Privacyreglement LSFVP met betrekking tot persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid [Ingaande 1-1-2015]
Inleiding Familievertrouwenspersonen leggen dossiers aan met daarin alleen de noodzakelijke gegevens voor het verrichten van hun taak. Niemand mag de dossiers inzien behalve de familievertrouwenspersoon (fvp), diens vervanger en de hulpvrager. In bijzondere situaties kan een leidinggevende ter controle en verantwoording toegang hebben tot een dossier. Elke hulpvrager wordt via de algemene folder en onze tekst op de website gewezen op ons privacyreglement. Dossiers blijven vijf jaar bewaard. Een aantal administratiegegevens wordt anoniem verwerkt in tabellen. 1. 1.1 1.2
1.3 1.4 1.5
1.6
1.7
Begripsbepalingen Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. Verantwoordelijke: de Landelijke Stichting Familievertrouwenspersonen, hierna ook te noemen de LSVP, in de hoedanigheid van de rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, zijnde de hulpvrager van de fvp, fvp-vervanger dan wel de medewerker van de Adviesen hulplijn.
1.8 1.9
1.10 1.11 1.12
1.13 1.14
1.15
1.16 1.17
1.18
1.19
1.20 1.21
2. 2.1
2.2 2.3
Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Het College bescherming persoonsgegevens (CBP): het college dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens. Klachtencommissie: de binnen de LSVP functionerende commissie voor onafhankelijke klachtenbehandeling. Fvp: de in dienst van de LSVP zijnde of bij de LSFVP gedetacheerd zijnde functionarissen, belast met het uitvoeren van vertrouwenswerk voor familie en naastbetrokken van ggz-cliënten. Hulpvrager: de persoon aan wie de fvp uit hoofde van zijn functie advies en bijstand verleent. De directeur: de direct leidinggevende van de fvp, belast met het ondersteunen van de fvp en het houden van toezicht op de kwaliteit van diens werk. Officemanager: de medewerker, in dienst van de LSVP, belast met het verwerken en interpreteren van de via het registratiesysteem Rapp2 verkregen geaggregeerde (niet tot hulpvrager herleidbare) gegevens; tevens applicatiebeheerder. Fvp-vervanger: de fvp (als bedoeld in 1.12) die vervangt of waarneemt voor de vaste fvp bij diens afwezigheid. Koppelgenoot: de collega-fvp aan wie de fvp is vastgekoppeld en vice versa, teneinde tijdens voorziene vakanties en andersoortige afwezigheid over en weer voor elkaar waar te nemen. Mentor: een ervaren fvp (als bedoeld in 1.12) die is aangewezen om een fvp gedurende de inwerkfase te ondersteunen, te adviseren en anderszins met raad en daad bij te staan en mede toe te zien op de kwaliteit van het functioneren van de betreffende fvp in opleiding. Advies- en hulplijn: de telefonische advies- en hulplijn van de LSFVP, volgens rooster bemand door fvp’en (als bedoeld in 1.12), waartoe hulpvragers zich kunnen wenden voor korte informatie- en adviesvragen en eenvoudige telefonische bemiddeling. Rapp2: afkorting van Registratie activiteiten primair proces, het door de LSFVP ingestelde en beheerde digitale registratiesysteem. Dossier: persoonskenmerken van een hulpvrager en de stukken en gegevens die horen bij een vraag of klacht van een hulpvrager, vastgelegd in Rapp2. De organisatie van de verwerking van persoonsgegevens In het kader van de uitvoering van haar (wettelijke) taken verwerkt de LSFVP persoonsgegevens van de hulpvragers van de fvp in het hiertoe speciaal ontwikkelde automatiseringssysteem Registratie activiteiten primair proces (Rapp2). De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de LSFVP. De LSFVP doet per 1 januari 2015 een vrijwillige melding bij het CBP.
Privacyreglement LSFV m.b.t. persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid
p. 2/7
2.4
2.4 3. 3.1
3.2
4. 4.1 4.2
4.3
4.4
Het bepaalde in art. 2.2 laat onverlet, dat op de individuele fvp een eigen verantwoordelijkheid rust voor de verwerking van de persoonsgegevens van zijn hulpvragers. Het adres van de LSFVP is: Maliebaan 87, 3581 CG Utrecht. Doel De verwerking heeft tot doel het systematisch verzamelen van gegevens betreffende klachten en vragen van hulpvragers ten behoeve van: - de ondersteuning van de werkzaamheden van de fvp; - evaluatie door de fvp’en van hun eigen werk; - verantwoording van de werkzaamheden en de werkwijze van de fvp aan zijn hulpvragers; - uitwisseling van gegevens van de hulpvrager ten behoeve van vervanging/waarneming, zulks onder de hierna te noemen voorwaarden; - verantwoording aan en controle door de leidinggevende van de fvp, zulks onder de hierna te noemen voorwaarden; - controle op en ontwikkeling van het beleid van de LSFVP; - wetenschappelijk onderzoek (uitsluitend geanonimiseerde gegevens); - verantwoording afleggen aan derden, onder andere door middel van het uitbrengen van een jaarverslag (uitsluitend geanonimiseerde gegevens). In het bestand worden geen persoonsgegevens opgenomen voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. De officemanager verwerkt tot de persoon niet-herleidbare gegevens uit Rapp2 voor de doeleinden als genoemd onder 3.1, laatste drie gedachtestreepjes. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover deze, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn, en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement. Verwerking De verwerking van persoonsgegevens van hulpvragers wordt uitgevoerd door de fvp. De in het bestand opgenomen persoonsgegevens zijn afkomstig van de fvp’en. De fvp houdt gegevens bij naar aanleiding van elke klacht of vraag die een hulpvrager aan de fvp voorlegt. De gegevens worden vastgelegd in het digitale systeem Rapp2. De LSFVP is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens door haar medewerkers. Haar zeggenschap over de verwerking en de verstrekking van gegevens uit het bestand wordt geregeld door de hoedanigheid van de LSVP als werkgever van de fvp’en en door dit reglement. De LSFVP draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Privacyreglement LSFV m.b.t. persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid
p. 3/7
4.5
4.6
De positie van de systeembeheerder van Rapp2, Itelligence, ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld in een afzonderlijke beheersovereenkomst tussen de LSFVP en Itelligence. Van deze beheersovereenkomst maakt in ieder geval een geheimhoudingsplicht van de medewerkers van Itelligence uit. De positie ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van ITinnovators ,de beheerder van de overige software en verbindingen, wordt geregeld in een afzonderlijke beheersovereenkomst tussen de LSFVP en ITinnovators. Deze beheersovereenkomst bevat een geheimhoudingsplicht van de medewerkers van IT- innovators.
5. Opgenomen gegevens 5.1 Het bestand bevat ten hoogste de persoonsgegevens van hulpvragers als vermeld onder 5.2. 5.2 De volgende persoonsgegevens worden door de fvp vastgelegd: - het in Rapp2 aangelegde, tot de persoon van de hulpvrager herleidbare (met vermelding van een aantal persoonsgegevens) digitale dossier van vragen en klachten. In dat dossier zijn opgenomen relevante bijlagen als samenvatting, bijzonderheden en e-mails, en digitaal toegevoegde schriftelijke stukken die betrekking hebben op de geuite vragen of klachten; - de in Rapp2 ingevulde registratieformulieren met betrekking tot de geuite vragen of klachten. 5.3 De fvp voegt aan het dossier van een cliënt geen stukken van of gegevens over personen of instanties buiten de LSVP toe, waarbij de privacy van anderen in het geding kan zijn. 6. Verstrekking van persoonsgegevens 6.1 Toegang tot en gebruik van persoonsgegevens binnen de LSFVP: 6.1.1 Binnen de organisatie van de LSFVP hebben de volgende personen toegang tot de persoonsgegevens in de volgende dossiers: - de leidinggevende(n) van de fvp indien hiervoor een concrete aanleiding bestaat (bijvoorbeeld een klacht jegens de fvp); - de vervanger en/of koppelgenoot tot het digitale dossier, voor zover noodzakelijk voor een goede taakvervulling; - de fvp ter opvolging van werkzaamheden ten behoeve van een hulpvrager verricht door een medewerker, tot het door de medewerker van de Advies- en hulplijn aangelegde digitale dossier; - de medewerker van de Advies- en hulplijn van dienst voor zover noodzakelijk voor een goede taakvervulling, tot het door de fvp aangelegde digitale dossier; - de geconsulteerde collega van een fvp voor zover noodzakelijk voor het adviseren en ondersteunen van de fvp; - de officemanager in de situatie waarin een fvp onverwacht uitvalt voor het ter beschikking stellen van gegevens aan diens vervanger en/of
Privacyreglement LSFV m.b.t. persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid
p. 4/7
koppelgenoot. Het betreft alleen contactgegevens van de hulpvrager, waarmee de officemanager of diens vervanger kan vragen het werk over te nemen. 6.1.2 Behoudens het in het vorige lid gestelde, heeft de fvp slechts toegang tot de digitale dossiers van zijn eigen hulpvragers. 6.1.3 Uitsluitend in de gevallen als genoemd in 6.1.1, kan door anderen dan de fvp binnen de LSFVP kennis worden genomen van tot de hulpvrager herleidbare persoonsgegevens. 6.2 Aan personen of instanties buiten de LSFVP worden nimmer tot de hulpvrager herleidbare gegevens verstrekt. 7. Kennisgeving en toestemming 7.1 Hulpvragers worden bij gelegenheid van contacten met de fvp en met de LSFVP op de hoogte gesteld van het bestaan van de verwerking van persoonsgegevens, de doeleinden daarvan en van dit reglement. Daarbij zal ook worden aangegeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien c.q. verkregen en waar nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen. De hulpvrager wordt daarbij om toestemming gevraagd zijn persoonsgegevens te verwerken. De hulpvrager heeft te allen tijde nadrukkelijk het recht om de verwerking van zijn persoonsgegevens te weigeren of zijn gegevens geanonimiseerd te laten vastleggen. 8. 8.1
8.2 8.3 8.4
8.5
9. 9.1
Inzage van de geregistreerde gegevens De hulpvrager heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende persoonsgegevens in het bestand. Hij kan daartoe een verzoek indienen bij de fvp of de LSFVP (Maliebaan 87B, 3581 CG Utrecht, telefoon 030-2712318). Aan de hulpvrager wordt een geprinte versie van de gegevens verstrekt en per aangetekend schrijven verzonden. De gevraagde inzage dient binnen vier weken plaats te vinden. Inzage betreft niet de stukken van of gegevens over personen of instanties buiten de LSFVP, waarbij de privacy van anderen dan de hulpvrager in het geding is. Inzage houdt in het recht op afschrift. Inzage en afschriften zijn kosteloos. Rechten en vrijheden van anderen dan de verzoeker kunnen een mogelijke beperkingsgrond zijn voor inzage en afschrift. Correctie, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens De hulpvrager heeft het recht te verzoeken om correctie of aanvulling van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens indien de gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Hij kan dat bespreken met de fvp en wanneer de fvp hiermee akkoord gaat, past deze de gegevens aan binnen twee weken. Wanneer de fvp hier niet mee akkoord gaat kan hij een schriftelijk en
Privacyreglement LSFV m.b.t. persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid
p. 5/7
9.2
9.3
gemotiveerd verzoek indienen bij de fvp of de LSFVP. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. De LSFVP bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot wijziging schriftelijk of dan wel in hoeverre zij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een verzoek van de hulpvrager tot verwijdering van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, wordt door de LSFVP altijd en zo spoedig mogelijk gehonoreerd. De hulpvrager wordt schriftelijk van de verwijdering in kennis gesteld.
10. Bewaartermijn en vernietiging 10.1 De verwerking van tot de persoon herleidbare persoonsgegevens wordt vijf jaar bewaard, gerelateerd aan het bepaalde in art. 3:310 BW. In het digitale dossier worden, na het verstrijken van genoemde termijn, de persoonlijke gegevens verwijderd, maar blijven de gegevens over de vraag/klacht bewaard voor managementinformatie en/of onderzoek. Deze gegevens zijn niet meer herleidbaar tot personen. 11. Wijziging, overdracht en overgang van de registratie 11.1 In geval van wijziging van het reglement, dienen de hulpvragers hiervan in kennis te worden gesteld, opdat zij hiertegen bezwaar kunnen maken. Op lopende verwerkingen van persoonsgegevens blijft het huidige reglement in dat geval van toepassing. 11.2 In geval van overdracht of overgang van het bestand naar een andere verantwoordelijke, dienen de hulpvragers van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt. 12. Klachten 12.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich wenden tot: - de directeur van de LSFVP; - de klachtencommissie, indien het een gedraging van een fvp betreft; - het College bescherming persoonsgegevens, en conform de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de stichting in overeenstemming is met de Wbp dan wel gebruikmaken van de in hoofdstuk 8 van de Wbp neergelegde beroepsmogelijkheden.
Privacyreglement LSFV m.b.t. persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid
p. 6/7
13. Inwerkingtreding 13.1 Dit reglement zal per 1 januari 2015 in werking treden en is in te zien via de website van de LSFVP. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden opgevraagd bij het secretariaat:
[email protected] of 030 271 2318.
Utrecht, 9 december 2014 R. Jongejans, directeur
Privacyreglement LSFV m.b.t. persoonsgegevens die tot de persoon kunnen worden herleid
p. 7/7
