Uitvoeringskader Evenementen

Uitvoeringskader Evenementen 2013-2018

Document: Zaaknummer: Datum: Versie:

Uitvoeringskader Evenementen 2013-2018 197984 6 april 2013 Definitief

Inhoud Lijst van gebruikte afkortingen .......................................................................................... 1 1.

Inleiding 1.1

Aanleiding ................................................................................................................................................. 2

1.2

Visie op evenementen en de rol van de gemeente .................................................................................. 3

2.

Doel van het uitvoeringskader .................................................................................... 4

3.

Wettelijk kader en begripsomschrijving ...................................................................... 5 3.1 Wettelijk kader .......................................................................................................................................... 5 3.2

4.

5.

Begripsomschrijving .................................................................................................................................. 5

Actuele ontwikkelingen .............................................................................................. 6 4.1

Integrale beleidsontwikkeling .................................................................................................................. 6

4.2

Initiatieven VRU en Politie Utrecht .......................................................................................................... 6

4.3

Verbetering dienstverlening .................................................................................................................... 7

4.4

Locatieonderzoek evenemententerrein ................................................................................................... 7

Procedurele kaders.................................................................................................... 9 5.1 Vergunning of melding .............................................................................................................................. 9 5.2

Weigeringsgronden ............................................................................................................................... 10

5.3

Categorisering ........................................................................................................................................ 10

5.4

Termijn voor de vergunningaanvraag .................................................................................................... 11

5.5

Advisering .............................................................................................................................................. 12

5.6

Regionale evenementenkalender .......................................................................................................... 13

5.7

Calamiteitenplan.................................................................................................................................... 14

5.8

Publicatie ............................................................................................................................................... 14

5.9

Evaluatie en klachtregistratie ................................................................................................................ 15

6.

Coördinatie van evenementen ................................................................................. 16

7.

Evenementenlocaties .............................................................................................. 17

8.

7.1

Evenementen bij de IJsbreker ................................................................................................................ 17

7.2

Evenementen op het terrein gelegen aan de Zwarteweg - Olmenlaan ................................................. 17

7.3

Evenementen in winkelcentrum De Hamershof .................................................................................... 18

7.4

Evenementen in Achterveld ................................................................................................................... 19

Vergunningvoorschriften ......................................................................................... 20 8.1

Aanvang- en eindtijden .......................................................................................................................... 20

8.2

Geluidsvoorschriften ............................................................................................................................. 21

8.3

Verstrekken van alcoholhoudende dranken .......................................................................................... 22

8.4

Gezondheid en hygiëne .......................................................................................................................... 23

8.5

Verkeersmaatregelen ............................................................................................................................ 24

8.6

Brandveiligheid ....................................................................................................................................... 27

8.7

Constructieve veiligheid tijdelijke bouwwerken .................................................................................... 28

8.8

Extreme weersomstandigheden ............................................................................................................ 28

8.9

Evenementen in natuurgebieden .......................................................................................................... 29

8.10 Evenementen met dieren ...................................................................................................................... 29 8.11 Beveiliging ............................................................................................................................................. 29 8.12 Reclame en andere aanduidingen ......................................................................................................... 30 8.13 Opruimwerkzaamheden en schade ....................................................................................................... 31

9.

Aansprakelijkheid en verzekering ............................................................................. 32

10. Meerjaren- en jaarvergunningen ............................................................................ 33 10.1 Meerjarenvergunning ............................................................................................................................ 33 10.2 Jaarvergunning ...................................................................................................................................... 34

11. Financiële aspecten ................................................................................................ 35 11.1 Leges ...................................................................................................................................................... 35 11.2 Precario ................................................................................................................................................. 35 11.3 Huur gebruik sportvelden ...................................................................................................................... 35

13. Overige vergunningen ............................................................................................ 37 14.

Toezicht en handhaving ......................................................................................... 38

15. Evaluatie ................................................................................................................ 39 Bijlagen: I Wettelijk kader II Begripsomschrijving III Risicoscan IV Evenementen Hamershof en IJsbreker

Lijst van gebruikte afkortingen -

AMvB APV Awb BABW Barim BPG Boa DHW GHOR GWWD LID RUD SBG VRU VWA Wvw

Algemene Maatregel van Bestuur Algemene Plaatselijke Verordening Leusden Algemene wet bestuursrecht Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer Overleg Brandweer-Politie-Gemeente Buitengewoon opsporingsambtenaar Drank- en Horecawet Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen Gezondheids- en Welzijnswet voor Dieren Landelijke Inspectiedienst Dierenbescherming Regionale Uitvoeringsdienst Servicebureau Gemeenten Veiligheidsregio Utrecht Voedsel- en Warenautoriteit Wegenverkeerswet 1994

1

1.

Inleiding

1.1

Aanleiding

In 2011 is in Leusden een start gemaakt met ‘De Samenleving Voorop’. Kort gezegd houdt dit in dat bij het ontwikkelen en uitvoeren van initiatieven en plannen meer wordt uitgegaan van het zelf organiserend vermogen en de aanwezige kennis en kunde van de verschillende partners (inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen) in de samenleving. De gemeente vervult hierbij geen leidende rol meer, maar stelt zich terughoudend op. Zij wordt slechts daar waar nodig betrokken bij de uitwerking en realisering van de plannen en initiatieven die vanuit de samenleving worden ontplooid. Het organiseren van evenementen door inwoners en maatschappelijke organisaties past geheel binnen de doelstelling van ‘De Samenleving Voorop’. Daarbij komt dat de initiatieven voor het organiseren van evenementen over het algemeen een positieve bijdrage leveren aan het woon- en leefklimaat van Leusden. De gemeente zal dan ook vanuit haar regierol, waar nodig en voor zover mogelijk, de organisatie van dergelijke initiatieven ondersteunen. Daar staat tegenover dat de gemeente (burgemeester) verantwoordelijk is voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid en op basis van die verantwoordelijkheid duidelijke kaders dient te stellen waarbinnen evenementen georganiseerd kunnen worden. Eén van de instrumenten hiervoor is het Uitvoeringskader Evenementen, waarin wordt beschreven welke kaders en regels de gemeente hanteert bij de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving. Hoewel binnen de gemeente Leusden met grote regelmaat evenementen plaatsvinden en er in de praktijk inmiddels een vaste werkwijze is ontstaan, is er tot nog toe geen integraal uitvoeringskader voor evenementen vastgesteld. Mede naar aanleiding van een aantal lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen is de behoefte ontstaan aan een concrete invulling en vaststelling hiervan. -

Lokaal wordt in het kader van het Programma Dienstverlening (zie paragraaf 4.3) gestreefd naar meer transparantie en verbetering van de dienstverlening. Met betrekking tot evenementen vertaalt zich dit onder meer in het stellen van duidelijke kaders waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden (wat kan wel en wat niet), verbetering van de informatieverstrekking aan belanghebbenden en een efficiëntere afhandeling van aanvragen.

-

Regionaal wordt steeds meer het belang ingezien en de noodzaak onderkend van een nauwere samenwerking tussen gemeenten en het op elkaar afstemmen van beleid op het gebied van evenementen. Met name vanuit de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) worden hiervoor momenteel diverse initiatieven ontplooid.

-

Landelijk bestaat de wens om te komen tot een zekere mate van deregulering en standaardisering van processen. Uit het oogpunt hiervan wil de gemeente Leusden komen tot een vereenvoudiging van het traject dat leidt tot vergunning van evenementen en (daarmee samenhangend) tot vermindering van de administratieve lasten voor zowel de burger als de gemeente.

De behoefte aan een concreet, eenduidig uitvoeringskader bestaat niet alleen bij de medewerkers van de gemeente die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de vergunningverlening of handhaving, maar ook bij overige betrokkenen, zoals de organisatoren van evenementen, omwonenden, hulpdiensten en de bezoekers van de festiviteiten.

2

1.2

Visie op evenementen en de rol van de gemeente

In de gemeente Leusden worden gedurende het jaar diverse grote en kleine evenementen georganiseerd. Zowel vrijwilligers, al dan niet in verenigingsverband, als andere organisatoren ondernemen tal van initiatieven die Leusden verlevendigen. Voor een deel betreft het jaarlijks terugkerende evenementen als Puddingpop, Tour de Junior, de Avondvierdaagse, Koninginnedag, Carnaval e.d., maar daarnaast worden er ook verschillende incidentele evenementen georganiseerd. Positieve effecten Het feit dat er in een gemeente evenementen georganiseerd worden is positief. Zij dragen bij aan een prettige, levendige woonomgeving, bevorderen de betrokkenheid van de inwoners bij de gemeenschap en trekken bezoekers en recreanten van buiten Leusden aan. Daarnaast bieden evenementen veel vrijwilligers een leuke en zinvolle tijdsbesteding en zijn ze goed voor de lokale middenstand en horeca. Het is dan ook van belang dat evenementen in Leusden vanuit de gemeente voldoende gefaciliteerd worden. De faciliterende rol houdt in dat onder bijzondere omstandigheden gebruik gemaakt kan worden van gemeentelijke voorzieningen, zoals het verlenen van diensten of het beschikbaar stellen van materialen (dranghekken) en openbare ruimten. Negatieve effecten Tegenover de genoemde positieve gevolgen staat dat er ook evenementen zijn die met een bepaalde mate van overlast gepaard gaan (bijvoorbeeld geluidsoverlast, verkeersdrukte) en daardoor storend kunnen zijn voor omwonenden of andere betrokkenen. Dit is bijna onontkoombaar en hoeft op zich geen bezwaar te zijn, mits de overlast binnen aanvaardbare grenzen blijft. Ook in dit opzicht is er voor de gemeente een belangrijke taak weggelegd. Naast eerdergenoemde faciliterende rol vervult de gemeente een regulerende rol door middel van de vergunningverlening en handhaving. Hierdoor worden organisatoren gedwongen ervoor te zorgen dat zij hun zaken op orde hebben en zich houden aan de geldende voorschriften. Tenslotte heeft de gemeente een coördinerende rol, waarbij zij toeziet op een redelijke spreiding van evenementen, zowel naar tijd als naar plaats, om te voorkomen dat een bepaalde locatie of een bepaalde tijdsperiode onevenredig zwaar belast wordt. De positieve en negatieve gevolgen van evenementen zullen altijd een zeker spanningsveld creëren. Het is de taak van de gemeente om vanuit een duidelijke visie en met een helder uitvoeringskader, evenementen in Leusden en de daarmee samenhangende effecten zoveel mogelijk in goede banen te leiden.

3

2.

Doel van het uitvoeringskader

Met deze notitie wordt beoogd te komen tot een integraal uitvoeringskader waarmee de veiligheid en een goed en ordelijk verloop van evenementen in Leusden gewaarborgd wordt. Hiertoe worden de eerdergenoemde taken van de gemeente op het gebied van evenementen gestructureerd vastgelegd en helder geformuleerd. Duidelijk moet zijn op welke wijze evenementen in Leusden gereguleerd, gefaciliteerd en gecoördineerd worden. Door kaders te stellen en heldere criteria te geven worden de werkwijze van de gemeente Leusden en de geldende regels voor alle betrokkenen inzichtelijk gemaakt, kunnen weloverwogen en consistente beslissingen worden genomen bij aanvragen voor verschillende evenementen en kunnen de aanvragen sneller en zorgvuldiger worden afgehandeld. Een integrale benadering is hierbij essentieel om samenhang en afstemming te bewerkstelligen tussen de verschillende afdelingen en instanties die zich bezighouden met de vergunningverlening en de handhaving van evenementen. Ook is het van belang dat er goede werkafspraken worden gemaakt en vastgelegd, zodat alle werkzaamheden met betrekking tot evenementen op de juiste, meest efficiënte en zorgvuldige wijze worden verricht. De verschillende doelstellingen van het Uitvoeringskader Evenementen kunnen in grote lijnen als volgt worden samengevat: 

Het waarborgen van de belangen van organisatoren door: -



Het creëren van duidelijkheid voor belanghebbenden door: -



vereenvoudiging van de procedure tot vergunningverlening en vermindering van de administratieve lasten; snellere en efficiëntere afdoening van de aanvragen door onder meer het maken en vastleggen van goede werkafspraken.

het stellen van heldere interne en externe kaders waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden; betere informatieverstrekking en heldere communicatie.

Het leefbaar houden van de gemeente door: -

het waarborgen van openbare orde- en veiligheidsregels van de politie, VRU, VWA etc.; een goed handhavingsbeleid; goede regulering van de hoeveelheid evenementen (naar tijd, locatie en diversiteit).

4

3.

Wettelijk kader en begripsomschrijving

3.1 Wettelijk kader Op de organisatie van evenementen is naast de APV een grote hoeveelheid andere wet- en regelgeving van toepassing. Het is in het kader van vergunningverlening en handhaving van belang om te allen tijde een actueel beeld te hebben van de geldende wet- en regelgeving. Zowel op landelijk als lokaal niveau zijn er regelingen die van invloed kunnen zijn op de vergunningverlening voor evenementen. o

Landelijke regelgeving: - Algemene wet bestuursrecht - Gemeentewet - Drank- en Horecawet - Wet ruimtelijke ordening - Activiteitenbesluit / Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Barim) - Bouwbesluit 2012 - Wegenverkeerswet - Zondagswet - Regeling Verkeersregelaars - Vuurwerkbesluit - Flora en Fauna wet

o

Lokale regelgeving: - Algemene Plaatselijke Verordening Leusden (APV) - Brandbeveiligingsverordening Leusden - Nota Geluidbeleid 2009 - Drank en Horeca beleid

In bijlage I staat een toelichting op deze wet- en regelgeving

3.2

Begripsomschrijving

Onder het begrip ‘evenement’ kan een veelheid aan publieksgerichte activiteiten worden samengevat. In bijlage II wordt hierop nader ingegaan.

5

4.

Actuele ontwikkelingen

4.1

Integrale beleidsontwikkeling

Net als op andere werkterreinen wordt binnen de gemeente Leusden op het gebied van evenementen aangestuurd op een integrale manier van werken. Het is dan ook van belang een duidelijk en consistent beleid te voeren dat is afgestemd met alle betrokken actoren, zo wel intern als extern. -

Interne informatie-uitwisseling: Binnen de gemeente zijn er verschillende organisatieonderdelen die zich op enigerlei wijze bezighouden met evenementen zoals de vergunningverlening, facilitaire ondersteuning en handhaving. Met een integraal uitvoeringskader evenementen, waarin onder meer een goede taakverdeling en praktische werkafspraken vastgelegd worden, wordt voorkomen dat de diverse disciplines binnen de gemeentelijke organisatie langs elkaar heen gaan werken en/of inhoudelijk niet op één lijn zitten. De herinrichting van de gemeentelijke organisatie in 2013 zal deze afstemming beter faciliteren.

-

Informatie-uitwisseling met externe partners: Om ervoor te zorgen dat evenementen in goede banen worden geleid is ook een goede samenwerking en afstemming met instanties en betrokkenen buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. hulpdiensten, Servicebureau Gemeenten/Regionale Uitvoeringsdienst) noodzakelijk. In dit verband is het belangrijk dat: - er duidelijke kaders gesteld worden om te voorkomen dat er bij de organisatoren en/of degenen die verantwoordelijk zijn voor het toezicht en de handhaving misverstanden ontstaan over wat toelaatbaar is en wat niet; er duidelijke werkafspraken gemaakt worden waarin onder andere vastgelegd wordt op welke wijze, zowel vóór als tijdens het evenement, de communicatie tussen alle betrokkenen verloopt en hoe de bevoegdheden zijn verdeeld.

4.2

Initiatieven VRU en Politie Utrecht

Al eerder is vermeld dat er ook op regionaal niveau, met name geïnitieerd vanuit de VRU en de Politie Utrecht, ontwikkelingen gaande zijn die van steeds groter wordende invloed zijn op het lokale proces van vergunningverlening en de besluitvorming. -

Regionale evenementenkalender Door de toename van het aantal (grote) evenementen binnen de regio Utrecht wordt het steeds moeilijker zorg te dragen voor voldoende (hulpverlenings-) capaciteit om de veiligheid rondom evenementen te waarborgen. Om deze reden hebben de VRU en Politie Utrecht het initiatief genomen een regionale evenementenkalender samen te stellen. Aan de hand hiervan kunnen gemeenten de evenementen die plaatsvinden binnen de regio beter op elkaar afstemmen. Daarnaast biedt de kalender aan politie, brandweer en ambulancediensten de mogelijkheid grote evenementen goed voor te bereiden en een betere en tijdige planning te maken voor de inzet.

-

Integrale advisering De VRU en de Politie Utrecht maken zich sterk voor de realisatie van integrale en tijdige advisering van het bevoegd gezag bij met name grote evenementen in de categorieën B en C (zie paragraaf 5.3). Het (integrale) advies wordt aangeboden aan de burgemeester ter ondersteuning van de besluitvorming rondom de vergunningverlening.

-

Uniformiteit in het evenementenbeleid Tenslotte stuurt de VRU aan op meer uniformiteit in het evenementenbeleid van de

6

verschillende gemeenten binnen de regio. Dit om het beleid voor organisatoren, handhavende en hulpverlenende instanties inzichtelijker te maken. Naast het harmoniseren van de vergunningvoorschriften kan hierbij gedacht worden aan zaken als het gebruik van uniforme (digitale) formulieren voor bijvoorbeeld vergunningaanvraag en advies.

4.3

Verbetering dienstverlening

In het kader van de verbetering van de dienstverlening aan burgers zijn de volgende ontwikkelingen relevant: -

Programma Dienstverlening. Met dit programma is de gemeente Leusden in 2009 gestart. Het doel hiervan is de toegankelijkheid, transparantie en de klantvriendelijkheid van de gemeente te verbeteren en de dienstverlening zoveel mogelijk af te stemmen op de verwachtingen van de klanten. Goed geïnformeerde medewerkers, het (digitaal) toegankelijk maken van gemeentelijke informatie en regelmatig onderzoek naar de tevredenheid van klanten zijn middelen waarmee het beoogde doel bereikt kan worden.

-

De gemeentelijke reorganisatie 2013 en de daarmee samenhangende concentratie van dienstverleningsaspecten op één afdeling binnen de organisatie.

-

Deregulering, oftewel het verminderen van de regeldruk door de overheid. Dit bestaat niet alleen uit het schrappen van regels maar ook uit de vereenvoudiging van de uitvoering. Het doel ervan is de administratieve lasten voor burgers en bedrijven, maar ook voor de overheid zelf, terug te dringen. Met betrekking tot evenementen kan hierbij gedacht worden aan vereenvoudiging van het traject dat leidt tot vergunningverlening, het verlenen van meerjaren- en jaarvergunningen en verruiming van de categorie ‘kleine evenementen’ waarbij kan worden volstaan met een melding.

4.4

Locatieonderzoek evenemententerrein

De gemeente Leusden heeft op dit moment geen vast evenemententerrein. Per aanvraag wordt beoordeeld of de locatie geschikt is voor het evenement, waarbij in ieder geval gelet wordt op veiligheids- en verkeersaspecten. Wil een aanvrager weten of een (gemeentelijke of particuliere) locatie geschikt is, dan kan hij contact opnemen met de gemeente. Een definitief oordeel kan uiteraard pas gegeven worden aan de hand van de formele aanvraag. En ook dan geldt dat een positieve beoordeling de aanvrager niet ontslaat van zijn eigen verantwoordelijkheid voor de veiligheid, het voorkomen van overlast e.d. Meest gebruikte locaties voor evenementen zijn: -

Winkelcentrum De Hamershof. Hier vinden hoofdzakelijk evenementen plaats die gerelateerd zijn aan het winkelcentrum en georganiseerd worden door de winkeliersvereniging zoals de zomermarkten, Oud Hollandse dag, Boeken- en kunstmarkt e.d.

-

Het parkeerterrein van jongerencentrum De IJsbreker. Bij de IJsbreker worden evenementen georganiseerd als Puddingpop, Bouwdorp, Leusden Jazz en de start en finish van diverse wandel-/fietsevenementen. In 2012 heeft op het parkeerterrein bij wijze van proef een kermis plaatsgevonden.

-

Terrein grenzend aan de Zwarteweg-Olmenlaan. Met de eigenaar van dit terrein heeft de gemeente een gebruiksovereenkomst gesloten op basis waarvan het terrein voor kleinere evenementen gebruikt mag worden. De afgelopen jaren heeft het terrein onder meer dienst gedaan als locatie voor het organiseren van de kofferbakmarkten.

7

Op verzoek van de gemeenteraad is er eind 2010 een inventarisatie gestart naar de mogelijkheden voor een vast evenemententerrein, waar vooral grotere evenementen kunnen plaatsvinden. De directe aanleiding hiertoe was de behoefte aan een jaarlijks terugkerende kermis in Leusden. Daarbij heeft de raad de wens uitgesproken het aanbod aan evenementen uit te breiden met bijvoorbeeld concerten, stuntshows, een groter circus e.d. Deze inventarisatie heeft nog niet tot een concreet resultaat geleid. Als er in de toekomst een vast evenemententerrein in Leusden komt, dan is de inhoud van dit Uitvoeringskader onverkort van toepassing op de evenementen die op het betreffende terrein georganiseerd worden.

8

5. 5.1

Procedurele kaders Vergunning of melding

5.1.1. Melding In artikel 2.25 lid 1 van de APV is bepaald dat het verboden is zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Er is echter een categorie evenementen zonder noemenswaardig risico, waarbij geen capaciteit van de hulpdiensten is vereist en die weinig tot geen overlast voor de omgeving veroorzaken. Bij deze evenementen kan worden volstaan met een schriftelijke melding omdat het vanwege de aard en/of de beperkte omvang van het evenement niet proportioneel is een vergunning te eisen. Hiervan is sprake bij kleine evenementen als een straatfeest, buurtbarbecue of een daarmee naar aard en/of omvang gelijk te stellen evenement in de open lucht, dat plaatsvindt op één dag (art 2.24 lid 3 APV), mits:  a. het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 100 personen;  b. het evenement tussen 10:00 en 23:00 uur plaats vindt;  c. geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur *;  d. het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom-)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten, tenzij het evenement wordt gehouden op slechts één weg (of weggedeelte), welke weg hoofdzakelijk een verblijfsfunctie** heeft. Hierbij geldt dat: - gehandicaptenparkeerplaatsen worden vrijgehouden en bereikbaar blijven; - niet meer dan de helft van het aantal beschikbare parkeerplaatsen wordt gebruikt ten behoeve van het evenement; - de toegankelijkheid voor hulpdiensten wordt gewaarborgd. Voor de hulpdiensten dient een vrije rijstrook van 3,50 meter breed en 4,20 meter hoog beschikbaar te zijn; - direct belanghebbenden*** door de organisator uiterlijk een week voor het evenement schriftelijk worden geïnformeerd.  e. maximaal drie kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object;  f. er een organisator is; en  g. de organisator ten minste 15 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan schriftelijk melding heeft gedaan aan de burgemeester. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in artikel 2:25 lid 2 APV * De geldende geluidsnormen komen aan de orde in paragraaf 8.2 ** weg met een verblijfsfunctie : een weg of wijk waar het sociale en het recreatieve aspect (wonen, wandelen, spelen, zitten, praten etc.) overheersen. Het zich verplaatsen met een vervoermiddel komt op de tweede plaats. Verkeer wordt wel toegestaan, maar het gebied is zodanig ingericht dat de invloed van het verkeer beperkt blijft.

***direct belanghebbenden: personen, bedrijven en overigen die in of in de directe nabijheid van de betreffende straat of wijk wonen of gehuisvest zijn en die op enigerlei wijze overlast of hinder van het evenement kunnen ondervinden.

 De ontvangen melding wordt door de medewerker vergunningverlening voor akkoord aan de lokale adviesdiensten voorgelegd en vervolgens schriftelijk bevestigd.  De adviesdiensten ontvangen een kopie van de schriftelijke bevestiging.

9

5.1.2. Vergunningplichtige evenementen Voor alle ‘evenementen’ in de zin van artikel 2:24 APV, die niet voldoen aan de omschrijving van en de voorwaarden voor een melding, dient een evenementenvergunning te worden aangevraagd. De vergunningprocedure start op het moment dat door de organisator van een evenement het op de gemeentelijke website beschikbaar gestelde (digitale) aanvraagformulier wordt ingediend. Op basis van het ingevulde formulier wordt bepaald of er daadwerkelijk een vergunning is vereist of wellicht toch kan worden volstaan met een melding, en hoe het verdere traject zal verlopen. Het verdere verloop van de vergunningprocedure en de beoordeling van de vergunningaanvraag komen in het vervolg van deze notitie aan de orde. 

Uitsluitend aanvragen die door middel van een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier worden ingediend worden in behandeling genomen.



Bij de aanvraag dient als bijlage aangeleverd te worden: - tekening op schaal van de locatie en de inrichting van het terrein. - een schriftelijke toestemming van de grondeigenaar indien het evenement plaatsvindt op een terrein dat niet toebehoort aan de gemeente Leusden. - een calamiteitenplan wanneer op grond van de risicoscan blijkt dat er sprake is van een B/C - evenement.

5.2

Weigeringsgronden

Voor zowel meldingen als vergunningplichtige evenementen kent de APV (artikel 1:8 en 2:25 lid 3) een viertal weigeringsgronden. Na een zorgvuldige belangenafweging kan een vergunning of melding worden geweigerd in het belang van: - de openbare orde; - de openbare veiligheid; - de volksgezondheid; - de bescherming van het milieu. Ingevolge artikel 1:4 APV kunnen in de vergunning voorschriften en beperkingen opgenomen worden ter bescherming van de in de weigeringsgronden genoemde belangen.

5.3

Categorisering

Evenementen verschillen sterk naar aard en omvang. Grootschalige en/of risicovolle evenementen vormen een grotere belasting voor de omgeving en trekken daarbij een zwaardere wissel op de hulpverleningsdiensten. Dit heeft gevolgen voor het traject van de vergunningverlening en de voorwaarden die aan de vergunning worden verbonden. Het is dan ook in praktische en in beleidsmatige zin van belang onderscheid te maken in verschillende categorieën evenementen. Bij deze categorisering van evenementen, die is vastgelegd in artikel 2:25 lid 6 APV, sluit de gemeente Leusden aan bij de indeling die door de VRU is gemaakt in de notitie ‘ Verdeling van de schaarste bij samenloop van grote evenementen’. Voor de risicoclassificatie van het evenement wordt door de medewerker vergunningverlening, na ontvangst van het aanvraagformulier en overige relevante informatie, de door de VRU beschikbaar gestelde risicoscan ingevuld (zie bijlage III en www.vru.nl). Hierbij krijgt het evenement op basis van een drietal profielen (publieksprofiel, ruimteprofiel en activiteitenprofiel), met daaraan gekoppeld verschillende indicatoren, een

10

aantal risicopunten toegekend om vervolgens in een van onderstaande risicocategorieën te worden ingedeeld. Categorie A

t/m 12

Evenementen met laag risico, waarbij sprake is van een beperkte

punten

impact op de omgeving en een geringe capaciteit van de hulpdiensten is vereist.

Categorie B

Categorie C

12 t/m

Evenementen met een verhoogd risico, waarbij sprake is van een

24

verhoogde impact op de omgeving en extra capaciteit van de

punten

hulpdiensten is vereist.

Vanaf

Risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de

24

omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten is vereist.

punten

Ook de organisator zelf kan vóór het indienen van de aanvraag de op de website terug te vinden risicoscan uitvoeren om een indicatie te krijgen van de categorie waarbinnen het evenement valt. Hieraan kunnen echter geen rechten worden ontleend. Voorbeelden A - evenementen in Leusden zijn: - Kerstlichtjeswandeling - Straatfeesten/buurtbarbecues die niet onder de meldingen vallen - Kofferbakmarkten - Kleine tour- of wandeltochten - Bouwdorp Voorbeelden B - evenementen in Leusden zijn: - Avondvierdaagse - Carnaval Achterveld - Kerstmarkt in W.C. De Hamershof - Puddingpop - Leusden Jazz - Koninginnedag - Tour de Junior Voorbeelden C - evenementen: C- evenementen worden tot nog toe in Leusden niet georganiseerd. Voorbeelden van C evenementen elders zijn carnaval in Den Bosch, Vrijmarkt in de grote steden, de huldiging van het Nederlands elftal. De categorisering via de risicoscan is bepalend voor: 1. de termijn die wordt gehanteerd voor de vergunningaanvraag; 2. de zwaarte van het adviestraject; 3. plaatsing op de regionale evenementenkalender; 4. het al dan niet moeten aanleveren van een calamiteitenplan. Deze punten worden in volgende paragrafen kort nader toegelicht.

5.4

Termijn voor de vergunningaanvraag

Een grote verscheidenheid aan evenementen passeert jaarlijks de revue en de tijd die met de afhandeling en een zorgvuldige beoordeling van de vergunningaanvragen gemoeid gaat

11

kan sterk uiteenlopen. Dit maakt een onderscheid in termijnen voor meldingen en de vergunningaanvraag voor diverse categorieën evenementen noodzakelijk. Voor het doen van een melding geldt de in artikel 2.25 lid 2 APV genoemde termijn van 15 werkdagen voorafgaand aan het evenement. Voor een vergunningaanvraag, ongeacht de aard en de omvang van het betreffende evenement, werd tot nog toe de in artikel 1.3 lid 1 APV genoemde termijn van 3 weken gehanteerd. Het vergaren van de benodigde informatie, een eventueel vooroverleg met de organisatie en de adviesaanvraag bij diverse instanties zijn echter factoren die veel tijd vergen. Daarnaast speelt het feit dat recht moet worden gedaan aan de mogelijkheid voor belanghebbenden om bezwaar in te dienen tegen de verleende vergunning. Om deze redenen worden thans de volgende termijnen gehanteerd: Categorie aanvraag Meldingen Categorie A Categorie B en C

Indienen ontvankelijke aanvraag

Gebaseerd op

15 werkdagen voor evenement 8 weken voor aanvang evenement 12 weken voor aanvang evenement

Artikel 2:25, lid 2, sub g APV Artikel 2:25 lid 7 sub a APV Artikel 2:25 lid 7 sub b APV

Niet tijdige aanvraag Indien men zich bij de vergunningaanvraag niet houdt aan de geldende aanvraagtermijn kan besloten worden de aanvraag niet in behandeling te nemen, wanneer hierdoor een zorgvuldige beoordeling, advisering en belangenafweging in het gedrang komt.

5.5

Advisering

De medewerker vergunningverlening voert de regie over de afhandeling van de vergunningaanvraag. Hij of zij ziet erop toe dat de benodigde informatie compleet en voldoende is voor een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging. Tevens draagt de medewerker vergunningverlening er zorg voor dat het juiste adviestraject wordt gevolgd en dat de aanvraag inclusief alle overige relevante informatie tijdig aan de adviesdiensten ter beschikking wordt gesteld en waar nodig wordt toegelicht. In principe worden alle vergunningaanvragen (en meldingen) voor evenementen binnen de gemeente Leusden besproken in het zgn. BPG-overleg (ambtelijk overleg met lokale brandweer, politie en relevante afdelingen binnen de gemeente). Bij dit tweewekelijks overleg zijn aanwezig: - brandweer (VRU), district Eemland - politie, coördinator evenementen - politieteam Leusden/Woudenberg - gemeente, adviseur milieu - gemeente, medewerker openbare ruimte - gemeente, medewerker vergunning verlening - gemeente, medewerker Openbare Orde en Veiligheid (bij bespreking van evenementen waarbij een calamiteitenplan vereist is) - gemeente, adviseur crisisbeheersing (bij bespreking van evenementen waarbij een calamiteitenplan vereist is). In voorkomende gevallen kan besloten worden de organisator uit te nodigen voor het BPGoverleg. Dit biedt de organisator de gelegenheid de aanvraag nader toe te lichten en kunnen er door de gemeente en hulpdiensten vooraf afspraken met de organisator worden gemaakt. Het verdere adviestraject (VRU, GHOR, SBG/RUD) wordt bepaald door de aard en omvang van het evenement en de risicocategorie waarbinnen het evenement valt. (zie paragraaf 8.2, 8.4 en 8.6).

12

  







5.6

Alle meldingen van en vergunningaanvragen voor evenementen binnen de gemeente Leusden worden besproken in het BPG- overleg. Wanneer het een klein A- evenement betreft dat jaarlijks ongewijzigd qua vorm en omvang wordt georganiseerd, kan de afstemming met de leden van het BPG-overleg eventueel per email verlopen. Per aanvraag wordt bekeken of het nodig is de organisator van het evenement uit te nodigen voor het BPG-overleg. De organisator wordt in ieder geval uitgenodigd wanneer het een nieuw evenement of een voor de gemeente onbekende organisator betreft en het aantal bezoekers 500 of meer bedraagt. De wijze waarop het adviestraject bij de diverse adviesdiensten verder verloopt is afhankelijk van de aard en omvang van het evenement en de van toepassing zijnde risicoklasse. Informatie hierover is te vinden in - paragraaf 8.2 Geluidsvoorschriften, - paragraaf 8.4 Gezondheid en hygiëne, - paragraaf 8.6 Brandveiligheid. In principe wordt het advies van de hulp- en adviesdiensten inzake de noodzakelijke maatregelen en vergunningvoorschriften integraal overgenomen. Als wordt besloten (geheel of deels) af te wijken van het ontvangen advies, wordt dit door de medewerker vergunningverlening afgestemd met de adviserende instantie. Een kopie van de vergunning wordt toegezonden aan alle betrokken advies- en hulpdiensten.

Regionale evenementenkalender

Ten behoeve van organisatoren, gemeenten, hulpdiensten en andere betrokkenen wordt door de VRU jaarlijks een regionale evenementenkalender opgesteld (www.vru.nl). Deze kalender geeft een overzicht van de geplande evenementen binnen de regio. Tijdige aanmelding op de kalender is van groot belang aangezien: - aan de hand van deze regionale kalender de benodigde hulpverleningscapaciteit wordt vastgesteld; - aan de hand hiervan knelpunten door samenloop van evenementen tijdig kunnen worden opgelost.  Voor plaatsing op de regionale kalender ([email protected]) komen in aanmerking: - alle B/C- evenementen - de grotere A- evenementen waarbij extra capaciteit van de hulpdiensten nodig kan zijn.  Vóór 1 november worden de B/C - evenementen voor de periode 1 januari t/m 31 december van het daarop volgende jaar op de regionale kalender geplaatst. Hiertoe worden de organisatoren door de medewerker vergunningverlening uiterlijk half september aangeschreven en wordt een oproep tot aanmelding gepubliceerd op de gemeentelijke website en in de Leusder Krant. De aanmelding bij de gemeente moet geschieden vóór 20 oktober.  Plaatsing op de regionale evenementenkalender is geen garantie dat de evenementenvergunning ook daadwerkelijk verleend zal worden. Hiertoe moet het aanvraagen adviseringstraject volledig worden doorlopen.  Nieuwe evenementen die ná 1 november of gedurende het aankomende jaar nog worden aangevraagd, worden direct na ontvangst van de aanvraag alsnog op de kalender geplaatst. Echter, evenementen die reeds op de vastgestelde regionale kalender zijn opgenomen hebben bij risicovolle samenloop voorrang op de later ingediende aanvragen.

13

5.7

Calamiteitenplan

Om de veiligheid van publiek en medewerkers in geval van calamiteiten te waarborgen is het van belang dat bij de vergunningaanvraag van alle B/C- evenementen en de grotere Aevenementen door de organisatie een calamiteitenplan wordt aangeleverd. In het calamiteitenplan staat alle specifieke informatie (w.o. alle interne en externe contactpersonen) over het betreffende evenement en wordt aangegeven welke maatregelen er worden genomen bij dreiging van een calamiteit of indien een calamiteit plaatsvindt.  Een calamiteitenplan is vereist bij: - alle B/C- evenementen. - A- evenementen, wanneer in het BPG-overleg wordt besloten dat een calamiteitenplan moet worden aangeleverd. In het bevestigende geval wordt er ook een adviesaanvraag ingediend bij de VRU en wordt het evenement op de regionale kalender geplaatst.  Het calamiteitenplan wordt door de organisator zo mogelijk gelijktijdig met de vergunningaanvraag, maar uiterlijk 2 weken daarna, aangeleverd. Het format voor een calamiteitenplan evenementen is te downloaden van de gemeentelijke website  Wanneer tijdens het BPG-overleg een calamiteitenplan wordt besproken, worden ook de adviseur Crisisbeheersing en adviseur Openbare Orde en Veiligheid van de gemeente bij het overleg betrokken.

5.8

Publicatie

Het is van belang dat inwoners van Leusden, maar ook overige belanghebbenden, zoals ondernemers, tijdig op de hoogte worden gesteld van wat er in Leusden georganiseerd wordt, waar en wanneer. Een heldere communicatie draagt ertoe bij dat eventuele overlast en ergernis zoveel mogelijk worden beperkt. Naast het feit inwoners van Leusden door publicatie bijtijds worden geïnformeerd over de aanstaande evenementen, worden belanghebbenden, zoals bijvoorbeeld omwonenden, hiermee in de gelegenheid gesteld om op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bezwaar in te dienen tegen de verleende vergunning.  Publicatie van de vergunningverlening vindt plaats: - op de website van de gemeente Leusden - op de gemeentepagina in de Leusder Krant.  Bij de B/C- evenementen wordt ook de ontvangst van de aanvraag (op dezelfde wijze als hierboven) gepubliceerd.  Belanghebbenden worden niet rechtstreeks of persoonlijk door de gemeente geïnformeerd. Wel kan in de vergunningvoorschriften worden opgenomen dat de organisator van het evenement hiertoe verplicht is.

14

5.9

Evaluatie en klachtregistratie

Om de ervaringen die bij een bepaald evenement zijn opgedaan te kunnen gebruiken bij een volgende aanvraag, is het van belang de klachten die bij de gemeente en politie zijn binnengekomen: - te verzamelen en goed te registreren; - te bespreken met de organisator van het evenement; - overleg te plegen met de betrokken disciplines om te bezien of de klachten aanleiding geven tot het nemen van aanvullende maatregelen bij hernieuwde aanvragen in de toekomst.

 Van alle B/C- evenementen vindt, al dan niet in het bijzijn van de organisator, binnen 4 weken na afloop een korte evaluatie in het BPG-overleg plaats.  Voor de overige evenementen geldt dat een evaluatiegesprek plaatsvindt als daartoe aanleiding is (bijv. op verzoek van politie/brandweer of als er meerdere klachten zijn ingediend).  Alle klachten worden doorgestuurd aan en geregistreerd door de medewerker vergunningverlening.  De binnengekomen klachten over het evenement worden meegenomen in de evaluatie. Bij een hernieuwde aanvraag wordt rekening gehouden met de in het verleden ingediende klachten.  Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt waaraan de klachten worden toegevoegd. Het verslag wordt aan alle direct betrokkenen toegezonden.

15

6.

Coördinatie van evenementen

Het kan voorkomen dat er meerdere vergunningaanvragen voor evenementen worden ingediend voor dezelfde datum. In de meeste gevallen zal dit geen probleem zijn omdat evenementen veelal verschillende doelgroepen hebben en op verschillende locaties gehouden worden. Het is ook niet wenselijk om de spreiding van evenementen tot in detail te regelen omdat daarmee de vrijheid tot het organiseren van evenementen verloren gaat. In sommige gevallen kan het echter voorkomen dat het niet mogelijk is voor beide evenementen een vergunning te verlenen omdat: -

de evenementen door hun aard of omvang samen te belastend zijn voor de omgeving; er sprake is van conflicterende evenementen; voor beide evenementen dezelfde locatie gekozen is; er onvoldoende capaciteit beschikbaar is om de openbare orde en veiligheid te waarborgen.

 In geval van risicovolle samenloop van evenementen wordt overleg gepleegd met de organisatoren om te bezien of één van beide evenementen verplaatst kan worden naar een andere datum of locatie. Is dit niet mogelijk, dan kan overwogen worden voor één van beide aanvragen geen vergunning te verlenen.  Bij de vraag welke van de aanvragen gehonoreerd kan worden, geldt de volgende prioritering: 1. honorering op basis van oudste rechten (indien al meerdere opeenvolgende jaren een vergunning is verkregen voor de betreffende datum of locatie); 2. plaatsing op de regionale evenementenkalender; 3. lokale evenementen gaan vóór evenementen van ‘externe’ organisatoren; 4. honorering op volgorde van binnenkomst van de aanvraag.

16

7.

Evenementenlocaties

7.1

Evenementen bij de IJsbreker

Hoewel het parkeerterrein bij de IJsbreker niet officieel is aangewezen als evenemententerrein, is dit wel de locatie in Leusden waar gedurende het jaar de meeste en de grotere evenementen plaatsvinden. Zo worden hier jaarlijks o.m. de volgende evenementen gehouden: - Puddingpop - Bouwdorp - Leusden Jazz Voor een overzicht van de evenementen bij De IJsbreker wordt verwezen naar bijlage IV. Bij het gebruik van de parkeerplaats bij De IJsbreker dienen zich de volgende bezwaren aan: - de beperkte parkeermogelijkheden (mede door de nabije aanwezigheid van diverse sportverenigingen); - het feit dat het terrein dicht tegen een woonwijk aan ligt waardoor de kans op (geluids-)overlast groot is; - het probleem van de vervuilde onderlaag van het parkeerterrein, waardoor de toplaag niet mag beschadigen i.v.m. het risico op doorlekken en vervuiling van de bodem. Door goed vooroverleg en heldere, eenduidige afspraken met de organisatoren verlopen de evenementen bij De IJsbreker tot nog toe goed. Ook gelden strenge criteria voor evenementen waarbij de kans op beschadiging van de toplaag van het terrein aanwezig is. Mochten er in de toekomst zwaarwegende klachten worden ingediend over het aantal evenementen bij de IJsbreker, dan kan overwogen worden een maximum te stellen aan het aantal vergunningen voor het parkeerterrein en een goede spreiding over het jaar vast te stellen.  Omliggende sportverenigingen moeten door de organisator zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk een maand voor het evenement schriftelijk worden geïnformeerd.  Direct omwonenden moeten door de organisator na ontvangst van de vergunning schriftelijk worden geïnformeerd.  Onder strikte voorwaarden (o.m. maximale belasting terrein, geen piketten in asfalt, geen salonwagens) wordt per jaar slechts één kermis op het parkeerterrein vergund. Een vuurwerkshow ter afsluiting van de kermis wordt niet toegestaan.  Behalve de kermis en Bouwdorp worden geen meerdaagse evenementen op het parkeerterrein toegestaan. Dit naast de Avondvierdaagse waarvan de dagelijkse start en finish ook plaatsvindt in het Burgemeester Buiningpark.  Uitsluitend in december wordt maximaal één vuurwerkdemonstratie op of in de nabijheid van de IJsbreker toegestaan.

7.2

Evenementen op het terrein gelegen aan de Zwarteweg - Olmenlaan

Met de eigenaar van het terrein dat grenst aan de Zwarteweg-Olmenlaan heeft de gemeente een gebruiksovereenkomst gesloten op basis waarvan de gemeente de mogelijkheid heeft het veld niet alleen als trapveld te gebruiken, maar ook als evenemententerrein voor het

17

houden van kleine evenementen. Tot nu toe gaat het om de kofferbakmarkten die zes keer per jaar worden georganiseerd en enkele kleine, incidentele evenementen.  Voor de te organiseren evenementen heeft de grondeigenaar een aantal richtlijnen opgesteld die voor hen door Coördinatie Wijkbeheer worden gemonitord.  Het terrein wordt alleen gebruikt voor kleine evenementen in de A-categorie, waaronder zes kofferbakmarkten per jaar.  Vóór het verlenen van een vergunning vindt overleg plaats met Coördinatie Wijkbeheer in verband met de programmering.

7.3

Evenementen in winkelcentrum De Hamershof

In winkelcentrum De Hamershof worden met regelmaat (jaarlijks terugkerende) evenementen georganiseerd, waarbij het in veel gevallen gaat om markten en braderieën, zoals de Boekenmarkt, de Euromarkt en de Kerstmarkt, maar daarnaast bijvoorbeeld ook de jaarlijkse kinderkermis. Een overzicht van de evenementen in De Hamershof is te vinden in bijlage IV. De evenementen worden over het algemeen goed bezocht en dragen sterk bij aan de verlevendiging van het winkelcentrum. De organisatie ligt in bijna alle gevallen in handen van de winkeliersvereniging, die hiervan aan het begin van het jaar een overzicht bij de gemeente aanlevert. Door eenduidige vergunningvoorschriften, het maken van heldere afspraken en een goede samenwerking met brandweer en politie verlopen deze evenementen veelal zonder problemen. Ook hier bestaat het risico dat er een teveel aan evenementen wordt georganiseerd, waardoor de overlast voor de directe omgeving te groot wordt. Hoewel de bewonersvereniging van De Hamershof vragen heeft gesteld over het toenemend aantal evenementen in het winkelcentrum en daarbij haar zorgen heeft geuit over met name de tijden van op- en afbouw, is er nu geen reden om het aantal evenementen te maximeren en een spreiding over het jaar vast te stellen. Voor de op- en afbouw van de evenementen worden de in paragraaf 8.1 genoemde tijden gehanteerd.  Door winkeliersvereniging De Hamershof wordt in december een overzicht aangeleverd van de geplande evenementen voor het volgende jaar.  Er kan op aanvraag een jaarvergunning worden verleend voor kleine A-evenementen die daarvoor in aanmerking komen (zie hoofdstuk 10) .  Voor de grotere evenementen in De Hamershof moet, met inachtneming van de daarvoor geldende termijn, afzonderlijk een evenementenvergunning worden aangevraagd.  Bewoners van het winkelcentrum worden (evt. via de bewonersvereniging Hamershof) door de winkeliersvereniging tijdig schriftelijk/per e-mail geïnformeerd over de geplande evenementen. Hierbij wordt tevens een contactpersoon vermeld.  Voor wat betreft de tijden van op- en afbouw van evenementen: zie paragraaf 8.1

18

De evenementen in de overige winkelcentra van Leusden (Biezenkamp, Tabaksteeg) zijn vooralsnog beperkt qua aantal en omvang. Mocht dit in de toekomst veranderen (toenemen), dan zijn de bovenstaande punten hierop overeenkomstig van toepassing. De informatieplicht richting omwonenden en de tijden van op- en afbouw gelden nu reeds voor deze winkelcentra.

7.4

Evenementen in Achterveld

In Achterveld vinden jaarlijks diverse grote evenementen plaats zoals Carnaval, Koninginnedag, de Tour de Junior en de Dorpsdag. Deze evenementen worden al vele jaren georganiseerd en leveren een belangrijke bijdrage aan de sfeer en leefbaarheid van Achterveld. Doordat de evenementen verspreid over het jaar en op verschillende locaties plaatsvinden, is er vooralsnog geen sprake van een risicovolle samenloop van evenementen of overmatige belasting van een bepaalde wijk/omgeving.

19

8.

Vergunningvoorschriften

Op grond van artikel 1.4 APV kunnen aan een vergunning voorschriften of beperkingen verbonden worden. Deze voorschriften en beperkingen in een evenementenvergunning hebben tot doel: - het handhaven van de openbare orde en veiligheid en - het beperken van de overlast, met name geluidsoverlast, die het betreffende evenement kan veroorzaken voor de omgeving (omwonenden maar ook milieu) Onder welke voorwaarden een vergunning verleend kan worden, wordt door de medewerker vergunningverlening, uitgaande van de informatie in het aanvraagformulier en het advies van de relevante diensten, beoordeeld op grond van een aantal aspecten. In het onderstaande worden de belangrijkste aandachtspunten nader uitgewerkt en toegelicht.

8.1

Aanvang- en eindtijden

Over het algemeen leiden de aanvangtijden van evenementen zelden tot overlast en het is dan ook niet nodig hiervoor vastgestelde tijden aan te houden. Dat betekent niet dat een evenement op elk willekeurig tijdstip kan beginnen. Of de begintijd toelaatbaar is hangt af van diverse omstandigheden. Zo kunnen bijvoorbeeld omstandigheden als de omgeving, de openingstijden van winkels of openbare gebouwen e.d., het soort evenement en de zondagsrust (Zondagswet) een rol spelen. Per evenement zal een afweging gemaakt moeten worden wat wel en niet aanvaardbaar is. Voor wat betreft eindtijden van evenementen ligt dat anders. Klachten van met name omwonenden hebben veelal betrekking op de eindtijd in combinatie met geluidsoverlast. Het hanteren van vastgestelde eindtijden bij evenementen beperkt de overlast en schept duidelijkheid voor alle betrokkenen. Zo weten bijvoorbeeld zowel de organisator van een evenement als de omwonenden vooraf waar ze aan toe zijn en is het voor politie en gemeente eenvoudig te controleren of het evenement op tijd wordt beëindigd. Differentiatie naar dag en tijdstip: - Stopzetten van geluidsproductie een half uur voor eindtijd. Door het tijdstip van beëindiging van het evenement niet samen te laten vallen met het stopzetten van de muziek wordt een rustige en geleidelijke afloop van het evenement bevorderd doordat bezoekers niet allemaal tegelijk het terrein zullen verlaten. - Onderscheid naar dagen van de week. Geluidsoverlast leidt op doordeweekse dagen eerder tot klachten dan in de weekenden. Dag Zondag t/m donderdag, en de in art. 1 Zondagswet met zondag gelijk gestelde dagen. Vrijdag en zaterdag of een dag voorafgaand aan een erkende zon- of feestdag

Einde muziek/geluid Uiterlijk 22.30 uur

Einde evenement Uiterlijk 23.00

Uiterlijk 00.30 uur

Uiterlijk 01.00 uur



In bijzondere gevallen kan de burgemeester, mits voldoende gemotiveerd, afwijken van de genoemde eindtijden ( bijvoorbeeld op Koninginnedag in het centrum van Leusden).



Voor evenementen waarbij een melding volstaat, geldt op grond van artikel 2.25 lid 2 sub b een eindtijd van 23.00 uur.

20

Samenhangend met de begin- en eindtijd van een evenement zijn de tijden waarop het terrein wordt op- en afbouw. Ook hierbij kan veel rumoer en overlast voor de omgeving veroorzaakt worden.  De opbouw van evenementen vindt in het belang van de omwonenden niet plaats vóór 07.00 uur.  De afbouw is om uiterlijk 24.00 uur afgerond.  In bijzondere gevallen kan de burgemeester gemotiveerd afwijken van de genoemde tijden, mits bij de op-/afbouw geen overlast voor de omgeving wordt veroorzaakt, een en ander ter beoordeling van de politie. Eventueel kan een geluidsontheffing o.g.v. artikel 4.6 APV vereist zijn.  Tijdens op- en afbouw mag geen muziek ten gehore gebracht worden. Dit is slechts anders in geval van een try-out direct voorafgaand aan het begin van het evenement.

8.2

Geluidsvoorschriften

Het geluidsniveau van een evenement is voor omwonenden veelal de meest bepalende factor voor de ervaren mate van overlast. Omdat de subjectieve waarneming/beleving erg divers is, is het moeilijk om een absolute grenswaarde voor een aanvaardbaar geluidsniveau vast te stellen. Belangrijk is om een goede balans te vinden tussen de bescherming van de belangen van omwonenden en de ruimte die wordt geboden aan het organiseren van evenementen. In de Nota Geluidbeleid 2009 zijn voor de vergunning van buitenevenementen met muziek en versterkt stemgeluid een aantal beleidsuitgangspunten opgenomen. Aan de hand hiervan, alsmede op basis van onderstaande normen, wordt per vergunningaanvraag afgewogen welk geluidsniveau op welk tijdstip aanvaardbaar wordt geacht..  Advisering: - Nieuwe vergunningaanvragen worden in het BPG-overleg voor advies voorgelegd aan de adviseur milieu. - Indien een evenement daartoe aanleiding geeft (m.n. bij nieuwe, grote evenementen), stuurt de adviseur milieu de aanvraag voor advies door aan het Servicebureau Gemeenten (SBG)/Regionale Uitvoeringsdienst (RUD).  Geluidsnormen: Periode

Dag (7:00 uur tot 19:00 uur) Avond (19:00 uur tot 23:00 uur) Nacht ( 23:00 uur tot 00.00 uur) Nacht ( 00:00 uur tot 07:00 uur)

Maximale gevelbelasting* - meldingen - vergunningplichtige buurt-/ straatevenementen 65 dB(A)

Maximale gevelbelasting* vergunningplichtige evenementen

65 dB(A)

80 dB(A)

50 dB(A)

80 dB(A)

n.v.t

70 dB(A)

80 dB(A)

* Dit betreft de maximale gevelbelasting die kan worden toegestaan; afhankelijk van specifieke omgevingskenmerken kan een lagere gevelbelasting worden toegestaan. E.e.a. ter beoordeling van de adviseur milieu. Bijvoorbeeld wanneer de afstand tot de dichtstbijzijnde woning groot is kan worden volstaan met een lager geluidsniveau.  De burgemeester kan te allen tijde gemotiveerd afwijken van de genoemde geluidsnormen.  Controle: Naast de controle door de politie kunnen tijdens het evenement in opdracht van de gemeente geluidsmetingen worden verricht.

21

Overigens kan het college op grond van artikel 4.6 APV (Overige geluidhinder) ontheffing verlenen onder het stellen van aanvullende voorwaarden. Waar mogelijk wordt deze ontheffing in de evenementenvergunning geïntegreerd (bijv. voor het afschieten van een kanon tijdens een evenement). Incidentele en collectieve festiviteiten Geluidsnormen voor o.m. horeca-, recreatie- en sportinrichtingen zijn vastgelegd in het Activiteitenbesluit (ook wel: Barim) van de Wet milieubeheer. Speciaal voor festiviteiten die behoren tot de bedrijfsvoering van dergelijke inrichtingen is in het Activiteitenbesluit de zgn. festiviteitenregeling (artikel 21) opgenomen. Deze regeling biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om in de APV, onder bepaalde voorwaarden, aan inrichtingen voor een aantal festiviteiten per jaar vrijstelling te verlenen van de standaard geluids- en lichtnormen in het Activiteitenbesluit. In dat geval hoeft geen evenementenvergunning aangevraagd hoeft te worden. Deze vrijstelling kan worden verleend via: 1. Incidentele festiviteiten (art. 4.3 APV) Dit zijn festiviteiten die aan één bepaald (horeca-) bedrijf gebonden zijn, bijvoorbeeld een optreden met livemuziek in een café, een personeelsfeest of het houden van een open dag. De gemeenteraad mag het jaarlijks aantal incidentele festiviteiten per inrichting vaststellen op maximaal 12 dagen of dagdelen. In Leusden is besloten om maximaal 6 incidentele festiviteiten per inrichting per kalenderjaar toe te staan. Deze festiviteiten moeten ten minste 3 weken voor aanvang van de festiviteit gemeld worden (artikel 4:3 lid1 APV). 2. Collectieve festiviteiten (art. 4.2 APV) Dit zijn festiviteiten die de hele gemeente aangaan. Inrichting houders hoeven voor die dagen geen melding te doen van de te houden festiviteiten en zijn vrijgesteld van de geluidsnormen. Per kalenderjaar wordt door het college in een apart besluit een aantal collectieve festiviteiten aangewezen. De aanwijzing kan ook betrekking hebben op een bepaald gebied binnen de gemeente. In Leusden worden jaarlijks de jaarwisseling, carnaval in Achterveld en Koninginnedag aangewezen. Opgemerkt wordt dat de vrijstelling van de standaard (geluids-)normen alleen geldt voor festiviteiten in de inrichting. De festiviteitenregeling geldt overigens niet alleen voor horeca- sport- of recreatieinrichtingen, maar voor alle bedrijven die onder de algemene geluidsnormen van het Activiteitenbesluit vallen. Zo kan bijvoorbeeld ook voor een personeelsfeest van een bedrijf een beroep worden gedaan op de vrijstellingsregeling. Alhoewel de bespreking van de festiviteitenregeling buiten het bestek van deze notitie valt, is zij hier toch aan de orde gesteld om aan te geven hoe de regeling zich verhoudt tot de regeling van evenementen.

8.3

Verstrekken van alcoholhoudende dranken

Evenementen, zeker de grotere feesten en festivals, kunnen risico’s met betrekking tot de gezondheid en veiligheid van bezoekers met zich mee brengen. Met name het alcohol- en drugsgebruik onder jongeren speelt daarbij een rol. Naast de gevolgen voor de gezondheid moet hierbij ook gedacht worden aan de overlast, agressie en geweld die door overmatig drank- en drugsgebruik veroorzaakt kunnen worden. Het is dan ook belangrijk dat vooraf een goede inschatting wordt gemaakt van de risico’s en tijdig nagedacht wordt over mogelijke preventiemaatregelen en de wijze waarop gehandhaafd wordt.

22

Een aantal zaken wordt als volgt gereguleerd: - De aanvrager van een evenementenvergunning moet een verzoek tot het plaatsen van een tapinstallatie of het anderszins verstrekken van het zwak alcoholische dranken in de aanvraag vermelden. Naast de evenementenvergunning dient dan ook een aanvraag voor een ontheffing o.g.v. artikel 35 van de Drank en Horecawet ingediend te worden. De ontheffing wordt afzonderlijk verleend door de burgemeester en geldt voor een periode van ten hoogste twaalf dagen. - Voor buurt- of straatfeesten geldt dat het verstrekken van zwak alcoholische dranken is toegestaan zonder ontheffing van de burgemeester, mits het feest een besloten karakter heeft en de verstrekking niet bedrijfsmatig is (ook een algemene bijdrage aan het feest wordt beschouwd als bedrijfsmatige alcoholverstrekking). - Het verstrekken van sterke drank buiten een horeca-inrichting is nooit toegestaan (art. 12 lid 2 DHW).  Aan het verstrekken van alcohol worden de volgende voorwaarden gesteld: - Verplichte leeftijds-,alcohol- en drugscontrole bij de toegang van het terrein of de locatie. - Tijdig en duidelijk verstrekken van informatie over het tijdens het evenement geldende alcohol- en drugsbeleid. Een mogelijkheid hiertoe is vooraf de huisregels bekend te maken bij de kaartverkoop en via internet. Tijdens het evenement kan de informatie aan de bezoekers worden verstrekt op duidelijk zichtbare en goed bereikbare plaatsen. - Verbod alcohol- en drugsgebruik door personeel organisatie. - Gebruik polsbandjes - afhankelijk van de aard van het evenement. - Gebruik kunststof glazen bij B/C - evenementen. - Schenken van ‘evenementenbier’ (2,5% alcohol) – afhankelijk van de aard van het evenement. Dit moet bij het verkooppunt duidelijk aangegeven worden. - Gratis drinkwatervoorziening.  De effectiviteit van de maatregelen tegen alcohol- en drugsproblemen hangt voor een groot deel af van de samenwerking tussen organisator, gemeente, politie en andere hulpverleningsdiensten. Een goede communicatie vooraf en tijdens het evenement is dan ook noodzakelijk.

Meer informatie over het beperken van risico’s van drank – en drugsgebruik is te vinden op de website van het Trimbos instituut te Utrecht onder het kopje ‘Uitgaan, Alcohol en Drugs’

8.4

Gezondheid en hygiëne

Tijdens evenementen kunnen zich omstandigheden of gebeurtenissen voordoen waardoor bezoekers of andere betrokkenen lichamelijk of psychisch letsel oplopen. Hierbij dient niet alleen gedacht te worden aan ongevallen, maar ook aan bijvoorbeeld een gebrek aan hygiëne waardoor het gevaar voor infectieziekten ontstaat, onvoldoende drinkwater- en sanitaire voorzieningen e.d. Bij elk evenement is het van belang vooraf zicht te hebben op de risico’s die zich kunnen voordoen, zodat passende maatregelen getroffen kunnen worden. Naar aanleiding van een vergunningaanvraag kan bij de GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) gezondheidskundig advies worden aangevraagd. Dit advies is met name gericht op het voorkomen van calamiteiten, maar ook om de medische voorzieningen en de hygiëne veilig te stellen. Op grond van de aard van het evenement wordt geadviseerd over de inzet van mensen en middelen.

23

Op de website van de VRU staat: - een digitale checklist aan de hand waarvan kan worden beoordeeld of het nodig is advies bij de GHOR aan te vragen. - een aanvraagformulier voor een GHOR-advies Om in aanmerking te komen voor een GHOR-advies gelden in grote lijnen de volgende criteria: - Risicovolle sportevenementen in openbare ruimtes (marathon, wielerronde) - Evenementen met verhoogd risico (vb. muziekfestival/tentfeest) - Grootschalige evenementen >2000 bezoekers - Evenementen op ongebruikelijke tijden of plaatsen of die tijdelijk kampeerfaciliteiten bieden.  Indien een evenement op basis van de checklist van de GHOR daar aanleiding toe geeft, wordt door de medewerker vergunningverlening advies aangevraagd bij de GHOR.  Voor checklist en aanvraagformulier: zie de website van de VRU  Het advies van de GHOR wordt als bijlage bij de vergunning gevoegd; de daarin opgenomen voorwaarden dienen als aanvullende vergunningvoorschriften.  Voor evenementen waarbij geen GHOR-advies hoeft te worden aangevraagd, worden, afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement, de volgende voorwaarden in de vergunning opgenomen: - aanwezigheid van een in goede staat verkerende EHBO-koffer met volledige inhoud. - aanwezigheid gediplomeerd EHBO’er(s). - EHBO’ers moeten goed herkenbaar en mobiel bereikbaar zijn. - mogelijkheid tot alarmering hulpdiensten (bijv. mobiele telefoon). - een eventuele EHBO post moet goed bereikbaar en duidelijk aangegeven zijn. - de evenementenlocatie moet goed bereikbaar zijn voor ambulances. - er moeten voldoende schone toiletvoorzieningen zijn. - gratis drinkwatervoorziening.  Voor het aantal EHBO’ers en toiletvoorzieningen dat aanwezig moet zijn, zijn de specifieke kenmerken van het evenement en de samenstelling van het publiek (o.m. aantal, leeftijd, doelgroep) bepalend. Hiervoor bestaan de volgende richtlijnen: - 1 EHBO’er op 750 bezoekers. - 1 toiletvoorziening op 150 bezoekers. Een evenement is echter maatwerk; de genoemde aantallen zijn dan ook slechts indicatief! Overigens wordt ook verwezen naar de voorschriften voor EHBO-, sanitaire- en drinkwatervoorzieningen zoals opgenomen in de Hygiënerichtlijnen voor Publieksevenementen 2012 van het Landelijk Centrum Hygiëne en Veiligheid

8.5

Verkeersmaatregelen

Evenementen kunnen op verschillende manieren gevolgen hebben voor het verkeer, zoals verkeersopstoppingen en parkeerproblemen, maar ook een groot aantal voetgangers en fietsers dat het evenement bezoekt kan voor de nodige problemen zorgen. Daarnaast kunnen ook wegafzettingen/verkeersomleidingen die nodig zijn bij bijvoorbeeld grote wielerof wandelevenementen tot verkeersproblemen leiden. Over de mogelijke consequenties van een evenement voor de verkeersafwikkeling moet door de organisatie direct na indiening van de vergunningaanvraag (en zo mogelijk daarvoor)

24

overleg gepleegd worden met politie en gemeente, zodat bijtijds de juiste maatregelen getroffen kunnen worden om zowel vóór, tijdens als na afloop van het evenement alles in goede banen te leiden. 8.5.1 Wegafsluitingen Wegen of weggedeelten kunnen op verzoek van een organisator van een evenement tijdelijk worden afgesloten.  De aanvraag voor de wegafsluiting ten behoeve van een evenementen wordt gelijktijdig met de aanvraag voor de evenementenvergunning ingediend.  Bij de beoordeling van de aanvraag voor een wegafsluiting worden alle betrokken belangen (van organisator, omwonenden, omliggende bedrijven, openbaar vervoer) meegewogen.  De gevraagde afsluiting wordt door de medewerker vergunningverlening ter advisering aan politie, brandweer en de medewerker openbare ruimte voorgelegd.  Gebiedsontsluitingswegen worden in principe niet afgesloten.  Worden meerdere wegen, een weg voor meerdere dagen óf in uitzonderingsgeval een gebiedsontsluitingsweg afgesloten, dan is daarvoor op grond van de Wegenverkeerswet 1994 (Wvw) en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) een besluit noodzakelijk. Het verkeersbesluit wordt gelijktijdig met de evenementenvergunning in zowel de Leusder Krant als op de gemeentelijke website gepubliceerd.  In de evenementenvergunning wordt de voorwaarde opgenomen dat bij gegrondverklaring van een bezwaar tegen het verkeersbesluit, het evenement geen doorgang kan vinden.  Voor evenementen waarbij de politie dit nodig acht wordt een verkeersplan verplicht gesteld. Op basis van dit door de organisator aangeleverde verkeersplan wordt in overleg met de gemeente voor bewegwijzering gezorgd.  In de evenementenvergunning wordt de voorwaarde opgenomen dat de organisator omwonenden en bedrijven minimaal twee weken van tevoren schriftelijk op de hoogte stelt van de afzetting. Hierbij worden tevens de gegevens van een contactpersoon vermeld.  Alle locaties/panden in het afgesloten gebied moeten voor hulpdiensten goed bereikbaar blijven: minimale doorgang van 3,5 meter breed en vrije hoogte van 4,5 meter.  Voor zover de afzetting gevolgen heeft voor het openbaar vervoer of afvalophaaldienst, wordt door de organisator minimaal vier weken van tevoren met de vervoerder of afvalophaaldienst overlegd om het een en ander op elkaar af te stemmen.  De doorgangsroutes voor hulpverleningsdiensten moeten vrij zijn van auto’s, wegafzettingen en andere obstakels.  Dranghekken die geplaatst zijn moeten bij calamiteiten direct verwijderbaar zijn t.b.v. de doorgang van hulpdiensten. Vóór en achter de hekken mogen geen obstakels worden geplaatst. Ondanks de taken die de organisator van het evenement zijn toebedeeld, blijft de gemeente als wegbeheerder te allen tijde verantwoordelijk voor de wegafsluiting en voor de eventueel noodzakelijk te plaatsen (verkeers-/aanwijzings-) borden. Deze borden worden dan ook altijd door de gemeente zelf geplaatst. De gemeente en politie houden hierop het toezicht.

25

8.5.2 Parkeervoorzieningen en (brom-) fietsenstalling Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag voor een evenement dat veel bezoekers trekt die met de auto of (brom-)fiets komen, worden eisen gesteld aan de wijze waarop de organisator voorziet in de parkeerbehoefte en stallingbehoefte.  Alle objecten in de omgeving van het evenement moeten goed bereikbaar blijven voor hulpverleningsdiensten.  Geparkeerd staande vervoersmiddelen mogen overige verkeerdeelnemers de doorgang niet belemmeren.  De beschikbaarheid van parkeervoorzieningen en (brom-)fietsenstalling moet toereikend zijn.  De parkeerplaatsen en (brom-)fietsenstalling moeten goed toegankelijk zijn, goed aangeduid worden en, indien nodig, voorzien zijn van deugdelijke verlichting. 8.5.3 Verkeersregelaars Om bij een evenement verkeerstromen in goede banen te leiden kan het nodig zijn verkeersregelaars in te zetten. Verkeersregelaars (eenmalige of voor een bepaalde tijd) worden na voltooiing van een verplichte cursus aangesteld door of namens de burgemeester. Op de werkzaamheden van verkeersregelaars is de Regeling Verkeersregelaars 2009 van toepassing. De taken worden uitgevoerd onder direct toezicht van de politie. Het is erg belangrijk om bij de inzet van verkeersregelaars de landelijke regelgeving na te leven, met name omdat een verzekeraar niet uitkeert als het verkeer illegaal geregeld wordt en daarbij schade wordt veroorzaakt. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor: - de schade die de verkeersregelaar in de uitoefening van zijn werkzaamheden aan derden veroorzaakt; - de schade die door derden aan de verkeersregelaar wordt toegebracht. Het is van belang dat de organisator zorg draagt voor een goede verzekering op het gebied van aansprakelijkheid, eventueel via een uitgebreide evenementenverzekering waaronder ook het regelen van verkeer is gedekt. Vrijwillige verkeersregelaars zijn, onder bepaalde voorwaarden, meeverzekerd op de polis van de collectieve Vrijwilligersverzekering die de gemeente via Stichting Welzijn Leusden heeft afgesloten: zie hoofdstuk 9.  Of en hoeveel inzet van verkeersregelaars gewenst is wordt door de politie en gemeente in samenspraak met de organisator bepaald op basis van de informatie in de vergunningaanvraag.  De organisator is zelf verantwoordelijk voor het werven van de verkeersregelaars (bijv. vrijwilligers of leden van een vereniging) en neemt in verband met de opleiding uiterlijk 12 weken voor het evenement contact op met de verantwoordelijk politiebeambte.  De benodigde veiligheidshesjes worden beschikbaar gesteld door politie.  De verkeersregelaars worden ingezet op de locaties die in overleg met de politie zijn vastgesteld.  In de vergunning wordt de organisator gewezen op zijn aansprakelijkheid voor ontstane schade en het belang van een goede verzekeringsdekking.

26

8.6

Brandveiligheid

Bij de beoordeling van de vergunningaanvraag neemt de toetsing van de brandveiligheid een belangrijke plaats in. Hierbij wordt met name gekeken naar de locatie van het evenement, de directe omgeving en de inrichting van het terrein. Van belang hierbij zijn bijvoorbeeld de toegankelijkheid van het terrein en de omgeving voor de hulpdiensten, de aanwezigheid van bakkramen, barbecues e.d., de mogelijke vluchtroutes en de aanwezigheid van voldoende blusmateriaal. 8.6.1 Advisering en controle Aan de hand de gegevens in de vergunningaanvraag en overige relevante informatie wordt door de medewerker vergunningverlening bij de VRU (lokaal en regionaal) advies ingewonnen inzake de brandveiligheidsvoorschriften. Het te volgen adviestraject hangt samen met de indeling in de verschillende risicoklassen.  Advisering: - Bij A- evenementen kan worden volstaan met bespreking van de aanvraag in het tweewekelijks BPG- overleg (zie ook paragraaf 5.5). - In voorkomende gevallen kan gezien de aard en de omvang van het evenement besloten worden de vergunningaanvraag voor een (groter) A- evenement voor advies door te sturen naar de VRU. - Alle B/C- evenementen worden na ontvangst van de vergunningaanvraag ter beoordeling en advisering doorgestuurd aan de VRU. De VRU verifieert na ontvangst van de aanvraag de daarbij door de gemeente aangegeven risicoklasse.  Het (schriftelijk) advies en de voorschriften inzake de brandveiligheid worden in de evenementenvergunning opgenomen en maken hiervan deel uit.  Controle: In voorkomende gevallen zal de brandweer vóór aanvang van het evenement ter plaatse controleren of aan alle voorschriften is voldaan. Afhankelijk van de aard van het evenement kan door de brandweer ook tijdens het evenement worden gecontroleerd. Overigens wordt gewezen op: Handleiding Brandpreventievoorschriften Evenementen van de Veiligheidsregio Utrecht. Deze handleiding is te vinden op de website van brandweer kennisnet. Evenals voorschriften uit het Bouwbesluit 2012 kunnen voorschriften uit deze handleiding aan de vergunning worden toegevoegd. 8.6.2 Tijdelijke gebruiksvergunning In sommige gevallen kan niet worden volstaan met het opnemen van voorschriften brandveiligheid in de evenementenvergunning, maar is naast de evenementenvergunning een tijdelijke gebruiksvergunning vereist.  Evenement waarbij een tijdelijk bouwwerk (tent) wordt geplaatst Wanneer tijdens een evenement gebruik wordt gemaakt van een tijdelijk bouwwerk, zoals een feesttent waarin 50 personen of meer tegelijk aanwezig zullen zijn, moet de organisator op grond van artikel 2 Brandbeveiligingsverordening Leusden 2011 (BBV) beschikken over een tijdelijke gebruiksvergunning. De constructie van tijdelijke bouwwerken moet voldoende sterkte en stabiliteit waarborgen en moet voldoen aan de geldende voorschriften brandveiligheid.

27

 Evenement in bestaand gebouw - In principe is het zo dat wanneer het evenement plaatsvindt in een bouwwerk waarvoor op grond van het Bouwbesluit 2012 een gebruiksvergunning is verleend, deze vergunning maatgevend is voor de brandveiligheidsvoorschriften. - Echter, wanneer in verband met een te houden evenement een bestaand gebouw tijdelijk anders wordt gebruikt dan de normale functie van het gebouw (bijv. een bedrijfshal of loods) is naast de evenementenvergunning een tijdelijke gebruiksvergunning vereist. Ook kan men ervoor kiezen de bestaande gebruiksvergunning aan te passen door de tijdelijke functie hierin op te nemen. 8.6.3 Overnachting Het kan voorkomen dat er ter afsluiting van een evenement/activiteit wordt overnacht in een tijdelijk bouwwerk of een bestaand gebouw dat hiervoor niet bestemd is. Het spreekt voor zich dat de veiligheid hierbij voorop dient te staan. Bij het verlenen van een evenementen- en/of tijdelijke gebruiksvergunning moet bekend zijn of er personen in het gebouw/tijdelijk bouwwerk overnachten. Als dit het geval is moeten de hulpdiensten hiervan op de hoogte zijn en dienen de hiervoor geldende brandveiligheidseisen zoals deze door de brandweer zijn voorgeschreven strikt te worden nageleefd.

8.7

Constructieve veiligheid tijdelijke bouwwerken

Ligt de verantwoordelijkheid voor de controle op de brandveiligheid van tijdelijke bouwwerken als tenten bij de brandweer, voor wat betreft het toezicht op de constructieve veiligheid op het evenemententerrein is de inspecteur Bouw en Woning Toezicht van de gemeente de toezichthoudende partij. Dit geldt niet alleen voor tenten e.d., maar ook voor zaken als tribunes, attractie- en speeltoestellen.  De constructiegegevens van tijdelijke bouwwerken moeten door de medewerker vergunningverlening vooraf ter goedkeuring aan de medewerker Bouw en Woning Toezicht worden voorgelegd.  De controle vóór en/of tijdens het evenement wordt door Bouw en Woning Toezicht uitgevoerd.  Attractie- /speeltoestellen moeten voorzien zijn van een certificaat van goedkeuring. Dit wordt uitdrukkelijk in de vergunningvoorschriften opgenomen.

8.8

Extreme weersomstandigheden

Tijdens evenementen kunnen de weersomstandigheden een cruciale rol spelen ten aanzien van de veiligheid. Het weer kan grote en soms ernstige gevolgen hebben voor het verloop van een evenement. Hierbij valt te denken aan een noodzakelijke evacuatie van een groot aantal bezoekers, schade aan tenten of podia bij hevig noodweer, maar ook aan brandgevaar bij evenementen in het buitengebied tijdens een droge periode. Het is dan ook van belang dat de organisator van met name grote buitenevenementen goed op de hoogte is van de meest actuele weersinformatie. Bij buitenevenementen in de B/C-categorie wordt in overleg met brandweer en politie als voorwaarde in de vergunning opgenomen dat: - de organisator een contract afsluit met een meteodienst - de organisator in een periode van droogte de website www.natuur.brandgevaar.nl dient te raadplegen.

28

8.9

Evenementen in natuurgebieden

Leusden is gelegen in een mooie landelijke omgeving met een grote diversiteit aan gebieden waar binnen natuurbehoud en natuurontwikkeling voorop staat. Te denken valt hierbij aan de gebieden Den Treek, de Schammer en Groot Zandbrink. Het is niet wenselijk dat in of in de directe nabijheid van dergelijke gebieden evenementen plaatsvinden die de natuur- en milieuwaarden van het gebied kunnen aantasten.  In principe worden alleen kleinschalige evenementen die passen binnen het gebied toegestaan.  Overige evenementen in het buitengebied worden uitsluitend toegestaan wanneer: - afstemming heeft plaatsgevonden met de medewerker Natuur & Landschap; - gecontroleerd is of er een ontheffing in het kader van de Flora- en Faunawet, een vergunning o.g.v de Natuurbeschermingswet 1998 of overige wetgeving voor natuurbeheer vereist is; - de weersinformatie nauwkeurig geraadpleegd wordt (zie ook paragraaf 8.8). 

Als het evenement plaatsvindt op een terrein dat geen eigendom is van de gemeente Leusden dient bij de vergunningaanvraag een schriftelijke toestemming van de grondeigenaar (b.v. Staatsbosbeheer, gemeente Amersfoort, Stichting De Boom, Landgoed Den Treek-Henschoten) overgelegd te worden.

8.10 Evenementen met dieren Het komt voor dat er bij een evenement dieren voor vermaak worden ingezet. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is een circus, maar ook bij andere evenementen worden een enkele keer dieren voor vermaak gebruikt. De vraag is of de gemeente regulerend mag optreden ten aanzien van dierenwelzijn bij evenementen en in aansluiting daarop een vergunning voor een evenement met dieren mag weigeren. Uit de jurisprudentie blijkt dat dierenwelzijn geen aparte weigeringsgrond is en ook niet als zodanig in de APV kan worden opgenomen. Dit om reden dat dierenwelzijn uitputtend is geregeld de Gezondheids- en Welzijnswet voor Dieren (GWWD). De burgemeester heeft niet de bevoegdheid om daarbij aanvullende regels te stellen (LJN: BJ6075, Raad van State, 200808846/1/H3). Het is voor de gemeente dus niet mogelijk om evenementen waarbij dieren ter vermaak worden gebruikt te verbieden. Slechts wanneer er sprake is van evidente dierenmishandeling of van niet respectvol omgaan met dieren zou (naast het inlichten van de Landelijke Inspectiedienst Dierenbescherming) de openbare orde en veiligheid een grondslag voor weigering van de vergunning kunnen zijn. Dit is echter niet snel mogelijk. In de vergunning voor evenementen waarbij dieren ter vermaak worden gebruikt, wordt de vergunninghouder erop gewezen dat er op een respectvolle wijze met de dieren moet worden omgegaan.

8.11 Beveiliging De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor de veiligheid op en om het evenemententerrein en een ordelijk verloop van het evenement. In dit verband kan het noodzakelijk zijn dat de organisatie (professionele) beveiligingsmedewerkers inzet die

29

toezicht houden gedurende de festiviteiten. Bijvoorbeeld om te controleren bij de toegang, te surveilleren tijdens het evenement of om het publiek te begeleiden.  Indien op advies van de politie (o.b.v. de risicoscan) beveiliging noodzakelijk is, wordt in de vergunning het voorschrift opgenomen dat de organisatie verplicht om beveiligers/toezichthouders in te zetten en hoeveel.  De politie beslist of kan worden volstaan met vrijwillige toezichthouders of dat er professionele beveiliging moet worden ingezet. Professionele beveiligers moeten gecertificeerd zijn op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.  De beveiligers moeten duidelijk herkenbaar zijn, dragen geen wapens en plegen vooraf overleg met de politie.  De kosten van de beveiliging zijn voor rekening van de organisatie van het evenement.

8.12 Reclame en andere aanduidingen Vaak zal, zeker als het gaat om commerciële evenementen, de behoefte bestaan om het evenement aan te kondigen en reclame te maken door middel van borden langs de weg. Daarnaast is het in bij een bepaalde categorie evenementen wenselijk (route-) aanduidingbordjes aan te brengen  Het is de organisator van een evenement niet toegestaan reclameborden langs de weg te plaatsen, behalve via het bedrijf Centercom Buitenreclame (artikel 2:10 lid 6 onder c APV).  Daarnaast bestaat onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid om kosteloos gebruik te maken van de digitale aankondigingsborden van de gemeente of spandoeken te plaatsen op de daarvoor bestemde locaties. Voorwaarden en aanmeldingsformulieren zijn te vinden op de gemeentelijke website.  Het plaatsen van (route-) aanduidingbordjes is uitsluitend toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor een goed en ordelijk verloop van het evenement (zoals wandel- of fietstochten).  Bij evenementen waarbij het plaatsen van (route-) aanduidingen is toegestaan worden de volgende voorschriften in de vergunning opgenomen: - de bordjes worden niet eerder dan op de dag van het evenement zelf aangebracht en moeten uiterlijk middernacht verwijderd zijn; - er wordt geen schade toegebracht aan natuur of gemeente-eigendommen; - bordjes worden niet met spijkers aan bomen of straat meubilair bevestigd.  Bij overige evenementen wordt het voorschrift opgenomen dat geen borden langs de weg mogen worden geplaatst.

30

8.13 Opruimwerkzaamheden en schade De organisator van het evenement is er verantwoordelijk voor dat zowel de locatie waar het evenement wordt gehouden als de omgeving na afloop schoon en zonder schade wordt opgeleverd.  Tijdens het evenement moeten voldoende afval- en glasbakken aanwezig zijn.  De organisator dient het terrein en directe omgeving na afloop van het evenement schoon en in oorspronkelijke staat op te leveren.  Bij een meerdaags evenement moet het terrein ook tussentijds worden schoongemaakt.  Wordt aan deze plicht niet voldaan, dan zal de gemeente de opruimwerkzaamheden (laten) uitvoeren; de kosten hiervan worden aan de vergunninghouder doorberekend.  Ook toegebrachte schade aan bijvoorbeeld bestrating, straatmeubilair of groenvoorzieningen zal aan de vergunninghouder worden doorberekend.  In overleg met de medewerker openbare ruimte kan een voor- en/of naschouw plaatsvinden wanneer gebruik wordt gemaakt van gemeentegrond.  Tijden voor afbouw- en opruimwerkzaamheden: zie paragraaf 8.1

31

9.

Aansprakelijkheid en verzekering

De verantwoordelijkheid voor een goed en ordelijk verloop van het evenement ligt bij de organisator. Schade die door of tijdens het evenement aan de gemeente of derden wordt toegebracht komt geheel voor rekening van de organisator en het is dan ook van groot belang dat evenementenorganisaties zich in voldoende mate verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid. Dit kan door middel van een uitgebreide evenementenverzekering (met o.m. dekking voor het verkeerregelen) en een eventuele ongevallen verzekering. Het afsluiten van een verzekering kan niet als voorwaarde worden opgenomen in de vergunning, omdat deze verplichting niet strookt met de doelstellingen van de APV. Vergunningvoorschriften kunnen uitsluitend worden opgelegd in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu. Daarnaast geldt dat de wettelijke aansprakelijkheid een privaatrechtelijke aangelegenheid is en een dergelijke verzekering niet zonder wettelijke grondslag (zoals in artikel 148 wegenverkeerswet) bestuursrechtelijk kan worden afgedwongen. De gemeente zal in voorkomende gevallen de organisatie wel adviseren een adequate verzekering af te sluiten. In de vergunning wordt de organisator geadviseerd een adequate verzekering voor wettelijke aansprakelijkheid af te sluiten. Vrijwilligersverzekering Vrijwilligers die in enig georganiseerd verband (bijv. vereniging, stichting) meewerken aan de organisatie van een evenement in Leusden vallen onder de collectieve ongevallen en WA-verzekering die de gemeente via Stichting Welzijn Leusden heeft afgesloten ten behoeve van vrijwilligersorganisaties. Alle vrijwilligers zijn tijdens de uitoefening van hun vrijwilligerswerk automatisch (zij hoeven zich hiervoor niet aan te melden) en kosteloos meeverzekerd. Dit geldt ook voor vrijwilligers die door een commerciële organisator worden ingezet bij activiteiten/evenementen. (bijv. t.b.v. activiteiten van de winkeliersvereniging De Hamershof ) Ook vrijwillige verkeersregelaars (zie paragraaf 8.5.3) zijn tijdens de uitoefening van hun werkzaamheden ten behoeve van een vrijwilligersorganisatie meeverzekerd op polis van de collectieve Vrijwilligersverzekering van de gemeente. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: - de verkeersregelaar is bevoegd, d.w.z. heeft de cursus van de politie gevolgd; - de verkeersregelaar is aangesteld door of namens de burgemeester.

32

10. Meerjaren- en jaarvergunningen 10.1 Meerjarenvergunning Binnen elke gemeente zijn er evenementen die jaarlijks in vrijwel dezelfde vorm terugkeren. Zo ook in de gemeente Leusden. Voor dergelijke evenementen is het niet efficiënt om ieder jaar opnieuw de vergunningsprocedure te doorlopen. Los van de tijd die het zowel de aanvrager als de behandelaar kost, worden er ook onnodige kosten gemaakt. Voor deze activiteiten wordt de mogelijkheid van een meerjarenvergunning geïntroduceerd.  Een meerjarenvergunning geldt voor maximaal drie jaar.  Een meerjarenvergunning kan onder de volgende voorwaarden worden verleend: - het evenement vindt al minstens drie jaar in Leusden plaats; - het betreft een A- of B- evenement; - er zijn geen negatieve ervaringen opgedaan (de evaluatie is positief); - er zijn uit voorgaande jaren geen gegrond verklaarde bezwaren bekend; - er is sprake van geringe risico’s t.a.v. de openbare orde en veiligheid, een en ander ter beoordeling van politie/brandweer en burgemeester; - het evenement wijzigt jaarlijks weinig qua aard en omvang en wordt elk jaar op dezelfde locatie gehouden; - het betreft een lokaal initiatief.  De meerjarenvergunning kan worden ingetrokken wanneer: - er sprake is van substantiële wijzigingen in de aard, omvang of locatie; - de voorschriften niet worden nageleefd; - zich een calamiteit heeft voorgedaan; - er zwaarwegende klachten zijn binnengekomen; - de burgemeester dit om andere redenen noodzakelijk acht.

Procedure: - Voor de aanvraag wordt in het eerste jaar de gebruikelijke procedure doorlopen. - In de daarop volgende jaren kan worden volstaan met een schriftelijke melding die tenminste 8 weken voor het houden van het evenement moet worden ingediend. - In de melding worden eventuele wijzigingen ten opzichte van de originele aanvraag aangegeven, zodat getoetst kan worden in hoeverre de inhoud van de vergunning nog overeenstemt met de feitelijke activiteiten. - Bij afwijkende activiteiten kan een aanvullende vergunning noodzakelijk zijn. Hiervoor worden leges in rekening gebracht. - Er moet, indien van toepassing, een geactualiseerd calamiteitenplan worden aangeleverd.

- Per aanvraag wordt bekeken of de meerjarenvergunning ook geldt voor de tijdelijke gebruiksvergunning en de ontheffing op grond van de Drank- en Horecawet (zie artikel 35 lid 5 nieuwe DHW). Indien nodig wordt hiervoor een nieuwe aanvraag ingediend.

33

10.2 Jaarvergunning Naast de meerjarenvergunning is het, uit oogpunt van lastenverlichting en vermindering van de regeldruk, ook mogelijk een jaarvergunning af te geven voor meerdere, expliciet genoemde kleine evenementen die gedurende het jaar door één organisator worden georganiseerd. Een jaarvergunning kan worden verleend wanneer: - de aanvraag betrekking heeft op een reeks vooraf bekende kleine A - evenementen waarbij een korte afstemming met de lokale adviesdiensten voldoende is; - de evenementen het initiatief zijn van één organisator; - de activiteiten een zekere samenhang vertonen; - de activiteiten achtereenvolgens binnen het jaar plaatsvinden. Procedure: - De vergunningaanvraag wordt minimaal 12 weken vóór het eerste evenement ingediend. - Als de activiteiten naar aard verschillen dient er bij de vergunningaanvraag een overzicht te worden aangeleverd waarin de activiteiten worden toegelicht. De activiteiten worden vervolgens allemaal afzonderlijk in de jaarvergunning genoemd. - Als het eenzelfde activiteit betreft die meerdere keren wordt herhaald, wordt in de vergunning vermeld hoe vaak de activiteit in de betreffende periode mag plaatsvinden en zo mogelijk, wanneer en waar. - Elke activiteit wordt minimaal 2 weken voor de datum van plaatsvinden schriftelijk gemeld bij de medewerker vergunningverlening. - In de vergunning wordt de bepaling opgenomen dat de burgemeester zich het recht voorbehoudt voor evenementen die bij nader inzien omvangrijker blijken te zijn dan in de aanvraag vermeld, alsnog een afzonderlijke evenementenvergunning verplicht te stellen.

34

11. Financiële aspecten 11.1 Leges De gemeente zet middelen in om de aanvraag voor een evenementenvergunning te behandelen en de vergunning te verlenen (of weigeren). Deze middelen bestaan hoofdzakelijk uit personeelskosten en worden (deels) bij de organisatie van een evenement in rekening gebracht in de vorm van leges. De hoogte van de leges is terug te vinden in de gemeentelijke legesverordening en is afhankelijk van de omvang en de risicoclassificatie van evenementen (A,B/C- evenementen). Voor een melding worden geen leges in rekening gebracht.  Verhoogd legestarief - Indien een niet tijdig ingediende vergunningaanvraag (zie aanvraagtermijnen artikel 2:25 lid 7 APV) op verzoek van de aanvrager toch in behandeling wordt genomen, dan kan het geldende legestarief met 50 % worden verhoogd, wanneer als gevolg van de te late aanvraag extra inzet en tijd nodig is om desondanks een adequate en zorgvuldige beoordeling en advisering mogelijk te maken. De verhoging wordt vooraf aan de vergunningaanvrager kenbaar gemaakt. - Bij het verlenen van een meerjaren- en jaarvergunning (zie hoofdstuk 10) wordt het legestarief voor de betreffende risicoklasse met 50% verhoogd. Bij de meerjarenvergunning worden voor de melding in het tweede en derde jaar geen leges in rekening gebracht.  Verlaagd legestarief De volgende categorieën evenementen komen, ongeacht de risicoklasse waarbinnen het evenement (op basis van de regionale risicoscan) valt, in aanmerking voor een bijzonder legestarief, zoals vastgesteld in de legesverordening: - een herdenkingsplechtigheid; - een niet-commercieel* evenement i.h.k.v. een nationale feestdag of landelijke activiteit; - een evenement waarvan de opbrengst ten goede komt aan enig ideëel doel** *

Niet-commercieel evenement: een openbaar evenement waarvoor geen betaald toegangsbewijs vereist is en waarvan de organisatie geen winstoogmerk heeft. Het evenement dient het algemeen nut en welzijn van (een deel van) de Leusdense gemeenschap en heeft over het algemeen een sociaal-cultureel, sportief of kunstzinnig karakter.

** Ideëel doel: de opbrengst van het evenement komt ten goede aan een organisatie die erkend is als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI; zie www.ANBI.nl).

11.2 Precario Precario is een gemeentelijke belasting die wordt geheven voor het hebben van voorwerpen op, onder of boven gemeentegrond die bestemd is voor de openbare dienst (voor iedereen toegankelijk). Binnen de gemeente Leusden wordt op dit moment geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid precario te heffen voor evenementen op gemeentegrond. 11.3 Huur gebruik sportvelden Wanneer een evenement plaatsvindt op een van de sportvelden van de gemeente Leusden, wordt door de gemeente aan de organisator van het evenement voor het gebruik van de sportvelden huur in rekening gebracht. De velden worden per uur verhuurd, de uren welke nodig zijn voor het opbouwen en afbouwen van het evenement worden eveneens in rekening gebracht. De velden worden verhuurd tegen kostprijs. Het gebruik van een sportveld kan uitsluitend plaatsvinden met toestemming van de sportvereniging die normaliter gebruik maakt van het sportveld.

35

12. Gebruik van gemeentelijke materialen De gemeente geeft in sommige gevallen materialen (dranghekken) in gebruik aan de organisatoren van evenementen. Hiervoor gelden de onderstaande voorwaarden en voorschriften.

*



De organisator van een evenement moet zelf voorzien in de behoefte aan benodigd materiaal als bijvoorbeeld dranghekken.



Er wordt alleen gemeentelijk materiaal ter beschikking gesteld ten behoeve van nietcommerciële evenementen* die plaatsvinden binnen de grenzen van de gemeente Leusden.



Het halen en terugbrengen van het door de gemeente beschikbaar gesteld materiaal geschiedt door de organisator van het evenement zelf. Het materiaal moet op de eerste werkdag na afloop van het evenement worden terug gebracht.



Voor zowel commerciële als niet-commerciële evenementen geldt dat materiaal voor tijdelijke verkeersmaatregelen, die door de gemeente in haar hoedanigheid van wegbeheerder ten behoeve van het evenement worden genomen, door de gemeente beschikbaar wordt gesteld en door de gemeente zelf wordt gebracht, geplaatst en opgehaald. Uitsluitend de kosten die direct samenhangen met deze tijdelijke verkeersmaatregelen zijn voor rekening van de gemeente.



Wanneer de organisator van een evenement gebruik wil en kan maken van gemeentelijk materiaal, dient hierover zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk drie weken vóór het evenement, contact opgenomen te worden met de medewerker openbare ruimte voor reservering van het materiaal en het maken van een afspraak.



Wanneer de gemeente de materialen zelf nodig heeft voor intern gebruik wegens calamiteiten, dan gaat dit vóór uitgifte aan derden, die hierover zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd.



Schade aan of vermissing van materiaal worden aan de gebruiker in rekening gebracht. Niet-commercieel evenement: een openbaar evenement waarvoor geen betaald toegangsbewijs vereist is en waarvan de organisatie geen winstoogmerk heeft. Het evenement dient het algemeen nut en welzijn van (een deel van) de Leusdense gemeenschap en heeft over het algemeen een sociaal-cultureel, sportief of kunstzinnig karakter.

36

13. Overige vergunningen Afhankelijk van het soort evenement kan het zijn dat er naast de evenementenvergunning nog andere vergunningen of ontheffingen moeten worden aangevraagd. Een evenementenvergunning wordt uitsluitend verleend voor het organiseren van het evenement. Daarnaast zijn vaak nog diverse specifieke vergunningen of ontheffingen vereist. De meest voorkomende zijn: - Tijdelijke gebruiksvergunning inzake de brandveiligheid van tenten en andere tijdelijke bouwsels. - Ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet voor het tijdelijk verstrekken van zwak alcoholische dranken buiten horecagelegenheden. - Ontheffing van de Zondagswet voor het organiseren van evenementen op zondag vóór 13.00 uur en/of waarbij de muziek op meer dan 200 meter afstand hoorbaar is. Deze opsomming is niet limitatief aangezien er tijdens evenementen nog diverse andere activiteiten kunnen plaatsvinden die niet vergunningsvrij toegestaan zijn. Zo kan men bijvoorbeeld ook een ontheffing in het kader van de Flora- en Faunawet , een toestemming voor ballonvaarten of een vergunning voor het afsteken van vuurwerk van de provincie nodig hebben. Aanvragers van evenementenvergunningen worden hierop attent gemaakt. Integrale vergunning verlening Waar mogelijk worden meerdere vergunningen/ontheffingen voor een evenement in één evenementenvergunning verenigd. Een voorbeeld is het integreren van de ontheffing van de Zondagswet, de geluidsontheffing of de tijdelijke gebruiksvergunning in de evenementenvergunning. De legeskosten voor de verschillende vergunningen/ontheffingen worden, voor zover van toepassing, voldoende gespecificeerd in rekening gebracht.

37

14. Toezicht en handhaving Om de kwaliteit van evenementen te waarborgen en de overlast en risico’s voor bezoekers en de omgeving zoveel mogelijk te beperken, is het nodig dat er voldoende toezicht wordt gehouden op de naleving van de vergunningvoorschriften. Dit toezicht dient zowel vooraf , tijdens als na het evenement plaats te vinden. Als blijkt dat de voorschriften niet (voldoende) worden nageleefd kunnen de gemeente, politie, brandweer of andere controlerende instanties handhavend optreden. De vijf belangrijkste terreinen waarop gecontroleerd wordt zijn: -

Openbare orde Controles en toezicht op de openbare orde en de eindtijden worden uitgevoerd door politie en boa’s (buitengewoon opsporingsambtenaar). Door aanwezigheid en zo nodig optreden, wordt verstoring van de openbare orde zoveel mogelijk voorkomen. Afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement wordt politiecapaciteit op maat ingezet.

-

Geluid Inzet hierbij is vooral de preventieve aanpak door goed overleg vooraf en duidelijke geluidsvoorschriften in de vergunning. Tijdens het evenement kunnen in opdracht van de gemeente door het Servicebureau Gemeenten (SBG)/Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) geluidsmetingen worden verricht. Wanneer blijkt dat de geluidsnormen overschreden worden, kan zowel de politie als het SBG/RUD handhavend optreden.

-

Brandveiligheid Het toezicht en de handhaving hierop is de taak van de VRU. De VRU wordt reeds bij de vergunningverlening betrokken, met name wanneer er tenten geplaatst worden. Vervolgens kan vóór ingebruikname ter plekke bekeken worden of er aan alle brandveiligheidsvoorschriften voldaan is. Zo nodig zal ook tijdens het evenement gecontroleerd worden op naleving van de voorschriften.

-

Constructieve veiligheid Door Bouw en Woningtoezicht zal vooraf aan de hand van de tekeningen getoetst worden of de constructie van tijdelijke bouwwerken veilig is en aan alle voorschriften voldoet. Evenals de brandweer zal de daartoe aangewezen medewerker Bouw en Woningtoezicht in voorkomende gevallen ter plekke een controle uitvoeren.

-

Verkeersveiligheid Het betreft hier de doorstroming van het verkeer, de veiligheid van de verkeersdeelnemers en de toegankelijkheid van het terrein. De politie is hierbij de instantie voor overleg vooraf, het toezicht en de handhaving.

Optreden tegen overtreding van de vergunningvoorschriften gebeurt enerzijds na het constateren van de overtreding door de handhavende instantie en anderzijds na het binnenkomen van een (overlast) melding van een belanghebbende. In praktijk zal er, na constatering van een overtreding, in de meeste gevallen eerst overleg zijn met de organisator en eventueel de politie, om de organisator ertoe te bewegen zelfstandig de overtreding op te heffen. Als dit overleg niet tot beëindiging van de overtreding

38

leidt, kunnen, afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding, de volgende maatregelen worden genomen: 

Strafrechtelijk Door de politie of de boa kan strafrechtelijk gehandhaafd worden door het opmaken van een proces verbaal, het opleggen van een boete, het stilleggen van het evenement en/of in beslagname van bijvoorbeeld geluidsapparatuur.



Bestuursrechtelijk - Na een waarschuwing kan door het bestuursorgaan een last onder dwangsom opgelegd worden, waarbij aan de overtreder de verplichting wordt opgelegd om een geldsom te betalen, tenzij binnen de gestelde termijn de overtreding wordt opgeheven; - Indien nodig (meestal bij spoedeisende gevallen) zal overgegaan worden tot het uitoefenen van bestuursdwang, waarbij de gemeente door feitelijk handelen kan optreden (stopzetten van het evenement, ontruimen wegnemen e.d.); - Intrekken of wijziging van de vergunning ingevolge artikel 1.6 APV.



Mogelijke gevolgen voor de toekomst - Strengere voorschriften/beperkingen aan een vergunning voor het evenement; - Het weigeren van een vergunning.

15. Evaluatie Een jaar na de vaststelling van het Uitvoeringskader Evenementen wordt een evaluatie uitgevoerd met alle betrokken actoren. Waar nodig zal dit leiden tot eventuele aanpassingen. Vervolgens zal het beleid iedere twee jaar geëvalueerd worden om te bekijken of dit nog voldoet of dat er aanpassingen nodig zijn. Hierbij zullen de evaluaties van de individuele evenementen worden meegenomen.

39

Bijlage I

Wettelijk kader A. Landelijke regelingen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Algemene wet bestuursrecht Gemeentewet Drank- en Horecawet Wet ruimtelijke ordening Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Barim/Activiteitenbesluit) Bouwbesluit 2012 Wegenverkeerswet Zondagswet Regeling Verkeersregelaars Vuurwerkbesluit Flora en Faunawet

1. Algemene wet bestuursrecht (Awb) Deze wet bevat de algemene regels die gelden in de verhouding tussen overheid en burgers. Net als bij andere vergunningen en besluiten van bestuursorganen is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing op de behandeling van een aanvraag voor een evenementenvergunning en de eventuele juridische vervolgstappen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan: de wijze waarop een aanvraag moet worden ingediend; de wijze waarop het besluit (beschikking) van het bevoegde bestuursorgaan tot stand komt en wordt uitgevoerd; bekendmaking en publicatie; de rechtsmiddelen die tegen het besluit openstaan (bezwaar en beroep). 2. Gemeentewet. De Gemeentewet geeft aan dat de burgemeester een controlerende taak heeft met betrekking tot de publieksveiligheid. Zo is de burgemeester volgens artikel 172 van de Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde. Daarnaast is hij/zij op grond van artikel 174 belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden (evenementen) en met de uitvoering van verordeningen die hierop betrekking hebben. De burgemeester ontleent hieraan onder meer de bevoegdheid te beslissen op aanvragen om een evenement te mogen houden in de gemeente. 3. Drank- en Horecawet (DHW) De Drank- en Horecawet is gericht op een verantwoorde verstrekking van alcohol. Op grond van de Drank- en Horecawet is het bijvoorbeeld verboden om zonder vergunning van burgemeester bedrijfsmatig (anders dan om niet) alcoholhoudende dranken te verstrekken voor gebruik ter plaatse. De burgemeester kan ten aanzien van het verstrekken van zwakalcoholische drank ontheffing verlenen van dit verbod ‘bij een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van maximaal 12 dagen’ (artikel 35 DHW). De drankverstrekking mag uitsluitend plaatsvinden onder onmiddellijke leiding van een persoon die voldoet aan de in artikel 35 lid 1 DHW gestelde eisen (heeft de leeftijd van 21 jaar bereikt en is niet in enig opzicht van slecht levensgedrag). De burgemeester kan aan de ontheffing beperkingen en voorschriften verbinden. 4. Wet ruimtelijke ordening (Wro) In de Wro wordt onder meer geregeld hoe ruimtelijke plannen tot stand komen. Het ruimtelijk plan waarin de gemeente het grondgebied ordent/een bestemming geeft is het

i

bestemmingsplan. Het komt voor dat het gebruik van een terrein voor evenementen afwijkt van de bestemming. Om deze strijdigheid te voorkomen bestaat de mogelijkheid om via een ontheffing van het bestemmingsplan af te wijken. Bij evenementen gaat het veelal om kortdurende en incidentele activiteiten. Uit de jurisprudentie blijkt dat het bestemmingsplan zich hiertegen niet verzet. Echter, wanneer een evenement meerdere keren per jaar plaatsvindt, op één locatie meerdere evenementen gehouden worden of als het evenement meerdere dagen in beslag neemt, is sprake van planologische relevantie en dient eventueel een ontheffing van het bestemmingsplan aangevraagd te worden. Sinds 1 oktober 2010 valt het verlenen van een ontheffing bestemmingsplan onder de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Op grond van artikel 4 lid 8 van bijlage II van het Besluit omgevingsrecht kan het college voor de afwijking van het bestemmingsplan een omgevingsvergunning verlenen. Het betreft het gebruik van gronden of bouwwerken ten behoeve van een evenement met een maximum van drie per jaar en de duur van ten hoogste vijftien dagen per evenement (opbouwen en afbreken hieronder begrepen). Jurisprudentie: - Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 200405311/1, d.d. 13-4-2005. LJN nr. AT3708 (Schuttersfeest Diepenheim, Hof van Twente) - Rechtbank Leeuwarden 05/1161; d.d. 27-7-2005 LJN nr. AU0442 (Veenhoop festival Smallingerland) - Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 3-3-2010, nr 200905954/1/H1 5. Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Barim/Activiteitenbesluit) Sinds 1 januari 2008 vallen veel inrichtingen, waaronder bijna alle horeca-, recreatie en sportinrichtingen, in het kader van de Wet Milieubeheer onder het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Barim), ook wel het Activiteitenbesluit genoemd. Dit Besluit bevat algemene milieuvoorschriften waaraan inrichtingen bij de normale bedrijfsvoering moeten voldoen. Deze eisen hebben bijvoorbeeld betrekking op geluids- en geuroverlast, hygiëne, gebruik van gas, water en licht. In relatie tot evenementen zijn met name de bepalingen over geluidshinder, in het bijzonder de zgn. Festiviteitenregeling (art. 2.21 Activiteitenbesluit), van belang. 6. Bouwbesluit 2012 In het Bouwbesluit 2012, dat op 1 april 2012 in werking is getreden, zijn voorschriften samengevoegd over het (ver-)bouwen, (brandveilig) gebruik en slopen van bouwwerken en andere gebouwen. Het Bouwbesluit is in de plaats gekomen van het Bouwbesluit 2003, het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken (Gebruiksbesluit) en een aantal voorschriften uit de gemeentelijke bouwverordening De voorschriften uit het Bouwbesluit 2012 hebben rechtstreekse werking. Met betrekking tot inpandige evenementen zijn met name de voorschriften inzake de brandveiligheid van belang. Nagegaan moet worden of het evenement valt binnen de richtlijnen waarvoor de gebruiksmelding is gedaan of binnen de kaders waarvoor de omgevingsvergunning is afgegeven. Als sprake is van afwijkend gebruik van het gebouw, dient een nieuwe (aangepaste) vergunning te worden aangevraagd dan wel een herziene melding te worden gedaan. 7. Wegenverkeerswet 1994 (Wvw) Gemeenten zijn als wegbeheerder verantwoordelijk voor de doorstroming van het verkeer en de verkeersveiligheid op de lokale wegen. De Wegenverkeerswet biedt gemeenten de mogelijkheid om noodzakelijke maatregelen te nemen. Zo is het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 18 Wvw bevoegd verkeersbesluiten te nemen. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het afsluiten van wegen en omleiden van verkeer ten behoeve van een evenement.

ii

Een ander voorbeeld is artikel 148 lid 1b Wvw, op grond waarvan het college ontheffing kan verlenen van het verbod om op een weg een wedstrijd met voertuigen (fietsen, bromfietsen, motorvoertuigen etc.) te organiseren of daaraan deel te nemen (artikel 10 Wvw). Het college is hiertoe alleen bevoegd wanneer alle wegen gelegen zijn binnen één gemeente. In overige gevallen is de minister van I&M resp. Gedeputeerde Staten bevoegd. Er is sprake van een wedstrijd zodra er prestaties vastgesteld worden of met elkaar worden vergeleken. (artikel 10 lid 2 Wvw). Ingevolge artikel 2:25 lid 4 APV is voor wedstrijden met voertuigen op of aan de weg in principe geen evenementenvergunning vereist voor zover in dit onderwerp wordt voorzien door artikel 10 j 148 Wvw. 8. Zondagswet De Zondagswet dient ter waarborging van de zondagsrust. Op grond van deze wet is het verboden op zondag, alsmede de daarmee gelijk gestelde feestdagen, zonder strikte noodzaak geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter hoorbaar is. De burgemeester kan ontheffing verlenen van dit verbod voor de tijd na 13.00 uur. Ook is het verboden op zondag, alsmede de daarmee gelijk gestelde feestdagen, voor 13.00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen Ook van dit verbod kan de burgemeester ontheffing verlenen. 9. Regeling Verkeersregelaars Voor evenementen op de openbare weg kan het aanstellen van verkeersregelaars verplicht gesteld worden. In de Regeling Verkeersregelaars zijn voorschriften met betrekking tot bijvoorbeeld de opleiding, aanstelling en bevoegdheid van verkeersregelaars opgenomen. 10. Vuurwerkbesluit Het belangrijkste doel van het Vuurwerkbesluit is het beschermen van mens en milieu tegen vuurwerk. Consumentenvuurwerk mag uitsluitend worden afgestoken tussen 31 december 10.00 uur en 1 januari 02.00 uur. Voor het afsteken van professioneel vuurwerk (afgestoken door een bedrijf dat voldoet aan de eisen van het Vuurwerkbesluit) is een ontbrandingstoestemming nodig van de provincie. Alvorens de vergunning te verlenen vraagt de provincie bij de burgemeester van de betreffende gemeente een verklaring van geen bezwaar aan. Deze verklaring wordt afgegeven als er vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid geen bezwaar bestaat tegen het afsteken van vuurwerk. 11. Flora en Faunawet De doelstelling van de Flora- en Faunawet is de bescherming en het behoud van in het wild levende planten- en diersoorten. Activiteiten met een schadelijk effect op beschermde soorten zijn vanuit deze wetgeving in principe verboden. Van het verbod op schadelijke handelingen kan onder voorwaarden een ontheffing worden verleend. Met name voor (grote) evenementen in het buitengebied kan een (tijdig aan te vragen) ontheffing in het kader van de Flora- en Faunawet nodig zijn. De ontheffing moet worden aangevraagd bij de Dienst Regelingen van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. B. Lokale regelingen 1. 2. 3. 4.

Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Brandbeveiligingsverordening Drank en Horecabeleid Nota Geluidbeleid 2009

1. Algemene Plaatselijke Verordening (APV) De Algemene Plaatselijke Verordening geldt voor alle inwoners, bedrijven en bezoekers van de gemeente Leusden en heeft als doel de gemeente netjes en leefbaar te houden. Ook bij de vergunningverlening voor evenementen speelt de APV een belangrijke rol. Hierbij zijn met name de volgende artikelen van belang:

iii

•

• •

de algemene bepalingen van hoofdstuk 1, waaronder artikel 1.2 : Beslistermijnen; artikel 1.3 : Indiening van de aanvraag; artikel 1.8 : Weigeringsgronden. artikel 2.24 t/m 2.26: ‘Evenementen’; artikel 4.1 t/m 4.6: ‘Geluidshinder en verlichting’, in het bijzonder artikel 4.2 (Aanwijzing collectieve festiviteiten) en artikel 4.3 (Kennisgeving incidentele festiviteiten).

2. Brandbeveiligingsverordening (BBV) Deze verordening fungeert als vangnet voor noodzakelijke brandveiligheidsvoorzieningen in situaties waarop geen andere regeling, zoals het Bouwbesluit 2012, van toepassing is. Bij evenementen is dit met name van belang voor het brandveilig gebruik van tijdelijke bouwwerken (m.n. tenten), waarin op enig moment 50 personen of meer tegelijk aanwezig zullen zijn. Voor deze gevallen dient een tijdelijke gebruiksvergunning ingevolge de BBV aangevraagd te worden. De beoordeling vooraf en de controle tijdens het evenement ligt bij de brandweer (VRU). Met de inwerkingtreding van de Wet veiligheidsregio’s op 1 oktober 2010, is de Brandweerwet 1985 ingetrokken en is de toen geldende brandbeveiligingsverordening van rechtswege komen te vervallen. Aangekondigd is dat er bij algemene maatregel van bestuur (AMvB) regels worden vastgesteld over het brandveilig gebruik van voor mensen toegankelijke ruimten, niet zijnde bouwwerken. Tot de invoering van de AMvB is een nieuwe, tijdelijke brandbeveiligingsverordening van kracht. Zodra de AMvB in werking is getreden vervalt ook deze tijdelijke brandbeveiligingsverordening en dienen de regels van de AMvB in acht te worden genomen. 3. Drank- en Horecabeleid Per 1 januari 2013 wordt de nieuwe Drank- en Horecawet (DHW) van kracht. Met de nieuwe DHW wil het kabinet alcoholgebruik onder jongeren terugdringen, alcohol gerelateerde verstoringen van de openbare orde aanpakken en de regelgeving rond alcoholverstrekking minder belastend maken. In de relatie tot evenementen is relevant dat het bevoegd gezag per 1 januari 2013 bij de burgemeester komt te liggen i.p.v. bij het college. Dit is inclusief de toezicht- en handhavingstaken rond alcoholverstrekking die van de Voedsel- en Warenautoriteit naar de gemeente worden overgeheveld. Hieronder vallen ook de toezichten handhavingstaken rond evenementen waarbij alcoholhoudende drank wordt geschonken en waarvoor een ontheffing op grond van artikel 35 DHW moet zijn verleend. Verder kunnen jongeren onder de 16 jaar beboet worden als zij alcoholhoudende drank bij zich hebben op voor publiek toegankelijke plaatsen en kunnen er bij verordening regels worden vastgesteld over drankgebruik door jongeren in lokale para commerciële horecagelegenheden (sportclubs, sociaal- culturele instellingen etc). Door het Ministerie van VWS is een Handreiking opgesteld op grond waarvan gemeenten hun horecabeleid kunnen aanpassen om goed invulling te geven aan de bepalingen in de nieuwe DHW. 4. Nota Geluidbeleid 2009 Evenementen kunnen voor de omgeving veel geluidoverlast veroorzaken. In de Nota Geluidbeleid 2009 is een aantal gemeentelijke beleidsuitgangspunten opgenomen met als doel de geluidoverlast tijdens evenementen te reguleren.

iv

Bijlage II

Begripsomschrijving evenement I. APV In artikel 2.24 van de Algemene Plaatselijke Verordening Leusden (APV) wordt het begrip evenement als volgt omschreven: • 1. In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: o a. bioscoopvoorstellingen; o b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening; o c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen ; o d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; o e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties ; o f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van deze verordening. • 2. Onder evenement wordt mede verstaan: o a. een herdenkingsplechtigheid; o b. een braderie; o c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg; o d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; • 3. Onder een klein evenement wordt verstaan: een straatfeest, buurtbarbecue of een daarmee naar aard en/of omvang gelijk te stellen evenement in de open lucht, dat plaatsvindt op één dag. II. Voor publiek toegankelijk In principe is het niet relevant of de activiteit plaatsvindt op particulier terrein dan wel op gemeente grond, zolang er maar sprake is van ‘een voor publiek toegankelijke’ verrichting van vermaak. Dit betekent dat: -

als een feest plaatsvindt op eigen terrein (bijv. een bedrijfsfeest, bruilofts- of verjaardagsfeest) en alle aanwezigen op expliciete uitnodiging van de organisator aanwezig zijn, er geen sprake is van een ’voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’ en dus niet van een evenement. De reden hiervan is dat het feest een besloten karakter heeft. Dat neemt echter niet weg dat het wel zo kan zijn dat er een tijdelijke gebruiksvergunning, een ontheffing artikel 35 Drank- en horecawet of een ontheffing geluidshinder bij de gemeente aangevraagd moet worden.

-

als voor eenzelfde feest op eigen terrein publiekelijk kaarten worden verkocht, reclame wordt gemaakt of op andere wijze het besloten karakter doorbroken wordt, er wel sprake is van evenement.

-

als een feest plaatsvindt ‘op of aan de weg’, en dus op voor publiek toegankelijk gebied, er altijd sprake is van een vergunningplichtig evenement. Het feit of het feest al dan niet besloten is, is hierbij niet relevant.

III. Festiviteiten in een bestaand gebouw, waaronder horecagelegenheden Of hierbij sprake is van een vergunningplichtig evenement of niet hangt af van de omstandigheden. In principe geldt dat zolang de festiviteiten/activiteiten tot de normale

v

bedrijfsvoering van het bedrijf/de inrichting hoort, er geen evenementenvergunning aangevraagd hoeft te worden. In dat geval kan worden volstaan met de voorschriften van het Activiteitenbesluit (geluid) en de voorschriften in de omgevingsvergunning (brandveiligheid). Echter, bepaalde omstandigheden (bijv. de omvang van het evenement, het soort publiek en/of de muziek e.d.) kunnen ertoe leiden dat er ook andere aspecten (bijv. mogelijke ordeverstoring, verkeersoverlast) in het geding zijn waardoor de openbare orde en veiligheid in het gevaar kunnen komen. Besloten kan worden dat er dan toch sprake is van een evenement in de zin van artikel 2.24 APV en er dus een evenementenvergunning vereist is. (Afd. Bestuursrechtspraak van de RvSt. 11 juni 2006 (200502967/1, LJN AU9388). IV. Evenementen in Multifunctionele Centra (MFC) en overige gemeente gebouwen Het bovenstaande is ook van toepassing op de reeds bestaande en de nog op te leveren Multifunctionele Centra en overige gemeente gebouwen in Leusden. Zolang de georganiseerde activiteiten binnen de doelstellingen en de normale bedrijfsvoering (nietcommerciële, sociaal maatschappelijke activiteiten) vallen is er i n principe geen evenementenvergunning vereist. Het spreekt voor zich dat het gebruik van het gebouw hierbij niet in strijd mag zijn met overige regelgeving (bijv. Wet Markt en Overheid). V. Sporttoernooien Alleen sporttoernooien/sportactiviteiten die vanwege bepaalde omstandigheden (bijv. omvang, reikwijdte, uitstraling of beslag op openbare ruimte) verder reiken dan de reguliere wedstrijden op het sportcomplex worden beschouwd als een evenement in de zin van artikel 2.24 APV. VI. Rommel-, vlooien-, en snuffelmarkten Niet onder het begrip ‘evenement’ vallen rommel-, vlooien-, en snuffelmarkten die in een gebouw worden georganiseerd. Zij vallen onder de uitzondering ‘markten’, genoemd in artikel 2.24 lid 1b APV en zijn ondergebracht in hoofdstuk 5 APV. Ingevolge de artikelen 5.22 en 5.23 APV moet voor dergelijke markten een bijzondere vergunning aangevraagd worden.

vi

Bijlage III

Risicoscan VRU

vii

Bijlage IV

Evenementen winkelcentrum De Hamershof

Maand

Activiteit

januari april mei mei mei juni augustus – 3 vrijdagen augustus augustus september november/begin december december

Winterthema met o.m. ijsbaan Verenigingen dag Oud Hollandse dag Roparun Afas Kidsrun Euro/-kleedjes dag Midzomer Hamershof (zomerbraderie) Uitmarkt/ openlucht bioscoop Kinderkermis Boekenmarkt Sinterklaasintocht en diverse 5 dec. activiteiten Kerstmarkt en diverse kerstactiviteiten

gedurende het jaar:

Diverse kleinere activiteiten (bijv. poppenkast/ruilmarkt, promotieactiviteiten)

Evenementen parkeerterrein De IJsbreker/Burg Buiningpark

Maand

Activiteit

december -januari maart juni juni juni augustus september Oktober december december december/maart

Oud en Nieuw feest Kermis Avondvierdaagse Puddingpop Start/finish Hamersveldloop Bouwdorp Leusden Jazz Start/finish KozakkenputVeldtoertocht Kerstlichtjes wandeling Vuurwerkshow Kiers IJsbaan

gedurende het jaar: gedurende het jaar:

Start-/eindpunt diverse wandel- en toertochten Diverse evenementen sportclubs (bijv Roda Int. Jeugdtoernooi, Nacht van Lockhorst, Schoolkorfbaltoernooi, Schoolvoetbaltoernooi)

viii