebijakan yang mengatur pihak hosting

SO1. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen (S1 & O1, O2) SO2. Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting (S1, O6) SO3. Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning (S1, S2 & O1, O2, O3) SO4. Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI (S1, S2 & O4, O5) SO5. Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forum-forum organisasi (S1, S2, S3, S4, S5 & O5) SO6. Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi elearning (S1, S3 & O2, O4)

WO1. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning (W1 & O2) WO2. Menjelaskan pentingnya e-learning (W2 & O1, O2, O4, O5) WO3. Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pegelolaan databaseelearning dengan pihak hosting (W5 & O6) WO4. Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change (W2, W3 &O2, O5) WO5. Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi (W2, W3 & O2, O4, O6)



79

Ancaman (threat) T1. Biaya implementasi e-learning yang cukup mahal T2. Kebebasan ekspresi dalam berpendapat di internet T3. Kultur dan kebiasan pelajar Indonesia yang pasif, kurang inisiatif, dan enggan berdiskusi T4. E-learning mengharuskan pembuatan materi dalam bentuk elektronik yang bisa saja membebani pengajar T5. Materi dalam bentuk audio dan video umumnya berukuran besar T6. Tidak semua mahasiswa memiliki komputer dengan spesifikasi yang cukup baik

Kekuatan (strength) S1. Manajemen sangat mendukung implementasi elearning S2. Dukungan infrastruktur TI yang baik S3. Pemberian reward bagi dosen pengguna e-learning S4. Pembuatan guideline dan prosedur bagi user S5. E-learning dibuat semudah mungkin S6. Adanya kebijakan bahwa e-learning dianggap sebagai daftar kehadiran dosen dan mahasiswa

Kelemahan (weakness) W1. Belum ada unit khusus yang menangani elearning W2. Adanya resistensi dari dosen W3. SDM TI belum berpengalaman mengelola elearning W4. Training yang diberikan masih kurang W5. Belum ada kebijakan yang mengatur pihak hosting

ST1. Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu (S1 & T6) ST2. Membuat SOP tentang etika berpendapat (S1, S2 & T2) ST3. Memberikan sosialisasi kepada dosen akan kemudahan e-learning (S1, S3, S4, S5 & T4) ST4. Menambah spacedatabase jika diperlukan (S1, S2 & T5) ST5. Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada e-learning (S2, S3, S4, S6 & T3) ST6. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning (S1 & T1) ST7. Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning (S1, S2 & T4)

WT1. Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya (W3, W4 & T4) WT2. Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan e-learning (W1, W2, W5 & T2, T3, T4, T5) WT3. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning secara berkala (W2, W3 & T2, T3, T5, T6) WT4. Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi elearning (W3 & T2, T4) WT5. Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi (W2 & T2, T3, T4)



80

Berdasarkan tabel 5.5 dari hasil analisis SWOT didapatkan23 (dua puluh tiga) strategi manajemen perubahan yang terdiri dari 6 (enam) dari analisis SO, 5 (lima) dari analisis ST, 7 (tujuh) dari analisis WO, dan 5 (lima) dari analisis WT. Penjelasan dari masing-masing strategi manajemen perubahan yang telah disusun adalah sebagai berikut: 1. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen. Implementasi e-learning di STMIK Indonesia sangat bergantung pada adanya dukungan dari manajemen yang juga berlaku sebagai penyandang dana proyek implementasi e-leaning ini, oleh karena itu dukungan ini harus dipertahankan dan selalu diperkuat. 2. Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting. Hubungan kerjasama yang baik dengan pihak hosting harus tetap di pertahankan agar terjadi hubungan yang saling menguntungkan antar organisasi dengan pihak hosting. 3. Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning. Memberikan motivasi kepada dosen agar mereka bersemangat menggunakan e-learning dan memahami tujuan manajemen terkait implementasi ini. 4. Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI. Melakukan pemeriksaan kapasitas yang ada secara berkala untuk mengantisipasi penerimaan mahasiswa baru tiap tahunnya. Hal ini bertujuan untuk memastikan kesiapan infrastruktur TI akan adanya penambahan kapasitas user (mahasiswa baru). 5. Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan e-learning melalui forumforum organisasi. Melakukan sosialisasi tentang e-learning yang berisikan manfaatmanfaat dan keunggulan-keunggulannya.Hal ini dimaksudkan agar semua pihak (stakeholder) mendukung diimplementasikannya elearning.



81

6. Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning. Memberikan tambahan reward ini dimaksudkan untuk menggerakkan semangat dosen dan mahasiswa agar lebih bersemangat menggunakan e-learning. 7. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning. Unit khusus yang bertanggung jawab dalam memelihara dan mengelola sisteme-learning sangat dibutuhkan dalam struktur organisasi, sehingga semua pihak tahu kemana mereka mengadukan permasalahan terkait e-learning 8. Menjelaskan pentingnya e-learning. Pentingnya e-learning harus dipahami sejak awal oleh semua pihak dalam organisasi. Hal ini akan membawa pengaruh pada pemahaman user saat menggunakan sistem ini. 9. Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pengelolaan databasee-learning dengan pihak hosting. Kesepakatan antara organisasi

dengan pihak

hosting

terkait

pemeliharaan dan pengelolaane-learning mutlak diperlukan. Hal ini menjadi penting saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang terjadi akibat kelalaian atau kesengajaan pihak hosting dalam melakukan tugasnya. 10. Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change. Agent of change dalam implementasi ini sangat diperlukan agar dapat mengurangi atau menghilangkan gangguan-gangguan yang terjadi dalam forum-forum pengguna sistem yang dapat mengganggu jalannya implementasi. 11. Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi. Menginformasikan kepada seluruh pihak dalam organisasi terkait pekembangan implementasi e-learningakan membuat semua pihak terkait implementasi ini menjadi lebih paham akan apa yang harus Universitas Indonesia


82

mereka lakukan ke depannya yang akan membawa keberhasilan implementasi e-learning ini. 12. Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu. Penyediaan fasilitas berupa alat pendidikan tekait implementasi elearning ini akan membantu organisasi dalam mensukseskan implementasi e-learning ini.Hal ini bisa dilakukan dengan menambah komputer yang ada di laboratorium TI. 13. Membuat SOP tentang etika berpendapat. SOP tentang etika dalam berpendapat juga harus dibuat. Hal ini akan mengatur semua tentang tata cara berpendapat dan berdiskusi dalam forum, sehingga kemungkinan adanya diskusi yang tidak diinginkan dapat dihilangkan. 14. Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning. Sosialisasi ini maksudnya adalah memberikan gambaran kepada dosen akan kemudahan menggunakan sistem e-learning ini. Hal ini bertujuan untuk menghilangkan rasa takut atau minder dari dosendosen yang belum pernah menggunakan e-learning. 15. Menambah spacedatabase jika diperlukan. Spacedatabase harus selalu dipantau kondisinya dan segera melakukan penambahan yang disesuaikan dengan kapasitas yang diperlukan. 16. Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada e-learning. Forum-forum diskusi ini bertujuan untuk memberi jalan kepada para mahasiswa pasif yang ingin menanyakan permasalahan tentang pelajaran kepada dosen.Hal ini diharapkan mampu menjadi alterrnatif bagi mahasiswa untuk menanyakan setiap masalah terkait pelajaran namun malu untuk menanyakannya di dalam kelas.



83

17. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi elearning. Penjelasan nilai manfaat TI (e-learning) ini kepada manajemen dimaksudkan untuk mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen terkait implementasi e-learning ini. 18. Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning. Kompetensi dosen terkait e-learning ini harus ditingkatkan.Hal ini bertujuan untuk memperlancar jalannya implementasi e-learning ini. Dalam hal ini, manajemen bisa mengirim dosen tersebut untuk melakukan studi banding ke perguruan tinggi lain yang telah sukses mengimplementasikan e-learning. 19. Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya. Adanya trainingyang komprehensif juga sangat diperlukan yang mampu mendukung kelancaran implementasi e-learning ini, sehingga user mengetahui peranan dan tanggung jawabnya dalam penggunaan e-learning. 20. Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan e-learning. Lesson learned disini bertujuan untuk memberikan masukkanmasukkan bagi manajemen dalam merencanakan segala hal terkait implementasi e-learning ini, agar tidak terjadi kesalahan yang sebenarnya sudah terselesaikan oleh organisasi lain yang sudah mengimplementasikan e-learning. 21. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi elearning. Monitoring dan evaluasi bertujuan untuk mengetahui perkembangan implementasi e-learning ini, sehingga jika ada kesalahan maka hal tersebut dapat segera diselesaikan atau diperbaiki.



84

22. Menambah

SDM

TI

baru

yang berpengalaman

dalam

hal

implementasi e-learning. Penambahan SDM TI yang berpengalaman dalam e-learning ini bertujuan

untuk

mendukung

akanmempercepatsharing

SDM

knowledge

TI

yang

yang

ada,

akan

sehingga

mendukung

keberhasilan implementasi sistem ini. 23. Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi. Seluruh pihak dalam organisasi harus memahami dengan benar tujuan dari implementasi e-learning ini.Hal ini bertujuan untuk menyamakan persepsi antar pihak-pihak terkait implementasi sistem ini. 5.6. Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Dari hasil analisis SWOT yang telah dilakukan, diperoleh 23 (dua puluh tiga) strategi manajemen perubahan yang dalam pelaksanaannya perlu dilakukan secara bertahap. Strategi-strategi manajemen perubahan ini akan dipetakan ke dalam 8 langkah

Kotter.

Pemetaan

tersebut

dilakukan

dengan

membandingkan

tujuan/dampak/manfaat dari menjalankan strategi tersebut. Tabel 5.6 menjelaskan tujuan/dampak/manfaat dari masing-masing strategi tersebut: Tabel 5.6. Tujuan dari Strategi Implementasi E-learning No

Strategi Implementasi E-learning

Tujuan/Dampak/Manfaat

SO1

Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen

Membentuk sebuah kelompok yang memiliki kekuasaan untuk memimpin perubahan

SO2

Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting

Menyingkirkan rintangan dari sisi spacedatabasee-learning

SO3

Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning

Menggunakan setiap waktu untuk mengkomunikasikan visi perubahan

SO4

Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI

Mendapatkan kemenangankemenangan jangka pendek

SO5

Mensosialisasikan keunggulanMenciptakan visi yang bertujuan keunggulan e-learning melalui forum- untuk membantu mengarahkan upaya forum organisasi perubahan Universitas Indonesia


85

No


Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang SO6 berprestasi terkait implementasi elearning Membuat unit khusus yang WO1 menangani dan mengelola e-learning WO2 Menjelaskan pentingnya e-learning Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pengelolaan WO3 databasee-learning dengan pihak hosting Membuat tim yang terdiri dari dosen WO4 dan mahasiswa sebagai agent of change Menjelaskan setiap perkembangan WO5 implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi

Tujuan/Dampak/Manfaat Memberikan pengakuan kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan Membentuk kelompok kerja yang tangguh untuk perubahan Mendiskusikan dampak-dampak dari perubahan Menciptakan kinerja yang lebih baik terhadap pihak hosting Menjadikan koalisi yang tangguh yang dijadikan panutan dalam perubahan Merencanakan peningkatan kinerja atau kemenangan jangka pendek yang terlihat

ST1

Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu

Mengembangkan orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan

ST2

Membuat SOP tentang etika berpendapat

Mengajarkan perilaku-perilaku organisasi yang baik kepada seluruh pihak dalam organisasi

ST3

Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan elearning

Menciptakan visi yang bertujuan untuk membantu mengarahkan upaya perubahan

ST4

Menambah spacedatabase jika diperlukan

Menyingkirkan rintangan dari sisi spacedatabasee-learning

ST5

Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada e-learning

Menciptakan kinerja yang lebih baik melalui tercapainya proses belajar mengajar yang efektif

ST6

Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi elearning

Menciptakan visi yang bertujuan untuk membantu mengarahkan upaya perubahan

ST7

Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning

Mengembangkan orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan

Mengadakan training yang WT1 komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya

Menciptakan visi yang bertujuan untuk membantu mengarahkan upaya perubahan Universitas Indonesia


86

No


Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah WT2 berhasil mengimplementasikan elearning Melakukan monitoring dan evaluasi WT3 pelaksanaan implementasi e-learning

Tujuan/Dampak/Manfaat Menggunakan kredibilitas yang sudah terbukti keberhasilannya untuk memperoleh hasil yang lebih baik Mendapatkan kemenangankemenangan jangka pendek

Menambah SDM TI baru yang WT4 berpengalaman dalam hal implementasi e-learning

Mempercepat proses implementasi dan mengurangi resiko kegagalan

Mengkomunikasikan tujuan WT5 implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi

Menggunakan setiap waktu untuk mengkomunikasikan visi perubahan

Setelah dilakukan identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari setiap strategi manajemen

perubahan,

tujuan/dampak/manfaat

dari

kemudian setiap

akan 8

langkah

dicocokkan Kotter.

dengan Penjelasan

tujuan/dampak/manfaat dari 8 langkah Kotter dapat dilihat pada tabel 5.7. Tabel 5.7. Tujuan dari 8 Langkah Kotter No

8 Langkah Kotter

1

Membangun rasa urgensi

2

Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan

3

Membangun visi dan strategi untuk perubahan

Tujuan/Dampak/Manfaat a. Mempelajari pasar dan realitas kompetitif, identifikasi. b. Mendiskusikan krisis-krisis yang ada, krisis-krisis yang potensial atau peluang-peluang yang utama. Membentuk kelompok yang memiliki kekuasan dalam perubahan. a. Menciptakan visi untuk membantu mengarahkan perubahan. b. Merumuskan strategi untuk mencapai visi tersebut.



87

No

8 Langkah Kotter

4

Mengkomunikasikan visi perubahan

5

Memberdayakan tindakan yang menyeluruh

6

Menghasilkan kemenangan jangka pendek

7

Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar

8

Menambahkan pendekatan baru dalam budaya

Tujuan/Dampak/Manfaat a. Menggunakan setiap waktu untuk mengkomunikasikan visi perubahan. b. Menjadikan koalisi yang tangguh yang dijadikan panutan dalam perubahan. c. Mengajarkan perilaku-perilaku organisasi yang baik kepada seluruh pihak dalam organisasi. a. Membuang rintanganrintangan yang ada untuk perubahan. b. Mendorong untuk menghadapi tantangan dengan ide-ide pembaharuan, aktifitasaktifitas dan kegiatan-kegiatan. c. Mempercepat proses implementasi dan mengurangi resiko kegagalan a. Memberikan pengakuan kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan. b. Merencanakan peningkatan kinerja atau kemenangan jangka pendek yang terlihat a. Menggunakan kredibilitas yang sudah terbukti keberhasilannya untuk memperoleh hasil yang lebih baik. b. Mengembangkan orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan Menciptakan kinerja yang lebih baik melalui tercapainya proses belajar mengajar yang efektif

Dari identifikasi tujuan/dampak/manfaat antara strategi implementasi e-learning (tabel 5.6) dan 8 langkah Kotter (tabel 5.7), kemudian dilakukan pemetaan strategi manajemen perubahan menurut 8 langkah Kotter.Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan

tiap

tujuan/dampak/manfaat

dari

strategi-strategi

dengan



88

tujuan/dampak/manfaat yang ada pada tiap langkah Kotter, kemudian dilakukan validasi kepada Ketua Jurusan SI (lampiran 6, J24).Hal ini dilakukan agar pemetaan yang dilakukan memenuhi syarat ilmiah yaitu sesuai dengan teori yang digunakan yaitu 8 langkah Kotter dan kemudian disesuaikan dengan kebutuhan kondisi implementasi e-learning di STMIK Indonesia.Hasilnya adalah pada tabel 5.8 berikut: Tabel 5.8. Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kode Strategi Implementasi E-learning

1

8 Langkah Kotter 2 3 4 5 6 7

√

1.1

Menjelaskan pentingnya e-learning

2.1


√

2.2

Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola elearning

√

3.1

Mensosialisasikan keunggulankeunggulan e-learning melalui forum-forum organisasi

√

3.2

Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning

√

3.3


√

3.4

4.1

Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada

8

√

√

semua pihak dalam organisasi Mengkomunikasikan tujuan 4.2

implementasi e-learning kepada

√



√ Universitas Indonesia


89

Kode Strategi Implementasi E-learning

1

8 Langkah Kotter 2 3 4 5 6 7

8



√

semua pihak dalam organisasi 5.1


√

5.2


√

5.3

Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning

√

6.1

6.2

6.3

6.4

7.1

7.2

7.3

Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi elearning Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu

√

√

√

√

√

Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning

√

√

8.1

Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pengelolaan databasee-learning dengan pihak hosting

√

8.2


√ Universitas Indonesia


90

Berdasarkan hasil wawancara kepada Kepala Jurusan SI pada lampiran 1 yang mengatakan bahwa STMIK Indonesia memiliki keterbatasan SDM yang mengakibatkan strategi-strategi tersebut tidak bisa dilakukan secara bersamasama.Secara kebutuhan, STMIK Indonesia membutuhkan adanya prioritas terhadap strategi-strategi tersebut, sehingga menjadi jelas strategi mana yang dijalankan lebih dulu.Secara konseptual, STMIK Indonesia juga memerlukan adanya prioritas, karena menurut Denni (2009), dalam mengeksekusi strategi pertama-tama organisasi harus menetukan prioritasnya atau wildly important goal (WIG).Dalam penelitian ini digunakan teknik prioritas AHP, karena AHP mampu membuat permasalahan menjadi terstruktur dalam hirarki yang mudah dimengerti selain itu AHP juga memberikan suatu skala dalam mengukur hal-hal yang tidak berwujud untuk mendapatkan prioritas. 5.7. Penentuan Prioritasi Strategi Manajemen Perubahan Setelah pemetaan strategi manajemen perubahan dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah penentuan prioritas.Penelitian ini menggunakan AHP dalam menentukan prioritas strategi manajemen perubahannya.Langkah pertamanya adalah menentukan kriteria dan alternatif strategi.Kriteria untuk menetukan prioritas di dalam penelitian ini didapatkan dari studi literatur, sedangkan alternatif strategi didapatkan dari hasil pemetaan strategi pada 8 langkah Kotter untuk masing-masing langkah. 5.7.1. Penentuan Prioritas untuk Kriteria Penentuan kriteria untuk prioritas AHP dalam penelitian ini dilakukan melalui studi literatur yang telah dilakukan sebelumnya, yaitu berdasarkan penelitian Biehl (2007) dan hasil wawancara dengan Ketua Jurusan Sistem Informasi dan Kepala LPPM yang terdapat pada lampiran 1 dan lampiran 2. Hasilnya adalah kriteria-kriteria kesuksesan implementasi e-learning di STMIK Indonesia dipengaruhi oleh kriteria berikut:



91

1. Top Management Support Top management support sangat berperan penting dalam keberhasilan

proses

manajemen

perubahan

dan

proses

implementasi e-learning. Tanpa ada dukungan dari manajemen puncak, implementasi e-learning ini bisa dipastikan gagal. 2. Understanding of Goal Mengerti tujuan dari implementasi e-learning oleh semua stakeholder menjadi faktor yang penting dalam untuk keberhasilan manajemen perubahan dalam implementasi e-learning ini. 3. User Attitude User attitude juga merupakan faktor yang sangat penting dalam keberhasilan implementasi e-learning ini. Tanpa adanya komitmen yang kuat dari stakeholder untuk menggunakan e-learning ini dipastikan usaha manajemen perubahan akan sia-sia. Ketiga kriteria tersebut akan dibobot melalui matriks pairwise comparison dengan skala perbandingan Saaty. Pembobotan ini dilakukan oleh Ketua Jurusan Informasi, Kepala Laboratorium TI, dan Kepala BAUK yang terdapat pada lampiran 6, lampiran 7, dan lampiran 8. Matriks pairwise comparison untuk kriteria tersebut dapat dilihat pada tabel 5.9 di bawah ini: Tabel 5.9. Matriks Pairwise Comparison untuk Kriteria

TMS UOG

UOG 7

UA 5 1/3

Setelah dilakukan pembobotan dari masing-masing kriteria maka akan dihitung nilai Eigen untuk ketiga kriteria tersebut. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice 9. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 5.1 di bawah ini:



Pr ior itas Str ategi Manajemen Per ubahan Co m p a re th e re l a ti v e IM PORT ANCE wi th re s p e c t to : GOAL TMS UOG

UOG 7. 0

No d e : 0

92

UA 5. 0 (3. 0)

Row ele m ent is __ t im es m or e t han c olu m n ele m ent unle s s enc lo s ed in ( )

Abbrevi at i on

Go a l TM S UOG UA

TM S

.7 3 1

UOG

.0 8 1

UA

.1 8 8

Def i ni t i on

Pri o ri ta s Stra te g i M a n a j e m e n Pe ru b a h a n T o p M a n a g e m e n t Su p p o rt Un d e rs ta n d i n g o f Go a l Us e r Atti tu d e

In c o n s i s te n c y Ra ti o = 0 .0 6

Gambar 5.1. Perhitungan Nilai Eigen untuk Kriteria

Nilai Eigen tersebut selanjutnya digunakan untuk melakukan urutan rangking. Nilai Eigen tertinggi akan menjadi urutan pertama diikuti dengan For Student Use Only

nilai tertinggi kedua dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan dalam struktur hirarki AHP untuk kriteria pada gambar 5.2 berikut:

Gambar 5.2. Struktur Hirarki AHP untuk Kriteria Gambar 5.2 merupakan struktur hirarki AHP untuk kriteria strategi manajemen perubahan. Masing-masing kriteria tersebut dibandingkan satu sama lain dalam perhitungan nilai Eigen-nya, sehingga dihasilkan nilai Eigen seperti terlihat pada tabel 5.10 di bawah ini: Tabel 5.10. Rangking Nilai Eigen untuk Kriteria Rangking Kode Kriteria 1 TMS Top Management Support 2 UA User Attitude 3 UOG Understanding of Goal

Nilai Eigen 0.731 0.188 0.081 Universitas Indonesia


93

Berdasarkan tabel 5.10 dapat disimpulkan bahwa kriteria yang paling penting adalah Top Management Support, lalu User Attitude, dan kemudian Understanding of Goal. 5.7.2. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Ketiga Pada langkah ketiga “Membangun visi dan strategi untuk perubahan” terdapat 4 strategi manajemen perubahan, maka hal ini memerlukan prioritas agar manajemen STMIK Indonesia mengetahui strategi manakah yang akan dieksekusi terlebih dahulu. Untuk dapat memprioritaskan strategi-strategi pada langkah ketiga ini, maka perlu ditentukan dulu bobot nilai dari masingmasing strategi tersebut.Bobot nilai tersebut dapat dilihat pada tabel 5.11. Tabel 5.11. Matriks Pairwise ComparisonStrategi pada Langkah Ketiga untuk setiap Kriteria TMS 3.1 3.2 3.3

3.2 1/3

3.3 1 3

3.4 1/5 1/3 1/5

UOG 3.1 3.2 3.3

3.2 ½

3.3 1 3

3.4 1/3 1/3 1/5

UA 3.1 3.2 3.3

3.2 1

3.3 3 1

3.4 1/3 1/5 1/3

Setelah dilakukan pembobotan dari masing-masing strategi untuk setiap kriteria maka akan dihitung nilai Eigen untuk strategi-strategi pada langkah ketiga tersebut. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice 9. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada struktur hirarki AHP untuk langkah ketiga gambar 5.3 di bawah ini:



94

Gambar 5.3. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Ketiga Gambar 5.3 merupakan struktur hirarki AHP untuk langkah ketiga strategi manajemen perubahan.Masing-masing strategi tersebut dibandingkan satu sama lain dalam perhitungan nilai Eigen-nya, sehingga dihasilkan nilai Eigen seperti terlihat pada gambar 5.4 di bawah ini: Kode Keterangan Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan e-learning melalui 3.1 forum-forum organisasi Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan 3.2 kemudahan e-learning Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e3.3 learning Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan Pr ior itas Str ategi Manajemen Per ubahan 3.4 tanggung jawabnya Sy n th e s is o f L e a f No d e s with re s p e c t to GOAL I deal Mode O VERALL I NCO NSI STENCY I NDEX = 0. 04

3. 4

. 551

3. 2

. 227

3. 1

. 121

3. 3

. 101

Gambar 5.4. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Abbreviation 3 .4 3 .2 3 .1 3 .3

Ketiga M e n g a d a k a n tra i n i n g

Definition

y a n g k o m p re h e n s i f s e s u a i j a b a ta n d a n tg g j w M e m b e ri k a n s o s i a l i s a s i & tra i n i n g d o s e n a k a n k e m u d a h a n e -l e a rn Universitas Indonesia M e n s o s i a l i s a s i k a n k e u n g g u l a n e -l e a rn i n g m e l a l u i fo ru m o rg a n i s a s M e n j e l a s k a n n i l a i m a n fa a t T I y a n g d i h a s i l k a n d a ri e -l e a rn i n g


95

Nilai Eigen tersebut selanjutnya digunakan untuk melakukan urutan rangking. Nilai Eigen tertinggi akan menjadi urutan pertama diikuti dengan nilai tertinggi kedua dan seterusnya. Hasil urutan perangkingan tersebut dapat dilihat pada tabel 5.12 di bawah ini: Tabel 5.12. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Ketiga Rangking Kode 1

3.4

2

3.2

3

3.1

4

3.3

Strategi Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan e-learning melalui forum-forum organisasi Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning

Nilai Eigen 0.551 0.227 0.121 0.101

Berdasarkan tabel 5.12 dapat disimpulkan bahwa strategi pada langkah ketiga yang paling penting adalah mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya, lalu memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning, lalu mensosialisasikan keunggulan-keunggulan e-learning melalui forum-forum organisasi, dan kemudianmenjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi elearning. 5.7.3. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Keempat Pada langkah keempat “Mengkomunikasikan visi perubahan” terdapat 4 strategi manajemen perubahan, maka hal ini memerlukan prioritas agar manajemen STMIK Indonesia mengetahui strategi manakah yang akan dieksekusi terlebih dahulu. Untuk dapat memprioritaskan strategi-strategi pada langkah keempat ini, maka perlu ditentukan dulu bobot nilai dari masing-masing strategi tersebut.Bobot nilai tersebut dapat dilihat pada tabel 5.13.



96

Tabel 5.13. Matriks Pairwise ComparisonStrategi pada Langkah Keempat untuk setiap Kriteria TMS 4.1 4.2 4.3

4.2 5

4.3 5 3

4.4 1 1/3 1/3

UOG 4.1 4.2 4.3

4.3 3

4.4 5 3

3.4 2 1/5 1/5

UA 4.1 4.2 4.3

4.3 3

4.4 3 3

Setelah dilakukan pembobotan dari masing-masing strategi untuk setiap kriteria maka akan dihitung nilai Eigen untuk strategi-strategi pada langkah keempat tersebut. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice 9. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada struktur hirarki AHP untuk langkah ketiga gambar 5.5 di bawah ini:

Gambar 5.5. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Keempat Gambar 5.5 merupakan struktur hirarki AHP untuk langkah keempat strategi

manajemen

perubahan.

Masing-masing

strategi

tersebut

dibandingkan satu sama lain dalam perhitungan nilai Eigen-nya, sehingga dihasilkan nilai Eigen seperti terlihat pada gambar 5.6 di bawah ini:



3.4 1 1/3 1/3

97

Kode Keterangan Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar 4.1 lebih terpacu menggunakan e-learning Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent 4.2 of change 4.3 Membuat SOP tentang etika berpendapat Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada 4.4 iordalam itas Str ategi Manajemen Per ubahan semua Pr pihak organisasi Sy n th e s is o f L e a f No d e s with re s p e c t to GOAL I deal Mode O VERALL I NCO NSI STENCY I NDEX = 0. 07

4. 1

. 427

4. 4

. 349

4. 2

. 143

4. 3

. 081

Gambar 5.6. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Abbreviation 4 .1 4 .4 Nilai4 .2Eigen 4 .3

Keempat

Definition

M e n g a d a k a n tra i n i n g m o ti v a s i s e c a ra ru ti n k e p a d a d o s e n M e n g k o m u n i k a s i k a n tu j u a n e -l e a rn i n g k e p a d a s e m u a p i h a k o rg a n i s tersebut untuk melakukan M e mselanjutnya b u a t ti m (d odigunakan s en dan m a h a s i s wa ) s e b a g a i urutan agent of c hange M e m b u a t SOP te n ta n g e ti k a b e rp e n d a p a t

rangking. Nilai Eigen tertinggi akan menjadi urutan pertama diikuti dengan

nilai tertinggi kedua dan seterusnya. Hasil urutan perangkingan tersebut dapat dilihat pada tabel 5.14 di bawah ini: Tabel 5.14. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Keempat Rangking Kode 1

4.1

2

4.4

3

4.2

4

4.3

Strategi Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat SOP tentang etika berpendapat

Nilai Eigen 0.427

0.349

0.143 0.081

For Student Use Only Universitas Indonesia


98

Berdasarkan tabel 5.14 dapat disimpulkan bahwa strategi pada langkah keempat yang paling penting adalah mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning, lalu mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi, lalu membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change, dan kemudianmembuat SOP tentang etika berpendapat. 5.7.4. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Kelima Pada langkah kelima “Memberdayakan tindakan yang menyeluruh” terdapat 3 strategi manajemen perubahan, maka hal ini memerlukan prioritas agar manajemen STMIK Indonesia mengetahui strategi manakah yang akan dieksekusi terlebih dahulu. Untuk dapat memprioritaskan strategi-strategi pada langkah kelima ini, maka perlu ditentukan dulu bobot nilai dari masing-masing strategi tersebut.Bobot nilai tersebut dapat dilihat pada tabel 5.15. Tabel 5.15. Matriks Pairwise ComparisonStrategi pada Langkah Kelima untuk setiap Kriteria TMS 5.1 5.2

5.2 3

5.3 1/3 1/5

UOG 5.1 5.2

5.2 1

5.3 1/5 1/3

UA 5.1 5.2

5.2 3

5.3 1/3 1/5

Setelah dilakukan pembobotan dari masing-masing strategi untuk setiap kriteria maka akan dihitung nilai Eigen untuk strategi-strategi pada langkah kelima tersebut. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice 9. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada struktur hirarki AHP untuk langkah ketujuh gambar 5.7 di bawah ini:



99

Gambar 5.7. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Kelima Gambar 5.7 merupakan struktur hirarki AHP untuk langkah kelima strategi manajemen perubahan. Masing-masing strategi tersebut dibandingkan satu sama lain dalam perhitungan nilai Eigen-nya, sehingga dihasilkan nilai Eigen seperti terlihat pada gambar 5.8 di bawah ini: Kode Keterangan 5.1 Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting 5.2 Menambah spacedatabase jika diperlukan Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal 5.3 implementasi e-learning Pr ior itas Str ategi Manajemen Per ubahan Sy n th e s is o f L e a f No d e s with re s p e c t to GOAL I deal Mode O VERALL I NCO NSI STENCY I NDEX = 0. 05

5. 3

. 639

5. 1

. 250

5. 2

. 111

Gambar 5.8. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Abbreviation

Kelima

Definition

5 .3

M e n a m b a h SDM T I y a n g b e rp e n g a l a m a n d l m i m p l e m e n ta s i e -l e a r

5 .1 5 .2

M e m p e rta h a n k a n h u b u n g a n k e rj a s a m a d e n g a n p i h a k h o s ti n g M e n a m b a h s p a c e d a ta b a s e j i k a d i p e rl u k a n



100

Nilai Eigen tersebut selanjutnya digunakan untuk melakukan urutan rangking. Nilai Eigen tertinggi akan menjadi urutan pertama diikuti dengan nilai tertinggi kedua dan seterusnya. Hasil urutan perangkingan tersebut dapat dilihat pada tabel 5.16 di bawah ini: Tabel 5.16. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Kelima Rangking Kode 1

5.3

2

5.1

3

5.2

Strategi Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Menambah spacedatabase jika diperlukan

Nilai Eigen 0.639

0.250 0.111

Berdasarkan tabel 5.16 dapat disimpulkan bahwa strategi pada langkah kelima yang paling penting adalah menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning, lalu mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting, dan kemudianmenambah spacedatabase jika diperlukan. 5.7.5. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Keenam Pada langkah keenam “Menghasilkan kemenangan jangka pendek” terdapat 4 strategi manajemen perubahan, maka hal ini memerlukan prioritas agar manajemen STMIK Indonesia mengetahui strategi manakah yang akan dieksekusi terlebih dahulu. Untuk dapat memprioritaskan strategi-strategi pada langkah keenam ini, maka perlu ditentukan dulu bobot nilai dari masing-masing strategi tersebut.Bobot nilai tersebut dapat dilihat pada tabel 5.17.



101

Tabel 5.17. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Keenam untuk setiap Kriteria TMS 6.1 6.2 6.3

6.2 3

6.3 5 3

6.4 1 1/3 1/5

UOG 6.1 6.2 6.3

6.2 3

6.3 7 5

6.4 2 1/3 1/7

UA 6.1 6.2 6.3

6.2 1

6.3 3 5

6.4 1/3 1/3 1/5

Setelah dilakukan pembobotan dari masing-masing strategi untuk setiap kriteria maka akan dihitung nilai Eigen untuk strategi-strategi pada langkah keenam tersebut. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice 9. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada struktur hirarki AHP untuk langkah ketiga gambar 5.9 di bawah ini:

Gambar 5.9. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Keenam Gambar 5.9 merupakan struktur hirarki AHP untuk langkah keenam strategi manajemen perubahan. Masing-masing strategi tersebut dibandingkan satu sama lain dalam perhitungan nilai Eigen-nya, sehingga dihasilkan nilai Eigen seperti terlihat pada gambar 5.10 di bawah ini:



102

Kode Keterangan 6.1 Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang 6.2 berprestasi terkait implementasi e-learning Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak 6.3 dalam organisasi Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e6.4 learningPr ior itas Str ategi Manajemen Per ubahan Sy n th e s is o f L e a f No d e s with re s p e c t to GOAL I deal Mode O VERALL I NCO NSI STENCY I NDEX = 0. 04

6. 4

. 404

6. 1

. 365

6. 2

. 164

6. 3

. 066

Gambar 5.10. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Abbreviation

Definition

Keenam M e l a k u k a n m o n i to ri n g

6 .4 & e v a l u a s i p e l k s n a a n i m p l e m e n ta s i e -l 6 .1 M e n g e v a l u a s i s e c a ra ru ti n k a pmelakukan a s i ta s i n fraurutan s tru k tu r T I Nilai Eigen tersebut selanjutnya digunakan untuk 6 .2 M e m b e ri k a n ta m b a h a n re wa rd b a g i d o s e n d a n m a h a s i s wa rangking. Nilai Eigen tertinggi akan menjadi urutan pertama diikuti dengan 6 .3 M e n j e l a s k a n s e ti a p p e rk e m b a n g a n i m p l e m e n ta s i k e s e l u ru h p

nilai tertinggi kedua dan seterusnya. Hasil urutan perangkingan tersebut dapat dilihat pada tabel 5.18 di bawah ini: Tabel 5.18. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Keenam Rangking Kode 1

6.4

2

6.1

3

6.2

4

6.3

Strategi Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi elearning Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi

Nilai Eigen 0.404 0.365

0.164

0.066


For Student Use Only Strategi manajemen..., Sukma Indar Kurniawan, FIKOM UI, 2013.

103

Berdasarkan tabel 5.18 dapat disimpulkan bahwa strategi pada langkah keenam yang paling penting adalah mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI, lalu mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi, lalu memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning, dan kemudianmenjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi. 5.7.6. Penentuan Prioritas untuk Strategi pada Langkah Ketujuh Pada langkah ketujuh “Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar” terdapat 3 strategi manajemen perubahan, maka hal ini memerlukan prioritas agar manajemen STMIK Indonesia mengetahui strategi manakah yang akan dieksekusi terlebih dahulu. Untuk dapat memprioritaskan strategi-strategi pada langkah ketujuh ini, maka perlu ditentukan dulu bobot nilai dari masing-masing strategi tersebut.Bobot nilai tersebut dapat dilihat pada tabel 5.19. Tabel 5.19. Matriks Pairwise Comparison Strategi pada Langkah Ketujuh untuk setiap Kriteria TMS 7.1 7.2

7.2 1/3

7.3 1 5

UOG 7.1 7.2

7.2 1/5

7.3 1/3 3

UA 7.1 7.2

7.2 1/3

7.3 6 7

Setelah dilakukan pembobotan dari masing-masing strategi untuk setiap kriteria maka akan dihitung nilai Eigen untuk strategi-strategi pada langkah ketujuh tersebut. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice 9. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dilihat pada struktur hirarki AHP untuk langkah ketujuh gambar 5.11 di bawah ini:



104

Gambar 5.11. Struktur Hirarki AHP untuk Strategi pada Langkah Ketujuh Gambar 5.11 merupakan struktur hirarki AHP untuk langkah ketujuh strategi

manajemen

perubahan.

Masing-masing

strategi

tersebut

dibandingkan satu sama lain dalam perhitungan nilai Eigen-nya, sehingga dihasilkan nilai Eigen seperti terlihat pada gambar 5.12 di bawah ini: Kode Keterangan Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang 7.1 mampu 7.2 Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah 7.3 Prmengimplementasikan ior itas Str ategi Manajemen berhasil e-learning Per ubahan Sy n th e s is o f L e a f No d e s with re s p e c t to GOAL I deal Mode O VERALL I NCO NSI STENCY I NDEX = 0. 05

7. 2

. 653

7. 1

. 199

7. 3

. 147

Gambar 5.12. Perhitungan Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Abbreviation 7 .2 7 .1

Ketujuh

Definition

M e n i n g k a tk a n k o m p e te n s i d o s e n te rk a i t p e n g g u n a a n e -l e a rn i n g M e n y e d i a k a n b a n tu a n a l a t p e n d i d i k a n b a g i m a h a s i s wa k u ra n g m

Nilai Eigen tersebut selanjutnya digunakan untuk melakukan urutan 7 .3

M e m p e l a j a ri l e s s o n l e a rn e d d a ri p e rg u ru a n ti n g g i l a i n

rangking. Nilai Eigen tertinggi akan menjadi urutan pertama diikuti dengan



105

nilai tertinggi kedua dan seterusnya. Hasil urutan perangkingan tersebut dapat dilihat pada tabel 5.20 di bawah ini: Tabel 5.20. Rangking Nilai Eigen untuk Strategi pada Langkah Ketujuh Rangking Kode 1

7.2

2

7.1

3

7.3

Strategi Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan elearning Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Menambah spacedatabase jika diperlukan

Nilai Eigen 0.653

0.199 0.147

Berdasarkan tabel 5.20 dapat disimpulkan bahwa strategi pada langkah ketujuh yang paling penting adalah meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning, lalu menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu, dan kemudianmempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan e-learning. 5.8. Hasil Pemetaan dan Prioritasi Strategi Manajemen Perubahan Setelah semua strategi manajemen perubahan diprioritaskan dari masing-masing langkah, maka diperoleh urutan strategi manajemen perubahan yang siap dijalankan.Urutan strategi manajemen perubahan dapat dilihat pada tabel 5.21 di bawah ini: Tabel 5.21. Hasil Prioritas Strategi Manajemen Perubahan Kode 1.1 2.1 2.2 3.4

Strategi Implementasi E-learning Menjelaskan pentingnya e-learning Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya

Langkah (Nilai Eigen) 1 2 3 4 (0.551)



106

Kode

Langkah (Nilai Eigen)


3.2


5 (0.227)

3.1

Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forum-forum organisasi

6 (0.121)

3.3

Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning

7 (0.101)

4.1

Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning

8 (0.427)

4.4

Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi

9 (0.349)

4.2

Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change

10 (0.143)

4.3


11 (0.081)

5.3


12 (0.639)

5.1 5.2 6.4 6.1

Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Menambah spacedatabase jika diperlukan Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI

13 (0.25) 14 (0.111) 15 (0.404) 16 (0.365)

6.2

Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi elearning

17 (0.164)

6.3

Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi

18 (0.066)

7.2


19 (0.653)

7.1 7.3

8.1 8.2

Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pengelolaan databasee-learning dengan pihak hosting Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada e-learning

20 (0.199) 21 (0.147)

22 23



107

Dari tabel 5.21 dapat diketahui urutan langkah-langkah dalam implementasi elearning yang akan dijalankan. Strategi yang harus dijalankan pertama kali adalah pada langkah pertama yaitu menjelaskan pentingnya e-learning, kemudian strategi pada langkah kedua yang dijalankan pertama kali adalah mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen, lalu membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning. Urutan pelaksanaan strategi manajemen perubahan masih sesuai dalam 8 langkah Kotter, namun untuk strategi pada masing-masing langkahnya

diurutkan

sesuai

nilai

Eigen

yang

tertinggi.



BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6. PROFIL ORGANISASI Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada bab sebelumnya, maka bab ini memuat kesimpulan dan saran yang didapat dari penelitian ini. 6.1. Kesimpulan Berdasarkan pada penjelasan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulankesimpulan sebagai berikut: 1. Strategi manajemen perubahan yang sesuai untuk mendukung keberhasilan implementasi e-learning di STMIK Indonesia adalah strategiperubahan transisional yang melibatkan semua dosen STMIK Indonesia. Berdasarkan hasil wawancara kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi yang terdapat pada lampiran 1, diketahui bahwa STMIK Indonesia sudah pernah mengimplementasikan e-learning pada tahun 2011, namun implementasi tersebut gagal. Pada tahun 2013 STMIK Indonesia mencoba implementasi e-learning untuk kedua kalinya, namun masih tidak seperti harapan dikarenakanadanya resistensi dari dosen sehinggae-learninghanya digunakan 5 orang dosen saja. Menurut Ketua Jurusan Sistem Informasi dan Kepala LPPM hal ini disebabkan oleh kurangnya training yang dilakukan, rendahnya kemauan dosen untuk menggunakan e-learning, dan dosen yang belum terbiasa dengan e-learning. Hal tersebut menandakan bahwa memang diperlukan strategi manajemen perubahan agar implementasie-learning yang kedua kalinya ini berjalan sesuai dengan harapan. 2. Dari hasil analisis SWOT didapatkan 23 (dua puluh tiga) strategi manajemen perubahan yang selanjutnya dipetakan ke 8 (delapan) langkah

Kotter

kemudian

dilakukan

analisis

prioritas

dengan

menggunakan AHP untuk langkah yang memiliki lebih dari 2 (dua) strategi. Strategi-strategi ini harus dieksekusi secara berurutan sesuai dengan 8 langkah Kotter agar tercapai hasil yang diinginkan. 108



109

3. Secara garis besar, strategi manajemen perubahan yang telah disusun dalam penelitian ini untuk mendukung keberhasilan implementasi elearning di STMIK Indonesia dapat dijelaskan sebagai berikut: a.

Membangun rasa urgensi. Hanya ada satu strategi yang pada langkah Kotter yang pertama, yaitu menjelaskan pentingnya e-learning.

b.

Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan. Pada langkah Kotter yang kedua, terdapat 2 strategi: 

Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen.



Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola elearning.

c.

Membangun visi dan strategi untuk perubahan. Pada langkah Kotter yang ketiga, terdapat 4 strategi: 

Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya.



Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning.



Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan e-learning melalui forum-forum organisasi.



Menjelaskan

nilai

manfaat

TI

yang

dihasilkan

dari

implementasi e-learning. d.

Mengkomunikasikan visi perubahan. Pada langkah Kotter yang keempat, terdapat 4 strategi: 

Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning.



Mengkomunikasikan tujuan implementasi e-learning kepada semua pihak dalam organisasi.



Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change.

 e.

Membuat SOP tentang etika berpendapat.

Memberdayakan tindakan yang menyeluruh. Pada langkah Kotter yang kelima, terdapat 3 strategi: Universitas Indonesia


110



Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning.

f.



Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting.



Menambah spacedatabase jika diperlukan.

Menghasilkan kemenangan jangka pendek. Pada langkah Kotter yang keenam, terdapat 4 strategi: 

Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning.



Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI.



Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning.



Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi.

g.

Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar. Pada langkah Kotter yang ketujuh, terdapat 3 stratetgi: 

Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan elearning.



Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu.



Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan e-learning.

h.

Menambahkan pendekatan baru dalam budaya. Pada langkah Kotter yang kedelapan, terdapat 2 strategi: 

Membuat

kesepakatan

mengenai

pemeliharaan

dan

pengelolaan databasee-learning dengan pihak hosting. 

Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada e-learning.

6.2. Saran Berikut saran-saran yang diberikan agar strategi-strategi manajemen perubahan yang telah disusun dalam penelitian ini dapat berjalan dengan baik.



111

1.

Menentukan person in charge (PIC) pada masing-masing langkah Kotter yang bertugas mengkoordinasi strategi-strategi dari masingmasing langkah dalam strategi manajemen perubahan.

2.

Melakukan evaluasi rutin untuk memastikan bahwa strategi-strategi tersebut telah dijalankan sesuai dengan rencana.

3.

Perlu diadakan penelitian lebih lanjut mengenai bagaimana penerimaan user dari dosen hingga mahasiswa terhadap adanya e-learning ini untuk mengetahui apakah e-learning ini sudah digunakan secara maksimal dan mencapai objective yang telah ditentukan.



DAFTAR PUSTAKA 7. Anita. (2009). Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi Sistem Informasi Diklat Aparatur: Studi Kasus Lembaga Administrasi Negara. Jakarta: Karya Akhir Fakultas Ilmu Komputer Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia. Bambang, H. (2005). Strategi Manajemen. Jakarta: Banyumedia Publishing. Bates. (1995). Technology, Open Learning and Distance Education. London: Routledge. Biehl. (2007). Implementing Global Information System Success Factor and Failure. Canada: Schulich School of Business, York University. Bolognese. (2002). Employee Resistance to Organizational Change. Retrieved 10 18, 2013, from http://www.newfoundations.com/OrgTheory/Bolognese721.html Brown, M. (2000). Education World: Technology in the Classroom: Virtual High Schools, Part 1, The Voices of Experience. Retrieved April 10, 2013, from http://www.education-world.com/a_tech/tech052.shtml Checkland, P. & J. Scholes. (2001). Soft Systems Methodology in Action, in J. Rosenhead and J. Mingers (eds), Rational Analysis for a Problematic World Revisited. Chichester: Wiley. David, W. &. (2006). Strategic Management and Business Policy: Concept and Case 10th. New Jersey: Pearson Education Inc. Denni, A. (2009). Strategi yang Salah atau Eksekusi yang Buruk. Jakarta: Dunamis Organization Services. Dyson, R. (2002). Strategic Development and SWOT Analyst at The University of Warwick. United Kingdom: University of Warwick. Glossary. (2001). Glossary of Learning Terms. Learn Frame.com. Haines, S. (2005). Enterprise Wide Change: Superior Result Through Systems Thinking. John Wiley & Sons, inc. Haines, S. (2000). The System Thinking Approach to Strategic Planning and Management. St. Lucie Press. Hartley, D. (2001). Selling E-learning, American Society for Training and Development. United States. Hasibuan, Z. A. (2007). Pengaruh Faktor Pemicu Terhadap Tingkat Partisipasi Diskusi dalam Student Centered E-learning Environment. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi . 112 Universitas Indonesia


113

Herjanto, E. (2009). Sains Manajemen Analisis Kuantitatif untuk Pegambilan Keputusan. Jakarta: Grasindo. Hermawati, D. (2010). Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi Partnership Information Management System (PIMS): Studi Kasus Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Enterprise Service. Jakarta: Karya Akhir Fakultas Ilmu Komputer Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia. Indrajit, E. (2007). Manajemen Perguruan Tinggi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Indrayani, E. (2007). E-learning: Konsep, dan Strategi Pembelajaran di Era Digital (Implementasi pada Pendidikan Tinggi). Retrieved 10 18, 2013, from http://indrayani.staff.ipdn.ac.id/?p=56 Jackson, S. &. (2005). The Hard Side of Change Management. Harvard: Harvard Business Review Article. Kotter, J. (1996). Leading Change. Boston: Harvard Business School Press. Lewin, K. (1997). Resolving Social Conflict and Field Theory in Social Science. American Psychological Association. Lientz, B. (2004). Breaktrough IT Change Management How to Get Enduring Change Result. Elvesier. Lutes, C. &. (2007). Change Management: Getting User Buy-In, Slide Presentation; Management of Change 2007 Innovation. Noorseptiyanti, F. (2011). Strategi Manajemen Perubahan Untuk Mendukung Implementasi Information Security Management System (ISMS) Studi Kasus Bank XYZ Divisi Teknologi Informasi. Jakarta: Karya Akhir Fakultas Ilmu Komputer Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia. Puri, G. (2012). Critical Success Factors In E-learning – An Empirical Study. International Journal of Multidisciplinary Research , Vol.2 Issue 1, ISSN 2231 5780. Razak, A. (2011). Perlunya Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk Peningkatan Mutu Layanan. Manado: Balai Diklat Keagamaan. Romi, W. (2005). Pengantar E-learning dan Pengembangannya. Jakarta: Ilmu Komputer.com. Rosenberg. (2006). Beyond E-learning: Approaches & Technologies to Enhance Organizational Knowledge, Learning, and Performance. San Francisco: Pfeiffer. Saaty, L. (2001). Decision Making for Leaders.Forth Editon. United States: RWS Publication. Universitas Indonesia


114

Saekhu, A. (2009). Analisis Pengukuran Tingkat Layanan Teknologi Informasi Outsourcing. Jakarta: Universitas Indonesia. Selim, H. (2004). Critical Success Factors for E-Learning Acceptance: Confirmatory Factor Models. Science Direct: Computers & Education 49 (2007) , 396–413. Selim, H. (2005). E-Learning Critical Success Factors: An Exploratory Investigation of Student Perceptions. USA: Idea Group Inc. Waryanto, N. H. (2011). E-learning Readiness to E-learning Maturity. Yogyakarta: FMIPA UNY. Wilantara, Y. (2009). Strategi Manajemen Perubahan Implementasi TI pada PLN (Persero) : Studi Kasus Implementasi Sistem Payment Point Online Bank (PPOB). Jakarta: Karya Akhir Fakultas Ilmu Komputer Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.



LAMPIRAN

Lampiran 1.Wawancara kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi

Departemen/Divisi Nama Jabatan

LAMPIRAN 1 HASIL WAWANCARA 1 : Bagian Akademik : Djoko Harsono, S.Kom., M.M., M.Kom. : Ketua Jurusan Sistem Informasi

P1

Apa alasan utama yang mendasari pengembangan dari implementasi e-learning?

J1

Adanya keinginan dari manajemen untuk membuka program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ), menyediakan sarana pembelajaran dari mana dan kapan saja yang mampu menjangkau peserta didik dalam cakupan yang luas, dan keinginan manajemen untuk meningkatkan efektifitas belajar mengajar.

P2

Apakah e-learning ini sudah pernah diimplementasikan?

J2

Iya, sudah pernah di implementasikan pada tahun 2011, namun sistem tersebut gagal (sama sekali tidak digunakan oleh dosen). Hal ini bisa disebabkan oleh kurangnya training yang diberikan oleh manajemen dan banyak dosen yang belum terbiasa dengan e-learning. Saat itu admin pengelolanya hanya 1 orang saja yang mengelola e-learning ini.

P3

Dari kegagalan implementasi pertama, kendala apa sajakah yang harus diselesaikan pada saat implementasi kedua ini?

J3

Pada dasarnya kendalanya hanyalah pada kemauan untuk berubah dari para dosen. Bahkan saat inipun kesadaran akan kemauan menggunakan kemajuan teknologi sistem informasi ini terbilang kurang. Dari 35 dosen, hanya 5 orang saja yang saat ini menggunakan e-learning. Selain itu belum adanya strategi untuk implementasi e-learning ini juga menjadi salah satu faktor kegagalan implementasinya. E-learning akan dibuat semudah mungkin untuk memudahkan user dalam menggunakan sistem ini, selain itu juga akan dibuat sebuah guideline yang akan mempermudah user ketika mengalami masalah. Kendala lainnya adalah belum ada kebijakan yang hubungan kerjasama dengan pihak hosting.

115



116

P4

Apakah manajemen mendukung implementasi e-learning saat ini? Bagaimana bentuk dukungan yang diberikan?

J4

Sangat mendukung, ketua STMIK membuat kebijakan tentang penggunaan implementasi e-learning ini, juga mengerahkan semua resource yang ada untuk keberhasilan implementasi sistem ini.

P5

Apakah ada unit khusus yang mengelola dan mengembangkan sistem informasi e-learning saat ini?

J5

Belum ada, saat ini sistem e-learning dikelola oleh 2 (dua) orang admin. Admin ini belum mempunyai unit tersendiri, namun sudah direncanakan akan dibentuk unit khusus untuk pengelolaan dan pengembangan e-learning ini di bawah divisi TI.

P6

Apakah infrastruktur TI mendukung untuk implementasi elearning ini?

J6

Iya, sekarang ini infrastruktur kami sangat mendukung untuk diimplementasikan e-learning ini.

P7

Bagaimana gambaran kondisi sumber daya manusia yang dimiliki saat ini? Sudah cukupkah? Sudah sesuaikah?

J7

Secara kuantitas sudah cukup, namun untuk kualitasnya bisa dijelaskan seperti berikut: SDM Operasional: pendidikan tingkat sarjana (belum berpengalaman, masih dalam tahap belajar dunia kerja) Dosen: pendidikan tingkat magister dan doktor (pengalaman terhadap e-learning masih sedikit, hanya 5 dari 35 dosen yang sudah terbiasa dengan e-learning.

P8

Apakah ada kebijakan yang dibuat oleh manajemen sehubungan dengan implementasi e-learning?

J8

Ada, manajemen membuat beberapa kebijakan terkait implementasi e-learning ini. Kebijakan-kebijakan tersebut antara lain kebijakan tentang penyetaraan status kehadiran dosen menggunakan e-learning dengan tatap muka. Kebijakan tentang adanya reward bagi dosen yang menggunakan e-learning dengan ketentuan harus membuat materi elektroniknya atau membuka forum diskusi.



117

P9

Apa harapan dari implementasi e-learning ini?

J9

Harapannya adalah e-learning mampu meningkatkan efektifitas proses belajar mengajar, menjadi tempat diskusi bagi peserta didik yang malu berdiskusi di kelas. Selain itu e-learning diharapkan mampu menjadi alat yang membantu STMIK dalam memenuhi keinginannya untuk membuka kelas pendidikan jarak jauh (PJJ).

P10

Dari faktor-faktor keberhasilan berikut ini, manakah faktor keberhasilan yang sesuai dengan kondisi implementasi elearning di STMIK Indonesia?Top Management Support, Business Process Management, Communication, Understanding of Goal, Management Expectation, Training, Data Accuracy, User Attitude, Staff Capability, Sufficient Financial Resourcess

J10

Faktor yang sesuai adalah: - Top Management Support - Understanding of Goal - User Attitude



118

Lampiran 2. Wawancara kepada Kepala LPPM


LAMPIRAN 2 HASIL WAWANCARA 2 : Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat : Albaar Ruhbasy, S.Si., M.T.I. : Kepala LPPM

P1


J1

Adanya keinginan dari manajemen untuk meningkatkan tingkat interaksi pembelajaran antara peserta didik dengan dosen dan mempermudah penyempurnaan dan penyampaian materi pembelajaran.

P2


J2

Sangat mendukung, bentuk dukungannya berupa dukungan finansial (dengan kemudahan dana yang didapat) dan dukungan moral (dengan membuat kebijakan-kebijakan yang membantu keberhasilan implementasi e-learning).

P3

Apakah ada unit khusus yang mengelola dan mengembangkan sistem informasi e-learning saat ini?

J3

Tidak ada, unit tersebut nantinya akan berada di bawah divisi TI dan dikelola oleh 2 (dua) orang admin.

P4


J4

Untuk keperluan e-learning, infrastruktur TI STMIK Indonesia sudah bagus. Adanya jaringan internet yang cepat dan kapasitas storage yang cukup besar (2Tb).

P5

Apa saja kendala-kendala yang mungkin dihadapi dalam implementasi e-learning ini?

J5

Kendala-kendala yang mungkin terjadi adalah: Adanya resistensi dari dosen yang belum terbiasa menggunakan elearning. Saat ini dari 35 dosen aktif, hanya 5 orang saja yang menggunakan e-learning karena sudah terbiasa menggunakan elearning. Universitas Indonesia


119

P6

Apakah ada kebijakan yang dibuat oleh manajemen sehubungan dengan implementasi e-learning?

J6

Ada, yaitu kebijakan tentang status kehadiran dosen yang menggunakan e-learning. Kebijakan tentang reward bagi dosen yang menggunakan e-learning.

P7

Apakah ada reward dan punishment terhadap user yang menggunakan e-learning?

J7

Untuk reward, sudah ada, yaitu adanya pemberian honor dalam bentuk uang untuk dosen yang menggunakan e-learning. Untuk punishment, belum ada, namun ketua STMIK sangat memberikan penegasan kalau penggunaan sistem ini sangat dianjurkan

P8

J8

Apakah manajemen menginformasikan tentang rencana implementasi e-learning ini ke seluruh pihak yang terkait dalam organisasi? Iya, manajemen telah mengkomunikasikan keseluruh unit-unit yang terkait implementasi e-learning, di mading-mading, website organisasi, dan juga forum-forum mahasiswa dan dosen.

P9

Apakah ada training yang diselenggarakan oleh manajemen terkait implementasi e-learning ini?

J9

Ada, training dilakukan oleh LPPM dengan koordinasi dengan BAUK kepada seluruh dosen. Training ini baru dilaksanakan 1 (satu) kali pada saat awal implementasi.

P10

Apakah ada training yang diselenggarakan oleh manajemen terkait implementasi e-learning ini sudah cukup?

J10

Belum, karena training ini baru diselenggarakan 1 (satu) kali dan itupun tidak semua dosen bisa ikut.

P11


J11

Harapannya adalah e-learning mampu mempermudah dosen dan mahasiswa dalam berinteraksi, memperluas jangkauan peserta didik, meningkatkan kualitas proses belajar mengajar.



120

P12

Dari faktor-faktor keberhasilan berikut ini, manakah faktor keberhasilan yang sesuai dengan kondisi implementasi elearning di STMIK Indonesia?Top Management Support, Business Process Management, Communication, Understanding of Goal, Management Expectation, Training, Data Accuracy, User Attitude, Staff Capability, Sufficient Financial Resourcess

J12

Faktor yang sesuai adalah: - Top Management Support - Understanding of Goal - User Attitude



121

Lampiran 3. Wawancara kepada Kepala Subbagian Penelitian


LAMPIRAN 3 HASIL WAWANCARA 3 : Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat : Farisya Setiadi, S.T., M.T.I. : Kepala Subbag. Penelitian

P1


J1

Manajemen ingin meningkatkan prestasi mahasiswa dengan meningkatkan tingkat interaksi pembelajaran antara peserta didik dengan dosen dan juga menyediakan sarana pembelajaran dari mana dan kapan saja yang mampu menjangkau peserta didik dalam cakupan yang luas. Selain itu juga agar mempermudah penyempurnaan dan penyampaian materi pembelajaran.

P2


J2

Ketua STMIK mendukung sepenuhnya implementasi e-learning ini. Dukungan yang terlihat adalah mudahnya pemberian dana terkait e-learning, namun tentunya dengan analisis permintaan anggaran yang benar.

P3

Apakah ada unit, divisi atau departemen khusus yang mengelola dan mengembangkan sistem informasi e-learning saat ini?

J3

Belum ada unit khusus, yang ada adalah 2 (dua) orang admin yang mengelola e-learning ini.

P4


J4

Infrastruktur TI sudah cukup baik untuk menangani e-learning, namun dari segi kerapian kabel-kabel LAN harus tata ulang, supaya lebih efektif dalam penggunaan kabel tersebut dan memudahkan dalam menganalisa ketika terjadi masalah.



122

P5

J5

Dalam menghadapi perubahan ini, strategi apa yang telah diterapkan oleh organisasi, supaya implementasi berjalan sesuai harapan? Strategi tersebut memang seharusnya dirancang sebelum implementasi dilaksanakan, namun pada saat implementasi kemarin, kami belum merancang strategi tersebut. Implementasi ini berjalan tanpa ada strategi tertulis yang jelas, maksudnya tim LPPM selaku penggagas implementasi ini langsung memberikan arahan lisan kepada divisi TI. Selain itu kebijakan yang mengatur hubungan kerja dengan pihak hosting juga belum ada, ini bisa menjadi titik kerawanan dalam implementasi ini.

P6

Bagaimana hasil dari implementasi e-learning sekarang ini?

J6

Implementasi e-learning tidak berjalan sesuai harapan, bahkan bisa dibilang masih gagal. Targetnya adalah semua dosen (35 orang) memakai e-learning ini, namun kenyataannya hanya 5 dosen saja yang memakainya.

P7


J7

Harapannya e-learning mampu meningkatkan prestasi mahasiswa karena mampu menjadi sarana pembelajaran dan diskusi antar mahasiswa dengan mahasiswa atau mahasiswa dengan dosen.



123

Lampiran 4. Wawancara kepada Kepala Laboratorium TI


LAMPIRAN 4 HASIL WAWANCARA 4 : Bagian Akademik : Syaiful, S.Kom., M.Kom. : Kepala Laboratorium TI

P1


J1

Keinginan manajemen untuk meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dan menerapkan kemajuan teknologi informasi di dunia pendidikan yaitu e-learning.

P2

Sejauh mana keterlibatan divisi TI dalam implementasi elearning ini?

J2

Sangat aktif terlibat, terutama dalam hal operasional dengan arahan dari Kepala LPPM dan Kepala Subbag. Penelitian.

P3

Bagaimana kondisi infrastruktur TI yang dimiliki STMIK Indonesia terkait dengan implementasi e-learning?

J3

Kalau hanya untuk e-learning, infrastruktur TI di STMIK Indonesia sudah cukup bagus. Jaringan internetnya sudah cepat dan kapasitas database sudah 2Tb. Kondisi ini sudah cukup untuk implementasi e-learning

P4


J4

Ketua STMIK selaku manajemen puncak sangat mendukung implementasi e-learning ini. Bentuk dukungannya adalah dimudahkannya dalam kebutuhan finansial, pebuatan kebijakan tentang penggunaan implementasi e-learning ini.

P5

Apakah ada unit, divisi atau departemen khusus yang mengelola dan mengembangkan sistem informasi e-learning saat ini?

J5

Pengelola e-learning hanya 2 (dua) orang yang diarahkan langsung oleh Kepala LPPM, Kasubbag. Penelitian dan Kepala Laboratorium TI. Kalau unit khusus yang dibentuk untuk mengelola e-learning, belum ada. Universitas Indonesia


124

P6

J6

Apa harapan dari implementasi e-learning ini? Harapan yang diinginkan akan adanya e-learning ini adalah meningkatnya prestasi belajar mahasiswa yang sekaligus mengenalkan kemajuan teknologi informasi di dunia pendidikan, sehingga dapat memicu timbulnya ide-ide kreatif dari mahasiswa untuk mengembangkannya lebih lanjut.



125

Lampiran 5. Wawancara kepada Kepala BAUK


LAMPIRAN 5 HASIL WAWANCARA 5 : Bagian Non Akademik : Dharmawan Subuh, S.Kom., M.Si. : Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian

P1

Bagaimana peran BAUK dalam implementasi e-learning ini?

J1

BAUK berperan dalam hal menyediakan dan mempersiapkan segala macam bentuk administrasi terkait implementasi e-learning dan SDM yang dibutuhkan. Ini dilakukan dengan berkoordinasi dengan masing-masing kepala bagian. BAUK juga merencanakan pengembangan kualitas dosen dengan mengadakan pelatihanpelatihan.

P2

Apakah ada kendala yang dihadapi oleh BAUK dalam menyediakan SDM untuk implementasi e-learning ini?

J2

Selama ini belum ada kendala, karena dalam penyediaan administrasi hingga SDM baru untuk keperluan e-learning ini, BAUK mendapat dukungan finansial dari ketua STMIK.

P3

Apakah ada dampak yang diakibatkan oleh adanya implementasi elearning ini?

J3

Tidak ada dampak yang berarti yang dihadapi oleh BAUK, mungkin hanya permasalahan kecil mengenai absensi dosen yang menggunakan e-learning. Untuk masalah ini, manajemen sudah membuat kebijakan bahwa penggunaan e-learning hanya 30% dari total perkuliahan.



126

Lampiran 6. Wawancara untuk Pemetaan Langkah Kotter


LAMPIRAN 6 HASIL WAWANCARA 6 : Bagian Akademik : Djoko Harsono, S.Kom., M.M., M.Kom. : Ketua Jurusan Sistem Informasi

P1

Untuk strategi “Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J1

Tujuannya adalah untuk memperkuat dukungan manajemen yang dalam implementasi e-learning ini sangat dibutuhkan dukungan dananya. Selain itu juga agar menjaga hubungan baik dengan manajemen (ketua yayasan) sehingga terbentuklah suatu kelompok yang memiliki kekuasaan dalam memimpin perubahan.

P2

J2

Untuk strategi “Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah untuk menjalin hubungan saling membutuhkan baik, sehingga kita dapat memastikan bahwa halangan-halangan terkait database e-learning yang dialih dayakan ke pihak hosting dapat dihilangkan.

P3

Untuk strategi “Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J3

Tujuannya adalah memanfaatkan waktu yang ada untuk mengkomunikasikan visi perubahan dengan membuat dosen lebih terpacu dalam menggunakan e-learning.

P4

Untuk strategi “Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi elearning?

J4

Tujuannya adalah mendapatkan informasi terkini dari implementasi e-learning ini, sehingga dapat disusun tujuan-tujuan jangka pendek dari implmentasi e-learning ini.



127

P5

Untuk strategi “Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forum-forum organisasi” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J5

Tujuannya adalah untuk membantu mempermudah proses atau usaha mengarahkan kepada perubahan yang dalam hal ini implementasi e-learning.

P6

Untuk strategi “Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J6

Tujuannya adalah memberikan penghargaan atau pengakuan kepada orang-orang yang mensukseskan perubahan, sehingga lebih terpacu untuk mensukseskannya lagi.

P7

Untuk strategi “Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J7

Tujuannya adalah untuk membentuk suatu organisasi atau kelompok yang fokus terhadap perubahan ini (implementasi elearning) sehingga proses perubahan berjalan lancar.

P8

Untuk strategi “Menjelaskan pentingnya e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J8

Tujuannya adalah memberikan gambaran informasi akan pentingnya melakukan perubahan dengan mendiskusikan dampakdampaknya.

P9

Untuk strategi “Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pengelolaan databasee-learning dengan pihak hosting” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J9

Tujuannya adalah membuat hubungan kerja yang lebih baik terhadap pihak ketiga, sehingga memperjelas cakupan kerja yang harus menjadi tanggung jawab pihak ketiga tersebut..

P10

Untuk strategi “Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J10

Tujuannya adalah melibatkan user untuk berkoalisi dalam proses perubahan sehingga akan memperkuat hubungan baik dan mensukseskan perubahan.



128

P11

Untuk strategi “Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J11

Tujuannya adalah memberikan informasi kepada semua stakeholder sehingga dapat merencanakan peningkatan kinerja dan membuat kemenangan-kemenangan jangka pendek.

P12

Untuk strategi “Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J12

Tujuannya adalah memberikan fasilitas kepada user yang kurang mampu sehingga mereka tetap mampu mengembangkan dirinya terhadap perubahan ini.

P13

Untuk strategi “Membuat SOP tentang etika berpendapat” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J13

Tujuannya adalah mengajarkan perilaku-perilaku organisasi yang baik terkait dengan proses perubahan.

P14 J14

Untuk strategi “Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah membantu mempermudah proses atau upaya perubahan yaitu implementasi e-learning.

P15

Untuk strategi “Menambah space database jika diperlukan” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J15

Tujuannya adalah menghilangkan rintangan-rintangan mungkin terjadi selama proses perubahan.

P16 J16

yang

Untuk strategi “Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah menciptakan kinerja yang lebih baik yang berhubungan dengan proses perubahan.



129

P17

J17

P18 J18

Untuk strategi “Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah membantu mempermudah proses terjadinya perubahan, karena dengan mengetahui nilai manfaat TI yang dihasilkan maka akan diketahui juga tindakan terhadap implementasi ini. Untuk strategi “Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah mengembangkan kemampuan user dalam penggunaan e-learning ini.

P19

Untuk strategi “Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J19

Tujuannya adalah mempermudah proses terjadinya perubahan dengan mengadakan training-training terhadap penggunaan elearning.

P20

Untuk strategi “Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J20

Tujuannya adalah mempelajari kompetitor yang terbukti berhasil dalam implementasi e-learning, sehingga dapat diambil pelajaranpelajaran pentingnya.

P21

J21

Untuk strategi “Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah melakukan pengawasan terhadap jalannya perubahan sehingga apabila terjadi masalah dapat segera ditanggulangi. Selain itu dapat juga merencanakan kemenangankemenangan jangka pendeknya terhadap hasil monitoring.

P22

Untuk strategi “Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning?

J22

Tujuannya adalah mempercepat terjadinya proses sharing knowledge terhadap perubahan, sehingga membantu mempercepat proses terjadinya perubahan itu sendiri.



130

P23

J23

P24

J24

Untuk strategi “Mengkomunikasikan tujuan implementasi elearning kepada semua pihak dalam organisasi” apa tujuan adanya strategi ini terhadap implementasi e-learning? Tujuannya adalah memanfaatkan setiap waktu untuk memberikan informasi kepada user akan tujuan-tujuan dari implementasi elearning ini, sehingga user benar-benar paham akan tujuan implementasi ini. Berikut ini adalah hasil pemetaan strategi yang saya buat ke dalam 8 langkah Kotter, saya memetakannya berdasarkan tujuan/dampak/manfaat dari masing-masing strategi yang sebelumnya Bapak utarakan. Bagaimana menurut Bapak mengenai pemetaan ini? Pemetaan ini disesuaikan dengan tujuan yang tadi saya sampaikan ya? Kemudian dicocokkan dengan tujuan da ari 8 langkah Kotter tersebut? Ya, ini merupakan pemetaan yang bagus Mas, sesuai dengan kondisi implementasi e-learning di STMIK Indonesia karena disesuaikan dengan tujuan dari masing-masing strategi yang tadi saya sampaikan.



Lampiran 7. Kuesioner AHP kepada Ketua Jurusan Sistem Informasi 9 Top Management Support Top Management Support

8

7

6

5

Pembobotan Kriteria 4 3 2 1 2 3 4

6

7

8

●

9 Understanding of Goal

●

User Attitude

●

Understanding of Goal


5

User Attitude

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kedua 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola ● e-learning

131



132

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Ketiga 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forumforum organisasi Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forumforum organisasi Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forumforum organisasi Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning


●

Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning

● ●

Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning

●

Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya

● ●




133

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Keempat 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat SOP tentang etika berpendapat

●


●



●


● ●


●




134

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kelima 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Menambah spacedatabase jika diperlukan


●


● ●




135

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Keenam 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI


●


●

Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi

Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning

Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan implementasi e-learning

●


●


● ●




136

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Ketujuh 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Menyediakan bantuan alat pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu

●



●

●

Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning



137

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kedelapan 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Membuat kesepakatan mengenai pemeliharaan dan pengelolaan databasee-learning dengan pihak hosting

●

Menyarankan dosen untuk lebih sering membuka forum-forum diskusi pada elearning



138

Lampiran 8. Kuesioner AHP kepada Kepala Laboratorium TI 9 Top Management Support Top Management Support

8

7

6

5


5

6

7

8

9

●


●

User Attitude

●


User Attitude

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kedua 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen

●

Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning



139


Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Ketiga 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e● learning


●

Mensosialisasikan keunggulankeunggulan e-learning melalui forum-forum organisasi Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan e-learning Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning

Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi elearning Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya

●


●


● ●




140

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Keempat 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning

●


●

Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat SOP tentang etika berpendapat



●


● ●


●




141


Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kelima 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Menambah spacedatabase jika ● diperlukan

Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Menambah spacedatabase jika diperlukan

● ●

Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning Menambah SDM TI baru yang berpengalaman dalam hal implementasi e-learning



142



●


●

Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi



●


●


● ●




143


●



●

●

Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning



144


●




145

Lampiran 9. Kuesioner AHP kepada Kepala BAUK 9 Top Management Support Top Management Support

8

7

6

5


5

6

7

8

9

●


●

User Attitude

●


User Attitude

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kedua 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen

●

Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola e-learning



146

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Ketiga 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forumforum organisasi Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forumforum organisasi Mensosialisasikan keunggulan-keunggulan elearning melalui forumforum organisasi Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan elearning Memberikan sosialisasi dan training kepada dosen akan kemudahan elearning Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi e-learning


●


●


●


● ● ●

Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya Mengadakan training yang komprehensif sesuai jabatan dan tanggung jawabnya



147

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Keempat 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Mengadakan training motivasi secara rutin kepada dosen agar lebih terpacu menggunakan elearning Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat tim yang terdiri dari dosen dan mahasiswa sebagai agent of change Membuat SOP tentang etika berpendapat

●


●



●


● ●


●




148

Pembobotan Strategi Manajemen Perubahan pada Langkah Kelima 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Mempertahankan hubungan kerjasama dengan pihak hosting Menambah spacedatabase jika diperlukan


●


● ●




149


●


Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning Menjelaskan setiap perkembangan implementasi ke seluruh pihak dalam organisasi


●

Mengevaluasi secara rutin kapasitas infrastruktur TI Memberikan tambahan reward bagi dosen dan mahasiswa yang berprestasi terkait implementasi e-learning



●


●


● ●




150


●


Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan elearning

●

●

Meningkatkan kompetensi dosen terkait penggunaan e-learning Mempelajari lesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning Mempelajarilesson learned dari perguruan tinggi lain yang telah berhasil mengimplementasikan elearning



151


●




UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI DI STMIK INDONESIA: STUDI KASUS IMPLEMENTASI E-LEARNING

Recommend Documents