Toezicht en toetsingskader raad van toezicht van Stichting Stenden Hogeschool
De statuten van stichting Stenden Hogeschool voorzien in de raad van toezicht-structuur. Het college van bestuur bestuurt de stichting en de raad van toezicht houdt toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden en de uitoefening van bevoegdheden door het college van bestuur. De raad staat verder het bestuur met raad terzijde. De raad van toezicht hanteert bij de uitvoering van het toezicht een zogeheten toetsingskader. Het hanteren van een toetsingskader is in 2013 geïntroduceerd in de Code Goed Bestuur en in 2014 ingevuld voor Stenden Hogeschool. In het Stenden toetsingskader zet de raad van toezicht uiteen op welke wijze invulling wordt gegeven aan het toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden door het college van bestuur en welke inhoudelijke uitgangspunten daarbij worden gehanteerd. Kwaliteit van onderwijs, onderzoek en kennisvalorisatie staan hierbij centraal, maar ook strategie, middelen, processen en personeel zijn uitgangspunt van toetsing. Omdat Stenden een internationale hogeschool is en internationalisering een strategisch element is, krijgt de ontwikkeling op de International Branche Campussen (IBC) duidelijk aandacht. Meer in het algemeen toetst de raad van toezicht of het college van bestuur bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog houdt voor het belang van de organisatie van de stichting in relatie tot de maatschappelijke functie van de stichting en dient een zorgvuldige en evenwichtige afweging te maken van de belangen van allen die bij de stichting betrokken zijn. De raad van toezicht ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoering van het bestuursbeleid strookt met de vastgestelde en goedgekeurde beleidsplannen en beleidsuitgangspunten. Daartoe wordt de raad voorzien van informatiebronnen. Uitgangspunten bij toetsing Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteert de raad de volgende uitgangspunten. Goede werkrelatie De raad van toezicht is van mening dat een goede werkrelatie met het college van bestuur van vitaal belang is. Daarin staan openheid van zaken, transparantie en respect voor ieders eigen bestuurlijke positie voorop.
1
Diverse rollen De raad van toezicht heeft diverse rollen ten opzichte van het college van bestuur: die van werkgever, adviseur en toezichthouder zowel bij de ontwikkeling als de uitvoering van strategie en beleid. Vanuit deze rollen houdt de raad van toezicht bestuur en toezicht in balans. Daarbij worden de verschillende contexten die de raad vertegenwoordigd -onderwijsinhoudelijk, financieel en politiek - benut. De raad van toezicht doet dit met het oog op de belangen van de stakeholders van Stenden Hogeschool. Dit zijn studenten, medewerkers, ouders, maatschappelijke instellingen, werkveld, alumni en de overheid waaronder het ministerie van OCW en de externe toezichthoudende organen zoals de NVAO en de Inspectie van het Onderwijs. Voor de uitoefening van zijn taak acht de raad van toezicht het van belang dat de leden van de raad van toezicht onafhankelijk en integer opereren. Er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling. Dit is dan ook expliciet vastgelegd in artikel 6.4 van het reglement van de raad van toezicht (vastgesteld in 2013). De raad van toezicht evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren en dat van zijn leden. Dialoog Om bovengenoemde onafhankelijkheid verder te voeden, heeft de raad van toezicht tweemaal per jaar een ontmoeting met de centrale medezeggenschap: eenmaal op uitnodiging en onder voorzitterschap van de CMR en eenmaal op uitnodiging en onder voorzitterschap van de raad van toezicht. De spelregels voor dit overleg zijn vastgelegd. Ook nodigt de raad van toezicht regelmatig leden van het management of andere bij de uitvoering van het beleid betrokkenen uit voor een toelichting op ter informatie, ter opiniering of ter goedkeuring voorgelegde stukken. Daarnaast ontvangt de raad van toezicht een uitnodiging voor thematische bijeenkomsten voor medewerkers zoals de jaarlijkse Samenscholingsdag, opening van het hogeschooljaar, installaties van lectores etc. Daarmee toont de raad zich ook informeel betrokken bij Stenden en haar activiteiten. Op deze wijze houdt de raad op stimulerende en kritische wijze actief toezicht. Frequente ontmoeting De raad van toezicht vergadert minimaal vijf maal per jaar, exclusief een jaarlijks werkweekend. De vergaderingen worden door de voorzitter college van bestuur en de voorzitter raad van toezicht aan de hand van een jaarkalender voorbereid. In geval van calamiteiten of ontwikkelingen die directe aandacht verlangen, roept de voorzitter van de raad van toezicht de leden bijeen voor overleg. Zonodig betrekt de raad daarbij naast het college van bestuur andere medewerkers en/of medezeggenschap. Maandelijks voert de voorzitter van de raad een bilateraal overleg met de voorzitter van het college van bestuur.
2
Verdieping door middel van commissies De raad stelt in ieder geval de volgende commissies in: remuneratiecommissie, auditcommissie, en onderwijs- en onderzoekcommissie. De voorzitter bevordert dat alle leden van de raad plaatsnemen in een commissie. De onderwijs- onderzoekcommissie en de auditcommissie vergaderen zes maal per jaar. De renumeratiecommissie vergadert minimaal één maal per jaar. De raad stelt voor de commissies een reglement op, waarin wordt aangegeven wat de rol en de verantwoordelijkheid van de betreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent. De taak van de commissies is het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht. Deze voorbereiding doet echter niets af aan de verantwoordelijkheid van de leden van de raad afzonderlijk. De notulen van de commissievergaderingen worden verspreid onder de leden van de raad van toezicht. Informatievoorziening De leden van de raad worden buiten de agenda van de reguliere vergaderingen om direct geïnformeerd indien er sprake is van een calamiteit, een acuut financieel of juridisch probleem, ernstige klachten over de onderwijskwaliteit of imago schadende publiciteit. Deskundigheidsbevordering Individuele leden van de raad van toezicht maken gebruik van de geboden deskundigheidsbevordering op het gebied van governance en toezicht. Toezichtkader De raad van toezicht hanteert bij de uitvoering van haar taken de richtlijnen van de Code Goed bestuur opgesteld door de Vereniging Hogescholen, verbindend verklaard in 2013 en op onderdelen vertaald in de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek. In lijn met deze code beschrijft de raad van toezicht zijn visie op toezicht en de wijze waarop de raad toezicht houdt. Het toetsingskader is opgedeeld in vier onderdelen -
toezicht op strategie en resultaten
-
toezicht op onderwijs, onderzoek en de kwaliteit daarvan
-
toezicht op middelen en processen
-
toezicht op werkgeverschap.
Per onderdeel formuleert de raad het uitgangspunt, definieert de graadmeter en informatiebronnen die de raad ter toetsing ter beschikking staan. Het toetsingskader is samen met de statuten, de jaarkalender en de reglementen het richtsnoer van de toezichthouder. Indien er als gevolg van een bepaalde ontwikkeling tijdelijk specifieke aandachtspunten door de raad worden geformuleerd, voegt de raad die via de jaarkalender aan het toetsingskader toe.
3
Toezichtkader op strategie en resultaten
Inhoudelijk uitgangspunt Stenden handelt vanuit een gedragen strategie die is neergelegd in een instellingsplan en die aansluit bij de missie en de visie van de hogeschool.
Graadmeter Eens in de vier jaar stelt Stenden een strategisch instellingsplan op en vertaalt dit jaarlijks naar de kaderbrief en de jaarplannen. Stenden hecht aan een gedragen instellingsplan en betrekt daarom interne en externe stakeholders bij de ontwikkeling van het plan en stelt zeker dat relevante maatschappelijke ontwikkelingen een vertaling vinden in het plan.
Stenden monitort stelselmatig de voortgang van strategisch beleid en de vertaling daarvan.
Bron/periode 4-jaarlijks Strategisch instellingsplan Jaarlijks Kaderbrief, Jaarplan, Kwestie van Kwaliteit, jaarrekening, jaarverslag 3x per jaar T-rapportage 2x per jaar Dialoog met cmr
Het instellingsplan dient zogeheten smart doelstellingen te bevatten.
1x per jaar rvt werkweekend
Stenden stelt binnen de geldende PDCA cyclus drie maal per jaar een Trapportage op waarin verantwoording wordt afgelegd op de voortgang van beleid en de resultaten van Schools, Clusters en staf.
4-jaarlijks Strategisch instellingsplan
Stenden stelt jaarlijks een jaarrekening op waarin de resultaten tot uitdrukking komen.
3x per jaar T-rapportage
Stenden stelt jaarlijks een kwaliteitsrapport op onder de naam De Kwestie van Kwaliteit waarin de resultaten van accreditaties, in- en externe audits, nationale benchmarkonderzoeken studenttevredenheidsonderzoeken etc. worden opgetekend.
Jaarlijks Kaderbrief, Jaarplan, jaarrekening, jaarverslag
2x per jaar Dialoog met cmr 1x per jaar rvt werkweekend
4
Toezichtkader op onderwijs, onderzoek en de kwaliteit daarvan
Inhoudelijk uitgangspunt Stenden draagt zorg voor de continuïteit van de instelling in het algemeen en de opleidingen en het onderzoek in het bijzonder waarbij de kwaliteit van het onderwijs c.q. onderzoek en de sterke beleefde kwaliteitscultuur en een geoperationaliseerd kwaliteitsbesef norm dient te zijn.
Graadmeter Stenden stelt jaarlijks een kwaliteitsrapport op onder de naam De Kwestie van Kwaliteit waarin de resultaten van accreditaties, in- en externe audits, nationale benchmarkonderzoeken studenttevredenheidsonderzoeken etc. worden opgetekend. De uitkomsten van visitatie en accreditatietrajecten van opleidingen en onderzoekseenheden worden periodiek gemeld.
Bron/periode 4-jaarlijks Strategisch instellingsplan Jaarlijks Kaderbrief, Jaarplan, Kwestie van Kwaliteit, jaarrekening, jaarverslag, NSE enquete. 3x per jaar T-rapportage 4-jaarlijks meerjaren huisvestingsplan
De raad van toezicht stelt tweejaarlijks het systeem van kwaliteitszorg vast.
4-jaarlijks meerjaren ICT plan
Jaarlijks wordt in de jaarplannen van de opleidingen en de diensten een kwaliteitsparagraaf opgenomen.
2x per jaar Dialoog met cmr
Stenden volgt de door de NVAO vastgestelde accreditatiecyclus van opleidingen en die van de Instellingentoets. Stenden volgt de door de VKO vastgestelde cyclus van beoordeling van onderzoek (BKO) en onderzoekseenheden.
1x per jaar rvt werkweekend Indien er sprake is van een dreigende negatieve of niet geheel positieve uitkomst van een visitatie, wordt de raad van toezicht terstond geïnformeerd.
5
Toezichtkader op middelen en processen
Inhoudelijk uitgangspunt Stenden draagt zorg voor de continuïteit van de instelling in het algemeen en de opleidingen, onderzoek, kennisvalorisatie en internationale activiteiten in het bijzonder bij een adequate inzet van middelen.
Graadmeter Jaarlijks wordt tijdig en correct een jaarplan incl jaarbegroting, een meerjarenbegroting, en een jaarrekening van de stichting incl de onderliggende nevenstructuur opgesteld.
Bron/periode 4-jaarlijks Strategisch instellingsplan
Stenden draagt zorg voor rechtmatige verwerving en doelmatige en rechtmatige besteding van de middelen, blijkend uit de goedkeurende verklaring van de externe accountant bij de jaarrekening.
Jaarlijks Bespreking managementletter, jaarstukken en auditrapport met de externe accountant.
Stenden is een internationaal georiënteerde hogeschool met een aantal vestigingen in het buitenland. Stenden draagt zorg voor een strikte scheiding tussen de publieke taak en de private activiteiten.
4-jaarlijks meerjaren huisvestingsplan
De begroting en de jaarrekening voldoen aan de door de raad van toezicht goedgekeurde kengetallen solvabiliteit en liquiditeit. Stenden draagt zorg voor kwalitatief en kwantitatief adequate huisvesting en ICT-middelen.
Jaarlijks Kaderbrief, Jaarplan, Kwestie van Kwaliteit
3x per jaar T-rapportage
4-jaarlijks meerjaren ICT plan Jaarlijks stand van zaken risk management programma
2x per jaar Dialoog met cmr 1x per jaar rvt werkweekend
Stenden draagt zorg voor een adequaat systeem van risico-analyse en beheersingssysteem. Dit systeem maakt integraal deel uit van de PDCA cyclus. De raad van toezicht keurt het te volgen riskmanagementsysteem goed.
6
Toezichtskader op werkgeverschap
Inhoudelijk uitgangspunt De rvt vervult de rol van werkgever van het college van bestuur
Graadmeter Jaarlijks bespreekt de raad van toezicht onder voorzitterschap van de voorzitter van de renumeratiecommissie, het functioneren van het cvb. Jaarlijks voert de renumeratiecommissie een begeleidings-en beoordelingsgesprek met de cvb leden individueel en gezamenlijk.
Bron/ periode Jaarlijks Gespreksverslagen Informatie Vereniging toezichthouders onderwijs van VH Renumeratierapport
Jaarlijks stelt de renumeratiecommissie een renumeratierapport op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de raad van toezicht.
Stenden handelt als goed werkgever
Stenden bevordert een veilig werkklimaat. Dit wordt vastgelegd in gedragscodes, klokluidersregeling, adequaat arbobeleid, en wordt gemonitord in een tweejaarlijks medewerkerstevrededenheidsonderzoek dat wordt uitgevoerd door een externe organisatie. Stenden hanteert een door de medezeggenschap goedgekeurde wervingen selectiecode. Stenden beloont zijn personeel conform de landelijke norm die is vastgelegd in functiewaarderingstabellen en een cao.
4-jaarlijks Strategisch instellingsplan Jaarlijks Kaderbrief, Jaarplan, jaarrekening, jaarverslag. 3x per jaar T-rapportage 2x per jaar Dialoog met cmr 2-jaarlijks rapport medewerkerstevredenheidsonderzoek
Stenden voert jaarlijks een Gesprekkencyclus met personeel waarin de nadruk ligt op ontwikkeling, professionalisering en het maken van smart geformuleerde prestatieafspraken. Stenden beschikt over een actueel professionaliseringsplan volgens de normen van de cao dat bijdraagt aan de (verdere) ontwikkeling van docenten. Stenden hecht aan het principe een ‘gezonde geest in een gezond lichaam’ en voert in dat kader een Fit plan uit.
Vastgesteld door Raad van Toezicht op 2 december 2014 7
