maart 2014 Protocol vergadercentrum “Het Waterschapshuis” Vergadercentrum Het vergadercentrum heeft als doel de onderlinge samenwerking tussen de waterschappen en partners uit de watersector te faciliteren. Het biedt de kans om op een centrale en goed te bereiken locatie op ambtelijk en bestuurlijk niveau met elkaar te vergaderen en samen te werken in stuur- en werkgroepen. Daarnaast is het in het kader van het nieuwe werken op beperkte schaal mogelijk gebruik te maken van flexplekken. De capaciteit van het centrum bestaat uit:
1 zaal 1 zalen 1 zaal 2 zalen 2 zalen
voor 8 personen voor 12 personen e voor 24 personen (4 verdieping) voor 30 personen voor 18 personen
Twee zalen kunnen samengevoegd worden tot een zaal. Daarmee kan er een ruimte worden gecreëerd voor maximaal 40 tot 70 personen. Reserveren en annuleren vergaderzalen Het verzoek voor het reserveren van een vergaderzaal graag via http://www.hetwaterschapshuis.nl/vergadercentrum/vergaderzaal?Sbj=Vergadercentrum laten lopen. Invulling van het desbetreffende formulier leidt tot een efficiëntere planning en een optimale dienstverlening. In geval van vragen of wensen kunt u bellen met 033 – 4603100. Mocht u de gereserveerde vergaderzaal willen annuleren, dan dient dit uiterlijk twee werkdagen voor de geplande vergaderdatum te gebeuren. Indien u niet tijdig annuleert, zullen de eventuele kosten, zoals lunches, gehuurde apparatuur en/of ingehuurd personeel aan u worden doorbelast. Alleen op die manier kan het vergadercentrum optimaal worden benut. Openingstijden receptie en vergadercentrum De receptie van het vergadercentrum is geopend van 08.00 tot 17.00 uur. Om 17.00 uur worden de vergaderruimten afgesloten. Om uw en onze veiligheid te waarborgen is Het Waterschapshuis overgegaan op elektronische sloten. Dit betekent dat u er na 17:00 uur Het Vergadercentrum wel uit kunt, maar niet meer in, tenzij er een medewerker van HWH aanwezig is bij de vergaderingen. Denk dus bij het vertrek aan uw eigendommen. Verlenging van de vergadertijd is uitsluitend mogelijk indien een medewerker van Het Waterschapshuis (HWH), het Informatiehuis Water (IHW) of de Stowa deelneemt aan de bijeenkomst. De betrokken medewerker is dan verantwoordelijk voor het afsluiten van het vergadercentrum. De deelnemers aan een bijeenkomst kunnen op het beeldscherm bij de receptiebalie en/of het vergadercentrum zien in welke vergaderzaal zij worden verwacht.
Gebruik vergaderruimte Om gebruik te maken van één van de vergaderzalen dient u zich te melden bij de receptie van Het e Waterschapshuis. De receptie vindt u op de 3 verdieping. U krijgt dan een sleutel voor de door u gereserveerde zaal. U bent vervolgens verantwoordelijk voor het openen en sluiten van de zaal alsmede het ordelijk achterlaten van de ruimte. Na afronding van de bijeenkomst levert u de sleutel weer in bij de receptie. U dient de vergaderruimte schoon achter te laten. Gebruikte bekers kunnen in de prullenbakken worden gedeponeerd. Het wordt enorm op prijs gesteld als u de koffie-/thee-/waterkannen naar de pantry brengt. Voorzieningen Lunch Het vergadercentrum werkt met een extern cateringbedrijf dat biologische producten levert. De samenstelling en het aantal personen zoals dat op het aanvraagformulier voor de vergadering is aangegeven, kunnen uiterlijk tot 14.00 uur op de werkdag voorafgaande aan de geplande vergaderdatum nog worden aangepast of afgezegd. Bijbestellingen kunnen tot 9.00 uur op de dag van de vergadering worden gedaan. Wanneer u gebruik wilt maken van de catering, dient u uw reservering te voorzien van een kostenplaats/ opdracht bon nummer/ project code of het geen wat nodig is voor betaling van de factuur volgens uw administratie. Wanneer deze ontbreekt, kunnen wij de reservering helaas niet verwerken. De lunch wordt om 12.00 uur geserveerd en wordt na ca. een half uur weer opgehaald. Wanneer het een lunch voor een groep van meer dan 16 personen betreft of de vergaderruimte in een theateropstelling staat, wordt de lunch altijd in de pantry geserveerd. Dit geldt eveneens voor het nuttigen van een hapje en een drankje. De prijzen zijn als volgt:
Lunch € 7,30 p.p. 3 broodjes p.p., biologisch fruit en sap, melk, karnemelk
Sandwich Lunch – € 8,75 p.p. Een smakelijk sandwichbuffet van ambachtelijke broodsoorten. Clubsandwiches met zalmfilet, Engelse sandwich met rosbief komkommer en mierikswortelsaus, stevig kloosterbrood met lekkere kaassoorten, Zuiderzeebrood met huisgemaakte verse groentesmeerseltjes, en nog veel meer lekkers. Gemiddeld 5 sneetjes per persoon, aangevuld met melk, karnemelk en fruit.3 broodjes p.p., biologisch fruit en sap, melk, karnemelk
Soep Lunch – € 11,00 p.p. Broodjesbuffet bestaande uit een assortiment broodjes* uit het dagmenu, aangevuld met melk, karnemelk en fruit. De dagsoep, ambachtelijk bereid, warm aangeleverd inclusief soepkom en lepel.
Lunch de Lux – € 9,50 p.p. Broodjesbuffet bestaande uit een assortiment broodjes uit het dagmenu*, waarvan er 1 per persoon belegd wordt met een luxe vissoort als, forelfilet, zalmfilet en/of in het seizoen een broodje haring, aangevuld met melk, karnemelk en fruit.
Dieet Lunch: - € 7,30 p.p. Frisse groene salade met verse rauwkost , olijfolie, een smakelijk groenteomeletje, Beemsterkaas en onze ambachtelijk bereide kipfilet. Een flesje water maakt deze lunch compleet Geschikt voor low carb dieet, glutenvrij en suikervrij.
Hapjes
Kaas/worst en zouten en noten € 2,83 p.p. De reeds bekende schalen met diverse kaas- en worstsoorten alsmede zoutjes /nootjes Te bestellen voor ieder aantal.
Receptiehapjes € 1,10 per stuk Een mooi assortiment smakelijke receptiehapjes, allen ambachtelijk bereid en met zorg opgemaakt. Ham met asperge, kaas met gember, olijf en ananas, zalmfilet op komkommer, toast met paté en mandarijn, toastje met brie en noten, kipspiesje met chorizo, nieuwe haring met ui op roggebrood en toast met forel. De minimum bestelhoeveelheid is 70 stuks.
Tapas tafelgarnituur € 5,30 per persoon Een feestelijke schaal met knapperige tonijnwrapjes , plakjes chorizo, huis gemarineerde champignons, hete kip spiesje, olijven, gehaktballetje met piri-pirisaus en natuurlijk nachos chips om te dippen. De minimum bestelhoeveelheid is voor 10 personen.
Minibroodjes € 2,00 per stuk Mooi opgemaakte minibroodjes met een smakelijk assortiment beleg. O.a. brie met nootjes, rosbief met kaas en rauwkost, zalmfilet met een plakje ei, Beemster kaas met knapperige rauwkost en roompaté met cumberlandsaus.
Kaasplateau ‘Van de buren’ € 5,65 per persoon Overheerlijke ambachtelijke kaas; blokjes jonge en oude kaas, brandnetel-, fenegriek- en kruidnagelkaas en ook een blokje geitenkaas ontbreekt niet. De kaas komt van Kaasboerderij de Staelenhoef (Soest). Te bestellen vanaf 20 personen.
Ambachtelijke warme snackjes € 1,15 per stuk Krokante kipkluifjes, Duitse curryworstjes, black Tigers gemarineerd in de knoflook, gehaktballetjes en pittige kipspiesjes, allen in mini-uitvoering en heel smakelijk. De minimum bestelhoeveelheid is 75 stuks.
Frisdranken & Borrelkosten Borrelkosten Per 1 februari 2014 wordt er bij borrels een prijs per persoon berekend voor het opstellen en uithalen van flessen en glaswerk van € 0,75 per persoon. Dranken gaan als vanouds op nacalculatie, prijzen zijn per consumptie.
Biologische witte en rode wijn en rosé € 1,75 Gulpener bier € 1,65 Frisdrank en sap € 1,40
Koffie, thee en water zijn standaard beschikbaar De genoemde prijzen zijn inclusief BTW.
Apparatuur Voor presentaties e.d. dient u gebruik te maken van uw eigen laptop. Voor het gebruik van de beamers, LCD apparatuur en andere apparatuur van het vergadercentrum zijn gebruiksaanwijzingen verkrijgbaar bij de receptie. Zo nodig kan technische ondersteuning worden verleend. Het gebruik van (ketting-)microfoons is mogelijk tot een maximaal aantal deelnemers van 30. De coördinator van de vergadering is verantwoordelijk voor het afhalen, inleveren en juiste gebruik van de apparatuur.
Kopieer- en printfaciliteiten Het vergadercentrum beschikt niet over eigen kopieer- en printfaciliteiten. Mocht u toch behoefte hebben aan een beperkt aantal afdrukken, dan kunt u daartoe een verzoek doen bij de receptie. Het is niet toegestaan zelfstandig gebruik te maken van de kopieer- en printvoorzieningen van Het Waterschaphuis, IHW of de Stowa. Wifi – internet verbinding HWH heeft mogelijkheid tot internetverbinding. Wanneer u gebruik maakt van een vergaderruimte kunt u bij de receptie het wachtwoord verkrijgen.
Intern Protocol: huishoudelijke activiteiten Waterschapshuis
Openen/afsluiten Openen De eerste persoon die ’s morgens de verdieping betreedt, opent de deur met zijn/haar persoonlijke “druppel-sleutel” en doet de lichten aan. Tussen 08:00 en 17:00 uur is er toegang zonder “druppelsleutel”. Afsluiten (Zet je vaat in de afwasmachine) Let op: na 17:00 uur is het alleen mogelijk toegang tot de ruimtes te krijgen met de persoonlijke “druppel-sleutel”. De laatste persoon die de verdieping ’s middags verlaat, checkt of alle ruimtes leeg en afgesloten zijn. De vergaderruimtes dienen dagelijks om 17.00 uur te worden afgesloten, tenzij anders afgesproken met de medewerker servicedesk. Verder alle lichten uit! Keuken Koffieapparaat Het Douwe Egberts koffieapparaat geeft periodiek aan dat het schoongemaakt moet worden. Wanneer deze melding zich voordoet, graag doorgeven aan een medewerker van de servicedesk. Nieuwe pakken koffie en koffiemelk voor dit apparaat staan in de koelkast.
Lunch Tussen de middag mag een ieder gebruik maken van de gezamenlijk lunchtafel in de kantine. Je dient voor je eigen lunch te zorgen. Wanneer er broodjes over zijn vanuit een vergadering, worden deze naar de kantine gebracht. In de koelkast kun je je meegebrachte spulletjes kwijt. De koelkast wordt met regelmaat schoongemaakt. Producten die over de datum zijn worden weggegooid i.v.m. de hygiëne.
Keukenartikelen Wensen graag doorgeven aan de medewerker servicedesk. Zij zal een aanvraag indienen en na fiattering het gevraagde artikel aanschaffen.
Telefoon Telefoontjes naar het algemene nummer van het Waterschapshuis (033-4603100) komen binnen bij de medewerker servicedesk. Wanneer zij niet aanwezig zijn, komen de gesprekken of deur oproepen binnen op de mobiele DECT toestellen. Kantoorartikelen De kantoorartikelen bevinden zich in de kast bij de receptie. Heb je iets nodig en grijp je mis, geef het dan door aan de medewerker servicedesk en het wordt nadat de aanvraag is gefiatteerd, aangeschaft. Printer Storingen en/ of lege lades papier graag melden bij de receptie.
Informatiescherm e
Op de 3 verdieping staat in het vergadercentrum en bij de receptie van het HWHWSH een scherm e e met informatie inzake de diverse bijeenkomsten die plaatsvinden in de vergaderruimtes op de 3 en 4 verdieping. e
Er komt geen beeldscherm met dergelijke informatie in de vergaderruimtes op de 4 verdieping. Dit om te voorkomen dat de bezoekers boven allerlei informatie komen vragen en de medewerkers servicedesk grip verliezen. e
Bezoekers met vragen over de geplande bijeenkomsten: altijd doorverwijzen naar de receptie op de 3 verdieping. De medewerker servicedesk ziet erop toe dat deze info in de uitnodigingen aan externen e altijd wordt vermeld. Tevens wordt vermeld dat men dient aan te bellen bij het HWH, 3 verdieping.
