Tudásmenedzsment az államigazgatásban, a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai

Tudásmenedzsment az államigazgatásban, a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai Felhasználási feltételek: Az előadás NHH TM stratégiával összefüggő diái szerzői jogainak birtokosa a jogutód Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH). Ezeknek a diáknak a használati jogát az NMHH csak azzal engedélyezi, hogy a felhasználó tudomásul veszi: 1. Az e diákon megtalálható tartalmak kizárólag az ismeretszerzés, az oktatás, a tudományos kutatómunka céljait szolgálhatják. 2. Az ezeken a diákon lévő tartalmakat a felhasználó nem jogosult módosítani, újra előállítani vagy kereskedelmi célzattal felhasználni.

Tudásmenedzsment az államigazgatásban, a Nemzeti Hírközlési Hatóság TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai

Tudásmenedzsment Műhely Kalmár Béla előadása, 2011. április 13.


A tudásmenedzsment előnyei a versenyszférában egyre inkább kézenfekvővé válnak, ám az államigazgatásban ez még koránt sincs így. A Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) 2010-re olyan szabályozó hatósággá vált, amely a magyar államigazgatás számos területen volt képes mintát adni, élenjáró gyakorlatot kialakítani. Az NHH stratégiai alapú intézményként működött. Világosan megfogalmazott küldetéséből, céljaiból értelemszerű módon fogalmazódott meg az igény (2006-ban) a tudásmenedzsment tevékenység (TM) stratégiai alapokra helyezésére, a szervezeti célokat érdemben támogató újragondolására.



Tudásmenedzsment az NHH-ban. Miért is? Az NHH tudásintenzív szervezet. Piacszabályozó hatóság egy csúcstechnológiát képviselő, rendkívül dinamikusan fejlődő és szerteágazó iparágban.



Tudásmenedzsment az NHH-ban. Miért is? Egy bizonyos színvonal felett a szabályozói munka csak az abban résztvevő specialisták összehangolt, összeszokott, adott esetben intuícióra támaszkodó csapatjátékaként képzelhető el. Az NHH szakmai területeinek tevékenysége rendkívül szerteágazó, heterogén, egy-egy témának kevés, igen gyakran mindössze egy specialistája van; ezért is különösen fontos a tudás átadása, megőrzése. Az NHH legfontosabb erőforrása a munkatársak tudása, tapasztalata, kompetenciái, és nem a tárgyi eszközök vagy a számvitelileg még valamilyen formában megragadható és értékelhető immateriális javak. Az infokom szektor belső- és külső környezete (ez utóbbin belül a magyar államigazgatás - részben az EU-s tagságból következő - irányítási, hatásköri, szervezeti rendszere is) folyamatosan és gyorsan változik. Tudásmenedzsment Műhely Kalmár Béla előadása, 2011. április 13.


A tudásmenedzsment stratégia illeszkedik az NHH célrendszeréhez NHH küldetés és alapvető értékek

NHH jövőkép

NHH kiemelt stratégiai célok

„…a világban fellelhető legjobb, modern szabályozási, felügyeleti gyakorlatot honosítsa meg…” „…a piac fejlődését elősegítse, proaktív módon támogassa…” „…a legkorszerűbb hírközlési szolgáltatások elterjedésének segítése…” átláthatóság,

nyílt kommunikáció

„…korszerű piacszabályozási és hatósági kompetenciákkal rendelkezik, hatékony, eredményes és rugalmas…”

„Korszerű hatósági kompetenciák kialakítása” „Az NHH modernizálása”

ITMI küldetés, jövőkép és stratégia

szakértelem együttműködés rugalmas

alkalmazkodás, fejlődés a szervezet és az egyén szintjén



A tudásmenedzsment stratégia összhangot kíván a többi funkcionális stratégiával Humánerőforrás stratégia Informatikai stratégia Kommunikációs stratégia Minőségügy, folyamatok



A tudásmenedzsment stratégia fókuszterületei, pillérei A helyzetelemzés során mindegyik fókuszterület szerint megtörtént az NHH értékelése, majd a stratégiai célok is e pillérek mentén fogalmazódtak meg: Tartalom Technológia Emberek Szervezeti kultúra Folyamatok







A célkitűzések kialakításához alkalmazott módszertan  a helyzetértékelés vizualizálása ún. opciós táblán, a stratégiai döntési pontok egyszerű szemléltetésére;  a jövőbeli célállapot meghatározása az opciós tábla segítségével, megjelölve a jelenlegi állapotot, a jövőbeli állapotot és a kettő közötti különbséget, (a stratégiai rést);  az opciós tábla alapján az NHH TM rendszere jövőképének elkészítése  az NHH TM rendszerének jövőképéhez illeszkedően az Információ- és tudásmenedzsment igazgatóság (ITMI) küldetésének meghatározása;  a tudásmenedzsment fókuszterületei (stratégiai nézőpontjai) mentén a stratégiai célok meghatározása a kívánt célállapot eléréséhez, s ezen célok összefoglalása az ún. stratégiai térkép segítségével, bemutatva a célokat és a közöttük lévő összefüggéseket;


A TMS opciós táblája






A célállapot jellemezői bővebben Az információmenedzsment karakteres elmozdult a tudásmenedzsment irányába. Az egyéni és a szervezeti tudás vagyoni érték, tényleges erőforrás. Általános a tudásmegosztás és az intenzív együttműködés, a tudással és az információval való bánás folyamatos fejlesztése. . Az információ- és tudásmenedzsment hálózatos szerveződésű. A szervezeten belül több helyen keletkező tudást és információt – egységes elvek, folyamatok mentén, egységes eszközökkel - több helyen menedzselik. Együttműködés alapú, a „tudástermelő közösségeket” preferáló szervezeti kultúra. Koherens informatikai, információszervezési alapokra épülő belső portál, amely integrált webes felületen teremti meg a hozzáférés, menedzselés lehetőségét az NHH meghatározó alkalmazásaihoz, információihoz és szolgáltatásaihoz. Az ITMI belső tanácsadóvá, módszertani támogatóvá változik.



A megvalósítás lépései



Néhány konkrét példa esettanulmányszerű kibontása  NHH szervezeti kultúrájának tudásmenedzsment oldali elősegítése, fejlesztése  a Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi kereteinek létrehozása  hálózatos tudásbázis – csoportmunka alapú koherens webes belső portál  NHH munkaterv támogatása  Fogyasztói tudatosság program – TMS összefüggések



NHH szervezeti kultúrájának tudásmegosztást is támogató fejlesztése Felelősségvállalást segítő

Kezdeményezést segítő

Együttműködést segítő

Kezdeményezést gátló Együttműködést gátló

Felelősségvállalást gátló



A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása Folyamatosan konszolidálódó Tudásmenedzsment Bizottság

1.2 A TMB feladata és hatásköre



A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása Főigazgató utasítással szabályozott tudásfelelősi rendszer A tudásfelelősök feladatai, irányításuk Az igazgatósági szintű tudásbázis alapegységek tartalmainak összegyűjtése, strukturálása, hozzáférhetőségének menedzselése (adatbázisba, hálózati helyre való feltöltése, publikációjának kezelése), az igazgatóság együttműködést, megosztást/hozzáférést támogató kultúrájának, rutinjainak támogatása. A tudásfelelősöket az adott szervezeti egység vezetője irányítja, munkájukat az általa meghatározott felelősségi rend keretében, a HR ajánlása szerinti motivációs és értékelési szempontok alapján, az NHH hálózatos tudásbázisának működtetését rögzítő ISO folyamat szerint végzik. A tudásfelelősök munkájához szükséges módszertani és szakmai támogatást az ITMI és a HR biztosítja.



A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása Szervezetében, működésében és szemléletében megújult Információ- és tudásmenedzsment igazgatóság (ITMI)



Belső szabályzatokkal, karbantartott ISO folyamatokkal támogatott TM tevékenység

A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása



Hálózatos tudásbázis – csoportmunka alapú koherens webes belső portál



Hálózatos tudásbázis – csoportmunka



Windows alapú struktúrált fájlszervíz




Lotus Notes 6.5 kliens - discussion




Lotus web (Quickr, v. 8.5)




Lotus web (Quickr, v. 8.5)







Kik vagyunk?

Hálózatos tudásbázis – belső portál



Céljaink




Aktuális munkáink




Szolgáltatásaink




Szakmai közösségi hely




Kiemelt feladatok – NHH munkaterv




Belső szabályozás -ISO




Új belépők „kézikönyve”




Telefonkönyv




Publikálási rendszer- statisztika




Látogatottsági statisztika




Fogyasztói tudatosság program – TMS összefüggések



Fogyasztói tudatosság program – TMS összefüggések

Fogyasztói tudatosság program támogatása

Tartalomfeltöltés kidolgozása (tudásfelelősök!)

Új web koncepció

NHH munkatársak ismereteinek becsatornázása

Együttműködés kultúrájának erősödése

Feladat és hatáskörök tisztázása

HFJK-ÜTO „Hot topic” tájékoztatás

Elektronikus beadvány-kezelés kidolgozása

Tréningek, workshopok

Preventív működés, együttműködés a szolgáltatókkal

Szolgáltatói információk begyűjtése

HFJK sajtótájékoztatók, kampányok

On-line sajtótájékoztatók

Hírek az intraneten

Teljesítményorientált, proaktív működés

PIB működés, Projekt-működés

TANTUSZ „Több az egyben”

TeamRoom használata

Szolgáltatói szemlélet közvetítése

Szolgáltatói szemlélet attitűdje

Havi ÜTO-HFJK egyeztetések

„Fogyasztóknak” szóló tartalom a weben

Megosztott tárhely kialakítása

HFJK-ÜTO „Hot topic” tájékoztatás

Fogyasztói web kérdésében ITMI-HFJK-ÜTO

Monitorozás

Fogyasztói felmérés és elemzés

TANTUSZ

Havi ÜTO-HFJK egyeztetések

ÜTO-HFJKÁlt. Felügyeleti Ig. videokonferencia

Státuszolás

4. pillér: Nyitott szervezeti kultúra

5. pillér: Hatékony, átlátható folyamatok

1. pillér: Kiegyensúlyozott minőségi tartalom

Élenjáró 2. pillér: technológia

3. pillér: Kompetens, együtt-működő emberek



Összefoglaló értékelés a három éves ciklus végén Pozitívumok Pozitívumok Pozitívumok Pozitívumok  









Elmélyült Elmélyült elméleti elméleti megalapozás megalapozás A A belső belső szabályozáson szabályozáson túl túl aa gyakorlatban gyakorlatban is kiépültek a TM tevékenység is kiépültek a TM tevékenység intézményi intézményi keretei keretei (különös (különös tekintettel tekintettel aa tudásfelelősi tudásfelelősi rendszerre) rendszerre) A A TMB TMB elfogadta elfogadta aa hálózatos hálózatos tudásmenedzsment tudásmenedzsment informatikai informatikai támogatásának jövőképét támogatásának jövőképét Az Az ITMI ITMI és és aa HR HR modellértékű modellértékű együttműködési gyakorlata együttműködési gyakorlata kapcsolódó kapcsolódó akcióik akcióik támogatására támogatására Az Az éves éves munkaterv munkaterv megvalósításának megvalósításának folyamatában folyamatában megjelentek megjelentek aa tudásmegosztást, tudásmegosztást, hasznosítást hasznosítást támogató támogató konkrét eljárások, technikák konkrét eljárások, technikák A A stratégiai stratégiai célok célok indokoltsága indokoltsága megerősítést kapott megerősítést kapott

Kritikai Kritikai észrevételek Kritikai észrevételek Kritikaiészrevételek észrevételek  2009-ben 2009-ben aa végrehajtás végrehajtás lendülete lendülete erőteljesen lecsökkent erőteljesen lecsökkent  A A megvalósítás megvalósítás túlzottan túlzottan aa folyamat folyamat kialakítására kialakítására koncentrált, koncentrált, aa közvetlenül közvetlenül hasznosítható, hasznosítható, látványos látványos és és gyors gyors eredményekre kevésbé eredményekre kevésbé  A A belső belső kommunikáció kommunikáció nem nem támogatta támogatta aa stratégia stratégia megvalósulását, megvalósulását, még még aa konkrét konkrét sikerek sem kaptak nyilvánosságot sikerek sem kaptak nyilvánosságot  A A tudásfelelősi tudásfelelősi tevékenység tevékenység nem nem került került be be az az érintettek érintettek munkaköri munkaköri leírásába leírásába  A A tudásfelelősök tudásfelelősök elismerése elismerése ,, ösztönzése ösztönzése ellentmondásosan, ellentmondásosan, nem nem kielégítő kielégítő módon módon alakult, munkaköri leírásuk nem alakult, munkaköri leírásuk nem megoldott megoldott


A folytatás irányai, hangsúlyai

Tudásmenedzsment az államigazgatásban, a Nemzeti Hírközlési Hatóság TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai  A felsővezetői szint nagyobb bevonása, elkötelezettségének megerősítése, következetes és folyamatos manifesztálása  A lejáró tudásmenedzsment stratégia megújítása, újabb 3 évre való prolongálása.  A tudásfelelősi rendszer elmélyítése, a gyakorlatközpontúság erősítése, a tudásfelelősök tevékenységének ösztönzése, elismerése.  A tudásmenedzsment stratégia és a szervezeti kultúra fejlesztés szinergiáinak további kihasználása, más területekre való generalizálása. (Minőség‐, folyamat‐, teljesítménymenedzsment, IT, kommunikáció)  A belső portál megújításának fő szempontja a TMS által kialakított hálózatos tudásbázis rendszer és az integrált munkafolyamat támogatási funkció legyen.  Az aktuális, de még inkább a készítendő kommunikációs, az IT és a HR részstratégiákban, illetve azok megvalósítása során biztosítani kell a tudásmenedzsment stratégiában foglalt kapcsolódó szempontok érvényesülését.  Az NHH szervezeti‐működési modelljében definiálni kell és szétválasztani a tudásmenedzsment tevékenységhez, valamint az igazgatási‐hatósági tevékenységhez tartozó kommunikációs és együttműködési folyamatokat.



Összegzés, legfontosabb tapasztalatok Az NHH tudásmenedzsmentje a tudás létrehozásával, megosztásával, hasznosításával összefüggő szervezeti lehetőségek (tárgyi, személyi, működési, kulturális) és tevékenységek összehangolásának és fejlesztésének

Eszköz- és technika dominancia helyett „ember- és szemléletközpontú, a kapcsolati, a funkcionális és a tartalmi kérdésekre összpontosít.

eszköze annak érdekében, hogy az NHH -ban meglévő, keletkező információk – megosztható egyéni és csoportos tudássá formálódva – eredményes és hatékony szervezeti erőforrásként támogassa az

Gyakorlati megvalósítása, szervezeti elmélyítése a tervezettnél lassabb, nehezebb.

intézményi célok valóra váltását.



Az államigazgatás egészére általánosítható vélelmek, következtetések 

Stratégia alapú kormányzás, a kormányzati célrendszerhez illeszkedő kormányzati TM stratégia, összehangolva az azonos szintű HR, IT, kommunikációs stratégiákkal, folyamatmenedzsmenttel



Erőteljes, következetes, folyamatos és demonstratív felsővezetői (politikai és szakmai) elkötelezettség - kontroll



Az adatok, információk definiálásának, kezelésének koherenciája, egybevethetősége, IT kompatibilitása



Erős intézményi mozgástérre és felelősségre épülő, de központi koordinációval összefogott, kormányzati szinten is értelmezhető hálózatos tudásbázis, a működtetők folyamatos fejlesztői támogatása



Köszönöm a megtisztelő figyelmet!


Tudásmenedzsment az államigazgatásban, a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai

Recommend Documents