Tussenrapportage: plan van aanpak raadsenquête grondexploitatie Duivenvoordecorridor.
Enquêtecommissie grondexploitatie Duivenvoordecorridor 16 februari 2015
Inhoudsopgave:
1. Inleiding 2. Organisatie 3. Verfijning onderzoeksvraag 4. Aanpak van het onderzoek 5. Planning van het onderzoek 6. Communicatie- en informatie 7. Kostenraming
1. Inleiding. De gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg heeft op 9 december 2014 besloten op grond van artikel 155a Gemeentewet een raadsenquête in te stellen naar aanleiding van een plotseling groot geprognotiseerd verlies op de grondexploitatie van het plan de Duivenvoordecorridor (DVC). De enquête heeft drie doelen: - Waarheidsvinding: de gemeenteraad wenst inzicht te krijgen in het verloop en de gebeurtenissen rond de grondexploitatie DVC. - Verantwoording: de gemeenteraad wenst dat politieke en publieke verantwoording wordt afgelegd over wat is gebeurd en hoe dit heeft kunnen gebeuren. - leren: de gemeenteraad wil aanbevelingen die richting geven aan een onderbouwde keuze voor verstandige vervolgstappen in de afwikkeling van het lopende dossier DVC en lessen trekken voor een adequaat toekomstig grondbeleid. In deze tussenrapportage beschrijft de commissie op hoofdlijnen hoe zij het onderzoek aanpakt inclusief de organisatie, planning en een kostenraming.
2. Organisatie. In haar eerste vergadering op 5 januari jl. heeft de commissie de heer J.L. Geluk aangewezen als voorzitter en mw. Van Giezen als plv. voorzitter. De commissie heeft besloten om een actieve rol in het onderzoek te vervullen. Hiervoor is een verdeling in aandachtvelden gemaakt, waarbij de commissieleden in duo’s (1e en 2e rapporteur) samenwerken. In de opstartfase is ondersteuning en bijstand geleverd door de griffie. De onderzoek- en verhoorfase zijn zo veelomvattend en specifiek dat dit niet door de griffie kan worden gedaan. De commissie heeft daarom op basis van een meervoudige onderhandse aanbesteding het onderzoeksbureau Necker van Naem opdracht gegeven om de commissie te ondersteunen bij haar werkzaamheden gedurende het gehele proces. De opdracht geldt voor het feitenonderzoek, de begeleiding van de verhoorfase en de samenstelling van het eindrapport. De griffier en plv. griffier blijven in algemene zin betrokken bij het gehele onderzoek. In Swaensteyn is een onderzoeksruimte ingericht t.b.v. de commissieleden en externe onderzoekers. Deze ruimte is ook bestemd voor het bewaren en raadplegen van documenten. Met behulp van een informatieverzoek zijn de relevante benodigde dossiers in handen van de commissie gesteld en overgebracht naar Swaensteyn. De commissie buigt zich nog over de vraag hoe om te gaan met de digitale documentenstroom (e-mail verkeer).
3. Verfijning van de onderzoeksvraag In het raadsbesluit van 9 december is het onderwerp van het onderzoek afgebakend en zijn voorlopige onderzoeksvragen geformuleerd. Door de commissie zijn specifieke deelvragen geformuleerd en gegroepeerd rond verschillende onderwerpen. Hierbij is gebruik gemaakt van de expertise van de Rekenkamercommissie. De commissie heeft de vragen verfijnd in hoofd- en onderzoeksthema. De thema’s en onderwerpen zijn vervolgens samengevat in vier invalshoeken, waarop het onderzoek zich zal richten. Deze zijn:
1. Inrichting gebiedsontwikkeling a. Interne organisatie b. Planvorming en onderbouwing grondexploitatie c. Omgevingsdynamiek d. Beheersing 2. Informatievoorziening van college naar raad 3. Besluitvormingsproces en samenspel organisatie, college en raad 4. Advies voor het vervolg en aanbevelingen voor een toekomstig adequaat grondbeleid. De invalshoeken zullen samen de inhoudsopgave van het onderzoeksrapport vormen. De hierin te beschrijven feitencomplexen zullen worden voorzien van (a-politieke) conclusies. De politieke oordeelsvorming hierover is aan de raad. Om tot goed onderbouwde conclusies te komen hebben wij naast een feitenonderzoek een afwegingskader nodig. Dit zijn normen die naar het oordeel van de commissie moeten worden gesteld aan bijvoorbeeld een adequaat ingerichte en naar behoren functionerende projectorganisatie, aan voldoende en tijdige informatievoorziening, aan zorgvuldig voorbereide besluitvorming etc. Dit normenkader is ook nodig voor de te formuleren aanbevelingen voor de toekomst en is door de commissie vastgesteld bij de start van het onderzoek De scope van het onderzoek is volgens het raadsbesluit beperkt tot de grondexploitatie vanaf het jaar 2006. De eerste exploitatie dateert echter uit 2005, terwijl de planvorming in 2002/2003 is gestart. De planvormingsfase kan van groot belang zijn om gebeurtenissen later te kunnen begrijpen en verklaren. Vaak worden al in de planvormingsfase stappen gezet die achteraf gezien bepalend zijn geweest voor gemaakte keuzes en genomen risico’s. Om die reden is het noodzakelijk de scope van het onderzoek te verleggen door ook de planvorming daarbij te betrekken en de horizon te bepalen op de periode 2002 -2014. Om te komen tot verklaringen over de oorzaken van eventuele tekortkomingen vindt de commissie het belangrijk om de bevindingen in hun context te plaatsen. Daarvoor is het nodig te weten of de wijze waarop de projectbeheersing heeft plaatsgevonden voor onze gemeente als normaal of als uitzonderlijk kan worden beschouwd. Daarnaast is het belangrijk om in het onderzoek gebeurtenissen en besluiten te kunnen bezien in de eigen tijd. Waarbij de kennis van nu wordt geconfronteerd met de kennis van toen. Wij zullen daarbij ook gebruik maken van een benchmark. In het onderzoek zal aandacht worden besteed aan de rol van de provincie en buurgemeenten om recht te doen aan de context waarbinnen de plannen tot stand zijn gekomen. Deze externe actoren kunnen een belangrijke rol hebben gespeeld bij de totstandkoming van de planvorming. Bij de vierde invalshoek gaat het zowel om aanbevelingen gericht op het vervolg van het lopende proces van de Duivenvoordecorridor als om aanbevelingen gericht op toekomstige projecten.
4. Aanpak van het onderzoek Het onderzoek is opgedeeld in 8 stappen. 1. Start en informatiefase. In een startbijeenkomst zijn door de commissie de kaders vastgesteld, zoals planning en een onderzoeks- en informatieprotocol en het normenkader. Belangrijk onderdeel daarvan is ook de organisatie van een informatiebijeenkomst voor alle betrokkenen (bestuur, organisatie, derden). De commissie vindt het belangrijk transparant te zijn en te communiceren wat zij en de onderzoekers gaan doen en op welke wijze. Door helder te zijn over rechten en plichten, planning en communicatie wordt voor betrokkenen duidelijk wat zij kunnen verwachten. Dit draagt ook bij aan een soepel verloop van het onderzoeksproces.
2. Het feitenonderzoek Het onderzoek start met een feitenreconstructie aan de hand van de 4 invalshoeken. Dit zal gebeuren door middel van een documentenanalyse en oriënterende gesprekken met sleutelfiguren. Necker van Naem voert dit onderzoek uit en neemt de interviews af. 3. Bevindingen feitenreconstructie De resultaten uit het dossieronderzoek en de oriënterende gesprekken worden door middel van een feitenreconstructie besproken in de commissie waarbij ook richting wordt gegeven aan het vervolg van het onderzoek. Daarbij wordt ook bepaald wie en op welke wijze wordt geïnterviewd. Deze afweging is van belang omdat die mede bepalend is voor de vraag of en met wie openbare verhoren worden afgenomen. Verder zal in deze fase de vorm en inhoud van het eindrapport worden bepaald. 4. Interviews en verdieping In deze fase vinden verdiepende onderzoekwerkzaamheden plaats vanuit de 4 invalshoeken. Dit gebeurt aan door middel van een aanvullende documentenanalyse en interviews met de belangrijkste betrokkenen uit de organisatie, voormalig college en externen 5. Voorlopige rapportage en voorbereiding openbare verhoren In deze fase wordt een voorlopige rapportage opgesteld op basis van de voorgaande stappen en wordt besloten of en zo ja, met wie de openbare verhoren worden afgenomen. Voor de verhoren wordt een apart protocol vastgesteld en worden uitnodigingen verzonden, voorzien van een topiclijst met onderwerpen die in het verhoor aan de orde komen. 6. Verhoorfase Deze fase is belangrijk omdat de commissie dan naar buiten treedt. Gelet op de impact van openbare verhoren moet dit zeer zorgvuldig en professioneel gebeuren. Van de verhoren wordt een woordelijk verslag gemaakt. Er is tevens in voorzien dat de commissieleden worden voorbereid op het afnemen van verhoren door middel van een speciale training. De input van deze verhoren wordt vervolgens verwerkt in een concept-rapportage 7. Wederhoor en feitenverificatie In deze fase zullen wij het concept-rapport of delen daarvan aanbieden voor wederhoor en uitsluitend gericht op de verificatie van feiten. Wij vinden dat dit bijdraagt aan een zorgvuldig onderzoeksproces, verkleint het risico op negatieve reacties achteraf en zorgt voor een rapport waarover geen discussie kan ontstaan. 8. Eindrapport In deze fase wordt het eindrapport door ons vastgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad voor politieke bespreking. Wij zullen het rapport ook feitelijk toelichten ten overstaan van raadsleden en belanghebbenden
5. Planning In het raadsvoorstel van 9 december 2014 is de verwachting uitgesproken dat de raad voor de zomer van 2015 zich kan uitspreken over het onderzoeksrapport en conclusies kan trekken. De oplevering van het eindrapport is gepland op 1 juni a.s. onder het voorbehoud van tijdige beschikbaarheid van bronnen. Dit betekent dat van alle betrokkenen een uiterste inspanning wordt gevraagd en verwacht. e De commissie heeft januari en de 1 helft van februari gebruikt voor het opzetten van het onderzoek door zich te oriënteren op de onderzoeksvraag, informatievergaring en offertebesprekingen. Het feitelijke onderzoek start in week 8 en heeft een doorlooptijd van 14 weken. Gekoppeld aan de hiervoor genoemde 8 stappen is de planning als volgt.
Start en informatiebijeenkomst
februari
Feitenreconstructie
februari-maart
Bevindingen feitenreconstructie
maart
Interviews en verdieping
maart
Voorlopige rapportage en voorbereiding openbare verhoren
Maart- april
Openbare verhoren
April - mei
Wederhoor en feitenverificatie
Mei
eindrapport
juni 2015
6. Communicatie en informatie Een enquête is een ingrijpend middel dat grote impact kan hebben op personen. Bovendien wordt gewerkt met documenten die vertrouwelijk zijn en de positie van de gemeente of derden kunnen schaden indien dit publiek wordt. De vergaderingen van de enquêtecommissie zijn daarom besloten en vertrouwelijk. Om die reden wordt ook niet teruggekoppeld naar de fracties. De commissieleden worden geacht hun werk politiek neutraal te doen. Zij, maar ook alle andere betrokkenen bij het onderzoek hebben geheimhoudingsplicht met betrekking tot de aan hen verstrekte informatie. Anderzijds vindt de commissie het belangrijk ook transparant te zijn in haar wijze van werken, het proces en de planning. De commissie informeert de raad daarom door middel van deze tussenrapportage. Daarnaast besluit de commissie per keer welke informatie naar buiten wordt gebracht. De commissie heeft een communicatie- en informatieprotocol vastgesteld met de volgende afspraken: o o o o o o o o
o
de enquêtecommissie verstrekt lopende het onderzoek informatie afgestemd op de voortgang van de enquête. eventuele mediacontacten verlopen via de voorzitter van de commissie die als woordvoerder zal optreden. de vergaderingen van de onderzoekscommissie zijn niet openbaar openbare verhoren zijn vrij toegankelijk. van openbare vergaderingen wordt door de voorzitter openbare aankondiging gedaan. de leden stellen derden niet op de hoogte van de inhoud van de verkregen informatie. de leden nemen deel aan de onderzoekscommissie zonder last of ruggenspraak. het eindrapport is openbaar tenzij bijvoorbeeld om redenen van een onevenredige benadeling van personen door de commissie besloten wordt delen van het rapport niet openbaar te maken. de verordening betreffende onderzoek door de raad is onverkort van toepassing.
7. Kostenraming De commissie raamt de kosten van het onderzoek als volgt Begrotingsposten 1 1.1 1.2 2 3 4
subtotaal
Externe kosten Onderzoek en advies openbare verhoren Communicatie en publicatie Algemene en vergaderkosten Onvoorzien
54.000 21.000
10%
75.000 2.000 5.000 8.200
Totaal (afgerond)
90.000
Toelichting: De kostenraming is exclusief BTW 1.1. 1.2. 1.3.
2.
3.
Kosten van dossieronderzoek, opzet documentatiestructuur, interviews, juridisch en vaktechnisch advies grondexploitatie etc. Inhoudelijke begeleiding en voorbereiding van de verhoren, ontwerpen vraagstelling, verslaglegging inclusief kosten van training in verhoortechniek en eindrapportage. Kosten van informatiebijeenkomsten o.a. voor het personeel, toelichting van de rapportage aan commissie en raad, algemene voorlichting, voorlichting rond de verhoren en publicatie eindrapport. Bruto personeelskosten ter vervanging van griffiemedewerkers om te waarborgen dat de reguliere werkzaamheden voor commissie en raad doorgang vinden, maar ook de kosten van notuleren Voor onvoorziene kosten is een stelpost opgenomen van ca. 10 % van de totale kosten.
-0-0-0-
