Toelichting met betrekking tot de elektronische ledenlijst

Toelichting met betrekking tot de elektronische ledenlijst

Contactpersoon: Marita Windmolders, Attaché Dienst Intellectuele beroepen en wetgeving Algemene Directie K.M.O.-beleid Koning Albert II-laan 16 1000 Brussel

1.

T F

02/277 81 21 02/277 98 86

[email protected] www.economie.fgov.be

CONTEXT

Het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 24 april 2014 betreffende de organisatie van de vertegenwoordiging van de zelfstandigen en de kmo’s voorziet dat een elektronische ledenlijst één van de verplichte bewijsmiddelen is. Afkortingen gebruikt in dit document: • IO: interprofessionele organisatie; • BO: beroepsorganisatie; • KBO: Kruispuntbank van Ondernemingen.

2.

LEDENLIJST

2.1. Soorten leden Er zijn twee soorten leden: • de leden die rechtstreeks aangesloten zijn bij een BO of een IO die de erkenning aanvraagt, m.a.w. de leden die hun lidmaatschapsbijdrage (minimum 25 euro voor een BO en minimum 75 euro voor een IO) rechtstreeks aan deze BO of IO betalen (hierna: rechtstreekse leden); • de leden die onrechtstreeks aangesloten zijn bij de BO of IO die de erkenning aanvraagt, m.a.w. de leden die hun lidmaatschapsbijdrage betalen aan een beroepsorganisatie die aangesloten is bij de BO of IO die de erkenning aanvraagt (hierna: onrechtstreekse leden).

2.2. Mee te delen lijst(en): • Lijst met rechtstreekse leden: deze zal altijd worden ingevuld door de organisatie die de erkenning aanvraagt • Lijst met onrechtstreekse leden: • een beroepsorganisatie moet zelf haar ledenlijst(en) met rechtstreekse en onrechtstreekse leden opladen;

• een interprofessionele organisatie heeft twee mogelijkheden: 1. De organisatie kan ervoor kiezen om zelf een lijst met onrechtstreekse leden mee te delen: - hetzij door de onrechtstreekse leden op te nemen in een afzonderlijke lijst. Zij zal dus twee lijsten opladen: een lijst met rechtstreekse leden en een lijst met onrechtstreekse leden; - hetzij door de onrechtstreekse en de rechtstreekse leden samen in één ledenlijst op te nemen. 2. De interprofessionele organisatie die de erkenning aanvraagt, vraagt de beroepsorganisatie(s) die bij haar aangesloten is/zijn, om voor haar de ledenlijst van de aangesloten beroepsorganisatie op te laden die onrechtstreeks aangesloten zijn bij de interprofessionele organisatie die de erkenning vraagt.

2.3. De leden die meetellen Alleen de volgende leden worden meegeteld: 1. de rechtstreekse leden 2. de onrechtstreekse leden van een BO of IO: a) de leden van een aangesloten beroepsorganisatie indien die aangesloten beroepsorganisatie voldoet aan de volgende criteria: 1) uitsluitend als doel hebben de vertegenwoordiging, de bestudering, de bescherming en de bevordering van de professionele, economische, sociale en morele belangen van de zelfstandigen, de kmo's en het ambachtswezen in het kader van de uitoefening van een beroep of een groep van beroepen; 2) een ledenbestand hebben dat voor meer dan 50% bestaat uit zelfstandigen en kmo’s; 3) een vrij opgerichte en van de overheid onafhankelijke organisatie zijn; 4) een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst hebben met de BO of IO waarbij ze zijn aangesloten. De leden moeten individueel over deze samenwerking geïnformeerd worden; 5) een bijdrage in financiële of andere vorm leveren aan de BO of IO waarbij ze is aangesloten;

“De voorwaarden scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België.”

6) vertegenwoordigd zijn in de organen van de BO of IO waarbij ze is aangesloten; b) de leden die aan de aangesloten BO minstens 25 euro per jaar betalen indien deze leden meetellen voor een BO; c) de leden die aan de aangesloten BO minstens 75 euro per jaar betalen indien deze leden meetellen voor een IO.

2.4. Procedure voor opslag van het bestand De procedure om het bestand op te slaan is als volgt: • Gebruik het Excel-formaat dat beschikbaar is op de site van de FOD Economie • Wijzig de naam van het document als volgt: BO die het bestand opslaat voor zichzelf of voor een IO

IO die het bestand opslaat voor zichzelf

• naam van de lijst met rechtstreekse leden:

• naam van de lijst met rechtstreekse leden:

BO_D_KBO BO_JJJJMMDD.xlsx

IO_D_KBO IO_JJJJMMDD.xlsx

• naam van de lijst met onrechtstreekse leden ingediend door de organisatie die zelf een erkenning aanvraagt:

• naam van de lijst met onrechtstreekse leden ingediend door de organisatie die zelf een erkenning aanvraagt:

• bij een afzonderlijke lijst met onrechtstreekse leden:

• bij een afzonderlijke lijst met onrechtstreekse leden:

BO_I_KBO BO_JJJJMMDD.xlsx • bij een gecombineerde lijst: BO_A_KBO BO_JJJJMMDD.xlsx

IO_I_KBO IO_JJJJMMDD.xlsx • bij een gecombineerde lijst: IO_A_KBO IO_JJJJMMDD.xlsx

• naam van de lijst met onrechtstreekse leden ingediend door een aangesloten BO voor een IO: IO_I_KBO OI_JJJJMMDD.xlsx Uitleg bij de verschillende onderdelen van de naam: • BO of IO: geef aan voor welke soort organisatie de leden zullen meetellen (organisatie die de erkenning aanvraagt); • underscore _ (opgelet: gebruik geen koppelingsteken of ander teken dan de “underscore”!); • D, I of A: • D: de ledenlijst bevat enkel rechtstreekse leden

• I: de ledenlijst bevat enkel onrechtstreekse leden • A: de ledenlijst bevat zowel rechtstreekse als onrechtstreekse leden • underscore _ • geef het ondernemingsnummer aan van de organisatie waarvoor de leden zullen meetellen. Dit nummer moet altijd bestaan uit 10 cijfers en moet beginnen met een 0 of 1. • underscore _ • Geef de datum weer waarop de ledenlijst is vastgesteld: geef het jaar weer (4 cijfers), de maand (2 cijfers) en de dag (2 cijfers) • xlsx: sla het bestand op met de extensie xlsx1. Voorbeeld: naam van het bestand van een BO met rechtstreekse en onrechtstreekse leden die zelf een gecombineerde ledenlijst indient (met rechtstreekse én onrechtstreekse leden), vastgesteld op 2 juni 2015: BO_A_0123456789_20150602.xls

2.5. De kolommen van het Excel-bestand Het Excel-bestand heeft de volgende kolommen: • KBO BO/IO • KBO lid • naam / benaming • voornaam • straat • straatnummer • bus

Deze gegevens moet u enkel invullen als het lid een particulier is (geen kmo of zelfstandige).

• postcode • gemeente • land • KBO aangesloten BO • Naam aangesloten BO 1

De extensie xlsx hoort bij Excel 2010, Excel Open Office, Excel Libre Office en Mac + Open Office. Als u de versie Excel 97-2003 gebruikt, is de extensie .xls.


2.6. Inhoud van de kolommen U moet in de kolommen de volgende gegevens invullen: • in de kolom ‘KBO BO/IO’: op elke lijn het KBO-nummer van de BO of IO die de erkenning vraagt; • in de kolom ‘KBO lid’: vermeld het KBO-nummer van het lid van de BO/IO. Als dat lid een zaakvoerder, werkend vennoot of meewerkend echtgenoot van een zelfstandige of kmo is, vermeldt u het KBO-nummer van de kmo waar het lid werkt of van de zelfstandige die hij of zij helpt. Als het lid een particulier is (geen kmo of zelfstandige), laat u dit vak leeg; • in de kolom ‘Naam/Benaming’: vermeld de naam van het lid van de BO/IO. U vult hier dus niet de naam in van de BO/IO die de erkenning vraagt; • in de kolom ‘Voornaam’: vul deze enkel in als het lid een natuurlijk persoon is; • in de kolommen met betrekking tot het adres (‘straat’, ‘straatnummer’, ‘bus’, ‘postcode’, ‘gemeente’ en ‘land’): het adres van een particulier (geen kmo of zelfstandige). U moet deze kolommen alleen invullen als het lid een particulier (geen kmo of zelfstandige) is. Als het lid in België woont, moet u de kolom ‘land’ niet invullen. Indien het lid in een ander land woont, vul dan de ISO 3166-landcode2 in. Als het lid een KBO-nummer heeft, vult de FOD Economie deze kolommen in aan de hand van zijn gegevens in de KBO.

2.7. Voor de onrechtstreekse leden Voor de onrechtstreekse leden vult u de gegevens in zoals hierboven uitgelegd. Pas op: in de kolom ‘KBO BO/IO’ vult u altijd het ondernemingsnummer in van de BO/IO die de erkenning vraagt. Dat is dus de BO of IO voor wie de leden zullen meetellen. Dit geldt dus voor: • de organisatie die een ledenlijst indient voor haar eigen aanvraag. Die organisatie die zelf een aanvraag indient, vermeldt haar eigen ondernemingsnummer.

2

Voorbeelden:

• NL voor Nederland; • FR voor Frankrijk; • LU voor het Groothertogdom Luxemburg; • DE voor Duitsland; • GB voor het Verenigd Koninkrijk. De code voor andere landen vindt u op de ISO-website.

• de beroepsorganisatie die aangesloten is bij een andere organisatie die de erkenning aanvraagt. De aangesloten beroepsorganisatie vermeldt het ondernemingsnummer van de organisatie waarvoor ze haar leden wil laten meetellen. Vermeld in de kolom ‘KBO aangesloten BO’ het ondernemingsnummer van de beroepsorganisatie die aangesloten is bij de organisatie voor wie de leden meetellen. Enkel als de beroepsorganisatie niet wettelijk verplicht is een ondernemingsnummer te hebben, mag deze kolom leeg blijven. In dit geval moet u in de kolom ‘Naam aangesloten BO’ daarnaast de naam vermelden van de BO die aangesloten is bij de organisatie voor wie de leden meetellen.

2.8. Voorbeelden Voorbeeld 1: bvba E is een rechtstreeks lid (kmo) van de BO ABC Gegevens: • BO ABC: KBO nr. 0135791357 • Het KBO nr. van bvba E is 0246824682. Het adres van haar zetel is Erkenningsstraat 1, 1000 Brussel. KBO BO/IO

KBO lid

Naam/ Benaming

0135791357

0246824682

bvba E

Voornaam

Straat

Nr

*Erkenningsstraat

*1

Bus

Postcode

Gemeente

*1000

*Brussel

Land

KBO aangesloten BO

Naam aangesloten BO

De gegevens met een asterisk(*) vult de FOD Economie automatisch in. De organisatie moet deze kolommen dus niet invullen omdat de bvba E een ondernemingsnummer heeft.

Voorbeeld 2: Yvan X is een rechtstreeks lid van BO ABC. Hij is zaakvoerder van de bvba E. Gegevens: • BO ABC: KBO nr. 0135791357 • Yvan X: zaakvoerder van de bvba E • bvba E: KBO nr.: 0246824682 - zetel: Erkenningsstraat 1, 1000 Brussel KBO BO/IO

KBO lid

Naam/ Benaming

Voornaam

Straat

Nr

0135791357

0246824682

X

Yvan

*Erkenningsstraat

*1

Bus

Postcode

Gemeente

*1000

*Brussel

Land

KBO aangesloten BO

De gegevens met een asterisk(*) vult de FOD Economie automatisch in. De organisatie moet deze kolommen dus niet invullen omdat de bvba E een ondernemingsnummer heeft.

Naam aangesloten BO


Voorbeeld 3: Paul Z is een rechtstreeks lid van BO ABC. Hij is loontrekkende bij bvba E. Gegevens: • BO ABC: KBO nr. 0135791357 • Paul Z: loontrekkende van de bvba E. Persoonlijk adres: Werknemerstraat 3, 1000 Brussel • bvba E: KBO nr. 0246824682 – zetel: Erkenningsstraat 1, 1000 Brussel KBO BO/IO

KBO lid

0135791357

Naam/ Benaming

Voornaam

Straat

Nr

Z

Paul

Werknemerstraat

3

Bus

Postcode

Gemeente

1000

Brussel

Land

KBO aangesloten BO

Naam aangesloten BO

Voorbeeld 4: bvba FGH is een onrechtstreeks lid van de IO XYZ. Gegevens: • IO XYZ: KBO nr. 0987654320 • bvba FGH: KBO nr. 0338547666 - zetel: Aangeslotenstraat 4, 1000 Brussel • bvba FGH is aangesloten bij de BO IJK • BO IJK: KBO nr. 0123456789 - zetel: Koning Albert II-laan 1, 1000 Brussel Twee mogelijkheden: • Deze ledenlijst wordt ingediend door de organisatie voor wie de leden meetellen, namelijk IO XYZ. • Deze ledenlijst wordt ingediend door de BO die aangesloten is bij de organisatie voor wie de leden meetellen, namelijk BO IJK.

KBO BO/IO

KBO lid

Naam/

Voor-

Bena-

naam

Straat

Nr

Bus

Post-

Gemeente

code

Land

KBO

aange-

sloten BO

na-

0338547666

aangesloten BO

ming 0987654320

Naam

bvba

*Aangeslot

FGH

enstraat

*4

*1000

*Brussel

0123456789

De gegevens met een asterisk(*) vult de FOD Economie automatisch in. De organisatie moet deze kolommen dus niet invullen omdat de bvba FGH een ondernemingsnummer heeft.

2.9.

Ledenlijst per organisatie

De volgende organisaties kunnen een ledenlijst opladen: • een lijst met rechtstreekse leden: • de BO als het gaat om rechtstreekse leden van de BO; • de IO als het gaat om rechtstreekse leden van de IO. • een lijst met onrechtstreekse leden: • de organisatie voor wie de leden meetellen: de organisatie laadt de ledenlijst op in haar “directory” op de server van de FOD Economie; • de BO die aangesloten is bij de OI voor wie de leden meetellen: de aangesloten BO laadt een deel of het geheel van de rechtstreekse leden op om die te laten meetellen voor de organisatie waarbij zij is aangesloten. Voor de hoofdorganisatie gaat het dus om onrechtstreekse leden. De BO laadt de ledenlijst(en) altijd op in haar eigen “directory” op de server van de FOD Economie. Voorbeeld: bij voorbeeld 4 hierboven, bevinden volgende ledenlijsten zich in de “directory” van BO IJK: • een eerste ledenlijst met de naam: BO_A_0123456789_JJJJMMDD.xlsx; • een tweede ledenlijst voor IO XYZ met de naam: IO_I_0987654320_JJJJMMDD.xlsx. De leden in deze lijst zullen meetellen met de andere onrechtstreekse leden van IO XYZ.

2.10. De ledenlijst opladen naar de server van de FOD Om de ledenlijst(-en) op te laden naar de server van de FOD Economie, hebt u het programma FileZilla nodig. U kan dat programma gratis downloaden via http://filezillaproject.org/. Het programma laat u toe een veilige verbinding te maken met SFTP-server van de FOD Economie. • Klik op ‘download FileZilla Client’


• Klik op ‘download now’ – Windows (64bit)

• Klik op de knop ‘Uitvoeren’.

• Het bericht ‘Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen ?’. Klik op ‘Ja’. • Klik in het volgende venster op ‘Next’

• Klik in het volgende venster op ‘Accept’

• Klik in het volgende venster nog een keer op ‘Accept’. Het downloaden begint.

• Als het dowloaden gedaan is, krijgt u een volgend venster. Klik op ‘Install now’


• In het volgende venster klikt u op ‘I Agree’

• In het volgende venster bevestigt u de selectie ‘Anyone who uses this computer (all users)’ en klik dan op ‘Next’.

• In het volgende venster klikt u op ‘Next’.

• In het volgende venster kan u aangeven in welke folder het programma geïnstalleerd moet worden. U kan de voorgestelde locatie wijzigen als u dat wil. Klik op ‘Next’.

• In het volgende venster klikt u op ‘Install’.

• De installatie begint. Klik op ‘Finish’ in het volgende venster.


• In het volgende venster klikt u op ‘OK’.

• Het programma is nu opgestart. Het gedeelte links in de oranje kader is uw eigen pc. Het gedeelte rechts in de blauwe kader is de server van de FOD Economie. U moet nu nog een verbinding maken tussen uw pc en de server van de FOD.

• Klik bovenaan op ‘Bestand’ en dan op ‘Sitebeheer’. Het volgend scherm verschijnt:

• In dat venster klikt u op ‘Nieuwe site’ (oranje pijl). Daarna moet u de volgende gegevens invullen of selecteren:

• In het veld ‘Host’ (donkerblauwe pijl) vult u in: ftps.economie.fgov.be • In het veld ‘Poort’ (groene pijl) vult u in: 22 • Bij ‘Protocol’ (rode pijl) selecteert u: SFTP-SSH File Transfer Protocol. • Bij ‘Inlogtype’ (bruine pijl) selecteert u: Normaal. • Bij ‘Gebruiker’ (lichtblauwe pijl) vult u de login in in die u per mail heeft gekregen van de FOC Economie. • Bij ‘Wachtwoord’ (paarse pijl) vult u het wachtwoord in dat u per brief van de FOD Economie heeft gekregen.

• In hetzelfde venster klikt u op de tab ‘Geavanceerd’ bovenaan. • U klikt dan op de knop ‘Bladeren’. • Selecteer daar de map waar u de ledenlijst heeft opgeslagen die u wil opladen. • Klik op ‘Verbinden’.


• Vink in het volgende venster het vakje ‘Deze host….’ aan en klik op OK.

• De verbinding tussen uw pc en de server van de FOD is gemaakt.

• Zoek in de kader links onder naar de map op uw pc waar u de ledenlijst heeft opgeslagen. In ons voorbeeld is dat de map ‘HRZKMO’. Dubbelklik om de map te openen.

• Als u dubbel klikt op de map, opent de map en vindt u de ledenlijst terug (hier: test.xlsx).

• U moet de ledenlijst nu opladen naar de server. U heeft twee mogelijkheden: • U sleept het excel-bestand van het vak links (= uw pc) naar het vak rechts (= server). • U klikt met de rechter muisknop op de ledenlijst. In de pop up-lijst klikt u op ‘Uploaden’. • Het ledenbestand verschijnt in de kader rechts en dus opgeladen op de server van de FOD.

• Als dat nodig is kan u meerdere lijsten tegelijkertijd of na mekaar opladen. • Als u alle lijsten heeft opgeladen, kan u FileZilla afsluiten.

Bij problemen kan u een mail sturen naar de ICT-dienst van de FOD Economie. Gebruik daarvoor het mailadres [email protected]. Stuur in elk geval een printscreen mee van de foutmelding die u krijgt.

Toelichting met betrekking tot de elektronische ledenlijst

Recommend Documents