Duurzaam (kosten)effectief uitbesteden
Agenda Kiezen voor uitbesteding Uitbestedingsfeiten Wenselijke situatie Eisen volgens ISO5500X Showstoppers Aandachtspunten Afsluiting
Kiezen voor uitbesteding Ontbreken van uitvoerende capaciteit Opvangen van capaciteitsschommelingen Ontbreken van kennis en kunde Beperken tot kernactiviteiten Kostenverlaging (kosten efficiëntie) Risicospreiding
Feit 1 Onderzoek van de Aberdeen Groep: Bedrijven met ong. €1 Mlrd omzet Inkoopvolume van €500 mln Waarvan €400 mln onder contract
Verliezen jaarlijks €18 mln (5%) door onvoldoende aandacht voor contract management
Feit 2 Inkopen verbeteren tot “core” competentie levert voor elke euro 3,6 euro op! Rendement van 133% Bedrijven die meer aandacht besteden aan, en slim inkopen kunnen tot 20% reduceren in procurementkosten*.
Wenselijke situatie “Duurzaam kosteneffectief uitbesteden” Duurzaam uitbesteden: Opbouwen van een langdurige samenwerking gebaseerd op wederzijds vertrouwen Alle partijen zijn “in control” Alle partijen zijn risicodragend Alle partijen dragen bij tot succes Alle partijen werken mee aan een goede relatie Sturen op prestaties
Samenwerken zowel intern als extern
Wenselijke situatie “Duurzaam kosteneffectief uitbesteden”
Kosteneffectief
Eisen volgens ISO5500X
5. Leiderschap 5.1. Commitment directie 5.2. Beleid 5.3. Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
10. Verbeteren
ISO 55001 Management Systeem Structuur
9. Prestatie evaluatie 9.1. Prestatie- en conditiemeting, analyse en evaluatie 9.2. Interne Audit 9.3. Management evaluatie
Uitbesteden
4. Context v.d. Organisatie 4.1. Interne en Externe issues 4.2. Behoefte en verwachtingen van de stakeholders 4.3. Scope asset managementsysteem (AMS) 4.4 Strategisch plan AMS
8. Bediening 8.1. Operationele P&C 8.2. Wijzigingsbeheer 8.3. Uitbesteden
6. Plannen 6.1. Risico’s en Kansen 6.2. Doelstellingen en Plannen 6.2.1. Doelstellingen 6.2.2. Plannen
7. Support 7.1. Middelen 7.2. Kennis en Competenties 7.3. Bewustwording 7.4. Communicatie 7.5. Informatie eisen 7.6. Documentatie
Eisen volgens ISO5500X Resultaten van uitbestedingen kunnen invloed hebben op het bereiken van bedrijfsdoelstellingen, dus: In bedrijfsbeleid is uitbestedingsbeleid opgenomen Proces uitbestedingen moet integraal zijn opgenomen in bedrijfsprocessen (procurement, sales, maintenance, etc) Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle partijen moeten zijn bepaald Informatie(overdracht) eenduidig (gezamenlijk OBS?) Risico-inventarisatie uitvoeren Competenties en bewustzijn van handelen van betrokken personen op niveau
Eisen volgens ISO5500X Voorbeeld: uitbestedingsbeleid Welke activiteiten worden uitbesteed Welke resultaten verwachten we hierin In welke vorm wordt uitbesteed (performance of regie of tussenvorm) Wie zijn de stakeholders Wie zijn de actoren Bijvoorbeeld: de processen die geraakt worden door het uitbesteden van het onderhoud van assets • Opstellen van onderhoudsconcepten • Engineering • Registratie van uitvoering • Informatieoverdracht • Prestatiemeting • Logistiek • Etc
… vertaald naar maturity level
Showstoppers Het niet definiëren van uitbestedingsbeleid Processen niet op orde Prestatiecontracten uitvragen maar toch willen sturen! Onvoldoende afstemming over prestaties Onvoldoende beeld over contractgrenzen Contractor is meer uitvoerder dan meedenker Uitbesteder is zich niet bewust van het doel van uitbesteding
Aandachtspunten Competenties personeel verschuift van denken in doen naar denken in prestaties, Concrete procesbeschrijving, i.e. denken in processen Vergroten van de rol van de contractor in bedrijfsprocessen, Creëren/hebben van vertrouwen in geleverde prestaties (over en weer) Transparantie tussen OG en ON Evaluatie en vastlegging
