Uitvoering dossieronderzoek in Rijnland Ziekenhuis 16 juni 2014 Coördinatorenbijeenkomst VMS

Dossieronderzoek Uitvoering dossieronderzoek in Rijnland Ziekenhuis 16 juni 2014 Coördinatorenbijeenkomst VMS

Carolien Lucas – medisch specialist Cardiologie Esther Baars – adviseur Kwaliteit, Zorginnovatie en Risicomanagement Dossieronderzoek RZH

1

Motivatie •  Leren uit dossiers van overleden patiënten •  Sterftecijfer (% kans op overlijden) •  Indicator lange opnameduur

•  Verbetering patiëntveiligheid •  P-D-C-A •  Retrospectieve risicoanalyse

Extern vereist •  IGZ Dossieronderzoek RZH

2

Projectfase

december 2012 – december 2013

•  In opdracht van de Kamer Kwaliteit •  Voorzien in kwaliteitscontrole •  sluit aan bij veiligheidssysteem

•  Inzicht in verbeterpunten (iTask) •  Plan van aanpak opgesteld, inclusief evaluatiepunten •  Training-on-the-job september 2013

•  Hulp intern: medische staf, afd. zorgadministratie & afd. dossierbeheer, afd. KZR •  Hulp extern: De PraktijkIndex Dossieronderzoek RZH

3

Werkwijze projectfase •  Lijst met ‘triggers’ •  Methode: Emgo/Nivel

•  Gebruik van kennis andere ziekenhuizen •  Gebruik van bekende gegevens •  Selectie patiëntendossiers m.b.v. systeem Reflex

•  Medische staf & vakgroepen betrokken!! •  Cardiologie, Chirurgie, Neurologie, Longgeneeskunde, MDL/Interne geneeskunde

•  Team van onderzoekers •  Verpleegkundigen & medisch specialisten

Dossieronderzoek RZH

4

Werkproces Selectie dossiers van overleden patiënten

Voorbeeld formulier triggerlijst

Verpleegkundige screening (45 min) Screening medisch specialist (45 min)

Uitkomst bespreken met hoofdbehandelaar

Geen verbetering nodig Wel verbetering nodig Besluit hoofdbehandelaar actie

Rapportage formulier triggerlijst

i-Task

Bespreken in vakgroep (complicatie bespreking)

Geen verbetering nodig Wel verbetering nodig

Bespreken multidisciplinair (necrologie bespreking)

Geen verbetering nodig Wel verbetering nodig

i-Task

i-Task

Dossieronderzoek RZH

5

Evaluatiepunten •  Werkbaarheid formulier(en) •  Digitaal?

•  Tijdsbesteding per patiëntendossier •  Methode geschikt? •  Met welke frequentie herhalen? •  Gebruik digitale dossiers versus papieren dossiers •  …..? Dossieronderzoek RZH

6

Verbeterpunten Qua registratie •  Bewustwording •  Voorstel standaard ontslagbrief (EPD)

% sterfte kans voor dossie r onder zoek

(bijvoorbeeld structurele afspraak gemaakt over…..)

5%

Hoofddiagnose gewijzigd; Sepsis met aanvullende nevendiagnose Clostridium infectie, Dec Cordis enz.

2%

Hoofddiagnose gewijzigd;nu Pneumonie, nevendiagnose Longembolie met Resp insufficiëntie , DVT Ijzergebreksanemie.

3%

Hoofddiagnose gewijzigd in Alc Levercirrose, nevendiagnoses Acute Resp Insuffiëntie, afhankelijkheid van alcohol en Palliatieve Zorg.

Inhoudelijk •  Verbeterpunt in iTask (verbeter module)

opmerkingen zorgadminstratie

Dossieronderzoek RZH

% sterfte kans na correctie

59%

2%

12%

7

Hoe nu verder? Besluitvorming Stuurgroep Kwaliteit •  Businesscase •  Procedure •  Gebruik ‘triggertool’ Reflex

Beoordelaar

Coderen LBZ obv ICD10

2 mnd

Is er (nog) sprake van: - kans op overlijden < 5% - verhoogde heropnameratio (>100) - onverwacht lange verpleegduur (>100)

REFLEX

JA

Correctie LBZ

Onduidelijkheid in overleg met specialist corrigeren (incidenteel)

A. Zorgcodeur zorgadministratie

FASE 0 Zorgcodeur beoordeelt patientdossier mbv triggertool Reflex Nadere Analyse?

Beoordelen verpleegkundig dossier & medisch dossier (ontslagbericht) op triggers

FASE 1 Verpleegkundige beoordeelt patientdossier mbv triggertool Reflex

Triggers aanwezig?

nee

A. (senior)verpleegkundige

Einde

Fase 1 Onderzoek Arts?

ja

Verificatie triggers uit fase 1 beoordelen in medisch dossier

FASE 2 Medisch specialist beoordeelt patientdossier mbv triggertool Reflex

A. Onderzoek, analyse door eigen vakgroep Triggers aanwezig? ja

Samen verder!

nee

Einde

Fase 2

A. Onderzoek, analyse & (voorstel tot) verbetering door eigen vakgroep

Einde

NEE

Dossieronderzoek RZH

3 criteria AE?

JA

FASE 3 Beoordeling door: n.n.t.b.(zie scenario’s)

Einde

A1 Onderzoek, analyse & (voorstel tot) verbetering door onafhankelijke (necrologie)commissie

8