Uitwisseling persoonsgegevens in een multidisciplinair casusoverleg Inleiding Ten behoeve van multidisciplinair casusoverleg zijn er spelregels nodig. Uitgangspunten zijn: - Iedere discipline/organisatie is gehouden aan: • het beroepsgeheim • het eigen privacyreglement • eigen richtlijnen voor het omgaan met toestemming van de cliënt voor uitwisseling van gegevens met derden in ‘normale situaties’ en ‘bijzondere situaties’ - Het doel van het overleg is vastgesteld. - Relevante doelgerichte bespreking met vermelding van de naam van de cliënt is toegestaan als cliënt hiermee heeft ingestemd. In dit stuk worden de spelregels voor multidisciplinair casusoverleg beschreven. Vervolgens wordt er een onderscheid gemaakt tussen 1. bespreking in multidisciplinair casusoverleg in ‘normale situaties’ 2. bespreking in multidisciplinair casusoverleg in ‘bijzondere situaties', bij ‘signalen van zorg’. Dit document is vooral geschreven voor hulpverlenende organisaties. Ook andere organisaties kunnen hiervan gebruik maken (zoals het onderwijs en kinderopvang). U kunt dan in plaats van “cliënt” het kind en/of de ouders(s) lezen en in plaats van hulpverlener leerkracht of leidster kinderopvang. Spelregels voor Casusoverleg In dit stuk staan een aantal spelregels voor multidisciplinair casusoverleg, gebaseerd op de wettelijke regelingen. De hieronder gegeven spelregels gelden uitsluitend voor casusoverleg in het samenwerkingsverband, dus voor overleg waarbij cliëntgegevens worden uitgewisseld. Wanneer de deelnemers zich bij uitwisseling van cliëntgegevens houden aan onderstaande spelregels, dan is een zorgvuldige omgang met de privacy van de cliënt gegarandeerd. Bewaken spelregels - Indien er een coördinator voor het samenwerkingsverband is aangesteld dan is het de taak van de coördinator van het samenwerkingsverband om te bewaken dat de deelnemers zich aan de onderstaande spelregels voor het casusoverleg houden. - Wanneer er geen coördinator is, dan bewaken de deelnemers aan het casusoverleg deze spelregels zelf. Negen ( 9 ) spelregels 1. Voor consultatief overleg is de uitwisseling van persoonsgegevens niet nodig. In dat geval kun je een casus ook anoniem bespreken. Is het uitwisselen van cliëntgegevens noodzakelijk, dan nemen de deelnemers daarbij de overige 8 spelregels in acht. Kan het doel van de bespreking ook worden bereikt zonder dat de naam van de cliënt over tafel gaat, dan worden er geen cliëntgegevens uitgewisseld. Zo is anonieme
1
bespreking doorgaans voldoende als een beroepskracht een cliënt inbrengt alleen omdat hij geadviseerd wil worden door de andere deelnemers over de aanpak van de hulpverlening. Let wel: Het bespreken van een casus zonder het noemen van de naam terwijl voor iedereen bekend is om wie het gaat is níet anoniem en dus niet toegestaan. De eerste spelregel vraagt van de deelnemers om kritisch te bekijken bij welke casus het echt noodzakelijk is om cliëntgegevens uit te wisselen. 2. Tijdens het casusoverleg staan de belangen van de cliënt centraal. Cliëntgegevens worden in principe alleen uitgewisseld als de bespreking is gericht op de belangen van de cliënt of die van de kinderen van de cliënt. Op deze regel geldt één uitzondering: dreigt er concreet en ernstig gevaar voor een ander dan de cliënt (of de kinderen van de cliënt), en kan verstrekking van cliëntgegevens dit gevaar opheffen, dan is gegevensverstrekking in het belang van een ander dan de cliënt mogelijk (zie: ‘Signalen van zorg’ en ‘3 mogelijke hulpverleningssituaties’; verderop in dit stuk). 3. Aan het casusoverleg nemen alleen die beroepskrachten deel die een directe behandelrelatie hebben met de cliënt dan wel uit hoofde van een specifieke taak of functie een vast teamlid zijn van het overleg. Deze derde regel moet er voor zorgen dat alleen die deelnemers cliëntgegevens ontvangen die rechtstreeks met de cliënt te maken hebben (of binnenkort zullen krijgen) dan wel, uit hoofde van een specifieke taak of functie, deel uitmaken van het teamoverleg. Het uitwisselen van cliëntgegevens vindt uitsluitend plaats tussen de direct betrokken beroepskrachten. Beroepskrachten die met een cliënt geen directe relatie hebben, dan wel geen specifieke taak of functie hebben in het overleg, trekken zich terug en de beroepskrachten die wel direct bij deze cliënt betrokken zijn, schuiven aan voor het overleg. 4. De deelnemers brengen een cliënt in als deze heeft ingestemd met de bespreking in het multidisciplinair overleg. In verband met het beroepsgeheim van alle deelnemers aan het samenwerkingsverband, geldt als uitgangspunt dat cliënten alleen besproken worden als zij daarmee hebben ingestemd. Binnen het samenwerkingsverband moeten afspraken worden gemaakt over het verkrijgen van instemming. In de meeste gevallen zal de beroepskracht die de cliënt wil inbrengen deze benaderen voor het verkrijgen Indien de cliënt niet instemt met deze bespreking of als de hulpverlener besluit om de cliënt op naam te bespreken zonder de instemming van de cliënt, kan de cliënt ook zonder zijn instemming worden ingebracht (zie: ‘signalen van zorg' en ‘3 mogelijke hulpverleningssituaties'; verderop in dit stuk) NB 1: stemt de cliënt in met bespreking in het multidisciplinair overleg dan maakt de beroepskracht daarvan een aantekening in zijn cliëntdossier NB 2: in bepaalde situaties kan de hulpverlener het wenselijk vinden om aan de cliënt schriftelijk toestemming te vragen voor het uitwisselen van gegevens. Hiervoor kan er gebruik worden gemaakt van het toestemmingsformulier, dat in het schriftelijk dossier wordt opgeborgen. 5. De beroepskracht die een cliënt wil inbrengen, geeft eerst aan of de cliënt heeft ingestemd met de bespreking. Heeft de cliënt niet ingestemd met de bespreking dan legt hij aan de overige deelnemers uit waarom hij meent dat er sprake is van ‘signalen van zorg’ en waarom de cliënt toch moet worden besproken (zie ‘signalen van zorg’ en ‘3 mogelijke hulpverleningssituaties’ verderop in dit stuk). Deze vijfde spelregel geeft vorm aan spelregel vier. Iedere casusbespreking begint met: ‘Ik breng cliënt X in en deze heeft ingestemd met deze bespreking, of: 'Cliënt X heeft niet ingestemd met deze bespreking maar ik breng hem hier toch in omdat..’. Als een cliëntbespreking op deze wijze wordt geopend, dwingt dit de beroepskracht om bij iedere cliënt een pas op de plaats te maken: is er instemming van de cliënt voor de bespreking en zo nee, waarom vind ik dat ik de cliënt toch in moet brengen? 6. De cliëntgegevens die worden verstrekt zijn noodzakelijk voor het dienen van het belang van de cliënt en worden alleen verstrekt aan die deelnemers van het overleg die deze gegevens nodig hebben voor hun taakuitoefening,
2
De zesde spelregel zorgt er voor dat een deelnemer niet zomaar alle informatie die hij heeft aan de anderen doorgeeft. Hij moet zijn informatie zeven. Want in de meeste gevallen is het niet noodzakelijk dat alle informatie die een beroepskracht heeft op tafel komt. En hebben lang niet alle deelnemer de informatie nodig. 7. De deelnemers sluiten iedere cliëntbespreking af met afspraken over acties of vervolgstappen die naar aanleiding van de bespreking zullen worden ondernomen door een of meer van de deelnemers. Afspraken over de wijze waarop de cliënt wordt geïnformeerd over de inhoud en de resultaten van het overleg. Om er voor te zorgen dat de cliëntbespreking ook tot handelen leidt, is het goed om iedere cliëntbespreking af te ronden met afspraken over acties en vervolgstappen. Overigens, ook al worden de afspraken over de vervolgstappen in het samenwerkingsverband gemaakt, iedere beroepskracht behoudt zijn eigen professionele verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de zorg of behandeling van de cliënt. 8. De deelnemers bespreken de cliëntgegevens, die in het samenwerkingsverband worden uitgewisseld, niet met anderen van buiten het samenwerkingsverband. Is het noodzakelijk om gegevens aan een beroepskracht van buiten het samenwerkingsverband te verstrekken, dan worden daarover duidelijke afspraken gemaakt en voor deze gegevensverstrekking wordt opnieuw de instemming gevraagd van de cliënt. De cliëntgegevens die binnen het samenwerkingsverband uitgewisseld worden, blijven in principe binnen de kring van de deelnemers. Tot deze kring van deelnemers van het samenwerkingsverband wordt ook gerekend de vervangers en directe collega’s van de deelnemers aan het samenwerkingsverband. 9. De deelnemers voegen het verslag van de casusbespreking in het samenwerkingsverband toe aan het cliëntdossier. Dit verslag bevat in principe alleen de afspraken die de deelnemers aan het samenwerkingsverband naar aanleiding van de casusbespreking met elkaar hebben gemaakt. Omdat in een samenwerkingsverband doorgaans ook voorlopige en persoonlijke indrukken over de cliënt worden uitgewisseld die zich niet zozeer lenen voor vastlegging in een dossier, verdient het de voorkeur om korte verslagen te maken met daarin alleen de gemaakte afspraken over acties en vervolgstappen. Een dergelijk verslag is ook een goede basis voor een volgende bespreking van de cliënt in het samenwerkingsverband. Dit verslag maakt onderdeel uit van het cliëntdossier. NB: Een cliënt heeft in beginsel recht op inzage in zijn dossier. Hij heeft dus ook inzage in het verslag van de samenwerkingsverbandbespreking, althans voor zover deze bespreking over hem gaat.
Onderscheid in 1. bespreking in multidisciplinair casusoverleg in ‘normale situaties’ 2. bespreking in multidisciplinair casusoverleg in ‘bijzondere situaties', bij ‘signalen van zorg’. Ad 1 Bespreking in multidisciplinair casusoverleg in ‘normale situaties’ Rechten cliënt/ kind/jongere bij bespreking in multidisciplinair overleg in ‘normale situaties’. Bespreking in multidisciplinair overleg kan plaatsvinden: • voor kinderen beneden de 12; als ouder(s) met gezag hiermee instemt/instemmen. • voor jongeren van 12 tot 16 jaar; als ouder(s) én jongere hiermee instemmen. • voor jongeren vanaf 16 jaar; als de jongere hiermee instemt. NB: indien de ouders gescheiden zijn of in een conflict zijn met elkaar kan bespreking in het multidisciplinair overleg plaatsvinden als beide ouders instemmen.
3
Ad 2. Bespreking in multidisciplinair casusoverleg in ‘bijzondere situaties’, bij ‘signalen van zorg’ Het begrip ‘signalen van zorg’ (ook wel aangeduid als ‘risicosignalen’) is breder dan signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling. Het betreft alle signalen van zorg die nader onderzocht dienen te worden in het belang van de bescherming van de cliënt of van anderen (bijvoorbeeld de kinderen of de partner van de cliënt). Bij cliënten, waarbij er signalen van zorg zijn, is er een evident belang voor uitwisseling van gegevens. Juist bij signalen van zorg is er alle reden om met de cliënt in gesprek te gaan en hem/haar mee te nemen in de zorgen en in de aanpak daarvan. Alleen als toestemming wordt geweigerd of als deze in een uitzonderlijk geval niet kan worden gevraagd, volgt een nieuwe afweging of niet toch, ondanks het ontbreken van toestemming, overleg dient te worden gevoerd in verband met de ernst van de situatie en de noodzaak van overleg in verband hiermee. In de wet (1) worden ‘bijzondere situaties’ genoemd waardoor het mogelijk is voor de hulpverlener: a. om na te laten ‘toestemming te vragen’ aan de cliënt voor het uitwisselen van gegevens van de cliënt met derden b. als de veiligheid van de hulpverlener of van de cliënt (of van anderen; bijvoorbeeld diens kinderen) in het geding zijn, dan is het bovendien mogelijk om na te laten ‘de cliënt te informeren’ over de uitwisseling van gegevens van de cliënt aan derden Onder ‘Bijzondere situaties’ vallen o.m.: het belang van bescherming van betrokkenen en het belang van rechten en vrijheden van anderen. Drie mogelijke hulpverlener - cliënt situaties in ‘bijzondere situaties’, waarbij er sprake is van ‘signalen van zorg’ (Zie ook: ‘Toelichting’ verderop in dit stuk) 1. Met de cliënt is goed overleg mogelijk over de signalen van zorg. 2. De cliënt kan niet overtuigd worden van de wenselijkheid om gegevens uit te wisselen en de hulpverlener vindt dat dit tóch moet gebeuren 3. De hulpverlener vindt het niet gewenst om de cliënt te informeren over de uitwisseling van de gegevens van de cliënt met derden. Opm.: Uitgangspunt in situaties 1 en 2 is dat cliënt zoveel mogelijk geïnformeerd wordt. Conflict van plichten In bovengenoemde situaties 2 en 3 kan er sprake zijn van een ‘conflict van plichten’. Wanneer de hulpverlener overweegt het beroepsgeheim te doorbreken om gegevens van de cliënt met derden uit te wisselen, maakt hij/zij een afweging aan de hand van de onderstaande 5 vragen: 1. Kan ik door mijn beroepsgeheim te verbreken zwaarwegende belangen van mijn cliënt of van ‘anderen’ (bijv. van de kinderen van de cliënt) behartigen? 2. Is er een andere mogelijkheid om ditzelfde doel te bereiken zonder dat ik mijn beroepsgeheim hoef te verbreken? 3. Waarom is het niet mogelijk om toestemming van mijn cliënt te vragen of te krijgen voor het bespreken van zijn/haar situatie met iemand die hem kan helpen? 4. Zijn de belangen van de cliënt die ik wil dienen met het verbreken van mijn beroepsgeheim zo zwaar dat deze naar mijn oordeel opwegen tegen de belangen, die de cliënt heeft bij mijn zwijgen? 5. Als ik besluit om te spreken, aan wie moet ik dan welke informatie verstrekken om het ernstig nadeel of gevaar voor de cliënt en/of zijn naasten af te wenden? Rechten kind/ jongere/ ouder/ cliënt in ‘bijzondere situaties’ (uitzondering hierop, zie: ‘Conflict van plichten’) • Kind dient te worden geïnformeerd vanaf 12e levensjaar. • Ouders dienen geïnformeerd te worden over wat er bij hun kind speelt minimaal tot en met het 16e levensjaar. e • Cliënt dient te worden geïnformeerd vanaf het 16 levensjaar. NB: Het betreft een kind of jongere en de ouders zijn gescheiden of in conflict met elkaar dan dienen beide ouders geïnformeerd te worden over de uitwisseling van de persoonlijke gegevens met derden.
4
Verslaglegging Verslaglegging beperkt zich tot gemaakte afspraken. Deze verslagen maken deel uit van de dossiers die betrokken deelnemers van de cliënt hebben aangelegd Cliënteninformatie in folder en/of op website Indien cliënt hierom vraagt dient er een folder cliënteninformatie overhandigd te worden/ dan wel verwezen worden naar de website van de eigen organisatie waarin o.a. de werkwijze en handelwijze over de uitwisseling van persoonsgegevens in casusoverleg is toegelicht. Klachten Bij klachten m.b.t. de uitwisseling van persoonsgegevens in multidisciplinair casusoverleg, kan de cliënt terecht bij de instantie die het meest betrokken is bij de aard van de klacht. Het multidisciplinair overleg zelf behandelt geen klachten. Opmerkingen I.p.v. ‘ouder’ kan ook ‘wettelijk vertegenwoordiger’ gelezen worden (1)op basis van artikel 8 van het europees verdrag van de rechten van de mens (EVRM) en art. 10 van de grondwet. Dit stuk is gecheckt door mr. Lydia Janssen d.d. 16.12.11
Toelichting ‘Signalen van zorg’ Drie mogelijke hulpverlener-cliënt situaties waarbij er sprake is van ‘signalen van zorg’ Situatie 1: Met de cliënt is goed overleg mogelijk over de signalen van zorg: Is er sprake van ‘signalen van zorg’ dan is het doorgaans gewenst om persoonlijke gegevens van de cliënt uit te wisselen met derden en zal de hulpverlener in gesprek gaan met de cliënt en deze ‘informeren’ over het voornemen om informatie over de cliënt uit te wisselen met derden. Het verdient de voorkeur om gezamenlijk met de cliënt een hulpplan te maken en het uitwisselen van de persoonlijke gegevens van de cliënt aan derden kan onderdeel uitmaken van dit hulpplan. Omdat er sprake is van ‘signalen van zorg’ zal, in het gesprek van de hulpverlener met de cliënt, het accent liggen op ‘informeren’ en minder op ‘instemming-’, laat staan op ‘toestemming-vragen’ (als je ‘toestemming’ vraagt dien je een ‘nee’ te kunnen accepteren…). Indien de hulpverlener de mening is toegedaan dat het noodzakelijk is om persoonlijke gegevens met derden uit te wisselen, dan is dit leidend. Informeer de cliënt zoveel als mogelijk over de te nemen acties en koppel het resultaat van het overleg weer terug naar de cliënt (zie ook: Rechten cliënt in ‘bijzondere’ situaties). Situatie 2: De cliënt kan niet overtuigd worden van de wenselijkheid om gegevens uit te wisselen en de hulpverlener vindt dat dit tóch moet gebeuren. Uitwisseling van persoonlijke gegevens van de cliënt aan derden gebeurt zoveel mogelijk met instemming van de cliënt tenzij er sprake is van ‘signalen van zorg’ en de cliënt is níet bereid om in te stemmen met uitwisseling van persoonsgegevens. In dit geval kan de hulpverlener ertoe besluiten om de persoonlijke informatie van de cliënt uit te wisselen zónder de instemming/toestemming van de cliënt. Het stellen van de 5 vragen (Zie: ‘Conflict van plichten’) kan een hulpmiddel zijn om een goede afweging te maken bij het verbreken van het beroepsgeheim. Bovenstaande neemt niet weg dat het in deze situatie gewenst is om de cliënt, zoveel als mogelijk, te ‘informeren’ over de uitwisseling van de persoonsgegevens en de genomen acties en koppel het resultaat van het overleg weer terug naar de cliënt (Zie: Rechten cliënt in ‘bijzondere’ situaties). Situatie 3: De hulpverlener vindt het niet gewenst om de cliënt te informeren over de uitwisseling van de persoonlijke gegevens van de cliënt met derden. Het niet informeren van de cliënt kan achterwege blijven in 2 bijzondere situaties: a. de veiligheid van de cliënt, de hulpverlener en/of die van een ander in het geding is.
5
b. als de hulpverlener goede redenen hebt om te veronderstellen dat de cliënt door ‘het informeren’ het contact zal verbreken. Bij ernstige situaties zoals genoemd in de punten a. en b. kan de hulpverlener een afweging maken aan de hand van de ‘5 vragen bij een conflict van plichten’ (zie hierboven) en te handelen op basis van deze afwegingen. In situatie 3 is het noodzakelijk om het Steunpunt Huiselijk Geweld, het Advies en Meldpunt Kindermishandeling of de politie in te schakelen.
6
