Gebruikershandleiding voor Personal Call Manager

Gebruikershandleiding voor Personal Call Manager

Art.nr. N0068826 November 2005

2

Copyright © Nortel Networks Limited 2005 Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan op elk moment zonder voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. De verklaringen, configuraties, technische gegevens en aanbevelingen in dit document zijn naar onze mening nauwkeurig en betrouwbaar, maar worden zonder expliciete of impliciete garantie gepresenteerd. De volledige verantwoordelijkheid voor de toepassing van elk product dat in dit document aan de orde komt, ligt bij de gebruiker. De informatie in dit document is eigendom van Nortel Networks NA Inc.

Handelsmerken *Nortel, Nortel (logo), de Globemark, en This is the way, This is Nortel (designmerk) zijn handelsmerken van Nortel Networks. *Microsoft, MS, MS-DOS, Windows en Windows NT zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle overige handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zijn eigendom van de desbetreffende eigenaren.

N0068826

3

Revisiegeschiedenis Augustus 2005

Bètaversie. Juli 2005

Commentaar ontvangen en verwerkt. Juni 2005

Algemene revisie. pré-Bèta verzonden voor technisch commentaar.

BCM Personal Call Manager

4

N0068826

5

Inhoudsopgave Aan de slag met Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 BCM Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Voordat u begint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Tekstconventies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Acroniemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Helpdesks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Geautoriseerde distributeurs in de VS en Canada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 EMEA (Europa, Midden-Oosten, Afrika) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 CALA (Caraïbisch gebied en Latijns-Amerika) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 APAC (Zuidoost-Azië en Australië) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Personal Call Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Voordat u begint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Handsfree bellen met Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Installeren van Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Personal Call Manager starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Pictogrammen van Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Pictogrammen van Personal Call Manager in het systeemvak . . . . . . . . . . . . . . . 18 Menu van Personal Call Manager in het systeemvak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Venster van Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Het venster openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Onderdelen van het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Het hoofdvenster sluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Instellen van Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 De gebruikte lijn definiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Kieseigenschappen wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Ik bel vanuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Ik ben in dit land . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Een telefoonkaart instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Interlokale nummers binnen uw netnummergebied definiëren . . . . . . . . . . . . . . . 34 Gesprekken starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Gesprekken starten met het adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Een gesprek starten via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . 36 Gesprekken starten met de werkbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Nummers opnieuw kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Terugbellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Bellen via de lijst met verkorte kiesnummers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40


6

Inhoudsopgave

Gesprekken beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Weten wanneer iemand belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Weten wie er belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Gesprekken beantwoorden via het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u . . 41 Tabblad Opmerkingen openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Gesprekken in de wachtstand plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Meerdere gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Van gesprek wisselen via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Van gesprek wisselen via het systeemvak en het menu Gesprekken . . . . . . . . . . 45 Gesprekken doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Gesprekken zonder aankondiging doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Gesprekken met aankondiging doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Telefonische vergaderingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Een telefonische vergadering tot stand brengen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Telefonische vergaderingen in de wachtstand plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Een telefonische vergadering splitsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Een telefonische vergadering beëindigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Gesprekken beëindigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Belfuncties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Niet storen (NST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Oproep doorschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Venster Log gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Het logbestand van de gesprekken bijwerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Het logbestand van de gesprekken sorteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Een gesprek starten vanuit het logbestand van de gesprekken . . . . . . . . . . . . . . 61 Gespreksgegevens afdrukken vanuit het logbestand van de gesprekken . . . . . . 62 Gesprekken uit het logbestand verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Het venster Log gesprekken sluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 De overzichtsweergaven van het adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 De lijstweergaven van het adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Dialoogvenster Adreseigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Een beller aan het adresboek toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Een contactpersoon in het adresboek zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Traag zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Het adresboek ordenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Contactpersonen kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Contactpersonen afdrukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Mappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

N0068826

Inhoudsopgave

7

Verkort kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Verkorte kiesnummers toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Informatie over Personal Call Manager weergeven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Synchronisatie met de telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Help openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Contextgevoelige Help openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Het venster Help-onderwerpen openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 De tip van de dag bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Voorkeurinstellingen voor Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 De startoptie wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 De instelling van de kiesregels wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 De instelling van de weergave van het record van de beller wijzigen . . . . . . . . . . 97 Personal Call Manager beëindigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Personal Call Manager verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Verklarende woordenlijst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103


8

Inhoudsopgave

N0068826

9

Aan de slag met Personal Call Manager In dit gedeelte vindt u informatie over de volgende onderwerpen: • • • • •

“BCM Personal Call Manager” op pagina 9 “Voordat u begint” op pagina 9 “Tekstconventies” op pagina 10 “Acroniemen” op pagina 10 “Helpdesks” op pagina 12

BCM Personal Call Manager Business Communications Manager (BCM) CallPilot is een TAPI-toepassing (Telephony Application Programming Interface) die uw telefoon van een gebruiksvriendelijke computerinterface voorziet. U gebruikt de telefoon om met een beller te spreken. U kunt uw adresboek en uw gesprekken aan uw wensen aanpassen. De standaardfuncties die CallPilot uitvoert, zijn onder andere: • • • •

bellen en gebeld worden gesprekken in de wachtstand zetten gesprekken doorverbinden telefonische vergaderingen voeren

Voordat u begint Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers die hun eigen gesprekken willen beheren en die CallPilot op hun PC hebben geïnstalleerd. De PC moet geregistreerd zijn bij de BCM-server. In deze handleiding wordt ervan uitgegaan dat u de volgende basiskennis hebt: • •

praktische kennis van het Windows-besturingssysteem enige ervaring met op Windows gebaseerde systemen of GUI's (grafische gebruikersinterfaces)

BCM 4.0 Installatie- en onderhoudshandleiding

10

Aan de slag met Personal Call Manager

Tekstconventies In deze handleiding worden de volgende tekstconventies gehanteerd: vetgedrukte tekst in het lettertype Courier

Wordt gebruikt voor opdrachtnamen en opties en tekst die u dient in te voeren. Voorbeeld: Gebruik de opdracht dinfo. Voorbeeld: Voer show ip {alerts|routes} in.

tekst in cursief

Wordt gebruikt voor nieuwe termen, boektitels en variabelen in de beschrijving van de opdrachtsyntaxis. Waar een variabele uit twee of meer woorden bestaat, worden de woorden aan elkaar verbonden door middel van een onderstrepingsteken (_). Voorbeeld: Als de syntaxis van de opdracht luidt show at , is valid_route één variabele waarvoor u één waarde gebruikt.

vetgedrukte tekst

Wordt gebruikt voor dialoogvensters, toetsen en menu-opdrachten.

scheidingsteken ( > )

Wordt gebruikt voor menupaden. Voorbeeld: Protocollen > IP is de optie IP in het menu Protocollen.

Acroniemen In deze handleiding worden de volgende acroniemen gebruikt: API

Application Programming Interface

CLID

Calling Line Identification

CTE

Computer Telephony Engine

CTI

Computer Telephony Integration

NST

Niet storen

ERC

Express Routing Code

IP

Internet Protocol

O/S

Operating system

PCM

Personal Call Manager

PIN

Personal Identification Number

TAPI

Telephony Application Programming Interface

TSP

TAPI Service Provider

URL

Uniform Resource Locator

N0068826


11

De volgende tekstconventies worden in deze handleiding gebruikt om de beschreven informatie aan te duiden: Conventie

Beschrijving

vetgedrukte tekst in het lettertype Courier

Wordt gebruikt voor opdrachtnamen en opties en tekst die u moet invoeren. Voorbeeld: Gebruik de opdracht info. Voorbeeld: Voer show ip {alerts|routes} in.

tekst in cursief

Wordt gebruikt voor boektitels

tekst in het lettertype Courier

Wordt gebruikt voor opdrachtsyntaxis en systeemuitvoer (bijvoorbeeld aanwijzingen en systeemberichten). Voorbeeld: Monitorfilters afvangen instellen

FUNCTIE WACHT AFBREKEN

Wordt gebruikt om aan te geven dat u op de desbetreffende toets drukt op het toestel dat u gebruikt.


12


Helpdesks Raadpleeg de website www.nortel.com/cs als u in de lijst geen geschikt telefoonnummer kunt vinden.

Geautoriseerde distributeurs in de VS en Canada Technische ondersteuning - GNTS/GNPS Telefoon: +1-800-4NORTEL (+1-800-466-7835) Als u al een pincode hebt, kunt u Express Routing Code (ERC) 196# kiezen. Als u nog geen pincode hebt of een algemene vraag wilt stellen of eerstelijns hulp nodig hebt, kiest u ERC 338#. Website: http://www.nortel.com/cs

Verkoop (CSAN) Telefoon: +1-800-4NORTEL (+1-800-466-7835) Kies Express Routing Code (ERC) 1063#

EMEA (Europa, Midden-Oosten, Afrika) Technische ondersteuning - CTAS Telefoon: *Europees gratis nummer 00800 800 89009 Europees alternatief: Verenigd Koninkrijk

+44 (0)870-907-9009

Afrika

+27-11-808-4000

Israël

800-945-9779

U kunt niet vanuit alle landen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika gratis bellen. Fax: +44-191-555-7980 E-mail: [email protected]

N0068826


13

CALA (Caraïbisch gebied en Latijns-Amerika) Technische ondersteuning - CTAS Telefoon: +1-954-858-7777 E-mail: [email protected]

APAC (Zuidoost-Azië en Australië) Service Business Centre en Helpdesk Verkoop: +61-2-8870-5511 (Sydney)

Technische ondersteuning - GNTS Telefoon: +612 8870 8800 Fax: +612 8870 5569 E-mail: [email protected] Australië

+1-800-NORTEL (+1-800-667-835)

China

010-6510-7770

Filipijnen

1800-1611-0063

India

011-5154-2210

Indonesië

0018-036-1004

Japan

0120-332-533

Maleisië

1800-805-380

Nieuw-Zeeland

0800-449-716

Service Business Centre en Helpdesk Verkoop

+61-2-8870-5511

Singapore

800-616-2004

Taiwan

0800-810-500

Thailand

001-800-611-3007

Zuid-Korea

0079-8611-2001


14


N0068826

15

Personal Call Manager BCM Personal Call Manager is een TAPI-toepassing die uw telefoon van een gebruiksvriendelijke interface voorziet. Met Personal Call Manager kunt u het volgende doen: • • • • • • • • • •

gesprekken voeren telefoonnummers herhalen terugbellen gesprekken beantwoorden gesprekken in de wacht zetten en er weer uit halen meerdere gesprekken afhandelen gesprekken doorverbinden telefonische vergaderingen houden de functie Niet storen in- en uitschakelen oproepen doorschakelen

Personal Call Manager beschikt tevens over een adresboek waarin u de namen, adressen en telefoonnummers van uw contactpersonen op de computer kunt opslaan, waar u deze weer gemakkelijk terug kunt vinden. Opmerking: Met Personal Call Manager kunt u uw taken op verschillende manieren uitvoeren. In dit document worden weliswaar alle mogelijke methoden uiteengezet, maar u hoeft slechts een van de methoden te kiezen.

Voordat u begint U dient de LAN CTE-client (Nortel Local Area Network Computer Telephony Engine) op uw computer te installeren voordat u Personal Call Manager kunt gebruiken. De systeembeheerder moet de BCM configureren voor toegang vanaf uw computer en u dient te beschikken over een LAN CTE-licentie om Personal Call Manager te kunnen uitvoeren. Raadpleeg de BCM 4.0-configuratiehandleiding voor LAN CTE voor aanwijzingen over het installeren van de LAN CTE-client.

Handsfree bellen met Personal Call Manager Personal Call Manager is een hulpmiddel voor bij uw telefoon. Personal Call Manager maakt het afhandelen van gesprekken eenvoudiger, maar u moet nog wel het toestel gebruiken om met de beller te spreken. We raden u aan een telefoon te gebruiken waarmee u handsfree kunt bellen Wanneer u een toestel gebruikt waarmee u handsfree kunt bellen, kunt u alle Personal Call Manager-functies uitvoeren zonder de hoorn van de haak te nemen.


16


Installeren van Personal Call Manager Personal Call Manager moet eerst op uw computer worden geïnstalleerd. De bestanden die u nodig hebt om Personal Call Manager te installeren, vindt u op het BCM-basisstation. Volg de installatieprocedures voor de BCM-versie die u hebt.

Personal Call Manager installeren op BCM-versie 4.0 1

Sluit alle geopende Windows-programma's af.

2

Start de browser en maak verbinding met de webpagina voor de BCM. Voer http:// in als adres voor de webpagina, waarbij u vervangt door het IP-adres van de BCM. Het aanmeldingsvenster voor de BCM wordt weergegeven.

3

Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord op en klik op de knop OK. Het welkomstvenster voor de BCM wordt weergegeven.

4

Klik op User Applications. Het venster User Applications wordt weergegeven.

5

Klik op Personal Call Manager. Het downloadvenster Personal Call Manager wordt weergegeven.

6

Klik op Download Personal Call Manager. Het dialoogvenster Bestand downloaden wordt weergegeven.

7

Klik op Opslaan en sla de toepassing op de locatie op waar u de installatie wilt starten.

8

Dubbelklik na het downloaden van de toepassing op het bestand om de installatie te starten.

9

Volg de instructies in de installatiewizard.

Personal Call Manager installeren op BCM-versie 3.5, 3.6 of 3.7: 1

Sluit alle geopende Windows-programma's af.

2

Klik in het beginvenster van Element Manager op Install Client. Het venster Client Install Application wordt weergegeven.

3

Klik op Personal Call Manager. Het venster Personal Call Manager wordt weergegeven.

4

Klik op Install Personal Call Manager. Er wordt een downloadvenster weergegeven.

5

Selecteer Opslaan op schijf en klik op OK. Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven.

6

Kies een locatie waar u dit bestand wilt opslaan en klik op Opslaan. Het bestand wordt gedownload.

N0068826


7

Wanneer het bestand op uw schijf staat, kunt u erop dubbelklikken. De installatie wordt gestart.

8

Volg de aanwijzingen op het scherm op.

17

Opmerking: De installatiebestanden voor Personal Call Manager worden niet door de installatiewizard verwijderd. Deze bestanden worden opgeslagen in de map C:\Program Files\Nortel\ClientInstall\Personnal Call Manager. U kunt de installatiebestanden verwijderen omdat Personal Call Manager deze niet nodig heeft.

Personal Call Manager starten U kunt Personal Call Manager via de snelkoppeling op het bureaublad of via de knop Start van Windows starten.

Ga als volgt te werk om Personal Call Manager via de snelkoppeling te starten: 1

Dubbelklik op de snelkoppeling van Personal Call Manager

.

Ga als volgt te werk om Personal Call Manager via de knop Start te starten: 1

Klik op Start,

2

Ga vervolgens naar Programma's>Personal Call Manager>Personal Call Manager.

Het beginscherm van Personal Call Manager wordt kort weergegeven. Het Personal Call Manager-pictogram wordt in het systeemvak en op de taakbalk geplaatst en het venster Personal Call Manager wordt weergegeven. Opmerking: Bij de installatie van Personal Call Manager wordt de snelkoppeling standaard geïnstalleerd.


18


Pictogrammen van Personal Call Manager Wanneer Personal Call Manager start, worden twee pictogrammen op het scherm geplaatst: een pictogram op de taakbalk en een in het systeemvak. Deze pictogrammen hebben verschillende taken. Met het pictogram op de taakbalk kan het venster Personal Call Manager worden geopend. Met het pictogram in het systeemvak kunt u de functies van Personal Call Manager gebruiken terwijl u met een ander programma werkt. Hieronder ziet u waar deze pictogrammen zich bevinden.

Pictogram op de taakbalk

Pictogram in het systeemvak

Pictogrammen van Personal Call Manager in het systeemvak Het Personal Call Manager-pictogram

wordt rechts van de taakbalk weergegeven.

Wanneer u met de muis op het Personal Call Manager-pictogram gaat staan, ziet u hoeveel gesprekken er op dit moment actief zijn. Dat zijn de actieve gesprekken, telefonische vergaderingen en gesprekken die in de wacht staan. Wanneer u met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram klikt, wordt een menu weergegeven. Daarmee kunt u Personal Call Manager afsluiten, opties instellen voor Personal Call Manager en het venster van Personal Call Manager openen. Vanuit het venster Personal Call Manager kunt u aanvullende functies activeren, zoals het adresboek. Wanneer u op het Personal Call Manager-pictogram klikt, wordt het menu van het systeemvak weergegeven. Vanuit dit menu kunt u de meest gebruikte belfuncties gebruiken, zoals het starten en beantwoorden van gesprekken, gesprekken in de wacht zetten, gesprekken doorverbinden en telefonische vergaderingen voeren.

Menu van Personal Call Manager in het systeemvak Het systeemvakmenu van Personal Call Manager is in twee hoofdgroepen onderverdeeld. Het onderste deel van het menu bevat de volgende belbeheeropties: • • • • • •

N0068826

Lijst met bellers: een lijst met telefoonnummers van de laatste tien gesprekken Lijst voor opnieuw kiezen: een lijst met de laatste tien telefoonnummers die u hebt gekozen Verkort kiezen: een groep telefoonnummers die u snel wilt kunnen kiezen Doorverbinden: hiermee kunt u het actieve gesprek naar een ander toestel doorverbinden Handmatig kiezen: hiermee kunt u iemand bellen door het telefoonnummer op het toetsenbord van de computer in te voeren NST: hiermee schakelt u de functie Niet storen in of uit


19

In het bovenste gedeelte van het menu worden de huidige gesprekken weergegeven. Naast elk gesprek staat een pictogram dat de status van het gesprek aangeeft. Als er geen gesprekken actief zijn, wordt het bovenste gedeelte van het menu niet weergegeven. Actief gesprek

Verschijnt naast het gesprek dat u op dit moment voert.

Gesprek in wachtstand

Verschijnt naast gesprekken die in de wachtstand staan. Alle gesprekken die niet actief zijn, staan in de wachtstand.

Telefonische vergadering

Verschijnt naast de twee gesprekken waarmee u tijdens een telefonische vergadering verbonden bent.

Vergadering in wachtstand

Verschijnt naast vergaderingen die in de wachtstand staan.

Belsignaal

Verschijnt naast inkomende gesprekken.

Venster van Personal Call Manager Vanuit het venster Personal Call Manager kunt u alle functies van het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak uitvoeren en naar het adresboek, de Help-bestanden en de installatie van Personal Call Manager gaan.

Het venster openen Wanneer u Personal Call Manager start, wordt het hoofdvenster weergegeven. Zie “De startoptie wijzigen” op pagina 95 als u dit venster niet wilt openen wanneer u Personal Call Manager start. Als u deze optie wijzigt, wordt het venster als een pictogram op de taakbalk weergegeven wanneer u Personal Call Manager start. U kunt dit venster op elk gewenst moment als pictogram weergeven met de knop Minimaliseren rechts boven in het venster. Ga als volgt te werk om het venster te maximaliseren: •

klik op het Personal Call Manager-pictogram op de taakbalk of

•

klik met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak en klik op Openen.


20


Onderdelen van het hoofdvenster In het hoofdvenster van Personal Call Manager worden de volgende onderdelen weergegeven; u kunt deze allemaal in- en uitschakelen: • • • • •

menubalk werkbalk adresboek huidige gesprekken statusbalk

Menubalk Werkbalk

Adresboek

Huidige gesprekken Statusbalk Overzichtsweergave

Vak Gesprekken

Lijstweergave

Vak Vergadering

Menubalk Op de menubalk vindt u de menu's die vanuit het hoofdvenster beschikbaar zijn. Vanuit deze menu's kunt u naar alle functies van Personal Call Manager gaan. De menubalk is altijd zichtbaar in het hoofdvenster. Een van de menu's op deze balk is het menu Gesprekken. De onderdelen van het menu Gesprekken komen overeen met de onderdelen van het menu Personal Call Manager in het systeemvak.

Werkbalk Op de werkbalk staan knoppen die op een snelle en eenvoudige manier toegang verschaffen tot de functies van Personal Call Manager.

N0068826


21

De werkbalk weergeven 1

Klik op het menu Beeld.

2

Klik op Werkbalk. Telkens wanneer u hierop klikt, schakelt u de werkbalk in of uit. Als de weergave van de werkbalk is ingeschakeld, wordt een 4 weergegeven naast Werkbalk in het menu Beeld.

De werkbalk gebruiken De knoppen van de werkbalk geven toegang tot veelgebruikte functies. Een niveau omhoog

Met deze knop verlaat u de huidige directory en gaat u één niveau omhoog in het overzicht van de contactpersonen.

Nieuwe map

Met deze knop voegt u een nieuwe map aan het adresboek toe.

Nieuwe contactpersoon

Met deze knop voegt u een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toe.

Knippen

Met deze knop kopieert u de geselecteerde map of contactpersoon en verwijdert u het originele exemplaar.

Kopiëren

Met deze knop kopieert u de geselecteerde map of contactpersoon naar het klembord.

Plakken

Met deze knop kopieert u de map of contactpersoon die u op het klembord hebt opgeslagen naar de geselecteerde map.

Eigenschappen

Met deze knop gaat u naar het dialoogvenster Adreseigenschappen als er een contactpersoon is geselecteerd of naar het dialoogvenster Mapeigenschappen als er een map is geselecteerd.

Afdrukken

Met deze knop drukt u informatie over de geselecteerde contactpersoon af. Als er een map is geselecteerd, drukt u met deze knop informatie af over alle contactpersonen in de map.

Grote pictogrammen

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek door middel van grote pictogrammen weer.

Kleine pictogrammen

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek door middel van kleine pictogrammen weer.

Lijst

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek door middel van kleine pictogrammen in verticale kolommen weer.

Details

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek in rapportvorm weer. Het pictogram, de voornaam, de achternaam, de telefoonnummers en het e-mailadres van de contactpersonen worden weergegeven.

Persoon zoeken

Het dialoogvenster Zoeken wordt weergegeven. U kunt met behulp van dit dialoogvenster een specifieke contactpersoon in het adresboek zoeken.

Log gesprekken

Met deze knop gaat u naar het venster Log gesprekken In dit venster ziet u alle gesprekken die zijn gestart of ontvangen terwijl Personal Call Manager actief was.

Info

Met deze knop gaat u naar een dialoogvenster met informatie over de software van Personal Call Manager (versie, enzovoort).


22


Adresboek Het adresboek is een lijst met alle contactpersonen die in Personal Call Manager zijn opgeslagen. Het adresboek bestaat uit twee delen: • •

in de overzichtsweergave ziet u de structuur van de mappen in de lijstweergave ziet u de mappen en de contactpersonen die in de geselecteerde map zijn opgeslagen

Zie “Adresboek” op pagina 63 voor meer informatie over het adresboek.

Het adresboek weergeven Ga als volgt te werk om het adresboek weer te geven: 1


2

Klik op Alleen adresboek om alleen het adresboek weer te geven. of

1


2

Klik op Adresboek en gesprekken om zowel het adresboek als de huidige gesprekken weer te geven. Het symbool • wordt naast de huidige selectie weergegeven.

Huidige gesprekken In de sectie Huidige gesprekken van het scherm kunt u zien welke gesprekken actief zijn. Deze sectie bestaat uit twee delen: • •

in het vak Gesprekken ziet u de gesprekken die op uw toestel actief zijn in het vak Vergadering ziet u de telefonische vergaderingen die op uw toestel actief zijn

De huidige gesprekken weergeven 1


2

Klik op Alleen gesprekken: of

1


2

Klik op Adresboek en gesprekken om zowel het Adresboek als de Huidige gesprekken weer te geven. Het symbool • wordt naast de huidige selectie weergegeven.

N0068826


23

Pictogrammen van Huidige gesprekken In de sectie Huidige gesprekken worden verschillende pictogrammen gebruikt. Elk pictogram geeft een gesprek weer. Bovendien kunt u aan de pictogrammen zien welke status elk gesprek heeft. Actief gesprek

Verschijnt naast het gesprek dat u op dit moment voert.

Gesprek in wachtstand

Verschijnt naast gesprekken die in de wachtstand staan. Alle gesprekken die niet actief zijn, staan in de wachtstand.

Telefonische vergadering

Verschijnt naast de twee gesprekken waarmee u tijdens een telefonische vergadering verbonden bent.

Vergadering in wachtstand

Verschijnt naast vergaderingen die in de wachtstand staan.

Belsignaal

Verschijnt naast inkomende gesprekken.

Werkbalk Huidige gesprekken Boven de vakken Gesprekken en Vergadering bevinden zich werkbalken waarmee u gesprekken kunt beheren en de weergave van gesprekken kunt wijzigen. Handmatig kiezen

Met deze knop gaat u naar het dialoogvenster Kiezen. In dit venster kunt u iemand bellen die niet in het adresboek staat.

Afbreken

Met deze knop breekt u het huidige gesprek af. Als er maar één gesprek is, wordt dit gesprek automatisch geselecteerd.

Eigenschappen

Met deze knop gaat u naar het tabblad Opmerkingen van het dialoogvenster Adreseigenschappen voor het geselecteerde gesprek. Als het geselecteerde gesprek niet in het adresboek staat, wordt u gevraagd of u deze beller wilt toevoegen.

Grote pictogrammen

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen door middel van grote pictogrammen weer.

Kleine pictogrammen

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen door middel van kleine pictogrammen weer.

Lijst

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen door middel van kleine pictogrammen in verticale kolommen weer.

Details

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen in rapportvorm weer. Het pictogram, de naam van de beller, het telefoonnummer en de duur van het gesprek worden vermeld. De duur is een doorlopende telling van het aantal minuten dat de verbinding voor een gesprek heeft geduurd.


24


Statusbalk De statusbalk bevindt zich onder in het scherm en omvat vier ruimten voor informatieberichten: •

Helpberichten: in deze ruimte wordt een helpbericht weergegeven voor het gebied waarin de muisaanwijzer zich bevindt, als een dergelijk bericht bestaat. Als de muisaanwijzer zich bijvoorbeeld op een van de knoppen van de werkbalk bevindt, omschrijft het bericht de functie van deze knop. Gebruikte lijn: in deze ruimte wordt aangegeven welke telefoonlijn wordt gebruikt door Personal Call Manager. NST: deze afkorting wordt weergegeven als de functie Niet storen voor uw toestel is ingeschakeld. Oproep doorschakelen: in deze ruimte wordt aangegeven of de doorschakelfunctie actief is en naar welk nummer uw toestel is doorgeschakeld.

• • •

Helpberichten

Gebruikte lijn

NST

Oproep doorschakelen

De statusbalk van weergeven 1


2

Klik op Statusbalk. Telkens wanneer u hierop klikt, schakelt u de statusbalk afwisselend in en uit. Als de weergave van de statusbalk is ingeschakeld, wordt er een 4 weergegeven naast het menuonderdeel Statusbalk.

Het hoofdvenster sluiten Als u het hoofdvenster wilt sluiten, moet u op de minimaliseerknop in de rechterbovenhoek van het venster klikken. Het hoofdvenster wordt vervolgens geminimaliseerd tot een pictogram op de taakbalk. Als u het hoofdvenster sluit, zijn de gespreksbeheerfuncties nog steeds beschikbaar via het pictogram van Personal Call Manager in het systeemvak.

Instellen van Personal Call Manager Voordat u Personal Call Manager kunt gebruiken, dient u een TAPI-lijn te selecteren en de kieseigenschappen voor die lijn te definiëren.

De gebruikte lijn definiëren Als er meer dan een lijn beschikbaar is, kunt u bepalen welke lijn Personal Call Manager voor gesprekken moet gebruiken.

N0068826


25

Een lijn kiezen 1

Klik op het menu Extra.

2

Klik op Kiezen met gebruik van. Het dialoogvenster TAPI-lijn kiezen wordt weergegeven.

3

Klik op de vervolgkeuzelijst TAPI-lijn.

4

Selecteer de lijn die Personal Call Manager gebruikt.

5

Klik op de vervolgkeuzelijst Adres.

6

Klik op het adres van de gewenste lijn.

7

Klik op OK.

Opmerking: Als u de BCM TSP gebruikt, komt de naam van de TAPI-lijn overeen met de naam van uw toestel.

Kieseigenschappen wijzigen Opmerking: De volgende beschrijving en het volgende scherm zijn voorbeelden. Het scherm dat u ziet, bevat vergelijkbare informatie maar de presentatie is afhankelijk van de versie van het Windows-besturingssysteem dat u gebruikt. Zie de Windows-documentatie die bij uw systeem is meegeleverd voor meer informatie. Met de kieseigenschappen bepaalt u waar u zich bevindt en hoe er vanaf deze locatie moet worden gebeld.


26


Ga als volgt naar de kieseigenschappen: 1


2

Klik op Kieseigenschappen. Het dialoogvenster Kieseigenschappen wordt weergegeven.

N0068826


27

In het dialoogvenster Kieseigenschappen kunt u het volgende bepalen: • • • • • • •

de locatie van waaruit u belt (Ik bel vanuit) het land waarin u zich bevindt (Ik ben in dit land) het netnummer van de regio waaruit u belt (Netnummer) of u een telefoonkaart gebruikt (Interlokaal bellen met een telefoonkaart) het nummer waarmee de functie Wachtend gesprek moet worden uitgeschakeld (Wachtend gesprek uitschakelen met nummer) het nummer dat moet worden gekozen voordat er een buitenlijn kan worden gebruikt (Toegang buitenlijnen) het telefoonsysteem (Kiezen met gebruik van)

Ik bel vanuit Gebruik de vervolgkeuzelijst van Ik bel vanuit om verschillende kieseigenschappensets op te slaan. U kunt Ik bel vanuit gebruiken als u een computer (bijvoorbeeld een laptop) op verschillende locaties gebruikt. In de vervolgkeuzelijst van Ik bel vanuit kunt u de instellingen voor de verschillende locaties onder verschillende namen opslaan. U kunt dan snel andere instellingen kiezen als u naar een andere locatie gaat. Stel bijvoorbeeld dat u een laptop hebt die u zowel in Nederland als in Frankrijk gebruikt. Als voor Nederland en Frankrijk andere kieseigenschappen gelden (stel bijvoorbeeld dat er in Frankrijk Wachtend gesprek geldt en in Nederland niet), kunt u twee combinaties van kieseigenschappen instellen in de vervolgkeuzelijst Ik bel vanuit. Wanneer u vervolgens van locatie verandert, kunt u de kieseigenschappen aanpassen door de naam in de vervolgkeuzelijst Ik bel vanuit te wijzigen.

Een nieuwe locatie maken Wanneer u een nieuwe locatie maakt, dient u een naam op te geven waarvoor een nieuwe combinatie van kieseigenschappen geldt. Nadat u de locatie hebt gemaakt, worden alle wijzigingen in het dialoogvenster Kieseigenschappen onder deze naam opgeslagen.

Ga als volgt te werk om een nieuwe locatie te maken: 1

Klik op de knop Nieuw. Er wordt een bericht weergegeven om te bevestigen dat er een nieuwe locatie is gemaakt.

2

Selecteer de tekst in de vervolgkeuzelijst Ik bel vanuit.

3

Typ de naam van de nieuwe locatie.

4

Wijzig de overige parameters in het dialoogvenster Kieseigenschappen om de eigenschappen voor deze locatie aan te passen. De velden in het dialoogvenster Kieseigenschappen worden verderop in deze sectie beschreven.

5

Klik op Toepassen om de wijzigingen voor de nieuwe locatie op te slaan.


28


Een locatie selecteren Wanneer u een locatie selecteert, worden alle kieseigenschappen die voor deze locatie zijn opgeslagen geselecteerd.

Ga als volgt te werk om een locatie te selecteren: 1

Klik op de vervolgkeuzelijst Ik bel vanuit. Er wordt een lijst met locaties weergegeven.

2

Selecteer de huidige locatie. De kieseigenschappen voor deze huidige locatie worden geselecteerd.

Een locatie verwijderen Als u een locatie niet meer nodig hebt, kunt u deze uit de lijst verwijderen.

Ga als volgt te werk om een locatie te verwijderen: 1

Klik op de vervolgkeuzelijst Ik bel vanuit. Er wordt een lijst met locaties weergegeven.

2

Klik op de locatie die u wilt verwijderen.

3

Klik op Verwijderen. Er verschijnt een bericht ter bevestiging van de verwijdering.

4

Klik op Ja.

Ik ben in dit land Deze vervolgkeuzelijst definieert het land waarin u zich momenteel bevindt.

Ga als volgt te werk om een land te selecteren: 1

Klik op de vervolgkeuzelijst Ik ben in dit land.

2

Selecteer het land waarin u zich momenteel bevindt.

Opmerking: U kunt snel door de lijst bladeren door de eerste letters van het land in te voeren. Terwijl u typt, geeft de lijst het land weer dat bij de ingevoerde letters past.

N0068826


29

Netnummer Het vak Netnummer definieert het netnummer van de regio waarin u zich momenteel bevindt. Personal Call Manager gebruikt het nummer in dit veld om te bepalen of een gesprek lokaal (binnen hetzelfde nummergebied) of interlokaal is.

Ga als volgt te werk om een netnummer in te voeren: 1

Selecteer de tekens in het vak Netnummer en typ het netnummer. Op sommige locaties moet het netnummer altijd worden toegevoegd wanneer er een telefoonnummer wordt gekozen. Als u wilt dat Personal Call Manager het netnummer toevoegt, moet u het vakje Ik moet altijd een netnummer kiezen voor een telefoonnummer selecteren.

Kiesregels Op sommige locaties zijn gesprekken binnen hetzelfde netnummergebied interlokaal. In dergelijke gevallen moeten het landnummer en het netnummer (bijvoorbeeld 1-403) voordat er wordt gekozen vóór het telefoonnummer worden geplaatst. Met de functie Kiesregels kunt u prefixen definiëren (bijvoorbeeld 222-xxxx) die binnen het netnummergebied als interlokale nummers gelden.

Ga als volgt te werk om prefixen voor interlokale gesprekken te definiëren: 1

Klik op de knop Kiesregels. Het dialoogvenster Kiesregels wordt weergegeven


30


Een prefix voor interlokale gesprekken toevoegen 1

Klik op de knop Nieuw in het dialoogvenster Kiesregels. Het dialoogvenster Nieuw netnummer en prefix wordt weergegeven.

2

Typ de prefix en klik op OK.

Een prefix voor interlokale gesprekken verwijderen 1

Klik op de prefix die u wilt verwijderen.

2

Klik op Verwijderen.

Een prefix voor lokale gesprekken toevoegen 1

Klik op de knop Nieuw onder in het dialoogvenster. Het dialoogvenster Nieuw netnummer en prefix wordt weergegeven.

2

Typ de prefix en klik op OK.

Een prefix voor lokale gesprekken verwijderen 1

Klik op de prefix die u wilt verwijderen.

2


Interlokaal bellen met een telefoonkaart Schakel dit vakje in als u een telefoonkaart wilt gebruiken om interlokaal te bellen. Met de knop Telefoonkaart kunt u definiëren welke telefoonkaart u gebruikt.

Ga als volgt te werk als u een telefoonkaart wilt gebruiken: •

Schakel het vakje Interlokaal bellen met een telefoonkaart in. Als u al eerder een telefoonkaart hebt ingesteld, worden de instellingen van die kaart gebruikt. Zie “Een telefoonkaart instellen” als u geen telefoonkaart hebt.

Ga als volgt te werk als u het gebruik van een telefoonkaart wilt beëindigen: •

N0068826

Schakel het vakje Interlokaal bellen met een telefoonkaart uit.


31

Een telefoonkaart instellen U dient de parameters voor de telefoonkaart in te stellen alvorens u een dergelijke kaart kunt gebruiken.

Ga als volgt te werk om een telefoonkaart in te stellen 1

Klik op de knop Telefoonkaart. Het dialoogvenster Telefoonkaart wordt weergegeven.

2

Klik op de vervolgkeuzelijst boven in het dialoogvenster.

3

Blader door de lijst om de gewenste telefoonkaart te zoeken en klik vervolgens op deze kaart. Opmerking: Zie “Ga als volgt te werk om een nieuwe telefoonkaart toe te voegen:” op pagina 31 als de gewenste telefoonkaart niet in de lijst voorkomt.

4

Typ in het vak Telefoonnummer telefoonkaart het telefoonnummer van de telefoonkaart.

5

Typ in het vak PIN-code de pincode van de telefoonkaart.

6

Klik op OK.

Ga als volgt te werk om een nieuwe telefoonkaart toe te voegen: De kiesparameters van bepaalde telefoonkaarten zijn al geconfigureerd in Personal Call Manager en verschijnen in de lijst met telefoonkaarten. Als de telefoonkaart die u gebruikt niet in de lijst voorkomt, moet u definiëren hoe de kaart moet worden gebruikt.


32


Ga als volgt te werk om een nieuwe telefoonkaart toe te voegen: 1

Klik op Telefoonkaart. Het dialoogvenster Telefoonkaart wordt weergegeven.

2

Klik op Nieuw. Het dialoogvenster Nieuwe telefoonkaart wordt weergegeven.

3

Typ de naam van de telefoonkaart en klik op OK. Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt gemeld dat u kiesregels voor de nieuwe telefoonkaart moet instellen.

4

Klik op OK.

5

Typ in het vak Telefoonnummer telefoonkaart het nummer van de telefoonkaart.

6

Typ in het vak PIN-code de pincode van de telefoonkaart.

7

Klik op de knop Interlokaal. Er wordt een tweede dialoogvenster Telefoonkaart weergegeven.

8

Klik op de eerste vervolgkeuzelijst van Kiezen.

9

Klik op de eerste set nummers die moet worden gekozen.

10 Klik op de volgende vervolgkeuzelijst van Kiezen.

N0068826


33

11 Klik op de volgende set nummers die moet worden gekozen. Herhaal stap 9 totdat het systeem over alle gegevens beschikt die nodig zijn om een gesprek met de telefoonkaart te kunnen voeren. Opmerking: Zie de documentatie bij de telefoonkaart voor de volgorde waarin de stappen voor uw kaart moeten worden uitgevoerd. 12 Klik op OK zodra alle vereiste stappen zijn toegevoegd. 13 Klik op de knop Internationaal. 14 Herhaal stap 8 t/m 11 om de gegevens toe te voegen die vereist zijn voor internationale gesprekken. 15 Klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Kieseigenschappen.

Wachtend gesprek uitschakelen met nummer Als voor de huidige locatie de functie Wachtend gesprek beschikbaar is, kunt u in dit veld de nummers definiëren waarmee de functie kan worden uitgeschakeld. De telefonietoepassing gebruikt deze nummers om de functie Wachtend gesprek zo nodig uit te schakelen.

Voer de nummers waarmee de functie Wachtend gesprek moet worden uitgeschakeld als volgt in: 1

Schakel Wachtend gesprek uitschakelen met nummer in.

2

Selecteer de vereiste code in de vervolgkeuzelijst Wachtend gesprek uitschakelen met nummer. Als de vereiste code niet in de lijst voorkomt, kunt u een code in de vervolgkeuzelijst typen. Als de functie Wachtend gesprek niet wordt toegepast, dient u het vakje Wachtend gesprek uitschakelen met nummer uit te schakelen.

Toegang buitenlijnen Er zijn twee vakken waarin de toegang tot de buitenlijnen wordt gedefinieerd. In het eerste vak geeft u de cijfers op waarmee u lokale nummers kunt kiezen en in het tweede vak de cijfers waarmee u interlokale nummers kunt kiezen. Deze toegangsnummers zijn vereist als u gebruikmaakt van een lijngroep of routering voor uw gesprekken. De nummers komen vervolgens overeen met de nummers die u kiest om vanaf uw toestel een buitenlijn te krijgen.


34


Als u geen extra nummer (bijvoorbeeld 9) kiest wanneer u vanaf uw toestel een gesprek voert, dient u deze vakken leeg te laten.

Ga als volgt te werk om de toegangsnummers voor buitenlijnen te wijzigen: 1

Typ in het vak Interlokaal het nummer waarmee u voor interlokale gesprekken een buitenlijn kunt kiezen.

2

Typ in het vak Lokaal het nummer waarmee u voor lokale gesprekken een buitenlijn kunt kiezen.

Kiezen bij Kiezen met gebruik van Gebruik deze opties om aan te geven of u met toon- of pulssignalen wilt kiezen. Klik op de optie Puls als u met pulssignalen wilt kiezen. Klik op de optie Toon als u met toonsignalen wilt kiezen.

Interlokale nummers binnen uw netnummergebied definiëren Op sommige locaties zijn gesprekken binnen hetzelfde netnummergebied interlokaal. In dergelijke gevallen moeten het landnummer en het netnummer (bijvoorbeeld 1-403) voordat er wordt gekozen vóór het telefoonnummer worden geplaatst. Met de functie Tolnummers kunt u de prefixen definiëren (bijvoorbeeld 222-xxxx) die binnen het netnummergebied als interlokale nummers gelden.

Ga als volgt te werk om tolnummers te definiëren: 1


2

Klik op Tolnummers. Het dialoogvenster Tolnummers wordt weergegeven.

N0068826


3

Selecteer in de lijst met prefixen van Lokale telefoonnummers de prefix waaraan een netnummer moet worden toegevoegd.

4

Klik op Toevoegen->.

5

Herhaal stap 3 en 4 voor elke prefix waaraan een netnummer moet worden toegevoegd.

35

Opmerking: Als u aan de lijst van Eerst kiezen een prefix toevoegt waarvoor geen netnummer is vereist, kunt u deze prefix verwijderen door erop te klikken en vervolgens op de knop <-Verwijderen te klikken. 6

Klik op OK als u alle prefixen hebt gedefinieerd waarvoor een netnummer vereist is. Het dialoogvenster Tolnummers wordt gesloten. De functie Tolnummers is alleen beschikbaar als het land dat u in het dialoogvenster Kieseigenschappen hebt geselecteerd een 1 als landnummer heeft. Zie “Kieseigenschappen wijzigen” op pagina 25 voor meer informatie over de kieseigenschappen.

Gesprekken starten U kunt in Personal Call Manager een gesprek starten met het menu Gesprekken, het menu Personal Call Manager in het systeemvak, de werkbalk of het adresboek. Als u een gesprek start, verschijnt het belsignaalpictogram in het vak Gesprekken, het menu Personal Call Manager in het systeemvak en het menu Gesprekken. Zodra het gesprek wordt beantwoord, wordt dit pictogram vervangen door het pictogram Actief gesprek. Zowel het pictogram Belsignaal als het pictogram Actief gesprek hebben een label aan de hand waarvan het gesprek kan worden geïdentificeerd. Als u vanuit het adresboek een gesprek start, fungeert de naam in het adresboek als gesprekslabel. Als u het telefoonnummer handmatig kiest, vergelijkt Personal Call Manager het gekozen nummer met de nummers die in het adresboek zijn opgeslagen. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de naam uit het adresboek als label gebruikt. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, fungeert het gekozen nummer als label.

Gesprekken starten met het adresboek Voordat u een nummer vanuit het adresboek kunt kiezen, moet u dit nummer eerst aan het adresboek toevoegen. Zie “Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 65 voor meer informatie over het toevoegen van nummers aan het adresboek.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een gesprek te starten: 1

Zoek in het adresboek het pictogram van de persoon die u wilt bellen.

2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram.

3

Klik op Kiezen.

4

Klik op het telefoonnummer dat u wilt kiezen (bijvoorbeeld het zakelijke nummer van de contactpersoon).


36


Ga als volgt te werk om een gesprek te starten met behulp van slepen en neerzetten: 1


2

Gebruik de rechtermuisknop om het pictogram naar het vak Gesprekken te slepen.

3

Klik op het telefoonnummer dat u wilt kiezen (bijvoorbeeld het zakelijke nummer van de contactpersoon).

Ga als volgt te werk om het primaire nummer vanuit het adresboek te kiezen: 1


2

Start een gesprek door op het pictogram te dubbelklikken of dit naar het vak Gesprekken te slepen. Opmerking: Telkens wanneer u een contactpersoon toevoegt, definieert u een van de telefoonnummers als primair nummer.

Een gesprek starten via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek te starten: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of in het menu Gesprekken.

2

Klik op Handmatig kiezen.

3

Het dialoogvenster Kiezen wordt weergegeven.

N0068826


4

37

Typ het telefoonnummer dat u wilt kiezen. Als u de zoekoptie op Snel zoeken hebt ingesteld, vergelijkt Personal Call Manager het nummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met het nummer dat u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de contactpersoon die u wilt bellen. Het standaardnummer verschijnt in de vervolgkeuzelijst Type telefoonnummer. Als u een ander nummer wilt kiezen, dient u Werk, Privé of Mobiel in de vervolgkeuzelijst Type telefoonnummer te selecteren.

5

Klik op Kiezen. Als u een contactpersoon uit het adresboek wilt bellen en u herinnert zich alleen de naam van de persoon in kwestie, kunt u deze naam typen in het vak Voer een naam of telefoonnummer in. Als u de functie Snel zoeken gebruikt, worden alle contactpersonen die met de ingevoerde naam overeenkomen onder in het dialoogvenster weergegeven. Als u de functie Traag zoeken gebruikt, moet u op de knop Nu zoeken klikken om de contactpersonen te vinden.

Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 93 voor meer informatie over de zoekopties. Er zijn twee andere manieren om het dialoogvenster Kiezen te openen: •

Druk op de toets F3. of

•

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs Verkort kiezen aan en klik vervolgens op Overige.


38


Gesprekken starten met de werkbalk Ga als volgt te werk om een gesprek met de werkbalk te starten: 1

Klik op . Het dialoogvenster Kiezen wordt weergegeven.

2

Voer het telefoonnummer in dat u wilt kiezen. Als u de zoekoptie op Snel zoeken hebt ingesteld, vergelijkt Personal Call Manager het nummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met het nummer dat u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de contactpersoon die u wilt bellen. Het standaardnummer verschijnt in de vervolgkeuzelijst Type telefoonnummer. Als u een ander nummer wilt kiezen, dient u Werk, Privé of Mobiel in de vervolgkeuzelijst Type telefoonnummer te selecteren.

3

Klik op Kiezen. Als u een contactpersoon uit het adresboek wilt bellen en u zich alleen de naam van deze persoon herinnert, kunt u deze naam invoeren. Als u de functie Snel zoeken gebruikt, worden alle contactpersonen die met de ingevoerde naam overeenkomen onder in het dialoogvenster weergegeven. Als u de functie Traag zoeken gebruikt, moet u op de knop Nu zoeken klikken om de contactpersonen te vinden.

Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 93 voor meer informatie over de zoekopties. Er zijn twee andere manieren om het dialoogvenster Kiezen te openen: •

Druk op de toets F3. of

•

N0068826

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs Verkort kiezen aan en klik vervolgens op Overige.


39

Nummers opnieuw kiezen Personal Call Manager houdt een lijst bij met de laatste tien telefoonnummers die u hebt gekozen. Het recentste nummer staat boven aan de lijst en het oudste nummer staat onder aan de lijst. Als er tien nummers in de lijst staan en u een nieuw nummer kiest, wordt dit nummer boven aan de lijst geplaatst en wordt het oudste nummer verwijderd. Als u een nummer kiest dat in de lijst staat, wordt dit nummer niet nog een keer in de lijst vermeld. Het nummer wordt echter wel boven aan de lijst gezet.

Ga als volgt te werk als u een van de laatste tien telefoonnummers opnieuw wilt kiezen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager op de taakbalk of op het menu Gesprekken.

2

Klik op Lijst voor opnieuw kiezen.

3

Klik op het nummer dat u opnieuw wilt kiezen.

Terugbellen Personal Call Manager houdt een lijst bij met de nummers van de laatste tien personen die u hebben gebeld. In de Lijst met bellers worden zowel de gesprekken die u hebt beantwoord als de gesprekken die u niet kon beantwoorden vermeld. U kunt deze lijst gebruiken om deze personen terug te bellen. De gesprekken in de Lijst met bellers worden genummerd van 1 tot 10. Nummer 1 is het recentste gesprek en wordt boven aan de lijst opgeslagen. Nummer 10 is het oudste gesprek en wordt onder aan de lijst opgeslagen. Als er tien nummers in de lijst staan en u een nieuw nummer kiest, wordt dit nummer boven aan de lijst geplaatst en wordt het oudste nummer verwijderd. Als u een gesprek ontvangt van een nummer dat in de lijst staat, wordt dit nummer niet nog een keer in de lijst vermeld. Het nummer wordt echter wel boven aan de lijst gezet. Telefoonnummers worden alleen in de lijst vermeld als: •

u zich abonneert op een nummerweergaveservice. of

•

u een intern gesprek ontvangt via Business Communications Manager.

Ga als volgt te werk om terug te bellen: 1


2

Wijs Lijst met bellers aan.

3

Klik op het nummer van de persoon die u wilt bellen.


40


Bellen via de lijst met verkorte kiesnummers Voordat u een nummer vanuit de lijst met verkorte kiesnummers kunt kiezen, dient u dit nummer eerst aan deze lijst toe te voegen. Zie “Verkort kiezen” op pagina 91 voor meer informatie over verkort kiezen.

Ga als volgt te werk om een nummer van de lijst met verkorte kiesnummers via het adresboek te kiezen: 1

Klik op het pictogram Verkort kiezen in de overzichtsweergave van het adresboek. De pictogrammen van alle verkorte kiesnummers worden in deze overzichtsweergave in het adresboek weergegeven.

2

Sleep het pictogram van de contactpersoon die u wilt bellen naar het vak Gesprekken.

Ga als volgt te werk om een van de verkorte kiesnummers van de lijst via Personal Call Manager in het systeemvak, of via het menu Gesprekken te kiezen: 1


2

Wijs Verkort kiezen aan.

3

Klik op het pictogram van de persoon die u wilt bellen.

Gesprekken beantwoorden Weten wanneer iemand belt Personal Call Manager licht u in als er een gesprek binnenkomt. Als u door iemand wordt gebeld, wordt het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weergegeven en verschijnt het belsignaalsymbool in het vak Gesprekken, het menu Personal Call Manager in het systeemvak en het menu Gesprekken. Als u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd of als u een intern gesprek via Business Communications Manager ontvangt, wordt de naam of het nummer van de beller weergegeven onder het pictogram en in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u.

Weten wie er belt Als er een gesprek wordt gestart of wordt ontvangen, verschijnt een pictogram in het vak Gesprekken, het menu Gesprekken en het menu Personal Call Manager in het systeemvak. Dit pictogram krijgt een label dat aangeeft wie er belt. De informatie op het label hangt van verschillende factoren af.

N0068826


41

Als u bent geabonneerd op een nummerweergaveservice, vergelijkt Personal Call Manager het ontvangen nummer met de nummers in het adresboek. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de naam uit het adresboek met het pictogram Actief gesprek weergegeven. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de naam die met de nummerweergave wordt meegestuurd weergegeven. Als er geen overeenkomst wordt gevonden en er geen naam met de nummerweergave wordt meegestuurd, wordt het telefoonnummer weergegeven. Als er geen nummerinformatie beschikbaar is of als u niet op een dergelijke service bent geabonneerd, wordt het woord Onbekend als label gebruikt. Bij interne gesprekken wordt de naam van de contactpersoon weergegeven, zoals die eventueel in het adresboek is opgeslagen. Als er geen naam voor de beller in het adresboek staat, wordt de toestelnaam van Business Communications Manager weergegeven.

Beller weergeven vanuit het systeemvak Als u op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak klikt, worden de huidige gesprekken boven aan het menu weergegeven. Als u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd of als u via Business Communications Manager een intern gesprek ontvangt, wordt de naam of het nummer van de beller naast het pictogram weergegeven. Als u op een van de huidige gesprekken een functie wilt toepassen, gaat u naar de naam of het nummer van de beller. Er wordt vervolgens een menu weergegeven.

Gesprekken beantwoorden via het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u Personal Call Manager geeft het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weer wanneer u een gesprek ontvangt.


42


Als u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd, worden de gegevens van de beller weergegeven in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u. Tabel 1 Beschrijving van de vakken in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u. Vaknaam

Beschrijving

Van

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is, worden de naam en het telefoonnummer dat u aan deze contactpersoon hebt toegewezen in dit vak weergegeven. Als de beller niet een van de contactpersonen uit het adresboek is, verschijnt de naam en/of het telefoonnummer dat met de nummerweergave is meegestuurd in dit vak.

Type

Een korte beschrijving van de manier waarop het gesprek naar uw toestel is gestuurd. Het type kan zijn: • Direct Call: de beller heeft uw telefoonnummer of toestelnummer gekozen. • Doorschakelen bij in gesprek: de beller is naar u doorgeschakeld vanaf een toestel dat in gesprek was. • Doorschakelen bij geen antwoord: de beller is naar u doorgeschakeld vanaf een toestel dat niet werd beantwoord. • Forward Unconditionally: de beller is doorgeschakeld vanaf een toestel waarop alle gesprekken naar uw toestel zijn doorgeschakeld. • Pick Up From Another Ext: u hebt dit gesprek beantwoord met de functie Gesprek opnemen. • Retrieved As a Parked Call: u hebt dit gesprek beantwoord met een terughaalcode voor geparkeerde gesprekken. • Redirect To This Stn: de beller is naar u doorgeschakeld vanaf een ander toestel. • Doorverbonden: de beller is naar u doorverbonden vanaf een ander toestel. • Herinnering: de beller is naar uw toestel teruggestuurd. • Onbekend: de nummerweergave-informatie is niet bekend en kan niet worden weergegeven. • Niet beschikbaar: de nummerweergave-informatie is niet bekend en kan niet worden weergegeven.

Dept

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is, wordt de afdelingsnaam die u aan deze contactpersoon hebt toegewezen in dit vak weergegeven. Als de beller niet een van uw contactpersonen is, is dit vak leeg.

Bedrijf

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is, wordt de naam van het bedrijf die u aan deze contactpersoon hebt toegewezen in dit vak weergegeven. Als de beller niet een van uw contactpersonen is, is dit vak leeg.

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is en u hebt een afbeelding of een gesproken aankondiging aan deze persoon toegewezen, verschijnt een kleine afbeelding in het dialoogvenster en wordt een gesproken bericht afgespeeld. Zie “Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 65 voor meer informatie over het toevoegen van contactpersonen aan het adresboek.

N0068826


43

Ga als volgt te werk als u een gesprek wilt beantwoorden via het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u: 1

Klik op Beantwoorden. Opmerking: De knop Annuleren annuleert alleen het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u, niet het gesprek. Als u op de knop Annuleren klikt, wordt het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u gesloten, maar uw toestel blijft overgaan.

Ga als volgt te werk om een gesprek te beantwoorden vanuit het venster: 1

Dubbelklik op het belsignaalpictogram. Het pictogram wordt vervangen door het pictogram Actief gesprek en het gesprek wordt beantwoord. of

2

Klik met de rechtermuisknop op het belsignaalpictogram in het vak Gesprekken.

3

Klik op Beantwoorden.

Een gesprek beantwoorden via het systeemvak of het menu Gesprekken 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken.

2

Wijs het label van het gesprek aan.

3

Klik op Beantwoorden.

Tabblad Opmerkingen openen Zodra u het gesprek hebt beantwoord, kunt u naar het tabblad Opmerkingen van het dialoogvenster Adreseigenschappen gaan. Op het tabblad Opmerkingen kunt u informatie vastleggen over het contact, zoals recente orders, locaties van bijeenkomsten, enz. Zie “Opmerkingen” op pagina 71 voor instructie over het toevoegen van informatie aan het tabblad Opmerkingen.

Ga als volgt te werk om het tabblad Opmerkingen weer te geven: 1

Klik op het pictogram van de beller.

2

Klik op

.

of 1

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van de beller.

2

Selecteer Eigenschappen in het menu.


44


Gesprekken in de wachtstand plaatsen Als een gesprek in de wachtstand wordt gezet, wordt het pictogram Actief gesprek vervangen door het pictogram Gesprek in wachtstand. Zie “Menu van Personal Call Manager in het systeemvak” op pagina 18 en “Pictogrammen van Huidige gesprekken” op pagina 23 voor meer informatie over de verschillende pictogrammen.

Ga als volgt te werk om gesprekken in de wachtstand te plaatsen via het hoofdvenster: 1

Start of beantwoord een gesprek.

2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken.

3

Klik op Wachtstand.

Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te plaatsen via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2


3

Wijs het gesprek aan dat u in de wacht wilt zetten.

4

Klik op Wachtstand.

Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te beantwoorden via het hoofdvenster: 1


2

Klik op Uit wachtstand halen.

Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te beantwoorden via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2

Wijs de beller aan met wie u wilt spreken.

3


N0068826


45

Meerdere gesprekken Personal Call Manager kan meerdere gesprekken tegelijkertijd beheren. Het maximale aantal gesprekken is gelijk aan het maximale aantal beschikbare lijnen. Alle gesprekken waarvoor momenteel een verbinding bestaat, worden weergegeven in het menu Personal Call Manager in het systeemvak, het menu Gesprekken en in het hoofdvenster. Hoewel er meerdere gesprekken tegelijkertijd kunnen worden beheerd, kan er altijd maar één gesprek actief zijn. Actieve telefonische vergaderingen vormen hierop een uitzondering. Bij dergelijke vergaderingen kunnen twee gesprekken actief zijn. Als u een gesprek in de wachtstand beantwoordt, wordt het gesprek dat op dat moment actief is automatisch in de wachtstand geplaatst. U kunt dus op een eenvoudige manier tussen gesprekken in de wachtstand schakelen door gewoon de gewenste beller te beantwoorden.

Van gesprek wisselen via het hoofdvenster In het hoofdvenster verschijnen de gesprekken waarvoor momenteel een verbinding bestaat in het vak Gesprekken. Voor het actieve gesprek wordt het pictogram Actief gesprek weergegeven, terwijl voor de andere gesprekken het pictogram Gesprek in wachtstand wordt weergegeven.

Ga als volgt te werk om van gesprek te wisselen: 1

Dubbelklik op het pictogram van de beller met wie u wilt spreken. of

2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van de beller met wie u wilt spreken.

3


Van gesprek wisselen via het systeemvak en het menu Gesprekken In het menu Personal Call Manager in het systeemvak en in het menu Gesprekken worden de gesprekken waarvoor een verbinding bestaat bovenin weergegeven. Voor het actieve gesprek wordt het pictogram Actief gesprek weergegeven, terwijl voor de andere gesprekken het pictogram Gesprek in wachtstand wordt weergegeven.

Ga als volgt te werk om van gesprek te wisselen: 1


2

Wijs de beller aan met wie u wilt spreken.

3

Klik op Uit wachtstand halen. De beller die u aanwijst, wordt nu het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst.


46


Gesprekken doorverbinden Met Personal Call Manager kunt u een gesprek naar een ander toestel doorverbinden. U kunt dit met of zonder aankondiging doen. Wanneer u een gesprek met een aankondiging doorverbindt, praat u eerst met de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. U kunt deze persoon zo mededelen door wie en waarom er wordt gebeld. U kunt een beller met behulp van de rechtermuisknop en de pictogrammen in het hoofdvenster doorverbinden, maar ook met behulp van het toetsenbord en de pictogrammen.

Opmerking: Doorverbinden met een extern toestel is niet mogelijk.

Gesprekken zonder aankondiging doorverbinden Wanneer u een gesprek zonder aankondiging doorverbindt, controleert u niet eerst of de persoon in kwestie beschikbaar is. U verbindt met andere woorden dus door zonder aankondiging.

Ga als volgt te werk om gesprekken door te verbinden via het hoofdvenster: 1


2

Sleep het pictogram van het gesprek naar het pictogram van een ander gesprek in het vak Gesprekken of naar het pictogram van een contactpersoon in het adresboek. Als u een gesprek doorverbindt naar een contactpersoon uit het adresboek, moet deze contactpersoon te zien zijn in de lijstweergave van het adresboek. Zie “Een contactpersoon in het adresboek zoeken” op pagina 72 voor meer informatie over het zoeken van contactpersonen.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een gesprek door te verbinden: 1


2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram in het vak Gesprekken.

3

Wijs Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

4

Klik op een van de huidige gesprekken. Het gesprek wordt doorverbonden naar de geselecteerde persoon.

N0068826


5

Als de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden niet in de lijst met huidige gesprekken voorkomt, herhaalt u stap 4 en 5.

6

Klik op Overige.

47

Het dialoogvenster Doorverbinden wordt weergegeven.

7

Typ het telefoonnummer van de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden en klik op de knop Doorverbinden. Het gesprek wordt doorverbonden naar het ingevoerde nummer. Opmerking: Als Snel zoeken is ingeschakeld, vergelijkt Personal Call Manager het telefoonnummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met de nummers die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorverbinden.

.

Opmerking: Als u een contactpersoon uit het adresboek wilt bellen en u zich alleen de naam van deze persoon herinnert, kunt u deze naam invoeren.

Opmerking: Als de functie Snel zoeken is ingeschakeld, worden alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorverbinden.

Opmerking: Als Traag zoeken is ingeschakeld, moet u de naam invoeren en vervolgens op de knop Nu zoeken klikken. Alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorverbinden.


48


Opmerking: Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 93 voor meer informatie over Snel zoeken en Traag zoeken.

Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2


3

Wijs Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

4

Klik op een van de huidige gesprekken. Het gesprek wordt doorverbonden naar de geselecteerde persoon.

5

Als de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden, niet in de lijst met huidige gesprekken voorkomt, herhaalt u stap 4 en 5.

6

Klik op Overige. Het dialoogvenster Doorverbinden wordt weergegeven.

7





N0068826


49


Ga als volgt te werk om gesprekken door te verbinden via het toetsenbord: U kunt een gesprek met behulp van het toetsenbord en de pictogrammen in het hoofdvenster doorverbinden. 1


2

Klik op het pictogram in het vak Gesprekken.

3

Druk op F4. Het dialoogvenster Doorverbinden wordt weergegeven.

4







50


Gesprekken met aankondiging doorverbinden Wanneer u een gesprek met een aankondiging doorverbindt, praat u eerst met de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. U kunt zo controleren of deze persoon beschikbaar is en deze persoon bovendien informatie over het gesprek geven.

Ga als volgt te werk om gesprekken met aankondiging door te verbinden via het hoofdvenster: 1


2

Zet het gesprek in de wachtstand.

3

Bel degene naar wie u het gesprek wilt doorverbinden.

4

Geef deze persoon relevante informatie over het gesprek.

5

Sleep het pictogram van het gesprek dat u wilt doorverbinden naar het pictogram Actief gesprek.

Gesprekken met aankondiging doorverbinden met de rechtermuisknop 1


2


3


4


5

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram in het vak Gesprekken en wijs vervolgens Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

6

Klik op het pictogram van de persoon die u wilt doorverbinden.

Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2


3


4


5


6

Wijs de menuoptie Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

7

Klik op het pictogram van de persoon die u wilt doorverbinden (het eerste gesprek dat u hebt gestart of beantwoord).

N0068826


51

Telefonische vergaderingen Bij een telefonische vergadering verbindt u zichzelf en twee of meer andere personen in één gesprek. Als u een BMC50 gebruikt, kunnen er behalve uzelf niet meer dan twee andere personen deelnemen aan een telefonische vergadering; met een BCM 4.0 kunnen er behalve uzelf twee of meer personen deelnemen aan een telefonische vergadering.

Een telefonische vergadering tot stand brengen Om een telefonische vergadering te kunnen opzetten, hebt u twee of meer lijnen nodig (één voor elke beller). Het kan hierbij om externe of interne lijnen gaan.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering tot stand te brengen via het vak Vergadering: 1

Start of beantwoord de gesprekken die u in de vergadering wilt opnemen.

2

Sleep het pictogram van het eerste gesprek van het vak Gesprekken naar het vak Vergadering.

3

Sleep het pictogram van het tweede gesprek van het vak Gesprekken naar het vak Vergadering. Het pictogram van de twee gesprekken wordt vervangen door het pictogram Vergadering.

4

Sleep de pictogrammen van gesprekken van het vak Gesprekken naar het vak Vergadering tot alle deelnemers aan de vergadering zijn toegevoegd. De eerste twee pictogrammen veranderen in het pictogram Telefonische vergadering in het paneel Telefonische vergadering. Als u een derde gesprek en opeenvolgende gesprekken toevoegt aan een telefonische vergadering, worden alle pictogrammen tot een enkele regel met de naam Telefonische vergadering, gevolgd door een nummer, samengevouwen. Het nummer dat aan de lijn Telefonische vergadering wordt toegewezen, wordt door het systeem gegenereerd. Opmerking: Als u een BMC50 gebruikt, kunnen er behalve uzelf twee andere personen deelnemen aan een telefonische vergadering; met een BCM 4.0 kunnen er behalve uzelf twee of meer personen deelnemen aan een telefonische vergadering.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering tot stand te brengen via het vak Gesprekken: 1


2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het eerste gesprek dat u in de vergadering wilt opnemen.

3

Kies Vergadering in het snelmenu.

4

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het tweede gesprek dat u in een telefonische vergadering wilt opnemen en klik vervolgens op Vergadering. De pictogrammen van de twee gesprekken worden naar het vak Vergadering verplaatst en worden vervangen door het pictogram Vergadering.


52


5

Klik met de rechtermuisknop op de pictogrammen van alle gesprekken die u in de vergadering wilt opnemen.

6

Klik op Vergadering tot alle deelnemers aan de vergadering zijn toegevoegd. De eerste twee pictogrammen veranderen in het pictogram Telefonische vergadering in het paneel Telefonische vergadering. Als u een derde gesprek en opeenvolgende gesprekken toevoegt aan een telefonische vergadering, worden alle pictogrammen tot een enkele regel met de naam Telefonische vergadering, gevolgd door een nummer, samengevouwen. Het nummer dat aan de lijn Telefonische vergadering wordt toegewezen, wordt door het systeem gegenereerd. Opmerking: Als u een BMC50 gebruikt, kunnen er behalve uzelf twee andere personen deelnemen aan een telefonische vergadering; met een BCM 4.0 kunnen er behalve uzelf twee of meer personen deelnemen aan een telefonische vergadering.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering tot stand te brengen via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2

Klik in het systeemvak op het pictogram van Personal Call Manager of op het menu Gesprekken.

3

Wijs het eerste gesprek aan dat u in de vergadering wilt opnemen.

4

Klik op Vergadering.

5

Klik in het systeemvak op het pictogram van Personal Call Manager of op het menu Gesprekken.

6

Wijs het tweede gesprek aan dat u in de vergadering wilt opnemen.

7

Klik op Vergadering. Het pictogram van de twee gesprekken wordt vervangen door het pictogram Vergadering.

8

Wijs steeds de gesprekken aan die u in de vergadering wilt opnemen.

9

Klik op Vergadering tot alle deelnemers aan de vergadering zijn toegevoegd. Steeds zal het pictogram van het gesprek in het vak Vergadering worden vervangen door het pictogram Vergadering. Opmerking: Als u een BMC50 gebruikt, kunnen er behalve uzelf twee andere personen deelnemen aan een telefonische vergadering; met een BCM 4.0 kunnen er behalve uzelf twee of meer personen deelnemen aan een telefonische vergadering.

Telefonische vergaderingen in de wachtstand plaatsen Als u een telefonische vergadering in de wachtstand plaatst, worden alle gesprekken in de wachtstand geplaatst. Bellers kunnen niet met u spreken, maar wel onderling.

N0068826


53

Ga als volgt te werk om telefonische vergaderingen in de wachtstand te plaatsen via het hoofdvenster: 1

Klik met de rechtermuisknop op een van de gesprekken in het vak Vergadering.

2

Klik op WachtstVerg. De gesprekken worden in de wachtstand geplaatst en de pictogrammen worden vervangen door de pictogrammen Vergadering in wachtstand.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering in de wachtstand te plaatsen via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2

Selecteer een van de gesprekken van de vergadering.

3

Klik op WachtstVerg. De gesprekken worden in de wachtstand geplaatst en de pictogrammen worden vervangen door de pictogrammen Vergadering in wachtstand.

Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen U kunt een telefonische vergadering op twee manieren uit de wachtstand halen.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering uit de wachtstand te halen via het hoofdvenster: 1


2

Klik op WachtstUitVerg. De gesprekken van de vergadering worden actief en krijgen het pictogram Vergadering.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering uit de wachtstand te halen via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2

Wijs naar een van de gesprekken van de vergadering.

3

Klik op WachtstUitVerg. De gesprekken van de vergadering worden actief en krijgen het pictogram Vergadering.


54


Een telefonische vergadering splitsen Als u een telefonische vergadering splitst, wordt de vergadering beëindigd, maar blijven de gesprekken wel verbonden. Een van de bellers wordt nu het actieve gesprek en de andere beller wordt in de wachtstand geplaatst. Opmerking: U kunt een telefonische vergadering waaraan behalve u meer dan twee bellers deelnemen, niet splitsen. U moet de extra gesprekken eerst verbreken, voordat u een vergadering waaraan u met twee andere bellers deelneemt, kunt splitsen.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering via het hoofdvenster te splitsen: Opmerking: Als er meer dan drie personen (u en twee andere bellers) aan de vergadering deelnemen, moet u gesprekken verbreken met de extra bellers, voordat u de vergadering waaraan u met twee andere bellers deelneemt, kunt splitsen. •

Sleep een van de pictogrammen uit het vak Vergadering. Het gesprek waarvan u het pictogram uit het vak Vergadering haalt, wordt het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst. De pictogrammen van beide gesprekken worden naar het vak Gesprekken verplaatst.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te splitsen met behulp van de pictogrammen in het hoofdvenster: Opmerking: Als er meer dan drie personen (u en twee andere bellers) aan de vergadering deelnemen, moet u gesprekken verbreken met de extra bellers, voordat u de vergadering waaraan u met twee andere bellers deelneemt, kunt splitsen. 1


2

Klik op Vergadering splitsen. De beller die u hebt geselecteerd, wordt nu het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst. De pictogrammen van beide gesprekken worden naar het vak Gesprekken verplaatst.

N0068826


55

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te splitsen via het systeemvak of het menu Gesprekken: Opmerking: Als er meer dan drie personen (u en twee andere bellers) aan de vergadering deelnemen, moet u gesprekken verbreken met de extra bellers, voordat u de vergadering waaraan u met twee andere bellers deelneemt, kunt splitsen. 1


2

Wijs het pictogram van een van de bellers in de vergadering aan.

3

Klik op Vergadering splitsen. De beller die u hebt geselecteerd, wordt nu het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst.

Een telefonische vergadering beëindigen Als u de verbinding met een vergadering verbreekt, kunnen de overige bellers onderling met elkaar blijven spreken via twee of meer van uw lijnen. Ook al hebt u de verbinding met de vergadering verbroken, de vergadering wordt pas beëindigd als de laatste interne beller de verbinding verbreekt. Als u een vergadering met twee andere bellers wilt beëindigen en de verbinding met beide bellers wilt verbreken, splitst u de vergadering en verbreekt u de verbinding met beide bellers afzonderlijk.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te beëindigen met de afbreekknop: 1

Klik op het pictogram van een van de gesprekken in het vak Vergadering.

2

Klik in het vak Vergadering op

.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering via het hoofdvenster te beëindigen: 1


2

Klik op Vergadering afbreken. De vergadering wordt beëindigd.


56


Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering met het toetsenbord te beëindigen: 1


2

Druk op Delete op het toetsenbord. De vergadering wordt beëindigd.

Opmerking: Als u het toetsenbord gebruikt om een gesprek te beëindigen, moet u op een van de pictogrammen in het vak Vergadering klikken voordat u op Delete drukt. Als u dit niet doet en er een contactpersoon in het adresboek geselecteerd is, wordt die contactpersoon verwijderd. Als u een contactpersoon die u per ongeluk hebt verwijderd wilt terughalen, klikt u op het menu Bewerken en vervolgens op Ongedaan maken.

Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te beëindigen via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2

Wijs het pictogram van een van de bellers in de vergadering aan.

3

Klik op Vergadering afbreken. De vergadering wordt beëindigd.

N0068826


57

Gesprekken beëindigen Ga als volgt te werk om een gesprek te beëindigen met de afbreekknop: 1

Klik op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken. Opmerking: Als er maar één gesprek in het vak staat, hoeft u dit gesprek niet te selecteren.

2

Klik in het vak Gesprekken op

.

Ga als volgt te werk om een gesprek via het hoofdvenster te beëindigen: 1


2

Klik op Afbreken.

Ga als volgt te werk om een gesprek te beëindigen via het systeemvak of het menu Gesprekken: 1


2

Wijs het gesprek aan dat u wilt beëindigen.

3

Klik op Afbreken.

Ga als volgt te werk om een gesprek met het toetsenbord te beëindigen: Als u een gesprek via het toetsenbord wilt beëindigen, moet het hoofdvenster van Personal Call Manager zichtbaar zijn. 1

Klik op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken.

2

Druk op Delete op het toetsenbord. Opmerking: Als u het toetsenbord gebruikt om een gesprek te beëindigen, moet u op een van de pictogrammen in het vak Gesprekken klikken voordat u op Delete drukt. Als u dit niet doet en er een contactpersoon in het adresboek geselecteerd is, wordt die contactpersoon verwijderd. Als u een contactpersoon die u per ongeluk hebt verwijderd wilt terughalen, klikt u op het menu Bewerken en vervolgens op Ongedaan maken.


58


Belfuncties Personal Call Manager beschikt over twee gemakkelijk te gebruiken algemene belfuncties: Niet storen en Oproep doorschakelen.

Niet storen (NST) Als u NST hebt ingeschakeld, gaat het toestel niet over als er wordt gebeld, maar knippert het lijnindicatielampje wel. In Personal Call Manager wordt bovendien het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weergegeven en verschijnt er een pictogram voor het gesprek in het vak Gesprekken. U kunt de functie Niet storen (NST) in- en uitschakelen vanuit het menu Gesprekken of via het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak.

Ga als volgt te werk om NST in- of uit te schakelen: 1


2

Klik op NST.

Als NST aan staat: • wordt het pictogramPersonal Call Manager in het systeemvak gewijzigd in . • wordt er een vinkje weergegeven naast het menuonderdeel NST in het menu Gesprekken en het Personal Call Manager-menu in het systeemvak; • verschijnt de melding NST op de statusbalk.

Oproep doorschakelen Ga als volgt te werk om uw toestel door te schakelen: 1


2

Klik op Doorschakelen. Het dialoogvenster Doorschakelen wordt weergegeven.

N0068826


3

Typ het telefoonnummer waarnaar u uw toestel wilt doorschakelen.

4

Klik op de knop Doorschakelen. Het nummer waarnaar uw toestel is doorgeschakeld, verschijnt op de “Statusbalk”.

59

Opmerking: Als Snel zoeken is ingeschakeld, vergelijkt Personal Call Manager het telefoonnummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met de nummers die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorschakelen.

Opmerking: Als u uw toestel wilt doorschakelen naar een contactpersoon uit het adresboek en u zich alleen de naam van deze persoon herinnert, kunt u deze naam typen.

Opmerking: Als de functie Snel zoeken is ingeschakeld, worden alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorschakelen.

Opmerking: Als Traag zoeken is ingeschakeld, moet u de naam invoeren en vervolgens op de knop Nu zoeken klikken. Alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorschakelen.


Opmerking: Doorschakelen naar een extern toestel is niet mogelijk.

Venster Log gesprekken Het venster Log gesprekken bestaat uit twee delen: Log inkomende gesprekken en Log uitgaande gesprekken. In Log inkomende gesprekken worden alle gesprekken weergegeven die uw toestel heeft ontvangen. In Log uitgaande gesprekken worden alle gesprekken weergegeven die vanaf uw toestel zijn gestart. Gesprekken die zijn gestart of ontvangen terwijl Personal Call Manager niet actief was, worden niet weergegeven. In het venster Log gesprekken worden, indien beschikbaar, de naam en het telefoonnummer van elke beller vermeld. Bovendien worden in dit venster datum, duur en tijdstip van het gesprek weergegeven.


60


Ga als volgt te werk om het logbestand van de gesprekken te bekijken: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Venster Log gesprekken weergeven.

Het venster Log gesprekken wordt geopend met een weergave van de inkomende gesprekken of de uitgaande gesprekken.

Ga als volgt te werk om de inkomende gesprekken te bekijken: 1

Klik op

op de werkbalk.

of 1


2

Klik op Log inkomende gesprekken.

Ga als volgt te werk om de uitgaande gesprekken te bekijken: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Log uitgaande gesprekken.

N0068826


61

Het logbestand van de gesprekken bijwerken Ga als volgt te werk om het logbestand van de gesprekken bij te werken: Als u een gesprek start of beantwoordt terwijl het logbestand van de gesprekken is geopend, wordt het logbestand niet bijgewerkt. Ga als volgt te werk om het logbestand van de gesprekken bij te werken: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Vernieuwen.

Het logbestand van de gesprekken sorteren U kunt het logbestand op naam, telefoonnummer, duur of datum en tijd sorteren. Als u het logbestand wilt sorteren op • • • •

de namen van de bellers, klikt u op Naam de telefoonnummers van de bellers, klikt u op Telefoonnummer basis van de gespreksduur, klikt u op Tijdsduur basis van het tijdstip waarop het gesprek werd gestart of ontvangen, klikt u op Datum & tijd

Een gesprek starten vanuit het logbestand van de gesprekken U kunt elk nummer in Log inkomende gesprekken en Log uitgaande gesprekken kiezen.

Ga als volgt te werk als u een gesprek vanuit het logbestand wilt starten: 1

Klik op het nummer dat u wilt kiezen.

2

Klik op

.

of 1

Klik op het nummer dat u wilt kiezen.

2

Klik op het menu Bewerken.

3

Klik op Opnieuw kiezen. Opmerking: Voordat u een gesprek vanuit het logbestand kunt starten, moet eerst de juiste gespreksbron als de TAPI-lijn worden aangewezen. De TAPI-lijn kan bijvoorbeeld niet een intercomlijn zijn als u een extern telefoonnummer wilt bellen.


62


Gespreksgegevens afdrukken vanuit het logbestand van de gesprekken U kunt de gespreksgegevens van elk gesprek in het logbestand afdrukken.

Ga als volgt te werk om de gespreksgegevens uit het logbestand af te drukken: 1

Klik op het gesprek dat u wilt afdrukken. Opmerking: U kunt verschillende af te drukken gesprekken selecteren door de Controlof Shift-toets ingedrukt te houden en tegelijkertijd op andere gesprekken te klikken.

2

Klik op

.

of 1


2

Klik op Afdrukken.

Gesprekken uit het logbestand verwijderen Ga als volgt te werk als u een gesprek uit het logbestand wilt verwijderen: 1

Selecteer het gesprek dat u wilt verwijderen.

2

Klik op

.

of 1


2


Het venster Log gesprekken sluiten Ga als volgt te werk om het venster Log gesprekken te sluiten: 1

Klik op het menu Bestand.

2

Klik op Afsluiten.

U kunt het venster ook sluiten door op de knop Venster sluiten in de rechterbovenhoek van het venster te klikken.

N0068826


63

Adresboek Het adresboek is het onderdeel van Personal Call Manager waarin u de telefoonnummers en adressen opslaat van mensen en bedrijven waarmee u zaken doet. Elke regel in het adresboek is een contactpersoon. Het gaat hierbij gewoonlijk om het telefoonnummer van een persoon of een bedrijf, maar het kan ook om een willekeurig ander nummer gaan dat u wilt volgen of opslaan in Personal Call Manager.

De overzichtsweergaven van het adresboek Wanneer u het adresboek bekijkt, krijgt u links de overzichtsstructuur te zien. Deze structuur geeft aan hoe de mappen zijn geordend. Bovendien kunt u hier de map selecteren die u wilt zien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een overzichtsstructuur.

De contactpersonen worden in twee hoofdgebieden opgeslagen: •

•

Verkort kiezen: Contactpersonen die aan de lijst Verkort kiezen worden toegevoegd, verschijnen in het menu Gesprekken en in het menu van Personal Call Manager in het systeemvak. U kunt aan de lijst Verkort kiezen wel contactpersonen maar geen mappen toevoegen. Mijn contactpersonen: Contactpersonen die aan de lijst Mijn contactpersonen worden toegevoegd, verschijnen niet in het menu Gesprekken of in het menu van Personal Call Manager in het systeemvak, maar ze kunnen wel eenvoudig vanuit het adresboek worden gebruikt. U kunt aan de lijst Mijn contactpersonen zowel contactpersonen als mappen toevoegen.

U kunt mappen toevoegen om het ordenen van de contactpersonen te vereenvoudigen. Als u de contactpersonen die overeenkomsten hebben in kleinere groepjes bij elkaar zet, kunt u deze gemakkelijker op het scherm bekijken en zijn ze eenvoudiger te vinden en te gebruiken.


64


U kunt deze mappen bekijken door op specifieke delen van de overzichtsweergave te klikken. Door op een vakje met een “+” te klikken, wordt de map uitgeklapt en de inhoud ervan weergegeven. Door op een vakje met een “-” te klikken, wordt de map ingeklapt en de inhoud ervan verborgen. Dubbelklik op een map om deze te openen of te sluiten. Als een map geopend is, wordt de inhoud van deze map in de lijstweergave van het adresboek weergegeven.

De lijstweergaven van het adresboek Aan de rechterkant van het scherm ziet u de lijstweergave van het adresboek. Hier worden de contactpersonen en de mappen weergegeven die zijn opgeslagen in de map die u in de overzichtsweergave hebt geselecteerd. De lijstweergave van het adresboek kan in vier verschillende vormen worden bekeken: grote pictogrammen, kleine pictogrammen, lijst en details.

Het adresboek met grote pictogrammen weergeven Als u grote pictogrammen selecteert, wordt elke contactpersoon weergegeven met de achternaam van de contactpersoon onder het pictogram.

Ga als volgt te werk om het adresboek met grote pictogrammen weer te geven: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Grote pictogrammen.

Het adresboek met kleine pictogrammen weergeven Als u kleine pictogrammen selecteert, worden de contactpersonen horizontaal weergegeven met de achternaam van elke contactpersoon rechts van het pictogram.

Ga als volgt te werk om het adresboek met kleine pictogrammen weer te geven: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Kleine pictogrammen.

N0068826


65

Het adresboek in lijstvorm weergeven Als u lijstweergave selecteert, worden de contactpersonen verticaal weergegeven met de achternaam van elke contactpersoon rechts van het pictogram.

Ga als volgt te werk om het adresboek in lijstvorm te bekijken: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Lijst.

Het adresboek met details weergeven Als u detailweergave selecteert, worden van elke contactpersoon de achternaam, de voornaam, de telefoonnummers, het e-mailadres en de e-mailsoort weergegeven.

Ga als volgt te werk om het adresboek met details te bekijken: 1

Klik op

.

of 1


2

Klik op Details.

Contactpersonen Ieder lemma is een contactpersoon in het adresboek. Een contact kan een persoon, een bedrijf of elk nummer of adres zijn dat u in Personal Call Manager wilt opslaan.

Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen U voegt contactpersonen toe aan het adresboek in het dialoogvenster Adreseigenschappen.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de werkbalk toe te voegen: 1

Klik op

.

Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven. 2

Voer de adresgegevens van de contactpersoon in. Zie “Dialoogvenster Adreseigenschappen” op pagina 67 voor een beschrijving van de adresvelden.

3

Klik op OK.


66


De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven. Opmerking: Als er al een contactpersoon met dezelfde naam in het adresboek voorkomt, wordt u gevraagd of u een duplicaat van de contactpersoon wilt maken. Als u dat wilt doen, kunt u het best de kopieermethode toepassen die in “Contactpersonen kopiëren” op pagina 77 wordt beschreven.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon toe te voegen: 1

Klik met de rechtermuisknop in een leeg gedeelte van de lijstweergave van het adresboek.

2

Wijs Nieuw aan en klik op Contactpersoon. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

3


4

Klik op OK. De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven. Opmerking: Als er al een contactpersoon met dezelfde naam in het adresboek voorkomt, wordt u gevraagd of u een duplicaat van de contactpersoon wilt maken. Als u dat wilt doen, kunt u het best de kopieermethode toepassen die in “Contactpersonen kopiëren” op pagina 77 wordt beschreven.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk toe te voegen: 1


2

Wijs Nieuw aan.

3

Klik op Contactpersoon. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

4


5

N0068826

Klik op OK.


67

De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven. Opmerking: Als er al een contactpersoon met dezelfde naam in het adresboek voorkomt, wordt u gevraagd of u een duplicaat van de contactpersoon wilt maken. Als u dat wilt doen, kunt u het best de kopieermethode toepassen die in “Contactpersonen kopiëren” op pagina 77 wordt beschreven.

Dialoogvenster Adreseigenschappen Het dialoogvenster Adreseigenschappen heeft vier tabs. U kunt de tabs gebruiken om verschillende soorten gegevens over de contactpersoon in te voeren. • • • •

Zakelijk: op dit tabblad kunt u de naam, het adres en het telefoonnummer van de contactpersoon invoeren. E-mailadres: op dit tabblad kunt u het e-mailadres en de e-mailsoort toevoegen. Instellingen: op dit tabblad kunt u een standaardtelefoonnummer invoeren. Opmerkingen: op dit tabblad kunt u alle overige gegevens van de contactpersoon invoeren.

Zakelijk Op dit tabblad kunt u de naam, het adres en het telefoonnummer van de contactpersoon invoeren.


68


Om te beginnen voert u de naam van de contactpersoon in. Deze naam bestaat uit een voornaam en een achternaam. Deze moeten beide worden ingevoerd voordat de contactpersoon aan het adresboek kan worden toegevoegd. De achternaam fungeert als label voor de contactpersoon in het adresboek. De voornaam wordt in het vak Gesprekken als label gebruikt wanneer u met de contactpersoon een gesprek voert. Als u een contactpersoon zoekt, kunt u zowel op de voornaam als op de achternaam zoeken. Zodra u de naam hebt ingevoerd, kunt u het adres van de contactpersoon opgeven. Het adres bestaat uit vijf vakken: Adres, Plaats, Provincie, Postcode en Land. Zodra u het adres hebt opgegeven, kunt u de functie, het bedrijf, de afdeling, het kantoor en de assistent van de contactpersoon invoeren. Ten slotte voert u de telefoonnummers van de contactpersoon in. Het vak Telefoonnummer heeft een vervolgkeuzelijst waarmee u vier verschillende telefoonnummers kunt invoeren. U kunt telefoonnummers van het type Werk, Privé, Mobiel en Fax voor de contactpersoon opgeven. De nummers Werk, Privé en Mobiel kunnen vanuit het systeemvak of via het hoofdvenster van Personal Call Manager worden gekozen.

E-mailadres Het tabblad E-mailadres bestaat uit twee vakken: E-mailadres en E-mailtype.

E-mailadres geeft aan waar de contactpersoon zijn of haar e-mailaccount heeft. E-mailtype geeft aan welke soort e-mailservice de contactpersoon gebruikt.

N0068826


69

Instellingen Gebruik het tabblad Instellingen om aan te geven welk telefoonnummer standaard voor de contactpersoon moet worden gekozen, welke foto moet worden weergegeven en welke gesproken aankondiging u wilt horen wanneer deze contactpersoon u belt.

Bovendien kunt u voor het te kiezen standaardtelefoonnummer aangeven of het om Werk, Privé of Mobiel gaat. De instellingen die u opgeeft, definiëren het telefoonnummer dat alleen voor deze contactpersoon automatisch wordt gekozen. De standaardwaarden die u voor deze contactpersoon kiest, hebben geen gevolgen voor andere contactpersonen. Wanneer u een gesprek start, kunt u besluiten deze instellingen te negeren door een ander telefoonnummer te selecteren dat voor de contactpersoon in het adresboek is gedefinieerd. U kunt aangeven dat u telkens wanneer u een gesprek van deze contactpersoon ontvangt een gesproken bericht wilt laten afspelen. Met dit bericht kunt u vaststellen wie er belt zonder dat u naar het computerscherm of de display van de telefoon hoeft te kijken.


70


Ga als volgt te werk om een gesproken bericht voor deze contactpersoon toe te voegen of te wijzigen: 1

Neem het gesproken bericht op dat u wilt laten afspelen wanneer de contactpersoon belt en sla het op als .WAV-bestand. De inhoud van het gesproken bericht bestaat gewoonlijk uit de naam van de contactpersoon, maar u kunt hier elk .WAV-bestand voor gebruiken. Opmerking: U kunt het gesproken bericht opnemen met de Geluidsrecorder van Windows 95 of met een andere geluidsbewerkingstoepassing.

2

Klik op

3

Ga naar de map waarin het gesproken bericht is opgeslagen.

4

Dubbelklik op het gesproken bericht dat u wilt gebruiken.

naast het veld Pad voor gesproken berichten.

Als u een gesproken bericht niet langer voor een contactpersoon wilt gebruiken, kunt u het verwijderen. Ga als volgt te werk om een gesproken bericht te verwijderen: •

Klik op

naast het veld Pad voor gesproken berichten.

Het gesproken bericht wordt niet meer voor deze contactpersoon afgespeeld. Opmerking: Het .WAV-bestand dat u voor de contactpersoon verwijdert, verdwijnt niet van de harde schijf van uw computer en kan later opnieuw worden gebruikt. U kunt een bitmapafbeelding selecteren die in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u wordt weergegeven wanneer u een gesprek van deze contactpersoon ontvangt. U wordt er door de afbeelding visueel aan herinnerd wie de beller is. Hiervoor wordt gewoonlijk een foto van de contactpersoon gebruikt, maar u kunt elke gewenste afbeelding gebruiken die u aan de contactpersoon doet denken. Opmerking: U moet een 16-bits of 256-bits kleuren bitmapbestand (*.bmp) als afbeelding voor de contactpersoon gebruiken.

Ga als volgt te werk om het bitmapbestand toe te voegen of te wijzigen: 1

Maak of zoek de afbeelding die u wilt zien wanneer de contactpersoon belt. U kunt de afbeelding met elke grafische toepassing maken die het bestand in BMP-indeling kan opslaan.

2

Klik op

3

Ga naar de map waarin het afbeeldingsbestand is opgeslagen.

4

Dubbelklik op de afbeelding die u wilt gebruiken.

naast het veld Pad voor afbeeldingsbestanden.

Als u een afbeelding niet meer door Personal Call Manager wilt laten weergeven wanneer deze contactpersoon belt, kunt u het bestand voor de contactpersoon verwijderen.

N0068826


71

Ga als volgt te werk om het afbeeldingsbestand te verwijderen: •

Klik op

naast het veld Pad voor afbeeldingsbestanden.

Het afbeeldingsbestand wordt niet meer voor deze contactpersoon weergegeven. Opmerking: Het .BMP-bestand dat u voor de contactpersoon verwijdert, verdwijnt niet van de harde schijf van uw computer en kan later opnieuw worden gebruikt.

Opmerkingen Gebruik het tabblad Opmerkingen om diverse gegevens voor een contactpersoon vast te leggen. U kunt belangrijke datums, recente orders, afspraaklocaties en andere gegevens invoeren die u bij de hand wilt hebben wanneer u de contactpersoon belt.

Een beller aan het adresboek toevoegen Wanneer u een gesprek ontvangt, kunt u de beller aan het adresboek toevoegen. U moet het hoofdvenster van Personal Call Manager openen voordat u een beller toevoegt.

Ga als volgt te werk om een beller toe te voegen: 1

Klik op het pictogram van de beller in het vak Gesprekken.

2

Klik op

.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt gevraagd of u een nieuwe contactpersoon wilt maken.


72


3

Klik op Ja. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

4


5

Klik op OK. De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven. Opmerking: Als u op een nummerweergaveservice geabonneerd bent, worden het telefoonnummer en de naam, indien beschikbaar, automatisch in het dialoogvenster weergegeven.

Een contactpersoon in het adresboek zoeken Het adresboek beschikt over een zoekfunctie waarmee u contactpersonen kunt zoeken. U kunt een contactpersoon zoeken op basis van de naam of het telefoonnummer. U kunt de zoekfunctie op twee verschillende manieren gebruiken: Snel zoeken en Traag zoeken. In de modus Traag zoeken dient u de tekens die u wilt zoeken op te geven en op de knop Nu zoeken te drukken. Personal Call Manager doorzoekt het adresboek op de aanwezigheid van de contactpersoon. Als u snel zoekt, begint Personal Call Manager te zoeken zodra u een teken typt. Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 93 voor informatie over de manier waarop u de zoekmodus kunt wijzigen.

N0068826


73

Traag zoeken Ga als volgt te werk om een contactpersoon te zoeken: 1


2

Klik op Persoon zoeken. of Klik op

.

Het dialoogvenster Zoeken wordt weergegeven.

3

Typ de naam of het telefoonnummer van de contactpersoon die u wilt zoeken.

4

Klik op de knop Nu zoeken. In het dialoogvenster Zoeken wordt een lijst weergegeven met de contactpersonen die de ingevoerde naam of het ingevoerde telefoonnummer hebben.

5

Klik op de achternaam van de gewenste contactpersoon.

6

Klik op OK. De map met de desbetreffende contactpersoon wordt geopend en de contactpersoon wordt geselecteerd.


74


Snel zoeken

Ga als volgt te werk om een contactpersoon te zoeken: 1


2

Klik op Persoon zoeken. of

Klik op

.

Het dialoogvenster Zoeken wordt weergegeven.

3

Voer het eerste teken in van de naam of het telefoonnummer van de contactpersoon die u wilt zoeken. Personal Call Manager vergelijkt de letter die of het cijfer dat u invoert met de contactpersonen in het adresboek. Alle contactpersonen die beginnen met het teken dat u hebt ingevoerd, worden weergegeven onder in het dialoogvenster Zoeken. Als u verschillende contactpersonen hebt waarvan het eerste teken gelijk is, dient u het volgende teken van de naam of het telefoonnummer op te geven. Personal Call Manager geeft dan alleen de contactpersonen weer die aan beide tekens voldoen.

4

Blijf tekens invoeren totdat u de gewenste contactpersoon in het dialoogvenster Zoeken hebt gevonden.

5

Klik op de achternaam van de gewenste contactpersoon.

6

Klik op OK. De map met de desbetreffende contactpersoon wordt geopend en de contactpersoon wordt geselecteerd.

N0068826


75

Namen of nummers invoeren Als u slechts een deel van de naam of het telefoonnummer van de gezochte contactpersoon kent, kunt u de letters of cijfers typen die u kent. De zoekfunctie vindt vervolgens de contactpersonen die voldoen aan de gegevens die u invoert. Als het deel van de naam of het nummer dat u kent het begin ervan is, dient u het deel dat u kent te typen en op de knop Nu zoeken te klikken. Personal Call Manager zoekt de contactpersonen die met door u opgegeven letters of cijfers beginnen. Als u zich wel de voornaam, maar niet de achternaam van de contactpersoon herinnert, dient u een komma te typen gevolgd door de voornaam van de persoon. Als u bijvoorbeeld een contactpersoon zoekt die Tom heet, dient u “,Tom” te typen. Alle contactpersonen die Tom als voornaam hebben, worden vervolgens gezocht. Als een ander gedeelte dan het begin van een naam of nummer bekend is, kunt u "jokertekens" aan het begin gebruiken. U kunt van twee jokertekens gebruikmaken: • •

Voer een vraagteken (?) in om één teken te vervangen. Voer een asterisk (*) in om meerdere tekens te vervangen.

Stel bijvoorbeeld dat het adresboek de volgende namen bevat: Klaveren • • • • •

Jansen

Maurik

Spadon

Schwartz

Stensen

Walenkamp

Als u “S” invoert, vindt het programma Spadon, Schwartz en Stensen. Als u “Ste” invoert, vindt het programma alleen Stensen. Als u “?a” invoert, vindt het programma Jansen en Walenkamp. Als u “??a” invoert, vindt het programma Klaveren en Spadon. Als u “*a” invoert, vindt het programma Klaveren, Jansen, Schwartz, Steward en Walenkamp. Opmerking: U kunt ook een komma (,) als speciaal teken invoeren. Hiermee voegt u een pauze toe tussen de gekozen cijfers.

De eigenschappen van een contactpersoon bewerken U kunt de gegevens van een contactpersoon wijzigen wanneer dit nodig is. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een contactpersoon verhuist of een ander telefoonnummer krijgt.

Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een contactpersoon met de rechtermuisknop te wijzigen: 1

Zoek de contactpersoon in het adresboek. U kunt dit handmatig doen of met behulp van de zoekfunctie van Personal Call Manager.

2

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon.


76


3

Klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

4

Ga naar het tabblad met de gegevens die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan. “Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 65 beschrijft de gegevens die kunnen worden ingevoerd.

Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een contactpersoon via de werkbalk te wijzigen: 1


2

Selecteer de contactpersoon.

3

Klik op

.

Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven. 4


N0068826


77

Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een contactpersoon via de menubalk te wijzigen: 1


2

Selecteer de contactpersoon.

3


4

Klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

5


Het adresboek ordenen Terwijl u contactpersonen aan het adresboek toevoegt, kunt u deze het best in logische groepen onderverdelen. U kunt de ingevoerde contactpersonen dan makkelijker vinden. Groepeer de contactpersonen door mappen aan het adresboek toe te voegen en de contactpersonen naar deze mappen te verplaatsen. Een eenvoudige onderverdeling zou bijvoorbeeld uit een map Persoonlijk en een map Zakelijk kunnen bestaan. Alle zakelijke contactpersonen worden vervolgens opgeslagen in de map Zakelijk en alle privé-contactpersonen in de map Privé. Zie “Nieuwe mappen in het adresboek maken” op pagina 84 voor meer informatie.

Contactpersonen kopiëren Wanneer u een contactpersoon kopieert, wordt er een nieuwe contactpersoon in het adresboek gemaakt die is gebaseerd op de oorspronkelijke contactpersoon. Personal Call Manager kent twee manieren om contactpersonen te kopiëren: gekoppeld of via een sjabloon. Als u gekoppeld kopieert, worden alle gegevens van de contactpersoon gekopieerd. Als u via een sjabloon kopieert, worden alle gegevens van de contactpersoon behalve de naam gekopieerd. In beide gevallen blijft de oorspronkelijke contactpersoon in de oorspronkelijke map staan.


78


Besluiten welke kopieermethode u moet gebruiken Welke kopieermethode u kiest, zal afhangen van wat u wilt doen. Raadpleeg de onderstaande tabel om de kopieermethode te bepalen. Tabel 2 Kopieermethoden Gekoppeld kopiëren

Kopiëren via een sjabloon

De nieuwe contactpersoon bevat dezelfde gegevens De nieuwe contactpersoon heeft een andere Gekopieerde als de oorspronkelijke contactpersoon. naam dan de oorspronkelijke contactpersoon. gegevens De overige contactgegevens zijn gelijk.

Wijzigingen worden gekoppeld

Ja. Als u een van de eigenschappen van de contactpersoon wijzigt, werkt Personal Call Manager automatisch de oorspronkelijke contactpersoon en alle kopieën van deze contactpersoon bij.

Nee. Wanneer u een eigenschap van de contactpersoon wijzigt, worden de andere kopieën niet gewijzigd.

Doel

Gebruik een gekoppelde kopie als u identieke kopieën wenst van één contactpersoon in verschillende mappen. Hierdoor kunt u een contactpersoon makkelijker terugvinden en ordenen.

Kopieer via een sjabloon als u een nieuwe contactpersoon wilt maken die vergelijkbaar is met, maar niet identiek is aan een bestaande contactpersoon.

Voorbeeld

U kent iemand die zowel verkoper is bij uw bedrijf als lid van uw honkbalteam. U zet de oorspronkelijke contactpersoon in de map Zakelijk en maakt een gekoppelde kopie van de contactpersoon in de map Privé. U kunt de gegevens van deze persoon vervolgens vinden door te zoeken naar verkopers of honkballers. Als het telefoonnummer van deze persoon verandert en u een van de twee kopieën wijzigt, worden beide kopieën bijgewerkt.

Een nieuwe persoon wordt werknemer bij een bedrijf waarvoor u al een contactpersoon hebt. Het adres en het telefoonnummer van deze nieuwe contactpersoon zijn gelijk aan die van de bestaande contactpersoon, maar de naam is anders. Als u voor deze nieuwe persoon een contactpersoon wilt maken, dient u een kopie van de bestaande contactpersoon te maken en de naam ervan te wijzigen.

Zie “Een contactpersoon kopiëren via een gekoppelde kopie” op pagina 78 voor informatie over de manier waarop een contactpersoon gekoppeld kan worden gekopieerd. Zie “Een contactpersoon kopiëren via een sjabloon” op pagina 79 voor informatie over de manier waarop een contactpersoon via een sjabloon kan worden gekopieerd.

Een contactpersoon kopiëren via een gekoppelde kopie Kopieer een contactpersoon op deze manier als u uw kopie aan de oorspronkelijke contactpersoon wilt koppelen. Zie “Besluiten welke kopieermethode u moet gebruiken” op pagina 78 voor informatie over de twee manieren waarop een contactpersoon kan worden gekopieerd. Als u een contactpersoon wilt kopiëren, moet deze contactpersoon zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de persoon kopieert zichtbaar zijn in de overzichtsweergave.

Ga als volgt te werk als u een contactpersoon wilt kopiëren via slepen-en-neerzetten: 1

Houd Control op het toetsenbord van uw PC ingedrukt.

2

Sleep de contactpersoon die u wilt kopiëren naar de nieuwe map.

N0068826


79

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de werkbalk te kopiëren: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt kopiëren.

2

Klik op

3

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt kopiëren.

.

De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave. 4

Klik op

.

De contactpersoon wordt naar de nieuwe map gekopieerd.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te kopiëren: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Kopiëren.

2

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt kopiëren. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in deze map en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map gekopieerd.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te kopiëren: 1


2

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Kopiëren.

3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map gekopieerd.

Een contactpersoon kopiëren via een sjabloon Gebruik deze methode als u op basis van een bestaande contactpersoon een nieuwe contactpersoon wilt maken. Alle contactgegevens behalve de naam worden naar de nieuwe contactpersoon gekopieerd. U kunt dan snel contactpersonen toevoegen die vergelijkbaar zijn met bestaande contactpersonen. Zie “Besluiten welke kopieermethode u moet gebruiken” op pagina 78 voor informatie over de twee manieren waarop een contactpersoon kan worden gekopieerd.


80


Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te kopiëren: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Kopiëren.

2


3

Klik met de rechtermuisknop op een van de contactpersonen in de map. De plakprocedure heeft geen gevolgen voor de contactpersoon waarop u klikt.

4

Klik op Plakken speciaal. U wordt gevraagd een naam in te voeren.

5

Typ de naam van de contactpersoon en klik op OK. Zodra u de contactpersoon naar de map hebt gekopieerd, kunt u de eigenschappen openen en eventueel wijzigen.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te kopiëren: 1


2


3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken speciaal. U wordt gevraagd een naam in te voeren.

5

Typ de naam van de contactpersoon en klik op OK. Zodra u de contactpersoon naar de map hebt gekopieerd, kunt u de eigenschappen openen en eventueel wijzigen.

Contactpersonen verplaatsen Contactpersonen kunnen van de ene map naar de andere worden verplaatst om de structuur van het adresboek te verbeteren. Als u een contactpersoon verplaatst, blijft er geen exemplaar behouden in de oorspronkelijke map. Als u een contactpersoon via slepen-en-neerzetten wilt verplaatsen, moet deze contactpersoon zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de persoon verplaatst zichtbaar zijn in de overzichtsweergave.

N0068826


81

Ga als volgt te werk als u een contactpersoon wilt verplaatsen via slepen-en-neerzetten: •

Sleep de contactpersoon die u wilt kopiëren naar de nieuwe map.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de werkbalk te verplaatsen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verplaatsen.

2

Klik op

.

Het pictogram voor de contactpersoon wordt grijs weergegeven. 3

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

4

Klik op

.

De contactpersoon wordt naar de nieuwe map verplaatst.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te verplaatsen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt verplaatsen en klik vervolgens op Knippen. Het pictogram voor de contactpersoon wordt grijs weergegeven.

2


3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in deze map en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map verplaatst.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te verplaatsen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verplaatsen.

2

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Knippen. Het pictogram voor de contactpersoon wordt grijs weergegeven.

3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken.


82


De contactpersoon wordt naar de nieuwe map verplaatst. Opmerking: Nadat u de opdracht Knippen hebt gebruikt (hetgeen wordt aangegeven doordat het pictogram van de contactpersoon grijs wordt weergegeven), moet u eerst de opdracht Plakken gebruiken om de contactpersoon te verplaatsen voordat u de opdracht Knippen of Kopiëren opnieuw gebruikt. Als u de opdracht Knippen of Kopiëren gebruikt voordat u de contactpersoon plakt, blijft de contactpersoon in de oorspronkelijke map staan en wordt er niets verplaatst.

Contactpersonen verwijderen

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te verwijderen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt verwijderen.

2


Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te verwijderen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verwijderen.

2


3


Ga als volgt te werk om een contactpersoon via het toetsenbord te verwijderen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verwijderen.

2

Druk op de toets Delete.

Contactpersonen afdrukken U kunt de gegevens van de contactpersonen in het adresboek op twee manieren afdrukken: in lijstvorm of met details.

Een lijst met contactpersonen afdrukken Als u een lijst afdrukt, worden de naam, het bedrijf en de telefoonnummers van de contactpersonen volgens het adresboek afgedrukt. U kunt deze gegevens voor een of meer contactpersonen afdrukken. Opmerking: U moet de pagina-instelling voor deze afdrukmethode wel op Liggend instellen.

N0068826


83

Ga als volgt te werk om een lijst met contactpersonen af te drukken: 1

Klik op de gewenste contactpersonen. Opmerking: Met behulp van de toetsen Control en Shift kunt u meer dan één contactpersoon selecteren.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Lijst contactpersonen afdrukken. of Klik op

3

.

Klik op OK.

Ga als volgt te werk om een lijst af te drukken met alle contactpersonen van een map: 1

Klik op de map(pen) met de contactpersonen die u wilt afdrukken. Opmerking: Met behulp van de toetsen Control en Shift kunt u meer dan een map selecteren.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Lijst contactpersonen afdrukken. of Klik op

3

.

Klik op OK.

Contactpersonen met details afdrukken Als u de details afdrukt, worden alle gegevens uit het adresboek voor de geselecteerde contactpersoon afgedrukt. U kunt deze gegevens voor een of meer contactpersonen afdrukken.

Ga als volgt te werk om contactpersonen met details af te drukken: 1

Klik op de contactpersoon of contactpersonen die u wilt afdrukken. Opmerking: Met behulp van de toetsen Control en Shift kunt u meer dan een contactpersoon selecteren.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Details contactpersonen afdrukken.


84


Mappen Mappen kunnen uitsluitend worden toegevoegd aan Mijn contactpersonen en aan de mappen in de sectie Mijn contactpersonen. U kunt geen mappen toevoegen aan de sectie Verkort kiezen. Zie “Verkort kiezen” op pagina 91 voor meer informatie.

Nieuwe mappen in het adresboek maken

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een nieuwe map te maken: 1

Klik op een map in de overzichtsweergave van het adresboek. De inhoud van de geselecteerde map verschijnt in de lijstweergave. De nieuwe map wordt aan deze map toegevoegd.

2

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in de lijstweergave.

3

Wijs Nieuw aan en klik op Map. Het dialoogvenster Nieuwe map maken wordt weergegeven.

4

Typ de naam van de nieuwe map en klik op OK. De nieuwe map wordt aan de geselecteerde map toegevoegd. De naam die u de nieuwe map geeft, mag nog niet in de geselecteerde map voorkomen.

Ga als volgt te werk om via de werkbalk een nieuwe map te maken: 1


2

Klik op

.

Het dialoogvenster Nieuwe map maken wordt weergegeven. 3


Ga als volgt te werk om via de menubalk een nieuwe map te maken: 1


N0068826


2

85

Klik op het menu Bestand, wijs Nieuw aan en klik op Map. Het dialoogvenster Nieuwe map maken wordt weergegeven.

3


Mappen kopiëren Wanneer u een map kopieert, worden de map en alle contactpersonen en mappen in de map naar de nieuwe map gekopieerd. Als u een map via slepen-en-neerzetten wilt kopiëren, moet deze map zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de map verplaatst zichtbaar zijn in de overzichtsweergave.

Ga als volgt te werk om een map te kopiëren: 1

Houd Control op het toetsenbord van uw PC ingedrukt.

2

Sleep de map die u wilt kopiëren naar de map waarnaar u deze wilt kopiëren. U kunt de rechtermuisknop alleen gebruiken als de map in de lijstweergave staat.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een map te kopiëren: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt kopiëren en klik op Kopiëren.

2

Open de map waarnaar u de map wilt kopiëren. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in het vak Lijstweergave en klik vervolgens op Plakken.

Ga als volgt te werk om een map via de werkbalk te kopiëren: 1

Klik op de map die u wilt kopiëren.

2

Klik op

3

Open de map waarnaar u de map wilt kopiëren.

.


Klik op

.


86


Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te kopiëren: 1

Klik op de map die u wilt kopiëren.

2


3

Open de map waarnaar u de map wilt kopiëren. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken.

Mappen verplaatsen Mappen kunnen van de ene bovenliggende map naar de andere worden verplaatst. Als u een map verplaatst, verplaatst u ook alle contactpersonen en mappen in deze map. Als u een map via slepen-en-neerzetten wilt verplaatsen, moet deze map zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de map verplaatst zichtbaar zijn in de overzichtsweergave.

Ga als volgt te werk om een map te verplaatsen: 1

Sleep de geselecteerde map naar de map waarnaar u deze wilt verplaatsen.

Ga als volgt te werk om een map via de werkbalk te verplaatsen: 1

Klik op de map die u wilt verplaatsen.

2

Klik op

3

Open de map waarnaar u de map wilt verplaatsen.

.


Klik op

.

U kunt de rechtermuisknop alleen gebruiken als de map in de lijstweergave staat.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een map te verplaatsen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt verplaatsen en klik vervolgens op Knippen.

2

Open de map waarnaar u de map wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

3

N0068826

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in deze map en klik vervolgens op Plakken.


87

Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te verplaatsen: 1

Klik op de map die u wilt verplaatsen.

2

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Knippen.

3

Open de map waarnaar u de map wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

4

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Plakken.

Namen van mappen wijzigen

Ga als volgt te werk om de naam van een map met de rechtermuisknop te wijzigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map waarvan u de naam wilt wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen. Het dialoogvenster Mapeigenschap wordt weergegeven.

2

Typ de nieuwe naam van de map en klik vervolgens op OK.

Ga als volgt te werk om de naam van een map via de werkbalk te wijzigen: 1

Klik op de map die u een andere naam wilt geven.

2

Klik op

.

Het dialoogvenster Mapeigenschap wordt weergegeven. 3


Ga als volgt te werk om een map via de menubalk een andere naam te geven: 1

Klik op de map die u een andere naam wilt geven.

2


3

Klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Mapeigenschap wordt weergegeven.

4



88


Mappen verwijderen Als u een map verwijdert, worden de map en alle onderliggende contactpersonen en mappen verwijderd.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een map te verwijderen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt verwijderen.

2


3

Klik op OK om de verwijdering van de map en de inhoud ervan te bevestigen.

Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te verwijderen: 1

Klik op de map die u wilt verwijderen.

2


3


4

Klik op OK om de verwijdering van de map en de inhoud ervan te bevestigen.

Contactpersonen importeren Als u in een andere toepassing een lijst met contactpersonen hebt, kunt u deze lijst als tekstbestand opslaan en in Personal Call Manager importeren.

Ga als volgt te werk om adressen te importeren: 1

Open de toepassing met de bestaande lijst en sla deze lijst op als tekstbestand met komma's als scheidingstekens. Noteer de volgorde van de gegevensvelden in het bestaande tekstbestand. Opmerking: Zie de documentatie van de toepassing voor informatie over de manier waarop u een lijst met contactpersonen als tekstbestand met komma's kunt opslaan.

2

N0068826

Open het hoofdvenster van Personal Call Manager.


3

89

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Adres importeren. Het dialoogvenster Adres uit tekstbestand importeren wordt weergegeven.

4

Klik op

om het bestand te selecteren dat u wilt importeren.

Het dialoogvenster Openen wordt weergegeven. 5

Ga naar de map met het bestand dat u wilt importeren.

6

Dubbelklik op het bestand dat u wilt importeren. Het dialoogvenster Adres uit tekstbestand importeren wordt weergegeven met een pad en een bestandsnaam in het veld Brontekstbestand.

7

Klik op de vervolgkeuzelijst van een van de gegevensvelden (bijvoorbeeld Achternaam) en klik vervolgens op de tekst die overeenkomt met dat gegevensveld (bijvoorbeeld de achternaam van de contactpersoon).

8

Herhaal stap 7 voor alle gegevensvelden. Kies Geen als de gegevens voor het veld niet in het te importeren bestand voorkomen.

9

Klik op Importeren. De contactpersonen uit het tekstbestand worden aan het adresboek toegevoegd. U kunt de nieuwe contactpersonen vervolgens naar hun mappen verplaatsen.


90


Contactpersonen exporteren U kunt alle contactpersonen van het adresboek in een tekstbestand met komma's als scheidingstekens opslaan. U kunt dit bestand gebruiken in andere toepassingen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u uw contactpersonen aan de database van een klant wilt toevoegen of contactpersonen wilt gebruiken om een mailing samen te stellen.

Ga als volgt te werk om contactpersonen te exporteren: 1

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Adres exporteren. Het dialoogvenster Adres naar tekstbestand exporteren wordt weergegeven.

2

Klik op

om de naam van het tekstbestand in te voeren.

Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven. 3

Ga naar de map waarin u het tekstbestand wilt opslaan.

4

Typ de bestandsnaam in het vak Bestandsnaam.

5

Klik op Opslaan. Het dialoogvenster Adres naar tekstbestand exporteren wordt weergegeven met een pad en een bestandsnaam in het veld Doeltekstbestand.

6

N0068826

Selecteer in de vervolgkeuzelijst Veld 1 de gegevens die moeten worden weergegeven in het eerste veld van het tekstbestand (bijvoorbeeld Achternaam).


7

91

Herhaal stap 6 totdat alle velden de gewenste gegevens weergeven. Klik op Geen voor de velden die niet hoeven te worden ingevuld. Opmerking: In elk vak kan maar één soort gegevens komen te staan.

8

Klik op Exporteren. Alle contactpersonen van het adresboek worden opgeslagen in een tekstbestand met komma's als scheidingstekens.

Verkort kiezen Het adresboek bestaat uit twee hoofdonderdelen: Mijn contacten en Verkort kiezen. In de sectie Mijn Contacten worden uw contactpersonen opgeslagen. Onder Verkort kiezen worden de contactpersonen opgeslagen die u vaak gebruikt of waar u snel bij moet kunnen. De contactpersonen die u aan Verkort kiezen toevoegt, komen automatisch in het menu Verkort kiezen te staan. U kunt het menu Verkort kiezen openen vanuit het menu Gesprekken of vanuit het Personal Call Manager-menu in het systeemvak.

Verkorte kiesnummers toevoegen Als u een verkort kiesnummer wilt toevoegen, moet u in het adresboek een contactpersoon aan Verkort kiezen toevoegen. Alle eerder beschreven methoden om contactpersonen toe te voegen, kunt u ook gebruiken om verkorte kiesnummers toe te voegen.

Informatie over Personal Call Manager weergeven In het venster InfoPersonal Call Manager wordt het versienummer van de Personal Call Manager-software die u gebruikt weergegeven.

U kunt als volgt naar het venster Info van Personal Call Manager gaan: 1

Klik op het menu Help.

2

Klik op Info PCM. of Klik op

.


92


Synchronisatie met de telefoon Algemene gespreksbeheertaken kunnen zowel op de telefoon als in Personal Call Manager plaatsvinden. Als u bijvoorbeeld een gesprek wilt beëindigen, kunt u op de afbreektoets van de telefoon (Rls) drukken of op Afbreken in Personal Call Manager klikken. Alles wat u programmeert om uw telefoon aan te passen, wordt niet gesynchroniseerd. De persoonlijke snelkiestoetsen die op de telefoon worden geprogrammeerd, worden bijvoorbeeld niet automatisch naar Personal Call Manager gekopieerd.

Help openen Contextgevoelige Help openen U kunt contextgevoelige Help openen door op de toets F1 te drukken. U krijgt vervolgens informatie over het (dialoog)venster of het menuonderdeel dat op dat moment actief is.

Het venster Help-onderwerpen openen U kunt Help via de menubalk openen.

Ga als volgt te werk om het hoofdvenster van Help te openen: 1


2

Klik op Help-onderwerpen. Het hoofdvenster van Help geeft toegang tot alle help-informatie.

Gebruik het tabblad Inhoud om de Help-onderwerpen te bekijken. Dubbelklik op het onderwerp dat u wilt bekijken. Als u naar het tabblad Index gaat, krijgt u een alfabetisch geordende lijst met onderwerpen te zien. De onderwerpen op het tabblad Index zijn gedetailleerder dan de onderwerpen van het tabblad Inhoud. Dubbelklik op een onderwerp dat u wilt bekijken. Gebruik het tabblad Zoeken om een woord of onderwerp in te voeren waarover u informatie nodig hebt. De zoekfunctie doorzoekt de Help en geeft alle informatie weer die over het opgegeven woord of onderwerp is gevonden.

De tip van de dag bekijken Het venster Tip van de dag toont nuttige informatie over de gebruiksmogelijkheden van Personal Call Manager.

Ga als volgt te werk om het venster Tip van de dag weer te geven: 1


2

Klik op Tip van de dag.

N0068826


93

De tip van de dag uitschakelen Het venster Tip van de dag wordt weergegeven wanneer u Personal Call Manager start.

Ga als volgt te werk om de tip van de dag uit te schakelen: 1


2

Klik op Tip van de dag.

3

Schakel het selectievakje Tips weergeven bij starten uit. Als het selectievakje Tips weergeven bij starten niet is ingeschakeld, wordt het venster Tip van de dag niet weergegeven wanneer u Personal Call Manager start.

Ga als volgt te werk om de tip van de dag in te schakelen: 1

Klik op het menu Help en klik vervolgens op Tip van de dag.

2

Schakel het selectievakje Tips weergeven bij starten in. Als het selectievakje Tips weergeven bij starten is ingeschakeld, wordt het venster Tip van de dag weergegeven wanneer u Personal Call Manager start.

Voorkeurinstellingen voor Personal Call Manager De voorkeurinstellingen voor Personal Call Manager bepalen hoe in het adresboek wordt gezocht, hoe Personal Call Manager wordt weergegeven wanneer u het programma start en of er kiesregels worden toegepast.

De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen U kunt de zoekfunctie op twee verschillende manieren gebruiken: Snel zoeken en Traag zoeken. In de modus Traag zoeken typt u de tekens waarmee u wilt zoeken en klikt u vervolgens op de knop Nu zoeken.. Personal Call Manager doorzoekt het adresboek op de aanwezigheid van de contactpersoon. Als u snel zoekt, begint Personal Call Manager te zoeken zodra u een teken typt. Opmerking: Als u van plan bent de snelzoekfunctie te gebruiken, moet uw computer minimaal over een Pentium-processor beschikken. Als u een langzamere computer gebruikt, werkt Snel zoeken langzamer.


94


Ga als volgt te werk om de zoekmodus via de menubalk te wijzigen: 1

Klik op het menu Extra en vervolgens op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

2

Klik op de zoekoptie die u wilt gebruiken.

Ga als volgt te werk om de zoekmodus via het systeemvak te wijzigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak.

2

Klik op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

3

N0068826

Klik op de zoekoptie die u wilt gebruiken.


95

De startoptie wijzigen De startoptie bepaalt of het hoofdvenster wordt geopend of geminimaliseerd wanneer u Personal Call Manager start.

Ga als volgt te werk om de startoptie via de menubalk te wijzigen: 1


2


3

Klik op de startoptie die u wilt gebruiken.

Ga als volgt te werk om de startoptie via het systeemvak te wijzigen: 1


2


3

Klik op de startoptie die u wilt gebruiken.


96


De instelling van de kiesregels wijzigen De instelling van de kiesregels bepaalt of de kieseigenschappen worden gebruikt die u hebt ingevoerd in het dialoogvenster Kieseigenschappen. Deze functie is standaard ingeschakeld. Als de functie is ingeschakeld, gebruikt Personal Call Manager de kieseigenschappen, zoals het netnummer en de toegangscode voor buitenlijnen, wanneer u een gesprek start. Als de functie is uitgeschakeld, gebruikt Personal Call Manager de kieseigenschappen niet en moet u eventuele aanvullende kiesgegevens, zoals de toegangscode voor buitenlijnen, handmatig invoeren.

Ga als volgt te werk om de instelling van de kiesregels via de menubalk te wijzigen: 1


2


3

Klik op het selectievakje Regels uit het dialoogvenster Kieseigenschappen gebruiken om de instelling te wijzigen.

Ga als volgt te werk om de instelling van de kiesregels via het systeemvak te wijzigen: 1


2


3

N0068826

Klik op het selectievakje Regels uit het dialoogvenster Kieseigenschappen gebruiken om de instelling te wijzigen.


97

De instelling van de weergave van het record van de beller wijzigen Als deze functie is ingeschakeld, vergelijkt Personal Call Manager het inkomende telefoonnummer met de gegevens in het adresboek. Als een overeenkomst wordt gevonden, wordt het tabblad Opmerkingen van het dialoogvenster Adreseigenschappen weergegeven met informatie over de beller. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt u gevraagd of u de beller aan het adresboek wilt toevoegen. Personal Call Manager ontvangt het inkomende telefoonnummer alleen als: •

u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd. of

•

u een intern gesprek via Business Communications Manager ontvangt.

Ga als volgt te werk om de instelling van de weergave van het record van de beller via de menubalk te wijzigen: 1


2


3

Klik op het selectievakje Bij beantwoording gesprek opmerkingen contactpersoon automatisch weergeven om de instelling te wijzigen.


98


Ga als volgt te werk om de instelling van de kiesregels via het systeemvak te wijzigen: 1


2


3

Klik op het selectievakje Bij beantwoording gesprek opmerkingen contactpersoon automatisch weergeven om de instelling te wijzigen.

Personal Call Manager beëindigen U kunt Personal Call Manager via het systeemvak of via het hoofdvenster beëindigen.

Ga als volgt te werk om Personal Call Manager via het systeemvak te beëindigen: 1


2

Klik op Afsluiten.

Ga als volgt te werk om Personal Call Manager via het hoofdvenster te beëindigen: 1


2

Klik op Afsluiten.

U kunt Personal Call Manager ook beëindigen door op de knop Venster sluiten in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster van Personal Call Manager te klikken.

Personal Call Manager verwijderen In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om Personal Call Manager van uw computer te verwijderen. Als u bijvoorbeeld een nieuwe computer krijgt, kunt u Personal Call Manager naar deze computer verplaatsen. Met het programma Uninstall verwijdert u alle bestanden waaruit Personal Call Manager bestaat van de harde schijf van uw computer. Opmerking: Als u Personal Call Manager naar een nieuwe computer verplaatst, moet u een kopie maken van het bestand PCMAddressBook.mdb voordat u Personal Call Manager verwijdert. (Gebruik Zoeken of kijk in de map Nortel.) U kunt dit bestand vervolgens naar de nieuwe computer verplaatsen waarop Personal Call Manager is geïnstalleerd. Zo kopieert u alle contactpersonen die u aan het adresboek hebt toegevoegd naar de nieuwe computer.

N0068826


99

Ga als volgt te werk om de Personal Call Manager-software te verwijderen: 1

Sluit Personal Call Manager eerst af.

2

Klik op Start.

3

Wijs Instellingen aan

4

Klik op Configuratiescherm.

5

Dubbelklik op het pictogram Software.

6

Klik op Personal Call Manager.

7

Klik op de knop Toevoegen/verwijderen. Alle bestanden van Personal Call Manager worden van de harde schijf van uw computer verwijderd.


100


N0068826

101

Verklarende woordenlijst Adresboek

Het onderdeel van Personal Call Manager waarin u telefoonnummers en adressen van personen en bedrijven opslaat. Business Communications Manager TSP

De toepassing waarmee Personal Call Manager toegang krijgt tot de TAPI-functies. Calling Line Identification (CLID)

Een service van het telefoniebedrijf waarmee u het telefoonnummer van de beller kunt zien en in sommige gevallen ook de naam van de beller. Als u zich op deze service abonneert, kan Personal Call Manager de naam en het telefoonnummer van de beller op uw computer weergeven. Contact(persoon)

Ieder lemma is een contactpersoon in het adresboek. Een contact kan een persoon, een bedrijf of elk nummer of adres zijn dat u in Personal Call Manager wilt opslaan. Handsfree

Een functie die u kunt gebruiken om gesprekken te voeren zonder de hoorn van de haak te hoeven halen. Jokerteken

Een speciaal teken dat kan worden gebruikt in plaats van elke gewenste letter of elk gewenst cijfer. Kieseigenschappen

De kieseigenschappen bepalen waar u zich bevindt en wat u moet doen om vanaf deze locatie een nummer te kiezen. Lijstweergave

Het deel van het adresboek waarin de contacten en mappen in de geselecteerde map worden weergegeven. Menubalk

Op de menubalk vindt u de menu's die vanuit het hoofdvenster beschikbaar zijn. Niet storen

Een functie waarmee gesprekken niet op uw telefoon binnenkomen. Het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u wordt nog wel weergegeven.


102

Verklarende woordenlijst

Oproep doorschakelen

Een functie waarmee alle gesprekken die op uw telefoon binnenkomen, naar een andere telefoon worden doorgestuurd. Overzichtsweergave

Het deel van het adresboek waar u kunt zien hoe de mappen waarin de contacten worden opgeslagen, zijn geordend. PC (Personal Computer)

Een voor het besturingssysteem Windows® geschikte computer waarop de Personal Call Manager-software wordt uitgevoerd. Pictogram

Een grafisch symbool dat wordt gebruikt om een object (een contactpersoon of gesprek) of een taak (handmatig kiezen) aan te duiden in Personal Call Manager. Snelkiezen

Een groep telefoonnummers die u kunt kiezen door een menu-opdracht te selecteren. Statusbalk

Een gebied onder aan het computerscherm met informatieve mededelingen over Personal Call Manager. Systeemvak

Een gebied rechts onder in het computerscherm met het Personal Call Managersysteemvakpictogram dat wordt gebruikt om enkele veel gebruikte belfuncties uit te voeren. Taakbalk

Een gebied onder aan het computerscherm met het Personal Call Manager-taakbalkpictogram waarmee het Personal Call Manager-venster wordt gemaximaliseerd of geactiveerd. TAPI

TAPI is een set programmeerhulpmiddelen waarmee Personal Call Manager met het telefoonsysteem kan communiceren. TAPI-lijn

De telefoonlijn die door Personal Call Manager wordt gebruikt om een oproep te doen. Toestelnaam

De naam die wordt gebruikt om uw toestel in het Business Communications Manager-systeem aan te duiden. Werkbalk

De werkbalk bevat verschillende knoppen waarmee u snel en gemakkelijk bepaalde Personal Call Manager-functies kunt uitvoeren.

N0068826

Index

Index

103

D Dialoogvenster Er is een nieuw gesprek 40

A

Doorverbinden zonder aankondiging 46 venster 46

acroniemen 10

Duur, van gesprek 23

Actief gesprek 19, 23, 41 Adres van contactpersoon 68

E

Adresboek 20 contactpersoon toevoegen 65 lijstweergave 64 overzichtsweergave 63 pictogrammen 63 weergave wijzigen 64 weergeven 22

E-mailadres 68

B

Gesprek beantwoorden 41 gesprek in wachtstand 44 wanneer belt iemand? 40 wie belt er? 40

Bellen laatste bellers 39 laatste gesprekken 39 opnieuw bellen 39 primair telefoonnummer 36 terugbellen 39 Verkort kiezen 40 Belsignaal 19, 23 Buitenlijnen 33

C Contactpersoon adres 68 e-mailadres 68 knippen 81 kopiëren 77, 79 naam 68 plakken 79, 81 standaardtelefoonnummer 69 telefoonnummer 68 toevoegen 65 verplaatsen 80 verwijderen 82 wijzigen 75 zoeken 48, 49, 59, 72

G gebruikte lijn 25 Gebruikte telefoonlijn 24, 25 Gesprek van gesprek wisselen 45

Gesprek doorverbinden menu Gesprekken 48 met aankondiging 50 systeemvak 48 zonder aankondiging 46 zonder aankondiging doorverbinden 46 Gesprek in wachtstand 19, 23, 44 Gesprek starten Adresboek 35 menu Gesprekken 36 opnieuw kiezen van een nummer 39 systeemvak 36 terugbellen 39 Verkort kiezen 40 Werkbalk 38 Gesprekken 20 aantal weergeven 18 beëindigen 57 Gesprekken beantwoorden Gesprek beantwoorden 41 Gesprekken starten 35 Gespreksduur 23

Contactpersoon zoeken 72 jokertekens gebruiken 75 naam of nummer invoeren 75 conventies, tekst 10


104

Index

H

M

Help berichten 24 openen 92 tabblad Index 92 tabblad Inhoud 92 tabblad Zoeken 92

Mappen knippen 87 kopiëren 85 plakken 86, 87 toevoegen 84 verplaatsen 86 verwijderen 88

Huidige gesprekken 20 weergeven 22

Menubalk 20 Mijn contactpersonen 63

I Identificatie bellende lijn (Calling Line Identification, CLID) 39, 41, 97

N

Installatie ongedaan maken van Personal Call Manager 98

Niet storen (NST) 24, 58

J Jokertekens 75

K Kieseigenschappen 25 Knoppen Details 21, 23 Een niveau omhoog 21 Grote pictogrammen 21, 23 Handmatig kiezen 23 Info 21 Kleine pictogrammen 21, 23 Knippen 21 Kopiëren 21 Lijst 21, 23 Nieuwe contactpersoon 21 Nieuwe map 21 Persoon zoeken 21 Plakken 21 werkbalk 21 Kopiëren contactpersoon 77 mappen 85

Naam 68

O On line Help openen 92 tabblad Index 92 tabblad Inhoud 92 tabblad Zoeken 92 toegang tot 92 Opnieuw kiezen van een telefoonnummer 39 Oproep doorschakelen 24, 58 Overzichtsweergave 63

P Personal Call Manager afsluiten 98 beëindigen 98 Info 91 locatie 27 pictogram in systeemvak 18 starten 17 verwijderen 98 voorkeurinstellingen 93 Personal Call Manager afsluiten 98 Personal Call Manager beëindigen 98 Personal Call Manager starten 17

L Laatste bellers 39 Laatste gesprekken 39 Lijstweergave 64

N0068826

Pictogram in het systeemvak wie belt er? 41 Pictogram in systeemvak 18 aantal gesprekken weergeven 18 menu 18

Index Pictogrammen Actief gesprek 19, 23, 41 Adresboek 63 Belsignaal 19, 23 Gesprek in wachtstand 19, 23, 44 menu in systeemvak 19 Telefonische vergadering 19, 23 Vergadering in wachtstand 19, 23

Verplaatsen contactpersonen 80 mappen 86

Primair telefoonnummer, bellen 36

W

Pulskiezen 34

S Statusbalk 20 weergeven 24 Synchronisatie met de telefoon 92 Systeemvakmenu 18 pictogrammen 19

T tekstconventies 10 Telefonische vergadering 19, 23 beëindigen 56 splitsen 55 wacht 53 Telefoonkaart 30 Telefoonlijnen 33 Telefoonnummer van contactpersoon 68 standaard 69

Voorkeurinstellingen kieseigenschappen 25 Personal Call Manager 93 zoeken 93

Wacht een gesprek in de wachtstand beantwoorden 44 telefonische vergaderingen 53 Wachtend gesprek 33 Werkbalk 20 Details 21, 23 Een niveau omhoog 21 Grote pictogrammen 21, 23 Handmatig kiezen 23 Info 21 Kleine pictogrammen 21, 23 Knippen 21 knoppen 21 Kopiëren 21 Lijst 21, 23 Nieuwe contactpersoon 21 Nieuwe map 21 Persoon zoeken 21 Plakken 21 weergeven 21

Telefoonsynchronisatie 92

Z

Terugbellen 39

Zoeken contactpersoon 72 jokertekens 75 naam of nummer invoeren 75 opties 94, 95, 96, 98 voorkeurinstellingen 93

Toonkiezen 34

V Venster onderdelen 20 openen 19 sluiten 24 Venster sluiten 24

105

Zoekmodus 72 Snel zoeken 74 Traag zoeken 73

Vergadering telefonische vergadering opzetten 51 Vergadering in wachtstand 19, 23 Verkort kiezen 63 lijst 40 toevoegen 91


106

Index

N0068826

Gebruikershandleiding voor Personal Call Manager

Recommend Documents