Presentatie ‘Mol werkt’ 29 maart
Uitdaging • Grondige vernieuwing van het Centrumgebied (2002 – 2006) – Centrale parking – Woonstraten – Stationsplein – Uitgaanscentrum – Winkelgebied/ as doorgaand verkeer
Uitdaging Uitgangspunten communicatie • Hoe dit werk aanpakken zonder jarenlange‘onleefbare’ situatie te creëren? • Oplossing: uitgebreide communicatie, overleg & ‘minder-hinder’-maatregelen
• Communicatieproject verschillende doelgroepen – – – – – – – – –
Treinreizigers Bezoekers (winkelen, ziekenhuis,…) Handelaars Bewoners straten/ shoppers Leerlingen scholen Inwoners Mol Inwoners buurgemeenten Toevallige passanten (kennen Centrum niet) …
1
Plan van aanpak • Aandacht voor elke doelgroep • Alle communicatie onder de noemer ‘Mol Werkt’ • Hele gemeente in teken van ‘Mol Werkt’: bijvoorbeeld aanpassing ‘stratenplan’ • Fasering werken plannen mét ook aandacht voor overlast en hinder
Startevenement • Kinderanimatie: in teken van bouwen, ‘werfhelm’ te verdienen • Gratis ijsje • Muziek • Informatiestand ter hoogte van ‘voorbeeldvak’: plannen inkijken, vragen stellen • Decor: werf aangelegd door technische dienst
Start ‘Mol Werkt’ • Algemene informatievergadering: voorstelling concept (eind 2001) • Voorstelling definitieve plannen ‘Mol Werkt’ (augustus 2002) • Startevenement ‘Mol Werkt’ (september 2002) • ‘Voorbeeldvak’: doorsnede toekomstige weg • Dossier ‘Mol Werkt’ op www.gemeentemol.be • Voor elke mini- of maxifase een bewonersvergadering
Communicatiekanalen • Algemene: persberichten, bewonersbrieven, elektronische informatieborden, De Streekkrant, website, elektronische nieuwsbrieven, informatieblad, informatievergaderingen… • Alternatieve kanalen: bierviltjes, postkaarten, videoreportages, stratenplan, jaarverslag, evenementen, voorbeeldvak, ‘aankondigingsborden’,…
2
Inhoud algemene berichtgeving • Focus op timing: wanneer starten en wanneer gedaan? • De verwachte hinder per doelgroep? • Wat met bereikbaarheid? Auto, te voet, fiets, alternatieven • Wat met ophalen afval? • Waar met kleine problemen, vragen, opmerkingen? (Wie lost deze op?) • Verbetering na de wegenwerken? Waarom wegenwerken? • Opgepast: opvolging d.w.z. melden van vertragingen, problemen,…
Zelfde inhoud • De verschillende kanalen moeten dezelfde kernboodschap per communicatieactie bevatten! • Start van nieuwe fase of bijsturing vorige communicatie moet gevolgd worden door communicatieactie.
3
Fasering: ‘Minder hinder’ • Maxi-fasering: werk opdelen in grote blokken. Niet één enorme werf! • Mini-fasering: binnen elke fasering nog kleinere opdelingen • Overlast: concentreren in plaats én tijd • Opgepast: opnemen in bestek & extra kosten
Maxi-fase 1: woonstraten • Communicatie richt zich op de specifieke inwoners – Bewonersbrieven – Informatievergadering bij start werken – Aanwezigheid buurt op werfvergadering – Beperkte verkeersproblematiek
Maxi-fasering • Basis: voor elke fase apart communicatieplan (timing, kanalen, contactpersonen, vergaderingen,…) aangepast aan de specifieke situatie
Maxi-fase 2: Centrumparking • Communicatie richt zich op de bezoekers Centrum (+ buurtbewoners) – Bewegwijzering naar alternatieve parkings – Algemene kanalen: informatieblad, website, elektronische nieuwsbrief, persberichten,…
• Minder aandacht voor overige inwoners, handelaars
4
Maxi-fase 3: Statieplein
Maxi-fase 4: uitgaanscentrum
• Communicatie richt zich op de treinreizigers (+ buurtbewoners)
Communicatie richt zich op de horeca-uitbaters én horecabezoekers
– Flyers treinreizigers – Alternatieve bewegwijzering naar station – Algemene kanalen: informatieblad, website, elektronische nieuwsbrief, persberichten,…
• Informatievergadering met nadruk op bereikbaarheid (nadruk: te voet en per fiets) • Vertegenwoordiger horeca op werfvergadering: ‘bevoorrechte getuige’ • Alternatieve communicatiekanalen: ‘bierkaartjes met cartoons’ • Folder • Overige kanalen
• Opgelet: afspraken veiligheidscoördinator over toegankelijkheid werf (te voet of per fiets)
Maxi-fase 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Verschillende doelgroepen: inwoners, handelaars, centrumbezoekers, toevallige passanten, leerlingen scholen,… Per doelgroep aanpakken…
Maxi-fase 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Probleem: enorm grote fase, totaal anderhalf jaar werkzaamheden Oplossing: opknippen in ‘minifasen’ Voordeel: concentreren van overlast op kleinere locatie en in tijd Probleem: tragere voortgang voor aannemer, duurder
5
Maximale 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Per minifase cyclus: • Uitnodiging informatievergadering bewonersbrief • Informatievergadering bewoners/handelaars – Aannemer aanwezig!
• Aanstellen ‘aanspreekpunt’ • Verslag verdeeld per bewonersbrief
Bewonersbrieven • Snel: 2 à 3 dagen • Goedkoop: 0,05 eurocent per brief (Distripost) • Officieel: briefpapier gemeente • Iedereen te bereiken • Heel gericht verdelen: op straatniveau • Elke keer als communicatie (timing,…) moest bijgestuurd worden.
Maximale 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Per minifase cyclus plaatselijke bewoners en handelaars: • Uitnodiging informatievergadering via bewonersbrief • Informatievergadering bewoners/handelaars – Aannemer aanwezig!
• Aanstellen ‘aanspreekpunt’ buurt • Verslag verdeeld per bewonersbrief • Meer info, opmerkingen, vragen,…?
Maximale 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Per minifase cyclus algemene inwoners/ inwoners buurgemeenten: • Elektronische nieuwsbrief • De Streekkrant (+ buurgemeenten) • Persbericht (+ buurgemeenten) • Website (dossier ‘Mol Werkt’) • Volledige pagina in informatieblad • Elke nieuwtje ‘Mol Werkt’ in alle kanalen!
6
Maximale 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Gericht op ‘toevallig’ autoverkeer: • Op de invalswegen ‘Mol Werkt,maar blijft bereikbaar’ • Combinatie met ‘Parkeerroute Mol Werkt’ – Flyer verdelen via handelaars – Boodschap overal herhalen: ‘auto achterlaten op de randparkings en te voet verder’
Maximale 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Gericht op bevoorrechte getuigen: • Voorzitter handelaarsvereniging, voorzitter adviesraad lokale economie,… • ‘Wegen’ op de handelaars • Betrekken bij voorvergaderingen, overleg, inspraak, vooraf en persoonlijk inlichten… • Resultaat: ‘steun bij moeilijke momenten’
Maximale 5: winkelgebied/ as doorgaand verkeer Gericht op handelaars/ centrumbezoekers: • Origineel communicatiekanaal: toekomstsimulaties op postkaartje • Resultaat: gezamenlijk ‘Sorry’-kaartje • Verschillend kaartje voor elke mini-fase • Enkel te verkrijgen tijdens de werken • ‘Verzamelitems’ vgl. bierviltjes
Streefdoel • Niet altijd gemakkelijke informatie… • MAAR altijd proberen in een positieve sfeer te houden. • Enkele voorbeelden:
7
Afsluiter ‘Mol viert’ ‘Afsluitevenement’: tegenhanger van startevenement Gratis consumptie: dank voor het geduld Allerlei animatie: historische theaterwandeling, muziek, avondmarkt,… Handelaars betrokken: terrasjes, verkoopstandjes,…
Tips • Veel overleg: communicatiedienst, verkeersdienst, openbare werken, vertegenwoordiger handelaars én aannemer nodig • Aannemer: moet ‘meedenken’ met communicatie en ‘Minder-hinder’ – Houden aan afspraken – Openstaan voor vragen, klachten,… – Zoeken naar technische oplossingen voor betere bereikbaarheid (bijvoorbeeld: systeem ‘voetpaden behouden en werfhekken’) – Betrekken bij bewonersvergaderingen TIP: opnemen van dergelijke zaken in bestek
Doel • Communicatie moet meedenken met technische zaken, maar ook ‘vice versa’ • Alle partners moeten doordrongen zijn van ‘minder hinder’ en communicatie
8
9
