TTL vacaturevacature voor Office manager
the test leaders Mechelsesteenweg 277 B-1800 Vilvoorde Web www.thetestleaders.com E-mail
[email protected] Tel +32 (0)2 252 12 17
Bedrijf Auteur Versie Laatste update
The Test LeadersThe Test Leaders Stefan Patry V3.1 jul. 1, 2014
Abstract
Dit document beschrijft de vacature voor een Office manager.
TTL vacature The Test Leaders| Office manager
1. Introductie Dit document beschrijft de context en de vereisten voor de aanwerving van een office manager: Voorstelling van het bedrijf Situering van de vacature/ Omschrijving van de functie Profielbeschrijving Praktische informatie
2. Document versie Versie V1.0 V2.0
Datum Auteur 05/12/2013 Stefan Patry 15/04/2014 Tom Van Ongeval
V2.1 V3.0 V3.1
22/04/2014 Femke Goorden 23/05/2014 Stefan Patry 01/07/2014 Stefan Patry
Beschrijving Initiële versie Toegevoegd: kennis van boekhouden en personeelszaken Profielbeschrijving aangepast Profielbeschrijving bijgesteld Correcties & aanvulling Norizzk.com
3. Voorstelling bedrijf – The Test Leaders The Test Leaders is een Belgisch dienstverlenend bedrijf in de ICT sector, dat zich volledig toelegt op het verschaffen van oplossingen omtrent het leiden en begeleiden van ICT test projecten. The Test Leaders heeft als missie om de technische en bedrijfsrisico’s van zijn klanten te reduceren door ICT test projecten te leiden gebaseerd op een eigen bewezen risk gebaseerde methode, Testing Intelligence™. Deze methode wordt ondersteund door een eigen product, Norizzk.com, een softwareplatform dat wordt gecommercialiseerd in een SaaS model. Naast zijn management diensten worden er ook test opleidingen en consultancy diensten geleverd. The Test Leaders werd in 2003 opgericht en heeft zich ondertussen een plaats verworven op de Belgische markt met 35 consultants. Deze zijn voornamelijk actief in vier sectoren: de telecom-, bank-, logistieke en hr-sector.
4. Situering van de vacature in het bedrijf / Omschrijving van de functie: The Test Leaders is een multiculturele kmo met een familiale sfeer die wenst verder te innoveren, te professionaliseren en te groeien. De office manager zal hierin een cruciale rol spelen. Hij/zij is een toegewijde en vastberaden persoon die de kwaliteit nastreeft waarvoor The Test Leaders garant staat. The Test Leaders © 2014
Page | 1
TTL vacature The Test Leaders| Office manager De office manager is een management assistent die in eerste instantie zelfstandig administratieve en ondersteunende taken uitvoert en in een tweede fase meedenkt met de bedrijfsleiders over de optimalisatie van de backoffice processen van The Test Leaders. Zijn/haar verantwoordelijkheden zullen op termijn evolueren in functie van de groei van The Test Leaders en zijn/haar eigen ambities. Op korte termijn situeren de verantwoordelijkheden van de office manager zich hoofdzakelijk in het overnemen van de reeds bestaande en uitgewerkte taken in de volgende domeinen: Administratie: o Financieel: facturatie, rapportering, betalingen, BTW administratie, e.d. o Boekhouding: eenvoudig boeken van inkomende en uitgaande facturen d.m.v. boekhoudprogramma (Sage BOB) o Contractadministratie: voor klanten en consultants o Organiseren en notuleren van vergaderingen (in Engels) o Contacten met en administratie mbt diverse leveranciers zoals boekhouder, sociaal secretariaat, fleet/lease maatschappij, schoonmaakdiensten, … o Wagenparkbeheer i.s.m. fleet maatschappij o Behandelen van post en verzorgen van telefoon permanentie o Personeelsadministratie: administratieve afhandeling van toetreding nieuwe werknemers of consultants, opvolging loonadministratie i.s.m. sociaal secretariaat o Rapportering aan zaakvoerders - Sales en marketing: o Administratieve voorbereiding van offertes, CV’s o Ondersteunende marketing taken Stockbeheer waarnemen en opvolgen Uitsturen en opvolgen van mailings Organiseren van evenementen (zoals jaarlijkse teambuilding, jubileumviering, …), relatiegeschenken, … - R&D: o Administratieve ondersteuning bij uitwerking nieuwe diensten, producten o Samenstelling en voorbereiding dossiers - Opleiding: o Organisatie van opleidingen zowel voor interne als externe deelnemers o Voorbereiding van cursusmateriaal o Beheer abonnementen, bibliotheek (uitlenen van boeken aangekocht door bedrijf aan medewerkers) - Algemeen: o Mee uitwerken en implementeren van backoffice processen en procedures o Centraal aanspreekpunt voor alle medewerkers en consultants o Representatie van The Test Leaders naar klanten en leveranciers The Test Leaders © 2014 Page | 2 -
TTL vacature The Test Leaders| Office manager
5. Profielbeschrijving: Onze office manager is op kantoor de “rots in de branding” waarop de medewerkers, die zich meestal bij klanten bevinden, steeds beroep kunnen doen. Ook het management vertrouwt op deze persoon om het volledige office management dagelijks zelfstandig te beheren. Hij/zij voelt zich thuis in een snel veranderende omgeving en is bereid en in staat om met het evoluerende bedrijf mee te denken en te groeien. Belangrijkste profielvereisten: -
5 tot 10 jaar ervaring in een gelijkaardige functie Minstens bachelordiploma Uitstekende kennis van Nederlands, zeer goede kennis Engels (mondeling en schriftelijk) en goede mondelinge kennis Frans PC-vaardig: MS Office (2013), sharepoint, CRM Basiskennis van boekhouden en loonadministratie Goede communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk Ondernemend Zelfstandig kunnen werken, meedenken en initiatief nemen binnen de toegekende bevoegdheden Sterk in organiseren en structureren Klant- en kwaliteitsgericht Flexibel: kunnen omgaan met veranderingen en evolutie Discreet en integer Bereidheid tot het zich eigen maken van de business van The Test Leaders Wonend binnen een straal van 15km van het kantoor
The Test Leaders © 2014
Page | 3
TTL vacature The Test Leaders| Office manager
6. Praktische informatie: Locatie: The Test Leaders kantoor, Mechelsesteenweg 277, 1800 Vilvoorde Tewerkstellingspercentage: voltijds Werkuren: tussen 9u en 17u30 (40u + ADV) Contactpersoon voor meer informatie over de functie: - Stefan Patry (zaakvoerder) Telefoon: +32 478 81 81 21 Solliciteren (CV + motivatiebrief) via
[email protected]
0–0-0
The Test Leaders © 2014
Page | 4
