Top Assistant 4.0 Wat is jouw toekomst? Perfectie bij Philips. TS Academy. Toekomstige topvrouwen? Ordnung muß sein. De klik van Nadia Senders

ANOUK. Hét magazine voor topsecretaresses!

Perfectie bij Philips ‘De klik’ van Nadia Senders

TS Academy Instituut van formaat

Toekomstige topvrouwen? Iteke Weeda vertelt

Ordnung muß sein Etiquette in Duitsland

Top Assistant 4.0 Wat is jouw toekomst?

editorial

Colofon

Inhoud

Top Assistant 4.0

12

Hét magazine voor topsecretaresses, jaargang 5, nummer 2, 2010

Dit magazine is een uitgave van Adecco Top Secretaries en wordt toegestuurd volgens het systeem van controlled circulation aan (directie) secretaresses, managementassistents en opdrachtgevers. Het magazine verschijnt 2 keer per jaar. Adecco Top Secretaries maakt deel uit van Adecco Group Nederland.

Redactieteam Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar Telefoon (0418) 78 40 00 Noordwest 12, Merkstrategie & Ontwerp, Heerenveen

Teksten Rieky Takken, Kerstin Rappange, Ton Hilderink

Eindredactie Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar

Fotografie Irene Kievit, Sabine Bison

Drukwerk Drukkerij De Borrias, Kampen

Abonnementen Abonnementen zijn alleen bestemd voor kandidaten die bemiddeld worden door Adecco Top Secretaries of op persoonlijke uitnodiging van één van de medewerkers van Adecco Top Secretaries.

4 6 8 12 14 16 18 20 21 22

TS Academy Voor topsecretaresses én toporganisaties Audrey Soeterbroek HR-adviseur bij Nutricia Ineke Kooistra

De klik Nadia Senders en Harry Hendriks

Top Assistants 4.0

Top Assistant 4.0 Welke competenties zijn er nodig? Effectief communiceren Een paar gouden tips Etiquette in Duitsland Ordnung muß sein

Etiquette in Duitsland

16

Iteke Weeda Over de Top Assistant van de 21e eeuw

Met TS Academy geven we vaart aan de hierboven geschetste ontwikkeling. We bieden een prachtig programma aan trainingen, workshops, netwerkactiviteiten, lezingen en evene­menten om secretaresses, managers, werkgevers en onszelf scherp te houden. Omdat één ding zeker is: het secretaressevak zit midden in een periode van verandering en gaat nog veel uitdagingen tegemoet. Afwachten kan niet meer. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden. Wie serieus werk wil maken van powerful management, zal de krachtmeting met zichzelf aan moeten durven.

In de schijnwerper Deborah Kalloe Interessante events Zet ’t in je agenda! Het Nieuwe Werken Ellen Jansen

Overname van hele of gedeeltelijke passages uit de inhoud is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van het

De blik op de toekomst van Iteke Weeda

redactieteam. Aan de inhoud van dit magazine kunnen geen rechten worden ontleend.

Advertenties Voor meer informatie over advertentiemogelijkheden

De secretaresse die van ‘alles wat kan’, maakt plaats voor de gespecialiseerde assistant. Deze professional, man of vrouw (vaker een vrouw), is kritisch, sparringpartner en dienst­ verlener tegelijk, staat open voor verandering, heeft voelsprieten voor wat zich op de werkvloer en binnen het management afspeelt, is leergierig en beschikt over een paar uitzonderlijke talenten. Je herkent je in dit profiel? Niet zo vreemd. Als topsecretaresse acteer je waar­schijnlijk allang als topassistente. Daarom hebben wij dit begrip alvast geclaimd: Top Assistant 4.0. De symboliek ervan lees je verderop in deze editie van Anouk, waarin we met trots onze TS Academy presenteren.

18

Ter inspiratie geeft deze Anouk aansprekende voorbeelden van waar doorzettingsvermogen en zelfontwikkeling toe kunnen leiden. Neem Audrey Soeterbroek. Ze begon als schoon­ heidsspecialiste, bekwaamde zich in het vak van management assistente, werkte zes jaar als directiesecretaresse en is nu succesvol als HR-adviseur bij Nutricia. Haar motto? Als je zelf iets wilt, dan lúkt het ook. Een heerlijk verhaal. Ditzelfde geldt voor Ellen Jansen, rechterhand van een topambtenaar van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ze begon ooit als typiste, kreeg de kans om management assistente te worden en dompelde zich met veel wilskracht onder in trainingen, cursussen en workshops. Met een mooie vertrouwens­ positie als resultaat!

kunt u contact opnemen met Adecco Group Nederland:

Het is niet alleen de secretaresse die moet openstaan voor verandering. Ook van de manager en de organisatie mogen inspanningen worden verwacht om powerful management uit de verf te laten komen. Wat is de ideale situatie? Wij vroegen het aan sociologe Iteke Weeda. Het verschil tussen mannen en vrouwen zal niet snel verdwijnen, meent zij, en dat hoeft ook niet. Maar ze voorspelt wel meer gelijkwaardigheid in het werk. “Als de manager centraal staat voor de visie en beslissingen, en de assistent voor het aanleveren van informatie daar­ voor, dan ga je samenwerken. Dan verdwijnen de hiërarchische verschillen en vervalt het onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog even, maar die kant gaan we wel uit.”

Rinus Wittenberg, Telefoon (0418) 78 40 00

Reacties Wilt u reageren? Mail dan naar [email protected]

‘De klik’ van Nadia Senders www.adecco.nl/topsecretaries [email protected]

2

9

Gauw lezen, zou ik zeggen!

Ineke Kooistra Director Adecco Top Secretaries

3

interview

We proudly present …

Ineke Kooistra, Director Top Secretaries

TS Academy Waar haal je als secretaresse je kennis, inspiratie en contacten vandaan? Aan wie vertrouw je als ondernemer vaktrainingen en work­ shops toe, die bijdragen aan efficiënte secretariaatsvoering en modern management? Top Secretaries heeft er de expertise voor in huis. Die is nú beschikbaar. Via TS Academy. Voor topsecretaresses én toporganisaties. Managementstructuren veranderen, werkpatronen maken een revolutionaire ontwikkeling door. De aandacht voor Het Nieuwe Werken neemt toe. Gevolg: het secretaressevak maakt een vernieuwingsslag door. De secretaresse die ‘van alles wel iets kan’, maakt plaats voor de gespe­ cialiseerde professional die powerful management faciliteert. Top Assistants 4.0 Ineke Kooistra, Director Top Secretaries, spreekt van ‘Top Assistants 4.0’, met een knipoog naar de ontwikkelstappen in Het Nieuwe Werken. “Het begon met 2.0. Nu is 3.0 de standaard. Met 4.0 nemen wij een voorschot op de volgende vernieuwings­ golf. Overal om ons heen zien we het besef groeien dat ondersteuners die acteren als pure professio­ nals, de ‘winstgevendheid’ van organisaties ver­ sterken en bijdragen aan powerful management. Dit vraagt niet alleen een mentaliteitsverandering van de assistant, maar ook van de manager en de totale secretariële organisatie.” TS Academy richt haar pijlen dan ook op alle drie. Met concrete trainingen, cursussen, workshops, coachingprogramma’s en evenementen. Secretaresses kunnen hier individueel hun voordeel mee doen, maar ook samen met hun manager. TS Academy adviseert, richt in en organiseert incompany trainingen op maat om het maximale uit het secretariaat te halen. Ineke Kooistra: “Er is heel veel potentieel. De vraag is: hoe ontwikkel je al dat talent in lijn met de ontwikkelingen die op je afkomen? Dan praten we over employee development of verandermanagement door training, opleiding en

4

coaching. Daar biedt TS Academy gespecialiseerd maatwerk voor.

behoefte van opdrachtgevers. Deze kunnen buiten of binnen het bedrijf plaatsvinden.”

Kwaliteit in training, opleiding en coaching Voor de inhoudelijke ontwikkeling van trainingen en opleidingen werkt TS Academy samen met gerenommeerde partijen. De uitvoering vindt plaats onder eigen regie, in het eigen opleidings­ centrum op het hoofdkantoor in Zaltbommel, of in Alphen a/d Rijn, Amsterdam en Zwolle. In de programmasamenstelling zijn actuele vakontwik­ kelingen leidend. Trainingen zijn toegespitst op nieuwe taakopvattingen én organisatietrends. De kwaliteit is hoog, de aanpak persoonlijk. Het feitelijke aanbod zal continu in ontwikkeling zijn. Trainingen kunnen betrekking hebben op basale vaardigheden of nieuwe technologieën, maar ook op bredere competenties. Bovendien krijgt de factor ‘fun’ veel ruimte – niet onbelangrijk voor de persoonlijke ontwikkeling en motivatie.

Secretaresse Belevingsbon Het aanbod van TS Academy gaat nog verder. Tijdens de vele regionale intervisiebijeenkomsten en netwerkmeetings die Top Secretaries initieert, hebben meerdere organisaties wel eens aan­ gegeven iets extra’s te willen doen. Ineke: “Hiervoor hebben wij de ‘Secretaresse Belevingsbon’ geïn­ troduceerd. Met deze bon kunnen secretaresses deelnemen aan leuke evenementen of loopbaan­ trajecten. Voor de organisaties die de bon inzetten, geven we vaak volledige invulling aan thema­ bijeenkomsten op maat, meestal in samenspraak met HRM of Training & Opleiding. Het enthousiasme en de waardering onder secretaresses is altijd hart­verwarmend.”

Vaste trainingen of maatwerk Het opleidingsprogramma 2010 van TS Academy is onlangs van start gegaan en er wordt hard gewerkt aan de afronding van het programma voor 2011. Ineke Kooistra: “Een aantal trainingen bieden wij standaard aan, zoals ons master classes die momenteel plaatsvinden. De deelname staat open voor iedereen – voor secretaresses die bij ons op de loonlijst staan, maar evengoed voor secretaresses die niet bij ons zijn aangesloten. Mijn advies aan secretaresses en werkgevers? Even bellen om te horen wat er loopt en waar nog plaatsen vrij zijn! Buiten ons wisselende standaard aanbod, ontwikkelen we ook trainingen en workshops op maat, afgestemd op de opleidings­

TS Academy verzorgt ook lezingen. Ineke Kooistra zelf en Liane Duit (Manager Top Secretaries Noord Nederland & Projectmanager Business Development) laten bij regelmaat voor uiteen­ lopend publiek hun licht schijnen over de toe­ komst van het vak. Daarnaast kan Top Secretaries worden ingeschakeld voor het inrichten van een ‘talentenbank’. Ineke Kooistra: “Veel secretares­ ses beschikken over een uitzonderlijk talent – een exotische taal, het verzorgen van presentaties, of het organiseren van seminars. Door dat allemaal per organisatie in een talentenbank onder te brengen, kunnen secretaresses optimaal van elkaars talenten profiteren. Daar word je als organisatie sterker van!”

“Overal om ons heen zien we het besef groeien dat ondersteuners die acteren als pure professionals, de ‘winstgevendheid’ van organisaties versterken en bijdragen aan powerful management. TS Academy richt haar pijlen dan ook op alle drie”

TS Academy. Voor professionals en opdrachtgevers • Individuele en groepstrainingen • Coaching van manager & secretaresse • Intervisie voor Hoofd Secretariaat • Regionale netwerkevents voor secretaresses en/of managers • Incompany trainingen • Consultancy (inrichting, advisering & coaching secretariaat, inrichting talentenbank) • Secretaresse Belevingsbon

TS Academy ontwikkelt en realiseert trainingen met ‘open deelname’ door individuele secretaresses en (incompany) trainingen op maat in opdracht van klanten. Voor het complete programma of meer informatie kun je mailen naar [email protected] of [email protected] Bellen kan ook 050 302 87 27. Ook op onze website vind je aanvullende informatie: www.topsecretaries.nl

5

interview

Audrey Soeterbroek Schoonheidsspecialiste, directiesecretaresse, HR-adviseur

Binnen het vak van managementassistent bestaat er een wereld aan mogelijk­heden. Wie al zijn kwaliteiten uit de kast haalt, kan doorgroeien in elke gewenste richting. Er is altijd een bedrijf, een afdeling, een manager die precies nodig heeft wat jij in huis hebt. Ook als dat buiten de gebaande paden ligt. Dus als je weet wat je wilt: ga ervoor! Zo werd Audrey Soeterbroek (34) HR-adviseur bij Nutricia.

Schoonheidssalon Na haar mavo wist Audrey niet zo heel goed wat ze wilde, zoals zoveel schoolverlaters. Ze besloot de opleiding tot schoonheidsspecialiste te gaan doen. “Daarna heb ik een tijdje in een schoonheids­ salon gewerkt, maar dat was het toch niet hele­ maal.” Toen ze aan de slag kon bij Randstad als vestigingsassistente, ging de bal voorzichtig aan het rollen.

opgepakt en de basisopleiding personeelszaken gedaan. Toen bleek dat ik dit helemaal leuk vond, ben ik meteen begonnen met de hbo-opleiding personeelsmanagement. Prompt kwam er een functie vrij op het Supply Point, de fabriekskant van Nutricia. In januari 2007 heb ik de overstap gemaakt naar HR-adviseur. Wederom had ik geen ervaring. Het is de story of my life: als je zelf iets wilt, dan lukt het ook.”

“Dus als je weet wat je wilt: ga ervoor!”

In het diepe Als HR-adviseur doet Audrey alles wat met in-, dooren uitstroom te maken heeft. “Denk aan werving en selectie, job offers aan nieuwe kandidaten, opstellen van functieprofielen, waarderen van functies, coachen van medewerkers...” Ze werd meteen in het diepe gegooid. “Toen ik startte, was ik de enige HR-adviseur op de afdeling. Bovendien had ik tijdelijk geen HR-manager.” Gelukkig had ze op haar vroegere afdeling collega’s die ze om advies kon vragen. En toen haar manager terug­ kwam, kregen ze versterking. Dat mag ook wel, als er rond de 550 medewerkers werkzaam zijn. “Inmiddels zijn we met een manager, drie adviseurs, twee supportmedewerkers, drie mentoren en een opleidingscoördinator.”

Tal van cursussen Op een dag kreeg ze een baan aangeboden als directiesecretaresse bij Nutricia. Even twijfelde ze of dat wel iets voor haar was, maar ze besloot er toch voor te gaan. Naast haar werk deed ze tal van cursussen, waaronder managementassistente via Schoevers. Ze groeide snel in haar nieuwe rol. “Je voelt dat je groeit door de mensen waar je mee omgaat. Nu - bijna tien jaar later - werk ik nog steeds binnen dezelfde organisatie.” Zes jaar Uiteindelijk werkte ze zes jaar als directie­ secretaresse op drie verschillende plekken. Toen wilde ze verder. Het was 2006. “Ik wilde me graag meer met de inhoud bemoeien. Als secretaresse kan dat natuurlijk ook. “Maar niet altijd op het moment dat jij dat wilt”, zegt ze lachend. Die ruimte wilde ze wel graag. “Ik heb altijd de wens gehad om mijzelf te ontwikkelen.” Mensenwerk Als directiesecretaresse had Audrey al voor een HRdirecteur gewerkt. Dat vak boeide haar. “Het biedt verdieping, maar je werkt ook met mensen. Je kan iets voor iemand betekenen. Om te zien of deze overstap iets voor mij was heb ik een HR-project

6

Loslaten De voormalige secretaresse mag nu dus zelf delegeren. “Ja, de supportmedewerkers nemen de administratieve taken van ons over. Dat is handig en leuk, omdat je weet hoe je níet behandeld wilt worden in de ondersteunende rol. Daar houd je rekening mee.” Toch was het ook lastig; in het begin had ze regelmatig de neiging om de dingen zelf te doen. “Maar op een gegeven moment leer je dat loslaten. Anders moet je het de ander niet vragen.” Onderlinge verhoudingen De ervaring uit haar vorige functie heeft nog meer

voordelen. “Dit werk ligt in het verlengde. Er zijn ook veel directiesecretaresses die HR erbij doen. Bovendien ontwikkel je als directiesecretaresse een bepaalde organisatiesensitiviteit. Je leert wat je wel en niet kunt zeggen. Je ontwikkelt gevoel voor hoe de onderlinge verhoudingen liggen in een organisatie.” Veel mogelijkheden Inmiddels doet Audrey dit werk alweer bijna vier jaar. Wie haar verhaal leest, zal zich niet verbazen als ze straks weer een nieuwe uitdaging aangaat. Toch is ze voorlopig niet van plan het over een heel andere boeg te gooien. “Dit vak is superleuk. Het heeft heel veel verschillende aspecten.” Datzelfde geldt voor het bedrijf waar ze werkt. “Dit is zo’n leuke organisatie. Nutricia is onderdeel van Danone; hier zijn heel veel mogelijkheden. Dat is ook de kracht van deze organisatie.”

“Ik denk dat het belangrijk is dat je in ontwikkeling blijft” Twitteren Wat kunnen andere secretaresses leren van haar verhaal? “Ik denk dat het belangrijk is dat je in ontwikkeling blijft. Dat je meegaat met dingen die spelen. Je moet zoveel mogelijk inspelen op de problematiek binnen je organisatie. Kom met oplossingen, zodat je werk leuk blijft. Je moet ook meegaan met dingen waar je baas mee bezig is. Er komt nu een heel nieuwe generatie managers aan. Die vraagt om een andere stijl van onder­ steuning. Als je manager bijvoorbeeld twittert, moet je daarin meegaan. Er moet een klik zijn, anders wordt het heel moeilijk. Maar als je je vak verstaat, en er zijn mogelijkheden om door te groeien, dan wordt je wel opgemerkt.”

7

interview

Naam: Functie:

Nadia Senders Personal assistant van Harry Hendriks Leeftijd: 43 Sterrenbeeld: Ram Thuisfront: Getrouwd

“Wanneer je op topniveau wilt meedraaien, moet je interesse tonen en interne bedrijfsprocessen kunnen doorgronden” durende studie Middle Management, een Marketingopleiding en ik heb mijn Duits geperfec­ tioneerd bij de Nederlands-Duitse Kamer van Koophandel. Het is belangrijk je vaardigheden verder te ontwikkelen; kijk naar de mogelijkheden die je hebt en geef daar een eigen draai aan. Philips is een groot bedrijf met veel mogelijk­ heden, je kunt hier alle kanten op en na vijfen­ twintig jaar heb ik nog steeds het gevoel dat ik de leukste plekjes heb kunnen uitzoeken.” Naam: Functie:

Harry Hendriks  oorzitter directie Philips V Benelux Leeftijd: 59 Sterrenbeeld: Leeuw Thuisfront: Getrouwd en vader van twee dochters en een zoon

De klik

van Nadia Senders en Harry Hendriks

Nadia Senders en Harry Hendriks delen hun drive voor Philips. Zij zorgt ervoor dat hij kan excelleren. Achter deze manager staat een personal assistant die haar sporen al bijna vijfentwintig jaar verdiend heeft. The perfect match. 8

Wat deed je voordat je bij Philips ging werken? “Ik heb gekozen voor Philips en volgend jaar hoop ik hier mijn 25-jarig jubileum te vieren. Mijn loopbaan bij Philips startte bij de Philips Secretaresse Opleiding en na een stageperiode begon ik als afdelingssecretaresse. Na twee en een half jaar vond ik dat het tijd werd voor een volgende stap en kreeg ik mijn eerste baan als directiesecretaresse, waarna functies als PA voor de algemeen directeur West-Europa, OostEuropa en Nederland volgden. Ik heb nog een tussentijdse uitstap gemaakt – gedetacheerd namens Philips – naar de Technische Universiteit Eindhoven waar ik grote symposia en congressen organiseerde. Het was leuk om even buiten de muren van Philips te kijken. Ook heb ik in de avonduren diverse opleidingen gevolgd, zoals een ISO-auditorstraining bij KPMG, een twee jaar

Waar houdt jouw manager Harry Hendriks zich mee bezig? “Harry Hendriks is directievoorzitter van Philips Benelux. Hij is in deze functie verantwoordelijk voor de zeer diverse activiteiten van Philips in de Benelux, een organisatie met een zeer breed klantenpatroon, met 17.000 medewerkers. Naast de functie van directievoorzitter zet Harry Hendriks zich in op tal van andere terreinen. Zo is hij vice voorzitter van Brainport, een stichting voor innovatieve bedrijven, kennisinstellingen en overheden in deze regio die zich richt op innovatie en de hightech maakindustrie. Ook de overheid erkent het belang voor de Nederlandse economie van deze regio en Harry Hendriks vervult hiermee dan ook een essentiële positie waarmee hij intensief bezig is. Onderdeel van het hebben van een extern gerichte functie is het leggen en onderhouden van veel contacten. Hoe breder

het contactenpatroon, hoe breder het netwerk. Dat geldt zeker voor Harry Hendriks. Hij heeft namens Philips een zichtbare functie en zit als het ware in de etalage.” En wat houdt jouw werk in? “Kortweg: ik zorg ervoor dat Harry Hendriks zo efficiënt mogelijk zijn taken kan uitvoeren. Daarbij werk ik met vooruitziende blik, ik wacht niet op informatie maar zoek actief contact met sleutel­ figuren voor een goede briefing, waarmee Harry Hendriks goed voorbereid op pad gaat. Sinds de pensionering van de directiesecretaris zijn er nog meer taken onder mijn supervisie gevallen en vervul ik daarmee een sturende rol naar het directiesecretariaat. Ons kantoor is ook aan­ spreekpunt voor veel reacties uit de markt, het is aan ons hier correct en adequaat mee om te gaan, de klant gaat voor alles. Een ander aan­ dachtspunt is om Philips zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren aan derden, we willen professio­ naliteit uitstralen. Het is een hele klus om alles te managen maar door hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden, kan ik alle ballen in de lucht houden en creëer ik zelfstandigheid. Ik heb een sterk aansturende functie die zowel intern als extern gericht is. Op de eerste plaats met onze klanten, maar ook richting overheid, ministers, burgemeesters, het internationaal bedrijfsleven en het Europees Parlement in Brussel.”

Over Philips Philips biedt een veelzijdig aanbod op het gebied van gezondheidszorg en welzijn, gericht op het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen door middel van tijdige innovaties. Als toonaangevende onderneming op het gebied van gezondheidszorg, lifestyle en lighting integreert Philips technologieën en design in op de mens gerichte oplossingen, die zijn gebaseerd op diepgaand inzicht in de wensen en behoeften van de klant en zijn merkbelofte van “sense and simplicity”. Philips heeft wereldwijd circa 116.000 werknemers in dienst, verspreid over meer dan 60 landen. Met een omzet van 23 miljard euro in 2009 is de onderneming marktleider op het gebied van cardiale zorg, acute zorg en thuiszorg, energie­ zuinige verlichtingsoplossingen en nieuwe verlichtingstoepassingen, alsmede lifestyleproducten voor persoonlijk welzijn en amusement, met een sterke leidende positie op het gebied van Flat-TV, scheerapparaten en haartrimmers, portable entertainment en mondverzorgings­producten.

9

werk

Next to Me Ilse DeLange

“Ik neem geen genoegen met middelmatigheid, ik ga voor perfectie.”

2

Harry Hendriks over Nadia Senders

Wat is jouw beeld van een Top Assistant 4.0? “Iemand die beschikt over de juiste competenties met aanvullende scholing op hbo-niveau, iemand die in staat is mee te bewegen met de ontwikke­ ling en dynamiek van een bedrijf. Wanneer je op topniveau wilt meedraaien, moet je interesse tonen en interne bedrijfsprocessen kunnen door­ gronden.” Sinds wanneer werken Harry Hendriks en jij samen? “Sinds 1998. Harry Hendriks was destijds Directeur Philips Consumer Electronics Benelux en werd na vier jaar Directievoorzitter Philips Benelux. Ik ben gevraagd met hem mee te gaan en over het antwoord hoefde ik niet lang na te denken. We hebben uitdagende en drukke jaren beleefd, we zijn constant in beweging en daarmee prijs ik me nog steeds zeer gelukkig.”

“Het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst verdienen.” Hoe verliep het sollicitatiegesprek? “Ik kan me nog goed herinneren dat het gesprek wel drie of vier keer verzet is. Harry Hendriks nam zelf de moeite om me te vertellen dat het geen smoesjes waren, maar dat er steeds afspraken

10

met klanten tussen kwamen. Ik hoefde me dus geen zorgen te maken. De klant gaat immers voor! Het uiteindelijke gesprek verliep prettig en we waren het vrij snel met elkaar eens, de klik was er meteen.” Wanneer wist je dat het goed zat met jullie samenwerking? “Dat merkte ik toen zaken soepel begonnen te lopen. Ongeacht je ervaring; je moet je inwerken en je hebt tijd nodig om aan elkaar te wennen. En het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst verdienen. Maar bovenal zijn de grootste compli­ menten de complimenten die je van klanten krijgt. Als afnemers en klanten tevreden zijn, is dat het beste bewijs van goed zaken doen.” Waar haal je plezier uit? “Aan het feit dat ik een bijdrage lever, dat ik ver­ trouwen krijg en dat ik er toe doe als volwaardig lid binnen het team. Ik neem geen genoegen met middelmatigheid, ik ga voor perfectie. Actief op zoek zijn naar uitdagingen, daar haal ik voldoe­ ning uit. En uit de dynamiek, dat houdt me scherp.” Wat is het geheim van jullie samenwerking? “Dat er een klik is. We zitten op dezelfde golf­ lengte, we hebben dezelfde drive. Harry Hendriks

Hip in de regen Lukt het je maar niet een hippe regen­ jas te vinden? Zo’n mooie water­ dichte trenchcoat bijvoorbeeld? Bij www.hipinderegen.nl liepen ze tegen hetzelfde probleem aan en besloten ze zelf hippe regenjassen te laten maken. De vormeloze poncho is verleden tijd! Kijk op www.hipinderegen.nl Deze donkerblauwe trench ‘Claude’ kost € 99,95

Ilse DeLange is een artiest die continu nieuwe liedjes aan het schrijven is. Met een aantal van deze nummers ging zij richting Nashville, waar dit nieuwste album tot stand is gekomen. Next to Me is een eight-track album geworden, waarvan de titeltrack de eerste single is. Met acht prachtige songs.

€ 12,99 www.bol.com

“Philips is in Nederland stevig geworteld en tevens de grootste industriële werkgever. Dat levert een zeer diverse agenda op met een even divers contactenpatroon. Binnen deze agenda is regeren vooruitzien en Nadia is door haar ervaring zeer kundig, juist in dat vooruitkijken, terwijl aan alles tot in de punt­ jes opvolging wordt gegeven. Haar inzet is vooral gestoeld op een hoge mate van klantgerichtheid, want om de klant – in vele verschijningsvormen – draait het allemaal. Een praktische instelling doet de rest!”

1

Mooi, mooier, mooist.

Trendy geblokt

Nero Bianco heeft met zes filialen in voornamelijk Noord- en Oost-Nederland een aantal smaakvol ingerichte schoenenwinkels waar je de mooiste muiltjes koopt. Van stoere laarzen tot elegante pumps: het is allemaal even prachtig. Ook online kun je er terecht, voor deze pumps van Unisa bijvoorbeeld. € 104,95 www.nerobianco.nl

is een ontzettend enthousiast mens en deelt graag zijn kennis en kunde. Hij doet dat op een aanstekelijke manier, daar krijg je positieve ener­ gie van. Hij is niet zuinig met complimenten en als er successen gevierd kunnen worden dan doen we dat. Natuurlijk gebeuren er ook wel minder leuke dingen en laten we als mens een steekje vallen, maar ook dan is er ruimte voor humor en relativering.”

4

Wie kent ‘m niet?

Kies jouw kleur

De nieuwste iPhone 4 is top of the bill. Met een 5 megapixel camera - met flits! - aan beide zijden van het toestel. Zo kun je jezelf bekijken en video­ gesprekken voeren. Filmen kun je er ook mee, dankzij de HD-video opname. En verder? Kun je natuurlijk telefoneren, agenderen, mailen, surfen op internet, sms’en, twitteren, jouw favoriete muziek beluisteren. Download de vele slimme apps die je verder helpen, zoals TomTom, dictafoon, iWiki, iTranslate en noem maar op. Verkrijgbaar bij een T-Mobile abonnement of los te koop via www.redcoon.nl

Meng je eigen foundationkleur helemaal zelf. Doe een paar druppeltjes van Veld’s Color on Demand door je eigen dagcrème en het resultaat is een stralende teint die perfect aansluit bij jouw huidskleur. € 34,95 www.parfumerie.nl

5

Adieu Secretaresse, Hello Assistant

“Zolang je jezelf verplicht om vragen te blijven stellen, is het goed.” Weleens overwogen iets anders te gaan doen? “Ja natuurlijk, na zo’n lange staat van dienst kan dat niet anders. Ik heb buiten Philips weleens mijn licht opgestoken. Overigens in alle openheid en daar heb ik ook steun voor gekregen. Maar ik prijs de veelzijdigheid van Philips. Wat is er leuker dan afwisseling in je takenpakket? Bovendien staan Philips secretaresses goed aangeschreven, dus waarom zou ik opstappen? Zolang je jezelf verplicht om jezelf van alles af te blijven vragen, is het goed.”

3

Deze ‘Pretty checked laptopcase’ is de nieuwste laptoptas van Marc Jacobs. Fashionable en zacht. Verkrijgbaar op dé site waar je de mooiste designer­spullen vindt: www.net-a-porter.com Deze tas kost € 65,00.

€ 19,95 Vanaf eind oktober

verkrijgbaar in alle online boekenwinkels of via www.managementsupport.nl/shop

Het debuut van secretaresse in hart en nieren, Annemarie de Martines. Sinds 2004 runt ze haar eigen bedrijf Quadrant Office Support. Ze traint en adviseert secretaresses en managers in het opti­ma­ liseren van hun samenwerking. Met ‘Adieu Secretresse, Hello Assistant’ wil De Martines secretaresses, managers en HR-functionarissen bewust maken van de enorme veranderingen die op dit moment binnen organisaties plaatsvinden. En welke consequenties deze hebben voor de toekomst van de secretaresse. Het boek geeft praktische handreikingen over hoe je als secretaresse klaar kunt staan voor de toekomst. Diverse interviews met mensen uit de praktijk - waaronder Top Secretaries’ Ineke Kooistra - geven een helder beeld over de hedendaagse gang van zaken in het vak. Nu is het

moment aangebroken waarop de secretaresse zich een nieuwe rol en positie kan aanmeten. Organisaties zijn zoekende naar hoe ze de concurrentie het hoofd kunnen bieden en tegelijkertijd een aantrekkelijke werk­ gever kunnen zijn en blijven. De rol van secretaresse wordt daarbij belangrijker, zij werkt niet meer ‘voor’ maar ‘met’ de manager en heet voortaan executive assistant. Op een positieve manier geprikkeld worden en talenten optimaal inzetten: dat is wat de assistant wil. Zij en haar manager werken daarbij samen op basis van gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen, respect en steun. Dit inspirerende boek is een must voor iedere secretaresse, manager of HR-functionaris die het secretaressevak wil moderniseren.

11

werk

Naam: Sonja Dienaar Bedrijf: Provincie Utrecht Functie: Secretaresse voor twee managers, projectondersteuner Aantal jaren werkervaring: 25 jaar

Top Assistant 4.0 Naam: Ingrid van den Boogaard Bedrijf: IBM Functie: Secretaresse van Harry Dorenmalen, Algemeen Directeur IBM Benelux Aantal jaren werkervaring: 19 jaar

Ingrid

De Top Assistant 4.0 weet wat de toekomst te bieden heeft. Maar welke insteek en competenties zijn er nodig om je blik op de juiste manier naar voren te richten? We vroegen het aan Ingrid van den Boogaard en Sonja Dienaar, aan de hand van vijf stellingen.

“Om je zaken goed en snel te kunnen regelen, binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon een relevant netwerk hebben”

12

Achter een Top Manager schuilt een Top Assistant Ingrid: “Bij het werken voor een manager op CEOniveau kun je niet zonder wederzijds vertrouwen. De impact van verkeerd handelen op directie­ niveau is behoorlijk groot en een manager reali­ seert zich dat heel goed. En een top manager heeft gewoon geen tijd om zijn assistant te con­ troleren. Je moet als assistant dus gewoon top zijn.” Sonja: “Dat vind ik wel, absoluut. Het is als: ‘Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw’. Het klinkt misschien een beetje arrogant, maar als ik er niet ben, kan mijn manager niet functio­ neren. Het is de realiteit.” Assistants kunnen niet zonder communities en netwerken Ingrid: “Communities vind ik sowieso belangrijk en dat geldt zeker ook voor assistants. Binnen IBM bestaat een community uit alle secretaresses, waarvan binnen Nederland zeven coördinerende secretaresses (CoSec’s). Deze CoSec’s komen maandelijks bij elkaar om operationele punten te bespreken en koppelen die weer terug richting hun secretaressegroep. Zo waarborgen we onze communicatie. Communities dragen bij aan een gevoel van betrokkenheid en saamhorigheid. Om je zaken goed en snel te kunnen regelen, binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon een relevant netwerk hebben.” Sonja: “Mijn idee is dat we niet zonder net­werken kunnen. Ik ben regiobestuurder van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses (NVD) Utrecht. Steeds meer bedrijven benaderen de NVD en vragen ons presentaties te geven. Daar leren we ontzettend veel van en je deelt ervaringen met elkaar. Eén keer in de zes weken hebben we een NVD-bijeenkomst, de kennis die

“Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw” we daar uitwisselen is veel waard. Deze manier van netwerken voorkomt stilstand. Zo blijf je bij de tijd.”  e houdbaarheidsdatum van de functienaam D ‘secretaresse’ komt steeds dichterbij Ingrid: “What’s in a name? Het gaat om de inhoud, hoe vul je je werk in en wat maak je ervan? Misschien wordt het woord secretaresse door de huidige generatie geassocieerd met stoffig, postboek en notuleren. Ik denk dat de functie ook meer verschuift van statisch en administratief naar dynamisch en meewerkend voorvrouw of voorman.” Sonja: “Die houdbaarheid lijkt inderdaad verstreken te zijn, maar wat komt er dan voor in de plaats? Personal assistant of management assistant? Ik vind de naam secretaresse nog steeds duidelijk genoeg en wat mij betreft blijft het zo. Ik ben er trots op dat ik secretaresse ben.” Een Top Assistant wil voortdurend geschoold worden Ingrid: “Natuurlijk is het belangrijk om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Stilstand is achteruitgang. Om deze functie goed uit te oefenen en zaken goed te kunnen inschat­ ten, moet je op de hoogte zijn van hetgeen er binnen je bedrijf en in de wereld om je heen speelt. Ik vind wel dat iedereen vanuit zijn eigen kracht moet handelen en moet durven vragen als er iets niet duidelijk is.”

Sonja

Sonja: “Absoluut. Als top secretaresse zit je op een bepaald niveau en dat wil je graag zo houden. En er verandert zoveel binnen het vak, dat een juiste scholing op zijn tijd nodig is. Via de NVD volg ik workshops en trainingen om allround te blijven. Voor een succesvolle carrière moet je gewoon je best doen en bijspijkeren.” Een Top Assistant is geen job hopper Ingrid: “De complexiteit van de functie, het opbouwen van vertrouwen en een relevant net­ werk kost al dermate veel investering dat je niet snel naar een andere functie overstapt. Binnen een innovatief bedrijf als IBM, waarin alles voort­ durend in beweging is en verandert, is een constante factor ontzettend belangrijk. Dit samen met het feit dat je toch een rolmodel bent, is het in mijn ogen niet verstandig als er op deze plek te snel wisselingen zijn.” Sonja: “Als interim secretaresse ben ik profes­ sioneel job hopper. Daar heb ik bewust voor gekozen omdat de afwisseling bij me past. Het geeft me veel energie om multi-inzetbaar te zijn en ik doe door de wisseling van werk en omgeving veel ervaring op. Als een project binnen een bedrijf is afgerond, ga ik weg. Dat geeft een voldaan gevoel en mijn tijdelijke collega’s zijn me er vaak dankbaar voor. Bij mijn vorige opdracht heb ik een secretariaat opgezet en een interne collega opgeleid die mijn functie kon overnemen. Zowel het bedrijf als deze collega waren blij met het resultaat en ik kon weer verder naar de volgende opdracht met nieuwe uitdagingen.”

13

interview

Trek al je registers open Een brief aan een leverancier, een e-mail aan een collega, een PowerPoint voor een klant, een sms aan je vriendin, een persbericht voor een dagblad en een krabbel op Hyves. Als managementassistent met ook nog een privéleven, moet je op een doorsnee dag werkelijk al je registers opentrekken. Letterlijk en figuurlijk. Wie daar alles van weet, is prof. Carel Jansen, vicedecaan onderwijs aan de Faculteit der Letteren van de Radboud Universiteit Nijmegen. Hij heeft een paar gouden tips voor wie goed wil communiceren. In alle situaties.

Straight to the top

Schrijf foutloos “Wil je effectief communiceren, zorg dan dat je geen opvallende spel- of grammaticafouten maakt. Ik zou het toejuichen als er op de middel­ bare school in het grammaticaonderwijs voor een serieuzere aanpak wordt gekozen. Je hebt het zo nodig als je taalfouten wilt voorkomen. Gelukkig is er op dat gebied ook heel veel te vinden in de boekwinkel en op internet.”

Wanneer heb jij voor ‘t laatst uitbundig geshopt? Boek vandaag nog het Golden Tulip Parkstad Shop-till-you-Drop-Arrangement

Shop-till-you-Drop-Arrangement • • • • • • • Roda J.C. Ring 59 6466 NH Kerkrade T. 088 - 11 88 888 [email protected] www.goldentulipparkstad.nl

14

1x overnachting in een 2-persoonskamer 1x uitgebreid ontbijtbuffet Top-tail (welkomstdrankje) 3-gangen dagmenu van de chef Gebruik van fitness & sauna, incl. badjas Gratis parkeren Maasmechelen Village en centrum Maastricht makkelijk bereikbaar

Ook toe aan werkcondities die blijven boeien? Verbind je professionaliteit aan onze missie: uitblinken voor topbedrijven. Top Secretaries biedt jou een garantie op afwisseling, veelzijdige ervaring en blijvende uitdaging. Ons exclusieve programma voor training, opleiding en loopbaancoaching is de topstandaard voor verdieping van je werk en versnelling van je carrière. Gaan we samen voor de top?

Nu voor maar € 119,00 p.p. excl. citytax à € 1,85 p.p.p.n.

Reserveren o.v.v. ‘Adecco ANOUK’

topsecretaries.nl

“Houd altijd rekening met de situatie waarin je communiceert. De situatie bepaalt het taalregister dat je moet kiezen“

Bepaal het juiste taalregister “Houd altijd rekening met de situatie waarin je communiceert. De situatie bepaalt het taalregister dat je moet kiezen. Een wetenschapper gebruikt in een wetenschappelijk tijdschrift bijvoorbeeld het woord ‘significant’, terwijl hij tegen de buren ‘belangrijk’ zal zeggen. Als je een tekst schrijft bijvoorbeeld, wordt de situatie bepaald door vier dingen: het genre van de tekst die je schrijft, het kanaal waarlangs die tekst verspreid wordt, de manier waarop je zelf wilt overkomen en ten slotte het beeld dat je je lezers wilt geven van wat jij over hen denkt. Stuur je een sms, dan doe je dat anders dan wanneer je een mailtje stuurt en weer anders dan wanneer je een brief stuurt. Schrijf je die brief aan een klant, dan doe je dat anders dan aan een collega.” Leer verschillende registers beheersen “Besef dat er veel verschillende registers zijn en dat je veel registers beheerst. Soms is het belangrijk je registers uit te breiden. Kijk dan

goed naar voorbeelden. Als ik studenten leer hoe ze artikelen voor De Volkskrant moeten schrijven, laat ik ze eerst heel goed bestuderen hoe bestaande artikelen in De Volkskrant worden geschreven.” Vraag feedback “Het helpt ook als je feedback krijgt uit je om­geving. Vraag je collega’s en je manager: is dit taalgebruik dat past bij deze situatie?” Ga mee met je tijd “Taal verandert. Als je spreekt over verloedering van taal, dan geeft dat een kwalificatie aan: het was vroeger goed en nu is het slecht. Daar geloof ik niets van. Taal wordt niet beter of slechter, maar de registers worden anders. Eén ding staat wel als een paal boven water: Hoe registers ook mogen veranderen, er blijven verschillen tussen bestaan en het blijft cruciaal dat je het juiste register kiest.”

15

etiquette

Uit in Berlijn

Etiquette in Duitsland

Ordnung muß sein

Op 9 november 1989 hield de wereld haar adem in. Voor het eerst in 28 jaar konden inwoners van Oost Berlijn on­gestraft het westen bezoeken. De euforie was enorm; de Berlijnse muur was gevallen. Maar het is niet alleen de politieke geschiedenis die deze stad zo fascinerend maakt. Laat je onderdompelen in de culturele, culinaire, economische en historische rijkdom van de stad die sinds 1990 de hoofdstad is van het verenigde Duitsland. Stedelijke historie • Terugblikken op de Koude Oorlog kan in het Museum Haus am Checkpoint Charlie: www.mauermuseum.de • Wil je alle grote toeristische hoogtepunten van de stad in één dag bekijken? Boek dan de toer ‘Hop On, Hop Off’ via www.vliegfabriek.nl

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van de gids: Cultuur Bewust! Duitsland, Barry Tomalin, uitgeverij Elmar.

Onze landen grenzen aan elkaar, we spreken aan beide kanten een Germaanse taal en qua uiterlijk lijken we best veel op elkaar. Toch gaat het er in Duitsland heel anders aan toe dan in Nederland. Zeker als het zaken betreft. Dus laat je niet verrassen als je manager zakendoet met ‘de buren’. Frau Koch Het Duitse bedrijfsleven is veel formeler dan het Nederlandse. Het is even wennen dat je mensen moet aanspreken met ‘Herr’ en ‘Frau’, gevolgd door de achternaam. Inderdaad, ook je collegasecretaresse Michaëla Koch. Zij is Frau Koch tot ze je vraagt Michaëla te zeggen. En dat kan even duren. Zelfs binnen een bedrijf kunnen collega’s elkaar tot in lengte van jaren blijven aanspreken met de achternaam. In conservatieve kringen hoort daar zelfs nog de titel bij. Als Herr Werner een doctorstitel heeft, spreek je hem aan met Herr Doktor Werner. Gelukkig vermelden mensen hun titel op hun visitekaartje, dus dat maakt het makkelijk. Duidelijk communiceren Vroeger werd bij het zakendoen uitsluitend Duits gesproken. Tegenwoordig hoor je steeds vaker Engels. Maar in welke taal je ook communiceert,

16

Kunstzinnig vermaak • De KulturBrauerei noemt zich de ‘melting pot’ van de Berlijnse culturele scene. In deze oude brouwerij kun je eten, dansen, loungen, maar ook een theater- of filmvoorstelling zien: www.kulturbrauerei-berlin.de • Men zegt dat Berlijn meer dan 100 musea telt en die tonen niet alleen Duitse schatten. Zo staat de wereldberoemde buste van de Egyptische koningin Nefertiti hier in het Egyptisch Museum: www.egyptian-museum-berlin.com

blijf altijd duidelijk. Let erop dat je heldere berichten formuleert, beknopt en beslist zonder typ- en spelfouten. Als je de indruk achterlaat dat je slordig bent, heb je de eerste slag al verloren. Keurige kleding Wordt je bij een vergadering verwacht, draag dan formele kleding. Duitsers hechten veel waarde aan goed bij elkaar passende kleuren en accessoires. Dames kiezen liefst voor een broek­ pak, niet uitdagend en zonder opvallende siera­ den. Mannen zitten altijd goed met een donker kostuum of gekleed jasje, met stropdas. En denk eraan: poets je schoenen! Wie z’n schoenen niet poetst, heeft blijkbaar weinig oog voor detail en wordt - daar heb je het weer - als slordig gezien. Serious business Tijdens de vergadering zul je geen grapjes horen; zakendoen is een serieuze aangelegenheid.

Culinair genieten • Restaurant Solar geeft je een prachtig uitzicht over Berlijn. Vanuit de leren sofa’s op de 16e en 17e verdieping kun je de hele stad overzien. Wel even reserveren. www.solarberlin.com • Genieten van echte Berlijnse specialiteiten doe je in Brauhaus Lemke: www.brauhaus lemke.com

Iedereen gedraagt zich beheerst, met weinig lichaamstaal. Er wordt niet breeduit gelachen en nergens worden onnodig veel woorden aan vuil gemaakt. Ook wordt er niet afgeweken van de agenda. Dan weet je weer waar die uitdrukking vandaan komt: Ordnung muß sein. Maar het heeft zo z’n voordelen. Je weet waar je aan toe bent.

“Poets je schoenen!” Goed onderbouwd Vraagt je manager je zijn presentatie voor te bereiden, houd dan in gedachten dat ook de ‘Deutsche Gründlichkeit’ nog steeds bestaat. Je bedrijf mag dan nog zo’n goede naam hebben, wie wat wil verkopen, zal dat moeten onderbouwen met voldoende specificaties en details.

Zorg daarom dat je manager alle relevante achtergrondinformatie bij de hand heeft, zodat hij ter plekke elke vraag kan beantwoorden. Geen overwerk Na vijven met Duitsland bellen, heeft meestal geen zin. Op kantoor werken de meeste mensen van acht tot vijf, vaak op vrijdag tot drie uur. Lang overwerken wekt hier geen bewondering. Integen­ deel. Krijgt iemand het werk niet af binnen de tijd, dan is dat een teken dat hij de taak niet aankan. En mochten er teveel taken op iemands bord lig­ gen, dan is de conclusie duidelijk: er moeten taken vanaf. Klinkt logisch, toch? Daar kunnen we in Nederland best een voorbeeld aan nemen.

Lekker shoppen • Na een bezoek aan Checkpoint Charlie brengt een wandeling over de Friedrichstraße je zonder pardon terug naar de moderne wereld. Modeliefhebbers kunnen hun hart ophalen, in winkels van H&M tot en met Galeries Lafayette. • De een loopt er liefst met een grote boog om­heen, de ander vindt het fantastisch: de 19e-eeuwse winkelboulevard Kurfürstendamm, met natuurlijk KaDeWe, het Kaufhaus des Westens. • Ben je toevallig eind december in de stad, dan val je met je neus in de boter. Net als veel andere Duitse steden is Berlijn beroemd om de sfeervolle kerstmarkten. Krijg je het koud, stop dan even bij een kraampje met heerlijk warme Glühwein. Goed voorbereid Een ding is zeker: Berlijn heeft voor iedereen meer dan voldoende in petto. Kijk voor meer tips op www.berlijninfo.nl

17

interview

Sociologe Iteke Weeda:

“Het gaat erom dat op alle niveaus mannen en vrouwen samenwerken.” “Mannelijk en vrouwelijk, yin en yang, zijn twee archetypische polen, zoals eb en vloed. Ze zijn met elkaar verbonden en allebei even belangrijk”

Iteke Weeda. Sociologe en emeritus hoogleraar emancipatie vraagstukken. Na een actief arbeidsleven aan de universiteiten van Wageningen en Groningen, geeft ze tegenwoordig lezingen en workshops en publiceert ze artikelen en boeken. Sinds dit jaar spreekt ze ook op netwerkbijeenkomsten van Adecco Top Secretaries. Met alle plezier geeft ze haar visie op de Top Assistant van de 21e eeuw. Het beroep van secretaresse wordt van oudsher beoefend door vrouwen die lager zijn opgeleid dan hun mannelijke managers. Wat zegt dat over de relatie tussen mannen en vrouwen? “Van oudsher was de huishoudschool voor een vrouw de beste opleiding voor het huwelijk. Het beroep van secretaresse zag men ook als een goede voorbereiding op het huwelijk. Voordat ze ging trouwen, moest een vrouw soms werken. Dat was tijdelijk, hoopte ze. Midden vorige eeuw werd het huwelijk beschouwd als de alomvattende levensbestemming voor vrouwen. Ambtenaressen werden toen nog ontslagen als ze gingen trouwen of kinderen kregen. Dan werd je ook officieel handelingsonbekwaam. De jaren ‘60 was een periode van grote veranderingen en emancipatie­ bewegingen. Toen was het niet meer vanzelf­ sprekend dat vrouwen thuis bleven en dat mannen niet voor de kinderen zorgden.”

18

In welk opzicht moet de verhouding tussen mannen en vrouwen nog veranderen? “Mannelijk en vrouwelijk, yin en yang, zijn twee archetypische polen, zoals eb en vloed. Ze zijn met elkaar verbonden en allebei even belangrijk. Als je doorschiet naar het vrouwelijke, dan word je onmachtig, te soft. Schiet je door naar het mannelijke, dan word je overmachtig, te hard. Beide is niet goed. Maar ieder mens, ieder bedrijf en ieder land kan die polen bij elkaar brengen. Ik denk wel dat het basisverschil zal blijven. Vrouwen kiezen vaker voor het beroep van secretaresse. Dat is een mensgerichte keuze: ze kiezen voor samenwerken. Mannen kiezen vaak technische dingen. Waar het om gaat, is dat je de andere pool integreert. Als vrouw mag je wat meer prestatiegericht worden, voor je mening uit komen, direct zijn. Maar het is belangrijk dat je wel de tact handhaaft die je vanuit je vrouwelijke pool voelt. Het is ook belangrijk dat mannen

vrouwelijke aspecten meenemen: empathisch zijn, omgaan met emoties en een zuiver gebruik van intuïtie. Je ziet dat uitersten niet werken. In de 20e eeuw stond het product centraal. Toen had in het arbeidsleven het mannelijke de overhand. In de 21e eeuw wordt het belangrijker dat de menselijke maat, de teamgeest een plek krijgt. Daardoor presteer je beter. Niet alleen op het gebied van welvaart, ook op het gebied van milieu en maatschappelijk verantwoord onder­ nemen. Meer aandacht voor het grote geheel, voor de kwaliteit van het bestaan op aarde voor alles en iedereen, daar zit het vrouwelijke in.”

“Meer aandacht voor het grote geheel, daar zit het vrouwelijke in”

Is er binnen een bedrijf voldoende evenwicht als de mannelijke managers vrouwelijke secretaresses hebben? “Niet zolang het beroep van secretaresse een lagere status heeft en lager wordt gehonoreerd. Dat is geen evenwicht. Het gaat erom dat op alle niveaus mannen en vrouwen samenwerken. Eigenlijk moet het systeem veranderen. Waarom is een secretaresse minder belangrijk als zij werke­ lijk zorgt voor goede relaties binnen het bedrijf? Zij kan belangrijker zijn dan de manager die beslissingen genereert. Want als er geen team­ geest is, lukt het de manager niet zijn beslissingen door te voeren. We moeten niet denken dat emancipatie gelijk staat aan de top bereiken. Echte emancipatie betekent dat je doet waar je talenten liggen. Is het ongeëmancipeerd om als vrouw te stoppen met werken als je een kind krijgt? Dat weet ik niet. Als iedereen zegt dat je moet doorwerken, maar je voelt dat het beter is

om het niet te doen, dan is het heel geëmancipeerd om daarvoor te kiezen.” Zullen de verschillen tussen mannen en vrouwen nooit helemaal verdwijnen? “Nooit vind ik een groot woord. Wat er over vijftig­ duizend jaar gebeurt weet ik uiteraard niet, maar verschil zal er de komende honderden jaren blijven. Als we als mens helemaal androgyn worden, verdwijnt de passie. Maar voorlopig willen we die andere pool naar ons toe trekken. Ook in liefdes­ relaties. Sommige mensen denken dat je van de liefde gelukkig moet worden, maar volgens mij is dat niet de essentie. Je wordt verliefd op het andere, omdat je krachtiger wilt worden. Omdat je iets van die energie mee wilt nemen. Het is goed die andere pool te integreren. Uit onderzoek van Geert Hofstede kwam naar voren dat er in Denemarken geen ongewenste intimiteiten zijn op het werk. Daar durven vrouwen

voor hun mening uit te komen, omdat de infor­ mele machtsverschillen gering zijn. Daar kan een vrouw zeggen ‘ik wil die arm om niet om mijn schouder’, zonder dat de man denkt ‘ze zegt wel nee, maar ze bedoelt ja’. Je hebt geen onge­ wenste intimiteiten als de mannelijke directheid en duidelijkheid samengaan met het vrouwelijke inlevingsvermogen en tact.” Wat is dan de ideaalsituatie op het werk? “Voor vrouwen is dat: meer verantwoordelijk­ heden krijgen, vergaderingen leiden, beslissingen nemen, dingen doen waarin hun zelfstandige prestatie belangrijker wordt. Als de manager centraal staat voor de visie en beslissingen, en de assistent voor het aanleveren van informatie daarvoor, dan ga je samenwerken. Dan verdwij­ nen die hiërarchische verschillen en vervalt het onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog even, maar die kant gaan we wel uit.”

19

in de schijnwerpers

gezien & gehoord

Jouw vak als topsport Winnares Top Secretaries Contest Noord-Holland 2010:

Milieubewust, lekker en verrassend Tot 23 november 2010 kun je nog meedoen aan een spannende wedstrijd, georgani­ seerd door Secretaresse Nieuwtjes en Business Bokking International. Er zijn prima prijzen te winnen, die zich het best laten omschrijven als ‘milieubewust, lekker en ver­ rassend’. Je maakt onder meer kans op een overnachting in een ‘groen en verantwoord’ viersterrenhotel en in een testrit met een elektrische Tesla Roadster sportauto. En je kunt stijlvolle champagne en high tea arran­ gementen winnen! Kijk voor deelname op www.secretaresse-nieuwtjes.nl

Deborah Kalloe Afgelopen 15 april won ze de finale van de eerste editie van de Top Secretaries Contest Noord-Holland 2010: Deborah Kalloe (26). Hoog tijd dus om onze kersverse ambassadrice hier in de schijnwerpers te zetten. Deborah Kalloe is een echte selfmade woman. Zeven jaar geleden rolde ze na haar middelbare school het secretaressevak in en maakte het vak zich snel eigen. Sinds 2007 werkt ze als secretaresse bij haar huidige werkgever Deloitte Consulting BV in Amstelveen. “Niet geschoten is altijd mis”, Deborah zegt het geregeld. Het is ook wat ze dacht toen ze die dag in de auto zat: “Het moet half maart geweest zijn, ik luisterde naar WildFM en hoorde dat ze secretaresses zochten voor de Top Secretaries Contest NoordHolland 2010. Ik dacht: waarom niet? Ik wilde

De Top Secretaries Contest NoordHolland 2010 werd mogelijk gemaakt door Top Secretaries, Post Verkade Groep BV, Montys Travel, WildFM, Rob Peetoom, Mandemaker Suits, AV Foto­ reportages, Golden Tulip Jagershorst en Odin Institute.

20

iets nieuws doen voor mijn zelfontplooiing en ben naar de website gegaan om me op te geven voor de contest.” Peentjes zweten Na een aantal voorrondes werden drie finalisten geselecteerd voor de slotbijeenkomst in het sfeer­ volle Landhuis Waterland in Velsen-Zuid. Het waren Deborah Kalloe, Margreet Bouwman, werkzaam bij Philips International en Margriet Kuhlman werkzaam bij Meyer Monitor BV. Een van de uit­ dagende stellingen van de contest was: “Ben jij het kloppend hart van jouw organisatie?” Het ant­ woord gaven Deborah en haar medefinalisten in een persoonlijke powerpointpresentatie ten over­ staan van de jury. “Ik was ontzettend zenuwachtig en dat heb ik ook maar gewoon gezegd. Dat luchtte op want daarna verliep de presentatie een stuk beter. De kern van mijn presentatie was dat je als organisatie één groot kloppend hart bent. En iedere medewerker is daar onderdeel van. Je hebt elkaar nodig, je kunt het niet alleen en dat geldt wat mij betreft voor alle lagen binnen iedere organisatie.” Deborah vertelt het vol overgave. Ze had behoor­ lijk wat energie in haar presentatie gestopt en

toen ze hoorde dat ze de winnares was, viel de spanning van haar af. “Ik was echt enorm blij.” Warm hart De jury, bestaande uit Ineke Kooistra, Directeur Top Secretaries, Saskia Post, mede-eigenaar van de Post Verkade Groep en Marlies Meijer, personal assistant to the Board of Management bij Akzo Nobel, kozen unaniem voor Deborah als beste. “Een Top Secretary op Office level met een warm hart en working hands en een enorm groei­potentieel naar secretaresse op Middle management en Board level,” aldus het jury­ rapport. Deborah ging met een enorme ‘boost’ naar huis én met fantastische prijzen. Ze won o.a. een make-over bij Rob Peetoom, Deborah: “Ik heb drie uur in de salon gezeten en ben erg blij met het resultaat.” In september laat ze zich een maatpak aanmeten en reist ze af met haar vriend naar New York, ook twee geweldige prijzen. Als winnares geeft Deborah de komende tijd presentaties in het land bij verschillende net­ werkbijeenkomsten van Top Secretaries. “Ik heb er heel veel zin in mijn rol als ambassadrice voor Top Secretaries te vervullen,” zegt ze trots.

Kun je ons vak vergelijken met een etappe in de Tour de Franse of een internationale hockeyfinale? Voor een antwoord op die vraag kon je op 14 oktober 2010 terecht in het Philips Stadion in Eindhoven. Daar hield Top Secretaries Brabant de special event ‘Ons vak als Topsport’. Alles over presteren onder druk en 100% concentratie. Met inspirerende gasten. Onder meer uit de wereld van de topsport, uiteraard.

Kom jij ook naar Brabant?

Los jij de ‘special case’ op? Alvast noteren: 11 november 2011. Dan vindt in Amersfoort de ‘Secretaresse Groeidag’ plaats. Georganiseerd in samenwerking met Leerhotel het Klooster en Leading Lady. Om 14.00 uur gaat er een enerverend pro­gram­­ma van start, vol praktische tips over trainingen, netwerken en persoonlijke ontwikkeling. En alle deel­ nemers worden uitgedaagd om samen te werken aan de oplossing van een spannende ‘special case’!

Op 17 maart 2011 vindt het Business Event Top Secretaries Brabant plaats. En dat belooft een drukbezochte belevenis te worden, die helemaal in het teken staat van ons mooie vak. Wil je een uitnodiging ontvangen? Stuur een mail naar

Top Secretaries gaat naar de beurs!

[email protected] Ook op kortere termijn organiseert Top Secretaries weer interessante meetings. Je vindt de agenda op adecco.nl/ topsecretaries/netwerkbijeenkomsten

Op donderdag 4 en vrijdag 5 november vindt in de Jaarbeurs Utrecht (Hal 8) het Management Support Event 2010 plaats. Uiteraard is ook Top Secretaries met een stand vertegenwoordigd op deze gezellige beurs voor iedereen die het secretaressevak een warm hart toedraagt. Het thema van de beurs is: ‘Laat je inspireren’. Om de daad bij het woord te voegen, vinden er extra veel aantrekkelijke workshops plaats. De openingstijden zijn van 10.00 tot 16.00 uur. Top Secretaries is te vinden op standnummer 2.08. Meer info op www.managementsupport.nl

21

interview

“Waar we de kans hebben, moeten we het belang van secretarieel werk beslist uitdragen, zonder meteen op schoenen met gouden randjes te gaan lopen”

Ellen Jansen, management assistente in overheidsdienst:

‘De beginselen veranderen niet, maar ons vak wordt wel ingewikkelder’ Je loopbaan beginnen als typiste, het secretaressevak ‘inrollen’ en doorgroeien tot management assistente van een hoge overheidsfunctionaris. Met de certificaten ‘Excellent performance voor topsecretaressen bij de Rijksoverheid’ en ‘Masterclass voor topsecretaressen’ van Schoevers op zak. Het kán. Ellen Jansen (50), werkzaam op het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), is het levende bewijs. Kwestie van willen veranderen en ontwikkelen en de instelling hebben om van elke dag iets moois te maken. En vooral: dichtbij jezelf blijven.

Een vriendelijk woord opent alle harten Ellen Jansen is getrouwd met Peter Jansen, die eveneens een overheidsbaan heeft (Rijkswaterstaat). Met twee zoons (21 en 25) wonen ze in Den Haag, ‘een fijne dynamische stad’, vindt Ellen. Niet alleen privé, ook beroepsmatig is Ellen honkvast. Ze zit dertig jaar bij SZW en is verknocht aan de overheid. Toch koestert ze nog altijd één droom: door het ministerie een tijdje uitgezonden worden naar het buitenland, voor een stage, bijvoorbeeld. “Waar precies doet er niet toe, maar het lijkt me een geweldige ervaring!” Over de verschillen tussen overheid en bedrijfsleven zegt Ellen: “Wij hebben altijd rekening te houden met politieke gevoeligheden. Alles wat je hier doet kan op straat komen te liggen en een eigen leven gaan leiden. Dat vraagt om inlevingsvermogen, mensenkennis en integriteit. Iedereen staat onder druk, iedereen wil de directeur-generaal spreken. Dat betekent voor mij: belangen afwegen, prioriteiten stellen. Vaak biedt de agenda simpelweg geen ruimte. Dat moet je subtiel communiceren. Vaktechnische vaardigheden zijn belangrijk, maar intuïtie en gevoel voor verhoudingen zijn minstens zo essentieel. Mijn motto is: een vriendelijk woord opent alle harten.”

22

Ze volgt de vakontwikkelingen op de voet, houdt van dienstverlening en draagt als projectleider Beroepsgroep Secretaressen Rijk actief bij aan de verdere professionalisering. Sinds april 2009 is Ellen Jansen management assistente van Maarten Camps, directeur-generaal Werk bij SZW. Hij geeft leiding aan alle directies die beleid maken voor werkend Nederland. Ellen over Maarten: “Fijne man om voor te werken. Open, rechtdoorzee, laag­ drempelig. Onze karakters sluiten goed op elkaar aan. Belangrijk, want je vormt een twee-eenheid. Wij kunnen blindelings op elkaar vertrouwen. Mijn uitdaging is hem altijd nét even een stap voor te zijn. Als Maarten optimaal kan functioneren, is mijn missie geslaagd. Dat is dienstverlening.”

Belangrijke erkenning Om opleidingen en kennisuitwisseling te opti­ maliseren, is vier jaar geleden de Taskforce Secretaressen Rijk opgericht, per 1 februari dit jaar omgedoopt tot Beroepsgroep Secretaressen Rijk. “Een belangrijke erkenning voor de ruim vijfduizend ondersteuners in overheidsdienst”, aldus Ellen die projectleider bij de Beroepsgroep is. “We richten ons op vraagstukken als professionalisering, mobiliteit en netwerken, vanuit het besef dat ons vak zich sterk ontwikkelt. We organiseren work­ shops en eens in de twee jaar een groot congres. Soms geef ik een lezing binnen de Rijksoverheid. De beroepsgroep is een uit de hand gelopen hobby.”

Acht jaar geleden kreeg Ellen het verzoek om management assistente te worden, ter vervanging van een collega. Sindsdien heeft ze zich enthousi­ ast via wokshops, trainingen en cursussen in het vak verdiept. Met de Schoevers Masterclass als voorlopig hoogtepunt. Ze is een sprekend voor­ beeld van ‘werken en leren’, een speerpunt bij SZW. Ellen: “Om je loopbaan boeiend te houden, moet je blijven investeren in je eigen ontwikkeling. De overheid biedt veel mogelijkheden, als je maar assertief genoeg bent om je wensen bij je leiding­ gevende neer te leggen.”

Ellen denkt niet in termen van ‘oude of nieuwe generatie’ secretaressen. De belangrijkste succes­ factoren van vroeger staan wat haar betreft ook nu nog recht overeind: liefde voor het vak, inlevings­ vermogen, standvastigheid, een geweldige dosis energie en flexibiliteit. “Heb je een ‘van acht tot vijf mentaliteit’, dan moet je zéker geen secretaresse worden!” Wel ziet Ellen dat de taken ingewikkelder wordt. “Denk alleen al aan de BlackBerrys en iPhones. Daarmee neemt de communicatie enorm aan directheid toe. Als secretaresse moet je daar je weg in vinden – zeven en rangschikken.

Er is een overkill aan digitale informatie en er vinden binnen organisaties constant accent­ verschuivingen plaats. Dat stelt onze beroepsgroep voor enorme uitdagingen, zeker nu we door bezuinigingen overal met minder mensen meer werk moeten verzetten.” Het Nieuwe Werken Dat ook de overheid serieus zaak maakt van Het Nieuwe Werken juicht Ellen toe. Ze zegt: “Dat past bij de ontwikkelingen die op ons vak afkomen. “Bij SZW spreken we van ‘Flexibel Werken’. Er lopen momenteel proeftrajecten. En er komt een speciale opleiding ‘Flexibel Werken voor secretaressen’. De nadruk ligt, denk ik, niet zozeer op de vraag wáár je werkt, maar hoe we ons werk inrichten. Natuurlijk biedt het perspectieven om een aantal taken vanuit huis uit te voeren. Maar makkelijk zal dat in ons vak niet zijn. De meesten van ons zijn gewoon nodig op onze post. Om bezoekers te woord te staan, maar ook om alert te reageren op de waan van de dag. Dat is de realiteit. Voor mijzelf vind ik dat geen probleem. Ik zou de sociale interactie voor geen goud willen missen. Als ‘mensenmens’ ga ik elke dag met plezier naar mijn ministerie.”

23

-Advertentie-

Al vanaf

49

€

per persoon

“Is het niet eens tijd voor écht effectief vergaderen?” Ontdek het betere vergaderen met de Bilderberg Vergaderspecial. www.bilderberg.nl/effectiefvergaderen of bel 0317 - 362 266

Why settle for less?

BB-Q3zakelijk-Anouk.indd 1

11-08-2010 10:45:24