Art. nr. P Business Communications Manager. Personal Call Manager Gebruikershandleiding

PCM User.book Page 1 Thursday, January 16, 2003 10:58 AM

Terug naar menu

Art. nr. P0936072 01

Business Communications Manager Personal Call Manager Gebruikershandleiding


2

Copyright © 2002 Nortel Networks Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan op elk moment zonder voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. De verklaringen, configuraties, technische gegevens en aanbevelingen in dit document zijn naar onze mening nauwkeurig en betrouwbaar, maar worden zonder expliciete of impliciete garantie gepresenteerd. De volledige verantwoordelijkheid voor de toepassing van elk product dat in dit document aan de orde komt, ligt bij de gebruiker. De informatie in dit document is eigendom van Nortel Networks NA Inc.

Handelsmerken NORTEL NETWORKS is een handelsmerk van Nortel Networks.

P0936072 01


3

Inhoud Voorwoord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Voor u begint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Tekstconventies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Acroniemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Verklarende woordenlijst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Hoofdstuk 1 Personal Call Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Handsfree bellen met Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Over deze handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Personal Call Manager installeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Personal Call Manager starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Personal Call Manager-pictogrammen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Personal Call Manager pictogram in het systeemvak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Personal Call Manager systeemvakmenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Personal Call Manager-venster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Het venster openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Onderdelen van het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Menubalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Werkbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Huidige gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Statusbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Het hoofdvenster sluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Personal Call Manager instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 De gebruikte lijn definiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Kieseigenschappen wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Ik bel vanuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Ik ben in dit land . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Netnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Interlokaal bellen met een telefoonkaart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Wachtend gesprek uitschakelen met nummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Toegang buitenlijnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Kiezen met gebruik van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Interlokale nummers binnen uw netnummergebied definiëren . . . . . . . . . . . . . . . 32 Gesprekken starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Gesprekken starten met het adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Een gesprek starten via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . 34 Gesprekken starten met de werkbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Personal Call Manager Gebruikershandleiding


4

Inhoud Nummers opnieuw kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terugbellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bellen via de lijst met verkorte kiesnummers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprekken beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Weten wanneer iemand belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Weten wie er belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Beller weergeven vanuit het systeemvak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprekken beantwoorden via het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprekken beantwoorden vanuit het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een gesprek beantwoorden via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . .

36 36 37 38 38 38 38 39 40 40

Tabblad Opmerkingen openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Gesprekken in de wachtstand plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Gesprekken in de wachtstand plaatsen via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Een gesprek in de wachtstand plaatsen via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Een gesprek in de wachtstand beantwoorden via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . 41 Een gesprek in de wachtstand beantwoorden via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Meerdere gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Van gesprek wisselen via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Van gesprek wisselen via het systeemvak en het menu Gesprekken . . . . . . . . . . 43 Gesprekken doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Gesprekken zonder aankondiging doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Gesprekken doorverbinden via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een gesprek door te verbinden: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Een gesprek doorverbinden via het systeemvak of het menu Gesprekken . . 45 Gesprekken doorverbinden via het toetsenbord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Gesprekken met aankondiging doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Gesprekken met aankondiging doorverbinden via het hoofdvenster . . . . . . . 47 Gesprekken met aankondiging doorverbinden met de rechtermuisknop . . . . 47 Gesprekken met aankondiging doorverbinden via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Gesprekken in een vergadering opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Een telefonische vergadering opzetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Een telefonische vergadering opzetten via het vak Vergadering . . . . . . . . . . 48 Een telefonische vergadering opzetten via het vak Gesprekken . . . . . . . . . . 49 Een telefonische vergadering opzetten via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Telefonische vergaderingen in de wachtstand plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Telefonische vergaderingen in de wachtstand plaatsen via het hoofdvenster 49 Een telefonische vergadering in de wachtstand plaatsen via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 P0936072 01


Inhoud

5

Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen via het hoofdvenster . 50 Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Een telefonische vergadering splitsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Een telefonische vergadering splitsen via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . 50 Een telefonische vergadering splitsen via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Een telefonische vergadering beëindigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Een telefonische vergadering beëindigen met de afbreekknop . . . . . . . . . . . 51 Een telefonische vergadering beëindigen via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . 51 Een telefonische vergadering beëindigen via het toetsenbord . . . . . . . . . . . . 51 Een telefonische vergadering beëindigen via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Gesprekken beëindigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Een gesprek beëindigen met de afbreekknop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Een gesprek beëindigen via het hoofdvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Gesprekken beëindigen via het systeemvak of het menu Gesprekken . . . . . . . . 53 Gesprekken beëindigen via het toetsenbord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Belfuncties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Niet storen (NST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 NST in- of uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Oproep doorschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Venster Log gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Het logbestand van de gesprekken bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 De inkomende gesprekken bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 De uitgaande gesprekken bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Het logbestand van de gesprekken bijwerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Het logbestand van de gesprekken sorteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Een gesprek starten vanuit het logbestand van de gesprekken . . . . . . . . . . . . . . 58 Gespreksgegevens afdrukken vanuit het logbestand van de gesprekken . . . . . . 58 Gesprekken uit het logbestand verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Het venster Log gesprekken sluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 De overzichtsweergaven van het adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 De lijstweergaven van het adresboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen . . . . . . . . . . . . . . 62 Dialoogvenster Adreseigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Een beller aan het adresboek toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Een contactpersoon in het adresboek zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 De eigenschappen van een contactpersoon bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Het adresboek organiseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Personal Call Manager Gebruikershandleiding


6

Inhoud Contactpersonen kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Een contactpersoon kopiëren via een gekoppelde kopie . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Een contactpersoon kopiëren via een sjabloon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Contactpersonen verplaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Contactpersonen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Contactpersonen afdrukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Mappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Nieuwe mappen in het adresboek maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Mappen kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Mappen verplaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Mappen hernoemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mappen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contactpersonen importeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contactpersonen exporteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verkort kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verkorte kiesnummers toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informatie over Personal Call Manager weergeven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Synchronisatie met de telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Help openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contextgevoelige Help openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het venster Help-onderwerpen openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De tip van de dag bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De tip van de dag uitschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De tip van de dag inschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personal Call Manager Voorkeurinstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De startoptie wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De instelling van de kiesregels wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De instelling van de weergave van het record van de beller wijzigen . . . . . . . . . . Beëindigen Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verwijderen Personal Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

83 83 84 85 86 86 86 87 87 87 87 87 88 88 89 89 90 91 92 93 93

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

P0936072 01


7

Tabellen Tabel 1 Tabel 2

Beschrijving van de vakken in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Kopieermethoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Personal Call Manager Gebruikershandleiding


8

Tabellen

P0936072 01


9

Voorwoord Business Communications Manager Personal Call Manager is een TAPI-toepassing die uw telefoon van een gebruiksvriendelijke interface voorziet. U gebruikt de telefoon om met een beller te spreken. U kunt uw adresboek en uw gesprekken aan uw wensen aanpassen. De standaardfuncties die Personal Call Manager uitvoert, zijn onder andere het starten en beantwoorden van gesprekken, gesprekken in de wacht zetten en doorverbinden en het voeren van telefonische vergaderingen.

Voor u begint Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers die hun eigen gesprekken willen beheren en die Personal Call Manager op hun PC hebben geïnstalleerd, die is aangemeld bij de Business Communications Manager server. In deze handleiding wordt ervan uitgegaan dat u de volgende basiskennis hebt: • •

Praktische kennis van het Windows-besturingssysteem Enige ervaring met systemen die met vensters werken of grafische gebruikersinterfaces (GUI's).

Tekstconventies In deze handleiding worden de volgende tekstconventies gehanteerd: vetgedrukte tekst in het lettertype Courier

Wordt gebruikt voor opdrachtnamen en opties en tekst die u moet invoeren. Voorbeeld: Gebruik de opdracht dinfo. Voorbeeld: Voer show ip {alerts|routes} in.

tekst in cursief

Wordt gebruikt voor nieuwe termen, boektitels en variabelen in de beschrijving van de opdrachtsyntaxis. Waar een variabele uit twee of meer woorden bestaat, worden de woorden aan elkaar verbonden door middel van een onderstrepingsteken (_). Voorbeeld: Als de syntaxis van de opdracht luidt show at , , is valid_route één variabele waarvoor u één waarde gebruikt.

vetgedrukte tekst

Wordt gebruikt voor dialoogvensters, toetsen en menu-opdrachten.

scheidingsteken ( > )

Wordt gebruikt voor menupaden. Voorbeeld: Protocollen > IP is de optie IP in het menu Protocollen.



10

Voorwoord

Acroniemen In deze handleiding worden de volgende acroniemen gebruikt: API

Application Programming Interface

CLID

Calling Line Identification

CTE

Computer Telephony Engine

CTI

Computer Telephony Integration

NST

Niet storen

ERC

Express Routing Code

IP

Internet Protocol

O/S

operating system (besturingssysteem)

PCM

Personal Call Manager

PIN

Personal Identification Number

TAPI

Telephony Application Programming Interface

TSP

TAPI Service Provider

URL

Uniform Resource Locator

P0936072 01


13

Hoofdstuk 1 Personal Call Manager Business Communications Manager Personal Call Manager is een TAPI-toepassing (Telephony Application Programming Interface) die uw telefoon van een gebruiksvriendelijke computerinterface voorziet. Met Personal Call Manager kunt u het volgende doen: • • • • • • • • • •

gesprekken voeren telefoonnummers herhalen terugbellen gesprekken beantwoorden gesprekken in de wacht zetten en er weer uit halen meerdere gesprekken afhandelen gesprekken doorverbinden telefonische vergaderingen houden Niet storen in- en uitschakelen uw telefoon doorschakelen

Personal Call Manager beschikt tevens over een adresboek waarin u de namen, adressen en telefoonnumers van uw contacten op de computer kunt opslaan, waar u deze weer makkelijk terug kunt vinden.

Handsfree bellen met Personal Call Manager Personal Call Manager is een hulpmiddel voor bij uw telefoon. Hiermee wordt het afhandelen van gesprekken eenvoudiger, maar u moet nog wel het toestel gebruiken om met de beller te spreken. Daarom raden wij u aan een telefoon te gebruiken waarmee u handsfree kunt bellen. Wanneer u een toestel gebruikt waarmee u handsfree kunt bellen, kunt u alle Personal Call Manager-functies uitvoeren zonder dat u de hoorn van de haak hoeft te nemen.

Over deze handleiding Met Personal Call Manager kunt u uw taken op verschillende manieren uitvoeren. In dit document worden weliswaar alle mogelijke methoden uiteengezet, maar u hoeft slechts een van de methoden te kiezen.



14

Hoofdstuk 1 Personal Call Manager

Personal Call Manager installeren Personal Call Manager moet eerst op uw computer worden geïnstalleerd. De bestanden die u nodig hebt om Personal Call Manager te installeren, vindt u op het Business Communications Manager-basisstation. Ga als volgt te werk om Personal Call Manager te installeren: 1

Sluit alle geopende Windows-programma's af.

2

Klik in het beginvenster van Unified Manager op Install Client. Het venster Client Install Application wordt weergegeven.

3

Klik op Personal Call Manager. Het venster Personal Call Manager wordt weergegeven.

4

Klik op Install Personal Call Manager. Een downloadvenster wordt weergegeven.

5

Selecteer Opslaan op schijf en klik op OK. Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven.

6

Kies een locatie waar u dit bestand wilt opslaan. Klik op Opslaan. Het bestand wordt gedownload.

7

Wanneer het bestand op uw schijf staat, kunt u erop dubbelklikken. De installatie wordt gestart.

8

Volg de aanwijzingen op het scherm op. Opmerking: De installatiebestanden voor Personal Call Manager worden door de installatiewizard niet verwijderd. Deze bestanden worden opgeslagen in een map met de naam C:\Programmabestanden\Nortel Networks\ClientInstall\Personnal Call Manager. U kunt de installatiebestanden verwijderen, omdat Personal Call Manager deze niet nodig heeft.

Personal Call Manager starten U kunt Personal Call Manager met de snelkoppeling op het bureaublad starten of met de knop Start van Windows. Ga als volgt te werk om Personal Call Manager met de snelkoppeling te starten: 1

Dubbelklik op

.

Ga als volgt te werk om Personal Call Manager met de knop Start te starten: 1

Klik op Start, wijs Programma's aan, wijs Personal Call Manager aan en klik op Personal Call Manager.

P0936072 01



15

Het beginscherm van Personal Call Manager wordt kort weergegeven. Het Personal Call Manager-pictogram wordt in het systeemvak en op de taakbalk geplaatst en het venster Personal Call Manager wordt weergegeven. Opmerking: Bij de installatie van Personal Call Manager wordt de snelkoppeling standaard geïnstalleerd.

Personal Call Manager-pictogrammen Wanneer Personal Call Manager start, worden twee pictogrammen op het scherm geplaatst: het pictogram op de taakbalk en in het systeemvak. Deze pictogrammen hebben verschillende taken. Met het pictogram op de taakbalk wordt het venster Personal Call Manager geopend. Met het pictogram in het systeemvak kunt u de functies van Personal Call Manager gebruiken terwijl u met een ander programma werkt. Hieronder ziet u waar deze pictogrammen zich bevinden.

Pictogram op de taakbalk

Pictogram in het systeemvak

Personal Call Manager pictogram in het systeemvak Het Personal Call Manager-pictogram

verschijnt rechts van de taakbalk.

Wanneer u met de muis op het Personal Call Manager-pictogram gaat staan, ziet u hoeveel gesprekken er op dit moment actief zijn. Dat zijn de actieve gesprekken, telefonische vergaderingen en gesprekken in de wacht. Wanneer u met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram klikt, verschijnt een menu waarmee u Personal Call Manager kunt afsluiten, opties voor Personal Call Manager kunt instellen of het venster Personal Call Manager kunt openen. Vanuit het venster Personal Call Manager kunt u aanvullende functies activeren, zoals het adresboek. Wanneer u op het Personal Call Manager-pictogram klikt, verschijnt het menu van de taakbalk. Vanuit dit menu kunt u de meest gebruikte belfuncties gebruiken, zoals het starten en beantwoorden van gesprekken, gesprekken in de wacht zetten, gesprekken doorverbinden en telefonische vergaderingen voeren.



16


Personal Call Manager systeemvakmenu Het systeemvakmenu van Personal Call Manager is in twee hoofdgroepen onderverdeeld. Het onderste deel van het menu bevat de volgende belbeheeropties: • • • • •

Lijst met bellers - een lijst met telefoonnummers van de laatste tien gesprekken Lijst voor opnieuw kiezen - een lijst met de laatste tien telefoonnummers die u hebt gekozen Verkort kiezen - een groep telefoonnummers die u snel wilt kunnen kiezen Doorverbinden - hiermee kunt u het actieve gesprek naar een ander toestel doorverbinden Handmatig kiezen - hiermee kunt u iemand bellen door het telefoonnummer op het toetsenbord van de computer in te voeren • NST - hiermee schakelt u de functie Niet storen in of uit In het bovenste gedeelte van het menu worden de huidige gesprekken weergegeven. Naast elk gesprek staat een pictogram dat de status van het gesprek aangeeft. Als er geen gesprekken actief zijn, wordt het bovenste gedeelte van het menu niet weergegeven. Actief gesprek

Verschijnt naast het gesprek dat u op dit moment voert.

Gesprek in wachtstand

Verschijnt naast gesprekken die in de wachtstand staan. Alle gesprekken die niet actief zijn, staan in de wachtstand.

Telefonische vergadering

Verschijnt naast de twee gesprekken waarmee u tijdens een telefonische vergadering verbonden bent.

Vergadering in wachtstand

Verschijnt naast vergaderingen die in de wachtstand staan.

Belsignaal

Verschijnt naast inkomende gesprekken.

Personal Call Manager-venster Vanuit het venster Personal Call Manager kunt u alle functies van het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak uitvoeren en naar het adresboek, de helpbestanden en de setup van Personal Call Manager gaan.

Het venster openen Wanneer u Personal Call Manager start, wordt het hoofdvenster weergegeven. Zie “De startoptie wijzigen” op pagina 90 als u dit venster niet wilt openen wanneer u Personal Call Manager start. Als u deze optie wijzigt, wordt het venster als een pictogram op de taakbalk weergegeven wanneer u Personal Call Manager start. U kunt dit venster op elk gewenst moment als pictogram weergeven met de knop Minimaliseren rechts boven in het venster. Ga als volgt te werk om het venster te maximaliseren: • •

klik op het Personal Call Manager-pictogram op de taakbalk of klik met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak en klik op Openen.

P0936072 01



17

Onderdelen van het hoofdvenster In het hoofdvenster van Personal Call Manager wordt het volgende weergegeven: • • • • •

de menubalk de werkbalk het adresboek de huidige gesprekken de statusbalk

Al deze onderdelen, behalve de menubalk, kunt u naar wens in- en uitschakelen.

Menubalk Werkbalk

Adresboek

Huidige gesprekken

Statusbalk Overzichtsweergave

Vak Gesprekken Lijstweergave Vak Vergadering

Menubalk Op de menubalk vindt u de menu's die vanuit het hoofdvenster beschikbaar zijn. Vanuit deze menu's kunt u naar alle functies van Personal Call Manager gaan. De menubalk is altijd zichtbaar in het hoofdvenster. Een van de menu's op deze balk is het menu Gesprekken. De onderdelen van het menu Gesprekken komen overeen met de onderdelen van het menu Personal Call Manager in het systeemvak.



18


Werkbalk Op de werkbalk staan knoppen die op een snelle en eenvoudige manier toegang verschaffen tot de functies van Personal Call Manager.

De werkbalk weergeven Ga als volgt te werk om de werkbalk weer te geven: 1

Klik op het menu Beeld en vervolgens op Werkbalk. Telkens wanneer u hierop klikt, schakelt u de werkbalk in en uit. Als de weergave van de werkbalk is ingeschakeld, wordt een ✔ weergegeven naast Werkbalk in het menu Beeld.

P0936072 01



19

De werkbalk gebruiken De knoppen van de werkbalk geven toegang tot veel gebruikte functies. Een niveau omhoog

Met deze knop verlaat u de huidige directory en gaat u één niveau omhoog in het overzicht van de contactpersonen.

Nieuwe map

Met deze knop voegt u een nieuwe map aan het adresboek toe.

Nieuwe contactpersoon

Met deze knop voegt u een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toe.

Knippen

Met deze knop kopieert u de geselecteerde map of contactpersoon en verwijdert u het originele exemplaar.

Kopiëren

Met deze knop kopieert u de geselecteerde map of contactpersoon naar het klembord.

Plakken

Met deze knop kopieert u de map of contactpersoon die u op het klembord hebt opgeslagen naar de geselecteerde map.

Eigenschappen Met deze knop gaat u naar het dialoogvenster Adreseigenschappen als er een contactpersoon is geselecteerd of naar het dialoogvenster Mapeigenschappen als er een map is geselecteerd. Afdrukken

Met deze knop drukt u informatie over de geselecteerde contactpersoon af. Als er een map is geselecteerd, drukt u met deze knop informatie af over alle contactpersonen in de map.

Grote pictogrammen

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek door middel van grote pictogrammen weer.

Kleine pictogrammen

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek door middel van kleine pictogrammen weer.

Lijst

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek door middel van kleine pictogrammen in verticale kolommen weer.

Details

Met deze knop geeft u de mappen en contactpersonen van het adresboek in rapportvorm weer. Het pictogram, de voornaam, de achternaam, de telefoonnummers en het e-mailadres van de contactpersonen worden weergegeven.

Persoon zoeken Het dialoogvenster Zoeken wordt weergegeven. U kunt met behulp van dit dialoogvenster een specifieke contactpersoon in het adresboek zoeken. Log gesprekken Met deze knop gaat u naar het venster Log gesprekken In dit venster ziet u alle gesprekken die zijn gestart of ontvangen terwijl Personal Call Manager actief was. Info

Met deze knop gaat u naar een dialoogvenster met informatie over de software van Personal Call Manager (versie, enzovoort).



20


Adresboek Het adresboek is een lijst met alle contactpersonen die zijn opgeslagen in Personal Call Manager. Het adresboek bestaat uit twee delen: • •

in de overzichtsweergave ziet u de structuur van de mappen in de lijstweergave ziet u de mappen en de contactpersonen die in de geselecteerde map zijn opgeslagen

Zie “Adresboek” op pagina 60 voor meer informatie over het adresboek.

Het adresboek weergeven Ga als volgt te werk om het adresboek weer te geven: 1

Klik op Beeld en vervolgens op Alleen adresboek om alleen het adresboek weer te geven. of

1

Klik op Beeld en vervolgens op Adresboek en gesprekken om zowel het adresboek als de huidige gesprekken weer te geven. Het symbool • wordt naast de huidige selectie weergegeven.

Huidige gesprekken In de sectie Huidige gesprekken van het scherm kunt u zien welke gesprekken actief zijn. Deze sectie bestaat uit twee delen: • •

in het vak Gesprekken ziet u de gesprekken die op uw toestel actief zijn in het vak Vergadering ziet u de telefonische vergaderingen die op uw toestel actief zijn.

De huidige gesprekken weergeven Ga als volgt te werk om de huidige gesprekken weer te geven: 1

Klik op Beeld en vervolgens op Alleen gesprekken om alleen de huidige gesprekken weer te geven. of

1

Klik op Beeld en vervolgens op Adresboek en gesprekken om zowel het adresboek als de huidige gesprekken weer te geven. Het symbool • wordt naast de huidige selectie weergegeven.

P0936072 01



21

Pictogrammen Huidige gesprekken In de sectie Huidige gesprekken worden verschillende pictogrammen gebruikt. Elk pictogram geeft een gesprek weer. Bovendien kunt u aan de pictogrammen zien welke status elk gesprek heeft. Actief gesprek

Verschijnt naast het gesprek dat u op dit moment voert.

Gesprek in wachtstand

Verschijnt naast gesprekken die in de wachtstand staan. Alle gesprekken die niet actief zijn, staan in de wachtstand.

Telefonische vergadering

Verschijnt naast de twee gesprekken waarmee u tijdens een telefonische vergadering verbonden bent.

Vergadering in wachtstand

Verschijnt naast vergaderingen die in de wachtstand staan.

Belsignaal

Verschijnt naast inkomende gesprekken.

Werkbalk Huidige gesprekken Boven de vakken Gesprekken en Vergadering bevinden zich werkbalken waarmee u gesprekken kunt beheren en de weergave van gesprekken kunt wijzigen. Handmatig kiezen

Met deze knop gaat u naar het dialoogvenster Kiezen. In dit venster kunt u iemand bellen die niet in het adresboek staat.

Afbreken

Met deze knop breekt u het huidige gesprek af. Als er maar één gesprek is, wordt dit gesprek automatisch geselecteerd.

Eigenschappen

Met deze gaat u naar het tabblad Opmerkingen van het dialoogvenster Adreseigenschappen voor het geselecteerde gesprek. Als het geselecteerde gesprek niet in het adresboek staat, wordt u gevraagd of u deze beller wilt toevoegen.

Grote pictogrammen

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen door middel van grote pictogrammen weer.

Kleine pictogrammen

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen door middel van kleine pictogrammen weer.

Lijst

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen door middel van kleine pictogrammen in verticale kolommen weer.

Details

Met deze knop geeft u de huidige gesprekken of telefonische vergaderingen in rapportvorm weer. Het pictogram, de naam van de beller, het telefoonnummer en de duur van het gesprek worden vermeld. De duur is een doorlopende telling van het aantal minuten dat de verbinding voor een gesprek heeft geduurd.



22


Statusbalk De statusbalk bevindt zich onder in het scherm en omvat vier ruimten voor informatieberichten: •

• • •

Helpberichten – in deze ruimte wordt een helpbericht weergegeven voor het gebied waarin de muisaanwijzer zich bevindt, als een dergelijk bericht bestaat. Als de muisaanwijzer zich bijvoorbeeld op een van de knoppen van de werkbalk bevindt, omschrijft het bericht de functie van deze knop. Gebruikte lijn – in deze ruimte wordt aangegeven welke telefoonlijn door Personal Call Manager wordt gebruikt. NST – deze afkorting wordt weergegeven als de functie Niet storen voor uw toestel is ingeschakeld. Oproep doorschakelen – in deze ruimte wordt aangegeven of de doorschakelfunctie actief is en naar welk nummer uw toestel is doorgeschakeld.

Helpberichten

Gebruikte lijn

NST

Oproep doorschakelen

De statusbalk weergeven Ga als volgt te werk om de statusbalk weer te geven: 1

Klik op Beeld en vervolgens op Statusbalk. Telkens wanneer u hierop klikt, schakelt u de statusbalk afwisselend in en uit. Als de weergave van de statusbalk is ingeschakeld, wordt er een ✔ weergegeven naast het menuonderdeel Statusbalk.

Het hoofdvenster sluiten Als u het hoofdvenster wilt sluiten, moet u op de minimaliseerknop in de rechterbovenhoek van het venster klikken. Het hoofdvenster wordt vervolgens een pictogram op de taakbalk. Als u het hoofdvenster sluit, zijn de gespreksbeheerfuncties nog steeds beschikbaar via het pictogram van Personal Call Manager in het systeemvak.

P0936072 01



23

Personal Call Manager instellen Voordat u Personal Call Manager kunt gebruiken, moet u de TAPI-lijn kiezen die u wilt gebruiken en moet u de kieseigenschappen definiëren.

De gebruikte lijn definiëren Als er meer dan een lijn beschikbaar is, kunt u bepalen welke lijn Personal Call Manager voor gesprekken moet gebruiken. Ga als volgt te werk om een lijn te kiezen: 1

Klik op Extra en vervolgens op Kiezen met gebruik van. Het dialoogvenster TAPI-lijn kiezen wordt weergegeven.

2

Klik op het lijstvak TAPI-lijn.

3

Klik op de lijn die door Personal Call Manager wordt gebruikt.

4

Klik op het lijstvak Adres.

5

Klik op het adres van de gewenste lijn.

6

Klik op OK.

Opmerking: Als u de Business Communications Manager TSP gebruikt, komt de naam van de TAPI-lijn overeen met de naam van uw toestel.



24


Kieseigenschappen wijzigen Opmerking: De volgende beschrijving en het volgende scherm zijn voorbeelden. Het scherm dat u ziet, bevat vergelijkbare informatie maar de presentatie kan variëren, afhankelijk van de versie van het Windows-besturingssysteem dat u gebruikt. Zie de Windows-documentatie die bij uw systeem is meegeleverd voor meer informatie. Met de kieseigenschappen bepaalt u waar u zich bevindt en hoe er vanaf deze locatie moet worden gebeld. Ga als volgt naar de kieseigenschappen: 1

Klik op Extra en vervolgens op Eigenschappen nummer kiezen. Het dialoogvenster Kieseigenschappen wordt weergegeven.

P0936072 01



25

In het dialoogvenster Kieseigenschappen kunt u het volgende bepalen: • • • • • • •

de locatie van waaruit u belt (Ik bel vanuit) het land waarin u zich bevindt (Ik ben in het volgende land) het netnummer van de regio waaruit u belt (Netnummer) of u een telefoonkaart gebruikt (Interlokaal bellen met een telefoonkaart) het nummer waarmee de functie Wachtend gesprek moet worden uitgeschakeld (Wachtend gesprek uitschakelen met nummer) het nummer dat moet worden gekozen voordat er een buitenlijn kan worden gebruikt (Toegang buitenlijnen) het telefoonsysteem (Kiezen met gebruik van)

Ik bel vanuit Gebruik het lijstvak van Ik bel vanuit om verschillende kieseigenschappensets op te slaan. U kunt Ik bel vanuit gebruiken als u een computer (bijvoorbeeld een laptop) op verschillende locaties gebruikt. In het lijstvak van Ik bel vanuit kunt u de instellingen voor de verschillende locaties onder verschillende namen opslaan. Dit stelt u ertoe in staat snel andere instellingen te kiezen als u naar een andere locatie gaat. Stel bijvoorbeeld dat u een laptop hebt die u zowel in Nederland als in Frankrijk gebruikt. Als voor Nederland en Frankrijk andere kieseigenschappen gelden (stel bijvoorbeeld dat er in Frankrijk Wachtend gesprek geldt en in Nederland niet), kunt u twee combinaties van kieseigenschappen instellen in het lijstvak Ik bel vanuit. Wanneer u vervolgens van locatie verandert, kunt u de kieseigenschappen aanpassen door de naam in het lijstvak te wijzigen.

Een nieuwe locatie maken Wanneer u een nieuwe locatie maakt, geeft u een naam op waarvoor een nieuwe combinatie van kieseigenschappen geldt. Nadat u de locatie hebt gemaakt, worden alle wijzigingen in het dialoogvenster Kieseigenschappen onder deze naam opgeslagen. Ga als volgt te werk om een nieuwe locatie te maken: 1

Klik op de knop Nieuw. Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin wordt bevestigd dat een nieuwe locatie is gemaakt.

2

Selecteer de tekst in het lijstvak Ik bel vanuit.

3

Typ de naam van de nieuwe locatie.

4

Wijzig de overige parameters in het dialoogvenster Kieseigenschappen om de eigenschappen voor deze locatie aan te passen. Deze velden worden verderop in deze sectie beschreven.

5

Klik op de knop Toepassen om de wijzigingen voor de nieuwe locatie op te slaan.



26


Een locatie selecteren Wanneer u een locatie selecteert, worden alle kieseigenschappen die voor deze locatie zijn opgeslagen geselecteerd. Ga als volgt te werk om een locatie te selecteren: 1

Klik op de knop in het lijstvak Ik bel vanuit. Er wordt een lijst met locaties weergegeven.

2

Klik op uw huidige locatie. De kieseigenschappen voor deze locatie worden geselecteerd.

Een locatie verwijderen Als u een locatie niet meer nodig hebt, kunt u deze uit de lijst verwijderen. Ga als volgt te werk om een locatie te verwijderen: 1

Klik op de knop in het lijstvak Ik bel vanuit. Er wordt een lijst met locaties weergegeven.

2

Klik op de locatie die u wilt verwijderen.

3

Klik op de knop Verwijderen. Er verschijnt een dialoogvenster waarin de verwijdering wordt bevestigd.

4

Klik op de knop Ja.

Ik ben in dit land Dit veld definieert het land waarin u zich momenteel bevindt. Ga als volgt te werk om een land te selecteren: 1

Klik op het lijstvak Ik ben in dit land.

2

Blader door de lijst met landen.

3

Klik op het land waarin u zich bevindt.

Opmerking: U kunt snel door de lijst bladeren door de eerste letters van het land in te voeren. Terwijl u typt, geeft de lijst het land weer dat bij de ingevoerde letters past.

P0936072 01



27

Netnummer Het vak Netnummer definieert het netnummer van de regio waarin u zich momenteel bevindt. Personal Call Manager gebruikt het nummer in dit veld om te bepalen of een gesprek lokaal (binnen hetzelfde nummergebied) of interlokaal is. Ga als volgt te werk om een netnummer in te voeren: 1

Selecteer de tekens in het vak Netnummer en typ het netnummer.

Op sommige locaties moet het netnummer altijd worden toegevoegd wanneer er een telefoonnummer wordt gekozen. Als u wilt dat Personal Call Manager het netnummer toevoegt, moet u het vakje Ik moet altijd een netnummer kiezen voor een telefoonnummer selecteren.

Kiesregels Op sommige locaties zijn gesprekken binnen hetzelfde netnummergebied interlokaal. In dergelijke gevallen moeten het landnummer en het netnummer (bijvoorbeeld 1-403) voordat er wordt gekozen vóór het telefoonnummer worden geplaatst. Met de functie Kiesregels kunt u prefixen definiëren (bijvoorbeeld 222-xxxx) die binnen het netnummergebied als interlokale nummers gelden. Ga als volgt te werk om prefixen voor interlokale gesprekken te definiëren: 1

Klik op de knop Kiesregels. Het dialoogvenster Kiesregels wordt weergegeven.



28


Een prefix voor interlokale gesprekken toevoegen 1

Klik op de knop Nieuw boven in het dialoogvenster. Het dialoogvenster Nieuw netnummer en prefix wordt weergegeven.

2

Typ de prefix en klik op OK.

Een prefix voor interlokale gesprekken verwijderen 1

Klik op de prefix die u wilt verwijderen.

2

Klik op de knop Verwijderen.

Een prefix voor lokale gesprekken toevoegen 1

Klik op de knop Nieuw onder in het dialoogvenster. Het dialoogvenster Nieuw netnummer en prefix wordt weergegeven.

2

Typ de prefix en klik op OK.

Een prefix voor lokale gesprekken verwijderen 1

Klik op de prefix die u wilt verwijderen.

2

Klik op de knop Verwijderen.

Interlokaal bellen met een telefoonkaart Schakel dit vakje in als u een telefoonkaart wilt gebruiken om interlokaal te bellen. Met de knop Telefoonkaart kunt u definiëren welke telefoonkaart u gebruikt. Ga als volgt te werk als u een telefoonkaart wilt gebruiken: 1

Schakel het vakje Interlokaal bellen met een telefoonkaart in. Als u al eerder een telefoonkaart hebt ingesteld, worden de instellingen van die kaart gebruikt. Zie “Een telefoonkaart instellen” als u nog geen telefoonkaart hebt ingesteld.

Ga als volgt te werk als u het gebruik van een telefoonkaart wilt beëindigen: 1

Schakel het vakje Interlokaal bellen met een telefoonkaart uit.

P0936072 01



29

Een telefoonkaart instellen U moet de parameters van de telefoonkaart instellen voordat u de kaart kunt gebruiken. Ga als volgt te werk om een telefoonkaart in te stellen: 1

Klik op de knop Telefoonkaart. Het dialoogvenster Telefoonkaart wordt weergegeven.

2

Klik op het lijstvak boven in het dialoogvenster.

3

Blader door de lijst om de gewenste telefoonkaart te vinden en klik vervolgens op deze kaart. Opmerking: Zie “Een nieuwe telefoonkaart toevoegen” op pagina 29 als de gewenste telefoonkaart niet in de lijst voorkomt.

4

Typ in het vak Telefoonnummer telefoonkaart het telefoonnummer van de telefoonkaart.

5

Typ in het vak PIN-code de PIN-code van de telefoonkaart.

6

Klik op OK.

Een nieuwe telefoonkaart toevoegen De kiesparameters van bepaalde telefoonkaarten zijn al geconfigureerd in Personal Call Manager en verschijnen in de lijst met telefoonkaarten. Als de telefoonkaart die u gebruikt niet in de lijst voorkomt, moet u definiëren hoe de kaart moet worden gebruikt. Ga als volgt te werk om een nieuwe telefoonkaart toe te voegen: 1

Klik op de knop Telefoonkaart. Het dialoogvenster Telefoonkaart wordt weergegeven. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


30


2

Klik op de knop Nieuw. Het dialoogvenster Nieuwe telefoonkaart wordt weergegeven.

3

Typ de naam van de telefoonkaart en klik op OK. Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt gemeld dat u kiesregels voor de nieuwe telefoonkaart moet instellen.

4

Klik op OK.

5

Typ in het vak Telefoonnummer telefoonkaart het nummer van de telefoonkaart.

6

Typ in het vak PIN-code de PIN-code van de telefoonkaart.

7

Klik op de knop Interlokaal. Er wordt een tweede dialoogvenster Telefoonkaart weergegeven.

8

Klik op het eerste lijstvak van Kiezen en vervolgens op de eerste set nummers die moet worden gekozen.

9

Klik op het volgende lijstvak van Kiezen en vervolgens op de volgende set nummers die moet worden gekozen.

P0936072 01



31

Herhaal stap 9 totdat het systeem over alle gegevens beschikt die nodig zijn om een gesprek te kunnen voeren met de telefoonkaart. Opmerking: Zie de documentatie bij de telefoonkaart voor de volgorde waarin de stappen voor uw kaart moeten worden uitgevoerd. 10 Zodra alle vereiste stappen zijn toegevoegd, klikt u op OK. 11 Klik vervolgens op de knop Internationaal. 12 Herhaal stap 8 t/m 11 om de gegevens toe te voegen die vereist zijn voor internationale gesprekken. 13 Klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Kieseigenschappen.

Wachtend gesprek uitschakelen met nummer Als voor de huidige locatie de functie Wachtend gesprek beschikbaar is, kunt u in dit veld de nummers definiëren waarmee de functie kan worden uitgeschakeld. De telefonietoepassing gebruikt deze nummers om de functie Wachtend gesprek zo nodig uit te schakelen. Voer de nummers waarmee de functie Wachtend gesprek moet worden uitgeschakeld als volgt in: 1

Schakel het vakje Wachtend gesprek uitschakelen met nummer.

2

Selecteer in het lijstvak Wachtend gesprek uitschakelen met nummer de vereiste code. Als de vereiste code niet in de lijst voorkomt, kunt u een code in het lijstvak typen.

Als de functie Wachtend gesprek niet wordt toegepast, schakelt u het vakje Wachtend gesprek uitschakelen met nummer uit.

Toegang buitenlijnen Er zijn twee vakken waarin de toegang tot de buitenlijnen wordt gedefinieerd. In het eerste vak geeft u de cijfers op die het mogelijk maken lokale nummers te kiezen en in het tweede vak geeft u de cijfers op die het mogelijk maken interlokale nummers te kiezen. Deze toegangsnummers zijn vereist als u gebruikmaakt van een lijngroep of routering voor uw gesprekken. De nummers komen vervolgens overeen met de nummers die u kiest om vanaf uw toestel een buitenlijn te krijgen. Als u geen extra nummer (bijvoorbeeld 9) kiest wanneer u vanaf uw toestel een gesprek voert, moet u deze vakken leeg laten. Ga als volgt te werk om de toegangsnummers voor buitenlijnen te wijzigen: 1 2

Typ in het vak Interlokaal het nummer waarmee u voor interlokale gesprekken een buitenlijn kunt kiezen. Typ in het vak Lokaal het nummer waarmee u voor lokale gesprekken een buitenlijn kunt kiezen.

Kiezen met gebruik van Gebruik deze opties om aan te geven of u met toon- of pulssignalen wilt kiezen. Klik op de optie Puls als u met pulssignalen wilt kiezen. Klik op de optie Toon als u met toonsignalen wilt kiezen. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


32


Interlokale nummers binnen uw netnummergebied definiëren Op sommige locaties zijn gesprekken binnen hetzelfde netnummergebied interlokaal. In dergelijke gevallen moeten het landnummer en het netnummer (bijvoorbeeld 1-403) voordat er wordt gekozen vóór het telefoonnummer worden geplaatst. Met de functie Tolnummers kunt u de prefixen definiëren (bijvoorbeeld 222-xxxx) die binnen het netnummergebied als interlokale nummers gelden. Ga als volgt te werk om tolnummers te definiëren: 1

Klik op Extra en vervolgens op Tolnummers. Het dialoogvenster Tolnummers wordt weergegeven.

2

Selecteer in de lijst met prefixen van Lokale telefoonnummers de prefix waaraan een netnummer moet worden toegevoegd.

3

Klik op de knop Toevoegen->.

4

Herhaal stap 3 en 4 voor elke prefix waaraan een netnummer moet worden toegevoegd. Opmerking: Als u aan de lijst van Eerst kiezen een prefix toevoegt waarvoor geen netnummer vereist is, kunt u deze prefix verwijderen door erop te klikken en vervolgens op de knop <-Verwijderen te klikken.

5

Als u alle prefixen hebt gedefinieerd waarvoor een netnummer vereist is, klikt u op OK. Het dialoogvenster Tolnummers wordt gesloten.

De functie Tolnummers is alleen beschikbaar als het land dat u in het dialoogvenster Kieseigenschappen hebt geselecteerd een 1 als landnummer heeft. Zie voor meer informatie over de kieseigenschappen “Kieseigenschappen wijzigen” op pagina 24.

P0936072 01



33

Gesprekken starten U kunt in Personal Call Manager een gesprek starten met het menu Gesprekken, het menu Personal Call Manager in het systeemvak, de werkbalk of het adresboek. Als u een gesprek start, verschijnt het belsignaalpictogram in het vak Gesprekken, het menu Personal Call Manager in het systeemvak en het menu Gesprekken. Zodra het gesprek wordt beantwoord, wordt dit pictogram vervangen door het pictogram Actief gesprek. Zowel het pictogram Belsignaal als het pictogram Actief gesprek hebben een label waarmee het gesprek wordt geïdentificeerd. Als u vanuit het adresboek een gesprek start, fungeert de naam in het adresboek als gesprekslabel. Als u het telefoonnummer handmatig kiest, vergelijkt Personal Call Manager het gekozen nummer met de nummers die in het adresboek zijn opgeslagen. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de naam uit het adresboek als label gebruikt. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, fungeert het gekozen nummer als label.

Gesprekken starten met het adresboek Voordat u een nummer vanuit het adresboek kunt kiezen, moet u dit nummer eerst aan het adresboek toevoegen. Zie “Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 62 voor meer informatie over het toevoegen van nummers aan het adresboek. Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een gesprek te starten: 1

Zoek in het adresboek het pictogram van de persoon die u wilt bellen.

2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram. Wijs Kiezen aan en klik op het telefoonnummer dat u voor deze persoon wilt kiezen (bijvoorbeeld het zakelijke nummer van de contactpersoon).

U kunt ook slepen en neerzetten om een gesprek te starten. Ga als volgt te werk om een gesprek te starten met behulp van slepen en neerzetten: 1


2

Gebruik de rechtermuisknop om het pictogram naar het vak Gesprekken te slepen.

3

Klik op het telefoonnummer dat u wilt kiezen (bijvoorbeeld het zakelijke nummer van de contactpersoon).

Ga als volgt te werk om het primaire nummer vanuit het adresboek te kiezen: 1


2

Start een gesprek door op het pictogram te dubbelklikken of door het naar het vak Gesprekken te slepen. Opmerking: Telkens wanneer u een contactpersoon toevoegt, definieert u een van de telefoonnummers als primair nummer. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


34


Een gesprek starten via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek te starten: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en vervolgens op Handmatig kiezen. Het dialoogvenster Kiezen wordt weergegeven.

2

Typ het telefoonnummer dat u wilt kiezen. Als u de zoekoptie op Snel zoeken hebt ingesteld, vergelijkt Personal Call Manager het nummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met de nummers die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de contactpersoon die u wilt bellen. Het standaardnummer verschijnt in het lijstvak Type telefoonnummer. Als u een ander nummer wilt kiezen, selecteert u Werk, Privé of Mobiel in het lijstvak Type telefoonnummer.

3

Klik op de knop Kiezen.

Als u een contactpersoon uit het adresboek wilt bellen en u herinnert zich alleen de naam van de persoon in kwestie, kunt u deze naam typen in het vak Voer een naam of telefoonnummer in. Als u de functie Snel zoeken gebruikt, worden alle contactpersonen die met de ingevoerde naam overeenkomen onder in het dialoogvenster weergegeven. Als u de functie Traag zoeken gebruikt, moet u op de knop Nu zoeken klikken om de contactpersonen te vinden. Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 89 voor meer informatie over de zoekopties.

Er zijn twee andere manieren om het dialoogvenster Kiezen te openen: 1 1

Druk op de toets F3. of Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs Verkort kiezen aan en klik vervolgens op Overige.

P0936072 01



35

Gesprekken starten met de werkbalk Ga als volgt te werk om een gesprek met de werkbalk te starten: 1

Klik op . Het dialoogvenster Kiezen wordt weergegeven.

2

Voer het telefoonnummer in dat u wilt kiezen. Als u de zoekoptie op Snel zoeken hebt ingesteld, vergelijkt Personal Call Manager het nummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met het nummer dat u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de contactpersoon die u wilt bellen. Het standaardnummer verschijnt in het lijstvak Type telefoonnummer. Als u een ander nummer wilt kiezen, selecteert u Werk, Privé of Mobiel in het lijstvak Type telefoonnummer.

3

Klik op de knop Kiezen.

Als u een contactpersoon uit het adresboek wilt bellen en u zich alleen de naam van deze persoon herinnert, kunt u deze naam invoeren. Als u de functie Snel zoeken gebruikt, worden alle contactpersonen die met de ingevoerde naam overeenkomen onder in het dialoogvenster weergegeven. Als u de functie Traag zoeken gebruikt, moet u op de knop Nu zoeken klikken om de contactpersonen te vinden. Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 89 voor meer informatie over de zoekopties. Er zijn twee andere manieren om het dialoogvenster Kiezen te openen: 1

Druk op de toets F3. of

1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs Verkort kiezen aan en klik vervolgens op Overige. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


36


Nummers opnieuw kiezen Personal Call Manager houdt een lijst bij met de laatste tien telefoonnummers die u hebt gekozen. Het meest recente nummer staat boven aan de lijst en het oudste nummer staat onder aan de lijst. Als er tien nummers in de lijst staan en u een nieuw nummer kiest, wordt dit nummer boven aan de lijst geplaatst en wordt het oudste nummer verwijderd. Als u een nummer kiest dat in de lijst staat, wordt dit nummer niet nog een keer in de lijst vermeld. Het nummer wordt echter wel boven aan de lijst gezet. Ga als volgt te werk als u een van de laatste tien telefoonnummers opnieuw wilt kiezen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager op de taakbalk of op het menu Gesprekken en wijs Lijst voor opnieuw kiezen aan.

2

Klik op het nummer dat u opnieuw wilt kiezen.

Terugbellen Personal Call Manager houdt een lijst bij met de nummers van de laatste tien personen die u hebben gebeld. In deze lijst worden zowel de gesprekken die u hebt beantwoord als de gesprekken die u niet kon beantwoorden vermeld. U kunt deze lijst gebruiken om deze personen terug te bellen. De gesprekken op de lijst worden van 1 tot 10 genummerd. Nummer 1 is het meest recente gesprek en wordt boven aan de lijst opgeslagen. Nummer 10 is het oudste gesprek en wordt onder aan de lijst opgeslagen. Als er tien nummers in de lijst staan en u een nieuw gesprek ontvangt, wordt dit nummer boven aan de lijst geplaatst en wordt het oudste nummer verwijderd. Als u een gesprek ontvangt van een nummer dat in de lijst staat, wordt dit nummer niet nog een keer in de lijst vermeld. Het nummer wordt echter wel boven aan de lijst gezet. Telefoonnummers worden alleen in de lijst vermeld als: •

u zich abonneert op een nummerweergaveservice. of

•

u een intern gesprek ontvangt via Business Communications Manager.

Ga als volgt te werk om terug te bellen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens Lijst met bellers aan.

2

Klik op het nummer van de persoon die u wilt bellen.

P0936072 01



37

Bellen via de lijst met verkorte kiesnummers Voordat u een nummer vanuit de lijst met verkorte kiesnummers kunt kiezen, moet u dit nummer eerst aan deze lijst toevoegen. Zie “Verkort kiezen” op pagina 86 voor meer informatie over verkort kiezen. Ga als volgt te werk om een nummer van de lijst met verkorte kiesnummers via het adresboek te kiezen: 1

Klik op het pictogram Verkort kiezen in de overzichtsweergave van het adresboek. De pictogrammen van alle verkorte kiesnummers worden in deze overzichtsweergave in het adresboek weergegeven.

2

Sleep het pictogram van de contactpersoon die u wilt bellen naar het vak Gesprekken.

Ga als volgt te werk om een van de verkorte kiesnummers van de lijst via Personal Call Manager in het systeemvak of via het menu Gesprekken te kiezen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens Verkort kiezen aan.

2

Klik op het pictogram van de persoon die u wilt bellen.



38


Gesprekken beantwoorden Weten wanneer iemand belt Personal Call Manager licht u in als er een gesprek binnenkomt. Als u door iemand wordt gebeld, wordt het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weergegeven en verschijnt het belsignaalsymbool in het vak Gesprekken, het menu Personal Call Manager in het systeemvak en het menu Gesprekken. Als u op een nummerweergaveservice geabonneerd bent of als u een intern gesprek ontvangt via Business Communications Manager, wordt de naam of het nummer van de beller onder het pictogram en in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weergegeven.

Weten wie er belt Als er een gesprek wordt gestart of ontvangen, verschijnt een pictogram in het vak Gesprekken, het menu Gesprekken en het menu Personal Call Manager in het systeemvak. Dit pictogram krijgt een label dat aangeeft wie er belt. De informatie op het label hangt van verschillende factoren af. Als u bent geabonneerd op een nummerweergaveservice, vergelijkt Personal Call Manager het ontvangen nummer met de nummers in het adresboek. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt de naam uit het adresboek met het pictogram Actief gesprek weergegeven. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de naam die met de nummerweergave wordt meegestuurd weergegeven. Als er geen overeenkomst wordt gevonden en er geen naam met de nummerweergave wordt meegestuurd, wordt het telefoonnummer weergegeven. Als er geen nummerinformatie beschikbaar is of als u niet op een dergelijke service bent geabonneerd, wordt het woord Onbekend als label gebruikt. Bij interne gesprekken wordt de naam van de contactpersoon zoals die eventueel in het adresboek is opgeslagen weergegeven. Als er geen naam voor de beller in het adresboek staat, wordt de toestelnaam van Business Communications Manager weergegeven.

Beller weergeven vanuit het systeemvak Als u op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak klikt, worden de huidige gesprekken boven aan het menu weergegeven. Als u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd of als u via Business Communications Manager een intern gesprek ontvangt, wordt de naam of het nummer van de beller naast het pictogram weergegeven. Als u op een van de huidige gesprekken een functie wilt toepassen, gaat u naar de naam of het nummer van de beller. Er wordt vervolgens een menu weergegeven.

P0936072 01



39

Gesprekken beantwoorden via het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u Personal Call Manager geeft het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weer wanneer u een gesprek ontvangt.

Als u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd, worden de gegevens van de beller in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weergegeven. Tabel 1

Beschrijving van de vakken in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u

Vaknaam

Beschrijving

Van

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is, worden de naam en het telefoonnummer dat u aan deze contactpersoon hebt toegewezen in dit vak weergegeven. Als de beller niet een van de contactpersonen uit het adresboek is, verschijnt de naam en/of het telefoonnummer dat met de nummerweergave is meegestuurd in dit vak.

Type

Een korte beschrijving van de manier waarop het gesprek naar uw toestel is gestuurd. Het type kan zijn: • Direct Call – de beller heeft uw telefoonnummer of toestelnummer gekozen • Doorschakelen bij in gesprek – de beller is naar u doorgeschakeld vanaf een toestel dat in gesprek was • Doorschakelen bij geen antwoord - de beller is naar u doorgeschakeld vanaf een toestel dat niet werd beantwoord • Forward Unconditionally – de beller is doorgeschakeld vanaf een toestel waarop alle gesprekken naar uw toestel zijn doorgeschakeld • Pick Up From Another Ext – u hebt dit gesprek beantwoord met de functie Gesprek opnemen • Retrieved As a Parked Call – u hebt dit gesprek beantwoord met een terughaalcode voor geparkeerde gesprekken • Redirect To This Stn – de beller is naar u doorgeschakeld vanaf een ander toestel • Doorverbonden – de beller is naar u doorverbonden vanaf een ander toestel • Herinnering – de beller is naar uw toestel teruggestuurd • Onbekend – de nummerweergave-informatie is niet bekend en kan niet worden weergegeven • Niet beschikbaar – de nummerweergave-informatie is niet beschikbaar en kan niet worden weergegeven



40


Tabel 1

Beschrijving van de vakken in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u

Vaknaam

Beschrijving

Dept

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is, wordt de naam van de afdeling die u aan deze contactpersoon hebt toegewezen in dit vak weergegeven. Als de beller niet een van uw contactpersonen is, is dit vak leeg.

Bedrijf

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is, wordt de naam van het bedrijf die u aan deze contactpersoon hebt toegewezen in dit vak weergegeven. Als de beller niet een van uw contactpersonen is, is dit vak leeg.

Als de beller een van de contactpersonen uit het adresboek is en u hebt een afbeelding of een gesproken aankondiging aan deze persoon toegewezen, verschijnt een kleine afbeelding in het dialoogvenster en wordt een gesproken bericht afgespeeld. Zie “Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 62 voor meer informatie over het toevoegen van contactpersonen aan het adresboek. Ga als volgt te werk als u een gesprek wilt beantwoorden via het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u: 1

Klik op de knop Beantwoorden. Opmerking: De knop Annuleren annuleert alleen het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u, niet het gesprek. Als u op de knop Annuleren klikt, wordt het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u gesloten, maar uw toestel blijft overgaan.

Gesprekken beantwoorden vanuit het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een gesprek te beantwoorden: 1

Dubbelklik op het belsignaalpictogram. Het pictogram wordt vervangen door het pictogram Actief gesprek en het gesprek wordt beantwoord. of

2

Klik met de rechtermuisknop op het belsignaalpictogram in het vak Gesprekken en klik vervolgens op Beantwoorden.

Een gesprek beantwoorden via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek te beantwoorden: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens het label van het gesprek aan.

2

Klik op Beantwoorden.

P0936072 01



41

Tabblad Opmerkingen openen Zodra u het gesprek hebt beantwoord, kunt u naar het tabblad Opmerkingen van het dialoogvenster Adreseigenschappen gaan. Hier kunt u informatie over de contactpersoon vastleggen, zoals recente orders, afspraaklocaties, enzovoort. Zie “Opmerkingen” op pagina 68 voor meer informatie over het tabblad Opmerkingen. Ga als volgt te werk om het tabblad Opmerkingen weer te geven: 1

Klik op het pictogram van de beller.

2

Klik op

.

Gesprekken in de wachtstand plaatsen Als een gesprek in de wachtstand wordt gezet, wordt het pictogram Actief gesprek vervangen door het pictogram Gesprek in wachtstand. Zie “Personal Call Manager systeemvakmenu” op pagina 16 en “Pictogrammen Huidige gesprekken” op pagina 21 voor meer informatie over de verschillende pictogrammen.

Gesprekken in de wachtstand plaatsen via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te plaatsen: 1

Start een gesprek of beantwoord er een.

2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken en klik vervolgens op Wachtstand.

Een gesprek in de wachtstand plaatsen via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te plaatsen: 1


2

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs het gesprek aan dat u in de wacht wilt zetten en klik op Wachtstand.

Een gesprek in de wachtstand beantwoorden via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te beantwoorden: 1

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken en klik vervolgens op Uit wachtstand halen.



42


Een gesprek in de wachtstand beantwoorden via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te beantwoorden: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens de beller aan met wie u wilt spreken.

2

Klik op Uit wachtstand halen.

Meerdere gesprekken Personal Call Manager kan meerdere gesprekken tegelijkertijd beheren. Het maximale aantal gesprekken is gelijk aan het maximale aantal beschikbare lijnen. Alle gesprekken waarvoor momenteel een verbinding bestaat, worden weergegeven in het menu Personal Call Manager in het systeemvak, het menu Gesprekken en in het hoofdvenster. Hoewel er meerdere gesprekken tegelijkertijd kunnen worden beheerd, kan er altijd maar één gesprek actief zijn. Telefonische vergaderingen vormen hierop een uitzondering. Bij dergelijke vergaderingen kunnen twee gesprekken actief zijn. Als u een gesprek in de wachtstand beantwoordt, wordt het gesprek dat op dat moment actief is automatisch in de wachtstand geplaatst. U kunt dus op een eenvoudige manier tussen gesprekken in de wachtstand schakelen door gewoon de gewenste beller te beantwoorden.

Van gesprek wisselen via het hoofdvenster In het hoofdvenster verschijnen de gesprekken waarvoor momenteel een verbinding bestaat in het vak Gesprekken. Voor het actieve gesprek wordt het pictogram Actief gesprek weergegeven, terwijl voor de andere gesprekken het pictogram Gesprek in wachtstand wordt weergegeven. Ga als volgt te werk om van gesprek te wisselen: 1

Dubbelklik op het pictogram van de beller met wie u wilt spreken. of

2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van de beller met wie u wilt spreken en klik vervolgens op Uit wachtstand halen.

P0936072 01



43

Van gesprek wisselen via het systeemvak en het menu Gesprekken In het menu Personal Call Manager in het systeemvak en in het menu Gesprekken worden de gesprekken waarvoor een verbinding bestaat bovenin weergegeven. Voor het actieve gesprek wordt het pictogram Actief gesprek weergegeven, terwijl voor de andere gesprekken het pictogram Gesprek in wachtstand wordt weergegeven. Ga als volgt te werk om van gesprek te wisselen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs de beller aan met wie u wilt spreken en klik op Uit wachtstand halen. De beller die u aanwijst wordt nu het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst.

Gesprekken doorverbinden Met Personal Call Manager kunt u een gesprek naar een ander toestel doorverbinden. U kunt dit met of zonder aankondiging doen. In het eerste geval praat u met de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. U kunt deze persoon zo mededelen door wie en waarom er wordt gebeld.

Opmerking: Doorverbinden met een extern toestel is niet mogelijk.

Gesprekken zonder aankondiging doorverbinden Wanneer u een gesprek zonder aankondiging doorverbindt, controleert u niet eerst of de persoon in kwestie beschikbaar is. U verbindt met andere woorden dus door zonder aankondiging.

Gesprekken doorverbinden via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2

Sleep het pictogram van het gesprek naar het pictogram van een ander gesprek in het vak Gesprekken of naar het pictogram van een contactpersoon in het adresboek. Als u een gesprek doorverbindt naar een contactpersoon uit het adresboek, moet deze contactpersoon te zien zijn in de lijstweergave van het adresboek. Zie “Een contactpersoon in het adresboek zoeken” op pagina 69 voor meer informatie over het zoeken van contactpersonen.



44


Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een gesprek door te verbinden: U kunt een gesprek met behulp van de rechtermuisknop en de pictogammen in het hoofdvenster doorverbinden. Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram in het vak Gesprekken en wijs vervolgens Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

3

Klik op een van de huidige gesprekken. Het gesprek wordt doorverbonden naar de geselecteerde persoon. Als de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden niet in de lijst met huidige gesprekken voorkomt, moet u stap 4 en 5 uitvoeren.

4

Klik op Overige. Het dialoogvenster Doorverbinden wordt weergegeven.

5

Typ het telefoonnummer van de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden en klik op de knop Doorverbinden. Het gesprek wordt doorverbonden naar het ingevoerde nummer.

Opmerking: Als Snel zoeken is ingeschakeld, vergelijkt Personal Call Manager het telefoonnummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met de nummers die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorverbinden.

P0936072 01



45

.

Opmerking: Als u een contactpersoon uit het adresboek wilt bellen en u zich alleen de naam van deze persoon herinnert, kunt u deze naam typen.

Opmerking: Als de functie Snel zoeken is ingeschakeld, worden alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorverbinden.

Opmerking: Als Traag zoeken is ingeschakeld, moet u de naam invoeren en vervolgens op de knop Nu zoeken klikken. Alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorverbinden.

Opmerking: Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 89 voor meer informatie over Snel en Traag zoeken.

Een gesprek doorverbinden via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

3

Klik op een van de huidige gesprekken. Het gesprek wordt doorverbonden naar de geselecteerde persoon. Als de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden niet in de lijst met huidige gesprekken voorkomt, moet u stap 4 en 5 uitvoeren.

4

Klik op Overige. Het dialoogvenster Doorverbinden wordt weergegeven.

5





46






Gesprekken doorverbinden via het toetsenbord U kunt een gesprek met behulp van het toetsenbord en de pictogammen in het hoofdvenster doorverbinden. Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2

Klik op het pictogram in het vak Gesprekken.

3

Druk op de toets F4. Het dialoogvenster Doorverbinden wordt weergegeven.

4




P0936072 01



47




Gesprekken met aankondiging doorverbinden Wanneer u een gesprek met een aankondiging doorverbindt, praat u met de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. U kunt zo controleren of deze persoon beschikbaar is en deze persoon bovendien informatie geven over het gesprek.

Gesprekken met aankondiging doorverbinden via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2

Zet het gesprek in de wachtstand.

3

Bel degene naar wie u het gesprek wilt doorverbinden.

4

Geef deze persoon relevante informatie over het gesprek.

5

Sleep het pictogram van het gesprek dat u wilt doorverbinden naar het pictogram Actief gesprek.

Gesprekken met aankondiging doorverbinden met de rechtermuisknop U kunt een beller met behulp van de rechtermuisknop en de pictogammen in het hoofdvenster doorverbinden. Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2


3


4




48


5

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram in het vak Gesprekken en wijs vervolgens Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

6

Klik op het pictogram van de persoon die u wilt doorverbinden.

Gesprekken met aankondiging doorverbinden via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek door te verbinden: 1


2


3


4


5

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens Doorverbinden aan. Er wordt een menu met de huidige gesprekken weergegeven.

6

Klik op het pictogram van de persoon die u wilt doorverbinden (het eerste gesprek dat u hebt gestart of beantwoord).

Gesprekken in een vergadering opnemen Bij een telefonische vergadering verbindt u zichzelf en twee andere personen in één gesprek.

Een telefonische vergadering opzetten Om een telefonische vergadering te kunnen opzetten, hebt u ten minste twee lijnen nodig (een voor elke beller). Het kan hierbij om externe of interne lijnen gaan.

Een telefonische vergadering opzetten via het vak Vergadering Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering op te zetten: 1

De twee gesprekken die u in een vergadering wilt opnemen, moeten eerst worden opgezet of beantwoord.

2

Sleep het pictogram van het eerste gesprek van het vak Gesprekken naar het vak Vergadering.

3

Sleep het pictogram van het tweede gesprek van het vak Gesprekken naar het vak Vergadering. Het pictogram van de twee gesrepkken wordt vervangen door het pictogram Vergadering.

P0936072 01



49

Een telefonische vergadering opzetten via het vak Gesprekken Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering op te zetten: 1


2

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het eerste gesprek dat u in een telefonische vergadering wilt opnemen en klik vervolgens op Vergadering.

3

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het tweede gesprek dat u in een telefonische vergadering wilt opnemen en klik vervolgens op Vergadering. De pictogrammen van de twee gesprekken worden naar het vak Vergadering verplaatst en worden vervangen door het pictogram Vergadering.

Een telefonische vergadering opzetten via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering op te zetten: 1


2

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken.

3

Wijs het eerste gesprek aan dat u in de vergadering wilt opnemen en klik op Vergadering.

4

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken.

5

Wijs het tweede gesprek aan dat u in de vergadering wilt opnemen en klik op Vergadering. Het pictogram van de twee gesrepkken wordt vervangen door het pictogram Vergadering.

Telefonische vergaderingen in de wachtstand plaatsen Als u een telefonische vergadering in de wachtstand plaatst, komen beide gesprekken in de wachtstand terecht. Beide bellers kunnen niet meer met u praten, maar nog wel met elkaar.

Telefonische vergaderingen in de wachtstand plaatsen via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om de telefonische vergadering in de wachtstand te zetten: 1

Klik met de rechtermuisknop op een van de gesprekken in het vak Vergadering en klik op WachtstVerg. De gesprekken worden in de wachtstand geplaatst en de pictogrammen worden vervangen door de pictogrammen Vergadering in wachtstand.



50


Een telefonische vergadering in de wachtstand plaatsen via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om de telefonische vergadering in de wachtstand te zetten: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs een van de gesprekken in de vergadering aan en klik op WachtstVerg. De gesprekken worden in de wachtstand geplaatst en de pictogrammen worden vervangen door de pictogrammen Vergadering in wachtstand.

Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen U kunt een telefonische vergadering op twee manieren uit de wachtstand halen:

Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering uit de wachtstand te halen: 1

Klik met de rechtermuisknop op een van de gesprekken in het vak Vergadering en klik op WachtstUitVerg. De gesprekken van de vergadering worden actief en krijgen het pictogram Vergadering.

Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering uit de wachtstand te halen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs een van de gesprekken in de vergadering aan en klik op WachtstUitVerg. De gesprekken van de vergadering worden actief en krijgen het pictogram Vergadering.

Een telefonische vergadering splitsen Als u een telefonische vergadering splitst, wordt de vergadering beëindigd maar blijven beide gesprekken wel verbonden. Een van de bellers wordt nu het actieve gesprek en de andere beller wordt in de wachtstand geplaatst. De vergadering is beëindigd en de twee bellers kunnen niet meer met elkaar praten.

Een telefonische vergadering splitsen via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering via het hoofdvenster te splitsen: 1

Sleep een van de pictogrammen uit het vak Vergadering.

Het gesprek waarvan u het pictogram uit het vak Vergadering haalt, wordt het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst. De pictogrammen van beide gesprekken worden naar het vak Gesprekken verplaatst.

P0936072 01



51

U kunt een telefonische vergadering ook met behulp van de rechtermuisknop en de pictogammen in het hoofdvenster splitsen. Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te splitsen: 1

Klik met de rechtermuisknop op een van de pictogrammen in het vak Vergadering en klik vervolgens op Vergadering splitsen. De beller die u hebt geselecteerd wordt nu het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst. De pictogrammen van beide gesprekken worden naar het vak Gesprekken verplaatst.

Een telefonische vergadering splitsen via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te splitsen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs het pictogram van een van de bellers in de vergadering aan en klik op Vergadering splitsen. De beller die u hebt geselecteerd wordt nu het actieve gesprek en het andere gesprek wordt in de wachtstand geplaatst.

Een telefonische vergadering beëindigen Als u een telefonische vergadering beëindigt, haalt u zichzelf uit de vergadering en kunnen de twee andere bellers gewoon met elkaar blijven praten. Zolang ze dit doen, blijven ze twee van uw telefoonlijnen gebruiken. Als u een telefonische vergadering wilt beëindigen en de verbinding met beide bellers wilt verbreken, moet u de vergadering splitsen en vervolgens beide gesprekken beëindigen.

Een telefonische vergadering beëindigen met de afbreekknop Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te beëindigen: 1

Klik op het pictogram van een van de gesprekken in het vak Vergadering.

2

Klik in het vak Vergadering op

.

Een telefonische vergadering beëindigen via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te beëindigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op een van de pictogrammen in het vak Vergadering en klik vervolgens op Vergadering afbreken. De vergadering wordt beëindigd.

Een telefonische vergadering beëindigen via het toetsenbord Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te beëindigen: Personal Call Manager Gebruikershandleiding


52


1

Klik op een van de pictogrammen in het vak Vergadering.

2

Druk op Delete op het toetsenbord van uw PC. De vergadering wordt beëindigd.

Opmerking: Als u het toetsenbord gebruikt om een gesprek te beëindigen, moet u op een van de pictogrammen in het vak Vergadering klikken voordat u op Delete drukt. Als u dit niet doet en er een contactpersoon in het adresboek geselecteerd is, wordt die contactpersoon verwijderd. Als u een contactpersoon die u per ongeluk hebt verwijderd wilt terughalen, klikt u op het menu Bewerken en vervolgens op Ongedaan maken.

Een telefonische vergadering beëindigen via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een telefonische vergadering te beëindigen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en wijs vervolgens het pictogram van een van de gesprekken in de vergadering aan.

2

Klik op Vergadering afbreken. De vergadering wordt beëindigd.

Gesprekken beëindigen Een gesprek beëindigen met de afbreekknop Ga als volgt te werk om een gesprek te beëindigen: 1

Klik op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken. Opmerking: Als er maar één gesprek in het vak staat, hoeft u dit gesprek niet te selecteren.

2

Klik in het vak Gesprekken op

.

Een gesprek beëindigen via het hoofdvenster Ga als volgt te werk om een gesprek te beëindigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken en klik vervolgens op Afbreken.

P0936072 01



53

Gesprekken beëindigen via het systeemvak of het menu Gesprekken Ga als volgt te werk om een gesprek te beëindigen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken, wijs het gesprek aan dat u wilt beëindigen en klik op Afbreken.

Gesprekken beëindigen via het toetsenbord Als u een gesprek via het toetsenbord wilt beëindigen, moet het hoofdvenster van Personal Call Manager zichtbaar zijn. Ga als volgt te werk om een gesprek te beëindigen: 1

Klik op het pictogram van het gesprek in het vak Gesprekken.

2

Druk op Delete op het toetsenbord van uw PC. Opmerking: Als u het toetsenbord gebruikt om een gesprek te beëindigen, moet u op een het pictogram in het vak Gesprekken klikken voordat u op Delete drukt. Als u dit niet doet en er een contactpersoon in het adresboek geselecteerd is, wordt die contactpersoon verwijderd. Als u een contactpersoon die u per ongeluk hebt verwijderd wilt terughalen, klikt u op het menu Bewerken en vervolgens op Ongedaan maken.



54


Belfuncties Personal Call Manager beschikt over twee makkelijk te gebruiken algemene belfuncties: Niet storen en Oproep doorschakelen.

Niet storen (NST) Als u NST hebt ingeschakeld, gaat het toestel niet over als er wordt gebeld, maar knippert het lijnindicatielampje wel. In Personal Call Manager wordt bovendien het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u weergegeven en verschijnt er een pictogram voor het gesprek in het vak Gesprekken. U kunt de functie Niet storen (NST) in- en uitschakelen vanuit het menu Gesprekken of via het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak.

NST in- of uitschakelen Ga als volgt te werk om NST in- of uit te schakelen: 1

Klik op het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak of op het menu Gesprekken en vervolgens op NST.

Als NST aan staat: • • •

wordt het pictogram Personal Call Manager in het systeemvak gewijzigd in wordt er een vinkje weergegeven naast het menuonderdeel NST van het menu Gesprekken en van het Personal Call Manager-menu in het systeemvak verschijnt de melding NST op de statusbalk

Oproep doorschakelen Ga als volgt te werk om uw toestel door te schakelen: 1

Klik op het menu Extra en vervolgens op Doorschakelen. Het dialoogvenster Doorschakelen wordt weergegeven.

P0936072 01



2

Typ het telefoonnummer waarnaar u uw toestel wilt doorschakelen.

3

Klik op de knop Doorschakelen.

55

Het nummer waarnaar uw toestel is doorgeschakeld, verschijnt op de “Statusbalk”. Opmerking: Als Snel zoeken is ingeschakeld, vergelijkt Personal Call Manager het telefoonnummer dat u invoert met de contactpersonen die in het adresboek zijn opgeslagen. Alle contactpersonen die overeenkomen met de nummers die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorschakelen.

Opmerking: Als u uw toestel wilt doorschakelen naar een contactpersoon uit het adresboek en u zich alleen de naam van deze persoon herinnert, kunt u deze naam typen.

Opmerking: Als de functie Snel zoeken is ingeschakeld, worden alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorschakelen.

Opmerking: Als Traag zoeken is ingeschakeld, moet u de naam invoeren en vervolgens op de knop Nu zoeken klikken. Alle contactpersonen die overeenkomen met de naam die u invoert, worden onder in het dialoogvenster weergegeven. Klik op de gewenste contactpersoon en klik op de knop Doorschakelen.




56


Opmerking: Doorschakelen naar een extern toestel is niet mogelijk.

Venster Log gesprekken Dit venster bestaat uit twee delen: Log inkomende gesprekken en Log uitgaande gesprekken. In Log inkomende gesprekken worden alle gesprekken weergegeven die uw toestel heeft ontvangen. In Log uitgaande gesprekken worden alle gesprekken weergegeven die vanaf uw toestel zijn gestart. Gesprekken die zijn gestart of ontvangen terwijl Personal Call Manager niet actief was, worden niet weergegeven. In het venster Log gesprekken worden, indien beschikbaar, de naam en het telefoonnummer van elke beller vermeld. Bovendien worden in dit venster datum, duur en tijdstip van het gesprek weergegeven.

Het logbestand van de gesprekken bekijken Ga als volgt te werk om het logbestand van de gesprekken te bekijken: 1

Klik op

.

of 1

Klik op Extra en vervolgens op Venster gesprekslog weergeven.

In het venster worden de inkomende gesprekken of de uitgaande gesprekken weergegeven.

P0936072 01



57

De inkomende gesprekken bekijken Ga als volgt te werk om de inkomende gesprekken te bekijken: 1

Klik op

op de werkbalk.

of 1

Klik op het menu Beeld en vervolgens op Log inkomende gesprekken.

De uitgaande gesprekken bekijken Ga als volgt te werk om de uitgaande gesprekken te bekijken: 1

Klik op

.

of 1

Klik op het menu Beeld en vervolgens op Log uitgaande gesprekken.

Het logbestand van de gesprekken bijwerken Als u een gesprek start of beantwoordt terwijl het logbestand van de gesprekken is geopend, wordt het logbestand niet bijgewerkt. Ga als volgt te werk om het logbestand van de gesprekken bij te werken: 1

Klik op

.

of 1

Klik op het menu Beeld en vervolgens op Vernieuwen.

Het logbestand van de gesprekken sorteren U kunt het logbestand op naam, telefoonnummer, duur of datum en tijd sorteren. • • • •

Klik op Naam als u het logbestand op basis van de namen van de bellers wilt sorteren. Klik op Telefoonnummer als u het logbestand op basis van de telefoonnummers van de bellers wilt sorteren. Klik op Tijdsduur als u het logbestand op basis van de gespreksduur wilt sorteren. Klik op Datum & tijd als u het logbestand op basis van het tijdstip waarop het gesprek werd gestart of ontvangen wilt sorteren.



58


Een gesprek starten vanuit het logbestand van de gesprekken U kunt elk nummer in Log inkomende gesprekken en Log uitgaande gesprekken kiezen. Ga als volgt te werk om een gesprek te starten: 1

Klik op het nummer dat u wilt kiezen.

2

Klik op

.

of 1

Klik op het nummer dat u wilt kiezen.

2

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Opnieuw kiezen. Opmerking: Voordat u een gesprek vanuit het logbestand kunt starten, moet eerst de juiste gespreksbron als de TAPI-lijn worden aangewezen. De TAPI-lijn kan bijvoorbeeld niet een intercomlijn zijn als u een extern telefoonnummer wilt bellen.

Gespreksgegevens afdrukken vanuit het logbestand van de gesprekken U kunt de gespreksgegevens van elk gesprek in het logbestand afdrukken.

Ga als volgt te werk om de gespreksgegevens uit het logbestand af te drukken: 1

Klik op het gesprek dat u wilt afdrukken. Opmerking: U kunt verschillende af te drukken gesprekken selecteren door de Controlof Shift-toets ingedrukt te houden en tegelijkertijd op andere gesprekken te klikken.

2

Klik op

.

of Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Afdrukken.

Gesprekken uit het logbestand verwijderen Ga als volgt te werk als u een gesprek uit het logbestand wilt verwijderen: 1

Selecteer het gesprek dat u wilt verwijderen.

2

Klik op

.

of 1

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Verwijderen.

P0936072 01



59

Het venster Log gesprekken sluiten Ga als volgt te werk om het venster Log gesprekken te sluiten: 1

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Afsluiten.

U kunt het venster ook sluiten door op de knop Venster sluiten in de rechterbovenhoek van het venster te klikken.



60


Adresboek Het adresboek is het onderdeel van Personal Call Manager waarin u de telefoonnummers en adressen opslaat van mensen en bedrijven waarmee u zaken doet. Elke regel in het adresboek is een contactpersoon. Het gaat hierbij gewoonlijk om het telefoonnummer van een persoon of een bedrijf, maar het kan ook om een willekeurig ander nummer gaan dat u wilt volgen of opslaan in Personal Call Manager.

De overzichtsweergaven van het adresboek Wanneer u het adresboek bekijkt, krijgt u links de overzichtsstructuur te zien. Deze structuur geeft aan hoe de mappen zijn georganiseerd. Bovendien kunt u hier de map selecteren die u wilt zien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een overzichtsstructuur.

De contactpersonen worden in twee hoofdgebieden opgeslagen: •

•

Verkort kiezen – contactpersonen die aan deze lijst worden toegevoegd. verschijnen in het menu Gesprekken en in het Personal Call Manager-menu in het systeemvak. U kunt aan deze lijst wel contactpersonen maar geen mappen toevoegen. Mijn contactpersonen – contactpersonen die aan deze lijst worden toegevoegd, verschijnen niet in het menu Gesprekken of in het Personal Call Manager-menu in het systeemvak, maar ze kunnen wel eenvoudig vanuit het adresboek worden gebruikt. U kunt aan deze lijst zowel contactpersonen als mappen toevoegen.

U kunt mappen toevoegen on de organisatie van de contactpersonen te vereenvoudigen. Als u de contactpersonen die overeenkomsten hebben in kleinere groepjes bij elkaar zet, kunt u ze makkelijker op het scherm bekijken en zijn ze eenvoudiger te vinden en te gebruiken.

P0936072 01



61

U kunt deze mappen bekijken door op specifieke delen van de overzichtsweergave te klikken. Door op een vakje met een “+” te klikken, wordt de map uitgeklapt en de inhoud ervan weergegeven. Door op een vakje met een “-” te klikken, wordt de map ingeklapt en de inhoud ervan verborgen. Dubbelklik op een map om deze te openen of te sluiten. Als een map geopend is, wordt de inhoud van deze map in de lijstweergave van het adresboek weergegeven.

De lijstweergaven van het adresboek Aan de rechterkant van het scherm ziet u de lijstweergave van het adresboek. Hier worden de contactpersonen en de mappen weergegeven die zijn opgeslagen in de map die u in de overzichtsweergave hebt geselecteerd. De lijstweergave van het adresboek kan in vier verschillende vormen worden bekeken: grote pictogrammen, kleine pictogrammen, lijst en details.

Het adresboek met grote pictogrammen weergeven Als u grote pictogrammen selecteert, wordt elke contactpersoon weergegeven met de achternaam van de contactpersoon onder het pictogram. Ga als volgt te werk om het adresboek met grote pictogrammen te bekijken: •

Klik op

.

of •

Klik op Beeld en vervolgens op Grote pictogrammen.

Het adresboek met kleine pictogrammen weergeven Als u kleine pictogrammen selecteert, worden de contactpersonen horizontaal weergegeven met de achternaam van elke contactpersoon rechts van het pictogram. Ga als volgt te werk om het adresboek met kleine pictogrammen te bekijken: •

Klik op

.

of •

Klik op Beeld en vervolgens op Kleine pictogrammen.

Het adresboek in lijstvorm weergeven Als u lijstweergave selecteert, worden de contactpersonen verticaal weergegeven met de achternaam van elke contactpersoon rechts van het pictogram. Ga als volgt te werk om het adresboek in lijstvorm te bekijken: •

Klik op

.

of •

Klik op het menu Beeld en vervolgens op Lijst. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


62


Het adresboek met details weergeven Als u detailweergave selecteert, worden van elke contactpersoon de achternaam, de voornaam, de telefoonnummers, het e-mailadres en de e-mailsoort weergegeven. Ga als volgt te werk om het adresboek met details te bekijken: •

Klik op

.

of •

Klik op het menu Beeld en vervolgens op Details.

Contactpersonen Een contactpersoon is ieder lemma in het adresboek. Een contact kan een persoon, een bedrijf of elk nummer of adres zijn dat u wilt opslaan in Personal Call Manager.

Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen Contactpersonen worden toegevoegd in het dialoogvenster Adreseigenschappen.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de werkbalk toe te voegen: 1

Klik op . Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

2

Voer de adresgegevens van de contactpersoon in. Zie “Dialoogvenster Adreseigenschappen” op pagina 63 voor een beschrijving van de adresvelden.

3

Klik op OK. Opmerking: Als er al een contactpersoon met dezelfde naam in het adresboek voorkomt, wordt u gevraagd of u een duplicaat van de contactpersoon wilt maken. Als u dat wilt doen, kunt u het best de kopieermethode toepassen die in “Contactpersonen kopiëren” op pagina 74 wordt beschreven.

De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon toe te voegen: 1

Klik met de rechtermuisknop in een leeg gedeelte van de lijstweergave van het adresboek.

2

Wijs Nieuw aan en klik op Contactpersoon. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

P0936072 01



3


4

Klik op OK.

63

Opmerking: Als er al een contactpersoon met dezelfde naam in het adresboek voorkomt, wordt u gevraagd of u een duplicaat van de contactpersoon wilt maken. Als u dat wilt doen, kunt u het best de kopieermethode toepassen die in “Contactpersonen kopiëren” op pagina 74 wordt beschreven. De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk toe te voegen: 1

Klik op het menu Bestand, wijs Nieuw aan en klik op Contactpersoon. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

2


3

Klik op OK. Opmerking: Als er al een contactpersoon met dezelfde naam in het adresboek voorkomt, wordt u gevraagd of u een duplicaat van de contactpersoon wilt maken. Als u dat wilt doen, kunt u het best de kopieermethode toepassen die in “Contactpersonen kopiëren” op pagina 74 wordt beschreven.

De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven.

Dialoogvenster Adreseigenschappen Het dialoogvenster Adreseigenschappen heeft vier tabs. U kunt de tabs gebruiken om verschillende soorten gegevens over de contactpersoon in te voeren. • • • •

Werk - op dit tabblad kunt u de naam, het adres en het telefoonnummer van de contactpersoon invoeren. E-mailadres - op dit tabblad kunt u het e-mailadres en de e-mailsoort toevoegen. Instellingen - op dit tabblad kunt u een standaardtelefoonnummer invoeren. Opmerkingen - op dit tabblad kunt u alle overige gegevens van de contactpersoon invoeren.



64


Werk Op dit tabblad kunt u de naam, het adres en het telefoonnummer van de contactpersoon invoeren.

Om te beginnen voert u de naam van de contactpersoon in. Deze naam bestaat uit een voornaam en een achternaam. Deze moeten beide worden ingevoerd voordat de contactpersoon aan het adresboek kan worden toegevoegd. De achternaam fungeert als label voor de contactpersoon in het adresboek. De voornaam wordt in het vak Gesprekken als label gebruikt wanneer u met de contactpersoon een gesprek voert. Als u een contactpersoon zoekt, kunt u zowel op de voornaam als op de achternaam zoeken. Zodra u de naam hebt ingevoerd, kunt u het adres van de contactpersoon opgeven. Het adres bestaat uit vijf vakken: Adres, Plaats, Provincie, Postcode en Land. Zodra u het adres hebt opgegeven, kunt u de functie, het bedrijf, de afdelilng, het kantoor en de assistent van de contactpersoon invoeren. Ten slotte voert u de telefoonnummers van de contactpersoon in. Het vak Telefoonnummer heeft een lijstvak waarmee u vier verschillende telefoonnummers kunt invoeren. U kunt telefoonnummers van het type Werk, Privé, Mobiel en Fax voor de contactpersoon opgeven. De nummers Werk, Privé en Mobiel kunnen vanuit het systeemvak of via het hoofdvenster van Personal Call Manager worden gekozen.

P0936072 01



65

E-mailadres Het tabblad E-mailadres bestaat uit twee vakken: E-mailadres en E-mailtype.

E-mailadres geeft aan waar de contactpersoon zijn of haar e-mailaccount heeft. E-mailtype geeft aan welke soort e-mailservice de contactpersoon gebruikt.



66


Instellingen Gebruik het tabblad Instellingen om aan te geven welk telefoonnummer standaard voor de contactpersoon moet worden gekozen, welke foto moet worden weergegeven en welke gesproken aankondiging u wilt horen wanneer deze contactpersoon u belt.

Bovendien kunt u voor het te kiezen standaardtelefoonnummer aangeven of het om Werk, Privé of Mobiel gaat. De instellingen die u opgeeft, definiëren het telefoonnummer dat alleen voor deze contactpersoon automatisch wordt gekozen. De standaardwaarden die u voor deze contactpersoon kiest, hebben geen gevolgen voor andere contactpersonen. Wanneer u een gesprek start, kunt u besluiten deze instellingen te negeren door een ander telefoonnummer te selecteren dat voor de contactpersoon in het adresboek is gedefinieerd.

U kunt aangeven dat u telkens wanneer u een gesprek van deze contactpersoon ontvangt een gesproken bericht wilt laten afspelen. Met dit bericht kunt u vaststellen wie er belt zonder dat u naar het computerscherm of de display van de telefoon hoeft te kijken.

P0936072 01



67

Ga als volgt te werk om een gesproken bericht voor deze contactpersoon toe te voegen of te wijzigen: 1

Neem het gesproken bericht op dat u wilt laten afspelen wanneer de contactpersoon belt en sla het op als .WAV-bestand. Als naam van het gesproken bericht wordt gewoonlijk de naam van de contactpersoon gekozen, maar u kunt hier elk .WAV-bestand voor gebruiken. Opmerking: U kunt het gesproken bericht opnemen met de Geluidsrecorder van Windows 95 of met een andere geluidsbewerkingstoepassing.

2

Klik op

3

Ga naar de map waarin het gesproken bericht is opgeslagen.

4

Dubbelklik op het gesproken bericht dat u wilt gebruiken.

naast het veld Pad voor gesproken berichten.

Als u een gesproken bericht niet langer voor een contactpersoon wilt gebruiken, kunt u het verwijderen. Ga als volgt te werk om een gesproken bericht te verwijderen: 1

Klik op naast het veld Pad voor gesproken berichten. Het gesproken bericht wordt niet meer voor deze contactpersoon afgespeeld. Opmerking: Het .WAV-bestand dat u voor de contactpersoon verwijdert, verdwijnt niet van de harde schijf van uw computer en kan later opnieuw worden gebruikt.

U kunt een bitmapafbeelding selecteren die in het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u wordt weergegeven wanneer u een gesprek van deze contactpersoon ontvangt. U wordt er door de afbeelding visueel aan herinnerd wie de beller is. Hiervoor wordt gewoonlijk een foto van de contactpersoon gebruikt, maar u kunt elke gewenste afbeelding gebruiken die u aan de contactpersoon doet denken. Opmerking: U moet een 16-bits of 256-bits kleuren bitmapbestand (*.bmp) als afbeelding voor de contactpersoon gebruiken. Ga als volgt te werk om het bitmapbestand te wijzigen: 1

Maak of zoek de afbeelding die u wilt zien wanneer de contactpersoon belt. U kunt de afbeelding met elke grafische toepassing maken die het bestand in BMP-indeling kan opslaan.

2

Klik op

3

Ga naar de map waarin het afbeeldingsbestand is opgeslagen.

4

Dubbelklik op de afbeelding die u wilt gebruiken.

naast het veld Pad voor afbeeldingsbestanden.



68


Als u een afbeelding niet meer door Personal Call Manager wilt laten weergeven wanneer deze contactpersoon belt, kunt u het bestand voor de contactpersoon verwijderen. Ga als volgt te werk om het afbeeldingsbestand te verwijderen: 1

Klik op naast het veld Pad voor afbeeldingsbestanden. Het afbeeldingsbestand wordt niet meer voor deze contactpersoon weergegeven. Opmerking: Het .BMP-bestand dat u voor de contactpersoon verwijdert, verdwijnt niet van de harde schijf van uw computer en kan later opnieuw worden gebruikt.

Opmerkingen Gebruik het tabblad Opmerkingen om diverse gegevens voor een contactpersoon vast te leggen. U kunt belangrijke datums, recente orders, afspraaklocaties en andere gegevens invoeren die u bij de hand wilt hebben wanneer u de contactpersoon belt.

Een beller aan het adresboek toevoegen Wanneer u een gesprek ontvangt, kunt u de beller aan het adresboek toevoegen. U moet het hoofdvenster van Personal Call Manager openen voordat u een beller toevoegt.

P0936072 01



69

Ga als volgt te werk om een beller toe te voegen: 1

Klik op het pictogram van de beller in het vak Gesprekken.

2

Klik op . Er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt gevraagd of u een nieuwe contactpersoon wilt maken.

3

Klik op de knop Ja. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

4


5

Klik op OK. De contactpersoon wordt aan de map toegevoegd die in de lijstweergave van het adresboek wordt weergegeven. Opmerking: Als u op een nummerweergaveservice geabonneerd bent, worden het telefoonnummer en de naam, indien beschikbaar, automatisch in het dialoogvenster weergegeven.

Een contactpersoon in het adresboek zoeken Het adresboek beschikt over een zoekfunctie waarmee u contactpersonen kunt zoeken. U kunt een contactpersoon zoeken op basis van de naam of het telefoonnummer. U kunt de zoekfunctie op twee verschillende manieren gebruiken: Snel zoeken en Traag zoeken. Als u traag zoekt, voert u de tekens in die u wilt zoeken en klikt u op de knop Nu zoeken. Personal Call Manager probeert de contactpersoon vervolgens in het adresboek te vinden. Als u snel zoekt, begint Personal Call Manager te zoeken zodra u een teken typt. Zie “De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen” op pagina 89 voor informatie over de manier waarop u de zoekmodus kunt wijzigen.



70


Traag zoeken Ga als volgt te werk om een contactpersoon te zoeken: 1

Klik op het menu Extra en vervolgens op Persoon zoeken. of Klik op

.

Het dialoogvenster Zoeken wordt weergegeven.

2

Typ de naam of het telefoonnummer van de contactpersoon die u wilt zoeken.

3

Klik op de knop Nu zoeken. In het dialoogvenster Zoeken wordt een lijst weergegeven met de contactpersonen die de invoerde naam of het ingevoerde telefoonnummer hebben.

4

Klik op de achternaam van de gewenste contactpersoon.

5

Klik op OK. De map met de desbetreffende contactpersoon wordt geopend en de contactpersoon wordt geselecteerd.

P0936072 01



71

Snel zoeken Ga als volgt te werk om een contactpersoon te zoeken: 1

Klik op het menu Extra en vervolgens op Persoon zoeken. of Klik op

.

Het dialoogvenster Zoeken wordt weergegeven.

2

Voer het eerste teken in van de naam of het telefoonnummer van de contactpersoon die u wilt zoeken. Personal Call Manager vergelijkt de letter die of het cijfer dat u invoert met de contactpersonen in het adresboek. Alle contactpersonen die beginnen met het teken dat u hebt ingevoerd, worden weergegeven onder in het dialoogvenster Zoeken. Als verschillende contactpersonen met dit teken beginnen, voert u het volgende teken van de naam of het telefoonnummer in. Personal Call Manager geeft vervolgens alleen de contactpersonen weer die met beide tekens beginnen.

3

Blijf tekens invoeren totdat u de gewenste contactpersoon in het dialoogvenster Zoeken hebt gevonden.

4

Klik op de achternaam van de gewenste contactpersoon.

5

Klik op OK. De map met de desbetreffende contactpersoon wordt geopend en de contactpersoon wordt geselecteerd.



72


Namen of nummers invoeren Als u slechts een deel van de naam of het telefoonnummer van de gezochte contactpersoon kent, kunt u de letters of cijfers typen die u kent. De zoekfunctie vindt vervolgens de contactpersonen die voldoen aan de gegevens die u invoert. Als het begin van de naam of het nummer bekend is, typt u dit gedeelte en klikt u op de knop Nu zoeken. Personal Call Manager vindt vervolgens alle contactpersonen van wie de naam of het nummer met de ingevoerde letters of cijfers begint. Als u zich wel de voornaam, maar niet de achternaam van de contactpersoon herinnert, typt u een komma gevolgd door de voornaam van de persoon. Als u bijvoorbeeld een contactpersoon zoekt die Tom heet, typt u “,Tom”. Alle contactpersonen die Tom als voornaam hebben, worden vervolgens gezocht. Als een ander gedeelte dan het begin van een naam of nummer bekend is, kunt u "jokertekens" aan het begin gebruiken. U kunt van twee jokertekens gebruikmaken: ?

Voer een vraagteken in om één teken te vervangen.

*

Voer een asterisk in om meerdere tekens te vervangen.

Stel bijvoorbeeld dat het adresboek de volgende namen bevat: Klaveren • • • • •

Jansen

Maurik

Spadon

Schwartz

Stensen

Walenkamp

Als u “S” invoert, vindt het programma Spadon, Schwartz en Stensen. Als u “Ste” invoert, vindt het programma alleen Stensen. Als u “?a” invoert, vindt het programma Jansen en Walenkamp. Als u “??a” invoert, vindt het programma Klaveren en Spadon. Als u “*a” invoert, vindt het programma Klaveren, Jansen, Schwartz en Walenkamp. Opmerking: U kunt ook een komma (,) als speciaal teken invoeren. Hiermee voegt u een pauze toe tussen de gekozen cijfers.

P0936072 01



73

De eigenschappen van een contactpersoon bewerken U kunt de gegevens van een contactpersoon wijzigen wanneer dit nodig is. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een contactpersoon verhuist of een ander telefoonnummer krijgt. Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een contactpersoon met de rechtermuisknop te wijzigen: 1

Zoek de contactpersoon in het adresboek. U kunt dit handmatig doen of met behulp van de zoekfunctie van Personal Call Manager.

2

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon en klik vervolgens op Eigenschappen. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

3

Klik op het tabblad met de gegevens die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan.

“Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 62 beschrijft de gegevens die kunnen worden ingevoerd. Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een contactpersoon via de werkbalk te wijzigen: 1


2

Klik op de contactpersoon.

3

Klik op . Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

4

Ga naar het tabblad met de gegevens die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan.



74


“Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 62 beschrijft de gegevens die kunnen worden ingevoerd. Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een contactpersoon via de menubalk te wijzigen: 1


2

Klik op de contactpersoon.

3

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Eigenschappen. Het dialoogvenster Adreseigenschappen wordt weergegeven.

4

Klik op het tabblad met de gegevens die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan.

“Een nieuwe contactpersoon aan het adresboek toevoegen” op pagina 62 beschrijft de gegevens die kunnen worden ingevoerd.

Het adresboek organiseren Terwijl u contactpersonen aan het adresboek toevoegt, kunt u deze het best in logische groepen onderverdelen. U kunt de ingevoerde contactpersonen dan makkelijker vinden. Groepeer de contactpersonen door mappen aan het adresboek toe te voegen en de contactpersonen naar deze mappen te verplaatsen. Een eenvoudige onderverdeling zou bijvoorbeeld uit een map Persoonlijk en een map Zakelijk kunnen bestaan. Alle zakelijke contactpersonen worden vervolgens opgeslagen in de map Zakelijk en alle privé-contactpersonen in de map Privé. Zie “Nieuwe mappen in het adresboek maken” op pagina 80 voor meer informatie.

Contactpersonen kopiëren Wanneer u een contactpersoon kopieert, maakt u op basis van de oorspronkelijke contactpersoon een nieuwe contactpersoon in het adresboek. U kunt in Personal Call Manager op twee manieren contactpersonen kopiëren: gekoppeld of via een sjabloon. Als u gekoppeld kopieert, worden alle gegevens van de contactpersoon gekopieerd. Als u via een sjabloon kopieert, worden alle gegevens van de contactpersoon behalve de naam gekopieerd. In beide gevallen blijft de oorspronkelijke contactpersoon in de oorspronkelijke map staan.

P0936072 01



75

Besluiten welke kopieermethode u moet gebruiken Kies een kopieermethode afhankelijk van wat u wilt doen. Zie de onderstaande tabel voor de te kiezen kopieermethode. Tabel 2

Kopieermethoden Gekoppeld kopiëren

De nieuwe contactpersoon bevat dezelfde Gekopieerde gegevens als de oorspronkelijke contactpersoon. gegevens

Kopiëren via een sjabloon De nieuwe contactpersoon heeft een andere naam dan de oorspronkelijke contactpersoon. De overige contactgegevens zijn gelijk.

Wijzigingen worden gekoppeld

Ja. Als u een van de eigenschappen van de contactpersoon wijzigt, werkt Personal Call Manager automatisch de oorspronkelijke contactpersoon en alle kopieën van deze contactpersoon bij.

Nee. Wanneer u een eigenschap van de contactpersoon wijzigt, worden de andere kopieën niet gewijzigd.

Doel

Gebruik een gekoppelde kopie als u identieke kopieën wenst van één contactpersoon in verschillende mappen. Hierdoor kunt u contactpersoon makkelijker terugvinden en organiseren.

Kopieer via een sjabloon als u een nieuwe contactpersoon wilt maken die vergelijkbaar is met, maar niet identiek is aan een bestaande contactpersoon.

Voorbeeld

U kent iemand die zowel verkoper is bij uw bedrijf als lid van uw honkbalteam. U zet de oorspronkelijke contactpersoon in de map Zakelijk en maakt een gekoppelde kopie van de contactpersoon in de map Privé. U kunt de gegevens van deze persoon vervolgens vinden door te zoeken naar verkopers of honkballers. Als het telefoonnummer van deze persoon verandert en u een van de twee kopieën wijzigt, worden beide kopieën bijgewerkt.

Een nieuwe persoon wordt werknemer bij een bedrijf waarvoor u al een contactpersoon hebt. Het adres en het telefoonnummer van deze nieuwe contactpersoon zijn gelijk aan die van de bestaande contactpersoon, maar de naam is anders. Om voor deze nieuwe persoon een contactpersoon te maken, maakt u een kopie van de bestaande contactpersoon en wijzigt u de naam.

Zie “Een contactpersoon kopiëren via een gekoppelde kopie” op pagina 75 voor informatie over de manier waarop een contactpersoon gekoppeld kan worden gekopieerd. Zie “Een contactpersoon kopiëren via een sjabloon” op pagina 76 voor informatie over de manier waarop een contactpersoon via een sjabloon kan worden gekopieerd.

Een contactpersoon kopiëren via een gekoppelde kopie Kopieer een contactpersoon op deze manier als u uw kopie aan de oorspronkelijke contactpersoon wilt koppelen. Zie “Besluiten welke kopieermethode u moet gebruiken” op pagina 75 voor informatie over de twee manieren waarop een contactpersoon kan worden gekopieerd. Als u een contactpersoon met slepen en neerzetten wilt kopiëren, moet deze contactpersoon zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de persoon kopieert zichtbaar zijn in de overzichtsweergave. Ga als volgt te werk om een contactpersoon te kopiëren: 1

Houd Control op het toetsenbord van uw PC ingedrukt.

2

Sleep de contactpersoon die u wilt kopiëren naar de nieuwe map. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


76


Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de werkbalk te kopiëren: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt kopiëren.

2

Klik op

3

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt kopiëren. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

4

Klik op . De contactpersoon wordt naar de nieuwe map gekopieerd.

.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te kopiëren: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Kopiëren.

2


3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in deze map en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map gekopieerd.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te kopiëren: 1


2

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Kopiëren.

3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map gekopieerd.

Een contactpersoon kopiëren via een sjabloon Gebruik deze methode als u op basis van een bestaande contactpersoon een nieuwe contactpersoon wilt maken. Alle contactgegevens behalve de naam worden naar de nieuwe contactpersoon gekopieerd. U kunt zo snel contactpersonen toevoegen die vergelijkbaar zijn met bestaande contactpersonen. Zie “Besluiten welke kopieermethode u moet gebruiken” op pagina 75 voor informatie over de twee manieren waarop een contactpersoon kan worden gekopieerd. Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te kopiëren: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Kopiëren.

2


3

Klik met de rechtermuisknop op een van de contactpersonen in de map. De plakprocedure heeft geen gevolgen voor de contactpersoon waarop u klikt.

4

Klik op Plakken speciaal. U wordt gevraagd een naam in te voeren.

5

Typ de naam van de contactpersoon en klik op OK.

Zodra u de contactpersoon naar de map hebt gekopieerd, kunt u de eigenschappen openen en eventueel wijzigen. P0936072 01



77

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te kopiëren: 1


2


3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken speciaal. U wordt gevraagd een naam in te voeren.

5

Typ de naam van de contactpersoon en klik op OK.

Zodra u de contactpersoon naar de map hebt gekopieerd, kunt u de eigenschappen openen en eventueel wijzigen.

Contactpersonen verplaatsen Contactpersonen kunnen van de ene map naar de andere worden verplaatst om de structuur van het adresboek te verbeteren. Als u een contactpersoon verplaatst, blifjt er geen exemplaar behouden in de oorspronkelijke map. Als u een contactpersoon met slepen en neerzetten wilt verplaatsen, moet deze contactpersoon zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de persoon verplaatst zichtbaar zijn in de overzichtsweergave. Ga als volgt te werk om een contactpersoon te verplaatsen: 1

Sleep de contactpersoon die u wilt kopiëren naar de nieuwe map.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de werkbalk te verplaatsen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verplaatsen.

2

Klik op . Het pictogram voor de contactpersoon wordt grijs weergegeven.

3

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

4

Klik op . De contactpersoon wordt naar de nieuwe map verplaatst.

Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te verplaatsen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Knippen. Het pictogram voor de contactpersoon wordt grijs weergegeven.

2

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in deze map en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map verplaatst.



78


Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te verplaatsen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verplaatsen.

2

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Knippen. Het pictogram voor de contactpersoon wordt grijs weergegeven.

3

Open de map waarnaar u de contactpersoon wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in de lijstweergave.

4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken. De contactpersoon wordt naar de nieuwe map verplaatst. Opmerking: Nadat u de opdracht Knippen hebt gebruikt (hetgeen wordt aangegeven doordat het pictogram van de contactpersoon grijs wordt weergegeven), moet u eerst de opdracht Plakken gebruiken om de contactpersoon te verplaatsen voordat u de opdracht Knippen of Kopiëren opnieuw gebruikt. Als u de opdracht Knippen of Kopiëren gebruikt voordat u de contactpersoon plakt, blijft de contactpersoon in de oorspronkelijke map staan en wordt er niets verplaatst.

Contactpersonen verwijderen Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een contactpersoon te verwijderen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen.

Ga als volgt te werk om een contactpersoon via de menubalk te verwijderen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verwijderen.

2


Ga als volgt te werk om een contactpersoon via het toetensbord te verwijderen: 1

Klik op de contactpersoon die u wilt verwijderen.

2

Druk op de toets Delete.

Contactpersonen afdrukken U kunt de gegevens van de contactpersonen in het adresboek op twee manieren afdrukken: in lijstvorm of met details.

Een lijst met contactpersonen afdrukken Als u een lijst afdrukt, worden de naam, het bedrijf en de telefoonnummers van de contactpersonen volgens het adresboek afgedrukt. U kunt deze gegevens voor een of meer contactpersonen afdrukken. Opmerking: U moet de pagina-instelling voor deze afdrukmethode wel op Liggend instellen. P0936072 01



79

Ga als volgt te werk om een lijst met contactpersonen af te drukken: 1

Klik op de gewenste contactpersonen. Opmerking: Met behulp van de toetsen Control en Shift kunt u meer dan een contactpersoon selecteren.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Lijst contactpersonen afdrukken. of Klik op

3

.

Klik op OK.

Ga als volgt te werk om een lijst af te drukken met alle contactpersonen van een map: 1

Klik op de map(pen) met de contactpersonen die u wilt afdrukken. Opmerking: Met behulp van de toetsen Control en Shift kunt u meer dan een map selecteren.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Lijst contactpersonen afdrukken. of Klik op

3

.

Klik op OK.

Contactpersonen met details afdrukken Als u de details afdrukt, worden alle gegevens uit het adresboek voor de geselecteerde contactpersoon afgedrukt. U kunt deze gegevens voor een of meer contactpersonen afdrukken. Ga als volgt te werk om contactpersonen met details af te drukken: 1

Klik op de contactpersoon of contactpersonen die u wilt afdrukken. Opmerking: Met behulp van de toetsen Control en Shift kunt u meer dan een contactpersoon selecteren.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Details contactpersonen afdrukken.



80


Mappen Mappen kunnen uitsluitend worden toegevoegd aan Mijn contactpersonen en aan de mappen in deze sectie. U kunt geen mappen toevoegen aan de sectie Verkort kiezen. Zie “Verkort kiezen” op pagina 86 voor meer informatie.

Nieuwe mappen in het adresboek maken Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een nieuwe map te maken: 1

Klik op een map in de overzichtsweergave van het adresboek. De inhoud van de geselecteerde map verschijnt in de lijstweergave. De nieuwe map wordt aan deze map toegevoegd.

2

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in de lijstweergave.

3

Wijs Nieuw aan en klik op Map. Het dialoogvenster Nieuwe map maken wordt weergegeven.

4

Typ de naam van de nieuwe map en klik op OK. De nieuwe map wordt aan de geselecteerde map toegevoegd. De naam die u de nieuwe map geeft, mag nog niet in de geselecteerde map voorkomen.

Ga als volgt te werk om via de werkbalk een nieuwe map te maken: 1


2

Klik op . Het dialoogvenster Nieuwe map maken wordt weergegeven.

3


Ga als volgt te werk om via de menubalk een nieuwe map te maken: 1


2

Klik op het menu Bestand, wijs Nieuw aan en klik op Map. Het dialoogvenster Nieuwe map maken wordt weergegeven.

3


P0936072 01



81

Mappen kopiëren Wanneer u een map kopieert, worden de map en alle contactpersonen en mappen in de map naar de nieuwe map gekopieerd. Als u een map met slepen en neerzetten wilt kopiëren, moet deze map zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de map verplaatst zichtbaar zijn in de overzichtsweergave. Ga als volgt te werk om een map te kopiëren: 1

Houd Control op het toetsenbord van uw PC ingedrukt.

2

Sleep de map die u wilt kopiëren naar de map waarnaar u deze wilt kopiëren.

U kunt deze actie pas uitvoeren als de map in de lijstweergave staat. Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een map te kopiëren: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt kopiëren en klik op Kopiëren.

2

Open de map waarnaar u de map wilt kopiëren. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in het vak Lijstweergave en klik vervolgens op Plakken.

Ga als volgt te werk om een map via de werkbalk te kopiëren: 1

Klik op de map die u wilt kopiëren.

2

Klik op

3


4

Klik op

.

.

Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te kopiëren: 1

Klik op de map die u wilt kopiëren.

2


3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken.



82


Mappen verplaatsen Mappen kunnen van de ene bovenliggende map naar de andere worden verplaatst. Als u een map verplaatst, verplaatst u ook alle contactpersonen en mappen in deze map. Als u een map met slepen en neerzetten wilt verplaatsen, moet deze map zichtbaar zijn in de lijstweergave en moet de map waarnaar u de map verplaatst zichtbaar zijn in de overzichtsweergave. Ga als volgt te werk om een map te verplaatsen: 1

Sleep de geselecteerde map naar de map waarnaar u deze wilt verplaatsen.

Ga als volgt te werk om een map via de werkbalk te verplaatsen: 1

Klik op de map die u wilt verplaatsen.

2

Klik op

3

Open de map waarnaar u de map wilt verplaatsen. De inhoud van de map verschijnt in lijstweergave.

4

Klik op

.

.

U kunt deze actie pas uitvoeren als de map in de lijstweergave staat. Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een map te verplaatsen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt verplaatsen en klik vervolgens op Knippen.

2


3

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte in deze map en klik vervolgens op Plakken.

Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te verplaatsen: 1

Klik op de map die u wilt verplaatsen.

2

Klik op het menu Bewerken en vervolgens op Knippen.

3


4

Klik op het menu Bewerken en klik vervolgens op Plakken.

P0936072 01



83

Mappen hernoemen Ga als volgt te werk om de naam van een map met de rechtermuisknop te wijzigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt hernoemen en klik vervolgens op Eigenschappen. Het dialoogvenster Mapeigenschap wordt weergegeven.

2

Typ de nieuwe naam van de map en klik vervolgens op OK.

Ga als volgt te werk om een map via de werkbalk te hernoemen: 1

Klik op de map die u wilt hernoemen.

2

Klik op . Het dialoogvenster Mapeigenschap wordt weergegeven.

3


Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te hernoemen: 1

Klik op de map die u wilt hernoemen.

2

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Eigenschappen. Het dialoogvenster Mapeigenschap wordt weergegeven.

3


Mappen verwijderen Als u een map verwijdert, worden de map en alle onderliggende contactpersonen en mappen verwijderd. Ga als volgt te werk om met behulp van de rechtermuisknop een map te verwijderen: 1

Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen.

2

Klik op OK om de verwijdering van de map en de inhoud ervan te bevestigen.

Ga als volgt te werk om een map via de menubalk te verwijderen: 1

Klik op de map die u wilt verwijderen.

2


3

Klik op OK om de verwijdering van de map en de inhoud ervan te bevestigen. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


84


Contactpersonen importeren Als u in een andere toepassing een lijst met contactpersonen hebt, kunt u deze lijst als tekstbestand opslaan en in Personal Call Manager importeren. Ga als volgt te werk om adressen te importeren: 1

Open de toepassing met de bestaande lijst en sla deze lijst op als een tekstbestand met komma's als scheidingstekens. Noteer de volgorde van de gegevensvelden in het bestaande tekstbestand. Opmerking: Zie de documentatie van de toepassing voor informatie over de manier waarop u een lijst met contactpersonen als tekstbestand met komma's kunt opslaan.

2

Open het hoofdvenster van Personal Call Manager.

3

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Adres importeren. Het dialoogvenster Adres uit tekstbestand importeren wordt weergegeven.

4

Klik op om het bestand te selecteren dat u wilt importeren. Het dialoogvenster Openen wordt weergegeven.

5

Ga naar de map met het bestand dat u wilt importeren.

6

Dubbelklik op het bestand dat u wilt importeren. Het dialoogvenster Adres uit tekstbestand importeren wordt weergegeven met een pad en een bestandsnaam in het veld Brontekstbestand.

P0936072 01



85

7

Klik op het lijstvak van een van de gegevensvelden (bijvoorbeeld Achternaam) en klik vervolgens op de tekst die overeenkomt met dat gegevensveld (bijvoorbeeld de achternaam van de contactpersoon).

8

Herhaal stap 7 voor alle gegevensvelden. Kies Geen als de gegevens voor het veld niet in het te importeren bestand voorkomen.

9

Klik op de knop Importeren.

De contactpersonen uit het tekstbestand worden aan het adresboek toegevoegd. U kunt de nieuwe contactpersonen vervolgens naar hun mappen verplaatsen.

Contactpersonen exporteren U kunt alle contactpersonen van het adresboek in een tekstbestand met komma's als scheidingstekens opslaan. U kunt dit bestand gebruiken in andere applicaties. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u uw contactpersonen aan de database van een klant wilt toevoegen of contactpersonen wilt gebruiken om een mailing samen te stellen. Ga als volgt te werk om contactpersonen te exporteren: 1

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Adres exporteren. Het dialoogvenster Adres naar tekstbestand exporteren wordt weergegeven.

2

Klik op om de naam van het tekstbestand in te voeren. Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven.

3

Ga naar de map waarin u het tekstbestand wilt opslaan. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


86


4

Typ de bestandsnaam in het vak Bestandsnaam.

5

Klik op de knop Opslaan. Het dialoogvenster Adres naar tekstbestand exporteren wordt weergegeven met een pad en een bestandsnaam in het veld Doeltekstbestand.

6

Selecteer in het lijstvak Veld 1 de gegevens die moeten worden weergegeven in het eerste veld van het tekstbestand (bijvoorbeeld Achternaam). Herhaal stap 6 totdat alle velden de gewenste gegevens weergeven. Klik op Geen voor de velden die niet hoeven te worden ingevuld. Opmerking: In elk vak kan maar één soort gegevens komen te staan.

7

Klik op de knop Exporteren.

Alle contactpersonen van het adresboek worden opgeslagen in een tekstbestand met komma's als scheidingstekens.

Verkort kiezen Het adresboek bestaat uit twee hoofdonderdelen: Mijn contacten en Verkort kiezen. In de sectie Mijn Contacten worden uw contactpersonen opgeslagen. Onder Verkort kiezen worden de contactpersonen opgeslagen die u vaak gebruikt of waar u snel bij moet kunnen. De contactpersonen die u aan Verkort kiezen toevoegt, komen automatisch in het menu Verkort kiezen te staan. U kunt het menu Verkort kiezen openen vanuit het menu Gesprekken of vanuit het Personal Call Manager-menu in het systeemvak.

Verkorte kiesnummers toevoegen Als u een verkort kiesnummer wilt toevoegen, moet u in het adresboek een contactpersoon aan Verkort kiezen toevoegen. Alle eerder beschreven methoden om contactpersonen toe te voegen, kunt u ook gebruiken om verkorte kiesnummers toe te voegen.

Informatie over Personal Call Manager weergeven In het venster InfoPersonal Call Manager wordt het versienummer van de Personal Call Manager-software die u gebruikt weergegeven. U kunt als volgt naar het venster Info van Personal Call Manager gaan: 1

Klik op het menu Help en klik vervolgens op InfoPCM. of

1

Klik op

P0936072 01

.



87

Synchronisatie met de telefoon Algemene gespreksbeheertaken kunnen zowel op de telefoon als in Personal Call Manager plaatsvinden. Als u bijvoorbeeld een gesprek wilt beëindigen, kunt u op de afbreektoets van de telefoon (Rls) drukken of op Afbreken in Personal Call Manager klikken. Alles wat u programmeert om uw telefoon aan te passen, wordt niet gesynchroniseerd. De persoonlijke snelkiestoetsen die op de telefoon worden geprogrammeerd, worden bijvoorbeeld niet automatisch naar Personal Call Manager gekopieerd.

Help openen Contextgevoelige Help openen U kunt contextgevoelige help openen door op de toets F1 te drukken. U krijgt vervolgens informatie over het (dialoog)venster of het menuonderdeel dat op dat moment actief is.

Het venster Help-onderwerpen openen U kunt Help openen via de menubalk. Ga als volgt te werk om het hoofdvenster van Help te openen: 1

Klik op het menu Help en klik vervolgens op Help-onderwerpen.

Het hoofdvenster van Help geeft toegang tot alle Help-informatie. Gebruik het tabblad Inhoud om de Help-onderwerpen te bekijken. Dubbelklik op het onderwerp dat u wilt bekijken. Als u naar het tabblad Index gaat, krijgt u een alfabetisch geordende lijst met onderwerpen te zien. Deze onderwerpen in deze lijst zijn gedetailleerder dan de onderwerpen van het tabblad Inhoud. Dubbelklik op een onderwerp dat u wilt bekijken. Gebruik het tabblad Zoeken om een woord of onderwerp in te voeren waarover u informatie nodig hebt. De zoekfunctie doorzoekt de help en geeft alle informatie weer die over het opgegeven woord of onderwerp is gevonden.

De tip van de dag bekijken Het venster Tip van de dag toont nuttige informatie over de gebruiksmogelijkheden van Personal Call Manager. Ga als volgt te werk om het venster Tip van de dag weer te geven: 1

Klik op het menu Help en klik vervolgens op Tip van de dag.



88


De tip van de dag uitschakelen Het venster Tip van de dag wordt weergegeven wanneer u Personal Call Manager start. Ga als volgt te werk om de tip van de dag uit te schakelen: 1


2

Schakel het selectievakje Tips weergeven bij starten uit.

Als het selectievakje Tips weergeven bij starten niet is ingeschakeld, wordt het venster Tip van de dag niet weergegeven wanneer u Personal Call Manager start.

De tip van de dag inschakelen Ga als volgt te werk om de tip van de dag in te schakelen: 1


2

Schakel het selectievakje Tips weergeven bij starten in.

Als het selectievakje Tips weergeven bij starten is ingeschakeld, wordt het venster Tip van de dag weergegeven wanneer u Personal Call Manager start.

P0936072 01



89

Personal Call Manager Voorkeurinstellingen De voorkeurinstellingen van Personal Call Manager bepalen hoe in het adresboek wordt gezocht, hoe Personal Call Manager wordt weergegeven wanneer u het programma start en of er kiesregels worden toegepast.

De voorkeurinstellingen voor zoeken wijzigen U kunt de zoekfunctie op twee verschillende manieren gebruiken: Snel zoeken en Traag zoeken. Als u traag zoekt, voert u de tekens in die u wilt zoeken en klikt u op de knop Nu zoeken. Personal Call Manager probeert de contactpersoon vervolgens in het adresboek te vinden. Als u snel zoekt, begint Personal Call Manager te zoeken zodra u een teken typt. Opmerking: Als u van plan bent de snelzoekfunctie te gebruiken, moet uw computer minimaal over een Pentium-processor beschikken. Als u een langzamere computer gebruikt, werkt Snel zoeken langzamer. Ga als volgt te werk om de zoekmodus via de menubalk te wijzigen: 1

Klik op het menu Extra en vervolgens op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

2

Klik op de zoekoptie die u wilt gebruiken.

Ga als volgt te werk om de zoekmodus via het systeemvak te wijzigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak en klik op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

2

Klik op de zoekoptie die u wilt gebruiken. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


90


De startoptie wijzigen De startoptie bepaalt of het hoofdvenster wordt geopend of geminimaliseerd wanneer u Personal Call Manager start. Ga als volgt te werk om de startoptie via de menubalk te wijzigen: 1


2

Klik op de startoptie die u wilt gebruiken.

Ga als volgt te werk om de startoptie via het systeemvak te wijzigen: 1


2

Klik op de startoptie die u wilt gebruiken.

P0936072 01



91

De instelling van de kiesregels wijzigen De instelling van de kiesregels bepaalt of de kieseigenschappen worden gebruikt die u hebt ingevoerd in het dialoogvenster Kieseigenschappen. Deze functie is standaard ingeschakeld. Als de functie is ingeschakeld, gebruikt Personal Call Manager de kieseigenschappen, zoals het netnummer en de toegangscode voor buitenlijnen, wanneer u een gesprek start. Als de functie is uitgeschakeld, gebruikt Personal Call Manager de kieseigenschappen niet en moet u eventuele aanvullende kiesgegevens, zoals de toegangscode voor buitenlijnen, handmatig invoeren. Ga als volgt te werk om de instelling van de kiesregels via de menubalk te wijzigen: 1


2

Klik op het selectievakje Regels uit het dialoogvenster Eigenschappen nummer kiezen gebruiken om de instelling te wijzigen.

Ga als volgt te werk om de instelling van de kiesregels via het systeemvak te wijzigen: 1


2

Klik op het selectievakje Regels uit het dialoogvenster Eigenschappen nummer kiezen gebruiken om de instelling te wijzigen.



92


De instelling van de weergave van het record van de beller wijzigen Als deze functie is ingeschakeld, vergelijkt Personal Call Manager het inkomende telefoonnummer met de gegevens in het adresboek. Als een overeenkomst wordt gevonden, wordt het tabblad Opmerkingen van het dialoogvenster Adreseigenschappen weergegeven met informatie over de beller. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt u gevraagd of u de beller aan het adresboek wilt toevoegen. Personal Call Manager ontvangt het inkomende telefoonnummer alleen als: •

u op een nummerweergaveservice bent geabonneerd. of

• u een intern gesprek ontvangt via Business Communications Manager. Ga als volgt te werk om de instelling van de weergave van het record van de beller via de menubalk te wijzigen: 1


2

Klik op het selectievakje Bij beantwoording gesprek opmerkingen contactpersoon automatisch weergeven om de instelling te wijzigen.

Ga als volgt te werk om de instelling van de kiesregels via het systeemvak te wijzigen: 1


2

Klik op het selectievakje Bij beantwoording gesprek opmerkingen contactpersoon automatisch weergeven om de instelling te wijzigen.

P0936072 01



93

Beëindigen Personal Call Manager U kunt Personal Call Manager via het systeemvak of via het hoofdvenster beëindigen. Ga als volgt te werk om Personal Call Manager via het systeemvak te beëindigen: 1

Klik met de rechtermuisknop op het Personal Call Manager-pictogram in het systeemvak en klik op Afsluiten.

Ga als volgt te werk om Personal Call Manager via het hoofdvenster te beëindigen: 1

Klik op het menu Bestand en vervolgens op Afsluiten.

U kunt Personal Call Manager ook beëindigen door op de knop Venster sluiten in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster van Personal Call Manager te klikken.

Verwijderen Personal Call Manager In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om Personal Call Manager van uw computer te verwijderen. Als u bijvoorbeeld een nieuwe computer krijgt, wilt u Personal Call Manager naar deze computer verplaatsen. Met het programma Uninstall verwijdert u alle bestanden waaruit Personal Call Manager bestaat van de harde schijf van uw computer. Opmerking: Als u Personal Call Manager naar een nieuwe computer verplaatst, moet u een kopie maken van het bestand PCMAddressBook.mdb voordat u Personal Call Manager verwijdert. (Gebruik Zoeken of kijk in de map Nortel Networks.) U kunt dit bestand vervolgens naar de nieuwe computer verplaatsen waarop Personal Call Manager is geïnstalleerd. Zo kopieert u alle contactpersonen die u aan het adresboek hebt toegevoegd naar de nieuwe computer. Ga als volgt te werk om de Personal Call Manager-software te verwijderen: 1

Sluit eerst Personal Call Manager af.

2

Klik op de knop Start van Windows, wijs Instellingen aan en klik vervolgens op Configuratiescherm.

3

Dubbelklik op het pictogram Software.

4

Klik op Personal Call Manager.

5

Klik op de knop Toevoegen/verwijderen.

Alle bestanden van Personal Call Manager worden van de harde schijf van uw computer verwijderd.



94


P0936072 01


11

Verklarende woordenlijst Adresboek

Het onderdeel van Personal Call Manager waarin u telefoonnummers en adressen van personen en bedrijven opslaat. Automatisch doorschakelen

Een functie waarmee alle gesprekken die op uw telefoon binnenkomen, naar een andere telefoon worden doorgestuurd. Business Communications Manager TSP

De toepassing waarmee Personal Call Manager toegang krijgt tot de TAPI-functies. Calling Line Identification (CLID)

Een service van het telefoniebedrijf waarmee u het telefoonnummer van de beller kunt zien en in sommige gevallen ook de naam van de beller. Als u zich op deze service abonneert, kan Personal Call Manager de naam en het telefoonnummer van de beller op uw computer weergeven. Contact(persoon)

Een contactpersoon is ieder lemma in het adresboek. Een contact kan een persoon, een bedrijf of elk nummer of adres zijn dat u wilt opslaan in Personal Call Manager. Handsfree

Een functie die u kunt gebruiken om gesprekken te voeren zonder de hoorn van de haak te hoeven halen. Jokerteken

Een speciaal teken dat kan worden gebruikt in plaats van elke gewenste letter of elk gewenst cijfer. Kieseigenschappen

De kieseigenschappen bepalen waar u zich bevindt en wat u moet doen om vanaf deze locatie een nummer te kiezen. Lijstweergave

Het deel van het adresboek waarin de contacten en mappen in de geselecteerde map worden weergegeven. Menubalk

Op de menubalk vindt u de menu's die vanuit het hoofdvenster beschikbaar zijn. Niet storen

Een functie waarmee gesprekken niet op uw telefoon binnenkomen. Het dialoogvenster Er is een nieuw gesprek voor u wordt nog wel weergegeven. Personal Call Manager Gebruikershandleiding


12

Verklarende woordenlijst

Overzichtsweergave

Het deel van het adresboek waar u kunt zien hoe de mappen waarin de contacten worden opgeslagen, zijn geordend. PC (Personal Computer)

Een voor het besturingssysteem Windows® geschikte computer waarop de Personal Call Manager-software wordt uitgevoerd. Pictogram

Een grafisch symbool dat wordt gebruikt om een object (een contact of gesprek) of een taak (handmatig kiezen) aan te duiden in Personal Call Manager. Snelkiezen

Een groep telefoonnummers die u kunt kiezen door een menu-opdracht te selecteren. Statusbalk

Een gebied onder aan het computerscherm met informatieve mededelingen over Personal Call Manager. Systeemwerkbalk

Een gebied rechts onder in het computerscherm. Hier vindt u het werkbalkpictogram Personal Call Manager dat wordt gebruikt om enkele veel gebruikte belfuncties uit te voeren. Taakbalk

Een gebied onder in het computerscherm. Hier vindt u het taakbalkpictogram Personal Call Manager waarmee het venster Personal Call Manager wordt gemaximaliseerd of geactiveerd. TAPI

TAPI staat voor Telephony Application Programming Interface. Het is een set programmeerhulpmiddelen waarmee Personal Call Manager met het telefoonsysteem kan communiceren. TAPI-lijn

De telefoonlijn die door Personal Call Manager wordt gebruikt om een oproep te doen. Toestelnaam

De naam die wordt gebruikt om uw toestel in het Business Communications Manager-systeem aan te duiden. Werkbalk

De werkbalk bevat verschillende knoppen waarmee u snel en gemakkelijk bepaalde Personal Call Manager-functies kunt uitvoeren. P0936072 01


95

Index A

E

acroniemen 10 Adres van contactpersoon 64 Adresboek 17 de weergave wijzigen 61 een contactpersoon toevoegen 62 lijstweergave 61 overzichtsweergave 60 pictogrammen 60 weergeven 20

Een contactpersoon zoeken 69 een naam of nummer invoeren 72 jokertekens gebruiken 72 Een telefonische vergadering uit de wachtstand halen menu Gesprekken 50 systeemvak 50 venster 50 E-mailadres 65

B Bellen laatste bellers 36 laatste gesprekken 36 opnieuw kiezen 36 primair telefoonnummer 33 terugbellen 36 Verkort kiezen 37 Buitenlijnen 31

C Contact(persoon) adres 64 e-mailadres 65 knippen 78 kopiëren 74, 76 naam 64 plakken 76, 78 standaardtelefoonnummer 66 telefoonnummer 64 toevoegen 62 verplaatsen 77 verwijderen 78 wijzigen 73 zoeken 45, 46, 55, 69 conventies, tekst 9

D dialoogvenster bij Gesprek beantwoorden 39 dialoogvenster Er is een nieuw gesprek 38 Doorverbinden zonder aankondiging 43 Duur, gesprek 21

G Gebruikte lijn 23 Gebruikte telefoonlijn 22, 23 Gesprekken beantwoorden 40 beëindigen 53 het aantal weergeven 15 van gesprek wisselen 43 Gesprekken beantwoorden dialoogvenster bij Gesprek beantwoorden 39 gesprek in wachtstand 42 menu Gesprekken 40 systeemvak 40 venster 40 wanneer iemand belt 38 wie er belt 38 Gesprekken doorverbinden menu Gesprekken 45, 48 met aankondiging 47 systeemvak 45, 48 venster 43, 47 zonder aankondiging 43 Gesprekken starten 33 Adresboek 33 menu Gesprekken 34 nummers opnieuw kiezen 36 systeemvak 34 terugbellen 36 Verkort kiezen 37 werkbalk 35 Gespreksduur 21

H Help berichten 22 openen 87 Personal Call Manager Gebruikershandleiding


96

Index

tabblad Index 87 tabblad Inhoud 87 tabblad Zoeken 87 Het hoofdvenster sluiten 22

I Identificatie bellende lijn (Calling Line Identification, CLID) 36, 38, 92

J Jokertekens 72

K Kieseigenschappen 24 Knoppen Details 19, 21 Een niveau omhoog 19 Grote pictogrammen 19, 21 Handmatig kiezen 21 Info 19 Kleine pictogrammen 19, 21 Knippen 19 Kopiëren 19 Lijst 19, 21 Nieuwe contactpersoon 19 Nieuwe map 19 Persoon zoeken 19 Plakken 19 werkbalk 19 Kopiëren contactpersoon 74 mappen 81

L Laatste bellers 36 Laatste gesprekken 36 Lijstweergave 61

M Mappen knippen 82 kopiëren 81 plakken 81, 82 toevoegen 80 verplaatsen 82 verwijderen 83 menu Gesprekken 17 P0936072 01

Menubalk 17 Mijn contactpersonen 60

N Naam 64 Niet storen (NST) 22, 54 Nummers opnieuw kiezen 36

O On line help openen 87 tabblad Index 87 tabblad Inhoud 87 tabblad Zoeken 87 Oproep doorschakelen 22, 54 Overzichtsweergave 60

P Personal Call Manager afsluiten 93 beëindigen 93 info 86 locatie 25 pictogram in het systeemvak 15, 38 starten 14 verwijderen 93 voorkeurinstellingen 89 Personal Call Manager afsluiten 93 Personal Call Manager beëindigen 93 Personal Call Manager starten 14 Personal Call Manager verwijderen 93 pictogram actief gesprek 16, 21, 38 pictogram Belsignaal 16, 21 pictogram Gesprek in wachtstand 16, 21, 41 Pictogram in het systeemvak 15 het aantal gesprekken weergeven 15 menu. 15 wie er belt 38 pictogram Telefonische vergadering 16, 21 pictogram Vergadering in wachtstand 16, 21 Pictogrammen actief gesprek 16, 21, 38 Adresboek 60 belsignaal 16, 21 gesprek in wachtstand 16, 21, 41 Personal Call Manager 38


Index 97

systeemvakmenu 16 telefonische vergadering 16, 21 vergadering in wachtstand 16, 21 Primair telefoonnummer, bellen 33 Pulskiezen 31

S starten 14 Statusbalk 17 weergeven 22 Synchronisatie met de telefoon 87 Systeemvakmenu 16 pictogrammen 16

T tekstconventies 9 Telefonische vergadering beëindigen 52 een telefonische vergadering uit de wachtstand halen 50 opzetten 49 splitsen 51 wacht 50 Telefoon synchroniseren 87 Telefoonkaart 28 Telefoonlijnen 31 Telefoonnummer van contactpersoon 64 standaard 66 Terugbellen 36 Toonkiezen 31

V

Personal Call Manager 89 zoeken 89

W Wacht een gesprek in de wachtstand beantwoorden 42 gesprekken in de wachtstand plaatsen 41 telefonische vergaderingen houden 50 Wachtend gesprek 31 Werkbalk 17 knop Details 19, 21 knop Een niveau omhoog 19 knop Grote pictogrammen 19, 21 knop Handmatig kiezen 21 knop Info 19 knop Kleine pictogrammen 19, 21 knop Knippen 19 knop Kopiëren 19 knop Lijst 19, 21 knop Persoon zoeken 19 knop Plakken 19 knoppen 19 Nieuwe contactpersoon 19 Nieuwe map 19 weergeven 18

Z Zoeken een naam of nummer invoeren 72 jokertekens 72 naar een contactpersoon 69 opties 89, 90, 91, 92 voorkeurinstellingen 89 Zoekmodus 69 Snel zoeken 70, 71

vak Huidige gesprekken 17 weergeven 20 Venster onderdelen 17 openen 16 sluiten 22 Verkort kiezen 60 lijst 37 toevoegen 86 Verplaatsen contactpersonen 77 mappen 82 Voorkeuren kieseigenschappen 24 Personal Call Manager Gebruikershandleiding


98

Index

P0936072 01

Art. nr. P Business Communications Manager. Personal Call Manager Gebruikershandleiding

Recommend Documents