TUGAS DAN FUNGSI PANITIA KONFERENSI GURU SURABAYA 2011 1.Penanggung Jawab: a.Mengadakan koordinasi dengan pihak Sampoerna Foundatian ( SSE) dan Kepala Dinas Pendidikan kota Surabaya. b.Melaporkan hasil kegiatan perkembangan konferensi Guru Surabaya kepada SSE dan Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya. c.Membantu, mengarahakan ,membimbing dan memberi masukkan Ketua Panitia Pelaksana. d.Membantu dalam mempertimbangankan segala keputusan yang diambil oleh Ketua Panitia Pelaksana Konferensi Guru Surabaya 2011. e.Menerima Laporan perkembangan dan pertanggung jawaban kegiatan pelaksanaan Konferensi Guru Surabaya 2011 dari Ketua Panitia Pelaksana. d.Bertanggung jawab secara organisier baik internal dan eksternal. 2.Ketua Pelaksana : a. Memimpin, mengatur, mendistribusikan , memutuskan pelaksanaan tugas kegiatan panitia konferensi guru Surabaya 2011. b.Memimpin rapat dan menentukan serta melaksanakan program kegiatan KGS 2011. c.Memutuskan kebijaksanaan kegiatan KGS . d.Mengadakan koordinasi dan konsulidasi dengan Penanggung jawab (Ketua TLC ). e.Memberikan saran, petunjuk dan mengarahkan Koordinator, kepala bidang dan anggota panitia. f.Bertanggung jawab atas kegiatan konferensi guru surabaya 2011. g.Melaporkan secara tertulis hasil kegiatan konferensi Guru Surabaya 2011 ke Penanggung Jawab selaku Ketua TLC Surabaya. h.Menanda tangani dan menyetujui pembayaran kelua masuk keuangan yang berkaitan dengan pembiayaan persiapan dan pelaksanaan konferensi Guru Surabaya 2011. i Bertanggung jawab terhadap suksesnya pelaksanaan KGS 2011. j.Mengkoordinasikan semua kegiatan dibidang kesekretariatan, kebendaharaan dan masing-masing bidang atau seksi yang lain demi suksesnya Menjalin keharmonisan hubungan kerja diantara masing-masing bagian atau seksi dalam kepanitiaan BTM 2007. 3.Bendahara I : a.Membayar dan mengatur keuangan keluar masuk dengan seijin ketua pelaksana. b.Melaporkan keuangan kepada Ketua Panitia Pelaksana KGS 2011. c.Menyusun anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan bersama ketua dan panitia yang terkait. d.Menjaga agar penggunaan dana dapat berjalan seefektif dan seefisien mungkin. e.Melaporkan situasi keuangan kepada Ketua baik diminta maupun tidak diminta. f.Lain-lain tugas yang diberikan oleh ketua yang berkaitan dengan tugas bendahara. 4.Bendahara II : a.Menginventarisasi institusi mana saja yang dapat dijadikan sponsor. Susunan panitia KGS 2011
1
mitra kerja sebagai
Bersama bidang publikasi dokumentasi dan sub seksi pendanaan b.Berusaha mencari dan menggali sumber dana untuk membiayai pelaksanaan kegiatan bersama sub seksi pendanaan c.Menerima uang pendaftaran peserta baik secara online maupun offline d.Menerima keuangan dari pihak luar/Sponsor dan sebagainya. e.Memenuhi permintaan pembiayan yang diperlukan oleh bidang dan sub bidang dengan berkondinasi atau konsulidasi dengan bendahar I dan Ketua Panitia Pelaksanaan. f. Pada umumnya bertugas membantu Bendahara I dalam menyusun anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan 5.Sekretaris I : a.Pada umumnya bertanggung jawab dalam hal kesekretariaatan seperti surat-menyurat (korespondensi), baik ke dalam (diantara panitia sendiri) maupun keluar seperti korespondensi ke pihak sponsor, Instansi dll. b.Mengatur dan menentukan rapat baik menyangkut waktu, tanggal dan tempat berlangsung rapat.dengan ketua Panitia pelaksana. c.Apabila Ketua berhalangan hadir, maka dapat mewakili untuk memimpin rapat-rapat panitia untuk memutuskan sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan KGS 2011 d.Menangani pendaftaran online dan offline. e.Mendesain dan membuat undangang VVIP, VIP dan peserta f.Melayani keburtuhan bidang sub bidang tentang ATK. g.Membuat data dan daftar hadir peserta serat menginvetariskan. h.Menginventaris laporan kegiatan dan perencanaan dari bidang dan sub bidang. i.Membuat Tatatertib peserta KGS 2011 bersama bidang kegiatan/acara. j.Membuat ID card peserta dan panitia. 6.Sekretaris II : a.Menyusun buku panduan yang untuk peserta,ponsor, , jadwal dan lain-lain yang berhubungan dengan tempat pelaksanaan KGS. b.Membantu dan lain-lain tugas yang diberikan oleh Ketua atau sekretaris I yang berkaitan . c.Menyediakan, menggandakan materi atau makalah peserta dan undangan VVIP dan VIP. d.Membuata surat permohon dan ijin ke Walikota, Mendiknas, Nara Sumber, Ka diknas Kota Surabaya dan Propinsi jawa Timur, ijin tempat ( bersama sapras sub perlengkapan) dan Kepolisian. (bersama sapras sub keamanan ) eMendistribusikan Undangan kepada VVIP, VIP dan peserta . f.Bersama bidang Publikasi dokumentasi membuat spanduk,banner, backgraound screen g.Bersama sub bidang pedanaan/sponsor membuat proposal untuk penggalian dana. i.Membuat layout pengatur dokumentasi bersama bidang publikasi dan dokumentasi. h.Membuat surat permohonan liputan dan pemberitaan bersama bidang publikasi dan dokumentasi ke TVRI, Metro TV,SCTV,RCTI, Indosiar, JTV, SBO, SS, Jawa Pos, Surya, Kompas, Info(dispendi Jatim), widya, radar kota dsb ). 7.Bidang Acara /kegiatan : a.Bertanggung jawab atas kelangsungan pada kegiatan dipleno dan paralel (komisi ) b.Membuat rancangan dan mengatur kegiatan Pleno dan paralel. c.Membantu, merencanakan dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh Sub Kegiatan /paralel Susunan panitia KGS 2011
2
d.Membantu dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan sub MC dan sub do’a e.Mengadakan konsulidasi dengan ketua panitia pelaksana dan Penanggung jawab(Ktua TLC) untuk menentukan narasumber, undangan VVIP dan undangan VIP. f. Membantu dan koordinasi dengan bidang sapras untuk pengatur tempat kegiatan, tempat duduk, serta keperluan – keperluan yang menunjang. g.Bersama bidang sapras menentukan tempat transit undangan VVIP dan narasumber. h.Melaporkan perencanaan dan hasil kegiatan yang menjadi tanggung jawab ke Ketua Panitia Pelaksana. i.Bekerjasama dengan bidang monev untuk mengevalusi selama kegiatan berlangsung. 8.Sub Kegiatan /paralel : a.Bertanggung jawab atas kelangsungan pada kegiatan paralel (komisi ) b.Membuat rancangan dan mengatur kegiatan paralel. c.Merencanakan dan menentukan kegiatan (Pemakalah,Moderatot,Notulen) d.Mengatur tempat peserta dan menyiap perlengkapan (LCD, laptop, Meja, MIC dsb) e.Mengadakan konsulidasi dengan ketua bidang kegiatan/acara. f.Melaporkan perencanaan dan hasil kegiatan yang menjadi tanggung jawab ke Ketua bidang i.Bekerjasama dengan bidang monev untuk mengevalusi selama kegiatan berlangsung. 9.Bidang Konsumsi : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan konsumsi dan pelayanan. b.Membuat perencanaan komsumsi peserta dan VIP c.Membuat perencanaan konsumsi VVIP dan narasumber d.Membatu dan mengarahkan sub komsumsi e.Merencanakan strategis pembagian dan penjajian konsumsi. f.Melakukan pembayaran bersama bendahara atas persetujuan ketua panitia pelaksana. g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Panitia Pelaksana. 10.Sub Konsumsi VVIP : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan konsumsi dan pelayanan. b.Membuat perencanaan konsumsi VVIP dan narasumber c.Merencanakan strategis pembagian dan penjajian konsumsi di ruang transit dan di Pleno d.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang konsumsi e.Yang dimaksud VVIP (walikota, Kadiknas Kota dan propinsi dan jajarannya, Mendiknas, Dewan Pendidikan, Ketua PGRI, Narasumber, UNESA , UPI dan Sampoerna ) 11.Sub Konsumsi VIP : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan konsumsi dan pelayanan. b.Membuat perencanaan konsumsi VIP c.Merencanakan strategis pembagian dan penjajian konsumsi di Pleno d.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang konsumsi e.Yang dimaksud VIP (Pengawas Pendidikan, Ketua MKKS (SMP, SMA dan SMK), Ketua K3S (SD), Ketua Kord MGMP (SMP,SMA dan SMK ), Ka UPTD, Dosen pendamping LS dari UNESA) 12. Sub Konsumsi Peserta : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan konsumsi dan pelayanan. b.Membuat perencanaan konsumsi peserta Susunan panitia KGS 2011
3
c.Merencanakan strategis pembagian dan penjajian konsumsi di Pleno dan paralel (komisi) d.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang konsumsi e.Yang dimaksud peserta adalah memiliki undangan dan telah memenuhi kewajiban f.Melakukan koordinasi dengan bidang Bidang Consierge/ tamu dalam pembagian konsumsi. 13.Bidang Consierge/ tamu : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan.pengatur tamu b.Membuat perencanaan tempat duduk dan pintu masuk peserta dan VIP c.Membuat perencanaan penerima tamu VVIP dan narasumber d.Membatu dan mengarahkan Sub Consierge/tamu e.Merencanakan strategis pembagian dan penempatan posisi dipleno dan paralel. f. Merencanakan dan mengarah petugas penerima tamu. g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Panitia Pelaksana. h.Menetukan pembagian tempat duduk sebagai berikut : Sub Consierge/tamu 1 ( no 1 – 200 dan 1001 – 1200 ) Sub Consierge/tamu 2 ( no 201 – 400 dan 1201 – 1400 ) Sub Consierge/tamu 3 ( no 401 – 600 dan 1401 – 1600 ) Sub Consierge/tamu 4 ( no 601 – 800 dan 1601- 1800 ) Sub Consierge/tamu 5 ( no 801 – 1000 dan 1801 – 2000 ) 14.Sub Consierge/tamu VVIP : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan.pengatur tamu b.Membuat perencanaan tempat duduk bekerjasama dengan bidang sapras c.Membuat perencanaan penerima tamu VVIP dan narasumber d.Membatu dan mengarahkan undangan VVIP e.Menjemput , mendampingi serta mengantarkan Mendiknas f. Merencanakan dan mengarah petugas penerima tamu. VVIP g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang Consierge/ tamu 15.Sub Consierge/tamu VIP : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan.pengatur tamu b.Membuat perencanaan tempat duduk bekerjasama dengan bidang sapras c.Membuat perencanaan penerima tamu VIP d.Membatu dan mengarahkan undanganVIP e. Merencanakan dan mengarah petugas penerima tamu. VIP g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang Consierge/ tamu 16.Sub Consierge/tamu (1- 5) : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan.pengatur tamu b.Membuat perencanaan tempat duduk bekerjasama dengan bidang sapras dan sub kegiatan di kelas pleno dan paralel. c.Membuat perencanaan penerima tamu peserta d.Membatu dan mengarahkan undangan peserta e. Merencanakan dan mengarah petugas penerima tamu. peserta g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang Consierge/ tamu 17.Bidang Monitor dan Evaluasi : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan Monitor dan evaluasi b.Membuat perencanaan angket dan format evaluasi dan monitor c.Membatu dan mengarahkan Sub Monev
Susunan panitia KGS 2011
4
e.Merencanakan strategis pembagian dan penempatan posisi petugas monev dipleno dan paralel. f. Merencanakan dan mengarah petugas sub Monev. g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Panitia Pelaksana. h.Menetukan pembagian Monev sebagai berikut : Sub Consierge/tamu 1 ( no 1 – 200 dan 1001 – 1200 ) Sub Consierge/tamu 2 ( no 201 – 400 dan 1201 – 1400 ) Sub Consierge/tamu 3 ( no 401 – 600 dan 1401 – 1600 ) Sub Consierge/tamu 4 ( no 601 – 800 dan 1601- 1800 ) Sub Consierge/tamu 5 ( no 801 – 1000 dan 1801 – 2000 ) 18.Sub Monev ( 1 – 5 ) : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan Monitor dan evaluasi b.Membuat perencanaan angket dan format evaluasi dan monitor bersama Ketua bidang monitor dan evaluasi e.Merencanakan strategis pembagian dan penempatan posisi petugas monev paralel. g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang Monitor dan evaluasi h Pembagian Monev sebagai berikut : Sub Consierge/tamu 1 (no 1 – 200 dan 1001 – 1200 ) Sub Consierge/tamu 2 (no201 – 400 dan 1201 – 1400 ) Sub Consierge/tamu 3 (no 401 – 600 dan 1401 – 1600 ) Sub Consierge/tamu 4 (no 601 – 800 dan 1601- 1800 ) Sub Consierge/tamu 5 (no 801 – 1000 dan 1801 – 2000) 19.Bidang SAPRAS : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan penempatan dan pengatur tempat kegiatan KGS 2011 b.Membuat perencanaan tempat duduk dan pintu masuk peserta dan VIP bersama Bidang kegiatan acara dan bidang Consierge/tamu c.Membuat perencanaan dan melayani keperluan semua bidang dan sub bidang d.Mengurus perijinan kegiatan dan lokasi serta keamanan KGS 2011 e.Merencanakan strategis pembagian dan penempatan posisi pleno dan paralel bersama dengan bidang dan sub bidang terkait. f. Mengadakan koordinasi dengan pihak Menejement gedung dan kepolisian g.Mengarahkan dan bertanggung jawab pelaksanaan yang dilakukan oleh sub perlengkapan dan sub keamanan. g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Panitia Pelaksana. h.Menetukan pembagian tempat duduk bersama bidang kegiatan, bidang konsumsi dan bidang consierge/tamu sebagai berikut : Sub Consierge/tamu 1 ( no 1 – 200 dan 1001 – 1200 ) Sub Consierge/tamu 2 ( no 201 – 400 dan 1201 – 1400 ) Sub Consierge/tamu 3 ( no 401 – 600 dan 1401 – 1600 ) Sub Consierge/tamu 4 ( no 601 – 800 dan 1601- 1800 ) Sub Consierge/tamu 5 ( no 801 – 1000 dan 1801 – 2000 ) 20.Sub sapras/ Perlengkapan : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan penempatan dan pengatur tempat kegiatan KGS 2011 b.Membuat perencanaan tempat duduk dan pintu masuk peserta dan VIP bersama Bidang kegiatan acara dan bidang Consierge/tamu c.Membuat perencanaan dan melayani keperluan semua bidang dan sub bidang d.Merencanakan strategis pembagian dan penempatan posisi pleno dan paralel bersama dengan bidang dan sub bidang terkait. e. Mengadakan koordinasi dengan pihak Menejement gedung dan kepolisian Susunan panitia KGS 2011
5
f.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang Sapras. g.Menetukan pembagian tempat duduk bersama bidang kegiatan, bidang konsumsi dan bidang consierge/tamu sebagai berikut : Sub Consierge/tamu 1 ( no 1 – 200 dan 1001 – 1200 ) Sub Consierge/tamu 2 ( no 201 – 400 dan 1201 – 1400 ) Sub Consierge/tamu 3 ( no 401 – 600 dan 1401 – 1600 ) Sub Consierge/tamu 4 ( no 601 – 800 dan 1601- 1800 ) Sub Consierge/tamu 5 ( no 801 – 1000 dan 1801 – 2000 ) 21.Sub sapras/Keamanan: a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan keamanan dan ketertiban tempat kegiatan KGS 2011 b.Membuat perencanaan keamanan peserta dan VIP bersama Bidang kegiatan acara dan bidang Consierge/tamu c.Membuat perencanaan dan melayani keperluan keamanan d.Mengurus perijinan kegiatan ke Polisi ( polsek Gubeng, Polresta Surabaya ) e. Mengadakan koordinasi dengan pihak Menejement gedung dan kepolisian f.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang sapras. h.Menetukan pembagian tempat parkir peserta, VIP, VVIP dan Narasumber 22.Bidang Publik dan Dokumentasi : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan dengan publikasi,dokumentasi, liputan,preleses, dan sponsor untuk kegiatan KGS 2011 b.Membuat perencanaan.dan berkonsulidasi dengan ketua Panitia pelaksana dan penanggung jawab (ketua TLC ) tentang publikasi dan dokumentasi c.Membuat perencanaan dan melayani keperluan Dokumentasi dengan semua bidang dan sub bidang d.Mengurus liputan dimedia elektronik dan tulis e.Membuat Releses dengan persetujuan Penanggung jawab (Ketua TLC) f.Merencanakan strategis foto dan liputan live pada posisi pleno dan paralel bersama video multivison dan sound system bekerjasama dengan bidang sapras. g.Merancang background dengan system screen. h.Mengumpulkan dan menyiapkan fail gambar dan video untuk ditampilkan di background dan dipamerkan i.Mengadakan koordinasi dengan pihak Menejement gedung j.Mengarahkan dan bertanggung jawab pelaksanaan yang dilakukan oleh sub pedanaan/sponsor g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Panitia Pelaksana. 23.Sub Sponsor/Pendanaan : a.Bertanggung jawab semua kegiatan yang berkaitan pendaanan dan sponsor kegiatan KGS 2011 b.Membuat perencanaan penggalian dana dan sponsor bekerjasama dengan kesektariatan. c.Membuat perencanaan pameran foto kegiatan dan stand sponsor e.Merencanakan strategis pembagian dan penempatan posisi pameran foto kegiatan dan stand sponsor f. Mengadakan koordinasi dengan pihak Menejement gedung dan sapras g.Melaporkan perencanaan dan kegiatan kepada Ketua Bidang Publikasi dan dokumentasi.
Susunan panitia KGS 2011
6
STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN TAMU VVIP 1. Tamu VVIP disambut di pintu gerbang bawah kemudian diantar dan didampingi. 2. Tamu VVIP tidak langsung masuk ke arena Pleno. Namun dipersilahkan ke ruang transit yang telah disediakan. 3. Ketika masuk ruang transit sudah ada standbey penerima tamu VVIP. 4. Di dalam ruang transif telah disediakan makanan kecil dan minum yang sesuai. 5. Diruang transi kurang lebih 20 menit. 6. Koordinasi dengan seksi acara kalau ruang Pleno sudah siap dimulai, maka Tamu VVIP diantar ke ruangan Pleno. 7. Di dalam ruangan Pleno petugas penerima tamu mengarahkan ke tempat duduk yang telah disetting sesuai dengan peran dan jabatannya. 8. Setelah acara selesai ( saat coffe break ) Tamu VVIP diantar kembali ke ruang Transit. 9. Diruang transit telah disiap saji makanan lengkap. 10.Sementara tamu VVIP diruang transit acara di ruang pleno berjalan sesuai dengan rencana 11.Tamu diantar untuk melanjut sesuai dengan permintaannya. Ruang Transit di empire palace
Suasan ruang Pleno Empire Pelace
Ruang Paralel Ruang masuk Pleno
Susunan panitia KGS 2011
7
Layout Ruang Pleno Layar Scren LED
PANGGUNG
SP
SP
UNDANGAN VVIP Layar
Layar
UNDANGAN VIP
SP SP
Layar
SP
Peserta no 201 – 400 no 1201 - 1400
Peserta no 1 – 200 no 1001 - 1200
Peserta no 601 – 800 no 1601 - 1800
Pesert no 401 – 600 no 1401 - 1600
Peserta no 901 – 1000 no 1901 - 2000
Peserta no 801 – 900 no 1801 - 1900
Layout ruang paralel/komisi Layar
NOTULEN
SP
Pemakalah dan Moderator
50 orang
50 orang
50 orang
50 orang
absensi
Susunan panitia KGS 2011
8
SP
Layar
SP
