LAPORAN PENGKAJIAN STANDARISASI PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN DALAM RANGKA MENDUKUNG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PADA LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH
BIDANG JIBANG SISTEM KEARSIPAN STATIS PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DEPUTI IPSK - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2011
KATA PENGANTAR
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa pada Pasal 32 ayat (1) pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, dan ayat (2) prasana dan sarana kearsipan dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Berkaitan dengan hal tersebut, maka diperlukan adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan secara nasional. Oleh karena itu, Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI) pada Tahun Anggran 2011 melaksanakan Kegiatan Pengkajian tentang Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi. Kajian ini ditujukan sebagai acuan bagi lembaga kearsipan provinsi, kabuaten/kota dan perguruan tinggi dalam menyediakan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan. Kami menyadari kajian ini masih terdapat banyak kekurangan. Namun, setidaknya kajian ini sudah menjawab sedikit permasalahan yang dihadapi oleh lembaga kearsipan dalam penyediaan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan. Akhirnya, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Pimpinan ANRI, anggota tim, dan semua pihak yang telah membantu pelaksanaan kegiatan pengkajian ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua amal baik yang telah Bapak/Ibu/Sdr berikan. Amin.
Jakarta, November 2011 Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan
Rudi Anton, SH, MH
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .........................................................................................
i
DAFTAR ISI …………………………………………………….......................
ii
DAFTAR TABEL ……………........…………………………………………….
iv
DAFTAR GAMBAR ……………….........……………………………………… vi ABSTRAK ............................................................................................................
vii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................
1
A. Latar Belakang ............................................................................
1
B. Permasalahan .............................................................................
5
C. Pertanyaan Penelitian ................................................................
7
D. Tujuan Penelitian ........................................................................
8
E. Manfaat Penelitian ......................................................................
8
F. Keterbatasan Penelitian ..............................................................
9
G. Sistematika Penelitian ................................................................
9
BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS .............................
10
A. Pengertian Arsip ..........................................................................
10
B. Prasarana dan Sarana Kearsipan ...............................................
11
C. Standardisasi ...............................................................................
15
D. Penyelenggaraan Kearsipan ......................................................
17
1. Pengelolaan Arsip Dinamis ......................................................
18
2. Pengelolaan Arsip Statis ..........................................................
19
E. Lembaga Kearsipan ....................................................................
20
F. Hipotesis .....................................................................................
21
BAB III METODOLOGI ..............................................................................
22
A. Jenis Penelitian ...........................................................................
22
B. Variabel Penelitian ......................................................................
23
A. Populasi dan Sampel ..................................................................
26
B. Lokasi Penelitian .........................................................................
26
C. Definisi Operasional ....................................................................
28
ii
D. Kriteria Pengukuran ....................................................................
29
E. Teknik Pengumpulan Data ..........................................................
31
F. Instrumen Penelitian ...................................................................
32
G. Teknik Analisa Data ....................................................................
33
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ................................................... A.Variabel Independen ...................................................................
34 34
1. Prasarana Kearsipan (X1) ................................................
34
2. Sarana Kearsipan (X2) .....................................................
37
B.Variabel Dependen .....................................................................
42
1. Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1) .........................................
42
2. Pengelolaan Arsip Statis (Y2) ..........................................
49
C. Analisis Hubungan Antara Variabel Independen dengan Variabel Dependen .....................................................................
54
1. Perhitungan Korelasi Variabel X1 dengan Variabel Y1 ....
55
2. Perhitungan Korelasi Variabel X2 dengan Variabel Y1 ....
57
3. Perhitungan Korelasi Variabel X1 dengan Variabel Y2 ....
59
4. Perhitungan Korelasi Variabel X2 dengan Variabel Y2 ....
61
5. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y ........
63
D. Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan Variabel Dependen .....................................................................
66
BAB V PENUTUP ...............................................................................
69
A. Kesimpulan .................................................................................
69
B. Rekomendasi .............................................................................
70
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………..
71
LAMPIRAN ..........................................................................................
iii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1
Keberadaan Prasarana dan Sarana Kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.............................................................. 5
Tabel 3.1
Variabel Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan ................................................................... 26
Tabel 3.2
Kriteria Pengukuran Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Rangka Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan .................................................
Tabel 3.3
31
Pengumpulan Data Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan ..................................................................
Tabel 4.1
33
Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Prasarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan .................................................... 39
Tabel 4.2
Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X1) ........................... 40
Tabel 4.3
Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Sarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan ..................................................................... 42
Tabel 4.4
Data Hasil Penelitian Sarana Kearsipan (X2) ................................ 43
Tabel 4.5
Skor Rangkuman Data Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan ........................................................................................ 44
Tabel 4.6
Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Pengelolaan Arsip Inaktif di dalam Penyelenggaraan Kearsipan ......................................................................................
47
Tabel 4.7
Data Hasil Penelitian Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1) ..................
49
Tabel 4.8
Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Pengelolaan Arsip Statis di dalam Penyelenggaraan Kearsipan ........................................................................................ 51
Tabel 4.9
Data Hasil Penelitian Pengelolaan Arsip Statis (Y2) ..................... 52
Tabel 4.10
Skor Rangkuman Data Penyelenggaraan Kearsipan ...................... 53
iv
Tabel 4.11
Tabel Kerja Korelasi X1 dengan Y1 .............................................
55
Tabel 4.12
Tabel Kerja Korelasi X2 dengan Y1 .............................................
57
Tabel 4.13
Tabel Kerja Korelasi X1 dengan Y2 .............................................. 59
Tabel 4.14
Tabel Kerja Korelasi X2 dengan Y2 .............................................. 61
Tabel 4.15
Tabel Kerja Korelasi X dengan Y .................................................
Tabel 4.16
Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan
63
Variabel Dependen ......................................................................... 66
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1
Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Prasarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan ......................................................................... 38
Gambar 4.2
Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Sarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan .......................................................................... 42
Gambar 4.3
Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Pengelolaan Arsip Inaktif dalam Penyelenggaraan Kearsipan ...................................................................................... 47
Gambar 4.4
Diagram Lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Pengelolaan Arsip Statis dalam Penyelenggaraan Kearsipan ..................................................................................... 50
Gambar 4.5
Diagram Pencar Hubungan Prasarana Kearsipan dengan
Pengelolaan
Arsip Inaktif ................................................................................ 56 Gambar 4.6
Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Inaktif .......................................................................................... 58
Gambar 4.7
Diagram Pencar Hubungan Prasarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Statis ................................................................................... 60
Gambar 4.8
Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Statis ............................................................................................ 62
vi
ABSTRACT Lembaga kearsipan daerah provinsi berusaha mengemban amanat UndangUndang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan provinsi. Oleh karenanya, lembaga kearsipan daerah provinsi dituntut tidak hanya sekedar menyelenggarakan kearsipan tetapi juga mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan melalui dukungan dan terpenuhinya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan. Kajian Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan merupakan penelitian untuk mengetahui hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Penelitian dilakukan dengan metode survey terhadap 30 lembaga kearsipan daerah provinsi dengan menggunakan kuesioner yang berisi pertanyaan dengan rumusan masalah deskriptif. Permasalahan dituangkan dalam bentuk pertanyaan umum (grand tour question) yaitu adakah hubungan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provisi ? Untuk lebih fokus maka permasalahan pokok tersebut dirinci menjadi beberapa permasalahan khusus dalam bentuk sub pertanyaan (sub questions), sebagai berikut : (1) Adakah hubungan prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif ? (2) Adakah hubungan sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif ? (3) Adakah hubungan prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis ? (4) Adakah hubungan sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis ? (5) Bagaimanakah akuntabilitas keterbukaan arsip dalam penyelenggaraan kearsipan statis di lembaga kearsipan provinsi? Hipotesis penelitian ini dalam bentuk hipotesis nol (Ho) yang dinyatakan dalam kalimat negatif, yaitu ” Tidak ada hubungan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi ”. Hasil pembahasan analisis data dilakukan secara kuantitatif sehingga diperoleh pada kesimpulan, dengan tolok ukur yaitu ada atau tidak adanya hubungan antara variabel X dengan variabel Y untuk N=30 adalah df 30-2 = 28 pada taraf kepercayaan 1 % sebesar 0,478. Hasil perhitungan korelasi memperlihatkan sebagai berikut : vii
(1) Perhitungan korelasi X1 dengan Y1 sebesar 0,56 berarti ada hubungan antara variabel prasarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip inaktif; (2) Perhitungan korelasi X2 dengan Y1 sebesar 0,72 berarti ada hubunan antara variabel sarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip inaktif; (3) Perhitungan korelasi X1 dengan Y2 sebesar 0,69 berarti ada hubungan antara variabel prasarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis; (4) Perhitungan korelasi X2 dengan Y2 sebesar 0,78 berarti ada hubungan antara variabel sarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis; dan (5) Perhitungan korelasi X dengan Y sebesar 0,73 berarti ada hubungan antara varibel standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan
variabel penyelenggaraan
kearsipan. Berdasarkan analisis korelasi r tersebut kiranya dapat terungkap bahwa variabel standardisasi prasarana dan sarana kearsipan mempunyai hubungan dengan variabel penyelenggaraan kearsipan, dimana hasil koefisien korelasi sebesar 0,73 sehingga hipotesis nol (Ho) diajukan sebelumnya ditolak dan tidak dapat dipertahankan karena tidak didukung data empirik. Justru sebaliknya, hipotesis alternatif (Ha) diterima. Artinya, terdapat hubungan antara adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Dengan kata lain adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dapat mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan khususnya pada lembaga kearsipan daerah provinsi. Selanjutnya rekomendasi dari hasil penelitian ini : (1) ANRI selaku penyelenggara kearsipan secara nasional perlu menyusun standardisasi prasarana dan sarana kearsipan yang aplikatif, effectiveness, mudah dimiliki dan diterapkan oleh lembaga kearsipan lainnya; (2) Kebijakan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan sebagai bagian dari pendukung sistem kearsipan nasional harus tetap mengacu kepada Undang-Undang Kearsipan sehingga perlu disosialisasikan secara terus menerus sesuai dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan; dan (3) Dukungan pimpinan lembaga kearsipan untuk menyiapkan dan menyediakan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan melalui terobosan penggunaan alokasi anggaran yang disesuaikan dengan program kerja lembaga
kearsipan
sesuai
dengan
visi
viii
dan
misi
lembaga
kearsipan.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) memerlukan adanya akuntabilitas, transparansi dan partisipasi masyarakat dalam setiap proses keluarnya kebijakan publik. Menurut Karl Deutsch, proses pembuatan kebijakan publik harus dipandang sebagai proses akomodasi dan pelibatan berbagai elemen yang ada dalam masyarakat yang hendak dijadikan sasaran dari kebijakan publik (Fadillah Putra, 2007:67). Konsep ini memberi perhatian lebih pada aspek kontrol arus informasi yang ada dan bagaimana memperlakukan arus informasi yang datang dari berbagai sumber. Ketersediaan dan kemudahan akses informasi yang transparan, dan terpenuhinya kebutuhan informasi bagi publik guna mendapatkan informasi dari berbagai sumber yang terpercaya mengenai penyelenggaraan negara merupakan upaya untuk meningkatkan akuntabilitas publik dari kinerja lembaga negara dan badan pemerintah. Dengan demikian, lembaga negara dan badan pemerintah selaku penyelenggara negara, perlu proaktif memberikan informasi yang obyektif, akurat, dan lengkap sebagai bentuk akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pemerintahannya. Semua data yang terekam dari kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dalam bentuk arsip merupakan objek materi informasi yang harus terdokumentasikan dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menghasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Agar informasi yang terdokumentasikan dapat dipertanggungjawabkan maka perlu ada peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan sebagai upaya mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 24 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan , pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang di dukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Kemudian dalam Pasal 5 ayat (2) Undang-Undang Kearsipan disebutkan penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.
Dengan demikian, lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan selaku pencipta arsip yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dinyatakan dalam Pasal 1 nomor 19 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan juga lembaga kearsipan perlu membangun sistem pengelolaan arsip yang menjamin keabsahan, akurasi, objektivitas dan ketepatan waktu pada saat penyampaian informasi. Itu artinya, arsip memerlukan sistem pengelolaan yang spesifik . Menurut Mary F. Robek dan Gerald F. Brown (1987; 69-71), sistem pengelolaan arsip memerlukan tiga unsur dasar dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan. Ketiga unsur tersebut meliputi: in-put berupa informasi, prasarana dan sarana, SDM, dan biaya, sementara proses pengolahan (proccessing) yang mencakup daur hidup arsip, kemudian out-put menghasilkan informasi yang siap disajikan bagi pengguna informasi. Dengan demikian, untuk mencapai penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu perlu dukungan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar kearsipan dalam melakukan pengelolaan arsipnya, baik pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Oleh karenanya, pemerintah melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (selanjutnya disingkat ANRI) sebagaimana yang diamanatkan Pasal 6 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan secara nasional melalui penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip. Penetapan kebijakan kearsipan nasional termasuk pula didalamnya bidang prasarana dan sarana kearsipan. Selama ini dalam rangka terciptanya standardisasi di bidang prasarana dan sarana kearsipan, ANRI telah mengeluarkan beberapa kebijakan kearsipan nasional di bidang prasarana dan sarana kearsipan, antara lain melalui Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas Untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip, dan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. 2
Adanya standardisasi di bidang prasarana dan sarana kearsipan diharapkan menjadi acuan bagi pencipta arsip dan lembaga kearsipan dalam melakukan pengelolaan arsipnya. Bagi pencipta arsip, adanya prasarana dan sarana kearsipan tentunya akan membantu dalam melakukan pekerjaan pengelolaan arsip dinamis. Sementara bagi lembaga kearsipan, adanya prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar tentunya diharapkan berdampak terhadap pengelolaan arsip statis yang menjadi kewajibannya, maupun pengelolaan arsip inaktif sesuai dengan cakupan wilayah kewenangannya yang telah di atur dalam Undang-Undang. Dengan demikian, setiap lembaga kearsipan membutuhkan prasarana dan sarana kearsipan tidak hanya untuk keperluan pengelolaan arsip statis tetapi juga untuk pengelolaan arsip inaktif. Kedua kegiatan ini membutuhkan prasarana dan sarana kearsipan yang berbeda satu sama lainnya sehingga pemenuhan terhadap kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan oleh lembaga kearsipan harus menjadi prioritas demi keberlangsungan penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan lembaga kearsipan. Dalam Pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan selain ANRI yang dimaksud adalah arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi. Bagi arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota meskipun ada reorganisasi fungsi dan tugas dengan urusan lain ( seperti: perpustakaan,
informasi maupun komunikasi) pasca pemberlakuan
Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah seharusnya tidak mengurangi prasarana dan sarana kearsipan yang telah ada sebelumnya, mengingat fungsi dan tugas maupun tanggungjawabnya di bidang kearsipan tidak berubah atau hilang. Fungsi, tugas dan tanggungjawab lembaga kearsipan daerah baik yang ada di provinsi dan kabupaten/kota tetap ada, yaitu mengelola arsip statis dan mengelola arsip inaktif di lingkungannya masing-masing. Itu artinya, keberadaan prasarana dan sarana kearsipan tetap melekat dengan fungsi, tugas dan tanggungjawab pada lembaga kearsipan daerah. Berbeda dengan arsip perguruan tinggi, yang keberadaannya sebagai lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi masih baru atau bahkan belum semua perguruan tinggi negeri (PTN) membentuk arsip perguruan tingginya. Adanya penambahan fungsi, tugas dan kewajiban perguruan tinggi untuk mengelola arsip statis merupakan amanat Pasal 27 ayat (4) Undang-Undang Kearsipan, sehingga arsip perguruan tinggi
3
dimungkinkan belum dimilikinya prasarana dan sarana kearsipan khususnya untuk pengelolaan arsip statis. Dengan demikian, saat ini seyogyanya lembaga kearsipan daerah dalam melaksanakan fungsi, tugas dan tanggungjawabnya di bidang penyelenggaraan kearsipan telah di dukung oleh prasarana dan sarana kearsipan yang memadai dan/atau telah memenuhi standar yang dikeluarkan oleh ANRI, baik untuk menunjang dalam pengelolaan arsip statis maupun pengelolaan arsip inaktif. Namun dalam Profil Lembaga Kearsipan Daerah yang diterbitkan ANRI pada tahun 2007 (data sebelum berlakunya Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah) yang seharusnya memperlihatkan kemandirian pemerintah daerah dalam menyelenggarakan kearsipan di provinsi dan kabupaten/kota, pada kenyataannya justru memperlihatkan bahwa sebagian besar lembaga kearsipan daerah provinsi belum didukung oleh adanya prasarana kearsipan yang memenuhi standar, yaitu sesuai Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Tempat Penyimpanan Arsip Inaktif, baik itu mengenai spesifikasi bangunan gedung maupun layaknya tidaknya bangunan tersebut untuk tempat menyimpan arsip inaktif dan menyimpan arsip statis. Sementara
untuk
sarana kearsipan, sebagian besar umumnya telah dimiliki oleh lembaga kearsipan, sarana kearsipan yang dimilikinya tersebut telah memenuhi standar sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Guide dan Folder Arsip, serta Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip. Namun demikian masih banyak pula lembaga kearsipan daerah provinsi yang belum memenuhi standar dalam
melakukan penyimpanan fisik arsip, sebagaimana yang dituangkan dalam
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.
4
Tabel 1.1. Keberadaan Prasarana dan Sarana Kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi
NO
1. a.
ITEM
JUMLAH PROVINSI
a. Prasarana Kearsipan:
18 Provinsi
Gedung/tempat penyimpanan arsip inaktif
b.
b. Prasarana Kearsipan:
c.
14 Provinsi
Gedung/ tempat penyimpanan arsip statis
d. e.
2.
a. Sarana pengelolaan arsip inaktif
21 Provinsi
b. Sarana pengelolaan arsip statis
24 Provinsi
Sumber : ANRI, data yang telah diolah (2007)
Kondisi data di atas tentunya sangat prihatin sebab masih ada lembaga kearsipan daerah provinsi yang belum memiliki prasarana dan sarana kearsipan, baik itu dalam rangka pengelolaan arsip inaktif maupun pengelolaan arsip statis. Terpenuhinya kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar khususnya di lembaga kearsipan daerah provinsi diyakini dapat mendukung keberhasilan penyelenggaraan kearsipan, baik itu dalam pengelolaan arsip statis maupun pengelolaan arsip inaktif. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi diharapkan dapat diikuti oleh lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota dalam menyelenggarakan kearsipan di wilayah kabupaten/kotanya. Bahkan masih terdapat 3 (tiga) provinsi yang keberadaan nomenklatur lembaga kearsipannya bernama kantor dan bukan badan, itu artinya kepala lembaga kearsipan daerah provinsi tersebut masih dipimpin oleh pejabat struktural setingkat eselonering III. Hal ini tentunya mempengaruhi pengambilan kebijakan di bidang kearsipan di lingkup wilayahnya masing-masing, terutama dengan bertambahnya fungsi dan tugas lembaga kearsipan daerah provinsi semenjak diberikannya kewenangan untuk mengelola kearsipan
5
secara otonom, terlebih ada lembaga kearsipan daerah provinsi yang fungsi dan tugasnya juga digabung dengan fungsi dan tugas lembaga perpustakaan daerah provinsi. Dengan latar belakang pemikiran di atas, ANRI selaku lembaga yang diberi tanggung jawab sebagai penyelenggara kearsipan secara nasional, bertanggung jawab untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional, salah satunya melalui penetapan kebijakan di bidang prasarana dan sarana kearsipan, termasuk mengatur standar kualitas dan spesifikasi dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana yang diamanatkan Pasal 6 ayat (6) Undang-Undang Kearsipan maka ANRI melakukan penelitian dan pengembangan kearsipan dalam bentuk kajian mengenai perlu atau tidaknya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan, khususnya yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.
B. Permasalahan Lembaga kearsipan daerah provinsi berusaha mengemban amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan provinsi. Oleh karenanya, lembaga kearsipan daerah provinsi dituntut tidak hanya sekedar menyelenggarakan kearsipan tetapi juga mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan melalui dukungan dan terpenuhinya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan. Melihat kondisi riil di lapangan, bahwa prasarana dan sarana kearsipan ternyata masih minim dan belum semuanya terpenuhi dan dimiliki oleh lembaga kearsipan, terlebih apabila dikaitkan dengan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan maka kekhawatiran tidak optimalnya penyelenggaraan kearsipan provinsi bisa jadi menjadi kenyataan, dan ini berdampak pula terhadap kinerja lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang menjadi wilayah binaan lembaga kearsipan daerah provinsi. Minimnya prasarana dan sarana kearsipan memperlihatkan kurang pedulinya pemerintahan daerah provinsi sebagai penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan provinsi, masih ada anggapan bahwa penyelenggaraan kearsipan di pandang ’sebelah mata’, dan belum menjadi prioritas sehingga kebutuhan prasarana dan sarana di lembaga kearsipan
daerah
provinsi
cenderung
tidak
terpenuhi.
Kurang
optimalnya
penyelenggaraan kearsipan diakibatkan oleh lemahnya kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi, hal ini dikarenakan lembaga kearsipan daerah provinsi tidak di dukung oleh adanya prasarana dan sarana kearsipan. Selain itu, belum optimalnya penyelenggaraan 6
kearsipan
bisa
jadi
dikarenakan
ketidakmampuan
lembaga
kearsipan
daerah
menindaklanjuti kebijakan-kebijakan di bidang prasarana dan sarana kearsipan. Meskipun demikian, pendapat di atas belum sepenuhnya benar, mengingat beberapa faktor lain seperti pembinaan, pengembangan sumber daya manusia, dan organisasi/kelembagaab turut pula mempengaruhi kinerja lembaga kearsipan. Pandangan tersebut di dukung oleh beberapa hasil kajian penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI, setidaknya memperlihatkan bahwa terdapat banyak faktor yang mempengaruhi kinerja lembaga kearsipan selain dukungan adanya prasarana dan sarana kearsipan. Namun tidak bisa diabaikan pula, bahwa untuk mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dalam penjelasan Pasal 3 huruf h bahwa untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, adalah melalui penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsipnya. Dari penjelasan di atas, memperlihatkan pentingnya prasarana dan sarana kearsipan yang memadai dan tersedia di lembaga kearsipan telah memegang peran dalam penyelenggaraan kearsipan. Itu artinya, adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan diharapkan kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung optimal .
C. Pertanyaan Penelitian Standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dilaksanakan untuk memberikan dukungan terhadap penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh, oleh karenanya kajian ini bukan mengatur standar kualitas tetapi melihat tersedianya pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar dan dimiliki oleh lembaga kearsipan daerah provinsi. Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi ini menjadikan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan sebagai variabel independen dan penyelenggaraan kearsipan sebagai variabel dependen. Rumusan masalah assosiatif dalam bentuk pertanyaan umum (grand tour question), yaitu “ Apakah ada hubungan antara
7
standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi ?” Untuk lebih fokus kepada permasalahan maka pertanyaan umum tersebut diuraikan menjadi beberapa sub pertanyaan (sub question) sebagai berikut : 1. Apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi ? 2. Apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi ? 3. Apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ? 4. Apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?
D. Tujuan Penelitian Tujuan umum penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah ada hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan, adapun tujuan khusus penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi; 2. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif di lembaga kearsipan daerah provinsi; 3. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi; 4. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi;
E. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini menjadi masukan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) penyelenggaraan kearsipan, yaitu : 1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional yang mempunyai kewenangan untuk menetapkan kebijakan kearsipan di bidang prasarana dan sarana kearsipan; 2. Arsip daerah provinsi selaku lembaga kearsipan daerah provinsi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan provinsi; 8
3. Arsip daerah kabupaten/kota selaku lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota yang menjadi binaan arsip daerah provinsi; 4. Arsip perguruan tinggi selaku lembaga kearsipan perguruan tinggi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
F. Keterbatasan Penelitian 1. Penelitian ini hanya memotret perlunya pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar dan belum mengatur standar kualitas dan spesifikasinya ; 2. Penelitian ini hanya memotret pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan yang memenuhi standar di lembaga kearsipan daerah provinsi, dan belum mewakili lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota maupun lembaga kearsipan perguruan tinggi; 3. Responden penelitian hanya diwakili oleh penanggungjawab pengelola arsip di lembaga kearsipan daerah provinsi, dan belum dapat mewakili semua pengelola arsip dalam setiap kegiatan kearsipan dinamis dan kearsipan statis;
G. Sistematika Penelitian Guna mempermudah pembahasan dan pemahaman terhadap kajian ini maka sistematika penulisan hasil kajian terdiri dari beberapa bab, yang meliputi ; Bab I Pendahuluan, yang berisi latar belakang, permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, keterbatasan penelitian, dan sistematika penelitian. Bab II Kerangka Konseptual dan Hipotesis, berisi tentang konsep-kosep mengenai arsip, standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, penyelenggaraan kearsipan baik pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis, dan juga lembaga kearsipan. Bab III Metodologi, menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan metode penelitian, meliputi : jenis penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel, lokasi penelitian, definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, dan teknik analisis data
9
Bab IV Analisis dan Pembahasan Penelitian, membahas hasil kajian, baik itu variabel independen dan variabel independen, serta hubungan dari kedua variabel tersebut. Bab V Penutup, terdiri dari kesimpulan dan rekomendasi dari hasil penelitian .
10
BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS A. Pengertian Arsip Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya. Sebagai memori, arsip memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi, serta menjadi bahan akuntabilitas dari organisasi yang memilikinya. Itu artinya, arsip merupakan sumber informasi yang objektif, akurat, dan lengkap. Menurut Walne (ed) arsip adalah informasi yang terekam (dokumen) apapun bentuk atau mediumnya, dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi, institusi atau individu menurut kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi kegiatan (1988: 56). Pemahaman ini serupa dengan rumusan arsip menurut ISO 15489-1 (Records Management-Part 1: General), arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis (information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of bussiness).
Berdasarkan
definisinya, arsip tidak hanya sekedar di ingat (memorized) tetapi mengandung informasi yang tertulis (written down) . Konsep tertulis mencakup berbagai macam metode perekaman, antara lain dengan menggunakan tulisan tangan, mesin ketik, komputer, fotografi, rekaman suara, rekaman video, film dan lain-lain. Menurut Saffady (2002: 1) arsip dapat mengandung suatu informasi terekam dalam semua format pada media apapun dan dengan menggunakan metode apapun baik secara manual ataupun terotomasi. Sementara menurut Lundgren dan Lundgren dalam bukunya Records management in The Computer Age, arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali (1989: 4) . Demikian pula pendapat Robek (1987: 4) yang menyatakan bahwa arsip merupakan informasi yang terekam tanpa memperdulikan media rekamnya. Dari pemahaman di atas dapat ditarik beberapa pemahaman dasar. Pertama, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian; Kedua, arsip harus disimpan di dalam bentuk atau media yang nyata (tangible); dan, Ketiga, arsip harus diketemukan kembali (retriavable) baik itu secara fisik maupun informasinya. Kemajuan teknologi 11
modern pada akhirnya menempatkan arsip tidak lagi diartikan hanya pada aspek fisiknya tetapi lebih melekat kepada fungsi organiknya, atau dengan kata lain lebih mengedepankan arsip sebagai sumber informasi tanpa mengabaikan media rekamnya. Dengan demikian pengertian arsip dapatlah dirumuskan sebagai informasi yang tercipta atau diterima dan merupakan bukti dari suatu peristiwa dan aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara individu atau organisasi dengan pihak lain yang memuat sumber informasi tentang orang, organisasi, peristiwa dan tempat-tempat tertentu. Konsep arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi, dengan demikian beralih menjadi sumber informasi yang penting.
B. Prasarana dan Sarana Kearsipan Prasarana dan sarana merupakan semua bentuk perantara yang dapat menunjang dan mendukung kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Moenir (1992, 119) prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses, sementara sarana segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan. Dalam sarana lebih menekankan kepada sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat untuk mencapai maksud dan tujuan. Dengan demikian prasarana dan sarana memegang peran penting dalam kelancaran pekerjaan. Penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu proses keseluruhan kegiatan pengelolaan arsip memerlukan dukungan prasarana dan sarana kearsipan, tidak hanya kepentingan pencipta arsip tetapi juga lembaga kearsipan. Prasarana merupakan fasilitas yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip, sedangkan sarana merupakan keseluruhan peralatan yang digunakan secara langsung dalam pengelolaan arsip. Dalam prasarana, fasilitas pokok yang harus tersedia adalah gedung sebagai kantor maupun tempat penyimpanan arsip. Gedung merupakan persyaratan yang harus dipenuhi agar lembaga kearsipan dapat berjalan dengan efektif. Standar gedung penyimpanan arsip yang harus dipenuhi menurut Cox (1992; 42) diantaranya meliputi : pemilihan lokasi gedung, konstruksi bangunan, dan juga perlengkapan gedung. Khusus perlengkapan gedung tentunya terkait dengan fasilitas kelengkapan suatu gedung dalam mengantisipasi kerusakan arsip, yaitu kelayakan sistem keamanan, pengendalian atas lingkungan (kelembaban dan suhu udara), air conditioner, relatif humidity, kualitas udara, dan
12
masuknya cahaya sinar ultraviolet, ancaman bahaya kebakaran dan banjir, serta juga kesalahan penanganan yang dilakukan oleh manusia. Sementara Michael Duchein (1988; 26), menyebutkan beberapa prinsip dasar dan fundamen untuk membangun gedung arsip , diantaranya mempunyai tempat yang berfungsi untuk : (a)
Pemeliharaan arsip yang meliputi pengamanan secara lengkap dari bahaya kebakaran, kelembaban, serangga, cahaya yang berlebihan, pencurian dan sejenisnya;
(b)
Produk arsip yang dimanfaatkan oleh pengguna, baik itu pembuatan daftar, pembungkusan dan pelabelan, katalog dan inventaris, ruang baca, dan ruang informasi publik;
(c)
Perbaikan arsip yang mengalami kerusakan;
(d)
Pengalihmediaan arsip.
Fasilitas lain yang dijadikan kriteria untuk prasarana gedung penyimpanan arsip selain lokasi gedung dan konstruksi gedung adalahi kelayakan sistem keamanan, pengendalian atas lingkungan (suhu udara dan kelembaban), tersedianya lahan parkir (terutama untuk pengangkutan dan bongkar muat arsip), kemudahan jalan masuk menuju lokasi, dan tersedianya alat komunikasi (Jay Kennedy; 1998, 260). Selain itu, Duchein juga menyebutkan ada dua tipe bangunan arsip : Pertama, gedung untuk pemeliharaan arsip permanen yang bernilai sejarah; dan Kedua, gedung untuk penyimpanan arsip sebelum arsip tersebut dimusnahkan (1988; 25). Dengan demikian gedung penyimpanan arsip dapat disesuaikan dengan jenis arsip yang akan disimpannya. Gedung untuk menyimpan arsip statis dinamakan depo,.sedangkan untuk menyimpan arsip inaktif dinamakan dengan records centre. Kedua bangunan gedung ini dengan sendirinya harus tersedia di lembaga kearsipan daerah, karena pada lembaga kearsipan daerah mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab tidak hanya mengelola arsip statis tetapi juga mengelola arsip inaktif yang retensi arsipnya sekurang-kurangnya lebih dari 10 tahun. Menurut Sulistyo Basuki (2008: 287-293), pemilihan terhadap fasilitas gedung atau tempat penyimpanan arsip inaktif terdapat tiga pilihan, yaitu : (2) Menggunakan ruang yang ada dan bukan ruang kantor sehingga memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip inaktif; (3) Mendirikan ruang gedung; 13
(4) Menggunakan jasa commercial records centre yang sepenuhnya dikelola oleh jasa swasta. Pengelolaan arsip inaktif ini seyogyanya menjadi tanggung jawab pencipta arsip, sehingga lokasi tempat penyimpanan arsip inaktif bisa berada dalam lingkungan sendiri ataupun terpisah dengan gedung kantor. Pada lembaga kearsipan yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab mengelola arsip inaktif mau tidak mau harus mempersiapkan prasarana gedung penyimpanan arsip inaktif yang terpisah dengan gedung penyimpanan arsip statis. Gedung penyimpanan arsip statis perlu dibangun secara khusus karena keberadaan gedung ini bertujuan tidak hanya sekedar menyimpan saja tetapi juga melestarikan arsiparsip yang disimpannya sepanjang masa. Kriteria dan spesifikasi khusus terhadap bangunannya sudah tentu harus berbeda dengan prasarana atau gedung penyimpanan arsip inaktif, karena biar bagaimanapun juga tujuan pemeliharaan dan penyimpanan antara arsip inaktif dengan arsip statis berbeda. Selain penyimpanan arsip yang terpisah antara arsip inaktif dan arsip statis, perlu juga tempat penyimpanan arsip yang dikelompokkan berdasarkan media simpan arsipnya. Pemisahan tempat ini terkait dengan daya tahan arsip media kertas dengan media non kertas yang memerlukan pengaturan suhu dan kelembaban yang berbeda. Untuk arsiparsip non kertas (seperti kaset, film, foto, video, microfilm dan sejenisnya) tentunya memerlukan tempat ruang khusus. Secara spesifik, gedung penyimpanan arsip sebagai prasarana kearsipan sangat mempertimbangkan kondisi lingkungan, pengamanan dan cara memproteksi dari medi arsip yang dikelolanya. Dalam hal sarana kearsipan, fasilitas atau peralatan kearsipan yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan pada saat mengelola arsipnya, terutama penyesuaian terhadap ukuran ruang yang tersedia (compatibility). Faktor ini sangat menunjang efektivitas penyimpanan dan penataan serta temu balik arsip Hal lain yang menjadi pertimbangan untuk menentukan penggunaan sarana kearsipan adalah bahwa penggunaan sarana tersebut membantu memudahkan untuk penemuan kembali arsipnya (easy of acces). Selain itu juga, penentuan sarana kearsipan baik itu untuk mengelola arsip inaktif dan mengelola arsip statis di lembaga kearsipan daerah perlu mempertimbangkan faktor keamanan dan biaya peralatan sarana kearsipan. Faktor keamanan yang dimaksud terkait penyalahgunaan oleh pihak lain yang diakibatkan tidak memadainya sarana kearsipan yang dimilikinya. 14
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih dan menggunakan peralatan arsip (Suzan S. Diamond; 1983, 78), yaitu : 1. Frekuensi akses (acces frequency); 2. Kecepatan penemuan kembali (retrieval speed); 3. Pertimbangan struktural (structural consideration) Menurut Patricia E. Wallace (1992; 120), dalam kegiatan penyimpanan arsip terdapat unsur perlengkapan sebagai hardware dan software. Sementara Suzan S. Diamond menyebutkan istilah unsur perlengkapan ini dengan filing equipment. (1983; 16). Meskipun menggunakan istilah yang berbeda namun contoh-contoh perlengkapan yang diberikan oleh keduanya hampir sama, seperti vertical filing cabinet, lateral filing cabinet, rak statis terbuka (open shelf filing), rak mobile (compactible filing), boks arsip dan sejenisnya.. Dengan demikian dukungan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana yang telah dijabarkan di atas memegang peranan penting dalam kelancaran penyelenggaraan kearsipan.
C. Standardisasi Standar adalah suatu spesifikasi teknis atau sesuatu yang diberlakukan sebagai patokan dalam melakukan kegiatan berdasarkan konsensus semua pihak terkait dengan memperhatikan syarat-syarat tertentu. Syarat-syarat yang dimaksud utamanya masalah kesehatan, keamanan, keselamatan, lingkungan, perkembangan IPTEK, perkembangan masa kini dan mendatang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya. Konsensus
yang
dimaksud
adalah
kesepakatan-kesepakatan
yang
telah
didokumentasikan yang didalamnya termasuk mengenai spesifikasi teknis, kriteria yang akurat dan digunakan sebagai peraturan. Menurut Mc Leod (2003: 6), tujuan adanya standar adalah : a. Peningkatan mutu dan kesesuain produk; b. Menjamin kesehatan, keamanan dan perlindungan bagi yang mengelolanya; c. Penyederhanaan perancangan produk, serta; d. Peningkatan efisiensi dan kemudahan dalam pemeliharaan. Dengan demikian standar dituangkan dalam bentuk dokumen tertulis, yang naskah utamanya berisi ketentuan-ketentuan yang menunjukkan persyaratan yang perlu ditaati dan secara umum tidak bertentangan dengan standar yang lain, dengan kata lain standar 15
merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk suatu produk agar selalu memberikan kepuasan dan keamanan bagi penggunanya. Menurut Badan Standardisasi Nasional (BSN), standar merupakan dokumen berisi ketentuan teknis (aturan, pedoman dan sejenisnya) dari suatu kegiatan atau hasilnya dirumuskan secara konsensus dan ditetapkan oleh instansi terkait dengan tujuan mencapai keteraturan yang optimal. Sementara istilah standardisasi adalah penyesuaian terhadap bentuk baik itu ukuran, kualitas, dan nilai dengan standar atau pedoman yang telah ditetapkan. Standardisasi mempunyai ruang lingkup nasional dan internasional. Dalam perangkat pelaksanaan tugas kepemerintahan dikenal dengan nama NSPM (Norma, Standar, Pedoman dan Manual). Keempat aspek tersebut berada pada jenjang yang berbeda. Badan Litbang Departemen Perhubungan (2005) memberikan definisi sebagai berikut : 1. Norma adalah aturan/ketentuan yang mengikat sebagai panduan atau pengendalian dalam melaksanakan kegiatan; 2. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang diberlakukan sebagai patokan dalam melakukan kegiatan; 3. Pedoman adalah acuan yang bersifat umum yang harus dijabarkan lebih lanjut dan dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kemampuan daerah/instansi setempat; 4. Manual adalah acuan operasional yang penerapannya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik setempat. Sementara untuk yang internasional ditetapkan oleh assosiasi global yang terdiri dari badan-badan standardisasi nasional dan pihak Non Goverment Organization (NGO). Kegiatan pokok ISO ini adalah menghasilkan kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional. Standar internasional di bidang kearsipan adalah ISO 15489-1:2001 tentang Information and Documentation- Records Management. Standar ini mengatur pengelolaan arsip agar memenuhi persyaratan yang dituntut ’sistem mutu’. Dalam konsep manajemen mutu, persyaratan mutu ini merupakan persyaratan, dimana pengelolaan arsip harus memenuhi karakteristik dari suatu arsip, yaitu: authenticity, reliability, integrity, dan useability. Dalam sistem manajemen mutu, norma, standar, pedoman, dan manual, termasuk juga prosedur kerja merupakan instrumen pendukung dari pelaksanaan kegiatan. Sebagai instrumen pendukung dalam format perangkat lunak (software), dan bukan perangkat keras (hardware). 16
Dengan demikian, standardisasi prasarana dan sarana kearsipan berarti tidak hanya penentuan standar spesifikasi prasarana dan sarana pendukung pengelolaan arsip, tetapi juga standar terpenuhinya persyaratan minimal yang memadai terutama dalam melakukan pengadaan dan perawatan guna menjamin kualitas pengelolaan arsip. Itu berarti, standardisasi sebagai unsur pendukung pengelolaan arsip mempunyai peranan penting dalam mengoptimalisasi pendayagunaan sumber daya yang ada.
D. Penyelenggaraan Kearsipan Kompleksnya tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebabkan suatu arsip memerlukan pengelolaan dari sejak arsip tersebut diciptakan, digunakan sampai dengan proses penyusutannya ataupun pemeliharaan dan perawatan pada saat disimpan menjadi arsip statis. Pengelolaan arsip berkaitan erat dengan kualitas arsip terutama menyangkut akurasi, reliabilitas, dan integritasnya. Menurut Penn (1992: 6), untuk mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan maka diperlukan suatu manajemen kearsipan yang memiliki fungsi : a. mengontrol kualitas dan kuantitas arsip yang diciptakan dan atau diterima; b. mengelola secara efektif arsip yang ada sehingga mampu melayani kebutuhan organisasi akan informasi; c. menyelenggarakan proses penilaian dan penyusutan arsip yang tidak lagi dibutuhkan oleh organisasi. Berdasarkan fungsi kegunaannya, arsip mempunyai peran yang dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh pencipta arsip, karena masih dibutuhkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Sementara, arsip statis memiliki pengertian berbeda dengan arsip dinamis. Arsip statis merupakan akumulasi arsip inaktif yang diserahkan oleh pencipta arsip ke lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis merupakan siklus berikutnya dari penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan sepenuhnya oleh lembaga kearsipan. Menurut Jeannette White Ford, bahwa terciptanya kualitas arsip statis sangat tergantung dari arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi. Berarti, pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis satu sama lain tidak bisa dipisahkan karena merupakan proses yang berkesinambungan (1990: 59). Dengan demikian dalam konteks
17
penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaan arsipnya menggunakan dua kegiatan fungsional, yaitu : 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk menyediakan kebutuhan organisasi selaku pencipta arsip yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Arsip dinamis di lihat dari frekuensi penggunaannya dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang langsung dan terus menerus dibutuhkan dalam penyelenggaraan administrasi, sementara arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah semakin berkurang. Pengelolaan arsip dinamis dalam ISO 15489-2 (Records
Management-
Part 2: Guidelines) merupakan proses pengelolaan arsip
yang
meliputi
kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan, identifikasi status, penyimpanan, Dalam pengelolaan arsip dinamis, sebagaimana penjelasan Pasal 23 huruf a dan Pasal 25 huruf a Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam rangka efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di pemerintahan daerah provinsi maka arsip daerah provinsi hanya bertugas mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan penyelengara pemerintahan daerah, baik provinsi dan kabupaten/kota. Dengan demikian, lembaga
kearsipan
daerah
provinsi
dan
lembaga
kearsipan
daerah
kabupaten/kota juga melaksanakan tugas pengelolaan arsip inaktif. Pengelolaan arsip inaktif yang dimaksud merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis. Oleh karenanya dalam daur hidup arsip, pengelolaan arsip inaktif ini berada pada tahap penyusutan khususnya ketika pemindahan arsip inaktif dilakukan. Pada tahap ini arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang dipindahkan ke pusat arsip (records center). Prosedur pengelolaan arsip inaktif meliputi; a. Pemindahan arsip, mulai dari penentuan arsip inaktif mulai dipindahkan, menyiapkan arsip yang akan dipindahkan, menyiapkan ruang simpan, dan menerima arsip;
18
b. Penataan dan penyimpanan, mulai dari pemeriksaan, pendeskripsian, penyortiran, penataan dalam boks arsip, dan pembuatan daftar arsip; c. Pelayanan arsip, melakukan layanan permintaan peminjaman arsip, pengendalian arsip yang dipinjam, dan menyimpan kembali; d. Pemusnahan,
mulai
dari
penyeleksian,
pelaksanaan
pemusnahan,
mendokumentasikan pemusnahan, 2. Pengelolaan Arsip Statis Pengelolaan arsip statis merupakan proses kesinambungan di
dalam
penyelenggaraan kearsipan yang dihasilkan dari pengelolaan arsip dinamis. Menurut ISAD/ (G) General International Standardt Archive Description, pengelolaan
arsip
statis
meliputi
kegiatan
akuisisi
(acquisition),
pengolahan (description), perawatan (preventive conservation), pelestarian (restorative/curative conservation), penerbitan naskah sumber (sources publication) dan layanan informasi (information service) . (dalam Djoko Utomo: 2000,3) Keseluruhan
rangkaian
pengelolaan
arsip
statis
bertujuan
untuk
mendayagunakan arsip statis yang diperoleh dari pencipta arsip untuk disajikan secara lengkap dengan mengorganisir segala sumber daya yang dimiliki lembaga kearsipan dengan melakukan penyelamatan dan pelestarian guna menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis, serta menyebarluaskan informasi arsip statis kepada publik. Menurut Jeanette White Ford, bahwa terciptanya kualitas arsip statis sangat tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi (Cox; 1992,59).
Pengelolaan arsip secara keseluruhan merupakan pengendalian
secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip permanen Patricia Wallace (1992:2). Dengan demikian pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis satu sama lain tidak dapat dipisahkan sendiri-sendiri karena merupakan proses yang berkesinambungan dimana kualitas keutuhan yang dihasilkan kepada khalayak umum sangat tergantung kepada kualitas arsip dinamisnya.
19
E. Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan (institusional archives) adalah lembaga yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Keberadaan lembaga kearsipan tidak terlepas dari pentingnya arsip sebagai informasi yang memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) untuk diselamatkan dan dilestarikan bagi kepentingan masyarakat luas. Informasi yang kemudian menjadi arsip statis ini merupakan rekam jejak sekaligus memori kolektif yang terdokumentasikan menjadi khazanah warisan budaya. Menurut TR. Schelenberg (1980; 8), pentingnya pendirian lembaga kearsipan dengan alasan pertimbangan : 1. Kebutuhan praktis dalam meningkatkan administrasi pemerintahan; 2. Kebutuhan budaya dalam menjamin pelestarian arsip sebagai salah satu sumber budaya manusia; 3. Kebutuhan khusus yang berakar pada sejarah perkembangan masyarakat; 4. Kebutuhan resmi dalam menunjang kepentingan administrasi aparatur negara. Lembaga kearsipan bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai informasi yang bernilai berkelanjutan (continuing value) yang diciptakan oleh pencipta arsip, baik itu oleh lembaga negara, badan pemerintah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan serta juga perorangan. Sebagai suatu informasi yang berkelanjutan maka arsip-arsip tersebut perlu disimpan menjadi khazanah arsip yang informasinya digunakan untuk kepentingan masyarakat. Lembaga kearsipan yang didirikan pemerintah bertujuan untuk melestarikan memori kolektif sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional atas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan kepada generasi mendatang.
F. Hipotesis Optimalnya penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaan arsip di lembaga kearsipan daerah tentunya tidak terlepas dari adanya prasarana dan sarana kearsipan yang memadai dan memenuhi standar. Standardisasi prasarana dan sarana kearsipan menjadi salah satu bagian kebutuhan yang menjamin berlangsungnya pengelolaan arsip di lembaga kearsipan daerah provinsi. Berdasarkan asumsi di atas, kondisi nyata di berbagai lembaga kearsipan daerah provinsi dan dikaitkan dengan kerangka konseptual, maka diperlukan hipotesis sebagai 20
jawaban
sementara
terhadap
dikemukakan dalam Bab I.
permasalahan
penelitian
sebagaimana
yang
telah
Dikatakan sementara karena data yang diperoleh belum
berdasarkan data-data empiris. Oleh karenanya hipotesis yang diajukan dalam penelitian ini adalah hipotesis nol (Ho), yaitu pernyataan dalam bentuk kalimat negatif, ” Tidak ada hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi ”
21
BAB III METODOLOGI Bab III ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan metodologi penelitian, meliputi: jenis penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel, lokasi penelitian, definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian dan teknis analisis data.
A. Jenis Penelitian Menurut Sugiyono (2010: 4), jenis metode penelitian dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuan dan tingkat kealamiahan. Penelitian terhadap kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan, ditinjau dari tujuan termasuk penelitian terapan (applied research). Penelitian terapan dilakukan dengan tujuan menerapkan, menguji, dan mengevaluasi kemampuan suatu teori yang diterapkan dalam memecahkan masalah-masalah praktis. Berdasarkan tingkat kealamiahan, penelitian ini menggunakan metode survey karena mendapatkan data dari tempat tertentu yang alamiah dengan menggunakan instrumen kuesioner. Sementara Prasetyo dan Janah (2008: 37), mengelompokkan jenis penelitian selain berdasarkan tujuan juga berdasarkan manfaat, dimensi waktu, dan pengumpulan data. Dalam penelitian terhadap kajian ini dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Manfaat Berdasarkan manfaatnya penelitian ini dapat dikategorikan sebagai
penelitian
terapan (applied research), karena hasil penelitian ini dapat segera dimanfaatkan oleh berbagai stakeholders (pemangku kepentingan), yakni ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional yang merumuskan dan menetapkan kebijakan kearsipan nasional di bidang prasarana dan sarana, lembaga kearsipan daerah provinsi
selaku
penyelenggara
kearsipan
provinsi,
lembaga
kearsipan
kabupaten/kota selaku penyelenggara kearsipan kabupaten/kota dan lembaga kearsipan perguruan tinggi selaku penyelenggara kearsipan perguruan tinggi. 2. Tujuan
22
Berdasarkan tujuannya penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian terapan (applied research), yang mencoba menghubungkan antarvariabel (assosiatif) serta menguji teori yang diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah praktis.. 3. Dimensi Waktu Berdasarkan dimensi waktu maka penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian cross sectional, karena penelitian ini hanya dilakukan dalam rentang waktu tertentu, yakni bulan Maret s.d. November 2011 sesuai program kerja yang telah ditetapkan . 4. Pengumpulan Data Berdasarkan pengumpulan data maka penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian kuantitatif, dengan menggunakan instrumen berupa kuesioner yang berisi pertanyaan dengan struktur baku yang bersifat tertutup kepada responden. Data primer dengan menggunakan kuesioner diperoleh dengan cara survey dari tempat tertentu, selanjutnya ditabulasikan dengan menggunakan skala pengukuran Skala Likert yang dikuantitatifkan dalam bentuk score degan gradasi jawaban.
B. Variabel Penelitian Variabel adalah konstruk atau sifat yang akan dipelajari (Kerlinger dalam Sugiyono, 2008:38), sementara Kidder berpendapat variabel adalah suatu kualitas dimana peneliti mempelajari dan menarik kesimpulan darinya (Sugiyono, 2008:38). Dengan demikian variabel penelitian merupakan suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Dalam penelitian ini, untuk lebih jelasnya dapat di lihat dalam tabel 3.1.
23
Tabel 3.1 Variabel Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan
] PENELITIAN
VARIBAEL
INDIKATOR
PENELITIAN
INDEPENDEN:
JUMLAH
NO.
PERTANYAAN
PERTYAAN
a. Prasarana pengelolaan arsip inaktif
6 butir
1-6
Prasarana dan Sarana
b. Prasarana pengelolaan arsiip
8 butir
7-14
Kearsipan
c. Sarana pengelolaan arsip inaktif
5 butir
15-19
Standardisasi statis
Kajian d Sarana pengelolaan arsip statis
Standardisasi Prasarana dan
7 butir
Sarana
20-26
Kearsipan Dalam
DEPENDEN :
Mendukung
Penyelenggaraan
Penyelenggar
Kearsipan
aan
a. Pengelolaan Arsip Inaktif
8 butir
27- 34
6 butir
35 - 40
b. Pengolahan Arsip Statis
Kearsipan di Lembaga kearsipan daerah provinsi
Dalam penelitian ini menggunakan 2 (dua ) variabel yaitu : 1. Variabel Independen (bebas), yaitu variabel yang mempengaruhi atau sebab adanya perubahan atau timbulnya variabel dependen .
Variabel
menjadi yang
dimaksud dalam penelitian ini adalah standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, yang mempunyai 2 (dua) indikator yang akan di ukur, yaitu : a. Prasarana Kearsipan; b. Sarana Kearsipan; 2. Variabel Dependen (output/keluaran), yaitu variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat karena adanya variabel independen. Variabel dalam penelitian ini adalah penyelenggaraan kearsipan, adapun indikator yang akan di ukur adalah : a. Pengelolaan arsip inaktif, dan; 24
b. Pengelolaan arsip statis
Pola pikir yang memperlihatkan hubungan antarvariabel di atas menjadikan penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian korelasional. Menurut Yatim Rianto (2001: 27), penelitian korelasional akan melihat hubungan antara variabel atau beberapa variabel dengan variabel lain. Dalam penelitian korelasi berusaha mengetahui tinggi rendahnya hubungan, penelitian korelasional dalam kajian ini menggunakan paradigma ganda dengan dua variabel independen (X1 dan X2) dan dua variabel dependen (Y1 dan Y2). r1
X1
Y1 r3
r2 r4
X2
Y2
Keterangan : X1 = variabel independen (prasarana kearsipan)
X2 = variabel independen (sarana kearsipan)
Y1 = variabel dependen (pengelolaan arsip inaktif)
Y2 = variabel dependen (pengelolaan arsip inaktif)
r = korelasi
C. Populasi dan Sampel 1. Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas subjek/ objek
penelitian
yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 1993:57). Populasi dalam penelitian ini adalah yakni Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi selaku penyelenggara kearsipan provinsi yang menjadi subjek penelitian. 2. Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki populasi dan yang akan diteliti. Penarikan sampel dalam penelitian ini menggunakan teknik penarikan sampel nonprobalita (nonprobabilty sampling), dengan cara sampling purposive yaitu teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu, dalam hal ini responden adalah penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan. Jumlah anggota sampel dari populasi sesuai yang dikembangkan Isaac dan Michael (dalam 25
Sugiyono, 2008:86) untuk tingkat kesalahan 1% dengan jumlah N=33 lembaga kearsipan daerah provinsi adalah 30.
D. Lokasi Penelitian Guna mendapatkan data yang alamiah maka penelitian menggunakan metode survey di 30 (tiga puluh) lokasi lembaga kearsipan daerah provinsi, dimana untuk melengkapi persyaratan jumlah sampel akibat keterbatasan waktu dan anggaran maka beberapa sampel diperoleh dengan cara insidental dimana peneliti membagikan kuesioner ke lembaga kearsipan daerah provinsi bersamaan dengan kegiatan yang lain, maupun ketika penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan provinsi datang dan bertemu dengan peneliti di ANRI . Pemilihan responden dilakukan secara ketat hanya kepada orang yang mempunyai tanggugjawab atau diberi wewenang dalam penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi. Lokasi penelitian di 30 lembaga kearsipan daerah provinsi, yang terdiri : NO
NAMA LEMBAGA
1
Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Jawa Tengah
2
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jawa Timur
3
Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Maluku
4
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Riau
5
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kepri
6
Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bangka Belitung
7
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. DKI Jakarta
8
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. DI Jogjakarta
9
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Banten
10
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Tengah
11
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Sumatera Barat
12
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Bengkulu
13
Badan Komunikasi, Informasi, dan Kearsipan Prov. Kalimantan Barat
14
Kantor Arsip Daerah Sumatera Selatan
15
Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Nanggroe Aceh Darusalam
16
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sumatera Utara
17
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Sulawesi Utara 26
18
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Selatan
19
Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Kalimantan Selatan
20
Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. NTB
21
Badan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Timur
22
Badan Arsip Daerah Prov. NTT
23
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Sulawesi Barat
24
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Tengah
25
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Jawa Barat
26
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Lampung
27
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Bali
28
Kantor Perpustakaan dan Arsip Prov. Gorontalo
29
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Papua
30
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Papua Barat
E. Definisi Operasional Definisi operasional merupakan sarana untuk melaksanakan bagaimana cara mengukur suatu variabel. Berdasarkan kerangka konseptual yang telah disampaikan pada Bab II maka dapatlah disusun definisi operasional kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan sebagai berikut: 1. Standardisasi adalah standar terpenuhinya persyaratan minimal yang
memadai dalam
melakukan pengadaan dan perawatan guna menjamin kualitas pekerjaan pengelolaan arsip; 2.
Prasarana
kearsipan
adalah
pendukung
untuk
melakukan
kegiatan
penyelenggaraan kearsipan; 3. Sarana kearsipan adalah alat atau perlengkapan untuk melakukan kegiatan kearsipan; 4.
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
5. Pengelolaan arsip inaktif adalah proses pengendalian arsip dinamis inaktif secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip; 27
6. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional; 7. Lembaga kearsipan daerah provinsi
atau arsip daerah provinsi adalah lembaga
kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
F. Kriteria Pengukuran Berdasarkan definisi operasional yang telah diuraikan di atas, maka dapat dikembangkan kriteria pengukuran terhadap variabel standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan dapat digambarkan seperti tabel berikut ini:
28
Tabel 3.2 Kriteria Pengukuran Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Rangka Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan
Pengukuran Kajianl
Variabel
Indikator
Sumber Data Kategori
Kriteria
- Ya, telah ada prasarana
Angket/
pengelolaan
Kuesione
INDEPENDE
Prasarana
Terpenuhinya
N;
Kearsipan
prasarana
Standardisasi
pengelolaan
Prasarana dan
inaktif
arsip
arsip
inaktif
(skor 4)
r
- Ya, namun belum sesuai (skor
Kajian
Sarana
3)
Standardis
Kearsipan
-
Belum,
namun
asi Kajian
diprogramkan (skor 2)
standardisa
- Belum ada (skor 1),
sudah
si prasarana
Terpenuhinya
- Ya, telah ada prasarana
dan sarana
prasarana
pengelolaan
kearsipan
pengelolaan
dalam
statis
arsip
arsip
inaktif
(skor 4) - Ya, namun belum sesuai (skor
mendukun
3)
g
Sarana
-
penyelengg
Kearsipan
diprogramkan (skor 2)
araan
Belum,
namun
sudah
- Belum ada (skor 1)
kearsipan
Terpenuhinya
di lembaga
sarana pengelolaan
-
kearsipang
arsip inaktif
pengelolaan
katkan
Ya,
telah
ada arsip
sarana inaktif
(skor 4)
pengelolaa n
arsip
- Ya, namun belum sesuai (skor
statisProvi
3)
nsi
a.
-
Belum,
namun
sudah
diprogramkan (skor 2) Terpenuhinya b.
- Belum ada (skor 1)
sarana pengelolaan arsip statis
-
Ya,
telah
ada
pengelolaan arsip statis DEPENDEN
Penyelenggar
sarana (skor
4)
aan
- Ya, namun belum sesuai (skor
29
Kearsipan
3) -
Belum,
namun
Pengelolaan arsip
diprogramkan (skor 2)
inaktif
- Belum ada (skor 1),
sudah
- Ya, pengelolaan arsip inaktif sudah rutin dilakukan (skor 4) - Ya, baru dilaksanakan (skor 3) Pengelolaan arsip
Belum,
namun
sudah
diprogramkan (skor 2)
statis
- Belum pernah (skor 1)
- Ya, pengelolaan arsip statis sudah rutin dilakukan (skor 4) - Ya, baru dilaksanakan (skor 3) -
Belum,
namun
sudah
diprogramkan (skor 2) - Belum pernah (skor 1)
G. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang akan dilakukan dalam penelitian ini, seperti tabel berikut ini:
Tabel 3.3 Pengumpulan Data Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan
Instrumen Pengumpulan
Sumber Data
Data
Kriteria
Cakupan Data
Sumber Data
- tempat penyimpanan Kuesioner
Penanggungjawab
-
Standardisasi
penyelenggaraan
kearsipan
kearsipan provinsi
30
prasarana
- ruang pekerjaan - gedung
- daftar arsip - folder/guide/box - rak -Standardisasi
sarana
kearsipan
- sarana layanan - angkutan mobil boks - peralatan alih media
- penerimaan - penataan - penyimpanan - pemeliharaan - pengamanan - alih media - pemusnahan -Pengelolaan arsip inaktif
- pelayanan
- akuisisi - pengolahan - preservasi - akses
- Pengelolaan arsip statis
H. Instrumen Penelitian Instrumen adalah alat untuk mengumpulkan data. Instrumen yang baik harus valid: dengan tepat mengukur apa yang harus diukur, dan reliabel: hasil pengukuran itu bersifat ajeg/konsisten (Irawan Prasetya, 2004: 26). Untuk mengukur validitas dan reliabilitas instrumen maka dibuatkan dalam bentuk kuesioner yang di susun oleh peneliti dengan mengidentifikasi variabel penelitian, berikut penjabarannya dalam bentuk indikator.
31
Dengan demikian, pertanyaan dalam kuesioner merupakan matrik pengembangan instrumen yang berasal dari variabel penelitian. Kuesioner penelitian bersifat tertutup, karena responden hanya mempunyai jawaban sesuai yang telah ditentukan oleh peneliti. Kuesioner penelitian ini terdiri atas beberapa jenis pertanyaan yang terbagi dalam 2 (dua) variabel , yaitu: a. Kuesioner dengan 26 butir pertanyaan untuk mengukur variabel independen yang meliputi : (1)
indikator standardisasi prasarana kearsipan (14 butir pertanyaan) meliputi : prasarana pengelolaan arsip inaktif dan prasarana pengelolaan arsip statis;
(2)
indikator standardisasi sarana kearsipan (12 butir pertanyaan) meliputi : sarana pengelolaan arsip inaktif dan sarana pengelolaan arsip statis
b. Kuesioner dengan 14 butir pertanyaan untuk mengukur variabel dependen yang meliputi : (1)
indikator pengelolaan arsip inaktif (8 butir pertanyaan) meliputi ; penerimaan arsip inaktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, pengamanan arsip inaktif, alih media arsip, pemusnahan arsip, dan pelayanan arsip inaktif;
(2)
indikator pengelolaan arsip statis (6 butir pertanyaan) yang meliputi akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.
I. Teknik Analisis Data Data yang terkumpul selanjutnya akan di analisis dengan menggunakan analisis statistik korelasi ganda pada taraf kesalahan 1 % = 0,478, data disajikan dalam bentuk diagram lingkar pie tiga dimensi, sementara untuk mengetahui korelasi perhitungannya didukung dengan scatter diagram (diagram pencar) . Analisis ini digunakan untuk mendeskripsikan karakterisitik responden pada masing-masing variabel, sehingga dapat dilihat kecenderungan responden tentang kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan. Rumus Korelasi Ganda (Ry x1x2) :
32
r2 yx 1
r y x1 x2
=
√
+
r2
yx 2 _._
---------------------------------------------------------------------------------------------
1 -r2
Untuk menguji
2 r yx 1 r yx 2 r x1 x2
x1 x2
hipotesis asosiatif dengan dua variabel maka akan di analisis
dengan korelasi ganda, yaitu
Fh =
r2 / k ( 1 – r2 ) / ( n – k – 1)
Penggunaan analisis dengan korelasi ganda dikarenakan dalam penelitian ini menggunakan dua variabel. Semua proses analisis dan pengujian hipotesis dibantu dan didukung dengan Statistical Package for the Social Sciences (SPSS). Selanjutnya hasil analisis assosiatif dapat dirumuskan jawabannya secara kuantitatif.
33
B A B IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN PENELITIAN Kajian Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap 30 lembaga kearsipan daerah provinsi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan provinsi. Hasil penelitian tentang kajian ini mencoba menjawab tujuan penelitian, yaitu mengetahui adakah hubungan antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Dalam Bab IV ini hasil analisis dan pembahasan penelitian, terlebih dahulu
menampilkan korelasi dari masing-masing variabel, yaitu variabel
independen dan variabel dependen dan dilanjutkan dengan korelasi ganda.
A. Variabel Independen Dalam kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan, yang menjadi variabel independen adalah standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan indikatornya meliputi : prasarana kearsipan dan sarana kearsipan
1. Prasarana Kearsipan (X) Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan pada
dimensi prasarana
kearsipan adalah untuk mengetahui apakah ada prasarana kearsipan yang memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan yang dimiliki oleh lembaga kearsipan daerah provinsi. Cakupan data dari indikator prasarana kearsipan ini meliputi tempat penyimpanan, ruang pekerjaan dan gedung. Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 14 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 420 pertanyaan adalah sebagai berikut : -
176 jawaban responden (41,91%) menjawab ya telah ada prasarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
34
-
113 jawaban responden (26,90%) menjawab ya telah ada prasarana kearsipan namun belum sesuai di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
-
52 jawaban responden (12,38%) menjawab belum ada prasarana kearsipan namun sudah diprogramkan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
-
79 jawaban responden (18,81%) menjawab belum ada prasarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan.
Gambar 4.1 Diagram lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Prasarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan
belum ada 79 (18,81%)
ya 176 (41,91%)
belum, namun sudah diprogramkan 52 (12,38%)
ya, namun belum sesuai 113 (26,9%)
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
35
Tabel 4.1 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase Mengenai Indikator Prasarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan
INDIKATOR
JUMLAH JAWABAN
KATEGORI
PERSENTASE (%)
RESPONDEN
Ya
176
41,91
Ya,
113
26,9
52
12,38
Belum ada
79
18,81
JUMLAH
420
100,00
namun belum sesuai
Prasarana
Belum,
namun
Kearsipan
diprogramkan
sudah
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Berdasarkan tabel 4.1. jawaban responden tertinggi sejumlah 176 (41,91%) diberikan ketika responden menjawab ’ya’ telah ada prasarana kearsipan didalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, diikuti jawaban responden sejumlah 113 (26,9%) yang menjawab ’ya, namun belum sesuai’, kemudian jawaban responden sejumlah 79 (18,81%) yang menjawab ’belum ada’, dan terakhir jawaban responden sejumlah 52 (12,38%) yang menjawab ’belum, namun sudah diprogramkan’. Hasil survei dengan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram di atas, maka indikator prasarana kearsipan yang menjawab telah ada di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan (dari jawaban ya dan ya namun belum sesuai) mencapai persentase 36
sejumlah
68,81 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah ada
prasarana kearsipan yang memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan belum/tidak ada prasarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan. Sementara skor untuk prasarana kearsipan (X1), seperti yang tertuang dalam tabel 4.2. Tabel 4.2 Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X1) Skor NO
Total
Skor untuk item nomor 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
1
4
3
4
4
3
4
4
4
1
3
4
3
4
4
49
2
4
2
3
3
3
3
3
3
2
2
2
3
3
3
39
3
4
2
4
4
2
2
2
3
2
2
4
3
4
4
42
4
4
2
2
1
3
3
3
3
1
2
2
3
4
4
37
5
3
2
4
3
3
2
2
3
3
3
3
2
4
4
41
6
2
3
4
4
4
3
3
3
1
3
4
4
4
4
46
7
4
2
4
4
4
1
2
4
4
4
4
4
4
4
49
8
4
3
2
4
3
3
4
3
3
4
3
3
4
4
47
9
2
1
1
3
3
1
1
1
1
3
4
4
4
4
33
10
3
2
1
1
1
1
3
3
1
1
1
1
4
4
27
11
4
4
4
4
4
3
2
3
4
4
4
3
4
4
51
12
3
3
1
1
1
1
1
1
1
3
1
1
3
3
24
13
3
2
3
4
3
3
4
4
2
3
3
3
4
4
45
14
3
3
4
4
3
4
4
4
3
3
4
3
4
4
50
15
3
2
3
4
3
3
2
1
1
3
4
4
4
4
41
16
4
3
4
4
4
2
4
4
4
4
4
3
4
4
52
17
2
1
3
3
3
1
2
3
2
3
4
4
4
4
39
18
3
2
3
3
4
1
3
4
3
4
4
3
4
4
45
19
4
4
4
4
4
4
2
4
1
4
4
4
4
4
51
20
3
2
4
4
1
4
1
1
1
1
3
3
4
1
33
21
4
3
3
4
3
4
3
4
3
4
4
4
4
4
51
22
2
2
2
1
1
1
3
3
2
1
2
1
3
3
27
23
3
2
4
2
4
2
2
2
1
4
4
4
4
4
42
24
4
4
1
4
1
1
2
2
1
1
2
1
1
1
26
25
3
2
4
4
4
4
4
4
3
4
4
3
4
4
51
37
26
4
3
4
4
4
4
4
4
3
4
4
4
4
4
54
27
4
4
4
4
3
4
2
3
4
4
4
4
3
4
51
28
3
1
1
1
1
1
2
1
1
1
1
4
4
4
26
29
1
1
1
3
1
1
1
1
1
1
1
1
4
4
22
30
1
1
4
4
3
3
1
3
3
3
1
1
3
4
35
jml
95
71
90
97
83
70
76
86
63
86
93
88
112
115
1226
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
2. Sarana Kearsipan (X2) Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan pada
dimensi prasarana dan
sarana kearsipan dengan indikator sarana kearsipan adalah untuk mengetahui apakah ada sarana kearsipan yang memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan yang dimiliki oleh lembaga kearsipan daerah provinsi. Cakupan data pada indikator sarana kearsipan ini meliputi : daftar arsip, folder/guide/boks arsip, rak, sarana layanan, angkutan mobil boks, dan peralatan alih media arsip. Hasil survei dari seluruh responden di 30 lembaga kearsipan daerah provinsi dengan 12 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 360 pertanyaan adalah sebagai berikut : -
230 jawaban responden (63,89%) menjawab ya telah ada sarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
-
71 jawaban responden (19,72%) menjawab ya telah ada sarana kearsipan namun belum sesuai di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
-
21 jawaban responden (05,83%) menjawab belum ada sarana kearsipan, namun sudah diprogramkan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
-
38 jawaban responden (10,56%) menjawab belum ada sarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan;
Berdasarkan hasil di atas,
jawaban responden tertinggi sejumlah 230
(63,89%) diberikan ketika responden menjawab ’ya’ telah ada sarana kearsipan 38
didalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan, diikuti sejumlah 71 (19,72%) jawaban responden menjawab ’ya, namun belum sesuai’ , kemudian sejumlah 38 (10,56%) menjawab ’belum ada’, dan terakhir sejumlah 21 (05,83%) menjawab ’belum ada, namun sudah diprogramkan’. Untuk lebih jelasnya hasil tersebut akan ditampilkan dalam bentuk diagram lingkar 4.2 dan tabel 4.3.
Gambar 4.2 Diagram lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Sarana Kearsipan dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan
belum, namun sudah diprogramkan 21 (05,83%)
belum ada 38 (10,56%)
ya 230 (63,89%)
ya, namun belum sesuai 71 (19,72%)
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Tabel 4.3
Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase mengenai Indikator Sarana Kearsipan di dalam Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan
INDIKATOR
KATEGORI
JUMLAH
PERSENTASE (%)
RESPONDEN
Ya
230
39
63,89
Ya,
71
19,72
21
05,83
Belum ada
38
10,56
JUMLAH
360
100,00
namun belum sesuai
Sarana Kearsipan
Belum,
namun
sudah
diprogramkan
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Sementara skor untuk prasarana kearsipan (X2), seperti yang tertuang dalam tabel 4.4. Tabel 4.4 Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X2)
Skor NO
Skor untuk item nomor
Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
48
2
4
2
4
2
4
4
4
4
4
4
2
2
40
3
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
1
4
45
4
4
1
4
3
4
3
4
4
2
3
1
3
36
5
4
4
4
4
4
3
4
3
3
3
3
3
42
6
4
2
4
3
3
4
4
4
3
3
4
3
41
7
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
48
8
4
4
4
3
4
3
4
4
4
4
3
3
44
9
4
4
4
3
4
4
4
4
4
4
1
4
44
10
4
3
3
1
3
4
4
4
4
4
1
4
39
11
4
4
4
4
3
4
4
4
3
4
4
4
46
12
3
4
4
1
3
4
4
3
4
1
1
1
33
13
4
4
4
4
4
3
4
4
4
4
3
2
44
40
14
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
2
3
45
15
4
4
4
4
2
3
4
3
2
3
1
4
38
16
4
4
4
3
4
4
4
4
4
4
3
4
46
17
4
4
4
4
4
3
4
4
4
3
3
1
42
18
4
4
4
2
4
3
4
4
4
4
2
2
41
19
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
48
20
3
4
4
4
1
1
4
1
1
1
1
1
26
21
4
4
4
3
3
3
4
4
4
3
4
3
43
22
3
3
3
1
3
3
3
3
4
1
3
3
33
23
4
4
4
4
4
2
4
4
4
4
2
2
42
24
4
4
3
3
4
4
4
4
1
2
4
1
35
25
4
4
4
4
4
3
4
4
3
4
3
2
43
26
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
3
3
46
27
4
4
4
4
4
4
4
4
4
3
4
3
46
28
1
1
1
1
1
1
1
2
2
1
1
1
14
29
4
1
3
4
4
1
3
1
3
3
1
2
30
30
4
3
4
4
3
4
4
4
4
3
4
1
42
Jml
114
101
113
97
104
99
115
108
103
97
77
82
1210
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Hasil survei di atas dan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram lingkar di atas, maka indikator sarana kearsipan yang menjawab telah ada di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan (dari jawaban ya dan ya namun belum sesuai) mencapai persentase sejumlah 83,61 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah ada sarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan belum/tidak ada prasarana kearsipan di dalam memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan.
Selanjutnya
untuk
memudahkan
penghitungan
statistik bagi
variabel
independen (prasarana dan sarana kearsipan) maka setiap jawaban responden pada indikator prasarana kearsipan (X1) dan indikator sarana kearsipan (X2) diberikan skor, seperti yang tertuang dalam tabel 4.5. 41
Tabel 4.5 Skor Rangkuman Data Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan (X) No
Prasarana Kearsipan (X1)
Sarana Kearsipan (X2)
1
49
48
2
39
40
3
42
45
4
37
36
5
41
42
6
46
41
7
49
48
8
47
44
9
33
44
10
27
39
11
51
46
12
24
33
13
45
44
14
50
45
15
41
38
16
52
46
17
39
42
18
45
41
19
51
48
20
33
26
21
51
43
22
27
33
23
42
42
24
26
35
25
51
43
26
54
46
27
51
46
28
26
14
29
22
30
30
35
42
∑ = 1226
∑ = 1210
X = 40,87
X = 40,33
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
42
Sementara skor ideal untuk variabel independen (prasarana dan sarana kearsipan) masing-masing adalah sebesar : -
Skor ideal prasarana kearsipan, 4 (skor tertinggi) x 14 (jumlah instrumen) x 30 (jumlah responden) = 1680
-
Skor ideal sarana kearsipan, 4 (skor tertinggi) x 12 (jumlah intrumen) x 30 (jumlah responden) = 1440
Dengan demikian hasil pengujian hipotesis untuk skor variabel independen prasarana dan sarana kearsipan, masing-masing adalah sebagai berikut :
a. Prasarana kearsipan = 1226
x 100 %
1680 = 0,7298 x 100 % = 72, 98 % dari yang diharapkan.
b. Sarana kearsipan = 1210
x 100 %
1440 = 0,8403 x 100 % = 84,03 % dari yang diharapkan.
Hasil ini memperlihatkan bahwa lembaga kearsipan daerah provinsi dalam upaya menyediakan atau memenuhi standardisasi prasarana dan sarana kearsipan pada indikator sarana kearsipan (84,03 %) lebih baik dari indikator prasarana kearsipan (72,98 %).
B. Variabel Dependen Dalam kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan yang menjadi variabel dependen adalah penyelenggaraan kearsipan dengan indikatornya meliputi : pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis.
43
1. Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1) Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan pada dimensi penyelenggaraan kearsipan adalah untuk mengetahui apakah sudah ada pengelolaan arsip inaktif yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi. Cakupan data dari indikator pengelolaan arsip inaktif ini meliputi : penerimaan arsip dari unit pengolah, penataan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, pengamanan arsip, alih media arsip, pemusnahan arsip, dan pelayanan arsip. Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 8 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 240 pertanyaan adalah sebagai berikut : -
135 jawaban responden (56,26%) menjawab ya sudah rutin dilaksanakan dalam penyelenggaraan kearsipan;
-
68 jawaban responden (28,33%) menjawab ya baru dilaksanakan dalam penyelenggaraan kearsipan;
-
17 jawaban responden (7,08%) menjawab belum namun sudah diprogramkan dalam penyelenggaraan kearsipan;
-
20
jawaban
responden
(8,33%)
menjawab
belum
penyelenggaraan kearsipan. Gambar 4.3 Diagram lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Pengelolaan Arsip Inaktif dalam Penyelenggaraan Kearsipan belum, namun sudah diprogramkan 17 (7,08%)
belum pernah 20 (8,33%)
ya, sudah rutin dilaksanakan 135 (56,26%)
ya, baru dilaksanakan 68 (28,33%)
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
44
pernah
dalam
Tabel 4.6 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase Mengenai Indikator Pengelolaan Arsip Inaktif dalam Penyelenggaraan Kearsipan
INDIKATOR
JUMLAH JAWABAN
KATEGORI
PERSENTASE (%)
RESPONDEN
Ya,
sudah
rutin
135
56,26
68
28,33
dilaksanakan
Ya, Baru dilaksanakan
Pengelolaan Arsip Belum, namun sudah 17 Inaktif
7,08
diprogramkan
Belum pernah
20
8,33
JUMLAH
240
100,00
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Berdasarkan tabel 4.6. jawaban responden tertinggi sejumlah 135 (56,26%) diberikan ketika responden menjawab ’ya, sudah rutin dilaksanakan’ dalam penyelenggaraan kearsipan, diikuti jawaban responden sejumlah 68 (28,33%) yang menjawab ’ya, baru dilaksanakan’, kemudian jawaban responden sejumlah 20 (8,33%) yang menjawab ’belum pernah’, dan terakhir jawaban responden sejumlah 17 (7,08%) yang menjawab ’belum, namun sudah diprogramkan’. Hasil survei dengan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram di atas, maka indikator pengelolaan arsip inaktif yang menjawab telah dilakukan penyelenggaraan kearsipan (dari jawaban ya sudah rutin 45
dilakukan dan ya baru dilaksanakan) mencapai persentase sejumlah 84,59 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah melakukan pengelolaan arsip inaktif dalam penyelenggaraan kearsipan lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan belum/tidak ada pengelolaan arsip inaktif didalam penyelenggaraan kearsipan. Sementara skor untuk indikator pengelolaan arsip inaktif (Y1), seperti yang tertuang dalam tabel 4.7. Tabel 4.7 Data Hasil Penelitian Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1) Skor NO
Skor untuk item nomor
Total
1
2
3
4
5
6
7
8
1
4
4
4
4
4
3
4
4
31
2
4
3
3
4
4
4
2
4
28
3
4
4
4
3
4
3
4
4
30
4
4
4
4
4
4
3
2
4
29
5
4
3
4
2
3
3
3
3
25
6
4
4
4
4
4
3
4
3
30
7
4
4
4
4
4
4
3
4
31
8
4
4
4
3
3
3
4
3
28
9
3
3
3
2
3
3
1
3
21
10
4
4
4
4
4
4
4
3
31
11
4
4
4
4
4
4
1
4
29
12
4
4
4
3
4
1
4
4
28
13
4
3
3
3
4
3
3
3
26
14
4
4
4
3
4
3
3
3
27
15
3
4
4
4
3
3
1
4
26
16
3
3
4
3
3
3
4
3
27
17
4
4
4
3
4
2
2
3
25
18
3
3
4
4
3
2
2
2
24
19
4
4
4
4
4
4
4
4
32
20
3
4
4
4
4
2
2
3
26
21
4
4
4
4
4
4
4
3
31
22
3
4
4
4
4
2
3
4
28
23
4
4
4
4
4
3
4
4
31
24
1
3
3
1
4
1
1
3
17
46
25
3
2
3
3
4
2
3
3
23
26
4
4
4
4
4
4
4
3
31
27
4
4
4
4
4
2
4
4
30
28
1
1
1
1
1
1
1
1
8
29
3
3
3
1
2
1
1
2
16
30
4
4
4
4
4
1
4
4
29
jml
106
107
107
99
109
82
91
99
698
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
2. Pengelolaan Arsip Statis (Y2) Kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan pada dimensi penyelenggaraan kearsipan dengan indikator pengelolaan arsip statis adalah untuk mengetahui apakah ada pengelolaan arsip statis di dalam penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi. Hasil survei dari seluruh responden di 30 lembaga kearsipan daerah provinsi dengan 6 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 180 pertanyaan adalah sebagai berikut : -
116 jawaban responden (64,44%) menjawab ya sudah rutin dilaksanakan di dalam penyelenggaraan kearsipan;
-
30 jawaban responden (16,67%) menjawab ya baru dilaksanakan di dalam penyelenggaraan kearsipan;
-
16 jawaban responden (8,89%) menjawab belum namun sudah diprogramkan di dalam penyelenggaraan kearsipan;
-
18
jawaban
responden
(10%)
menjawab
belum
pernah
di
dalam
penyelenggaraan kearsipan;
Untuk lebih jelasnya hasil dan persentase dapat dilihat dari diagram lingkar 4.4. dan tabel 4.8
47
Gambar 4.4 Diagram lingkar Jawaban Responden terhadap Indikator Pengelolaan Arsip Statis dalam Penyelenggaraan Kearsipan
belum pernah 18 (10,56%)
belum, namun sudah diprogramkan 16 (8,89%)
ya, baru dilaksanakan 30 (16,67%)
ya, sudah rutin dilaksanakan 116 (64,44%)
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2009)
Tabel 4.8 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase mengenai Indikator Pengelolaan Arsip Statis dalam Penyelenggaraan Kearsipan
INDIKATOR
KATEGORI
JUMLAH
PERSENTASE (%)
RESPONDEN
Ya
sudah
rutin
116
64,44
Ya, baru dilaksanakan
30
16,67
Pengelolaan
Belum,
16
8,89
Arsip Statis
diprogramkan
18
10,56
dilaksanakan
namun
Belum pernah
sudah
48
JUMLAH
180
100,00
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Berdasarkan hasil di atas,
jawaban responden tertinggi sejumlah 116
(64,44%) diberikan ketika responden menjawab ’ya, telah rutin dilakukan’ dalam penyelenggaraan kearsipan, diikuti sejumlah 30 (16,67%) jawaban responden menjawab ’ya, baru dilaksanakan’, kemudian sejumlah 18 (10,56%) menjawab ’belum pernah’, dan terakhir sejumlah 16 (8,89%) menjawab ’belum, namun sudah diprogramkan’. Hasil survei di atas dan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram lingkar di atas, maka indikator sarana kearsipan dalam pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis yang menjawab telah ada atau memenuhi standar sarana kearsipan di dalam pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis (dari jawaban ya dan ya namun belum sesuai) mencapai persentase sejumlah 83,61 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah ada atau memenuhi standar sarana kearsipan di dalam pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan belum/tidak ada prasarana kearsipan di dalam pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan arsip statis. Sementara skor untuk prasarana kearsipan (Y2), seperti yang tertuang dalam tabel 4.9. Tabel 4.9 Data Hasil Penelitian Pengelolaan Arsip Statis (Y2) Skor NO
Skor untuk item nomor
Total
1
2
3
4
5
6
1
4
4
4
4
4
4
24
2
4
4
4
2
4
4
22
3
3
3
3
2
4
4
19
4
4
4
4
4
4
4
24
5
4
4
4
2
4
2
20
6
4
4
4
4
4
4
24
49
7
4
4
4
4
4
4
24
8
4
4
4
4
4
3
23
9
3
3
3
3
3
3
18
10
3
4
4
4
4
4
23
11
1
2
4
4
2
4
17
12
4
4
4
4
4
1
21
13
4
4
4
2
4
4
22
14
4
4
4
3
4
4
23
15
2
2
3
3
3
3
16
16
4
4
4
4
4
4
24
17
4
3
3
2
3
4
19
18
4
4
4
3
4
4
23
19
4
4
4
4
4
4
24
20
2
2
1
1
1
1
8
21
4
4
4
4
4
4
24
22
1
4
4
1
3
4
17
23
4
4
4
4
4
3
23
24
2
3
3
3
1
1
13
25
4
4
4
3
4
4
23
26
4
4
4
4
4
4
24
27
4
4
4
4
4
4
24
28
1
1
1
1
1
1
6
29
2
1
2
1
2
3
11
30
3
4
4
3
3
4
21
Jml
95
103
103
91
101
101
604
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
Selanjutnya
untuk
memudahkan penghitungan
statistik bagi
variabel
dependen (Y) maka setiap jawaban responden pada indikator pengelolaan arsip inaktif (Y1) dan indikator pengelolaan arsip statis (Y2) diberikan skor, seperti yang tertuang dalam tabel 4.10. Sementara skor ideal untuk variabel dependen (penyelenggaraan kearsipan) masing-masing adalah sebesar : -
Skor ideal pengelolaan arsip inaktif, 4 (skor tertinggi) x 8 (jumlah instrumen) x 30 (jumlah responden) = 960
-
Skor ideal pengelolaan arsip statis, 4 (skor tertinggi) x 6 (jumlah intrumen) x 30 (jumlah responden) = 720 50
Tabel 4.10 Skor Rangkuman Data Penyelenggaraan Kearsipan (Y) No
Pengelolaan Arsip Inaktif (Y1)
Pengelolaan Arsip Statis (Y2)
1
31
24
2
28
22
3
30
19
4
29
24
5
25
20
6
30
24
7
31
24
8
28
23
9
21
18
10
31
23
11
29
17
12
28
21
13
26
22
14
27
23
15
26
16
16
27
24
17
25
19
18
24
23
19
32
24
20
26
8
21
31
24
22
28
17
23
31
23
24
17
13
25
23
23
26
31
24
27
30
24
28
8
6
29
16
11
30
29
21
∑ = 798
∑ = 645
X = 26,6
X = 21,5
Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
51
Dengan demikian hasil pengujian hipotesis untuk skor variabel dependen penyelenggaraan kearsipan, masing-masing adalah sebagai berikut : a. Pengelolaan arsip inaktif = 798
x 100 %
960 = 0,8313 x 100 % = 83,13 % dari yang diharapkan.
b. Pengelolaan arsip statis = 645
x 100 %
720 = 0,8958 x 100 % = 89,58 % dari yang diharapkan.
Hasil ini memperlihatkan bahwa lembaga kearsipan daerah provinsi dalam melakukan penyelenggaraan kearsipan pada indikator pengelolaan arsip statis (89,58 %) lebih baik dari indikator pengelolaan arsip inaktif (83,13 %).
C. Analisa Hubungan Antara Variabel Independen dengan Dependen Dalam rangka memenuhi kebutuhan analisis pengujian hipotesis pada kajian standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan ini maka akan digunakan uji korelasi spearman product moment (r xy). Akan tetapi sebelum mencapai pada tingkat perhitungan antara variabel X dan variabel Y, maka terlebih dulu di cari hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif (X1 dengan Y1), sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif (X2 dengan Y1), prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis (X1 dengan Y2), dan sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis (X2 dengan Y2).
1. Perhitungan Korelasi Variabel X1 dengan Variabel Y1 Untuk mengetahui sejauh mana korelasi atau hubungan antara X1 dengan variabel Y1, atau hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif dapat dilihat pada tabel 4.11
52
Tabel 4.11 Tabel Kerja Korelasi X1 dengan Y1 N
X1
Y1
(X1- X)
(Y1 – Y)
2
2
(x)
(y)
(x )
(y )
(xy)
1
49
31
8,13
4,4
66,09
19,36
35,78
2
39
28
- 1,87
1,4
3,5
1,96
- 2,62
3
42
30
1,13
3,4
1,28
11,56
3,84
4
37
29
- 3,87
2,4
14,98
5,76
- 9,29
5
41
25
0,13
- 1,6
0,02
2,56
- 0,21
6
46
30
5,13
3,4
26,32
11,56
17,44
7
49
31
8,13
4,4
66,09
19,36
35,77
8
47
28
6,13
1,4
37,58
1,96
8,58
9
33
21
- 7,87
- 5,6
61,94
31,36
44,07
10
27
31
-13,87
4,4
192,38
19,36
- 61,03
11
51
29
10,13
2,4
102,62
5,76
24,31
12
24
28
- 15,87
1,4
251,86
1,96
- 22,22
13
45
26
4,13
- 0,6
17,06
0,36
- 2,48
14
50
27
9,13
0,4
83,36
0,16
3,65
15
41
26
0,13
- 0,6
0,02
0,36
- 0,08
16
52
27
11,13
0,4
123,88
0,16
4,45
17
39
25
- 1,87
- 1,6
3,5
2,56
2,99
18
45
24
4,13
- 2,6
17,06
6,76
- 10,74
19
51
32
10,13
9,13
102,62
83,36
92,49
20
33
26
-7,87
- 0,6
61,94
0,36
4,72
21
51
31
10,13
4,4
102,62
19,36
44,57
22
27
28
- 13,87
1,4
192,38
1,96
- 19,42
23
42
31
1,13
4,4
102,62
19,36
4,97
24
26
17
- 14,87
- 9,6
221,12
92,16
142,75
25
51
23
10,13
- 3,6
102,62
12,96
- 36,47
26
54
31
13,13
4,4
172,4
19,36
57,78
27
51
30
10,13
5,13
102,62
26,32
51,97
28
26
8
- 14,87
- 18,6
221,12
345,96
276,58
29
22
16
- 18,87
- 10,6
356,08
112,36
200,02
30
35
29
- 5,87
10,13
34,46
102,62
- 59,46
1226
798
0
0
979,02
832,71
∑
53
2242,78
Rata-
40,87
26,6
rata Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
832,71 r xy =
_______________ √ 2242,78 x 979,02
=
832,71 1481,8
=
0,56
Harga r tersebut dibandingkan dengan harga r tabel (0,478) maka dinyatakan bahwa hitungan r sebesar 0,56 > 0,478 oleh karenanya jatuh pada daerah penerimaan Ha, dengan demikian Ho ditolak atau dengan kata lain terdapat korelasi signifikan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif. Selanjutnya dari tabel 4.11 dapat digambar scatter diagram (diagram pencar) yang menghubungkan titik-titik koordinat dengan garis lurus menyudut menggambarkan adanya korelasi, seperti gambar 4.5 dibawah ini:
54
Gambar 4.5 Diagram Pencar Hubungan Prasarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengelolaan Arsip Inaktif
35 30 25 20 15 10 5 0 0
10
20
30
40
50
60
Prasarana Kearsipan
2. Perhitungan Korelasi Variabel X2 dengan Variabel Y1 Untuk mengetahui sejauh mana korelasi atau pengaruh antara X2 dengan variabel Y1 atau hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif dapat dilihat pada tabel 4.12 Tabel 4.12 Tabel Kerja Korelasi X2 dengan Y1 N
X2
Y1
(X2- X)
(Y1- Y)
(x)
(y)
(x ² )
(y ² )
(xy)
1
48
31
7,67
4,4
58,83
19,36
33,75
2
40
28
- 0,33
1,4
0,11
1,96
- 0,47
3
45
30
4,67
3,4
21,81
11,56
15,88
4
36
29
- 4,33
2,4
18,75
5,76
- 10,39
5
42
25
1,67
- 1,6
2,79
2,56
- 2,67
6
41
30
0,67
3,4
0,45
11,56
2,28
7
48
31
7,67
4,4
58,83
19,36
33,75
8
44
28
3,67
1,4
13,47
1,96
5,14
9
44
21
3,67
- 5,6
13,47
31,36
- 20,55
10
39
31
- 1,33
4,4
1,77
19,36
- 5,85
11
46
29
5,67
2,4
32,15
5,76
13,61
12
33
28
- 7,33
1,4
53,73
1,96
- 10,26
13
44
26
3,67
- 0,6
13,47
0,13
- 2,2
55
14
45
27
4,67
0,4
21,81
0,16
1,87
15
38
26
- 2,33
- 0,6
5,43
0,13
1,4
16
46
27
5,67
0,4
32,15
0,16
2,27
17
42
25
1,67
- 1,6
2,79
2,56
- 2,67
18
41
24
0,67
- 2,6
0,45
6,76
- 1,74
19
48
32
7,67
5,4
58,83
29,16
41,42
20
26
26
- 14,33
- 0,6
205,35
0,13
8,6
21
43
31
2,67
4,4
7,13
19,36
11,75
22
33
28
- 7,33
1,4
53,73
1,96
- 10,26
23
42
31
1,67
4,4
2,79
19,36
7,35
24
35
17
- 5,33
- 9,6
28,41
92,16
51,17
25
43
23
2,67
- 3,6
7,13
12,96
- 9,61
26
46
31
5,67
4,4
32,15
19,36
24,95
27
46
30
5,67
3,4
32,15
11,56
19,28
28
14
8
- 26,33
- 18,6
693,27
345,96
489,74
29
30
16
- 10,33
- 10,6
106,71
112,36
109,5
30
42
29
1,67
2,4
2,79
5,76
4,01
1210
798
0
0
1582,7
791,19
801,05
∑
Rata-
40,33
26,6
rata Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
801,05 r xy =
_______________ √ 1582,7 x 791,19
=
801, 05 1119,02
=
0,72
Harga r tersebut dibandingkan dengan harga r tabel (0,478) maka dinyatakan bahwa hitungan r sebesar
0,72 > 0,478 oleh karenanya jatuh pada daerah
penerimaan Ha, dengan demikian Ho ditolak atau dengan kata lain terdapat
56
korelasi signifikan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip inaktif . Selanjutnya dari tabel 4.12 dapat digambar scatter diagram (diagram pencar) yang menghubungkan garis lurus menyudut menggambarkan adanya korelasi, seperti gambar 4.6 dibawah ini:
Gambar 4.6 Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengelolaan Arsip Inaktif
35 30 25 20 15 10 5 0 0
10
20
30
40
50
60
Sarana Kearsipan 3. Perhitungan Korelasi Variabel X1 dengan Variabel Y2 Untuk mengetahui sejauh mana korelasi atau pengaruh antara X1 dengan variabel Y2 atau hubungan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis dapat dilihat pada tabel 4.13
57
Tabel 4.13 Kerja Korelasi X1 dengan Y2 N
X1
Y2
(X1- X)
(Y2 – Y)
(x)
(y)
(x²)
(xy) (y ² )
1
49
24
8,13
2,5
66,09
6,25
20,22
2
39
22
- 1,87
0,5
3,5
0,25
- 0,94
3
42
19
1,13
- 2,5
1,28
6,25
- 2,83
4
37
24
- 3,87
2,5
14,98
6,25
- 9,68
5
41
20
0,13
- 1,5
0,02
2,25
- 0,2
6
46
24
5,13
2,5
26,32
6,25
12,83
7
49
24
8,13
2,5
66,09
6,25
20,33
8
47
23
6,13
1,5
37,58
2,25
9,2
9
33
18
- 7,87
- 3,5
61,94
12,25
27,55
10
27
23
-13,87
1,5
192,38
2,25
- 20,81
11
51
17
10,13
- 4,5
102,62
20,25
- 45,59
12
24
21
- 15,87
- 0,5
251,86
0,25
7,94
13
45
22
4,13
0,5
17,06
0,25
2,07
14
50
23
9,13
1,5
83,36
2,25
13,7
15
41
16
0,13
- 5,5
0,02
30,25
- 0,72
16
52
24
11,13
2,5
123,88
6,25
27,83
17
39
19
- 1,87
- 2,5
3,5
6,25
4,68
18
45
23
4,13
1,5
17,06
2,25
6,2
19
51
24
10,13
2,5
102,62
6,25
25,33
20
33
8
-7,87
- 13,5
61,94
182,25
106,25
21
51
24
10,13
2,5
102,62
6,25
25,33
22
27
17
- 13,87
- 4,5
192,38
20,25
62,42
23
42
23
1,13
1,5
102,62
2,25
1,7
24
26
13
- 14,87
- 8,5
221,12
72,25
126,4
25
51
23
10,13
1,5
102,62
2,25
15,2
26
54
24
13,13
2,5
172,4
6,25
32,83
27
51
24
10,13
1,5
102,62
2,25
15,2
28
26
6
- 14,87
- 15,5
221,12
240,25
230,49
29
22
11
- 18,87
- 10,5
356,08
110,25
198,14
30
35
21
- 5,87
- 0,5
34,46
0,25
2,94
1226
798
0
0
767,25
914,01
∑
58
2242,78
Rata-
40,87
26,6
rata Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
914,01 r xy =
_______________ √ 2242,78 x 767,25
=
914,01 1311,78
=
0,69
Harga r tersebut dibandingkan dengan harga r tabel (0,478) maka dinyatakan bahwa hitungan r sebesar 0,69 > 0,478 oleh karenanya jatuh pada daerah penerimaan Ha, dengan demikian Ho ditolak atau dengan kata lain terdapat korelasi signifikan antara prasarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis.
Selanjutnya dari tabel 4.13 dapat digambar scatter diagram (diagram pencar) yang menghubungkan garis lurus menyudut menggambarkan adanya korelasi, seperti gambar 4.7 dibawah ini:
59
Gambar 4.7 Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengelolaan Arsip Statis
30 25 20 15 10 5 0 0
10
20
30
40
50
60
Prasarana Kearsipan
4. Perhitungan Korelasi Variabel X2 dengan Variabel Y2 Untuk mengetahui sejauh mana korelasi atau pengaruh antara X2 dengan variabel Y2 atau hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis dapat dilihat pada tabel 4.14 Tabel 4.14 Kerja Korelasi X2 dengan Y2 N
X2
Y2
(X2- X)
(Y2 – Y)
(xy)
(x)
(y)
(x ² )
(y² )
1
48
24
7,67
2,5
58,83
6,25
19,18
2
40
22
- 0,33
0,5
0,11
0,25
- 0,17
3
45
19
4,67
- 2,5
21,81
6,25
- 11,68
4
36
24
- 4,33
2,5
18,75
6,25
- 10,83
5
42
20
1,67
- 1,5
2,79
2,25
- 2,51
6
41
24
0,67
2,5
0,45
6,25
1,68
7
48
24
7,67
2,5
58,83
6,25
19,18
8
44
23
3,67
1,5
13,47
2,25
5,51
9
44
18
3,67
- 3,5
13,47
12,25
- 12,85
10
39
23
- 1,33
1,5
1,77
2,25
- 1,99
11
46
17
5,67
- 4,5
32,15
20,25
- 25,52
12
33
21
- 7,33
- 0,5
53,73
0,25
3,67
60
13
44
22
3,67
0,5
13,47
0,25
1,84
14
45
23
4,67
1,5
21,81
2,25
7,01
15
38
16
- 2,33
- 5,5
5,43
30,25
12,82
16
46
24
5,67
2,5
32,15
6,25
14,18
17
42
19
1,67
- 2,5
2,79
6,25
- 4,18
18
41
23
0,67
1,5
0,45
2,25
1,01
19
48
24
7,67
2,5
58,83
6,25
19,18
20
26
8
- 14,33
- 13,5
205,35
182,25
193,46
21
43
24
2,67
2,5
7,13
6,25
6,68
22
33
17
- 7,33
- 4,5
53,73
20,25
32,99
23
42
23
1,67
1,5
2,79
2,25
2,51
24
35
13
- 5,33
- 8,5
28,41
72,25
45,31
25
43
23
2,67
1,5
7,13
2,25
4,01
26
46
24
5,67
2,5
32,15
6,25
14,18
27
46
24
5,67
1,5
32,15
2,25
8,51
28
14
6
- 26,33
- 15,5
693,27
240,25
408,12
29
30
11
- 10,33
- 10,5
106,71
110,25
108,98
30
42
21
1,67
- 0,5
2,79
0,25
0,835
∑
1210
798
0
0
1582,7
767,25
859,45
Rata-
40,33
26,6
rata Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
859,45 r xy =
_______________ √ 1582,7 x 767,25
=
859,45 1101,96
=
0,78
61
Harga r tersebut dibandingkan dengan harga r tabel (0,478) maka dinyatakan bahwa hitungan r sebesar 0,78 > 0,478 oleh karenanya jatuh pada daerah penerimaan Ha, dengan demikian Ho ditolak atau dengan kata lain terdapat korelasi signifikan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan arsip statis. Selanjutnya dari tabel 4.14 dapat digambar scatter diagram (diagram pencar) yang menghubungkan garis lurus menyudut menggambarkan adanya korelasi, seperti gambar 4.8 dibawah ini: Gambar 4.8 Diagram Pencar Hubungan Sarana Kearsipan dengan Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan Arsip Statis
30 25 20 15 10 5 0 0
10
20
30
40
50
60
Sarana Kearsipan
5. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y Setelah diketahui perhitungan korelasi dari variabel X1, X2 yang dikorelasikan dengan variabel Y1 dan Y2 maka selanjutnya adalah mencari integrasi variabel X dengan Y. Namun sebelumnya perlu dicari korelasi ( r X1 X2) dari prasarana kearsipan dengan sarana kearsipan, yaitu :
62
Tabel 4.15 Kerja Korelasi X1dengan X2
N
X1
X2
(X1- X)
(X2 – Y)
(x1)
(y2)
(x1² )
(x2 ² )
(x1x2)
1
49
48
8,13
7,67
66,1
58,83
62,36
2
39
40
- 1,87
- 0,33
3,5
0,11
0,62
3
42
45
1,13
4,67
1,28
21,81
5,28
4
37
36
- 3,87
- 4,33
14,98
18,75
16,76
5
41
42
0,13
1,67
0,02
2,79
0,22
6
46
41
5,13
0,67
26,32
0,45
3,44
7
49
48
8,13
7,67
66,1
58,83
62,36
8
47
44
6,13
3,67
37,58
13,47
22,5
9
33
44
- 7,87
3,67
61,94
13,47
- 28,88
10
27
39
-13,87
- 1,33
192,38
1,77
18,45
11
51
46
10,13
5,67
102,62
32,15
57,44
12
24
33
- 15,87
- 7,33
251,86
53,73
116,33
13
45
44
4,13
3,67
17,06
13,47
15,16
14
50
45
9,13
4,67
83,36
21,81
42,64
15
41
38
0,13
- 2,33
0,02
5,43
- 0,3
16
52
46
11,13
5,67
123,88
32,15
63,11
17
39
42
- 1,87
1,67
3,5
2,79
- 3,12
18
45
41
4,13
0,67
17,06
0,45
2,77
19
51
48
10,13
7,67
102,62
58,83
77,7
20
33
26
- 7,87
- 14,33
61,94
205,35
112,78
21
51
43
10,13
2,67
102,62
7,13
27,05
22
27
33
- 13,87
- 7,33
192,38
53,73
101,67
23
42
42
1,13
1,67
1,28
2,79
1,89
24
26
35
- 14,87
- 5,33
221,12
28,41
79,26
25
51
43
10,13
2,67
102,62
7,13
27,05
26
54
46
13,13
5,67
172,4
32,15
74,45
27
51
46
10,13
5,67
102,62
32,15
57,44
28
26
14
- 14,87
- 26,33
221,12
693,27
391,53
29
22
30
- 18,87
- 10,33
356,08
106,71
194,93
30
35
42
- 5,87
1,67
34,46
2,79
- 9,8
∑
1210
798
0
0
2740,82
1683,82
1593,09
63
Rata-
40,33
26,6
rata Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)
1593,09 r x1x2 =
_______________ √ 2740,82 x 1683,82
=
1593,09 2148,27
=
0,74
Harga r tersebut dibandingkan dengan harga r tabel (0,478) maka dinyatakan bahwa hitungan r sebesar 0,74 > 0,478 oleh karenanya jatuh pada daerah penerimaan Ha, dengan demikian Ho ditolak atau dengan kata lain terdapat korelasi signifikan antara prasarana kearsi pan dengan sarana kearsipan .
Dengan diketahui rX1X2 maka selanjutnya dapat dihitung hubungan variabel independen dan variabel dependen atau hubungan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan, dilakukan pengujian dengan menggunakan korelasi ganda, sehingga diperoleh, =
√ (0,56)² + (0,72)² – 2 (0,56)(0,72)(0.74) 1 – (0,74)²
=
√ (0,32 + 0,52 ) – 2(0,3) 1 – (0,74)²
=
√
0,84 - 0,6
64
1 – 0,55 =
√ 0,24 0,45
=
√ 0,53
=
0,73
Jadi diperoleh korelasi antara standardisasi prasarana dan sarana kearsipan secara bersama-sama dengan penyelenggaraan kearsipan sebesar 0,73. Selanjutnya untuk mengetahui apakah koefisien korelasi ini dapat digeneralisasikan atau tidak maka harus diuji signifikansinya dengan rumus regresi ganda ,
R2 / k
Fh =
( 1 – R2 ) / ( n – k – 1)
=
0,73 ² / 2 ( 1 – 0,73 ² ) / ( 30 – 2 – 1)
=
0,53/ 2 1 - 0,53 / 27
=
0,27 0,47/27
=
0,27 0,02
65
=
13,5
Dengan demikian harga untuk koefisien korelasi yang digeneralisasikan (Fh) sebesar 13,5, harga ini selanjutnya dikonsultasikan dengan taraf kesalahan 1% maka Ft = 2,57. Dari perhitungan diatas ternyata Fh > Ft (13,5 > 2,57) maka dapat dinyatakan bahwa korelasi ganda tersebut signifikan dan dapat diberlakukan secara general untuk seluruh populasi.
D. Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan Variabel Dependen Untuk mengevaluasi hasil perhitungan korelasi variabel X dengan variabel Y maka dapat dilihat pada tabel 4.16 Tabel 4.16 Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan Variabel Dependen
No
Pengaruh
Hasil Korelasi
Penerimaan
Keterangan (Ha)
Hipotesa 1
X1 – Y1
0,56 > 0,478
Ho ditolak
Ada
hubungan
prasarana
kearsipan
antara dengan
pengelolaan arsip inaktif
Ada hubungan antara sarana 2
X2 – Y1
0,72 > 0,478
Ho ditolak
kearsipan dengan pengelolaan arsip inakti
Ada 3
X1 – Y2
0,69 > 0,478
Ho ditolak
hubungan
prasarana
kearsipan
antara dengan
pengelolaan arsip statis
Ada hubungan antara sarana kearsipan dengan pengelolaan 4
X2 – Y2
0,78 > 0,478
Ho ditolak
66
arsip statis
Ada
hubungan
standardisasi 5
X - Y
0,73 > 0,478
Ho ditolak
sarana
antara
prasarana
kearsipan
dengan
penyelenggaraan kearsipan
67
dan
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Kajian Standardisasi Prasarana dan Sarana Kearsipan Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan di Lembaga Kearsipan ini bertujuan untuk mengetahui adakah hubungan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Setelah dilakukan analisis kuantitatif maupun hasil perhitungan korelasi maka sampailah pada kesimpulan, dengan tolok ukur ada atau tidak adanya hubungan antara variabel X dengan variabel Y untuk N=30 adalah df 30-2 = 28 pada taraf kepercayaan 1 % sebesar 0,478. Hasil perhitungan korelasi memperlihatkan sebagai berikut : 1. Perhitungan korelasi X1 dengan Y1 sebesar 0,56 berarti ada hubungan antara variabel prasarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip inaktif; 2. Perhitungan korelasi X2 dengan Y1 sebesar 0,72 berarti ada hubunan antara variabel sarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip inaktif; 3. Perhitungan korelasi X1 dengan Y2 sebesar 0,69 berarti ada hubungan antara variabel prasarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis; 4. Perhitungan korelasi X2 dengan Y2 sebesar 0,78 berarti ada hubungan antara variabel sarana kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis; 5. Perhitungan korelasi X dengan Y sebesar 0,73 berarti ada hubungan antara varibel standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan
variabel penyelenggaraan
kearsipan.
Berdasarkan analisis korelasi r tersebut kiranya dapat terungkap bahwa variabel standardisasi prasarana dan sarana kearsipan mempunyai hubungan dengan variabel penyelenggaraan kearsipan, dimana hasil koefisien korelasi sebesar 0,73 sehingga hipotesis nol (Ho) diajukan sebelumnya ditolak dan tidak dapat dipertahankan karena tidak didukung data empirik. Justru sebaliknya, hipotesis alternatif (Ha) diterima. Artinya, terdapat hubungan antara adanya standardisasi prasarana dan sarana kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Dengan kata lain adanya standardisasi
68
prasarana dan sarana kearsipan dapat mendukung penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan khususnya pada lembaga kearsipan daerah provinsi.
B. Rekomendasi Dari hasil kajian diatas maka dapat dikemukakan beberapa hal yang kiranya menjadi bahan pertimbangan didalam merumuskan kebijakan kearsipan khususnya dalam bidang prasarana dan sarana kearsipan. 1.
ANRI selaku penyelenggara kearsipan secara nasional perlu menyusun standardisasi prasarana dan sarana kearsipan yang aplikatif, effectiveness, mudah dimiliki dan diterapkan oleh lembaga kearsipan lainnya;
2.
Kebijakan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan sebagai bagian dari pendukung sistem kearsipan nasional harus tetap mengacu kepada UndangUndang Kearsipan sehingga perlu disosialisasikan secara terus menerus sesuai dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan;
3.
Dukungan pimpinan lembaga kearsipan untuk menyiapkan dan menyediakan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan melalui terobosan penggunaan alokasi anggaran yang disesuaikan dengan program kerja lembaga kearsipan sesuai dengan visi dan misi lembaga kearsipan.
.
69
DAFTAR PUSTAKA Basuki, Sulistyo, 2003, Manajemen Arsip Dinamis; Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta; Gramedia Pustaka Utama. Cox, Richard, J, 1992, Managing Institusional Archives; Foundational Principles and Practices, New York; Greenwood Press. Duchein, Michael, 1983, Obstacles to The Acces, Use and Transfer of Information from Archives, Paris; RAMP Study Ford, Jeanette, White, 1990, Archival Principles and Practice; A Guide for Archives Management Kennedy, Jay (and) Schauder, Cherryl, 1998, Records Management; A Guide to Corporate Records Keeping, Australia; Addison Wesley-Longman. Lundgren, Terry (and) Lundgren, Carol, A, 1989, Records Management in The Computer Age, Boston; Ken Publishing. Prasetya, Irawan, 2000, Logika dan Prosedur, Jakarta; STIA LAN Press. Prasetyo, Bambang, (dan) Janah, Lina Miftahul, 2008, Metode Penelitian Kuantitatif; Teori dan Aplikasi, Jakarta; PT. Raja Grafindo Persada Penn, Ira, (and) Gail Penix, Anne Morddel, Kelvin Smith, 1992,
Records Management
Handbook, Vermont: Ashgate Publishing Company Putra, Fadillah, 2007, Paradigma Kritis Dalam Studi Kebijakan Publik, Surabaya; Pustaka Pelajar bekerja sama dengan Universitas Sunan Giri. Rianto, Yatim, 2001, Metodologi Penelitian, Surabaya; Pendidikan SIC Ricks, Betty, R (and) Swafford, Ann, J, 1992, Information and Image Management,
Dallas;
South-Western Publishing Co. Robek, Marry, F (and) Brown, Gerald, F, 1987, Information and Records Management, Ohio; Glencoe. Santoso, Singgih, 2002, Panduan Lengkap Menguasai Statistik dengan SPSS 17, Jakarta; PT. Elex Media Komputindo Schelenberg, TR, (terjemahan Ismail Marahimin),1980, Modern Archives; Principles and Techniques , Arsip Nasional RI Shafaddy, William, 2002, Managing Electronic Records, Kansas; ARMA Internasional, Lenexa Standar Nasional Indonesia (SNI) 19-6962.1-2003 Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman; Bagian I - Umum Sugiyono, 2008, Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif, Bandung; Alfabeta.
70
The International Organization for Standardization (ISO) 15489, Information and Documentation-Records Management, Part 1; General (and) Part 2; Guidelines. Wallace, Patricia, E, (and) Ann Jo, 1992, Records Management ;
Integrated Information
System, Englewood Cliff, New Jersey-Prentice Hall Walne, Peter (ed), 1992, Dictionarry of Archival Terminologi, German, Italian, Russian and Spanish, Muenchen-New York-London-Paris; English and French with
Equivatent
Dutch
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan www.4shared.com/document/M3-pendekatan-sistem-R-McLeod-htm
71
in
