Univers(ele) vereenvoudiging

Univers(ele) vereenvoudiging

Univers(ele) vereenvoudiging Uniformering en lastenreductie specifieke doelsubsidies universiteiten

Eindrapportage Juli 2007

INHOUDSOPGAVE

Inhoudsopgave Managemen tsamenva t t ing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1

2

3

In le id ing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 .1

P rob leem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

1 .2

A fbaken ing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

1 .3

Opze trappo r tage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Wa tgaa the t op leve ren?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 2 .1

W in s tun i ver s i te i ten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

2 .2

W in s tm in i s te r ie s /u it voe r ing s in s tan t ie s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2 .3

Add i t ione lew ins tdoo rb rede retoepa s s ing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2 .4

Mee r lumpsum ,een vouden m inde rlas ten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Ges tandaa rd isee rdekos teng ronds lagen,de f in i t iesenvoo rwaa rden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 3 .1 Hu id iges i tua t ie :ve rsch i l lendeu i tgang spun tenende f in it ie s. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3 .2

Voo rs te l len :ges tandaa rd i see rdeko s teng ronds lagen ,ges tandaa rd i see rdede f in i t iesen ge s tandaa rd i see rdevoo rwaa rden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4

5

6

Eénve ran twoo rd ing ,ééncon tro le (S iSa )enéénlo ke t. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 4 .1

Hu id iges i tua t ie :vee lcon t role sena c coun tan t sv e r k la r ingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4 .2

S iSaenove rweg ingenb i jdevoo rs te l len. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4 .3

Voo rs te l len :Eénve ran twoo rd ing,ééncon t ro le ,éénlo ke t(S iSa ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4 .4

Ove r igetoepa s s ingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Imp lemen ta t ie :Ve r z i lve r envandew ins t. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 5 .1

Imp lem en ta t ie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

5 .2

Toe l i ch t ingopde imp lemen ta t ie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5 .3

O ve r z i ch t s tabel imp lemen ta t ie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

B i j lagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1 / 5 8

MANAGEMENTSAMENVATTING

Managementsamenvatting Tijd, geld en energie moeten worden besteed aan onderzoek en onderwijs, niet aan onnodige administratieve handelingen en controles. Universiteiten worden als ontvangers van onderzoeksubsidies vanuit verschillende ministeries geconfronteerd met hoge administratie- en verantwoordingslasten en ergeren zich als gevolg van een gebrek aan uniformiteit in uitgangspunten en definities. Daarnaast moeten zij aan strenge verantwoordingseisen voldoen. Een breed samengestelde projectgroep is verzocht concrete voorstellen te doen om de administratieve-, controle-, en verantwoordingslasten bij specifieke doelsubsidies van de rijksoverheid aan universiteiten1 terug te dringen. Dit project sluit aan bij het streven van het kabinet naar een verdergaande vermindering van administratieve -en uitvoeringslasten op het terrein van subsidies. Daarbij kunnen de resultaten van dit project als voorbeeld dienen voor de bredere operatie op het gebied van uniformering van subsidies, zoals aangekondigd in het bij het coalitieakkoord opgenomen SGO-stuk “de verkokering voorbij”. Doel van die operatie is het bereiken van substantiële efficiencyvoordelen door een uniforme subsidiesystematiek, die de uitvoering en de verantwoording vergemakkelijkt en uniformeert.

Van Lasten… Elke universiteit ontvangt jaarlijks tientallen specifieke doelsubsidies. De Universiteit van Amsterdam (UvA) ontvangt jaarlijks bijvoorbeeld zo’n € 9,2 miljoen aan specifieke doelsubsidies van de ministeries van VWS, EZ, OCW, Buza, BZK, LNV Justitie, SZW en VROM. Het gaat hierbij om zo’n 130 lopende subsidieprojecten variërend van kleine subsidies van 4500 euro tot grote (meerjarige) subsidies van een aantal miljoen euro. Ieder ministerie(/directie) hanteert -vanuit zijn eigen denkwereld- eigen definities en uitgangspunten. Gebrek aan uniformiteit leidt er toe dat per subsidie een aparte -soms handmatig bijgehoudenadministratie moet worden bijgehouden. Bovendien is er nauwelijks herhalingservaring op te doen op administratief gebied, dit is niet efficiënt. Ten slotte is de controledruk onevenredig hoog. Er moet per subsidieproject worden verantwoord (en gecontroleerd) met een financiële verantwoording én een aparte accountantsverklaring, oplopend tot tientallen accountantsverklaringen per jaar. Zo heeft de TU Eindhoven, in 2006, 58 accountantsverklaringen afgegeven voor rijkssubsidieprojecten. Het tijdbeslag voor de controle dat daarbij hoort is onevenredig hoog, namelijk 1140 uur voor een geldstroom van ca. € 10 mln. Ter vergelijking: het controleren van de jaarrekening van de universiteit (€ 260 mln.) neemt 1100 uur in beslag. De universiteiten schatten de totale lasten van administratie, controle en verantwoording voor specifieke doelsubsidies op zo’n € 7 miljoen per jaar. Daarnaast zijn er uitvoeringskosten aan de kant van de subsidieverstrekker(/uitvoerder), welke gemiddeld zo’n 7 á 8% van de totale subsidiestroom bedragen. 1

Inclusief de Universitaire medische centra (UMC).

2/58


…Naar Lusten… De voorstellen van de projectgroep bieden zicht op een relatief grote besparing van gemiddeld 68% en voorkomen irritaties op de werkvloer. In onderstaande tabel wordt - op basis van gegevens van de universiteiten - een indicatieve raming van de besparingen voor alle universiteiten gegeven. Tabel 1

Indicatie van de totaal besparing (alle universiteiten, UMC’s) in mln. € Administratielasten

Controlelasten

Totale lasten

Huidige situatie

4,6

2,2

6,8

Nieuwe situatie

1,8

0,4

2,2

2,8 ( 60%)

1,8 ( 83%)

4,6 (68 %)

Besparing

De maximale winst in de controle is alleen te behalen in samenhang met de uniformeringvoorstellen aan de voorkant; geïsoleerd bezien leveren de controlevoorstellen een beperktere efficiencywinst op. Daarnaast moeten universiteiten hun interne systemen en verantwoordingsprocessen met betrekking tot projecten hebben gestroomlijnd en op orde hebben. De voorstellen leveren naar verwachting ook een substantiële besparing op voor ministeries en uitvoeringsorganisaties (vooralsnog zijn geen kwantitatieve gegevens voorhanden). Deze zijn: een efficiencyslag bij de ontwikkeling van regelgeving (“niet steeds op nieuw het wiel uitvinden”); een efficiëntere uitvoering en verantwoording zonder een afbreuk te doen aan de effectiviteit van de subsidies. Flexibiliteit in de hoogte van het subsidiebedrag wordt behouden door het aanpassen van de variabelen (o.a. subsidiepercentage) die van invloed zijn op het subsidiebedrag; de ministeries en consortia krijgen jaarlijks inzicht en zekerheid over de besteding van de subsidie; imago winst: minimale controle en verantwoordingslasten voor subsidieontvangers. De voorstellen in deze rapportage zijn gericht op het oplossen van concrete problemen die zich vooral voordoen bij subsidiëring van universiteiten op declaratiebasis. De voorstellen zijn echter ook toepasbaar op andere subsidievelden waar subsidieontvangers en uitvoerders een hoge lastendruk ervaren (o.a. HBO, MBO en TNO). Zo heeft TNO in de periode van 2003-2006 zo’n 200 specifieke rijkssubsidies ontvangen met een totaalbedrag van ca. € 10,5 mln. De controlekosten lopen hierbij op tot boven de 10% van het subsidiebedrag. Meer lumpsum, minder details Een verdere en grotere winst voor zowel de subsidieontvanger als uitvoerder kan worden behaald door minder gedetailleerde regelgeving en meer lumpsum- financiering (bestedingsvrijheid voor de subsidieontvanger). Een vast kader voor de financiering borgt dat administratieve- en controlelasten proportioneel zijn voor het te subsidiëren bedrag/subsidiepercentage, waarbij lumpsum de voorkeur heeft. De uitgangspunten hierbij zijn: uitgaan van vertrouwen, professionalisering, eenvoud en proportionaliteit in eisen en informatie.

3/58


De voorstellen Voorstellen uniformering kostengrondslagen, definities en voorwaarden Verschillende uitgangspunten en definities ten aanzien van de subsidiabele kosten (bijv. overheadkosten) leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen binnen de universiteit. Nu worden allerlei berekeningen handmatig gemaakt, zoals het extracomptabel koppelen van salarisgegevens, urenstaten en financiële gegevens. Voorgesteld wordt om aan de “voorkant” (aanvraagfase van de subsidie) -via aanpassing van regelgeving- te komen tot:

standaardisatie van kostengrondslagen (gelimiteerd tot 3 vormen) Deze vormen (forfaitair, directe personeelskosten + opslag voor indirecte kosten, en integraal) bieden de subsidieverstrekker en subsidieontvanger voldoende flexibiliteit. Als de subsidieverstrekker niet subsidieert op basis van een forfaitair uurtarief ligt de keuze voor de kostengrondslag bij de subsidieontvanger;

gestandaardiseerde definities (subsidiabele kosten); en

gestandaardiseerde voorwaarden.

De voorstellen leiden tot: besparing in het aanvraagproces. Tijdrovende en geldverslindende discussies worden voorkomen; daling van administratielasten en aansluiting bij de bedrijfsvoering van de instelling; eenduidigheid door aansluiting bij uitgangspunten van de EU; en transparantie over matching (bij integrale kostengrondslag). Voorstellen vereenvoudiging verantwoording en controle(SiSa) Om een einde te maken aan het grote aantal accountantsverklaringen en aan de onevenredig hoge controledruk wordt voorgesteld dat een universiteit zich over alle specifieke doelsubsidies kan verantwoorden met één financieel verantwoordingsdocument, één controle en één accountantsverklaring. Hierbij wordt uitgegaan van: één controleprotocol; en één loket/brievenbus dat/die de verantwoording over de belanghebbenden verspreid. De voorstellen leiden tot: vermindering van de controledruk en controlekosten (systeemgerichte controle en per groep);en adequate zekerheid bij de verantwoording over de rechtmatigheid, waarbij de huidige onnodige hoge controle intensiteit wordt weggenomen. Implementatietraject De projectgroep heeft op basis van de ”80/20-regel” een implementatieoverzicht opgesteld met (kader)subsidieregelingen die aanpassing behoeven (gericht op aanpassing uiterlijk in 2008). De aanpassingen richten zich op nieuwe subsidieregelingen en –aanvragen. De voorstellen inzake efficiëntere controles kunnen mogelijk ook toegepast worden op lopende subsidietoekenningen; dit zal per regeling moeten worden bezien. De implementatie moet goed worden begeleid door voorlichting en workshops richting de gebruikers. Voorgesteld wordt tevens in een convenant tussen de VSNU en de betrokken ministeries de wederzijdse inspanningsverplichtingen vast te leggen.

4/58

INLE ID ING

1 In le id ing Un ive rs i te i tenwo rdena l son tvange rsvanonde rzoe ksubs id ie svanui tve rsch i l lende m in is te r ie s gecon f ron tee rd me thoge las tenene rge renz i cha lsgevo lgvaneengeb rekaanun i fo rm i te i t in u i tgang spun tenende f in i t ies .Daa rnaa s t moe tenzi jaans t rengeve ran twoo rd ing se i senvo ldoen . Eenb reedsamenge s te ldep ro je c tg roep isve rzo ch tconc re tevoo rs te l lentedoenomdeadm in i s t ra t ie , con t ro le ,enve ran twoo rd ings las tenb i jspe c i f ie kedoe lsubs id iesvander i j ksove rhe idaan rugted r ingen .Doo rdee lname /be t ro kkenhe idvana l lere levan tepa r t i jen(o .a . un i ve r s i te i ten2te m in is te r ie svanEZ , OCWenVROM ,Sen te rNovem ,CF I ,VSNU ,A lgemeneRe ken kame r ,N IVRAen iseenp la t fo rmgec reëe rdwaa r indeopd rach tendeop lo ss ingen d ive rseun ive rs i te i ten3) mu l t id isc ip l ina i renb reedz i jnaangepa k t .H ie rdoo rkunnendevoo rs te l lenookd ienena l sv l iegw ie lvoo r ande re in i t ia t ievenophe tte r re invanve reenvoud ig ingenve rm inder ingvanve ran twoo rd ing s la s ten b innenenbu i tenhe tun ive rs i te i tsdome in .

1 .1

P rob leem

B i jspec i f ie kedoe l sub s id ie sd ieun ive rs i te i tenvanhe tR i jkon tvangen(vee la londe rzoe kssubs id ies )z i jn deadm in i s t ra t ie ,ve ran twoo rd ings -encon t ro le las tenvoo rdeun ive rs i te i t-a l ssubs id ieon tvange r hoog .Deun i ve rs i te i tenscha t tendeto ta le las tenvandef inan c ië leadm in i s t ra t ieendef inan c ië le ve ran twoo rd ingb i jde zespec i f ie kedoe l sub s id iesopzo ’n€7 m ln .pe r jaa r .D i tkom tg lobaa lnee rop 4 ,5%vande inkom s tenu i tspe c i f ie kedoe lsubs id ies . .Daa rnaas tz i jne ru i tvoe r ingsko s tenaandekan t vandesubs id ieve rs t re k ke r ( /u i tvoe rde r ) ,we lkegem idde ldzo ’n7á8%vandeto ta lesubs id ies t room bed ragen4. Spec i f iekesubs id iesindep rak t i jk :deUn ive rs i te i tvanAms te rdam(UvA ) In2005bed roegende in koms tenu i tonde rzoe kvoo rna t iona leove rhedenvoo rdeUvA 9 ,2 m ln .eu ro . He tgaa th ie rb i jomzo ’n130con t ra c ten /sub s id ie s va r ië rendvank le inecon t ra c ten /subs id ie svan4500 eu roto teeng roo t(mee r ja r ig )con t rac tvan4 m ln .eu ro .H ie rb i jz i jnve le m in is te r iesbe t rokken(VWS , EZ , OCW ,Bu za ,BZK ,LNVJu s t i t ie ,SZWenVROM ) .Eenaan ta lg ro tesub s id ies t romenwo rd t ve rs t rek tv iade in te rmed ia i reo rgan i sa t ieSen te rNovem . Iede rm in i s te r ie ( /d i rec t ie )han tee r thaa re igende f in i t iesenu i tgang spun tenwaa rdoo rvee l ,en onnod ige ,adm in is t ra t ie ,con t ro le ,enve ran twoo rd ing las tenon ts taan .Pe rsub s id iewo rd t : 1 . u i tgegaanvanande rebeg r ippenen /o fu i tgang spun tenb i jdef inan c ie r ing ;en 2 . ve ran twoo rd(enge con t ro lee rd )pe rp ro je c tme teenf inanc ië leve ran twoo rd ingéneenapa r te accoun tan tsve rk la r ing . 2

Inc lus ie fdeUn ive rs i ta i re Med ischeCen t ra(UMC ’s ) . O ve rz ich ta l lebe t rokkenpa r t i jenopgenomenindeb i j lage . D i tpe rcen tagegee f tdeve rhoud ingtuss endeloonkos tenendebe le idsge ldenvanhe tagen tschapSen te rNovemwee ro .b .v . gegevensu i the tjaa rve rs lag .

3 4

5 / 5 8

INLEIDING

Ad 1

Uiteenlopende financieringswijzen leggen een grote druk op de administratieve systemen

binnen de universiteit. Door verschillende uitgangspunten en definities ten aanzien van de subsidiabele kosten (bijv. overheadkosten) is de universiteit genoodzaakt veel verschillende administraties te hanteren en bij te houden. Bovendien is er op administratief gebied nauwelijks herhalingservaring op te doen door de grote verschillen tussen de subsidieregelingen. Dit is niet efficiënt en kost veel tijd, energie en geld. De kosten die gepaard gaan met de administratieve lasten zijn jaarlijks in totaal ca. € 4,6 mln. (o.b.v. schattingen van universiteiten). Lasten in de praktijk: Administratieve lasten UVA De UvA doet momenteel voor elke regeling allerlei handmatige berekeningen, die zelfs per regeling nog verschillen van jaar tot jaar. Het financieel systeem van de UvA heeft een debiteurenmodule, die eenvoudig een mooie declaratie kan opstellen (“druk op de knop principe”). Dit systeem kan door de huidige uiteenlopende voorwaarden niet worden gebruikt. De UvA moet daarom extracomptabel salarisgegevens, urenstaten en financiële gegevens koppelen om een subsidiedeclaratie op te stellen. Ad 2

Doordat per subsidieproject wordt verantwoord en gecontroleerd, is sprake van een onnodig5

intensieve controle en van tientallen accountantsverklaringen bij subsidieverantwoordingen per universiteit per jaar. Dit effect wordt versterkt door consortia van subsidieontvangers die verklaringen vragen om extra zekerheid te krijgen. Totaal bedragen de controlelasten jaarlijks ca. € 2,2 mln. Controlelasten Technische universiteit Eindhoven: onevenredig hoog! In 2006 zijn er door de accountant van de Technische Universiteit Eindhoven 58 accountantsverklaringen afgegeven voor rijkssubsidieprojecten. De tijdbesteding die daarbij hoort is 1140 uur voor een geldstroom van c.a. € 10 mln. Ter vergelijking: aan de jaarrekeningcontrole van de universiteit wordt ongeveer 1100 uur besteed terwijl dit gaat om een geldstroom van c.a. € 260 mln.

1.2

Afbakening

Deze rapportage richt zich in eerste instantie op de specifieke doelsubsidies die, van het Rijk aan universiteiten en UMC’s worden verstrekt. Het betreft vooral onderzoekssubsidies die worden 6

gefinancierd op declaratiebasis . De ministeries van EZ en OCW zijn, vanuit het Rijk, de grootste subsidieverstrekkers. Het gaat momenteel om ongeveer 50 (doel)subsidieregelingen van waaruit meerdere projecten en doelgroepen worden gefinancierd. Ook kennisinstellingen en bedrijven worden (onder anderen) gesubsidieerd. Deze doelgroepen ervaren dezelfde lasten. Daarom is rekening gehouden met een bredere toepasbaarheid van de voorstellen (in dit kader is o.m. TNO betrokken). Zo ontstaat een (mogelijke) spin-off richting andere subsidieterreinen waar door de subsidieontvangers en de uitvoerders een hoge lastendruk wordt ervaren. 5

Adequate zekerheid op rijksniveau vereist een zekerheid van 1% goedkeuringstolerantie op het artikelniveau van de rijksbegroting. Van een artikel van de rijksbegroting worden meerdere projecten gefinancierd (zie bijlage 6). Op dit moment wordt per project gecontroleerd met 1% goedkeuringstolerantie waardoor een onnodige grote zekerheid wordt gegeven. 6 Bij bekostiging op declaratiebasis worden alleen de werkelijk gemaakte kosten vergoed.

6/58

INLEIDING

Niet alleen universiteiten hebben er last van: verantwoordingslasten TNO TNO heeft in de periode van 2003 tot en met 2006 zo’n € 10,5 mln. aan specifieke rijkssubsidies ontvangen7. Het betreft ruim 200 projecten. Per project wordt een afzonderlijke accountantsverklaring gevraagd. De controlekosten van de externe accountant bedragen totaal ca. € 1 miljoen. De totale kosten zijn nog hoger omdat de interne TNO-kosten hier nog aan moeten worden toegerekend (o.a. bijhouden administraties, voorwerk).

1.3

Opzet rapportage

Deze rapportage gaat eerst in op de vraag “Wat levert het op” (hoofdstuk 2). Op basis van schattingen van universiteiten wordt een indicatie van de beoogde winst gegeven. Daarnaast wordt ingegaan op overige toepassingsmogelijkheden van de voorstellen waardoor een verdere reductie van verantwoordingslasten kan worden bereikt. Ook wordt een breder beeld geschetst van mogelijke ontwikkelingen op het terrein van lastenreductie bij subsidies. De concrete voorstellen om tot lastenreductie te komen vormen de kern van deze rapportage (hoofdstuk 3 en 4). Hoofdstuk 3 richt zich op besparingen aan de financieringskant (“voorkant” van het subsidieproces) en bevat voorstellen voor gestandaardiseerde uitgangspunten en definities bij de rijkssubsidieverstrekkers. Hoofdstuk 4 gaat in op besparingen die zijn te bereiken aan de controlekant (“achterkant” van het subsidieproces) door te komen tot één verantwoording, één controle, één accountantsverklaring en één loket voor verantwoordingsdocumenten voor alle subsidies aan universiteiten. Tenslotte gaat de rapportage in op de implementatie van de voorstellen (hoofdstuk 5). Hierbij wordt enerzijds aandacht besteed aan de subsidieregelgeving en anderzijds aan de systemen van de universiteit. De ministeries en universiteiten zullen hun inspanningsverplichting expliciteren in een convenant. Het betreft een complexe materie waarbij het venijn soms in de details zit. Vandaar dat onderdelen gedetailleerd zijn uitgewerkt. Om de leesbaarheid te bevorderen zijn de voorstellen in het rapport op hoofdlijnen beschreven. De bijlagen bevatten een gedetailleerde uitwerking van enkele voostellen (zoals een gestandaardiseerd begrippenkader, gestandaardiseerde voorwaarden ten aanzien van de berekening van integrale kosten).

7

Naast de instellingssubsidies/vraagsturing.

7/58

WAT GAATHET OPLEVEREN?

2

Wa tgaa the top leve ren?

Devoo rs te l lenind i trappo r t : a ) kunnenle idento teenind ica t ievebespa r ingvoo run ive rs i te i tenvan60%adm in is t ra t ieve las tenen83%vande(accoun tan ts )con t ro le la s tenvandef inanc ië leve ran twoo rd ingvan r i jkssubs id ies .D i tkom tnee rops t ruc tu re l ebespa r ingvanca .€4 ,6 m ln .pe rjaa r ; b ) leve reneensubs tan t ië lee f f ic iencyw ins topvoo rm in is te r iesenu i tvoe r ings ins tan t ies8. De w ins tkan wo rdenve rg roo tdoo rhe ttoepassenvandevoo rs te l len : opa l lesubs id ieon tvange rsvandebe t re f fenderege l ingen ; opande resubs id ie te r re inen ;en doo rsubs id ieve rs t rekke rsbu i tendeove rhe id .

2 .1

W ins tun ive rs i te i ten

Intabe l1wo rd t ,opbas i svanscha t t ingendoo run ive rs i te i ten ,dew ins tvandevoo rs te l lenu i td i t rappo r twee rgegeven(w in s tophe tgeb iedvanve rm inde r ing la s tenf inanc ië leve ran twoo rd ingen con t ro le ,enf inan c ië leadm in is t ra t ie ) .De zew ins tkana l leenwo rdenbehaa lda l s : devoo rs te l len insamenhangwo rdenge ïmp lemen tee rd .De max ima lew in s t indecon t ro le isa l leen 9 ges tandaa rd isee rde tebeha lena l sa l lesub s id ieve rs t re kkende m in is te r ie sb i jf inan c ie r ing

ko s teng ronds lagen ,ge s tandaa rd isee rdede f in i t iesenges tandaa rd i see rdevoo rwaa rdenhan te ren ; un ive rs i te i tenhun in te rnesys temenenve ran twoo rd ingsp ro ce ssen me tbe t re kk ingto tp ro jec ten ges t room l i jndenopo rdehebben . Tabe l1 Ind ica t ievandeto taa ltebeha lenbespa r ing(voo ra l leun ive rs i te i ten10)in m ln .eu ro ’s Adm in is t ra t ie las ten

Con t ro le las ten

To ta lelas ten

Hu id iges i tua t ie

4 ,6

2 ,2

6 ,8

N ieuwes i tua t ie

1 ,8

0 ,4

2 ,2

2 ,8(60% )

1 ,8(83% )

4 ,6(68 % )

Bespa r ing

Dew in s t i su i ttesp l i t sen intweede len : a ) debe spa r ingd iewo rd tbe re ik t inadm in i s t ra t ie la s ten ;en b ) debe spa r ingd iewo rd tbe re ik t indecon t ro lekos ten . Ada He than te renvanges tandaa rd i see rdeko s teng ronds lagen ,ge s tandaa rd i see rdede f in i t iesen ges tandaa rd i see rdevoo rwaa rden le ve r tdevo lgendew in s top : eenaanz ien l i j ket i jd -enko s tenbe spa r ing inhe t aanv raagp roces .Desub s id ieve rs t rekke rende un ive rs i te i thoevenn ie ts teed steonde rhande lenove rdesubs id iabe lekos ten ;

8

Eenkwan t i ta t ieveinscha t t ingh ie rvanisopd i t momen tn ie tvoo rhanden . Opdec la ra t iebas is . 10 Inc lus ie fdeUMC ’s . 9

8 / 5 8

WAT GAAT HET OPLEVEREN?

een daling van administratielasten door gebruik van één kostengrondslag per universiteit voor alle subsidies die aansluit bij de bedrijfsvoering van de instelling. De universiteiten hoeven de subsidiabele kosten niet meer per departement en per subsidieregeling op een andere manier te berekenen en anders te administreren; er is duidelijkheid voor universiteiten over het toerekenen van kosten bij de berekening van integrale kosten; een eenduidig begrippenkader en gestandaardiseerde voorwaarden leiden er, ten aanzien van integrale kosten, toe dat de "echte" kostprijsverschillen overblijven. De tarieven worden beter vergelijkbaar waardoor de marktwerking is gediend; de eigen bijdrage van de instelling ter dekking van de integrale kosten (“matching”) wordt inzichtelijk, waaroor een universiteit deze kosten beter kan beheersen; en eenduidigheid doordat zoveel mogelijk is aangesloten bij uitgangspunten van de EU kaderprogramma’s. Kwantitatieve winst: een indicatieve besparing in administratielasten ten aanzien van de financiële verantwoording van € 2,8 mln (60%). Ad b

Eén verantwoording, één controle(SiSa) en één loket levert de volgende winst op:

Geen aparte verantwoordingen meer: de universiteit verantwoordt zich met één subsidieverantwoording voor alle ontvangen specifieke rijkssubsidies; een vermindering van de controledruk en controlekosten: - er vinden geen aparte projectcontroles meer plaats; - er worden geen aparte accountantsverklaringen per project meer afgegeven; en - door gestandaardiseerde voorwaarden bij subsidiëring wordt meer systeemgericht gecontroleerd. er wordt adequaat zekerheid

11

verstrekt bij de verantwoording over de rechtmatigheid, maar de

huidige onnodige hoge controle intensiteit wordt weggenomen; en de universiteit hoeft de verantwoording maar naar één instantie te versturen. Deze instantie verspreidt de informatie aan alle gebruikers van de verantwoording. Kwantitatieve winst: een indicatieve besparing in administratielasten ten aanzien van de financiële verantwoording van € 1,8 mln. (83%). In onderstaande tabel is voor één universiteit aangegeven hoe is gekomen tot een indicatieve besparing van 83%. Tabel 2

Toelichting winst voor één universiteit (gemiddeld 60 projecten)

Huidge situatie projecten * gemiddelde

Nieuwe situatie Totaal controletijd

60 projecten in 1 controle

(maximale) besparing

1050 uur

150-200 uur

83%

controletijd 60 * 15-20 uur

11

De nieuwe controlewerkwijze(SiSa) is gericht op het geven van voldoende zekerheid op artikelniveau van de Rijksbegroting, namelijk 1% goedkeuringstolerantie.

9/58


2 .2

W ins tm in is te r ies / u i tvoe r ings ins tan t ies

Devoo rs te l len leve rennaa rve rwach t ingookeensub s tan t ië lebespa r ingopvoo rm in is te r ie sen u i tvoe r ing so rgan i sa t ie s(eenkwan t i ta t ie ve inscha t t ingh ie rvan isopd i t momen tn ie tvoo rhanden ) : doo rr i jksb reedgeün i fo rmee rdede f in i t ie senu i tgang spun tenwo rd teene f f ic iency s laggemaa k tb i jde on tw i kke l ingvann ieuwerege lgev ing( “n ie ts teed sopn ieuwhe tw ie lu i tv inden ” ) ; devoo rs te l len makeneene f f ic iën te reu i tvoe r ingenve ran twoo rd ing moge l i j kzonde ra fb reuktedoen aandee f fe c t iv i te i tvandesubs id ie s .Desub s id ieve rs t rekke rbepaa l tdehoog tevanhe t sub s id iebed ragdoo rhe tvas ts te l lenvanva r iabe lend ievan inv loedz i jnophe tsubs id iebed rag(w .o . he tsub s id iepe rcen tage ) ; he tm in is te r iek r i jg t ,doo réénsub s id ieve ran twoo rd ingvoo ra l leon tvangensub s id iespe run ive rs i te i t , inz i ch t indeto ta ler i jkssub s id ie s t romenr ich t ingeensubs id ieon tvange r ; de m in is te r ie sencon so r t iak r i jgen ,doo rde jaa r l i jksesub s id ieve ran twoo rd ingvoo ra l leon tvangen spe c i f ie ker i j k ssub s id ie stu ssen t i jd s inz i ch tenzeke rhe idove rdebes ted ingvandesubs id ie . H ie rdoo rkanope f f ic iën teene f fec t ievew i jzewo rdengemon i to rd ;en imagow in s t :m in ima lecon t ro leenve ran tw oo rd ing s la s tenvoo rsubs id ieon tvange rs .

2 .3

Add i t ione le w ins tdoo rb rede retoepass ing

He tn ieuwekab ine tbeoog t inhe tkade rvandee f f ic iencyope ra t ieeenve rde rgaandeve rm inde r ingvan adm in i s t ra t ie ve-enu i tvoe r ings las tenophe tte r re invansub s id iesterea l ise ren .Devoo rs te l lenu i td i t rappo r tonde rs teunend i tdoe l .Dere su l ta tenvand i tp ro je c tkunnend ienenvoo reenb rede reope ra t ie ophe tgeb iedvanun i fo rme r ingvansub s id ies .Deze b rede reope ra t ie isaange kond igd indeb i jhe t coa l i t ieakkoo rdopgenomenSGO -s tu k“deve rko ke r ingvoo rb i j ” .Aandezeopd rach two rd t momen tee l doo rhe tm in i s te r ievanF inanc iënu i tvoe r inggegevenin in te rdepa r temen taa lve rband .Doe lvande ze ope ra t ie ishe tbe re ikenvansub s tan t ië lee f f ic iencyvoo rde lendoo reenun i fo rmesub s id iesy s tema t iek , d iedeu i t voe r ingenve ran twoo rd ingve rgema k kel i j k tenun i fo rmee r t .He t i sdaa romzaa komde resu l ta tenvandep ro jec tg roep inoo kd i tb rede repe rspec t ie ftep laa tsen . Voo rs te l lenadd i t ione lew in s t Voo ru i t lopendopde zeon tw ikke l ingens te l tdep ro je c tg roepeenaan ta lb rede re toepa ss ing smoge l i j khedenvoo rd iedew in s tve rde rkunnenve rg ro ten . 1 . Kade rvoo ronde r zoekeninnova t ieve ld .Despec i f iekedoe lsub s id ie sd ieun ive rs i te i ten on tvangenbe t re f fensubs id ie rege l ingenwaa rvandedoe lg roepb rede r isdanu i t s lu i tend un ive rs i te i ten .B i jvoo rbee ld :desub s id ie rege l ingenvanEZz i jn ,naa s tun ive rs i te i ten ,ookge r i ch top kenn is ins te l l ingen(o .a .TNO )enbed r i jven(o .a .Ph i l l ips /She l lenhe t MKB ) .He tw i jz igenvande sub s id ie rege l ingen ina lgemenez in(waa rb i jun ive rs i te i tengeenu i tzonde r ing spo s i t iek r i jgen ) le id t e r toeda too kb i jdeove r igedoe lg roepenvee lw in s two rd tgeboek t .Doo reengoede 12 rdendevoo rs te l lenge ïmp lemen tee rd inde Omn ibu s -am vbvanEZd ie samenwe r k ing me tEZ wo

indetoekom s teenkade rb ied tvoo rEZ -subs id i e sophe tte r re invanonde rzoe ken innova t ie . 12

EZisbeg in2007ges ta r t me teenonde rzoeknaa rhe tEZ -subs id ie ins t rumen ta r iumge r ich toponde rande rede kos teng ronds lag .Dewe rkzaamhedenvandep ro jec tg roepvanEZs lu i tengoedaanb i jd i tp ro j ec t .D i tp ro jec tr ich tz ichopa l le

10 / 58


2 . Imp lemen ta t ieopande resubs id ie te r re inenzoa lsHBOen MBO .Devoo rs te l lenkunnenookop ande re OCWte r re inenwo rdentoegepa s t . a . Wa tb i jun ive rs i te i tenspee l t iséénopéén teve r ta lennaa rHogescho len .HBO ins te l l ingen hebbenen thous ia s topdevoo rs te l lenge reagee rd .Indeaan loopnaa rhe tconvenan tza l nade reaans lu i t ing me tdehe tHBO -ve ldwo rdenge zo ch t . b . Eenve rge l i j kba res i tua t iebes taa tookbi j MBO ins te l l ingend iewo rdenge con f ron tee rd me t ve ran twoo rd ings las tendoo r mee rvoud igeve ran twoo rd ingennaa rgemeen ten . 3 . Con t rac tenvssubs id ies .He tkom tvoo rda too kb i jonde rzoekscon t rac ten accoun tan tsve rk la r ingenwo rdengev raagd .Ind iena c coun tan tscon t ro leh ie rb i je ch tnoodzake l i jk wo rd tgea ch tkanwo rdenaange s lo tenb i jdeS ing le in fo rma t ionS ing leaud it -sys tema t iek(H4 ) . 4 . Toepass ingdoo rsubs id ieve rs t rekke rsbu i tender i jksove rhe id .Bu i tender i jksove rhe idkan toepa ss ingvandevoo rs te l lendoo rove r igesubs id ieve rs t re kke rsaanun ive rs i te i tenzoa l sde co l le c tebus fondsento tw in s t le iden .D i t l ig tbu i tende inv loedvander i jksove rhe id , maa r un ive rs i te i tenzoudend i tb i jhunove r igesub s id ieve rs t rekke rskunnenaand ragen .

2 .4

Mee rlumpsum ,eenvouden m inde rlas ten

Devoo rs te l len indezerappo r tagez i jnge r ich tophe top lo ssenvancon c re tep rob lemend iez i ch voo rdoenb i jsub s id ië r ingvanun ive rs i te i tenopde c la ra t ieba s is .Inhe tgehe lespec t rumvan f inanc ie r ingsmoge l i j khedenvansub s id ieskaneeng ro te rew ins two rdenbehaa lddoo rhe ttoepa ssen van lumpsum -enp res ta t ie f inan c ie r ing .B i j lumpsumf inanc ie r ing isdebes ted ing sv r i jhe idg ro te renz i jn deve ran twoo rd ing s la s ten lage r . Indetoekom s tkaneenvas tun i fo rmkade rvoo rdef inanc ie r i ngde moge l i j khe idb iedenomde adm in i s t ra t ie veenve ran twoo rd ings las tenve rde rte rugted r ingenenbo rgenda tadm in is t ra t ieve -en con t ro le la s tenp ropo r t ionee lz i jnvoo rhe ttesubs id ië renbed rag /subs id iepe rcen tage .Aandehandvan he tun i fo rmekade rwo rd topbas i svanhe tteve r lenensub s id iebed rag /o fdehoog tevanhe t sub s id iepe rcen tagebepaa l tonde rwe lkevoo rwaa rdendesubs id iewo rd tve r leendo fwe lwe l ke f inanc ie r ingsvo rmwo rd ttoegepa s t .Deu i tgang spun tenh ie rb i jz i jn :u i tgaanvanve r t rouwen , p ro fe ss iona l i se r ing ,p ropo r t iona l i te i t ine isenen in fo rma t ie .H ie rdoo rwo rd tgebo rgdda t adm in i s t ra t ie ve -encon t ro le las tenp ropo r t ionee lz i jnvoo rhe ttesub s id ië ren bed rag /sub s id iepe rcen tage . Hoe lage rhe tbed rag /subs id iepe rcen tage ,hoe m inde radm in is t ra t ie ve -encon t ro le las tenvoo rzowe l u i tvoe rde ra l son tvange r (name l i jk mee r lumpum ) .A lse ropde c la ra t ieba s iswo rd tgesub s id iee rd ,wo rd t 13

lgendepag ina i she tun i fo rme gewe r k tvo lgen sdevoo r s tel len inonde r l iggendrappo r t . Opdevo kade rf inan c ie r ing svo rmsubs id ie swee rgegeven .Inb i j lage2wo rd teenu i tgeb re idetoe l ich t ing gege ven . subs id ieve rs t rekke rsvanun ive rs i te iten ;descopevanhe tp ro jec tKo s teng ronds lagisEZenhaa rsubs id ieon tvange rs (un ive rs i te i ten ,ove r igekenn is ins te l l i ngen ,bed r i jvene tc . ) .Samenbe s laanz i jhe the leonde rzoeks -eninnova t ieve ld .De a fge lopenpe r iodehebbendep ro je c tg roepennauwsamengewe r k t . 13 Tenaanz ienvanhe tbes l iskade r moe t ,ingeva lvansubs id ië r ingaanbed r i jv en ,reken inggehoudenwo rden me trege lgev ing tenaanz ienvans taa tss teun .Dezerege lgev ingk anto tu i tzonde r ingenle idenb innenhe tbes l ismode l .

11 / 58


Tabe l3 Un i fo rmkade rf inanc ie r ingsvo rmsubs id ies(de g rensbed ragen /subs id iepe rcen tagesz i jnind ica t ie f ) S tapve rde rb i jg rensbed rag moge l i jk ,n ie tve rp l ich t . <€20 .000 , -

F inanc ie r ing

Ve ran twoo rd ing

Vo l led iglump sum :ve r leneni s va s t s te l len Nad ru koptoe ts ingvoo ra f Ve r t rouwens taa tvoo rop

>€20 .000 , -->o f Sub s id iepe r cen tage<30%

Lump sumve r s t re k ken ,va s t s te l len o .b . v .beoo rde l ingp re s ta t ie

>€125 .0000 , -

Lump sumve r s t re k ken ,a f re kenen opba s i svanind i ca to r (P *Q )

>€125 .000 , -/ sub s id iepe r cen tage>50%

Sub s id ië renopde c la ra t ieba s is . O .b .v . d r ieun i fo rme ko s teng rond s lagen ; Un i fo rmebeg r ippen ;en Un i fo rmevoo rwaa rden . In s te l l ing s sub s id ieophogen

Geen ( f inan c ië le )ve ran twoo rd ing a ch te ra f.E v t .be s teedbed rag opnemeninsub s id ieo ve r z i ch t . Con t ro ledoo rs tee kp roe ven Zw a resan c t ieb i jbe s chamen ve r t rouwen Ve ran twoo rd ingo ve rp re s ta t ie / a c t i v i te i tb i j v .pe r iod ie ko ve r leg , a c t i v i te i ten ve r s lage t c . Ve ran twoo rd ingo ve rdeind i ca to r b i j v .kenge ta l(ge ce r t i f i cee rdeb ron ) , e v t .a c coun tan t s ve r k la r ing(S iSa ) F inan c ië leve ran twoo rd ing me t a c coun tan t s ve rk la r ingo .b . v S iSa ) Inhoude l i j keve ran twoo rd ing apa r t

A l t i jd moge l i j k

Ve ran twoo rd ingv iabe s tuu r l i jke d ia loog /ve ran twoo rd ingo ve rde be ko s t ig ing(S iSa )

12 / 58

GESTANDAARDISEERDE KOSTENGRONDSLAGEN, DEFINITIES EN VOORWAARDEN

3

Gestandaardiseerde kostengrondslagen, definities en voorwaarden

Voorstel 1

Hanteer bij subsidiëring vanuit het Rijk één van de volgende gestandaardiseerde kostengrondslagen: a) forfaitair uurtarief; b) directe personeelskosten met een forfaitaire opslag voor indirecte kosten; c) integrale kosten (op basis van een gecertificeerd systeem).

Voorstel 2

Aan de kostengrondslagen liggen gestandaardiseerde begrippen ten grondslag (subsidiabele kosten)

Voorstel 3

Bij de kostengrondslagen gelden gestandaardiseerde voorwaarden

Voorstel 4

Consortia gaan uit van: a) de kostengrondslag die voor de afzonderlijke deelnemers gebruikelijk is; b) de rijkssubsidieverantwoording

3.1

Huidige situatie: verschillende uitgangspunten en definities

De meeste specifieke doelsubsidies aan universiteiten zijn gericht op het stimuleren van wetenschappelijk onderzoek. Veelal is de basis (kostengrondslag) voor de financiering/subsidie de inzet van (wetenschappelijk) personeel. Hierbij wordt momenteel per subsidieregeling bepaald welke kostencomponenten volgens welke definitie gedeclareerd mogen worden. Dit dwingt een universiteit om per subsidie de subsidiabele kosten vast te stellen en te administreren. Dat wil zeggen dat een universiteit in een extreem geval voor 50 verschillende subsidieregelingen een andere kostenopbouw hanteert. Dit leidt tot veel administratie-, verantwoordings- en controlelasten: door het ontbreken van eenduidige begrippen en uitgangspunten is onduidelijk welke kosten universiteiten tot een bepaalde categorie mogen rekenen. Door discussie over de interpretatie van voorwaarden en definities kost het zowel de subsidieverstrekker (of de uitvoerende instantie) als de universiteit veel tijd, kosten en ergernis om te komen tot een voor beide partijen acceptabele kostenopbouw; Door verschillende uitgangspunten en definities bij de financiering moet de universiteit de kostenopbouw (en uiteindelijk de declaratie) vervolgens buiten de reguliere administratie om (extracomptabel) opstellen en bijhouden; de extracomptabele administraties en het bijhouden van de per project toegestane kosten vergt extra werkzaamheden van de accountant, die deze aparte administraties moet controleren; en door de verschillen in kostenopbouw(/subsidiabele kosten) per subsidie ontbreekt transparantie met betrekking tot de werkelijke kosten. Hierdoor ontbreekt ook het inzicht in het bedrag dat de universiteit zelf moet bijdragen (matchen).

13/58


Verschillende definities: urenbasis De urenbasis is het aantal direct productieve uren waar per jaar vanuit wordt gegaan. De diverse subsidieprogramma's van de Nederlandse overheid hanteren allemaal een andere urenbasis: BSIK 1650 uur, IS 1400 uur, sommige 1600 uur en zo varieert dat door. De afwijking in de norm zorgt voor grote problemen in de tijdverantwoording en de uurtariefberekening. Bovendien moet de accountant deze aparte berekeningen controleren. Problemen binnen consortia Onduidelijkheden over het te hanteren tarief komen ook voor bij samenwerkingsverbanden (consortia, penvoerders, contactorganisaties). De penvoerders spelen enerzijds een zinvolle rol zoals bedoeld in de verschillende subsidieregelingen. Anderzijds voelen zij zich gedwongen zich zekerheid te verschaffen over de besteding door de verschillende deelnemende leden. Discussies over tarieven leiden in de praktijk soms tot ernstige vertraging in het opzetten en uitvoeren van samenwerkingsverbanden. Daarnaast treedt onbegrip en wantrouwen op tussen de partijen onderling. Om vertraging te voorkomen stelt de penvoerder eisen aan de tarieven die een deelnemer in rekening mag brengen, wat weer tot administratieve lasten leidt (bijvoorbeeld TTI-Pharma). Praktijkvoorbeeld tariefdiscussie binnen consortium Een consortium, bestaande uit 3 bedrijven, 3 universiteiten, 1 hogeschool en een kennisinstelling, dient een subsidieaanvraag in. Het initiatief heeft een beoogde omvang van € 8 mln. bestaande uit €3,6 mln. euro subsidie en € 4,4 mln. vanuit bedrijven en kennisinstellingen. Bij het indienen van de voorstellen zijn partijen gericht op inhoud en kansen, niet op de verdeling van de middelen. De verdeling van middelen is niet echter eenvoudig omdat alle partijen verschillende versies van tariefmethodieken hebben:

een aantal partijen rekent tegen marginale kosten;

een aantal partijen rekent met integrale kosten; en

bij nadere (gedetailleerde) beschouwing blijken de kostprijstarieven anders te zijn opgebouwd.

Afwijkende tarieven en onbegrip over de kostprijsgrondslagen leidde ertoe dat:

partijen elkaar gingen wantrouwen;

zowel de afgesproken verdeling van middelen, als de matching/eigen bijdragen opnieuw ter discussie kwamen te staan; en

de deelnemende bedrijven zich afvroegen waarom de ene partij goedkoper was dan de andere, terwijl deze vraag niet kon worden beantwoord door onvergelijkbare tarieven.

De tariefsdiscussie heeft gezorgd voor een vertraging van zeven maanden en de discussie is nog altijd niet afgerond.

14/58

GESTANDAARD ISEERDEKOSTENGRONDSLAGEN ,DEF IN IT IESENVOORWAARDEN

3 .2 Voo rs te l len :ges tandaa rd isee rdekos teng ronds lagen , ges tandaa rd isee rdede f in i t iesenges tandaa rd isee rdevoo rwaa rden Voo rs te l1 Ges tandaa rd isee rdekos teng ronds lagen Omtekomento teenges tandaa rd i see rdebas i s14 b i jsubs id ië r ingopbas i svande inze tvan (we tenschappe l i jk )pe rsonee lwo rd tvoo rge s te ld ,b i jsubs id ië r ingopdec la ra t iebas i svanu i the tR i jk , 15

te ren( l im i ta t ie f ) : éénvandevo lgendekos teng rond s lagen tehan a ) fo r fa i ta i ruu r ta r ie f :eenfo r fa i ta i ruu r ta r ie fvoo rd i re c tepe rsonee l sko s tenen ind i rec teko s ten 16 samen ;

b ) d i rec tepe rsonee lskos ten me teenfo r fa i ta i reops lagvoo rind i rec tekos ten : Ded i rec te pe rsonee l sko s ten me teenvas tops lagpe rcen tagevoo r ind i re c tekos ten17;o f c ) in teg ra lekos ten :Desub s id ieon tvange r magde in teg ra leko s tenvo lgenseene igen mode l be re kenen(d i rec tepe rsonee lsko s ten+ ind i re c tekos ten ) . Opbas i svaneenge ce r t i f icee rd sy s teem . Even tue led i rec taanhe tp ro jec tge re la tee rdeove r iged i re c teko s ten(zoa ls ma te r ia leno fre iskos ten ) wo rdenapa r tgede c la ree rd . U i tgangspun tenb i jhan te renko s teng ronds lagen 1 . R i jksb redevoo rwaa rdenenbeg r ippen .B i jded r ieko s teng ronds lagenwo rd tu i tgegaanvaneen r i jksb reedun i fo rmbeg r ippenkade rvoo rsub s id iabe leko s ten (voo rs te l2 )envanr i jksb redeun i fo rme voo rwaa rden(voo rs te l3 ) . 2 . F lex ib i l i te i tinsubs id iebed rag .Desub s id ieve r t re kke rhee f t inv loedopdehoog tevanhe t fo r fa i ta i reta r ie f ,dehoog tevandeop s lagvoo r i nd i re c tekos tenenophe tsubs id iepe rcen tage .He t sub s id iepe rcen tage i she tpe rcen tagevanhe tto ta lesub s id iabe lebed rag ( (ko s teng ronds lag *u ren )+d i re c teko s ten )da tdoo rdesub s id ieve rs t re k ke rwo rd tgesub s id iee rd .De sub s id ieve rs t rekke rbepaa l topdeze man ie rdehoog tevanhe tsub s id iebed rag .Zowo rd t f lex ib i l i te i t indef inan c ie r ingbehouden . 3 . Fo r fa i ta i reta r ievenz i jnhe teenvoud igs tenzo rgenvoo rde m in s teadm in i s t ra t ieve las ten . Vanu i td i toogpun thee f t( lumpsum )sub s id ië r ingvanfo r fa i ta i reta r ievendevoo rkeu r . 4 . Keu zesubs id ieon tvange r .A lsdesub s id ieve rs t re kke rn ie tsubs id iee r topba s i svaneenfo r fa i ta i r uu r ta r ie f(op t iea ) l ig tdekeuzevoo rdekos teng rond s lagb i jdesub s id ieon tvange r .De sub s id ieon tvange rgee f taanwe l kevanded r iekos teng ronds lagenhe tbes teaan s lu i tb i jde 18

i svande zeko s teng ronds lagwo rd tde bed r i j f svoe r ingvande ins te l l ing(op t iea ,b ,o fc ) . Opbas sub s id ieve r leend .Desub s id ieon tvange rhan tee r tdegeko zenko s teng rond s lagvoo ra l le 14

IndeVSisu i tsoo r tge l i jke mo t ievenookeenna t ionaa l mode lvoo rkos ten toe reken ingingeb ru ik ,subs id ieve rs t rekke rsvande ove rhe iddaa rb i j moe tenaans lu i tenen mogengeenande rkos tenbeg r iphan te ren (b ron :C IRCULARA -21 ,Re v i sed8 /8 /00 / h t tp : / /www .wh i tehouse .gov /omb /c i rcu la rs /a021 /a021 .h tm l) . 15 He tbeg r ip‘kos teng ronds lag ’omva ttweee lemen ten ,name l i jkdeko s tensoo r tend ieb i jhe tve r lenenenvas ts te l lenvande subs id iekunnenwo rden meegenomenéndebe reken ings w i jzevandesubs id iabe lekos ten(b ronEZ ) . 16 B i jEZwo rd teenfo r fa i ta i rta r ie fgehan tee rdvan35eu roindeExpe r imen te lekade r rege l ing . 17 B i jEZwo rd tgewoon l i jk ( (b i jv .indeISo fdeIOP TT Irege l ingen ) )u i tgegaanvaneenops lagpe rcen tagevan50%opded i rec te pe rsone lelas tenpe ruu r . 18 A fhanke l i jkvandevoo rkeu rv andesubs id ieon tvange rve rg td i teenin i t ië leinve s te r ing .

15 / 58

GESTANDAARD ISEERDEKOSTENGRONDSLAGEN ,DEF IN IT IESENVOORWAARDEN

sub s id ieaanv ragenvanhe tm in is te r ie .Desub s id ieon t vange rk ie s teenkos teng rond s lagvoo rde lange rete rm i jn .Ind iv idue leun ive rs i te i tenkun nenove rs tappenopeenko s teng ronds lagopba s is van in teg ra leko s tenbe re ken ingzod raz i jh ie rvoo reenadequaa tsy s teemhebben inge r i ch t , h ie rmee iseenove rgang spe r iodegebo rgd19. 5 . S taa tss teun rege ls .B i jhe than te renvandeko s teng ronds lagen moe the ts taa tss teuna spe c tvoo r ande repa r t i jendandeun ive rs i te i tena l t i jdgoedindega tenwo rdengehouden ,omda tta r ieven n ie t mee rdandewe rke l i j kekos ten mogenbed ragen20. Onde rs taandetabe lgee f tbeknop twee rwa tdew in s t is tenop z ich tevandehu id iges i tua t ieopbas i s vaneenaan ta l ind ica to renenhoedeve rsch i l lendeko s teng ronds lagenvane l kaa rve rsch i l len .Inde hu idges i tua t ieve rsch i l lendeko s teng ronds lagen ,de fin i t iesenvoo rwaa rdenpe rrege l ing .Inden ieuwe s i tua t iewo rd teenfo r fa i ta i rta r ie fgesub s id iee rdo fk ie s tdesub s id ieon tvange rdeko s teng ronds lagd ie he tbes tepas tb i jz i jnbed r i j fvoe r ing .Bi jhe than te renvandekos teng ronds lagenwo rden ges tandaa rd i see rdede f in i t iesenvoo rwaa rdengehan tee rd . Tabe l4

Ove rz ich ts tabe lkos teng ronds lagen(+=lagelas tenen–=hogelas ten )

Op t ies kos teng ronds lagen :

Hu id ige s i tua t ie

Fo r fa i ta i r uu r ta r ie f

Toe l ich t ing

++

D i rec te In teg ra le pe rsonee ls kos ten kos ten+ 21 ops lag + + / *

Con t ro le las ten

--

U i tvoe r ings las ten u i tvoe r ingso rgan isa t ie

-*

++

+

+

*hoge la s tendoo r d i ve r s i te i taanrege l ingen

Waa rbo rgda tsubs id ie wo rd tbe rekendo .b .v . reë lekos ten .

+ / *

-

+ / -

++

*ve r s ch i l lendpe rrege l ing

T ranspa ran t iein opgevoe rdekos ten(en ta r ieven )en ma tch ing .

/+ *

--

/+

++

*ve r s ch i l lendpe rrege l ing

Aans lu i t ingb i je igen sys tema t iek subs id ieaanv rage r -=nee /+=ja

--

++ *

++ *

++ *

*sub s id ieon t vange rk ie s t voo rdekos teng ronds lag d ieaan s lu i tde bed r i j f s voe r ing

Aan s lu i t ing 22 me tEU

Keu zevoo r ko s teng rond s lagens lu i t aanb i jdeEU -we rkw i j zein he t7ekade rp rog ramma

Opme rk ingen

Re ken ing houden me t s taa t s s teun rege l s

*sy s teemve r i f ica t ie

19

Eenvoo rnemento tw i jz ig ingvandegekozenkos teng r onds lagtenbehoevevann ieuweaanv ragend ien tdoo rde subs id ieaanv rage rt i jd igkenbaa rtewo rdengemaak t . 20 Geb ru ikvaneenfo r fa i ta i reta r ievend iedereë lekos tenbenaderenisdaa rdoo rn ie tvoo ra l ledoe lg roepen moge l i jkvanwege s taa tss teun rege ls .He than te renvanfo r fa i ta i reta r ieveniswe l moge l i jka lse reenve i l ighe idsma rgewo rd tingebouwd . B i jvoo rbee ldhe tfo r fa i ta i rta r ie fwa tEZhan tee r t : de€35 , . 21 Fo r fa i ta i reops lagvoo rind i rec tekos ten . 22 U i tgezonde rdvoo rca lcu la to r ischeta r ieven .

16 / 58


Voorstel 2

Gestandaardiseerde begrippen

Aan de kostengrondslagen liggen gestandaardiseerde begrippen (m.b.t. de subsidiabele kosten) ten grondslag. In bijlage 3 zijn de gestandaardiseerde begrippen uitgewerkt. In onderstaand kader is aangegeven welke begrippen het betreft. Inhoud uniform begrippenkader Kostengrondslagen 1. Integrale kosten (directe personeelskosten + indirecte kosten)+ overige directe kosten. 2. Directe personeelskosten + forfaitaire opslag voor indirecte kosten + overige directe kosten. 3. Forfaitaire uurtarief voor directe personeelskosten en indirecte kosten+ overige directe kosten. 1. Directe kosten: Directe personeelskosten + overige directe kosten 1 a) Directe personeelskosten a) Bruto loonkosten b) Werkgeverslasten c) Kosten secundaire arbeidsvoorwaarden d) Kosten emolumenten e) Kosten uitkering na ontslag 1 b) overige directe kosten 2. Indirecte kosten 2 a) Personeels- en organisatiegerelateerde kosten (generieke overhead) a) Kosten centrale organisatie b) Kosten huisvesting en gebouwgebonden faciliteiten23 c) Kosten werkgeverschap d) Kosten van (of subsidies ter zake van) personeelsbeleid e) Kosten van ICT- werkplekvoorzieningen f) Kosten decentrale organisatie 2 b) Indirecte onderzoeksgebonden kosten (specifieke overhead) a) Op centraal niveau binnen de universiteit b) Op decentraal niveau (faculteiten / instituten) Urenbasis Ten aanzien van de urenbasis is in de voorwaarden (voorstel 3, voorwaarde 5) een uniforme wijze van berekening opgenomen.

23

De Nederlandse universiteiten hebben in 1995 om niet de gebouwen overgedragen gekregen, die zij op dat moment in gebruik hadden en die eigendom van de Rijksoverheid waren. Sindsdien zijn de universiteiten zelf volledig verantwoordelijk voor het in overeenstemming houden van de voor uitvoering van hun taken benodigde kwantiteit en kwaliteit in huisvesting.

17/58


Voorstel 3

Gestandaardiseerde voorwaarden

Bij de kostengrondslagen worden de volgende gestandaardiseerde voorwaarden gehanteerd: a) de organisatie moet beschikken over een controleerbare tijdregistratie voor de directe uren besteed aan het project24; en b) in de kostenberekening/declaratie geen kosten voorkomen die op de limitatieve lijst van niettoerekenbare kosten staan(deze lijst is opgenomen in bijlage 4)25. Extra voorwaarden voor kostengrondslag integrale kosten Bij het gebruik van de kostengrondslag integrale kosten gelden extra voorwaarden. In onderstaand kader is aangegeven welke voorwaarden het betreft (een uitwerking is opgenomen in bijlage 5). Voorwaarde 1

Reken kosten toe aan één van de hoofdkostendragers: onderwijs of onderzoek.

Voorwaarde 2

Zorg voor betrouwbare en controleerbare basisgegevens.

Voorwaarde 3

Toepassen van voorcalculatorische tarieven.

Voorwaarde 4

Voldoe aan vijf eisen voor kostentoerekening:

toerekeningsprincipes (verdeelsleutels/mechanismen indirecte kosten, normen, percentages etc.) worden organisatiebreed toegepast;

directe kosten kunnen niet nogmaals worden meegenomen in indirecte kosten;

indirecte kosten dienen evenredig te worden omgeslagen over het project en over andere projecten of activiteiten van de subsidieontvanger;

indirecte specifieke kosten van onderwijs en onderzoek worden afgezonderd en rechtstreeks aan de betreffende hoofden eindkostendrager toegerekend;

het verband tussen toegerekende kosten, de cost driver (sleutel) en de kostenontvanger moet transparant en controleerbaar zijn.

Voorwaarde 5

Stel het aantal direct productieve uren vast op basis van geldende regels, afspraken en/of ervaringsgegevens (urenbasis).

Voorwaarde 6

Beperk zo mogelijk het aantal tarieven.

De berekening van integrale kosten moet zijn gebaseerd op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. De feitelijke tariefsopbouw per universiteit kan verschillen, maar een gedeeld en uniform begrippenkader en gestandaardiseerde voorwaarden leggen in elk geval een solide fundament voor gestandaardiseerde, vergelijkbare en transparante kostprijsberekeningen.

24

Voor de calculatie ten behoeve van de eindafrekening van een project is zo’n controleerbare urenadministratie voor het project vereist. Uitzonderingen daarop zijn mogelijk indien: aantoonbaar is dat het project wordt ingevuld door medewerkers die volledig (100%) van hun beschikbare directe uren beste den aan het project (op basis van een arbeidsovereenkomst voor de duur van het project);en aantoonbaar is dat bepaalde medewerkers een vast percentage van hun beschikbare directe uren (bijvoorbeeld 50%) aan het project besteden (dit kan bijvoorbeeld door een schriftelijke verklaring ondertekend door de verantwoordelijk leidinggevende die is opgenomen in de administratie van de instelling/bedrijf). 25 EZ hanteert, i.h.k.v. het nieuwe OO&I-steunkader ook een lijst van in aanmerking komende kosten. Het OO&I-steunkader geldt niet voor universiteiten.

18/58


Systeemverificatie bij subsidiëring van integrale kosten Bij het gebruik van de kostengrondslag integrale tarieven voor subsidies vanuit de rijksoverheid kan de instelling worden gevraagd vooraf aan te tonen dat de berekening van de integrale tarieven aan de rijksvoorwaarden voldoet door een systeemverificatie af te geven. De systeemverificatie gaat over: a) de berekeningswijze/model van integrale kosten (waaronder wijze van toerekening en verdeelsleutels); en b) de input (gegevens/cijfers) in het gehanteerde model waarmee de tarieven van een bepaald jaar worden berekend. Omdat de voorwaarden voor het gebruik van een systeem van integrale kosten worden vastgelegd in de subsidieregelingen maakt een controle van het systeem deel uit van de accountantscontrole van de subsidie (zie hoofdstuk 4). De universiteit kan van deze (impliciete) systeemverificatie gebruik maken bij het aanvragen. ‘Good practice’

EZ: Eén centraal toetspunt kostenmodellen

SenterNovem gaat de kostenmodellen toetsen voor EZ en houdt daar een centrale database van bij. Als wordt overgegaan tot rijksbrede kostengrondslagen met rijksbrede uniforme voorwaarden is het (voor de integrale kostengrondslag) in verband met rechtsgelijkheid en vanuit efficiencyoverwegingen wenselijk één centraal toetspunt in te richten. Voordeel hiervan is dat het toetsen op een gelijksoortige manier gebeurt en dat er altijd duidelijkheid is. Voorwaarde is dat alle subsidiegevers hierachter staan.

Voorstel 4 Consortia gaan uit van: a) de kostengrondslag die voor de afzonderlijke deelnemers gebruikelijk is; en b) de rijkssubsidieverantwoording Ad a

Ook bij deelname aan een samenwerkingsverband, al dan niet in institutioneel verband,

gebruikt de deelnemer, voor zijn eigen (deel-) begroting, de kostengrondslag die in de eigen organisatie gebruikelijk is. De penvoerder of institutioneel vertegenwoordiger van een bestaand of beoogd samenwerkingsverband kan bij de uitvoeringsorganisatie verifiëren of de door de beoogde partners gehanteerde tarieven zijn goedgekeurd26. Nadere eisen van de zijde van het consortium met betrekking tot de aard van de subsidiabele kosten jegens die deelnemers zijn onnodig en contraproductief en dienen derhalve te worden vermeden. Ad b

Voor deelnemers in een consortium, die voldoen aan de normen met betrekking tot de

controle en verantwoording zoals uitgewerkt in hoofdstuk 4, mag het consortium er voor de verantwoording over het totaal vanuit gaan, dat de financiële rijkssubsidieverantwoording van die partner geen nadere toets vereist in het kader van de verantwoording van het consortium. De individuele subsidieontvangers ( o.a. universiteiten) verantwoorden hun deel van het project in één rijkssubsidieverantwoording. Hierin worden ook lopende projecten waardoor tussentijdse zekerheid wordt gegeven aan de penvoerder.

26

Deze werkwijze wordt ook voorgesteld door EZ in het kader van de Omnibusregeling.

19/58

EEN VERANTWOORDING, EEN CONTROLE EN EEN LOKET

4

Eén verantwoording, één controle(SiSa) en één loket

Voorstel 5

Verantwoorden met één Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording (FSR) en één accountantsverklaring voor alle projectsubsidies vanuit de rijksoverheid

Voorstel 6

Controleren van de specifieke rijkssubsidies (als groep) en deze controle samen laten lopen met de controle van de jaarrekening (één controle) en één controleprotocol

Voorstel 7

Eén loket instellen (CFI) voor de ontsluiting van de verantwoordingsdocumenten

4.1

Huidige situatie: veel controles en accountantsverklaringen

In de huidige situatie moet per ontvangen subsidie een financiële verantwoording met bijbehorende accountantsverklaring worden afgegeven, vaak aan het einde van het project. Dit loopt jaarlijks op tot tientallen accountantsverklaringen per universiteit. Door verschillen in de regelgeving kan de controle niet systeemgericht plaatsvinden. Daarnaast is in de huidige situatie sprake van onnodige27 intensieve controle van de projectgelden. Ook worden extra lasten bij universiteiten veroorzaakt door een penvoerder of consortiumstichting28 als een subsidie voor meerdere deelnemers gezamenlijk wordt aangevraagd. In dit geval worden binnen een consortium, vaak in een samenwerkingsovereenkomst, extra afspraken (meer dan voorgeschreven in een regeling) gemaakt om de penvoerder meer zekerheid te geven bij het aanvragen, beheren en afrekenen/ vaststellen van de subsidie. Dit speelt vooral bij Bsik29 subsidies. 59 verklaringen bij de Radboud universiteit Nijmegen: controlelasten onevenredig hoog! In 2006 heeft de Radboud universiteit 59 deelverklaringen afgegeven voor projecten gesubsidieerd door het Rijk(op verzoek van de subsidieverstrekker en op verzoek van het consortium)30. Het controleren van deze specifieke rijksprojecten kostte jaarlijks 900 uur. Deze werkzaamheden maken 25% uit van de totale jaarrekening controlewerkzaamheden van de universiteit terwijl de geldstroom slechts 2% van de omvang van de jaarrekening bedraagt.

27

Adequate zekerheid op rijksniveau vereist een zekerheid van 1% goedkeuringstolerantie op het artikelniveau van de rijksbegroting. Van een artikel van de Rijksbegroting worden meerdere projecten gefinancierd(zie bijlage 6) Op dit moment wordt per project gecontroleerd met 1% goedkeuringstolerantie waardoor een onnodige grote zekerheid wordt gegeven (namelijk het aantal projecten * 1%) zekerheid. 28 Van een consortium is sprake, wanneer het subsidie van de rijksoverheid verstrekt wordt aan een eenheid ter doorverdeling aan de deelnemers van het onderzoek. Dit consortium kan de vorm hebben van bijvoorbeeld een stichting, maar ook komt het voor, dat het als samenwerkingsverband fungeert. In dat laatste geval treedt de desbetreffende universiteit als penvoerder op. Dit betekent, dat alle betalingen worden gedaan aan de penvoerder, die deze doorbetaalt aan de overige universiteiten/individuele subsidieontvangers. De verantwoording gaat in omgekeerde volgorde. In de verschillende regelingen zijn de verantwoordelijkheden van de penvoerder anders gedefinieerd. 29 BSIK staat voor Besluit Subsidies Investeringen Kennisinfrastructuur. 30 De geldstroom betreft c.a. 10 miljoen euro verdeeld over projecten van € 12.380,-, oplopend tot een project van € 681.614,-.

20/58

EENVERANTWOORD ING ,EENCONTROLEENEENLOKET

4 .2

S iSaenove rweg ingenb i jdevoo rs te l len 31

He tdoe l i som , in l i jn me the tkab ine t sbe le id ,dep r in c ipe svans ing le in fo rma t ionens ing leaud i t (S iSa )toetepassen(éénve ran twoo rd ingenéénac coun tan tsve r k la r ing ) .S iSa inde mees tve rgaande vo rmhoud t inda tvoo rdeve ran twoo rd ingendecon t ro levandep ro jec t sub s id ie su i two rd tgegaan vanderegu l ie re jaa r reken ingcon t ro le(enaccoun tan t sve rk la r ingb i jde jaa r re ken ing ) .Inda tge va l wo rd tophe tn iveauvande jaa r re ken ing ,eenaccoun tan tsve rk la r inga fgegevenove rdege t rouwhe id endere ch tma t ighe id32. Devoo rs te l len ind i trappo r t(voo rs te l5en voo rs te l6 ) me tbe t re kk ingto tS iSabeogenéén ve ran twoo rd ingenéénaccoun tan tsve r k la r ingvoo ral lep ro je c tsub s id ie svanu i tder i jksove rhe id in p laa tsvanve ran twoo rd ing inde jaa r re ken ing .H ie rvoo risge ko zenomda t : a ) Ove rdespe c i f iekedoe lsub s id ie svo ldoendezekerhe id moe two rdengegevenopa r t ike ln iveauvan rhe idvoo rde m in is te r ie sendeA lgemeneRe kenkame r ,ove rde der i jksbeg ro t ing33.Dezeke rech tma t ighe idvandebe s ted ingenzoub i jS iSa inde mees tve rgaandevo rmtevee lte rug lopen Dezeke rhe idopa r t ike ln iveau isb i jve ran twoo rd ingv iade jaa r re ken ing i sa fhanke l i j kvande omvangvande jaa r re ken ingenvandeun ive rs i te i ten(sub s id ieszoudenwegva l len inde 34 . con t ro lemassavande jaa r reken ing )

b ) daa rnaa s t moe tdesys tema t iek(opdenduu r )b rede rtoepa sbaa rz i jn .Desubs id iesgaann ie t a l leennaa run ive rs i te i ten , maa rookr i ch t ingkenn is ins te l l ingenenbed r i jven .Bed r i jvenwe rkenb i j de jaa r re ken ingcon t ro le me teenande regoed keu r ingsto le ran t iedander i j ksove rhe id(geen1%op to taa l ) ;h ie rdoo rkann ie two rdenaan ge s lo tenb i jde jaa r reken ingcon t ro le .

4 .3

Voo rs te l len :Eénve ran twoo rd ing ,ééncon t ro le ,éénloke t(S iSa )

Voo rs te l5 Eénve ran twoo rd ingsdocumen t(nade rtoege l ich t ) Deve ran twoo rd ingdoo rdeun ive rs i te i tenove rder i j kssubs id ie swo rd topgenomen inéén ve ran twoo rd ingsdo cumen t (s ing le in fo rma t ion ) :deF inanc ië leSpe c i f iekeR i j k ssubs id ieve ran twoo rd ing (FSR ) ,waa rb i jdea c coun tan teena c co un tan tsve rk la r inga fgee f t .H ie rdoo r : iseenb rede retoepa ss ing moge l i j k(bed r i jven ,TNOe t c . ) ; wo rd tdee f f ic iencyvanu i tvoe r ings ins tan t iesbevo rde rd ;en wo rd tto taa lo ve rz i ch tpe rsubs id ieon tvange rverscha f tvansubs id ie s t romenvanu i the tR i jk . Deun ive rs i te i tve rs tuu rddeFSR( sub s id ieo ve r z i ch t )jaa r l i j k s(ge l i j k t i jd ig me tde jaa r re ken ingenv ia één lo ke t )naa rhe tCF I .Inb i j lage7 i she tfo rma tvoo rhe tove rz i ch topgenomen .

31

Kab ine tss tandpun tenDo rea c ,IBOrege ld ru kencon t ro le to re nenB r inkman( in2005hee f tdecomm iss ieB r inkmanadv ies u i tgeb rach tove rdeda l ingvanbes tuu rs las tenhe trappo r t‘Ande rsges tuu rd ,be te rbes tuu rd ’ ) . 32 P ro jec ten makendee lu i tvandejaa r rek en ingvandeun ive rs i te i tenwaa r(opda tn iveau )eenaccoun tan tsve rk la r ingb i jwo rd t a fgegeven . 33 Deaccoun tan tscon t ro leb i jdepa r temen tenisgebasee rdopder ich t l i jnenvanhe tIn te rdepa r temen taa lO ve r lego rgaan Depa r temen ta leAud i td ien s ten( IODAD ) . Decon t ro lebev ind ingend ienenbeg ro t ingsa r t ike lgew i jstewo rdenge rappo r tee rd . H ie rb i jge ld teenrappo r te r ing to le ran t ievoo ron ju is thedenvan1 %respect ieve l i jk3 %voo ronzeke rheden .H ie rb i jiswe leen onde rve rde l ingtussenk le ineeng ro tea r t ike len . 34 Tenaanz ienvandezeke rhe idspee l took he taan ta lsubs id ieon tvange rseenro l .

21 / 58

EENVERANTWOORD ING ,EENCONTROLEENEENLOKET

InhoudF inanc ië leSpec i f iekeR i jkssubs id ieve ran twoo rd ing .DeFSRbe va t : def inanc ië leve ran twoo rd ing ove ra l lesub s id iege lds t romenvanu i the tR i jkex c lu s ie fde 35

lumpsumb i jd ragevan OCW . a fge rondeenlopendep ro jec ten . Zowo rd t jaa r l i j kszeke rhe idgegevenove rde mee r ja r ige p ro je c ten . 36 a l lééndein fo rma t ied ievaninv loedisopde( f inanc ië le )vas ts te l l ing vandesub s id ie .

eentoe l ich t ing .Indetoe l ich t ingopdeFSR : 37 ) .D i t a ) rappo r tee r tdeun ive rs i te i tden ie t -geco r r igee rdefou ten( rappo r te r ing to le ran t ievan0 ,1%

vo ldoe taande in fo rma t iebehoe f tevandegeb ru ike rs .Gecon s ta tee rdefou tend ienen in p r in c ipea l t i jdtewo rdenge co r r igee rd ;en b ) doe tdeun ive rs i te i tde medede l ingda the t ,b i jde in teg ra leko s tenbe re ken inggehan tee rde , sys teemvanopbouwvan in teg ra leko s tenvo ldoe taandedoo rdeR i jksove rhe idges te lde e isenzoa lsopgenomen inderege lgev ing(voo rs te l3 ) . Omda tdevoo rwaa rdenvoo rhe t geb ru ikvaneensys teemvan integ ra lekos tenwo rdenvas tge legd indesubs id ie rege l ingen maak teencon t ro levande zesy s teemve rk la r ing dee lu i tvanderech tma t ighe id s con t ro le .Inde waa rde r ing sg rond s lagenwo rdendegeb ru ik tesys tema t iekvan in teg ra leko s tenopgenomen . D iesy s tema t iekvo ldoe taander i jksvoo rwaa rden(hoo fds tuk3 ) , isbed r i j fseconom isch ve rded igbaa r , le id tn ie tto tove rde kk ingenwo rd ta lszodan iggece r t i f icee rddoo rde accoun tan t .Deun ive rs i te i tkanvande ze( imp l i c ie te )sys teemve r i f i ca t iegeb ru i k makenb i jhe t aanv ragen . In fo rma t ieen maa t rege len .Eeng roo tvoo rdee lvaneen jaa r l i j ksve ran twoo rd ings / rappo r tage documen t isda te rtussen t i jdszeke rhe idwo rd tgegevenove rdebe s ted ingvandesub s id ie .Ind ien nod igkantu ssen t i jd swo rdenb i jge s tuu rd .M in is te r ieskunnenopbas i svandetoe l ich t ingvandeFSR (waa rfou tenwo rdenve rme ld ) maa t rege lent re f fen(e v t .te rugvo rde renvansub s id ie swaa rfou tenz i jn aange t ro f fen ) .U i tgaandevanhe tp r in c ipeomgecon s ta tee rdefou tenteco r r ige ren isdekan sopeen a fkeu rendeve rk la r ingb i jdeFSRe rgk le in . Moch td i ttochvoo rkomenkan ,opve rzoekvanéénvande sub s id ieve rs t rekkende m in i s te r ie s ,a l t i jdwo rdente ruggeva l lenopeencon t ro lepe rsubs id ie(hu id ige s i tua t ie )omvas ttes te l leno fhunsubs id iefou tenbeva td ievan inv loedz i jnopdevas ts te l l ingvande sub s id ie .

35

Ee rs tege lds t room .Inc lus ie fdeNWO -ge lden ,z ieove r igetoepass ingen Deinhoude l i jke(n ie t f inanc ië le ) ve ran twoo rd ingenwo rdenrech ts t reeksaandesubs id ieve rs t rekke rove r legdenn ie t gecon t ro lee rddoo reena c coun tan t . 37B i jdevas ts te l l ingge ld teengoedkeu r ings to le ran t ievan1%.Voo rzove rfou tenindecon t ro lewo rdengevondenishe t u i tgangspun tda tge vondenfou teninee r s te in s tan t iewo rdenge co r r igee rd .Voo rzo ve rda t(ombepaa lderedenen )n ie tgebeu r t , wo rdendefou tend ievoo r tkomenu i tdein te rneenex te rnecon t ro legeme ld .H ie rvoo rge ld teenzogenaamde rappo r te r ings to le ran t ie (voo rfou ten0 ,1%vandeF inanc ië leS pec i f ie keR i jkssubs id ieve ran twoo rd ing )d ieaangee f twannee rde gevondenfou ten moe tenwo rdenge rappo r tee rd . 36

22 / 58


Voorstel 6

Eén controleprotocol, één controle, één accountantsverklaring

De accountant geeft een accountantsverklaring af bij de FSR (subsidieoverzicht) en de toelichting bij de FSR. Er wordt adequaat zekerheid verstrekt bij de verantwoording over de rechtmatigheid, maar de huidige onnodige hoge controle intensiteit wordt weggenomen. De accountantscontrole van de FSR wordt zo efficiënt mogelijk ingericht waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de controle van de jaarrekening. Voor een efficiënte, meer systeemgerichte inrichting van de verantwoording en de controle is uniformering in de financiering (voorstellen 1, 2, en 3) een voorwaarde. Controle en zekerheid. Het totaal van de specifieke doelsubsidies(bestedingen) wordt -per ontvanger- als één geconsolideerde verantwoording gecontroleerd met een goedkeuringstolerantie van 1% (single audit). Zekerheid wordt verschaft door steekproefsgewijze controle waarmee wordt geborgd dat fouten een gerede kans lopen ontdekt te worden door de accountant. Dat betekent dat een controle, die gericht is op het totaal ontvangen subsidie bij een universiteit aan de controle-eisen op artikelniveau, zoals die zijn gesteld voor de departementen, voldoet. Er mag van worden uitgegaan dat een begrotingsartikel met subsidie-uitgaven bij een departement altijd omvangrijker is dan het totaal van de ontvangen subsidies op jaarbasis bij één universiteit (zie het figuur in bijlage 6). De reikwijdte van de accountantsverklaring. De financiële informatie in de rapportage van de universiteit over de niet-gecorrigeerde fouten en de verklaring over het systeem van tariefopbouw (systeemverificatie) vallen onder de reikwijdte van de accountantsverklaring. Op deze manier wordt de subsidieverstrekker voldoende geïnformeerd en zekerheid gegeven. Eén controleprotocol. De aan de controle te stellen eisen worden vastgelegd in één controleprotocol. Voorgesteld wordt om voor de specifieke doelsubsidies aan universiteiten aan te sluiten bij het controleprotocol van OCW dat gehanteerd wordt bij de controle van de eerste en tweede geldstroom. Overige ministeries kunnen voor wat betreft de controle van hun subsidie naar dit protocol verwijzen. Vaststelling van de subsidie. De financiële verantwoording (FSR) met accountantsverklaring over het totale project komt in de nieuwe situatie op een later moment binnen (namelijk gelijktijdig met de 38 jaarrekening) dan het einde van het project . Hierdoor is noodzakelijk dat het mogelijk wordt om op

basis van de einddeclaratie te bevoorschotten tot 100%39. Anders kan het voorkomen dat universiteiten meer dan een jaar moeten wachten op de subsidie-inkomsten. Over het verloop van de subsidie wordt tussentijds zekerheid gegeven in de FSR en de inhoudelijke verantwoording vindt regulier plaats. Bij binnenkomst van de FSR waarin het laatste jaar is opgenomen kan de subsidie definitief worden vastgesteld (ambtshalve).

38

De FSR bevat jaarlijks informatie en over de bestedingen, en geeft hier zekerheid over. De verantwoording over het laatste jaar van het project(na afronding van het project) komt tegelijk binnen met de jaarrekening. Nu komt de einddeclaratie gelijktijdig binnen met de financiële verantwoording en accountantsverklaring, nl. aan het einde van het project. In de nieuwe situatie wordt bevoorschot o.b.v. de einddeclaratie en wordt de subsidie vastgesteld o.b.v. de FSR. 39 Dit past binnen de voorwaarden in de subsidieregeling en de Regeling verlening voorschotten 2004. Deze regeling wordt momenteel aangepast. In de nieuwe regeling is bevoorschotting tot 100%ook mogelijk.

23/58


‘Good practice’

Werkwijze NWO (loskoppelen vaststellen en verantwoorden).

Bij de verantwoording over de NWO-gelden wordt al SiSa toegepast. NWO hanteert de werkwijze dat de vaststelling van de subsidie losstaat van de verantwoording over de controle van de groep NWOsubsidies. De subsidie wordt afgerekend op basis van de inhoudelijke verantwoording en de einddeclaratie. Indien uit de controle/verantwoording fouten blijken worden er passende maatregelen getroffen(bijv. terugvorderen).

Voorstel 7

Eén loket (Shared service)

Het CFI kan in de nieuwe situatie de FSR en accountantsverklaring van de universiteiten elektronisch beschikbaar stellen aan de partijen die over de informatie willen/moeten kunnen beschikken(één loket). De jaarstukken(jaarverslag en jaarrekening) van universiteiten komen nu al ook binnen bij het CFI die deze stukken verder verspreid. Voorwaarden om de ‘shared service’ effectief uit te kunnen voeren:

de financiële rijkssubsidieverantwoording wordt gelijktijdig met het jaarverslag/jaarrekening meegestuurd (dus voor 1 juli);

bij voorkeur wordt de financiële rijkssubsidieverantwoording elektronisch verzonden40. Gebeurt dit niet, dan scant CFI de rijkssubsidieverantwoording, inclusief accountantsverklaring en bijlage met vermelding van niet gecorrigeerde fouten en overige opmerkingen;

voor elke projectsubsidie moeten de volgende kenmerken vermeld worden: projectnummer, opdrachtgever (subsidieverstrekker), uitvoeringsinstantie, looptijd, hoogte van de projectsubsidie, het totale projectbudget, de maximale projectsubsidie en eventuele specifieke verantwoordingseisen (zie ook het format voor het subsidieoverzicht in bijlage 7); en

een centraal aanspreekpunt bij verschillende subsidieverstrekkers en bij de verschillende uitvoeringsinstanties in verband met een effectieve communicatie.

Verdergaande mogelijkheden Een andere, verdergaande, mogelijkheid van verlichting van controle-inspanningen is het instellen van een uitvoeringstoets en registratie van projectsubsidies vóór de verlening door één instantie. Taken van deze instantie zouden kunnen zijn:

codering projectsubsidies controleren of zelf toekennen;

beoordelen van de verantwoordingseisen;

rijkssubsidieverantwoording voorbewerken met bekende informatie;

registratie van projectsubsidies mogelijk maken; en

dat alle betalingen van de bekende projectsubsidies verricht.

Hiermee kunnen de administratieve lasten voor de instellingen verder worden verminderd. Bovendien wordt in een vroeg stadium inzichtelijk wat het totaal aan verstrekte projectsubsidies is.

40

Bijvoorbeeld pdf-bestand, eventueel excel, xml of txt.

24/58


Onderstaande tabel geeft beknopt weer wat de winst van voorstellen 4b, 5, 6, en 7 is ten opzichte van de huidige situatie op basis van een aantal indicatoren. Tabel 5

Overzichtstabel voorstellen 4b, 5, 6 en 7 (+ = lage lasten en – = hoge lasten) Huidige situatie

Nieuwe situatie

Financiële verantwoording

--

++

Beleidsverantwoording

+

+

Controle/ zekerheid

-

+*

Controleprotocollen

- -*

+ +**

Uitvoering

-/+

++*

Inzicht ministeries

+

++*

Shared service

+

++

4.4

Toelichting

Blijft hetzelfde, rechtstreeks aan de subsidieverstrekker (onderzoek/resultaten). *Onnodige controle-intensiteit wordt teruggedrongen. Voldoende zekerheid voor de subsidieverstrekker * meerdere controleprotocollen ** één controleprotocol * winst wordt geboekt in de procesgang (meer standaardiseren). *totaal inzicht in de subsidiestromen vanuit het Rijk

Overige toepassingen

a) NWO-gelden: een logische stap is het betrekken van de NWO-gelden in de FSR en in de controlemassa (één NWO-regel). NWO werkt al volgens de SiSa-principes en staat positief tegenover dit voorstel. Ook behouden de ministeries voldoende zekerheid (bijlage 6) In de aanloop naar het convenant zal dit verder moeten worden afgestemd. b) Single review: Vanzelfsprekend vervolg op het toepassen van de uitgangspunten van single information en single audit is single review. Single review houdt in dat vanuit het Rijk een interdepartementaal reviewteam wordt samengesteld dat de accountantscontrole van alle subsidies die een gesubsidieerde instelling in een bepaald jaar vanuit het Rijk heeft ontvangen beoordeelt. OCW geeft momenteel vorm aan geïntegreerd toezicht (CFI, inspectie en auditdienst) van onderwijsinstellingen. Mogelijk kan hierbij worden aangesloten.

25/58

IMPLEMENTAT IE

5

Imp lemen ta t ie :V e r z i lve renvande w ins t

Omde w ins ttebeha len moe ten : a ) subs id ieve rs t rekkende m in is te r iesdevoo rs te l lenimp lemen te renin(n ieuwe )rege lgev ing . Waa r moge l i jk wo rd tbes taanderege lgev ingaangepas t(ge ld tm .n .voo rS iSa ) . b ) un ive rs i te i teninves te reninf inanc ië leencon t ro lesys temend ietoegesnedenz i jnopde voo r l iggendevoo rs te l len .Un ive rs i te i tennemendeve ran twoo rde l i jkhe idtenaanz ienvande las tend ie wo rdenve roo rzaak tdoo rconso r t ia .

5 .1

Imp lemen ta t ie

Desub s id ieve rs t re kkende m in is te r ie senun ive rs i te itenz i jnve ran twoo rde l i j kvoo rhe t imp lemen te ren vandevoo rs te l len inhunrege lgev ingensys temen .Deg roo ts tesubs id ieve rs t rekke rs(EZ , OCW )z i jn ve r tegenwoo rd igd indep ro jec tg roep .Daa rnaas ts taanVWS ,LNVenVROMpo s i t ie ftegenove rde voo rs te l len .He tvoo rs te l isomde inspann ing sv e rp l i ch t ing me tbe t re kk ingto tde imp lemen ta t iete exp l ic i te renenvas tte leggen ineencon venan t ,waa r in : a ) de m in is te r ie saangevenda tz i jdevoo rs te l len indesubs id ie rege l ingen imp lemen te ren ;en b ) deun ive rs i te i tenaangevenda tz i j inves te ren inf inanc ië leencon t ro lesys temend ietoege sneden z i jnopdevoo r l iggendevoo rs te l len .Daa rnaas tnemenz i jdeve ran twoo rde l i j khe idtenaan z ienvan de las tend iewo rdenve roo rzaak tdoo rconso r t ia . He tconvenan tza ldoo rhe tM in is te r ievanF inan c iën insamenwe rk ing me tdeVSNUendebe t rokken m in is te r ie swo rdenvoo rbe re id . Tabe l6 T i jdpadimp lemen ta t ie Wa t Convenan tvoo rbe re iden

W ie M in is te r ievanF inan c iën in samenwe rk ing me tdeVSNUen debe t ro kken m in is te r ie s Onde r tekenenconvenan t deve ran twoo rde l i j ke m in i s te rs endevoo rz i t te rvandeVSNU Aanpa ssenbes taande Subs id ieve rs t rekkende rege lgev ingvo lgen s m in i s te r ie s(OCW ,EZ ,VROM , imp lemen ta t ie tabe l LNV ,VWS ) Aanpa ssenf inan c ië lesys temen Un ive rs i te i teno . l .v .CFA Aanpa ssensys temen ve ran twoo rd ing Imp lemen te ren inn ieuwe rege lgev ing Ingangsda tum

Wannee r Ju l i-sep tembe r Beg insep tembe r Ju l i-de cembe r2007 Ju l i-de cembe r2007

Un ive rs i te i teno . l .v .CVUAD

Ju l i-de cembe r2007

Subs id ieve rs t rekkende m in is te r ie s(OCW ,EZ )

Vana fsep tembe r2007 1 janua r i2008

Ind i thoo fds tukwo rdenee rs tdeu i tgang spun tenb i jde imp lemen ta t iebesch reven .Indetabe l in pa rag raa f5 .3wo rdendeconc re tea c t ie s(pe rsub s id ie rege l ing )benoemd .

26 / 58

IMPLEMENTAT IE

5 .2

Toe l ich t ingopdeimp lemen ta t ie

B i jde imp lemen ta t iege ldendevo lgendeu i tgang spun ten : 1 . Waa r moge l i jk wo rd tbes taanderege lgev ingaangepas t .A lsde las tene rghoogz i jnwo rd t gekekeno fbes taanderege lgev ingkanwo rdenaangepas t .He t isech te rn ie t moge l i j komt i jdens he tspe lderege lsteve rande ren(b i jv .a l ssubs id iesa lz i jnve r leend /he tgeva lb i jBs ik ) .D i tge ld t voo ra ltenaanz ienvandevoo rs te l lenvoo rdef inanc ie r ing(hoo fds tuk3 ) .Devoo rs te l lenten aanz ienvandeve ran twoo rd ingendecon t ro le(hoo fd s tu k4 )b iedenwe lde moge l i j khe idom b innendebe s taandevoo rwaa rdende las tente rugted ringen .Inde imp lemen ta t ie tabe l(§5 .3 )i s h ie rvoo reenaan ta lrege l ingenge ïden t i f icee rd(opba s isvanhe t80% -20% -p r in c ipe :20%vande rege l ingenve roo rzaken80%vande las ten ) . 2 . N ieuwerege lgev ingonde rn ieuwevoo rwaa rden .Zoa lsu i tvoo rgaandepa rag raa fb l i j k t ishe t n ie ta l t i jd moge l i jkoma l lebes taandesubs id ie rege l ingenaantepa ssen .Daa romwo rd tb i jde imp lemen ta t ieeen ‘s te r fhu iscon s t ru c t ie ’toegepas t :a l len ieuwerege lgev ing moe tvo lgensde n ieuwew i j zewo rden inge r i ch tenve ran twoo rd . 3 . Ingangsda tum .De imp lemen ta t ievoo r s te l lenz i jnge r ich top ingangpe r1 janua r i2008 .Da t be teken tda tsub s id ieve r len ingenvana fdezeda tumu i tgaanvanden ieuweu i tgangspun ten .De n ieuweve ran twoo rd ing s -encon t ro le sys tema t iek(FSR )s ta r tove rdeve ran twoo rd ing2007(ge ld t voo rbe s taanderege l ingend iewo rdenaangepa s t ) .H ie rb i jkannoggeen max ima lew in s two rden be re i k tomda td i trege l ingenbe t re f td ieopbasi svanve rsch i l lendeu i tgang spun tenende f in i t ies z i jnve r leend . 4 . Ove rgangs rege l ing . Un ive rs i te i ten moe ten ,voo rzo ve rhunf inan c ië lesys temennogn ie t toege snedenz i jnopdeve ran twoo rd ingvanuu r ta r ievenvo lgen sdevoo rwaa rden(eenma l ig ) inves te ren in : a . eensy s teemda t istoege sp i ts topdeges tandaa rd isee rdede f in i t ie senvoo rwaa rden . Ind iv idue leun ive rs i te i tenkunne nove rs tappenopeenkos teng ronds lagopba s isvan in teg ra le ko s tenbe re ken ingzod raz i jh ie rvoo reenadequaa tsy s teemhebben inge r i ch t ,h ie rmee iseen ove rgang spe r iodegebo rgd ;en b . S t room l i jn ingvanve ran twoo rd ing sp ro ce s sen me tbe t re k k ingto tsubs id iep ro jec tenten behoevevandeFSR .H ie rb i jwo rd tges ta r t me tdeve ran twoo rd ingove reenaan ta lrege l ingen ( z ie imp lemen ta t ieo ve r z i ch t ) .He to ve r z i ch two rd t jaa r l i jks me tn ieuwesub s id iep ro je c ten aangevu ld .Zoz i jnoo kun i ve rs i te i ten ins taa tz i chaantepassenaanden ieuwewe rkw i j ze . 5 . Mon i to r ingimp lemen ta t ie . Devoo rs te l lenz i jnto ts tandz i jnge komen me tvee lkenn i sen expe r t iseu i tdep ra k t i jk .Tochb l i j f the tvang rootbe langomdewe rk ingvandevoo rs te l lengoedte vo lgen . Omeendu id ighe id inde imp lemen ta t ietebo rgeneneengoedecommun ica t ietu ssende m in is te r ie senun ive rs i te i ten ins tandtehoudenwo rd tvoo rges te ldomhe tt ra je c tteb l i jven mon i to renvanu i tdehu id ige s t ru c tuu r(p ro je c tg roep ) . 6 . Voo r l ich t ingencommun ica t ie .in l i jn me tdewe r kw i j zeb i jdeto t s tand kom ingvande ze rappo r tagewo rdenre levan tepa r t i jen(m in is te r i es ,u i tvoe rde rsenun ive rs i te i ten )ookb i jde imp lemen ta t ienauwbe t ro kkenomde imp lemen ta t iete la tens lagen .

27 / 58

IMPLEMENTATIE

5.3

Overzichtstabel implementatie

In onderstaande tabel is concreet uiteengezet welke acties, door wie en wanneer moeten zijn ondernomen. De tabel gaat in op: 1. bestaande regelingen; 2. een aantal concrete nieuwe regelingen; en 3. Overige acties. Tabel 7 overzichtstabel implementatie Regeling 1.

Huidige voorwaarden regeling

Aanpassing

Wie

Tijdpad

Overig

voorstellen 1, 2, 3, 4a niet mogelijk. Alle subsidies

Pibob42

1 januari

zijn al verleend.

o.l.v. EZ

2008

Bestaande regelgeving

BSIK- AMVB

41

Subsidie bedraagt ten hoogste 50% van de

projectkosten (art.3/ Art.4 subsidieabele kosten).

Art.16; de subsidieontvanger brengt steeds na

Art. 16 blijft gelijk. Kan worden aangevuld met FSR.

periode van 12 mnd. aan de bevoegde ,minister

Verantwoording via FSR.

schriftelijk verslag uit omtrent de uitvoering met het

Art.19.2 voorschotten tot 80%-> 100%

projectplan en de bij de subsidieverlening vermelde

Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/

41 42

Art.22.4 De aanvraag tot vaststelling gaat vergezeld

ministeries(EZ/FIN/OCW/LNV/V&W/ VROM).

Afkomstig uit het FES 37 projecten via verschillende ministeries

bevoorschotting tot 100% mogelijk maken.

raming van de projectkosten(incl. jaarrekening).

Verantwoordelijkheid meerdere

Verantwoording mogelijk maken volgens de

van een accountantsverklaring. De minister van EZ

gestandaardiseerde voorwaarden(voorstel 4b). Wat

kan, in overeenstemming met de andere ministers

betreft BSIK is de grootste winst te behalen als

die dit aangaat, bij ministeriele regeling regels stellen

consortia de samenwerkingsovereenkomsten die

m.b.t. tot het onderzoek van de accountant

een zware extra belasting opleveren open breken en

(controleprotocol).

gebruik maken van de FSR. Bij veel projecten bijv.

Sprake van samenwerkingsverband (art.2/ art,7.6/

NanoNed voor alle deelprojecten aparte

art 10.3.).

verklaringen.

BSIK staat voor Besluit Subsidies Investeringen Kennisinfrastructuur. Aan de BSIK regeling nemen o.a. VWS, EZ, V&W, VROM, LNV en OCW deel. PIBOB = Periodiek Interdepartementaal Beheerders Overleg BSIK

28/58

Tevens controleprotocol voor BSIK aanpassen.

IMPLEMENTATIE

Regeling


Aanpassing

Wie

Tijdpad

Overig

EZ

Juni

EZ Experimentele

Integrale kostenberekening of vast uurtarief. (H2).

Definities en voorwaarden aanpassen.

kaderregeling (w.o.

Verplichtingen voor de subsidie algemeen, art. 29).

Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/

o.m. BoegBeeld

Financiële verantwoording per project. Accountantsverklaring >€50.0000,- (H3:

Food & Nutrition Delta Fase 2 innoWATOR.

Vallen)

2008

innovatieregelingen van EZ.

tarieven en verantwoording consortia mogelijk

maken volgens de gestandaardiseerde

kaderregeling loopt samen met het

16/17/18:Titel 3.3 Vaststelling, artikel 19.).

voorwaarden.

ontwikkelen van de omnibus-AMVB.

Sprake van Samenwerkingsverbanden(Hoofdstuk 3 samenwerkingsverbanden).

IOP-TTI

Kostendefinitie staat in artikel 5.

IOP-TTI: valt ook onder de Experimentele

SN

Voor 1

(Innovatieprogramma)

Voorschotten: artikel 13/15 : voor IOP max 80% en

Kaderregeling en wordt dus gelijk met de andere

(i.o.m.

januari

aanvragen elk half jaar Voor TTI's elk kwartaal

regelingen (boegbeeld etc) aangepast wat betreft

EZ)

2008

voorschotaanvraag (25% van de subsidie van dat

kostendefinities (afhankelijk van goedkeuring AmvB

Omnibus).

jaar) en jaarlijkse subsidieaanvraag (art 25) en vaststelling incl. verklaring .

vaststellingsformulieren en accountantsprotocol. IOP: accountantsverklaring >EUR50.000 (art 23)

TTI: altijd accountantsverklaring (maar zal in de regel

Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ bevoorschotting tot 100% mogelijk maken.

Vaststelling: in artikel 16: volgens

Aanpassen vaststellingsformulieren en accountantsprotocol.

Invoering SiSa. Eerdere invoering mogelijk (geldt

altijd om grote bedragen gaan.

ook voor Boegbeeld etc.). De TTI's zouden dan

Samenwerkingsverbanden:

eventueel weer apart moeten instemmen met SISA

IOP - zonder rechtspersoonlijkheid (en

van hun onderliggende instituten.

subsidieverstrekking per ontvanger)

Aanpassing Experimentele

Procedure algemeen:Titel 3.2 Voorschotten, artikel

Procedure algemeen: Titel 3.4 Innovatie

als kader voor onderzoeks en


Voorloper Omnibusregeling. Geldt

TTI - met rechtspersoonlijkheid, de rechtspersoon is de subsidieontvanger en moet ook verantwoorden

29/58

IMPLEMENTATIE

Regeling


Smart Mix (OCW en

Aanpassing

Wie

Tijdpad

Overig

Personeelskosten + opslag 50% voor overige

integrale uurtarieven volgens rijksvoorwaarden.

Smartmix

Voor 1

Ook voor HBO-instellingen.

EZ) uitvoering

algemene kosten, gebruikelijke controleerbare

wettekst smart mix maakt SiSa mogelijk.

secratria

januari

Maximum subsidies afhankelijk van

smartmix secretariaat

methodiek van integrale kosten (H 4

bevoorschotten tot 100% mogelijk maken.

at

2008

(SN en NWO)

Aanvraagprocedure, art,4 aanvraagprocedure, 4.3

tarieven en verantwoording consortia mogelijk

Wat kan wel en niet worden aangevraagd? 4.3.2

maken volgens de gestandaardiseerde

Omvang subsidie/4.3.3).

voorwaarden.

Europees steunkader.

Nooit meer dan 60% van de subsidiabele kosten.

SiSa o.b.v. controleprotocol van OCW (art. 4.3.4.nog niet uitgewerkt).

Bevoorschotten tot80%(Hoofdstuk 4 Aanvraagprocedure, art,4 aanvraagprocedure, 4.3 Wat kan wel en niet worden aangevraagd? 4.3.1 Financiering toegekende uitgewerkte programmavoorstellen).

sprake van samenwerkingsverband. Ja (art.2/4.1 van smartmix-programma (hoofdstuk 4 ).

OCW Wet overige OCW

N.v.t. Op grond van de WOOS verschillende subsidies

De verlangde inhoudelijke verantwoording kan

Voor 1

subsidies(WOOS)

verstrekt (zgn. RAAK-regeling, gehandicapte studenten,

eenvoudig gebundeld worden aangeleverd bij

januari

ondernemerschap, Ruim baan voor talent) maar niet op

jaarrekening.

2008

uurtariefbasis. Vooral lumpsum met inhoudelijke verantwoordingen.

Regeling wordt aangepast op SiSa voor gevallen waarbij aparte accountantsverklaring verlangd word.

30/58

Aanpassen handleiding OCW subsidies.

CFI verantwoordingswijzer.

IMPLEMENTATIE

Regeling


Aanpassing

Wie

Tijdpad

Art.6.2 mogelijkheid tot inputfinanciering of

Implementatie voorstellen 1, 2 en 3 wordt nader

VWS/

Voor 1

ZonMW

januari

Overig

VWS Voorwaarden ZOnMW

outputfinanciering./ subsidiëring feitelijke salariskosten + 16% opslag ter dekking van de overheadkosten (Art. 5 en bijlage a en b van de subsidievoorwaarden

afgestemd in vervolgtraject, evt. forfaitaire tarieven.

2008

Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ bevoorschotting tot 100% mogelijk maken.

van ZonMW). Bevoorschotting tot 80% (art.6.12/.Art.17). Subsidiedeclaratie met accountants(model)verklaring (>€125.000,-) Art.17. VROM Subsidiebesluit Experimenten en Kennisoverdracht Wonen

Subsidiëren werkelijke kosten, minister bepaalt bij de verlening het maximum bedrag (H4, art.9) . Bevoorschotten tot 80%(Hoofdstuk 4 De verlening van de subsidie, art. 12) .

implementatie werkwijze al mogelijk o.b.v. Hoofdstuk 4 De verlening van de subsidie, art.9. Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/

VROM/D

Voor 1

Minimusverklaring van toepassing.

GW

januari

Wijzigingen ook doorvoeren in de

2008

accountantsverklaring>€50.0000,- (Hoofdstuk 5 De verantwoording en de vaststelling van de subsidie, art.14, lid3). LNV LNV subsidieregeling

Niet eenduidig.

Handleiding Subsidieverlening aan kennisinstellingen door DG Wonen.


Implementatie voorstellen.

Voor 1

(OBN-projecten)

januari 2008

31/58

IMPLEMENTATIE

2.

Nieuwe

Toelichting

Wie

regelgeving

Wanne

Overig

er OCW

Ministeriele regeling

Er loopt een traject t.a.v. nieuwe richtlijnen voor de jaarverslaglegging.

OCW

-> voorstellen opnemen in ministeriele regeling die hiertoe door OCW wordt opgesteld (bijlage D2, concept RJ660

Najaar 2007

bijlage G). Controleprotocol

Het controleprotocol van OCW moet worden aangepast aan de nieuwe werkwijze.

OCW

OCW

Najaar 2007

VROM

Juli-

VROM: Kennis voor

VROM is geïnteresseerd om de single audit aanpak toe te passen bij de voorbereiding van de toezegging aan het

Klimaat (toekenning

consortium Kennis voor Klimaat. Na definitieve besluitvorming over Kennis voor Klimaat belegt VROM een

oktober

vanuit FES)

bijeenkomst met de (belangrijkste) consortiumpartijen van Kennis voor Klimaat over te stellen financiële

2007

voorwaarden waaronder met name de single audit-aanpak. Financiën zal aan dit overleg deelnemen. FES

Veel van de subsidies in de derde geldstroom komen uit het Fonds Economische Structuurversterking (het FES). De

EZ/FIN

Sept.

Geldt voor alle ministeries die geld

ministeries zijn hierbij zelf verantwoordelijk voor het opstellen van de subsidieregeling. Een voorbeeld van subsidies

(FES-

2007

vanuit het FES toekennen.

vanuit het FES zijn subsidies die worden verstrekt op grond van de Bsik-Amvb totaal € 800 miljoen). FES is geen

beheerde

regeling; committering gebeurt meestal via een bestaande regeling of volgens voorwaarden die speciaal voor een

rs)

Juni

De kostendefinitie moet, voor gebruik

2008

bij ondernemers, worden goedgekeurd

betreffend project worden opgesteld. -> Voorstellen moeten verplicht worden voor toekenningen die vanuit het FES worden gedaan. Omnibusregeling EZ

EZ implementeert de voorstellen in de Omnibus-AMvB. Dit is een verzamel-AMVB waarnaar de subsidieregelingen betreffende onderzoek en innovatie naar gaan verwijzen. In de uitwerking van de voorstellen hebben EZ en FIN

EZ

nauw samengewerkt. Beide projectgroepen zochten vanuit hun eigen scope streven naar een optimale

door de EU, hiervoor loopt momenteel

financieringsmethode/kostengrondslag o.b.v. draagvlak. Het project Verantwoordingslasten universiteiten richt zich

een traject via de Omnibus-AMVB. Voor

op alle subsidieverstrekkers van universiteiten en de scope van EZ (het project Kostengrondslag) is EZ en haar

de universiteiten speelt dit zijdelings

subsidieontvangers; samen beslaan zij het hele onderzoeks- en innovatieveld. Over implementatie vindt overleg

een rol, aangezien de definitie voor

plaats met EZ.

ondernemers en universiteiten in de meeste regelingen gelijk is.

32/58

IMPLEMENTATIE

3.

Overige

Toelichting

Wie

acties Voorlichting

Wanne er

Voor zowel universiteiten, ministeries als uitvoeringsinstanties gaan er dingen veranderen. Om iedereen goed op de

Allen

Najaar 2007

hoogte te stellen van de ontwikkelingen moet aandacht worden besteedt aan voorlichting, bijvoorbeeld doormiddel van workshops/ informatiebijeenkomsten voor: a) universiteiten(o.l.v. VSNU/ CFA en CVUAD) b) ministeries (Ministeries zelf o.l.v. afgevaardigden projectgroep) c) uitvoeringsinstanties (Uitvoeringsorganisaties zelf o.l.v. afgevaardigden projectgroep) Handboeken e.d.

Bij sommige ministeries wordt gebruik gemaakt van handboeken bij het opstellen van subsidieregelingen

ministeri

Voor 1

(bijvoorbeeld handboek OCW en de verantwoordingswijzer CFI). Hierin moeten ook de plannen worden

es

januari 2008

geïmplementeerd. Systemen

Universiteiten moeten hun systemen aanpassen. Via de bestaande gremia kunnen de ervaringen in dit proces

VSNU/

Juli-

worden uitgewisseld en kunnen indien nodig gecoördineerde acties plaatsvinden richting de ministeries. De

CFA/

dec.2007

universiteiten kunnen elk jaar kiezen voor een nieuwe kostengrondslag, hiermee is een overgangperiode geborgd.

CVUAD

33/58

Overig

BIJLAGEN

6

Bijlagen

1.

Specifieke doelsubsidies universiteiten(derde geldstroom) ......................................................... 35

2.

Besliskader financieringsvorm subsidies/ meer lumpsum ............................................................ 36

3.

Eenduidig begrippenkader............................................................................................................ 40

4.

Limitatieve lijst van niet-toerekenbare kosten............................................................................... 45

5.

Uniforme voorwaarden bij integrale kosten .................................................................................. 46

6.

Onderbouwing inrichting van de accountantscontrole.................................................................. 53

7.

Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording; welke informatie?....................................... 55

8.

Overzicht:...................................................................................................................................... 56 a. Deelnemers project Uniformering en lastenreductie specifieke doelsubsidies universiteiten. 56 b. Overige betrokken partijen....................................................................................................... 57

9.

Afkortingen.................................................................................................................................... 58

34/58

SPEC IF IEKEDOELSUBS ID IESUN IVERS ITTE ITEN

1 . Spec i f iekedoe lsubs id iesun ive rs i te i ten(de rde ge lds t room ) Un ive rs i te i tenon tvangenve rsch i l lendege ld s t romenvanu i tder i jksove rhe id : deee rs tege lds t roombe t re f tde lumpsumu i tke r ingvanu i t OCW ; detweedege lds t roomwo rd tu i tgekee rdv iadeNede r land seo rgan i sa t ievoo rwe tenschappe l i j k onde rzoe k(NWO ) ;en dede rdege ld s t roombe t re f tsubs id ie s /opd ra ch tend iedeun ive rs i te i tenvanu i tve rsch i l lende o rgan isa t ieson tvangen ,waa ronde rvanu i the tR i jk .Dede rdege ld s t roombe s taa tnaas tde r i jksove rhe idooku i tove r igeopd rach t /subs id ieve rs t rekke rs ,zoa lsdeEu rope seUn ie ,bed r i jvenen non -p ro f i t ins te l l ingen .Dezepa rt i jenwo rden ind i trappo r tbu i tenbe schouw ingge la ten . On tvangs tenun ive rs i te i ten2004in m i l joeneneu ro ’s43 Soo r t

Omvang /

A fkoms t

B i jzonde rheden

•A lgemenebeko s t ig ing •R ich t l i jnenvoo rde jaa rve rs lag legg ing /Con t ro lep ro toco l OC&W • Bekos t ig ingonde rzoek • Con t ro lep ro to co l OC&W

%vandeto ta leba ten vandeun ive rs i te i ten 1e ge ld s t room

3 .289 m ln . /67%

OCW ,LNVv iaCF I

2e ge ld s t room

192 m ln . /4%

OCWv iaNWO(en KNAW )

Aandee l r i jkso ve rhe id3e ge lds t room

96 m ln . /2%

D ive r se depa r temen ten (OCW , VWS , EZ ) Rech ts t reeks o fv ia u i t voe r ing so rgan i sa t ie zoa lsSen te rNo vem

• Onde r zoe k ,op le id ingene t c . • Ve rsch i l lende man ie renvanbekos t ig ing ( lump sum /de c la ra t ie ) • Ve ran twoo rd ingpe rsubs id ie • Con t ro lewe rkzaamheden maken25 50%dee lu i tvandeto ta le con t ro lewe rkzaamhedenvande un ive rs i te i t

Schema t ische wee rgavege lds t romenun ive rs i te i ten R i jksove rhe id Hoo fdsubs id ie e lds t room 1 ge

Doe lsubs id ie e lds t room 2 ge

Doe lsubs id ie e lds t room 3 ge Spec i f iekedoe lsubs id ies

OCWenLNV

OCW ,LNV ,ove r ige depa r temen ten

D ive rsedepa r temen ten (w .o . OCW ,EZe tc . )

v iaCF I

V iaNWO /KNAW

D i rec to fv iau i tvoe r ings ins tan t ies ( o .a .) Sen te rNovem

Un ive rs i te i ten

43

O .b .v .gegevensvanhe tCF I .He tisn ie tbekendo fvoo ra l leun ive rs i te i tend i tinc lus ie fdeBS IKge ldenis( to taa l800m ln . ve rsp re idove r37p ro jec ten( con so r t ia )voo r4 -6 jaa r ) .

35 / 58

BESL ISKADERF INANC IER INGSVORMSUBS ID IES

2 . Bes l iskade rf inanc ie r ingsvo rmsubs id ies / mee r lumpsum He t isvanu i the toogpun tvanve rm inde r ingvanadm inis t ra t ieve -enve ran twoo rd ings las tenwense l i j k omzovee l moge l i j ktes tu renophoo fd l i jnen .Hoe m inde rgede ta i l lee rderege lgev inghoe m inde r gede ta i l lee rdtoez i ch tencon t ro leh ie ropnod ig is .Dekeu zetenaanz ienvanhe t toez i ch t in s t rumen ta r ium isdaa rb i jvanbe lang .Eena c coun tan tsve r k la ring isb i jvoo rbee ld langn ie t a l t i jdnod ig ,ve ran twoo rd ingkanookwo rdena fge legddoo reenpe r iod ie kove r leg , 44

ieneenaccoun tan tsve rk la r ingtoch mon i to r ing rappo r tage ,be le idseva lua t ie ,ac t iv i te i tenve rs lag .Ind 45

gewen s t i s , i she tkab ine t sbe le id

omS ing le in fo rma t ionenS ing leaud i ttoetepassen(z iehoo fds tu k

4 ) . Ophoo fd l i jnenkan mentweevo rmenvansub s id iesonde rsche iden : lumpsumenbeko s t ig ingop dec la ra t ieba s is .Debe ko s t ig ing ssy s tema t iekd iehe t bes teaans lu i tb i jhe tu i tgangspun t“s tu renop hoo fd l i jnen ” i sbe ko s t ig ingopba s isvan lumpsum .Bekos t ig ingopdec la ra t iebas i s(m .n .EZ -subs id ie s ) zo rg tvoo r mee radm in is t ra t ieveenf inan c i ë leve ran twoo rd ing s la s tendanbe ko s t ig ingop lump sumba s i s . Opdevo lgendepag ina ishe tbes l i skade rf inan c ie ringsvo rmsubs id iesschema t i schwee rgegeven .

44

Mee rin fo rma t ieentoe l ich t ingove rdeve rsch i l lendetoez ich t in s t rumen teni stev indeninhe tDo rea crappo r t(F IN )enhe t Handboekreduc t ieve rk r i jg ingskos ten(EZ ) ,Ju l i2006 45 Kab ine tss tandpun tenDo rea c ,IBOrege ld ru kencon t ro le to re nenB r inkman( in2005hee f tdecomm iss ieB r inkmanadv ies u i tgeb rach tove rdeda l ingvanbes tuu rs las tenhe trappo r t‘Ande rsges tuu rd ,be te rbes tuu rd ’ ) .

36 / 58

BESLISKADER FINANCIERINGSVORM SUBSIDIES

Besliskader financieringsvorm subsidies

grensbedragen/subsidiepercentages zijn indicatief

Stap 3 Vaststellen

1. Activiteitenplan. 2. Begroting= aan te vragen subsidiebedrag. 3. Motivering voor subsidieaanvraag. Uitgangspunt: proportionaliteit. (verkrijgingskosten; informatievraag beperkt houden)

Subsidiëring o.b.v. Lumpsum

Subsidiëring op Declaratiebasis

- Binnen doelstelling van subsidie bestedingsvrijheid; - Afrekening o.b.v. (duidelijk definieerbare) prestatie - Geen financiële verantwoording noodzakelijk/ afrekening a.h.v. prestatie/inspanning - Minder verantwoordingen controlelasten - Product is duidelijk omschreven

- Indien het te bereiken resultaat vooraf minder goed is vast te stellen. - Gericht op specifiek doel, kleine mate van bestedingsvrijheid (vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten); - Meer financiële verantwoording noodzakelijk om zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid van de bestedingen.

a. < €20.000: Volledig lumpsum

Voorwaarden voor subsidiëring o.b.v. declaratie:

Verlenen is vaststellen. Toetsing vooraf (vertrouwen, harde sancties). Bestedingsvrijheid. Geen tussentijdse rapportages.

b. > €20.000 e.v. / Subsidiepercentage < 30%:

Begroting verantwoording door activiteitenverslag

Op basis van een activiteitenplan(mijlpalen) en een begroting wordt het te subsidiëren bedrag vastgesteld. De subsidie wordt vastgesteld o.b.v. een activiteitenverslag of een toets door beleid, bijvoorbeeld door bezoek aan de instelling of activiteit. c. > €125.000 o.b.v.indicator input of output Verlenen o.b.v.afrekenen input of output Afrekening mogelijk o.b.v. (duidelijk definieerbare) indicator. Geen financiële verantwoording nodig. Bijvoorkeur gebruik van bestaande indicatoren betreffen uit een gecertificeerde bron: CBS; Jaarrekening; CRIHO; Etc. d. Altijd lumpsum/ mogelijk: ophogen Instellingssubsidie ophogen Volledig lumpsumbijdrage. - Gesubsidieerde instelling krijgt een groter bedrag om vrij te besteden. - Bijvoorbeeld: Gemeentefonds of onderwijsinstellingen.

Vaststellen(verantwoording) lumpsumsubsidies: Optie a) is bij verlening vastgesteld: geen financiële verantwoording achteraf. Optie b) o.b.v. activiteitenverslag/ toets beleid. Optie c) o.b.v. gegevens uit gecertificeerde bron. Optie d) o.b.v. het jaarverslag/ bestuurlijke dialoog.

1. >€125.000; of 2. Indien subsidiepercentage > 50%; of 3. Verplicht door steunkader. Subsidiëring o.b.v. kosten Keuzemogelijkheid subsidieontvanger; op volgorde van wenselijkheid vanuit subsidieverstrekker (stimuleren integrale kosten). Ook in geval van consortiumvorming (stichting) Verantwoording: financiële verantwoording en verklaring over rechtmatigheid van de bestedingen(SiSa) (deel van) Integraal uurtarief o.b.v. voorwaarden + overige directe kosten Directe personeelskosten per uur + vaste opslag % t.b.v. overhead + overige directe kosten Vast bedrag* uur + overige directe kosten

Vaststellen (Verantwoording): O.b.v. Eén verantwoording & één accountantsverklaring voor alle Rijkssubsidies (Aanbeveling 2)

37/58

Aanbeveling 1

Stap 2 Besliskader verlenen subsidie o.b.v. berekende subsidiebedrag (financieringswijze)

Stap 1 Aanvraag

De subsidieverstrekker bepaalt het te verlenen bedrag o.b.v. de volgende informatie:


Hieronder worden de stappen van het besliskader toegelicht. De grensbedragen zijn illustratief. Regels met betrekking tot staatssteun kunnen in sommige gevallen tot afwijkende of aanvullende bepalingen leiden (uitzondering).

Stap 1

Beoordelen aanvraag

Stap 1 in het figuur geeft het aanvraag proces weer. Op basis van de in de regeling opgenomen voorwaarden dient de potentiële subsidieontvanger een aanvraag in. Hierbij maakt hij (indien relevant) in de begroting gebruik van een door de subsidieverstrekker toegestane kostengrondslag (hoofdstuk 3). Op basis van de aanvraag wordt door de subsidieverstrekker het (maximale) te verlenen subsidie bepaald. Hierbij wordt vooraf prestatie/inspanning in relatie tot de prijs beoordeeld. Op basis van het besliskader (stap 2) wordt bepaald welke bekostigingssystematiek hoort bij het te verlenen bedrag. Hierbij geldt het besliskader dat in stap twee beschreven is.

Stap 2 1.

Verlenen subsidie

Besliskader verlenen subsidie o.b.v. berekende subsidiebedrag (bekostigingswijze)

Subsidiëring o.b.v. lumpsum: Als ‘t Lumpsum kan, doe ‘t Lumpsum!

a. Volledig lumpsum: verlenen is vaststellen Subsidiebedrag < € 20.000 verplicht verlenen is vaststellen: geen verantwoording over de besteding; wel zichtbaar als ontvangen subsidie in de FSR (kan kolom besteding leeg blijven) of bij de baten (ingekomen subsidies) bij de jaarrekening. De bestedingsvrijheid voor de ontvanger is hierbij erg groot. Deze manier van subsidiëren past goed in de sturingsfilosofie sturen op hoofdlijnen. b. Subsidiebedrag > €20.000 zo mogelijk ook Lumpsum verstrekken. Het subsidiebedrag wordt lumpsum verstrekt. Dit betekent bestedingsvrijheid voor de subsidieontvanger. Verantwoording achteraf vindt plaats door een activiteiten/ mijlpalen verslag of een toets door het beleid. Wordt er bijvoorbeeld een congres gesubsidieerd dan wordt vooraf de begroting goed getoetst op basis van de aanvraag. Achteraf vindt geen uitgebreide verantwoording plaats, maar wordt bijvoorbeeld verantwoord a.d.h.v. een activiteitenverslag. Alternatieve methoden om naast financiële verantwoording, verantwoording af te leggen/ toezicht te houden zijn: beleidsverslag, benchmark, periodiek overleg, inspectierapport, managementverklaring etc. Als het cofinanciering betreft, kan er ook zekerheid worden verkregen door aan te sluiten bij de verantwoording aan de mede-overheid (vaak EU). c. Afrekenen op basis van indicator Afrekening mogelijk op basis van (duidelijk definieerbare) indicator. Geen financiële verantwoording nodig. Bij deze module is sprake van het afrekenen op basis van een indicator. Dit kan een zowel een input als een output indicator zijn. Voor een bepaald resultaat (telbaar als aantal Q) wordt een vergoeding (prijs P) gegeven. De verantwoording bestaat simpelweg uit het aantal Q’s eventueel te voorzien van een accountantsverklaring. De subsidie wordt vastgesteld en er wordt niet afgerekend op gemaakte kosten. Dit is dus zeer vergelijkbaar met bekostiging door OCW en de bekostigingsparameters van de rijksbijdrage. Bijvoorbeeld het aantal studenten dat bij een bepaalde 38/58


faculteit studeert. In geval van onderzoek kan gedacht worden aan het afrekenen op basis van het aantal uren en een vooraf vastgesteld uurtarief. Het aantal uren is dan de indicator voor de afrekening. De subsidie wordt dan afgerekend op basis van verantwoording over de indicator, niet over het bestede bedrag. Het gevaar dat in deze methode schuilt is dat er veel en ingewikkelde indicatoren kunnen worden gevraagd. Daarom wordt er bij deze methode enerzijds zo min mogelijk indicatoren vereist en anderzijds vereist dat de indicatoren die worden gehanteerd aansluiten bij bestaande gegevens uit een gecertificeerde bron (bijv. uit de bekostigingsgegevens, Centraal Register Hoger Onderwijs (Criho), Centraal bureau voor de statistiek (CBS). Indien over de indicator een accountantsoordeel wordt vereist gebeurt dit op basis van SiSa (hoofdstuk 4). d. Instellingssubsidie ophogen In geval van het verstrekken van een (project)subsidie aan een instelling die ook al een instellingssubsidie ontvangt kan ervoor worden gekozen om het instellingsbudget op te hogen. Over deze gelden kunnen dan prestatieafspraken gemaakt worden die het specifieke doel in het oog houden. In dit geval is een aparte financiële verantwoording hierover niet nodig. De verantwoording richt zich dan op het behalen van de afgesproken prestaties (bijvoorbeeld in een bestuurlijke dialoog). Op deze wijze hebben universiteiten een extra bijdrage ontvangen ten gunste van de invoering van de bachelor master structuur (BAMA).

2.

Module declaratiebasis

Bij grotere subsidiebedragen is het toegestaan (niet verplicht) om te subsidiëren op declaratiebasis. Door deze methode van bekostiging wordt inzicht gegeven in de werkelijke kosten46. De bestedingsvrijheid is in dit geval klein en de controle en verantwoordingslasten zijn hoog. Verantwoording vindt plaats op de SiSa methode (hoofdstuk 4). Hierbij kan (afhankelijk van de kostengrondslag) worden gewerkt met eenduidige kostengrondslagen, eenduidige definities en eenduidige voorwaarden vanuit het Rijk(hoofdstuk 3).

Stap 3

vaststellen subsidie Verantwoording

De verantwoording is afhankelijk van de bekostigingswijze. Indien een subsidie lumpsum wordt verstrekt is de verantwoording meer gericht op de prestatie of de geleverde input. Hier kunnen verschillende instrumenten voor worden ingezet (zie besliskader). Subsidiëring op declaratiebasis vraagt om een financiële verantwoording. Financiële verantwoording wordt afgegeven op basis van SiSa.

46

Van deze methode moet in sommige gevallen gebruik worden gemaakt door regels met betrekking tot staatssteun.

39/58

EENDU ID IGBEGR IPPENKADER

3 . Eendu id igbeg r ippenkade r Kos teng ronds lagen 1 . In teg ra leko s ten(D i re c tepe rsonee lsko s ten+ ind i rec teko s ten )+ove r iged i re c teko s ten 2 . D i re c tepe rsonee l skos ten+fo r fa i ta i reops lagvoo r ind i re c teko s ten+ove r iged i rec teko s ten 3 . Fo r fa i ta i reuu r ta r ie fvoo rd i rec tepe rsonee lsko s tenen ind i re c tekos ten+ove r iged i rec teko s ten

D i rec teenind i rec tekos ten D i re c tekos tenz i jna l leko s tend iere ch ts t reeksve r bandhouden me tdeu i tvoe r ingvanhe tte sub s id ië renp ro je c t .He tgaa tdaa rb i jene rz i jd sompersonee l skos tenvanhe tpe rsonee lda td i rec t inze t leve r ttenbehoevevanhe tp ro je c tenande rz i jd s om ma te r ië leu i tgavend ieu i ts lu i tendbe t rekk ing hebbenophe tbe t re f fendep ro je c t( “ou to fpocke t ”ko s tenendeva r iabe leko s ten ). Ind i re c teko s tenz i jndeko s tend ieeenun ive rs i te i t maak tzonde rda te reenre ch t s t ree ksve rband is me tdetesub s id ië rena c t iv i te i t , maa rd ieeenun ive rs i te i twe l moe t makena lswe rkgeve rvanhe t inte ze t tenpe rsonee lena l so rgan isa t ied iedewe ten s chappe l i j kekwa l i te i tvanhaa rtaken moe t waa rbo rgen . 1 .D i re c tekos tenz i jn :

D i re c tepe rsonee l skos ten+ ove r iged i re c teko s ten

i rec tekos tenz i jn : 2 .Ind

Pe rsonee ls -eno rgan isa t iege re la tee rdeko s ten(gene r ie keove rhead )+ )Ind i re c teonde rzoe ksgebondenko s ten(spe c i f ie keove rhead )

1 .D i rec tekos ten :D i rec tepe rsonee lskos ten+ove r iged i rec tekos ten 1A ) D i rec tepe rsonee lskos ten Ded i rec tepe rsonee l sko s tenz i jnonde rteve rde len in :b ru to loon ko s ten ,we rkge ve rs la s ten ,kos ten se cunda i rea rbe id svoo rwaa rden ,ko s tenemo lumen te nenko s tenu i tke r ingnaon ts lag .H ie ronde rvo lg t eenove rz i ch twa tonde rdeve rsch i l lendeca tego r ieënva l t . f ) B ru toloonkos ten : • B ru to loonvo lgen ssa la r i s tabe lbeho rendb i jCAO .un ive rs i te i ten(schaa l / t rede ) •

Vakan t ie -u i t ke r ing(8% )

•

E inde jaa rsu i tke r ing

g ) We rkgeve rs las ten : • We rkgeve rsdee lPens ioenp rem ie(oude rdom/nabes taanden/ inva l id i te i t ) •

WAO -p rem ie

• B i jd rageZo rg ve rze ke r ingswe t(ZVW ) •

UFO -p rem ie

40 / 58

EENDU ID IGBEGR IPPENKADER

h ) Kos tensecunda i rea rbe idsvoo rwaa rden : CAO -ge re la tee rdo fun ive rs i te i tsspec i f iek/ve rgoed ingend i rec taan we rkneme r : • Amb ts jub i lea • Bed r i j fshu lpve r len ing(EHBO -enb randwa ch t toe lagen ) • Tegemoe tkom ingwoon /we rkve rkee r • Commun i ca t ie fac i l i te i ten(ADSLthu is , mob ie lete le foon .e tc . ) • Ove rwe rkve rgoed ingen(vo lgen sCAO ,n ie tre levan tv .a .schaa l11 ) • K inde ropvang • Ve rhu i z ing(d iens tbe lang ) i ) Kos tenemo lumen ten : • Func t ione r ing s toe lagen 47 • Bonussen

• G ra t i f ica t ies • A rbe id sma rk t toe lagen • B ind ing sp rem ies j ) Kos tenu i tke r ingnaon ts lag : • Ops lagvoo rwa ch tge ld . Ops lagwo rd tvas tge s te ldopbas i svan e rva r ing sgegevens ( jaa r reken ing )vandevoo rgaande ja ren(gem idde ldevan2 /3 jaa r ) u i tbe taa ldewach tge ldenu i t jaa r re ken ingvanhe t laa ts te jaa r )

1B ) ove r iged i rec tekos ten He tbe t re f tded i rec teu i tga ven ,gedaantenbehoevevaneenp ro je c t( rea lexpenses/ou t -o f -po cke t 48 .Voo rbee ldenh ie rvanz i jnko s tende rden , ma te r iaa l ko s teno fre isko s ten . ko s ten )

Somm igesub s id iegeve rsve r langenda tdegeb ru i kma k ingvan(mees ta lzee rdu re )appa ra tuu rnaa r even red ighe idvangeb ru iksduu rwo rd ttoege re kend .Ind iennod igwo rd te reengeb ru iksadm in is t ra t ie moe tengevoe rdvandebe t re f fendeappa ra tuu r . A fsch r i jv ing s reg ime senre s twaa rdebepa l ingvand i rec tvoo rhe tp ro jec taangewende in s ta l la t iesen appa ra tuu rd ienen inove reens temm ingtez i jn me tde me thod ie kd ieookvoo rdeande reac t iv i te i ten vandeun ive rs i te i t /o rgan isa t iewo rd ttoegepa s t(ee r s tege ld s t roomonde rzoe ken even tuee londe rw i j s ) . De ze me thode moe tove reens temmen me tvantoepass ingz i jnderege lgev ingzoa ls : a ) no rmenzoa l sopge s te ld inder ich t l i jnenvoo rde jaa rve rs lag legg ing ;en b )f isca lerege lgev ing (voo rbed r i jven ) . 47

InKP7wo rd the tdec la re renvanbonusseni .v .m .p res ta t iesinEu ropesep ro jec t ennad rukke l i jku i tges lo ten . DeEUs taa tinKP7n ie ttoeda tbe taa ldeb twopingekoc h tegoede renend iens ten ,d ievoo run ive rs i te i tena lspub l ieke ins te l l ingeninbeg inse ldee lu i tmaak tvandekos tp r i js ,gedec la ree rdwo rd t .Deboekhoud ingza lzo moe tenwo rdeninge r ich tda t de“ne t tokos tp r i js ”isteach te rha len . 48

41 / 58

EENDUIDIG BEGRIPPENKADER

2. Indirecte kosten 2 A)

Personeels- en organisatiegerelateerde kosten (generieke overhead)

Dit betreft de kosten die de organisatie maakt om de direct op onderzoeksprojecten ingezette medewerkers in dienst te houden, onafhankelijk van de exacte plek in de organisatie die hij/zij bekleedt en los van de specifieke taak die hij/zij vervult. Een universiteit maakt kosten van bestuur en beheer op centraal, op facultair en op instituutsniveau die indirect verband houden met haar taakuitvoering. Daarnaast staat elke medewerker een aantal basisfaciliteiten ter beschikking (verwarmde en schoongehouden werkkamer, werkplek, bureau, PC). Bovendien dient een organisatie met personeel te beschikken over een aantal wettelijk vereiste voorzieningen. Personeels- en organisatiegerelateerde kosten (generieke overhead) De volgende componenten kunnen bij een universiteit worden onderscheiden (geen limitatieve lijst) a) Kosten centrale organisatie • Raad van toezicht / College van Bestuur 49

• Dotaties voorzieningen / reserveringen

• Bestuurs- en beleidsondersteuning (Bestuursstaf, bureau van de universiteit) • Audit & Control 50

• Pedel

• Archief en postdistributie en -afhandeling • Juridische Zaken • Corporate Communicatie 51

• Financiële administratie

52

• Universiteitsbibliotheek

b) Kosten huisvesting en gebouwgebonden faciliteiten53 • Afschrijving gebouwen, terreinen, installaties en inventaris • Kosten (of dotatie ter zake) van (klein / groot) onderhoud

49

Zie ook lijst niet toerekenbare kosten (C11): dotaties uit winst aan bestemmingsreserves is voor rijkssubsidies uitgesloten. KP7 sluit het declareren van dotaties aan voorzieningen expliciet uit. 50 Pedel heeft een ceremoniële taak bij academische plechtigheden w.o. promoties. Eventueel aan te merken als onderzoeksondersteuning. 51 Deze kostencomponent leent zich ook goed om (o.b.v. gebruiks-, kosten- of omzetgegevens) deels direct toegerekend te worden aan onderzoek of onderwijs. 52 Universiteitsbibliotheken (incl. hun digitale diensten) staan ter beschikking van zowel studenten als docenten, zowel t.b.v. onderwijs als onderzoek. Exacte gegevens over het gebruik (fysieke toegang tot en tijdsduur van bezoek aan de ruimtes, uitleningen, gebruikmaking digitale diensten) en daarmee voor de toerekening aan de kostendragers zijn bij de meeste universiteiten niet voorhanden. Verschillende universiteiten hanteren daarom ofwel een vast percentage voor toerekening aan de hoofdkostendragers o.b.v. van de directe kostenverhouding onderwijs : onderzoek (bv. 40 : 60), andere rekenen de kosten van de universiteitsbibliotheken toe aan het wetenschappelijke personeel, waarmee impliciet de tijdsbesteding van de wetenschappers aan onderwijs resp. onderzoek de sleutel wordt voor toerekening van de universiteitsbibliotheek. 53 De Nederlandse universiteiten hebben in 1995 om niet de gebouwen overgedragen gekregen, die zij op dat moment in gebruik hadden en die eigendom van de Rijksoverheid waren. Sindsdien zijn de universiteiten zelf volledig verantwoordelijk voor het in overeenstemming houden van de voor uitvoering van hun taken benodigde kwantiteit en kwaliteit in huisvesting.

42/58


• Rentekosten (rente vreemd vermogen / toegerekende rente vastgelegd eigen vermogen / of 54

WACC)

• Kosten openstelling (portier, bewaking, beveiliging, verlichting, verwarming, schoonmaak, afvalverwijdering, arbeidshygiëne) • (Afschrijvings-)kosten meubilair werkplek • Vastgoedadministratie • Projectleiding en -administratie van investeringsactiviteiten c) Kosten werkgeverschap • ARBO-dienstverlening • Personeels- en salarisadministratie d) Kosten van (of subsidies ter zake van) personeelsbeleid • Werving • Professionalisering • Scholing / training • Outplacement • Personeelskantines e) Kosten van ICT-werkplekvoorzieningen • Afschrijving communicatie-infrastructuur • Afschrijving of aanschaf PC’s en randapparatuur • Werkplekondersteuning f) Kosten decentrale organisatie • Faculteitsbestuur • Facultaire staf (O&O, P&O, P&C, FEZ etc. en secretariaten) • Faculteitsbibliotheek (indien van toepassing)

54

KP7 sluit expliciet het declareren van (toegerekende) rente uit. (Weighted Average Cost of Capital = Opportunity costs).

43/58


2 B)

Indirecte onderzoeksgebonden kosten (specifieke overhead)

Het gaat hier om die kosten van de universiteit die zij maakt, ten behoeve van de uitvoering van onderzoek, maar niet direct aan de uitvoering van één enkel project gebonden, en ook niet op basis van direct gebruik of afname aan één enkel project toe te rekenen. Het specifieke karakter is dus dat de universiteit deze kosten uitsluitend maakt vanuit haar onderzoekstaakstelling. De hoogte van deze kosten wordt vooral bepaald door de aard van het onderzoek: deskresearch vergt andere voorzieningen en faciliteiten dan empirisch of klinisch onderzoek. In deze tariefcomponent komt vooral tot uitdrukking dat sommige universiteiten, faculteiten en instituten vanwege de aard van hun onderzoek over meer of duurdere voorzieningen moeten beschikken dan andere. Indirecte kosten De volgende kostencomponenten (soorten / plaatsen) worden als indirect aangemerkt(geen limitatieve opsomming): a) Op centraal niveau binnen de universiteit • Onderzoeksbeleid • Projectadministratie • Bureau voor kennistransfer / Liaison Office • Onderzoeksinformatiesysteem b) Op decentraal niveau (faculteiten / instituten) • Laboratoria • (Klinische) experimenteerruimten • Dierenverblijven • Kassen • Instrumentmakerijen • Documentatiecentra • Onderzoeksgebonden installaties en apparatuur • Onderzoeksmaterialen (chemicaliën e.d.)55 • Leiding en secretariaten onderzoeksinstituten • Direct onderzoeksondersteunende staf56

55

Hier geldt uiteraard dat de directe aanwending van deze materialen voor afzonderlijke onderzoeksprojecten niet via het opslagtarief, maar als directe kosten dient te worden toegerekend. 56 Bv.: afdelingen mechanica, elektrotechniek, glasblazerij, cartografie etc.

44/58

L IM ITAT IEVEL IJSTVANN IET -TOEREKENBAREKOSTEN

4 . L im i ta t ievel i js tvann ie t toe rekenba rekos ten Me tonde rs taande l i j s tvann ie ttoe re kenba rewo rd tvoo rkomenda tdesubs id ieve rs t rekke rkos ten ve rgoed td iez i jb i jvoo rbee ldvanu i t maa tschappe l i jko fbe le id sma t igu i tgang spun tnoo i tw i lve rgoeden . De zen ie t toe rekenba reko s tenz ijnn ie tsub s id iabe len mogenn ie two rden meegenomen inde 57 .He t moe t moge l i j kb l i jvenvoo rdeu i t voe rde romb i jvoo rbee ldb i jbu i tenspo r igeen in teg ra leko s ten

roe ke lo zeu i tgavenomon ve rwa ch teex ce ss ievepo s tentesch rappen . a . Kos tenvann ie td i rec t me the tp ro jec tve rbondenac t iv i te i ten : ie ronde rva l lenoo k 1 . Reedsdoo rde rdenge f inan c ie rdekos tenvanhe tp ro je c t58.H a fsch r i jv ing skos tenenande rekos tenvangebouwen , ins ta l la t ie s /appa ra tuu rvoo rzove rd iea lop eenande re man ie rdoo rdeove rhe ido fde rdenz i jn /wo rdenbeko s t igd ; 2 . bu i ten spo r igeenroe ke lo zeu i tgaven59; 3 . tenaan z ienvanonde rzoe k sp ro je c ten :onde rw i j sgebondenko s tenvaneenonde rzoeks in s te l l ingo f vaneen in s te l l ingd ieaandeonde rzoe k s in s te l l ing i sge re la tee rd60; b . F iscaa l : 4 . a l le ind i rec tebe la s t ingen ,waa ronde rBTW ,voo rzove rd iekunnenwo rdente ruggevo rde rdo f ve r re kend ; c . Ove r ig / f inanc iee l : 5 . w in s top s lagen ; 6 . B i jzonde re las tenvandebed r i j fsu i toe fen ing ,z i jnde : 1 . toes lagvoo rr is ico ’s ; 2 . rese rve r ingenvoo rdub ieuzedeb i teu ren ; 3 . incou ran tevoo r raden ; 4 . ex t rako s tend iedoo rc red i teu ren inre ken ingwo rdengeb rach tb i jte laa tbe ta len ; 5 . voo rz ien ingenvoo r moge l i jketoe kom s t igeve r l ie zenenschu lden ; 6 . do ta t iesu i tdew in s taanbes temm ing s rese rves ; 7 . ko s tenvoo rhe taan t re kkenvan l en ingen ,waa ronde ra f s lu i tp rov i s ie s ; 8 . ren tecq .ve rschu ld igderen te , me tu i tzonde r ingvan( toege rekende )ren tevoo rgebouwenen 61

techn i sche in s ta l la t ie s ,m i tstoe re kenbaa raanhe tp ro jec t; 9 . w isse l koe rsve r l ie zen . 57

Dezel i js tkom tg ro tendee lsove reen me tdel i js tvann ie ttoe rek enba rekos tend ieEZvoo rs te l tinhe tkade rvande Omn ibus AMVB . Ove rdeve rsch i l lenv ind tnoga fs temm ingp laa ts me tEZ . 58 Ev t .isindesub s id ievoo rwaa rdenopgenomenda tdeon tvange rze l faandesubs id ie moe tb i jd ragenen /o fo f moe two rden vo ldaanaandecumu la t ie rege ls . 59 DeUvAhee f teenno rmenkade ropges te ldte rinvu l l ingv andezebeg r ippen ,a lsin te rnele id raadentenbehoevevanhe t con t ro lep ro toco lvoo rdeaccoun tan t . 60 Eenu i tzonde r ingh ie ropz i jndeonde rw i jsgebondenkos tenvoo rzove rdezespec i f ie konde rdee lz i jnvanhe tp ro jec t . 61 Ren teop( ingebouwenente r re inen )ge ïn ve s tee rdve rmogenkanwo rdenve rd iscon tee rd me tinach tnem ingvandevo lgende u i tgangspun ten : ¾ Voo rdewaa rde r ingvandeac t ivawo rd tdeh is to r ischeve rk r i jg ingsp r i jsgehan tee rd ,waa ropvo lgenseengangba re me thodejaa r l i jks is /wo rd ta fgesch reven(omo .m .rech ttedoen aanhe tfe i tda tin1995deun ive rs i te i tenhungebouwenom 61 n ie tove rged ragengek regenhebbenvandeR i jksove rhe id ,enda tun ive rs i te i tendaa rnaze l fhebben moe teninves te ren ) ; ¾ Voo rzove rdeac t iva me tv reemdve rmogenge f inanc ie rdz i jnwo rd tdegewogengem idde lderen tevoo rdeto ta le u i ts taandeleensomgehan tee rd ; ¾ Voo rzove rdeac t ivabes lagleggenophe te igenve rmogenwo rdta l sre ken ren tede10 jaa r sBNG ren tepe rp r imovaneen be t re f fendjaa rgehan tee rd .

45 / 58

UNIFORME VOORWAARDEN BIJ INTEGRALE KOSTEN

5.

Uniforme voorwaarden bij integrale kosten

In zijn algemeenheid geldt dat de berekening van integrale kosten moet zijn gebaseerd op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden: Voorwaarde 1

Reken kosten toe aan één van de hoofdkostendragers: onderwijs of onderzoek.

Voorwaarde 2

Zorg voor betrouwbare en controleerbare basisgegevens.

Voorwaarde 3

Toepassen van voorcalculatorische tarieven.

Voorwaarde 4

Voldoe aan vijf eisen voor kostentoerekening:

Toerekeningsprincipes (verdeelsleutels/mechanismen indirecte kosten, normen, percentages etc.) worden organisatiebreed toegepast;

Directe kosten kunnen niet nogmaals worden meegenomen in indirecte kosten;

Indirecte kosten dienen evenredig te worden omgeslagen over het project en over andere projecten of activiteiten van de subsidieontvanger;

Indirecte specifieke kosten van onderwijs en onderzoek worden afgezonderd en rechtstreeks aan de betreffende hoofden eindkostendrager toegerekend;

Het verband tussen toegerekende kosten, de cost driver (sleutel) en de kostenontvanger moet transparant en controleerbaar zijn.

Voorwaarde 5

Stel het aantal direct productieve uren vast op basis van geldende regels, afspraken en/of ervaringsgegevens (urenbasis).

Voorwaarde 6

Beperk zo mogelijk het aantal tarieven.

Toelichting per voorwaarde Voorwaarde 1

Reken kosten toe aan één van de hoofdkostendragers:

onderwijs of onderzoek De wettelijk vastgelegde hoofdtaken van een universiteit zijn: het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en het doen van wetenschappelijk onderzoek62. De belangrijkste kostendragers in een universiteit zijn derhalve onderzoek en onderwijs. Alle kosten van een universiteit dienen -direct of indirect- te zijn gerechtvaardigd vanuit een belang voor onderwijs en of onderzoek. Alle kosten van ondersteuning op de verschillende niveaus binnen de universiteiten (centraal, faculteiten, instituten, afdelingen - vakgroepen) dienen uiteindelijk toegerekend te worden aan een van deze kostendragers. Waar mogelijk verdient rechtstreekse toerekening (op basis van ondersteuning, gebruik, afname of inzet) aan een van de hoofdkostendragers de voorkeur in de kostentoerekening.

62

In dit kader blijven de UMC’s buiten beschouwing,- als derde hoofdkostendrager zou hier kunnen gelden: patiëntenzorg. Ook hebben sommige universiteiten musea in beheer,- in die gevallen kan “publieksdiensten” als een extra kostendrager gelden.

46/58


Verschillende subsidieregelingen voor contractonderzoek bevatten (impliciet of expliciet) de bepaling dat kosten van onderwijs niet declarabel zijn. Derhalve dienen zowel de direct als de indirect onderwijsgerelateerde kosten afgezonderd te worden. Voorbeeld van kosten van onderwijsactiviteiten63(geen limitatieve lijst.) a) Onderwijskosten op centraal niveau De kosten van alle voorzieningen die direct gericht zijn op de ondersteuning van docenten of studenten. •

Onderwijsruimtes (collegezalen incl. inventaris en apparatuur daarin)

•

Zaalreservering

•

ICT t.b.v. onderwijs (Blackboard etc.)

•

Communicatievoorzieningen (studentenmail, ADSL thuis, laptops etc.)

•

Culturele - en sportfaciliteiten

•

Mensae

•

Studentengezondheidszorg

•

Studiecentra (ICT-werkplekken)

•

Studiezalen

•

Beurzen en studentenondersteuning

•

Studentendecanen

•

Studievoorlichting

•

Studentenadministratie (incl. Studielink etc.)

•

Communicatie en studentenwerving

b) Onderwijskosten op decentraal niveau (faculteit / onderwijsinstituut)64: •

Onderwijsadministraties en studentenbalies

•

Prakticum ruimtes

•

Studieadviseurs

•

Facultaire onderwijsstaf (leiding / directie onderwijsinstituten)

Voorwaarde 2

Zorg voor betrouwbare en controleerbare basisgegevens

Voor de overtuigingskracht van een kostentoerekeningmodel en voor de aanvaardbaarheid ervan voor subsidieverstrekkers is het wezenlijk dat, los van de stappen die in een toerekeningsalgoritme gezet worden, de basisgegevens betrouwbaar, controleerbaar en niet manipuleerbaar zijn. De herkomst van gehanteerde bedragen dient daarom te zijn: de universitaire jaarrekening en/of de universitaire begroting (vastgesteld door een accountant / goedgekeurd door de Raad van Toezicht).

63

Bij de UvA is ervoor gekozen deze kosten toe te rekenen naar rato van het aantal studenten. Afhankelijk van de wijze waarop de organisatie is ingericht kunnen deze kosten (deels) ook op het centrale niveau zijn toegerekend. 64

47/58


Ook andere openbare bronnen zijn van belang. Universiteiten kennen alle dezelfde CAO Daarmee is een belangrijk normenkader gegeven voor de ijking van de directe personele kosten: Al het universitaire personele is ingedeeld in functies volgens dezelfde (Hay-) systematiek en aan die functies is een schaal gekoppeld uit de salaristabel, behorend bij de CAO. Verder dient een universiteit duidelijk te maken dat de gehanteerde toerekeningsprincipes (sleutels, normen, percentages, etc.) niet alleen op de gesubsidieerde / derde geldstroomactiviteiten toegepast worden, maar universiteitsbreed gelden. Daarmee strekt het begrip integraal zich uit tot niet alleen alle kosten, maar ook alle activiteiten en de volledige tijdbesteding van de betrokken medewerkers. Op deze wijze is namelijk het beste aan te tonen dat er geen sprake is van enig opportunisme65.

Voorwaarde 3

Toepassen van voorcalculatorische tarieven

Hoewel in de huidige situatie sommige subsidiegevers expliciet stellen hun bijdrage alleen op werkelijke kosten en dus nacalculatie te willen baseren (bv. alleen de directe personeelskosten van de medewerker die onderzoek verricht of alleen de werkelijk bestede uren66), dient een model voor integrale kosten noodzakelijkerwijs gebaseerd te zijn op een aantal aannames, daar te hanteren tarieven bij aanvang van een activiteit moeten worden bepaald om ze te kunnen betrekken in een begroting. Bovendien kan het niet zo zijn dat vaststelling van de hoogte van de indirecte kostencomponenten in het tarief pas kan plaatsvinden als de jaarrekening is goedgekeurd. Zowel aan de prijs als aan de hoeveelheden van elke component in het tarief zullen goed onderbouwde aannames ten grondslag moeten liggen. Voor wat betreft de prijs zullen dat vaak de begrote kostenbedragen of budgetten zijn, voor wat betreft de hoeveelheden is een betrouwbare inventarisatie nodig (als het gaat om bv. m2, werkplekken, fte etc), of een getoetst ervaringsgegeven of normenkader (bijv. gemiddelde personele last). Het hanteren van voorcalculatorische tarieven brengt met zich mee dat er verschillen kunnen optreden ten opzichte van de nacalculatie. Onder de voorwaarde dat alle aan de voorcalculatorische tarieven ten grondslag liggende aannames (zowel prijzen als hoeveelheden) periodiek (minstens eenmaal per 67 jaar) worden herijkt, kunnen universiteiten hun tarieven baseren op voorcalculatorische tarieven .

Bij de begroting wordt uitgaan van het voorcalculatorische(herijkte) tarief van dat jaar. Bij meerjarige projecten worden deze voorcalculatorische tarieven in de begroting jaarlijks te indexeren met een percentage dat recht doet aan de loon- en prijsontwikkeling68. Bij de declaratie wordt uitgegaan van de voorcalculatorische tarieven per jaar.

65

Opportunisme in kostentoerekening: kosten of tijdbeslag van medewerkers op een onevenredige wijze toerekenen aan die activiteiten waar het “loont”, zonder dat onmiddellijk duidelijk is dat andere activiteiten daarmee onterecht worden ontlast. Bij die universiteiten die als pendant van integrale kostentoerekening een systeem van integrale budgettering kennen, is dit vanzelfsprekend: ook de interne verantwoordelijken voor elke hoofdtaak (onderwijs en onderzoek) hebben dan alle hetzelfde belang als externe financiers van onderzoek: een zo groot mogelijk nut nastreven van zo efficiënt mogelijk ingezette middelen. 66 Maar dan meestal weer niet als deze het begrote aantal uren of de jaarnorm van de subsidiegever te boven gaan. 67 Sinds 2005 is het hanteren van voorcalculatorische tarieven ook voor lokale en provinciale overheden wettelijk verplicht geworden bij verlening van diensten aan externe partijen tegen kostprijs. 68 Voor de personele en de materiële lasten kan een afzonderlijk percentage gelden, gebaseerd op gegevens van het CBS. of CAO-afspraken.

48/58

UN IFORMEVOORWAARDENB IJINTEGRALEKOSTEN

Voo rwaa rde4

Vo ldoeaanv i j fe isenvoo rkos ten toe reken ing

De mee s teun ive rs i te i tengeb ru iken inhunkos ten toe re ken ingdeko s tenp laa tsenme thodeomde 69 .Vo lgensde ze me thodewo rdenee rs ta l leko s tenvan ko s tenvaneenac t iv i te i tteonde rbouwen

onde rs teundeeenhedenentaken inkaa r tgeb ra ch t ( ineenun ive rs i te i tonde rw i j senonde rzoe k ) . 70 De zekos tenwo rden(ve rzame ldophu lpko s tenp laa tsen )aandehandvanre levan teve rdee ls leu te ls

u i te inde l i j kaandeko s tend rage rstoege rekend . Zoa lsaangegeven isde mees tre levan tepa rame te rvoo rtoe reken ingvan ind i re c teko s tende besch i kba recapac i te i to fde inze tvanhe twe ten s chappel i j kepe rsonee l(da t leve r t imme rsdep r ima i re inpu tvoo ronde rw i jsenonde rzoe k ) .Un i ve rs i te i tenve rsch i l len indew i jzewaa ropenhe tde ta i lwaa r in z i jdekos ten toe re ken ingaandeu i te inde l i jkeko s t end rage rsonde rbouwen .E rd ien teengoedeba lan s tewo rdenge vondentu ssenene rz i jd she trech tdoenaancau sa l i te i ttussenko s tenena c t iv i te i tenen ande rz i jdsdeeenvoud/t ranspa ran t ievanhe ttoe re ken ing smode l .E lkeun ive rs i te i tkane igen a fweg ingen makenove rde ma tevanve r f i jn ingd iez i jw i ltoepa ssen .D i tge ld tookvoo rdebe s l iss ing omhe t mode lte in teg re ren inhe tf inanc ië lesys teem( in t racomp tabe l )o feenapa r trekenmode lbu i ten deregu l ie readm in is t ra t ietegeb ru iken(ex t racomp tabe l ) . B i jdekos tenbe re ken ingz i jndevo lgendee isen le idend : 1 . toe re ken ing sp r in c ipe s(ve rdee l s leu te l s /mechan i sm en ind i re c teko s ten ,normen ,pe rcen tagese tc . ) wo rdeno rgan i sa t ieb reedtoegepas t ; 2 . d i re c teko s tenkunnenn ie tnogmaa l swo rden meegenomen in ind i rec teko s ten ; 3 . ind i re c tekos tend ieneneven red igtewo rdenomge s lagenove rhe tp ro je c tenove rande re p ro je c teno fa c t iv i te i tenvandesub s id ieon tvange r ; 4 . ind i re c tespe c i f iekeko s tenvanonde rw i j s enonde rzoekwo rdena fgezonde rdenrech t s t reeksaan debe t re f fendehoo fd -ene indkos tend rage rtoege re kend ;en 5 . he tve rbandtussentoege rekendeko s ten ,deco s td r i ve r(s leu te l )endeko s tenon tvange r moe t t ranspa ran tencon t ro lee rbaa rz i jn . Voo rbee ldtoe reken ingkos tenb i jdeUvA DeUn i ve r s i te i tvanAm s te rdamhan tee r tno rm ta r ievenvoo rdeko s ten :

b ru to loonkos ten ;

we r kge ve r s la s ten ;

ko s tensecunda i rea rbe idsvoo rwaa rden ;en CAO -ge re la tee rdo fun i vers i te i tsspec i f ie k/ve rgoed ingend i re c taanwe rkneme r . Deno rm ta r ie venz i jngeba see rdophe t max imumvandeschaa l ,beho rendb i jdeHay func t ievaneen medewe rke r .Indep ra k t i jkb l i jk tda the tpe rsonee lgem idde ldonge vee r1 ,5t redeonde rhe t schaa lmax imumwo rd tu i tbe taa ld .He tve rsch i ltu ss endeno rmendewe rke l i jkeko s tenonde rb ru to 69

Ande re , mee rgeavancee rde me thodenvankos ten toe reken ing ,zoa lsAc t iv i tyBasedCos t ing ,la tenw i jh ie rbu i ten beschouw ing ,daa rdeze me thodenvoo ra ltoepasbaa rz i jna lsana lyse ins t rumen tvo o rdekos tenvanp roduc t iep rocessen , me t vee ldee lp rocessen . 70 o fwe lee rs ta ldann ie trecu rs ie faandehu lpkos tenp laa tsenonde r l ing .

49 / 58


loonkosten en werkgeverslasten dient vervolgens als dekking voor de kosten van het decentrale beleid ten aanzien van de kostencomponenten kosten emolumenten en de kosten uitkering na ontslag. Toerekening Personeels- en organisatiegerelateerde kosten (generieke overhead) De volgende kostenposten:

Kosten centrale organisatie

Kosten huisvesting en gebouwgebonden faciliteiten

Kosten werkgeverschap

Kosten van (of subsidies ter zake van) personeelsbeleid

Kosten van ICT-werkplekvoorzieningen

Kunnen worden toegerekend aan al het universitaire personeel naar rato van het aantal fte,- de kosten van decentrale organisatie aan het al het facultaire personeel, eveneens naar rato van het aantal fte. Toerekening indirecte onderzoeksgebonden kosten (specifieke overhead) Deze kosten dienen te worden toegerekend (per faculteit / instituut) naar rato van de inzet van personeel op alle onderzoeksactiviteiten van een onderzoeksinstituut. De kosten van de projectadministratie en van een Bureau voor Kennistransfer kunnen eventueel voor 100 % worden toegerekend worden aan het gesubsidieerde en overige contractonderzoek, als geldt dat er geen 71 relatie is tussen deze functies en het eerste geldstroomonderzoek .

71

Eventueel kan ook een deel van de kosten van de financiële administratie worden toegerekend, bv. de debiteurenadministratie, als daarvoor een geschikte toerekeningssleutel voorhanden is.

50/58

UN IFORMEVOORWAARDENB IJINTEGRALEKOSTEN

Voo rwaa rde5

S te lhe taan ta lp roduct ieveu renvas topbas isvange ldende

rege ls ,a fsp rakenen /o fe rva r ingsgegevens(u renbas is ) Eenp r ima i refac to rd ievan inv loed isophe tuu r ta r ie f isdet i jdd iewe tenschappe l i jk(eneven tuee l onde rs teunendpe rsonee l )d i re c taaneenp ro je c tbe s teed t . We l kdee lvandepe rsonee l skos tenop bas i svandet i jdve ran twoo rd ingpe ruu raaneenp ro je c two rd ttoege re kendhang ta fvandeno rmd ie eenun ive rs i te i than tee r tvoo rhe taan ta lte makenp roduc t ieveu renpe r jaa r .De zeno rmd ien t onde rbouwdtez i jnene rz i jd sopvoo rdegehe leb ranchege ldendeCAO -bepa l ingent .a .v .we rkweken enve r lo fenande rz i jd sopb innendeo rgan isa t iege ldendea lgemenea fsp ra kenen /o f e rva r ing sgegevens(bv .z iek te ) . Onde rp rodu c t ieveu renwo rd tve rs taanhe taan ta lwe rkba redagen ineenka lende r jaa rm inu s : 1 . We t te l i jke rkendefee s tdagen 2 . Ve r lo fcon fo rmCAO(m . i .v.2007 :31dagenvan8u .=248u . ) 3 . Ove r igevo rmenvandoo rbe taa ldb i j zonde rver lo f ,CAO -bepaa ldo fun ive rs i te i tsspec i f ie k 4 . %Z ie k te ve r zu im(un i ve r s i te i t s spe ci f iek ,ev t .ged i f fe ren t iee rd OBP/ WP ) 5 . %Ind i rec tp rodu c t ievet i jd(we r kbe sp re k ingen ,pe rsonee lsaange legenheden ,onde rnem ing s raden , s tud ieve r lo f ,cu rsu s sen ) .o .b .v .e rva r i ng sgegevens ,even tuee lve rsch i l lendpe r pe rsonee l sca tego r ie . He taan ta ldagenda tre su l tee r two rd tve rmen igvu ld igd me the taan ta lu renpe rdag(b i jvoo rbee ld7 ,6 b i jeen38 -u r igewe rkweek ,7 ,2b i jeen36 -u r igewe rkwee k ) .Deu i tkom s t ishe taan ta ld i rec t p roduc t ieveu renpe r jaa r ,da tdeba s is i svoo rbe re ken ingvanhe tuu r ta r ie f . B i jdepos ten4en5kand i f fe ren t ia t ieop t redentussended ive rseca tego r ieënpe rsonee l .B i jpos t5 ge ld tda t ind i rec tp rodu c t ie vedagena l leen inaanme rk ingwo rdengenomena l szegeba see rdz i jnop con t ro lee rba ree rva r ing sgegeven svandee igeno rgan i sa t ie .

Voo rwaa rde6

Bepe rkzo moge l i jkhe taan ta lta r ieven

B innendeko s teng ronds lag in teg ra leko s tend ien the taan ta lta r ievenpe rsub s id ieaanv rage rzo zevoo rhe taan ta lta r ievend ien ttewo rdenonde rbouwd . moge l i j kbepe rk tteb l i jven72.Dekeu Ta r ie fd i f fe ren t ia t iekanoptwee man ie renop t reden : a )d i rec tepe rsonee l skos ten(schaa lenfunc t ien iveauvande medewe rke r ) .B i jc lus te r ingvanscha len d ienendeta r ieveneengoedea fsp iege l ingtez i jnvandegem idde ldenvand iescha lentez i jn(aante tonen me ts ta t is t ischeana l yse ) . b )Ind i rec tekos tenkunnenpe ro rgan i sa t ieonde rdee l ve rsch i l lendoo rve rsch i l inka rak te r(b i jv . o ve rheada l fav s .bè ta ,v s . med i s ch ) .

72

B innenrede l i jkeg renzen(b i jvoo rbee ldn ie téénta r ie fd iea l lescha lendek t ) .

51 / 58


Mogelijkheden ten aanzien van de tarieven Universiteiten brengen in de verschillende modellen die zij hanteren voor de toerekening van directe personeelskosten een indeling aan in zes of zeven hoofdcategorieën (grofweg corresponderend met groepen van twee of drie salarisschalen uit de salaristabel van de universiteiten, die 20 schalen kent). Differentiatie binnen die groepen (bijvoorbeeld naar schaaltrede) blijft veelal achterwege, vooral om het aantal tarieven te beperken. Ook ondersteunend personeel kan directe inzet leveren op onderzoeksprojecten. Derhalve is het nodig om ook tarieven te bepalen voor deze categorie personeel. Het ondersteunende personeel wordt op basis van dezelfde salaristabel beloond: voor de tariefvaststelling van de directe kosten kan daarbij worden aangesloten. Voor de component personeels- en organisatiegerelateerde overhead wordt bij voorkeur één universiteitsbreed gemiddelde of norm gehanteerd, daar het kosten betreft die eerder verband houden met overkoepelend universitair beleid en centrale voorzieningen dan met specifiek facultair of zelfs 73 afzonderlijk instituutsbeleid .

De specifieke taakgerelateerde tariefcomponent is niet afhankelijk van de beschikbare tijd maar van ingezette tijd van wetenschappers. De meeste wetenschappers hebben echter een dubbele taak: zowel onderwijs als onderzoek. De toerekening van de kosten moet dus geschieden aan de hand van de vastgestelde tijdsbesteding (inzet) van wetenschappers en niet op basis van de totaal beschikbare capaciteit. De belangrijkste cost driver is de directe inzet van het wetenschappelijke personeel. Dit betekent dat zowel de generieke organisatie-overhead als de instituutsspecifieke overhead als een vast bedrag in het integrale kostentarief van de individuele medewerker terecht dient te komen. De opslag in het uurtarief wordt gevonden door de totale kosten van de betreffende component te delen door het totaal van de beschikbare (of in te zetten) uren. Als een universiteit echter de overweging heeft dat faciliteiten, waarvan de kosten verdisconteerd zijn in het overheadtarief, niet gelijkelijk ten dienste staan van alle medewerkers, kan zij een andere sleutel kiezen, bv. een opslagpercentage op de 74 directe kosten .

73

Bovendien is een organisatiebreed gemiddelde goed verdedigbaar op basis van de overweging eventuele kosten van locale inefficiency niet extern door te berekenen en voordelen van lokale besparingen niet “weg te geven”. 74 Als zij van oordeel is dat er een verband bestaat tussen het schaalniveau van de medewerker en het beroep op ondersteuning dat hij/zij doet

52/58

ONDERBOUWING ACCOUNTANTSCONTROLE

6.

Onderbouwing inrichting van de accountantscontrole

In de huidige situatie wordt er door een universiteit per project verantwoording afgelegd aan het Rijk en wordt per project een accountantsverklaring afgegeven. Bij de controle van de individuele projecten wordt een goedkeuringstolerantie gehanteerd van 1%. Met andere woorden een goedkeurende accountantsverklaring houdt in dat er met een betrouwbaarheid van 95% een uitspraak wordt gedaan dat er in de verantwoording in totaliteit geen fouten zitten die bij elkaar opgeteld meer bedragen dan 1% van de totale kosten van het project. Voor een departementale accountantscontrole wordt ook een goedkeuringstolerantie van 1% gehanteerd. Globaal genomen, rekening houdend met onder andere risicoanalyse, betekent dat ieder artikel met 1% goedkeuringstolerantie wordt gecontroleerd. Voor begrotingsartikelen waarop projectkosten worden verantwoord, worden in de huidige situatie alle individuele projecten met een tolerantie van 1% gecontroleerd. In het theoretische geval dat een begrotingsartikel voor 100% uit subsidieprojecten bestaat betekent dit dat alle onderdelen (de projecten) met een betrouwbaarheid van 95% en 1% goedkeuringstolerantie zijn gecontroleerd (95/1). Statistisch kan worden aangetoond dat, om een uitspraak over een massa te kunnen doen uitgaande van 95/1, 300 posten moeten worden getrokken en gecontroleerd. Dit geldt ook voor de controle van het begrotingsartikel van een departement. Door alle projecten individueel van een accountantsverklaring te voorzien worden dus veel meer posten getrokken en onderzocht (aantal projecten x 300 posten/waarde-eenheden per project) om een uitspraak over de massa te doen dan op grond van de controle van het begrotingsartikel noodzakelijk is, namelijk 300 posten voor het hele begrotingsartikel. Uiteraard moet hierbij bedacht worden dat het uiteindelijke accountantsoordeel niet alleen gebaseerd is op een statistische steekproef. Daar komen meer zaken bij kijken waarbij het uiteindelijke accountantsoordeel een kwestie is van professional judgement. Uit het bovenstaande statistische voorbeeld blijkt dat door het vragen van individuele accountantsverklaringen per project veel meer controlewerkzaamheden moeten worden verricht dan voor een uitspraak op het niveau van een begrotingsartikel noodzakelijk is. Door het toepassen van de nieuwe werkwijze krijgen de departementen accountantsverklaringen van universiteiten bij de FSR. In het theoretische geval dat projectsubsidies aan alle universiteiten worden gegeven ontvangt een departement in de nieuwe situatie 22 accountantsverklaringen van universiteiten en UMC’s, waarin alle projecten zijn begrepen. In de oude situatie waren dat gemiddeld veel meer accountantsverklaringen per individueel project. De nieuwe werkwijze betekent veel minder controlewerkzaamheden terwijl de zekerheid voor het departement op een voldoende niveau blijft.

53/58

Relatie begrotingsartikel en geldstroom universiteit (Bron gegevens CFI en Rijksbegrotingen) Toelichting: voor de zekerheid op het niveau van het artikel van de Rijksbegroting is het van belang dat de omvang de geldstroom van specifieke doelsubsidies niet groter is dan de omvang van het begrotingsartikel. Onderstaande figuur laat zien dat een begrotingsartikel (in het algemeen)met subsidie-uitgaven bij een departement omvangrijker is dan het totaal van de ontvangen subsidies op jaarbasis bij één universiteit (ook inclusief de NWO-gelden).

OCW-Begroting

EZ-Begroting

Art.7, Wetenschappelijk

Art.2, Een sterk

onderwijs 3.520 mln.

VWS-Begroting

LNV-Begroting

Art.41, Volksgezondheid 568 mln.

Art.26, Kennis en innovatie 893

(o.a. ZOnMW)

mln. (o.a. OBN-projecten)

innovatievermogen 570 mln.

Art. 16 Onderzoek en

Art.4 Doelmatige en duurzame

wetenschappen 894 mln.

Lumpsumbekostiging

energiehuishouding 789 mln.

NWO/KNAW Geldstroom

e

Specifieke doelsubsidies vanuit Rijk (o.a. via SN)

e

1 geldstroom

e

2 geldstroom

3 geldstroom

vanuit OCW (via CFI)

U-Utrecht e

1 geldstroom:446 mln.

e

e

2 geldstroom: 32 mln. e 3 geldstroom Rijk: 17,5 mln. e

Totaal 2 +3e: 49 mln.

e

U-Maastricht

RUG

e

1 geldstroom:337mln. e 2 geldstroom: 21,1 mln. e 3 geldstroom Rijk: 13,8 mln. e Totaal 2 +3e: 35 mln.

1 geldstroom: 198mln. e 2 geldstroom: 10 mln. e 3 geldstroom Rijk: 5,5 mln. e Totaal 2 +3e: 15,5 mln.

e

TNO Specifieke doelsubsidies Rijk: 10 mln. Totaal: 10 mln.

UvA

1 geldstroom:380mln. e 2 geldstroom: 23,6 mln. e 3 geldstroom Rijk: 9,2mln. e Totaal 2 +3e: 32,8mln.

TU Delft

1 geldstroom:339mln. e 2 geldstroom: 16 mln. e 3 geldstroom Rijk: 20 mln. e Totaal 2 +3e: 36 mln.

e

EUR

1 geldstroom:233 mln. e 2 geldstroom: 20 mln. e 3 geldstroom Rijk: 8 mln. Totaal 2e+3e: 28 mln.

54/58

Bedrijven Specifieke doelsubsidies Rijk

7.

Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording; welke informatie?

Onderstaande tabel geeft weer hoe de FSR er uit zou kunnen zien. Eventueel worden de projecten op volgorde van ministeries gepresenteerd (met tussentotalen per ministerie. Bij invoering kunnen er naar aanleiding van nieuwe inzichten of ervaringen nog toevoegingen worden gedaan. Hieronder wordt ten aanzien van een aantal kolommen een korte toelichting gegeven75. Project Subsidie identificatie

projectnummer

projectbudget

looptijd (maximale) subsidie

Cumula tie

overig

start

eind

bestedingen project (OHW)

bevoorschotting

stand begin 1-1-2008

stand begin 1-1-2008

mutaties

stand eind 31-12-2008

stand

mutaties

stand eind 31-122008

status

EZSN-07001

€ 800.000

€ 400.000

1012007

31122009

93.346

105.643

198.989

€ 75.000

€ 75.000

€ 150.000

lopend

EZEZ-08002

€ 480.000

€ 360.000

1012008

V30062010

-

65.320

65.320

-

-

-

lopend

OCCF-03001

€ 1.372.800

€ 858.000

1012003

31092008

745.001

166.360

911.361

€ 750.000

€ 108.000

€ 858.000

afgerond

838.347

337.323

1.175.670

825.000

183.000

1.008.000

€ 1.618.000

Projectidentificatie Het projectnummer (kenteken) geeft inzicht in subsidieverstrekkend ministerie en eventueel in de uitvoeringsinstantie en het consortium. Subsidie Omdat subsidies niet altijd 100 % van de kosten dekken, maar wel alle kosten verantwoord moeten worden, wordt inzicht gegeven in het projectbudget(bestedingen totale project) en de projectsubsidie (verleende subsidie bedrag). Bij 'hybride' projecten (b.v. IOP) waarin verschillende soorten onderzoek (bijv. fundamenteel en industrieel) worden gedaan en waarin dus sprake kan zijn van verschillende subsidiepercentages in één project wordt deze informatie opgenomen bij de declaraties en verzoeken tot vaststelling (en eventueel verder te laten onderbouwen). Hier hoeft de accountant geen uitspraak over te doen. In de kolom cumulatie wordt aangegeven of aan de cumulatieregels van de betreffende subsidies is voldaan(m.a.w. dat er geen ongeoorloofde stapeling van subsidies plaatsvindt). Bij overig kunnen overige relevante gegevens worden opgenomen. Looptijd Indien een project is verlengd wordt dit aangegeven door een V voor de nieuwe einddatum te plaatsen. Stand Bij status zijn twee opties mogelijk: Lopend en afgerond. Lopend geeft inzicht in de voortgang van het project. Dit vormt de basis voor monitoring van het project en geeft zekerheid over bevoorschotting. Op basis van de afgeronde projecten wordt de subsidie definitief vastgesteld. 75

Overzicht moet nog worden afgestemd met de huidige D2 bijlage bij de jaarrekeningen van onderwijsinstellingen. Hierover vindt bij de implementatie afstemming plaats met OCW.

55/58

Opmerkingen

OVERZ ICHTDEELNEMERSPRO JECT

8 . Ove rz ich t : a .

Dee lneme rsp ro jec tUn i fo rmer ingenlas ten reduc t iespec i f ieke doe lsubs id iesun ive rs i te i ten

P ro jec tg roep AdB i scho f f(EZ ) Ch r i s Ge r r i t sen(EUR ,voo rz i t te rCFA ) F lo r ienvande rW ind t ,se c re ta r i s(F inan c iën /CAD ) He rmanR ie sebo s(F inan c iën /CAD ) JohnvanBa rneve ld(EUR ) Maa r tenDa sse laa r(Sen te rNovem ) Ma r cu sD r ie s sen(CF I ) Pe te rvanPu t ten(CF I ) P ie te rKap te i jn(VSNU ) P ie te rVeen(OCW ) P ie te r -JanAa r tsen(UvA ) RuudC reu sen ,voo rz i t te r(F inan c iën /CAD ) S ie tzeD i j ks t ra(Radboudun ive rs i te i tN i jmegen ,voo rz i t te rCVUAD ,namen sVSNU ) Yvonne G roens tege(VSNU ) We rkg roepun i fo rme r ing AdB i scho f f(EZ ) Ch r i s Ge r r i t sen(EUR ,voo rz i t te rCFA ) Co r inedeR i j ke(Sen te rNo vem ) F lo r ienvande rW ind t ,voo rz i t te r(F inanc iën /CAD ) Ge ra rdVe rs chu ren(TUE ) Ge r t janBo shu izen ,agenda l id(NWO ) Hanne keDu l lemond(F inanc iën /CAD ) I lonevanN ieuwke rk(Sen te rNovem ) Janne kevandeVe lde(VROM ) Ka rs tenK le in(F inan c iën /CAD ) Maa r tenDa sse laa r(Sen te rNovem ) P ie te rVeen(OCW ) P ie te r -JanAa r tsen(UvA )

56 / 58

OVERZICHT DEELNEMERS PROJECT

Werkgroep verantwoording en accountantscontrole Florien van der Windt (Financiën/ CAD) Herman Riesebos (Financiën/ CAD) Jaap krom (SenterNovem) Job Delissen (AD OCW) John van Barneveld (EUR) Koos Vos/Michèl Admiraal (NIVRA) Marcus Driessen (CFI) Patrick Lubach (AD EZ) Paul Verschoore (AD EZ) Sietze Dijkstra, voorzitter (namens VSNU)

b.

Overige betrokken partijen

Algemene Rekenkamer Leids universitair medisch centrum (UMC) Ministerie van LNV Ministerie van VWS TNO ZonMW

57/58

AFKORTINGEN

9.

Afkortingen

AR

Algemene Rekenkamer

AWB

Algemene Wet Bestuursrecht

AWT

Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid

Bsik

Besluit Subsidies Investeringen Kennisinfrastructuur

BuZa

Ministerie van Buitenlandse Zaken

BZK

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CBS

Centraal bureau voor de statistiek

CFA

Overlegorgaan hoofden financiële directies van universiteiten

CFI

Centrale Financiën Instellingen

Criho

Centraal Register Hoger Onderwijs

CvB

College van Bestuur

CVUAD

Overlegorgaan hoofden universitaire auditdiensten

EZ

Ministerie van Economische Zaken

FES

Fonds Economische Structuurversterking

Fin

Ministerie van Financiën

FSR

De Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording

KNAW

Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

LNV

Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

NIVRA

Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants

NWO

Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

OBP

Ondersteunend en beheerspersoneel

OCW

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OHW

Onderhanden werk

PIBOB

Periodiek Interdepartementaal Beheerders Overleg BSIK

SiSa

Single Information, Single Audit

SN

SenterNovem

SZW

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

VROM

Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

VSNU

Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten

VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

WO

Wetenschappelijk Onderwijs

Woos

Wet overige OCW subsidies

WP

Wetenschappelijk personeel

58/58

Univers(ele) vereenvoudiging

Recommend Documents