Verze 12.8.2013
UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO ZÁVĚREČNOU ZPRÁVU 2012-2013 (FINAL REPORT)
Obsah Obsah....................................................................................................................................................... 1 Obecné zásady a spuštění souboru ......................................................................................................... 2 Popis jednotlivých listů ............................................................................................................................ 3 Vkládání dat a chybová hlášení ............................................................................................................... 4 List „Vysvětlivky“ a soubor „FR_ciselnik.xls“ ........................................................................................... 5 Co se v tabulkách změnilo oproti minulému reportu 2011/12? ............................................................. 6 Nejčastější chyby: .................................................................................................................................... 6 Sloupec „Comment“ ................................................................................................................................ 7 Seznam dokumentů tvořící závěrečnou zprávu ...................................................................................... 7 Termín předložení závěrečné zprávy....................................................................................................... 7
Vážení koordinátoři, tato příručka by vám měla poskytnout odpovědi na otázky týkající se vyplnění tabulek vyúčtování mobilit pro závěrečnou zprávu 2012/2013. Podává nejen návod jak vyplnit data do tabulky, ale rovněž odkazuje na vysvětlivky, číselníky a připomíná termín a způsob předložení závěrečné zprávy. Tabulky se změnily jen v detailech, přesto není možné použít loňské tabulky! V případě, že byste odhalili nějaké nesrovnalosti nebo nedostatky, informujte nás prosím na e-mail
[email protected]. Váš Erasmus tým
1
Verze 12.8.2013
Obecné zásady a spuštění souboru 1. Soubory si stáhněte z webové stránky www.naep.cz/erasmus ze sekce pro koordinátory a uložte k sobě do počítače. 2. Soubory nepřejmenovávejte! 3. Soubor „FR_ciselnik.xls“ se musí nacházet ve stejném adresáři jako reporty, aby jej bylo možné otevřít kliknutím na odkaz na listu vysvětlivek. 4. Při spuštění reportu je třeba povolit zabezpečení a) MS Office 2003
b) MS Office 2010 (pozor – nefunguje zde automatické upozornění, je třeba kliknout na ikonu „Povolit obsah“ v horní liště):
2
Verze 12.8.2013
Popis jednotlivých listů Všechny soubory obsahují dva listy: „Data Input“ a „Vysvětlivky“ Názvy listů, prosím, nepřejmenovávejte. Úvodní list je zamčený a můžete zadávat údaje jen do prostoru tomu vymezenému. Zeleně podbarvené buňky jsou uzamčené a vyplňují se automaticky – nezapisujte, prosím, nic do těchto buněk. Na druhém listě jsou uvedeny vysvětlivky k názvům sloupců včetně příkladu a odkazu na číselník. V záhlaví je třeba nejprve vybrat z rozbalovacího seznamu kód vaší instituce. Automaticky se do zelených polí doplní název a adresa vaší instituce. Dále je třeba dopsat jméno statutárního zástupce (osoba, která podepisuje grantovou smlouvu).
Listy „Data Input“ a „Vysvětlivky“
3
Verze 12.8.2013
Vkládání dat a chybová hlášení Údaje je třeba vkládat postupně, nepřeskakujte, prosím, řádky. Tabulky mají zamčené záhlaví a data se vkládají od řádku 14. a) Ruční vkládání: Systém vše kontroluje, většina políček nabízí výběr z rozbalovacího seznamu, je přidáno informační políčko a při zadání nesprávné hodnoty se ukáže chybové hlášení. b) Kopírování dat: Než začnete data do tabulky kopírovat, je třeba si předem připravit zdrojovou tabulku. Dávejte, prosím, pozor na pořadí sloupců. Prostým kopírováním se ztratí formát. Vkládejte tedy pomocí „Vložit jinak“ -> „Hodnoty“ - formát se zachová. Při kopírování dat do tabulky se může rovněž stát, že se někde vyskytne překlep/chyba. Když pak budete chtít soubor uložit, vyskočí následující hlášení, např. „Date of Birth“.
Věta v závorce vás odkazuje na sloupec, kde si můžete vyfiltrovat, které řádky chybu obsahují (abyste nemuseli vše ručně vyhledávat).
4
Verze 12.8.2013
List „Vysvětlivky“ a soubor „FR_ciselnik.xls“ Vysvětlivky Jaké údaje vyplnit do tabulky mobility studentů - studijní pobyty pro školní rok 2009/2010? Originál
Česky
Příklad
Nápověda
Surname of student
Příjmení studenta
Kuchařová
FR_ciselnik.xls
Forename of student
Jméno studenta
Ilona
Date of birth
Datum narození - ve tvaru 01/01/1980 (dd/mm/rrrr) - musí být v rozpětí 1.1.1910 - 31.12.1993
01/01/1980
Gender
Pohlaví " F, M " (F=female; M=male)
F
Nationality
Kód státního občanství (ne národnosti!) - podle souboru FR_ciselnik.xls
CZ
Comment (Nationality)
Pokud Nationality = "XX", je třeba specifikovat - používejte vždy 2písmenný ISO kód státu!!! (viz FR_ciselnik.xls)
Subject area
Kód oboru, který student studuje v zahraničí - podle souboru FR_ciselnik.xls
620
Level of study
Úroveň studia "1, 2, 3, S" (1=bakalářská úroveň, 2=magisterská úroveň, 3=doktorská úroveň, S=krátkodobá)
S
Years of study prior to Erasmus study
Počet vystudovaných roků VŠ studia před zahájením studijního pobytu (1 až 20, pouze celá čísla)
4
Type of Mobility
Jaký typ mobility student absolvoval? (S=studijní pobyt; C=kombinovaný pobyt (studium+stáž))
S
Host country
Kód přijímající země - podle souboru FR_ciselnik.xls
DE
Host institution
Erasmus kód zahraniční školy - podle souboru FR_ciselnik.xls
D HAMBURG05
Length of study period abroad in months
Délka pobytu v měsících (3,0 - 14,0) jedno desetinné místo (včetně případného EILC kurzu!)
6,0
Early Return
Zdůvodnění kratší délky pobytu než 3 měsíce; pole může být prázdné (T = kratší semestr na zahraniční instituci; X = jiné důvody)
Date Study Commenced
Datum, kdy začal pobyt ("mm-yyyy") - měsíc a rok
09-2008
Number of ECTS credits
Předpokládaný počet získaných kreditů ECTS (0 až 90)
30
Supplement for disability (in €)
Speciální grant pro handicapované studenty - schvaluje NA - výše příspěvku v EUR nebo 0
0
Learning in host language
Studium v jazyce hostitelské země "Y=YES, N=NO"
Y
Language Taught
Jazyk, ve kterém probíhala výuka - podle souboru FR_ciselnik.xls
Linguistic preparation of students EU grant (in €)
Zda měl student jazykovou přípravu, včetně EILC kurzu, doma nebo v hostitelské zemi, která se vztahovala k pobytu Erasmus. Nejedná se o dotaz na běžnou výuku jazyků. EC = EILC; HS = Host; HM = Home; NN = None Výše stipendia EU na studijní pobyt v EUR (včetně případného stipendia na EILC kurz, ale bez speciálního grantu pro handicapované)
DE NN 1 200,00
MSMT grant (in €)
Výše stipendia MSMT na studijní pobyt v EUR
990,00
Total grant (in €)
Doplní se automaticky
2 190,00
Erasmus Mundus student
Student v rámci programu Erasmus Mundus "Y= YES, N= NO"; ne prázdné
N
Previous Participation
Předchozí účast v programu Erasmus. S = Study; P = Placement; M = Mundus; N = No
N
Qualification
Zda student obdrží double, joint degree nebo jinou kvalifikaci na přijímající instituci. D = Double; J = Joint; O = Other; N = None
N
Comment
Poznámka (sem se musí vyplnit, pokud byl student na kombinovaném zahraničním pobytu, název organizace!)
Číselník 1) Na prvním listě najdete číselník EUC kódů a ID kódů všech škol, které jsou zapojeny do programu Erasmus. Pro vyhledávání lze použít filtr.
Listy s kódy EUC a dalších číselníků 2) Na druhém listě se nachází tento číselník, který by vám měl pomoci, když si nebudete vědět rady, která zkratka má jaký význam, případně jaký kód je pro daný předmět.
5
Verze 12.8.2013
Co se v tabulkách změnilo oproti minulému reportu 2011/12? 1) Aktualizován akademický rok na 2012/2013 2) Aktualizováno logo programu LLP 3) Aktualizován seznam Erasmus ID kódů zapojených institucí v 2012/13 4) Mobility Date Commenced– aktualizováno rozbalovací menu (od 06-2012 do 07-2013 resp. 09-2013)
Nejčastější chyby: 1) Kopírování dat do tabulky : Prostým kopírováním se ztratí formát a nelze využít chybových hlášení. Vkládejte tedy pomocí „Vložit jinak“ ‐> „Hodnoty“ ‐ formát se zachová 2) Host institution : vybírat jen z nabídky, neuvádět staré nebo neplatné ID kódy 3) Y/N (yes-no), M/F (male/female) apod. : je třeba uvádět vždy jako velká tiskací písmena 4) Number of ECTS credit : uvádět jen celá čísla, max. 90 kreditů (včetně případného EILC) 5) Supplement for special needs– přidělení speciálního grantu musí být schváleno předem NA, do tabulky se uvádí skutečné čerpání v EUR (tj. částka po vyúčtování, nikoli přidělená) 6) EU grant: výši grantu uvádět max. na dvě desetinná místa 7) V narativní části pozor na překlepy, gramatické chyby a nedokončené věty.
6
Verze 12.8.2013
Sloupec „Comment“ Sloupec pro poznámky slouží k upřesnění nebo vysvětlení údajů v tabulce. Povinně se vyplňuje: a) název organizace, pokud byl student na kombinovaném zahraničním pobytu b) upřesnění výběru XX (př. nationality) c) upřesnění X= jiných důvodů pro Early return d) zero grant - byl-li student jako plný zero grant nebo částečný (+jak dlouho částečný zero grant)
Seznam dokumentů tvořící závěrečnou zprávu Každá instituce vyplňuje pouze dokumenty týkající se aktivit, na které měla v roce 2012/2013 přidělené finanční prostředky. 1. Závěrečné vyúčtování – tabulka SMS – studijní pobyty (2013_Final_Financial_Accounts-SMS_Student_mobility_for_study.xls) 2. Závěrečné vyúčtování – tabulka SMP – pracovní stáže (2013_Final_Financial_Accounts-SMP_Student_mobility_for_placement.xls) 3. Závěrečné vyúčtování – tabulka STA – výukové pobyty (2013_Final_Financial_Accounts-STA-Staff_mobility_for_teaching_assignments.xls) 4. Závěrečné vyúčtování – tabulka STT – školení (2013_Final_Financial_Accounts-STT-Staff_mobility_for_training.xls) 5. 2013_Závěrečná zpráva – narativní forma, odpovědi na otázky 6. 2013_Přehled počtu přijíždějících studentů a zaměstnanců 7. 2013_EUC Compliance Report Papírové verze musí být podepsané statutárním zástupcem (výjimkou je Přehled počtu přijíždějících studentů).
Termín předložení závěrečné zprávy 1) Veškerou dokumentaci k závěrečné zprávě je třeba zaslat do čtvrtka 31. 10. 2013 (rozhoduje razítko pošty) na adresu: Národní agentura pro evropské vzdělávací programy Dům zahraničních služeb Program ERASMUS Na Poříčí 1035/4 110 00 Praha 1 2) Všechny vyplněné dokumenty je nutno zaslat rovněž elektronicky na e-mailovou adresu:
[email protected] do stejného termínu 31. 10. 2013.
7
