Uitbesteden Financiële administratie

Initiatief van BMC

Uitbesteden Financiële administratie Zorgeloze dienstverlening voor een scherpe prijs

De visie en werkwijze van Buytenshuis nader belicht

Initiatief van BMC

Inhoud Hoofdstuk 1

Uitbesteden als nieuwe trend

Blz. 03

Hoofdstuk 2

Doelgericht werken

Blz. 04

Hoofdstuk 3

Onze basisdienstverlening in een overzicht

Blz. 06

Hoofdstuk 4

Optimale samenwerking is een juiste balans tussen besturen en zelfsturen

Blz. 12

Hoofdstuk 5

Het stokje overdragen is teamwork

Blz. 14

Hoofdstuk 6

Een geïntergreerd systeem voor alle processen

Blz. 16

Hoofdstuk 7

U bent verzekerd van deskundige ondersteuning

Blz. 18

Hoofdstuk 8

De belangrijkste zaken op een rijtje

Blz. 19

Hoofdstuk 9

Contact

Blz. 21

Buytenshuis Zorgeloos uitbesteden van taken in de publieke sector een initiatief van BMC

02

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 1 Uitbesteden als nieuwe trend Buytenshuis heeft besloten om naast de uitvoering van Belastingen ook de uitvoering van de gemeentelijke financiële administraties als product aan te bieden. Wij kiezen hiervoor nadat vele klanten dit ons hebben gevraagd. Buytenshuis kan ook hier toegevoegde waarde leveren: een zorgeloze uitvoering voor een scherpe prijs. Aan de beslissing om de uitvoering van gemeentelijke taken uit te besteden liggen vele overwegingen ten grondslag binnen de politieke, bestuurlijke en bedrijfs-economische context van de gemeentelijke organisatie. De beslissing om uit te besteden, betekent het starten van een veranderingsproces; een andere manier van werken en van besturen. Het betekent ook een kans op nog verdere kwaliteitsverbetering. En kwaliteitsverbetering is nodig om in te spelen op de complexere eisen vanuit zowel regelgeving, als bestuur en samenleving. Daar komt bij dat op termijn door vergrijzing de arbeidsmarkt krapper wordt. En niet op de laatste plaats is het in deze tijd van groot belang om de kosten beperkt te houden. De financiële administratie vraagt om een digitalisering in de uitwisseling van zowel interne als externe gegevensstromen. Maar ook in uw contactrelaties is het noodzakelijk dat informatie digitaal toegankelijk is voor de vele gebruikers van financiële gegevens. Of het nu gaat om beantwoording van de vragen van uw burgers, leveranciers, raadsleden of medewerkers, uw financiële administratie moet actueel zijn. Er is een verschuiving te zien van handwerk naar hoogwaardige boekhoudkundige en informatie specialisten. Specialisten die steeds moeilijker beschikbaar zijn in een veranderende arbeidsmarkt. Daarnaast is er de strakkere en steeds veranderende wet-en regelgeving die u steeds weer moet vertalen naar uitvoering. En voor u als gemeentebestuur blijft de opdracht om de regie te blijven voeren en hoge kwaliteit te leveren. Buytenshuis wil deze zorg van u overnemen. Wij leveren een zorgeloze dienstverlening zodat u zich kunt richten op uw primaire taken. Wij werken zoveel mogelijk onafhankelijk, op basis van contractuele afspraken en een proactieve aanpak. Het uiteindelijke succes is volgens ons gelegen in het besef en het vertrouwen dat we samen meer bereiken dan alleen. Vanuit deze gedachte gaat Buytenshuis opereren. Het is een verdieping van onze visie, aanpak en werkwijze vanuit een bestuurlijk, bedrijfskundig en veranderkundig perspectief. Hopelijk helpt het u bij uw afwegingen om tot een gefundeerde keuze te komen.


03

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 2 Doelgericht werken Als u overweegt om de uitvoering van de financiële administratie uit te besteden, is het belangrijk om vast te stellen welk doel u met de uitbesteding wenst te bereiken. Wenst u verbetering van de kwaliteit van de budgetbeheersing? Wilt u kunnen beschikken over een betrouwbare projectadministratie? Wilt u scherper kunnen sturen op uw liquiditeitstromen? Moet de kwetsbaarheid van de financiële functie verminderen? Of is er een sterke behoefte aan verdergaande digitalisering? Of is een belangrijk doel de verlaging van de totale kosten? Of wilt u geen omkijken meer hebben naar de voortdurende wijzigingen die nodig zijn om uw financiële systeem up-to-date te houden? Of streeft u een combinatie van verbeteringen na? Het zijn allemaal herkenbare doelstellingen waarbij wij u kunnen helpen. Buytenshuis gaat graag met u in gesprek over het doel dat u voor ogen heeft. Dit doel en de subdoelen moeten zo concreet mogelijk geformuleerd worden. Want alleen wanneer dat helder is kunnen we gaan praten over de belangrijkste acties en de aanpak die nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Daarbij is het ook van belang om inzicht te hebben in de huidige prestaties (nulmeting) binnen uw eigen organisatie of binnen de samenwerking waaraan u deelneemt. De nulmeting stelt ons in staat om de voortgang op weg naar de te behalen doelen bij te houden, zichtbaar te maken en te bespreken zodat we weten of onze inspanningen de juiste richting hebben. Voorbeelden van een nulmeting zijn meetbare kengetallen zoals: • % vastlegging verplichtingen • doorlooptijd factuurafhandeling binnenkomende facturen • doorlooptijd facturering aan afnemers • tijdigheid en doorlooptijd aanmanen en herinneringen • periodiciteit en doorlooptijd betaalproces • doorlooptijd verwerken bankafschriften • doorlooptijd verwerking memoriaalboekingen (salarissen ed) • aantal en doorlooptijd afsluiting perioden • doorlooptijd jaarafsluiting • doorlooptijd BTW aangifte • doorlooptijd IV-3 rapportage • periodiciteit controle tussenrekeningen


04

Initiatief van BMC

Dit zijn een aantal algemene voorbeelden. Door verdergaande digitalisering zullen doorlooptijden minder relevant worden resp worden gemeten in seconden en zal het vooral gaan om de borging van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de uitwisseling van gegevens in aansluiting met het primaire proces. Ons gaat het erom dat de te behalen doelen helder geformuleerd worden voor de toekomst. Wanneer we dit scherp hebben kunnen we de door ons te behalen resultaten net zo scherp definiëren, deze vertalen naar duidelijke prestatiecriteria in de tijd en vastleggen in het contract of service level agreement. Om ze vervolgens periodiek aan u te rapporteren zodat u zicht heeft op de voortgang.


05

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 3 Onze basisdienstverlening in een overzicht Onze basisdienstverlening hebben we als volgt schematisch samengevat:

In dit model wordt een impressie gegeven van de taken die wij van een gemeente overnemen. Deze impressie wordt voorafgaande aan het contract uitgewerkt voor de betreffende gemeente. Hierbij is voor de financiële administratie de administratieve organisatie van Buytenshuis het uitgangspunt. Naar onze mening zit de eigenheid van de gemeente vooral in het proces voorafgaande aan het aanleveren van gegevens aan de financiële administratie vastgelegd in functionele systemen en/of aan het presenteren van de gegevens afkomstig uit de financiële administratie naar gemeentelijke producten en programma’s. Wij streven naar het maximaliseren van de eigenheid van de gemeente binnen de financiële administratie, die is gebaseerd op een zo eenduidige mogelijk proces en inrichting van systemen, zodat hier een maximale efficiencywinst voor de gemeente kan worden gerealiseerd. Buytenshuis is gericht op een tijdige, volledige en betrouwbare administratie. Deze administratie moet dienstbaar zijn aan de ondersteuning van uw primaire proces en het leveren van stuur- en beslissingsinformatie.


06

Initiatief van BMC

Bij het overnemen van de financiële administratie taken is een uitgangspunt dat zoveel als mogelijk voor die gemeente de brongegevens worden vastgelegd in de functionele- en/of basissystemen. Alleen die gegevens worden digitaal overgezet naar de financiële administratie die noodzakelijk zijn voor het opstellen van de balans en de resultatenrekening, het kunnen opstellen van (project) budget-bewakingsoverzichten en het terugleveren van de bijgewerkte gegevens aan de functionele systemen. De administratie wordt ingericht en kan jaarlijks qua hoofdinrichting muteren tot uiterlijk oktober van het jaar voorafgaande aan het boekjaar. Tussentijdse mutaties op de hoofdinrichting van de administratie is meerwerk. Het spreekt voor zich dat toevoegingen als gevolg van wettelijke eisen tussentijds plaatsvinden. In het bovenstaande schema zijn de taken te zien die wij van de gemeente overnemen en dat zijn: 1. Facturering 2. Debiteurenbeheer 3. Verplichtingenadministraties 4. Registratie en betaalbaarstelling van facturen 5. Crediteurenbeheer 6. Betalingsverkeeradministratie 7. Activa/passiva (investeringen, reserves/voorzieningen, leningen (ug-og) 8. Projectadministratie 9. Kostenverdeling 10. Bijhouden en actualiseren grootboek en subgrootboeken 11. Memoriaalboekingen 12. Maandelijkse afsluiting grootboek, periodieke financiële basisrapportages en conceptjaarrekeningen 13. Opstellen externe verantwoordingsrapportages (BCF, BTW, IV-3) Hieronder een korte impressie wat wij onder deze onderdelen verstaan: Ad 1 en 2 Facturering en debiteurenbeheer Het proces omvat het invoeren van factuurgegevens op basis van aangeleverde (digitale) gegevens door gemeente. Buytenshuis zorgt voor het genereren van (digitale)facturen, het verzenden van (digitale)facturen aan cliënten, en het rapporteren over openstaande posten en het aanmanen/ herinneren conform wettelijke en gemeentelijke kaders. De taak omvat ook de afloopcontrole en ouderdomsanalyse van debiteuren, de registratie van ontvangen betalingen door debiteuren en het


07

Initiatief van BMC

opstellen van ouderdomsoverzichten of andere debiteurengegevens. Ook zorgen wij voor het (digitaal) terugleveren aan de gemeente van die debiteurgegevens die noodzakelijk zijn voor de bewaking van het primaire proces (bijvoorbeeld vergunningverlening). Tot de taak van de gemeente behoort: Het ontwikkelen van een incasso- en kredietbeleid , het beoordelen en afwikkelen van aanvragen voor een betalingsregeling aan de hand van interne en externe informatie. Wij kunnen op uw verzoek hier een adviserende rol innemen. Tot de taak van de gemeente hoort ook het beleid en het uitbesteden van de dwanginvordering. Buytenshuis zal vorderingen die daaraan voldoen overdragen aan het door de gemeente geselecteerd incassobureau en hier ook een werkrelatie mee onderhouden. Ad 3, 4 en 5 Verplichtingenadministraties, Registratie en betaalbaarstelling van facturen, Crediteurenbeheer Facultatief: e-procurement Binnen deze taak vindt systematische registratie van inkoopopdrachten (verplichtingen) plaats. Uitgangspunt is dat 100% van de inkoopopdrachten bij een gemeente leidt tot vastlegging van een verplichting in de financiële administratie; Voor kleine bestellingen kan budget als verplichting worden vastgelegd. Deze eerste registratie vindt in de regel plaats door de gemeente (bij plaatsen van een bestelling). Buytenshuis zorgt voor verwerking van ontvangen factuur (digitale) matching van ontvangen (digitale)factuur (postadres gemeente wordt p/a Buytenshuis) met verplichting (inkoopopdracht), betaalbaarstelling en betaling van de factuur na goedkeuring van de inkoopopdracht en/of factuur. Facturen die bij de gemeente binnenkomen zonder voorafgaande vastlegging van verplichting worden alsnog door de gemeente voorzien van vastlegging verplichting (zie hiervoor). Buytenshuis verstrekt informatie over doorlooptijd facturen (moment van ontvangst door Buytenshuis en daadwerkelijke betaling) en % ontvangst factuur zonder vastlegging inkoopopdracht/verplichting. Indien een gemeente overgaat naar de digitale inkoop en bestelprocedure (e-procurement) kan Buytenshuis dit proces aansluiten op de financiële administratie van die gemeente. Andere keuze is dat Buytenshuis deze applicatie inricht conform de standaards van Buytenshuis. Dit behoort tot het nader uit te werken maatwerk. De gemeente is verantwoordelijk voor het beoordelen van de openstaande verplichtingen. Indien verplichtingen aan het einde van het jaar niet zijn afgevoerd worden ze overgezet naar het volgende boekjaar of alsnog collectief afgeboekt (maatwerk per gemeente).


08

Initiatief van BMC

Ad 6 Betalingsverkeeradministratie Hieronder wordt verstaan de verwerking van alle kas- en bankbetalingen en ontvangsten die niet direct samenvallen met de verwerking van ontvangsten debiteuren en betalingen crediteuren. Aanbevolen wordt kasbetalingen te reduceren tot 0 en personele declaraties te verwerken via de salarisadministratie. Buytenshuis verwerkt (niet limitatief) de bank/kas mutaties inzake de betaling van salarissen, betaling/terugontvangsten van belastingen, de verwerking van mutaties in leningen ug en og en verwerken van mutaties die (ten onrechte) nog niet zijn geregistreerd als verplichting resp recht (crediteur, debiteur). Ad 7 Activa/passiva (grondvoorraad, te activeren investeringen, reserves/voorzieningen, leningen (ug-og) Buytenshuis registreert (de mutaties) van de op de balans vermelde activa en passiva. Hiertoe behoren ook het registreren van met die activa samenhangende lasten en baten het actualiseren van de boekwaarden op aangeven van de gemeente en het rapporteren hierover. Ad 8 Projectenadministratie De gemeente heeft de mogelijkheid een projectenadministratie te laten voeren, waarbij Buytenshuis zorgt voor de inrichting en vastlegging/doorvoering van de mutaties voortkomen uit de sub-boeken (debiteuren, crediteuren, memoriaal). Projecten worden door Buytenshuis ingevoerd op basis van goedgekeurde beslisdocumenten van de gemeente. Dit betekent ook dat er een gemeentelijk kader is voor projectmatig werken. Over de verwerking van de voorcalculatorische gegevens worden maatwerkafspraken gemaakt (wat doet de gemeente en wat doet Buytenshuis). Mutaties in de voorcalaculatie moeten (ongeacht wie ze invoert) altijd zijn voorzien van een goedkeuring conform de kaders van de gemeente. Bij projecten kunnen deelprojecten worden geopend met een afwijkende budgethouder dan op hoofdproject; en is het mogelijk koppeling te leggen met verschillende financieringsbronnen (bijv. ter afrekening naar verschillende financiers). Ad 9 Kostenverdeling Buytenshuis zorgt voor de kostenverdeling van kostenplaatsen naar kostendragers (projecten en producten) zoals door de gemeente op begrotingsbasis is aangegeven of minimaal is vastgelegd bij de inrichting van de administratie voor het betreffende begrotingsjaar.


09

Initiatief van BMC

Tussentijdse wijzigingen van de kostenverdeling is maatwerk. Indien een gemeente de kostenverdeling wilt uitvoeren op basis van tijdschrijven zal een koppeling worden gelegd met de tijdschrijfmodule van de gemeente. Buytenshuis kan een met financiële administratie geïntegreerde module van tijdregistratie toevoegen. Uiteraard is dit ook maatwerk. Ad 10 Grootboek-en subgrootboeken Buytenshuis zorgt voor actualisering en het bijhouden van het grootboek, het afstemmen van de subgrootboeken met het grootboek, het maandelijks afsluiten van de boeken en het opstellen van een gedetailleerde proefbalans ten behoeve van de (tussentijdse) balans en winst- en verliesrekening. Buytenshuis zorgt binnen dit taakveld ook voor het totstandbrengen van een geconsolideerde jaarrekening op basis van de financiële informatie van andere gelieerde partijen (bijvoorbeeld economische belangengemeenschappen, samenwerkings-verbanden) te ontvangen via de P&C functie. Deze taak werkt interactief met de functie van ‘Planning & Control’ van de gemeente. (Zie ook rapportage.) Ad 11 Memoriaalboekingen Buytenshuis verwerkt na controle die (digitale) memoriaalboekingen, die worden aangeleverd door de gemeente geautoriseerde personen. Bijvoorbeeld: correctieboekingen, salarisboekingen, afschrijvingen. Ad 12 Maandelijkse afsluiting grootboek, periodieke financiële basisrapportages en conceptjaarrekening Buytenshuis sluit uiterlijk 10 werkdagen na afloop van de maand de subboeken en grootboeken. Gegevens die de gemeente na de 1e week na afloop van de maand aanlevert worden in de volgende periode verantwoord. De afgesloten boeken zijn de basis voor de met de gemeente afgesproken (digitale)rapportages resp download in een BI-systeem van de gemeente. De jaarlijkse afsluiting is een maandelijkse afsluiting aangevuld met de jaarlijkse (balans)boekingen. Deze vindt plaats in de 13e maand doch uiterlijk voor 15 februari. Ad 13 Opstellen externe verantwoordingsrapportages (BCF, BTW, IV-3) Buytenshuis maakt op basis van de vastgelegde en gecontroleerde gegevens de maandelijkse (digitale) BTW, BCF aangifte en IV-3 rapportage. Deze gegevens worden aan de gemeente ter beschikking gesteld voor het doen van de formele aangifte. Indien digitale aangifte/levering zijn afgesproken worden afspraken gemaakt op welke wijze deze digitale levering plaatsvindt.


010

Initiatief van BMC

Administratieve Organisatie en Interne Controle Buytenshuis zal alle door haar gevoerde financiële administratie processen vastleggen in procesbeschrijvingen, deze afstemmen met de gemeente en hierop ook de Interne Controle toepassen op volledige, juiste en tijdige verwerking. Deze processen worden voorzien van een audit-verklaring door een externe acountant.


011

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 4 Optimale samenwerking is een juiste balans tussen besturen en zelfsturen Bij uitbesteden is er altijd sprake van samenwerking en wederzijdse afhankelijkheid. Wij zullen de in hoofdstuk drie beschreven activiteiten overnemen en uitvoeren op basis van een mandaatbesluit en op basis van heldere afspraken. Wij starten vervolgens met het realiseren van de doelstellingen uit hoofdstuk 2 en het realiseren van een zodanige tevredenheid bij u als klant dat u ons maximale zelfsturing toevertrouwd en minimaal hoeft bij te sturen. Wederzijdse afhankelijkheid betekent dan ook het hebben van onderling vertrouwen. Hoe behoudt u regie? In de eerste plaats doordat u als gemeente zelf het beleid bepaalt met betrekking tot de financiële administratie. Wij voeren de financiële administratie uit binnen de door u gestelde kaders van budgetouderschap, mandaat en verordening op basis art 212 van de Gemeentewet en inrichting producten programmastructuur. Kortom op basis van uw financiële beleidskaders. In principe willen we maximaal zelfsturend zijn als het erom gaat hoe wij de financiële administratie processen namens u uitvoeren. Uiteraard binnen de afspraken uit het contract en gericht op de door u geformuleerde doelstellingen. Wij zullen onze betrouwbaarheid aantonen door middel van activiteiten gericht op verantwoording en toezicht. Het instrumentarium dat ter beschikking staat bestaat uit een aantal elementen: • de periodieke managementrapportages binnen Buytenshuis (tijdigheid, doorlooptijden, productiviteit) • de rapportages die aangeven hoe we scoren ten opzichte van de nulmeting en de te realiseren doelen • de periodieke overlegstructuren • de auditing door de externe accountant inzake inrichting processen en werking administratieve organisatie en interne controle Maar met deze formele sturingsmechanismen zijn we er nog niet als het gaat om de mogelijke behoefte aan bijsturing door de gemeente. De tweede belangrijke dimensie daarin is proactief handelen: de mate waarin wij (autonoom) signalen oppakken en daar actief en adequaat op reageren (door aanpassingen) in onze organisatie en processen.


012

Initiatief van BMC

Ook voor dit informele sturingsmechanisme hebben wij een aantal instrumenten voorhanden: • interne kwaliteitscontroles op steekproefbasis (juistheid, tijdigheid, volledigheid) • ons kwaliteitsmanagementsysteem • onze eigen klachtenafhandelingsprocedure waarin een klacht gezien wordt als een mogelijkheid tot verbetering • toegang tot de kennis en expertise van de financiële administratie binnen Buytenshuis op het terrein van weten regelgeving, financiële bedrijfsvoering, informatiebeveiliging, juridische aspecten, beleidsondersteuning en advies • ontwikkelingen op het gebied van wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld voor BBV, BTW, BCF en ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde (informatie)systemen welke verband houden met de dienstverlening worden door Buytenshuis op adequate wijze behandeld en verwerkt. Onze insteek is dat wij maximaal zelfsturend mogen zijn en u minimaal bijsturend hoeft te zijn wanneer er een goede balans bestaat tussen de genoemde elementen van betrouwbaarheid en proactief handelen. Om dit te kunnen beoordelen zijn wij transparant naar u over de uitkomsten van het gebruik van het genoemde formele en informele instrumentarium. Dit neemt niet weg dat wij begrijpen dat u wilt bijsturen als er vraagstukken van hogere orde spelen. Deze vraagstukken zijn met name: afstemming en coördinatie op bestuurlijk niveau, audit en control, innovatie en het vaststellen of aanpassen van door u (eerder) vastgestelde doelen. Hoewel we tot nu toe vooral hebben gehad over (bij)sturing, hebben we het feitelijk tegelijkertijd gehad over principes van kwaliteit. De genoemde instrumenten zijn ook kwaliteitsinstrumenten die uiteindelijk bepalend voor het vertrouwen van onze samenwerkingsrelatie op basis van wederzijdse afhankelijkheid in de positieve formulering.


013

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 5 Het stokje overdragen is teamwork ‘Bij het overdrachtsmoment gaat het als bij een goedlopend estafetteteam. Een goed estafetteteam loopt een stukje met elkaar op. Op die manier blijft de snelheid in het spel en is er een duidelijk overdrachtsmoment.’ Deze korte metafoor geeft op treffende wijze aan hoe Buytenshuis omgaat met de overname van de financiële administratie van de gemeente. Daar komt veel bij kijken en het dient te gebeuren met veel zorgvuldigheid. Op geen enkele manier wordt de continuïteit van de processen onderbroken. Hoe zorgvuldiger de voorbereiding, des te kleiner het risico op verstoringen. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe wij dat samen met u aanpakken. Daarbij is ook een belangrijke rol weggelegd voor onze ICT-partner. De volgende fases worden onderscheiden: 1. Voorbereiding 2. Inrichting en testen 3. Eerste proefconversie 4. Oplossen omissies 5. Tweede proefconversie 6. Definitieve conversie 7. In productiename 8. Nazorg Niet alle overdrachtstrajecten zijn aan elkaar gelijk. Het is dan ook lastig om in aan te geven hoeveel tijd hier normaliter mee gemoeid is. Dat hangt af van meerdere factoren zoals het financiële administratie systeem dat u nu gebruikt, de hoeveelheid historische gegevens die moet worden meegenomen, uitval tijdens de conversie, koppelingen die gerealiseerd moeten worden met de functionele systemen et cetera. Rekent u als vuistregel op een periode tussen de vier en zes maanden. Nadat deze acht fasen zijn doorlopen is de overdracht van de gegevens en bestanden vanuit de gemeente of een huidige dienstverlener van de gemeente afgerond. Buytenshuis heeft het stokje overgenomen en zal de uitvoering van de financiële administratie voor u ter hand gaan nemen. Het besturingsmodel en de overlegstructuur treden in werking, en de uitbesteding is een feit geworden. De uitvoering zal gericht zijn op het realiseren van de afgesproken doelenstellingen en resultaten. Samen verder naar beter!


014

Initiatief van BMC

Afspraken over lopende zaken In principe is het overdrachtsmoment van een financiële administratie per 1-1 van een boekjaar. Indien tussentijd de financiële administratie wordt overgenomen zal dit plaatsvinden zonder overgang naar de systemen van Buytenshuis. In deze fase wordt wel de conversie voorbereid en wordt vastgelegd welke verantwoordelijkheid wij overnemen vanuit het lopende boekjaar. Maar ook als de overdracht plaatsvindt per 1-1 zullen er afspraken moeten worden gemaakt over overdrachtsmomenten van verschillende processen. Hierbij kunt u denken aan: • lopende (dwang)invorderingen • overname van verplichtingen • afwikkeling van lopende dossiers van tussenrekeningen • etcetera


015

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 6 Een geïntegreerd systeem voor alle processen Buytenshuis biedt een zorgeloze dienstverlening voor een scherpe prijs. Wat we met zorgeloos bedoelen hebben we eerder duidelijk gemaakt in de hoofdstukken met betrekking tot de besturing en de overdracht. Nu nog die scherpe prijs. Die kunnen wij bieden omdat wij onze werkprocessen hebben ingericht op een gestandaardiseerde, uniforme en geïntegreerde wijze waardoor schaalvoordelen en kostenvoordelen kunnen ontstaan. Voor het procesontwerp hebben we ons laten leiden door onze kennis van financiële administratie processen. Deze kennis komt voort uit onze projecten advieservaring op dit terrein. Wij hebben: • opdrachten gedaan op het gebied inrichting van de financiële administratie • efficiencyonderzoeken uitgevoerd en best practice normen verzameld • interim management geleverd voor gemeentelijk financiële administratie afdelingen • interne controles uitgevoerd • informatiestromen geanalyseerd, gestructureerd en verbeterd • geadviseerd op en meegewerkt aan digitalisering van financiële administratie processen Deze ervaringen hebben we gebundeld en verwerkt in de processen en de dienstverlening die wij aanbieden. Vervolgens hebben we dat ondergebracht in een ICT-systeem dat ons procesontwerp optimaal ondersteunt. Zodoende hebben we de beschikking over een moderne, innovatieve en geïntegreerde omgeving waarmee alle financiële administratie processen worden ondersteund. Op die manier blijven wij verzekerd van een systeemomgeving die tijdig is voorbereid op wijzigingen zodat de continuïteit in de uitvoering van onze dienstverlening voor u gegarandeerd is. Om u een idee te geven van de verschillende modules waarmee Buytenshuis uw financiële administratie zal administreren en uitvoeren, ziet u de belangrijkste modules in het volgende schema op de volgende pagina.


016

Initiatief van BMC

De belangrijkste modules waarmee Buytenshuis uw financiële administratie zal administreren en uitvoeren:


017

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 7 U bent verzekerd van deskundige ondersteuning Buytenshuis biedt u deskundige ondersteuning. Want ook al zijn onze processen doordacht en worden ze ondersteund door een geïntegreerde en geautomatiseerde ICT- omgeving, zonder deskundig en betrokken personeel kunnen wij de dienstverlening niet leveren. De medewerkers die wij inzetten voor de uitvoering van de gemeentelijke financiële administratie hebben zonder uitzondering ruime ervaring met financiële administratie processen. Vanuit de praktijk wel te verstaan. Ze hebben gewerkt bij gemeentelijke financiële administratie afdelingen, als hoofd, als medewerker grootboek, debiteuren/crediteuren en/of projectenadministratie. Alle expertise en ervaring is bijeengebracht zodat we die zorgeloze dienstverlening ook echt kunnen bieden. Vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging en privacybescherming worden alle medewerkers bovendien vooraf onderworpen aan een zogenaamde pre-employment screening. Ook dat hoort bij onze kwaliteitsbenadering. Op deze plaats willen wij ook uw de relatie met de ondersteuning vanuit uw eigen frontoffice noemen als samenwerkingspartner. De balie- of frontoffice medewerkers binnen uw organisatie staan dagelijks in contact met uw burgers/leveranciers om informatie te verstrekken, vragen te beantwoorden of andere diensten te leveren. Het is uw keuze of uw frontoffice medewerkers ook vragen over de financiële administratie kunnen beantwoorden of dat zij doorverwijzen naar onze medewerkers, Wij kunnen regelen dat op het gebied van financiële administratie uw medewerkers toegang krijgen tot de actuele gegevens. Wij zullen ervoor zorgen dat zij beschikken over de informatie die ze nodig hebben. Dat ze alle gegevens kunnen raadplegen die relevant zijn voor de uitoefening van hun werk. En dat ze geholpen worden wanneer ze tegen problemen aanlopen of zelf vragen hebben. Dat kan telefonisch maar als het moet komen we ook gewoon langs. We zullen er alles aan doen om uw medewerkers het gevoel te geven dat we als team werken en dicht in de buurt zijn. Onze medewerkers denken in oplossingen en niet in beperkingen. Zo levert Buytenshuis de kern van de dienstverlening maar hebben we tegelijkertijd de ondersteuning van een netwerk van partners. Al die deskundigheid komt uw gemeente ten goede, maar ook uw burgers en uw samenwerkingpartners.


018

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 8 De belangrijkste zaken op een rijtje Hopelijk heeft deze brochure u een beter beeld van de financiële administratie. Buytenshuis heeft een duurzame keuze gemaakt om hierin te stappen. Onze visie is dat wij als onafhankelijke marktpartij toegevoegde waarde leveren om de huidige en verwachte toekomstige ontwikkelingen, waar u als gemeente mee te maken krijgt op het gebied van uw financiële administratie, het hoofd te kunnen bieden. De keuze om een deel van uw activiteiten uit te besteden, is niet zomaar gemaakt. Wij hebben geprobeerd om een aantal elementen te benoemen die van belang zijn: • doelgericht werken • bepalen van de processen die in aanmerking komen voor uitbesteding • het inrichten van de besturing op zodanige wijze dat u regie kunt behouden • het zorgvuldig overdragen van de activiteiten en gegevens om de continuïteit zeker te stellen • het voordeel van een geïntegreerde ICT-omgeving om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen en een soepele procesgang te bevorderen • borging van dichtbij zijn • de zekerheid van een deskundige ondersteuning door Buytenshuis in samenwerking met betrouwbare partners En wat zijn nu de concrete voordelen die u zult behalen met uitbesteding. Dat hangt natuurlijk af van uw huidige situatie, organisatie, proces- en systeeminrichting. Op basis van een korte scan kunnen wij u een indicatie geven. In algemene zin kunt u denken aan • een kwaliteitsimpuls van de financiële administratie • continuïteit op het gebied van het inpassen van nieuwe weten regelgeving, technologie en deskundig personeel • gestandaardiseerde en uniforme processen; meer tijd voor uw beleidsbepalende kerntaken • zuivere en zakelijke contractrelatie met heldere prestatieafspraken • meetbare resultaten en zicht op de voortgang in relatie tot de gedefinieerde doelen • een kostenvoordeel van tientallen procenten door schaalvoordelen • een duidelijke prijs per jaar zonder verrassingen • een lage toetredings- en uittredingsdrempel • toegang tot de deskundigheid van een bedrijf (Buytenshuis) dat in brede zin gespecialiseerd is op het gebied van vraagstukken van openbaar bestuur en uw markt kent en begrijpt


019

Initiatief van BMC

Wij hopen dat uw interesse is gewekt voor een verdere verkenning met Buytenshuis naar de mogelijkheden. Daarbij zullen ongetwijfeld een aantal vraagstukken aan de komen die in dit document niet zijn behandeld. Bijvoorbeeld de overgang van personeel, de wijze van afrekening van onze diensten, de mogelijke aanbestedingsplicht volgens de Europese regelgeving, de locatie van uitvoering en de serviceniveaus die wij bieden. Ook dit zijn zaken waar we een duidelijk koers bij hebben. Het betekent echter ook maatwerk en dat willen we gezamenlijk met u bespreken en uitwerken.


020

Initiatief van BMC

Hoofdstuk 9 Contact Als gemeente zult u de afweging moeten maken of uitbesteding voor u een passende vorm van samenwerking is op het gebied van de financiële administratie. Deze afweging gaat misschien niet eens zo zeer over het uitbestedingsproject zelf maar over het verandertraject in uw eigen organisatie, waar voorbereiding, communicatie, opleiding en cultuuromslag in meegenomen moeten worden. Als gemeente denkt u na over wat u dichtbij wilt houden en wat u van zich af wilt organiseren. Wat is uw primaire proces en in welke processen en activiteiten zit meerwaarde? Een uitbestedingsstrategie is een afgeleide van de overkoepelende organisatiestrategie van uw gemeente, die op haar beurt is opgebouwd uit een visie, missie en doelstellingen die de gemeente wil realiseren. Uitbesteding is daarom geen doel op zich maar een middel om de doelstellingen van uw organisatie te realiseren. Wij helpen u graag verder. U kunt bellen voor een afspraak met: Jaap Liebregt of Jaap van Luijk Bezoekadres: Buytenshuis Smallepad 34 3811 MG Amersfoort T 033 – 445 92 00


021

Uitbesteden Financiële administratie

Recommend Documents