Tutorial: Snelle start voor AutomaaT
Inleiding Deze snelle start is gemaakt om enkele basishandelingen eenvoudig uit te leggen. De tutorial beschrijft maar een heel klein deel van het totale programma AutomaaT. Voor vragen over dingen in deze tutorial, maar zeker ook met vragen over dingen die niet in de tutorial beschreven staan, kunt u altijd bellen met onze helpdesk op nummer 0341-355855. Wij staan u daar graag te woord. Aarzel dus niet om te bellen wanneer u even vastloopt of iets niet helemaal duidelijk vindt.
Handigheidjes om te weten Datumveld Een datumveld staat standaard ingevuld op: ‘ - -20 ‘. Hierbij hoeft u bijvoorbeeld alleen 151213 in te typen om de datum ’15-12-2013’ te krijgen. Wilt u een datum uit de vorige eeuw? Druk, terwijl u in het datumveld staat, even op het minnetje ‘-‘ en de eeuw zal naar beneden gaan. Met het plusje ‘+’ gaat de eeuw weer omhoog. Kentekenveld Het kentekenveld zal normaal automatisch omschakelen naar het type kenteken (AA-11-AA of 11-AAA-1 of 1-AAA-11). Wilt u toch een ander type intikken, dan kunt u gebruik maken van de ‘/’ op het moment dat u in het kentekenveld staat. Hiermee schakelt u tussen de verschillende kentekensoorten. Hier zit ook een leeg formaat bij, bijvoorbeeld voor buitenlandse voertuigen. Telefoonnummers In AutomaaT kunt u een onbeperkt aantal telefoonnummers aan een relatie koppelen. In een telefoonveld kunt u het telefoonnummer invoeren met een tekst erbij (bijvoorbeeld zaak, thuis, etc). Als u meerdere nummers in wilt geven, geeft u [Enter] om het telefoonnummer te bevestigen. Het telefoonnummer wordt dan blauw. Hierna kunt u op de pijl naar beneden drukken en het volgende nummer invoeren. Sneltoetsen Onderin elk scherm vindt u een rij met knoppen. Hierin staan onderstreepte letters, welke u kunt gebruiken als sneltoets. In het voorbeeld hiernaast komt u met ‘i’ op uw toetsenbord dus bij info, en met ‘h’ bij historie. Functietoetsen Handig in AutomaaT zijn de functietoetsen. Deze functietoetsen zijn door het hele pakket te gebruiken, ook wanneer u ergens middenin zit, bijvoorbeeld een factuur. Met deze toetsen kunt u bijvoorbeeld met F6 direct alle informatie van een klant/voertuig opzoeken. Een compleet overzicht vindt u in het programma, onder het menu Functies.
1. Werkbon en/of factuur maken Werkbonnen, facturen en eventueel offertes of orders worden allemaal gemaakt in de facturering (hoofdmenu, 1. Facturering). In het keuzemenu wat dan tevoorschijn komt (zie hier naast) selecteren we eerst een relatie (of een kenteken) waarvoor we een werkbon of een factuur willen maken. Pas daarna kiezen we wat we voor deze relatie willen maken (werkbon/factuur etc). Daarnaast kunnen we hier ook kiezen om een reeds bestaande werkbon, offerte of order te openen. Ook kunt u kiezen voor ‘4. passanten’. -
-
Indien u kiest voor 1. Klanten en de klant nog niet bekend is, zal AutomaaT dit aangeven en vragen of u de klant wilt invoeren. Wanneer u ‘ja’ zegt komt u in het klanteninvoerscherm. Wanneer u kiest voor 2. Kentekenhistorie en het kenteken is nog niet bekend, dan zal AutomaaT dit aangeven en vragen of u het kenteken wilt invoeren. Wanneer u ‘ja’ zegt komt u in het autohistorie invoerscherm. Indien u al een werkplaatsbon hebt gemaakt, kunt u deze bij optie 5 weer opvragen. Daarna kunt u kiezen om deze werkbon te wijzigen of om hier een factuur van te maken.
Wanneer u de klant/het kenteken heeft ingevoerd en heeft opgeslagen komt u in het keuzescherm voor de soort factuur (zie volgend hoofdstuk). Zoals u ziet hoeft u het factureringsgedeelte niet te verlaten om eerst nog weer de klant en dergelijke in te voeren, alles kunt u in ‘hetzelfde’ scherm doen.
1.1
Keuze reparatiefactuur of werkbon maken
Nadat u de relatie gekozen heeft kunt u kiezen wat voor soort factuur u wilt maken. Hierbij is het maken van een werkbon en een reparatiefactuur nagenoeg hetzelfde. -
Indien u kiest voor [W = werkplaatsbon maken] komt u vervolgens terecht in het kentekenveld. Indien er al een kenteken bekend is bij deze klant zal AutomaaT vragen of dit het gewenste kenteken is. Wanneer dit niet het goede kenteken is (‘Nee’), of er is nog geen kenteken bekend dan kunt u dit kenteken invoeren. AutomaaT zal hier om vragen. Wanneer u het kenteken heeft ingevoerd kunt u deze opslaan en wordt deze automatisch gekoppeld aan de klant. Vervolgens kunt u verder in uw werkplaatsbon. U kunt eventueel een korting invoeren. De reparatiedatum staat standaard gelijk aan de boekdatum, maar u kunt deze ook gewoon wijzigen. Wanneer u door entert [Enter] komt u in het tekstveld terecht. Met de knoppen onderaan uw scherm kunt u vervolgens dingen toevoegen aan de werkplaatsbon. Een aantal van de knoppen staan hier onder kort toegelicht: -
Met [a] of [?]kunt u een artikel toevoegen dat in uw magazijn bekend is. Met [a] kunt u direct in de regel zoeken, met [?] kunt u in een lijst het artikel opzoeken.
-
Met [v] kunt u een vreemd artikel toevoegen. Dit artikel kunt u vrij invoeren en hoeft niet in uw magazijn te staan. Met [t] kunt u een tekstregel toevoegen. Deze mag een bedrag hebben, hoeft niet. Met [o] kunt u een voorgedefinieerde onderhoudsbeurt toevoegen, bijvoorbeeld een grote beurt of airco vullen.
AutomaaT blijft in modus die u aanklikt ([artikel], [vreemd artikel], etc) zodat u snel door kunt werken. Indien u van ‘vreemd-artikelmodus’ naar ‘artikelmodus’ wilt, geeft u op de nieuwe regel [Esc]. Onderaan uw scherm komen nu weer de knoppen tevoorschijn. -
Indien gewenst kunt u met de knop […] die u naast het kenteken bovenin ziet staan naar verschillende onderdeelbestelbedrijven gaan, zoals bijvoorbeeld MijnGrossier of Aldoc. Wanneer u geen bedrijven/een bepaald bedrijf niet in de lijst ziet staan als u de […] knop heeft gebruikt, betekent dit dat deze nog niet gekoppeld is aan AutomaaT. Wanneer wel gekoppeld is aan AutomaaT kunt u een van deze bedrijven kiezen en gaat u automatisch naar de onderdelenbestelsite. Hiervoor moet u wel lid zijn van de gewenste site. Hier kunt u kiezen wat u nodig heeft en de artikelen in uw winkelwagen plaatsen. Indien u vervolgens klikt op ‘sluiten en meenemen’ neemt AutomaaT de gegevens over naar de werkbon/factuur. Op deze manier hoeft u dus niet alles zelf nog in te voeren. Let op: de artikelen moeten in de winkelwagen staan om de gegevens over te kunnen nemen naar AutomaaT. De bestelling heeft dan dus nog niet plaatsgevonden.
Met de knop [insert] op uw toetsenbord kunt u nog regels tussenvoegen in de werkplaatsbon. Met de knop [delete] op uw toetsenbord kunt u een al ingevoerde regel wissen. Dit doet u door deze aan te klikken zodat de regel blauw wordt en de letters wit. Klaar: Indien uw werkplaatsbon/factuur klaar is kunt u de knop [einde werkbon/factuur] onderaan uw scherm aanklikken, of [esc] ingeven. U komt vervolgens in het commentaarveld waar u nog extra commentaar kunt invoeren. Wanneer u nogmaals op [esc] drukt kunt u het document opslaan, opbergen, printen etc. Wanneer u ‘uitvoeren en printen’ zegt, bent u niet verplicht om de werkbon/factuur te printen. U kunt in het scherm van de printer wat vervolgens verschijnt gewoon ‘annuleren’ aanklikken. De werkbon/factuur is dan gewoon opgeslagen en doorgevoerd, maar niet geprint. NB: Indien u de knoppen onderaan uw scherm niet ziet betekent dit dat u nog in een van de invoermodussen staat. U ziet dan ook nog een groen invoervakje in het invoerscherm staan. Wanneer u [Esc] ingeeft gaat u uit de invoermodus en zijn de knoppen onderaan uw scherm weer zichtbaar. Let op: wanneer u [Esc] geeft op een regel waarin u aan het invoeren bent (deze regel is licht groen) dan wordt deze regel niet opgeslagen. Het maken van een factuur werkt op dezelfde manier als het maken van een werkplaatsbon.
1.2
Autofactuur maken
Nadat u een relatie gekozen heeft in de facturering kunt u kiezen voor [A] Autofactuur. In de autofactuur kunt u auto’s verkopen en inruilen van een klant. Wanneer u heeft gekozen voor [A]utofactuur dan zal het pakket vragen om de verkochte auto. U kunt hier direct zoeken op bijv. kenteken, of [?] intypen om een lijst te krijgen van alle auto’s in voorraad. Wanneer u het voertuig heeft gekozen zal het programma door de lege velden heen lopen. Daarna zal het pakket vragen om een verkoopprijs. Deze verkoopprijs hoeft u niet in te vullen, maar dat mag wel. We kunnen ook aan het eind een totaalbedrag invullen wat de klant moet bijbetalen. Het pakket zal de verkoopprijs op dat moment automatisch terugrekenen. Na het selecteren van de verkochte auto zullen er regels in de factuur verschijnen. Onderin het scherm kunt u nu de volgende stap aanklikken:
Verkoopmode – Het programma zal zelf de correcte mode selecteren. Hier heeft u nog wel de mogelijkheid om deze te wijzigen. Extra’s invoeren – U kunt artikelen en andere regels invoeren, zoals u dat bij een normale factuur doet. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘1.1 Reparatiefactuur of werkbon maken’. Inruilauto invoeren – Hier heeft u de mogelijkheid om max. 5 inruilauto’s op de factuur toe te voegen. Garantiebewijzen – Hiermee kunt u een voorgedefinieerd garantiebewijs toevoegen op de factuur. Klaar – Hiermee beëindigd u het maken van de factuur en kunt u deze Uitvoeren, Printen of Annuleren.
Inruilauto invoeren Met deze knop kunt u een inruilauto aan de factuur toevoegen. Op een factuur kunnen maximaal 5 inruilauto’s geplaatst worden. Indien u het kenteken niet weet kunt op [?] drukken. U krijgt dan de auto’s te zien die bij deze klant bekend zijn. Wanneer u alles heeft ingevuld wordt de auto in de factuur opgenomen. Klaar Indien u klaar bent met de autofactuur klikt u op de knop [Klaar]. Indien u nog geen verkoopbedrag had ingevuld, zal het programma vragen om het eindbedrag van de factuur. Wanneer u deze heeft ingevuld, rekent het programma de bedragen terug. Hierna kunt u kiezen of u de factuur wilt Uitvoeren, een Proefprint te maken of te stoppen zonder opslaan.
2. Planning gebruiken De planning in AutomaaT is eenvoudig te gebruiken. U kunt met behulp van vooraf gedefinieerde planningssoorten snel een planning aanmaken. Hiervoor moet u er wel voor zorgen dat alle werknemers ingevoerd zijn in de Werknemers Administratie. In de planning heeft u een snel overzicht over wat er reeds gepland is. Ook van de uitleenauto’s kunt u direct zien of ze nog vrij zijn.
2.1 Planning aanmaken Indien u een planning wilt aanmaken selecteert u eerst de planningssoort. Daarna sleept u over de regel heen waar u wilt plannen. Hierna zal (bij een opdracht als APK, beurt e.d.) direct gevraagd worden om welke klant en welk voertuig het gaat. In het volgende scherm kunt u invoeren wat er moet gebeuren. Dit kunt u doen doormiddel van in het tekstvak in te voeren wat de acties moeten zijn. Ook kunt u handmatig nog artikelen toevoegen. Hiernaast kunt u ook direct een uitleenauto reserveren voor deze planning.
U kunt bij de facturering (hoofdmenu: 1. Facturering) later ook weer kiezen voor ‘6. Opdrachten volgens planning.’ U kunt dan de datum kiezen waarvan u alle ingeplande opdrachten wilt zien en vervolgens kiezen waarvan u een werkbon wilt maken. Voor het maken van een werkbon: zie onderdeel ‘1.1 Reparatiefactuur of werkbon maken’.
3. Boekhouding bijhouden Een groot voordeel van AutomaaT is dat AutomaaT een compleet geïntegreerde boekhouding heeft, welke is toegespitst op het gebruik in de automotive sector. Zo is het eenvoudig in gebruik en houdt het ook rekening met eventuele marge-BTW en de globalisatie hiervan. In AutomaaT wordt, bij installatie, uw eigen rekeningschema ingesteld. Wilt u deze nog aanpassen dan is dat altijd mogelijk. Neem voor hulp hierover contact op met onze helpdesk.
3.1
Rekening inboeken
Rekeningen kunt u eenvoudig inboeken in AutomaaT. U gaat hiervoor in het hoofdmenu naar 6. Financiële administratie en daar naar “2. Invoeren mutaties”. Het programma zal nu vragen om het dagboek waarop u wilt boeken. In het dagboekveld kunt u een ‘?’ intypen. U krijgt dan een lijst te zien met alle mogelijke dagboeken. Omdat we een rekening in gaan boeken, kiezen we hier voor het Inkoopboek (soms ook Kostprijs genoemd).
Hierna zal het programma vragen om het boekstuknummer en de datum. Hier kunt u doorheen lopen met de [Enter]-toets, u hoeft hier niets in te voeren. Na het datumveld vraagt het programma om het factuurnummer. Hier vult u het factuurnummer in van de rekening die u wilt inboeken. Wanneer u hierna op Enter drukt zal het programma vragen om de leverancier aan te geven waar de rekening van afkomstig is. Indien het programma deze leverancier nog niet kan vinden omdat deze nog niet bekend is zal het programma vragen of u de leverancier wilt invoeren. Na het invoeren van deze informatie komt u in de regels terecht. Hier vullen we in op welke grootboekrekeningen we de rekening willen boeken. Als we bij het veld “Rek. nr.” een vraagteken intypen zal het programma een lijst laten zien van alle grootboekrekeningen. Hier kunt u bijvoorbeeld kiezen voor “Inkoop onderdelen”. Na deze keuze vraagt het programma om de inkomsten of uitgaven. Wij vullen hier bij Uitgaven het totaalbedrag in van de factuur aangezien het hier immers om een uitgave gaat. Hierna komt het programma bij de kolom “BTW-uit”. U kunt hier het vinkje aanzetten door de spatiebalk in te drukken op het moment dat u in de kolom “BTW-uit” staat, of u kunt met de muis het vinkje aanzetten. Wanneer er een vinkje staat splitst AutomaaT de BTW automatisch uit. We drukken nu 2 maal op enter. U zult zien dat het programma automatisch een regel erbij maakt met de BTW. Wanneer we klaar zijn met deze rekening drukken we op [Esc]. Het programma vraagt of alle gegevens goed zijn ingevuld. Wanneer we hier “Ja” zeggen, wordt de rekening ingeboekt en verwerkt. Het programma komt hierna weer bij Boekstuknummer te staan en u kunt nu de volgende rekening inboeken. Wanneer u helemaal klaar bent, kunt u nogmaals op [Esc] drukken. U krijgt nu de keuze om een journaal te printen.
3.2
Bankafschrift inboeken
Een bankafschrift inboeken gaat grotendeels op dezelfde manier als een rekening inboeken. U kiest hierbij alleen voor het dagboek “Bank”. Verder vult u bij boekstuknummer en datum het afschriftnummer en -datum in. Betaling op factuur of rekening Wanneer u een betaling op een factuur of rekening wilt zetten, selecteert u de grootboekrekening “Debiteuren” voor facturen, of “Crediteuren” voor rekeningen. Wanneer u de hele regel heeft ingevuld (inkomsten/uitgaven en commentaar), zal het programma vragen om het factuur/rekeningnummer. Wanneer u deze niet weet, kunt u op dit veld ook [Enter] geven. Het programma zal dan om de klant/leverancier vragen en hierbij kunt u bladeren tussen alle openstaande posten van deze klant/leverancier. Wanneer u klaar bent met het bankafschrift inboeken kunt u eenvoudig controleren of alles goed is gegaan door de velden “Positief”, “Negatief” en “Mutatieverschil” te vergelijken met het bankafschrift. Wanneer dit klopt kunt u met behulp van [Esc] het bankafschrift verwerken en het scherm verlaten.
Extra informatie over het pakket U kunt binnen het pakket de boekhouding doen en vanuit daar ook de BTW-aangifte. Doordat de boekhouding in het pakket zit hoeft u niet over te schakelen naar een apart boekhoudprogramma en worden gemaakte facturen automatisch in de boekhouding gezet. Verder kunt u binnen het pakket apk-afmelden / raadplegen / vrijwaren etc of auto’s op internet plaatsen voor de verkoop. Ook kunt u uw magazijnadministratie en uw autovoorraadadministratie in het pakket doen. Het programma is ook te verkrijgen in modules. Dit kan qua kosten voordelen bieden ten opzichte van het totaalpakket omdat u alleen betaalt voor wat u gebruikt. De mogelijkheden die in het totaalpakket zaten zijn ook, afhankelijk van de eventuele module(s) die u kiest, nog steeds in het pakket te vinden. Tevens is het programma tegenwoordig online beschikbaar. U kunt dus ook kiezen of u het pakket lokaal of online wilt laten draaien.
Deze tutorial beschrijft maar een heel klein deel van het totale programma AutomaaT. Voor vragen over dingen in deze tutorial, maar zeker ook met vragen over dingen die niet in de tutorial beschreven staan, kunt u altijd bellen met onze helpdesk op nummer 0341-355855. Wij staan u daar graag te woord. Aarzel dus niet om te bellen wanneer u even vastloopt of iets niet helemaal duidelijk vindt.
