“Voor bedrijven is het belangrijk om hun administratie goed in orde te hebben, uitbesteden kan een goede keuze zijn.”
“Focus op cijfers, oog voor mensen en zicht op omgeving.” “Als één van de weinige administratiekantoren in Nederland bieden wij naast administratieve ondersteuning unieke diensten op het gebied van controlling.”
Inhoudsopgave
Bladzijde 1.
Welkom
3
2.
Wat doen we?
3
3.
Dienstverlening a. Zakelijk b. Belastingen c. Facturering en debiteurenbewaking d. Analyse en rapportage e. Particulieren
4 5 5 6 6
4.
Tarieven dienstverlening a. Prijscalculator
5.
Contactgegevens
8
6.
Algemene voorwaarden
9
7.
Standaard rapportages a. Aangifte omzetbelasting b. Winst- en verliesrekening c. Verkoopboek (optioneel) d. Verkoopboek openstaand (optioneel)
7 7a
11 12 13 14
-2-
1. Welkom
MALVA administraties is de specialist in administratie- en salarisverwerking, met daarbij een uitvoerige analyse van de cijfers en een bijkomende management-rapportage. Ook uw facturering en bijkomend debiteurenbeheer in bij ons in goede handen. U bespaart tijd in de wetenschap dat uw medewerkers hun salarisstrook foutloos krijgen en uw administratie en bijkomende aangiftes correct worden uitgevoerd. Uitbesteding biedt de volgende voordelen:
•
U bent er geen tijd meer aan kwijt
•
U hoeft zich niet te verdiepen in de vele regels
•
Probleemloze afhandeling van uw financiële gegevens
•
De loonadministrateur kan ook de (lastige) vragen beantwoorden die personeelsleden hebben
•
U hoeft niet steeds de allerlaatste wijzigingen in de gaten te houden
•
Een vast contactpersoon staat altijd voor u klaar
•
Inspelen op en kennis van de complexe en snel veranderende wetgeving
2. Wat doen we?
“De boekhouding is het meest cruciale aspect van elke zakelijke onderneming, of het bedrijf nu groot of klein is. De boekhouding alleen kan je vertellen of jouw onderneming winst maakt of met verlies draait. Maar de boekhouding kan jou ook helpen om de voordelen van nieuwe strategieën en machines die worden geïntroduceerd in het bedrijf te analyseren. Een tijdige en goede administratie vereist kennis en een heldere eigen visie”. Wij helpen u bij dit belangrijke proces, ons uitgebreide dienstenpakket is hierop afgestemd. Onze doelstelling is het bieden van ondersteuning aan ondernemingen op het gebied van loonadministraties. Door een steeds veranderende wet- en regelgeving, een hectische markt, ontwikkelingen en trends binnen de branche moet u adequaat kunnen reageren. Wij helpen u met snelle en accurate berekeningen, een constante kwaliteit, continuïteit en toegankelijke management-informatie. "Belangrijke zaken, die niet core business zijn, besteden we uit. Dat kost geld, maar levert op langere termijn veel op."
-3-
3. Dienstverlening
Een goede administratie is volledig, inzichtelijk, correct en voldoet aan wettelijke verplichtingen. Daarbij is het een perfect instrument voor de aansturing van uw organisatie. Voorwaarde is wèl dat de administratie aansluit bij de eisen of de aard van uw organisatie. Iedere onderneming kent een diversiteit aan bedrijfsactiviteiten die cijfermatig moeten worden verwerkt. Een ervaren en heldere blik van buitenaf kan u bij het opzetten of aanpassen van administratieve processen op het juiste spoor zetten. Waar kunnen wij u mee helpen:
Zakelijk (a)
a)
Administratie
Belastingen (b) Facturering en debiteurenbewaking (c) Analyse en rapportage (d) Particulieren (e)
MALVA Administraties kan uw volledige administratie verzorgen. In principe is alles mogelijk, van de spreekwoordelijke schoenendoos tot de belastingaangifte. Van inkoopfactuur tot een leesbare resultatenrekening, van verkoopfactuur tot het volledig verzorgen van uw jaarwerk en jaarrekening. Ons takenpakket bestaat onder andere uit:
• • • • • • • • •
Maandelijks of per kwartaal verwerking van uw administratieve gegevens in de boekhouding; Maandelijks of per kwartaal rapportage over de ontwikkeling van het bedrijfsresultaat; Tijdige opgave van de BTW aan de belastingdienst; Het opmaken van de jaarrekening bestaande uit de Balans en de Verlies en Winstrekening. Het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting. Opstellen en evalueren van begrotingen Analyse en rapportage Debiteurenbewaking Begeleiding bij de financiële sturing van uw bedrijf
Zelf uw boekhouding bijhouden? Wij instrueren u over in te voeren boekingen en voeren de controle en aangifte uit.
-4-
Dienstverlening
b)
Belastingen
Als ondernemer krijgt u te maken met fiscale wetgeving en allerlei regelingen op het gebied van belastingen. Met welke belastingen u wordt geconfronteerd, is afhankelijk van verschillende factoren. De gekozen bedrijfsvorm is bijvoorbeeld van belang, maar ook de hoogte van uw inkomen, het al of niet in dienst hebben van personeel. Belastingen waarmee u te maken kunt hebben zijn:
1. omzetbelasting (BTW), bijvoorbeeld als u producten of diensten levert 2. inkomstenbelasting, als u winst uit uw eenmanszaak of VOF Van het verzamelen van alle benodigde gegevens tot en met het indienen van de aangifte, wij bieden u graag de helpende hand. Zodat u alleen tijdig voor de afdracht van de belasting hoeft zorg te dragen. Voor een ieder die behoefte heeft aan fiscale of financiële begeleiding kunt u ook bij ons administratiekantoor terecht.
c)
Facturering en debiteurenbewaking
Het verwerken van verkoopfacturen is een kostbare maar noodzakelijke activiteit. Verder is een goed inzicht in het openstaande saldo van uw debiteuren essentieel voor de continuering van uw onderneming. U houdt via debiteurenbewaking constant de facturen, die de betalingstermijn hebben overschreden bij. Belangrijke activiteiten hierbij zijn:
Administratieve verwerking van debiteurenontvangsten
Herinneringen en/of aanmaningen versturen
Incasso begeleiding (informatie verstrekking richting
incassobureau)
Rapportage voor management
Het gehele traject tot en met de overdracht aan het incassobureau.
-5-
Dienstverlening
d)
Analyse en rapportage
Een perfecte administratie en bijbehorende belastingaangifte is een eerste noodzaak. Weten waarom het resultaat afwijkt van de verwachtingen (budget/prognose) is een volgende stap, het analyseren en beoordelen is van nog groter belang. Wij bieden u die combinatie. En verbinden daar samen met u als ondernemer ook bedrijfseconomische of fiscale conclusies aan. Daardoor kunnen er al tijdens het lopende jaar acties worden ondernomen. Controlling en administratie worden zo verweven tot één geheel, waar het financiële belang van ondernemer en onderneming steeds voorop staan. De jaarrekening ontstaat als logisch gevolg, vaak al in het 1e kwartaal van het nieuwe jaar, en niet meer als verrassing achteraf. Door inzicht in uw resultaat, door de cijfers transparant en vooral leesbaar te maken kunt u als ondernemer tijdig bijsturen en waar nodig ingrijpen. Het is van belang te weten waar de werkelijke winst wordt gemaakt, welke omzet echt bijdraagt aan de winst en hoe het staat met uw kostenstructuur. De standaard management-rapportages geven een duidelijk beeld van de organisatie op dat moment. Aanvullend zijn er ook andere analyses mogelijk, zoals trends of kengetallen. e)
Particulieren
Voor een ieder die behoefte heeft aan fiscale of financiële begeleiding kunt u ook bij ons administratiekantoor terecht. Wat kunnen wij u bieden ?
• • • • • • •
Aangifte inkomstenbelasting Aanvraag zorgtoeslag Aanvraag huurtoeslag Aanvraag kinderopvangtoeslag Aanvraag voorlopige teruggaaf Aanvraag voorlopige aanslag Persoonlijk advies “Wij maken uw belastingaangifte 2011 minder belastend.”
-6-
4. Tarieven dienstverlening
*)
Basistarief
Prijs per maand
Prijs per jaar
€ 12,--
€ 144,--
Boekhouding (inkoop-, verkoopfacturen en bankafschriften) Aantal mutaties Mnd
Jaar
10
120
€ 9,--
€ 107,--
20
240
€ 18,--
€ 213,--
40
480
€ 36,--
€ 427,--
60
720
€ 53,--
€ 640,--
80
960
€ 71,--
€ 853,--
100
1.200
€ 96,--
€ 1.067,--
150
1.800
€ 133,--
€ 1.600,--
200
2.400
€ 178,--
€ 2.133,--
€ 10,--
€ 120,--
€ 13,--
€ 160,--
BTW-aangifte per kwartaal
Jaarrekening Samenstellen jaarrekening (voor eenmanszaken, zzp’ers en kleine ondernemingen)
Rapportages Per maand, kwartaal
Op aanvraag
Algemeen
40,-- per uur
Advisering Adhoc opdrachten
Particulier Standaard belastingaangifte
55,--
Gecombineerde aangifte met fiscaal partner
75,--
Aanvragen / wijzigen huur-, zorg en kindertoeslag
30,--
*) Zakelijke tarieven excl. btw en particuliere tarieven incl. btw
-7-
5. Contactgegevens
Malva administraties Arjan van Malestein Postadres: Lageweg 18 3849 PE Hierden Telefoon: 06-29281529 Website: www.malva-administraties.nl E-mail:
[email protected] MALVA-administraties staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Oost Nederland onder nummer 08102131.
-8-
6. Algemene voorwaarden
Artikel 1 Algemeen 1.1 Onder opdrachtnemer wordt in deze algemene voorwaarden verstaan MALVA. 1.2 Onder opdrachtgever wordt in deze algemene voorwaarden verstaan de natuurlijke of rechtspersoon die aan opdrachtnemer opdrachten verstrekt tot het verrichten van alle mogelijke werkzaamheden behorende tot het gebruikelijke werkterrein van de salarisadministrateur. 1.3 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door opdrachtnemer en opdrachtgever ondertekende opdrachtbevestiging retour is ontvangen. De bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door de opdrachtgever aan opdrachtnemer verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de overeenkomst volledig en juist weer te geven.
Artikel 2 Verplichtingen opdrachtnemer 2.1 Indien de werkzaamheden van opdrachtnemer beogen een bepaald (financieel) eindresultaat ten behoeve van opdrachtgever te bewerkstelligen, wordt gezien de aard van de door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden nimmer gegarandeerd dat dit beoogde resultaat daadwerkelijk zal worden bereikt. 2.2 Opdrachtnemer is behoudens dwingendrechtelijke voorschriften verplicht tot geheimhouding tegenover derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken ten aanzien van alle informatie die hem door opdrachtgever ter beschikking is gesteld, evenals van de door verwerking daarvan verkregen resultaten, tenzij opdrachtnemer daarvan door opdrachtgever schriftelijk is ontheven. 2.3 Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij door opdrachtnemer is verkregen. 2.4 Zolang opdrachtnemer zijn werkzaamheden opschort ten gevolge van het ontbreken c.q. niet tijdig of niet voldoende aanleveren van bescheiden door opdrachtgever, is opdrachtnemer jegens opdrachtgever niet aansprakelijk voor de daaruit eventueel voortvloeiende directe of indirecte schade, winstderving, administratieve of fiscale boetes, verhogingen, hoe ook genaamd. 2.5 Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een administrateur kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat de opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is opdrachtnemer voor de daarvoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien de opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximum van één maal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht.
Artikel 3 Verplichtingen van de opdrachtgever 3.1 Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. 3.2 In geval van opdrachten tot controle van financiële verantwoordingen zal opdrachtgever de opdrachtnemer op de hoogte brengen van alle overige informatie die voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht relevant is. 3.3 Opdrachtgever staat in voor de betrouwbaarheid, juistheid en volledigheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit. 3.4 Het tijdstip waarop de bescheiden moeten worden aangeleverd wordt vermeld in de getekende opdrachtbevestiging.
-9-
Algemene voorwaarden
3.5 Indien opdrachtgever, door welke oorzaak dan ook, geheel of gedeeltelijk in gebreke blijft voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde stukken, boeken, bescheiden, administratieve en/ of andere gegevens aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen c.q. deze niet tijdig of niet volledig ter beschikking stelt aan opdrachtnemer, is opdrachtnemer bevoegd zijn werkzaamheden op te schorten tot het moment waarop wel voldaan is door opdrachtgever aan zijn verplichtingen tot aanleveren van stukken, boeken, bescheiden, etc. 3.6 De opdrachtgever blijft altijd zelf eindverantwoordelijk voor de resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden.
Artikel 4 Overmacht 4.1 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk, indien en voor zover opdrachtnemer haar verbintenissen niet kan nakomen door overmacht. Onder overmacht wordt verstaan elke vreemde oorzaak alsmede elke omstandigheid, welke in redelijkheid niet voor haar risico behoort te komen. Vertraging bij of wanprestatie door haar toeleveranciers, transportmoeilijkheden en werkstakingen gelden uitdrukkelijk als overmacht. 4.2 Indien en voor zover opdrachtnemer haar verbintenissen door overmacht niet kan nakomen, behoeft haar opdrachtgever de daarmede overeenkomende gedeelten van de overeengekomen prijs niet te betalen.
Artikel 5 Klachten en reclame 5.1 Opdrachtgever is verplicht een klacht over de verrichte werkzaamheden terstond doch in elk geval binnen acht dagen na de verzenddatum van de factuur schriftelijk aan opdrachtnemer te melden. Na de termijn van acht dagen wordt de opdrachtgever geacht met de verrichte werkzaamheden akkoord te zijn gegaan. 5.2 Opdrachtnemer dient in staat te worden gesteld ingediende reclames te controleren. Bij overeenstemming zal een schriftelijke verklaring worden opgesteld die door beide partijen dient te worden ondertekend. 5.3 In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaald honorarium.
Artikel 6 Declaratie en betaling 6.1 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, worden de door opdrachtnemer verrichte werkzaamheden tenminste eenmaal per maand aan opdrachtgever gedeclareerd. De declaratie is zodanig gespecificeerd dat opdrachtgever daaruit voldoende inzicht verkrijgt in de samenstelling van de componenten die samen het gedeclareerde bedrag vormen. 6.2 Opdrachtgever gaat ermee akkoord dat de factuur door de opdrachtnemer zal worden geïnd via automatische incasso.
Artikel 7 Opzegtermijn 7.2 Opdrachtnemer en opdrachtgever zijn te allen tijde gemachtigd de overeenkomst schriftelijk op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste 3 maanden.
Artikel 8 Prijzen 8.1 Alle in het contract en algemene voorwaarden genoemde prijzen zijn excl. btw. 8.2 Genoemde prijzen worden jaarlijks stilzwijgende aangepast tegen het inflatiepercentage van het voorgaande jaar, zoals door het CBS is gepubliceerd.
Artikel 9 Betalingsachterstand 9.1 Als de opdrachtgever een betalingsachterstand heeft van 2 termijnen is de opdrachtnemer eenzijdig gemachtigd de overeenkomst te beëindigen. 9.2 Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso-) kosten, die opdrachtnemer maakt als gevolg van de niet-nakoming door opdrachtgever van diens betalingsverplichtingen, komen ten laste van opdrachtgever.
- 10 -
