Tutorial
Fundamenten voor besturing Architectuur én Portfoliomanagement Daniël Smits 29 November, 2012
[email protected] #LAC2012
Introductie •
Daniël Smits
•
Vroeger – IT ontwikkeling / IT ontwerp – Project management / IT management
•
Heden – 1996 Management Consultant, Sogeti – 2006 Voorzitter NAF werkgroep IT Governance – 2011 Voorzitter afdeling Governance, Ngi – 2012 PhD onderzoeker IT governance, Universiteit van Twente
2
Mijn verhaal • •
Waarom IT governance? Wat is mijn doel?
DYA | Governance, 2006
Focus op besturing, 2008 3
Agenda • • • •
Introductie Inzichten vanuit de theorie / wetenschap Inventarisatie (enquête) Inzichten vanuit de praktijk / mijn onderzoek Gedrag
Aan de slag • Workshop (vervolg op enquête) Het tutorial duurt 70 min, vandaag alleen de presentatie
4
Het moet eenvoudiger!
DYA | Governance, 2006
* Het boekje “Succes met IT governance” is beschikbaar als download op www.sogeti.nl
5
Vooruitblik op vandaag In • • • •
de kern gaat het om een combinatie van: Besturen Plannen Samenhang Gedrag
Waarom volstaat dit?
6
Besturing en IT governance
7
Governance portfolio’s Aandeelhouders, Overheid, Maatschappij
Verantwoording Business strategie / beleid
Kansen en bedreigingen
Producten en Diensten
Business portfolio
Governance
IT Verantwoording
Project portfolio IT portfolio
Beheer portfolio
IT Producten en Diensten
IT Governance
8
Is dit voldoende? Nee!
Portfoliomanagement geeft inzicht in: - Kosten en Baten - Risico’s - Planningen - Resources Kwantitatief
Wat missen we? Architectuur geeft inzicht in: Samenvattend: - Samenhang - Modellen IT governance rust - Principes op de pijlers: - Visie op de toekomst
- Architectuur en - Portfoliomanagement.
Kwalitatief
9
Research •
Research topic -
•
How to improve IT governance effectiveness? How to improve IT governance maturity? How do they relate?
Results -
Rigor Relevance
Articles (scientific foundation) Two books (together with
and
)
10
Wat zegt de wetenschap?
Literatuurstudie: (voorlopige resultaten)
: 2012 niet compleet
- 222 relevante documenten (uit getoonde set van 484),
- 103 aanvullingen o.b.v. een citatie analyse (totale set backward 517, forward 252)
11
Hoofdstromingen IT governance 1. IT Auditing
2. Besluitvorming 3. Onderdeel van Corporate governance - Performance - Conformance
12
1. IT Auditing Frameworks to facilitate IT management and IT control •
CobiT
•
Val IT, Risk IT
13
2. Besluitvorming IT governance as a structure for decision making on IT services •
Peter Weill & Jeanne Ross
Additions: • Structure • Process • Mechanism
14
3. CORPORATE GOVERNANCE IT governance as an integral part of corporate governance (enterprise governance) •
Two pillars: - Conformance or comply with the rules and regulation (compliance) - Performance or corporate performance
•
Two visions on implementation: - Board responsibility on control and strategic direction of IT - Empowerment: employees with as much responsibility as possible
15
Inventarisatie (1) •
Welke rol vervult u in uw organisatie? – Architect – Portfoliomanager – Bestuurder (CIO, IT manager/directeur) – Een andere rol
16
Inventarisatie (2) •
Welke discipline heeft in uw organisatie de meeste invloed op de besluitvorming?
Architectuur
Portfoliomanagement
17
Inventarisatie (3) Ik ben tevreden over de besturing van de informatievoorziening in mijn organisatie.
EENS
ONEENS
18
Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (1) CIO Colloquium IT governance • Delphi studie* • Wie? #
Sector
1
Agrarische sector
2
Ziekenhuis
3
Industrie
4
Detail / Groothandel
5
Ingenieursbedrijf
6
Industrie
7
Non-profit
8
Voedsel producent
9
Energieleverancier
10
Overheid
11
Zorgverzekeraar
12
Gemeente
13
Pensioenfonds
14
Overheid
* Voorlopige resultaten meeting 30 oktober 2012
19
Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (2) Waar ligt het zwaartepunt in uw huidige IT governance inrichting? •
Als u 100 punten mag verdelen om uw huidige inrichting te beoordelen, waar liggen de accenten? Streams 1.
2.
#
IT Auditing
Besluitvorming
Conformance
3. Corporate Governance Performance
1
20%
30%
20%
30%
2
20%
50%
20%
10%
3
10%
10%
10%
70%
4
25%
20%
35%
20%
5
10%
50%
20%
20%
6
15%
40%
15%
30%
7
10%
60%
10%
20%
8
50%
20%
20%
10%
9
15%
15%
25%
45%
10
25%
50%
10%
15%
11
10%
50%
10%
30%
12
20%
10%
40%
30%
5%
30%
50%
15%
13 14
20
Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (3) Waar ligt het zwaartepunt in uw huidige IT governance inrichting? •
Als u 100 punten mag verdelen om uw huidige inrichting te beoordelen, waar liggen de accenten?
Streams 1.
2.
3. Corporate Governance
IT Auditing
Besluitvorming
Conformance
Performance
Minimum
5%
10%
10%
10%
Gemiddeld
18%
33%
22%
27%
Maximum
50%
60%
50%
70%
21
Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (4) Waar ligt het zwaartepunt in uw huidige IT governance inrichting? Geheel bottum up (empowerment)
0%
Grotendeels Bottom up
2
15%
Gemengd
5
38%
Grotendeels Top down
6
46%
Geheel Top down (vanuit directie/RvB)
Totaal
0%
13
100%
22
Enkele voorlopige onderzoeksresultaten (5) Welke disciplines spelen naar uw mening een belangrijke rol bij IT governance?* •
Voorbeelden van mogelijke antwoorden: – – – –
Architectuur Portfoliomanagement IT management … Meest genoemd zijn:
Aantal keer genoemd
Portfolio management
8
Architectuur
6
Security
4
Project en programma management
4
Demand management
3
Innovatie
3
Proces inrichting en management
3
*13 van de 14 CIO's hebben antwoord gegeven op deze vraag
23
Wat moet er gebeuren? A. Wat moet er naar uw mening gebeuren om IT governance te verbeteren? B. Geef de top prioriteit voor de verbeterideeën (top 7, 1 = beste idee) Meerdere keren genoemd zijn: Wat moet er gebeuren om uw IT governance te verbeteren?
1
2
3
Communiceren en samenwerken; bedrijfsresultaat voorop stellen Formally approved information management strategy Goed eigenaarschap van processen en bijbehorende applicaties
3
1
1
1 1
1
1
1
Opleiden business managers
3
*13 van de 14 CIO's hebben antwoord gegeven op deze vraag, 6 hebben ook geprioriteerd.
7
Totaal 2
1
1
3
1
2
8 3
1 1
3 1
1
1 1
1
6
2
1
Maturity benchmark Professionalisering opdrachtgeverschap Vaststellen van het fundament: ict is rendement gedreven en niet kosten gedreven.
5
1
ICT als onderdeel van een business project beschouwen. Ook bij Infrastructuur! IT is vast agenda RVB, waar IT bijzit. BPO aanwijzen op senior nivo door RVB voor key processen
4
1
4 1
1
4 3
1
3
24
ISO 38500 Principle
Description
Acquisition
IT acquisitions are made for valid reasons, on the basis of appropriate and ongoing analysis, with clear and transparent decision making. There is appropriate balance between benefits, opportunities, costs, and risks in both the short term and the long term.
Conformance
IT complies with all mandatory legislation and regulations. Policies and practices are clearly defined, implemented and enforced.
Human Behavior
IT policies, practices and decisions demonstrate respect for Human Behavior, including the current and evolving needs of all the “people in the process”.
Performance
IT is fit for purpose in supporting the organization, providing the services, levels of service and service quality required to meet current and future business requirements.
Responsibility
Individuals and groups within the organization understand and accept their responsibilities in both supply of, and demand for IT. Those with responsibility for actions also have the authority to perform those actions.
Strategy
The organization’s business strategy takes into account the current and future capabilities of IT; the strategic plans for IT satisfy the current and ongoing needs of the organization’s business strategy.
25
Inzichten vanuit de praktijk
1. Geïntegreerde besturing
2. Gelijkwaardige disciplines
3. Verbinden
4. Empowerment! 26
Steeds meer rollen en functies
IT directeur
Contract manager
IT auditor
CIO
Bedrijfsproces eigenaar
Delivery Manager
Applicatie portfoliomanager
IT project manager
Bedrijfsproces manager Applicatie eigenaar
Informatiemanager Service delivery manager
Informatiearchitect
Projectportfoliomanager Service manager
Business servicemanager
Business architect
Enterprise architect Requirementsmanager Transitie manager
Project architect Releasemanager
Gordiaanse knoop
27
Frameworks en best practices voor elke discipline
RLCM
COBIT
Val IT
MSP MoP
P3M3
TOGAF 9
OPM3
PRINCE2 DYA
Feeny / Willcocks
BiSL
ASL Risk IT
ISO 27002
ITIL Kraljic
28
De visie op besturing verschilt
CIO
Contract manager
IT auditor
Bedrijfsproces eigenaar IT directeur
Delivery Manager
Applicatie portfoliomanager
IT project manager
Bedrijfsproces manager Informatiemanager Applicatie eigenaar
Informatiearchitect
Service delivery manager
Projectportfoliomanager
Service manager Business servicemanager
Business architect
Enterprise architect Requirementsmanager
Project architect
Transitie manager
Releasemanager
29
Geïntegreerde besturing 1
30
Gelijkwaardige schakels in de keten 2
31
Alleen integratie is onvoldoende! 3
Onnodige overlap = waste
A
A
Informatie manager Demand manager
Enterprise architect Business analist
waste Service manager Functioneel beheerder
B
C
B
C
32
Span het paard niet achter de wagen 4 Maarten Hillenaar (CIO rijk): “Onze oproep aan architecten om onze bestuurders veel beter te helpen bij keuzes en beslissingen, begint nu vruchten af te werpen. Vanuit een kleine centrale club die met referentiekaders zijn begonnen, hebben wij nu een community van 200 architecten, die zich gewaardeerd voelt. Zij worden betrokken bij alle beslissingen waar het onderwerp architectuur van belang is. Er wordt naar hun adviezen geluisterd; sterker nog, zonder advies nemen wij als bestuurders geen beslissingen meer.”
Prima, let er wel op dat de beslissingen op het juiste niveau worden genomen! SquareWheels©
33
Agenda •
Introductie Inzichten vanuit de theorie / wetenschap Inventarisatie (enquête) Inzichten vanuit de praktijk / mijn onderzoek Gedrag
Aan de slag • Workshop (vervolg op enquête) Het tutorial duurt 70 min, vandaag alleen de presentatie
34
Gedrag •
Wie heeft er wel eens van het kleurenmodel voor veranderen van de Caluwé gehoord?
35
Veranderkleuren volgens de Caluwé
Geel
Zon: macht, politiek, structuren
Blauw
Blauwdruk: plannen, organiseren
Rood Groen
Wit
Bloed: de mens, beïnvloeden, verleiden
Verander management
Groeien: leren, ontwikkelen
Evolutie: zelforganisatie, niets in ingevuld 36
Bestuurbaarheid
Geel
Midden
Doelen bijstellen, inzet v. middelen
Groot
Resultaat of beheers aspecten wijzigen
Rood
Midden
Ander instrument, resources vervangen
Groen
Midden
Andere methode van leren, resources vervangen
Laag
Anders faciliteren
Blauw
Wit
37
Hoe moet het wel?
Besturing Verander management
Architectuur
Portfolio
Gedrag 38
Aan de slag
Besturing
Gedrag
Architectuur
Portfolio
39
Opbouw workshop Opdracht 1 Disciplines en succes Opdracht 2 Verbinden
40
Bedankt voor uw aandacht ! Ben jij ook een winnaar? Zoek de samenwerking op met je collega’s buiten je vakgebied!
Tip: Track 9c: Agile architectuur, Piet Jan Baarda 41
Thank you
[email protected] #LAC2012
