Iis Andriyani
Tugas dan Azas-azas Kearsipan
1
Nama Kelas Jurusan Sekolah
: .................................................. : .................................................. : .................................................. : ..................................................
Kearsipan
SMK
XI
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas tersusunnya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” yang berjudul Tugas dan Azas Kearsipan dengan harapan dapat digunakan sebagai modul untuk siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dasar program keahlian bisnis dan manajemen. Materi utama yang dibahas dalam modul ini adalah pengertian kearsipan, fungsi kearsipan, jenis sistem kearsipan, dan azas-azas kearsipan. Dengan di terapkannya kurikulum 2013 dalam proses pembelajaran, menjadikan proses pembelajaran berpusat pada peserta didik (student centered). Pembelajaran kurikulum 2013 diselaraskan berdasarkan pendekatan model pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan belajar peserta didik di era sekarang yaitu model pembelajaran berbasis peningkatan keterampilan proses sains. Penyajian modul untuk Mata Pelajaran “Kearsipan” ini disusun dengan tujuan supaya peserta didik dapat melakukan kegiatan mengarsipkan berkas-berkas yang ada di perkantoran, dengan demikian para peserta didik diarahkan untuk dapat mempraktekkan kegiatan mengarsipkan berkas-berkas secara mandiri. Penyusun menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” kelas XI untuk Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), dan penyusun mengaharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan modul ini. Penyusun juga mengharapkan semoga modul ini bermanfaat bagi pembacanya.
Malang, November 2016
Iis Andriyani
2
Kearsipan
DAFTAR ISI Cover Kata Pengantar .........................................................................................
2
Daftar Isi ...................................................................................................
3
BAB 1 Pendahuluan ............................................................................... A. Latar Belakang ......................................................................
5
B. Kompetensi Inti ......................................................................
5
C. Kompetensi Dasar .................................................................
5
D. Indikator Hasil Belajar ..........................................................
5
E. Materi Pembelajaran .............................................................
5
BAB 2 Paparan Isi Materi ...................................................................... A. Sejarah dan Pengertian Arsip ................................................
6
B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan ........................................
9
C. Tugas – Tugas Kearsipan ......................................................
16
D. Azas – Azas Kearsipan .........................................................
23
BAB 3 Penutup ...................................................................................... A. Ringkasan .............................................................................
25
Daftar Pustaka ..........................................................................................
38
3
Kearsipan
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan,
organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; Ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundangundangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri. Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara.
4
Kearsipan
B. Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. C. Kompetensi Dasar
3.11 Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan D. Indikator Hasil Belajar
Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu: 1.
Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan beserta azasazasnya
2.
Memahami tugas-tugas kearsipan
3.
Mempresentasikan apa saja tugas-tugas kearsipan
E. Mata Pembelajaran :
1.
Sejarah dan pengertian arsip
2.
Sejarah dan pengertian kearsipan
3.
Tugas-tugas kearsipan
4.
Azas-Azas Kearsipan
5
Kearsipan
BAB II PAPARAN ISI MATERI A.
Sejarah dan Pengertian Arsip
1.
Sejarah Arsip Arsip sudah dikenal mulai masa berkembangnya peradaban Sumeria dan
Babilonia, suatu komunitas kekuasaan di lembah sungai Eufrat dan Tigris pada sekitar 3000 tahun Sebelum Masehi, dan dikenal dengan tradisi transaksi perdagangan pada lempeng tanah liat (clay tablet). Dan bukti tertua pengelolaan arsip ditemukan di kota Nippur, Babylon. Di Indonesia sendiri arsip mulai berkembang sejak zaman kolonial Belanda. Bangsa Inggris yang berkuasa di Indonesia antara tahun 1816 (seagian hinga 1826) memperkenalkan sitem kearsipan Inggris Raya dan bangsa Belanda yang berkuasa hingga tahun 1942. Diantaranya adalah sistem Kaulbach untuk arsip dinamis dan sistem Van der Chijs untuk arsip statis. Bahkan dalam sistem kearsipan modern Republik Indonesia, pengaruh sistem kearsipan Belanda masih terasa kental digunakannya buku manual Belanda Manual for the Arrangement and Description of Archives di dalam pengelolaan arsip statis di ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). 2.
Pengertian Arsip Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber. 1. Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo
6
Kearsipan
Arsip adalah: a. Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven strukken), piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten). b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan c. Bahan-bahan yang harus diarsipkan 2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 3. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979 a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan b. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ; a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
7
Kearsipan
b. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip). 5. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan
atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. 6. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:
disimpan secara berencana dan teratur
mempunyai sesuatu kegunaan, dan
dapat ditemukan kembali secara tepat.
7. Seminar
Dokumentasi/Arsip
Kementerian-kementerian
yang
diselenggarakan di Jakarta 28 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:
a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter(documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
8
Kearsipan
b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala suratsurat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Setelah mempelajari arsip secara etimologi dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa: Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai tiga aspek, yaitu: a. Naskah atau kumpulan naskah b. Gedung tempat penyimpanan arsip, dan c. Organisasi (kegiatan pengelolaan)
B.
Sejarah dan Pengertian Kearsipan
1.
Sejarah Kearsipan
Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada masa itu apresiasi dan kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan (manuskrif) sudah dimulai dikenal dikalangan masyarakat Yunani Kuno arsip disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000 SM)catatan tertulis dalam bentuk Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil Kerajaan Mesir di Afrika Utara dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam bahasa Belanda, Jerman dan Perancis yang berarti kertas.
9
Kearsipan
Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain yaitu mengunakan Kulit Penyu dan tulang belulang binatang kemudian perkembangan terjadi sekitar tahun 2000 SM alat tulis yang dipergunakan yaitu Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada lembaran-lembaran suasa juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya waktu kala itu belum terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut adalah beberapa penemuan beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda, fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang menceritakan masa prasejarah dimasa lampau. Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles, Aeschylus, Euripides bahkan Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan dibacakan saat dia membela diri di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor pertandingan Olimpiade pada zaman itu ditulis pada Papirus. Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789 yang menuntut kebebsasan, persamaan dan persaudaraan terasa pengaruhnya diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi Individu mulai dipopulerkan, maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip secara nasional bernama Archives National
pada tanggal 12 September 1790 di Perancis,
Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal 14 Agustus 1838 Public Record Office, kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen Rijksarchief dan Amerika Serikat tanggal 19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”. Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di Kalimantan Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa Sangsekerta dan Huruf Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang dibentuk menurut selera para Raja, tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti, kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan menulis kepada para putra raja dan kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa meninggalkan bukti pada masa pemerintahanya, yang terdiri dari :
10
Kearsipan
Letak Kerajaan
Silsilah keturan kerajaan,
Napak Tilas Raja,
Adat istiadat kerajaan serta
Kepecayaan yang dianut saat itu. Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman
penguasa kerajaan di Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis dalam bahasa jawa kuno dan bahasa nusantara lainnya terangkum dalam perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin, hikayat, talibun, dll, koleksi tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di Belanda. Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan awal mula kedatangannya sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie) diterima dengan baik tanpa ada kecurigaan apapun, namun dalam perkembangannya penguasa kerajaan dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik Belanda yang berhasil memecah belah kerajaan-kerajaan di Indonesia. Menginjak tahun 1784 VOC mengalami
kemunduran
disebabkan
oleh
perubahan
dalam
pola-pola
perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para pegawainya dan salah urus segala segi administrasi termasuk masalah kearsipannya. Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda termasuk di wilayah Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung oleh Napoleon Bonaparte, delapan tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu Louis Bonaparte yang menguasai negeri Belanda mengirim Marsekal Herman Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-1811), selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia secara otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami perubahan,
11
Kearsipan
dimana dahulu administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis administrasi yang statis menjadi terbuka. Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811, selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas Stamford Reffles sebagai Gubernur Jendral di Jawa (1811-1816), selama Inggris di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan Perancis di Indonesia tidak mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah perdagangan dan industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah administrasi dan ilmu pengetahuan di Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil karyanya yang berjudul “History of Java” dan Penemu bunga Refflesia Arnoldi (bunga Bangkai) di Bengkulu. Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia Belanda, disanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdangan dan perintahperintah lainnya, begitu pula daerah-daerah diluar jawa, dan masing-masing daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena bersifat Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur Jendral mengeluarkan Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun 1830 ke Batavia. Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan kebijakan selanjutnya tehanda wilayah Hindia Belanda, menindak lanjuti hal tersebut Gubenur Jendral di Batavia dibentuklah “Landsarchief” pada tanggal 28 Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa suatu lembaga kearsipan disbuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa
12
Kearsipan
Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan. Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-karyanya Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811. Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah : 1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah 2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda 3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda 4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda. Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip, karena Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo. Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional Republik Indonesia sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang. Sejarah Kearsipan setelah Tahun 1945
13
Kearsipan
Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa angin baru dalam pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang termasuk lembaga kearsipan nya,lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah RI dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama Arsip Negeri. Tahun 1947 lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas, kepemimpin ia berlangsung sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik indonesia Serikat (RIS) terbentuk, setelah berlangsung pengakuan kedaulatan Belanda terhadap Indonesia tanggal 27 Desember 1949 melalaui perjanjian Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis lembaga kearsipan diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan ditempatkan kembali dibawah kementerian PP dan K, sementara itu segala peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi Algemeen Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930. Tugas Arsip Negeri RIS
Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.
Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Pemerintahan, Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang mempunyai arti sejarah.
Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps) No.19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional, keluarnya Prps ini menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru (dinamis).Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut sistem maupun aspek SDM kearsipan melalui usaha :
Pengaturan penyelenggaraan kearsipan
Pendidikan kader ahli kearsipan
Penerapan kontrol/pengawasan
14
Kearsipan
2.
Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan
Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll.
Pengertian Kearsipan Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding). b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkatwarkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan
15
Kearsipan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) Kearsipan
adalah
proses
kegiatan
pengurusan
atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Menurut Maulana (1974:18) Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan. 5. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) Kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. C.
Tugas – Tugas Kearsipan 1. Penciptaan Arsip Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. 2. Pendistribusian Arsip
16
Kearsipan
Pendistribusian
warkat
merupakan
kegiatan
kedua
setelah
penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatankegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan,
pengendalian, dan penyimpanan warkat
yang masih tergolong aktif.
Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu : a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan. b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah
(Unit
Kerja).
Kebijakan
maupun
implementasi
operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian
warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab 3. Penyimpanan arsip Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip. b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan
17
Kearsipan
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas. c. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku.
d. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan.
f. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) 2. Sistem Masalah ( Subject Filing System) 3. Sistem Nomor (Numeric Filing System) 4. Sistem Tanggal (Choronologic Filing System) 5. Sistem Wilayah (Geographic Filing System) Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip
18
Kearsipan
Menentukan jenis surat yang di butuhkan
Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b. Sistem
desentralisasi
adalah
sistem
kearsipan
yang
dalam
pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masigmasing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling
dapat
diartikan
suatu
proses
penciptaan.
Pengumpulan,
pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.
19
Kearsipan
Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu. 5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :
Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat
penyimpanan
disemprot
DDT
atau
yang
sejenis.
Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
20
Kearsipan
Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
Pengamanan arsip
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.
6. Penyusutan Arsip Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip a.
Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b.
Penyerahan arsip Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau
21
Kearsipan
lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip
daerah
atau
dilakukan
instansi/lembaga/kantor/organisasi,
yaitu
oleh untuk
masing-masing
arsip
inaktif
yang
retensinya di bawah 10 tahun. a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsiparsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
7. Pemusnahan Arsip Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara : a. Pembakaran Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna (sudah jadi abu) b. Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara
22
Kearsipan
pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu. c. Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip. Azas – Azas Kearsipan
D.
Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap
atau
tidak,
volume
surat
yang
besar,
jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah: 1. Asas Sentralisasi Asas
Sentralisasi
adalah
penyelenggaraan/penanganan
arsip
dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan asas Sentralisasi:
Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
2. Asas Desentralisasi
23
Kearsipan
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi:
Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelemahan asas Desentralisasi:
Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
3. Asas Gabungan Asas
Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan
memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
24
Kearsipan
BAB III PENUTUP A.
Ringkasan Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,
maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono, 1992 : 21). Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig. Wursanto, 1989 : 12). Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemidahan serta pemusnahannya. Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat dan
25
Kearsipan
tepat. Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai : 1). Naskahnaskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2). Naskahnaskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Kantor Arsip Daerah, 1996 : 10). Penumpukan arsip itu terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya jumlah Sumber Daya Manusia yang menangani bidang keasipan, kurangnya perhatian atau atensi dari pimpinan, kurangnya dana yang dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang dalam bidang kearsipan.
26
Kearsipan
BAB III LATIHAN DAN TUGAS Uraian: 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip ! 2. Jelaskan apa yang dimaksud kearsipan ! 3. Jelaskan pengertian asas sentralisasi, desentralisasi dan asas gabungan ! 4. Sebutkan kelebihan dan kekurangan asas sentralisasi dan asas desentralisasi ! 5. Sebutkan dan jelaskan cara-cara pemusnahan arsip !
Praktik Membentuk kelompok yang beranggotakan 4 orang untuk membuat contoh kartu indeks, kartu tunjuk silang, dan lembar pinjam arsip, serta membuat ringkasan kegunaan dari ketiga kartu ini dan mempresentasikannya didepan kelas bersama kelompoknya.
Tugas Portofolio Membuat ringkasan apa yang dipahami oleh siswa mengenai kearsipan dan membacanya di depan kelas.
27
Kearsipan
BAB IV PENILAIAN Teknik penilaian: a.
Aspek sikap
Penilaian Sikap Religius (K.D.1.1) Aspek yang dinilai Mengagungkan Nama
No.
Siswa
Memulai
Mengakhiri
Nama Tuhan
Kegiatan
Kegiatan
Saat Melihat
dengan Doa
dengan Doa
Obyek yang Beragam
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
1. 2. 3. 4. 5. Jumlah
Keterangan : Ya = 1
Tidak = 0
Nilai =
28
Kearsipan
Jumlah Nilai
Lembar pengamatan Sikap No
Aspek yang Diamati
1
4
3
2
1
Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan proses pembelajaran
2
Menunjukkan rasa peduli dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis terhadap masalah-masalah yang dikemukakan dalam hubungan masyarakat dalam menangani pekerjaan kantor
3
Menggunakan kata-kata yang tidak menyinggung perasaan orang lain
4
Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas
Nilai =
SKOR
INDIKATOR
4
Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan
3
Sering berperilaku sesuai yang diharapkan
2
Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan
1
Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan
b. Aspek pengetahuan Instrumen penilaian pengetahuan N
Contoh
o
Instrumen
1
Jelaskan
Sko
Kunci jawaban
r
apa Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah
yang dimaksud berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, dengan arsip !
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat
29
Kearsipan
20
atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun
menurut
sistem
tertentu
untuk
mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2.
Jelaskan
apa kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses
yang dimaksud pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, kearsipan !
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan,
pemeliharaan,
penyusutan
20
dan
pemusnahan arsip.
3
Jelaskan
Asas
Sentralisasi
pengertian asas penyelenggaraan/penanganan
adalah arsip
dilakukan
sentralisasi,
dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus
desentralisasi
menangani tentang arsip.
dan
asas Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip
gabungan !
dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
20
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
4
Sebutkan kelebihan
Keuntungan asas Sentralisasi: dan
kekurangan asas sentralisasi
30
Pengawasan
akan
lebih
efektif dan efisien.
Kearsipan
20
dan
asas
desentralisa
Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan
kesulitan
terpenuhi
dalam waktu cepat.
Prosedur di
pusat
belum
tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit. Keuntungan asas Desentralisasi:
Tiap
unit
dalam
yang
ada
organisasi
bebas
menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelemahan asas Desentralisasi:
Pimpinan
unit
sedikit
kehilangan
waktu
karena
untuk menangani arsip.
Tidak
dapat
menghemat
tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
5
Sebutkan
31
a. Pembakaran
20
Kearsipan
dan
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat
jelaskan
dilakukan
cara-cara
dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran
pemusnaha
harus dilakukan dengan sempurna (sudah
n arsip !
jadi abu)
apabila
jumlah
arsip
yang
b. Pencacahan Arsip
yang
sudah
dicacah
berujud
potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu. c. Penghancuran Pemusnahan
dengan
cara
ini
adalah
memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.
a.
Aspek keterampilan
Membentuk kelompok yang beranggotakan 4 orang untuk membuat contoh kartu indeks, kartu tunjuk silang, dan lembar pinjam arsip, serta membuat ringkasan kegunaan dari ketiga kartu ini dan mempresentasikannya didepan kelas bersama kelompoknya. . Jawab
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm.
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu
32
Kearsipan
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan dan berukuran 12.5 cm X 7.5 cm.
Lembar pinjam arsip digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut: a) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. b) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam c) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. d) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. e) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Skor :
Skor perolehan 91 – 100 : Nilai A 80 – 90
: Nilai B
65 – 79
: Nilai C
40 – 64
: Nilai D
0 – 39
: Nilai E
33
Kearsipan
Instrumen Penilaian Keterampilan Indikator : Menyajikan hasil pengamatan, mengidentifikasi dan mengkomunikasikan hasil diskusi kelompok.
ASPEK PENILAIAN
No.
Merumuskan
Melakukan
Pertanyaan
Pengalaman
Nama Siswa 1
2
3
1
2
Menafsirkan data 3
1 2 3 4 5
34
Kearsipan
1
2
3
Mengkomunikasikan 1
2
3
Jumlah Nilai
Penilaian
Aspek yang dinilai Merumuskan pertanyaan
Melakukan pengamatan
Menafsirkan data
Mengkomunikasikan
1
2
Tidak merumuskan pertanyaan
Tidak mengamati
Tidak menafsirkan
Secara lisan
3
Perumusan pertanyaan dengan
Perumusan pertanyaan dilakukan
bantuan guru
mandiri (indivudual/ kelompok)
Pengamatan teliti tetapi masih
Pengamatan teliti dan tidak
mengandung interpretasi lain
mengandung interpretasi
Melakukan analisis tetapi tidak
Melakukan analisis mencoba
mengaitkan antar variabel
mengaitkan antar variabel
Lisan dan tertulis
Memadukan secara tertulis dan lisan
35
Kearsipan
Penilaian : Rumus nilai =
x 100 %
Skor: 0 – 25
nilainya sangat kurang
25 – 50 kurang 50 – 75 cukup > 75
36
baik
Kearsipan
Tugas Portofolio Mengumpulkan dan mendokumentasi Arsip dan Kearsipan
INSTRUMEN PENILAIAN PORTOFOLIO Matapelajaran
: Kearsipan
Durasi Waktu
: 4 x 45 menit
Nama Peserta didik
:
Kelas/ Semester
:X/1
Eksperimen
Laporan
Pengamatan
Laporan
Waktu
Makalah
KI/KD/PI
Rangkumn
No
Kualitas
MACAM PORTOFOLIO Jumlah Score
Nilai
1
2
3
Catatan: PI = Pencapaian Indikator Untuk setiap karya peserta didik dikumpulkan dalam satu file sebagai bukti pekerjaan yang masuk dalam portofolio. Skor menggunakan rentang antara 0 -10 atau 10 – 100
37
Kearsipan
Daftar Pustaka Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung:Titian Ilmu Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta :BumiAksra
38
Kearsipan
