Unit. Pembelajaran QU-3.3

Unit Pembelajaran QU-3.3 Modul 3, Semester Tiga

LEARMutu UNIT 1 Pengembangan Pendekatannya

Merancang SMM ISO 9001:2000

DEVELOPING APPROACHES TO QUALITY

STUDENTS’ MATERIALS

– SEMESTER 3

Pusat Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia) Edisi pertama, 2008 Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda. Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia) PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU . SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MJUTU & PENDEKATANNYA UNIT PEMBELAJARAN 3 Merancang SMM ISO 9001:2000 Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme) Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut. Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan. Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut, dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO. DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh) International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111 Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842 E-mail: [email protected]

Diterjamahkan oleh: Dindin Sulaeman Sinta A Majid

UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3 MERANCANG SMM ISO 9001:2000; BARBARA MARCELIS / SARA COLONNA 2 EDISI A REVISI 0; TGL 12/05/2008



– SEMESTER 3

UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3

Merancang QMS Tujuan pembelajaran khusus 1. Pendahuluan 2. Merancang QMS ISO 9001:2000 2.1.

Latar belakang sejarah ISO

2.2.

Membuat Keputusan: Registrasi ISO 9001:2000

2.3.

Persyaratan Dokumentasi

2.4.

Langkah-Langkah Implementasi

3. Rencana Proyek 3.1.

Jadwal & Pelaksanaan Analisis Kesenjangan

3.2.

Rapat Tim Pengarah

3.3.

Rapat Tim Kerja

4. Daftar Tugas 5. Lampiran Bibliography and Webography




– SEMESTER 3

Tujuan Khusus Pembelajaran Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu: •

Menjelaskan garis besar latar belakang sejarah ISO

•

Menilai manfaat sertifikasi ISO

•

Mengidentifikasi visi dan misi organisasi

•

Membuat diagram organisasi

•

Menjelaskan prosedur implementasi ISO




1

– SEMESTER 3

Pendahuluan Di bab pertama ini kita akan menjelajahi latar belakang sejarah ISO.

Seri

ISO 9000 yang pertama dilahirkan dari industri pertahanan dimana selalu ada tradisi komando dan Kendali . Akibatnya, ISO 9000 juga mengikuti pola yang sama yaitu dengan memberikan persyaratan untuk mencegah kegagalan, terlepas dari fakta bahwa pengalaman telah membuktikan bahwa cara ini tidak berhasil memastikan tingginya mutu produk. Seri ISO 9000:2000 menggambarkan perubahan mendasar dalam hal maksud, tujuan dan pendekatan. Dengan menganggap ISO 9000 sebagai sebuah kerangka kerja yang bisa digunakan

untuk

membuat

organisasi

berhasil,

tidak

hanya

sekedar

serangkaian persyaratan minimum, akan tetapi ada manfaat besar yang bisa diperoleh.

Dengan

menggunakan

pendekatan

implementasi,

kita

akan

mengikuti jalur yang sudah terbukti menuju ke keberhasilan. Ada orang-orang yang percaya bahwa standar lebih memperkenalkan birokrasi dan membatasi serta memaksa organisasi melakukan berbagai hal yang tidak benar-benar memberikan nilai tambah. Ada juga orang-orang yang meyakini bahwa memiliki sertifikat ISO 9000 adalah sebuah keharusan, namun mereka sama sekali tidak berniat atau mendedikasikan waktu mereka untuk memahami dan belajar. Tapi, “Jika saudara terus melakukan hal-hal yang selalu saudara lakukan, saudara akan terus mendapatkan semua yang selalu saudara dapatkan!”




2

– SEMESTER 3

Merancang SMM ISO 9001:2000

2.1 Latar Belakang Sejarah ISO ISO dilahirkan dari gabungan dua organisasi – ISA (International Federation of the National Standardising Assosications/ Federasi Internasional untuk Asosiasi Penyusunan Standar Nasional), yang didirikan di New York tahun 1926, dan UNSCC (United Nations Standard Coordinating

Committee/Komite

Penetapan

Standar

PBB), yang didirikan pada tahun 1944. Pada bulan Oktober 1946, para delegasi dari 25 negara, yang mengadakan pertemuan di Institute of Civil Engineers di London, memutuskan untuk menciptakan sebuah organisasi internasional baru, yang tujuannya adalah ‘untuk memfasilitasi koordinasi internasional dan penyeragaman standar industri’.

Organisasi baru tersebut, ISO, secara resmi mulai beroperasi pada

tanggal 23 Februari 1947). Keluarga ISO 9000 dan ISO 14000 adalah dua dari standar-standar ISO yang paling terkenal.

ISO 9001:2000 dan ISO 14001 (versi 1996 dan 2004)

diimplementasikan oleh lebih dari sejuta organisasi di 161 negara. Keluarga ISO 9000 menangani ‘manajemen mutu ’. Ini berarti apa yang dilakukan oleh organisasi untuk memenuhi: •

Persyaratan mutu dari konsumen

•

Persyaratan peraturan perundangan yang bisa diterapkan

•

Kepuasan konsumen

•

Perbaikan kinerja terus menerus

Apa yang Dibutuhkan oleh ISO 9000 ISO 9001:2000 adalah standar yang menyediakan serangkaian persyaratan terstandarisasi untuk sistem manajemen mutu, terlepas dari apa yang dilakukan oleh perusahaan pengguna sistem tersebut, ukurannya, atau apakah perusahaan tersebut bergerak di sektor umum atau swasta.

Ini adalah satu-satunya standar




– SEMESTER 3

yang ada dalam keluarga ISO yang bisa mensertifikasi perusahaan – meski sertifikasi bukan merupakan persyaratan wajib dalam standar tersebut. Standar-standar lain yang ada dalam keluarga ISO melingkupi aspek-aspek spesifik seperti aspek fundamental dan kosakata, perbaikan kinerja, dokumentasi, pelatihan serta aspek finansial dan aspek ekonomi.

Mengapa sebuah organisasi harus mengimplementasikan ISO 9001:2000 Tanpa konsumen yang puas, sebuah organisasi berada dalam bahaya!

Untuk

membuat konsumen tetap puas, organisasi tersebut perlu memenuhi persyaratan mereka. Standar ISO 9001:2000 menyediakan sebuah kerangka kerja yang sudah diuji coba untuk mengambil sebuah pendekatan sistematis untuk mengatur prosesproses dalam organisasi tersebut agar bisa terus menghasilkan produk yang memuaskan harapan konsumen.

Bagaimana model ISO 9001:2000 berfungsi Persyaratan untuk sebuah sistem mutu

memang telah terstandarisasi – namun,

banyak organisasi yang memandang dirinya unik. Jadi bagaimana ISO 9001:2000 bisa memungkinkan keberagaman pernyataan, di satu sisi, perusahaan ‘Mr. dan Mrs.’, dan di sisi lain, sebuah perusahaan manufaktur multinasional dengan komponen-komponen layanan, atau sebuah sarana umum, atau badan pemerintah? Jawabannya, ISO 9001:2000 menentukan persyaratan apa saja yang harus dipenuhi oleh sistem mutu, namun tidak mendikte bagaimana cara sebuah organisasi memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut.

Hal ini memberikan

fleksibilitas dan cakupan yang luas untuk mengimplementasikannya dalam berbagai sektor bisnis dan budaya bisnis, serta di berbagai budaya bangsa.




– SEMESTER 3

Sejarah dan penerapan Standar mutu

berakar pada

praktek penstempelan perak pada abad ke 12.

Untuk

melindungi konsumen, sebuah item

harus

diuji

pengujian,

dan

di

kantor

jika

item

tersebut

memenuhi

syarat

minimum

kandungan

perak,

item tersebut akan distempel. Dimulai

sejak

tahun

departemen

1959,

pertahanan

Inggris

dan

Amerika

mengeluarkan standar Kendali mutu

untuk

memastikan

bahwa bahan, bagian dan perlengkapan yang disediakan oleh pemasok memang mutunya

memadai.

Tidak ada orang yang menginginkan bom yang tidak bisa

meledak—atau meledak sebelum dilemparkan! Inspektur pemerintah mendatangi pemasok untuk memastikan kesesuaian dengan standar yang telah ditetapkan tersebut. Standar lain dibuat sepanjang tahun 1960-an: oleh program luar angkasa NASA, NATO, perusahaan listrik Kanada dan Inggris, Menteri Pertahanan Inggris. Semua standar ini didasarkan pada filosofi pemeriksaan mutu

produk setelah

diproduksi dan memerlukan audit oleh inspektur pemeriksa yang mewakili konsumen. Di Inggris saja, ada 17.000 inspektur pemeriksa yang distafkan oleh pemerintah. Selama tahun 1970-an, pendekatan yang digunakan berubah dari pemeriksaan oleh konsumen terhadap pemasok menjadi pemeriksaan oleh pemeriksa pihak ketiga.

Istilah ‘Jaminan mutu ’ juga mulai menyebar, menggantikan istilah

‘Kendali mutu ’. Pada tahun 1979, kantor standar Inggris mengeluarkan BS 5750, yang mencakup jaminan mutu

untuk barang-barang keperluan non militer.

segera mengikuti contoh tersebut. Organisation

for

Standardisation

Negara-negara lain

Akhirnya pada tahun 1987, International (Organisasi

Internasional

untuk

Penetapan

Standar, dikenal dengan nama ISO, yang berasal dari kata Yunani yang berarti ‘setara’ atau ‘sama’), yang merupakan aliansi badan penetapan standar dari 91 negara di seluruh dunia mengeluarkan seri standar ISO 9000 untuk memfasilitasi UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3 MERANCANG SMM ISO 9001:2000; BARBARA MARCELIS / SARA COLONNA 8 EDISI A REVISI 0; TGL 12/05/2008



perdagangan internasional.

– SEMESTER 3

Standar tersebut sama persis dengan BS 5750

keluaran Inggris. Penggunaan

ISO

9000

menyebar

dengan

cepat,

sebab

para

konsumen

mengharuskan para pemasok menggunakannya untuk memastikan bahwa produk yang mereka beli telah mencapai level minimum mutu. mengeluarkan revisi kecil untuk standar tersebut.

Pada tahun 1994, ISO

Namun, ada kecemasan yang

tersebar luas menyangkut benar tidaknya standar tersebut mendukung pendekatan mutu. Kecemasan ini mencerminkan pengetahuan tentang manajemen mutu pasca Perang Dunia II.

Pada tahun 2000, ISO membuat revisi besar dari rangkaian

standarnya, dengan mengurangi jumlah dokumen dalam seri tersebut dan lebih menekankan konsep-konsep seperti proses kerja dan kepuasan konsumen. Perubahan ke standar baru ini tercapai pada Desember 2003. Untuk para pemasok dalam industri otomotif, ISO/TS 16949:2002 mengikuti format ISO 9001:2000 namun menambahkan sejumlah persyaratan tambahan.

Standar

ini akan menggantikan QS 9000, standar yang dipublikasikan oleh Ford, General Motors, dan DaimplerChrysler. lingkungan,

sejalan

dengan

ISO 14001, standar untuk sistem manajemen ISO

9001:2000

dalam

penggabungan

sistem

manajemen mutu dengan sistem manajemen lingkungan yang mudah dilakukan.

Masalah dan Potensi Versi pertama ISO 9000 (1987 dan 1994) dikritik karena menekankan pada inspeksi, Kendali produk yang tidak sesuai, dan dokumentasi. tersebut mencerminkan pendekatan Kendali mutu’.

mutu

Versi pertama

tradisional yang ‘memeriksa

Versi pertama ISO 9000 ini bisa saja bekerja dengan baik dalam konsep

manajemen mutu

keseluruhan di dunia modern, khususnya jika digunakan pada

langkah akhir proses perbaikan yang sudah distandarisasi, namun standar tersebut harus dipakai secara kreatif oleh orang yang mempelajari prinsip-prinsip Total Quality Management (TQM) di tempat lain.

Jika dipakai begitu saja, tanpa

digabungkan dengan standar atau pendekatan lain, versi pertama ISO 9000 ini akan jadi sistem manajemen yang ketinggalan zaman. ISO 9001:2000 dimaksudkan untuk menggabungkan prinsip-prinsip manajemen mutu

yang ada sekarang, serta untuk membuatnya lebih mudah digunakan.

Perubahan yang ada dalam ISO 9001:2000 ini mencakup penekanan yang lebih besar pada proses, kepuasan konsumen, peran para pimpinan manajemen, analisis data dan perbaikan terus menerus.

Delapan Prinsip Manajemen Mutu

(LU3.1.2)




– SEMESTER 3

juga tercakup di dalamnya, meski penggunaannya tidak menjadi persyaratan dalam proses sertifikasi,

ke delapan prinsip ini mencakup: menitikberatkan konsumen,

kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem pada manajemen, perbaikan terus menerus, pendekatan faktual pada pengambilan keputusan,

dan

hubungan

timbal

balik

dengan

pemasok

yang

saling

menguntungkan. Salah satu kritik utama pendekatan berdasarkan standar ini adalah bahwa pendekatan tersebut hanya memberikan jaminan tingkat mutu minimum pada konsumen. Para pendukung pendekatan ini menyatakan bahwa perubahanperubahan terbaru yang dilakukan akan memandu organisasi melalui siklus perbaikan yang akan membawanya melampaui persyaratan mutu minimum. Pengalaman di masa lalu telah menunjukkan bahwa jika diterapkan dengan baik, standar ISO 9000 bisa menguntungkan organisasi dengan cara memastikan konsistensi sistem manajemen mutu

dan membuatnya lebih bisa dipertahankan.

Saat jurnal ini ditulis, perubahan pada ISO 9000 masih terlalu baru untuk bisa dinilai apakah hanya menggunakan standar itu saja bisa menjadi dasar untuk sistem manajemen mutu yang efektif atau tidak. Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.3-AS1/4 “KELEBIHAN SERTIFIKASI ISO” yang bisa anda temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan

panduan

yang

terkait

dengan

Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Visi dan misi organisasi Definisi: - Pernyataan visi menyatakan apa yang diinginkan oleh organisasi tersebut dan dimana organisasi tersebut ingin berada dalam waktu dekat (1 – 3 tahun) serta apa yang dibawa oleh organisasi tersebut. - Pernyataan misi menyatakan apa organisasi tersebut, kenapa organisasi tersebut ada, alasan keberadaannya.

Minimalnya, sebuah pernyataan misi

harus menentukan konsumen utama organisasi, barang dan jasa yang diproduksinya dan deskripsi lokasi geografis dimana organisasi tersebut beroperasi (apa yang harus saya lakukan untuk sampai ke sana?).




– SEMESTER 3

Membuat visi masa depan Konsep dan pernyataan visi harus terlihat mengandung dua komponen: ¾

sebuah filosofi panduan

¾

sebuah gambaran konkret.

Harus seperti apakah visi yang efektif itu? (di Kampus) Menantang - selalu terlihat tapi juga tidak diluar jangkauan Jelas - tidak menimbulkan interpretasi yang saling bertentangan Mudah diingat - sebuah pernyataan yang tidak lebih dari 20-25 kata adalah bentuk yang ideal. Melibatkan- sebuah pernyataan yang memungkinkan dan memperkuat Berdasarkan nilai - harus ada ikatan kuat dengan nilai-nilai Kampus itu sendiri Visual - visi harus lah bisa ditafsirkan atau digambarkan secara visual Menggerakkan - visi harus menimbulkan tanggapan dari semua orang. Jadi panduan - visi harus bisa dijadikan tolok ukur yang bisa digunakan oleh semua orang yang terkait dengan Kampus untuk mengukur (membandingkan) tindakan mereka sehari-hari. Terkait dengan kebutuhan peserta didik

– ujian terbesar sebuah visi terkair

dengan tindakan dan pencapaian peserta didik .

Komitmen – tantangan nyata sebuah visi Organisasi terkunci pada satu strategi Organisasi tersebut telah membatasi pilihannya begitu rupa hingga akhirnya terkunci dari semua alternatif karena keputusan yang diambil sebelumnya. Karena ada jarak waktu antara memulai sebuah strategi dengan dampak penggunaan

strategi

tersebut,

organisasi

tersebut

harus

bertahan

pada




– SEMESTER 3

strateginya sedemikian rupa sampai bisa memetik hasil dari investasinya dalam bentuk sumber daya manusia, perlengkapan, pemasaran, dan bangunan. Ketidakaktifan - organisasi tersebut tidak mampu dan tidak mau menanggapi perubahan-perubahan dalam lingkungannya dan, dari segi apapun, memandang dirinya terpisah dari perubahan-perubahan itu karena faktor sejarah

Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS2/4 “VISI DAN MISI” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Diagram Organisasi Langkah berikutnya yang harus diambil adalah mengetahui bagaimana organisasi tersebut disusun. Di tahun pertama, saudara telah mempelajari apa itu diagram organisasi. Ini kebalikannya.

Direktur

Administrasi

UNIT 1

UNIT 2

UNIT 3

Atau




– SEMESTER 3

DEWAN

DIREKTUR

UNIT

TiM

TiM

UNIT

TiM

TiM

UNIT

TiM

TiM

Diagram organisasi adalah diagram yang menggambarkan struktur organisasi berdasarkan kedudukan.

Diagram ini biasanya menunjukkan para manajer dan

staf biasa yang menyusun sebuah organisasi.

Diagram ini juga menunjukkan

hubungan antara para staf dalam organisasi tersebut yang mungkin berupa: •

Langsung – hubungan langsung antara atasan dengan bawahan.

•

Lateral - Hubungan antara berbagai departemen yang level hirarkinya sama.

•

Staf - Hubungan pembantu manajerial dengan bidang lain.

Pembantu

manajerial ini bisa memberikan saran langsung ke manajer yang ada diatasnya. Namun, mereka tidak memiliki kewenangan untuk mengatur tindakan manajer yang posisinya lebih tinggi. •

Fungsional – hubungan antara posisi spesialis dengan bidang lain. Spesialis tersebut

biasanya

memiliki

kewenangan

untuk

bersikeras

agar

manajer

melaksanakan instruksinya. Di banyak perusahaan besar, diagram organisasi bisa sangat besar dan sangat rumit sehingga kadang-kadang disederhanakan menjadi diagram-diagram kecil untuk tiap departemen dalam organisasi tersebut. Ada sejumlah keterbatasan yang dimiliki oleh diagram organisasi: •

Diagram ini hanya menunjukkan ‘hubungan formal’ dan tidak memberikan informasi apapun tentang pola hubungan (sosial) manusia yang muncul.




•

– SEMESTER 3

Diagram ini tidak menunjukkan apa pun tentang gaya manajerial yang dipakai (otokrasi atau demokrasi)

•

Diagram ini cepat basi, khususnya dalam organisasi besar yang secara berkala mengganti stafnya.

CATATAN:

Untuk

membuat

diagram

organisasi

yang

tepat

saudara

perlu

mengetahui organisasinya terlebih dulu. Jika saudara membuat diagram organisasi dari organisasi yang tidak saudara ketahui, saudara harus meminta informasi tersebut terlebih dulu. Dengan demikian, hubungan baik dengan organisasi sangat diperlukan.

Sifat dinamis organisasi Organisasi

bersifat

dinamis

dan

berubah

serta

berevolusi

terus

menerus.

Manajemen memiliki kemampuan untuk mengubah tugas dan tanggung jawab kerja kapanpun hal itu dianggap perlu dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Akibatnya, perubahan tugas dan tanggung jawab atau restrukturisasi organisasi tidak selalu menjamin pergantian orang di dalamnya. Selain itu, kinerja luar-biasa seorang staf tidak menjadi jaminan perubahan peran dan/atau posisinya. Namun, jika tugas dan tanggung jawab kerja berubah secara signifikan dan sepertinya untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, manajer berkewajiban atas para stafnya untuk mengusulkan peninjauan ulang pembagian posisi kerja tersebut. Contoh perubahan yang signifikan bisa terlihat dalam perubahan hubungan kerja; penambahan/pergantian/atau

penghilangan

tanggung

jawab

utama;

dan

perubahan mendasar dalam persentase waktu yang dihabiskan untuk tugas utama. Pihak manajemen harus mengarahkan semua pertanyaan yang terkait dengan signifikansi

perubahan

tugas

dan

tanggung

jawab

tersebut

kepada

UHR

Compensation Management (Manajemen Kompensasi UHR). Jika ada perubahan signifikan dalam tugas dan tanggung jawab kerja yang dibebankan pada sebuah posisi, pihak manajemen bisa melaksanakaan peninjauan resmi atas posisi tersebut dengan menerapkan pergantian peran. Pergantian peran adalah gerakan non-kompetitif yang dilakukan oleh manajemen untuk menduduki peran lain yang posisinya lebih tinggi, lebih rendah atau setara untuk posisi staf khusus dan staf pengajar saja. Ada tiga jenis perubahan peran: •

Perubahan peran keatas adalah gerakan menduduki peran lain yang posisinya lebih tinggi. Perubahan ini mungkin meningkatkan gaji staf antara 0-10% atas penilaian manajemen.




•

– SEMESTER 3

Perubahan peran setara adalah gerakan menduduki peran lain yang posisinya setara. Perubahan ini mungkin meningkatkan gaji staf antara 0-10% atas penilaian manajemen.

•

Perubahan peran kebawah adalah gerakan menduduki peran lain yang posisinya lebih rendah.

Perubahan ini tidak mengubah jumlah gaji

yang diterima kecuali jika gaji staf tersebut melebihi gaji maksimal untuk staf baru.

Jika gajinya ternyata memang melebihi pembayaran

maksimal tersebut, maka akan dibekukan selama enam bulan dan kemudian akan dikurangi sampai batas pembayaran gaji maksimal untuk

staf

baru.

Perubahan

peran

kebawah

tidak

mungkin

meningkatkan gaji dalam kondisi apapun. Untuk mengajukan permohonan perubahan peran keatas, setara atau kebawah, departemen yang bersangkutan harus mengisi Formulir Posisi Kerja, Profil Staf dan Diagram Organisasi.

Diagram organisasi harus mencakup posisi yang ditinjau,

penyelianya, bawahannya dan semua posisi lain (pengajar, staf dan peserta didik ) dalam

unit

organisasinya

(departemen,

divisi,

pusat,

bagian,

institut,

dan

sebagainya).

Sekarang

kerjakan

Tugas

QU3.3AS

3/4

“DIAGRAM

ORGANISASI” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

2.2 Membuat Keputusan: Registrasi ISO 9001:2000 Sekarang kerjakan tugas Membaca berikut, yang bisa saudara lihat di bagian membaca di akhir unit pembelajaran ini. -

ISO 9001: Interpretasi Standar: ( 6-17 = 11 hal.)

ISO 9001:2000 for SME (Bahasa Indonesia): (8-43= 35 hal.)




– SEMESTER 3

Apa yang benar-benar bisa diharapkan oleh organisasi atau perusahaan dari menanam investasi pada Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2000?

yang terjadi jika saudara menerapkan Sistem Manajemen Mutu

Apa

tersebut?

Umpan balik perusahaan-perusahaan yang mendaftar untuk ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa saudara bisa mengharapkan hasil dari semua kerja keras yang saudara lakukan. Karena tanggung jawab yang diharuskan dalam Standar ISO 9001:2000, organisasi-organisasi sering menemukan peningkatan keterlibatan pihak manajemen

tingkat

atas

terkait

dengan

Sistem

Manajemen

Mutu.

Keterlibatan ini dimulai dengan penetapan Kebijakan Mutu dan Sasaran dan Tujuan Mutu. Lalu dilanjutkan dengan Peninjauan Ulang Manajemen dengan melihat data dari Sistem Manajemen Mutu, dan mengambil tindakan untuk memastikan bahwa Tujuan Mutu

tercapai, lalu menentukan tujuan

Baru, dan perbaikan terus menerus tercapai. Dengan Sistem Manajemen Mutu diterapkan

dan

dimanfaatkan,

organisasi sekarang menitikberatkan pada Tujuan Mutu.

Manaje

men diberikan data tentang dasar yang terus ditingkatkan dan bisa melihat

kemajuan

(atau

mungkin

juga

kurangnya

kemajuan)

menuju

pencapaian tujuan tersebut dan bisa mengambil tindakan yang tepat. Proses pelaksanaan Pengkajian Manajemen yang teratur dan terjadwal memastikan evaluasi ini terlaksana.

Ini memberikan mekanisme untuk mengkaji tujuan

dan kinerja pencapaian tujuan tersebut berdasarkan jadwal, dan untuk mengambil tindakan yang didasarkan pada evaluasi tersebut. Peningkatan produktifitas bisa didapatkan dari evaluasi awal dan proses perbaikan yang terjadi selama proses implementasi Sistem Manajemen Mutu serta dari pelatihan dan kualifikasi staf.

Dokumentasi atau Kendali

yang

lebih baik atas proses mengarahkan organisasi ke konsistensi kinerja, dan berkurangnya hal yang tidak penting.

Manajer mengalami lebih sedikit

gangguan lewat telepon pada tengah malam; para staf memiliki lebih banyak informasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi sendiri. Kepuasan konsumen meningkat dan hal ini dianggap sebagai bagian dari Tujuan dan sasaran yang mempertimbangkan kebutuhan konsumen juga. Kebutuhan konsumen akan lebih bisa dipahami jika saudara meminta, UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3 MERANCANG SMM ISO 9001:2000; BARBARA MARCELIS / SARA COLONNA 16 EDISI A REVISI 0; TGL 12/05/2008



– SEMESTER 3

menerima dan menganalisis umpan balik dari konsumen. Tujuan dan sasaran disesuaikan berdasarkan informasi tersebut dan organisasi akan menjadi lebih berdasarkan konsumen.

Karena tujuan organisasi menitikberatkan pada

konsumen, organisasi menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tujuan tiap departemen dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja sama memenuhi kebutuhan konsumen.

Semua hal ini mengarah ke imbalan dalam bentuk finansial, imbalan untuk kerja keras dan investasi saudara dalam Sistem Manajemen Mutu . Jadi bekerjalah dengan antusias dan optimis, karena organisasi saudara akan mengalami

peningkatan

signifikan

9001:2000

ini.

sedang

Saudara

dengan

proyek

berkontribusi

untuk

implementasi

ISO

keberhasilan

dan

keuntungan masa depan Kampus saudara, dan mungkin nanti saudara akan berkontribusi untuk perusahaan saudara sendiri!

2.3 Persyaratan Dokumentasi Panduan untuk Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2000 Dua tujuan paling penting dari revisi seri standar ISO 9000 adalah •

untuk menyusun serangkaian standar yang lebih sederhana yang akan bisa dipakai dengan sama baiknya pada organisasi kecil, sedang maupun besar dan

•

untuk membuat jumlah dan rincian dokumentasi yang diharuskan jadi lebih relefan dengan hasil kegiatan proses organisasi yang diinginkan.

Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2000 – Persyaratan telah mencapai kedua

tujuan ini, dan tujuan panduan tambahan ini adalah untuk menjelaskan maksud standar baru tersebut dengan perhatian khusus pada masalah dokumentasi. ISO 9001:2000 telah mengurangi persyaratan dokumentasi secara signifikan dan sudah jauh lebih tidak memberatkan dibanding standar yang sama versi tahun 1994.

Ini memungkinkan organisasi lebih fleksibel dalam memilih cara untuk

mendokumentasikan

Sistem

Manajemen

Mutunya.

Ini

memungkinkan

tiap

organisasi menentukan jumlah minimal dokumentasi yang dibutuhkannya untuk




menunjukkan

perencanan,

operasi

dan

Kendali

proses

yang

– SEMESTER 3

efektif

serta

implementasi dan perbaikan terus menerus efektifitas Sistem Manajeman Mutunya. Ditekankan bahwa ISO 9001 mengharuskan (dan selalu mengharuskan) ‘sistem manajemen mutu yang terdokumentasi’, bukan ‘sistem pendokumentasian’.

Apa itu ‘dokumen’? – Definisi dan rujukan Berikut ini adalah sejumlah tujuan utama dokumentasi organisasi, tergantung pada apakah organisasi tersebut telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu yang formal atau belum; •

Komunikasi

Informasi

adalah

informasi dan komunikasi.

sebuah

sarana

untuk

penyampaian

Jenis dan cakupan dokumentasi tersebut

tergantung pada sifat produk yang dihasilkan dan proses organisasi tersebut, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, serta budaya organisasi tersebut. •

Bukti kesesuaian merupakan bukti bahwa apa yang direncanakan telah dilaksanakan.

•

Pembagian

pengetahuan

untuk

menyebarkan

dan

memelihara

pengalaman-pengalaman yang ada dalam organisasi tersebut. Contoh umum dari informasi semacam ini adalah spesifikasi teknis, yang bisa digunakan

sebagai

dasar

untuk

merancang

dan

mengembangkan

produk baru. Sebuah daftar yang berisi istilah-istilah yang biasa digunakan terkait dengan dokumentasi, diberikan dalam Annex A (diambil dari ISO 9000:2000).

Perlu

ditekankan bahwa, menurut ISO 9001:2000 pasal 4.2 Dokumentasi, persyaratan dokumen bisa dalam bentuk atau jenis media apapun, dan definisi ‘dokumen’ dalam ISO 9000:2000 pasal 3.7.2 memberikan contoh berikut: •

kertas

•

magnet

•

disket komputer elektronik atau optik

•

foto

•

contoh master




– SEMESTER 3

Para pengguna juga merujuk pada ISO/TR 10013 Panduan untuk mencari panduan penyusunan dokumentasi sistem manajemen mutu .

ISO 9001:2000 Persyaratan Dokumentasi Organisasi tersebut harus membangun, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan mempertahankan sistem manajemen mutu

dan terus meningkatkan

efektifitasnya sesuai dengan persyaratan Standar Internasional ini.

Organisasi

tersebut harus •

mengidentifikasi

proses-proses

yang

dibutuhkan

untuk

sistem

manajemen mutu dan aplikasinya dalam organisasi tersebut (lihat 1.2) •

menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini,

•

menentukan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan Kendali atas proses-proses ini efektif

•

memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan dan pengawasan atas proses-proses ini,

•

memonitor, mengukur dan menganalisis proses-proses ini, dan

•

mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan untuk peningkatan terus menerus prosesproses ini.

Proses-proses ini harus diatur dan disusun oleh organisasi sesuai dengan persyaratan Standar internasional ini.

Jika sebuah organisasi memilih untuk

melakukan outsourcing proses yang mempengaruhi kesesuaian produk dengan persyaratan, maka organisasi tersebut harus memastikan Kendali

atas proses-

proses tersebut. Kendali atas proses-proses yang didapat dari outsourcing harus diidentifikasi di dalam sistem manajemen mutu . CATATAN

Proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu

yang

dirujuk di atas harus mencakup proses-proses kegiatan manajemen, pemasokan sumber daya, realisasi produk, dan pengukuran (penilaian). Untuk meningkatkan efektifitas proses-proses ini dan juga kepuasan konsumen, dibutuhkan sebuah cara yang sistematis dan jelas untuk mengatur dan mengorganisir organisasi tersebut.

Salah satu cara yang bisa dipakai adalah dengan

menggunakan, mempertahankan, dan meningkatkan sistem manajemen mutu. Proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu ditunjukkan dalam UNIT PEMBELAJARAN QU-3.3 MERANCANG SMM ISO 9001:2000; BARBARA MARCELIS / SARA COLONNA 19 EDISI A REVISI 0; TGL 12/05/2008



– SEMESTER 3

persyaratan diatas: a sampai f. Perlu ditekankan juga penentuan dan Kendali atas proses-proses yang didapat dari outcontract atau outsourcing. Dalam CATATAN diatas dijelaskan proses-proses tersebut harus merujuk kemana jika dalam standar yang dipakai tercantum rujukan untuk proses-proses sistem manajemen mutu . Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS4/7 “QMS”yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Persyaratan Dokumentasi berfokus pada, seperti yang ditunjukkan oleh namanya, dokumen: dokumen-dokumen sistem manajemen mutu memastikan perencanaan yang efektif, pelaksanaan dan Kendali atas proses-proses perusahan, dengan menunjukkan juga interaksi proses-proses ini. Dokumentasi, prosedur tertulis, dibutuhkan untuk: •

Kendali: semua data dan dokumen SMM, baik dari sumber internal maupun eksternal.

Ini mencakup metode persetujuan, perbaikan dan

perubahan, dan identifikasi revisi dokumen tersebut.

Dokumen-

dokumen ini harus jelas dan tersedia kapanpun dibutuhkan. •

Bisa dilacak: Kendali

catatan mutu

termasuk identifikasi, saat

pelaksana-an, perlindungan, penyimpanan dan pengambilan catatan.

Persyaratan umum Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: •

pernyataan kebijakan mutu dan tujuan mutu yang tercatat;

•

panduan mutu ;

•

prosedur tercatat yang dibutuhkan oleh Standar Internasional;

•

dokumen-dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk memastikan perencanaan efektif, pelaksanaan dan Kendali atas proses-prosesnya, dan

•

catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini(lihat 4.2.4).




– SEMESTER 3

CATATAN 1 Jika istilah ‘prosedur’ muncul dalam Standar Internasional ini, istilah tersebut berarti bahwa prosedur itu ditentukan, didokumentasikan, diimplementasikan dan dipertahankan. CATATAN 2 Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu bisa berbeda-beda untuk tiap organisasi yang disebabkan oleh: •

ukuran organisasi dan jenis kegiatannya,

•

kompleksitas proses dan interaksinya, dan

•

kompetensi personel perusahaan.

CATATAN 3 Dokumentasi bisa dibuat dalam berbagai bentuk atau media. Dokumentasi mendukung komunikasi dan cara kerja yang konsisten dalam organisasi.

Dokumentasi juga mendorong implementasi proses secara efektif.

Dokumentasi berkontribusi untuk memenuhi persyaratan, perbaikan, memberikan bukti objektif, validitas, sarana pelacakan dan penilaian efektifitas dan kesesuaian sistem dalam organisasi. Menyusun dokumentasi bukanlah akhir, melainkan hanya sebagai sarana untuk pelaksanaan dan perbaikan sistem manajemen mutu .

Panduan mutu Organisasi harus menyusun dan mempertahankan panduan mutu yang mencakup •

cakupan sistem manajemen mutu , termasuk rincian dan justifikasi untuk semua larangan (lihat 1.2)

•

prosedur terdokumentasi yang disusun untuk sistem manajemen mutu , atau rujukan untuk sistem tersebut, dan deskripsi interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu .

Panduan mutu (Quality manuals /QM) memberikan informasi konsisten tentang Sistem Manajemen Mutu di organisasi tersebut. QM memberikan pandangan tentang Sistem Manajemen Mutu untuk digunakan secara internal (untuk staf sendiri) maupun secara eksternal (untuk konsumen, tim audit). Panduan Mutu mengindikasikan prosedur kerja yang disepakati dalam organisasi tersebut. Panduan mutu (QM) adalah: •

Sarana untuk mengkomunikasikan visi, nilai, misi, kebijakan dan tujuan organisasi;




•

– SEMESTER 3

Sarana untuk menunjukkan bagaimana sistem tersebut dirancang sedemikian rupa;

•

Sarana untuk menunjukkan keterkaitan antara berbagai proses;

•

Sarana untuk menunjukkan siapa yang melakukan apa

•

Alat untuk melatih orang baru;

•

Alat untuk analisis kemungkinan perbaikan;

•

Sarana

untuk

menunjukkan

kesesuaian

dengan

standar

dan

peraturan

eksternal. Panduan Mutu harus terdiri dari: Pengantar •

Tujuan (panduan tersebut)

•

Cakupan (panduan tersebut)

•

Penerapan (panduan tersebut)

•

Definisi ( istilah-istilah yang digunakan dalam panduan tersebut)

Garis besar Usaha •

Sifat

usaha/organisasi

–

cakupan

kegiatannya,

barang

dan

jasa

yang

diproduksinya, •

Pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi tersebut (konsumen, staf, pemerintah, pemegang saham, pemasok, pemilik),

•

Diagram konteks yang menunjukkan posisi organisasi tersebut dalam hubungan dengan lingkungan eksternalnya,

•

Visi dan nilai

•

Misi

Organisasi •

Deskripsi fungsi,

•

Diagram organisasi,

•

Lokasi dan cakupan kegiatan

Proses Bisnis




•

– SEMESTER 3

Model sistem yang menunjukkan proses-proses bisnis yang utama dan saling keterkaitan antara proses-proses tersebut

•

Indikator-indikator kinerja sistem dan metode pengukuran

•

Deskripsi proses manajemen misi

•

Deskripsi proses manajemen sumber daya

•

Deskripsi proses penciptaan permintaan

•

Deskripsi proses pemenuhan permintaan

Matriks Fungsi (hubungan fungsi dengan proses) Matriks Lokasi (hubungan lokasi dengan proses). Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS5/7 “PANDUAN MUTU ” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

Ingatlah untuk

selalu mengikuti catatan

panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti Baca handout, “PANDUAN MUTU

1, DAN 2” yang bisa

ditemukan di Bagian handout untuk Semester 3

Kendali dokumen Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu

harus

dikendalikan kan. Catatan adalah jenis dokumen khusus dan harus dikendalikankan sesuai dengan ketentuan yang diberikan di 4.2.4 Prosedur tercatat yang harus dibuat untuk menentukan Kendali harus: •

menyetujui dokumen-dokumen untuk kecukupan sebelum isu

•

mengkaji

dan

memperbarui dokumen

seperlunya

dan

menyetujui

ulang

dokumen tersebut, •

memastikan bahwa perubahan dan revisi status dokumen teridentifikasi,

•

memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang bisa dipakai tersebut tersedia saat akan digunakan,




•

memastikan

bahwa

dokumen-dokumen

tersebut

tetap

– SEMESTER 3

jelas

dan

bisa

diidentifikasi, •

memastikan bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan , dan

•

mencegah penggunaan dokumen rahasia secara tidak bertanggung jawab, dan mengaplikasikan identifikasi yang tepat pada dokumen-dokumen tersebut jika dokumen-dokumen itu diambil untuk tujuan apapun.

Standar ini mengharuskan dokumen-dokumen yang menentukan, mengarahkan dan mengontrol aktifitas yang mempengaruhi sistem manajemen mutu

saudara

dikendalikan. Tujuan pengendalian dokumen ini adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan, akurat dan terbaru tersedia bagi orang-orang yang membutuhkannya. Dokumen mendukung pelaksanaan proses Sistem Manajemen Mutu.

Untuk

memberi dukungan yang efektif, perlu ditentukan apa yang perlu dikendalikan oleh dokumen tersebut dan jenis Kendali

apa yang dibutuhkan.

berikut telah terpilih: Sistem Manajemen Mutu

Dokumen-dokumen

itu sendiri (prosedur, instruksi,

deskripsi proses, dsb.), dokumen-dokumen seperti catatan (kinerja proses, keluhan konsumen, dsb,), informasi produk (gambar), dan semua dokumen lain (standarstandar dan aturan-aturan yang digunakan). Prosedur Kendali

dokumen, yang disyaratkan oleh standar tersebut, harus

menjelaskan bagaimana hal-hal berikut dikendalikan ; •

Pembuatan, pengkajian, pembaruan dan perubahan dokumen, serta prosesproses terkait untuk tiap tahapannya;

•

Identifikasi dokumen (termasuk nomor terbitan, status revisi, tanggal terbit);

•

Distribusi.

Kendali catatan / rekaman Catatan / rekaman harus dibuat dan disimpan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan bukti operasi efektif sistem manajemen mutu

tersebut.

Catatan harus tetap jelas, bisa diidentifikasi dan gampang untuk diambil. Prosedur terdokumentasi harus dibuat untuk menentukan Kendali identifikasi,

penyimpanan,

perlindungan,

pengambilan,

yang dibutuhkan untuk saat

penulisan

dan

pembuangan catatan.




– SEMESTER 3

Catatan bisa memberikan informasi untuk mengatur kegiatan saudara.

Sebuah

organisasi harus menyimpan catatan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 atau untuk membuat Sistem Manajemen Mutu

bisa berfungsi dengan baik.

Catatan

juga bisa digunakan sebagai bukti dalam kasus tanggung jawab secara hukum. Pencatatan bukanlah tujuan akhir, melainkan hanya sekedar sarana untuk mengkaji, menganalisis data dan melakukan perbaikan. Sekarang kerjakan Tugas QU3.3-AS6/7 “REGISTRASI TANDATANDA PEMERIKSAAN” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. mengikuti

catatan

panduan

yang

Ingatlah untuk selalu terkait

dengan

Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Pada minggu terakhir di semester tahun kedua saudara akan melakukan kunjungan ke sebuah organisasi yang juga bersertifikat ISO.

Kunjungan lapangan ini

bertujuan untuk memberikan contoh bagaimana ISO dipraktekkan. Manfaatkanlah kesempatan ini.

Saudara telah akrab dengan konsep dan prinsip-prinsip ISO.

Saudara juga telah mendiskusikan dan menggali persyaratan tentang dokumentasi, tanggung jawab manajemen dan manajemen sumber daya. Dua persyaratan lain, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan perbaikan, akan segera menyusul. Proses realisasi produk sangat menarik.

Ini mungkin adalah inti usaha sebuah

organisasi. Disinilah makanan ‘diolah dan disajikan’. Bawalah Pendekatan proses ISO dan gambar ‘pemasok-input-proses-output-konsumen’ saat saudara melakukan kunjungan lapangan dan cari tahu tentang keduanya disana. Program kunjungan lapangan ini terdiri dari pengantar/perkenalan, tur dengan pemandu berkeliling organisasi dan diskusi /waktu untuk pertanyaan dimana saudara bisa ‘mewawancara’ tuan rumah.

2.4 Langkah-Langkah Implementasi 1

Manajer Proyek menyusun Rencana Proyek

2

Pihak

Manajemen

dan

manajer

Proyek

membentuk

Tim

Pengarah

ISO

9001:2000 3

Manajer Proyek dan yang lainnya melakukan Analisis Kesenjangan dengan menggunakan Gap Analysis Checklist




4

– SEMESTER 3

Tim Pengarah ISO 9000 menunjuk penanggung jawab untuk penyesuaian atau pelaksanaan tiap Prosedur Sistem Mutu dan panduan Mutu kepada Tim Kerja atau perorangan

5

Manajer Proyek melakukan pelatihan untuk staf tentang ISO 9001:2000

6

Pemimpin tim mengadakan pertemuan tim untuk merevisi proses dan prosedur dengan berdasarkan pada hasil Analisis Kesenjangan dan mempersiapkan Rancangan Prosedur Sistem Mutu

7

Tim Pengarah ISO 9001:2000 mengkaji ulang prosedur-prosedur tersebut saat dilaksanakan.

8

Manajer Proyek melakukan pelatihan auditor internal

9

Sistem tersebut digunakan selama beberapa bulan sementara catatan diambil dan perbaikan dibuat.

10 Proses audit

Ini hanyalah usulan rencana, saudara bisa mengubahnya agar sesuai dengan organisasi atau perusahaan saudara.

Saudara akan membuat sistem ini sendiri

dengan mengkaji dan mengedit berbagai prosedur, panduan dan formulir. Saudara juga akan membuat perubahan pada proses yang sudah ada untuk memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2000. Rencana Proyek berikut akan membantu saat melaksanakan perubahan-perubahan ini.




3

– SEMESTER 3

Rencana Proyek A. Menentukan tujuan proyek (Gunakan Rancangan Rencana proyek dalam Lampiran A) Untuk memulai perencanaan, saudara akan perlu menentukan apa tujuan saudara untuk proyek tersebut. Jawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Kapan saudara akan memulai proyek ini? Anggap awal proyek saudara adalah tanggal untuk melaksanakan Analisis Kesenjangan. Kapan saudara akan siap melakukan Analisis Kesenjangan? Langkah-langkah yang harus diselesaikan sebelum melaksanakan Analisis Kesenjangan: •

Tunjuk satu orang atau lebih untuk melaksanakan Analisis Kesenjangan; akan membantu jika orang tersebut memiliki pengalaman dengan sistem mutu atau pengalaman mengaudit

•

Cetak Daftar Periksa Analisis Kesenjangan

•

Jadwalkan Analisis Kesenjangan tersebut, dan beritahukan pada semua staf apa yang sedang dilakukan, dan alasannya. Saudara harus bisa membuat para

staf

merasa

nyaman

menjawab

pertanyaan-pertanyaan

auditor

saudara. •

(Auditor adalah orang yang melakukan analisis kesenjangan.

Bisa berupa

tim audit atau hanya satu orang)

2. Kapan perusahaan saudara ingin memiliki sertifikat ISO 9001:2000? Jawaban


berikut

akan

menentukan

batas

waktu

saudara. •

Semakin pendek waktu yang diberikan untuk proyek tersebut, semakin banyak sumber daya yang dibutuhkan selama implementasinya.

•

Apa tujuan saudara perlu diketahui karena batas waktu untuk tujuan lainnya akan ditentukan oleh informasi ini.

•

Cari tahu ada tujuan perusahaan atau tidak, adakah klien yang akan meminta sertifikasi atau persyaratan lain yang akan menentukan tanggal batas akhir?




•

Tanggal ini bisa direvisi lagi.

– SEMESTER 3

Saudara akan menggunakan tanggal ini

sebagai tanggal target, dan selagi kita menyelesaikan analisis kesenjangan dan menciptakan daftar saudara akan bisa menentukan tanggal yang realisis. Hal ini akan sangat tergantung ada apa yang saat ini saudara miliki dalam sistem mutu saudara, dan berapa banyak sumber daya yang tersedia untuk proyek ini.

B. Menentukan Penanggung Jawab Proyek Saudara

perlu

menentukan

siapa

yang

akan

memimpin proyek ini. Apakah saudara yang akan memikul tanggung jawab? Jika memang demikian, saudaralah yang akan menjadi manajer proyek. Saudara

tidak

perlu

manajemen di titik ini. mengklarifikasi ‘Manajemen

siapa

Puncak’.

menunjuk

perwakilan

Saudara hanya perlu saja

yang

Standar

merupakan

ISO

memiliki

berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh pihak manajemen puncak, dan semakin cepat mereka terlibat dalam proyek ini, akan lebih baik. •

Siapa manajer proyek saudara?

•

Siapa saja Puncak Manajemen dalam organisasi saudara?

•

Siapa saja yang akan menjadi Tim Pengarah ISO 9001:2000? (Tim ini akan memainkan peran penting dalam perencanaan, koordinasi dan pemasokan sumber daya untuk proyek ISO 9001:2000.

Lihat Lampiran B untuk

penanggung jawab tim)

C. Mulai mengisi Bagan Waktu Proyek 1 Kapan saudara akan melaksanakan Analisis Kesenjangan dan butuh waktu berapa lama untuk menyelesaikannya? •

Analisis Kesenjangan biasanya butuh waktu 2-5 hari. Ini akan tergantung pada besar organisasi, jumlah auditor, kondisi sistem mutu yang ada, dan pengalaman para auditor.

2 Merencanakan rapat untuk menentukan Tim Kerja




•

– SEMESTER 3

Ini akan membutuhkan satu atau dua kali rapat. Manajer proyek dan pihak manajemen tingkat atas harus terlibat.

3 Tentukan tanggal untuk melakukan pelatihan perkenalan untuk semua staf. •

Para staf harus mengetahui proyek ini, apa yang harus dilakukan, siapa saja yang akan terlibat, dan kenapa saudara menerapkan ISO 9001:2000. Tentukan tanggalnya setelah tanggal rapat yang dibahas diatas. (jika rapat tanggal 3 Mei, pelatihan harus dilakukan setelah tanggal 3 Mei).

•

Dengan demikian, saudara akan bisa menentukan apakah sejumlah orang yang akan terlibat dalam proyek ini membutuhkan pelatihan lebih rinci atau tidak, dan saudara boleh memberitahu para staf, siapa saja yang akan mengerjakan proyek ini.

•

Rencanakan pelatihan sebelum rapat tim kerja agar tiap orang yang terlibat dalam kelompok kerja tersebut telah terlatih sejak sebelum rapat pertama. Baca handout, “PANDUAN MUTU

1, DAN 2” yang bisa

ditemukan di Bagian handout untuk Semester 3

3.1 Jadwal & Pelaksanaan Analisis Kesenjang-an A Jadwalkan Analisis Kesenjangannya 1 Mengkaji ulang rencana proyek: •

Siapa yang saudara tunjuk untuk melaksanakan analisis kesenjangan?

•

Jadwalkan Analisis Kesenjangan tersebut, dan beritahukan pada semua staf apa yang sedang dilakukan, dan alasannya. Saudara harus bisa membuat para

staf

merasa

nyaman

menjawab


auditor

saudara. •

Saudara mungkin ingin mempertimbangkan pengiriman surat ke tiap staf untuk menginformasikan bahwa Analisis akan dilakukan, oleh siapa, kapan dan kenapa Analisis tersebut dilakukan.

2 Jadwal audit




•

– SEMESTER 3

Tentukan apakah saudara ingin mengaudit berdasarkan proses/prosedur atau berdasarkan bidang atau fasilitas.

Pendekatan kami biasanya

melakukan audi berdasarkan bidang atau fasilitas. •

Bagi

fasilitas

tersebut

menjadi

bidang-bidang

yang

bisa

ditangani.

Jadwalkan waktu untuk mengaudit tiap bagian standard yang berlaku untuk bidang tersebut. •

Jika saudara menggunakan tim audit,

tugaskan tim

tersebut untuk

mengerjakan berbagai bidang fasilitas tersebut dalam waktu bersamaan. •

Susun daftar periksa Analisis Kesenjangan agar tiap auditor memiliki bagianbagian standar yang bisa diterapkan di bidang kerja yang akan mereka audit.

•

Susun daftar periksa saudara agar tiap auditor memiliki bagian-bagian standar yang bisa diterapkan di bidang kerja yang akan mereka audit.

B Melaksanakan audit Ikuti jadwal yang telah saudara persiapkan. mengevaluasi sistem mutu

yang telah ada.

Datangi tiap bidang fasilitas untuk Fokuskan pada apa yang tepat dan

apa yang tidak tepat. Ingatkan auditor bahwa saudara tidak ingin berfokus pada kesesuaian atau ketidak sesuaian dengan sistem yang dipakai, dan kesesuaiannya dengan persyaratan ISO 9001:2000. Catat apa yang ada dan tepat, dan apa yang masih perlu ditambah dan diubah. Ambil catatan lengkap, dokumen rujukan dan contoh.

C Melaporkan Rangkum hasil audit dalam bentuk daftar tugas.

Saudara biasanya harus

memasukkan beberapa kategori tugas. •

Proses-proses yang sesuai dengan standar dan tercatat

•

Proses-proses yang sesuai dengan standar dan masih harus dicatat

•

Proses-proses yang tidak sesuai dengan standar dan harus dirancang ulang

•

Proses-proses yang disyaratkan oleh standar namun belum ada.

Untuk tiap persyaratan dari standar, saudara harus menentukan status sistem yang sekarang dipakai (yang sedang diaudit).

Tim Pengarah ISO 9001:2000 akan




menggunakan

informasi

ini

untuk

menentukan

penanggung

– SEMESTER 3

jawab

untuk

pengembangan prosedur.

3.2 Rapat Tim Pengarah A. Merencanakan rapat Tim Pengarah ISO 1. Tentukan siapa yang harus hadir. Termasuk para pimpinan pihak manajemen tingkat atas. Jawab pertanyan-pertanyaan berikut: •

Siapa yang bisa menentukan staf mana yang akan ditunjuk?

•

Apakah

dia

tahu

tentang

beban

kerja

staf

tersebut,

apakah

bisa

mengakomodasi tugas yang akan dibebankan? •

Siapa yang bertanggung jawab untuk sumber daya dan bisa menyediakan sumber daya untuk proyek ISO 9001:2000?

•

Kelompok

ini

harus

meneruskan

rapat

sebagai

‘Tim

Pengarah

ISO

9001:2000’ 2. Buat Agenda, item-item yang harus tercantum: •

Jelaskan

‘Langkah-Langkah

Implementasi’

kepada

kelompok

tersebut

menggunakan presentasi Power point “ISO 9001:2000 Implementation” •

Gunakan handout rapat yang ada di Lampiran B

•

Lakukan pemberian tugas pada individu atau tim (Gunakan tabel dari Lampiran B)

•

Tinjau

ulang

tanggung

jawab-tanggung

jawab

kerja

tersebut

untuk

memastikan bahwa semuanya disebarkan dengan adil, tidak menumpuk pada satu orang atau satu kelompok saja. •

Untuk tiap tim, tunjuk satu pemimpin tim. Akan bagus sekali jika anggota tim Pengarah ISO menjadi pemimpin untuk tiap tim Kerja.

Hal ini akan

memberikan komunikasi yan baik antara tim tersebut dengan tim pengarah selama pelaksanaan proyek. •

Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut.




Apakah

tim

atau

individu

tersebut

membutuhkan

– SEMESTER 3

bantuan

untuk

melaksanakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000? Panduan teknis seperti apa yang diperlukan untuk membuat tim atau individu ini bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?

•

•

Bantuan dari perwakilan manajemen

•

Bahan yang telah disiapkan

•

Pelatihan khusus

Tentukan tanggal pelaksanaan tugas (gunakan tabel dari Lampiran B) Tentukan tanggal mulai berdasarkan sumberdaya yang tersedia Tentukan tugas mana yang harus saudara selesaikan di awal agar tugas lainnya juga bisa diselesaikan, misalnya: Tanggung Jawab Manajemen. Mutu

Selesaikan Kebijakan Mutu

dan Tujuan

serta tentukan proses-proses utama dan saling keterkaitannya

terlebih dulu. Perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas berdasarkan jumlah sumber daya yang tersedia untuk tugas tersebut.

3.3 Rapat Tim Kerja Pemimpin tim bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat pertama tim berdasarkan rencana dalam diagram Gantt. 1. Sebuah agenda diberikan dalam Lampiran C: •

Diskusikan Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000 dan langkahlangkah Implementasi menggunakan presentasi Powerpoint “Implementasi ISO 9001:2000”

•

Gunakan Handout Tim Kerja di Lampiran C

•

Berikan Prosedur Sistem Mutu

yang akan menjadi tanggung jawab tim

tersebut. (Jika menggunakan prosedur yang telah disiapkan) •

Berikan bagian Analisis Kesenjangan yang sesuai dengan tanggung jawab dan tugas tim tersebut.




•

– SEMESTER 3

Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Apakah tim atau individu tersebut membutuhkan bantuan untuk melaksanakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000? Panduan teknis seperti apa yang diperlukan untuk membuat tim atau individu ini bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien? •

Bantuan dari perwakilan manajemen?

•

Bahan yang telah disiapkan?

•

Pelatihan khusus?

2. Tentukan tanggal untuk tiap tugas dari Analisis Kesenjangan menggunakan tanggal mulai dan selesai di diagram Gantt. Pemimpin tim harus mencetak salinan bagian Analisis Kesenjangan yang relevan bagi timnya. •

Jelaskan pada tim bahwa Prosedur dan proses saudara harus sesuai. Sejumlah proses (cara saudara melakukan sesuatu) perlu diubah untuk memenuhi persyaratan standard, dan sebagian dari prosedur perlu diedit untuk bisa menjelaskan dengan akurat apa yang saudara lakukan.

•

Jika saudara tidak menggunakan prosedur yang telah disiapkan, tim ini akan bertanggung jawab untuk membuat dan mendokumentasikan prosedur baru sebagai bagian dari standar.

•

Buat daftar persyaratan dari Daftar Periksa Analisis Kesenjangan yang belum saudara penuhi.

Persyaratan-persyaratan ini nanti perlu dievaluasi

untuk menentukan apakah saudara telah mengubah proses saudara untuk menyesuaikan dengan prosedur, atau membuat proses saudara memenuhi standar dan mengubah prosedurnya. •

Buat daftar persyaratan dari Daftar Periksa Analisis Kesenjangan yang telah saudara penuhi. Evaluasi persyaratan-persyaratan ini dengan membandingkannya dengan prosedur untuk mengetahui apakah Prosedur tersebut perlu di edit, atau apakah proses yang tercatat dalam prosedur tersebut bisa lebih menguntungkan. Atau jika tidak menggunakan prosedur yang sudah disiapkan, tentukan persyaratan standar yang perlu anda tangani agar bisa sesuai.




•

Jadwalkan rapat berikutnya.

– SEMESTER 3

Selama rapat ini, saudara harus fokus pada

tugas-tugas yang telah saudara daftar diatas. •

Setelah proses ditentukan, prosedur perlu diselesaikan dan dikirim untuk meminta persetujuan dari Tim Pengarah ISO 9001:2000.

3. Membahas agenda kedepan: •

Bacalah Prosedur Penyimpanan 9000 (Atau untuk tim yang bertanggung jawab atas panduan mutu , bacalah Panduan Mutu Penyimpanan 9000) dan bandingkan dengan proses yang ada sekarang.

•

Jika tidak menggunakan prosedur Penyimpanan 9000, buat gambaran proses baru untuk memenuhi persyaratan standar.

•

Tentukan tugas untuk mengimplementasikan perubahan dalam proses saudara dan untuk mengedit prosedur yang telah disiapkan.

•

Tentukan agenda berikutnya

•

Jadwalkan rapat selanjutnya.




•

– SEMESTER 3

Lampiran A Rencana Proyek

Rencana Proyek: ISO 9001:2000 Tujuan Proyek:_____________________________________ Tanggal Mulai:_________________________________________ Tanggal Target Registrasi:______________________________

Penanggung Jawab: Manajer Proyek:________________________________________________ Perwakilan Manajemen:___________________________________________ Puncak Manajemen:____________________________________________ Tim Pengarah ISO 9001:2000 ____________________________________ Batas waktu Proyek: Tahapan

Jadwal

Tanggal Selesai

1. Manajer Proyek

Menyelesaikan

Pelatihan Online 2. Melaksanakan Analisis Kesenggangan 3. Mengadakan Rapat Tim Pengarah ISO

4. Pengenalan




– SEMESTER 3

Lampiran B Rapat Perencanaan ISO 9001:2000

Handout Rapat Tim Pengarah ISO Agenda:

1. Meninjau ulang ‘Langkah-Langkah Implementasi’

2. Presentasi PowerPoint “Implementasi ISO 9001:2000” 3. Menunjuk orang atau tim pelaksana untuk tiap kelompok tugas.

Menentukan

sumberdaya yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas. •

Apakah

tim

atau

individu

tersebut

membutuhkan

bantuan

lain

saat

mengerjakan tugasnya dalam proyek ISO 9001:2000? •

Panduan teknis sepert apa yang diperlukan agar tim atau individu tersebut bisa menyelesaikan tugasnya dengan efektif dan efisien?

•

Bantuan dari perwakian manajemen?

•


•

Pelatihan Khusus?

4. Menentukan tanggal tugas •

Tentukan tanggal mulai berdasarkan sumberdaya yang tersedia.

•

Tentukan tugas mana yang harus saudara selesaikan di awal agar tugas lainnya juga bisa diselesaikan, misalnya:Tanggung Jawab Manajemen dan Kendali Dokumen harus diselesaikan lebih dulu. Selesaikan Kebijakan Mutu dan

Tujuan

Mutu

serta

tentukan

proses-proses

utama

dan

saling

keterkaitannya terlebih dulu. •

Perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas berdasarkan jumlah sumber daya yang tersedia untuk tugas tersebut. Gunakan Analisis Kesenjangan sebagai rujukan untuk menentukan berapa banyak tugas lagi yang harus diselesaikan oleh tiap tim.




– SEMESTER 3

5. Jadwalkan sesi pelatihan staf menggunakan Paket Materi Pelatihan •

Semua staf membutuhkan pelatihan tentang Standar ISO 9001:2000. Memberikan pelatihan sejak awal membuat semua orang mengetahui proyek apa itu dan apa tujuannya.

•

*Simpan notulensi dari semua rapat Tim Perencana dan Pengarah ISO 9001:2000.

Ini bisa membantu menunjukkan keterlibatan para pimpinan

pihak manajemen tingkat atas dalam Sistem Manajemen Mutu

ISO

9001:2000. Catat kehadiran.




– SEMESTER 3

Lampiran B Rapat Perencanaan ISO 9001:2000

Langkah-Langkah Implementasi 1. Tim atau orang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas diatas akan menggunakan Prosedur Penyimpanan 9000, Panduan Mutu 9000 dan Formulir 9000 sebagai dasar proses pemenuhan persyaratan standar ISO. Tim tersebut akan menggunakan daftar tugas untuk menentukan bidang mana yang membutuhkan perubahan proses. 2. Tiap tim yang bertanggung jawab tersebut akan mengevaluasi proses yang disajikan dalam prosedur, menentukan apakah dibutuhkan perubahan, dan mengedit prosedur dan formulir yang ada. 3. Tim tersebut akan menyelesaikan prosedur dan mengirimkannya ke Tim Pengarah ISO 9001:2000 untuk dikaji dan disetujui. 4. Tim tersebut akan melakukan pelatihan staf yang dipengaruhi oleh prosedur atau memiliki tanggung jawab atas prosedur tersebut. 5. Para staf akan mulai mengikuti proses yang tercatat tersebut dan membuat serta menyimpan catatan.

Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000 1. Menentukan anggota tim untuk tiap prosedur. 2. Menentukan tanggal awal dan tanggal penyelesaian untuk tiap tim.

3. Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh staf dan menjadwalkan sesi pelatihan ISO 9001:2000 4. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan, menjawab pertanyaan tim dan mengevaluasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi. 5. Mengkaji dan menyetujui prosedur setelah diselesaikan. 6. Mengevaluasi dan memilih Registrar




Sekarang

Lakukan

KUNJUNGAN

LAPANGAN

– SEMESTER 3

QU3.3-AS7/7

“SERTIFIKASI ISO” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.

Ingatlah untuk selalu mengikuti

catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti


Pemberian Tugas Kelompok Tugas Panduan Mutu Kendali Dokumen Kendali Catatan Mutu Tanggung Jawab Manajemen Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Infrastruktur Perencanaan Realisasi Produk Proses Proses-proses yang Terkait dengan Konsumen Perancangan dan Pengembangan Pembelian Kendali Barang dan Jasa Pemasokan

Anggota Tim

Pemimpin Tim



– SEMESTER 3

Pemberian Tugas Kelompok Tugas

Anggota Tim

Identifikasi dan Keterlacakan Properti Konsumen Pemasokan Barang Kendali Pengukuran dan Sarana Pengawasan Pengawasan, Pengukuran dan Analisis Kepuasan Konsumen Audit Internal Pengawasan, Pengukuran dan Analisis dan Realisasi Produk Proses Kendali Barang yang Tidak Sesuai Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan


Pemimpin Tim

Diagram Proyek Gantt (Ganti judul tabel jadi nama Bulan saat proyek akan dijalankan- tentukan kapan tiap tim mulai dan berhenti, arsir bagian saat tim bekerja)

Kelompok tugas Kendali Dokumen Kendali Catatan Mutu Tanggung Jawab Manajemen Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan Infrastruktur Perencanaan Realisasi Produk Proses Proses terkait dengan Konsumen Perancangan dan Pengembangan

Bulan 1

Bulan2

Bulan3

Bulan4

Bulan5

Bulan6

Bulan7

Bulan8

Bulan9



– SEMESTER 3

Pembelian Kendali Produksi dan Jasa

Task group

Bulan 1

Bulan2

Bulan3

Bulan4

Pemasokan Barang Kendali Pengukuran dan Sarana Pengawasan Pengawasan, Pengukuran dan Analisis atas Kepuasan Konsumen Audit Internal Pengawasan, Pengukuran dan Analisis


Bulan5

Bulan6

Bulan7

Bulan8

Bulan9



– SEMESTER 3

Lampiran B Rapat Tim Tugas Rapat Tim Tugas Agenda: 1. Mengkaji Langkah-Langkah Implementasi dan Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000. Gunakan Presentasi PowerPoint “ ISO 9001:2000 Implementation” 2. Mengkaji prosedur yang akan jadi tanggung jawab tim tersebut. 3. Mengkaji bagian Analisis Kesenjangan yang bisa digunakan oleh tim tersebut. 4. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas tersebut. •

Apakah tim tersebut membutuhkan bantuan saat mengerjakan proyek ISO 9001:2000?

•

Panduan teknis seperti apa yang dibutuhkan agar tim tersebut bisa menyelesaikan tugas dengan efektif dan efisien?

•

Bantuan dari perwakilan manajemen?

•


•

Pelatihan Khusus?

5. Menentukan tanggal tugas dari Analisis Kesenjangan menggunakan tanggal mulai dan selesai di diagram Gantt. 6. Menjadwalkan rapat berikutnya.

7. Agenda berikutnya: 1. Baca Prosedur Penyimpanan 9000 dan bandingkan dengan proses saat ini. 2. Tentukan tugas untuk menerapkan perubahan dalam proses saudara dan untuk mengedit prosedur yang telah disiapkan. Langkah-Langkah Implementasi 1. Tim atau orang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas diatas akan menggunakan Prosedur Penyimpanan 9000, sebagai dasar proses pemenuhan persyaratan standard




– SEMESTER 3

ISO. Tim tersebut akan menggunakan daftar tugas untuk menentukan bidang mana yang membutuhkan perubahan proses. 2. Tiap tim yang bertanggung jawab tersebut akan mengevaluasi proses yang disajikan dalam prosedur, menentukan apakah dibutuhkan perubahan, dan mengedit prosedur dan formulir yang ada. 3. Tim tersebut akan menyelesaikan prosedur dan mengirimkannya ke Tim Pengarah ISO 9001:2000 untuk dikaji dan disetujui. 4. Tim tersebut akan melakukan pelatihan staf yang dipengaruhi oleh prosedur atau memiliki tanggung jawab atas prosedur tersebut. 5. Para staf akan mulai mengikuti proses yang tercatat tersebut dan membuat serta menyimpan catatan.




– SEMESTER 3

Lampiran B Rapat Tim Tugas

Tanggung Jawab Tim Pengarah ISO 9001:2000 1. Menentukan anggota tim untuk tiap prosedur. 2. Menentukan tanggal awal dan tanggal penyelesaian untuk tiap tim. 3. Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh staf dan menjadwalkan sesi pelatihan ISO 9001:2000: •

Perkenalan Staf dengan ISO 9001:2000 menggunakan Paket Materi Pelatihan

•

Pelatihan Auditor Internal menggunkan Paket Materi Pelatihan Auditor Internal

4. Mengadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan, menjawab pertanyaan tim dan mengevaluasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi. 5. Mengkaji dan menyetujui prosedur setelah diselesaikan.



4


– SEMESTER 3

DAFTAR TUGAS Judul Tugas

Perkiraan Waktu Pembelajaran

QU 3-3 AS 1/7

LATIHAN PEMBELAJARAN “KELEBIHAN

15’

SERTIFIKASI ISO” QU 3-3. AS 2/7

LATIHAN PEMBELAJARAN “VISI DAN

15’

MISI” QU 3-3. AS 3/7

LATIHAN PEMBELAJARAN “DIAGRAM

30’

ORGANISASI” QU 3-3. AS 4/7

TUGAS PEMBELAJARAN “QMS”

30’

QU 3-3. AS 5/7

LATIHAN PEMBELAJARAN “BUKU

30’

PROSEDUR DAN PANDUAN MUTU ” QU3-3. AS 6/7

LATIHAN PEMBELAJARAN “NILAI UJIAN

30’

UNTUK DIPLOMA” QU 3-3 AS 7/7

KUNJUNGAN LAPANGAN “SERTIFIKASI

240’

ISO”




QU

3-3.

AS

1/7

LATIHAN

PEMBELAJARAN

– SEMESTER 3

“KELEBIHAN

SERTIFIKASI ISO” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 15’ MENIT

Tujuan Pembelajaran: Memahami kelebihan pengaturan sistem manajemen mutu yang baik dan sertifikasi dalam ISO 9001.

Apa makna sertifikasi ISO 9001 bagi sebuah organisasi? Pikirkan kelebihan (manfaat) sertifikasi. Tuliskan minimal lima. Bisakah saudara memikirkan kekurangannya juga?

Catatan ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Diskusikan pertanyaan-pertanyaan berikut di kelas. •

Apa yang bisa saudara kerjakan sendiri dan apa yang harus saudara kerjakan dengan bantuan orang lain?

•

Kapan saudara membutuhkan penasehat?

Apa auditor itu?




– SEMESTER 3

QU 3-3. AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “VISI DAN MISI” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 15’ MENIT

Guru akan memberikan visi dan misi Kampus saudara. Bahas secara berkelompok apakah

saudara

mengenali

definisi

tersebut

atau

tidak.

Bisakah

saudara

membedakan antara visi dan misi hanya dengan membacanya saja? Jelaskan. ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Bisakah saudara mengenali visi dan misi Kampus saudara dalam kegiatan perKampusan sehari-hari? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................

Cari di internet atau perpustakaan visi dan misi beberapa perusahaan. Bandingkan berbagai visi dan misi tersebut dan tuliskan persamaan dan perbedaannya. ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................




– SEMESTER 3

QU 3-3. AS 3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “DIAGRAM ORGANISASI” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT

Secara berkelompok buatlah diagram organisasi Kampus saudara dan sebuah perusahaan lain. Siapkan di papan peraga. Presentasikan di kelas. ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................




– SEMESTER 3

QU 3-3. AS 4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “QMS” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT

Tugas: QMS Setelah melewati Unit Pembelajaran 3.1 untuk mengetahui bahwa saudara telah mempelajari banyak prinsip, sarana, pandangan tentang Mutu .

Di awal Unit

Pembelajaran ini, saudara telah membaca bab 4.1 Interpretasi Standar. Sekarang setelah

membaca

bagian

Persyaratan

diatas,

bisakah

saudara

menjelaskan

persyaratan –persyaratan tersebut? Bahaslah persyaratan ini dalam kelompok.

Tuliskan hasil diskusi saudara dalam

laporan bersama. Pastikan saudara membahas semua persyaratan diatas. Gunakan lembar PP-P guru atau yang ada di buku saudara. Pastikan saudara merefleksikan konsep-konsep berikut: •

QMS (Sistem Manajemen Mutu )

•

Organisasi

•

Mutu

•

Persyaratan.

Hasil Tugas: sebanyak 2 lembar A4 persyaratan ini.

laporan tentang makna persyaratan-

Saudara boleh menggunakan Kampus atau perusahaan lain

sebagai contoh kasus Tips Gunakan lingkaran Deming circle: Plan - Do – Check - Act Catatan ............................................................................................................... ............................................................................................................... ...............................................................................................................




– SEMESTER 3

QU 3-3. AS 5/7 TUGAS PEMBELAJARAN “BUKU PANDUAN DAN PROSEDUR MUTU ” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT

Latihan pembelajaran Guru akan memberi saudara buku Panduan dan Prosedur Mutu milik Kampus dan organisasi. Bekerjalah secara berkelompok. Telusuri isi buku tersebut. Apakah saudara menemukan persyaratan-persyaratan diatas? Yang mana yang saudara temukan dan persyaratan mana yang tidak saudara temukan? Tuliskan hasil temuan kelompok saudara di selembar kertas. Presentasikan di kelas. ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Bisakah saudara menjelaskan kenapa dokumentasi bukan bagian dari Pendekatan Proses yang dijelaskan sebelumnya? ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... Kegiatan dan produk mana saja yang menjadi cakupan Manajemen Mutu ? Kegiatan-kegiatan ini harus di catat di bagian Manajeman Mutu . Yang tidak termasuk Manajemen Mutu juga harus tercatat ditemukan. Buatlah diagram dari proses tersebut ( urutan dan interaksi - hubungan).




– SEMESTER 3

QU 3-3. AS 6/7 TUGAS PEMBELAJARAN “NILAI UJIAN UNTUK DIPLOMA” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’ MENIT Tugas: registrasi nilai ujian untuk diploma Setelah saudara membaca bab 4.1 Persyaratan Umum untuk Sistem Manajemen Mutu ; ISO 9001, Standar Interpretasi, kerjakan tugas berikut dalam kelompok yang terdiri dari empat orang. Pastikan saudara membahas persyaratan ini dengan tepat dan mintalah bantuan guru jika perlu. Tiap semester saudara harus mengerjakan UTS dan UAS.

Selain kedua ujian ini,

saudara juga harus mengerjakan tugas. Nilai ujian saudara dan nilai tugas saudara dijumlahkan menjadi nilai akhir saudara. Jika nilai ini sama atau diatas batas nilai lulus, maka saudara berhasil lulus dalam mata kuliah tersebut. Setelah itu saudara akan mendapatkan lembar hasil studi sebagai bukti. Semua lembar hasil studi yang saudara dapatkan adalah bukti bahwa saudara telah menjalani pendidikan dengan berhasil dan akan mendapatkan gelar diploma. Menurut saudara bagaimana proses registrasi ini diatur? Jelaskan proses registrasi mulai dari nilai tugas mahapeserta didik

sampai ke lulus tahun pertama kuliah

(saudara bisa mengambil contoh dari kuliah saudara selama tahun pertama). Ambil contoh salah satu anggota kelompok .

Tuliskan namanya, nama pendidikan dan

tahun kuliahnya sekarang (tahun pertama, kedua, dsb). Cobalah

menjawab


berikut

saat

mengerjakan

proses

registrasi. Periksalah •

Apa yang terjadi dengan semua nilai yang diterima oleh mahapeserta didik ?

•

Apa peran guru dalam meregister (mencatat, menyimpan, menghitung dan menggunakan) nilai ini?

•

Bagian Kampus yang mana yang terkait dengan proses registrasi ini?

•

Bagaimana mahapeserta didik bisa melihat kemajuannya sendiri?



•


– SEMESTER 3

Bagaimana mahapeserta didik bisa membuktikan bahwa dia telah berhasil lulus tahun pertama kuliahnya?

•

Siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut

mulai dari nilai tugas

sampai gelar diploma? •

Materi apa saja yang dibutuhkan?

Gunakan seluruh Persyaratan Umum untuk Sistem Manajemen Mutu

untuk

memastikan bahwa saudara telah memenuhi persyaratannya. Bahas hasil temuan kelompok saudara di kelas dan sesuaikan jika perlu. Tugas ini adalah bahan portofolio!




– SEMESTER 3

QU 3-3 AS 7/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SERTIFIKASI ISO” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 240’

Persiapan: Pertama, secara berkelompok, siapkan daftar topik yang ingin saudara telaah selama kunjungan lapangan. Diskusikan daftar topik tersebut di kelas: satu kelompok mempresentasikan daftar yang mereka miliki. Kelompok lain menambahkan topik mereka. Buat prioritas topik-topik ini (kalau-kalau waktu kunjungan lapangannya terbatas). Tunjuk dua orang pewawancara yang akan mewakili kelas selama sesi wawancara. Tunjuk reporter/pencatat untuk mencatat wawancara tersebut (tiap kelompok mengambil satu kelompok topik). Reporter harus menyusun laporan bersama-sama dengan kelompoknya. Tukar laporan kelompok saudara dengan kelompok lain. Gabungkan semua laporan ini dan susun satu laporan akhir yang berisi semua topik bahasan untuk wawancara. Setelah laporan ini ditanda-tangani oleh guru, masukkan kedalam portofolio bukti saudara. Gunakan contoh topik dibawah! Contoh ini belum lengkap, tapi bisa dijadikan contoh awal yang bisa diteruskan. Usulan topik: •

ISO dan pemasok

•

ISO dan proses

•

ISO dan orang (sumber daya manusia)

•

ISO dan konsumen




•

Pendekatan Proses di perusahaan saudara

•

Realisasi produk di perusahaan saudara

•

Pengukuran mutu

– SEMESTER 3

Usulan pertanyaan: •

Bagimana bisa Sistem Manajemen Mutu

jadi sepenting itu dalam

sebuah perusahaan, khususnya perusahaan saudara? •

Apa alasan saudara memilih untuk memulai dengan QMS (Sistem Manajemen Mutu ), dengan ISO?

•

Apa nilai tambah QMS dan ISO?

•

Kapan nilai tambah ini tidak lagi menjadi nilai tambah?

•

Apa makna mutu bagi saudara?

•

Apa yang ingin saudara lakukan dengan berbeda jika saudara bisa melakukan implementasi dari awal lagi?

•

Apa keuntungan finansial bagi perusahaan?

•

Bagaimana orang-orang di organisasi saudara menanggapi Sistem Manajemen Mutu ?




– SEMESTER 3

BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision. Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft. Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-management 4. Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer, Deventer. Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005).

KAM- managment in practice (de praktijk).

Kluwer, Deventer. Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann. http://www.entrepreneur.com KAM –management 5, ISO 9001 for SME , 2003, Delft. McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books. Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier. Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland. ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin. Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten. Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft. www.the 9000store.com


Unit. Pembelajaran QU-3.3

Recommend Documents