TUGAS AKHIR. Diajukan untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Industri. Oleh : MAULANA HILMAN AZHARI F

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI GUDANG PADA PT.SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN

TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Industri

Oleh : MAULANA HILMAN AZHARI F3508032

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN INDUSTRI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user i


digilib.uns.ac.id

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

MOTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO : -

Waktu adalah pedang. Gunakan pedangmu dengan baik (hal yang bermanfaat). Jika tidak, maka pedang itu akan membunuhmu.

-

Reason will only make the lazy you.

-

Hidup adalah sebuah tantangan, maka hadapilah. Hidup adalah sebuah lagu, maka nyanyikanlah. Hidup adalah sebuah mimpi,maka sadarilah. Hidup adalah sebuah permainan, maka mainkanlah. Hidup adalah cinta, maka nikmatilah.

-

Gemarlah menolong orang dengan niatan ikhlas. InsyaAlloh, Alloh akan membalas dengan sebaik-baiknya balasan, walaupun tidak harus melalui orang yang kamu tolong.

Penulis Persembahkan untuk : 1. Bapak dan Ibu tercinta. 2. Adek- adek ku tercinta. 3. Saudara-saudara ku tercinta. 4. Teman hidup ku tercinta 5. Sahabat-sahabat ku tercinta 6. Teman – teman MI 2008 7. Almamaterku

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Standarisasi Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dalam Gudang Untuk Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen” dengan lancar. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini, khususnya kepada : 1.

Alloh SWT yang telah memberikan segalanya bagi saya.

2.

Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3.

Bapak Drs. Santosa Tri Hananto, M.Si, AK selaku ketua Program Diploma Universitas Sebelas Maret.

4.

Ibu Sinto Sunaryo, S.E, M.Si selaku ketua Program Studi Diploma 3 Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5.

Bapak Drs. Heru Agustanto, M.E selaku dosen pembimbing dengan penuh kesabaran bersedia membimbing, mengarahkan dan memberi saran selama penyusunan tugas akhir sehingga terselesaikan dengan baik.

6.

Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa depan.

7.

Segenap karyawan PT. Saprotan Benih Utama yang telah meluangkan waktu, memberi data dan informasi bagi penulis.

commit to user v


8.

digilib.uns.ac.id

Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang sangat berarti.

9.

Adek-adek tercinta (Dyan dan Maya), dan sepupu tercinta (Dek Fia, Mbak Erma, dan Mas Tomo) terimakasih atas support dan doanya.

10. Nova Dwi Astuti yang telah membantu memberikan semangat dalam menyelesaikan kuliah dan penulisan tugas akhir ini. 11. Teman-teman muda-mudi kelompok di Masjid Sabilarrosyad dan Masjid Ponolowen, terima kasih atas semua doanya 11. Sahabat-sahabat terbaik seperti : Anang, Hendy, Emon, Rusydi, Muhar dan Novada (semoga kita menjadi orang sukses......amien) 12. Teman–temanku D3 Manajemen Industri angkatan 2008, terima kasih atas dukungannya. 13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam pengungkapan, penyajian serta pemilihan kata maupun pembahasan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengharapkan segala bentuk pengarahan dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini. Meskipun demikian semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Surakarta, 30 Julii 2011

Penulis

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i ABSTRAK .................................................................................................... ii HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iv HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ v MOTTO & PERSEMBAHAN ....................................................................... vi KATA PENGANTAR ................................................................................... vii DAFTAR ISI ................................................................................................. ix DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1 B. Rumusan Masalah ................................................................... 3 C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 4 D. Manfaat Penelitian ................................................................... 4 E. Metode Penelitian…….............................................................. 5 F. Kerangka Pemikiran................................................................. 7

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Pustaka ...................................................................... 8 1. PengertianManajemen………………………………………. 8 2. Pengertian Perencanaan ….……………………………….... 9 3. Pengertian Pengorganisasian……………………………… .9 4. Pengertian Penyusunan Personalia………………………. 10 5. Pengertian Pengarahan…...…………………………………. 11 6. Pengertian Pengawasan…………………………………….. 11 7. Pengertian Diagram Alir ..…………………………………… 11 8. Pengertian Pergudangan……………………..……………... 13 9. Macam-Macam Gudang……………………………………… 14 10. Jenis-Jenis Gudang ...……………………………………….. 15 11. Tugas-Tugas Pergudangan ………………………………... 16 12. Fungsi Pergudangan ………………………………………… 17 13. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi……………………….. 17 14. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi Gudang…………….. 18 BAB III PEMBAHASAN A. Deskripsi Umum Objek Penelitian ......................................... 20 1. Sejarah Perusahaan………………………………………….. 20 2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan………………………… 23 3. Struktur Organisasi…………………………………………... 24

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

4. Personalia……………………………………………………… 32 B. Laporan Magang Kerja ........................................................... 39 1. Kegiatan Magang Kerja ...................................................... 40 C. Pembahasan ............................................................................ 40 1. Fungsi Gudang………………………………………………... 40 2. Sistem Operasional Gudang ……………………………….. 42 3. Keterkaitan Gudang

Antara

Dengan

Standarisasi Efektifitas

Sistem

dan

Operasional

Efisiensi

Fungsi

Gudang………………………………………………………….. 54 BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................. 56 B. Saran ........................................................................................ 57 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Jumlah Karyawan .......................................................................32 Tabel 3.2. Jam Kerja Karyawan Bagian Kantor PT. Saprotan Benih Utama …………..........................................33 Tabel 3.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi PT. Saprotan Benih Utama ........................................................33 Tabel 3.4. Varietas Benih Padi yang diproduksi PT. Saprotan Benih Utama……………………….........................34 Tabel 3.5. Alat Bantu Pergudangan dan Produksi PT. Saprotan Benih Utama .........................................................39 Tabel 3.6. Aktivitas yang Dilakukan Selama Magang Kerja di PT. Saprotan Benih Utama ….....................................................40 Tabel 3.7. Kapasitas Gudang PT. Saprotan Benih Utama….……….……..42

commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1.

Kerangka Pemikiran ............................................................. 7

Gambar 2.2.

Struktur Organisasi PT. Saprotan Benih Utama ...................24

Gambar 2.3

Alur Proses Produksi PT. Saprotan Benih Utama.................37

Gambar 2.4

Denah Gudang PT. Saprotan Benih Utama...........................41

Gambar 2.5

Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang………….44

Gambar 2.6

Usulan Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang…45

Gambar 2.7

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang Telah Terdaftar)........……………….48

Gambar 2.8

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang Belum Terdaftar)……………………49

Gambar 2.9

Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang Telah Terdaftar)……………..51

Gambar 2.10 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang Belum Terdaftar).……………53

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Keaslian Tugas Akhir Lampiran 2. Surat Keterangan Magang Lampiran 3. Blangko Nilai Magang Dari Perusahaan Lampiran 4. Produk Benih Padi PT. Saprotan Benih Utama Varietas Pepe Lampiran 5. Pallet Sebagai Tempat Menyimpan Karung Benih Lampiran 6. Hand Pallet dan Truk Sebagai Alat Bantu Angkut Lampiran 7. Tumpukan Karung Benih Padi Dalam Gudang Varietas Ciherang

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI GUDANG PADA PT. SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN Oleh: Maulana Hilman Azhari Nim : F3508032 Growth [of] business world in Indonesia from time to time progressively kompetitif. Though in fact the condition of Indonesia economics in general not yet shown the existence of repair and improvement which signifikan, but non meaning happened [by] the condition which remain to in the world of business. Each;Every out for company always can stay in current of business emulation, particularly again to local company. This research aim to to know the effectivity and warehouse efficiency seenly [is] system of revenue and expenditure [of] goods in warehouse [of] [at] PT. Saprotan Benih Utama started from standard consignment of goods system to warehouse, cash disbursement system of finish goods from warehouse to distributor or [cutomer/ client] which have been enlisted, and cash disbursement system of finish goods from warehouse to distributor or [cutomer/ client] which [is] not enlisted. Result of this research indicate that the storey;level of effectiveness and warehouse efficiency [of] [at] PT. Saprotan Benih Utama not yet can be told [by] a goodness. This matter because of not yet terstandarisasinya of system of revenue and expenditure [of] goods in warehouse, so that [is] often met [by] the current process go out to enter the sloppy goods. To increase effectivity and warehouse efficiency, PT. Saprotan Benih Utama make the standard of revenue and expenditure [of] goods in warehouse to avoid the ketidakrapian and prevent the happening of time dismissal in searching goods to be [released] from warehouse [of] because lack of accuration in depository arrangement

Keyword: goods, effectivity, efficiency, warehouse, acceptance, expenditure, standardization

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI GUDANG PADA PT. SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN Oleh: Maulana Hilman Azhari Nim : F3508032 Perkembangan dunia bisnis di Indonesia dari waktu ke waktu semakin kompetitif. Meskipun sebenarnya kondisi perekonomian Indonesia secara umum belum menunjukkan adanya perbaikan dan peningkatan yang signifikan, namun bukan berarti terjadi kondisi yang tetap dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat bertahan dalam arus persaingan bisnis, terlebih lagi bagi perusahaan lokal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi gudang dengan melihat sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama yang dimulai dari sistem penerimaan barang baku ke gudang, sistem pengeluaran finish goods dari gudang ke distributor atau pelanggan yang telah terdaftar, dan sistem pengeluaran finish goods dari gudang ke distributor atau pelanggan yang tidak terdaftar. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa tingkat keefektifan dan keefisiensian gudang pada PT. Saprotan Benih Utama belum bisa dikatakan baik. Hal ini dikarenakan belum terstandarisasinya sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang, sehingga sering dijumpai proses arus keluar masuk barang yang tidak rapi. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang, PT. Saprotan Benih Utama membuat standar penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang untuk menghindari ketidakrapian dan mencegah terjadinya pembuangan waktu dalam mencari barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena kurangnya kerapian dalam pengaturan penyimpanan.

Kata Kunci: barang, efektifitas, efisiensi, gudang, penerimaan, pengeluaran, standarisasi

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan dunia bisnis di Indonesia dari waktu ke waktu semakin kompetitif. Meskipun sebenarnya kondisi

perekonomian

Indonesia secara umum belum menunjukkan adanya perbaikan dan peningkatan yang signifikan, namun bukan berarti terjadi kondisi yang tetap dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat bertahan dalam arus persaingan bisnis, terlebih lagi bagi perusahaan lokal. Karena dengan semakin banyaknya perusahaan asing yang berpartisipasi ke peta persaingan bisnis di Indonesia, maka diperlukan berbagai perbaikan kualitas dari dalam perusahaan untuk dapat bersaing secara wajar. Selain harus dapat menghasilkan out-put (baik barang atau jasa) yang berkualitas serta dapat diserap dengan baik oleh para calon konsumen,

perusahaan

juga

harus

dapat

melaksanakan

proses

pelayanan secara terkendali serta terarah sesuai dengan visi dan misi perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi operasi yang diinginkan. Dengan adanya tingkat persaingan tinggi, membuat perusahaan harus bekerja keras untuk mampu menjadi leader (pemimpin pasar) pada commit to user usaha harus dilakukan oleh jenis usaha yang digelutinya. Berbagai 1


digilib.uns.ac.id

perusahaan, salah satunya dibidang penyimpanan. Dimana proses penyimpanan harus diatur seefisien dan seefektif mungkin. Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistic yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan.(Sarwoto, 2010:1) Mekanisme sistem pengelolaan suatu perusahaan dapat terlaksana apabila dalam perusahaan memiliki sistem yang ditetapkan. Sistem yang ditetapkan atau telah distandarisasi akan lebih dapat mengatur seluruh kegiatan yang dilakukan antar unit kerja dengan baik. Bagian gudang sebagai salah satu bagian penting dari perusahaan juga tidak lepas dengan adanya sistem yang mengatur jalannya segala aktivitas operasional gudang agar tertata rapi. Dalam pengelolaan persediaan bahan atau barang di perusahaan tidak dapat diberlakukan sistem seperti mengelola persediaan bahan atau barang dalam rumah tangga. Departemen Gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen merupakan salah satu departemen yang telah melaksanakan sistem operasional pergudangan terahadap semua aktivitas pergudangan. Akan tetapi, dalam penanganan keluar masuk barang di dalam gudang masih belum memiliki sistem yang ditetapkan. Dengan demikian, proses arus barang menjadi tidak tertata rapi. Pihak manajemen perusahaan menyadari bahwa sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam commit to user 2


digilib.uns.ac.id

gudang memang masih belum dapat ditetapkan karena PT. Saprotan Benih Utama Sragen memproduksi barang yang mengandalkan cuaca, akan tetapi pengendalian secara langsung sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengatur jalannya proses operasional gudang. Untuk

membahas

mengenai

masalah

diatas

agar

dapat

menghasilkan komitmen terhadap sistem penerimaan dan pengeluaran barang dan fungsi gudang maka penulis mengambil judul: “Standarisasi Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dalam Gudang Untuk Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Gudang pada Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama Sragen”

B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana penerapan fungsi gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen? 2. Bagaimana sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen? 3. Apakah sistem penerimaan dan pengeluaran barang

dalam

gudang yang baik dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen?

commit to user 3


digilib.uns.ac.id

C. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui penerapan fungsi gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen. 2. Untuk mengetahui sistem penerimaan dan pengeluaran barang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen. 3. Mengetahui peranan sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Menjadi

bahan

bagi

perusahaan

dalam

rangka

penentuan

kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan. 2. Bagi Peneliti a. Menambah wawasan dan menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan serta dapat memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran barang pada gudang. b. Memperoleh gambaran langsung mengenai dunia kerja nyata dari perusahaan yang diteliti.

commit to user 4


digilib.uns.ac.id

3. Bagi Pihak Lain Hasil

penelitian

ini diharapkan

dapat

memberikan

manfaat

mengenai penelitian-penelitian sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang pada masa yang akan datang. E. Metode Penelitian 1. Desain Penelitian Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen. 2. Obyek Penelitian Penelitian ini dilakukan di PT. Saprotan Benih Utama, yang beralamat di Jalan Raya Solo-Sragen Km.17/4 Karangmalang, Masaran, Sragen. 3. Sumber Data a. Data Primer Menurut Kuncoro (2009, 127), data primer yaitu data yang diperoleh dengan survei lapangan yang menggunakan semua metode pengumpulan data original. Dalam penelitian ini data didapatkan melalui pengamatan dan wawancara langsung kepada petugas gudang PT. Saprotan Benih Utama Sragen. b. Data Sekunder Menurut Kuncoro (2009: 127), data sekunder yaitu data yang telah

user dikumpulkan commit oleh tolembaga

pengumpul

data

dan 5


dipublikasikan

digilib.uns.ac.id

kepada

masyarakat

pengguna

data.

Data

sekunder yang di gunakan berupa : 1). Tata letak dan ruang lingkup. 2). Sejarah perusahaan. 3). Struktur organisasi. 4). Alur proses produksi perusahaan. 5). Kapasitas gudang perusahaan. Dalam penelitian ini, peneliti menggunaka data primer dan data sekunder sebagai sumber data penelitian. 4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Pengambilan data penelitian yang dilakukan dengan bertanya secara langsung kepada sumber data. Wawancara dilakukan kepada Manager Processing dan Manajer Pergudangan PT. Saprotan Benih Utama Sragen. b. Observasi Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara langsung di lokasi pengamatan sehingga mengetahui secara langsung obyek yang diamati. c. Studi Pustaka Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan, dokumen, serta tulisan ilmiah dari sumber-sumber lain yang commit to user sekiranya dapat dipergunakan. 6


digilib.uns.ac.id

F. Kerangka Pemikiran

Administrasi Operasional Gudang

Standarisasi Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Efektifitas dan Efisiensi Gudang

Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran

Permasalahan yang terjadi adalah dalam penanganan keluar masuk barang di dalam gudang perusahaan masih belum memiliki system yang ditetapkan. Dengan demikian, proses arus barang menjadi tidak tertata rapi. Oleh karena itu, penetapan standarisasi sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang perusahaan perlu dilakukan guna mengatasi ketidak efektifan dan ketidak efisiensien fungsi gudang. Dalam peningkatan

efektifitas

pengawasan

gudang

dan juga

efisiensi perlu

gudang,

dilakukan

tingkat agar

kedisiplinan

semua

proses

penyimpanan dan pengeluaran berjalan rapi. Apabila kedua hal ini terwujud, maka masalah mengenai efisiensi dan efektifitas gudang dapat terselesaikan. commit to user 7


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

G. Manajemen Menurut Hani Handoko (2008: 9) manajemen merupakan pencapaian tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan (stated goal). Ini mengandung arti bahwa para manajer organisasi apapun berupaya untuk mencapai berbagai hasil akhir spesifik. Hasil-hasil akhir

ini

tentu

saja

unik

bagi

masing-masing

organisasi.

Bagaimanapun juga, apapun tujuan yang telah ditetapkan organisasi tertentu, manajemen merupakan proses dengan mana tujuan-tujuan dicapai. Sedangkan Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti

bahwa

seorang

manajer

bertugas

mengatur

dan

mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin (2004: 7) mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Atas dasar uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuancommit to user 8


digilib.uns.ac.id

tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau

kepegawaian

(staffing),

pengarahan

dan

kepemimpinan

(leading), dan pengawasan (contolling). Menurut Hani Handoko (2008: 23) terdapat 5 (lima) fungsi penting dalam manajemen, yaitu: 1. Perencanaan (planning) Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (Handoko, 2008: 23). Dengan perencanaan, PT. Saprotan Benih Utama dapat memperoleh

dan

mengikat

sumberdaya-sumberdaya

deiperlukan

untuk

mencapai

tujuan

perusahaan.

yang

Kemajuan

perusahaan pun dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan. 2. Pengorganisasian (organizing) Pengorganisasian (organizing) adalah penetuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa” hal-hal tesebut ke arah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu commit to user 9


digilib.uns.ac.id

dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya (Handoko, 2008: 24). Perusahaan membuat struktur organisasi yang berfungsi sebagai pembagian wewenang agar pekerjaan dapat diselesaikan secara bersama-sama. Hal ini dibuat untuk mencapai tujuan perusahaan dengan baik. 3. Peyusunan Personalia (staffing) Penyusunan

personalia

(staffing)

adalah

penarikan

(recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif (Handoko, 2008: 24). Dalam pelaksanaan fungsi ini di PT. Saprotan Benih Utama, manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, fisik, dan emosional untuk posisi-posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik

karyawan

yang

diperlukan

dengan

karakteristik-

karakteristik personalia tertentu, seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan kerja yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan demosi atau pemecatan, serta latihan pengembangan karyawan.

commit to user 10


digilib.uns.ac.id

4. Pengarahan (leading) Pengarahan (leading) merupakan fungsi untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (Handoko, 2008: 25). Perusahaan mempunya visi dan misi sebagai acuan untuk menjadi perusahaan maju. Hal ini mendorong perusahaan untuk membuat peraturan kepada karyawan, guna mengatur kinerja karyawan untuk menjadi lebih baik. 5. Pengawasan (controlling) Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan (Handoko, 2008: 25). Dengan

pengawasan,

perusahaan

mengatur

jalannya

rencana yang telah dibuat oleh perusahaan melalui aturan-aturan yang telah dibuat oleh perusahaan, agar semua proses pekerjaan dapat terlaksana dengan baik. G. Diagram Alir (Flowchart) Didalam pemrograman sangat dikenal dengan diagram alir (flowchart). DiagramAlir (Flowchart) digunakan untuk membantu analis dan programmer untuk memecahkan masalah dalam commit to user 11


digilib.uns.ac.id

pemrograman. Diagram Alir (Flowchart) adalah gambaran secara grafik yang terdiri dari simbol-simbol dari algoritma-algoritma dalam suatu program, yang menyatakan arah dari alur program (Ernie, 2009). Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan diagram alir (flowchart):

Sumber: http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html

commit to user

12


digilib.uns.ac.id

H. Pergudangan Pergudangan merupakan bagian integral dari system logistic yang berperan

penting

dalam

melayani

pelanggan

dengan

biaya

seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistic berjalan (Sarwoto, 2010: 1). Pergudangan diperlukan dalam rangka: 1. Mencapai transportasi yang ekonomis 2. Mencapai produksi yang ekonomis 3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan. 4. Memelihara sumber persediaan. 5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan. 6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi permintaan, dan kompetisi). 7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara produsen dan konsumen. 8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistic seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan. 9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.

commit to user 13


digilib.uns.ac.id

I. Macam-Macam Gudang Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal, 2009: 49): 1. Gudang Campuran (mixing warehouse) Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim. 2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse) Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak dari pabrik. Bebrapa pesanan pelanggan digabungkan ke dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk kemudian pesanan akan dibagi atau dibuat menjadi pengiriman LTL (Least Than Truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya dekatdengan gudang. 3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse) Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan. commit to user 14


digilib.uns.ac.id

J. Jenis-Jenis Gudang Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda dengan konsep gudang pada keseharian dalam rumah tangga yang sering kita ketahui. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah merupakan

ruangan,

dimana

ruangan

itu

digunakan

untuk

menyimpan barang (Sarwoto, 2010: 3). Asumsi ini tidak selamanya benar, berikut jenis-jenis gudang dalam dunia industri. Terdapat 6 (enam) jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu: 1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (General merchandise warehouses for manufactured goods). 2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigrated or cold storage warehouse). 3. Gudang dengan bea atau pajak (bonded warehouse). 4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods warehouse). Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa alternative penyimpanan: a. Konsep penyimpanan terbuka b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan c. Penyimpanan dalam wadah 5. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses). 6. Gudang

penyimpanan

barang

penting

(bulk

storage

warehouses). commit to user 15


digilib.uns.ac.id

K. Tugas-Tugas Pergudangan Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagai tempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan memiliki fungsi sebagai berikut (Sarwoto, 2010: 4): 1. Menerima, menyimpan 2. Masukan pesanan 3. Pengambilan, penyelengggaraan, pemuatan 4. Cros docking 5. Proses pengembalian, penggantian 6. Packing labeling 7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian 8. Promosi 9. Breadbulk dan konsolidasi 10. Transportasi 11. Pelayanan ekspor dan impor 12. Bukti pengiriman 13. Peniruan/pelayanan pelanggan 14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan 15. Lokasi 16. Manajemen real estate 17. Jaringan analisis 18. Perkembangan commit to user 16


digilib.uns.ac.id

L. Fungsi Pergudangan Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni: perpindahan, penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal, 2009: 55). 1. Perpindahan (movement) Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni: a. Penerimaaan (receiving) b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away) c. Pengambilan

pesanan

pelanggan

atau

penyeleksian

pesanan (customer order picking or order selection) d. Cross docking e. Pengiriman (shipping) 2.

Penyimpanan (storage) Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semi permanen.

3. Transfer informasi Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan. M. Efektifitas dan Efisiensi Ricky W. Griffin (2004: 8) mengemukakan bahwa efektif yaitu membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya. commit to user 17


digilib.uns.ac.id

Efektif merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Handoko, 2008: 7). Efisien merupakan kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar (Handoko, 2008: 7). Sedangkan pengertian efisiensi (efficiency) menurut Heizer and Render (2009: 444), merupakan persentasi dari kapasitas efektif yang sesungguhnya telah dicapai. Pendefinisian mengenai efektitivitas maupun efisiensi, olehpara pakar memang beraneka ragam, tetapi secara substansi memiliki persamaan. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dengan lancar. Hal ini merupakan konsep matematik atau merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan (input). N. Efektivitas dan Efisiensi Gudang Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan tempat

menyimpan

Pemahaman

seperti

barang itu

yang

harus

sudah

kita

tidak

hilangkan

digunakan. ketika

kita

mendefinisikan gudang dalam perusahaan (Sarwoto. 2009 : 11). Gudang dalam perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur. Gudang dalam perusahaan manufaktur merupakan terminal untuk commit to user 18


digilib.uns.ac.id

bahan yang akan diproses maupun terminal untuk produk yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen. Hal inilah yang melatar belakangi, bahwa gudang harus efektif dan efisien. Makna dari gudang yang efektif adalah, gudang yang ada harus dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat dari adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang merupakan media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas bahan/barang yang dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat menurunkan kualitas bahan/barang yang dihasilkan dari proses produksi. Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan efisien apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan mudah menyimpan bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang. Gudang yang efisien bukanlah gudang harus berarti rapi, tetapi harus memperhatikan aspek kemudahan dalam pencarian bahan atau barang dalam rangka pengecekan, maupun pengambilan bahan/barang (Sarwoto. 2010 : 12).

commit to user 19


digilib.uns.ac.id

BAB III PEMBAHASAN

A. Gambaran Objek Penelitian 1. Sejarah Perusahaan PT. Saprotan Benih Utama berdiri tahun 1999, merupakan pengembangan atau peningkatan usaha dari CV. Saprotan Utama yang telah di rintis sejak tahun 1980. Saham perusahaan sebesar 50% dimiliki oleh Ir. Markus Wibowo dan 50% dimiliki oleh dr. Budi Linggawati. PT. Saprotan Benih Utama telah menjadi salah satu produsen, importir, dan distributor sarana produksi pertanian di Indonesia. Merk dagang yang digunakan adalah “Pak Tani” yang sudah melekat di benak petani. Sebelum didirikannya CV. Saprotan Utama, perusahaan ini mulai dirintis oleh Ir. Markus Wibowo yang membuka toko “Sumber Hurip” pada tahun 1978 di Jalan DI Panjaitan No. 5, Tegal. Lingkup toko “Sumber Hurip” pada saat itu adalah para petani wilayah Tegal dan sekitarnya. Kala itu jumlah karyawan toko hanya 1 orang saja. Kemudian UD Vigor sebagai pengembangan dari toko “Sumber Hurip” mulai berdiri tahun 1979 untuk mensuplai pestisida dari Bayer ke PT. Perkebunan Nusantara. UD Vigor beralamatkan di Jalan Wotgandul Dalam No. 186, Semarang. commit to user 20


digilib.uns.ac.id

Kemudian pada tahun 1980, UD Vigor berganti nama menjadi CV. Saprotan Utama (SU), sebagai distributor pestisida dari Bayer. pada tahun 1982, CV. Saprotan Utama menjadi distributor NPK 1515-15 BASF untuk wilayah Jawa Tengah dan menjadi satu-satunya distributor SQM di Indonesia pada tahun 1989. Pada tahun 1990 CV. Saprotan Utama memperkuat diri sebagai produsen dan distributor pupuk tembakau Virginia, yang dikelola perusahaan-perusahaan rokok besar di Indonesia seperti Philipph Morris, BAT, Djarum, Sadhana Arifnusa (unit produksi Sampoerna), Trisnoadi, Burley, Na-Oogst, maupun PT. Perkebunan Nusantara. Melalui PT. Bumindo Fertila Argomakmur (BFA), menjadi distributor perusahaan-perusahaan pestisida lainnya, misalnya Sygenta, BASF, FMC, Dupont, Petrokimia Kayaku. Selain sebagai distributor pupuk import untuk tembakau Virginia, pada tahun 1994 CV. Saprotan Utama mulai membuat pupuk NPK Physical Blending untuk perusahaan-perusahaan rokok besar di Indonesia seperti Philiph Morris, BAT, Djarum, Sadhana Arifnusa (unit produksi Sampoerna), Trisnoadi, Burley, Na-Oogst, maupun PT. Perkebunan Nusantara. Pad tahun 1995, CV. Saprotan Utama mengkokohkan diri menjadi distributor pupuk import dari Korea. Tahun 1998, CV. Saprotan Utama dengan memiliki pan granulator sudah berhasil memproduksi pupuk phosphate butiran sendiri dengan memakai commit to user 21


digilib.uns.ac.id

bahan dasar lokal yang kemudian digranulasi di unit produksi Mranggen. Tahun 1990, CV. Saprotan Utama mulai membentuk unit produksi benih dengan nama perusahaan PT. Saprotan Benih Utama (SBU). Perusahaan berhasil memproduksi benih padi dengan menggunakan bahan dasar lokal yang kemudian diproses oleh produksi PT. Saprotan Benih Utama, di Jl. Raya Solo-Sragen Km 17,4 Karang Malang-Masaran Sragen. Dengan fasilitas penjemuran seluas 8000 m2/ 0,8 Ha, gudang penyimpanan, dan mesin pengering seed. Selain memproduksi benih padi, PT. Saprotan Benih Utama juga memproduksi benih jagung dan benih karet. Selama tiga tahun terakhir PT. Saprotan Benih Utama telah memproduksi benih padi jenis Stock Seed (SS): ·

Tahun 2005

: 800 Ton

·

Tahun 2006

: 1.400 Ton

·

Tahun 2007

: 4.000 Ton

·

Tahun 2010

: 10.000 Ton

·

Target tahun 2020

: 20.000 Ton

Dan diharapkan lewat PT. Saprotan Benih Utama, di tahun 2012, CV. Saprotan Utama mampu menyerap 7000 petani mitra kerja untuk pembenihan padi. Tahun 2007, CV. Saprotan Utama sudah mendapatkan calon benih padi dan jagung commit hibrida.toPengembangan jagung hibrida ini user 22


digilib.uns.ac.id

adalah tindakan antisipasi akan kekurangan bahan pangan jagung di dunia karena sebagian besar suplai jagung dari Amerika Utara, Amerika Latin, Amerika Selatan dan China digunakan untuk bahan baku pembuatan Etanol. Dapat diprediksikan, terbuka kesempatan lagi bagi Indonesia untuk mengembangkan tanaman jagung. Dalam hal ini akan terkait dengan kebutuhan benih jagung sekurang-kurangnya meningkat 2 kali lipat. Sedangkan pada produksi benih karet CV. Saprotan Utama di Pleihari Kalimantan Selatan seluas 25,5 Ha telah selesai digarap pada tahun 2007. Karena kenaikan harga minyak dunia, karet alam lebih kompetitif disbanding karet sintetis, maka CV. Saprotan Utama pro aktif dalam penyediaan bibit karet untuk men-supply ratusan ribu hektar perkebunan karet di Kalimantan. Peningkatan penggunaan karet ala mini terutama untuk memenuhi kebutuhan pasar China dan India. 2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan a. Tujuan Perusahaan: Menghasilkan benih padi yang berkualitas dengan waktu pengiriman yang tepat dan dengan biaya produksi yang optimal serta bertanggung jawab terhadap lingkungan sekitar. b. Visi Perusahaan: Menjadi produsen benih padi swasta terbesar di Indonesia. commit to user 23


digilib.uns.ac.id

c. Misi Perusahaan: 1). Memproduksi benih padi dengan tingkat produktifitas yang tinggi. 2). Menghasilkan benih padi dengan harga yang kompetitif. 3). Menghasilkan benih padi dengan kualitas terbaik. 3. Struktur Organisasi 4. Kepala Divisi

R&D

Accounting Manager

Field Manager

Acct. Admin

Field Assistant

Plant Manager

Kepala 5. Produksi

Production Supervisor

KaBag. Gudang

KaBag. Maintenanc e

Admin.

KaBag. Quality

Quality Inspector

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Saprotan Benih Utama

Berdasarkan gambar, struktur organisasi pada PT. Saprotan Benih Utama dapat dijelaskan sebagai berikut :

commit to user 24


digilib.uns.ac.id

a. Kepala Divisi 1). Pimpinan tertinggi PT. Saprotan Benih Utama yang bertugas

memimpin

dan

bertanggung

jawabatas

jalannyakegiatan opersional perusahaan. 2). Memiliki

wewenang

untuk

menentukan

kebijakan

perusahaan. b. Kepala Bagian Pemasaran 1). Mencari pesanan dan melayani pesanan dari pembeli sampai pesanan dikirim kembali ke pembeli. 2). Memberikan dan mempelajari permintaan dari masingmasing bagian terutama data dan spesifikasi barang yang akan dibeli. c. Kepala Bagian Produksi 1). Melakukan perencanaan dan pengontrolan proses produksi

yang

meliputi

penjemuran,

pembersihan

(cleaning) dan packing. 2). Melakukan perencanaan dan pengontrolan terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk proses produksi. 3). Melakukan perencanaan budget untuk aktifitas yang berkaitan dengan proses produksi. 4). Melakukan koordinasi terhadap bawahannya mengenai peraturan perusahaan dan peraturan kerja. 5). Melakukan evaluasi terhadap aktifitas proses produksi. commit to user 25


digilib.uns.ac.id

d. Kepala Bagian Gudang 1). Melakukan perencanaan penataan (lay out) gudang. 2). Melakukan monitoring produk di gudang. 3). Melakukan pengaturan dan pengawasan aktifitas di gudang. 4). Melakukan pengawasan administrasi data benih dan raw material. 5). Melakukan

pengaturan

dan

pengawasan

semua

dokumen warehouse area . e. Kepala Bagian Mesin 1). Melakukan perencanaan perawatan mesin-mesin dan peralatan produksi. 2). Melakukan perencanaan modifikasi dan kebutuhan teknik

yang diperlukan

untuk mendukung proses

produksi. 3). Melakukan pembuatan dokumen-dokumen teknik yang berkaitan dengan proses produksi. 4). Melakukan update atau review dokumen-dokumen teknik yang berkaitan dengan proses produksi. 5). Membantu Plant Manager dalam menentukan modifikasi atau pembelian alat atau mesin dari aspek teknik. 6). Melakukan perencanaan tahunan untuk aktifitas Bagian Maintenance. commit to user 26


digilib.uns.ac.id

f. Supervisor Proccesing 1). Mengatur tempat pembongkaran hasil panen. 2). Mengatur proses penjemuran, cleaning (blower) dan packing sesuai koordinasi dari Kepala Bagian Produksi. 3). Mengatur dan mengarahkan Pengawas dan Tenaga Kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. 4). Melakukan briefing terhadap tenaga kerja harian dan tenaga

kerja

harian

baru

mengenai

peraturan

perusahaan dan peraturan kerja. 5). Mengatur pengawas tenaga kerja untuk melakukan mulung dan adah-adah sesuai dengan kualitas produk setelah berkoordinasi dengan Kepala Bagian Produksi dan Quality Control Inspector. 6). Mengarahkan tenaga kerja untuk memasukkan produk ke dalam gudang (setengah kering atau kering). 7). Mengawasi dan memastikan pengawas dan tenaga kerja untuk bekerja sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah ditetapkan. 8). Memperbarui dan membuat instruksi kerja jika ada perubahan proses produksi dan memberikan training terhadap tenaga kerja jika ada perubahan instruksi kerja (instruksi kerja baru). commit to user 27


digilib.uns.ac.id

9). Melakukan pengaturan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan operasional. g. Teknisi 1). Melakukan

perbaikan

terhadap

mesin-mesin

dan

terhadap

mesin-mesin

dan

terhadap

mesin-mesin

dan

peralatan produksi. 2). Melakukan

perawatan

peralatan produksi. 3). Melakukan

modifikasi

peralatan produksi. 4). Melakukan pencatatan setiap aktifitas teknik seperti perbaikan, perawatan dan modifikasi. 5). Melakukan pencatatan terhadap parameter-parameter pada

mesin-mesin

atau

peralatan

produksi

yang

berkaitan dengan aspek teknik. h. Administrasi Gudang 1). Melakukan penimbangan calon benih padi hasil dari panen. 2). Monitoring

dan

pencatatan

mutasi

proses

calon

benih/benih dalam gudang. 3). Melakukan

pengaturan

dan

pengawasan

aktivitas

bongkar muat dan dokumen bongkar muat. 4). Melakukan administrasi data benih dan raw material. commit to user 28


digilib.uns.ac.id

5). Melaporkan persediaan benih dan raw material ke head office. 6). Melakukan

pengaturan

dan

pengawasan

semua

dokumen warehouse area . i. Pengawas Blower 1). Melakukan pengawasan proses cleaning menggunakan blower dan proses packing. 2). Membantu Supervisor Produksi melakukan pengaturan tenaga kerja untuk proses cleaning dan proses packing. 3). Mengarahkan stacking hasil proses cleaning sesuai dengan yang sudah direncanakan. 4). Melakukan pencatatan proses cleaning pada blower dan proses packing. 5). Membantu melakukan penimbangan calon benih padi hasil dari panen. 6). Mengawasi dan memastikan tenaga kerja untuk bekerja sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah ditetapkan. 7). Membantu aktifitas kantor untuk pembelian barang sesuai dengan kebutuhan operasional. j. Pengawas Jemur 1). Membantu

Supervisor

Produksi

untuk

mengarahkan

tempat pembongkaran hasil panen. commit to user 29


digilib.uns.ac.id

2). Mencari informasi dan mengetahui jumlah setiap hasil panen. 3). Mengatur tenaga kerja sesuai dengan jumlah produk dan luas lantai yang akan dipakai untuk penjemuran. 4). Mengawasi tenaga kerja pada aktifitas jemur sesuai dengan aturan penjemuran produk. 5). Mengatur tenaga kerja untuk melakukan mulung sesuai dengan

jam

kerja

dan

kondisi

lingkungan

setelah

berkoordinasi dengan Supervisor Produksi. 6). Mengatur tenaga kerja untuk melakukan mulung dan adahadah sesuai dengan kualitas produk setelah berkoordinasi dengan Supervisor Produksi dan Quality Control Inspector. 7). Mengarahkan tenaga kerja untuk memasukkan produk ke dalam gudang (setengah kering atau kering). 8). Mengawasi dan memastikan tenaga kerja untuk bekerja sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah ditetapkan. k. Operator Vertical Dryer 1). Mengoperasikan mesin Vertical Dryer sesuai fungsi operasional. 2). Mencatat parameter proses Vertical Dryer. 3). Mengontrol dan mengisi bahan bakar mesin Vertical Dryer.

commit to user 30


digilib.uns.ac.id

4). Membersihkan area sekitar mesin Vertical Dryer. 5). Mencari informasi calon benih yang akan di proses. 6). Menginformasikan stok bahan bakar kepada Supervisor processing. 7). Mengoperasikan generator sesuai dengan kebutuhan proses operasional. 8). Menyiapkan calon benih yang akan diproses pada mesin Vertical Dryer (varietas, no panen, jumlah kg). l. Assintant Vertical Dryer 1). Mengoperasikan

Vertical

Dryer

sesuai

fungsi

operasional. 2). Mengontrol dan mengisi bahan bakar mesin Vertical Dryer. 3). Membersihkan area sekitar mesin Vertical Dryer. 4). Mencari informasi calon benih yang akan di proses. 5). Menyiapkan calon benih yang akan diproses pada mesin Vertical Dryer (varietas, no panen, jumlah kg). 6). Membantu proses loading dan unloading mesin Vertical Dryer.

commit to user 31


digilib.uns.ac.id

6. Personalia a. Jumlah Karyawan Tabel 3.1 Jumlah Karyawan Karyawan

Jumlah Karyawan

Staf Bagian Kantor

13 orang

Karyawan Bagian Produksi

80 orang

Jumlah

93 orang

Sumber: PT. Saprotan Benih Utama

b. Tingkat Pendidikan Karyawan Untuk karyawan, baik pada bagian managerial maupun pada bagian produksi, ingkat pendidikan sangat diperhatikan. Adapun tujuannya adalah untuk mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Tingkat pendidikan karyawan yang ada pada PT. Saprotan Benih Utama adalah sebagai berikut: 1) SD

: 45 orang

2) SLTP

: 30 orang

3) SLTA

: 5 orang

4) D3

: 8 orang

5) Sarjana : 5 orang commit to user 32


digilib.uns.ac.id

c. Jam Kerja Jadwal jam kerja yang dipergunakan oleh PT. Saprotan Benih Utama Tabel 3.2 Jam Kerja Karyawan Bagian Kantor PT. Saprotan Benih Utama HARI

JAM KERJA

KETERANGAN

Senin s/d Kamis

08.00-16.00 WIB

-

12.00-13.00 WIB

Istirahat

08.00-16.00 WIB

-

11.45-13.00 WIB

Istirahat

08.00-13.00 WIB

Tanpa Istirahat

Jum’at

Sabtu


. Tabel 3.3 Jam Kerja Karyawan bagian Produksi PT. Saprotan Benih Utama HARI

SHIF

JAM KERJA

Senin s/d Minggu

Shif Pagi

07.00-17.00 WIB 11.45-13.00 WIB

Shif Malam

17.00-07.00 WIB 23.45-01.00 WIB 04.00-05.00 WIB

KETERANGAN Istirahat

Istirahat Istirahat


commit to user 33


digilib.uns.ac.id

d. Varietas Benih Padi Jenis atau varietas benih padi yang diproduksi PT. Saprotan Benih Utama beserta tanda pembeda pada karung benih: Tabel 3.4 Varietas benih padi yang diproduksi PT. Saprotan Benih Utama VARIETAS WARNA Mekongga

Hijau

IR. 64

Merah

Pepe

Kuning

Ciherang

Biru

Membramo

Ungu


e. Alur Proses Berikut alur proses produksi yang dilakukan oleh PT. Saprotan Benih Utama: Keterangan: 1). Kirim Panen Kirim panen datang dari sawah dikirim oleh karyawan lapangan. 2). Penimbangan Setelah barang datang, kemudian barang ditimbang terlebih dahulu sebelum dilakukan penjemuran. 3). Lantai Jemur Benih siap dijemur. commit to user 34


digilib.uns.ac.id

4). Penjemuran 1 Penjemuran 1 dilakukan jika benih basah. 5). Vertical Dryer Jika benih yang datang dari sawah sudah cukup kering, benih dapat segera diproses melalui mesin Vertical Dryer. Kemudian disimpan dalam proses penyimpanan 3. 6). Kering Benih dapat dikatakan kering apabila kadar air dalam benih telah mencapai 11%. Jika benih telah mencapai kadar air 11%, benih dapat langsung disimpan dalam proses

penyimpanan

2.

Namun,

jika

benih

yang

dikeringkan belum mencapai kadar air 11%, benih disimpan terlebih dahulu dalam proses penyimpanan 1. 7). Penyimpanan 1 Penyimpanan 1 dilakukan apabila benih yang dikeringkan dalam penjemuran 1 belum mencapai kadar air 11%. 8). Penjemuran 2 Penjemuran

2

dilakukan

untuk

benih yang belum

mencapai kadar air 11%. 9). Penyimpanan 2 Penyimpanan 2 dilakukan untuk benih yang telah mencapai kadar air 11% dari penjemuran 1 maupun dari penjemuran 2.

commit to user 35


digilib.uns.ac.id

10). Pembersihan Benih yang disimpan dalam proses penyimpanan 2, mulai dibersihkan menggunakan mesin Blower. 11). Penyimpanan 3 Penyimpanan 3 dilakukan untuk benih yang telah dikeringkan dan dibersihkan melalui mesin Vertical Dryer maupun mesin Blower. 12). Pengujian Sebelum benih dikemas, benih diuji terlebih dahulu untuk mendapatkan

sertifikat

kelayakan

benih

dari

Balai

Pengawasan dan Sertifikasi Benih (BPSB). Jika benih layak, benih langsung dikemas. Namun, jika benih tidak layak untuk dijual, benih langsung di dispose. 13). Dispose Dispose dilakukan jika benih padi tidak lolos uji. Ciri benih yang di dispose adalah benih yang setengah isi, benih tidak isi, dan benih yang belum bersih. Proses dispose ini biasanya dilakukan dalam bentuk pembakaran atau dijual ke perusahaan produksi beras. 14). Pengepakan Benih yang telah lolos uji langsung dikemas. 15). Penyaluran Benih siap dikirim ke pelanggan. commit to user 36


digilib.uns.ac.id

(1) Kirim Panen

(2) Penimbangan

(3) Lantai jemur (4) Penjemuran 1

(5) Vertical Dryer

(6) Kering (7) Penyimpanan 1 (8) Penjemuran 2 (9) Penyimpanan 2

(10) Pembersihan (11) Penyimpanan 3

Tidak

(12) Pengujian

Ya(13) Dispose

Ya (14) Pengepakan

(15) Penyaluran


Gambar 2.3 Alur Proses Produksi PT.toSaprotan Benih Utama commit user 37


digilib.uns.ac.id

f. Daerah Pemasaran Pemasaran merupakan kegiatan yang penting bagi kelangsungan suatu perusahaan dalam menyalurkan barang atau jasa yang dihasilkan. Untuk itu, produsen benih harus memberikan

kepuasan

kepada

konsumen

dengan

menghasilkan benih padi dengan kualitas dan kuantitas yang tinggi

serta

menggunakan

prinsip

7

tepat

dalam

pemasarannya ( tepat waktu, tepat jumlah, tepat jenis, tepat mutu, tepat harga, tepat tempat, dan tepat pelayanan ). Pemasaran benih padi pada PT. Saprotan Benih Utama disalurkan

kepada

konsumen

pada

bulan

September-

November (masa panen 1 ) dan bulan Februari-Maret ( masa panen 2 ). Pemasaran benih padi dilakukan melalui distributor. Distributor akan menyalurkan benih padi ke toko-toko pertanian. Pengecer membeli benih padi dari toko pertanian dan menjualnya ke petani atau konsumen. Daerah pemasaran penyaluran benih padi PT. Saprotan Benih Utama dilakukan di : a. Provinsi Jawa Tengah b. Provinsi Jawa Timur c. Provinsi Jawa Barat d. Makasar e. Lampung

commit to user 38


digilib.uns.ac.id

g. Alat-alat Bantu Pergudangan dan Produksi Alat-alat bantu yang digunakan oleh PT. Saprotan Benih Utama dalam proses pergudangan dan proses produksi benih padi. Tabel 3.5 Alat-alat Bantu Pergudangan dan Produksi PT. Saprotan Benih Utama NAMA BARANG

FUNGSI

JUMLAH

KAPASITAS/ITEM

Hand Pallet

Mengangkut palet

4 buah

3 Ton

Gerobak

Mengangkut karung.

4 buah

3 Ton

Gerobak Sampah

Mengangkut sampah

1 buah

-

Truk

Sebagai alat 1 buah transportasi dari sawah ke lantai jemur dan gudang

7 Ton

Palet

Menyimpan dan mengangkut benih padi

3 Ton

890 buah


B. Laporan Magang Kerja 1. Kegiatan Magang Kerja Mgang kerja dilaksanakan mulai tanggal 28 Januari 2011 sampai dengan tanggal 26 Februari 2011 (Surat Keterangan Magang Terlampir). Magang kerja dilaksanakan pada bagian Proses Produksi Pengolahan Benih Padi PT. Saprotan Benih commit to user 39


digilib.uns.ac.id

Utama. Tabel 3.4 dibawah ini menyajikan aktivitas yang dilakukan selama pelaksanaan magang kerja. Tabel 3.6 Aktivitas yang Dilakukan Selama Pelaksanaan Magang Kerja No

Minggu Ke

1

I

2

II

Aktivitas ž

Daftar ulang magang di Bagian Personalia

ž

Observasi lingkungan kerja

ž

Penjelasan Job Description

Observasi Lapangan : ž

Observasi ke Bagian Proses Produksi

ž

Observasi Sistem Manajemen Pergudangan Perusahaan

ž

Observasi ke gudang penyimpanan.

3

III

ž

Magang di Bagian pergudangan perusahaan

4

IV

ž

Mendokumentasikan kegiatan proses pergudangan perusahaan

Sumber : Laporan Pelaksanaan Magang Kerja Mahasiswa, Tahun 2011

C. Pembahasan 1. Fungsi gudang Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama merupakan gudang bahan dan gudang barang. Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan sekaligus sebagai tempat berlangsungnya proses produksi. Terdapat 5 (lima) gudang yang dimiliki PT. Saprotan Benih Utama. Perusahaan menargetkan setiap gudang diisi satu varietas commit to user benih padi. Namun, terkadang dua gudang diisi satu varietas benih 40


digilib.uns.ac.id

padi yaitu varietas ciherang. Kejadian tersebut dikarenakan permintaan pada benih padi varietas ciherang banyak dipesan oleh pelanggan. Sedangkan penyimpanan varietas lain seperti IR.64, Mekongga, Pepe, dan Membramo disimpan dalam satu gudang untuk satu varietas. Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama juga dipakai sebagai tempat penyimpanan benih yang belum kering setelah masa penjemuran dan kemudian dikeluarkan kembali untuk proses penjemuran ke 2 (dua). Berikut denah ke 5 (lima) gudang yang dimiliki PT. Saprotan Benih Utama:

Gudang 5

Gudang 1

Gudang 2

Gudang 3

Gudang 4

Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama.

Gambar 2.4 Denah Gudang PT. Saprotan Benih Utama

commit to user 41


digilib.uns.ac.id

Tabel 3.7 Kapasitas Gudang PT. Saprotan Benih Utama

Area Gudang 1

Pallet Qty (pcs) 159

Qty per pallet (kg) 2500

Capacity (kg) 397.500

Capacity (%) 15,7

Gudang 2a

-

2500

-

-

Gudang 2b

99

2500

247.500

9,8

Gudang 2c

66

2500

165.000

6,5

Gudang 3a

66

2500

165.000

6,5

Gudang 3b

66

2500

165.000

6,5

Gudang 4

328

2500

820.000

32,4

Gudang 5

228

2500

570.000

22,5

2.530.000

100,0

1012

Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama

2. Sistem Operasional Gudang Dalam rangka pengadaan asset yang diinginkan perusahaan berupa bahan baku benih, PT. Saprotan Benih Utama telah melaksanakan

semua

sistem

operasional

gudang

guna

memperlancar arus proses produksi. Sistem operasional gudang dilakukan mulai dari penerimaan bahan baku benih padi yang baru dipanen hingga proses pengiriman produk ke distributor. Sistem operasional gudang pada PT. Saprotan Benih Utama telah dilakukan dengan baik. Namun, commit to user 42


digilib.uns.ac.id

masih belum memiliki standar khusus mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran barang yang telah dilakukan. Dengan standarisasi sistem penerimaan dan pengeluaraan barang ini, diharapkan perusahaan mampu mengoptimalisasi semua

kegiatan

yang

berhubungan

dengan

pergudangan

perusahaan. Sehingga dapat mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti, ketidakteraturan penyimpanan barang yang menimbulkan lamanya waktu dalam pengambilan barang tersebut. Selain itu perusahaan juga akan lebih dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi fungsi gudang. a. Alur Proses Penerimaan Bahan Baku Calon Benih Proses penerimaan bahan baku calon benih yang dilakukan oleh perusahaan cukup lancar. Namun, ketika kiriman datang pada sore hari, barang yang datang harus segera disimpan di gudang terlebih dahulu sebelum dilakukan pengeringan. Pada tahap ini belum ada aturan yang ditetapkan oleh perusahaan dalam mengatur jalannya proses penyimpanan barang yang datang dari sawah. Pengaturan penyimpanan hanya dilakukan secara langsung dengan memanfaatkan gudang yang kosong. Tidak menutup kemungkinan dalam satu gudang terdapat 5(lima) varietas sekaligus. Padahal perusahaan selalu berusaha untuk membuat satu gudang untuk satu varietas. Penyimpanan ini dilakukan di gudang 1(satu). commit to user 43


digilib.uns.ac.id

Berikut gambar alur proses penerimaan calon benih ke gudang hasil dari wawancara dengan kepala bagian gudang:


Gambar 2.5 Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa penyimpanan dilakukan dengan cara sederhana. Sedangkan penyimpanan di sini tidak dimasukkan ke dalam alur proses keseluruhan seperti yang terdapat pada gambar 2.2. Dengan

demikian

perusahaan

perlu

membuat

dan

menetapkan alur proses penerimaan dan penyimpanan barang ke dalam gudang untuk calon benih yang datang pada waktu sore atau calon benih yang belum siap dikeringkan karena faktor waktu

dan

cuaca.

Pembuatan

standarisasi

proses

ini

dimaksudkan untuk commit membantu to user mengatur jalannya proses 44


digilib.uns.ac.id

produksi agar perusahaan tidak termakan waktu dalam mencari calon benih mana yang akan dikeluarkan dan dikeringkan terlebih dahulu. Penanggung Jawab

Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang PT. Saprotan Benih Utama

Karyawan

Dokumen

Form Kirim Panen

Lapangan

Kirim

Panen

Supervisor

Form

Process

Supervisor Process

Penimbangan

Penimbangan

Lantai Jemur

Form Pemrosesan Tidak

Kabag

Form

Gudang

Penyimpanan Sementara

Ya

Supervisor Process

Penyimpanan

Form Penjemuran 1

Pemrosesan

Gambar 2.6 Usulan Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang PT.Saprotan Benih Utama (Jika cuaca atau waktu tidak memungkinkan untuk melakukan pengeringan) commit to user 45


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan gambar diatas, dapat diterangkan: 1). Barang (calon benih) datang disertai surat pengiriman dari karyawan lapangan. 2). Barang (calon benih) ditimbang dan dicatat oleh karyawan pemrosesan dibawah pengawasan supervisor process. 3). Barang (calon benih) siap dijemur. Jika cuaca atau waktu tidak memungkinkan untuk melakukan penjemuran, maka dilakukan penyimpanan terlebih dahulu. 4). Barang (calon benih) disimpan dan dicatat oleh karyawan ke dalam form penyimpanan dibawah pengawasan kepala bagian gudang. b. Alur Proses Pengeluaran Benih Padi (Finish Goods) Proses pengeluaran finish good benih padi yang dilakukan oleh

perusahaan

berjalan

cukup

lancar.

Namun,

proses

pengeluaran ini belum diatur secara tetap. Kejadian ini dikarenakan belum adanya standarisasi atau penetapan alur proses pengeluaran benih padi (finish goods) yang telah dilakukan oleh perusahaan. Pengeluaran atau penyaluran benih padi (finish goods) pada PT. Saprotan Benih Utama dilakukan melalui 2 (dua) cara. Pada commit to user 46


digilib.uns.ac.id

cara yang pertama yaitu perusahaan menyalurkan benih padi (finish goods) melalui perintah dari Head Office, yaitu CV. Saprotan Utama. Biasanya perusahaan distributor yang telah membeli produk PT. Saprotan Benih Utama adalah perusahaan yang telah terdaftar sebagai distributor resmi CV. Saprotan Utama. Cara yang kedua, yaitu PT. Saprotan Benih Utama menerima permintaan barang kepada pembeli atau distributor baru. Pada umumnya distributor baru ini mendatangi langsung ke bagian administrasi PT. Saprotan Benih Utama untuk membeli

benih

padi.

Kemudian

bagian

administrasi

memberitahukan kepada kepala bagian pemasaran untuk dilakukan pemeriksaan ulang terhadap barang yang akan dipesan, apakah barang tersebut masih ada atau telah habis dipesan. Berikut gambar dari hasil wawancara dari kepala bagian gudang mengenai alur proses pengeluaran finish goods untuk disalurkan ke distributor yang telah terdaftar dan distributor yang belum terdaftar:

commit to user 47


digilib.uns.ac.id


Gambar 2.7 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang telah terdaftar) Demikian proses pengeluaran benih padi (finish goods) PT. Saprotan Benih Utama untuk distributor yang telah terdaftar sebagai distributor tetap. Alur proses ini belum ditetapkan oleh perusahaan. Adapun keterangan dari alur proses diatas adalah sebagai berikut: 1) Bagian penjualan mempromosikan produk kepada distributor. Distributor juga dapat menghubungi langsung ke bagian penjualan untuk membeli produk. 2) Bagian penjualan melaporkan kepada kantor pusat yaitu CV. Saprotan Utama mengenai pemesanan yang dilakukan oleh distributor.

commit to user 48


digilib.uns.ac.id

3) CV. Saprotan Utama mengirim surat pengambilan barang ke PT. Saprotan Benih Utama melalui fax atau supir. 4) Surat diterima oleh bagian administrasi PT. Saprotan Benih Utama untuk segera diproses. 5) Setelah proses pengambiilan barang selesai, supir siap mengantarkan barang kepada distributor.


Gambar 2.8 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang belum terdaftar) commit to user 49


digilib.uns.ac.id

Gambar diatas merupakan alur proses pengeluaran benih padi (finish goods) pada PT. Saprotan Benih Utama. Namun, alur proses ini belum terstandar oleh perusahaan. Berikut keterangan dari proses pengeluaran benih padi (finish goods) untuk pelanggan yang belum terdaftar: 1) Pelanggan mendatangi PT. Saprotan Benih Utama dan berhubungan langsung kepada bagian administrasi. 2) Bagian administrasi mencatat pesanan yang diminta oleh pelanggan. 3) Bagian administrasi menghubungi bagian pemasaran untuk meninjau apakah barang sudah habis dipesan atau masih tersedia. 4) Bila barang masih tersedia, barang langsung dicatat oleh bagian administrasi untuk siap dikirim. 5) Barang dikirim. Dari beberapa gambar diatas dapat diketahui bahwa proses pengiriman atau pengeluaran perusahaan cukup baik. Namun, alur proses ini belum ditetapkan oleh perusahaan. Sehingga proses pengeluaran barang berjalan belum cukup rapi. Kejadian seperti ini dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi fungsi gudang. Dengan demikian penulis memberikan suatu alternatif alur proses yang mungkin dapat membantu perusahaan untuk commit to user 50


digilib.uns.ac.id

menyelesaikan standarisasi proses pengeluaran barang dalam gudang guna tercapainya efektifitas dan efisiensi fungsi gudang. Berikut gambar alur proses pengeluaran benih padi (finish goods) untuk distributor atau pelanggan yang telah terdaftar sebagai pelanggan tetap dan distributor atau pelanggan yang belum terdaftar: Penanggung Jawab Kabag Pemasaran Administrasi (Head Office)

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama Pelanggan

Penjualan

Administrasi

Form Penjualan

Pemesanan

Form Pemesanan

Pencatatan

Form Pemesanan

Pengambilan barang

Buku Persediaan Barang

Administrasi

Kabag Gudang

Dokumen

Pengiriman

Form Pengiriman

Gambar 2.9 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Untuk pelanggan yang terdaftar sebagai pelanggan tetap) commit to user 51


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan gambar diatas dapat diterangkan: 1). Karayawan pemasaran menawarkan produk kepada pelanggan. memesan

Disamping langsung

itu

pelanggan

kepada

karyawan

juga

dapat

pemasaran.

Dalam hal ini karyawan pemasaran tidak selalu berasal dari PT. Saprotan Benih Utama, karyawan pemasaran dari CV. Saprotan Utama juga ikut memasarkan produk dari PT. Saprotan Benih Utama. 2). Bagian administrasi CV. Saprotan Utama memesan ke PT. Saprotan Benih Utama. 3). Pesanan diterima oleh bagian administrasi PT. Saprotan Benih Utama melalui fax atau supir dari kantor pusat. Pada penerimaan pesanan melalui supir, surat pesanan dibawa dan diserahkan secara langsung oleh supir CV. Saprotan

Utama

kepada

bagian

administrasi

PT.

Saprotan Benih Utama. Proses pengambilan juga dilakukan secara langsung, karena pesanan untuk pelanggan

sudah

dilakukan

jauh

hari

sebelum

pengambilan barang dilakukan. 4). Bagian administrasi menghubungi bagian gudang untuk melakukan pengambilan barang. 5). Barang siap dikirimkan. commit to user 52


Penanggung Jawab

digilib.uns.ac.id

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods

Dokumen

PT. Saprotan Benih Utama

.

.

Pelanggan

Administrasi

Pelayanan Pesanan

Form Pembelian

Kabag Pemasaran

Pemeriksaan Pemesanan

Buku Persediaan Pesanan

Kabag Pemasaran

Barang Tersedia

Tidak

Buku Persediaan Pesanan

Ya Administrasi

Kabag Gudang

Permintaan Barang

Form Permintaan

Pengambilan Barang

Buku Persediaan Barang

Pengiriman

Supir

Form Pengiriman

Gambar 2.10 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Untuk pelanggan yang tidak terdaftar)

Dari gambar diatas dapat diterangkan: 1). Pelanggan mendatangi perusahaan untuk membeli benih padi. 2). Bagian administrasi melayani pembelian dari pelanggan. commit to user 53


digilib.uns.ac.id

3). Bagian

administrasi

menghubungi

kepala

bagian

pemasaran untuk memastikan apakah barang masih tersedia atau tidak. 4). Jika barang tersedia, bagian administrasi menghubungi kepala bagian gudang untuk melakukan pengambilan barang. 5). Barang siap di kirim. 3. Keterkaitan antara Standarisasi Sistem Operasional Gudang dengan Efektifitas dan Efisiensi Fungsi Gudang. Berdasarkan pengamatan dilapangan, gudang milik PT. Saprotan Benih Utama dapat dikatakan belum efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan sering dijumpai proses arus keluar masuknya barang

yang

tidak

rapi.

Sehingga

menjadikan

kurangnya

pengawasan dan penataan barang yang tidak teratur. Kondisi seperti ini menjadi bahan untuk melakukan kajian agar dapat menemukan solusi dari permasalahan ini. Meskipun perusahaan telah melakukan proses operasional gudang pada semua lini, terutama pada proses masuknya barang dari sawah dan proses penyaluran barang kepada pelanggan. Pada proses tersebut masih ditemukan adanya masalah ketidakrapian dan ketidakteraturan dalam pelaksanaannya. Secara umum hal yang menyebabkan terjadinya ketidak efektifan dan efisiensi gudang commit to user 54


digilib.uns.ac.id

adalah belum adanya standarisasi sistem pengeluaran dan penerimaan barang dalam gudang.

commit to user 55


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. PT. Saprotan benih merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang industri benih, khususnya benih padi. Dengan memiliki 5 (lima) gudang sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan benih padi melalui vertical dryer. 2. Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai tempat persinggahan sementara, sebagai tempat pengolahan melalui vertical dryer, dan sebagai gudang penyimpanan bahan jadi (finish goods). 3. Peralatan operasional pergudangan milik PT. Saprotan benih Utama cukup memadai. Hal ini dapat membatu pekerjaan karyawan pergudangan untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat. 4. Semua proses operasional gudang pada PT. Saprotan Benih Utama telah dilaksanakan. Namun, pada proses penerimaan calon benih dari sawah ke gudang dan proses pengeluaran benih padi (finish goods) belum terstandar.

commit to user 56


digilib.uns.ac.id

5. Permasalahan mengenai efektifitas dan efisiensi fungsi gudang pada PT. Saprotan Benih Utama terjadi karena belum adanya standarisasi sistem penerimaan dan pengeluaran barang perusahaan. B. Saran Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan perlu membuat peraturan untuk semua kegiatan pergudangan

guna

menjadikan

gudang

sebagai

tempat

penyimpanan barang yang efektif dan efisien. 2. Perusahaan perlu membuat standar penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang untuk menghindari ketidakrapian dan mencegah terjadinya pembuangan waktu dalam mencari barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena kurangnya kerapian, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan efisien. 3. Perusahaan perlu membuat standar operasional proses untuk penataan barang di dalam gudang. Hal tersebut dilakukan untuk menjaga barang tetap tertata rapi dan mudah diambil ketika dibutuhkan, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan efisien. 4. Perusahaan perlu membuat lay out baru untuk barang yang masuk dari sawah. Dengan demikian dapat membedakan commit to perusahaan user 57


digilib.uns.ac.id

dengan mudah barang-barang yang ada di dalam gudang dan tercipta

keteraturan

dalam

penyimpanan

barang

maupun

pengambilan barang, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan efisien.

commit to user 58

TUGAS AKHIR. Diajukan untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Industri. Oleh : MAULANA HILMAN AZHARI F

Recommend Documents