Unit. Pembelajaran QU-3.4

Unit Pembelajaran QU-3.4 Modul 4, Semester Tiga Pengembangan Mutu & Pendekatannya

LEAR UNIT 1

Tanggung Jawab Manajemen

PENGEMBANGAN & PENDEKATAN TERHADAP MUTU

BAHAN MAHASISWA – SEMESTER 3

Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia) Edisi pertama, 2008 Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda. Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia) PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU. SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA UNIT PEMBELAJARAN 4 Tanggung Jawab Manajemen Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme) Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut. Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan. Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO. DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh) International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111 Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842 E-mail: [email protected] Diterjemahkan oleh Dindin Suleman Sinta A Majid UNIT PELAJARAN QU-3.4 TANGGUNG-JAWAB MANAJEMEN, BARBARA MARCELIS/ SARA COLLONA EDISI: A, REVISI: 0; TANGGAL 12/05/2008

2



UNIT PEMBELAJARAN QU-3.4 Tanggung Jawab Manajemen Tujuan khusus pembelajaran 1

Pendahuluan

2

Tanggung jawab manajemen

3

2.1

Komitmen Manajemen

2.2

Kebijakan mutu, hirarki dokumen

2.3

Tinjauan Manajemen

2.4

Tanggung Jawab, kewenangan, komunikasi

Daftar Tugas

Bibliography and webography

UNIT PELAJARAN QU-3.4 TANGGUNG-JAWAB MANAJEMEN, BARBARA MARCELIS/ SARA COLLONA EDISI: A, REVISI: 0; TANGGAL 12/05/2008

3



Tujuan Khusus Pembelajaran Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu: •

Menentukan rentang tanggung jawab manajemen untuk komitmen jangka panjang;

•

Menjelaskan pentingnya panduan Mutu dan Kebijakan Mutu untuk organisasi;

•

Menentukan sasaran mutu dan tujuan bisnis yang tergambar dalam persyaratan pelanggan ;

•

Membangun saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ke seluruh bagian organisasi


4


1


Pendahuluan

Di unit-unit pembelajaran sebelumnya, saudara telah mempelajari apa Pendekatan Proses itu dan khususnya subjek pertama ISO, persyaratan dokumentasi. Standar ISO 9001:2000 menjabarkan tanggung jawab manajemen dalam membangun dan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu organisasi. Persyaratan disini bukanlah sesuatu yang bersifat ekstensif atau menuntut, melainkan sesuatu yang sangat penting. ISO 9001 memberi penekanan khusus pada partisipasi pihak manajemen dalam program mutu. Manajemen diharapkan bisa berfungsi sebagai rekan utama dalam penggunaan, perubahan, dan keberhasilan program tersebut. Bahkan, keterlibatan ini merupakan bagian besar dari proses audit ISO 19011. Pihak manajemen harus menunjukkan keterlibatan langsung dan aktif dalam program mutu. Manajemen menunjukkan komitmen jangka panjangnya pada Sistem Manajemen Mutu dengan menyusun panduan Mutu, Kebijakan Mutu dan mengkomunikasi kan pentingnya kedua hal ini bagi organisasi. Pihak manajemen menyusun tujuan/sasaran mutu dan menentukan kinerja Sistem Manajemen Mutunya untuk secara khusus menangani kebutuhan pelanggan yang tergambar dalam persyaratan pelanggan dan menentukan Kebijakan Mutu untuk merefleksikan misi organisasi serta menyesuaikannya dengan sasaran mutu yang telah ada. Manajemen kemudian mengkomunikasikan kebijakan ini ke seluruh bagian organisasi, mempertahankan relevansi dan keberlangsungannya. Pihak manajemen menentukan tujuan bisnis dan sasaran mutu yang harus ditangani oleh Sistem Manajemen Mutu, kemudian secara aktif mengkoordinasikan penentuan proses dan menyusun prosedur Sistem Manajemen Mutu dan juga Panduan Mutu. Pihak manajemen menentukan stakeholder Sistem Manajemen Mutu, dengan menunjuk

wakil

manajemen untuk

memantau penggunaannya,

membangun

saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ini ke seluruh bagian organisasi.


5



Secara berkala, manajemen meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu dan melakukan analisa input dan outputnya yang akan mengindikasikan seberapa bagus kinerja sistem tersebut pada organisasi.


6


2


Komitmen Manajemen Baca bab 5 Tanggung Jawab Manajemen dari buku ISO untuk SME dan Intepretasi ISO. Berikut ini saudarabisa melihat persyaratan demi persyaratan tiap unit yang diatas. Lalu, akan ada penjelasan yang diikuti oleh latihan pembelajaran dan tugas pembelajaran.

Manajemen harus mampu memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta terus meningkatkan efektifitasnya dengan: •

mengkomunikasikan kepada seluruh bagian organisasi, bagaimana pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta pentingnya persyaratan peraturan dan perundangan,

•

menentukan kebijakan mutu,

•

memastikan bahwa sasaran mutu telah dibuat,

•

melaksanakan tinjauan manajemen, dan

•

memastikan ketersediaan sumber daya.

Istilah manajemen disini berarti keseluruhan manajemen, mulai dari level eksekutif sampai manajer pelaksana. Dan kata ‘komitmen’ berarti komitmen penuh dan nyata. Komitmen dengan K kapital. Standar SMM ISO 9001:2000 menentukan lima persyaratan yang dibutuhkan untuk menunjukkan dan mempertahankan komitmen pada program mutu sepanjang program tersebut dijalankan. Tanggung jawab manajemen menurut ISO 9001 terbagi menjadi lima bidang. •

Yang pertama adalah menentukan sasaran mutu organisasi.

•

Kedua, menentukan Kebijakan Mutu organisasi.

•

Ketiga, mengkomunikasikan pentingnya kebijakan dan program tersebut.

•

Keempat, menyediakan sumber daya yang cukup.


7


•

Kelima, melakukan tinjauan


manajemen secara berkala atas program

tersebut.

ISO 9001:2000

Tanggung Jawab Manajemen Menentukan sasaran mutu

Menentukan kebijakan mutu

Mengkomunikasikan kesesuaian

Menyediakan sumber daya

Melaksanakan tinjauan manajemen

Fokus pada pelanggan Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan . Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman, pemenuhan dan antisipasi atas persyaratan pelanggan . Agar bisa memenuhi kebutuhan khusus pelanggan secara sistematis, dibutuhkan sebuah organisasi yang berfokus pada pelanggan . Persyaratan baru ini memastikan bahwa di semua lapisan organisasi, kepuasan pelangganmenjadi

prioritas

utama.

Pihak

manajemen

tingkat

atas

harus

memastikan bahwa persyaratan (keinginan) pelanggan dipahami dan dipenuhi. Kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan Tiap organisasi pasti memiliki pihak-pihak yang berkepentingan, semuanya pasti memiliki kebutuhan dan harapan. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam sebuah organisasi mencakup: UNIT PELAJARAN QU-3.4 TANGGUNG-JAWAB MANAJEMEN, BARBARA MARCELIS/ SARA COLLONA EDISI: A, REVISI: 0; TANGGAL 12/05/2008

8



•

Pelanggan dan pengguna akhir

•

Orang-orang dalam organisasi tersebut

•

Pemilik/investor (misalnya para stakeholder, orang atau kelompok, yang mencakup

sektor

publik,

yang

memiliki

kepentingan

tersendiri

dalam

organisasi tersebut) •

Penyedia (pemasok) dan rekan kerja

•

Masyarakat dalam artian komunitas dan publik yang merasakan dampak organisasi tersebut atau produknya

Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman dan pemenuhan kebutuhan (saat ini dan dimasa depan) serta harapan pelanggan dan calon pelanggan serta pada pengguna akhir, juga tergantung pada pemahaman dan pertimbangan kebutuhan dan harapan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Untuk memahami dan memenuhi kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan, sebuah organisasi harus: •

Menentukan pihak-pihak yang berkepentingan dan mempertahankan tanggap an yang seimbang atas kebutuhan dan harapan mereka.

•

Menterjemahkan kebutuhan dan harapan tersebut menjadi persyaratan

•

Mengkomunikasikan persyaratan tersebut ke seluruh bagian organisasi

•

Memfokuskan diri pada perbaikan proses untuk memastikan nilai yang bisa digunakan oleh para pihak yang berkepentingan tersebut

Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dan pengguna akhir, sebuah organisasi harus: •

Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan, termasuk kebutuhan dan harapan para calon pelanggan

•

Menentukan karakteristik-karakteristik produk utama

•

Mengenali dan menilai persaingan di pasarnya

•

Mengenali peluang, kelemahan dan kelebihan kompetitif pasar Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS1/5 “FOKUS PADA PELANGGAN ”

yang bisa saudaratemukan di

Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan

panduan

yang

terkait

dengan

Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti UNIT PELAJARAN QU-3.4 TANGGUNG-JAWAB MANAJEMEN, BARBARA MARCELIS/ SARA COLLONA EDISI: A, REVISI: 0; TANGGAL 12/05/2008

9



2.1 Kebijakan Mutu, hirarki dokumen Salah satu komponen utama komitmen manajemen terhadap Sistem Manajemen Mutunya adalah membuat Kebijakan Mutu. Manajemen harus memastikan bahwa kebijakan mutu: •

memang tepat untuk tujuan organisasi tersebut

•

mencakup komitmen untuk menyesuaikan dengan persyaratan dan terus meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu,

•

memberikan kerangka kerja untuk menyusun dan mengkaji sasaran mutu,

•

dikomunikasikan dan dipahami dengan baik di seluruh bagian organisasi, dan

•

dikaji untuk memastikan kesesuaian terus menerus

Kebijakan mutu memberikan pandangan tentang maksud dan inti manajemen mutu organisasi anda. Kebijakan mutu memberikan arahan pada organisasi tersebut. Kebijakan mutu juga menjadi kerangka kerja untuk menentukan dan mencapai sasaran mutu. Kebijakan mutu ini merupakan perangkat untuk mengarahkan dan meningkatkan sistem manajemen mutu dan berada dibawah tanggung jawab langsung dewan direksi

perusahaan. Pihak manajemen tingkat atas harus

menyusun sebuah pernyataan kebijakan tertulis yang jelas tentang mutu barang dan jasa yang diproduksi. Sasaran mutu Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk tujuan yang harus memenuhi persyaratan produk, dibuat pada berbagai fungsi dan level yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus bisa diukur dan harus sesuai dengan kebijakan mutu. Penyusunan sasaran mutu menunjukkan apa yang menjadi tujuan organisasi dalam jangka waktu tertentu. Sasaran mutu difokuskan untuk meningkatkan pemenuhan persyaratan mutu oleh organisasi tersebut. Menterjemahkan dan menjalankan sasaran mutu ke semua fungsi organisasi yang relevan disebut ‘deployment atau penerapan’. Penentuan dan penjelasan eksplisit sasaran mutu untuk tiap fungsi organisasi (mulai dari Dewan direksi sampai ke bagian penjualan) memastikan bahwa tiap orang mengetahui apa yang harus dilakukannya untuk memenuhi persyaratan mutu.


10



Sekarang kerjakan Tugas QU3.4-AS2/5 “SASARAN MUTU” yang

bisa

saudaratemukan

di

Bagian

Tugas

di

akhir

Unit

Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Perencanan sistem manajemen mutu Merencanakan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001 adalah salah satu tanggung jawab utama manajemen. Sebenarnya, dalam semua program mutu atau sistem manajemen proses, perencanaan selalu menjadi bagian penting. Manajemen harus memastikan bahwa: •

perencanan

sistem

manajemen

mutu

dilaksanakan

untuk

memenuhi

persyaratan dan sasaran mutu, dan •

kesatuan sistem manajemen mutu tetap dipertahankan saat perubahan sistem manajemen mutu direncanaka dan diimplementasikan.

Untuk mencapai sasaran mutu, harus dibuat perencanaan untuk menspesifikasi proses-proses yang ada dan sumber daya-sumber daya Sistem Manajemen Mutunya. Tujuan-sasaran mutu dibuat secara rinci untuk memperjelas siapa, apa, kapan harus melakukan pencapaian tujuan tersebut. Tiap kali ada perubahan dalam organisasi

tersebut

(misalnya

pembuatan

produk

baru,

reorganisasi

atau

penggabungan) atau dalam sistem manajemen mutu, Dewan direksi harus memastikan, lewat perencanaan mutu, bahwa sistem manajemen mutu akan terus berfungsi dengan baik. Masalah yang muncul adalah, di dunia nyata, para manajer tidak memisahkan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menjalankan usaha dengan efektif dengan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan yang pasti. Sistem manajemen perlu dipandang sebagai sarana yang bisa digunakan oleh organisasi tersebut untuk mencapai tujuan dan misinya. Dalam hal ini, seri ISO 9000:2000 adalah perubahan arahan yang nyata. ISO versi 1994 menghasilkan persepsi bahwa standar seperti itu mengharuskan organisasi memberitahukan apa yang mereka lakukan, melakukan apa yang mereka

beritahukan

dan

membuktikannya.

Jika

organisasi

tersebut

bisa

membuktikan kesesuaian antara apa yang dilakukan dengan yang dikatakan,


11



terlepas dari apapun hasil yang dicapainya, organisasi tersebut dianugerahi sertifikat. Perubahan ke sistem dinamis ISO 9001:2000 adalah perubahan arahan yang nyata yang menempatkan sistem tersebut dalam hubungan yang sangat berbeda. Misinya adalah arah keseluruhan yang dijalani oleh organisasi dan sistem adalah adalah alat untuk mengantarkan organisasi tersebut kesana. Jelas sistem ini bukan sekedar serangkaian dokumen, melainkan sekumpulan proses. Proses adalah cara pengaturan sumber daya, informasi, tugas, dan perilaku agar bisa memberikan hasil.

SISTEM MANAJEMEN

MISI

PENGIRIMAN

PERMINTAAN

HASIL

KESESUAIAN

PIHAK-PIHAK BERKEPENTINGAN PERUBAHAN

KINERJA

Proses-proses perlu diatur dengan efektif agar bisa memberikan hasil yang diinginkan. Peran manajemen dalam menangani proses sangat besar dan terdiri dari karakteristik-karakteristik berikut: •

Manajemen memiliki tujuan dan sasaran mutu yang dinyatakan dengan jelas

•

Proses-proses dirancang untuk mencapai sasaran mutu melalui tugas-tugas yang menggunakan sumber daya manusia yang mampu, sumber daya fisik dan finansial, serta informasi,

•

Output dari proses, efisiensi dan efektifitas diukur dan terus dikaji serta ditingkatkan.


12



Fokus pada cara organisasi mencapai tujuannya melalui serangkaian proses yang saling terkait juga membawa perubahan mendasar dalam pendekatan yang digunakan manajemen terhadap tanggung jawab.

2.2 Tanggung jawab, kewenangan, komunikasi Manajemen harus memastikan bahwa tanggung jawab dan kewenangan telah ditentukan dan dikomunikasikan dengan baik dalam organisasi tersebut. Konsep tanggung jawab, kewenangan dan komunikasi adalah hal yang penting bagi keberhasilan pelaksanaan dan implementasi program mutu. Untuk mendukung hal ini, Standar SMM ISO 9001:2000 menspesifikasi tiga persyaratan: •

Para stakeholder diidentifikasi.

•

Para perwakilan manajemen ditunjuk.

•

Saluran-saluran komunikasi dibangun.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS3/5 TANGGUNG

JAWAB

DAN

KEWENANGAN

yang

bisa

saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Mengidentifikasi para stakeholder Semua Sistem Manajemen Mutu memiliki para stakeholder. Stakeholder biasanya diartikan sebagai orang yang akan mengambil peran aktif dalam eksekusi sistem mutu atau orang yang akan merasakan dampak signifikan dari pengunaannya. Stakeholder ini bisa berupa orang yang memiliki sebuah proses, orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses, atau orang yang harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses. Mengidentifikasi para stakeholder ini penting karena dua alasan: •

Pertama, hal ini membuat orang-orang yang terkait bisa mengetahui peran mereka dalam penggunaan dan pengaturan Sistem Manajemen Mutu.


13


•

Kedua,

identifikasi

ini

bisa


membantu

dalam

menyusun

dasar

untuk

menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem tersebut dengan baik.

Wakil manajemen Pihak manajemen tingkat atas harus menunjuk anggota manajemen yang terlepas dari tanggung jawab lainnya, harus memegang tanggung jawab dan kewenangan yang mencakup •

memberi kepastian bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu telah ditentukan, diimplementasikan dan dipertahankan,

•

memberi laporan pada pihak manajemen tingkat atas tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan akan perbaikan, dan

•

memberi kepastian penyebaran kesadaran akan persyaratan pelanggan di seluruh bagian organisasi.

Wakilan manajemen dan para stakeholder yang telah diidentifikasi harus bekerja sebagai tim untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu di seluruh bagian organisasi dengan cara yang terkoordinir.

Komunikasi internal Pihak

manajemen

harus

memastikan

bahwa

proses

komunikasi yang tepat telah terbangun dalam organisasi tersebut. komunikasi

Mereka

juga

tersebut

harus

berlangsung

memastikan karena

bahwa

komunikasi

tersebut terkait dengan efektifitas sistem manajemen mutu. Saluran-saluran komunikasi ini ditentukan agar para stakeholder bisa membuat pihak manajemen memperhati kan ide-ide dan isu-isu yang terkait dengan penggunaan Sistem Manajemen Komunikasi. Saluran-saluran komunikasi ini juga ditentukan untuk menjabarkan bagaimana manajemen bisa mengkomunikasikan perubahan, revisi, atau tambahan yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu kepada para stakeholder. Dengan rencana komunikasi yang efektif, ketegangan bisa dihindari dengan baik. Cara yang


14



paling efektif adalah dengan membuat jalur dua arah, dengan akses terbuka untuk siapa saja dan mendorong partisipasi. Kegiatan-kegiatan komunikasi mencakup, antara lain: •

Komunikasi yang dipimpin oleh manajemen dalam berbagai bidang kerja

•

Rapat tim dan rapat lainnya

•

Papan pengumuman, jurnal/majalah perusahaan

•

Media audio-visual dan media elektronik, seperti email dan situs web

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS4/5 “KOMUNIKASI INTERNAL” yang bisa saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan

panduan

yang

terkait

dengan

Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

2.3 Tinjauan manajemen

PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU SECARA TERUS MENERUS Konsumen Tanggung jawab Manajemen

Konsumen (dan pihak-

(dan pihakpihak lain

pihak lain

yang terkait)

yang terkait)

Pengukuran Analisis, Perbaikan

Manajemen Sumberdaya

Persyaratan

Realisasi Produk

Kepuasan

Output Produk

Input


15



Manajemen harus mengkaji sistem manajemen mutu organisasi, dengan interval waktu yang terencana, untuk memastikan kesesuaiannya, kelayakannya dan efektifitasnya. Tinjauan

ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan

kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Catatan dari tinjauan manajemen harus disimpan. Sistem Manajemen Mutu harus dikaji secara berkala (minimal setahun sekali). Tujuan tinjauan

ini adalah untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu

tersebut tetap sesuai, layak dan efektif. Bukan hanya lingkaran umpan balik di dalam Sistem Manajemen Mutu tersebut yang penting, tapi perbaikan Sistem Manajemen Mutu itu sendiri juga menjadi perhatian utama. Dari hasil Tinjauan Manajemen ini, kebijakan manajemen dan tujuannya bisa dikembangkan lebih jauh. Input tinjauan Input untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang: •

hasil audit,

•

umpan balik pelanggan,

•

kesesuaian kinerja proses dengan produk,

•

status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan,

•

tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang mungkin mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan

•

usulan perbaikan

Untuk menilai fungsi sistem manajemen mutu secara menyeluruh dan sistematis, ada persyaratan input. Output tinjauan Output tinjauan manajemen harus mencakup semua keputusan dan tindakan yang terkait dengan: •

peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya,

•

perbaikan produk terkait dengan persyaratan pelanggan, dan

•

kebutuhan sumber daya.

Dengan memperluas tinjauan

manajemen sampai melebihi verifikasi sistem

manajemen mutu, output dari tinjauan

manajemen bisa digunakan oleh pihak

manajemen tingkat atas sebagai input untuk proses perbaikan. Jadwal tinjauan UNIT PELAJARAN QU-3.4 TANGGUNG-JAWAB MANAJEMEN, BARBARA MARCELIS/ SARA COLLONA EDISI: A, REVISI: 0; TANGGAL 12/05/2008

16



harus memfasilitasi waktu penyediaan data dalam konteks perencanaan strategis organisasi. Output-output terpilih harus dikomunikasikan untuk menunjukkan pada orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut bagaimana proses tinjauan manajemen memunculkan tujuan baru yang akan menguntungkan organisasi secara keseluruhan. Output-output tambahan untuk meningkatkan efisiensi: •

Tujuan kinerja untuk produk dan proses

•

Tujuan peningkatan kinerja

•

Pujian untuk kesesuaian struktur dan sumber daya

•

Strategi dan inisiatif untuk pemasaran, produk, dan kepuasan pelanggan

•

Pencegahan kerugian dan rencara mitigasi untuk bahaya yang telah diketahui

•

Informasi tentang perencanaan strategis untuk kebutuhan di masa depan

Catatan yang Diharuskan ISO 9000 mengharuskan organisasi membuat dan menyimpan catatan tinjauan manajemennya. Catatan-catatan ini bisa dijadikan bukti untuk berbagai keperluan. Salah satu bentuk umum adalah menyimpan notulensi rapat dari rapat tinjauan . (Catatan lain yang biasanya berasal dari persyaratan ini adalah Kebijakan Mutu, tapi catatan ini biasanya dianggap bagian dari Panduan Mutu).

Contoh: •

Catatan dari tinjauan -tinjauan Sistem Manajemen Mutu

•

Laporan hasil audit Sistem Manajemen Mutu

•

Umpan balik (masukan) dari pelanggan

•

Penilaian kinerja proses

•

Status tindakan perbaikan

•

Catatan tentang penilaian perbaikan

•

Analisis perbaikan produk


17



Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS5/5 “PIHAK

MANAJEMEN

TINGKAT

ATAS”

yang

bisa

saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti Baca handout “KODE ETIK” yang bisa saudaratmukan di Bagian handout untuk Semester 3 dan kerjakan Tugas terkait “MENGAPA KODE ETIK” yang terlampir.


18


3


DAFTAR TUGAS Judul Tugas

Perkiraan Waktu Pembelajaran

QU 3-4. AS 1/5

LATIHAN PEMBELAJARAN “FOKUS PADA PELANGGAN ”

30’

QU 3-4. AS 2/5

LATIHAN PEMBELAJARAN “SASARAN MUTU”

30’

QU 3-4. AS 3/5

LATIHAN PEMBELAJARAN “TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN”

40’

QU 3-4. AS 4/5

LEARNING ASSIGNEMENT “KOMUNIKASI INTERNAL”

30’

QU 3-4 AS 5/5

LATIHAN PEMBELAJARAN “PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS”

30’


19



QU3-4 AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “FOKUS PADA PELANGGAN ” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan untuk memenuhinya dan mencapai kepuasan pelanggan Latihan pembelajaran Diskusikan secara berkelompok: Bagaimana saudarabisa mengetahui bahwa sebuah perusahaan berfokus pada kebutuhan pelanggan ? Apa yang dilakukan oleh sekolah saudarauntuk memenuhi kebutuhan peserta didik /masyarakat/organisasi? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Bagaimana saudaramengamati apa yang dibutuhkan pelanggan ? (beri 5 contoh metode penelitian)

atau

disyaratkan

oleh

............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Bisakah saudaramemberi contoh persyaratan peserta didik sekolah?

yang dibiayai oleh

............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................


20


QU3-4 AS MUTU”

2/5


LATIHAN

PEMBELAJARAN

“SASARAN

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Tujuan pembelajaran: menentukan dan menyusun konteks pentingnya sasaran mutu bagi organisasi Latihan pembelajaran Tugas kelompok: Apa saja sasaran mutu sekolah anda? (Cari di, misalnya, Panduan Mutu sekolah dan beri 5 sampai 10 contoh). Menurut anda, apakah tujuan-tujuan tersebut bisa diukur? Jelaskan. ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Tugas kelompok: Dalam buku ISO untuk SME ada tiga contoh yang diberikan tentang cara pencapaian sasaran mutu (halaman 58). Bisakah saudaramemberikan 3 contoh juga? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Catatan ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................


21



QU3-4 AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 40 MENIT

Tujuan pembelajaran: mengenali fungsi dan peran serta tanggung jawab terkait berdasarkan persyaratan kerja. Latihan pembelajaran Tanyakan pada guru saudaraapa peran dan tanggung jawabnya? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Tugas kelompok: buat deskripsi kerja untuk pekerjaan berikut: •

Guru

•

Pelayan

•

Koki

Gunakan elemen-elemen berikut dalam deskripsi kerja anda: proses kerja utama, garis komunikasi, interaksi dengan orang lain, tanggung jawab, tempat dalam diagram organisasi (hirarki). ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Catatan ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................


22



QU3-4 AS 4/5 LATIHAN PEMBELAJARAN “KOMUNIKASI INTERNAL” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Tujuan pembelajaran: mengenali pentingnya komunikasi internal untuk memenuhi kebijakan mutu

Latihan pembelajaran Bagaimana komunikasi di sekolah saudaraberlangsung? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................

Kerjakan berkelompok: bagaimana saudaraakan mengatur komunikasi di sekolah anda? Media apa yang akan saudarapakai? Menggunakan berbagai sudut pandang: sampaikan informasi pada guru, peserta didik, staf, personel lain, orang tua. Pikirkan: apakah jadwal ajar di kelas saudarapasti? Apa yang terjadi jika guru saudarasakit (tidak bisa masuk kelas)? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Catatan ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................


23


QU3-4 AS 5/5 LATIHAN MANAJEMEN TINGKAT ATAS”


PEMBELAJARAN

“PIHAK

PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Tujuan pembelajaran: memahami peran dan fungsi hirarki dalam organisasi Latihan pembelajaran: Apa definisi saudarauntuk pihak manajemen (tingkat atas)? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................

Bagaimana saudaramenilai komitmen pihak manajemen pada Mutu di sekolah anda? Beri contoh ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Catatan ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................


24


4


BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann. McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books. Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision. Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland. Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft. KAM –management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft. Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft. Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk). Kluwer, Deventer. Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten. Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer, Deventer. Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier. Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kammanagement 4. Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.


25



Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft. Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kammanagement 4. Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer, Deventer. Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk). Kluwer, Deventer. Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann. KAM –management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft. McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books. Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier. Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland. ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten. Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.


26

Unit. Pembelajaran QU-3.4

Recommend Documents