PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : RENDY SETIAWAN PUTRA D1513086
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016
i
ii
iii
iv
MOTTO
”Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih, Maha Penyayang” (QS. Al-Fatihah: 1) ”Allah tidak membebani seseorang itu melainkan sesuai dengan kesanggupannya” (QS. Al-Baqarah: 286) ”Maka nikmat Tuhan kamu manakah yang kamu dustakan ?” (QS. Ar.Rahman: 25) ”Life to change myself and other people to be better” (Penulis) ”Kita tidak perlu hebat untuk memulai, tapi yang pasti kita harus memulai untuk menjadi hebat, take action !!!” (Penulis) ”Kesabaran kita itu ibarat minum jamu yang rasanya pahit sekali, yang hanya dapat diminum oleh mereka yang teguh tekadnya, tetapi hal tersebut dapat menyembuhkan dari kesusahan dan berbagai penyakit” (Penulis) ”Remember, with great power, comes great responsibility so stop complaining because complaining will never solve the problem” (Anonim)
v
PERSEMBAHAN
Karya Tulis ini penulis persembahkan untuk : 1. Semua Orang Tuaku, Ayah Ibu dan Bapak Mamah
yang
selalu
mendukung
dan
menyayangi penulis dengan sepenuh hati. 2. Kakak dan Adik - Adikku serta seluruh keluarga besarku yang selalu mendukung dan mendoakan penulis. 3. Bapak
dan
Ibu
dosen
Program
DIII
Manajemen Administrasi, FISIP UNS atas dedikasi dan ilmu yang telah diberikan. 4. Almamater Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta tercinta. 5. Pembaca yang budiman.
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita haturkan kehadiran Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul: “PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA”. Tugas Akhir ini disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi. Didalamnya penulis membahas mengenai proses pelaksanaan administrasi bongkar dan muat petikemas di pelabuhan yang prosesnya menggunakan sistem transshipment atau alih kapal khususnya yang terjadi pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Tugas Akhir ini disusun berdasarkan hasil informasi, observasi dan praktik kerja penulis selama magang di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Selama pelaksanaan dalam pembuatan laporan, penulis banyak mendapat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan arahan dan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. 2. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Diploma III Manajemen Administrasi FISIP
Universitas
Sebelas
Maret
Surakarta
yang telah
membantu,
mengarahkan, membimbing dan memberikan dukungan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik. 4. Bapak Djarwo Surjanto selaku Direktur Utama PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan praktik kerja di perusahaan.
vii
5. Bapak Yon Irawan selaku Sekretaris Perusahaan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan bimbingan. 6. Ibu Vilia di bagian SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang telah memberikan pengarahan kepada penulis untuk melaksanakan praktik kerja. 7. Seluruh Staff Sekretaris Perusahaan, Ibu Camelia, Mbak Ayu, Mbak Sinta, Mbak Dinda, Mbak Dela, Mbak Esmi, Ibu Indri, Mas Rendy, Mas Wilis, Mas Hafids, Mas Surya dan Mas Adri terimakasih atas persahabatan dan bimbingannya. 8. Teman-teman “CANTIGI”, Aru, Bella, Budi, Eli, Fathoni, Lulu, Rohmat, Yolanda, Yunia dan yang lainnya, terimakasih atas persahabatan dan pengalaman trip-nya yang luar biasa dari SMA hingga saat ini. 9. Teman-teman dan kakak - kakak purna DKC Karanganyar, terimakasih atas dukungan, doa dan ilmu organisasi yang sangat bermanfaat bagi penulis, Salam Pramuka !!! 10. Teman-teman kelas B Program Manajemen Administrasi angkatan 2013 yang telah bersama-sama melewati suka dan duka selama kuliah di kampus tercinta FISIP UNS ini. 11. Teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun dalam pembuatan Tugas Akhir ini terdapat kesalahan, namun dengan segala kerendahan hati penulis menerima segala saran dan kritik yang sifatnya konstruktif dari semua pihak dengan satu harapan semoga Tugas Akhir ini dapat memenuhi harapan kita semua. Penulis mengucapkan terima kasih atas perhatiannya.
Surakarta, 9 Juni 2016
Penulis
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................. i PERSETUJUAN .................................................................................................... ii PENGESAHAN ....................................................................................................
iii
PERNYATAAN .................................................................................................... iv MOTTO .................................................................................................................. v PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi KATA PENGANTAR ............................................................................................ vii DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi DAFTAR TABEL .................................................................................................. xii DAFTAR BAGAN ................................................................................................. xiii DAFTAR GRAFIK ................................................................................................ xiv DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xv ABSTRAK ............................................................................................................ xxvii BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………………………………………………. 1 B. Perumusan Masalah …………………………………………………… 9 C. Tujuan Pengamatan …………………………………………………… 10 D. Manfaat Pengamatan ………………………………………………….. 11
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ……………………………………………………… 12 1. Prosedur ………………………………………………………. 12 2. Administrasi …………………………………………………... 16 3. Kegiatan Bongkar dan Muat di Pelabuhan …………………… 24 4. Petikemas ………………………………………………….….. 29 5. Alih Kapal (Transshipment) ………………………………….. 37 6. Pedoman Sistem dan Prosedur Bongkar dan Muat Petikemas menggunakan Sistem Alih Kapal (Transshipment) PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ……………………………………….. 38 B. Metode Pengamatan ………………………………………………….. 41 1. Lokasi Pengamatan …………………………………………… 41 2. Jenis Pengamatan ……………………………………………... 41 ix
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data …………………………. 42 4. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………. 45 5. Teknik Analisis Data …………………………………………. 48 BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ………………………………. 52 B. Visi Perusahaan dan Misi Perusahaan ………………………………… 54 C. Struktur Organisasi Perusahaan ………………………………………. 55 D. Bidang Usaha Perusahaan, Produk Perusahaan dan Layanan Perusahaan ……………………………………………………………. 68 E. Wilayah Usaha Perusahaan …………………………………………… 72 F. Profil Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur Surabaya ……………………………………………………………… 75 BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) ...................................................... 79 B. Hambatan dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) .......................................... 111 C. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) ..................................................................................... 117 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ............................................................................................. 122 B. Saran ........................................................................................................ 126 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 129 LAMPIRAN ............................................................................................................ 132
x
DAFTAR GAMBAR
1.1 : Ilustrasi Kegiatan Bongkar Muat Barang di Pelabuhan .................................. 3 1.2 : Aktivitas Bongkar Petikemas di Terminal Multipurpose Nilam Timur ......... 4 2.1 : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Bongkar di Pelabuhan .................................... 26 2.2 : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Muat di Pelabuhan ......................................... 28 2.3 : Tumpukan Petikemas di Lapangan Penumpukan Petikemas ......................... 30 2.4 : Petikemas Jenis General Purpose (GP) .......................................................... 31 2.5 : Petikemas Jenis Open Top Container ............................................................. 32 2.6 : Petikemas Jenis Tank Container (TC) ............................................................ 32 3.1 : Peta Pelabuhan di Wilayah Tanjung Perak Surabaya ..................................... 75 4.1 : Pelaksanaan meeting Perencanaan dan Pengendalian ..................................... 83 4.2 : Pemindahan Petikemas dari Kapal keatas Truk .............................................. 93 4.3 : Proses Pengangkatan Petikemas keatas Palka Kapal ...................................... 96
xi
DAFTAR TABEL
2.1 : Ukuran Petikemas/ Container ........................................................................ 33 2.2 : Jenis Muatan dalam Petikemas ....................................................................... 34 3.1 : Informasi Dermaga di Wilayah Pelabuhan Tanjung Perak ............................ 76 3.2 : Standar Kinerja Bongkar dan Muat Petikemas di Wilayah Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya ............................................................... 77
xii
DAFTAR BAGAN
2.1 : Macam-Macam Teknik Pengumpulan Data .................................................... 46 2.2 : Macam-Macam Teknik Observasi ................................................................... 47 2.3 : Komponen dalam Analisa Data (interactive model) ........................................ 49 3.1 : Perkembangan PT. Pelindo III (Persero) ......................................................... 52 3.2 : Struktur Organisasi PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ............................ 56 3.3 : Anak Perusahaan dan Afiliasi PT. Pelindo III (Persero) ................................. 74 4.1 : Alur Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas di PT. Pelindo III (Persero) .............................................................................. 80
xiii
DAFTAR GRAFIK
1.1 : Arus Petikemas PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ................................. 5 1.2 : Perbandingan Dwelling Time di Dunia Tahun 2012 ...................................... 6 3.1 : Klasifikasi Pegawai di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Tahun 2014 ..................................................................................................... 62 3.2 : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Berdasarkan Pendidikan Tahun 2014 ............................................................. 63 3.3 : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Berdasarkan Usia Tahun 2014 ........................................................................ 64
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Pedoman Wawancara ........................................................................ 133 Lampiran 2 : Pengertian Umum .............................................................................. 135 Lampiran 3 : Surat Tugas Magang .......................................................................... 142 Lampiran 4 : Form Penilaian Magang ..................................................................... 143 Lampiran 5 : Sertifikat Keterangan Selesai Magang .............................................. 144 Lampiran 6 : Rekapitulasi Kegiatan Magang .......................................................... 145 Lampiran 7 : Form Monitoring Magang ................................................................. 149 Lampiran 8 : Presensi Magang ................................................................................ 153 Lampiran 9 : Bukti Pelaksanaan Kerja Petikemas .................................................. 155 Lampiran 10 : Container Vessel Identification Advice ............................................ 156 Lampiran 11 : Daftar Container Ekspor .................................................................. 157 Lampiran 12 : Daftar Container Impor ................................................................... 158 Lampiran 13 : Discharge List .................................................................................. 159 Lampiran 14 : Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) .................................................. 162 Lampiran 15 : Jadwal Windows Kapal Petikemas Terminal Nilam ....................... 163 Lampiran 16 : Job Order ......................................................................................... 164 Lampiran 17 : Kinerja Operasional Terminal Nilam ............................................... 165 Lampiran 18 : Laporan Dwelling Time Bongkar ..................................................... 166 Lampiran 19 : Laporan Dwelling Time Muat .......................................................... 169 Lampiran 20 : Laporan Produksi Bongkar Muat ..................................................... 271 Lampiran 21 : Laporan Realisasi Alih Kapal .......................................................... 273 Lampiran 22 : Laporan Rekap Kinerja Terminal Nilam ......................................... 275 Lampiran 23 : Layout Bayplan ................................................................................ 277 Lampiran 24 : Loading List ..................................................................................... 278 Lampiran 25 : Nota Jasa Penjualan Jasa Kepelabuhanan ....................................... 280 Lampiran 26 : Operationa Plan ............................................................................. 281 Lampiran 27 : Pemberitahuan Kegiatan Bongkar Muat ......................................... 282 Lampiran 28 : Permintaan Pelayanan dan Bongkar/ Muat Barang (PPKB) .......... 283 Lampiran 29 : Permohonan Container Handling ................................................... 284 Lampiran 30 : Permohonan Uang Muka ................................................................ 285 Lampiran 31 : Presentase Muatan Stack di CY Terminal Nilam ........................... 190 xv
Lampiran 32 : Rekapitulasi Bongkar Muat ............................................................ 191 Lampiran 33 : Surat Keterangan Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan ................ 194 Lampiran 34 : Surat Penunjukkan Kerja Bongkar Muat (PBM) ............................ 195 Lampiran 35 : Surat Perintah Kerja Bongkar ......................................................... 196 Lampiran 36 : Surat Perintah Kerja Muat ............................................................... 197 Lampiran 37 : Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat ............................................ 198 Lampiran 38 : Tally Sheet ........................................................................................ 199 Lampiran 39 : Terminal Departure Report (TDR) ................................................ 200 Lampiran 40 : Time Sheet ...................................................................................... 201 Lampiran 41 : Permohonan Tenaga Kerja Bongkar Muat ..................................... 202 Lampiran 42 : Transshipment List ......................................................................... 205 Lampiran 43 : Perjanjian Kerjasama Windows dan Kontrak Kerja ....................... 206 Lampiran 44 : Yard Allocation ............................................................................... 216
xvi
ABSTRAK
RENDY SETIAWAN PUTRA, D1513086, PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir, Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 216 halaman. Bongkar muat adalah pekerjaan membongkar barang dari/ kapal ke dermaga/ tongkang/ truk atau memuat barang dari dermaga/ tongkang/ truk ke dalam kapal sampai dengan tersusun dalam palka kapal dengan menggunakan derek kapal atau derak darat. Kegiatan bongkar muat dilakukan di pelabuhan atau terminal bongkar muat barang. Tujuan dari kegiatan bongkar muat petikemas sangat penting yakni mendorong tercapainya integrasi logistik secara nasional secara merata baik di wilayah perkotaan maupun di wilayah pedesaan. Dalam rangka mencapai integrasi logistik secara nasional diharapkan bahwa seluruh aktivitas logistik di seluruh Indonesia baik antar wilayah maupun antar pulau dapat beroperasi secara efektif dan efisien serta menjadi satu kesatuan yang saling terintegrasi secara nasional dalam wilayah negara Indonesia. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka kegiatan bongkar muat harus didukung dengan proses administrasi yang jelas dan mumpuni. Dengan proses yang jelas dan tidak rumit, administrasi dapat menjadi pengendali cara serta sistem kerja bongkar muat agar berlangsung efektif dan efisien sehingga tujuan bersama dapat terwujud. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan hasil pengamatan di lapangan. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari narasumber, aktivitas dan juga dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulannya. Hasil pengamatan yang dilakukan di Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur Surabaya, penulis menyimpulkan bahwa Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (administrasi dan pelaksanaan) di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero). Namun dalam pengamatan, penulis menemukan beberapa hambatan yakni berkaitan dengan teknis di lapangan seperti faktor cuaca, kerusakan alat dan ketidaksesuaian antara realisasi di lapangan dengan hasil meeting perencanaan. Adapun saran yang diberikan penulis yakni supaya pihak Terminal lebih mengoptimalkan fasilitas yang dimilikinya agar seluruh kegiatan bongkar dan muat dapat berjalan dengan lancar. Kata Kunci : Administrasi, Alih Kapal, Bongkar, Muat, Pelabuhan, Petikemas
xvii
