Transport binnen de zorg

Transport binnen de zorg De introductie van een intern patiëntentransport (=IPT) beheersysteem binnen het ziekenhuis Koen De Meester UZA

8-5-2012

Zorgondersteuning vzw

1

Dekt de vlag de lading?

De introductie de start van een vernieuwde werkwijze van een intern dus geen vervoer van/naar een andere instelling of thuis patiëntentransport het systeem wordt voornamelijk aan gewend voor patiëntenvervoer beheersysteem het systeem stuurt medewerkers aan, het is geen planningssysteem binnen het ziekenhuis transport binnen de muren van het ziekenhuis Zorgondersteuning vzw

DE CONTEXT • Universitair Ziekenhuis Antwerpen • 573 erkende bedden • acute somatische zorg

• om en bij de 165000 ligdagen per jaar • meer dan 500000 consulten en technische verstrekkingen per jaar • 34% zware heelkunde • om en bij de 2500 medewerkers • om en bij de 100000 interne patiëntentransporten per jaar


HET PROJECT Doel Service optimaliseren • • • • •

meer transporten kunnen doen de service aanbieden aan meer diensten meer op tijd minder wachttijd “zorgen voor meer tijd voor zorg” op de VE

Integratie alle interne patiëntentransporten

Verminderen van “leegloop”en loopafstanden Alle medewerkers evenveel transporten per dag Rapportage mogelijk voor opvolging en bijsturing


HET PROJECT Project fases 2005 2008 2009

2010

juni 2010

eerste idee behoefte bepaling product verkenning lastenboek twee aanbieders Arta en Dir/active productweging Business Proces Modelling IPT aankoop product aanpassing (Ultragenda® koppeling) product initiatie product optimalisatie product opleiding product implementatie Zorgondersteuning vzw

De oude werkwijze • Twee teams voor IPT • RX apart (6 FTE) • rest in vier clusters (15,83 FTE)

• Telefonisch oproepbaar door vrager • IPT medewerkers houden zelf binnenkomende vragen bij en verwerken autonoom

• Clusters werken separaat, helpen elkaar naar eigen inzicht en vermogen


De nieuwe werkwijze • één IPT team (20,20FTE = - 1,63 FTE) • aanvragen en opvolgen transporten via PC/ laptop • applicatie is overal beschikbaar • status van vervoer zichtbaar • via Ultragenda® afspraken worden naam, tijd en locatie ingelezen • communicatie via tekstberichten naar IPT medewerker • met GSM toestel (zonder SIM kaart) • gebruik van codes door IPT medewerker • IPT medewerker dichtst bij aanvraag wordt bevraagd • IPT medewerker “voert uit” • gekozen voor Wifi technologie ipv DECT


BPM IPT


Het product

• I-transport van de firma Dir/Active • Principe vergelijkbaar met concurrent Arta




namen van patiënten Via link Ultragenda® Of Manueel ingebracht




Project inspanning overleg, overleg en nog eens overleg (PDCA) stakeholders: • artsen • alle medewerkers van • hospitalisatie eenheden • consultaties/ medisch technische diensten • balie bedienden • intern patiëntentransport • ICT intern software en hardware • medische informatie • firma


Project inspanning overleg, overleg en nog eens overleg (PDCA) • voorbereidende informatievergaderingen • fysieke rondgang per consultatie/ medisch technisch dienst • bijsturingoverleg • afstemming • uitwerken protocol werkwijze UZA • opstellen codes • inschatten looptijden > matrix • lessen/ infosessies voor iedereen • …


winst meer diensten zijn geholpen meer op tijd minder wachttijd meer tijd voor zorg iedere medewerker evenveel transporten Rapportage mogelijkheden 1,63 FTE IPT medewerker wordt niet meer gestoord tijdens taken door telefoon minder loopafstand (geen referentie om te vergelijken aanwezig) geen verlies/ diefstal/ defect GSM’s! Zorgondersteuning vzw

onveranderd (voorlopig) Integratie alle interne patiëntentransporten > RX volgt in 2011 verminderen van “leegloop” > fysio en ergo vragen zonder afstemming > Ultragenda meerdere verzoeken voor 1 vraag Aantal transporten? > andere registratiewijze Anticiperen op piekdrukte > het systeem kan dit maar hiervoor dient de werkwijze met “planning” gehanteerd te worden


verlies Autonomie medewerker IPT regelen eigen werk > vooral bij medewerkers die al lang in dienst zijn zelf missers bijsturen > vb. een patiënt opmerken die al lang daar staat

Bereikbaarheid IPT medewerker telefonisch > is voor de vrager die iets vergeet een probleem > is voor IPT winst


To do “leegloop” verbeteren door afstemming te optimaliseren: is de patiënt beschikbaar voor onderzoek/ transport? telefonisch tussen vrager en eenheid Integratie RX > één medewerkersgroep > één aansturingsplatform Beter plannen en afstemmen van onderzoeken, beschikbaarheid van patiënt en IPT maakt dagverloop inzichtelijk


Lessons learned • Project met meer impact dan eerst ingeschat – Iedereen heeft er mee te maken! – Veel overleg zeker met artsen, consultaties

• Aparte IPT ploeg loont • IPT beheersysteem loont • Proces van start tot finish in kaart brengen – heel leerrijk en verrassend

• Tool is ondergeschikt aan de afstemming – Gehospitaliseerde patiënten plannen, niet “ er even tussen nemen” – Link Ultragenda® dan pas echt nuttig Zorgondersteuning vzw

Vragen? Contact : [email protected] Tel 03/ 821 36 88


Transport binnen de zorg

Recommend Documents