EVROPSKÁ KOMISE GŘ pro vnitřní trh a služby Služby Správní spolupráce a sítě členských států
V Bruselu dne 22. září 2008 MARKT/E3/(2008)42151
UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Část 1 – Souhrnné informace o fungování systému IMI Část 2 – Konkrétní pokyny pro všechny uživatele IMI v příslušných orgánech a u koordinátorů IMI
SYSTÉM PRO VÝMĚNU INFORMACÍ O VNITŘNÍM TRHU
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Evropská komise, B-1049 Brusel - Belgie. Telefon: (+32) 2 299 11 11. J:\_IMI Filed documents\A) Docu (System develop)\5) DEVELOP PHASE\Elaboration phase\Updated User Procedures Handbook_42151.doc
OBSAH
ÚVOD ............................................................................................................. 5 ČÁST 1 – SOUHRNNÉ INFORMACE O FUNGOVÁNÍ SYSTÉMU IMI .................................................................................................................. 6 1.
Co je systém IMI? ....................................................................................... 7
2.
Kdo jsou zúčastněné strany systému IMI? .................................................. 7
2.1.
Příslušné orgány .......................................................................................... 7
2.2.
Koordinátoři systému IMI ........................................................................... 7
2.3.
Napojené orgány.......................................................................................... 8
2.4.
Evropská komise ......................................................................................... 8
3.
Úlohy uživatelů ........................................................................................... 8
3.1.
Základní uživatel ......................................................................................... 9
3.2.
Osoba zpracovávající žádosti ...................................................................... 9
3.3.
Osoba přidělující žádosti ........................................................................... 10
3.4.
Místní správce údajů ................................................................................. 10
3.5.
Osoba schvalující žádosti .......................................................................... 11
4.
Co mohou zúčastněné strany provádět v systému IMI?............................ 11
5.
Fáze procesu podávání a zpracování žádosti v systému IMI .................... 12
5.1.
Přehled....................................................................................................... 12
5.2.
Jednoduchý postup zpracování žádosti v systému IMI ............................. 12
5.3.
Alternativní postupy zpracování žádosti ................................................... 14
5.4.
Postupy zpracování, na kterých se podílí koordinátoři IMI (stupňování)............................................................................................... 17
6.
Systém IMI a právní předpisy v oblasti ochrany údajů............................. 21
ČÁST 2 – KONKRÉTNÍ POKYNY PRO PŘÍSLUŠNÉ ORGÁNY A KOORDINÁTORY IMI ........................................................................... 23 ZÁKLADNÍ FUNKCE SYSTÉMU IMI ...................................................... 24 7.
Přihlášení do systému IMI......................................................................... 24
7.1.
Uživatelské jméno ..................................................................................... 24
7.2.
Pokyny a heslo........................................................................................... 24
7.3.
První přihlášení do systému IMI ............................................................... 24
7.4.
Nesprávné uživatelské jméno, heslo nebo bezpečnostní kód.................... 25
7.5.
Jazyk .......................................................................................................... 26
8.
Vyhledávání příslušného orgánu a prohlížení žádostí............................... 26 2
8.1.
Vyhledávání příslušného orgánu ............................................................... 26
8.2.
Prohlížení žádostí – seznamy žádostí........................................................ 27
9.
Jak žádat o informace z jiného členského státu......................................... 31
9.1.
Vytvoření nové žádosti o informace, která má být zaslána orgánu v jiném členském státě ................................................................................. 31
9.2.
Zpracování obdržené odpovědi ................................................................. 36
9.3.
Postoupení neuspokojivé odpovědi koordinátorovi IMI ........................... 37
10.
Jak odpovědět na žádost od orgánu v jiném členském státě ..................... 39
10.1.
Přijetí nové žádosti obdržené od příslušného orgánu v jiném členském státě............................................................................................ 40
10.2.
Zodpovězení žádosti jiného orgánu........................................................... 41
10.3.
Zodpovězení žádosti o dodatečné informace od jiného orgánu ................ 44
10.4.
Zpracování žádosti o dodatečné informace, která mi byla postoupena zpět odpovědnými koordinátory IMI ..................................... 45
11.
„Seznam úkonů“ a automatické e-maily v IMI ......................................... 46
11.1.
„Seznam úkonů“........................................................................................ 46
11.2.
Automatické e-maily ................................................................................. 48
12.
Funkce zpráv v systému IMI ..................................................................... 49
12.1.
Odůvodnění ............................................................................................... 49
12.2.
Typy zpráv................................................................................................. 49
13.
Funkce strojového překladu v systému IMI .............................................. 50
13.1.
Okamžitý překlad ...................................................................................... 51
13.2.
Uložené překlady....................................................................................... 52
14.
Jak používat postup přidělování ................................................................ 52
14.1.
Aktivace funkce „přidělování“.................................................................. 53
14.2.
Přidělení žádosti ........................................................................................ 53
14.3.
Deaktivace funkce „přidělování“ .............................................................. 54
14.4.
Další využití postupu „přidělování“ u koordinátora IMI .......................... 54
15.
První přístup orgánu do systému IMI po registraci................................... 55
16.
Úprava údajů vašeho orgánu zaregistrovaných v IMI............................... 56
16.1.
Změna zaregistrovaných údajů vašeho orgánu ......................................... 56
16.2.
Aktualizace oblasti ekonomické činnosti a oblasti politiky související s oblastí působnosti vašeho orgánu ......................................... 57
17.
Změna legislativního nastavení vašeho orgánu......................................... 58
17.1.
Obecné informace týkající se určité legislativní oblasti............................ 58
17.2.
Nastavení pro žádosti o informace ve standardním příslušném orgánu ........................................................................................................ 59 3
17.3.
Legislativní nastavení u koordinátora IMI (NIMIC, SDIMIC nebo DIMIC) ...................................................................................................... 60
18.
Správa uživatelských práv ve vašem orgánu............................................. 62
18.1.
Registrace dalších uživatelů ve vašem orgánu .......................................... 62
18.2.
Správa uživatelských práv uživatelů IMI, kteří patří do vašeho orgánu ........................................................................................................ 62
18.3.
Nové nastavení hesel ................................................................................. 64
19.
Napojení jiných orgánů na váš příslušný orgán ........................................ 65
19.1.
Napojení koordinátoři................................................................................ 65
19.2.
Napojené orgány........................................................................................ 66
20.
Úloha koordinátorů IMI ............................................................................ 67
20.1.
Administrativní/technická úloha koordinátorů.......................................... 68
20.2.
Funkce podpory ze strany koordinátorů.................................................... 69
20.3.
Funkce koordinace obsahu (podle legislativní oblasti a postupu zpracování) ................................................................................................ 69
21.
Registrace nových orgánů v systému IMI................................................. 70
21.1.
Registrace příslušného orgánu v systému IMI .......................................... 70
21.2.
Registrace koordinátorů IMI ..................................................................... 74
21.3.
Povolení přístupu k další legislativní oblasti pro orgán, který je již v systému IMI zaregistrován ..................................................................... 75
22.
Správa údajů orgánů koordinovaných vaším orgánem ............................. 76
23.
Sledování žádostí orgánů, které váš orgán koordinuje.............................. 77
24.
Zásah do žádosti mezi dvěma orgány........................................................ 78
24.1.
„Postoupení“.............................................................................................. 78
24.2.
Schvalování žádostí a odpovědí ................................................................ 80
4
Úvod Účelem tohoto dokumentu je poskytnout návod uživatelům systému IMI. Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI) je nástroj poskytující podporu příslušným orgánům v Evropském hospodářském prostoru, které jsou podle ustanovení o vzájemné pomoci uvedených v některých právních předpisech v oblasti vnitřního trhu povinny vyměňovat si informace se svými partnery v jiných členských státech. Příručka pro uživatele IMI je rozdělena do dvou částí:
Část 1: Souhrnné informace o fungování systému IMI V této části je uveden všeobecný přehled systému IMI, zúčastněných stran a způsob jejich komunikace v rámci systému.
Část 2: Konkrétní pokyny pro příslušné orgány a koordinátory IMI V této části jsou uvedeny obecné pokyny k používání systému IMI pro příslušné orgány a koordinátory IMI. V závislosti na vývoji systému budou tyto pokyny postupně aktualizovány.
Další informace – včetně seznamu „Častých otázek“ – jsou k dispozici na vícejazyčných internetových stránkách systému IMI. Na internetových stránkách najdete rovněž odkaz na přístup k systému a na jeho školicí verzi. You can access the website at:
http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html. Potřebujete-li další pomoc nebo máte-li připomínky k fungování systému, obraťte se na vnitrostátní kontaktní místa systému IMI. Každý členský stát určil jednoho národního koordinátora IMI (NIMIC – National IMI Coordinator), který odpovídá za celkové využívání a bezproblémové fungování systému IMI. V závislosti na organizační struktuře IMI ve vaší zemí mohl NIMIC zřídit funkci asistenční služby IMI nebo řadu decentralizovaných míst poskytujících podporu. Kontaktní údaje jsou k dispozici na internetových stránkách IMI. Evropská komise rovněž vytvořila asistenční službu pro systém IMI. Pokud NIMIC nemůže vyřešit problém na místě, bude se moci obrátit na asistenční službu Evropské komise na adrese
[email protected] nebo na telefonním čísle 00322-2955470. 5
Část 1 – Souhrnné informace o fungování systému IMI
6
1.
CO JE SYSTÉM IMI? Systém IMI představuje nástroj poskytující podporu příslušným orgánům v EHP, které jsou podle ustanovení o vzájemné pomoci uvedených v některých právních předpisech v oblasti vnitřního trhu povinny vyměňovat si informace se svými partnery v jiných členských státech. Systém IMI byl vytvořen Evropskou komisí ve spolupráci s členskými státy. Systém tvoří databáze příslušných orgánů v celém EHP, které se podílí na každodenním provádění právních předpisů v oblasti vnitřního trhu na svém území. Databáze obsahuje funkci mnohojazyčného vyhledávání, jejímž účelem je nalézt příslušného partnera. Pro používání systému IMI není zapotřebí žádných předchozích znalostí správní struktury jiného členského státu. Dalším základním prvkem systému IMI je databáze souborů předem přeložených dotazů založených na ustanoveních o vzájemné pomoci uvedených v příslušných právních předpisech. Příslušný orgán v jednom členském státu může vytvořit žádost (ve svém jazyce) na základě jednoho z uvedených souborů dotazů a zaslat ji prostřednictvím systému svému partnerovi v jiném členském státu. Příslušný orgán, který na žádost odpovídá (odpovídající orgán), bude mít možnost vidět žádost ve svém jazyku a prostřednictvím systému může odpovědět žádajícímu orgánu. Zpočátku bude systém IMI podporovat ustanovení o vzájemné pomoci pozměněné směrnice o odborných kvalifikacích (2005/36/ES). Od prosince 2009 bude systém IMI podporovat rovněž ustanovení o správní spolupráci uvedená ve směrnici o službách (2006/123/ES). Systém IMI je vypracován jako všeobecný systém na podporu různých oblastí právních předpisů pro vnitřní trh a předpokládá se, že jeho používání bude v budoucnu rozšířeno na další legislativní oblasti.
2.
KDO JSOU ZÚČASTNĚNÉ STRANY SYSTÉMU IMI? 2.1.
Příslušné orgány Hlavními zúčastněnými stranami systému IMI jsou příslušné orgány v EHP, které si prostřednictvím systému budou vyměňovat žádosti o informace. Těmito orgány mohou být subjekty veřejného sektoru či soukromé subjekty, kterým členské státy daly pravomoc vykonávat určité funkce související s prováděním právních předpisů v oblasti vnitřního trhu. Tyto orgány mohou působit na vnitrostátní, regionální či místní úrovni.
2.2.
Koordinátoři systému IMI K systému IMI rovněž patří řada koordinátorů IMI, jejichž úlohou je ověřovat pravost příslušných orgánů, které vyžadují přístup k systému, a zajišťovat, aby na žádosti z jiných členských států byly včas zaslány uspokojivé odpovědi. Koordinátoři si mohou rovněž vyměňovat žádosti o informace s jinými orgány, které jsou zaregistrovány v systému IMI. Koordinátoři IMI mohou navíc sehrávat koordinační úlohu, pokud jde o specifické postupy v systému IMI. Členský stát může například rozhodnout, že 7
koordinátor IMI musí schvalovat všechny žádosti před odesláním do jiného členského státu. Každý členský stát zastupuje jeden národní koordinátor IMI (NIMIC – National IMI Coordinator) a členský stát může zvážit jmenování pověřených koordinátorů IMI (DIMIC – Delegated IMI Coordinator) za účelem výkonu těchto koordinačních povinností pro určitou legislativní, správní či zeměpisnou oblast. Ve zvláštním případě, kdy je regionální DIMIC odpovědný za všechny legislativní oblasti ve svém regionu, je označován jako Super-DIMIC. 2.3.
Napojené orgány Příslušný orgán může obvykle v systému IMI vidět pouze žádosti, které se ho týkají jakožto žádajícího orgánu nebo odpovídajícího orgánu. Nemá přístup k žádostem jiných orgánů, jež používají systém IMI. Může se však stát, že orgán bude potřebovat přehled žádostí jiného orgánu. Například vnitrostátní lékařská komora může potřebovat přehled postupu zpracování žádostí svých regionálních komor. Systém IMI proto umožňuje, aby příslušný orgán povolil jinému orgánu přístup k přehledu svých žádostí. Tento jiný orgán je pak označen jako napojený orgán a může mít přístup k přehledu žádostí zaslaných a obdržených orgánem, na který byl napojen.
2.4.
Evropská komise Evropská komise spravuje a udržuje systém IMI ve svém Datovém centru v Lucemburku, zodpovídá za překlady v systému a poskytuje ústřední asistenční službu, jejímž účelem je poskytovat členským státům pomoc při používání systému IMI.
3.
ÚLOHY UŽIVATELŮ Aby mohl příslušný orgán používat systém IMI, musí být tento orgán nebo koordinátor IMI zaregistrován v databázi příslušných orgánů systému IMI. Každý registrovaný orgán/koordinátor jmenuje jednu či více fyzických osob pověřených používáním systému IMI. Každý uživatel bude zaregistrován v systému a bude mu přidělen stanovený soubor uživatelských práv, která určují, co uživatel může v rámci systému provádět. Orgány, které mají registraci k používání systému IMI, se budou značně lišit co do velikosti a struktury, a systém proto podporuje nejrůznější profily příslušných orgánů. Na jednom konci škály je menší orgán, který zpracovává nízký počet žádostí a který má jen jednoho nebo dva uživatele oprávněné provádět v systému veškeré činnosti (doporučuje se zaregistrovat alespoň dva uživatele, aby bylo možno zajistit zastupování při dovolené nebo nemoci). Na druhém konci škály je větší orgán (například lékařská komora) s velkým oddělením pro uznávání odborné kvalifikace, který zpracovává vysoký počet žádostí o informace. Takový orgán musí 8
zaregistrovat řadu různých uživatelů systému IMI s jasně vymezenými oblastmi pravomocí. Každý registrovaný uživatel IMI bude náležet k jednomu příslušnému orgánu či koordinátorovi. Příslušný orgán či koordinátor bude mít alespoň jednoho napojeného uživatele, může však mít mnoho uživatelů s různými úlohami. Byly stanoveny následující uživatelské úlohy a každý uživatel bude plnit jednu či více těchto úloh. Očekává se, že větší příslušné orgány budou mít větší zájem o možnost oddělit tyto úlohy. V případě menších příslušných orgánů je pravděpodobné, že jeden uživatel bude mít všechna možná práva. 3.1.
Základní uživatel Každý uživatel registrovaný v systému IMI bude přinejmenším „základním uživatelem“. Základnímu uživateli mohou být udělena další níže uvedená práva, aby měl přístup k jiným funkcím systému IMI. Základní uživatel • bude moci vyhledávat příslušné orgány v databázi příslušných orgánů, • bude mít základní přehled o všech žádostech (doručených i odeslaných) pro orgán/koordinátora, ke kterému patří, • bude mít základní přehled o všech žádostech napojených příslušných orgánů, • nebude moci odesílat či přijímat žádosti jménem svého příslušného orgánu; k tomu by potřeboval práva na „zpracování žádosti“, • nebude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech, které se týkají jeho příslušného orgánu, pokud nebude mít navíc práva „přidělování“ nebo práva „osoby zpracovávající žádosti“.
3.2.
Osoba zpracovávající žádosti Aby mohl uživatel odesílat žádosti a odpovídat na žádosti jménem svého příslušného orgánu, bude muset mít vedle výše uvedených základních uživatelských práv i práva na „zpracování žádosti“. Uživatel, který bude mít práva na zpracování žádosti v legislativní oblasti, • bude moci zasílat žádosti o informace a odpovídat na došlé žádosti jménem svého příslušného orgánu, • bude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech, které se týkající jeho příslušného orgánu.
9
3.3.
Osoba přidělující žádosti Některé větší příslušné orgány s vysokým počtem uživatelů mohou v závislosti na předmětu žádosti či jiných kritériích přidělovat došlé žádosti podskupině zaměstnanců zpracovávajících žádosti. Například rozsáhlý orgán, který se zabývá registrací odborníků, může mít různé skupiny pracovníků zodpovědné za žádosti z různých zemí. Díky postupu přidělování by bylo možné přidělit jakékoliv nově došlé žádosti IMI příslušné skupině. Uživatel, který má práva „přidělování“, • bude moci přidělit žádost jednomu či více uživatelům zodpovědným za zpracovávání žádostí v příslušném orgánu, • bude moci „přerozdělit“ žádost – pověří zpracováním žádosti další uživatele nebo uživatele ze zpracování žádosti odvolá, • bude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech bez osobních údajů, • nebude moci odesílat či přijímat žádosti jménem svého příslušného orgánu, pokud nebude mít navíc práva „osoby zpracovávající žádosti“.
3.4.
Místní správce údajů Každý příslušný orgán bude zodpovídat za správu místních uživatelů a místních údajů. Uživatel, který má práva „místního správce údajů“, • bude moci aktualizovat údaje o svém příslušném orgánu, které jsou v systému IMI, • bude mít právo registrovat další uživatele v rámci svého příslušného orgánu, • bude moci měnit profily uživatelů v rámci svého příslušného orgánu (například bude moci základnímu uživateli udělit práva na zpracování žádosti), • nebude moci odesílat či přijímat žádosti jménem svého příslušného orgánu, pokud nemá navíc práva na „zpracování žádosti“, • nebude moci přidělovat či přerozdělovat žádosti mezi uživatele zpracovávající žádosti, pokud nemá navíc práva k „přidělování“, • nebude moci vytvářet, ukládat a tisknout zprávy o žádostech, které se týkají jeho příslušného orgánu, pokud nebude mít navíc práva „přidělování“ nebo práva „osoby zpracovávající žádosti“. Uživatel s právy „místního správce údajů“ , který rovněž patří k DIMIC, Super-DIMIC nebo NIMIC, • bude rovněž moci registrovat nové příslušné orgány v systému IMI, 10
• bude rovněž moci prostřednictvím systému IMI posílat e-maily všem příslušným orgánům zaregistrovaným pro stejnou legislativní oblast ve stejném členském státě. 3.5.
Osoba schvalující žádosti Další uživatelský profil („osoba schvalující žádosti“) je k dispozici uživatelům, kteří patří ke koordinátorovi IMI. Aby mohl uživatel-koordinátor provádět určité koordinační funkce, jako například zasahovat do výměny žádostí mezi dvěma příslušnými orgány (v případě, kdy žádající orgán není spokojen s odpovědí) nebo schvalovat zasílání žádosti příslušným orgánem, musí mít práva „osoby schvalující žádosti“. Uživatel, který má práva „osoby schvalující žádosti“, • bude moci schvalovat zasílání žádostí či odpovědí na žádosti ze strany příslušného orgánu v případech, kdy byl takový proces schvalování požadován, • bude moci uvést souhlas či nesouhlas v případech, kdy příslušný žádající orgán není spokojen s obdrženou odpovědí, • nebude moci odesílat žádosti nebo na ně odpovídat jménem koordinátora, pokud nemá navíc práva na „zpracování žádosti“.
4.
CO MOHOU ZÚČASTNĚNÉ STRANY PROVÁDĚT V SYSTÉMU IMI? Jakmile je příslušný orgán zaregistrován v systému IMI, může • využívat databázi příslušných orgánů systému IMI pro vyhledávání příslušného orgánu v jakémkoliv členském státu EHP, • zasílat žádosti o informace příslušnému orgánu v kterémkoliv členském státu EHP, přičemž bude volit z řady předem přeložených otázek, jež jsou založeny na právních předpisech v oblasti vnitřního trhu, pro kterou je zaregistrován, • odpovídat na žádosti o informace obdržené od příslušných orgánů v jiných členských státech EHP. Koordinátor IMI může vykonávat stejné funkce jako příslušný orgán a dále může • registrovat ověřené příslušné orgány v systému IMI1, • zasahovat do výměny informací mezi dvěma příslušnými orgány s cílem zajistit uspokojivou reakci v legislativní oblasti, ve které má koordinační úlohu,
1
V novějších verzích systému IMI, ve kterých bude možná vlastní registrace, může být požadováno, aby koordinátoři IMI ověřovali a schvalovali příslušné orgány, které se samy zaregistrují. 11
• a sledovat postup zpracování žádostí koordinovaných orgánů o informace v systému IMI, které tyto orgány obdržely nebo odeslaly. Napojený orgán může vykonávat všechny běžné funkce příslušného orgánu a dále může • sledovat postup zpracování žádostí IMI, které obdržel či odeslal jiný orgán, na nějž je uvedený orgán napojen. Evropská Komise: • spravuje a udržuje systém IMI, • poskytuje překlady v systému, • poskytuje systému IMI soubory dotazů založených na ustanoveních právních přepisů v oblasti vnitřního trhu, • poskytuje asistenční službu pro koordinátory IMI. 5.
FÁZE PROCESU PODÁVÁNÍ A ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI V SYSTÉMU IMI 5.1.
Přehled Žádost o informace v systému IMI má jasně stanovené fáze, které tvoří řada základních kroků. Po přidělení dynamického stavu ke každé žádosti je možné kdykoliv zjistit, v jaké fázi se žádost nachází. Stav je automaticky aktualizován podle toho, jak žádost prochází jednotlivými fázemi od jednoho kroku ke druhému.
5.2.
Jednoduchý postup zpracování žádosti v systému IMI Základní postup zpracování žádosti v systému IMI je jednoduchý. Od přijetí žádosti do jejího uzavření existují pouze čtyři kroky. 5.2.1.
Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí
Žádající orgán vytvoří a pošle novou žádost odpovídajícímu orgánu. Žádost má nyní stav „Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí“.
12
5.2.2.
Žádost přijata
Odpovídající orgán přijme žádost. Žádost má nyní stav „Žádost přijata“. 5.2.3.
Otevřená žádost, informace poskytnuty
Odpovídající orgán poskytne veškeré informace žádajícímu orgánu. Žádost má nyní stav „Otevřená žádost, informace poskytnuty“. 5.2.4.
Uzavřená žádost, informace přijaty
Žádající orgán přijme poskytnuté informace a žádost je uzavřena. Žádost má nyní stav „Uzavřená žádost, informace přijaty“. Jednoduchý postup zpracování v systému IMI lze znázornit takto:
13
5.3.
Alternativní postupy zpracování žádosti Ačkoliv bude výměna informací většinou přímá, existuje pro každý krok celkového procesu podávání a zpracování žádosti řada alternativních situací, které se mohou čas od času vyskytnout. Tyto situace jsou popsány níže. 5.3.1.
Vytvoření nové žádosti žádajícím orgánem 5.3.1.1.
Uložení návrhu žádosti
Žádající orgán vytvoří novou žádost, nepošle-ji ovšem odpovídajícímu orgánu, nýbrž žádost uloží jako návrh, který bude poslán později. Žádost má nyní stav „Návrh žádosti“. 5.3.2.
Zpracování nové žádosti odpovídajícím orgánem 5.3.2.1.
Předání žádosti jinému odpovídajícímu orgánu
Odpovídající orgán rozhodne, že žádost měla být předána jinému orgánu. Místo toho, aby žádost přijal, předá ji dále jinému příslušnému orgánu či koordinátorovi IMI. Žádost má nyní stav „Žádost předána, čeká se na potvrzení přijetí“. 5.3.2.2.
Poskytnutí částečné odpovědi na došlou žádost
Může se stát, že odpovídající orgán není schopen okamžitě poskytnout vyčerpávající odpověď žádajícímu orgánu. Odpovídající orgán může poskytnout částečnou odpověď a odpovědět na některé z položených dotazů. Zbývající část odpovědi lze poskytnout později. Za této situace má žádost stav „Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace“. 5.3.2.3.
Odmítnutí odpovědi na obdrženou žádost
14
Pokud odpovídající členský stát rozhodne, že není možné poskytnout odpověď na žádost, zamítne žádost a žádost dostane stav „Uzavřená žádost, informace nejsou k dispozici“. Obvykle by mohl rozhodnout pouze koordinátor IMI, že v členském státu neexistuje příslušný orgán, který by mohl odpovědět. Za určitých výjimečných okolností však může žádost jménem členského státu zamítnout příslušný orgán. Výše uvedené alternativní postupy lze znázornit následujícím způsobem:
5.3.3.
Zpracování odpovědi obdržené žádajícím orgánem 5.3.3.1.
Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace
Může se stát, že žádající orgán není spokojen s odpovědí, kterou obdržel od odpovídajícího orgánu. V této situaci se může rozhodnout, že odpověď nepřijme, a vyžádá si dodatečné informace od odpovídajícího orgánu. Za této situace má žádost stav „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“.
15
5.3.4.
Zpracování žádosti o dodatečné informace (odpovídající orgán) 5.3.4.1.
Přijetí žádosti o dodatečné informace
Po přijetí žádosti o dodatečné informace (zaslané v případě neuspokojivé odpovědi) může odpovídající orgán rozhodnout, že poskytne dodatečné informace. Pokud tak chce učinit, je žádosti přidělen stav „Žádost o dodatečné informace přijata“. (Poznámka: Jsou-li žádajícímu orgánu dodatečné informace nakonec poskytnuty, stav se změní na „Otevřená žádost, informace poskytnuty“.) 5.3.4.2.
Dodatečné informace nelze poskytnout
Po přijetí žádosti o dodatečné informace (zaslané v případě neuspokojivé odpovědi) může odpovídající orgán rozhodnout, že dodatečné informace poskytnout nemůže. Za této situace má žádost stav „Otevřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. 5.3.5.
Zpracování odpovědi na žádost o dodatečné informace (žádající orgán) 5.3.5.1.
Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici
Pokud odpovídající orgán nemůže doložit dodatečné informace (v případě neuspokojivé odpovědi), může žádající orgán rozhodnout, že tuto skutečnost bere na vědomí. Za této situace má žádost stav „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. 5.3.6.
Uzavření neúplné žádosti 5.3.6.1.
Žádost stažena
16
Žádající orgán může kdykoliv rozhodnout, že žádost, kterou podal, stahuje. Za této situace má žádost stav „Žádost stažena“, lze ji však v systému zobrazit. 5.3.6.2.
Žádost vymazána
Správce systému EU může kdykoliv žádost vymazat. To je možné pouze na zvláštní žádost žádajícího orgánu. Po vymazání již nelze žádost v systému zobrazit. 5.4.
Postupy zpracování, na kterých se podílí koordinátoři IMI (stupňování) 5.4.1.
Schvalování Některé členské státy se rozhodly zachovat centralizovanou kontrolu informačního toku mezi svými příslušnými orgány a příslušnými orgány jiných členských států. Pro usnadnění tohoto požadavku existuje v systému IMI možnost, aby koordinátoři schvalovali nové žádosti či odpovědi předtím, než jsou odeslány partnerskému orgánu v jiném členském státu. Tento schvalovací postup zavádí řadu nových stavů žádostí, které jsou popsány níže. 5.4.1.1.
Čeká se na schválení žádosti koordinátorem
Při registraci příslušného orgánu v systému IMI může koordinátor IMI uvést, že v případě žádosti orgánu zasílané jiným členským státům je zapotřebí předchozího souhlasu. Pokud v tomto případě příslušný orgán pošle jinému členskému státu novou žádost, je namísto přijetí stavu „Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí“ žádosti přidělen stav „Čeká se na schválení žádosti koordinátorem“ a namísto odpovídajícímu orgánu je žádost poslána ke schválení koordinátorovi IMI. Pokud koordinátor žádost schválí, stav se změní na „Žádost poslána, čeká se na potvrzení přijetí“ a žádost je zaslána odpovídajícímu příslušnému orgánu.
17
5.4.1.2.
Žádost koordinátorem neschválena
Pokud však koordinátor IMI neschválí předloženou žádost, změní se stav žádosti na „Žádost koordinátorem neschválena“ a žádost je vrácena žádajícímu příslušnému orgánu, který ji může pozměnit či uzavřít. 5.4.1.3.
Žádost uzavřena, koordinátorem neschválena
Pokud koordinátor IMI neschválil obsah nové žádosti, která má být poslána, může se žádající příslušný orgán rozhodnout žádost neměnit a poslat ji znovu namísto toho, aby žádost uzavřel a ukončil její zpracování. Pokud se rozhodne ukončit její zpracování, je žádost uzavřena a má stav „Žádost uzavřena, koordinátorem neschválena“.
5.4.1.4.
Čeká se na schválení odpovědi koordinátorem
18
Při registraci příslušného orgánu v systému IMI může koordinátor IMI uvést, že v případě odpovědi orgánu zasílané jiným členským státům je zapotřebí předchozího souhlasu. Pokud v tomto případě příslušný orgán poskytne jinému členskému státu odpověď, je namísto přijetí stavu „Otevřená žádost, informace poskytnuty“ žádosti přidělen stav „Čeká se na schválení odpovědi koordinátorem“ a namísto odpovídajícímu orgánu je žádost poslána ke schválení koordinátorovi IMI. Pokud koordinátor odpověď schválí, je stav změněn na „Otevřená žádost, informace poskytnuty“ a žádost je zaslána odpovídajícímu příslušnému orgánu. 5.4.1.5.
Čeká se na schválení částečné odpovědi koordinátorem
Jak je tomu i u standardního průběhu zpracování, může se odpovídající orgán rozhodnout, že poskytne částečnou odpověď a odpoví na některé z dotazů v žádosti, přičemž zbývající část odpovědi poskytne později. Jelikož koordinátor IMI uvedl, že pro odpovědi od odpovídajícího orgánu je zapotřebí souhlasu, je žádosti přidělen stav „Čeká se na schválení částečné odpovědi koordinátorem“. Poté co koordinátor IMI schválí odpověď, změní se stav žádosti na „Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace“. 5.4.1.6.
Odpověď koordinátorem neschválena
Pokud se koordinátor IMI rozhodne neschválit navrhovanou (úplnou či částečnou) odpověď příslušného orgánu, změní se stav žádosti na „Odpověď koordinátorem neschválena“ a žádost je vrácena žádajícímu příslušnému orgánu k pozměnění. 5.4.2.
Postoupení Aby byly zajištěno, že žádosti v systému IMI budou zodpovězeny, jsou do pracovního postupu IMI začleněna určitá ochranná opatření. Když odpovídající orgán obdrží žádost, musí nejdříve rozhodnout, zda žádost přijme nebo zda ji předá jinému odpovídajícímu orgánu nebo koordinátorovi ve svém členském státě.
19
Přijetím žádosti, která je mu určena, potvrdí odpovídající příslušný orgán svou ochotu na žádost odpovědět. Může se však stát, že žádající příslušný orgán není spokojen s odpovědí, kterou obdržel. Postoupení znamená, že pokud žádající příslušný orgán není spokojen s odpovědí, kterou obdržel, musí získat souhlas svého vlastního (žádajícího) koordinátora IMI i koordinátora IMI z odpovídajícího příslušného orgánu, aby mohl požadovat poskytnutí dodatečných informací. Pouze tehdy, pokud se oba koordinátoři IMI shodnou na tom, že by měly být poskytnuty další informace, bude odpovídající orgán vyzván, aby tak učinil. Pokud se jeden z koordinátorů IMI domnívá, že odpověď, kterou poskytl odpovídající orgán, je postačující, bude žádost uzavřena. Koordinátoři mohou v rámci systému IMI učinit rozhodnutí, že se na postoupení nebudou podílet. V takových případech bude mít systém zato, že koordinátor souhlasí s příslušným orgánem svého členského státu. V rámci postoupení se používá řada nových stavů žádostí, které jsou uvedeny níže. 5.4.2.1.
Žádost postoupena žádajícímu koordinátorovi
Pokud žádající orgán obdrží odpověď na žádost, ale domnívá se, že odpověď je nedostačující, může si od odpovídajícího orgánu vyžádat dodatečné informace. Pokud odpovídající orgán nemůže poskytnout dodatečné informace, ale žádající orgán se domnívá, že by chybějící či doplňující informace mohly být poskytnuty, může se rozhodnout, že neuspokojivou odpověď postoupí svému koordinátorovi IMI a vyžádá si jeho názor. Za této situace má žádost stav „Žádost postoupena žádajícímu koordinátorovi“. 5.4.2.2.
Žádost postoupena odpovídajícímu koordinátorovi
Pokud žádající koordinátor souhlasí se svým příslušným orgánem, že by v odpovědi na žádost měly být poskytnuty dodatečné informace, může dát souhlas a postoupit žádost koordinátorovi IMI v odpovídajícím příslušném orgánu a 20
vyžádat se jeho názor. Za této situace má žádost stav „Žádost postoupena odpovídajícímu koordinátorovi“. Pokud odpovídající koordinátor souhlasí s názorem, že je třeba poskytnout dodatečné informace, je žádost vrácena zpět žádajícímu příslušnému orgánu, přičemž má stav „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“. Pokud odpovídající koordinátor nesouhlasí, je žádost uzavřena a má stav „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Níže uvedený diagram znázorňuje přehled všech kroků procesu postoupení, do něhož je zapojen jak žádající, tak i odpovídající koordinátor. Je však nutno poznamenat, že uživatel zapojený do procesu postoupení se nebude nikdy podílet na celém cyklu, nýbrž bude odpovídat pouze za kroky, které podnikl jeho orgán.
Výměna informací v systému IMI: Přehled průběhu postoupení
Koordinátor žádajícího příslušného orgánu
2.
Souhlasí
1.
Žádající orgán
Souhlasí
?
Nesouhlasí
Žádost vrácena odpovídajícímu členskému státu
Žádost uzavřena
3.
6.
4.
? Nesouhlasí
Žádost vrácena odpovídajícímu členskému státu
Žádající příslušný orgán nepřijímá odpověď, že dodatečné informace nejsou k dispozici
Koordinátor odpovídajícího příslušného orgánu
Pokud koordinátor souhlasí, žádost je odeslána zpět odpovídajícími členskému státu
Žádost Odpověď
Žádost uzavřena
Pokud koordinátor souhlasí, žádost je vrácena odpovídajícímu orgánu
5.
Odpovídající orgán
SYSTÉM IMI A PRÁVNÍ PŘEDPISY V OBLASTI OCHRANY ÚDAJŮ Jelikož se systém IMI využívá k výměně osobních údajů, je důležitá vysoká úroveň ochrany údajů. Na systém IMI se v plném rozsahu vztahují příslušné právní předpisy o ochraně údajů.2 Systém IMI pomáhá zajišťovat dodržování právních předpisů,
2
Směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. L 1995/281, s. 31, ve znění nařízení (ES) č. 1882/2003, Úř. věst. L 2003/284, s. 1; nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. L 2001/8, s. 1. 21
jelikož poskytuje jasný rámec, který stanoví, jaké informace lze vzájemně vyměňovat, s kým a za jakých okolností. Do systému IMI byla začleněna konkrétní opatření na zajištění souladu s pravidly ochrany údajů. Systém IMI tak představuje dodatečnou úroveň bezpečnosti – nezabezpečené nesystematické výměny informací mezi členskými státy prostřednictvím faxu, elektronické pošty či běžné pošty budou nahrazeny strukturovaným systémem, který aktivně zlepšuje dodržování příslušných povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany údajů. Funkce, práva a povinnosti uživatelů systému IMI, pokud jde o ochranu údajů, stanoví zvláštní rozhodnutí Komise.3 Toto rozhodnutí převádí fungování systému IMI do právních pojmů. Stanoví jasný rámec, který určuje, jaké informace lze vyměňovat, kdo může tuto výměnu provádět a za jakých okolností. Jeho cílem je zaručit dodržování příslušných právních předpisů o ochraně údajů. Je třeba zdůraznit, že – IMI nevytváří stálou databázi ani nezaznamenává osobní údaje obsažené ve vyměňovaných informacích, – osobní údaje obsažené ve vyměňovaných informacích se smažou nejpozději 6 měsíců od formálního uzavření výměny informací a veškeré informace ukládané pro statistické účely nebudou obsahovat osobní údaje, – přístup k osobním údajům budou mít pouze příslušné orgány přímo zapojené do výměny informací. Odstranění osobních údajů ze systému IMI Rozhodnutí Evropské komise o ochraně osobních údajů v systému IMI stanoví, že veškeré osobní údaje obsažené ve vyměňovaných informacích se odstraní nejpozději 6 měsíců od formálního uzavření výměny informací. Příslušné orgány budou mít pro účely statistiky stále přístup k žádosti, nebudou však vidět související osobní údaje. IMI umožňuje, aby příslušný orgán požádal o odstranění osobních údajů z uzavřené žádosti již před koncem šestiměsíčního období pro uchovávání informací. Jakmile příslušný orgán požádá o toto dřívější odstranění, stav zpracování žádosti se změní na „Požadováno odstranění osobních údajů“. Druhý orgán zapojený do vyřizování žádosti bude informován a požádán o vyjádření souhlasu. Pokud oba orgány souhlasí, je o tom informována Komise, která zajistí, aby byly veškeré údaje odstraněny do 10 dní.
3
Rozhodnutí Komise ze dne 12. prosince 2007 týkající se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů, Úř. věst. 2008/13, s. 18. 22
Část 2 – Konkrétní pokyny pro příslušné orgány a koordinátory IMI
23
ZÁKLADNÍ FUNKCE SYSTÉMU IMI 7.
PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU IMI Pro přístup do systému IMI je nutné být registrovaným uživatelem a mít uživatelské jméno, heslo a bezpečnostní kód. Uživatelské jméno 7.1.
Uživatelské jméno
Jakmile jste zaregistrováni jako uživatelé IMI, obdržíte své uživatelské jméno od „místního správce údajů“ vašeho orgánu. Jste-li prvním uživatelem ve vašem orgánu, obdržíte uživatelské jméno od koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval. Uživatelská jména budou sdělena mimo systém (např. poštou, faxem, telefonicky nebo osobně). 4 7.2. Pokyny a heslo Jakmile jste zaregistrováni jako uživatelé, obdržíte dva e-maily vytvořené automaticky systémem IMI. První e-mail obsahuje pokyny, v nichž je vysvětleno přihlášení do systému. Druhý e-mail (odeslaný do 48 hodin po registraci prvního uživatele orgánu a do 24 hodin po registraci u všech dalších uživatelů téhož orgánu) obsahuje vaše dočasné heslo. Jste-li prvním uživatelem ve vašem orgánu, bude tento e-mail obsahovat rovněž vysvětlení, které údaje a nastavení svého orgánu byste měli aktualizovat, když se do IMI přihlásíte poprvé. Jste-li prvními uživateli ve svém orgánu, měli byste si velmi pečlivě přečíst části o místní správě údajů (části 15–19). 7.3.
První přihlášení do systému IMI Jakmile máte uživatelské jméno a dočasné heslo IMI, můžete se přihlásit do systému a dokončit proces registrace. Při prvním přihlášení zadáte své uživatelské jméno a dočasné heslo. Okamžitě budete požádáni, abyste dočasné heslo změnili na heslo podle svého výběru. Heslo si dobře uschovejte. Jakmile změníte heslo, systém vás požádá o vytvoření a potvrzení 12znakového bezpečnostního kódu. Tento kód by měl být kombinací písmen, číslic a symbolů. Kód bezpečně uchovejte. Jakmile jej zadáte, proces registrace bude dokončen.
4
Každý členský stát zastupuje jeden národní koordinátor IMI (NIMIC – National IMI coordinator) a členský stát může zvážit jmenování pověřených koordinátorů IMI (DIMIC – Delegated IMI coordinator) za účelem výkonu těchto koordinačních povinností pro určitou legislativní, správní či zeměpisnou oblast. Ve zvláštním případě, kdy je regionální DIMIC odpovědný za všechny legislativní oblasti ve svém regionu, je označován jako Super-DIMIC. 24
Jakmile máte k dispozici uživatelské jméno, heslo a bezpečnostní kód, můžete se do systému IMI kdykoli přihlásit. Pokaždé, když se chcete přihlásit, budete požádáni o zadání uživatelského jména, hesla a 3 náhodně vybraných znaků osobního bezpečnostního kódu. Nezapomeňte, že systém IMI rozlišuje velká a malá písmena. Přístup do IMI Systém IMI je softwarový nástroj, který je přístupný na internetu. Příslušný odkaz naleznete na stránkách systému IMI na adrese http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html. Systém IMI byl navržen tak, aby pokud možno fungoval na všech platformách. Měl by fungovat s většinou nových internetových prohlížečů. Nebylo však možné provést rozsáhlé testování na všech možných platformách a se všemi možnými konfiguracemi. Upozorňujeme, že velmi restriktivní bezpečnostní nastavení možností prohlížeče může omezit funkčnost systému IMI. Je-li například vypnuta podpora jazyka JavaScript, nebudou některé funkce IMI k dispozici. Tak tomu je rovněž tehdy, je-li systém IMI přidán na seznam „serverů s omezeným přístupem“ v aplikaci Internet Explorer. Máte-li s přístupem do systému IMI problémy, obraťte se na správce své místní počítačové sítě. Více informací o doporučeném internetovém nastavení pro IMI je uvedeno v „Poznámkách k verzi systému IMI: Informace o kompatibilitě IMI s internetovými prohlížeči a podporovanými platformami“, které jsou k dispozici na internetových stránkách IMI.
7.4.
Nesprávné uživatelské jméno, heslo nebo bezpečnostní kód Uživatel má povoleno pět pokusů o přihlášení. Není-li během těchto pěti pokusů zadána správná kombinace uživatelského jména / hesla / bezpečnostního kódu, uživatelské jméno se zablokuje a nelze ho použít, dokud „místní správce údajů“ vašeho orgánu znovu nenastaví heslo. Jste-li jediným uživatelem s profilem „místního správce údajů“ ve vašem orgánu a vaše uživatelské jméno je zablokováno, musíte se obrátit na svého koordinátora IMI, který může vaše heslo znovu nastavit. 7.4.1.
Zapomněli jste uživatelské jméno: Pokud si nemůžete vzpomenout na své uživatelské jméno, obraťte se přímo na „místního správce údajů“ ve svém orgánu. „Místní správce údajů“ vám vaše uživatelské jméno sdělí mimo systém. Pokud jste jediným „místním správcem údajů“ ve vašem orgánu a zapomněli jste své uživatelské jméno, obraťte se na „místního správce údajů“ u svého koordinátora IMI (koordinátor IMI, který zaregistroval váš orgán), jenž vám vaše uživatelské jméno sdělí mimo systém.
7.4.2.
Zapomněli jste heslo nebo bezpečnostní kód: Pokud jste zapomněli heslo nebo bezpečnostní kód, obraťte se přímo na „místního správce údajů“ ve svém orgánu. „Místní správce údajů“ heslo znovu nastaví. Poté obdržíte automatický e-mail s novým 25
dočasným heslem. Nyní se můžete přihlásit stejným způsobem, jak je popsáno v bodě 7.3. Pokud jste zapomněli heslo nebo bezpečnostní kód a jste jediným „místním správcem údajů“ ve vašem orgánu, obraťte se na „místního správce údajů“ u svého koordinátora IMI. Ten heslo znovu nastaví. Poté obdržíte automatický e-mail s novým dočasným heslem. Nyní se můžete přihlásit tak, jak je popsáno v bodě 7.3. 7.5.
Jazyk IMI je vícejazyčný systém, který lze používat v kterémkoliv z úředních jazyků EU. V pravém horním rohu každé obrazovky (včetně obrazovky pro přihlášení) je rámeček s jazyky. Kliknutím na tento rámeček můžete zvolit jazyk, v němž chcete systém používat. Při odhlašování IMI zaznamená zvolený jazyk a při příštím přihlášení jej nastaví jako jazyk výchozí.
8.
VYHLEDÁVÁNÍ PŘÍSLUŠNÉHO ORGÁNU A PROHLÍŽENÍ ŽÁDOSTÍ Cílem systému pro výměnu informací o vnitřním trhu je napomoci příslušným orgánům při vyžadování informací od orgánů v jiném členském státě v souvislosti s jejich povinnostmi podle právních předpisů v oblasti vnitřního trhu. IMI poskytuje řadu základních funkcí, které uživatelům při tomto úkolu napomáhají. Každý uživatel zaregistrovaný v systému IMI bude mít minimálně oprávnění •
vyhledávat příslušný orgán,
•
prohlížet seznamy došlých a odeslaných žádostí svého orgánu.
8.1.
Vyhledávání příslušného orgánu IMI vede databázi příslušných orgánů v celém Evropském hospodářském prostoru (EHP), které se podílejí na provádění právních předpisů v oblasti vnitřního trhu na svém území. Funkce vyhledávání má orgánům v členských státech napomoci při získávání obecných informací o orgánech zaregistrovaných v systému IMI a kontaktních údajů na ně. 8.1.1.
Zadání vyhledávacích kritérií Příslušný orgán je možno vyhledávat pomocí kombinace některých nebo všech těchto vyhledávacích kritérií: − země, − legislativní oblast (např. odborné kvalifikace nebo služby), − typ orgánu, − vyhledávání klíčových slov v textu, 26
− název orgánu (částečný nebo úplný název), ulice, PSČ nebo město. 8.1.2.
Výsledek vyhledávání Vyhledány jsou orgány, jejichž údaje odpovídají zadaným vyhledávacím kritériím. Pokud je takových orgánů více, zobrazí se seznam všech těchto orgánů. V takovém případě se zobrazí seznam všech orgánů, jejichž údaje odpovídají vyhledávacím kritériím. Pokud nebude nalezen žádný orgán s údaji odpovídajícími vyhledávacím kritériím, nezobrazí se žádné výsledky. Kromě oficiálního názvu orgánu obsahuje databáze příslušných orgánů rovněž tzv. „neformální název“ každého orgánu. „Neformální název“ je přeložen do všech úředních jazyků EU a měl by uživateli pomoci pochopit povahu orgánů, jež byly při vyhledávání nalezeny. Ve výsledcích vyhledávání se zobrazují obecné informace o nalezených orgánech, o jazycích, které daný orgán ovládá, jakož i o jeho oblasti působnosti a legislativní oblasti (oblastech), k nimž má přístup. Můžete rovněž zaslat e-mail s libovolným textem.
8.1.3.
Co dělat, pokud při vyhledávání nebyl nalezen žádný příslušný orgán? Pokud jste nenašli konkrétní příslušný orgán, na nějž se chcete obrátit, zkuste hledat příslušného koordinátora (koordinátory) IMI v cílovém členském státě. Ve výsledcích vyhledávání se zobrazují obecné informace o koordinátorovi (koordinátorech) IMI, včetně jejich adresy, telefonního čísla a e-mailu. To vám umožní je kontaktovat a požádat o pomoc při identifikaci náležitého příslušného orgánu.
8.2.
Prohlížení žádostí – seznamy žádostí V IMI je možné vybrat si zobrazení žádostí týkajících se vašeho orgánu v různém seskupení. Jednotlivé seznamy jsou dostupné z domovské stránky a dostupné seznamy závisí na typu orgánu a rovněž na úloze uživatele. Při výchozím nastavení se v seznamu žádostí nezobrazí uzavřené žádosti, které již nevyžadují žádnou činnost orgánů (tzn. žádosti, jejichž stav je „Uzavřená“). Uživatel však může zapnout zobrazování uzavřených žádostí tím, že nastaví příslušné kritérium vyhledávání na hodnotu „Ano“. 8.2.1.
Všechny žádosti, které zaslal a obdržel náš orgán Každý uživatel v rámci příslušného orgánu, včetně „základního uživatele“, uvidí „seznam všech žádostí, které zaslal a obdržel náš orgán“. Jedná se o seznam žádostí, v nichž váš orgán vystupuje jako žádající orgán (odeslané žádosti vašeho orgánu) nebo jako odpovídající orgán (žádosti došlé vašemu orgánu). 27
8.2.2.
Seznam úkonů Uživatelé s právy „osoby zpracovávající žádosti“, „osoby přidělující žádosti“, „osoby schvalující žádosti“ budou mít rovněž přístup k „seznamu úkonů“. Ten obsahuje všechny žádosti, při jejichž vyřizování musíte jednat jménem svého orgánu. Podrobnější informace jsou uvedeny v bodě 11.1.
8.2.3.
Žádosti ostatních orgánů Tento seznam je přístupný všem uživatelům v rámci orgánu, kromě „základních uživatelů“. Jestliže je váš orgán napojen na jiné orgány, uvidíte přehled došlých a odeslaných žádostí těchto orgánů (podrobnosti viz část 19). Pokud váš orgán není napojen na jiné orgány, seznam bude prázdný a nezobrazí se žádné žádosti. Jste-li koordinátorem IMI, tento seznam bude obsahovat rovněž žádosti, u nichž je váš orgán napojen jako koordinátor.
„Napojené orgány“ Na váš orgán lze napojit ostatní orgány téhož členského státu (viz část 19). To může provést váš „místní správce údajů“. Jakmile je dotyčný orgán napojen na váš orgán, může prohlížet seznam žádostí vašeho orgánu prostřednictvím „seznamu žádostí ostatních orgánů“ „Napojený orgán“ bude mít k dispozici „souhrnné zobrazení“ vašich žádostí, které neobsahuje žádné osobní údaje o subjektu, jehož se žádost týká. To například umožní národní lékařské komoře mít přehled o žádostech, jimiž se zabývá regionální nebo místní lékařská komora v témže členském státě.
8.2.4.
Žádosti, pro něž jsem koordinátorem (pouze NIMIC, SDIMIC, DIMIC) Každý příslušný orgán má nejméně jednoho koordinátora IMI, který může být napojen na jeho žádosti o informace. Tento koordinátor se může podílet na žádostech, například prostřednictvím schvalovacího postupu nebo tím, že jedná jako rozhodce v případech rozporů mezi dvěma příslušnými orgány v různých členských státech (podrobnosti viz část 24). Tento seznam obsahuje žádosti, u nichž má příslušný koordinátor IMI koordinační roli. Seznam vidí každý uživatel koordinátora, včetně „základního uživatele“.
8.2.5.
Seznam naléhavých žádostí (pouze NIMIC, SDIMIC, DIMIC) Koordinátoři IMI sehrávají významnou úlohu v zajišťování včasného vyřízení žádostí, které obdržely jejich příslušné orgány. Plnění tohoto úkolu koordinátorům usnadňuje další seznam, pomocí něhož mohou snadněji sledovat žádosti týkající se orgánů, které koordinují. Tento „seznam naléhavých žádostí“ má k dispozici každý uživatel v rámci koordinátora IMI a obsahuje: 28
− žádosti, jejichž termín vyřízení se blíží, − žádosti nevyřízené v termínu, − obdržené žádosti, které již dlouho čekají na přijetí. Pravidelnou kontrolou tohoto seznamu mohou koordinátoři IMI odhalit potenciální problémy. Mohou se obrátit na příslušný orgán a mohou mu pomoci splnit právní povinnost poskytnout informace jeho protějškům v jiných členských státech. Při výchozím nastavení budou mít koordinátoři k dispozici pouze „Souhrnné zobrazení“ těchto žádostí (pokud jim příslušný orgán neudělil práva ke zobrazení podrobných údajů). Koordinátoři nebudou mít možnost vidět osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká. „Seznam naléhavých žádostí“ bude obsahovat: Pokud jste DIMIC …
⇒ všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, které jste zaregistrovali nebo schválili v sytému IMI
⇒
všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, na které jste napojeni jako koordinátor (viz část 19) Pokud jste SDIMIC …
⇒ všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, které jste zaregistrovali nebo schválili v sytému IMI ⇒ všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, na které jste napojeni jako koordinátor (viz část 19)
⇒
všechny žádosti, jež obsahuje „seznam naléhavých žádostí“ všech koordinátorů DIMIC, které jste zaregistrovali nebo schválili v systému IMI Pokud jste NIMIC …
⇒ všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, které jste zaregistrovali nebo schválili v sytému IMI ⇒ všechny naléhavé žádosti příslušných orgánů, na které jste napojeni jako koordinátor (viz část 19)
⇒ všechny žádosti, které jsou zahrnuty v „seznamu naléhavých žádostí“ všech koordinátorů SDIMIC a DIMIC ve vašem členském státě.
8.2.6.
Vyhledávání všech žádostí Je rovněž možné vyhledávat veškeré žádosti, jež se týkají vašeho orgánu. To zahrnuje došlé a odeslané žádosti vašeho orgánu, jakož i došlé a odeslané žádosti orgánů, které vám udělily oprávnění k prohlížení základního přehledu jejich žádostí („napojené orgány“). Jste-li koordinátorem IMI, bude vyhledávání všech žádostí zahrnovat rovněž žádosti, u nichž váš orgán jedná jako koordinátor žádajícího nebo odpovídajícího orgánu. 29
Máte možnost vyhledávat žádosti pomocí řady vyhledávacích kritérií, zejména legislativní oblasti, čísla žádosti, data, kdy byla žádost odeslána, použitého souboru otázek a stavu žádosti. Můžete rovněž žádost vyhledat tak, že vyberete úlohu, kterou má v daném případě váš orgán, např. žádající orgán nebo odpovídající orgán. Případně můžete také prohlížet pouze žádosti, jež se týkají jenom některého členského státu nebo některého typu orgánu. To je rovněž možné. Každý z výše uvedených seznamů lze uspořádat na základě jakýchkoli údajů zobrazených v seznamu kliknutím na příslušné záhlaví sloupce. Můžete například seznam uspořádat podle cílového data pro odpověď. Prohlížení žádostí – „úplné“, nebo „souhrnné zobrazení“ Můžete otevřít všechny žádosti, které jste při vyhledávání našli. Podle svého profilu uživatele máte různé možnosti prohlížení žádosti. „Osoby zpracovávající žádosti“ v obou příslušných orgánech přímo se podílejících na výměně informací mají k dispozici „úplné zobrazení“ žádosti, včetně příloh a osobních informací o subjektu, jehož se žádost týká. „Osoby zpracovávající žádosti“ vidí rovněž stránku, která zobrazuje celou historii žádosti, její jednotlivé stavy a kdo v souvislosti s touto žádostí přijal jaká opatření. Používá-li orgán přidělování, budou mít „osoby přidělující žádosti“ taktéž k dispozici „úplné zobrazení“ žádosti – neuvidí však přílohy a osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká, ani nebudou moci otevřít žádný přiložený dokument, pokud nemají rovněž práva „osoby zpracovávající žádosti“. Všichni ostatní uživatelé v příslušném orgánu mají k dispozici „souhrnné zobrazení“ všech došlých a odeslaných žádostí jejich vlastního orgánu a orgánů, na něž jsou napojeni. „Souhrnné zobrazení“ poskytuje obecné informace o obou zúčastněných orgánech, včetně jejich země (s možností zaslat jim e-mail s libovolným textem), stavu žádosti, čísla žádosti, legislativní oblasti žádosti a použitého souboru otázek. Uvedeno je rovněž cílové datum pro odpověď. Další informace o žádostech, například osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká, nebo položené otázky, nejsou k dispozici.
30
ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ V IMI Hlavní funkcí IMI je podporovat výměnu informací mezi orgány v jednotlivých členských státech Evropského hospodářského prostoru. Každý orgán zaregistrovaný v systému IMI – běžné příslušné orgány, ale rovněž koordinátoři IMI (DIMIC, SDIMIC a NIMIC) – může posílat a dostávat žádosti. Jednotlivé fáze toku informací závisí na nastavení jednotlivých orgánů v dané legislativní oblasti. Tato nastavení ovlivňují způsob, jakým je žádost o informace orgánem zpracována, zajišťuje tudíž míru pružnosti, která odráží různé pracovní metody členských států a jejich orgánů (viz bod 17.2). 9.
JAK ŽÁDAT O INFORMACE Z JINÉHO ČLENSKÉHO STÁTU Pokud chcete zaslat žádost o informace příslušnému orgánu v jiném členském státě, musíte mít práva „osoby zpracovávající žádosti“. Práva „osoby zpracovávající žádosti“ jsou udělena uživatelům pro konkrétní legislativní oblasti. Uživatel může být například „osobou zpracovávající žádosti“ pro odborné kvalifikace a „základním uživatelem“ pro oblast služeb. Uživatelé s právy „osoby zpracovávající žádosti“ mohou jménem svého orgánu posílat žádosti orgánu v jiném členském státě. Jako „osoba zpracovávající žádosti“ můžete rovněž odpovídat na žádosti týkající se dané legislativní oblasti, které váš orgán obdržel od příslušných orgánů v ostatních členských státech. 9.1.
Vytvoření nové žádosti o informace, která má být zaslána orgánu v jiném členském státě Prostřednictvím IMI můžete posílat žádosti jiným orgánům zaregistrovaným v systému IMI. Postup vytváření nové žádosti o informace se skládá z řady kroků. 9.1.1.
Upřesnění legislativní oblasti, jíž se žádost týká Máte-li v systému IMI práva „osoby zpracovávající žádost“ pro více legislativních oblastí, budete muset uvést, které legislativní oblasti se žádost týká (např. odborné kvalifikace nebo služby). Pokud se však váš orgán zabývá pouze jednou legislativní oblastí podporovanou systémem IMI (např. odbornými kvalifikacemi), bude tato oblast vybrána automaticky a není nutno ji zvolit.
9.1.2.
Určení odpovídajícího orgánu, jemuž chcete žádost poslat Pomocí funkce vyhledávání orgánů v ostatních členských státech si zvolíte jedno či několik vyhledávacích kritérií s cílem určit orgán, na nějž se chcete obrátit. Na rozdíl od obecné „funkce vyhledávání příslušných orgánů“, která je dostupná pro všechny uživatele a byla popsána výše (viz bod 8.1), jsou při tomto vyhledávání nalezeny 31
pouze orgány, které jsou zaregistrovány pro zvolenou legislativní oblast a které přijímají došlé žádosti. Jakmile vyberete orgán, uvidíte přehled informací o orgánu, včetně jeho názvu, adresy a seznamu všech jazyků, které ovládá daný orgán. Rovněž budete moci zobrazit údaje o oblastech působnosti příslušného orgánu ve zvolené legislativní oblasti. Výchozí nastavení vyhledávacích kritérií v rámci žádosti o informace je vyhledávání orgánu typu „příslušný orgán“. Pokud vyhledávání nepřinese žádné odpovídající výsledky, změňte typ orgánu na „koordinátoři IMI“ nebo „všechny“. Pokud pro svou žádost nemůžete najít příslušný orgán, doporučujeme vybrat koordinátora IMI v odpovídajícím členském státě, jemuž lze žádost zaslat. Koordinátor IMI poté může žádost předat náležitému příslušnému orgánu v daném členském státě. 9.1.3.
Výběr souboru otázek V dalším kroku musíte volit z řady obecných kategorií dotazů („soubory otázek“). Pokud pro zvolenou legislativní oblast existuje více než jeden „soubor otázek“, je nutné zvolit jeden soubor obsahující otázky, které chcete zaslat odpovídajícímu členskému státu. Pro každou žádost lze zvolit pouze jeden „soubor otázek“. Název „souboru otázek“ obvykle objasňuje druh otázek, který je v něm obsažen, pokud však chcete otázky před provedením výběru vidět, můžete to udělat dvěma způsoby: − můžete zobrazit náhled všech otázek obsažených v „souboru otázek“, − můžete provést vyhledávání podle klíčového slova (slov) a systém vám sdělí, které „soubory otázek“ obsahují otázky s hledaným klíčovým slovem (slovy). Po zvolení požadovaného „souboru otázek“ můžete žádost uložit jako „návrh žádosti“, abyste na ni mohli pracovat později.
9.1.4.
Rozhodnutí o cílovém datu, do kdy je požadována odpověď Po určení a vybrání požadovaného „souboru otázek“ bude možné stanovit navrhované cílové datum, do kdy má odpovídající členský stát na žádost odpovědět. To lze provést uvedením počtu dní nebo konkrétního kalendářního data, do kterého je požadována odpověď. V některých případech může být termín vyřízení stanoven právními předpisy; v takovém případě jej orgány podílející se na výměně informací nemohou změnit.
32
9.1.5.
Zadání údajů o pracovníkovi, jehož se vaše žádost týká Nyní lze zadat údaje o subjektu, jehož se žádost týká. To zahrnuje informace jako jméno, adresa a povolání subjektu. Některé informace jsou označeny jako povinné a musí být poskytnuty, pokud chcete pokračovat. Pokud subjekt, jehož se žádost týká, (například pracovník) později žádajícímu orgánu oznámí, že došlo ke změně některých těchto údajů, může přidělená osoba / mohou přidělené osoby zpracovávající žádost aktualizovat některé údaje za předpokladu, že žádost mezitím nebyla uzavřena. V takovém případě obdrží odpovídající orgán automatickou emailovou zprávu s informacemi o provedené aktualizaci týkající se konkrétní žádosti.
9.1.6.
Výběr otázek, které chcete položit odpovídajícímu orgánu Zvolili jste „soubor otázek“, který obsahuje otázky, jež chcete odpovídajícímu orgánu položit. Z tohoto „souboru otázek“ můžete nyní vybrat konkrétní otázky, na něž požadujete od odpovídajícího orgánu odpověď. V „souboru otázek“ jsou otázky uspořádány hierarchicky v oddílech a pododdílech. Každý oddíl má záhlaví, jež označuje předmět otázek, které obsahuje. Například „Otázky pro určení kvalifikace“ nebo „Otázky týkající se odborné praxe“. Dotazy jsou zobrazeny pomocí stromové struktury, která ukazuje jednotlivé oddíly, pododdíly a v nich obsažené otázky. Můžete procházet jednotlivé oddíly a pododdíly zvoleného „souboru otázek“, nebo můžete vyhledávat konkrétní otázky, které obsahují jedno či několik klíčových slov. Pokud jste k nalezení požadovaného „souboru otázek“ předtím použili vyhledávání podle klíčového slova, budou všechny otázky obsahující toto klíčové slovo automaticky zvýrazněny. K zvýraznění otázek obsahujících požadované slovo nebo slova lze kdykoli spustit nové vyhledávání podle klíčového slova. K jakékoli vybrané otázce můžete přidat libovolné poznámky. Měli byste pokud možno používat jazyk, který ovládá příslušný orgán (tato informace se zobrazuje na všech souvisejících stránkách při vytváření žádosti). Pokud zvolíte, že chcete přidat poznámku, systém IMI vás vyzve k výběru používaného jazyka. To je nezbytné k tomu, aby bylo možno využít funkci strojového překladu spojenou se systémem IMI (viz část 13). Jakmile jste vybrali otázky, vaší žádosti je automaticky přiděleno číslo žádosti a je uložena ve stavu „Návrh“. 33
9.1.7.
Určení koordinátora IMI pro danou žádost (platí pouze pro běžné příslušné orgány, nikoli koordinátory IMI) Jako příslušný orgán jste napojeni na jednoho či několik koordinátorů IMI, kteří se mohou podílet na žádostech, které odesíláte a dostáváte. Koordinátoři mají celkovou odpovědnost za zajištění, aby byly žádosti ostatních členských států zodpovězeny uspokojivě. Někteří koordinátoři se mohou rozhodnout, že budou schvalovat nové žádosti před jejich odesláním jinému členskému státu. Koordinátoři budou rovněž vyzváni, aby vyřešili neshody mezi příslušnými orgány, nejsou-li žádosti považovány za uspokojivé. Koordinátoři se mohou rozhodnout, že tuto úlohu nepřijmou; abyste zjistili, zda vaši napojení koordinátoři jednají jako rozhodci, obraťte se na svého místního správce údajů. Jste-li napojeni na více než jednoho koordinátora IMI, musíte si z nich vybrat toho, kdo bude koordinátorem v případě žádosti, kterou vytváříte. Jste-li napojeni pouze na jednoho koordinátora IMI, bude tento vybrán automaticky a bude odpovídat za vytvářenou žádost.
9.1.8.
Nepovinné kroky při vytváření nové žádosti Kromě dotazů a poznámek může žádost obsahovat jednu nebo několik příloh. Těmito přílohami mohou být obrázky nebo dokumenty; například naskenovaná kopie osvědčení nebo cestovního pasu / průkazu totožnosti. Můžete si vybrat z předem přeložených dotazů týkajících se příloh nebo k přílohám připojit libovolnou poznámku. Můžete rovněž připojit libovolné poznámky týkající se celé žádosti v jazyce, který si zvolíte. I zde vás systém vyzve, abyste uvedli, v kterém jazyce jste poznámku zadali.
9.1.9.
Uložení návrhu nebo zaslání žádosti Jakmile jste úspěšně provedli kroky týkající se vytváření žádosti, můžete si zvolit odeslání žádosti odpovídajícímu orgánu, nebo uložení žádosti jako návrhu, jenž můžete odeslat později. Před odesláním nebo uložením žádosti můžete rovněž změnit údaje žádosti, například položit další otázky nebo změnit některé údaje o subjektu, jehož se žádost týká.
34
Nástroj pro automatický překlad poznámek v systému IMI – „umění možného“ Systém IMI usiluje o zjednodušení komunikace mezi orgány v Evropském hospodářském prostoru, a to bez ohledu na jazykovou bariéru. K tomuto účelu systém využívá předem definovaných a přeložených strukturovaných otázek a odpovědí. Pro složitější případy to však nemusí být postačující. Proto mohou orgány rovněž zadávat další údaje v podobě libovolných poznámek (týkajících se konkrétních otázek, příloh nebo žádosti obecně). S cílem minimalizovat jazykové překážky v případě používání libovolných poznámek nabízí systém IMI dvě úrovně podpory:
informace o tom, které jazyky ovládá příslušný orgán, kterému je žádost adresována,
funkce strojového překladu on-line pro konkrétní kombinace jazyků, která poskytuje orientační překlad zadaných poznámek. Je-li to možné, doporučuje se zadávat libovolné poznámky v jazyce, který ovládá příslušný orgán, jemuž je žádost adresována. Na všech příslušných stránkách systém informuje o jazycích, které ovládá orgán, s nímž si vyměňujete informace. Pokud to však možné není, můžete zadat své poznámky v jazyce podporovaném službou pro strojový překlad Evropské komise (ECMT). Tato funkce, která je podrobněji vysvětlena v části 13, poskytuje orientační překlad libovolného textu, avšak pouze pro některé jazykové kombinace. Nezapomeňte však, že strojový překlad může zprostředkovat pouze obecnou představu o překládaném textu. V závislosti na jeho obsahu bude možná zapotřebí, abyste zvážili obstarání profesionálního překladu, který by byl z právního hlediska spolehlivý.
9.1.10. Co se děje po odeslání žádosti odpovídajícímu orgánu? Pokud se rozhodnete odeslat žádost odpovídajícímu orgánu, ten obdrží automatické upozornění e-mailem, že byla obdržena nová žádost a čeká na přijetí.5 Můžete žádost dále sledovat a pozorovat, jak prochází různými fázemi postupu podávání a zpracování žádostí, a to pomocí volby v nabídce IMI Seznamy žádostí (viz bod 8.2). Musíte-li s ohledem na danou žádost přijmout opatření, objeví se ve vašem „seznamu úkonů“. Jakmile dojde odpověď na vaši žádost, dostanete upozornění e-mailem na emailovou adresu zaregistrovanou u vašich uživatelských údajů a rovněž na kontaktní e-mailovou adresu vašeho orgánu.
5
Pokud váš orgán podléhá schválení a váš koordinátor žádosti schvaluje nové žádosti vašeho orgánu před jejich odesláním, vaše žádost půjde nejprve k tomuto koordinátorovi ke schválení, než bude odeslána odpovídajícímu orgánu. Jedná se o automatický proces. Žádosti bude přidělen stav: „Čeká se na schválení žádosti koordinátorem“. Žádosti v tomto stavu neuvidí odpovídající orgán ani jeho koordinátor. To platí pouze pro běžné příslušné orgány, nikoli pro koordinátory IMI, kteří nikdy nepodléhají schválení. Podrobnosti o průběhu zpracování žádosti, která vyžadovala předchozí schválení koordinátorem žádosti, naleznete v diagramu v bodě 5.4. 35
9.1.11. Co se děje dále, pokud se rozhodnu uložit žádost jako předlohu? Žádost bude uložena ve stavu „Návrh žádosti“ a bude k dispozici ve vašem „seznamu úkonů“. Následně můžete návrh aktualizovat a/nebo žádost odeslat odpovídajícímu orgánu. Dokud má žádost stav „Návrh žádosti“, odpovídající orgán ji neuvidí. Návrh žádosti můžete kdykoli vymazat. 9.2.
Zpracování obdržené odpovědi Když odpovídající orgán odpoví na žádost, kterou jste zaslali jako „osoba zpracovávající žádosti“ v rámci vašeho orgánu, obdržíte upozornění e-mailem na e-mailovou adresu zaregistrovanou u vašich uživatelských údajů. Kopie tohoto e-mailu je zaslána na kontaktní e-mailovou adresu vašeho orgánu. Žádost uvidíte rovněž ve svém „seznamu úkonů“ se stavem: „Otevřená žádost, informace poskytnuty“. Poté můžete žádost otevřít a prohlédnout si odpověď. 9.2.1.
Prohlížení odpovědi Můžete se podívat na odpovědi na konkrétní otázky obsažené ve vaší žádosti. Můžete si rovněž přečíst případné poznámky, které odpovídající orgán připojil. Odpověď může rovněž obsahovat přílohy, jež si můžete prohlédnout. Pokud jste položili otázky související s přílohami, které jste připojili ke své původní žádosti, nezapomeňte zkontrolovat odpovědi (a případné poznámky) na tyto otázky. Pokud odpovídající orgán uvedl v rámci své odpovědi poznámky v jazyce, který neovládáte, můžete si pomocí překladače v systému IMI vytvořit jejich orientační překlad. Podrobné informace o jazykových kombinacích, které jsou k dispozici pro strojový překlad v systému IMI, naleznete v části 13. Nezapomeňte však, že strojový překlad může zprostředkovat pouze obecnou představu o překládaném textu. V závislosti na jeho obsahu bude možná zapotřebí, abyste zvážili obstarání profesionálního překladu, který by byl z právního hlediska spolehlivý.
9.2.2.
Přijetí odpovědi nebo žádost o dodatečné informace Po posouzení odpovědi na svou žádost musíte potvrdit, že je uspokojivá. Pokud odpověď přijmete, žádost bude uzavřena ve stavu „Uzavřená žádost, informace poskytnuty“. Jestliže se však nedomníváte, že odpověď je uspokojivá, můžete se rozhodnout, že si od odpovídajícího orgánu vyžádáte dodatečné informace, v tomto případě je žádosti udělen stav „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“. Popřípadě doporučujeme, abyste v poli pro libovolné poznámky uvedli konkrétní otázky, u nichž požadujete dodatečné informace. Otázky jsou číslovány, takže na ně 36
lze snadno odkazovat v poli s poznámkami. Systém vás rovněž vyzve, abyste uvedli důvod, proč potřebujete dodatečné informace. 9.2.3.
Co dělat v případě, je-li odpověď pouze částečná? Při odpovídání na žádost může mít odpovídající orgán některé informace k dispozici, potřebuje však získat chybějící údaje. Může být například schopen ihned ověřit pravost osvědčení, potřebuje však více času, aby získal odpovědi na ostatní dotazy obsažené v žádosti. Částečná odpověď může obsahovat odpovědi na jednu či několik otázek uvedených v žádosti. Jakmile vám odpovídající orgán zašle částečnou odpověď, nemůže již poskytnuté částečné odpovědi změnit. Pokud obdržíte částečnou odpověď (žádost se objeví ve stavu „Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace“), nebudete vyzváni, abyste odpověď přijali. Rovněž si nyní nemůžete vyžádat dodatečné informace. To je možné až po poskytnutí úplné odpovědi. Můžete pouze prohlížet údaje částečné odpovědi. Jelikož v návaznosti na částečnou odpověď není nutno přijmout žádná opatření, žádost se neobjeví ve vašem „seznamu úkonů“; bude však uvedena ve vašich ostatních seznamech. Prostřednictvím IMI obdržíte e-mail, který vám oznámí, že je k dispozici částečná odpověď na vaši žádost. Kopie tohoto e-mailu bude zaslána na kontaktní e-mailovou adresu vašeho orgánu.
9.3.
Postoupení neuspokojivé odpovědi koordinátorovi IMI Jste „osoba zpracovávající žádost“ v žádajícím orgánu. Pokud jste si vyžádali dodatečné informace od odpovídajícího orgánu po obdržení původní odpovědi, může vám být sděleno, že žádné další informace nejsou k dispozici. Obdržíte automatický e-mail, který vám oznámí, že stav vaší žádosti je nyní „Otevřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Kopie tohoto emailu bude zaslána na kontaktní e-mailovou adresu vašeho orgánu. Žádost se rovněž objeví ve vašem seznamu úkonů. Můžete žádost otevřít a prohlédnout si odůvodnění, které odpovídající orgán uvedl s ohledem na neposkytnutí dodatečných informací. Pokud jste s vysvětlením spokojeni, můžete přijmout odpověď, že dodatečné informace nejsou k dispozici, a žádost uzavřít. Žádosti je přidělen stav „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Jestliže však s uvedeným odůvodněním nejste spokojeni a domníváte se, že by odpovídající orgán měl chybějící/neúplné informace poskytnout, můžete vyjádřit svůj nesouhlas a žádost postoupit koordinátorovi žádosti, abyste si vyžádali jeho stanovisko. Budete vyzváni, abyste uvedli důvod, proč neuznáváte, že dodatečné informace nemohou být poskytnuty. Stav, který je pak žádosti přidělen, závisí na tom, zda váš koordinátor IMI přijímá postoupené žádosti, či nikoli. 37
⇒ Pokud váš koordinátor přijímá postoupené žádosti, žádosti bude přidělen stav: „Žádost postoupena koordinátorovi žádajícího orgánu“. ⇒ Pokud váš koordinátor nepřijímá postoupené žádosti, žádost bude předána odpovídajícímu členskému státu. •
Pokud koordinátor odpovídajícího orgánu přijímá postoupené žádosti, žádosti bude přidělen stav „Žádost postoupena koordinátorovi odpovídajícího orgánu“.
•
Pokud koordinátor odpovídajícího orgánu nepřijímá postoupené žádosti, žádost je zaslána přímo zpět odpovídajícímu orgánu ve stavu „Žádost o dodatečné informace podána znovu“.
Jakmile žádost přejde do další fáze postupu, budete informováni e-mailem. Kopie tohoto e-mailu bude zaslána na kontaktní e-mailovou adresu vašeho orgánu. Poznámka: Jste-li koordinátorem IMI, můžete rovněž vyjádřit svůj nesouhlas a podat znovu žádost o dodatečné informace. V tomto případě nebude žádost postoupena jinému koordinátorovi IMI v témže členském státě. Místo toho bude znovu zaslána přímo odpovídajícímu členskému státu. 9.3.1.
Co se děje po postoupení neuspokojivé odpovědi koordinátorovi IMI?
6
9.3.1.1.
Koordinátor žádajícího orgánu vydá své stanovisko ohledně toho, zda je odpověď uspokojivá. Pokud váš koordinátor žádosti přijímá postoupené žádosti, přezkoumá vaší žádost a odpověď a vydá své stanovisko, zda je odpověď uspokojivá, či nikoli: ⇒ Pokud souhlasí s vaším názorem, že odpověď není uspokojivá, postoupí žádost zpět odpovídajícímu členskému státu. Žádosti je přidělen stav: „Žádost o dodatečné informace podána znovu“. ⇒ Pokud nesouhlasí s vaším názorem a považuje odpověď za uspokojivou, může žádost uzavřít a žádosti je přidělen stav: „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Tento krok je vynechán, jestliže koordinátor odpovídajícího orgánu postoupené žádosti nepřijímá.
6
Přehled týkající se takzvaného „postoupení“ naleznete v bodě 5.4.2. 38
9.3.1.2.
Koordinátor odpovídajícího orgánu vydá své stanovisko, zda je odpověď uspokojivá. Pokud koordinátor žádajícího orgánu souhlasil s vaším názorem, že odpověď není uspokojivá, nebo jestliže nepřijímá postoupené žádosti, žádost je postoupena koordinátorovi žádosti v odpovídajícím členském státě se stavem: „Žádost postoupena koordinátorovi odpovídajícího orgánu“. Pokud koordinátor odpovídajícího orgánu přijímá postoupené žádosti, přezkoumá vaši žádost a odpověď a vydá své stanovisko, zda je odpověď uspokojivá, či nikoli: ⇒ Pokud souhlasí s vaším názorem, že odpověď není uspokojivá, vrátí žádost odpovídajícímu orgánu a požádá jej, aby poskytl požadované dodatečné informace. Žádosti je přidělen stav: „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“. ⇒ Pokud nesouhlasí s vaším názorem a považuje odpověď za uspokojivou, může žádost uzavřít a žádosti je přidělen stav: „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Tento krok je vynechán, jestliže koordinátor odpovídajícího orgánu postoupené žádosti nepřijímá.
9.3.1.3.
Žádost je postoupena zpět odpovídajícímu orgánu Jestliže koordinátoři žádajícího i odpovídajícího orgánu souhlasí s vaším názorem, že odpověď není uspokojivá, žádost je vrácena odpovídajícímu orgánu se stavem: „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“. Další informace o možnostech, které má k dispozici odpovídající orgán, naleznete v bodě 10.4.
10. JAK ODPOVĚDĚT NA ŽÁDOST OD ORGÁNU V JINÉM ČLENSKÉM STÁTĚ Jako uživatel s právy „osoby zpracovávající žádosti“ v určité legislativní oblasti odpovídáte za zpracování došlých žádostí, které byly vašemu orgánu zaslány z jiného členského státu. Pokud váš orgán obdrží žádost, bude upozorněn e-mailem. E-mailová zpráva bude zaslána všem uživatelům s právy „osoby zpracovávající žádosti“ nebo v případě, že váš orgán používá „přidělování“, všem uživatelům s právy „osoby přidělující žádosti“. Kromě toho bude zasláno e-mailové upozornění na kontaktní e-mailovou adresu orgánu.
39
10.1. Přijetí nové žádosti obdržené od příslušného orgánu v jiném členském státě Jako „osoba zpracovávající žádosti“ můžete přijímat nové žádosti, které byly zaslány vašemu orgánu. Nové žádosti uvidíte ve svém „seznamu úkonů“ se stavem „Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí“. Můžete žádost otevřít, abyste viděli podrobnosti. Když novou žádost otevřete poprvé, uvidíte souhrn důležitých údajů žádosti, avšak z důvodu ochrany údajů neuvidíte žádné údaje, které by vám umožnily identifikovat subjekt, jehož se žádost týká (například pracovníka). Důvodem je to, že osobní údaje v žádosti by měly být dostupné pouze v případě, je-li to nezbytné k vyřízení žádosti. Dokud jménem svého orgánu nepřijmete odpovědnost za žádost, nejste potvrzeni jako odpovídající orgán, a neměli byste mít proto možnost identifikovat subjekt, jehož se žádost týká. Jelikož osobní údaje mohou být obsaženy v dokumentech připojených k žádosti (např. osvědčení nebo diplomy), připojený soubor (soubory) nemůžete prohlížet, dokud žádost nepřijmete. Před přijetím žádosti však uvidíte státní příslušnost, zemi a město pobytu a povolání subjektu, jehož se žádost týká, a rovněž veškeré otázky a poznámky v žádosti, včetně těch, které souvisejí s přílohami. Zpracovávání nové obdržené žádosti sestává z řady kroků: 10.1.1. Kontrola údajů žádosti Aby bylo možno rozhodnout o přijetí či nepřijetí žádosti, musíte zkontrolovat podrobné údaje žádosti, položené otázky a cílovou lhůtu pro poskytnutí odpovědi. 10.1.2. Rozhodnutí, zda je váš orgán příslušný pro vyřízení žádosti Po přezkoumání žádosti musíte rozhodnout, zda je váš orgán příslušný pro odpověď na žádost. V případě kladné odpovědi přijmete jménem svého příslušného orgánu odpovědnost za žádost. Pokud cílovou lhůtu nestanoví právní předpisy, můžete navrhnout jiný termín vaší odpovědi. Měli byste se snažit dodržet termín zadaný žádajícím orgánem. Pokud toho však nelze dosáhnout, můžete žádajícímu orgánu sdělit realističtější cílové datum, do kterého se zavazujete žádost zodpovědět. To však lze provést pouze před kliknutím na tlačítko „Přijmout žádost“. Nejste-li správným odpovídajícím orgánem, můžete se rozhodnout, že žádost přepošlete jinému příslušnému orgánu nebo koordinátorovi IMI ve svém členském státě. Poté budete vyzváni, abyste uvedli odůvodnění. Jestliže se rozhodnete žádost přeposlat, nemáte ve vztahu k této žádosti žádnou odpovědnost a žádost zmizí z vašich seznamů žádostí. 40
Ve výjimečném případě, kdy jste oprávněni zamítat žádosti přímo, se můžete rozhodnout žádost jménem svého členského státu zamítnout. Zamítnutí žádosti znamená, že žádost je ihned uzavřena se stavem „Uzavřená žádost, informace nejsou k dispozici“. Žádost byste měli zamítnout jen v případě, pokud jste si jisti, že ve vašem členském státě neexistuje žádný jiný orgán, který by byl příslušný pro vyřízení žádosti. Jestliže žádost zamítnete, budete vyzváni, abyste uvedli důvod. Možnost zamítnout žádost přímo se na obrazovce neobjeví, jestliže váš koordinátor IMI vašemu orgánu nepovolil zamítat žádosti přímo (viz část 22). Poznámka: jste-li „osobou zpracovávající žádosti“ u koordinátora IMI, budete mít vždy možnost žádost jménem svého členského státu zamítnout. Měli byste tak učinit jen tehdy, pokud neexistuje žádný jiný orgán, který by mohl na žádost odpovědět. Jestliže se rozhodnete žádost zamítnout, budete rovněž vyzváni, abyste uvedli důvod. 10.1.3. Výběr koordinátora žádosti (možný krok po přijetí žádosti) Pokud jste se rozhodli žádost přijmout, můžete být vyzváni, abyste zvolili koordinátora IMI, který bude žádost sledovat. K tomu dojde pouze v případě, je-li váš příslušný orgán napojen na více než jednoho koordinátora IMI pro legislativní oblast dané žádosti. Koordinátoři jsou odpovědní za zajištění toho, aby žádosti z ostatních členských států byly zodpovězeny uspokojivě. Někteří koordinátoři se rozhodnou schvalovat žádosti nebo odpovědi před jejich odesláním jinému členskému státu. Koordinátoři mohou být rovněž vyzváni, aby vyřešili neshody mezi příslušnými orgány, nejsou-li odpovědi považovány za uspokojivé. Koordinátoři se mohou rozhodnout, že tuto úlohu nepřijmou; abyste zjistili, zda vaši napojení koordinátoři jednají jako rozhodci, obraťte se na svého místního správce údajů. ⇒ Pokud jste napojeni na více než jednoho koordinátora IMI pro legislativní oblast dané žádosti, budete vyzváni, abyste si z nich vybrali jednoho jako koordinátora odpovědného za žádost, kterou jste přijali. ⇒ Pokud jste napojeni pouze na jednoho koordinátora IMI pro legislativní oblast dané žádosti, tento koordinátor bude automaticky jmenován koordinátorem žádosti, kterou jste přijali, a výběr není nutný. 10.2. Zodpovězení žádosti jiného orgánu Jako uživatel s právy „osoby zpracovávající žádosti“ v určité legislativní oblasti jste oprávněni odpovídat na žádosti jiných členských států týkající se této legislativní oblasti, které váš orgán přijal jakožto odpovídající orgán. 41
Žádost uvidíte ve svém „seznamu úkonů“ se stavem: „Žádost přijata“. Můžete žádost otevřít, abyste si prohlédli podrobnosti a poskytli odpověď. Pokud jste na žádost poskytli částečnou odpověď, stav žádosti je „Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace“. 10.2.1. Prohlížení veškerých údajů žádosti Jakmile váš orgán žádost přijal, budete si moci jakožto „osoba zpracovávající žádosti“ prohlédnout veškeré údaje žádosti. To znamená, že uvidíte osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká, a rovněž můžete plně prohlížet všechny přílohy žádosti. Můžete se podívat na konkrétní otázky obsažené v žádosti, včetně možných dotazů týkajících se příloh. Můžete si rovněž přečíst případné poznámky, které žádající orgán připojil. Pokud žádající orgán zadal libovolné poznámky v jazyce, který neovládáte, můžete si pomocí funkce automatického překladu tyto poznámky přeložit do jazyka, jenž pracovníci vašeho orgánu ovládají. Další informace o funkci strojového překladu, kterou nabízí systém IMI, naleznete v části 13. 10.2.2. Poskytnutí odpovědí na dotazy obsažené v žádosti Ke zjednodušení postupu odpovídání na dotazy IMI poskytuje širokou škálu předem přeložených možných odpovědí. Ty mají podobu rozevíracích seznamů možných odpovědí nebo zaškrtávacích políček, jejichž pomocí můžete odpověď vybrat. V případě potřeby můžete ke své odpovědi připojit rovněž poznámky, pokud možno v jednom z jazyků, které ovládá žádající orgán (což je jasně označeno na příslušných stránkách v systému IMI). Rovněž můžete zvážit zadání libovolného textu v jazyce, který podporuje nástroj pro strojový překlad v systému IMI. To usnadní komunikaci s žádajícím orgánem, který si pomocí funkce pro překlad může vytvořit orientační překlad vašich poznámek (viz část 13). 10.2.3. Volitelné kroky při odpovědi na žádost Ke své odpovědi můžete rovněž připojit jednu nebo několik příloh. Těmito přílohami mohou být obrázky nebo dokumenty; například naskenovaná kopie osvědčení nebo cestovního pasu / průkazu totožnosti. Můžete rovněž připojit poznámky týkající se přiloženého dokumentu. 10.2.4. Uložení odpovědí, zaslání částečné odpovědi nebo zaslání úplné odpovědi Po zodpovězení dotazů obsažených v žádosti můžete zvolit odeslání odpovědi žádajícímu orgánu. Nebo se můžete rozhodnout, že odpověď uložíte a pošlete ji později. Jestliže nejste schopni na všechny dotazy odpovědět ihned, chcete však žádajícímu orgánu 42
poskytnout informace, které jsou již k dispozici, můžete se rovněž rozhodnout zaslat nyní žádajícímu orgánu částečné informace a úplnou odpověď poslat později. V tomto případě byste si měli být vědomi toho, že informace zaslané v částečné odpovědi nebudete moci aktualizovat. 10.2.5. Co se děje po odeslání odpovědi žádajícímu orgánu? Pokud se rozhodnete zaslat odpověď žádajícímu orgánu, ten obdrží automatické upozornění e-mailem, které jej informuje, že byla obdržena odpověď na jeho žádost a že čeká na jeho reakci. Žádosti bude přidělen stav: „Otevřená žádost, informace poskytnuty“. 7 Můžete žádost dále sledovat, jak prochází různými fázemi postupu, a to pomocí volby v nabídce IMI Seznamy žádostí („všechny žádosti, které zaslal a obdržel náš orgán“). Musíte-li v souvislosti s žádostí přijmout další opatření (například poskytnout dodatečné informace), budete upozorněni e-mailem na emailovou adresu zaregistrovanou u vašich uživatelských údajů a žádost se objeví ve vašem „seznamu úkonů“. 10.2.6. Co se děje dále, když se rozhodnu zaslat částečnou odpověď? Pokud jste se rozhodli zaslat žádajícímu orgánu částečnou odpověď, stav žádosti se změní tak, aby bylo zřejmé, že byla zaslána částečná odpověď: „Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace“.8 Žádající orgán obdrží automatické upozornění e-mailem, které mu oznámí částečnou odpověď. Poté si bude moci prohlédnout odpovědi, které jste poskytli. Žádost bude nadále k dispozici ve vašem „seznamu úkonů“. Následně můžete žádajícímu orgánu poskytnout chybějící informace a/nebo zaslat úplnou odpověď. Dodatečné odpovědi, které poskytnete, žádající orgán neuvidí, dokud se nerozhodnete mu je odeslat, a to buď v další částečné odpovědi, nebo v úplné odpovědi.
7
Pokud váš koordinátor IMI zvolil možnost schvalovat odpovědi před jejich odesláním, vaše odpověď půjde nejprve k tomuto koordinátorovi ke schválení, než bude odeslána žádajícímu orgánu. Jedná se o automatický proces. Žádosti bude přidělen stav: „Čeká se na schválení odpovědi koordinátorem“. Odpovědi v tomto stavu neuvidí žádající orgán, ani jeho koordinátor. To platí pouze pro běžné příslušné orgány, nikoli pro koordinátory IMI, kteří nikdy nepodléhají schválení. Podrobnosti o průběhu zpracování žádosti, která vyžadovala schválení koordinátorem žádosti, naleznete v diagramu v bodě 5.4.
8
Pokud váš koordinátor IMI zvolil možnost schvalovat odpovědi před jejich odesláním, vaše částečná odpověď půjde nejprve k tomuto koordinátorovi ke schválení, než bude odeslána žádajícímu orgánu. Jedná se o automatický proces. Žádosti bude přidělen stav: „Čeká se na schválení částečné odpovědi koordinátorem“. Odpovědi v tomto stavu neuvidí žádající orgán, ani jeho koordinátor. To platí pouze pro běžné příslušné orgány, nikoli pro koordinátory IMI, kteří nikdy nepodléhají schválení. 43
10.2.7. Co se děje dále, když se rozhodnu odpověď uložit? Žádost bude uložena bez změny stavu a bude dostupná ve vašem „seznamu úkonů“. Následně můžete odpověď aktualizovat a/nebo zaslat odpověď žádajícímu orgánu. Dokud se nerozhodnete odpověď odeslat, žádající orgán neuvidí žádnou z vašich odpovědí. 10.3. Zodpovězení žádosti o dodatečné informace od jiného orgánu Je možné, že žádající orgán není spokojen s odpovědí, kterou jste mu na jeho žádost poskytli, a rozhodne se vám zaslat žádost o dodatečné informace. Váš orgán bude o této žádosti o dodatečné informace informován prostřednictvím upozornění e-mailem zaslaného „osobě zpracovávající žádosti“, která v souvislosti s touto žádostí podnikla poslední krok. Kopie upozornění emailem bude zaslána na kontaktní e-mailovou adresu vašeho orgánu. Jako „osoba zpracovávající žádosti“ uvidíte žádost rovněž ve svém „seznamu úkonů“ se stavem „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“. Můžete žádost otevřít, abyste viděli údaje žádosti o dodatečné informace. Jestliže žádající orgán požaduje další informace, musí uvést důvod. Budete si moci prohlédnout toto odůvodnění a dotazy, s ohledem na něž byly vaše předchozí odpovědi považovány za nedostatečné. Pokud orgán přidal poznámky, ve kterých uvedl, proč dodatečné informace požaduje, můžete v případě, že jazyk poznámek neovládáte, využít funkci automatického překladu v systému IMI. Další informace o funkci strojového překladu, kterou nabízí systém IMI, naleznete v části 13. 10.3.1. Přijetí žádosti o dodatečné informace Domníváte-li se, že požadované dodatečné informace můžete poskytnout, můžete zvolit přijetí žádosti o další informace. V tomto případě je žádosti přidělen stav: „Žádost o dodatečné informace přijata“ a žádost zůstane ve vašem „seznamu úkonů“, dokud požadované dodatečné informace nezašlete. Žádající orgán obdrží automatický e-mail, který ho informuje o vašem rozhodnutí poskytnout požadované dodatečné informace. 10.3.2. Zamítnutí žádosti o dodatečné informace Jestliže nemůžete chybějící informace poskytnout, můžete zvolit zamítnutí žádosti o další informace. Budete vyzváni, abyste uvedli odůvodnění nedostupnosti dodatečných informací. V tomto případě je žádosti přidělen stav: „Otevřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“ a žádost již není obsažena ve vašem „seznamu úkonů“. Žádající orgán obdrží automatický e-mail, který ho informuje, že dodatečné informace nejsou k dispozici. 44
10.4. Zpracování žádosti o dodatečné informace, která mi byla postoupena zpět odpovědnými koordinátory IMI Pokud žádající orgán není s poskytnutým odůvodněním spokojen a domnívá se, že by chybějící/neúplné informace měly být poskytnuty, může vyjádřit svůj nesouhlas a postoupit žádost svému koordinátorovi žádosti, aby si vyžádal jeho stanovisko. Jestliže se žádající nebo odpovídající koordinátor domnívá, že vaše odpověď je uspokojivá, žádost je uzavřena a má stav „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Podrobnosti viz bod 9.3. 10.4.1. Co se stane, jestliže odpovědní koordinátoři IMI postoupili žádost o dodatečné informace zpět vašemu orgánu? 10.4.1.1. Scénář č. 1: Pouze koordinátor žádajícího orgánu přijímá postoupené žádosti a vaši odpověď považuje za neuspokojivou. Pokud se postoupení účastní pouze koordinátor žádajícího orgánu a souhlasí s názorem žádajícího orgánu, že odpověď není uspokojivá, žádosti je přidělen stav „Žádost o dodatečné informace podána znovu“. Můžete žádost otevřít a prohlédnout si odůvodnění, které koordinátor žádajícího orgánu uvedl s ohledem na to, proč považuje vaší odpověď za neuspokojivou a proč žádost postoupil zpět vašemu orgánu. V tomto okamžiku máte jako odpovídající orgán dvě možnosti: ⇒ Můžete souhlasit s poskytnutím požadovaných dodatečných informací, v tomto případě má žádost stav: „Žádost o dodatečné informace přijata“ a žádající orgán bude informován e-mailem. ⇒ Můžete rozhodnout, že váš orgán nemůže informace poskytnout, a uzavřít žádost bez poskytnutí dodatečné odpovědi. V tomto případě má žádost stav: „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Žádající orgán je informován e-mailem. 10.4.1.2. Scénář č. 2: Koordinátor odpovídajícího orgánu přijímá postoupené žádosti a vaši odpověď považuje za neuspokojivou. Pokud se váš koordinátor rovněž podílí na postoupení a souhlasí s názorem žádajícího orgánu, že odpověď není uspokojivá, žádosti je přidělen stav: „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“. Můžete žádost otevřít a prohlédnout si odůvodnění, které koordinátor žádajícího orgánu uvedl s ohledem na to, proč 45
považuje vaší odpověď za neuspokojivou a proč žádost postoupil zpět vašemu orgánu. V tomto okamžiku máte jako odpovídající orgán dvě možnosti: ⇒ Můžete souhlasit s poskytnutím požadovaných dodatečných informací, v tomto případě má žádost stav: „Žádost o dodatečné informace přijata“ a žádající orgán bude informován e-mailem. ⇒ Můžete rozhodnout, že váš orgán nemůže informace poskytnout, a žádost o dodatečné informace znovu zamítnout. V tomto případě má žádost stav: „Otevřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“ a žádající orgán může rozhodnout, zda toto uzná, či nikoli. Pokud s vámi nesouhlasí, začne znovu postup postoupení žádosti. V tomto případě se můžete obrátit na svého koordinátora IMI a vysvětlit, proč nepovažujete poskytnutí dodatečných informací za možné. 11. „SEZNAM ÚKONŮ“ A AUTOMATICKÉ E-MAILY V IMI Kdykoli příslušný orgán musí v souvislosti s určitou žádostí přijmout opatření, systém poskytuje dva způsoby, jak informovat orgán o tomto novém požadavku: „seznam úkonů“ a funkce automatického e-mailu. 11.1. „Seznam úkonů“ „Seznam úkonů“ obsahuje seznam žádostí, s ohledem na něž musíte jakožto uživatel podniknout určité kroky. „Seznam úkonů“ je k dispozici pouze „osobám zpracovávajícím žádosti“ v příslušných orgánech a „osobám zpracovávajícím žádosti“ / „osobám schvalujícím žádosti“ u koordinátorů IMI. Pokud váš orgán využívá funkci „přidělování“, je nová došlá žádost nebo žádost, která je vám postoupena poprvé, zařazena na „seznam úkonů“ uživatele (uživatelů) s právy „osoby přidělující žádosti“. Jakmile „osoba přidělující žádosti“ žádost přidělila jednomu či několika uživatelům s právy „osoby zpracovávající žádosti“ nebo „osoby schvalující žádosti“, žádost se objeví v jejich „seznamech úkonů“.9 Opatření, jež je nutno přijmout, se budou lišit v závislosti na stavu žádosti. Zahrnují: − dokončení návrhu žádosti, který jste předtím uložili; − přijetí došlé žádosti jménem vašeho orgánu;
9
Podrobné vysvětlení postupu přidělování naleznete v části 14. 46
− přidělení žádosti jedné či více „osobám zpracovávajícím žádosti“ ve vašem orgánu (jestliže váš orgán využívá „přidělování“); − zodpovězení došlé žádosti jménem vašeho orgánu; − doplnění odpovědi na žádost, pokud byla dříve zaslána částečná odpověď; − přijetí žádosti o dodatečné informace od jiného členského státu; − poskytnutí dodatečných informací na žádost jiného členského státu; − vyřízení neschválení vaší žádosti koordinátorem (jestliže váš orgán podléhá schválení);10 − vyřízení neschválení vaší odpovědi koordinátorem (jestliže váš orgán podléhá schválení); − zpracování odpovědi na žádost, kterou jste zaslali jinému členskému státu; − zpracování odpovědi, že na vaši žádost zaslanou jinému členskému státu nelze dodatečné informace poskytnout; − zpracování žádosti o odstranění osobních údajů z uzavřené žádosti o informace.11 Jste-li „osobou schvalující žádosti“ u koordinátora IMI, zahrnují dodatečná opatření rovněž: − schválení zaslání žádosti příslušným orgánem, který koordinujete; − schválení zaslání odpovědi příslušným orgánem, který koordinujete; − vydání stanoviska ohledně žádosti, která vám byla postoupena vaším příslušným orgánem nebo orgánem v jiném členském státě. Jako uživatel s právy „osoby zpracovávající žádosti“ budete moci vybrat žádosti svého orgánu ze seznamu a otevřít je, abyste viděli další podrobnosti nebo podnikli odpovídající kroky.
10
Podrobné informace o legislativních nastaveních, včetně procesu „schválení“, naleznete v části 17 a bodě 21.1.
11
Veškeré osobní údaje, které žádost o informace obsahuje, se obvykle automaticky odstraní za šest měsíců od formálního uzavření žádosti. IMI umožňuje, aby příslušný orgán požádal o odstranění osobních údajů z uzavřené žádosti již před koncem šestiměsíčního období pro uchovávání informací. Jakmile příslušný orgán požádá o toto dřívější odstranění, změní se stav zpracování žádosti na „Žádost uzavřena – požadováno odstranění osobních údajů“. Druhý orgán zapojený do vyřizování žádosti bude informován a požádán o vyjádření souhlasu. Pokud oba orgány souhlasí, je o tom informována Komise, která zajistí, aby byly veškeré údaje odstraněny do 10 dní (viz též část 6).
47
Jako uživatel u koordinátora s právy „osoby schvalující žádosti“ budou ve vašem „seznamu úkonů“ nyní zobrazeny žádosti příslušných orgánů, které koordinujete a které vyžadují opatření z vaší strany. To, zda můžete vidět veškeré údaje žádosti, závisí na tom, zda vám dotyčný příslušný orgán toto právo udělil (postup vyžádání podrobnějšího zobrazení naleznete v bodě 24.1). 11.2. Automatické e-maily Kromě „seznamu úkonů“ systém IMI poskytuje funkci automatického upozornění e-mailem. Pokaždé, když je žádosti přidělen nový stav, je všem dotyčným orgánům zasláno oznámení e-mailem. V případě nové došlé žádosti existují dva možné scénáře: ⇒ Příslušný orgán nevyužívá funkci „přidělování“. Automatický e-mail je zaslán všem uživatelům s právy „osoby přidělující žádosti“, přičemž jeho kopie je zaslána na kontaktní e-mailovou adresu orgánu. „Osoby zpracovávající žádosti“ v rámci orgánu novou žádost uvidí automaticky ve svém „seznamu úkonů“. ⇒ Příslušný orgán využívá funkci „přidělování“. Automatický e-mail je zaslán uživateli v orgánu s právy „osoby přidělující žádosti“. Kontaktní emailová adresa orgánu je přidána do kopie. Jakmile „osoba přidělující žádosti“ přidělí žádost konkrétní „osobě (osobám) zpracovávajícím žádosti“, přidělená/přidělené „osoba/osoby zpracovávající žádosti“ obdrží automatický e-mail, který ji/je informuje, že na přijetí čeká nová žádost. Při každém následném e-mailovém upozornění týkajícím se žádosti bude zaslán automatický e-mail „osobě zpracovávající žádosti“, která podnikla poslední krok. Kopie bude zaslána na kontaktní e-mailovou adresu příslušného orgánu. Je-li žádost postoupena koordinátorovi IMI poprvé, existují dva možné scénáře: ⇒ Koordinátor IMI nevyužívá funkci „přidělování“. Automatický e-mail je zaslán na kontaktní e-mailovou adresu koordinátora. Pokud „osoby schvalující žádosti“ u koordinátora nemají přístup k této e-mailové adrese, pak osoba odpovědná za správu e-mailové schránky musí „osoby schvalující žádosti“ informovat, že koordinátorovi byla postoupena nová žádost (zasláním e-mailu či jinak) a je dostupná prostřednictvím „seznamu úkonů“ „osoby schvalující žádosti“. „Osoby schvalující žádosti“ v rámci orgánu novou žádost uvidí automaticky v seznamu úkonů. ⇒ Koordinátor využívá funkci „přidělování“. Automatický e-mail je zaslán uživateli u koordinátora s právy „osoby přidělující žádosti“. Kontaktní emailová adresa koordinátora bude připojena v kopii. Jakmile „osoba přidělující žádosti“ přidělí žádost konkrétní „osobě (osobám) zpracovávajícím žádosti“, tato „osoba (osoby) zpracovávající žádosti“ obdrží automatický e-mail, který je informuje, že koordinátorovi byla postoupena nová žádost a čeká na jeho schválení nebo stanovisko. 48
U následných automatických e-mailů souvisejících s postoupenou žádostí je automatický e-mail zaslán „osobě schvalující žádosti“, která podnikla poslední krok. Kopie bude zaslána na kontaktní e-mailovou adresu koordinátora. „Seznam naléhavých žádostí“ pro koordinátory: Žádné e-mailové upozornění Jak již bylo uvedeno v bodě 8.2.5, budou mít koordinátoři systému IMI k dispozici další seznam žádostí, který jim mám pomoci sledovat žádosti týkající se orgánů, které koordinují. Koordinátor však neobdrží žádné e-mailové upozornění, když je do „seznamu naléhavých žádostí“ přidána žádost. To je z toho důvodu, že hlavním činitelem je sám příslušný orgán a používání e-mailů v rámci IMI se omezuje na situace, ve kterých je zapotřebí, aby příjemce e-mailové zprávy podnikl určitý krok. Pokud se koordinátor rozhodne kontaktovat příslušný orgán, aby mu v souvislosti s žádostí nevyřízenou v termínu nabídl pomoc, činí tak obvykle mimo systém IMI. Do jaké míry koordinátoři IMI tento seznam využívají závisí pouze na nich.
12. FUNKCE ZPRÁV V SYSTÉMU IMI 12.1. Odůvodnění Příslušné orgány si mohou vést záznamy o žádostech došlých a odeslaných prostřednictvím systému IMI. K tomuto účelu systém IMI uživatelům umožňuje vytvářet, ukládat v elektronické podobě a tisknout zprávy týkající se žádostí v systému IMI. Funkce zpráv je k dispozici ve všech fázích cyklu zpracování žádosti, i pro žádosti ve stádiu „návrhu“ či uzavřené žádosti. 12.2. Typy zpráv V závislosti na stavu žádosti, profilu uživatele a účelu žádosti lze v systému IMI vytvářet různé typy zpráv. Jedná se o tyto zprávy: ⇒ Úplná zpráva s osobními údaji: tato zpráva zahrnuje všechny údaje zaznamenané v systému IMI, které jsou součástí určité žádosti, od údajů o žádajícím a odpovídajícím orgánu, přes údaje o subjektu, jehož se žádost týká, (včetně osobních údajů), až po položené otázky a poskytnuté odpovědi, libovolné poznámky či otázky a poznámky týkající se přiložených dokumentů. Pokud byly pomocí překladače, který je k dispozici v systému, uloženy nějaké překlady, bude zpráva o žádosti obsahovat také tyto překlady. ⇒ Úplná zpráva bez osobních údajů: tato zpráva se podobá té předchozí, nezahrnuje však osobní údaje zaznamenané o předmětu žádosti. ⇒ Upravitelná zpráva: můžete vytvořit zprávu, která obsahuje pouze některé části žádosti. V systému se zobrazí seznam jednotlivých možností, jako jsou údaje o žádajícím /odpovídajícím orgánu, údaje o subjektu, jehož se žádost týká, položené otázky atd. Zpráva bude zahrnovat pouze ty položky, které vyberete. 49
⇒ Zpráva pro subjekt, jehož se žádost týká: tuto zprávu lze vytvořit na žádost subjektu, jehož se žádost týká, který může požádat, aby viděl, jaké informace o něm se prostřednictvím systému IMI vyměňují. ⇒ Formulář souhlasu subjektu, jehož se žádost týká: kromě údajů zahnutých ve zprávě pro subjekt, jehož se žádost týká, obsahuje tato zpráva prohlášení a místo pro podpis, kde může subjekt svým podpisem potvrdit souhlas s výměnou jeho osobních údajů. K vytváření zpráv o žádostech v systému IMI musí mít uživatel příslušná uživatelské práva. Jako uživatel s právy „osoby zpracovávající žádosti“ budete moci vytvořit kteroukoli z výše uvedených zpráv. Pouze pokud máte práva „osoby přidělující žádosti“, budete moci vytvářet pouze zprávy bez osobních údajů. Jako koordinátor zapojený do vyřizování žádosti (např. při zásahu do schvalování nebo postoupení) budete moci vytvářet zprávy o žádostech bez osobních údajů za předpokladu, že vám příslušný orgán udělil práva k úplnému zobrazení žádosti (viz bod 8.2). K této funkci mají přístup pouze „osoby schvalující žádosti“ a „osoby přidělující žádosti“. 13. FUNKCE STROJOVÉHO PŘEKLADU V SYSTÉMU IMI Jedním z hlavních přínosů systému IMI je jazyková podpora, kterou poskytuje svým uživatelům. K tomuto účelu využívá systém předem definovaná a přeložená datová pole, strukturované otázky a odpovědi, které jsou k dispozici ve všech úředních jazycích EU (s výjimkou irštiny). Pro složitější případy to však nemusí být postačující. Proto mohou orgány rovněž zadávat další údaje v podobě libovolných poznámek (týkajících se konkrétních otázek, příloh nebo žádosti obecně). S cílem minimalizovat jazykové překážky při používání libovolných poznámek nabízí systém IMI dvě úrovně podpory:
informace o tom, které jazyky ovládá příslušný orgán, jemuž je žádost adresována,
funkci strojového překladu on-line pro konkrétní jazykové kombinace, která poskytuje orientační překlad zadaných poznámek.
Je-li to možné, doporučuje se zadávat libovolné poznámky v jazyce, který ovládá příslušný orgán, jemuž je žádost adresována. Na všech příslušných stránkách systém informuje o jazycích, které ovládá orgán, s nímž si vyměňujete informace. Systém IMI navíc obsahuje odkaz na službu Evropské komise, která nabízí funkci automatického strojového překladu (ECMT). Díky tomuto nástroji mohou uživatelé porozumět poznámkám, jež zadal jiný orgán v jazyce, který neovládají. Nezapomeňte však, že strojový překlad může zprostředkovat pouze obecnou představu o překládaném textu. Nelze na něj spoléhat pro právní účely. V závislosti na jeho obsahu může být tedy nezbytné zvážit obstarání profesionálního překladu.
50
Nástroj pro automatický překlad je propojen se všemi poli pro libovolné poznámky v žádosti, včetně poznámek týkajících se přiložených dokumentů. Funkci ECMT lze využívat rovněž k překladu přiložených dokumentů. V současné době však ECMT nepodporuje všechny jazyky. K dispozici jsou tyto jazykové kombinace: Výchozí jazyk
Cílový jazyk
francouzština (FR)
němčina (DE), řečtina (EL), angličtina (EN), španělština (ES), italština (IT), nizozemština (NL), portugalština (PT)
angličtina (EN)
němčina (DE), řečtina (EL), španělština (ES), francouzština (FR), italština (IT), nizozemština (NL), portugalština (PT)
němčina (DE), řečtina (EL), francouzština (FR), angličtina (EN) španělština (ES), italština (IT), nizozemština (NL), portugalština (PT) dánština (DA), švédština (SV)
angličtina (EN)
Pokud ECMT určitou jazyků kombinaci nepodporuje, lze překlad provést ve dvou fázích (například překlad z dánštiny do španělštiny lze provést tak, že přeložíte text nejprve z dánštiny do angličtiny a potom z angličtiny do španělštiny). Systém IMI nabízí dvě možnosti překladu libovolných poznámek a příloh: ⇒ rychlý překlad libovolného textu v kterýchkoli dostupných jazykových kombinacích, bez možnosti uložení ⇒ nebo trvalý překlad libovolného textu nebo dokumentů pomocí nástroje ECMT, který uložit lze. Systém usnadňuje používání strojového překladu tím, že se vás vždy při zadání libovolného textu zeptá, jaký jazyk jste použili. Stejně tak musíte uvést jazyk každého dokumentu přiloženého k žádosti. Tak bude možno provést vnitřní kontrolu a systém může uživatele informovat o veškerých jazykových možnostech pro překlad. Pokud je například libovolný text v němčině, systém vám sdělí, že lze provést automatický překlad do angličtiny nebo francouzštiny. 13.1. Okamžitý překlad Systém nabízí možnost okamžitého on-line překladu libovolného textu žádosti, pokud ECMT tuto jazykovou kombinaci podporuje. Ten umožní uživateli získat určitou představu o tom, jaké poznámky uvádí jiný orgán. Tyto překlady se však neukládají pro další použití. Budou zobrazeny jen do okamžiku, kdy uživatel provede v žádosti další krok. 51
13.2. Uložené překlady Pomocí druhé překladové funkce umožňuje systém IMI uživatelům spravovat překlady trvalejším způsobem prostřednictvím samostatné stránky, na kterou lze přejít z žádosti o informace. Všechny překlady, ať už jde o libovolné poznámky či přílohy, se ukládají k dalšímu použití. Překlady se zobrazí přímo pokaždé, když uživatel otevře žádost. Uložené překlady budou viditelné pro všechny uživatele, kteří mají přístup k této žádosti (jak v žádajícím, tak i v odpovídajícím orgánu). Budou rovněž součástí zpráv o žádostech vytvořených v systému IMI. 13.2.1. Překlad libovolného textu Nástroj ECMT umožňuje automatický překlad všech polí s libovolným textem v systému IMI, včetně těch, které se týkají konkrétních otázek či odpovědí, obecných poznámek a názvů přiložených dokumentů. Jakmile otevřete stránku pro správu překladů, můžete zvolit, zda chcete přeložit všechny nebo jen vybrané poznámky. Rovněž můžete upravit překlady poskytnuté nástrojem ECMT a uložit aktualizované verze. Uživatelé mohou rovněž přidat manuální překlady, které se uloží do systému IMI, a to ve všech jazycích, včetně těch, které ECMT nepodporuje. 13.2.2. Překlad přiložených dokumentů ECMT může rovněž přeložit dokumenty přiložené k jakékoli žádosti v systému IMI, pokud je výchozí dokument v jednom z jazyků, který tento nástroj podporuje. Překlad bude zaslán e-mailem na adresu, kterou má v systému IMI zaregistrován uživatel, jenž si překlad vyžádal. Uživatel pak může v rámci žádosti uložit přeloženou verzi do systému IMI. Doporučujeme posílat k překladu soubory ve formátu RTF (.rtf), Word (.doc) nebo Text (.txt). Obrázky, dokumenty ve formátu PDF nebo tabulky pro aplikaci Excel pomocí této služby překládat nelze. 14. JAK POUŽÍVAT POSTUP PŘIDĚLOVÁNÍ Některé velké orgány s vysokým počtem uživatelů mohou v závislosti na předmětu žádosti či jiných kritériích používat postup „přidělování“ k přidělování došlých/odeslaných žádostí podskupině „osob zpracovávajících žádosti“ v orgánu. Uživatel s právy „osoby přidělující žádosti“ bude moci: − přidělit novou došlou žádost jedné či několika „osobám zpracovávajícím žádosti“ v rámci příslušného orgánu;
52
− změnit přidělení žádosti – pověřit zpracováním žádosti další uživatele nebo uživatele ze zpracování žádosti odvolat. „Osoba přidělující žádosti“ nemůže vidět osobní údaje související s žádostí nebo jménem svého orgánu zasílat/přijímat žádosti, nemá-li uživatel rovněž práva „osoby zpracovávající žádosti“. 14.1. Aktivace funkce „přidělování“ Postup „přidělování“ je volitelnou funkcí, již mohou orgány využívat na úrovni legislativní oblasti. Postup „přidělování“ může aktivovat „místní správce údajů“ pro svůj vlastní orgán (viz bod 17.2). Aktivaci lze provést změnou nastavení „Používá tento orgán postup přidělování k přidělování žádostí uživatelům?“ na „ANO“. Je-li nastavení u „přidělování“ nastaveno na „ANO“, systém automaticky přidělí práva „osoby přidělující žádosti“ všem místním správcům údajů v orgánu. „Místní správce údajů“ může následně rozhodnout o přidělení profilu „osoby přidělující žádosti“ jiným uživatelům v rámci orgánu. 14.2. Přidělení žádosti 14.2.1. Došlé žádosti Pokud orgán obdrží novou došlou žádost, jsou „osoba (osoby) přidělující žádosti“ informovány automatickým emailem. „Osoba (osoby) přidělující žádosti“ nové žádosti vidí rovněž ve svém „seznamu úkonů“. „Osoba přidělující žádosti“ může žádost otevřít, prohlédnout si ji (bez osobních údajů subjektu, jehož se žádost týká) a přidělit ji jedné či několika „osobám zpracovávajícím žádosti“ v rámci orgánu. Kdykoli je žádost přidělena „osobě zpracovávající žádosti“, je této osobě zaslán automatický e-mail s informací o tomto přidělení. Opatření v souvislosti s žádostí mohou přijímat pouze „osoby zpracovávající žádosti“, jimž byla žádost přidělena. „Osoby zpracovávající žádosti“, kterým žádost nebyla přidělena, mají nadále úplný přístup k údajům žádosti, nemohou však přijímat žádná opatření jménem svého orgánu. 14.2.2. Odeslané žádosti Když „osoba zpracovávající žádosti“ vytváří novou žádost, automaticky se pro tuto žádost stává přidělenou „osobou zpracovávající žádosti“. Pokud „osoba přidělující žádosti“ nepřidělí žádost dalším „osobám zpracovávajícím žádosti“, zůstává „osoba zpracovávající žádosti“, která žádost vytvořila, jedinou přidělenou „osobou zpracovávající žádosti“ a pouze ona může v souvislosti s touto žádostí přijímat opatření.
53
14.3. Deaktivace funkce „přidělování“ Postup „přidělování“ může „místní správce údajů“ v orgánu kdykoli aktivovat/deaktivovat. Jestliže se orgán rozhodne, že nebude „přidělování“ využívat, všechny „osoby zpracovávající žádosti“ a „osoby schvalující žádosti“ se automaticky stávají „přidělenými“ uživateli a mohou v případě potřeby podnikat příslušné kroky v souvislosti s žádostmi, které se jich týkají. 14.4. Další využití postupu „přidělování“ u koordinátora IMI Kromě standardního použití „přidělování“ pro došlé/odeslané žádosti, na nichž se dotyčný orgán podílí jakožto žádající nebo odpovídající orgán, musí koordinátor IMI používající funkci „přidělování“ rovněž přidělovat žádosti, které je nutno schválit nebo které mu byly postoupeny za účelem vydání stanoviska. Pouze uživatelům s právy „osoby schvalující žádosti“ může být přidělena žádost, u níž se požaduje schválení nebo zásah jejich orgánu jakožto koordinátora žádosti. „Osoby schvalující žádosti“, jimž byla žádost přidělena, poté mohou přijmout příslušná opatření (schválit či neschválit odeslání žádosti/odpovědi nebo souhlasit či nesouhlasit s nedostupností dodatečných informací). „Osoby schvalující žádosti“, kterým žádost nebyla přidělena, mají rovněž přístup k žádostem, nemohou však přijímat žádná opatření. Podle nastavení v příslušném orgánu má „osoba schvalující žádosti“ k dispozici buď „souhrnné zobrazení“ nebo „úplné zobrazení bez osobních údajů“ (viz též bod 8.2 a část 24).
54
SPRÁVA NASTAVENÍ A ÚDAJŮ VAŠEHO ORGÁNU Po zaregistrování v systému IMI odpovídá každý orgán za vlastní místní správu údajů. Abyste mohli spravovat nastavení a údaje svého orgánu, musíte být uživatelem s právy „místního správce údajů“. Jako „místní správce údajů“ můžete: − aktualizovat údaje o svém orgánu, které jsou v systému IMI, − aktualizovat oblast působnosti svého orgánu, − registrovat další uživatele v rámci svého orgánu, − měnit profily uživatelů v rámci svého orgánu (například můžete „základnímu uživateli“ udělit práva „osoby zpracovávající žádosti“), − znovu nastavovat hesla uživatelů v rámci svého orgánu, − napojovat ostatní orgány na svůj orgán. 15. PRVNÍ PŘÍSTUP ORGÁNU DO SYSTÉMU IMI PO REGISTRACI Při registraci nového orgánu v systému IMI koordinátor IMI zaregistruje rovněž prvního uživatele pro daný orgán. Tomuto uživateli budou implicitně udělena veškerá uživatelská práva, včetně práv „místního správce údajů“. Tento uživatel obdrží své uživatelské jméno IMI přímo od koordinátora IMI, který orgán zaregistroval. Dočasné heslo bude zasláno přímo systémem IMI na jeho zaregistrovanou e-mailovou adresu (do 48 hodin po registraci). Jelikož každý orgán odpovídá za správu vlastních uživatelů a údajů v IMI, je důležité, aby první uživatel podnikl potřebné kroky a − registroval další uživatele; − zkontroloval a popřípadě aktualizoval informace o orgánu; − zkontroloval a popřípadě změnil legislativní nastavení orgánu. Při prvním přihlášení do systému IMI (viz část 7) může první uživatel například zvážit zaregistrování dalších uživatelů s právy „místního správce údajů“ (viz část 18). Kterýkoli uživatel s právy „místního správce údajů“ může aktualizovat informace o orgánu. To zahrnuje obecné informace o orgánu (například e-mailovou adresu nebo neformální název), jakož i oblasti působnosti (viz část 16) a legislativní nastavení (viz část 17). 55
16. ÚPRAVA ÚDAJŮ VAŠEHO ORGÁNU ZAREGISTROVANÝCH V IMI 16.1. Změna zaregistrovaných údajů vašeho orgánu Je důležité, aby informace o orgánech v IMI byly pokud možno aktuální. To uživatelům systému IMI v ostatních členských státech pomůže určit správný orgán, na nějž se mají obrátit. Rovněž to zajistí, aby automatické e-maily zasílané systémem IMI byly zaslány na správnou e-mailovou adresu orgánu. „Místní správce údajů“ v každém orgánu může zaregistrované údaje upravovat a aktualizovat. Upozorňujeme, že není možné upravovat oficiální název orgánu. Není-li tento název správný, informujte koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval a který může jeho název upravit. Kromě kontaktních údajů orgánu lze upravovat tato pole: − Neformální název – každému orgánu je přidělen neformální název, který bude přeložen do všech jazyků EU. Neformální název by měl jasně a jednoznačně přiblížit úlohu orgánu, aby uživatelé pochopili jeho povahu. − Používané jazyky – zde můžete určit všechny jazyky, v nichž je váš orgán schopen jednat. Kromě toho můžete určit pracovní jazyk každého uživatele ve vašem orgánu. To se provádí při registraci nového uživatele. Pro příslušné orgány v ostatních členských státech bude užitečné, pokud jasně uvedete všechny jazyky, jimiž je váš orgán schopen se dorozumět. − E-mailová adresa – kontaktní e-mailovou adresu orgánu je nutno pozorně vybrat a aktualizovat, jelikož většina automatických e-mailů vytvořených systémem IMI je zasílána na tuto e-mailovou adresu pro informaci (více informací o automatických emailech viz bod 11.2). Kontaktní e-mailová adresa vašeho orgánu – jakou adresu zvolit? Systém IMI poskytuje funkci automatického upozornění e-mailem – pokaždé, když je žádosti přidělen nový stav, je všem dotyčným orgánům zasláno oznámení e-mailem. Kopie každého e-mailu je vždy zaslána na kontaktní e-mailovou adresu příslušného orgánu (podrobnosti naleznete v bodě 11.2.). Je-li například příslušnému orgánu zaslána nová žádost, orgán je informován e-mailem zaslaným na jeho kontaktní e-mailovou adresu a na e-mailovou adresu všech uživatelů s právy „osoby zpracovávající žádosti“ (pokud využívá funkci přidělování, e-mail je místo toho zaslán všem uživatelům s právy „osoby přidělující žádosti“). Doporučuje se vytvořit si zvláštní funkční e-mailovou adresu pro systém IMI. Pokud se nejedná o velmi malý orgán, pak se při používání obecné kontaktní e-mailové adresy orgánu může stát, že přehlédnete některé důležité e-maily. Zajistěte, aby tato kontaktní e-mailová adresa byla stále aktuální a abyste pravidelně četli doručenou poštu.
56
16.2. Aktualizace oblasti ekonomické činnosti a oblasti politiky související s oblastí působnosti vašeho orgánu S cílem napomoci ostatním uživatelům IMI při vyhledávání vhodného orgánu v jiném členském státě se od každého orgánu požaduje, aby poskytl podrobnější informace o svých oblastech působnosti. K dispozici jsou dvě pole: oblasti ekonomické činnosti a oblasti politiky. Oblastmi ekonomické činnosti a oblastmi politiky jsou předem definované seznamy na úrovni EU. V těchto seznamech nemusíte nalézt oblast (oblasti) působnosti, které zcela odpovídají vašemu orgánu. Doporučujeme, abyste postupovali pragmaticky a vybrali nejlepší možnou kombinaci ekonomických činností a oblastí politiky, které charakterizují váš orgán a které uživatelům v ostatních členských státech pomohou vás najít. Informace o oblastech ekonomické činnosti a oblastech politiky musí nastavit „místní správce údajů“ ve vašem orgánu při prvním přihlášení do systému. Nezapomeňte tyto informace aktualizovat. 16.2.1. Oblasti ekonomické činnosti Oblasti ekonomické činnosti vycházejí z tzv. NACE, „statistické klasifikace ekonomických činností v Evropském společenství“. Poskytují hierarchickou strukturu všech ekonomických činností. Vhodnou položku můžete vybrat z očíslovaného a strukturovaného seznamu nebo pomocí vyhledávání podle klíčových slov. Popřípadě je možné vybrat několik různých oblastí. 16.2.2. Oblasti politiky Oblasti politiky jsou založeny na seznamu všech oblastí politiky s evropským významem. Jsou uvedeny v hierarchické struktuře a umožňují vám označit, které oblasti politiky jsou pro působnost vašeho orgánu nejdůležitější. Vhodnou položku můžete vybrat z očíslovaného a strukturovaného seznamu nebo pomocí vyhledávání podle klíčových slov. Popřípadě je možné vybrat několik různých oblastí. Poznámka: Rovněž je možné uvést, že příslušný orgán má horizontální působnost, tj. je příslušný pro všechny oblasti ekonomické činnosti a oblasti politiky v určité zeměpisné oblasti. V tomto případě byste měli zaškrtnout políčko „Orgán zodpovědný za všechny oblasti“. Jedná se o automatické nastavení pro všechny NIMIC a SDIMIC.
57
17. ZMĚNA LEGISLATIVNÍHO NASTAVENÍ VAŠEHO ORGÁNU Orgán může mít přístup k jedné či několika legislativním oblastem.12 Pro každou legislativní oblast lze dále definovat, za co orgán zodpovídá a jak zpracovává žádosti o informace. Na první stránce lze volbou klíčových slov poskytnout další informace o působnosti orgánu v určité legislativní oblasti. Také lze váš orgán napojit na jiné příslušné orgány – ty se tak stanou „napojenými příslušnými orgány“ a získají přístup k přehledu všech žádostí vašeho orgánu o informace (podrobnosti naleznete v části 19). Dále lze určit, jak orgán zpracovává žádosti o informace. Pro každou legislativní oblast je k dispozici několik nastavení, které určují, jaké kroky může orgán provést. To zajišťuje určitou míru pružnosti, která odráží různé pracovní metody členských států a jejich orgánů. V tomto okamžiku budete rovněž moci stanovit, kteří koordinátoři IMI mohou být koordinátory žádosti, tzn. zasahovat do žádostí o informace, do kterých jste zapojeni v této legislativní oblasti. 17.1. Obecné informace týkající se určité legislativní oblasti 17.1.1. Aktualizace klíčových slov souvisejících s činnostmi vašeho orgánu ve zvláštní legislativní oblasti S cílem napomoci ostatním uživatelům IMI nalézt vhodný orgán v jiném členském státě se od každého orgánu požaduje, aby poskytl podrobnější informace o oblastech své činnosti. Kromě oblastí ekonomické činnosti a oblastí politiky popsaných výše je rovněž možné zvolit nejvhodnější charakteristiku ze seznamu klíčových slov. V případě legislativní oblasti „odborné kvalifikace“ budete navíc vyzváni, abyste uvedli, které profese má v systému IMI na starosti váš příslušný orgán. Během registrace váš koordinátor IMI vybere z předem definovaného seznamu nejméně jedno či několik klíčových slov, která budou spojena s vaším orgánem. V případě legislativní oblasti „odborné kvalifikace“ bude také možno uvést, které profese má v systému IMI na starosti váš příslušný orgán. Při prvním přihlášení do systému zkontrolujte, zda je výběr klíčových slov vhodný, a v případě potřeby jej aktualizujte. Seznam klíčových slov byl vytvořen proto, aby vám umožnil poskytnout přesnou představu o vašem orgánu. Pokud zjistíte, že některé důležité klíčové slovo chybí, informujte svého NIMIC, aby bylo možno seznam případně aktualizovat.
12
NIMIC a SDIMIC mají implicitně přístup ke všem legislativním oblastem v systému IMI.
58
Poznámka: NIMIC a SDIMIC jsou implicitně zaregistrováni u všech klíčových slov, jelikož mají obecnou horizontální působnost. Toto nelze změnit. 17.1.2. Aktualizace seznamu napojených příslušných orgánů v určité legislativní oblasti Při registraci vašeho orgánu v systému IMI se váš koordinátor již mohl rozhodnout umožnit jiným příslušným orgánům přístup k přehledu výměn informací vašeho orgánu v určité legislativní oblasti. Obsah seznamu můžete zkontrolovat, popřípadě aktualizovat, například tím, že do něj přidáte další orgány. Další informace o napojování příslušných orgánů najdete v bodě 19.2. 17.2. Nastavení pro žádosti o informace ve standardním příslušném orgánu 17.2.1. Kontrola souboru nastavení pro váš orgán Při registraci vašeho orgánu v systému IMI učiní váš koordinátor IMI tři nastavení (viz bod 21.1), která nemůžete změnit. Tato nastavení definují, zda váš příslušný orgán: (1)
… podléhá schválení koordinátora před odesláním nebo zodpovězením žádostí o informace (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Některé členské státy se rozhodnou, že určité příslušné orgány mohou zasílat žádosti a odpovídat na žádosti v IMI v určité legislativní oblasti až po schválení příslušným koordinátorem IMI.
(2)
… může zamítat došlé žádostí jiného členského státu (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Toto nastavení určuje, zda příslušný orgán je či není oprávněn zamítnout žádost přímo jménem svého členského státu. Pokud příslušný orgán obdrží žádost, kterou nechce přijmout (jelikož není správným příslušným orgánem), může žádost přeposlat jinému příslušnému orgánu nebo koordinátorovi IMI ve svém členském státě, který by měl být schopen určit správný odpovídající orgán. Ve výjimečných případech je však možno považovat příslušný orgán za způsobilý k zamítání žádostí přímo jménem daného členského státu.
(3)
… může přijímat došlé žádosti ostatních členských států nebo může pouze zasílat žádosti o informace (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = ANO) Některé příslušné orgány mohou být zaregistrovány k používání IMI a zasílání žádostí ostatním členským státům v určité legislativní oblasti, ačkoliv na žádosti ostatních členských států neodpovídají. Členský stát může například rozhodnout, že by jeho vnitrostátní lékařská komora měla odpovídat na veškeré žádosti ostatních členských států, ačkoliv regionální lékařské komory mohou vytvářet a posílat žádosti vlastním jménem. 59
Další dvě nastavení musí váš příslušný orgán učinit sám. Můžete je změnit pouze vy, nikoli váš koordinátor IMI: (4)
Používá tento orgán postup přidělování k přidělování žádostí uživatelům? (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Můžete se rozhodnout, že při zasílání a přijímání žádostí IMI budete používat postup „přidělování“. Je-li nastavení u „přidělování“ nastaveno na „ANO“, systém automaticky přidělí práva „osoby přidělující žádosti“ všem místním správcům údajů v orgánu. „Místní správce údajů“ může posléze rozhodnout, že tento profil „osoby přidělující žádosti“ přidělí jinému uživateli (bližší informace naleznete v části 14).
(5)
Umožňuje tento orgán koordinátorovi prohlížet údaje týkající se jeho žádostí, pokud je vyžadován zásah koordinátora? (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Koordinátoři napojení na váš příslušný orgán mají jako výchozí nastavení nastaveno souhrnné zobrazení žádostí vašeho orgánu. Lze jim však umožnit úplné zobrazení (bez osobních údajů) žádostí, pokud je vyžadován jejich zásah. Tak tomu může být například v případě, že se váš koordinátor podílí na schvalování žádostí/odpovědí nebo je-li koordinátorovi postoupena neuspokojivá výměna informací (podrobnosti naleznete v bodech 9.3 a 10.4). Aby mohli koordinátoři prohlížet údaje žádosti, musíte změnit výchozí nastavení na „ANO“ (další podrobnosti o prohlížení žádostí naleznete rovněž v bodě 8.2).
17.2.2. Aktualizace seznamu napojených koordinátorů v určité legislativní oblasti Při registraci vašeho orgánu v systému IMI se může stát, že váš koordinátor již jmenoval koordinátora (koordinátory) IMI, který má (kteří mají) koordinační funkci, pokud jde o výměnu informací v určité legislativní oblasti. Tento koordinátor (tito koordinátoři) bude/budou moci zasahovat do výměny informací vašeho orgánu (např. prostřednictvím procesu postoupení). Seznam můžete zkontrolovat a v případě potřeby aktualizovat. Další informace o napojování koordinátorů najdete v bodě 19.1. 17.3. Legislativní nastavení u koordinátora IMI (NIMIC, SDIMIC nebo DIMIC) Během registrace zvolí orgán, který vás registruje, tři nastavení. Jakmile je registrace dokončena, může je „místní správce údajů“ ve vašem orgánu změnit. Tato nastavení definují, zda si jako koordinátor IMI přejete: (1)
…podílet se na „postupu postoupení“ (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = ANO) 60
Systém IMI obsahuje určité zabudované pojistky zajišťující pokud možno přiměřené odpovědi na žádosti. Koordinátoři IMI se mohou účastnit jako rozhodci v případě rozporů mezi orgány, které koordinují, a orgány v jiném členském státě (podrobnosti o „postoupení“ naleznete v bodě 24.1). Koordinátor může změnou nastavení rozhodnout, zda se bude či nebude podílet na postoupení u konkrétní legislativní oblasti. Pokud změníte nastavení na „NE“, nebudete se nikdy podílet na žádostech, které příslušné orgány, jež koordinujete, zašlou nebo obdrží. (2)
… schvalovat žádosti příslušného orgánu před jejich odesláním (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Některé členské státy se rozhodnou, že určité příslušné orgány mohou posílat žádosti v určité legislativní oblasti pouze poté, co byly schváleny příslušným koordinátorem IMI. Toto nastavení udává, zda se koordinátor rozhodl používat schvalování, či nikoli. U každého příslušného orgánu lze samostatně určit, zda pro danou legislativní oblast dotyčný příslušný orgán „podléhá schválení“. Nastavení určuje koordinátor a příslušný orgán toto nastavení nemůže změnit (viz bod 17.2).
(3)
… schvalovat odpovědi příslušného orgánu před jejich odesláním (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Některé členské státy se rozhodnou, že určité příslušné orgány mohou zasílat odpovědi na žádosti v určité legislativní oblasti pouze poté, co je schválil příslušný koordinátor IMI. Toto nastavení udává, zda se koordinátor rozhodl používat schvalování, či nikoli. U každého příslušného orgánu lze samostatně určit, zda pro danou legislativní oblast dotyčný příslušný orgán „podléhá schválení“. Nastavení určuje koordinátor a příslušný orgán toto nastavení nemůže změnit (viz bod 17.2).
Po registraci musí koordinátor IMI určit ještě jedno nastavení: (4)
Používá tento orgán postup přidělování k přidělování žádostí uživatelům? (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) Můžete se rozhodnout, že při schvalování žádostí/odpovědí nebo při vyřizování postoupené žádosti budete používat postup „přidělování“. Je-li nastavení u „přidělování“ nastaveno na „ANO“, systém automaticky přidělí práva „osoby přidělující žádosti“ všem místním správcům údajů v orgánu. „Místní správce údajů“ může posléze profil „osoby přidělující žádosti“ přidělit jinému uživateli.
61
18. SPRÁVA UŽIVATELSKÝCH PRÁV VE VAŠEM ORGÁNU 18.1. Registrace dalších uživatelů ve vašem orgánu Každý registrovaný orgán jmenuje nejméně jednu osobu jako uživatele IMI. Když koordinátor IMI registruje váš orgán, je současně zaregistrován první uživatel. První uživatel má všechna uživatelská práva, včetně práv „místního správce údajů“. Aktualizovat informace o orgánu a v případě potřeby registrovat další uživatele může kterýkoli uživatel s právy „místního správce údajů“. Každému uživateli je přidělen definovaný soubor uživatelských práv, která určují, co uživatel může v rámci systému provádět. K zaregistrování nového uživatele musíte zadat tyto informace: −
jméno a příjmení,
−
upřednostňovaný pracovní jazyk,
−
e-mailovou adresu – tato e-mailová adresa se používá pro všechny automatické e-maily vytvořené systémem, které se týkají tohoto uživatele. Každý nový registrovaný uživatel musí mít odlišnou a individuální e-mailovou adresu,
−
telefonní číslo (nepovinné),
−
uživatelská práva – určíte, která práva nový uživatel bude mít pro jednotlivé legislativní oblasti.
Jak uživatel obdrží uživatelské jméno pro IMI? Když v systému IMI registrujete nového uživatele, systém automaticky vytvoří pro danou osobu uživatelské jméno. Tím je obvykle kombinace příjmení a jména dotyčné osoby. Je však na vás jakožto na osobě registrující nového uživatele, abyste dotyčné osobě sdělili její uživatelské jméno. Z bezpečnostních důvodů je nutno toto učinit mimo systém IMI (např. osobně, telefonicky, faxem nebo poštou). V systému IMI můžete rovněž vytisknout údaje uživatele, včetně uživatelského jména. Můžete rovněž kdykoli upravovat a měnit údaje a uživatelská jména všech uživatelů v rámci svého orgánu.
18.2. Správa uživatelských práv uživatelů IMI, kteří patří do vašeho orgánu Při registraci nového uživatele musíte rozhodnout, která uživatelská práva dané osobě udělíte. Uživatelská práva budou definována pro každou legislativní oblast. Například uživatel, který je odpovědný za zasílání žádostí a za odpovědi na žádosti související s odbornými kvalifikacemi, může mít v legislativní oblasti služeb pouze práva „základního uživatele“. Uživatelská práva lze kdykoli změnit. Jako „místní správce údajů“ ve vašem orgánu budete odpovídat za správu uživatelských práv u všech uživatelů v tomto orgánu. K dispozici jsou tato uživatelská práva:
62
18.2.1. Základní uživatel Každý uživatel registrovaný v systému IMI má přinejmenším práva „základního uživatele“. „Základní uživatel“ v IMI může: −
vyhledávat v IMI příslušné orgány
−
zobrazit základní přehled (souhrnné zobrazení) všech žádostí, které jeho orgán zaslal nebo obdržel.
18.2.2. Místní správce údajů Každý orgán zodpovídá za správu vlastních údajů a uživatelů. Jako „místní správce údajů“ může uživatel kromě opatření popsaných u „základního uživatele“ podnikat tyto kroky: −
aktualizovat údaje o svém orgánu, které jsou v systému IMI
−
registrovat další uživatele v rámci svého orgánu
−
měnit profily uživatelů v rámci svého orgánu
−
znovu nastavovat hesla pro uživatele v rámci svého orgánu
−
zobrazit základní přehled všech žádostí „napojených orgánů“.
„Místní správce údajů“ v rámci koordinátora může navíc: −
zobrazit základní přehled žádostí obsažených v „seznamu naléhavých žádostí“,
−
aktualizovat některé údaje o koordinovaných příslušných orgánech.
18.2.3. Osoba zpracovávající žádosti Každému „základnímu uživateli“ lze rovněž udělit práva „osoby zpracovávající žádosti“ pro určitou legislativní oblast. Jako „osoba zpracovávající žádosti“ může uživatel kromě opatření popsaných u „základního uživatele“ podnikat tyto kroky: −
zasílat žádosti o informace jménem svého orgánu
−
odpovídat na žádosti o informace jménem svého orgánu
−
zobrazit základní přehled všech žádostí „napojených orgánů“.
Pokud jde o koordinátory, mohou „osoby zpracovávající žádosti“ rovněž −
zobrazit základní přehled žádostí obsažených v „seznamu naléhavých žádostí“. 63
18.2.4. Osoba přidělující žádosti Větší orgány s vysokým počtem uživatelů mohou v závislosti na předmětu žádosti či jiných kritériích přidělovat došlé žádosti podskupině „osob zpracovávajících žádosti“. Jako „osoba přidělující žádosti“ pro určitou legislativní oblast může uživatel kromě opatření popsaných u „základního uživatele“ podnikat tyto kroky: −
přidělit žádost jedné nebo více „osobám zpracovávajícím žádosti“ nebo „osobám schvalujícím žádosti“ v rámci svého orgánu
−
změnit přidělení žádosti tím, že pověří zpracováním žádosti další uživatele nebo uživatele ze zpracování žádosti odvolá
−
zobrazit základní přehled všech žádostí „napojených orgánů“.
Pokud jde o koordinátory, mohou „osoby přidělující žádosti“ rovněž −
zobrazit základní přehled žádostí obsažených v „seznamu naléhavých žádostí“.
18.2.5. Osoba schvalující žádosti (platí pouze pro koordinátory IMI) Jako „osoba schvalující žádosti“ pro určitou legislativní oblast může uživatel kromě opatření popsaných u „základního uživatele“ podnikat tyto kroky: −
schválit zaslání žádosti ze strany příslušného orgánu, který koordinuje
−
schválit odeslání odpovědi ze strany příslušného orgánu, který koordinuje
−
zasáhnout a vydat stanovisko ohledně žádosti, která mu byla postoupena
−
zobrazit základní přehled všech žádostí, které se týkají jeho orgánu jakožto koordinátora žádosti
−
zobrazit základní přehled všech žádostí „napojených orgánů“.
−
zobrazit přehled žádostí obsažených v „seznamu naléhavých žádostí“.
18.3. Nové nastavení hesel Jakožto „místní správce údajů“ ve vašem orgánu odpovídáte za správu uživatelů v tomto orgánu. Měli byste uživatele ve svém orgánu informovat, že pokud zapomenou heslo nebo bezpečnostní kód, měli by se na vás obrátit se žádostí o nové nastavení hesla. Při novém nastavení hesla je uživateli neprodleně zaslán automatický e-mail s novým dočasným heslem. Uživatel 64
poté musí provést stejný postup přihlášení, jako když se přihlašoval do systému IMI poprvé. Pokud jste jediný „místní správce údajů“ ve vašem orgánu a zapomenete heslo nebo bezpečnostní kód, je nutno se obrátit na „místního správce údajů“ u koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval a který vaše heslo znovu nastaví. Pokud jste „místním správcem údajů“ u NIMIC, musíte se obrátit na asistenční službu IMI v Evropské komisi. 19. NAPOJENÍ JINÝCH ORGÁNŮ NA VÁŠ PŘÍSLUŠNÝ ORGÁN 19.1. Napojení koordinátoři Každý příslušný orgán musí mít nejméně jednoho „napojeného koordinátora“. Kromě povinností v oblasti registrace/validace orgánů a zajištění přístupu k legislativní oblasti (oblastem) hrají koordinátoři IMI důležitou úlohu rovněž při zajišťování toho, aby žádosti ostatních členských států byly zodpovězeny uspokojivě. 19.1.1. Koordinátor přístupu Koordinátorem, který odpovídá za rozhodnutí, zda by měl být příslušnému orgánu povolen přístup k určité legislativní oblasti, je obvykle koordinátor, který příslušný orgán zaregistroval do systému IMI. Může to však být i jiný koordinátor, pokud váš orgán potřebuje mít přístup k dalším legislativním oblastem. 19.1.2. Ostatní „napojení koordinátoři“ Je možné přidat další „napojené koordinátory“. Napojení koordinátora na váš orgán znamená, že se tento koordinátor IMI může podílet na žádostech o informace vašeho orgánu. Napojení koordinátoři IMI mohou například hrát úlohu při „postoupení“ žádosti, kdy mohou být požádáni, aby vyřešili rozpory mezi příslušnými orgány, nejsou-li odpovědi považovány za uspokojivé. Pokud orgán „podléhá schválení“, podílí se jeden z „napojených koordinátorů“ na „schvalovacím postupu“ (schvalování žádostí nebo odpovědí vašeho orgánu). Správu „napojených koordinátorů“ je nutno provádět pro každou legislativní oblast zvlášť. K aktualizaci údajů o „napojených koordinátorech“ jsou zapotřebí práva pro „místní správu údajů“. „Napojení koordinátoři“ mají k dispozici „souhrnné zobrazení“ všech žádostí vašeho orgánu (viz bod 8.2). Je-li však nutný jejich zásah (např. v případě „postoupení“), mohou se na vás obrátit s žádostí o „úplné zobrazení“ všech vašich žádostí (bez osobních údajů). Tento přístup můžete svým „napojeným koordinátorům“ poskytnout změnou nastavení, jak je popsáno v bodě 17.2. Poznámka: Pokud jste koordinátorem IMI, vaše žádosti nebudou nikdy podléhat schválení a v případě neuspokojivé výměny informací je nelze postoupit koordinátorovi. 65
19.2. Napojené orgány Na váš orgán lze rovněž napojit jiné orgány. To jim umožní zobrazit základní přehled došlých a odeslaných žádostí vašeho orgánu. Tento přístup se uděluje zvlášť pro každou legislativní oblast. Tuto funkci můžete využít například tehdy, jste-li regionálním příslušným orgánem a chcete-li svému národnímu orgánu umožnit, aby měl přehled o vašich žádostech v systému IMI a mohl tak sledovat, jak jsou žádosti zpracovávány na celém území státu.
66
ORGÁNY JEDNAJÍCÍ JAKO KOORDINÁTOŘI IMI 20. ÚLOHA KOORDINÁTORŮ IMI Každý členský stát si určuje národního koordinátora IMI (NIMIC). Úlohou NIMIC je dohlížet na celkové používání a bezproblémové fungování IMI na národní úrovni. Některé členské státy se mohou rozhodnout, že jejich NIMIC bude vykonávat veškeré koordinační funkce IMI. V závislosti na správní struktuře lze rovněž delegovat všechny nebo některé aspekty koordinace několika vnitrostátním, regionálním či místním orgánům, které jednají jako hlavní pověření koordinátoři IMI (Super-DIMIC/SDIMIC) nebo pověření koordinátoři IMI (DIMIC).13 Koordinační funkce mohou být svěřeny podle zeměpisné oblasti, legislativní oblasti, správního dělení členského státu či jako kombinace výše uvedených možností. Systém IMI je natolik flexibilní, že si každý členský stát může najít nejvhodnější řešení, pokud jde o uspořádání postupů zpracování. Je například možné, aby v některých členských státech koordinátoři IMI schvalovali žádosti o informace odesílané jejich orgány a v jiných státech mohly orgány tyto žádosti posílat přímo. Členský stát může zvolit, že některé orgány mohou pouze odesílat dotazy, ale nemohou reagovat na žádosti z jiných členských států. V členských státech s regionálními strukturami umožňuje systém IMI rovněž volbu vlastního nastavení, díky čemuž lze mít v různých regionech jednoho členského státu různá nastavení. Systém IMI lze také nastavit různě pro různé legislativní oblasti, což je zvláště důležité, jelikož ustanovení o vzájemné pomoci nejsou v různých právních předpisech Společenství stejná. Koordinátoři IMI hrají důležitou úlohu při zřizování systému IMI a jeho fungování v celém Evropském hospodářském prostoru. Jejich povinnosti lze rozdělit na administrativní úlohu, funkci technické podpory a funkci koordinace obsahu. Koordinátoři IMI mohou rovněž jednat jako příslušné orgány a jako takoví se mohou podílet na žádostech o informace, jak je popsáno v částech 9–12. Systém pomáhá koordinátorům IMI při plnění těchto úkolů tím, že nabízí specifické funkce: a)
13
„seznam naléhavých žádostí“, pomocí něhož může koordinátor sledovat žádosti týkající se příslušných orgánů, které koordinuje. Prostřednictvím časté kontroly tohoto seznamu mohou koordinátoři IMI zjišťovat potenciální problémy a pomáhat orgánům při hledání vhodných řešení (viz též bod 2.2.5 o „seznamu naléhavých žádostí“),
DIMIC může v systému IMI provádět všechny činnosti jako NIMIC, kromě registrace jiných DIMIC. Pro účely členských států s federálním uspořádáním lze jmenovat regionální koordinátory „Super DIMIC“, kteří mohou registrovat další koordinátory DIMIC ve svém regionu. 67
b)
c)
seznam „žádosti, pro něž jsem koordinátorem“, ve kterém se zobrazují všechny žádosti, u nichž koordinátor sehrává úlohu související s obsahem (např. v rámci procesu schválení nebo postoupení), možnost odesílat prostřednictvím systému IMI e-maily na adresy příslušných orgánů uvedených v seznamu. Při výchozím nastavení můžete kontaktovat všechny orgány, které jste zaregistrovali nebo na které jste napojeni jako koordinátor. Rovněž můžete prohledávat systém s cílem zobrazit všechny jiné příslušné orgány zaregistrované v systému IMI z vašeho členského státu. V systému je dispozici několik předem strukturovaných e-mailových zpráv. Tyto e-mailové zprávy můžete přizpůsobit svým potřebám nebo můžete formulovat vlastní e-mailové zprávy, které pak současně odešlete všem nebo pouze několika orgánům ve svém členském státě. To vám například umožní vyzvat všechny orgány, jež se nedávno zaregistrovaly v systému IMI, aby aktualizovaly své údaje. Tato funkce je k dispozici uživatelům s právy „místního správce údajů“.
20.1. Administrativní/technická úloha koordinátorů Tato funkce zahrnuje: ⇒ identifikaci a registraci příslušných orgánů v IMI ⇒ ověřování totožnosti a potvrzování příslušných orgánů a správu jejich údajů ⇒ povolování přístupu příslušných orgánů k jednotlivým legislativním oblastem v IMI ⇒ správu údajů registrovaných příslušných orgánů – včetně oficiálního názvu orgánu, legislativního nastavení a údajů o prvním uživateli
68
Ověření totožnosti příslušných orgánů požadujících přístup k IMI Je možné, že se orgány (které předtím nebyly zaregistrovány jako uživatelé IMI) doví o systému a požádají o přístup. Každý subjekt, který chce používat IMI, musí nejprve požádat o registraci v systému, tj. poskytnout příslušné údaje, aby mohla být ověřena jeho totožnost jako skutečného příslušného orgánu. Za ověřování totožnosti příslušných orgánů odpovídají koordinátoři IMI. V první verzi systému IMI budou příslušné orgány do systému IMI registrovat koordinátoři IMI. Nové příslušné orgány mohou registrovat pouze uživatelé s právy „místního správce údajů“ u koordinátorů IMI. V dalších verzích systému IMI může koordinátor IMI požádat příslušné orgány, aby se zaregistrovaly samy, a to zasláním předem naformátovaného emailu s odkazem na stránku pro registraci do IMI. Bez ohledu na to, jak jsou údaje o příslušném orgánu do systému IMI zadány, odpovídá koordinátor IMI za potvrzení platnosti zadaných údajů a za potvrzení registrace orgánu jako platného uživatele IMI.
20.2. Funkce podpory ze strany koordinátorů Kromě výše uvedené administrativní role sehrávají koordinátoři IMI také důležitou úlohu ve zvyšování informovanosti o systému IMI a v zajištění toho, aby se žádosti vyřizovaly v souladu s právními povinnostmi v oblasti správní spolupráce. To zahrnuje: ⇒ pořádání školení pro příslušné orgány, ⇒ poskytování pomoci a podpůrných funkcí s cílem vyškolit uživatele v příslušných orgánech daného členského, pokud jde o systém IMI, ⇒ pomoc uživatelům v jiném členském státě při identifikaci náležitého příslušného orgánu, na nějž se lze obrátit v konkrétní záležitosti (včetně přeposílání žádostí vhodnému příslušnému orgánu). 20.3. Funkce koordinace obsahu (podle legislativní oblasti a postupu zpracování) Koordinátoři IMI rovněž sehrávají významnou funkci koordinace obsahu týkající se specifických postupů v legislativní oblasti. Systém IMI podporuje více legislativních oblastí. Ustanovení konkrétní směrnice mohou vést ke vzniku několika různých postupů. Pokud jde například o směrnici o službách, systém IMI podporuje nejen standardní žádost o informace, ale nabídne také postup pro výstražný mechanismus a individuální výjimky. Při standardní výměně informací mohou koordinátoři například vystupovat jako rozhodci v případě neshod mezi příslušnými orgány, které koordinují, a orgány v jiném členském státě (viz bod 24.1). Mohou rovněž schvalovat žádosti orgánů, které koordinují (viz bod 24.2). Orgán může vystupovat jako koordinátor pro standardní žádosti o informace, ale nemusí sehrávat žádnou roli v jiných postupech v legislativní oblasti. 69
21. REGISTRACE NOVÝCH ORGÁNŮ V SYSTÉMU IMI V první verzi systému IMI budou příslušné orgány do systému IMI registrovat koordinátoři IMI. V dalších verzích budou mít příslušné orgány k dispozici funkci pro vlastní registraci a rovněž elektronické rozhraní pro přenos údajů o příslušných orgánech ze stávajících vnitrostátních databází do systému IMI. K registraci orgánu v systému IMI musí uživatel patřit k orgánu, který je koordinátorem IMI, a musí mít uživatelská práva „místního správce údajů“: Jako NIMIC můžete…
⇒ registrovat nové SDIMIC
(horizontální odpovědnost za všechny legislativní oblasti)
⇒ registrovat nové DIMIC ⇒ registrovat nové příslušné orgány
⇒ povolovat přístup ke všem legislativním oblastem
Jako SDIMIC můžete…
⇒ registrovat nové DIMIC
(horizontální odpovědnost za všechny legislativní oblasti)
⇒ registrovat nové příslušné orgány
⇒ povolovat přístup ke všem legislativním oblastem
Jako DIMIC můžete…
⇒ registrovat nové příslušné orgány
(odpovědnost týkající se jedné nebo více legislativních oblastí )
⇒ povolovat přístup k legislativním oblastem, které koordinujete
21.1. Registrace příslušného orgánu v systému IMI 21.1.1. Zadání údajů o příslušném orgánu Prvním krokem při registraci nového příslušného orgánu je zadání základních údajů o orgánu. To zahrnuje informace jako název, adresa, telefonní číslo, adresa internetových stránek a úřední jazyky orgánu. 21.1.2. Přidělení „neformálního názvu“ příslušnému orgánu S cílem pomoci uživatelům IMI při vyhledávání příslušného orgánu bude každému registrovanému orgánu přidělen „neformální název“, který bude přeložen do všech jazyků EU. To zajistí, aby uživatel, který vyhledává v databázi IMI příslušný orgán, měl k dispozici neformální název ve vlastním jazyce, aby mohl pochopit, jaký orgán (orgány) byly při vyhledávání nalezeny. Hovoříme o „neformálním názvu“, jelikož překlad do všech úředních jazyků EU provede Evropská komise bez žádosti o formální ověření 70
nebo schválení příslušnými orgány. Účelem je pouze napomoci při výkladu výsledků vyhledávání. Přidělený neformální název − by měl jednoznačně popisovat úlohu orgánu, − by měl být přiměřeně stručný, − by neměl být zkratkou, − nemusí obsahovat název členského státu. Význam uvedení „ovládaných jazyků“ v orgánu IMI poskytuje řadu nástrojů, které mají uživatelům v jednotlivých zemích pomoci při vzájemné komunikaci navzdory jazykovým překážkám. Systém za prvé obsahuje rozsáhlý seznam předem definovaných datových polí a dotazů/odpovědí, které jsou k dispozici ve všech úředních jazycích EU (s výjimkou irštiny). Za druhé, uživatelé si mohou nechat přeložit poznámky obsažené v žádostech o informace pomocí nástroje pro automatický překlad. Tento nástroj automatického překladu však nebude k dispozici pro všechny jazykové kombinace (další informace najdete v části 13). V každém případě je důležité jasně uvést všechny jazyky, jež daný orgán ovládá. Pokud uživatel bude chtít k žádosti v IMI připojit poznámku nebo se rozhodne kontaktovat orgán emailem, bude vědět, že bude nejlépe, pokud tak učiní v jednom z těchto jazyků. Kromě toho může také určit pracovní jazyk každého uživatele v rámci orgánu. To se provádí při registraci nového uživatele.
21.1.3. Určení oblastí působnosti příslušného orgánu S cílem napomoci ostatním uživatelům IMI při vyhledávání vhodného orgánu v jiném členském státě by u každého nově registrovaného orgánu měly být poskytnuty informace o jeho oblastech působnosti. Během registrace je koordinátor IMI vyzván, aby uvedl, které oblasti politiky a oblasti hospodářské činnosti budou se zaregistrovaným orgánem spojeny. Při prvním přihlášení do systému může orgán zkontrolovat výběr oblastí politiky a oblastí hospodářské činnosti a v případě potřeby jej aktualizovat (viz část 16). 21.1.4. Poskytnutí údajů o prvním uživateli příslušného orgánu Je nutno poskytnout údaje prvního uživatele příslušného orgánu. Tyto údaje zahrnují jméno, pracovní jazyk, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Tomuto prvnímu registrovanému uživateli příslušného orgánu budou automaticky udělena veškerá uživatelská práva, včetně práva registrovat další uživatele v rámci jeho orgánu a práva udělovat uživatelská práva všem uživatelům v rámci jeho orgánu. Systém IMI automaticky navrhne uživatelské jméno kontaktní osoby (podle jména a příjmení). Kontaktní osobu musíte o jejím uživatelském jménu pro IMI informovat sami. E-mailová adresa prvního uživatele v orgánu může být totožná s adresou orgánu, který je registrován. Každý další registrovaný 71
uživatel však musí mít odlišnou e-mailovou adresu. To je důležité z bezpečnostních důvodů. Tento první registrovaný uživatel obdrží dva automatické e-maily. První z nich obsahuje pokyny, jak se přihlásit do systému IMI. Druhý e-mail obsahuje dočasné heslo a objasňuje, co je třeba udělat při prvním vstupu do systému IMI (podrobnosti naleznete v části 7). Informování prvního uživatele o přístupu k IMI Systém IMI automaticky navrhne uživatelské jméno prvního uživatele v orgánu, který registrujete. Jako koordinátor IMI registrující příslušný orgán odpovídáte za to, že prvnímu uživateli bude sděleno jeho uživatelské jméno. Musíte to učinit mimo systém IMI, jakýmkoli způsobem, který za daných okolností považujete za nejbezpečnější a nejvhodnější (telefonicky, dopisem, zabezpečeným emailem, atd.). Je nanejvýš důležité, abyste kontaktní osobě v daném orgánu nezapomněli uživatelské jméno sdělit. Systém IMI zašle kontaktní osobě automaticky do 48 hodin dočasné heslo (na její emailovou adresu). Toto heslo neuvidíte. Jakmile má nový uživatel k dispozici uživatelské jméno i dočasné heslo, může vstoupit do systému IMI.
21.1.5. Uvedení legislativních oblastí, pro něž je daný orgán příslušný Systém IMI má podporovat správní spolupráci a výměnu informací pro různé legislativní oblasti. Při registraci nového příslušného orgánu musíte vybrat, k jakým legislativním oblastem má tento příslušný orgán přístup. K udělení přístupu k určité legislativní oblasti je nutné, aby měl koordinátor v této oblasti koordinační úlohu. Jinak řečeno, pověřený koordinátor IMI pro odborné kvalifikace nemůže udělit přístup k legislativní oblasti „služby“, pokud není současně pověřeným koordinátorem IMI pro služby. Koordinátoři SDIMIC a NIMIC sehrávají horizontální úlohu a mohou povolit přístup ke všem legislativním oblastem, které IMI podporuje. 21.1.6. Poskytnutí obecných informací o vybraných legislativních oblastech Kromě již vybraných oblastí politiky a oblastí hospodářské činnosti (viz bod 16.2) musíte rovněž poskytnout specifické informace o činnostech příslušného orgánu týkajících se jednotlivých legislativních oblastí. K dispozici je seznam klíčových slov, který by vám měl pomoci určit oblasti odpovědnosti orgánu týkající se jednotlivých legislativních oblastí. V případě „odborných kvalifikací“ budete muset uvést, které profese má orgán na starosti. 21.1.7. Napojené orgány U každé legislativní oblasti se můžete rozhodnout napojit jiné orgány na příslušný orgán, který registrujete. To jim umožní zobrazit 72
základní přehled došlých a odeslaných žádostí u registrovaného orgánu. Toto „souhrnné zobrazení“ zahrnuje informace o obou orgánech podílejících se na výměně informací, stavu žádosti, číslu žádosti a příslušné legislativní oblasti. 21.1.8. Nastavení možností příslušného orgánu pro vybrané legislativní oblasti Pro každou legislativní oblast IMI, pro kterou je orgán příslušný, je nutno zvolit několik nastavení. Tato nastavení ovlivňují způsob, jakým je žádost orgánem zpracována, zajišťují tudíž míru pružnosti, která odráží různé pracovní metody členských států a jejich orgánů. Tři níže uvedená nastavení může změnit pouze koordinátor, nikoli samotný příslušný orgán. Odpovědi na tyto otázky se mohou u stejného příslušného orgánu lišit v závislosti na legislativní oblasti. Podrobné informace o důsledcích těchto nastavení naleznete v bodě 17.2. 1)
Podléhá tento orgán schválení koordinátorem před odesláním žádostí nebo zodpovězením žádostí o informace v této legislativní oblasti? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
2)
Může tento orgán výjimečně zamítnout žádost jiného členského státu? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
3)
Může tento orgán přijímat došlé žádosti ostatních členských států? (VÝCHOZÍ HODNOTA= ANO)
Jakmile je příslušný orgán zaregistrován, objeví se další dvě nastavení, které musí nastavit příslušný orgán sám. Koordinátor je nemůže změnit: 4)
Používá tento orgán postup přidělování k přidělování žádostí uživatelům? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
5)
Umožňuje tento orgán koordinátorovi prohlížet údaje jeho žádostí, požaduje-li se zásah koordinátora? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
21.1.9. Výběr koordinátora, který povoluje přístup k určité legislativní oblasti, a koordinátora, který odpovídá za správu údajů příslušného orgánu Koordinátorem, který zodpovídá za správu údajů popisujících příslušný orgán, je podle výchozího nastavení koordinátor, který orgán zaregistroval. Koordinátorem, který zodpovídá za povolení přístupu k legislativní oblasti příslušnému orgánu, je podle výchozího nastavení 73
koordinátor, který orgán zaregistroval, jestliže má tento koordinátor přístup k této legislativní oblasti. Je možné změnit výchozího koordinátora, který povoluje přístup k určité legislativní oblasti, pokud koordinátor IMI, který příslušný orgán zaregistroval, není stejný jako koordinátor, který byl zvolen ke koordinaci jeho činností v IMI v určité legislativní oblasti. Příslušný orgán mohl například zaregistrovat národní koordinátor IMI, ke koordinaci výměny jeho žádostí v oblasti odborných kvalifikací však mohl být vybrán pověřený koordinátor IMI pro odborné kvalifikace. Jakmile je do IMI přidána nová legislativní oblast, je možné, aby jeden příslušný orgán měl kromě koordinátora odpovědného za správu jeho údajů dva různé koordinátory pro dvě legislativní oblasti. 21.1.10. Koordinátoři, kteří mohou být napojení na žádost o informace Příslušné orgány musí mít nejméně jednoho koordinátora, který může být napojen na žádost o informace a podílet se na postoupení nebo schvalovacím postupu. Podle výchozího nastavení je koordinátor, který povolil přístup k určité legislativní oblasti, „napojeným koordinátorem“ orgánu pro tuto legislativní oblast, tj. může být napojen na jakoukoli žádost o informace tohoto orgánu. Je možno přidat další „napojené koordinátory“. Výchozí „napojený koordinátor“ může své napojení zrušit, pokud pro daný orgán existuje nejméně jeden další „napojený koordinátor“. 21.2. Registrace koordinátorů IMI Postup registrace DIMIC nebo SDIMIC je v zásadě stejný jako u běžného příslušného orgánu. Existují však určité důležité rozdíly. 21.2.1. Pravidla pojmenovávání Při registraci koordinátorů IMI je nutno dodržet tato pravidla pojmenovávání. Národní koordinátoři IMI (NIMIC) budou registrováni Evropskou komisí na základě informací poskytnutých členskými státy. Národní koordinátor IMI bude zaregistrován s oficiálním názvem orgánu, za nímž následuje zkratka „(NIMIC)“. Není nutné zahrnout do názvu národního koordinátora IMI název členského státu. Příklad: Ministry of Economics and Labour (NIMIC). Super-DIMIC (SDIMIC) odpovídá za všechny legislativní oblasti v konkrétním regionu. Měl by být zaregistrován s oficiálním názvem orgánu, za nímž následuje zkratka „(SDIMIC)“. Příklad: Innenministerium Baden-Württemberg (SDIMIC). Pověření koordinátoři IMI (DIMIC) budou registrováni NIMIC nebo Super-DIMIC. DIMIC by měl být zaregistrován s oficiálním názvem orgánu. V názvu orgánu by se však neměla objevit zkratka 74
„DIMIC“, jelikož orgán zaregistrovaný v IMI může mít v jednotlivých legislativních oblastech různé úlohy. Například orgán jmenovaný jako DIMIC pro odborné kvalifikace může být běžným příslušným orgánem v legislativní oblasti služeb. Proto by bylo matoucí uvádět jako součást názvu orgánu úlohu DIMIC. 21.2.2. Nastavení legislativních oblastí Při registraci DIMIC nebo SDIMIC budete muset rovněž definovat nastavení pro každou legislativní oblast, kterou tento orgán koordinuje. Při registraci je nutno určit několik nastavení. Podrobné informace o důsledcích těchto nastavení naleznete v bodě 17.2. (1)
Podílí se koordinátor na „postoupení“ žádosti zahrnujícím orgány, které koordinuje? (VÝCHOZÍ HODNOTA= ANO)
(2)
Chce koordinátor schvalovat žádosti všech orgánů, které koordinuje, před jejich odesláním? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
(3)
Chce koordinátor schvalovat odpovědi všech orgánů, které koordinuje, před jejich odesláním? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
Jakmile je koordinátor IMI zaregistrován, může kterékoli z těchto nastavení změnit. Po registraci se objeví jedno další nastavení, které může určit sám koordinátor IMI. (4)
Používá tento orgán postup přidělování k přidělování žádostí uživatelům? (VÝCHOZÍ HODNOTA= NE)
21.2.3. Výběr koordinátora, který povoluje přístup k legislativní oblasti Koordinátorem, který zodpovídá za správu údajů popisujících orgán, je podle výchozího nastavení koordinátor, který orgán zaregistroval. Jestliže registrujete koordinátora IMI, pak musí být koordinátorem odpovědným za správu jeho údajů koordinátor vyšší úrovně, např. pro DIMIC to musí být SDIMIC nebo NIMIC, pro SDIMIC to musí být NIMIC. Musíte rovněž jmenovat koordinátora, který odpovídá za povolení přístupu k určité legislativní oblasti. U koordinátorů to musí být NIMIC nebo SDIMIC. Na rozdíl od příslušných orgánů se koordinátor povolující koordinátorům IMI přístup k legislativní oblasti nepodílí na žádostech zaslaných koordinátory IMI. 21.3. Povolení přístupu k další legislativní oblasti pro orgán, který je již v systému IMI zaregistrován Systém IMI je konstruován jako jediný informační systém, prostřednictvím něhož lze potenciálně plnit požadavky na správní spolupráci, které stanoví mnoho různých právních předpisů v oblasti vnitřního trhu. Obsahuje jedinou 75
databázi příslušných orgánů, kterou mohou sdílet aplikace pro různé legislativní oblasti. Aby mohly mít příslušné orgány přístup k aplikacím pro různé legislativní oblasti, stačí, když jsou v systému IMI zaregistrovány jednou. Přístup k legislativní oblasti však není automatický. Při první registraci příslušného orgánu v systému IMI musí koordinátor IMI rovněž uvést, ke kterým legislativním oblastem má mít orgán povolen přístup. K udělení přístupu k určité legislativní oblasti je nutné, aby měl koordinátor v této oblasti koordinační úlohu. Jinak řečeno, pověřený koordinátor IMI pro odborné kvalifikace nemůže udělit přístup k legislativní oblasti „služby“, pokud není současně pověřeným koordinátorem IMI pro služby. Koordinátoři SDIMIC a NIMIC sehrávají horizontální úlohu a mohou povolit přístup ke všem legislativním oblastem, které IMI podporuje. Jakmile je příslušný orgán v systému IMI zaregistrován, lze jeho oblast odpovědnosti rozšiřovat o další legislativní oblasti. Představme si, že pro legislativní oblast „odborné kvalifikace“ bylo jako příslušný orgán zaregistrováno ministerstvo hospodářství. Pokud chcete jako koordinátor odpovídající za služby povolit ministerstvu hospodářství přístup k aplikaci pro služby, není nutné, abyste orgán registrovali znovu. Nezapomeňte, že je možné, aby určitý orgán sehrával v různých legislativních oblastech různé úlohy. Ministerstvo hospodářství může být například příslušným orgánem pro odborné kvalifikace a pověřeným koordinátorem IMI pro služby. Jakmile koordinátor IMI povolí orgánu přístup k nové legislativní oblasti, je nutné poskytnout další informace a rozhodnout o příslušných nastaveních pro tuto legislativní oblast. Jakmile byl orgánu povolen přístup k nové legislativní oblasti, systém automaticky přidělí místnímu správci údajů tohoto orgánu všechna uživatelská práva pro novou legislativní oblast. Místní správce údajů pak bude moci spravovat profily uživatelů v tomto orgánu, aby zajistil účinné využívání systému pro každou legislativní oblast, ke které má přístup. Lze například udělovat další práva stávajícím uživatelům (např. stávající „osobě zpracovávající žádosti“) nebo registrovat nové uživatele s právy „osobě zpracovávající žádosti“ pro novou legislativní oblast. 22. SPRÁVA ÚDAJŮ ORGÁNŮ KOORDINOVANÝCH VAŠÍM ORGÁNEM V systému IMI obecně platí, že každý orgán má na starosti správu vlastních údajů. Jako „místní správce údajů“ u koordinátora IMI však můžete spravovat údaje orgánů, které koordinujete. To zahrnuje: 1)
správu názvu, neformálního názvu, jazyků, kontaktní e-mailové adresy (na kterou je zasílána většina automatických e-mailů vytvořených systémem IMI) a kontaktních údajů orgánu,
2)
správu oblastí působnosti přidáváním/odstraňováním oblastí politiky nebo oblastí hospodářské činnosti. 76
Upozorňujeme, že NIMIC a SDIMIC jsou podle výchozího nastavení zaregistrováni pro všechny oblasti, jelikož mají obecnou horizontální působnost, 3)
správu nastavení pro legislativní oblasti: Pokud koordinujete standardní příslušný orgán, můžete aktualizovat seznam klíčových slov přidružených k jednotlivým legislativním oblastem. Rovněž můžete měnit následující nastavení tohoto orgánu: ⇒ … podléhá schválení koordinátora před odesláním nebo zodpovězením žádostí o informace (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) ⇒ … může zamítat došlé žádostí jiného členského státu (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) ⇒ … může přijímat došlé žádosti ostatních členských států nebo může pouze zasílat žádosti o informace (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = ANO) Pokud koordinujete koordinátora (SDIMIC nebo DIMIC), můžete u něj změnit tato nastavení: ⇒ …účastní se postoupení žádosti (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = ANO) ⇒ …chce schvalovat žádosti příslušného orgánu před jejich odesláním (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE) ⇒ … chce schvalovat odpovědi příslušného orgánu před jejich odesláním (VÝCHOZÍ NASTAVENÍ = NE).
4)
povolení nebo zakázání přístupu k legislativní oblasti,
5)
Jako „místní správce údajů“ koordinátora IMI zodpovídáte rovněž za nové nastavení hesel místních správců údajů v orgánech, které koordinujete, pokud ztratili heslo nebo bezpečnostní kód.
23. SLEDOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ ORGÁNŮ, KTERÉ VÁŠ ORGÁN KOORDINUJE Koordinátoři IMI mají důležitou roli v zajištění včasného zodpovězení žádostí. Aby bylo zajištěno bezproblémové fungování systému, koordinátoři by měli pravidelně kontrolovat seznam žádostí, které se týkají jejich orgánů. Tak budou informováni o možných problematických situacích (např. pokud orgán nereaguje na novou žádost v přiměřené lhůtě) a mohou přijmout patřičná opatření. Při prohlížení „seznamu žádostí ostatních orgánů“ vidí koordinátoři všechny žádosti, které odeslaly a obdržely orgány, jež koordinují. Kromě toho jsou v „seznamu naléhavých žádostí“ zvýrazněny všechny žádosti, které vyžadují nepodlehnou činnost (podrobnější informace o „seznamu naléhavých žádostí naleznete v bodě 8.2.5). 77
Může existovat několik důvodů, proč příslušné orgány došlou žádost nezpracovávají. Nemusí si být vědomi toho, že jim byla zaslána nová žádost, nebo neví, jak novou žádost vyřídit. Nejsou-li žádosti vyřízeny v přiměřené lhůtě, měli by koordinátoři problém prošetřit. 24. ZÁSAH DO ŽÁDOSTI MEZI DVĚMA ORGÁNY Systém IMI obsahuje určité zabudované pojistky zajišťující pokud možno přiměřené odpovědi na žádosti. 24.1. „Postoupení“ Pokud žádající orgán obdrží odpověď, s níž není spokojen, může si vyžádat dodatečné informace. Jestliže odpovídající orgán uvede, že žádné dodatečné informace nejsou k dispozici, avšak žádající orgán s tím nesouhlasí, může žádající orgán zapojit jako rozhodce vlastního koordinátora IMI a rovněž koordinátora IMI odpovídajícího orgánu. Tento postup se označuje jako postoupení žádosti. Jako koordinátor IMI můžete rozhodnout, zda se budete na postoupení podílet, či nikoli. To provádí „místní správce údajů“ změnou legislativního nastavení. Podle výchozího nastavení se postoupení účastníte (viz bod 17.2). K vykonávání této koordinační funkce musíte udělit práva „osoby schvalující žádosti“ nejméně jednomu z vašich uživatelů. Tento uživatel odpovídá za vyřízení žádostí postoupených vašemu orgánu buď příslušnými orgány ve vašem členském státě, nebo orgány jiného členského státu. 24.1.1. Vyřízení žádosti, kterou vám postoupil příslušný orgán ve vašem členském státě Pokud jste jako koordinátor IMI zvolili nastavení „účast na postoupení“, budete muset vyřizovat postoupené žádosti, které se týkají příslušných orgánů, jež koordinujete. Příslušný orgán, který koordinujete, se může rozhodnout, že vás zapojí do svého úsilí o získání uspokojivé odpovědi, jestliže odpovídající orgán uvede, že dodatečné informace nejsou k dispozici. Žádající orgán buď může uznat, že žádné dodatečné informace nejsou k dispozici, nebo může vyjádřit svůj nesouhlas a postoupit žádost vám jakožto koordinátorovi žádajícího orgánu, aby si vyžádal vaše stanovisko (viz též bod 9.3). To je úkolem „osoby schvalující žádosti“. „Osoba schvalující žádosti“ u koordinátora IMI přezkoumá žádost a odpověď a uvede své stanovisko, pokud jde o to, zda považuje odpověď za uspokojivou, či nikoli: ⇒ Pokud jakožto „osoba schvalující žádosti“ souhlasíte s žádajícím orgánem, že odpověď není uspokojivá, postoupíte žádost zpět odpovídajícímu členskému státu. 78
⇒ Pokud jakožto „osoba schvalující žádosti“ nesouhlasíte s názorem žádajícího orgánu a považujete odpověď za uspokojivou, můžete žádost uzavřít a žádosti bude přidělen stav: „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. 24.1.2. Vyřízení žádosti, kterou mi postoupil příslušný orgán v jiném členském státě Pokud koordinátor žádajícího orgánu souhlasí s žádajícím orgánem, že odpověď, již poskytl příslušný orgán, který koordinujete, je neuspokojivá, žádost bude postoupena orgánu, který jedná jako koordinátor odpovídajícího orgánu se stavem: „Žádost postoupena koordinátorovi odpovídajícího orgánu“. Totéž nastane, pokud koordinátor žádajícího orgánu postoupené žádosti nepřijímá. Pokud váš orgán postoupené žádosti přijímá, „osoba schvalující žádosti“ v rámci orgánu přezkoumá žádost a odpověď a vydá své stanovisko, pokud jde o to, zda je odpověď uspokojivá, či nikoli: ⇒ Pokud souhlasíte s názorem, že odpověď není uspokojivá, vrátíte žádost odpovídajícímu orgánu, který koordinujete, a požádáte ho, aby poskytl dodatečné informace. Žádosti je přidělen stav: „Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace“ (viz též bod 10.4). ⇒ Pokud s názorem žádajícího orgánu nesouhlasíte a považujete žádost za uspokojivou, můžete žádost uzavřít a žádost bude mít stav: „Uzavřená žádost, dodatečné informace nejsou k dispozici“. Poznámka: Pokud se koordinátor žádajícího orgánu ani koordinátor odpovídajícího orgánu nepodílí na postoupení, tyto kroky jsou vynechány a žádost je vrácena přímo odpovídajícímu orgánu se stavem: „Žádost o dodatečné informace podána znovu“ (viz též bod 10.4).
79
Vyžádání si dalších informací o žádosti Podle výchozího nastavení má koordinátor IMI k dispozici pouze souhrnné zobrazení postoupené žádosti. V případě „postoupení“ například souhrnné zobrazení nezahrnuje ani odůvodnění odpovídajícího orgánu ohledně zamítnutí žádosti o dodatečné informace ani odůvodnění žádajícího orgánu, proč toto odmítá uznat. Chce-li „osoba schvalující žádosti“ tyto informace vidět, musí kontaktovat příslušný orgán. Jakmile koordinátor IMI kontaktuje příslušný orgán, příslušný orgán může změnit nastavení a koordinátorovi výslovně umožnit, aby viděl údaje jeho žádostí, jsou-li mu postoupeny. To koordinátorovi umožní prohlížet veškeré údaje žádosti kromě osobních údajů. Upozorňujeme však, že i když máte úplný přístup k žádosti, jako koordinátor nikdy neuvidíte osobní údaje subjektu, jehož se žádost týká; tyto informace vidí pouze osoby zpracovávající žádosti v příslušných orgánech, jichž se výměna informací týká. Pokud si příslušný orgán nepřeje poskytovat svým koordinátorům přístup k údajům svých žádostí a chce poskytovat údaje o postoupených žádostech pouze výjimečně, může se rozhodnout, že namísto změny svého nastavení v IMI zašle další informace o žádosti nebo odpovědi mimo systém IMI.
24.2. Schvalování žádostí a odpovědí V některých členských státech může koordinátor chtít přezkoumávat a schvalovat žádosti a odpovědi některých nebo všech orgánů, které koordinuje. Tento postup závisí na zvoleném nastavení koordinátora a příslušných orgánů. Účelem dvou nastavení je umožnit koordinátorovi, aby se nejprve rozhodl, zda se chce či nechce podílet na postupech „schvalování“, a za druhé aby upřesnil, které příslušné orgány mají „podléhat schválení“. V praxi proto může koordinátor schvalovat žádosti a/nebo odpovědi některých, nikoli však všech příslušných orgánů, které koordinuje. Při registraci příslušného orgánu v IMI může koordinátor určit, že žádosti a/nebo odpovědi tohoto orgánu budou podléhat jeho schválení. To znamená, že žádosti/odpovědi budou druhému orgánu zaslány teprve po přezkumu a schválení koordinátorem. Žádosti/odpovědi však nebudou koordinátorovi zaslány ke schválení, pokud nezvolí „schvalování žádostí“ a „schvalování odpovědí“. Jestliže koordinátor nezvolí schvalování žádostí/odpovědí, žádosti budou automaticky zaslány druhému orgánu bez schválení (viz též část 17 o legislativním nastavení). K vykonávání této koordinační funkce musíte udělit práva „osoby schvalující žádosti“ nejméně jednomu z vašich uživatelů. Kromě toho, že tento uživatel jedná jako rozhodce v případě postoupení žádosti, odpovídá rovněž za schvalování (viz též část 18 o správě uživatelů).
80
24.2.1. Schválení nové žádosti příslušného orgánu, který váš orgán koordinuje Musí-li žádost schválit koordinátor, je zaslána k přezkumu „osobě (osobám) schvalujícím žádosti“ u tohoto koordinátora. „Osoba (osoby) schvalující žádosti“ jsou informovány automatickým emailem a novou žádost vidí ve svém „seznamu úkonů“. „Osoba schvalující žádosti“ může žádost schválit, nebo zamítnout. Je-li žádost schválena, je odpovídajícímu orgánu zaslána se stavem „Žádost odeslána, čeká se na potvrzení přijetí“. Je-li žádost zamítnuta, „osoba schvalující žádosti“ musí uvést důvod zamítnutí a žádost má stav „Žádost koordinátorem neschválena“. Žádající orgán může žádost upravit a předložit znovu ke schválení koordinátorem, nebo ji uzavřít. 24.2.2. Schválení odpovědi příslušného orgánu, který váš orgán koordinuje Musí-li být odpověď schválena koordinátorem, je zaslána k přezkumu „osobě (osobám) schvalujícím žádosti“ u tohoto koordinátora. „Osoba (osoby) schvalující žádosti“ jsou informovány automatickým emailem a novou žádost vidí ve svém „seznamu úkonů“. „Osoba schvalující žádosti“ může odpověď schválit, nebo ji zamítnout. Je-li odpověď schválena, je žádajícímu orgánu zaslána se stavem „Otevřená žádost, poskytnuty částečné informace“ (v případě částečné odpovědi) nebo „Otevřená žádost, informace poskytnuty“ (v případě úplné odpovědi). Je-li odpověď zamítnuta, „osoba schvalující žádosti“ musí uvést důvod zamítnutí a žádost má stav „Odpověď koordinátorem neschválena“. Odpovídající orgán může odpověď upravit a znovu předložit ke schválení koordinátorem. Poznámka: pokud koordinátor využívá „přidělování“, žádost čekající poprvé na schválení koordinátorem je zpočátku uvedena v „seznamu úkonů“ „osoby (osob) přidělujících žádosti“ a tyto osoby budou informovány automatickým e-mailem. Jakmile „osoba přidělující žádosti“ žádost přidělila jedné či více „osobám schvalujícím žádosti“, žádost se objeví na jejich „seznamech úkonů“ a těmto osobám bude zaslán automatický e-mail.
81
